“总结”写作中常见毛病例析

第一篇：“总结”写作中常见毛病例析

“总结”写作中常见毛病例析

[作者：岳鲁 来源:jihua918 点击数：2860 更新时间：2008-05-29 09:57:27 文章录入：jihua918]（《应用写作》1998年第5期）

“总结”是人们对前一阶段实践活动进行检查和评价，肯定成绩、找出差距，概括经验与教训，认识事物的规律，用以指导今后实践活动的一种应用文。其写作目的是通过总结，由感性认识上升到理性认识，以减少下一段实践的随意性、盲目性，而增强主动性、自觉性。但就目前的实际写作情况看，问题颇多。本文仅以本校学生日前写过的一篇《个人学期总结》为例，分析说明如下。

一、流于浮泛，主旨不鲜明

例：

一、取得的成绩：(一)在学习方面，课堂上注意听讲，课后及时认真地完成老师留下的作业，尤其在专业课上下的功夫最多，有不懂的问题及时向老师或同学请教。

(二)在纪律方面，能够严格要求自己，自觉遵守学校的各项规章制度……。

总结应站在理论的高度，深入分析实践，探索客观规律至为重要。对于学生，这种总结应着重学习等方面取得的成绩与不足、经验与教训，在事实材料的基础上加以分析提炼，用小标题或首括句来明确观点。此例未突出“成绩”，未突出“个性”，只是泛泛而谈，把现象当本质，未作深入开掘，结果使得主旨不深刻、不显露。这也是作者对总结的目的认识不高所致。

二、平铺直叙，重点不突出

例：开学以来，经过一学期的努力，在学习、思想、纪律、劳动、体育等几个方面都有很多收获，同时也有许多不足。

一、学习方面

本学期.我的学习更加刻苦了，对于知识无论是课内还是课外的。我都会吸其精华据为己有，以此来开阔我的视野。本学期，我把大多数时间都用在学习上，整天除了学习，当然也有许多有意义的活动。要劳逸结合吗!本学期我走了十多家书店，读书几十本，看到了许多也学到了许多……

二、思想方面

……

写总结要抓住最能反映本质特点、反映工作主流的事实来写，切忌漫无边际罗列现象。此例只摆过程.犹如“流水帐”.事无巨细，和盘端出。这种不经筛选地堆积材料，既未能突出重点，也失去了总结的意义。

三、片面消极，观点不正确

例：本学期总的来说，收获少，失去的多……这重要原因有以下几点：

一、不认真听老师讲课。老师在前面讲课时，我在下面睡觉。……

二、没能按时复习。……

三、不按时完成作业。……

四、浪费时间。……

实事求是是写好总结的基础，一是如实反映客观实际，恰当评价所做工作。二是坚持一分为二，既肯定成绩和经验，以查找不足和教训。作为学生，正处于不断学习不断进步的成长时期，取得的成绩是主要的，存在的缺点是次要的，基于这样的认识和评价才是正确的，才是客观真实的。而此例，作者也许是从谦虚谨慎出发，但从总结的写作要求看，显然有失偏颇，如同写检讨，既没有正确对待总结，也没有正确评价自己，这是不可取的。同样，只写成绩不写缺点，也是不可取的。

四、无层无段，条理不清晰

例：本学期，学习情况总的还算可以。主要精力放在自修学科和各科晋级上，在自学考试中，顺利地通过了所报的科目。在珠算晋级上，晋上了二级。在书法晋级上，已晋上了B级。在忙于考试和晋级的同时，并没有忘记学习的主要课程………在财务会计的操作上……在经济应用写作上，……

应用文重视思维的规律性，表现在篇章结构上，它的段落层次讲究有条有理。为了条理清楚，常用数词一、二、三……，1、2、3……，或用小标题标明层次。为了条理清楚，还常把内容要点或结论放在前面，全篇的放在第一段，每段的放在第一句。此例从全文看，前、后两段短，中间一大段，内容是东拉西扯，想到哪写到哪。这种杂乱无章地罗列材料，反映了作者思维上的模糊，导致了思路上不清晰、层次上不分明，实际上就是未抓住事物的内部规律。

五、顺序颠倒，剪裁不合理

例：转眼间半年过去了，我无论在生活方面，学习方面，还是纪律方面，都有过成功与不足。现总结如下：

首先，生活丰富多彩。……

其次，学习刻苦，取得一定成绩。……

写文章讲究剪裁，即如何安排材料。它的一个重要的原则是根据表现观点的需要，把主要的材料放在前面而详写，对表现观点起辅助作用的材料放在后面而略写。即有主有次、有先有后、有详有略。作为学生，在总结中应突出学习，把学习放在前面，要详写，这是毫无疑义的。对其他方面不是不许写，而是放在“学习”后面适当地略写，这也是其辅助、次要地位决定的。此例的写法显然违背了先主后次的原则。

六、随意“加水”，材料不典型

例：……学习固然重要，但没有规矩不成方圆，还应遵守学校的各项规章制度。宿舍是学生休息的场所，是学校精神文明建设的窗口，我在这方面做得很好。

食堂也做为学校的组成部分，我做到了就餐文明、不夹塞、不和食堂工人顶撞，做到珍惜粮食，遵守食堂就餐制度。

选取材料要求选择典型材料，即能深刻揭示事物本质、具有广泛代表性和巨大说服力的材料。这种材料能以小显大，以一当十，使文章的观点显露集中。此例所选用的材料与“典型”二字相距甚远，基本属于多余的材料。这种“加水”的材料反映了作者脑子里没数.下笔千言，离题万里。其反映在文章中，使结构臃肿、畸型，观点也被淹没了。

七、条款说明，表达不得体

例：愉快而紧张的学习生活又过去半年了，……特作个人总结如下：

一、学习方面

1、上课能注意听讲，认真思考老师提出的问题，并能积极回答。

2、认真并及时地完成老师留的课后作业，无拖拉现象。

3、不懂不会的问题能及时提出。

4、在专业知识和专业技能方面还有所欠缺。

二、品德方面

1、能够响应党和国家的号召，拥护十五大的政策路线。

2、积极参加学校和班级组织的各项活动。

3、帮助同学，哪位同学有困难，能伸出援助之手。

4、有礼貌，遇到老师能主动打招呼。

三、体育方面(1－4条略)

四、劳动方面(1－3条略)

总结从内容上主要是写“做了什么、怎么做的、结果怎样、今后怎么做”，这一内容决定其表达方式应以叙述、议论为主，而在篇章结构上适用于“总分总”的形式，至于条款说明的写法主要适用于规章制度。此例且不谈其内容如何肤浅、空洞，单就表达方式而言，干巴巴的几条筋，这种条款说明，既未能从表现作者的观点出发，又在文体上显得非驴非马、不伦不类了。

八、议论太繁，内容不翔实

例：……在纪律方面，学校制定的各项规章制度都是为了使我们成为合格的中专生，对我们有百利而无一害。因此，作为中专生，不应该明知故犯，使自己走下坡路。而必须遵守学校的规章制度.以有利于自己的发展，为将来进入社会创造良好的条件。

总结的内容决定其表达方式以叙、议为主。但不是把叙、议截然分开，而是夹叙夹议、叙议结合。叙述是反映实践中“做了什么”，议论是从中提炼“做得怎样”，两者不能分离。这样才能体现出总结是以实践为基础、从实践中去提炼观点，体现出观点和材料的统一。此例的一味议论不是从自己实践出发，而是凭感想而发，不但造成了内容的不具体、不翔实，也在一定程度上导致了总结的概念化、论文化。

（《应用写作》1998年第5期）

(责任编辑：朱景学)

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第二篇：公文写作中常见标点符号误用例析

公文写作中常见标点符号误用例析

常见错误一：多个书名号或引号并列时使用顿号分隔

➤例1:各中小学要积极贯彻落实《中华人民共和国预防未成年人犯罪法》、《中华人民共和国未成年人保护法》、《中华人民共和国义务教育法》及相关要求。（✖）

各中小学要积极贯彻落实《中华人民共和国预防未成年人犯罪法》《中华人民共和国未成年人保护法》《中华人民共和国义务教育法》及相关要求。（✔）

➤例2：公安部门要加强校园“警务室”、“护学岗”、“安全网”建设，落实护校制度。（✖）

公安部门要加强校园“警务室”“护学岗”“安全网”建设，落实护校制度。（✔）解析：标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间，宜用顿号。

常见错误二：在标示数值和起止年限时使用连接号不规范

➤例3：制定并实施学校安防达标建设三年行动计划（2013-2015年）。（✖）制定并实施学校安防达标建设三年行动计划（2013—2015年）。（✔）➤例4：要加快工程进度，确保科技园3-5年内建成。（✖）要加快工程进度，确保科技园3～5年内建成。（✔）

解析：标示时间、地域的起止一般用一字线（占一个字符位置），标示数值范围起止一般用浪纹线。

常见错误三：在并列分句中使用逗号统领

➤例5：各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其职、互相配合，工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从事经营活动的行为；工信部门负责依法监督管理无线电和电子电器产品维修行业；公安部门负责依法监督管理旅馆业、公章刻制业。（✖）

各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其职、互相配合：工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从事经营活动的行为；工信部门负责依法监督管理无线电和电子电器产品维修行业；公安部门负责依法监督管理旅馆业、公章刻制业。（✔）

解析：用分号隔开的几个并列分句不能由逗号统领或总结。常见错误四：在并列分句中使用句号后再使用分号

➤例6：一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险；二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。（✖）

一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险。二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。（✔）

解析：分项列举的各项或多项已包含句号时，各项的末尾不能再用分号。常见错误五：同一形式的括号套用

➤例7：围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。（责任单位：各镇（街道））（✖）

围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。[责任单位：各镇（街道）]（✔）

解析：同一形式的括号应尽量避免套用，必须套用括号时，应采用不同的括号形式配合使用。

常见错误六：阿拉伯数字表示次序时使用点号不当

➤例8:

1、督促主办单位按时办结。(✖)1．督促主办单位按时办结。(✔)➤例9：（1）、督促协办单位按时办结。（✖）（1）督促协办单位按时办结。（✔）

解析：带括号的汉字数字或阿拉伯数字表示次序语时不加点号，不带括号的阿拉伯数字、拉丁字母做次序语，后面用下角点（圆心点）。

常见错误七：在图、表说明文字末尾使用句号

➤例10：（图表略）

注：以上各项数据统计截至时间为2012年12月31日；城市人口指常住户籍人口；规模工业企业个数统计为新口径。（✖）

注：以上各项数据统计截至时间为2012年12月31日；城市人口指常住户籍人口；规模工业企业个数统计为新口径（✔）

解析：图或表的短语式说明文字，中间可用逗号，但末尾不用句号。即使有时说明文字较长，前面的语段已出现句号，最后结尾处仍不用句号。

常见错误八：在标示发文年号时使用括号不规范

➤例11：根据×发[2013]3号文件精神，„„（✖）根据×发〔2013〕3号文件精神，„„（✔）

解析：标示公文发文字号中的发文年份时，应使用六角括号。常见错误九：书名号内用顿号表示停顿

➤例12：根据《××省物价局、××省财政厅关于××市建制镇城市基础设施配套费征收标准的批复》（××规〔2012〕59号）文件要求，特制定本管理办法。（✖）

根据《××省物价局××省财政厅关于××市建制镇城市基础设施配套费征收标准的批复》（××规〔2012〕59号）文件要求，特制定本管理办法。（✔）

解析：书名号内标示停顿时用空格。

常见错误十：句内括号行文末尾使用标点符号不当

➤例13：为加强对全区查处取缔无证无照经营综合治理工作的领导，决定成立××区查处取缔无证无照经营综合治理工作领导小组（领导小组组长由常务副区长兼任，副组长由××局局长兼任。），负责该项工作的协调处理。（✖）

为加强对全区查处取缔无证无照经营综合治理工作的领导，决定成立××区查处取缔无证无照经营综合治理工作领导小组（领导小组组长由常务副区长兼任，副组长由××局局长兼任），负责该项工作的协调处理。（✔）

解析：括号内行文末尾需要时可用问号、叹号和省略号。除此之外，句内括号行文末尾通常不用标点符号。

常见错误十一：附件名称后使用标点符号

➤例14：

附件：1.××区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单；（✖）

附件：1.××区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单（✔）解析：附件名称后不用任何标点符号。

常见错误十二：二级标题在换行分段情况下使用句号

➤例15：

（一）整合监管职能和机构。

为减少监管环节，保证上下协调联动„„（✖）

（一）整合监管职能和机构

为减少监管环节，保证上下协调联动„„（✔）

（一）整合监管职能和机构。为减少监管环节，保证上下协调联动„„（✔）解析：二级标题在换行分段时不使用句号，如使用句号则不需要换行分段。

第三篇：公文写作常见错误及病例分析

公文写作常见错误及病例分析

一、公文常见错误

（一）行文中的常见错误

1.滥发文件。主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列。（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）。（3）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题。（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决。（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过。（6）在部门之间意见分歧，未经协商一致时就行文。

2.行文关系混乱。主要表现：（1）应该党政分开行文的未分开行文。（2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文。（3）该职能部门行文的“升格”为党委、政府级行文。（4）该党委、政府级行文的“降格”为职能部门行文。

（二）文种使用中的常见错误

1.自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等。

2.误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《××单位××××年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“××单位关于印发2017年工作要点的通知”。

3.混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。

（三）版头使用中的常见错误

1.使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。

2.使用没有版头的白纸印发文件。

（四）发文字号中的常见错误

1.年号不全。如：将“1997”省略为“97”。

2.括弧不对。发文用六角方括弧“〔〕”括入。错用成圆括弧“（）”、方括弧“[]”、方头括弧“【】”。

3.位置不当。将发文位置提前到了机关代字前面。如：将“办〔1997〕×号”错用为“〔1997〕办×号”。

4.序号累赘。发文顺序号中多加了“0”。如：错误写法“办〔1997〕01号”,正确应为“办〔1997〕1号”；错误写法“1997年01月01日”，正确应为“1997年1月1日”。

5.一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。6.一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。7.跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。8.自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。

（五）签发人标注中的常见错误 1.上行文未标注签发人姓名。2.下行文也标注了签发人姓名。

3.标注不规范。签发人标注位置错误；签发人标注的字体字号错误；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。

（六）主送机关中的常见错误

1.一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。

2.主送机关表述不规范，未按顺序排列；未用全称或规范化简称；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“各单位”。

3.多头主送机关。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。

4.主送个人公文不得主送领导者个人。

5.越级主送一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。

（七）正文中的常见错误 1.错别字主要表现。

（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”等。

（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”等。

2.标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，六角括号与方括号混用，书名号与引号混用等。

3.数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十七大”错成“党的17大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。

4.随意简称。如将“宣传贯彻”简称为“宣贯”。

5.引文标注错误。公文引用的标题和发文字号顺序错误。如“你公司××〔2012〕×号文件《关于委托贷款的请示》已收悉。”，正确应为“你公司《关于委托贷款的请示》（××〔2012〕×号）已收悉”。

6.随意使用字体字号。正确正文字体为3号仿宋体。7.随意设定行距。正确行距为28磅。

（八）正文标识中的常见错误

常见错误，如正文结尾与成文日期未在一页时标注“此页无正文”，正确应为排版时根据情况适当调整行距（行距最大不超过32磅，最小不低于26磅），将正文与成文日期部分排放在一页。

（九）附件标识中的错误 1.有附件不标注。2.附件名未标全称。

3.标注不规范。“附件”二字未顶格标注（正确的是顶格标注）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末尾使用标点符号（正确的是不标注标点符号）。

（十）成文日期标识中的常见错误 1.将拟稿日期作为成文日期。2.将打印日期作为成文日期。

3.汉字和阿拉伯数字乱用。成文日期错用阿拉伯数字书写，如：“二○○五年三月二十日”，正确应为“2005年3月20日”。

4.标识不全只署月日不署年份，如：“3月20日”，只署月日不署年份。正式公文成文时期必须将年月日标注完整。

5．将月日写成“分子式”如把一月一日写成“1/元”或“1/1”。

（十一）机关印章使用中的常见错误 1.漏盖、错盖印章。

2.位置不当。用印时未下压成文日期。3.模糊不清未及时清洗印章，使印记模糊不清。

（十二）抄送机关标识中的常见错误 1.使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发”。

2.抄送个人公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。

3.抄送主送机关既然是主送机关就不必再抄送了。

4.滥抄滥送。将向上级机关的“请示”同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。

5.标识不规范。抄送机关未分类或标点符号使用不当。

二、公文标题中常见病例分析

标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下：

（一）语句不合语法规范

例1：×××部、×××部、×××部、×××部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。

例2：×××高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。病例分析：

例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是 面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。

例2缺宾语。此标题动词是“做好”后面缺少宾语“工作”应补上。

（二）请示、函、报告三者混淆

例3：×××关于更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。例4：×××关于申请2015年公费医疗补助费的报告。病例分析：

例3的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。

例4的标题内容是某高校请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。

第四篇：公文写作常见错误例析

发文字号编写不当

发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一公文排列的顺序号。它是一份公文特定的标志，正式公文均应标注发文字号。它为检索和引用公文提供专指性较强的代号，为管理和统计公文提供依据。XX年1月1日施行的《国家行政机关公文格式》(gb／t9704——1999(以下简称“新国标”)规定：“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角括号‘[]’括入；序号不编虚位(即l不编为001)，不加‘第’字。”在实践中人们不严格按照规定编写，常出现以下错误：

1、机关代字混淆。

机关代字是发文机关全称的简缩语，就是选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字。每一个机关都有自己的代字，也只有一个代字。如国务院制发公文，其代字为“国发”，四川省人事厅发文，其发文字号为“川人”。但若简缩不当易造成混淆，起不到代字作用。如“华东师范大学”，它的代字不能写成“华师大”，因为另外还有“华中师范大学”、“华南师范大学”，如用“华师大”就不能分辨，而应写为“华东师大”。同样，“南京大学”的机关代字不能写成“南大”，因为另外还有“南开大学”，“河南大学”的机关代字不能写成“河大”，因为另外还有“河北大学”。

2、年份不全。乱用括号。例如：

①金计生(96)第15号

②夹民政(XX)16号

③夹府发〔XX〕47号

例①年份不全，应写为“1996”，使用圆括号也不正确，根据《国家行政机关公文格式》gb/t9704——1988(以下简称“原国标”)规定，应用六角括号“〔〕”，“第”字多余，应删去；例②③年份应置于六角括号“〔〕”内。

3、机关代字、年份、序号次序颠倒。例如：

①成保〔96〕劳人字第51号

②〔XX〕外经贸发展审函字第2691号

“新国标”和“原国标”都规定了机关代字的结构形式是“发文机关代字+年份+序号”。因此，例①的错误是机关代字分列年份两边，且年份不全，“第”、“字”多余，正确的应该是“成保劳人〔1996〕51号”；例②年份在发文机关代字前，“字”、“第”多余，应改为“外经贸发展审函XX2691号”。

标题拟写不当

标题是文章的“眼睛”，拟制时必须精心对待，不可马虎。公文的标题与一般的文章标题不同，其拟写有严格的规范要求。《办法》规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”规范的公文标题一般由“发文机关+事由+文种”构成，又称“三要素”式，如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重大问题的决定》，也可以是由“两要素”构成或由“文种”构成。但“两要素”的或由“文种”构成的．一般应是下发的带有固定版头，或对外公布可张贴的，如《××交通管理局通告》、《公告》等。但在实际写作实践中，不合规定的情况时有发生，主要表现为以下几个方面的错误。

1、文种错用

文种是公文标题中必不可少的一个构成要素。对于文种的选择。应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定，不得混淆使用。写作中常出现以下几组文种错用现象。

(1)请示与报告错用、并用

请示和报告虽然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是两个不同的文种。请示“适用于向上级机关请求指示、批准”(《办法》)，上级对于请示必须有答复，必须事前行文，而报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”(《办法》)，不需要上级作出答复，可事中行文，也可事后行文。但在写作中，人们没有掌握二者区别，常把请示误用为报告，或并用请示和报告。例如：

①《××公司关于急需购买碱性电池的报告》

②《××县人民政府关于请求将××风景区列为省级自然保护区的请示报告》

以上两例，从标题事由看，都是请求上级批准某事项，因此，应将例①的“报告”改为“请示”，例②的“报告”去掉。

(2)函与请示错用

《办法》明确规定：“函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。”；“请示，适用于向上级机关请求批准、指示。”从这两条规定可看出，函与请示都可用于“请求批准”，但二者行文方向不同。函是向平级或不相隶属的机关“请求批准”，而请示是向有隶属关系的直接上级“请求批准”，这是选择这两个文种的关键点。但在实际操作中，人们受一种情感因素影响，总认为用请示显得对对方尊重，容易办成事．而用函则显得不那么郑重其事，不易引起对方重视，难达目的。因此，常把函错用为请示。例如有一篇公文的标题为《××市司法局关于拨付法制教育经费的请示》，主送机关是“××市财政局”。市司法局向市财政局请求拨款，而且市司法局与市财政局是平级关系，不是相隶属的上下级关系，完全符合函的适用规定。因此，该文标题文种“请示”应改为“函”。

(3)通告与公告错用

通告和公告是现行法定行政公文中唯一的同类两个文种。通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”(《办法》)，公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”(《办法》)。从二者概念来看，二者都有公开告之的功能，但在发布机关、受文对象、内容重要程度等方面存在区别。公告的发布机关级别较高，多由国家机关发布，受文对象广泛——“向国内外宣布”，宣布的事项重大。而通告发布机关广泛，机关、团体、企事业单位都可发布，受文对象范围较小——“社会各有关方面”，限制在一定的范围内，宣布的事项涉及的是一般事项，多是业务工作方面的内容。在使用时，人们往往青睐公告，凡需要对外公布事项，不加区别都用公告。例如：

①《××商场有奖销售开奖公告》

②《××县人民医院关于新设保健门诊的公告》

③《××火车站关于火车晚点的公告》

以上三例从发布机关来看都属企事业单位，从发布的事项看都是涉及业务工作方面的某一事项。因此，“公告”应改为“通告”。

除以上三组文种错用现象外，还存在着决定与决议相混、通报与决定不分、通知与通告等同等。由于篇幅有限，不再一一列举。

2、事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确

公文标题中的事由部分是对公文内容的高度概括。是标题的核心，要求准确、简洁，使人一看标题就知道公文的主要意思。而有些公文标题的拟写没有抓住公文主要内容，以致事由部分表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确。例如：

①《××公司关于申请增加超计划出口指标的请示》

②《××县人民政府关于表扬营业员“秘书工作”同志的通报》

③《××县税务局重建税务所办公楼的请示报告》(应为“请示”，少了介词“关于”。该文内容是请求上级拨款修建税务所办公楼。)

④《××市财政局关于转发××省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知》

例①的错误是词义重复，文种“请示”已含“请求”、“申请”之意，故应删去标题中“申请”二字；例②事由部分只提到了有关的人，而没提有关的事，即要表扬的事迹未写出，显得空洞，应改为《××县人民政府关于表扬营业员“秘书工作”同志“秘书工作”先进事迹的通报》；例③属事由不明，文章主旨是请求上级拨款，故应改为《××县税务局关于拨款重建税务所办公楼的请示》；例④属层层转发公文标题，因未省掉转发的中间环节，介词“关于”重复使用，“通知”也多次出现，以致标题冗长，读起来拗口，不易理解，应改为《××市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知》。

3、乱用标点符号

《办法》明确规定，公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。写作中，人们不循此规，常常不该使用标点的却使用了，或该使用标点的却用错了。例如：

①《国务院批转财政部(关于加强国有企业财务监督的意见)的通知》

②《中央职称改革领导小组转发国家教育委员会中小学教师职务试行条例等文件的通知》

③《“秘书工作”县工商局、税务局关于发布““秘书工作”县农村集贸市场管理暂行办法”的通知》

例①被批转对象“关于加强国有企业财务监督的意见，是公文，不属法规性文件，应删去书名号；例②被转发的对象“中小学教师职务试行条例”属法规性文件，故应加上书名号；例③发布对象““秘书工作”县农村集贸市场管理暂行办法”属法规性文件，按规定应使用书名号，而不是引号，且该两个发文机关之间不用顿号，而是采用空一格办法解决。

主送机关标注不当

《办法》规定“主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。”如《国务院关于成立国务院三峡工程建设委员会的通知》一文的主送机关——“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”，采用统称写法，既简洁又明确。而有的公文主送机关标注存在不明确、违反文种有关规定等错误，严重影响了公文效应的发挥。例如：

①《××县人民政府转发县乡镇企业局(关于加速发展乡镇企业的报告)的通知》(“转发”应为批转”，应删去单书名号)的主送机关是“各有关单位”

②《××县税务局重建税务所办公楼的请示报告》(应为“请示”)的主送机关是“××地区税务局、城建局、国土局、物资局”

③《大朝乡人民政府关于解决修建场镇饮水工程所需资金的请示》的主送机关是“尊敬的××书记”

例①错误是主送机关不明确，难以办理；例②属多头主送，违反了“请示一般只写一个主送机关”的原则；例③违反了“请示不得直接送领导者个人”的原则。

引用公文不当

在公文写作中，常常引用公文说明行文依据。正确引用公文成为公文写作规范化极其重要的一个环节。《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号”在操作时，正确的做法是：先用书名号引标题，后用圆括号引发文字号，例如：你行《关于调整货币政策委员会及任免的请示》(银发[XX]13号)收悉。”而写作中不正确引用公文的现象比比皆是，例如：

①你公司《关于成立通洲集团中心拍卖行的请示》悉……

②7月20日《通告》停止了省交通厅×交计字[XX]1号文件中规定的“双排座小货车载客养路费”的收取……

③你院×月x日请示收悉……

④在粤府〔1996〕38号文“关于拨款修建办税大厅的批复”中……

例①只引标题而没引发文字号；例②只引了发文字号而没引标题；例③既没引标题也没引发文字号；例④虽然公文的标题和发文字号都有，但标题与发文字号顺序颠倒，且标题用成了引号，所引发文字号未加圆括号。

结构层次序数标注不当

对于篇幅较长，内容较丰富，层次较多的公文，写作时常常要标注序数，分条列项，以显得眉目清楚，易于阅读、理解和执行。《办法》规定：“结构层次序数，第一层为‘一’，第二层为‘(一)’，第三层为‘1’，第四层为‘(1)’。”只有一个结构层次时，就用“一”，而不用其它序数。在实践中常出现不规范现象。例如《关于××省××地区××银行机构合并问题的请示》(××银发〔1996〕124号)、《××省××培训中心关于筹建教学急需实验室的请示》(××中心〔XX〕15号)，这两篇公文的内容都只有一个结构层次，其序数标为‘‘l、2、3……”，正确的应为“一、二、三……”；又如《××县人民政府关于召开经济工作会议的通知》(1998年9月8日)，也只一个结构层次，其序数标为“(一)、(二)、(三)……”，显然也是错误的；再如《中共中央国务院关于反腐败斗争近期抓好几项工作的决定》(1993年10月5日)，内容有两个结构层次，第一层标为“一、二、三……”，第二层标为“(1)、(2)、(3)……”，很明显第二层序数标注错误，应标为“

（一）、(二)、(三)……”或“1、2、3……”。

第五篇：浅析公文格式常见病例

浅谈公文格式常见问题

钱兴明

公文格式在公文中具有重要的地位和不可替代的作用。公文格式规范与否直接影响公文效力的发挥。从目前党政机关制发的公文来看，公文格式时常出现一些问题，笔者通过几年的秘书工作和学习《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，就公文格式中常见病例作分类总结与大家共勉。

一、关于版头中的常见问题。版头就是我们通常所说的“红头”。它一般由发文机关名称加“文件”二字组成，党的公文还可以由发文机关名称后加括号标明文种组成。在版头中常见的问题有三个方面：一是混用版头。一些文件中错将“中共××文件”这一版头用于上行的报告和请示类的公文中，而将“中国共产党××委员会（××）” 这一版头仅用于下行的任免通知中。根据《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）的规定，“中共××文件”这一版头，只适用于下行文，不用于上行文和平行文，而“中国共产党××委员会（××）” 这一版头，既适用于上行文，也适用于下行文和平行文。二是错用“红五星”。有些行政机关公文的版头中错加“红五星”。根据《条例》规定，党的机关的公文版头与主体部分用一条红色 1

横线相隔，红线中间有一颗红五星，以示与政府、军队等机关公文的区别。三是版头与加盖的印章不符。在一些公文中，版头是行政机关而印章却错盖成党的机关，有些公文版头是党的机关印章却错盖成行政机关。

二、关于发文字号中的常见问题。发文字号由机关代字、发文和发文顺序号三部分组成。标注于版头下方居中或者下方（上行文标注于左下方）。常见问题主要有三个方面：一是“第”“0”字多余。例如，在一份“××办〔2010〕第01号”文件中，“第”“0”字纯属多余。根据《条例》规定，发文字号中的发文顺序号从“1”开始依次编排，且不准在“1”前面加“0”。二是缩写年份。个别文件中擅自将发文缩写，如，“张×局〔09〕1号”，正确的应是“张×局〔2009〕1号”。三是一“发”到底。根据《条例》规定，发文机关代字的编写应科学、明确、统一，以便相互区别（如“发”“报”“函”等）。但有些部门错将一年来的发文机关代字全部用“张×局发”代替，可谓一“发”到底。

三、关于签发人中的常见问题。签发人就是签发文件的人，签发人一般为单位的正职或者主要领导授权的人。《条例》规定：上报的公文标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，居右空1字标示，“签发人”三个字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标识。常见问题有三个方面：一是该标的不标，不该标的标。如有些部门给上级机关报的上

行文中不标签发人，而有些单位给平级机关发的平行文却标了签发人。二是标识位置不规范。有些文件标识签发人时没有居右空1字标识。三是标识字体不规范。个别上报的公文中虽然标识了签发人，但没有按照《条例》规定将签发人姓名用楷体标识，而是采用了和正文一样的字体标识。

四、关于公文标题中的常见问题。公文标题是公文的“眼睛”，通过它可以使读者把握公文总的思想，了解公文的主要内容。完整、规范的公文标题，一般由发文机关、事由、文种三要素构成。这方面出现的问题尤为突出，主要表现为以下四个方面：一是标题中滥用标点符号。《国家行政机关公文处理办法》规定，标题中除法律法规和规章名称加书名号外，标题中一般不用标点符号。常出现的问题是乱用引号、顿号、书名号等标点符号。如《关于建设学习型党组织、推进机关作风建设的意见》《关于转发××省发改委、工信委加快××项目建设的通知》，这里并列的词组各自的字面意义明晰，不致于被误认作一个词或词组，可直接将它们之间的顿号删去；再如“××办公室关于印发《××同志在××会议上的讲话》的通知”中“《》”符号就不该使用。二是错用文种。公文文种是用以表明公文的性质和请求的，一份文件只能用一个文种，不可混用也不可错用。由于一些公文文种在某些功效上的类似性，一些单位在制发公文时漠视了他们之间的细微区别，造成了公文文种的差错选择，该用请示的用了报告，该

用报告的用了请示；该用函的用了通知，该用通知的用了函；还有的把没有列为公文文种的“规定”“办法”“工作总结”等作为公文文种使用。三是随意省略文种。有些公文随意省略文种，使受文者不得要领，失去了公文的严肃性。如《××局关于召开××会议的有关事宜》《××市关于参加××会的情况汇报》。四是用词重叠。常出现的问题如《××局关于申请解决××经费的请示》公文标题当中出现了两个“请”字，使得标题事由内容出现重复，应去掉“申请”两字，因为“请示”，这一文种本身包含了“申请”的意思。再如《中共××市委办公室关于转发省委办公厅关于转发中央办公厅关于加强××的通知的通知的通知》公文标题中介词“关于”、动词“转发”和文种“通知”重复出现，造成标题冗长，令人不知所云。可采取删去中间层次的办法拟为《中共××市委办公室转发中央办公厅关于加强××的通知》，也可以用文号直接代替转发的文件等办法。

五、关于主送中的常见问题。主送机关是指公文的主要受理机关，即对公文负有主办或答复的机关，这是公文发出后能否得到及时处理的一个关键。根据《条例》规定，主送应当使用全称或者规范化简称、统称，下行文的主送机关可以有若干个，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔排列，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。向上级机关行文，特别是上行文，一般只能写一个主送机关。常见问题主要有以下三个方面：一是多头主送。该问题常出

现在上行的报告与请示两个文种中，有既送政府又送党委的（如，市委并市政府），有既送上级机关又送上级机关领导个人的（如，市委并×书记）等等。还有一些部门，同样一份文件既主送党委又主送政府，以为两个上级机关中，你不批他批，其实往往形成谁也不批，或者两个上级机关可能同时批示，而批示内容不同，甚至意见相反，造成上级机关之间在未经协调情况下的意见不一致，引起一些本来可以避免的矛盾。二是越级行文。《条例》和《办法》都分别做出了明确规定：行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告，尤其不得越级请示问题。常见的问题是，一些基层单位做了些工作，取得了一定的成绩，生怕上级部门不了解，就直接将工作报告或经费请示越级上报。这样就使直接的上级机关工作陷入被动，造成公文往返传递延误时间。同样，一些上级机关的业务主管部门有时也越过隶属关系的下级机关向下下级机关行文。三是上级党委部门或政府部门向下级党委或政府直接行文。《条例》和《办法》规定，党委或政府各部门在各自职权范围内，可以向下级党委或政府的对应部门行文。党委或政府办公厅（室）根据党委授权，可以向下级党委或政府行文；党委的其他部门，不得对下级党委或政府发布指示性公文。这方面常见的问题是有些省直厅（局）直接给市委或市政府主送公文，或者市直部门直接给县委或县政府主送公文。

六、关于附件中常见的问题。公文附件是相对于公文正文而言的，是为了突出正文的表达效果而附在正文之后的相关材料，它是公文内容的有机组成部分。常见问题有两个方面：一是标注位置及格式不当。根据《条例》规定，公文如有附件，应当在正文之后，下空一行，左空两字，机关署名或成文时间之前注明附件顺序和名称。常见问题是一些公文错将附件标注于成文日期之后，另一些公文采用顶格标注且没有下空一行，还有一些公文在附件左上角标注“附件”两字时，画蛇添足地多加了冒号（附件：）。二是误用附件。《条例》规定，凡是转发（批转、印发）性公文，其中被转发的公文不属于附件，而是主体的一部分，不能标注附件。但从目前现行的部分公文中看，有些错将属于正文的内容标注成附件，如《××政府关于印发2010-2012年保障性住房建设规划的通知》公文中错将《2010-2012年保障性住房建设规划》当作附件标注，其实该《规划》是该公文的主要内容，而前面的印发通知只是为《规划》服务的。

七、关于主题词中常见的问题。公文主题词是概括反映公文主题内容、类别及文件形式的规定性词或词组，它是公文的一种标识，是公文版记部分的构成要素之一。公文主题词既准确、简要地概括文件的主要内容，又可以帮助我们快速检索、查询文件，有利于提高机关办事效率，使档案管理规范化、系统化、科学化。《条例》规定，所有正式公文，均应按《公文主题词表》标注主题词，位于抄送机关上方，无抄送机关的，标于印制版记上方。但在主题词标注过程中，存在着许多问题：一是简单片面缩略文件标题。有些文秘人员在标注主题词时只是简单地压缩公文标题，或者想当然地在公文标题中挑选关键词标注。二是层次混乱。《条例》规定，在标注公文主题词时要严格按照《公文主题词表》进行标注，先标类别词，再标类属词，标类属词时先标反映文件内容的词，后标反映文件文种的词。这里常出现的问题是将类属词标在了类别词前面。三是不标注公文主题词。有些部门嫌标注主题词麻烦或认为标注不一定正确，干脆采取不标的办法。

八、关于抄送中的常见问题。公文的抄送是将文件在主送的同时发送给与公文相关的单位或遵照执行的单位，抄送单位是公文结构的组成部分。这里常出现的问题有三个方面：一是抄报抄送同时使用。新的国家公文处理办法已将过去用于上级机关的抄报和用于下级机关的抄送统一改为抄送，至今仍然有个别单位使用抄报。二是主送上级机关的同时抄送其下级机关。《条例》规定，主送上级机关，不能抄送其下级机关。有些部门在上报上级机关的请示的同时抄送给下级部门，给工作带来混乱，特别是有些请示件，因为上级未批准时，文件内容尚未确定，尚处于内部研究决策的阶段，故不宜让信息扩散，否则会造成工作被动。三是抄送格

式错误。一方面是有些文件上的抄送单位顺序排列错误；另一方面是错用标点符号，《条例》规定抄送单位之间要用逗号隔开，结尾一定要用句号结束（这是为了避免公文造假），而有些文件中抄送之间全用顿号隔开，且结尾没有用句号。

（市委办公室秘书科：钱兴明）