秘书三级考证号之信息发布会工作流程

第一篇：秘书三级考证号之信息发布会工作流程

新产品信息发布会

信息发布会是一个社会组织直接向新闻界发布有关组织信息，解释组织重大事件而举办的活动。

新产品信息发布会工作的一般程序

1．制定信息发布会会务工作计划

1)会前

为了使会议能有条不紊地进行，秘书必须要对会议做全盘的规划和控制，从时间上来说，按照会前、会中和会后做好预案；从职责上来说，要有明确的分工分组；从内容上来说，主要可分为文稿制作、反馈落实和总体控制3方面。

(1)文稿制作。

① 整理制作信息发布系列产品文字介绍。本公司图文简介内容、产品介绍及已取得的良好社会效果文字介绍。

② 拟写会议宣传海报。在撰写海报时，要主要能体现海报的要求：图文并茂，文字力求简洁、条目清楚明了。根据内容需要，加上美术图案，色彩和构图要醒目、简洁、明快，具有时代气息和装饰美。尽量使海报的设计有创意，让人感觉耳目一新，以扩大宣传效果。

③ 拟写会议方案。根据所收集到的材料拟订会议议程和日程，并写出完整、详细的会议方案。

④ 拟写领导发言稿和现场演示人员解说词。

⑤ 现场演示活动宣传资料。准备一份简明的说明书，制作电影、录像片。

(2)服务接待。

① 会前事项的联系沟通工作要点。根据公司领导的要求和会议的性质确定时间、地点、规模、与会者、议题、议程、经费预算、生活安排、会务组的组成人员与分工。

② 与各家媒体和相关部门进行沟通，制作并寄发请柬。培训现场演示解说人员。设立接待服务处，准备礼品或纪念品。

③ 会场布置工作要点。秘书要事先按照出席人员的名单安排好座位顺序，并准备好座位卡，放置在会议桌上，以便各人对号入座。座位安排原则是客方坐于主方的右侧，秘书与随行人员各以身份高低坐于主方或主宾旁边。按座位放置参会人员用品，如文具、饮料、水果、餐巾纸、茶杯等必须用品。调试好会议的音响等设备，做好会场的气氛渲染。如果本次会议的气氛是轻松、愉快的，那么在装饰品的选择和条幅及旗帜的选择上都要突出这一气氛。精心做好展示准备工作，如场景的布置、系统仪器的陈列、文字的说明、解说人员的配备等。尽量做到系统功能介绍明确，又不使技术机密外泄。

2)会中

(1)宣传方面。

① 接待各方媒体记者。

② 做好各种会议记录。

(2)服务方面。

① 会议期间的食宿、交通工作。

② 突发事件的处理协调工作。

3)会后

(1)宣传方面。

① 整理会议期间产生的各类记录、发言稿等原始材料，并立卷、归档。

② 正式印发的文件及时印发。

(2)服务方面。

① 做好与会人员的财务结账工作。

② 做好驻地、会场的善后工作。

2．一般信息发布会会务工作流程

1)会前准备

(1)确定信息发布会的主题。信息发布会的主题大致有两类。

① 说明性主题。如企业推出新产品、企业经营方针发生改变等，此时，信息发布会主要是对外宣布决定。

② 解释性主题。如企业产品质量出现了问题，企业出现了重大事故等，此时，信息发布会主要是对所发生的事件进行解释。

(2)选定信息发布会举行的时机。时机选择是否理想对信息发布会的效果有着重要影响。适于举办信息发布会的时机有：公司及产品(服务)已成为公众关注问题的一部分；公司或其成员已成为众矢之的；新产品上市；开始聘用某大腕明星做自己的广告模特或代言人；公司人员重大调整；公司扩大生产规模；公司取得最新纪录的销售业绩，等等。

选定时机时要注意避开节日与假日，避免与重大社会活动相冲突，防止与新闻界的宣传报道重点相冲突。

(3)确定信息发布会举行的地点。可考虑以下地点：本单位所在地；事件发生地；当地著名的宾馆、会议厅等；发布会现场还应考虑交通是否方便，采访条件是否优越，照明设备是否完好、齐备，座位是否够用等。

(4)确定邀请的对象。应根据信息发布会的主题确定邀请对象。

新闻记者是信息发布会的主宾之一，邀请哪些记者参加应根据信息发布会的性质而定。如果是为了扩大影响和知名度，可以多种类、多层次地多邀请记者；如果只是进行宣传解释，则邀请面可小些。此外，广告公司、客户、同行等也是受邀请的对象。要拟订详细的邀请名单，提前7～10天发出邀请，临近开会时还应打电话联系落实。(5)选择信息发布会的主持人和发言人。

信息发布会的主持人大都由主办单位的办公室主任或秘书长、公关部部长担任。

信息发布会的发言人通常由本单位的领导者担任，因领导者对本单位的方针、政策及各方面情况比较了解，所以由他们回答记者的提问更具权威性。

(6)准备会议材料。信息发布会应准备4方面的材料。

① 发言人的发言稿。发言稿既要紧扣主题，又要全面、准确、真实、生动。

② 回答提纲。为使发言人在现场回答问题时表现自如，可事先预测一下记者将要问到的问题，并准备好答案。

③ 报道提纲。可事先将报道重点、有关的数据、资料编印出来，作为记者采访报道的参考资料。

④ 其他辅助材料。如图片、实物、模型、录像、光盘等，目的是增强发言人的讲话效果，加深与会者对会议主题的认识和理解。

(7)预算会议所需费用。根据信息发布会的规格和规模做出可行的经费预算。费用项目一般有：场地、会场布置、印刷品、茶点、礼品、文书用品、音响器材、邮费、电话费、交通费等。需要用餐时还应加上餐费。

(8)其他准备工作。如会场的布置、音响设备的调试、礼品的准备、座次的安排、工作人员胸卡的制作以及与会人员的仪态举止训练等。

2)会中工作

(1)签到。

(2)分发会议资料。应发给每位来宾一个事先准备好的资料袋，其中有信息发布稿、技术性说明(必要时发放)、主持人的传略材料和照片以及会上要展示的产品或模型的照片。

(3)宣布会议开始。会议开始时，主持人应简要说明召集会议的目的、所要发布的信息或事件发生的背景和经过等。

(4)发言人讲话。

(5)回答客户、记者等与会者的提问。

(6)接受重点采访。

3)会后工作

发布会结束后，应在一定时间内对其进行一次认真的评估。

3．重要的信息发布会会务工作流程

1)宣传资料的撰写

如产品成功案例介绍。

2)主持人相关事宜

(1)主持人人选。

会议主持人是会议进行中的一个核心角色，他应该能够有效地控制会议的进度和会场上的气氛，并得到大多数与会者的认可。一个合适的优秀的会议主持人可以挽救一场濒临崩溃的会议，同样，一个错位的会议主持人则可能会断送一场原本可以取得高效的会议。所以在选择会议主持人时必须相当谨慎小心。

(2)主持人的职责。

会议主持人是作为会议主体的代表对会议活动的整个过程担任主要指导责任，进行全面组织和对会议进程实施有效控制的人，会议主持人的职责就是根据会议的性质、目的和要求，按会议议程规定的内容，承担起组织与会人员、完成会议规定的任务，实现会议目标的责任。

(3)会议主持的方法。

会议主持的方法是指会议主持人在主持会议的过程中，为使会议尽快地达到预期的目的、更迅速地取得成果而使用的一些特定的技巧，其中包括如何优化会议时间和会议议题的技巧；如何合理控制会议节奏的技巧；如何使与会者充分发表意见的技巧；如何激发与会者创造性思维的技巧；如何改变会议沉默现象的技巧；如何向与会者提问的技巧等。会议技巧是专门为会议活动而设计并专门用于会议活动的技能，是管理科学、行为科学和领导艺术在会议活动中的具体运用，使会议的形式、过程与会议目标之间形成一种最佳的时空组合，使会议在规定的有限的时间内取得最有成效的成果。

(4)有效控制会议的进程。

① 控制会议进程的要点。在会议进行过程中，作为会议主持人，要合理地控制会议节奏，提高会议效率，就要对以下3个方面给予特别的关注：为会议规定节奏，为会议创造节奏，灵活、合理地调整会议节奏。

② 控制会议进程的技巧。会议进程控制是一项重要的管理艺术，它需要依照会议规则进行，同时又需要根据不断变化着的情况灵活地采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，解决各种随机性问题。为此，就需要会议主持人掌握一定的控制技巧。下面就针对会议主持人的控制技巧做详细的探讨。

(5)主持人的语言艺术。

主持会议的语言表达作为一种语言表达活动，除与其他语言场合表达活动有相同之处外，又有独立的形式及自身的特点。

1．新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式，也是一种传播信息，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。

2．新闻发布会大致有发布某一消息、说明某一活动、解释某一事件等类型。编辑推荐：

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3．新闻发布会十分强调礼仪规范，其核心是诚，真诚地面对新闻记者，坦城的公布与组织机构相关的信息。

4．新闻发布会的程序

宣布开始→发布新闻或消息→答记者问→宣布结束→提示会后安排

5、准备工作如下：（1）确定被邀请记者的范周

该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。如事件涉及全国，则要邀请全国性新闻单位的记者出席；如事件的影响只限于本地，则邀请当地新闻单位的记者；如事件涉及到专门业务，就需邀请专业新闻单位的记者。一般说来，邀请记者的覆盖面要广，各方新闻机构都应照顾到，不仅要有报纸、杂志记者，还要有电台和电视台的记者；不仅要有文字记者，还应有摄影记者。

（2）确定时间和场所

确定记者招待会的日期，一是要及时，当新产品、新政策出台前夕及时举行，或组织单位受到指责、误解时及时举行，以便澄清真相，挽回影响；二是日期应当避开重大会议、社会活动，如全国人民代表大会会议期间、奥运会期间、新闻界和公众的注意力集中于它们，作为一个一般的社会组织相比之下居次要地位，不易被公众广泛接受。记者招待会在何处举行，要根据会议的主题来确定，如果是一般情况，可以在本组织单位的会议室、接待室举行或租用宾馆、招待所、或赴外地举行；如果是希望造成全国性影响的，则可以赴首都或大都市租用场地举行。

（3）确定主持人和发言人

出于记者的职业要求和习惯，他们大都提出一些尖锐深刻甚至让人下不了台的问题，这对主持人和发言人都提出了很高的要求。记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等主持。主持人负责介绍主题及基本情况，其措词讲究典雅面有力，风趣而不失庄重。发言人由单位决策层人物担任，要求熟悉全面情况、头脑机敏、有较高文化修养和风度、语言表达能力答的特殊会议。

（4）准备发言材料和布置会场

为了使参加会议的记者们对举办单位所传递的信息或所解决的问题能够理解深刻，并给予充分的肯定，负责招待会的秘书部门一定要准备好必要的资料。资料应包括会议程序、领导人的发言材料，送给记者的有关资料、单位对问题的理解、认识和感受等方面的文字资料。

会议要选择交通便利、安静而无噪音，有电话等电讯设备的地方。会议桌可以围成圆形，使气氛显得和谐，宾主平等。如果是大中型的记者招待会，可使用长方形的桌子，并分别标明“记者席”、“主持人席”、“工作人员席”，主持人和工作人员应佩带写明姓名的胸牌。主持人、发言人还应设置标明职务的姓名牌，以便记者识别。如邀请的记者多，还可排定座次顺序，分清主次，注意照顾有代表性的新闻单位的记者，避免出现混乱和不愉

快。准备好录音、录像设备、文具用品、饮料茶水等。（5）制作经费预算

费用应根据所举行记者招待会的规格和规模做出可行的经费预算。其费用项目一般有租场费、印刷费、会场布置费、茶点费、礼品费、文具费、邮费、电话费、交通费等。

（6）组织会议

秘书部门的负责人如担任主持人，其职责是把握会议的主题，别使大家离题太远，发言人讲完后，主持人要引导记者踊跃提问，遇到冷场时，可用轻松、幽默的语言活跃气氛，提高记者们提问的兴趣和勇气；遇到记者竞相提问时，应控制提问时间，避免提重复的问题，以提高会议效率。记者招待会的时间一般控制在二小时之内。

（7）参观活动安排 如有条件，记者招待会前后可以配合招待会主题组织记者进行参观活动，如观看设施、实物、成果展览、模型、图片等给记者创造实地采访、摄影、录像的机会，增加记者对会议主题的感性认识。

（8）小型宴请安排

如果必要，可以在招待会或参观活动后，邀请记者参加午餐或晚餐，以进一步进行沟通。

（9）收集有关新闻报道

记者招待会举行后的一段日子里，秘书要注意搜集到会记者采写、刊发的各类新闻稿件，分门别类地登记、分析，以便检验会议的效果。对参加会议而未发布新闻的记者，也应礼貌地询问原因，便于日后改进工作。新闻发布会流程

一、确定新闻发布会日期、地点、新闻点等。

注意事项：与希望发布事件日期相配合，促进自身对外宣传，挖掘新闻点、制造新闻效应、注意避免与重大新闻事件撞车。该步骤应在正式新闻发布会前２０天完成，最迟１５天，并在邀请函发布前预定会场，否则会影响下一步工作。

二、确定组织者与参与人员，包括广告公司、领导、客户、同行、媒体记者等，与新闻发布会承办者协调规模与价格，签定合同，拟订详细邀请名单、会议议程、时间表、发布会现场布置方案等。

注意事项：该步骤主要由主办者提出要求，承办者具体负责。

三、按照邀请名单，分工合作发送邀请函和请柬，确保重要人员不因自身安排不周而缺席发布会。回收确认信息，制定参会详细名单，以便下一步安排。

注意事项：该步骤一定要计划周密，有专人负责，适当放大邀请名单，对重要人物实施公关和追踪，并预备备用方案，确保新闻发布会参与人的数量和质量。

四、购买礼品，选聘主持人、礼仪人员和接待人员，并进行培训和预演。设计背板，布置会场，充分考虑每一个细节，比如音响和放映设备、领导的发言稿、新闻通稿、现场的音乐选择、会议间隙时间的余兴安排等。

五、正式发布会前提前一到两个小时，检查一切准备工作是否就绪，将会议议程精确到分钟，并制定意外情况补救措施。

六、按计划开始发布会。发布会程序通常为来宾签到、贵宾接待、主持人宣布发布会开始和会议议程、按会议议程进行、会后聚餐交流、有特别公关需求的人员的个别活动。

七、监控媒体发布情况，整理发布会音像资料、收集会议剪报，制作发布会成果资料集（包括来宾名单、联系方式整理，发布会各媒体报道资料集，发布会总结报告等），作为企业市场部资料保存，并可在此基础上制作相应的宣传资料。

八、评测新闻发布会效果，收集反馈信息，总结经验。

如何策划新闻发布会

选择举办时机

作为企业与新闻界建立和保持联系的一种比较正式的形式，与向新闻界提供新闻稿来比较，召开新闻发布会不仅具有更为隆重，更高规格的特点，更重要的是记者可以在会上就自己感性趣的问题和自认为最佳的角度进行采访，也可以促使双方的联系和合作更加紧密和默契。那么如何选择新闻发布会的举办时机呢？

新闻的由头

某一消息是否有新闻价值是新闻发布会召开之前必须要确认的，此新闻为什么在现在必须发布，其紧迫性应当确认，不要将无新闻价值的东西硬拉上新闻发布会。通常而言，企业新闻发布会的由头有以下几种：新产品开发、企业经营方针的改变、企业首脑或高级管理人员的变更、新工厂的上马或旧工厂的扩建、企业合并、企业创立周年纪念日、企业的产品获奖、与企业相关的重大责任事故的发生等。避免与社会重大活动的时间冲突 新闻发布会应选择合适的日期，避免与一些社会上重大的活动和纪念日相冲突。记者们大都是大忙人，他们没有分身术，不要使所邀请的记者因公务繁忙而无法脱身，影响发布会的效果。

作好新闻发布会在某日的具体时间安排

新闻发布会一般选在上午10点或下午3点为佳，这样有利于方便记者到会，一般的新闻发布会，正式发言时间不超过1小时，应留有时间让记者提问，发布会后，一般为记者准备工作餐，最好的形式是自助，搞自助餐的目的在于给记者提供交流和对企业领导人进行深入采访的机会。确定好具体时间后，要提前1—2周向记者发出书面邀请，让记者充分安排好时间。并非所有记者都能到会，因此，为使新闻发布会圆满成功，最好在邀请函上附一回执。

举办地点安排

在举办新闻发布会时，应考虑安排适合的地点，作好这项工作，需从以下两个方面入手：

会场选址 新闻发布会的选址与所要发布的新闻性质相融洽，同时，要考虑到交通方便、新闻发布的硬件等因素，如电话、传真、打字、照明设备等。通常企业的新闻发布会在宾馆或新闻中心等地举行，主要是考虑到上述要求。

会场布置 选定发布会会址以后，还要注意会场的环境布置，气温、灯光、噪音等等问题要考虑周全，千万要选一个富于时代感的公关设计人员来布置会场，使会场既体现企业精神，又使记者及其他来宾产生宾至如归的感觉。会场应设有记者或来宾签到处，签到处最好设在入口或入场通道处。会场座次安排要分清主次，特别是有贵宾到会的情况下。在每个记者席上准备有关资料，供记者们深入细致地了解所发消息的全部内容。

工作人员选择 确定会议的主持人和主要发言人，主持人的作用在于把握主题范围，掌握会议进程，控制会场气氛，促成会议的顺利进行。此外在必要时还承担着消除过分紧张的气氛，化解对立情绪、打破僵局等特殊任务；

确定材料准备人员 主要发言人要透彻地掌握本企业的总体状况及各项方针政策，面对新闻记者的各种提问，需要头脑冷静，思维清晰，反应灵敏，具有很强的语言表达能力，措辞精确，语言精练、流畅，发表的意见具有权威性，主要发言人一般由企业主要负责人或部门负责人担任。

选择发布会现场服务人员 现场服务人员要严格挑选，从外貌到自身的修养均要合格，并注意服务人员的性别比例，以便发挥“异性效益”。服务人员的主要工作有如下几点：

（1）安排与会者签到

（2）引导与会者入坐

（3）准备好必要的视听设备

（4）分发宣传材料和礼品

（5）安排好餐饮工作

（6）安排一名摄影师专门拍摄会场情况，以备将来宣传和纪念之用。如何委婉拒答 在发布会上，应该是有问必答。但有些问题是不便回答的，在这种情况下，主要发言人就应采取适当的方式委婉地拒绝回答。以下几点技巧可做参考：

李代桃僵

古代典故，指用桃李共患难来比喻兄弟相爱、相助，后被人引申为互相顶替的意思，当对方提的问题不便回答时，就可以采用此法。

避正答偏

故意避开正题，而将话题引向一些细节，让对方自己去揣摩话中的含义。

诱导否定

在记者提出问题后，不马上回答，先讲一点理由，提出一些条件或反问一个问题，诱使对方自我否定，自动放弃原来提出的问题。

回以自解

有些时候，对方的提问是明知故问，想借你的口来证明一点什么，这时可以用回以自解的方法来回答，将皮球踢回对方，不受以柄。

幽默诙谐

这是指在对方提出问题后，机智地以诙谐幽默的话题作为遮掩，避开对实质性问题的回答，幽默诙谐既能巧妙地避开难题，又不至于伤害提问者的感情。

如果你作到了以上几点，那么，你的新闻发布会必将会得到预期的满意效果。

网上公关

公共关系是企业开展营销活动的重要内容。网络是一种大众媒体，自然也存在着公共关系。网络公共关系主要涉及两个方面，一是对公司信息的主动传播，二是对网络舆论的分析和监控。

网络新闻公告

网络新闻公告在拓展公共关系方面可以发挥重要作用。企业在网上发布新闻公告时，应该注意以下几点：

1．新闻的即时性

网络媒体比较传统媒体的一大优势就是网络媒体的即时性。如果企业希望以尽快的速度传播某一事件，最好的方式就是将新闻公告不仅在Web上发布，还要投递到新闻界去，这样才能达到应有的效果。

2．传统媒体和网络媒体相配合如果人们能同时在传统媒体和网络媒体上都看到同一条新闻，将会大大加深企业在公众中的印象。所以，公司站点上的新闻公告应该易于搜索。比如，企业可在站点上设置一个明显的链接，然后把新闻公告发布到相应的网页。

3．建立广泛的网络媒体联络

当公司有新产品或新服务出台时，最好能及时发送一些消息给那些希望发布此信息的网络媒体。企业可建立用户邮件列表，或通过网站邮件列表收集对本企业产品感兴趣的用户的邮件地址，并及时向其发布企业的最新动态。

4．加入其他公司的链接

企业的网上新闻公告中应该包括商业伙伴、客户等信息，还可在公告中加入指向他们的链接。虽然这可能会转移一部分浏览者的注意力，但它也会从一定程度上提升企业形象。

网络舆论

现代社会生活中，舆论具有很重要的地位。企业公关工作的一个基本方面就是分析舆论，有目的地推行自己的公关关系计划，去创造良好的社会舆论氛围，使企业在公众中树立良好的形象。

----网络舆论也是企业拓展公共关系时不可忽视的重要方面。网络为舆论的传播提供了便利的途径。借助网络，舆论可以突破时间和空间上的障碍，使得各方面的意见及时、广泛、深入地进行交换。

对于网络舆论的威力，大名鼎鼎的Intel公司深有体会。1994年冬，某个大学的使用者在尝试用奔腾计算机进行一些浮点数学运算时，发现总会出现一些错误。他通过 Usenet新闻组请别人重复他的测试过程，结果相同。这个实验肯定了错误的产生是由于奔腾芯片在设计上存在缺陷。于是，用户们向Intel提出了质疑。Intel起初并没有介意这回事，只是在问题逐渐严重，用户的反应越来越激烈之后，他们才慢慢认识到了问题的严重性以及这一事件对公司整体形象的影响。最后，Intel 不得不回收并替换所有已售出的奔腾芯片。此事不仅令Intel公司蒙受巨额损失，就连一向为公众津津乐道的企业形象也严重受损。

因此，忽视新闻组上的公众舆论会给您带来危险，特别是当这种舆论意见具有现实意义时。比如在上述事件中，当有人在新闻组上发表对奔腾错误的见解时，Intel却未及时发表任何公开声明。几天内，这种意见就在其他新闻组上传播开来。此后，尽管时任Intel公司总裁Andrew Grove连续几周在网上撰文，承认出现了一些问题，但已于事无补。

这次事件也让Intel公司对网络舆论不敢再有丝毫马虎。1997年，当网上出现关于奔腾二代和奔腾Pro信息处理器上的病毒的报道时，Intel的代表立即在新闻组上做出了反应，从而避免了重蹈覆辙。

目前，国内的新闻组虽然应用范围有限，但在各种形式的讨论组和BBS中，用户参与程度都是较高的。在那里，各种各样的信息总是被迅速传播。比如对有关讨论微软 “维纳斯计划”的文章，笔者最早就是从网上看到的。

因此，为有效地通过讨论组回应用户关心的问题和发布企业信息，企业应时刻关注网络舆论的走向，避免一些负面效果，同时也可以从中及时了解客户关心的问题。

互联网作为一种大众媒体，带来了新的信息传播方式。关注网上信息的传播和舆论导向，是网络时代企业公关工作面临的新课题。

幽默诙谐

这是指在对方提出问题后，机智地以诙谐幽默的话题作为遮掩，避开对实质性问题的回答，幽默诙谐既能巧妙地避开难题，又不至于伤害提问者的感情。

如果你作到了以上几点，那么，你的新闻发布会必将会得到预期的满意效果。

第二篇：秘书三级考证文书拟写试题

秘书执业资格三级考试复习试题

一、判断题(共10分)1.行政公文由眉首和主体两部分组成。()2.发文字号由发文机关代字、发文组成。()3.主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。()4.公文办理的核心是承办。()5.签发是指机关领导人对文稿的最后审查。()6.公文一般要求一文一事，以便于分送和处理。()7.成文日期的位置可以是文尾标注，也可以是题下标注。()8.消息中的背景一般放在文章的结尾部分。（）9.揭露问题研究调查报告是一种专业性、业务性很强的调查报告，其目的是揭露某一领域的某些问题或某一现象。（）

10.通讯是新闻体裁中以叙述为主,并以多种手法如描写、抒情、议论等来反映生活实践中各种人或事的报道样式。（）

11.事件通讯在结构上可以纵向来写,也可以横向来写。（）

12.招标书与投标书都有一定的写作规范，其中招标书必须写上抬头，而投标书则不一定写上抬头。（）

13.起拆状的核心内容包括事实与理由。（）14.拟写通告、公告时必须注明主送机关。（）

15.内容针对性强、语言平易通俗、交流具有互动性是讲话稿的特点。（）

二、单项选择（共25分）

16、多级上行文（）

A、只有在少数特殊情况下才可以采用 B、是上行文最基本的行文方式 C、是上行文一般使用的行文方式

D、只有在少数十分特殊必要的情况才可以采用

17、具有决策性和制约性的公文是()。A、决定 B、批复 C、通告 D、通报

18、通用文书中指挥性文书有（）A、命令、指示、决定、条例等 B、命令、指示、决定、批复等 C、命令、指示、决定、规定 D、命令、批示、决定、办法等

19、通用文书中周知类决定的特点是重在（）A、执行 B、要求 C、说明 D、宣告

20、通用文书中指示的正文一般包括三个组成部分（）A、批示的根据、指示事项、执行要求 B、指示的缘由、指示事项、执行要求 C、指示的缘由、执行方法、执行要求 D、指示的缘由、指示事项、完成日期

21、批复按其使用方法可以分为：()。

A．告知性批复和法规性批复 B．法规性批复和指示性批复 C．指示性批复和表态性批复 D．表态性批复和指挥性批复

22、通报按其用法分为()。

A．典型通报、批评性通报、情况通报 B．典型通报、表彰性通报、情况通报 C.表彰性通报、批评性通报、情况通报 D．典型通报、处理通报、情况通报

23、简报期号的左下方是()。A．印发日期 B．印发份数 C．印制单位 D．编发单位名称

24、标引公文主题词的操作程序是()。A.审读文稿、分析主题、查表选词、标引 B．分析主题、审读文稿、查表选词、标引 C．审读文稿、查表选词、分析主题、标引 D．分析主题、查表选词、审读文稿、标引

25、简报名称的正下方是简报的（）A、编发单位 B、印发日期 C、顺序期号 D、印发份数

26、文书式计划一般是由（）组成 A、两部分 B、三部分 C、四部分 D、五部分

27、会议简报的交流性和指导性决定了简报的（）特点 A、快 B、新 C、实 D、短

28.下列要素不属于公文主体的是（）。A.主送机关 B.公文标题 C.签发人 D.签署

29.发文机关标识由发文机关全称或（）后面加“文件”组成。A.统称 B.简称

C.规范化简称 D.称谓

30.红色反线的作用是把（）与主体部分隔开。A.眉首

B.发文机关标识

C.发文字号 D.版记

31.文稿审核是文稿()前的最后一道文字工序。A、签发 B、复核 C、缮印 D、分发

32、下列表述不正确的是（）。

A、从宣布事项的重要性看，公告重于通告B、从使用范围看，通告大于公告 C、通告的制发者是各级机关、企事业单位、社会团体 D、公告由国家行政机关或权力机关发布

33、下列不可以作为述职报告称谓的是（）。A、各位领导 B、董事会C、各位来宾 D、组织人事部

34、下列正确的承办流程是（）。

A.签收→拆封→登记→拟办→批办→分发→承办→催办→办复 B.签收→登记→拆封→拟办→分发→催办→承办→办复 C.签收→拆封→拟办→登记→分发→承办→催办→办复

D.签收→拆封→拟办→登记→分发→承办→催办→办复→批办

35、投标书是提供给招标人的备选（）的文本。

A标函 B方案 C说明 D公告 36.讲话稿具有（B）等特点。A.指导性、灵活性、鼓动性 B.指导性、灵活性、明确性 C.指导性、宣传性、明确性 D.指导性、灵活性、宣传性

37.下列不属于招标书特点的是（）。A.约定性 B.竞争性 C.严肃性 D.时效性

38.（）是调查报告的特点之一。A.标题灵活 B.政策性强 C.结构严谨

D.对调查的依赖性

39.拟写规章制度讲究形式上的层次级别，按条款列序从大到小依次为（）。A.编、节、目、条、款、项 B.章、节、目、条、项款

C.编、章、节、条、目、项、款 D.编、章、节、目、条、款、项

40.下列关于合同、意向书和协议书的异同，不正确的表述是是（）

A.意向书一般为实质性谈判之前的原则性、意愿性的文书、允许对内容进行变动。B.意向书与协议书所能反映的活动领域比合同狭窄,涉及的范围小得多 C.合同与意向书、协议书都属契约性文书

D.协议书与合同作为正式签订的文件,其法律效力等同的

三、不定项选择题（每题1分，共60分。错选、少选、多选，该题不得分）

41.根据会议或听众聚会的目的，做与特定工作内容相关的工作分析并提出要求，这一类讲话稿属于（）讲话稿。

A.宣传性 B.政策性 C.业务性 D.工作性

42.起诉状的正文部分主要包括（）A.请求事项 B.理由 C.事实

D.请求事项、事实和理由 43.贺信一般()。A.篇幅比较简短 B．感情充沛，文字明快C．可以直接发给对方 D．可以登报、广播

44．报核是简报的主体部分，由()组成。A．标题 B．正文

C．作者或出处 D．印发日期

45、受双重领导的单位向上级行文（）

A、应根据内容写明主报单位和抄报单位

B、向上级的请示不要同时向下级抄送

C、接受抄送件的单位，不应再向其它单位抄送

D、可以请求抄报单位与主报单位共同解决所请示的问题

47、计划也有别称，如（）

A、××要点

B、××规划

C、××办法

D、××方案

48、下面属于国家行政机关公文的是（）。

A通知、决定、报告、会议纪要

B通知、决定、调查报告、会议记录 C 通知、决议、调查报告、会议纪要D通知、决定、报告、会议记录

49、通知适用于在一定范围内公布应当遵守或者（）的事项。（A）执行

（B）实施（C）照办

（D）周知 50、意见是对重要问题提出见解和（）公文。

（A）方案

（B）处理办法（C）措施

（D）办法

51、通知的适用范围包括（）。

（A）批转公文

（B）转发公文（C）传达事项

（D）办法

52、批复适用于答复下级机关的（）。

（A）请示事项

（B）报告事项（C）指示事项

（D）通知事项

53、文章的四要素是：材料、主题、结构和（）。（A）照应

（B）段落（C）过渡

（D）语言

54、通报适用于（）。

（A）发布情报

（B）表彰先进

（C）批评错误

（D）传达重要精神或者情况

55、计划的结构可分为表格式与（）。

（A）文章式

（B）文件式（C）公文式

（D）概括式

56、市场调查报告按目的、内容分，有（）。

（A）情况调查报告

（B）事件调查报告（C）问题调查报告

（D）专题怀调查报告

57、述职报告的特点是（）。

（A）个人性

（B）真实性（C）创新性

（D）通俗性

58、批复的正文应有（）。

（A）批复引语

（B）批复标题（C）针对请示事项的答复

（D）结束语 59．常见的通讯有四种类型，是（）A.工作通讯 B.企业通讯 C.人物通讯 D.概貌通讯 E.事件通讯

60、调查报告按其性质不同,或划分为（）A.总结经验调查报告 B.反映情况调查报告 C.科学研究调查报告 D.揭露弊端调查报告 E.问题研究调查报告

61.从秘书工作出发,讲话稿按其内容不同,可分为（）A.礼仪性讲话稿 B.综合性讲话稿 C.业务性讲话稿 D.政策性讲话稿 E.政治性讲话稿

62．公文中一般用作经办用语的词语有（）。

A．印发 B．拟定 C．收悉 D．兹经

63．公文结构的总体要求是()。

A．自然 B．统一 c．严谨 D．完整

64．只用于上行文的要素是()。

A．主题词 B．签发人标志

C．附件说明 D．公文版头

65．一般需加盖公章的文种是()。

A．会议纪要 B．报告 C．函 D．批复

66．“市场调查报告”的主体部分应包括()。

A．建议部分 B．情况部分 C．回顾部分 D．预测部分

67．“计划”应特别强调其（）。

A．简略性 B．严肃性 C．针对性 D．预见性

68.用于行政管理的“命令”，其发布权限属于（）Ａ.地方各级人民政府

B.党、政、军各机关

C.国务院及其各部门

D.国家大型企、军事单位

69.以下所列不属于核稿要求注意事项的是（）A.要求格式规范,文体正确,结构完整

B.行文方向是否正确,有无多头主送、滥抄滥报，违制越级行为现象 C.实践中拟稿与核稿是不可逆的过程

D.公文是否经一定会议计论通过，是否需上报并获批准 70.通告与通知的相同处在于（）

A.告知范围相同

B.都是下行文

C.行文渠道相同

D.划等号式相同

71.《关于查禁赌博的通告》显然应具备（）A.较强的时效性

B.教育性,以引起人们警觉和注意

C.知照性,用于公布需要人们周知的事项 D.被动性

72.报告可以分为（）A.工作报告 B.情况报告 C.调查报告 D.报送报告

74.关于报告，说法错误的是（）

A.报各可以分为工作报告、总结报告、调查报告和答复询问的报告

B.报告是下级机关向上级机关反馈信息、沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式，因此，为各机关普遍经常使用

C.报告以议论为主要表达方式，例如撰写总结报告

D.报告与请求不能结合使用，在报告中不得夹带请求事项 75.合同履行的原则是（）Ａ.依法原则 B.诚实信用原则 C.权利义务相当原则 D.不间断原则

76.计划是（）对未来一定时间内的活动拟订出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。Ａ.个人 B.各级机关 C.社会团体

D.企、事业单位

77在写述职报告时,应注意（）A.语言简洁 B.实事求是 C.突出特点 D.内容详细

78报告的结束语有（）

A.以上报告，请审阅B.特此报告C.以上报告，请批复D.特此报请审批 79、函可以在不相隶属机关之间（）

A.相互商洽工作B.询问和答案问题C.请求批准D.答复审批事项 80.决定是一个常用的公文文种，适用于（）A.对某一重大问题做出部署 B.宣布实施重大强制性行政措施 C.处理重大事故和其他突发性事件 D.宣布重要机构的设置或变动

81．感谢信标题的写法有（）Ａ．以文种作标题

Ｂ．用公文式标题，即：发文机关＋事由＋文种 Ｃ．用双标题，即：正标题＋副标题

D．发文机关+事由+受文机关+文种

82.简报通常可以分为（）

A.工作简报

B.会议简报C.静态简报

D.动态简报 83.下面订货单标题正确的是（）A.《2006年订货单》 B.《明达公司订货单》 C.《电视机订货单》 D.《订货单》

84.产品说明书应具有（）的特点。A.指导性B.简单性C.科学性D.通俗性 85.对述职报告表述准确的是（）。A、述职报告主要是述职者对本单位情况的总结B、述职报告主要是述职者对自己履行岗位职责情况的总结 C、述职报告成功与否，主要取决 于述职报告本身的写作D、写述职报告首先要做大量的社会调查

86、拟写单位总结需努力做到（）A、重点性 B、通俗性C、科学性D、可信性 87.下列属于简报报头部分内容的是()。A、简报的印发日期 B、简报的编印单位C、简报标题 D、简报的名称

88.信息开发的主要形式有()。A、剪报 B、索引 C、通知 D、简讯

89.在制定计划时，对每一项任务都要在()等方面有明确的要求。A、具体目标 B、数量、质量 C、所需资源 D、负责的部门或个人

90.招标书的正文结构包括()。A、前言 B、基本情况 C、主体 D、结尾

91、常用的工作计划中都指明一段预先决定（）等具体问题 A、做什么B、怎么做C、何时做D、由谁做

92、下列文书的内容具有前瞻性，预测性的是（）A、总结B、计划C、调查报告D、可行性研究报告

93、招标书的标题的正确写法是（）

A、招标项目名称+文种

B、招标单位名称+中标项目名称+文种

C、招标项目名称+招标单位名称+文种

D、招标单位名称+文种

94、投标书的特点是（）

A、针对性

B、明确性

C、求实性

D、合约性

95、下列文种可以免写主送机关的是（）

A、通报

B、公告

C、通知

D、通告

96.下列文书采用引述式开头的有()。A、商洽函 B、请批函 C、答复函 D、批复

97.文书写作中，使用第三人称的文种有()。A、通报 B、会议纪要 C、会议记录 D、合同 98．大事记是按照时间顺序简要地记载一定历史时期内发生的重大事件和重要活动的一种档案参考资料，除了称大事编年和大事记述外，还可称为()。A．大事表 B．大事年表 C．大事鉴 D．大事年鉴

99下列哪些文书是原件的真迹（）

A、请柬 B、通知 C、传真 D、商洽函

100、根据下列内容，为该文拟出的正确标题是（）。

宏远信托投资公司：

集团公司董事会批准了《宏远信托投资公司股权分配暂行办法》，并由你公司颁布施行。

宏远集团公司

二00四年五月十日

(A)致宏远信托投资公司的复函

(B)宏远信托投资公司关于《宏远信托投资公司股权分配暂行办法》的请示

(C)宏远集团公司关于《宏远信托投资公司股权分配暂行办法》的通知

(D)宏远集团公司关于《宏远信托投资公司股权分配暂行办法》的批复

（请根据下文回答101～105题）

翠湖小区居委会关于申请兴建健身场的请示

街道领导：

为了推动全民健身运动，根据小区的迫切愿望，拟在小区活动中主附近增设群众健身场。困经费不足，似请街道拨款一百二十五万用于购置健身器械。此事关系到小区居民的切身利益，请务必批准。

翠湖小区居委会（章）2003年6月1日

101、该文标题部分（）。

（A）正确

（B）应去掉“申请”二字

（C）应将“请示”改为“请示报告”（）应将有事由部分改为“购置健身器械所需经费” 102、该文主送机关的写法（）。

（A）正确

（B）应改为“街道办事处领导”（D）应改为“街道办事处主任”

（D）应写明街道办事处的全称 103、该文结尾用语（）。

（A）态度恳切，可以使用

（B）只需写明“请务必批准”即可（C）应改为“以上请示妥否，请批准”（D）应改为“妥否，请批复” 104、你对正文的修改意见有（）。

（A）“拟请街道”应改为“要求街道”（B）“一百二十五万元”应改为“125万元”（）应充分论证兴建健身场的理由

（D）完全符合要求，可以不改 105、该文成文日期的写法（）。

（A）正确

（B）应改为“二零零三年六月一日”（C）应改为“二〇〇三年六月一日”

（D）应改为“2003年6月1日” 请根据下文回答106-108题

会议通知

海城派出所刘所长：

为加强我区治安管理，兹定于二00四年四月九日下午在我处大会议室召开第二季度治安工作例会，请届时务必准时到会。

海城街道办事处 2004年4月2日 106主送机关的写法（）A.正确

B.应改为“海城派出所有关领导” C.应改为“海城派出所”

D.应改为“海城派出所并刘所长” 107正文中会议时间的写法（）A.正确

B.应改为“2004年4月9日”

C.应改为“2004年4月9日”并加写下午具体时间 D.应在原文时间后面加写下午具体时间 108正文中，用于（）A.无错误

B.有误，应将“大会议室”改成具体房间号 C.有误，应把“届时”删除

D.有误，应将“我处”改为“海城街道办事处” 109行文落款处，（）A.写法正确

B.应加盖办事处公章

C.应将“２００４年４月２日”改为“二００四年四月二日” D.可略写为“４月２日”

100、下列公文标题表述准确的是（）A、XX医院关于要求改变拨款方式的报告

B、XX省财政厅关于同意XX大学新建教学楼的批示 C、XX大学关于举行春季运动会决定的通知 D、XX市人民政府关于开展财务大检查的通知

四、写作题（共100分，每题各20分）

1、根据下文提供的材料，拟写一份公文 要求：文种使用正确；正文内容前后有序。

事由：天地公司拟将《红星服装有限公司关于建立征集客户意见制度的报告》下发给自己所属的部门。主送单位：各分公司、中心、部

正文：各分公司、中心、部要高度重视、切实加强领导，积极稳妥地组织实施。要注意试行中可能出现的问题，及时研究解决，不断总结经验，确保本项工作的顺利实施。建立征集客户意见的制度，是经营制度的一项重要改革，是建立适应社会主义市场经济体制要求的经营制度的重要措施，是“诚信为本”宗旨的实施。建立征集客户意见的制度，对我公司的发展以及占领市场具有重要作用。红星服装有限公司《关于建立征集客户意见制度的报告》已经市商务局同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。二00六年三月六日。天地公司

2、根据下文提供的材料，请代京诚公司拟写一份公文。要求：按照公文正式格式撰写确定发文范围，正确使用文种。可适当填加内容使之完整 【材料】

1、根据《实施工作目标督查考核暂行办法》，经检查考核和认真评选，培训中 心、企划部、销售部、第四分公司被评 为2007业绩突出部门。

2、为总结工作经验，表彰自身建设，公司决定评选2007政绩突出部门。

3、经公司董事办公会议，对上述4个部门予以通报表彰，并分别奖励3万元

4、主送单位是各分公司，中心、部

5、附件是4个部门的先进事迹。

6、发文时间 为2008年1月20日

3、以下是市卫生局就有关事项向市人事局的行文，请根据其内容写一份复函

市卫生局关于拟录用高校硕士毕业生的函

市人事局：

根据市委组织部、市人事局《关于2001年市级机关录用应届高校优秀硕士毕业生的通知》精神，我们对拟录用到我局机关工作的高校硕士毕业生按规定程序进行了考试、审查。经研究，拟录用高校硕士毕业生4人。

当否，请审批。

附件：录用审批材料

ＸＸ市卫生局

二OO一年三月二十日

4、据下文提供的材料，拟写一份公文（20分）

要求：

1、文种使用正确；

2、标题规范；

3、正文内容前后有序 事由：北京市公安局公安交通管理局准备对108国道部分路段采取交通管理措施 序号：二○○四年第16号 正文主要内容： 108国道进京方向（贾史路口至辛庄路口）昼夜禁止20吨（含）以上货运机动车通行；108国道出京方向（辛庄路口至贾史路口）昼夜禁止5吨（含）以上货运机动车通行。特此通告。为了保障108国道的交通安全畅通，根据《中华人民共和国道路交通安全法》的有关规定，决定从2004年9月29日起，对108国道部分路段（辛庄路口至贾史路口）采取交通管理措施。发布时间是二○○四年九月二十三日。

5、根据下面提供的材料写一份格式规范的意向书。

某省对外贸易办公室（甲方）与深圳×××贸易有限公司（乙方），经双方协商同意，确定技术经济合作关系。主要合作内容有高科技产品开发，农副产品深加工与综合利用，外贸口技术咨询，高新技术以及资金等方面的引进合作。合作方式是双方本着互惠互利共享利益，共担风险的原则，根据具体项目协商，采用具体的多种合作方式。合作程序为由双发商定在适当时间，组团考察，根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。甲、乙双方的义务是甲方负责提供其资源、项目、资料和项目的落实。乙方负责提供合作开发项目的技术资料，组织有关技术力量，以及协调开发合作项目的有关关系。协助或代理甲方的产品出口，合作项目产品的出口，甲方所需或双方合作项目所需设备、技术的引进。双方确定具体的联络人员，进行经常的联络工作。此意向书一式四份，各执两份

附加题：

111、昌盛服装有限公司第一分公司就开发产品问题提出方案，向昌盛服装有限公司呈送了请示，结尾用语是（）A、请审阅

B、请指正 C、请研究函复 D、当否，请批示

112以下几种机关之间，因工作需要往来公文，可以使用函的有（）

A、省财政厅与省经贸委

B、XX大学与市劳动局

C、省教委与省人民政府

D、县公安局与乡人民政府

113、一、改写病文，以使其对现实有切实的指导意义。

某某市公共汽车总公司关于进行职业道德教育的通知

各部门：

今年一月以来，公司开展了一系列以职业道德为主题的活动，各部门纷纷行动起来，采取各种各样的形式开展这一活动，在公司上下掀起了“爱我岗位，全心全意为乘客服务”的热潮。通过学习，许多干部职工明确了职责，服务质量不断提高，受到了乘客的普遍好评，收到良好的社会效益。

但是仍然存在不少问题，有的乘务员对乘客态度冷漠，对他们的询问不理不睬；有的不按规定线路行车，给乘客带来很多不便。最近还发生了111号车乘务员王某殴打乘客的恶性事件，造成了极其恶劣的影响。这说明，在当前进一步深入开展职业道德教育十分必要。现将有关材料发给你们，望组织职工认真学习，不断提高干部职工的职业道德水平。

某某市公共汽车总公司

某年某月某日

二、把下列六句话连缀成一篇通知

1．关于某同志任免的通知

2．某市农业局 3．某市人民政府 4．某年某月某日

5．任命某同志为某市农业局副局长

6．任命某同志为某市农业局局长，免去其某市林业局副局长职务

第三篇：三级秘书之《会议管理》答案

三级秘书之《会议管理》模拟试题及答案

1.推进会议，进程应遵循的原则有树立信心，确信能对任何突产生积极的影响、（A、B、C、D）

A、认真听，少打断。B、还有使用精湛的人际交流技巧。C、消除交流障碍。D、强调问题P32

2.会议经费的类型有（A、B、C、D）A、与会人员交费B、参展商交费

C、联合主办者交费D、广告、赞助和捐助 P34，还有公司分配和其他收入项目3.会议经费使用的主要方面有 A、文件资料费B、邮电通讯费用 C、会议设备和用品费D、会议场所租用费

P35，还有会议办会费、会议宣传交际费、会议住宿补贴费、会议伙食补贴、会议交通费和其他开支

4.会议经费使用的监督方法： A、报告和会议B、授权与自我控制 C、质量D、损益平衡表 还有比率分析和审核时逐项细审

1.会议的主题除了要有切实的依据之外，还要（B）。A、有细化的议题B、结合本单位的实际情况 C、有充足的讨论余地D、在会上反复协商 2006－11－51

2.在会议文件审核修改之后，要由（B）进行终审。

（A）主管秘书（B）主要领导或主管领导（C）文件起草者（D）办公室主任 常识法

3.与会人员交费的计算公式正确的表述是（D）。（A）预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费额（B）预期的与会人员人数×交费额+收入项目

（C）预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费额+收入项目（D）预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费额-交费折扣额 P34计算法

4.、会议的主题除了要有切实的依据之外，还要（B）。

（A）有细化的议题（B）结合本单位的实际情况（C）有充足的讨论余地（D）在会上反复协商 逻辑分析

52、在对会议经费使用情况进行监督和控制时，通过比较各项成本的预算和实际值的差额，并在结算表中计算出二者差额的方法称为（A）。

（A）损益平衡表法（B）比率分析法（C）质量法（D）报告和会议法 P361.报告和会议2.授权与自我控制、质量损益平衡表、比率分析

53、在审核会议文件析具体内容时，首先要审核会议文件内容（C）。（A）是否做到了层次清晰（B）是否与实际相符（C）是否偏离了会议的主题（D）是否进行了会商

54、会议文件的归档应（D）。

（A）越简单越好（B）放在会议进行过程中（C）自行建立一套文件制度（D）遵守档案制度 87、检查会场布置的情况应注意的方面有（A B C D）。

（A）会标是否庄严醒目（B）领导者名签安排是否妥当

（C）投票设施是否完善（D）旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体

P13 类比法会场布置与议程适应，主席台是否按议定座次，音响、照明、通讯、录音、通风、安全保卫，在单位外的大型会议，还应检查场地划分情况以及进场、退场路线 88、在纠正会议检查过程中所发现的问题时，要努力做到（CD）。（A）必须由领导对问题提出处理意见（B）不扩大问题的影响面

（C）在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备（D）及时将纠编的结果进行通报

P161.对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程序2.找出问题产生的原因寻找解决问题的方法

89、提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门，可先要（A B）。（A）进行会商（B）广泛征求意见（C）由各部门分别提出意见（D）只由牵头部门提出意见 P18并取得一致意见

90、会议营销预算方案中一般包括（A B C D）。

（A）宴请联谊的费用（B）宣传材料的制作成本（C）宣传广告的花费（D）寄送宣传物品的邮寄费用 P35经费使用的方面

91、会议的主办方有时需要提前支付各种各样的定金，其中包括（A B C D）。（A）会议场的定金（B）展览区位定金（C）视听设备定金（D）会议服务定金 92、提出会议预算方案，要拥有（A B D）。（A）成本观念（B）人文观念（C）效率观念（D）时间观念 P3893、会议的领导者和会务部门在进行会议组织时要坚持（B C D）原则。（A）细致性（B）时间性（C）及时性（D）全面性 P20与领导沟通会议有关事宜的原则

94、会议总结的目的在于（BC）。

（A）确定考评标准（B）检查会议目标实现情况（C）积累经验（D）落实岗位责任制

P431.检查各小组的分工执行情况2.奖惩相关人员并要妥善解决遗留问题 95、对会议主持人评估的要素包括（B C）。（A）领导能力（B）业务水平

（C）对会议进程的控制能力（D）对会议时间的控制能力 P515点主持能力、实现会议目标的能力、工作作风 50.会议文件审核的方法不包括（C）。

A、对校法B、拆校法C、单校法D、读校法 2007－5－55

53.确定公司会议时间不应该考虑以下哪种人能够出席（A）。

A、主要客户B、上级主要领导 C、公司部门领导D、全体正式代表 68.会议应急方案特点中不包括（A）。

A、整合资源B、预防为主C、留有余地D、有的放矢

2007－5－54

77.电话会议信息工作的要求包括（A）。

A、互相通报出席情况B、在会场悬挂会标 C、做好会议签到D、布置会场 79.视频会议的特点不包括（C）。

A、实现声音和图像同时传送B、节省时间、费用

C、形成广泛的间接沟通D、打破了空间的限制 2008－11－43

91.对会议文件校对时，只有认真检查（A、B、C、D），才能杜绝差错。A、文字B、结构的组成部分C、各种标记D、格式 94.评价会议效率和质量应考虑的因素是（A、B、C、D）。A、会议目标是否实现B、会议时间是否合理 C、与会人员是否有收获D、会议服务是否到位

95.在纠正会议检查过程中所发现的问题时，要努力做到（C、D）。A、必须由领导对问题提出处理意见 B、必须由主管领导亲自解决问题

C、在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备 D、及时将纠偏的结果进行通报 2006－11－88

P17还有两点一是先要对问题的性质和范围进行分析、确定问题对会议质量 96.会议的收尾工作包括（A、B、C）。

A、将会议记录归档保存B、整理会议室 C、办理设备的归还手续D、迎接与会人员 108.会议纪要的起草程序包括（A、B、C、D）。A、阅读会议文件B、听取小组发言 C、拟定思路D、执笔写作 121.科学合理地评估会议应采用的方法有（B、C）。A、现场随机向与会人员进行口头意见征询 B、请与会人员配合填写会议评估表 C、请专业人士列席会议进行评估 D、完全由领导自评

123.对于会议评估工作的正确表达是（C、D）。A、会场布置要极尽所能展示企业实力 B、会议评估可以忽略与会人员 C、会议效率直接取决于会议管理水平D、评估会议有助于提高会议的组织水平

27．公司要召开新产品发布会，会议的整个内容需录像，录像的磁带费用属于（D）。A．会议通讯费B．会议设备费C．会议办公费D．会议宣传费 58．对视频会议的会场布置要求有（B）。A．一台摄像机B．主会场和分会场都要悬挂会标 C．摆放鲜花D．采用自然光

视频会议时间紧，因此，每个发言人的发言时间（A）。

A．要特别申请B．由自己掌控C．相对短D．由记录人掌控 97．会议总结的要求有（ABC）。

A．有理有据，突出重点B．一分为二，以鼓励为主 C．总结经验，探求办会规律D．建立规章制度，进行绩效考评

2、秘书高叶在拟写公司年会筹备方案时，可根据（AB）来确定会议主题。（A）公司五年规划（B）总经理的工作报告（C）公司员工的培训计划（D）财务总监的预算报告

3、中大型会议采用大小方形和半圆形的会场布局，是为了突出（AC）。（A）会议的发言人（B）会议主席团（C）会议的绝对中心（D）会议民主平等的气氛

4、如果会议经费有限，与会人员交通往返又需由主办单位承担，则可通过（CD）压缩这笔费用。

（A）规定所有与会者只能乘坐火车较便宜的交通工具（B）严格限制与会人员

（C）尽量将会议安排在偏僻一点的地方，减少外出（D）尽量使会场与驻地相邻

5、安排会议的议程，应重点确定（AD）。（A）大会的发言人和演讲者

（B）会议中某些仪式（揭幕、剪彩、表彰）的顺序

（C）会议的分组

（D）会议结束时做总结报告的人

6、在进行会议综合协调时，要协调好（ABCD）。（A）场地（B）设备（C）水电（D）交通

7、在会议经费有限的情况下，应重点压缩（BC）的费用。（A）文件资料（B）会议设备（C）场地租用（D）邮电通讯

8、下面导致会议成效不高的因素有（ACD）。（A）程度安排不当（B）少数与会者缺席（C）会议记录不准确

（D）会议组织不当，讨论跑题

9、天地公司召开高新技术成果展示会，与会的客户、同行和媒体人数达一千多人，因人数大超出了公司的预计，出现了停车场拥堵和签到处混乱的现象，作为现场主管秘书，你应考虑（BD）。

（A）控制对媒体接待的数量

（B）加派人员协助停车场管理人员疏导车辆（C）取消签到程序，让与会者直接入场（D）临时增设另一签到处

10、确定会场的整体格局要根据（ABCD）。（A）会议的规格（B）会议的规模（C）会议的性质（D）会议的形式

11、在安排会议住宿时，秘书人员应掌握的信息包括（ABD）。（A）住会人员总数（B）住会人员的食宿标准（C）会议人员的分组情况（D）住会人员的性别统计数

12、小型会场一般采用的布局是（BCD）。（A）方形（B）方拱形（C）回字形（D）椭圆形

13、主席台的座次安排一般遵循（AD）的原则。（A）职务最高者居中（B）其余人按姓氏笔画排列（C）主持人居中

（D）其余人按职务高低先左后排列

14、远程会议对于企业具有（AC）的优点。（A）节省时间（B）节省人力（C）节省金钱（D）保密性强

15、秘书在编制工作计划表时，应尽量明确（AB）。（A）完成的期限要求

（B）完成任务的负责部门或承担人以及负责人（C）任务的具体目标

（D）任务所需的资源和相关信息

16、在确定重要会议与会人员的范围时需考虑（ABCD）。（A）列席代表的数量（B）各单位名额的平衡（C）代表的广泛性（D）依照法定的程序确定

17、会议的议题根据实际情况一般可以（ABCD）。（A）合并议题（B）撤消议题（C）精简议题（D）临时改变议题

18、会议如有分组讨论，事先一定要明确（C）。（A）分组的原则（B）分组的名单（C）讨论的范围（D）记录的人员

19、会议接待组工作的重点应放在（AD）。（A）会议生活服务（B）收费结算（C）宣传娱乐（D）医疗交通

20、涉及三方以上代表的谈判，会场一般采用（AD）。（A）方拱型（B）圆型（C）正方型（D）马蹄型

21、在会议进行中间，秘书应做好的工作包括（ABCD）。（A）签到登记

（B）会议记录（C）录音录像（D）会议保密

22、作为与会者，如自己的意见遇到了其他人的批评，应采取的回应发言是（CD）。（A）“我认为你的批评毫无道理，我以为……”（B）“我不明白你在说些什么”

（C）“也许你说的有一定的道理，不过我需要再考虑一下”（D）“你的话对我很有启示，我会不断完善自己的意见”

23、秘书在会议上发言应注意（ABCD）。（A）发言的时机（B）发言的仪态（C）发言的时限（D）发言的指向

24、会议总结可采取（AD）相结合。（A）员工自我总结（B）员工背靠背评议（C）小组总结（D）集体总结

25、会议组织者在组织会议时应把握（ABC）。（A）准时开会和散会

（B）给每位与会者以平等的发言机会（C）将复杂问题分解若干易处理的小问题（D）鼓励不同意见进行争论

26、开业典礼常邀请（D）等人士出席。（A）外宾、上级领导、员工家属、社会名流（B）上级领导、员工家属、社会名流、新闻记者（C）外宾、员工家属、新闻记者、同行业代表（D）上级领导、社会名流、新闻记者、同行业代表

27、秘书将决策执行中的经验方面的信息反馈给上司属于（A）。（A）正反馈（B）负反馈（C）前反馈（D）后反馈

28、会议主题的确定应做到（ABD）。（A）有切实依据（B）能结合本单位实际（C）主题尽量细化（D）有明确目的29、在确定会议议程时？应（CD）。（A）根据会议的主题确定会议主持人（B）为自己的前途担忧

（C）根据到会主要领导的情况确定会议发言人（D）根据会议目的安排主要领导做会议总结30、大型会议筹备机构中的会务组负责（BD）（A）拟写会议方案（B）会场布置（C）生活服务（D）会议接待签到

31、在确定重要会议与会人员的范围时，需考虑（AB）（A）符合法定程序（B）各单位名额要平衡（C）会场的规模（D）列席代表的数量

32、秘书人员在编制会议费中的设备租用费用时，需考虑设备的（ABCD）（A）使用期限（B）型号（C）功能（D）租用费

33、会场的整体格局要（AB）为安排依据。（A）会议的性质（B）会议形（C）上司的指示（D）与会者人数

34、远程会议的优点是（ABCD）（A）节省时间（B）节省金钱

（C）会议音像资料可永久保留（D）会议交流更直接、简短

35、秘书人员根据会议筹备方案的内容，做好会前的（ABD）（A）分工协作（B）统筹协调（C）统一汇报（D）综合检查

36、会议主持人在会议进行过程中应（CD）（A）多提封闭式问题（B）自己多发言（C）鼓励别人积极发言（D）控制会议进程

37、秘书协助会议主持人引导会议适时结束时，可采用的方法有（BC）（A）向与会者提示会议结束

（B）时机成熟时，建议适时终止讨论，及时确认结论形成决议

（C）建议限定讨论的议题

（D）提议将有争议内容的议题放在会议的后半部分进行

38、会议绩效考评标准（ABCD）

（A）是指对会议工作人员绩效数量进行评价的准则（B）是指对会议工作人员绩效质量进行评价的准则（C）具有完整性（D）具有协调性

39、某部门工作计划表的项目栏一般最少应设计（A）等项。（A）工作内容、时间要求、承办人员（B）工作内容、时间要求、所需资源（C）主办单位、工作内容、时间要求（D）主办单位、承办人员、时间要求40、确定会议主题的主要原则包括（ABC）。（A）要有切实依据（B）必须结合本单位实际（C）目的要明确（D）要考虑下级的要求

41、会议召开之前，应根据会议筹备方案，加强会前的（ACD）。（A）综合检查

（B）必须结合本单位实际（C）统筹协调（D）资源调配

42、为了加强会议的管理，保证会议的顺利进行，秘书通常需要准备的会议管理文件有（BD）。（A）大会贺词（B）会议签到表（C）会议主题报告（D）会议须知

43、提高会议效率，压缩会议经费开支可以采取的方法有（AC）。（A）缩短会议时间

（B）一律由参会者自己负担交通费（C）尽量租用会议所需的设备（D）减少伙食补贴

44、举行电视会议时，会前应注意（BCD）。（A）提前一个月发出通知

（B）提前将会议的议程和资源寄给参会人员（C）选择服务好的电信公司（D）准备多台摄像机

45、秘书安排大会典型发言时，要充分考虑到各方面的因素，特别是（ABCD）。（A）部门间的平衡（B）上下级间的平衡

（C）先进单位和一般单位间的平衡（D）各议题意的平衡

46、会议的效果与（ABCD）有关。（A）会议的准备工作（B）会场的大小（C）主持人的水平（D）参会者的态度

47、召开组织内部小型会议恰当的时间为（BD）。（A）刚上班的时间（B）上午9点至11点（C）快下班的时间（D）下午3点至4点

48、会议主持人的主要职责包括（BC）。

（A）做出精彩的演讲（B）有效地推进会议进程（C）控制好发言秩序（D）为与会者做相互介绍

49、与普通会议相比，电视会议更需要（ACD）。（A）主持人控制好会议的节奏（B）与会者踊跃发言

（C）分会场协调任严格遵守议程的时间（D）与会者准备好与议题相关的资料

50、秘书在新闻发布会中接受记者采访时，应（AB）。（A）尽量全面回答问题（B）尽量简短回答问题

（C）尽量使用专业术语，以保证内容的严谨（D）采取模糊语言回答记者的追问

51、要做好大型会议的组织和协调工作，就应（ABCD）。（A）建立统一的信息系统（B）做好工作人员的培训（C）将工作人员明确分工（D）发扬团队精神

52、（BCD）的决议内容必须以会议纪要的形式下发。（A）座谈会（B）公司年会（C）董事会（D）职代会

53、需经上司审阅签字生效的会议文件有（CD）。（A）会议简报（B）会议记录（C）会议纪要（D）会议议程

54、会议动议是指（BC）。（A）与会议议题意思相同的内容（B）在会议之前未列入议程的内容（C）不太紧急、可作为下次议题的内容（D）比较紧急并首次提出的内容

55、会议的法定人数是指（B）。（A）实际到会的人数（B）使会议合法和生效的人数（C）到会者和缺席者的比例数（D）收到会议通知的人数

56、作为团队会议的主持者，当会议成员发生激烈的争论时，应当（BCD）。（A）明确支持正确的一方（B）静观其变

（C）提醒争论双方注意倾听对方的意见（D）注意维护会议民主和开放的氛围

57、会议的目标失控或跑题的主要原因是（ABCD）。（A）会议被少数强势发言者所控制（B）主持人失职（C）与会部门较多（D）与会者的态度不积极

58、多议题会议中，应将需集中大家智慧拿出创意见解的议题排列在（A）。（A）会议最后（B）会议中间（C）会议前半部分（D）会议间歇休息后

第四篇：浅谈秘书的信息工作

武汉商业服务学院毕业论文

【摘要】：随着社会的发展进步，信息成了现代社会的宝贵资源，世界著名未来学家阿尔温托夫勒预言：“谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了整个世界。”而企业经营管理的过程,实际上就是取得信息并依据信息做出决策的过程。作为秘书人员，收集、筛选、整理和加工各种有效信息，为领导者提供全面、准确、及时的信息服务是其工作的一个重要方面。因此秘书做好信息工作也变得更重要。作为现代秘书必须努力做好信息工作，学会利用信息技术开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。

【关键词】：秘书信息工作

信息在人类社会中的作用被普遍关注,人们对信息的研究越来越深入,秘书信息工作的地位和作用日显重要.因此有必要对秘书信息工作进行进一步的了解。

一、秘书信息工作的基本要求可以用“准确、及时、全面、适用、经济”来概括

（一）、准确

信息的真实性是信息质量的核心，所以收集到信息是一定要准确无误，真实可靠的。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，而处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性的相互统一。只有如实的反映情况，才能保证领导机关及决策者依据真实的、准确的信息做出恰当的判断和科学决策。正确的信息无疑对领导决策能够产生积极的促进作用;反之，错误的信息对领导决策会产生误导作用，造成的损失和影响也很大因此，准确，应是秘书信息工作的灵魂。

（二）、及时

信息的收集、处理、传递、反馈不仅准确还要要及时迅速。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。全面即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，做出正确的判断和决策。

（三）、全面

全面就是反映的问题，收集的信息要全面，还要听取各种意见；对一个问题如果有不同的看法应该都反映给领导者，信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，做出正确的判断和决策。

（四）、适用

收集信息时要弄清本地区本部门本单位的工作进展情况和急需解决的问

题；要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数；还要突出重点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题，还应该同时兼顾一般，以免发生不应有的疏漏。更要根据不同领导机关和领导者的不同要求提供信息。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者，其参考价值并不相同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求，在信息的投向上有针对性，区别对待，注意适用对路。另外还要特别注意，只要是新发生的带有重要动向的性、导向性、苗头性、政策性、突发性的问题，就应该及时采报。

（五）、经济

企业信息工作可以帮助企业在扩大生产规模的同时保证效率与效益的提高，从而实现企业信息工作的价值。由于生产要素客观存在的不可分性和生产经营在组织、流程与技术上的要求，成本节约与效益提高要达到一定生产规模才能得到体现。在规模经济性的层面上，企业信息在企业多样化经营和广泛合作中就能起到有效的导向、调节和控制作用，使原来未能充分利用的“信息资源剩余”（包括经验、技术、商誉和商标、市场信息、管理技能等信息资源）得到共享和充分利用并大幅度地节约信息成本。所以秘书在收集信息时，还考虑信息成本，使收集的信息有一定的经济性。

二、秘书信息工作的重要性

（一）、辅助领导者做出正确决策

企业的领导班子，要对各方面工作做出决策，掌握大量的信息是至关重要的。办公室作为领导的直接服务机构，承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议的任务。在企业生产经营工作中遇到很多实际需要解决的问题，企业必须要深入研究解决工作中面临的这些困难和问题。在这种情况下，办公室作为企业信息部门就要为领导及时了解企业的生产情况和职工的心理动态和出现的新情况、新问题，及时采取措施加以解决。这就需要办公室灵敏地捕捉信息，充分地利用信息，在对信息进行分析研究的基础上找出问题的原因和症结，确定解决矛盾的最佳方案。可以说，决策的过程，就是信息的输入、处理、输出的过程。决策的形成需要借助信息进行判断，决策的实施需要借助信息进行控制，决策执行终结后，需要借助信息进行总结，为新的决策创造条件。办公室所做的信息工作做得好不好，提供的信息及时不及时、真实不真实、全面不全面，将直接影响到企业领导的决策和对全局工作的把握。因此，办公室人员紧紧围绕企业经济中心工作，深入群众之中调查，收集各种信息向领导反馈，为领导正确决策发挥好参谋助手作用。

（二）、协助领导者做好科学管理

管理信息化是指企业广泛利用现代信息技术，开发信息资源，把先进技术、管理理念引入到管理流程中，实现管理自动化，提高企业管理效率和水平，从而促进管理现代化，转换经营机制，建立现代化企业制度，实现有效降低成本，加快技术进步，增强核心竞争力。信息化的实现，会使企业的生

产经营模式发生深刻的变化。对信息的快速反应能力是检验工作效率和竞争力的重要标志，建立企业和部门信息网络，实现信息化既是社会需求，也是企业适应市场，促进自身发展的需要。只要管理方式正确，有良好的工作氛围，员工也会全力以赴地工作。

（三）、开阔领导者的思路

好的信息，不仅可以让领导者做出好的决策，还可以让领导者的思路开阔。获取多方面的信息，着力跟踪前沿信息，服务于现实的需要，帮助领导开阔视野、更新观念、提升能力。创新是衡量一个人、一个企业是否有核心竞争能力的重要标志。为领导者提供有效的信息，让领导者不断地从工作中发现问题、研究问题、解决问题。而解决问题的过程，也就是向创新迈进的过程，这也提高了领导者的执行力。

（四）、促进办公室工作职能转变

加强企业信息工作，是促进办公室工作职能转变的需要办公室是重要的综合协调、信息处理、反馈部门，是企业机关的枢纽、窗口和门面，是领导重要的参谋和助手。在新形势下，办公室要适应电子办公的需要，积极推动自身职能的转变。在工作内容上，要由以往主要做事务性工作，向事务和政务相结合、以政务性工作和辅助决策为主、当好参谋助手的方向转变；在工作重心上，要由以往主要服务领导，向服务领导与服务部门、服务车间班组、服务职工相结合，促进综合协调、确保政令畅通方向转变；在工作方法上，要由以往主要依靠行政手段，向多种手段综合运用、加强信息服务和信息引导方向转变。做好信息工作，是办公室实现上述三个转变的重要载体。信息工作既是上下级机关进行工作联系和沟通的必要环节和重要纽带，是上情下达、下情上达、左右通达的快速、便捷的通道。它便于下级向上级汇报工作，便于向上级及时反映工作中的问题，求得支持，便于下级及时与上级沟通工作思路，创造性地开展工作。从这个意义上讲，做好政务信息工作，对于促进办公室职能转变有着无可替代的作用。办公室要加强与领导和上级部门的协调，加强与业务部门的协调，加强与基层的协调，加强与社会各界的协调，把信息工作贯穿到各项业务工作中去，做到“健全制度，畅通渠道，讲求质量，提高效率”

三、如何做好秘书的信息工作

现代秘书应具备和强化信息意识，提高信息工作能力，给领导者决策和管理提供优质高效的信息辅助。新形势下秘书人员该如何做好信息工作呢？我认为要做好信息工作，应该从四大方面去下功夫。

（一）、要有四种意识

信息是领导者管理和决策的基础，领导者的决策离不开信息活动。秘书担当的是领导者信息活动的灵敏触角和聪明耳目之角色，为领导者提供好的信息服务，秘书人员应该树立信息、政治、创新和全局等四种意识。

1、信息意识

秘书人员信息工作做得好与坏，在某种意义上来说决定了领导者决策的正误和领导水平的高低。在经济工作中，经济信息、商务情报甚至是企业和组织的生命。信息、物质与能源已成为现代社会的三大经济支柱。在这样一个充盈着信息的环境中，可以说秘书工作归根结蒂就是信息工作，游离于信息之外的秘书工作是没有的。秘书人员只有具备强烈的信息意识，深刻认识信息社会的特征，从信息的高度来对待繁多的秘书实务；这样才能及时化解隔阂、消除矛盾，提高秘书工作效率，保证领导者的工作效率。

2、政治意识

现实社会生活中与政治是分不开的，政治是经济的集中表现。因此，信息工作要为经济建设服务，要保持高度的政治敏锐性。而且在信息工作的思路、信息内容的取向、信息网络的布局、信息活动的方式等方面都要以坚定的信心、高昂的热情、旺盛的斗志、科学的态度，积极研究新情况、解决新问题、探索新途径，努力提高信息工作水平。

3、创新意识

为领导者决策提供信息是秘书的重要职能。在铺天盖地的信息海洋中捕捉到领导者最需要的信息，为领导者决策提供最有价值的资讯，就要求秘书人员必须具备创新意识。它不是对外界信息的简单模仿剪辑，而是要经过头脑加工厂的分析综合，创造出新的更有价值的信息，为领导者的决策服务。21世纪是以知识与信息为发展动力的时代，秘书工作的改革和发展，必然要求作为秘书工作主体的秘书人员具备较强的创新能力。

4、全局意识

全局意识主要体现在三方面：一是要站在全局的高度，判别一切事物的是非、真伪、善恶，正确把握事物发展的走向，提高信息工作的预测水准。二是围绕“改革、发展、稳定”的大局，密切关注党的建设、政权建设、经济建设等重大问题，提高信息工作的预测能力。三是牢固树立群众观念，深入基层，多视角、全方位审视社会不同群体信息，提高信息工作的预测效应。

(二)、要提高信息质量

决策是领导者工作的核心，而信息是决策科学化的基础和依据。领导者决策的过程，实际上也是一个信息处理的过程。在做出决策前，要掌握各种信息，找出问题与矛盾，从而确定决策目标；进行决策时，要依据所掌握的信息，研究制定可供选择的方案，做出正确的决断；决策实施后，还要及时掌握反馈信息，对决策进行评估、调整。由此可见领导者决策过程都离不开秘书人员信息工作的有效服务。由此可知，提高信息的质量是做好信息工作的关键。提高信息质量，应准确把握报送内； 广泛开拓信息渠道充分利用文书、书刊、会议、调研、信访、档案网络等各种渠道快速获取有价值的信息；坚持实事求是原则，秘书人员要以认真负责的态度，把群众的真实想法、愿望、意见和建议如实地反映，不欺瞒领导者；着力挖掘特色信息，(三)、要加强信息开发

信息是可以不断再生的资源，人们可利用失去原有价值的信息经过加工

而得到新的信息。对信息进行增值开发，是进一步丰富信息资源的重手段。信息的增值开发可通过下面途径获得。

1、控制潜在信息

我们应该立足微观、着眼宏观，抓住对全局有一定借鉴作用的微观信息，挖出潜藏的、对宏观有指导价值的信息进行细整理、精加工，努力使其上质量上档次。使原有的信息大幅度增值。

2、发现超前信息

苗头信息的价值大部分是潜在的，往往被遮盖而不受重视。为使信息不断增值，秘书人员不仅要主动去发现和捕捉苗头性信息，还要进行深入分析和研究，多发现有倾向性的信息，以更能够好地发挥参谋助手作用。

3、实现信息的多次利用

信息不只是有一次价值，好好利用会出现多次增值。所以要求秘书对内涵容量大的信息要进行系列开发和连续开发。不但要抓住对全局有较大影响的重要问题，使信息在连续开发过程中不断增值。还要围绕领导者决策的实施过程，开发相关信息，及时掌握热点、难点、亮点问题，不断进行更大范围和更深层次的开发，使一次性信息发展成为多次性信息。

4、开发预测信息

要想在诸多信息中发现未知的事物发展规律，并根据这一规律去预测未来，就需要通过艰苦细致的努力，在总结过去和现在的事物发展中，去描述事物前进的直线或曲线轨迹，从中发现事物本质的运动规律，为准确预测未来的发展趋势寻找信息依据

(四)、提高秘书的信息素养

现代秘书的信息素养，是秘书人员在工作实践中根据组织内外信息环境的发展要求，自觉接受教育训练而逐步形成的对待信息活动的修养与能力，信息素养作为一种高级技能，具有很强的实践应用性。信息素养的培养教育就应受到高度重视，秘书可以通过制定明确的培养目标，创建良好的培养环境，突出信息技能的教育和训练等方式来提高秘书的信息素养。了解信息科技的发展动态，掌握必需的信息技能，提高驾驭依靠的本领是秘书人员必须具备的。我们应大力倡导和热情支持秘书人员学电脑、用电脑和使用计算机网络，营造浓厚的提高信息素养氛围。秘书要充分发挥院校信息教育的职能和作用。在日常的工作中，不断的学习，不断的提高信息素养。

【参考文献】：

1、《第一次当秘书》廖小鸥2005年10月第二版第126页起

2、《秘书学术论文：论现代秘书人才的信息素养》王守福2009年2月

3、《新形式下秘书人员如何做好做好信息工作之我见》精华区—文秘家园

4、《秘书工作综合流程解析》主编张小慰、冯俊伶2005年9月137页起

第五篇：秘书信息工作之我见

10文秘33110赵扬

秘书信息工作之我见

在我眼中秘书工作是一件十分复杂的工作，虽然表面上看上去非常简单，人人都会做。但是要做得又好又快是需要经过不断地学习和磨练才能锻炼出来的。特别是秘书信息工作，更加需要秘书工作人员有良好地信息观念和信息意识。

信息工作是秘书人员重要的基础性工作之一，秘书人员的信息工作是直接为领导服务的，信息是领导决策的基础和依据，秘书辅助领导决策主要是通过为领导者提供信息来实现的，秘书人员的信息工作水平直接影响着为领导决策服务水平的高低，其重要意义显而易见。信息是现代社会的宝贵资源，随着社会的发展，信息的价值将不断飚升，信息时代的到来，既给秘书工作带来了难得的发展机遇，同时也带来了严峻的挑战，秘书人员应如何在信息时代做好信息工作，更好地发挥秘书人员的参谋、助手作用呢?我认为秘书人员在做好 传统的信息工作的基础上，应加强以下几方面的工作：

一、强化信息观念和信息意识

现代秘书的信息观念，是秘书人员对信息的初步认识以及在秘书工作实践活动中形成的对信息价值的总体印象。比如对待信息技术和信息工具的观念，秘书人员如何看待信息技术，如何认识信息网络的功能，这就是衡量信息观念先进与否的一个具体标准。据有关调查显示，大多数秘书人员认为，互联网和各种局域网既是一种新的认识工具，又是一种新的交流工具，还是一种新的生产力，秘书工作只有同网络结合起来，才能产生新的生机和活力。但是也有相当一部分秘书

人员对信息有一种神秘感，对网络不感兴趣，这就是信息观念上的巨

大差异。

目前，国际互联网已遍布全国各地，如果秘书人员具备先进的信

息观念，积极地去了解、使用网络，就可大大提高工作效率，减少很

多不必要的重复劳动。现代秘书良好的信息观念，在本质上就是尊重

知识，崇尚科学，终身学习，善于接受新生事物。熟练的运用办公设

备是一名合格的秘书必备的素质。

二、掌握足够的信息能力和信息知识

现代秘书的信息能力是指秘书人员在从事秘书实践活动中所应

具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。它主要

包括五个方面的内容：

（一）是信息的获取能力。秘书人员除了充分利用好组织建立的各种内部信息网络以外，还应掌握并建立自己的常规信息渠道，善于

开发新的秘书工作信息资源，并及时、准确、全面地获取所需要的信

息。

（二）是信息选择的能力。信息时代，人们每时每刻都在面对着

滚滚而来的信息，信息垃圾、信息干扰、信息焦虑很难避免，而这些

往往会影响领导的科学决策，因此，秘书人员必须学会准确无误地理

解、识别、判断、筛选所遇到的信息，以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的。

（三）是信息预测的能力。它是指秘书人员在现有信息的基础之

上对未来的一种推断和预见，它对秘书辅助领导决策具有决定意义。

（四）是信息处理能力。即对所感知、选取和获得的信息进行深

加工的过程，具体来讲就是对信息进行综合分析、整理排序、归类处

理等工作。

（五）是信息的运用能力。是指秘书人员在获取和处理信息的基

础之上，把自己的思想和见解融入其中，并通过恰当的渠道把这些信

息传递给他人，与他人进行交流与共享，这是信息工作的最终目的。

在信息时代和知识经济的大背景下新的学科不断涌现，有资料显

示，全世界传递的信息量以每天近百亿信息单元的速度递增，并以5％

-20％的加速度不断发展。近30年来，人类生产的信息已超过过去

5000年的信息量总和。英国技术预测专家詹姆斯-马丁也做出了同样的结论：人类的知识在19世纪是每50年翻一番，20世纪70年代是

每5年翻一番，而近十年是每3年翻一番。在这种情况下人们不能掌

握一种快捷的获取信息的途径将是非常可怕的。

三、信息创新，不断寻觅有新意的信息

当今社会发展变化很快，信息老化的周期大大缩短，秘书人员必

须具备敏锐的观察力，在捕捉具有新意的信息上下功夫。寻觅有新意的信息应把握住以下几点：

（一）是要在发展、变化中抓新。

创新是一个过程，在创新的过程中秘书人员仅仅盯住自己工作的小范围是不够的，应放开思路，开阔眼界。除了抓住身边看的见，摸

着的新事物之外，还要善于捕捉一些无形的新信息，如观念的转变，思想的变化，认识的升华等；外地的新信息；隐性新信息以及连带新

信息等。

（二）是在观察思考中出新。

随时随地地观察思考应当是秘书人员的基本功。比如通过观察苗

头性的问题，发现超前性宏观信息，从个别现象问题，揭示规律性信

息，从一次性信息增值发展为多次性信息。有些信息通过不断加工处

理，会出现多次增值。

（三）是在学习借鉴中创新。

改革的年代每个地方、每个行业都需要向其他地方、其他行业学习，借鉴先进的经验，结合本地、本行业的实际，融会贯通。推进发

展。在把外地的经验与本地实际结合的过程中，就会产生有新意的信

息。

（四）是在比较对照中求新。捕捉有新意的信息，必须学会对万

事万物进行比较对照。在比较中鉴别事物，发现有新意的信息，可以

同中求异，也可异中求同。

四、信息道德和信息工作中的保密意识

信息道德是指秘书人员在获取和使用信息的过程中，应遵循一定的伦理规范，不得危害社会或侵犯他人的合法权益，能自觉保护他人的知识产权、隐私权等，也不得向领导者和有关用户传递不良信息。当前信息传播的媒体多种多样，媒体的多样性使信息传播过程中不可

避免地带有一定的主观偏见，虚拟空间交流的隐蔽性也可能会伴生一

定的无政府状态。如果没有一定的道德意识和道德约束，就很容易使

人们在享受信息网络技术带来便利的同时，产生一些与先进的伦理道

德相悖的现象。

秘书人员在自觉地遵守信息道德的同时，还应注意信息获取和使用过程中各种自觉不自觉的失密或泄密事件的发生。在这里特别提出注意的是秘书人员一定要防范隐晦性公务泄密。有的人是真心实意讲话，莫名其妙泄密，到头来，说者无意，听者有心。一些不同层次的领导人应邀到不同场合讲话，有些人为了显示自己的身份和知晓度，在部分场合、范围讲一些“小道消息”和“大家感兴趣的话题”，大 部分人一听了之，但有些人却在更大的范围内传播“小范围”的内容。

综上所述，信息的社会化和社会的信息化成为了当今世界发展的总趋势，信息作为一种资源已成为现代社会发展必不可少的基本条件。秘书工作者必须紧跟科学发展，具备强烈的信息意识，使自己始终保持对信息的积极态度，才能在浩如烟海的信息中整理和加工出对领导有用的信息，才能做一名合格的秘书工作者。

【参考文献】：

1、《新形式下秘书人员如何做好做好信息工作之我见》

赵扬

2012年6月16日