第六节 公文的行文原则与注意事项

第一篇：第六节 公文的行文原则与注意事项

第六节 公文的行文原则与注意事项

一、行文关系与原则

公文是实实在在的办事工具，制发出来的文件不是上报、下发，就是平行往来，总之它总是要运行的，这就是“行文”。行文是公文制发全过程得重要一环，指的是一个机关给另一个对方机关或内部机构发文，这一发一收之间必然构成一对行文关系。机关、团体、单位之间的关系，通常包括上下级关系、平级关系、业务指导关系等几种，公文的行文关系必须以这种隶属和相互关系为基本原则进行行文，不可超越这个原则。

按照上述原则，各级机关或单位之间的行文可分为：下行、上行、平行三个方面。

（一）下行文

下行文是上级领导机关对所属下级机关的行文。在下行文的行文关系上，应注意处理好以下六点：

（1）要选准下行文种。包括决定、决议、命令（令）、指示、通知、通报、意见、会议纪要、批复等。属于非法定文种的文件，对下不可直接发出，应另加通知作为主体，将下发的非法定文种作为附件，一并下发。

（2）一般只发直属下级，也可以扩大所属各级。

（3）公文性文件（如公告、公报、布告、通知），凡通过报纸、电台、电视台直接和冠达人民群众见面而不另行行文的，应视为正式公文。

（4）对下属受双重领导的单位，一个上级机关向这种单位下行批复、专门性的决定和通知时（例如领导成员的任免、机构的增减、业务上的重要事项等），应当根据需要，抄送另一个上级机关。

（5）上级机关不可与下级机关联合向基层行文。

（6）本机关的党组不能向下属机关的党组直接行文，更不能向下一级行政机关行文。因为它们之间不存在隶属关系，一个行政机关的党组，只对本机关行使党的领导，对上只对上级或同级党委负责并报告工作。以党组名义报给上级党委的请示、报告，党委可批转（转发）下属单位的党组织要求贯彻执行。

（二）上行文

上行文是下级机关向上级领导机关（包括有业务指导关系的上级机关在内）的行文。在上行文的关系上，应注意把握以下四点：

（1）要选准上行文种。即请示、报告和上报的意见。议案在某种意义上讲应视为上行文种。向上级报送非法定文种的公文时，如总结、计划、调查报告等，可另加以报告作为载体的“文件头”，如系简报可直接报送。

（2）一般不能越级行文。

（3）党政不能直接交叉行请示、报告性文件。

（4）受双重领导的机关，在向上级报送“请示”时，应主送一个上级机关，抄送另一个上级机关，不可一并主送。

（三）平行文

平行文是平行机关或不相隶属机关之间的行文。在平行文的关系上，应注意两点：

（1）要选准平行文种，即函和周知性的通知。

（2）平行文在写法上要做到态度谦和，多用商量的语气，不能强加于人，更不能用指示性的口吻。

二、行文关系中常见的错误

任何事物的发展和产生都有其客观规律性。公文的行文关系，也不是随意发生的，是按照机关的性质、地位、隶属关系及职权范围来划分的。不论是公文的撰写还是传递，都要正确地按照行文关系去做。只有从实际出发，按照客观规律办事，才能使公文起到办理公务的“一种重要工具”的作用。这对于提高党和国家机器的组织管理效能有着极其重要的作用。

目前在公文的制发中，存在着不符合正确的行文原则的现象，这给公文的正常运转和准确、快速的传递、处理造成不少麻烦，而且给实际工作也带来很多不应有的失误。其具体表现是：

1.党政机关上下之间相互行指令性、报告性、请示性文种 如某局党委直接向局属各公司的行政机构发指示，某县委向县直各行政部门发指示性通知（这些机关、部门的党组仍然存在），这两种情况应以向各公司及县政府和县直各单位的党组、党委行文为宜。

再如某县粮食局以局行政机构的名义向县委报送工作总结，某一农垦总场以行政机构的名义向县委报送工作总结，某一农垦总场以行政机构名义向各分场党组织发紧急通知等，这些行文方

法也是不妥当的。前一种情况则应改为以粮食局党委的名义向县委报送为妥，后一种情况则以改为农垦总场党政联合行文为好。

2.上下级行政机关的党组相互上行文或下行文，以某一机关党组的名义向外机关行指令性文种

如：某市人大常委会党组直接向市政府所属的行政机构发指示性通知，要求各局、委、办和市属各企业、事业单位认真宣传贯彻中央有关安全生产的法规，并要求这些单位将宣传贯彻的情况予以报告，这样行文是不合适的。因为市人大常委会党组与市直各行政、企事业单位并没有直接的隶属关系，所以正确的做法应该是以市人大常委会党组名义就有关安全生产法规的宣传贯彻问题提出具体意见上报市委，请求批转全市各单位的党组织，予以贯彻执行；或以市人大常委会的名义，直接行文给它的执行机关——市人民政府，再由市政府或采取转发的形式，或采取另行发文的办法，要求市直各单位认真贯彻执行市人大常委会的意见。

3.党政不分、多头主送

如某市所属一个区的公安分局，在报送《关于我区当前治安主要情况及今后工作的意见》时，主送机关写的是“区委、市局”。这不仅在行文上造成党政不分，而且容易给工作带来一定麻烦。要么造成区委、市局都不批复，要么造成双方都作出批复而批示的意见恰恰相反的现象，这就不便于下一步工作的顺利进行。

4.上下级机关联合行文

例如某市人民政府发布的《关于加强煤矿安全生产管理工作的通知》的文件，文件头却是与该市安全生产监督管理局并列行

文。市政府与安全生产监督局不是平行单位，后者是前者的下属局。市政府作为全市的最高行政机关，这样行文足以解决问题，而挂上一个管理部门，不但没有增加市政府的权威性，相反却有失行文的严肃性，显得多次一举。

5.平行单位之间使用上、下行文文种

某市教育局向市财政局发送《关于召开我市教育工作会议所需经费的请示》，双方本是平行单位，按照行文关系的原则，平行单位之间不能用请示或报告，同样平行单位之间也不能使用批复。正确的做法是向有关主管部门请求批准，只能使用“函”这个文种。结果市财政局不但安然受之，而且给对方发出《关于同意拨付我市教育工作会议所需经费的批复》。这样行文显然不当。

6.上级部门向下级机关行指令性公文

按照行文关系原则，上级机关所属的主管部门，只能根据本级机关授权或已有规定，答复上级机关向本部门联系、商洽或申请批准的问题，但无权作指示、下命令。

例如：某市教育局给各区、县的卫生局、教育局行文，这显然也是不恰当的。市教育局与各区、县的卫生局没有工作上的指导关系，这样行文极易给工作带来指挥上的混乱。

7.部门内设机构对外正式行文

根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

例如：某市煤炭生产管理局安全处，以处的名义行文给下属的32个煤矿生产单位，要求各单位吸取某煤矿严重瓦斯事故教训，立即开展安全大检查，发现隐患、堵塞漏洞，严防类似事故发生，并要求各单位安全检查整顿的情况作出书面报告。这一行文，内容十分必要，但方式极其不妥。此事应以市煤炭生产管理局的名义行文为妥。

上述种种，均属公文行文中应当注意和防止的问题。因此，要本着对革命事业高度负责的精神，严格、慎重地对待公文的行文关系，以确保公文处理工作的规范化。

第二篇：公文行文注意事项

一、依据机关职权范围和隶属关系行文

不同的机关有着不同的职责权限，体现在公文的运行中，就形成了不同的行文关系，包括上下关、平等关系、隶属与非隶属关系等。军队各级机关的各行文关系，应根据本机关的隶属关系和职权范围确定。各地方关系起着规定和约束公文按照一定方向和程序运行的作用，它要求各级机关必须认真履行职责，既不能失职，也不可越权。军队团以上机关都可以按各自权限正式行文，团以下单位原则上不能正式行文。军队机关的行文关系体现在具体的公文运行上，就是：下级机关对上级机关行文，应当是请示、报告工作；上级机关对部属行文，应当是实施指挥和管理；同级机关和不相隶属机关之间行文，应当是告知事项、商洽工作。任何违反上述原则的上、下级机关以及同级机关和不相隶属机关之间的公文运行，都是不符合行文条件的。

因此，在文种使用上，下级机关对上级机关的行文，应使用请示、报告文种；上级机关对下级机关行文，主要使用命令、通令、决定、指示、通知、通报、批复等文种；同级机关和不相隶属机关行文，属告知事项的，可使用函或通知文种，属商洽工作的，只能用函。公文具体用语和内容，也应当与行文职级和使用文种一致起来。尤其是下级机关对上级机关以及同级机关和不相隶属机关之间的行文，不能出现作指示、下命令的语句。

二、坚持逐级行文的原则

一般情况下，行文在直接的上、下级机关之间进行，不应越过直接上、下级机关行文。虽然有特殊情况可以越级向上行文，但由于军队各级职责权限规定得很具体、很明确，越级行文往往会打乱正常工作秩序和超越直接上级机关，所以，不到万不得已都不应运用越级行文的方式，仍要坚持逐级行文，具体来说，要把握以下几个问题：一是正确理解“越级行文”的内涵。何谓“越级行文”？越级行文通常指下级机关越过自己的直接上级机关，向更高层的上级机关或首长行文。那么，上级机关下发的行文，有时需要扩大发送范围，如总部文件印发到军级单位，军区的文件印发到师一级单位，算不算越级行文？显然，这不属于越级行文，而是属于多级行文。这种行文方式有利于迅速将有关精神传达到下级，提高工作效率，而不会导致上下行文关系的混乱。两者，上级机关与有隶属关系的直属单位之间的直接行文，如某集团军与直属的陆航团、通信团、工兵团之间的行文，是不是越级行文呢？回答也是否定的。因为，虽然之间隔着“师”这一级，但由于是直接的隶属关系，也就构成了直接的上下级关系，因而是可以直接行文的。二是处理好允许越级行文与慎用越级行文的关系。“允许”不等于不顾条件、不加限制地滥用，一定要在“特殊条件”下才能使用越级行文。这些“特殊条件”通常为：情况重大紧急，如逐级行文易误时、误事，造成损失的事项；上级交办的并指定越级请示、上报的事项；被直接上级机关搁置而又急需解决的事项；与直接上级机关争执不下，一时难以解决而又急需处理的事项；上复非直接上级机关的径直询问等。从军队工作的实践看，简而言之，就是只有越级行文才能解决问题或遇到特殊、紧急情况时，才能允许越级行文，这一条必须牢牢把握住。三是上级机关应尽量少要求非直属下级机关向自己越级行文。造成越级行文的原因，并非都在下级机关，有时是执行上级机关的指示而为。作为上级机关，也要按照正常的上下级渠道办事，遵循逐级行文的原则，不到万不得已不要要求非直属下级机关向自己越级行文。四是如确实因情况特殊而必须越级行文时，下级机关在各地方时应当说明理由，并将该公文抄报越过的机关。这样做，既达到了办事目的，又能够对自己的直接上级机关有所交待和解释，以利直接上级机关了解情况。

三、正确把握平等或不相隶属机关之间的行文

平等或不相隶属机关之间可相互行文，但在行文内容上，应当是告知事项、商洽工作、询问和答复问题，而不是下命令、作指示。在行文种类上，应区分两种对象：一是军队内部行文，大多数情况下用“函”；但属职权范围内的、要求平等或不相隶属机关周知或执行的事项，也可以使用“通知”文种。但是，这类形式的行文使用时一定要慎重，必须是涉及职责范围的工作才能这样做。二是向地方的行文，除省军区系统外，不论何种情况，只能用“函”，不得使用请示、报告、批复、指示、通知等文种。由于省军区系统是地方党委的军事机关，接受军队上级机关和地方党委的双重领导，确有必要时，可行文向地方党委请示、报告工作，但一定要掌握好尺度。

四、联合行文要职级相当 军队机关之间、军队机关与地方机关因工作需要，可以联合行文，在办文实践中，联合行文还是较多的。但联合行文时应当注意：一是确有必要。通常是一份文件中涉及军队多个系统、多个部门的工作以及军地双方的工作时，才联合行文。从另一个角度讲，一份文件中如涉及军队多个系统、多个部门的工作或军地双方的工作时，一定不能只以某一个机关的名义行文，而必须以涉及到的所有机关的名义联合行文，否则，就超出了这个机关行文的职责权限。二是军队机关必须是同级机关才能联合行文。军队机关，各级有各级的职责权限，不同级别的机关制定的公文，所规范的范围及其效力也不同，因此，只有同级机关联合行文，才能保持机关职责与规范效力的一致性，同时，也才能保持公文运行的严肃性。三是军队机关与地方联合行文，通常只与党政机关联合行文，不与地方企业、社会团体、民间组织等联合行文，而且，职级也应相应。常见的是省军区系统与地方党政机关的联合行文，如省军区（警备区）与省（市）人民政府联合行文，省军区（警备区）机关与省（市）部、委、厅、局联合行文，依此类推。有时，也可以军区名义与省（市）人民政府联合行文。一般情况下，不以司令部的名义与地方联合行文。

五、注意协商办文 公文内容经常会遇到涉及两个以上同级机关职权范围的问题，如司令部下发的一份关于组织战备演练的文件，可能会涉及演练所需油料、弹药、经费等事宜，而这些事宜属后勤部业务工作；政治部下发一份关于培养两用人才的文件，可能会涉及兵员的管理以及与军事训练时间的比例问题，这些问题属于司令部的工作权限；后勤部下发一份关于加强军队农场建设的文件，可能会涉及政治建设、农场兵员和行政管理、编制等事宜，这些是属于政治部、司令部的业务工作；各大部承办的文件中，也会经常涉及各业务部门之间的职权范围问题。诸如些类情况，主办机关和部门都应主动与有关机关和部门协商，取得一致意见后再报首长审批。日常公文处理工作中，有的机关和部门有时不大乐意主动与别的机关和部门协商问题，有的期望综合部门去协调办理，有时越过有关职权机关和部门径直送首长审批，这些都是需要加以纠正的。当然，综合部门有协调办文的职责。有些事情也可以通过首长定夺，但主办部门对协商办文的职责一定要很明确，要把协商工作做在前面，不能事事都靠综合部门协调，靠首长拍板。

如协商后机关和部门间的意见仍不一致，而又必须行文的，可由综合部门进一步协调，最后由首长确定。但不得不经协商或协商后未达成一致意见就各自向下行文，以免造成混乱，影响机关威信，贻误工作。

六、合理确定分送范围

一份文件发到什么范围，主送谁，抄送谁，要根据公文的具体内容严格掌握。主要应把握以下几点：一是下发部属执行的公文，主送范围应与执行机关一致，或者说，只有执行机关才能列入主送范围。需要了解情况的机关列入抄送范围。如，以军区名义制发一份有关民兵、预备役工作的文件，需各省军区、警备区贯彻执行，同时，也需要各集团军了解情况，那么，各省军区、警备区就是主送机关，集团军就是抄送机关。公文处理中，还会遇到这种情况，一个单位下发部属执行的公文，同时也需本级机关一并执行，按照主送范围应与执行机关一致的原则，本级机关也应作为主送机关。如上述有关民兵、预备役工作的文件，如需军区司、政、后机关一并执行，则主送机关中应标明“军区司令部、政治部、联勤部”字样。二是向下级机关的重要行文，需上级机关了解情况时，应抄报直接上级机关。如，军级单位下达军事工作指示、政治工作指示、后勤工作指示，由于是全年的工作安排和要求，很有必要让上级机关了解这些情况，因此，应分别抄报军区司令部、政治部、联勤部。一般性业务公文，则不必抄报上级机关。三是受双重领导的机关上报公文时，应根据内容确定主报机关和抄报机关，既可以向其中的一个领导机关行文，将别一个领导机关列入抄报，也可以只主报一个领导机关，还可以同时主报负有直接领导职权的两个上级机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，根据需要抄送该下级机关的另一个上级机关。

七、遵循对“请示”的特殊行文要求

“请示”通常是为了解决对有关方针、政策、法令、指示中不了解的问题，本机关职权范围内不能决定或解决不了的问题，工作中发生的重大问题或无规定而难以处理的问题，因本部门、本机关特殊情况难以执行统一规定需要变通处理的问题，等等。由于这些问题都是涉及到政策、规定方面的事宜，因此，“请示”有着特殊的行文要求。归纳起来：一是要逐级请示，一般情况下不越级请示，因情况特殊必须越级请求时，应说明理由并抄报越过的机关。这些内容在前面已讲过。二是“请示”通常只送上级主管机关，不得多头主送。必须送两个以上机关的，应同时分报。需要了解情况的机关列入抄报。通常情况下，以司令部、政治部、联勤部、装备部名义的单独的请示，一般单独报上级主管机关。以机关大部名义的联合行文，一般报对应的上级机关。比如，以军区司令部、政治部、联勤部、装备部名义的单独的请示，一般单独报总参谋部、总政治部、总后勤部、总装备部，以军区四大部或其中两个部名义的联合请示，一般报三总部或对应的总部机关。除领导同志直接交办事项或特殊情况，不得直接报上级领导同志个人，以免造成行文混乱，请示不得下发。三是“请示”应一文一事。一份请示，有时是某一项单一的工作，如关于申请调拨抗洪救灾器材的请示，文内可能只涉及到申请器材的事情，也有时是某一个方面的工作，如关于组织某部队检验性演习的请求，文中可能涉及参演部队，动用武器装备的数量，需要的油料、弹药、经费等项事宜。虽然涉及到不少部门工作，但都是围绕检验性演习这件事讲的，因而，这种形式的请示，也应属于一文一事的范畴。如果将几件互不相关、没有联系的事情硬凑合到一份请示里，那就违背了一文一事的原则。四是不得在“报告”中附有请示事项。从办文角度看，作这样的规定是完全必要的，否则“报告”、“请示”两个文种就无法加以区别，公文内容也会互相交叉。但从实践看，有些“报告”的内容又似乎介于“报告”和“请示”之间，比如，贯彻上级会议或指示精神，下级机关往往要行文报告贯彻的情况。有时可能会结合本单位的实际，对有关问题或下一步工作提出新的意见和建议；又比如一份调查报告，既要反映所调查的情况，又要根据调查的情况提出有关意见和建议。诸如此类情况，在使用文种方面是没有疑义的，只能用“报告”；但在内容上，这些意见、建议又不完全属于报告的范畴，带有请上级确定的成分，如果把这些意见、建议都视为“请示”，而要作另文处理，那就割裂了一份完整的公文。所以，处理这类特殊性的“报告”，首先在提出意见和建议的用语上要避免“请示”二字，其次是不得出现纯粹的“请示”事宜，第三是在公文内容上，一定要以报告的事宜为主，提出的意见、建议为辅，以免喧宾夺主。如不提意见、建议同样能达到行文目的，则不必再提意见、建议。

八、正确确定以何种名义行文

军队机关公文中，用于向部属下达作战任务、调动部队、调配武器装备和部署其它军事行动，发布军事法规、军事规章，变更编制体制，授予荣誉称号、任免干部，授予军官军衔的“命令”，以及依据《中国人民解放军纪律条令》向部属宣布奖惩事宜（不包括授予荣誉称号）的“通令”，应由首长署名，即以首长名义行文，其余公文，应以机关名义行文。对能否以机关业务部门的名义对下行文问题，要作具体分析。从工作需要看，大量业务性的工作确实需以公文形式加办理，但如将业务工作都以领导机关名义行文，必然会把原属于业务部门可以办理的事情纳入领导机关公文的范围，这样不仅会提高公文等级，而且将会大大增加以机关名义行文的数量，因此，只能以业务部门名义行文。但从行文要求的角度看，由于机关业务部门不是一级领导机关，虽有对口的下级业务部门，但只有业务指导关系，而不是隶属关系，因此又不能提倡以业务部门名义行文。怎样处理好这一对矛盾呢？应当兼顾到各个方面，也就是说，要把工作需要与行文要求结合起来。一般说来，可以允许以业务部门名义行文，但一定要注意以下几个问题：一是尽量减少以业务部门名义向下级行文，军以下机关的业务处、科一般不正式行文；二是以业务部门名义行文，仅限于本部门职责范围内的业务工作，只能向对口的业务部门行文；三是不得以业务部门名义向下发指示、下命令。能否以非常设机构名义行文，也是应当研究的问题。目前，军队系统从上到下，都有成系统的非常设机构，如各种领导小组、委员会等。这些机构不是一级行政机关，但大都有实体机构在兼管，也有相应的工作人员。对能否以这些领导小组、委员会名义行文，全军未作统一规定，各单位做法也不尽一致，但总的看来，以些名义行文的单位居多。在全军未作统一的情况下，为理顺行文关系，方便工作，倾向于应当允许以非常设机构的名义行文。这是因为，总部机关以领导小组、委员会名义向下级的行文还是较多的，下级机关需行文贯彻尤其是上报贯彻情况时，只能对应使用领导小组、委员会的名义，再者，如不以非常设机构名义行文，大量的工作只能以常设行政机构的名义行文，将会增大常设行政机构的行文量，所以，当前以允许用非常设机构名义行文为宜，但在以非常设机构名义行文时应注意：一是行文不能太滥，不能不管什么事情，哪怕是当面或电话可以解决的问题，都要以领导小组、委员会的名义行文，要尽量压缩非常设机构行文量。二是只能同对口的非常设机构行文，一般不以非常设机构的名义向行政常设机构行文。三是格式上应有特殊要求，发文字号不编常设行政机构发文字号，而应单独编非常设机构发文字号；承办单位应标注非常设机构办公室，而不应标注常设行政机构。

九、控制和减少行文数量

公文是各级用以开展工作的重要手段，但不是唯一的手段，要本着精简、高效的原则，从实际情况出发，严格控制和减少行文数量，使各级机关从文件堆中解脱出来，深入基层实施指导。

控制和减少行文数量，要做到可发可不发的公文坚决不发，能用电话或当面解决的就不发公文，经批准在报刊公布和内部印成单行本出版发行的公文不另行文。控制和减少行文数量，还要做到严格控制公文的颁发范围，按公文内容确定范围，该哪一级了解和办理的事情，就分发到哪一级。控制和减少行文数量，关键在于端正指导思想，并把它作为改进机关工作作风的一个重要方面来抓。现在有的机关，总是爱把起草和分发了多少文件作为成绩加以总结，把起草和分发公文提高到不应当的地位，于是乎文件越写越多，越发越滥，所谓的成绩也就越来越大，最后导致“文山”越堆越高。诚然，运用公文对部队工作实施指导，是机关的重要职责之一，应当加以重视，但绝对不能仅凭写了多少文件来衡量一个机关的工作实绩，尤其不能以此作为唯一的衡量标准。因此，一不定期要端正机关办文的指导思想，切实转变光靠文件实施指导的工作作风，才能将机关人员从文字堆中解放出来，大大精减文件数量，提高文件质量，切实履行好机关职能。

第三篇：公文写作与行文规范

公文写作与行文规范

第一节 公文概述

一、公文的含义

公务文书简称公文，它是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。

二、公文的特点

（一）法定的权威性

首先,公文的作者和读者是法定的;

其次,适用范围是法定的;

第三,发文权限是法定的.（二）格式的规范性

（三）执行的时效性

三、公文的种类

（一）《国家行政机关公文处理办法》中有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

（二）《中国共产党机关公文处理条例》中有14种：决议、指示、决定、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要

（三）公文按照传递方向、性质、密级、紧密程度和表达形式等不同，可以有许多种分类方法。

（四）公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。

（五）按内容及所限定的阅读范围程度，公文可分为秘密公文、普通公文。

（六）按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。

四、公文的一般格式

公文格式一般包括:眉首、主体、版记三个部分。

000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发

（一）眉首：包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。

（一）眉首：

其中：

发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如：淮安汽车运输集团有限公司文件

发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成。

例：

国发〔2004 〕40号机关代字年号序号淮汽行〔2011 〕20号机关代字年号序号

（二）主体：

000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发

（二）主体包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等。

例：

1、标题

公文的标题应概括地说明公文的内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号;公文标题要做到排列对称美观，并且在回行时不能把完整的词拆开等。由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素。

例：

淮汽集团关于召开2011年春运工作表彰大会的通知发文机关主要内容文种关于召开2011年春运工作表彰大会的通知省略发文机关通告

省略发文机关、主要内容

标题常见的病例八方面：

（1）要素不全

（2）乱用文种

（3）隶属不清

（4）提炼不精

（5）题不达义

（6）用词重叠

（7）滥用符号

（8）标注不规范

2、主送机关：主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。如＂江苏省发展和改革委员会＂简称为＂省发展改革委＂，不能简称为＂省发改委＂;＂淮安市发展和改革局＂简称为＂市发展改革局＂，不能简称为＂市发改局＂等。

为了避免简称说得不规范，我们正常都是在公文中标注主送机关的全称。

3、正文：正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。

4、附件:是指随公文转发、报送的文件或资料。

5、成文日期:公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准。正文右下方为发文机关，可以写，也可省略。

6、公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。

7、印章

公文除《会议纪要》和以电报形式发出的以外，都应加盖印章;联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。单一发文时，只需要在标识成文日期（右空4字）上加盖印章，不署发文机关名称;联合下行文、平行文时，若需加盖两个机关印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，但两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm;若需加盖3个以上印章时，要将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列相应位置，并使印章加盖或套印在其上，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均都居中排布，印章之间互不相交或相切，在最后一排印章下右空2字标识成文时间。

8、附注是指需要说明的其他事项。写在成文日前的左侧。

（三）版记

000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发

（三）版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线、版记的位置等。

1、主题词

主题词是用于提示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。公文应当标注主题词，上行文按照上级机关的要求标注主题词，公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责人制定和发布。主题词分为主表和附表两大部分。

例：

×× 市关于发展外向型经济的若干补充规定

主题词：经济

开放

政策

规定

淮安市关于加强水土保持工作的通知

主题词：农业

水土保持

通知

2、抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。

3、印发机关和印发日期印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文印制的时间为准。

4、版记中的反线。版记中各要素之间加一条反线隔开，是为显示各要素之间的区别。

5、版记的位置。版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

五、公文行文制度

行文制度是指应用文书在运行传递中应遵循的有关制度，行文制度包括行文方向、行文关系、行文方式和行文规则等。

（一）行文方向

1、上行文是下级机关对上级领导机关的行文。如请示、报告等。

2、平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文。如函、平行性通知、议案等。

3、下行文是上级机关向属下的机关行文。如命令（令）、决定、通报、批复等。

4、泛行文是既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告等。

（二）行文方式

是由工作需要和机关单位的组织关系所决定的行文方法和形式。可从三个方面分类：

1、按受文机关或行文对象的范围分类

（1）逐级行文

（2）越级行文

（3）多级行文：发文机关向直接上级并向非直接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次性行文。

（4）普发行文：发文机关向所属所有的机 关一次性行文。

（5）通行行文：发文机关向隶属机关和非隶属机关、群众一次性泛向行文。

2、按发文机关的个数分类

（1）单独行文：只有一个机关署名发出的公文。

（2）联合行文：由两个或两个以上平级机关联合署名发出的公文。

3、按行文对象的主次分类

（1）主送：发文机关直接针对与行文内容关系最密切、需主要负责受理公文的机关单位行文。

（2）抄送：发文机关在主送的同时，向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。

（三）行文规则

是行文中应遵循的规矩、要求和原则。它实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现。公文的“行文规则”内容，可归纳为十个方面。

1、行文应当确有必要，注重效用

机关行文必须本着“少而精”的原则，从实际需要出发，严格控制发文数量和发文范围，行文应当确有必要。

2、行文根据的规则

公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系，行文关系根据隶属关系和职权范围确定。我国行政机关的组织关系，有上下级关系、平级关系、隶属关系和非隶属关系四种。

3、政府各部门行文规则

属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

（1）政府各部门可以互相行文，如省农业厅和省林业厅可以互相行文。

（2）政府各部门可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文，如省农业厅和市农业局互相行文。

4、联合行文规则

同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。

联合行文应当明确主办部门，而且联合行文的机关、单位不仅要经过协商对有关事项取得一致意见，而且必须是平级的。平级是联合行文的必要条件。

5、协商一致的规则

部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

6、抄送规则

向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

7、请示规则

各级行政机关一般要逐级请示，不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。请示应当一文一事，除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，而应该送交办公厅（室）。

8、报告规则

（1）报告中不得夹带请示事项。

（2）一般不得越级报告。

如遇紧急情况或特殊工作需越级报告时，应同时将报告抄送被越过的上级机关。

9、报刊发表应视作正式公文的规则

经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，不必再等“红头文件”。

10、一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”

第二节

几种常用公文格

式特点

一、通知：

（一）功用

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（二）特点

１、适用范围广

２、使用频率高

３、行文时效性强

（三）格式

标题：发文机关+事由+（重要、紧急、联合、补充）“通知”

主送机关

正文：缘由和目的、通知事项、执行要求

落款

(四)写法

1、指示性通知

又叫事项性通知，这是一种布置工作、对工作方法原则、组织纪律等提出要求的通知。在不适宜用“指示”这一文种的情况下，就需要用“通知”这一文种。

例：《财政部、审计署、监察部、最高人民检察院关于严肃追究扰乱财经秩序违法违纪人员责任的通知》其事由部分写得很充分：

“长期以来，党和国家一直十分重视财经纪律状况，采取措施维护和整顿财经秩序，各部门和各财经执法机构作了大量工作，为促进国民经济的持续、稳定、快速发展，加强社会主义法制建设，保障财政预算平衡和推进反腐败斗争起到了重要作用。但是，在财经执法工作中，也普遍存在执法不力，以补代罚、以罚代刑、‘对事不对人’的现象，已成为违反财经纪律问题屡查屡犯、屡禁不止的重要原因。这种状况如不采取果断措施加以改变，不仅不利于加强社会主义法制建设和国民经济的健康发展，还会对反腐败斗争的深入开展产生不良影响。为此，各财经执法部门必须切实提高对严格执法重要性和紧迫性的认识，牢固树立有法必依、执法必严、违法必究的法纪观念，加大执法力度，切实改变执法不严的状况。为严肃追究扰乱财经秩序违法违纪人员的责任，现将有关事宜通知如下：„„”

2、批转、转发、发布通知：

共同点：

（１）均有附件,而且附件是主要件

（２）标题均含有批转、转发、发布公文的名称

（３）正文均较短

例：

关于修订下发《人力资源管理制度》及 《员工薪酬与绩效考核制度》的通知

公司各单位、各部室、工会：

为了适应企业发展的需要及法律环境的变化，2007年12月27日公司第二届第三次职工代表大会对《人力资源管理制度》及《员工薪酬与绩效考核制度》提出了修改意见，2008年1月5日公司工会委员会成员和公司企业方代表经过平等协商，确定两项制度修改后的具体条款，2008年2月2日经公司董事会审议通过，现下发给你们，遵照执行。各控股子公司应通过法定程序予以确认、执行。

附：

1、《人力资源管理制度》

2、《员工薪酬与绩效考核制度》

二○○八年三月十七日

［析评］

这是一篇我公司发布的告知性通知。通知正文只有一段，依次写了目的、依据和事项，文字简练。

3、会议通知：

正文需交待清楚的几项要素：会议名称、召开时间、地点、内容、参加人员、报到时间、地点，以及必要的准备。

例：

关于召开淮汽网站管理工作会议的通知

公司各单位：

为进一步完善公司网站版面、提高维护管理质量，公司定于近期召开网站管理工作会议，具体内容如下：

一、会议时间：2011年3月7日16:00

二、会议地点：公司第三会议室

三、参会人员：......四、会议内容：总结网站管理工作经验和不足，研讨下一步网站管理意见，进一步完善版面、提高质量。

请参会人员做好发言准备。

特此通知。司

二０一一年三月四日

4、任免通知

例：

关于XXX同志聘职的通知

公司各单位、各部室：

淮安汽车运输集团有限公

经考评，总经理决定：

聘用XXX同志为XXX经理（主持工作）。

聘期为一年，自发文之日起执行。

淮安汽车运输集团有限公司

二○○六年十一月二十九日

二、报告

（一）功用：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（二）特点：

1、汇报性；

2、陈述性。

（三）类别：

１、工作报告

用于汇报某一阶段的正常工作。

２、情况报告

用于反映重大问题或带有突发性、偶然性的情况。

３、答复报告

用于答复上级机关查询的事项。

(四)格式

１、标题

２、主送机关：为直属上级机关。

３、正文：报告的缘由、报告的内容、报告的结语。

４、落款

（五）写法摘要

工作报告一般以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识。

情况报告一般以 “ 情况――原因――教训――措施 ” 的结构来写。

答复报告一般写答复的意见或处理结果，是依据上级要求回答的问题进行写作，所以要写得周全而有针对性。

例：

关于治理水质污染问题的报告

××市人民政府：

前接×政发 〔 2004 〕10号函，询问我县水质污染原因及治理问题，现将有关情况报告如下：

我县水质现污染较严重，其主要原因：一是公众环境保护意识差，一些居民随意向河道坑塘倾倒垃圾；二是„„四是„„

解决水质污染问题的根本途径：首先是建设污水处理厂„„。其次，加大宣传力度„„其四，环保部门依法行政，严格执法，从源头把关，减少各种污染。

专此报告.二○○四年四月二十九日

(六)行文规则

１、不得夹带“请示”事项。

２、一般不越级。

三、请示

（一）功用

适用于向上级机关请求指示、批准。

１、属超出本机关的工作职权范围须经请示批准才能办理的；

２、对国家的有关方针政策或上级机关的有关规定、决定等不甚了解或有不同理解，需请上级机关解释或重新审定的；

３、工作中出现了新情况、新问题，必须处理却又无章可循，无法可依，有待上级机关批示的；

４、遇到本机关职权范围内很难克服或无力克服的困难，需请上级机关支持、帮助的。

５、属涉及全局性或普遍性的而本机关无法独立解决的工作困难和问题，必须请示上级机关以求得到上级机关的协调和帮助。

（二）特点

１、求复性

２、单一性

（三）类别

１、请求批准的请示

２、请求指示的请示

３、请求帮助支持的请示

４、请求批转的请示

（四）格式与写法

１、正文重点是两部分内容：

请示的缘由——“为什么要写请示”

请示的事项——“请示什么”

２、写好请示缘由的要求：

（１）合情合理

（２）具体充分

（３）清楚明白

例：

关于解决职工宿舍区自来水分表到户改造费用的请示

集团公司：

我单位受托管理的七个职工宿舍区分别位于淮海东路、淮海西路、大治路、健康东路、承德路等地，宿舍区的房屋始建于六、七十年代，供水管道因建设年代久远导致锈蚀十分严重，每年因管道渗漏造成的水损耗近20万吨，经济损失约45万元。为保护珍贵的水资源，建设节约型社会，根据淮政发（2003）124号文件精神，我单位对所管辖的七个宿舍区全面推行自来水分表到户改造工作，现改造工作已全部结束，共计改造983户，七个宿舍区的所有住户的自来水全部实现了分表到户。

在对宿舍区进行自来水分表到户的改造过程中，改造费用我单位已先期垫付，现恳请集团公司予以解决为感。

商贸经营部

二○○六年七月二十六日

（五）请示的行文要求

１、必须一文一事

２、不能多头请示

一般只写一个主送机关，需要送其他机关的，用抄送；但不得抄送其下级机关。

３、不得越级请示

有必要时，要抄送被越过机关。

（六）请示与报告的区别

１、行文目的不同

２、内容要求不同

３、行文时限不同

四、函

（一）功用

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（二）特点

１、使用的广泛性

２、行文的多向性

３、写作的灵活性

（三）类别

1、按照内容性质和用途划分：商洽函、问答函、请求批示和批复事项的函。

2、按行文方向划分：去函、复函。

（四）格式与写法

1、函可以不设文头、不编文号、不写标题。

2、发函缘由:函的写作一般都比较短小，简明扼要地说明来函的目的事项即可，一般不宜展开论述。

3、事项:答复对方的函，首先应在正文的首句或首段说明收到对方函的时间及内容概括，然后针对对方的要求，逐一进行答复。

4、结语：“请研究函复”、“以上意见，请予函复”、“盼复”、“特此函告”、“特此函复”

（五）写作须知

1、内容要简洁

2、语言要得体

3、文体要正确

例；

函

××汽车运输集团有限公司：

因我公司原有客运站场进行搬迁，并对各客运站的始发班线进行调整，现将涉及贵公司的调整班线告知如下，请贵公司予以配合。

特此函告。

淮安汽车运输集团有限公司

二○一○年十一月一日

五、批复

（一）批复的含义

批复是上级机关针对下级机关报送请示的批注答复。

批复是上级机关答复下级机关请示事项时使用的公文，批复的内容涉及面比较窄。首先，每个机关都受权有限，上级机关一定在职权范围内批复；第二，上级机关要根据请示的内容批复，同时，对下级机关作出的批复要符合方针政策、法律法规，要合情合理、切实可行。因此，比起其他文种来，批复的使用范围最不宽泛。

（二）批复的特点

1、针对性

指批复一定是针对下级机关的某一请示作出的答复，不可能无缘无故作出批复，即“有请示必定有批复”。而且，批复必须是态度明确的，批复的内容必须是针对请示事项的肯定或否定答复。

2、指示性

指上级机关在回复下级机关提出具体问题的同时，往往要对下级机关提出政策指导，对每一问题或环节的具体要求及执行要求，有的还要求将落实和执行情况及时上报。

3、及时性

指上级机关在收到下级报送的请示后，无论同意与否都应及时批复，不要耽搁、延误，因为批复是请示机关办理事项和开展工作的依据。即得不到批复的下级机关是不能做请示涉及内容的工作的。

4、被动性

指批复是根据下级机关的某一请示作出的答复，没有请示便不会有批复。不会有主动向下级发送批复的情况。

（三）批复的结构

1、标题

发文机关+事由+文种

事由+文种

2、正文部分

开头：引述来文标题和文号，使用惯用的过渡句“现批复如下：”

主体部分：表明态度，提出要求。

批复一般不安排结束语，批复内容完结了便自然结尾。

3、落款

批复的落款由署名和成文日期组成。

例： 要点标题：主送机关：正文：模板

（一）×××单位关于×××的批复—————：（主送机关）你局《×××单位关于×××的请示》（×报〔××××〕×号）收悉。现批复如下：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿。发文机关：成文日期：

×××××××××××××年×月×日

六、会议纪要

（一）会议纪要的含义

会议纪要是经过整理的会议要点，是用于记载和传达会议精神、情况及议定事项的公文。

会议纪要的使用范围较为宽泛，是机关、团体、企事业单位记载和传达会议精神、情况及议定事项使用的文种。《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》《中国人民解放军机关公文处理条例》《人大机关公文处理办法》（试行）《人民法院公文处理办法》《最高人民检察院机关公文处理规定》等法规性文件都将会议纪要列为法定文种。

（二）会议纪要的特点

1、纪实性

会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，它是对会议基本情况的纪实。要求忠实反映会议的基本情况，传达会议议定的事项和形成的决议。会议纪要的纪实性使其具有资料文献价值和凭证作用。

2、提要性

会议纪要的提要性，是指会议纪要将会议精神和情况进行综合、概括，重点说明会议的主要参加者，基本议程，与会者的主要观点，达成的共识，形成的决定或决议等。

3、指导性

会议纪要具有指导工作的作用，要传达会议情况、会议精神，要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。

4、知照性

会议纪要的知照性，是指通过记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项，综合概括性地反映会议的基本精神，以便与会单位统一认识，在会后贯彻落实。

（三）会议纪要的结构

1、标题：

按照《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》（BG/T9704—1999）的规定：会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。会议纪要的标题多是以会议名称、文种两个要素构成。如《国务院扶贫开发领导小组第一次全体会议纪要》等。

2、正文部分

开头：概括交代记述会议的基本情况，包括召开会议的时间、地点、会议名称、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。介绍会议的基本情况，要详略得当。然后，可用“会议纪要如下：”或“会议经过讨论，议定以下意见：”等过渡语句转入主体部分。

主体：集中反应会议的主要精神、会议议定的事项、会上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等。可以分条列项，加小标题或题号；也可以用“会议认为”“会议指出”“会议提出”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。

结尾：会议纪要的结束语，比较简短，或提出希望、号召，或强调意义，或提出要求。有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文自然结束。

3、落

款

会议纪要由会议主持机关撰写,可以在最后署机关名称，也可以只在正文中写出主持机关，不另外署名。

会议纪要的成文日期一般加括号标写于标题之下正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在正文之后的。

《国家行政机关公文处理办法》和《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》（BG/T9704—1999）都有“会议纪要不加盖印章”的规定。

要点标题：标识成文日期：主送机关：正文：概况—————：模板××××会议纪要（×××年×月×日）时间、地点、名称、主持人、主要出席人、主要议程、讨论的主要问题等，过渡语句（会议决定如下）：事项

一、＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

二、＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

三、＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿结束语发文机关：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿。××××××××

第三节

公文的写作过程

一、公文的构成要素

材料——文章的“血肉”

主题——文章的“灵魂”

结构——文章的“骨架”

语言——文章的“细胞”

二、公文的材料

材料是形成观点的基础，是表现观点的支柱，材料的使用要点：

（一）材料要点面结合：既有综合概括性的数据和概况，又有具体深入的事例的典型情节。

（二）材料之间要有较强的逻辑关系：各部分、各类、各个材料以主题为核心，综合说明总体情况。

（三）材料要处理好详略关系：最切题的材料、最典型的材料、最新的材料要详细；反之则略。

三、公文的主题

（一）公文主题“三要素”：中心思想、原委背景、行文目的。

（二）公文的主题主要来自于三个方面：单位领导、工作实践、文件文献。

四、公文的结构

（一）公文的结构方式具有程式化的特点：

“五个要素——三个部分”

（二）五个要素：

1、依据——公文制作的原由、背景、政策、理论、法规等；

2、目的——公文达到什么意图；

3、文种承启语——以文种为动词的过渡性语言；

4、事项——公文的具体内容，是公文的重点；

5、要求——提出希望、要求。

（三）三个部分：前言；主体；结尾。

公文五要素范例： 各单位：

袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。①(依据)为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培目的养青少年热爱科学、勇于进取的精神，②(目的)省人民政府决定：③(文种承启语)

（一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元；

„„④(内容)

希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。⑤(要求)

五、公文的语言

（一）特点：简明、准确、庄重、规范。

1、用书面语

书面语尤其能够形成庄重、规范的特点。例：

2、用文言词语的保留用法

是书面语体形成的重要因素，达到语言精练的效果，形成简明、庄重、规范的语言特色。如：收悉、惠允

3、用专业术语

由于其特定的内涵规定，大大地增强了准确性。

例：不规范语言范例

口语：改革开放后，农民的钱包一年比一年胀，日子越过越好，就像吃甘蔗由尾吃到头越吃越甜

公文：“改革开放后，农民的收入年年增加，生活越过越幸福。”

（二）常用公文开端用语

为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。

（三）常用公文结尾用语

上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告； 以上报告，请批转；以上报告，请审核。

平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此证明；尚望函复。

下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复；为„„而努力；„„现予公布。

六、公文写作 “20字诀”

符合政令

行文周严

格式规范

遵守规则

表述精当

第四篇：公文行文格式要求

格式要求

页边距：上3.5cm，下2.5cm，左2.8cm，右2.8cm 标题：方正小标宋简体，二号字 副标题：楷体_GB2312，三号字

正文：仿宋_GB2312, 三号字，数字及字母字体为新罗马3号Times New Roman 正文一级标题：黑体三号字 正文二级标题：楷体_GB2312三号字 正文三级标题：仿宋_GB2312三号字，加粗 行间距：固定值27-29磅，段前段后间距为0行 页码：外侧（样式：— 1 —）大小：半角宋体四号字 文号：例，城中政发„2015‟1号，上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。（“„‟”此符号如用搜狗输入法可直接输入“v1”进行快捷符号选择，勿使用“[ ]” “【 】”这两个符号。）

落款：单位名称右空两个字符，日期右空四个字符。（注：需要套红头的文件可不落单位名称，不套红头的文件需要落单位名称。）

附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件

名称的首字对齐。

版记：红头文件需要有版记，版记必须放在偶数页，印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

抄送：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

政办、政发公开方式黑体三号 政报需要写联系人，写在版记之上。

第五篇：公文行文规则

公文行文规则 1目的

规范公文种类、发文类别、公文格式、行文规则等公文处理工作，提高公文效用。2范围

适用于公司公文行文的规范管理。3术语和定义

本公司所称的公文：指公司在经营管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书（不含签报），是公司开展业务和管理活动的重要工具。4职责和权限 4.1公司办公室

负责起草公司有关公文管理的规章制度，指导和管理公司的行文规范工作。4.2公司各部门

负责本部门公文行文规范管理工作。5工作程序

5.1公文种类及其适应范围：

1）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出的安排，嘉奖和处分有关单位或人员；变更或撤销部门不适当的决定。

2）通知：适用于传达落实党中央、国务院、上级单位和主管部门会议、文件、指示精神；发布规章制度；转发上级单位、同级单位

和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文；传达要求下级机构办理和需要周知、执行的事项；任免干部。

3）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。4）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复上级单位和主管部门的询问。

5）请示：适用于向上级单位和主管部门的请求指示、批准。6）批复：适用于答复下级单位的请示事项。

7）意见：适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。

8）函：适用于无隶属关系的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关部门请求批准和答复审批事项等。

9）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。5.2公文类别及适用范围

以公司名义的正式发文：包括行政类、党务类发文字号。5.2.1行政类发文

1）金交所发：适用于传达党中央、国务院及上级单位和主管部门的会议、文件精神，公司重大决策和部署全系统工作等的重要文件。

2）金交所函：适用于向无隶属关系的单位，通报、商洽、询问、答复有关事项。

3）金交所报：适用于向上级单位和主管部门请求指示、批准，汇报工作，反映情况，陈述问题，提出建议或答复上级单位和主管部门询问等文件。

4）金交所任：适用于干部任免和聘用。5）金交所复：适用于答复下级单位请示事项。

6）金交所办发：作为公司发文的补充，适用于日常业务和管理活动的文件。5.2.2党务类发文

1）金交所党发：用于公司党委重要发文。2）金交所党办：用于公司党委一般发文。

3）金交所党：用于上行文，公司党委向上级党组织请求指示（包括干部任免请示）、报告工作和反映情况。

4）金交所党任：用于公司系统党内人事任免。5）金交所纪发：适用于公司纪委发文。6）金交所工：适用于工会委员会发文。7）金交所团：适用于公司团委发文。5.3公文格式

5.3.1公司公文由发文单位、发文种类、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、发文日期、主题词、抄送单位、本公司发送部门、校对和时间等部分组成。

5.3.2发文单位：应使用全称或规范化简称；联合发文，应将主办单位排列在前。

5.3.3公文密级：涉及国家秘密和公司商业秘密的公文应根据《保密工作管理规范》分别标明秘密、机密、绝密等密级，不标明密级的文件视为不涉密文件。

5.3.4紧急公文：应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，紧急程度不标明的文件视为“一般”。

5.3.5发文字号：发文字号包括单位代字、年份、序号。联合发文，只标明主办单位发文字号。发文单位标识下空2行，居中排列；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标公元全称，用方括号“[]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），发文字号之下为一条与版心等宽的红线。

5.3.6公文标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，不要包含公司名称。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题居于红线下适当位置，字体用二号宋体字。如标题字过多也可用三号黑体字。标题呈倒梯形排列，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

5.3.7主送单位：主送单位即公文的主要受理单位，主送机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。

5.3.8公文字体：除标题外，发文字号、主送单位、正文、附注、落款年月日、抄报送单位、内部发送、印发机关和印发时间等文字使用3号仿宋字体。正文中如插入图表或其他文字等，字体字号可自行设定，但要搭配美观得体。

5.3.9公文正文：正文为公文的主体，包括事由、要求、建议和措施等。

5.3.10附件：公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件如有序号使用大写数码（如附件：“

一、XXXX”）；

附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”（或带序号）。

5.3.11印章：公文除会议纪要外，应当加盖印章。公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。联合发文，发文单位都应当盖章，联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。当公文排版后所剩余空白处不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距或正文字数等措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

5.3.12成文日期：成文日期以签发人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位负责人的签发日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写成“O”。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

5.3.13主题词：公文应标注主题词。主题词是用于文件的分类和检索的标识符号，由类别词、类属词和文种词三部分组成。主题词应按照《公司常用公文主题词表》的内容和归档进行标引。上报的公文，应当按照上级单位的要求标注主题词。主题词一般不超过四个。5.3.14抄送单位：抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，并按上级、平级和下级的次序排列。抄送单位左空1字，后标全角冒号；抄送机关用顿号

或逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。

5.3.15 内部发送：位于抄送单位之下位置，标明在本单位内发送范围。5.3.16 印发单位和印发时间：印发单位左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

5.3.17公文用纸：公文纸一般采用国际标准A4型，左侧装订，每页22－24行，每行26－28个字。

5.3.18 公文结构层次序数：第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“

1、”，第四层为“（1）”，第五层为“a”，第六层为“a)”。5.3.19 公文中的数字：除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

5.3.20 计量单位：应当使用国家法定计量单位。5.4行文规则

5.4.1行文应当确有必要，注重效用。凡可发可不发的公文，可以以电话通知、发电子邮件等方式进行处理。

5.4.2公司各部门不得以部门名义对公司系统外行文，确因工作需要，可以部门名义对公司系统外发送便函。

5.4.3公司发文除有特定发送范围的，均应发送公司领导和办公室。一般性业务工作文件，应根据业务需要发送公司相关部室。5.4.4 根据来文拟办的文稿，必须将来文附在文稿后面，以便审核和存档。6相关文件

6.1《保密工作管理规范》 6.2《公司常用公文主题词表》 7相关记录

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