编写职位说明书的注意事项

第一篇：编写职位说明书的注意事项

编写职位说明书的注意事项

在规模很小的时候，企业一般是不需要《职位说明书》的，比如企业只有十几或二十几个人。这个时期，资源紧缺，一切以市场销售为中心，企业要集中一切资源开拓市场以求生存下来。老板只要敬业，认真盯住每个人、每件事就行了。

但是，企业做到了一定规模之后，如果还是没有一套清晰、合理、科学的《职位说明书》，就很难保证公司的高效运转，必然会越来越多地出现推诿扯皮和消极怠工的现象，出现人浮于事和执行不力的现象，企业的绩效管理和薪酬激励系统也很难令人满意。有人把职位说明书比喻为人力资源管理的基石，以表明其在企业管理中的基础性作用与重要性。可想而知，一家企业如果没有了“基石”，或者“基石”不牢固，那么这个企业在人力资源管理方面，如人才的“选、育、用、留”上面的执行效果将可想而知，进而企业的可持续发展将难以得到有效保证。

根据本人多年来的人力资源管理实践与咨询经验，我总结出在编写《职位说明书》时需要注意的几点问题，供大家参考：

1、把重点放在“职责描述”和“任职资格”上

千万不要陷入追求尽善尽美的误区！要始终牢记编写职位说明书的目的，编写的最主要目的在于明确职责和关键工作任务，同时确定每一个职位的基本任职资格条件，对于职位说明书中的一些不是非常必要的内容完全可以精简掉，不要照搬其它企业的职位说明书。

在对工作职责进行描述时，尽可能地将属于同一工作职责的若干工作任务描述清楚，以工作职责作为职位的基本构成单元，将职责变成一个由若干项重要任务组成的类似于计算机上的那种可以“插拔”的独立组件。一旦组织需要将某项工作职责分配给另外一个职位，就只需要将这一职责连同其所属的关键工作任务整体“插拔”到另外一个职位上即可，这样一方面可以适应企业的职责频繁调整需要，另一方面至少还可以做到同一职责内部的关键工作任务不至于因为职责的转移而被分拆得七零八落，从而导致重要工作任务出现缺失。在描述职位所承担的工作职责时要基于现实，不要将在成熟企业中本来应当由某一职位来做，但是现在却做不到的事情也写进去，尽管适当地增加对任职者的职责要求是可以的，但是这种增加必须适度，具有可操作性。

在描述任职者所需具备的任职资格时，也要基于组织的现实，不能好高骛远，根据企业的发展阶段和所能够雇用到的人员水平来确定。比如，公司目前所能够雇用到的部门一级的文员也就只能是中专毕业生，那就不要非将文员职位的任职资格条件设定为大专甚至本科。等到公司发展到一定的阶段，有实力同时也有可能雇用到大专或本科毕业生来从事文员工作时，再调整任职资格条件要求不迟。

2、有条件的企业，可考虑借助外部咨询公司

知识经济时代，企业尤其要学会整合外部资源，以提升企业竞争力。目前，我国已经有很多专门从事人力资源管理咨询和服务的管理顾问公司，这些公司在很多不同的行业和企业中从事过职位分析工作与《职位说明书》编写，积累了大量的经验和与各类职位有关的较为详细的信息，对企业的一般性通用职位设置情况也比较了解。借助外部专业机构的帮助是一种可以帮助企业快速完成职位分析的便捷途径。但需要注意的是，由于中小企业的职位经常变化，因此，在求助咨询公司时，企业必须要求咨询公司将职位分析的方法和技术传授给公司内部的人，以便将来可以由内部人来做好职位的再分析工作，以及在新的职位出现以后，公司内部的人有能力独立完成对新职位的分析工作。

3、坚持简洁、实用的原则，尽量减轻管理者和企业领导者的负担

《职位说明书》编写的一般流程是：首先由人力资源部门沟通、讲解职位说明书的编写意义、原则和要求，提供职位说明书的基本模板，编写出几份不同部门的职位说明书的样板，然后由任职者本人填写职位说明书草稿。在任职者的上级进行初步审查之后，接着由人力资源部门进行审查，并提出修改意见，然后发回任职者本人修改。接下来，人力资源部门再根据在职位分析过程中发现的问题与任职者及其上级进行探讨，对职位设置方案和职责调整情况达成共识，最后形成定稿的职位说明书。结合目前我国大多数中小企业的实际情况，职位说明书编写工作恐怕主要还是应当由人力资源部门或人力资源管理专职人员来承担，由他们来负责完成职位说明书的编写工作，各级管理者以及员工本人提供一些基本的信息，然后通过逐一访谈来将职位说明书中的各项内容用规范的文字描述清楚。

4、处理好一人身兼多职的情况

在一些企业，普遍存在员工同时兼任多种职能甚至兼任多种不是很相关的职能的现象。如有些公司的财务会计可能同时还要负责审核公司所签订的一些合同，一些文秘人员同时还要兼做公司的出纳。这种情况并不影响我们对这些人占据的职位所应当承担的工作职责范围的描述，只不过要将职责条理清楚地加以总结和归纳罢了，只要将各项职责都清楚地列举出来，同时对每一项职责中所包括的关键工作任务也都够一一加以描述和说明，我们同样可以完成一份逻辑清楚同时便于根据形势发展随时加以调整的职位说明书。

5、处理好工作流程不的情况

在职责描述的过程中，要求对工作的流程有一个清楚的交代。在进行职位分析时，应当尽可能地将已经明文确定的流程，或者尽管没有文字描述但是已经成为事实的流程交代清楚，同时通过职位分析过程来发现不清楚的流程，推动企业流程的逐渐规范和明确，力争在经过多次职位分析之后，企业的各项工作流程都能够得到不断梳理和清晰化。

6、职位说明书应根据企业发展变化而不断调整

在国家宏观经济政策与国际经济环境的影响下，企业只有紧密结合外部环境的变化而不断变化才能长期生存与发展，企业的目标与职能也会不断调整。因此，可以考虑在半年或一个季度的时候对职位说明书进行一次系统的审核，或者是在工作职责发生明显变动的时候，随时注意对职位说明书加以修订，以确保职位说明书能够及时、准确地反映出组织中的各个职位所承担的具体职责和工作任务。

管理有方法，但无定式，管理的方法与工具适合为好！要从本企业的实际情况出发，既遵循职位分析的一些基本原则，同时又要注意企业自身的特点，按照实用、简洁的原则来做好职位分析与职位说明书的编写工作。

第二篇：职位说明书的编写

职位说明书的编写

职位（也称工作说明书）说明书是关于工作执行者实际在做什么，如何做以及在什么条件下做的一种书面文件。这种信息又可以用来编写工作规范。工作规范说明了工作执行人为了圆满完成工作所必须具备的知识，能力和技术。

职位说明书的编写并没有一个标准化的模式，但大多数的职位说明书都包括以下几项内容：1，工作标识；

2，工作综述

3，工作联系，职责与任务

4，工作权限

5，绩效标准

6，工作条件

7，工作规范

图3-----8就是工作描述的一个例子。

续前图

图—8职位说明书样本举例

这部分还应当包括对那些令人不舒服的.比较脏的以及危险任务的描述。

工作标识

如图3—8所示，“工作标识”部分包括了这样几类信息工作名称一栏对工作的名称（例如数据处理操作主管人员.销售经理或库存控制员等）加以明确。（正像职位说明书一样，你应当使工作名称符合当前邹势，在这方面，美国劳工部的〈职位名称词典〉非常有用。它不仅`列出了数千种工作的名称，而且还对每一种工作的典型任务都进行了描述。）职位说明书的工作地位一栏主要是为了快捷地显示出工作是否有法律免除控制的情形（根据〈公平就业法〉的规定，某些特定职位，主要是一些管理类和专业类的职位可以不受最低工资和超时工作条款的限制）。主要代码一栏则是为了便于快速查找所有的工作，组织中的每一种工作都应当能有一个代码，这些代码代表了工作的一些重要特征，比如，它属于何种工资等级。工作分类的日期一栏标明了工作说明书的具体编写日期是什么时间。说明书中还标明谁认可了这份说明书，此外，还要标明工作所处的“企业/分公司和部门/事业部”以确定工作的位置，直接主管的职位名称在工作标识中同样也要显示出来。

工作标识部分还包括可与工作的工资等级和/或工资范围相关的信息。工资等级一栏表明在组织中存在工作等级分类的情况下，此工作处于那一等级例如，一家公司将秘书分为秘书二等.秘书三等等。最后，工资范围部分提供工作的特定工资水平或工资范围方面的信息。工作综述

工作综述这部分应当描述工作的总体性质，因此只列出其主要功能或活动即可。这样，对于数据处理主管人来说，起工作综述可以描述为：“指导所有的数据处理的操作.对数据进行控制以及满足数据准备方面的要求。”对于物料经理这一工作来说，其工作综述可以描述为：“物料经理负责生产线上所需要的所有材料的经济性购买.规范性运输以及存储和分配。”对于邮件收发监督员这一工作来说，其工作综述可描述为：“邮件收发主管人负责接受寄来的邮件，对其进行适当的分类：然后准确地递送到收件人手中；还负责处理待寄出邮件，要求准确.及时地把它们发送出去”。

应力图避免在工作综述中可以为主管人员分派工作提供更大的灵活度，但一些专家明确认为，如果一项经常可以看到的工作内容不被明确写进工作说明书，而只是用象所分配的其他任务一类的语言，就很可能会成为逃避责任的一种托辞因为这使得对工作的性质以及雇员需要完成的工作的叙述出现了漏洞。

工作联系

工作联系这部分说明工作承担者与组织内以及组织外的其他人之间的联系情况，这一点我们可以人力资源经理为例来加以说明。

报告工作对象：雇员关系副总裁

监督对象：人力资源职员。考试管理人员。劳资关系员以及一个秘书。

工作合作对象：所有的部门经理和行政管理人员。

接触的公司外部人员：就业机构。管理人员代理招募机构。工会代表。州及联邦就业办公室以及各种公司客户等。

工作的责任与任务

职位说明书的另一部分是关于工作责任和工作任务的详细罗列。如图3—8所示，每一种工作的主要职责都应当列举出来。并用一到两句话分别对每一项任务加以描述。比如在此图中挑选。培训。开发下属人员这一任务被进一步定义为培养合作和互相理解精神。确保工作群体成员得到必要的专门训练。以及对培训工作进行指导。包括教育说明建议等。其他一些工作的典型任务包括维持收支平衡和控制库存。精确的编制帐户。维持一种有利的购买价格浮动区间。修理生产线上的工具和设备等等。

你可以利用美国工部的《职位名称词典》来界定工作的任务和责任/如3—9图

职位说明书中还适当界定工作承担者的权限范围，包括决策的权限。对其他人实施监督的权限以及经费预算的权限。比如，工作承担者有权批准购买500美元以上的物品，有权批准雇员请假或缺勤的时间；有权对部门内的人实施惩罚；有权建议提薪；有权进行新雇员的面谈和雇用等等。

工作的绩效标准

有些职位说明书中还包括一部分有关工作绩效标准的内容。着部分内容说明雇主期望雇员在执行职位说明书中的每一项任务时所达到的标准是什么样的。

设定工作绩效标准并不是一件容易的事情。然而，大多数的管理人员都已经意识到仅仅告诉下属雇员要尽最大努力工作并不能保证雇员发挥最大的工作绩效。确定绩效标准的一个最为直接的方法是只要把下面的话补充完整就可以如果对于职位说明书中的每一职责和任务都能按照这句话叙述完整，那么就形成了一套完整的绩效标准

任务：将应付帐款准确过帐

1在同一个工作日内收到的发货票要在当天过帐

2对于收到的所有收据都必须在收到收据的第二天之前送交负责的部门经理签字认可 3平均每月发生记帐失误不得超过三次

4每月的第三个工作日结素时必须平衡总帐

任务：完成每日生产计划

1生产群体每一工作日所生产产品不低于426个单位

2在下一工作程序被拒绝的产品[平均不得超过2%

3每周延时完成工作时间平均不得超过5%

工作条件和工作的物理环境

职位说明书还要列明工作中所包含的一般工作条件。这包括嗓音水平危害条件或热度等 编写职位说明书的准则

以下是编写职位说明书的一些技巧

清楚工作描述应当清楚说明职位的工作情况，不能与其他职位说明书混淆不清

指明范围在界定职位时，要确保指明工作的范围和性质，如用像为部门或按照经理的要求这样的句式来说明。此外，还要把所有重要的工作关系也要包括近来

专门化选用最专门化的词汇来表示：1工作的种类2复杂程度3技能要求程度4可能出先的问题的标准化程度5任职者对工作的各方面所负的责任大小6责任的程度与类型运用表示动作的词汇如分析搜集召集计划分解引导运输转交维护监督以及推崇等通常情况下组织中较低级职位的任务最为具体；而叫高层次的职位侧处理涉及面更广一些的问题

简单化最后，检查一下职位说明书是否囊括工作的所有基本要求。问问你自己如果一位新雇员读了这份工作说明书他或她对这份工作是自会有所了解？

第三篇：浅析职位说明书的编写

浅析职位说明书的编写

摘要：随着企业的发展，员工越来越多，业务分工更加细化，领导仅凭工作经验安排工作已不适应企业发展需要。为了让企业更好的发展，让员工知道自己该干什么，什么时候干，理顺企业管理，明确各岗位职责是非常必要的。现就根据企业在编写职位说明书中普遍存在的问题，提出职位说明书编写过程容易出现的问题及如何正确编写职位说明书的建议。

关键词：职位说明书；问题；建议

职位说明书是关于工作执行者实际做什么、如何做、在什么条件下做的一种书面文件。这种信息又可用来编写工作规范以说明执行人为了圆满完成工作必备的知识能力和技术。当前我国很多公司对职位说明书的编写不够重视，同时也没有规范的管理制度，没有部门职责分工，员工没有明确岗位职责和上岗条件，领导随心所欲安排人员，不考虑实际工作开展，长此以往会影响企业正常管理。现根据实际情况，作如下分析：

目前企业在编写职位说明书时普遍存在的问题：

一、单纯的为编而编为写而写

在部分企业当中，由于领导间职责分工不明确，谁有空谁多管的行为导致了管理混乱和随意性，各部门间经常出现推诿扯皮等问题部分企业只关注了职位说明书的有或无，使得职位说明书流程不清，员工操作困难，形同虚设。实际上，职位说明书的内容，应该侧重于工作分析的过程，让员工知道怎么做，把编写职位说明书作为企业现有岗位的一次盘点，或者说是一次业务流程的重组，从而明确各岗位的职责与权限，规范业务流程，以实现提升管理水平的目的。

二、未对工作人员开展专业培训

职位说明书编写工作是人力资源管理工作中的一项专业技术工作，是一项专业要求非常高的工作，大部分企业都缺乏对参与该项工作人员的专业培训，所以编写出来的职位说明书存在大量表述不准的情况特别是岗位的概述职责工作能

力要求基本技能要求等描述不准确。比如笼统地使用“负责、全面负责、相关工作、管理、提高、完成”等模糊概念的词语，造成职位不同但职位说明书的描述却很相近，使相近岗位间无法明确自己的准确职责。

三、对编写工作认识不到位

职位说明书的编写应是一个自上而下的过程，涉及到企业管理的各个环节，编写职位说明书的目的是要使员工明确自己的工作职责、上岗要求、技能要求、各岗位的上下级关系等。所以，在编制职位说明书时应得到全体员工的支持、参与和理解。但在实际中，不少企业在开展这项工作时并没有与员工充分交流，让员工充分参与，所以作用不大。

四、定位不准确

当前，在很多企业都能找出多样式的职位说明书，但细读后你就会发现，这些并不是职位说明书而仅仅是岗位职责。岗位职责侧重于岗位任职者应该完成的任务，并不能全面反映岗位的信息，并没有具体行为或工作活动的结果职位说明书则可以全面反映岗位职责、工作经验要求、工作能力要求、基本技能要求、岗位协调等相关信息。

五、职责与任务交叉

为了把工作任务完成得更好，提高企业的竞 争能力，许多企业就以具体的工作设计，即公司的某项工作任务，需要多个部门或多个岗位共同协助完成，就把多个部门和岗位的员工抽调到一起共同完成某项工作，这就形成了职责交叉。正确处理好职责交叉有助于发挥协作效应，取长补短，提高工作效率。但很多企业在撰写职位说明书时，对某些职责与任务交叉的工作没有明确或者不清楚，造成工作中岗位职责不清，领导多多，员工不知道该听谁指挥，一但出现问题各部门岗位之间就会互相推诿扯皮，大大降低了工作效率。

六、职责重叠，不区分细节

在企业中，一些工作任务性质相同或相近，工作量非常大，在岗位设置时就会出现“一岗多人”的现象。在进行岗位描述时，很多企业一般都采取了同一类设置一个岗位，归纳总结出该岗位的共同特征，定义出岗位的共性要求，就此编写了一份具有放之四海而皆准的职位说明书，却忽视了该岗位的不同任职者之间工作任务的差别，导致职位描述不准确。

七、脱离实际，结果束之高阁

在实际的管理过程中，较多的企业已经认识到职位说明书的作用，较好地开展了工作分析、职责分类，但编写出来的职位说明书却并没有发挥应有的作用。不少企业对工作分析缺乏正确的认识，觉得其他企业因开展这项工作而提高了企业管理水平，所以就盲目地随大流；有的企业由人力资源部门独家“打造”每个岗位的说明书，脱离企业实际状况时有发生。尤其是对任职者资格的界定没有明确的标准，结果职位说明书无法在实际工作中应用，成为企业的“文物”。

八、缺乏系统思考

职位说明书编写的过程，是对企业管理流程的一次重新认识。一套成体系的职位说明书，可以给企业的各项管理工作特别是人力资源管理工作提供重要依据。但是，很多企业的职位说明书中对职位的描述不准确，要么夸大职责、要么缩小职责、要么就归纳不完整，任职资格因人而定，不具有统一的、客观的标准；还有的企业为节约经费，只对重要岗位进行说明书编写，造成后继岗位评价、岗位培训、岗位薪酬、人员招聘、职业生涯规划等工作缺乏统一的标准，造成缺胳膊少腿现象。

那么，如何才能编写出一份高水准职位说明书呢，在此仅给一些建议：

一、领导重视，统一认识

在开展职位说明书编写工作之前，人力资源部负责人一定要先和公司相关高层领导进行讨论，明确此次工作的目的，明确规范岗位职责对公司管理的意义，让领导层统一思想，正确认识职位说明书编写工作对企业管理的作用，取得领导对职位说明书“规范”工作的理解与支持，并保证在职位说明书的编写过程中，高层领导先作表帅，对相关工作实行归口管理，改变原来随意性较大的管理方式。

二、加强培训，提高技能和认识

编写职位说明书之前，人力资源部门首先要做好工作计划，开展业务培训，为各个部门开展编写职位说明书工作做好技术支撑。同时，要做好充分的编写准备工作，培训会上给员工宣讲制定职位说明书的目的和意义，职位说明书中各个项目的作用，让员工从思想上重视该项工作。

三、统一尺度，规范要求

在职位说明书中对每位任职者的资格，必须对全公司所有岗位提出一个最基本要求。比如，公司可以将生产类员工的最低要求定为：学历必须是大专及以上，技能必须中级工及以上，有同行业三年及以上从业经验；管理类可以要求最低学历为本科及以上，职称为助理及以上，从事过两年以上管理工作经验等。在实际操作时只能高于这个标准，对于一些特殊岗位，可以要求是中共党员，驾龄三年等。只有这样，编写出来的职位说明书才不会因人设岗，具有广泛的适用性。

四、分层实施，做到不缺不漏

岗位职责应该是部门职责的分解，部门各项职责应在岗位职责中得以体现，即“千斤重担人人挑，人人肩上有指标”。部门职责是界定岗位职责的基础，因此，界定岗位职责的前提是明确部门职责。在编写职位说明书之前，必须先明确部门职责，再对现有人员工作进行认真的分析。在实际操作中，可以选用报表收集数据、面谈法、工作写实、实地观察等方法取得一线真实资料。根据任务量和工作的具体要求，将各部门的工作任务合理地分解到具体的岗位，确定部门内各岗位的职责，防止工作中扯皮现象的发生，从而提高工作效率。

五、用语要规范

在编写职位说明书的过程中，使用规范的描述方式和用语直接关系到职位说明书的质量，因此，必须高度重视。标准的岗位职责描述格式应是“动词+宾语+结果”。动词的选择可参照岗位职责动词使用规范表，如：主持、制定、组织、执行、策划等等；宾语表示该项任务的对象，即工作任务的内容，结果表示通过此项工作的完成要实现的目标，可用“确保、全面完成、争取、促进”等等，以保证职位说明书的写作规范。

六、完善管理机制

（一）是完善审核机制。各位员工完成职位说明书编写后，首先由部门负责人进行审核，审核完成后交由分管领导审核，最后由公司领导审核。

（二）是完善群众监督机制。将审核完成的职位说明书通过公示的方法，让群众对职位说明书提出意见，同时让更多的员工了解那项具体的工作应该由谁管理，也给群众办事提供方便。

（三）是动态管理机制。职位说明书编写工作相当重要，企业的发展会对职位提出新的要求。因此，企业编写出规范的岗位说明书后，人力资源部门应建立

岗位说明书的动态管理系统，在规定时间内由专职人员组织修订。

参考文献：

（1）加里·德斯勒；人力资源管理（第9版）；2008年5月第5次印刷。

（2）董克用、朱勇国；人力资源管理专业知识与实务；中国人事出版社；2009年5月第1版.（3）李燕萍、翁艳娟；岗位说明书的编写误区及其修正；人力资开发与管理；2007年第十期；66页到68页.

第四篇：职位说明书

办公室职位说明书

本职位在分管局长领导下进行工作：

1、协助领导对局机关人员贯彻执行党和国家的各项方针、政策及港口工作的法律、法规，以及局党组决议和重要工作部署的督查工作，负责组织协调机关日常工作；

2、负责机关工作人员的管理、培训、考核、录用、调配、职务任免、奖惩；

3、组织研究制定局机关管理制度及时监督检查管理制度的执行情况；

4、负责机关和直属单位领导班子建设工作；

5、负责办理人大建议、政协提案等工作；

6、负责落实局党组会议、办公会和局务会的安排工作，以及局领导赋予的其他任务。工作标准：

1、正确贯彻执行党和国家的各项方针、政策和法律、法规，保质保量地完成各项工作；

2、围绕局工作重点，积极为局领导出谋划策，当好领导助手；

3、工作严肃认真，实事求是，原则性强；

4、办公室人员分工明确、超前计划、组织严密，各项工作落实及时、到位、准确。所需知识能力：

1、具有本科以上学历，具有一定的政策理论水平，掌握党和国家的有关路线、方针、政策，掌握港口、口岸工作的政策法规；

2、具有一定的政策管理水平，熟悉全市的港口、口岸工作情况；

3、具有较强的综合协调能力、调查分析能力；

4、有一定的工作经验。转任和升迁方向：

1、可升任高一级职务；

2、可转任其他同级职务；

3、可由同级职务人员转任或下一级领导职务人员升任。

职位名称：办公室副主任 目标管理、群团、接待、后勤管理、人大、政协提案、职工培训 职位代码： 工作项目：

1、负责局目标管理及项目推进工作；

2、负责有关会议的组织、筹备、接待工作；

3、协助办公室主任做好工会、妇联、共青团、计划生育、老干部等工作；

4、负责后勤工作人员的管理；

5、指导港口及口岸相关行业协会工作；

6、协助办公室主任办理人大建议、政协提案；

7、负责组织局机关及直属单位的职工教育培训工作；

8、完成领导交办的其他工作。工作概述：

本职位在办公室主任领导下进行工作：

1、负责制定局目标管理项目，并进行督促和落实工作；

2、负责会议组织、筹备、接待工作；

3、负责后勤工作人员的管理；

4、组织局机关及所属单位做好工会、妇联、共青团、计划生育、老干部等工作；

5、指导港口及口岸相关行业协会工作；

6、协助办公室主任办结人大建议、政协提案；

7、负责连云港年鉴的联络、上报工作；

8、负责组织局机关及直属单位的职工教育培训工作；

9、完成领导交办的其他工作。工作标准：

1、熟悉与职责相关的各项方针、政策和法律、法规，保质保量地完成各项工作；

2、制订的计划和制度要周密、准确、可行，符合实际，工作作风扎实，了解情况要细；

3、港口从业人员的技术业务培训、考核和发证工作要规范、认真、严格；

4、严格执行规章制度和管理规定，确保目标任务完成。所需知识能力：

1、具有本科以上学历，有一定的政策理论水平，了解党的有关路线、方针、政策；

2、掌握国家有关工会、计生等政策规定，熟悉人大、政协提案办结程序；

3、具有一定的组织协调能力、调查研究能力和文字综合能力和政策管理水平，熟悉全市的港口及口岸行业工作情况。转任和升迁方向：

1、可升任上一级职务；

2、可转任其他同级职务；

3、可由同级职务人员转任或下一级职务人员升任。

职位名称 办公室副主任 文秘、工作调研、信息、宣传、办公自动化 职位代码： 工作项目：

1、负责调查研究和掌握港口及口岸生产经营、行业管理方面的情况，做好分析综合和向领导信息反馈工作；

2、负责拟写局（委）机关工作要点、总结，负责局务会及其他重要会议的记录、整理，编写会议纪要及其他文件；

3、负责信息、宣传、办公自动化工作；

4、负责抓好机关干部职工政治思想工作，搞好干部职工政治学习；

5、协助办公室主任做好宣传工作；

6、完成领导交办的其他各项工作。工作概述：

本职位在办公室主任领导下进行工作：

1、负责组织开展港口生产经营行业管理情况调研，并综合分析，为领导决策提供参考；

2、负责局党组机关工作计划、总结、会议记录整理、会议纪要编写工作；

3、负责政务公开，组织局机关及直属单位开展各项活动，创建文明机关；

4、负责组织全局职工政治业务学习，提高职工政治业务素质；

5、组织局内办公自动化的实施工作和信息、宣传工作的开展，做好文印安排工作。工作标准：

1、熟悉与职责相关的各项方针、政策和法律、法规，保质保量地完成各项任务；

2、严格执行规章制度和管理规定，确保信息宣传工作有序进行；

3、组织调研要全面、及时、准确；

4、按期保质保量完成领导交办的各项任务。所需知识能力：

1、具有本科以上学历，了解党和国家港口和口岸工作方面的政策规定；

2、具有一定的政策管理水平，熟悉全市的港口及口岸工作情况；

3、具有一定的综合协调能力、调查分析能力和文字综合能力。转任和升迁方向：

1、可升任上一级职务；

2、可转任其他同级职务；

3、可由同级职务人员转任或下一级职务人员升任。

职位名称：办公室秘书 组织人事、人事档案管理、劳动工资、党务、行业精神文明、培训（主任科员）职位代码： 工作项目：

1、承办全局职工奖惩、工资、职工教育培训、组织人事、人事档案管理等工作；

2、承办干部任免审核呈报手续，负责办理职工退休审核报批手续；

3、负责港口行业精神文明创建工作；

4、负责局内有关劳动人事工资规定、办法的起草；

5、负责局内人事管理及人员出国政审工作；

6、承办对港口从业人员的技术业务培训、考核和发证工作；

7、协助办公室主任做好党建工作，草拟党建有关工作计划；

8、完成领导交办的其他工作。工作概述：

本职位在办公室主任、副主任领导下进行工作。

1、组织职工奖惩、工资、职工培训教育、人事管理等工作；

2、负责办理出国人员的政审报呈手续和退休人员报批手续；

3、负责建立、整理和归档干部职工考核、工资等台帐资料；

4、承办对港口从业人员的技术业务培训、考核和发证工作；

5、负责行业精神文明创建活动方案的制定及组织实施；

6、负责局机关总支和支部及党小组开展组织生活、读书活动重要文件的传达学习；

7、负责局机关和党支部、党小组活动的计划、指导、情况收集；

8、建立健全本单位党组织和党员情况的台帐、资料。工作标准：

1、认真执行国家的方针、政策，及时、准确地做好人事、劳资等工作；

2、人事档案管理要规范，有较强的组织原则和保密观念；

3、按期保质保量地完成领导交办的各项任务；

4、各类台帐资料要齐全、细致。所需知识能力：

1、具有本科以上学历，了解党和国家有关政策规定，掌握国家有关干部、人事、劳动工资、工会、计生等政策规定及计算机应用等知识；

2、熟悉人事心理学、公共关系学等知识；

3、具有一定的人事工资管理经验。转任和升迁方向：

1、可升任上一级职务；

2、可转任其他同级职务；

3、可由同级职务人员转任、下一级职务人员升任或公开考试录用。

职位名称：办公室秘书 文秘、信息和宣传、机关日常事务管理、信访（科员）职位代码： 工作项目：

1、负责承办局内文秘事务，负责拟写局工作报告、计划、总结等文稿；

3、承办局长办公会以及局务会会务准备和秘书事务，编写会议纪要；

4、汇总、编写有关港口及口岸信息；

5、承办本局组织宣传等日常管理工作，草拟有关宣传工作计划；

6、负责处理信访工作；

7、承办领导交办的其他工作。工作概述：

本职位在办公室主任、副主任领导下进行工作：

1、承办局各类文秘事务工作；

2、负责有关会议的准备工作，搞好会议纪要；

3、根据工作需要，拟写工作报告、总结和计划；

4、负责港口及口岸信息的汇总、编写、报送工作；

5、妥善处理好各类信访件；

6、完成领导交办的其他工作。工作标准：

1、正确贯彻执行党和国家的各项方针、政策和法律、法规，保质保量地完成各项工作；

2、各类文字材料要观点正确，结合实际，格式规范，文字流畅；

3、各类信息要及时、准确；

4、要熟悉组织宣传工作的业务要求、会计划、会组织、会总结；

5、各种台帐资料要齐全、细致；

6、及时、妥善做好信访工作，不发生因处置不当导致的大规模集体上访、越级上访。所需知识能力：

1、具有本科以上学历，了解党和国家有关政策，掌握秘书学、国家行政公文处理办法及 办公自动化运用等知识；

2、熟悉行政管理学、文书学、信息以及调查研究的理论与实践；

3、熟悉港口及口岸的基本知识；

4、熟悉有关信访的基本知识。转任和升迁方向：

1、可升任上一级职务；

2、可转任其他同级职务；

3、人员转任、下一级职务人员升任或公开考试录用。

职位名称：办公室秘书 文件收发、档案管理、办文电子化、群团（科员）职位代码： 工作项目：

1、负责来局文书事务工作；

2、负责局文件收发、档案管理工作；

3、掌管行政印章，督促各处室保管好重要文件资料；

4、负责局办文自动化工作；

5、完成领导交办的其他工作。工作概述：

本职位在办公室主任、副主任领导下进行工作：

1、负责本局文件、信函等收发工作；

2、负责局文书档案收集、整理、保管和提供利用工作；

3、负责本局印签、空白介绍信的保管并正确使用，严格把关；

4、严格按照档案管理有关规定，做好档案分类立卷、编号、抄写目标、装订成卷工作，及时编写文字介绍、机构沿革、立卷说明等参考资料；

5、负责局办文自动化工作。工作标准：

1、正确贯彻执行党和国家的各项方针、政策和法律、法规，保质保量地完成各项工作；

2、文件收发及时、准确，不积压、不混档；

3、严格执行保密制度；

4、对文件立卷归档要完整齐全，分类准确，卷宗整洁，卷目清晰、确切，有利查阅；

5、局印签、空白介绍信的保管并正确使用，严格把关。所需知识能力：

1、具有大专以上学历，了解党和国家有关政策，了解国家有关工会、妇联、共青团、计 生、老干部等政策规定；

2、掌握国家行政机关公文处理办法、文件系统与应用方面的知识及计算机应用知识；

3、具有一定的档案管理知识，熟悉文书学、公共关系学以及港口管理的基本知识。转任和升迁方向：

1、可升任上一级职务；

2、可转任其他同级职务；

3、可由同级职务人员转任、下一级职务人员升任或公开考试录用。职位名称：办公室秘书 文秘、宣传、机关日常事务管理（科员）职位代码： 工作项目：

1、负责承办局内文秘事务，负责拟写局工作报告、计划、总结等文稿；

3、承办局长办公会以及局务会会务准备和秘书事务，编写会议纪要；

4、汇总、编写有关港口及口岸信息。

5、承办本局组织宣传等日常管理工作,草拟宣传工作计划；

6、承办领导交办的其他工作。工作概述：

本职位在办公室主任、副主任领导下进行工作：

1、承办局各类文秘事务工作；

2、根据工作需要，拟写工作报告、总结和计划；

3、负责有关会议的准备工作，搞好会议纪要；

4、负责港口及口岸信息的汇总、编写、报送工作；

5、完成领导交办的其他工作。工作标准：

1、正确贯彻执行党和国家的各项方针、政策和法律、法规，保质保量地完成各项工作；

2、各类文字材料要观点正确，结合实际，格式规范，文字流畅；

3、各类信息要及时、准确。

4、要熟悉组织宣传工作的业务要求、会计划、会组织、会总结；

5、各种台帐资料要齐全、细致；

6、对信访件的回复要及时；

7、局机关的组织生活落实，学习任务完成。所需知识能力：

1、具有本科以上学历，了解党和国家有关政策，掌握秘书学、国家行政公文处理办法及 办公自动化运用等知识；

2、熟悉行政管理学、文书学、信息以及调查研究的理论与实践；

3、熟悉港口及口岸的基本知识。转任和升迁方向：

1、可升任上一级职务；

2、可转任其他同级职务；

3、人员转任、下一级职务人员升任或公开考试录用。

第五篇：职位说明书

职位说明书

部门名称:

品保部

职位名称:

体系主管

职位编码:

职位级别

主管

直接上级

品保经理

直属下级

体系专员

职位分类:

¨管理类

þ专业类

þ行政类

¨操作类

审核人

日期

职位群:

清在下面的方框中做记号

¨

研发

¨

战略运营

¨

生产

¨

财务会计

¨

质量管理

¨

人力资源

¨

营销销售

¨

信息技术

¨

供应链

¨

行政支持

职位设置目的:

请简单、准确总结该职位存在的目的及对公司成功的独特贡献

建立、维护体系有效运行，确保体系运行的适宜性、持续性和有效性，提升公司质量和绩效管理。

关键职责:请列出本职位最关键的角色和职责，不要超过8项。并估计用于该项职责的时间百分比。(请确保时间总额是100%)

负责编制体系推进计划并依据计划组织开展工作；负责体系评估与改进的落实。

5%

负责组织在规定时间间隔内对公司的各体系运行情况进行内审和管理评审，跟踪不符合项的整改落实情况，确保体系运行的适宜性、持续性和有效性。

10%

负责组织并顺利通过各体系外审。负责原体系的维护和新体系的建立，准备体系认证审核资料，组织完成体系外审工作；跟踪落实存在的不符合项整改情况及发证。

30%

负责组织每月工艺符合性巡查并跟进整改。负责HACCP计划CCP点验证、月度PRP/OPRP/SSOP检查的执行。

15%

文件记录管理：负责公司ISO9000、ISO22000、HACCP、ISO14001、OHSAS18001、BRC、IP等体系文件的制定、更新与控制；负责指导各部门的文件记录管理。

5%

负责体系法律法规及其他要求识别、更新、学习、转换。负责组织体系相关标准及要求的培训。

15%

负责组织客户访厂审核的协调、陪同审核及整改资料提供。

10%

负责组织有机产品认证和有机标志申购、管理。

10%

100%

资历要求:请选择或列出本职位最适合的教育背景、专业、经验背景和资格证书（不是必填）

教育

¨

初中及以下

专业要求

¨

高中/技校

¨

大专

工作经验

体系岗位3年以上

¨

本科

¨

硕士

资格证书

内审员证书

¨

博士

资格要求:请选择或列出本职位在下列因素的要求

专业知识

请列出职位所需的学科知识、技术知识以及掌握知识的深度

熟悉并掌握GBT19001-2016、GBT

27341-2009、GB

14881-2013、GBT

22000-2006、GBT

24001-2016、GBT28001-2011、BRC、GBT

19630-2011、GBT

29490-2013等体系标准的要求，熟练运用PDCA、HACCP等工具，熟悉食品行业及体系要求的相关法律法规及执行标准的要求，熟练掌握体系文件的建立、受控、更新。

业务专长

请列出任职者对哪些业务需要了解以及对行业的了解程度

熟练掌握公司产品类别、工艺流程、危害分析、CCP点监控；有多次独立组织审核和参与审核经验；能顺利组织体系内外审工作开展；能顺利推进体系日常核查和整改跟进；良好的档案管理能力

团队领导

请列出任职者团队领导的深度和广度

有效管理3-5人的体系小组，合理分工，调动组员积极性，全面推进体系工作。

解决问题

请列出任职者工作中要解决的典型问题，从信息获取的难度、是否有经验借鉴可思考的难度分析

危害分析与管控；体系标准化建立；全员参与推进

人际关系技巧

请列出任职者经常性内外部联络的对象级别以及交往所需技能

需要与体系覆盖的所有部门有效沟通，组织各部门体系对接员及负责人开展体系工作；与第三方审核机构及二方客户有效沟通。

影响性质

请列出任职者如何影响经营效益和战略方向

体系审核未通过会直接影响销售产品进商超的准入；体系运行失控影响产品质量及安全

影响领域

请列出任职者工作影响哪些职能和机构

各销售部、品控、生产、采购