如何写出一封专业的邮件

第一篇：如何写出一封专业的邮件

职场新人：写出一封“专业邮件”的4个速成技巧

chinahrd2014-09-03 10:281

对任何员工来说，写专业的邮件都是一种公司礼节。这不仅体现了自我的修养程度，也是代表你公司的形象。

作为在职场待了多年的“老江湖”，其实我一直都在期待有一篇这样类似的文章，可以教人轻松掌握写一封“看起来很专业的邮件”。

对任何员工来说，写专业的邮件都是一种公司礼节。这不仅体现了自我的修养程度，也是代表你公司的形象。尤其对那些在求职路上的年轻人、或者刚进职场的新人来说，以更加专业的面貌应对邮件往来显得格外重要。

今天我列了以下几个小小的意见，希望能对刚入社会的“新人”有所帮助。

技巧1：邮件的送出——何谓To(发送给)，何谓CC(抄送)，何谓BCC(密送)

我发现很多人搞不清楚谁是“要对话的对象”，他们的邮件常常“To”很多人，结果邮件没人回应，还有甚至因为不注意这些抄送用法而导致部门、同事、主管之间产生纷争。

(1)“To”的人 浅显易懂是“你所沟通的对象”，但是除了这个“已经明确的人”之外，还能To 的人是直接关联的人，或是跟这件事有紧密联系的人，还可能是你上下游任务接口的人。

(2)CC的人

CC的是“希望让他知道这事，但是跟他并无直接责任关系”的人，通常对方会是你的直属领导，或者是你“To”的人的直属领导，也有可能是横跨部门、但是不跟此任务直接相关的人，却是希望他知晓的对象。

(3)BCC的人

BCC就是想要让特定的他知道、但是又不想让邮件内相关人员知晓。这个使用要小心，因为我亲身经历过被BCC的人没仔细看回了邮件……这是令人尴尬的事，所以除非有特殊原因建议使用Forward(转发)。

注意事项：

(1)很多人喜欢使用群组来发邮件，我个人认为——除非你很清楚群组内的每一个人，不然建议少用群组发送，这样就能避免一些人员收到无关邮件的情况。(2)尽量不要把你要To的同事的直属主管放在“To List”，因为这样就意谓你跟对方是平等，以及你意图这件事直接要对方主管执行甚至是负责。故除非真有特殊原因，不然请放CC。

技巧2：邮件标题

邮件的标题需要一目了然。建议按照“【主旨】+【叙述】”的格式来撰写。比如：“【新闻稿】轻松掌握写邮件要旨”。这里，“【新闻稿】”是主旨部分，“轻松掌握……”则是比较详细的叙述。

(1)标题的主旨

方便看邮件的人一目了然地知道这是哪一方面的邮件，并且负责相关业务的人立即知晓从而会阅读邮件。

方便搜索。许多人邮箱里都躺着上千封邮件，所以当你想要找特定内容的邮件时，你会发现你能利用“主旨”的关键词将相关邮件全部筛选出来，邮件列表非常清晰。这对于主管级的人真是一个超好用的小功能。

(2)标题的叙述 建议标题的叙述部分，不要超过10个中文字，因为字数多，反而不会有人看或是抓不住重点。简洁的叙述是使邮件看上去很专业的一个要领。

技巧3：邮件的正文

(1)收件人

在英文中我们会常用“Dear”、“Hi”或者“Hello”当作开头，不过在中文，目前似乎常看见的就是“某某长官”或是“某某你好”这样的敬称，因为没有敬语很容易会产生“命令口吻”或是“平等地位”等误会。所以收件人称谓要很注意。

如果可以，请一定明确收件人，尽量不要用“All”来取代。收件人明确了，这样才能确保对方能回复并且执行。如果邮件内是超过1个人来负责不同任务，那么请分段写，这样更清晰。

(2)主要内容

邮件的主要目的是要让对方快速掌握需要执行的内容，所以需要保证以下两条：

邮件正文内容不要超过800字。如果800字都无法说清楚，请直接沟通，确定双方都达到共识后再发邮件。如果需要传递的内容比较复杂，建议提供附件。其他的辅助说明，提供网络链接。

邮件内容如果能条列说明是最好，这能让看邮件的人快速领会。

(3)注意小细节

我常常发现很多人喜欢转发邮件给直属领导或是附上附件却不加说明。我个人觉得这是很不专业的表现。如果邮件转发, 请提列转发内容的重点;如果是附件,，也需要简单说明这个附件并且提供此附件的重点。

有时候所提供的附件很大。因为现在很多人已经习惯在手机上看邮件，故有个小建议——当附件邮件过大，建议将附件单独提供给“所需要的人”。或是在邮件上说明“如果需要，单独索取”，尤其邮件To & CC人员很多的时候特别注意这一点。

我有时候会发现有些人喜欢把邮件的内容标注为不同大小的字体、不同的颜色，甚至还使用粗体细体斜体的字型。我个人觉得这样会让邮件看起来乱七八糟，所以建议一封邮件不要超过2种不同的视觉形式变化。

技巧4：结尾署名

署名对于对外联系人员其实非常重要，因为它包含着个人信息，比如名字、职称、部门、电话、邮箱/ IM(即时通讯)、公司网址等等。现在很多人还会加上个人二维码。

署名也是代表公司身份，所以不要加上太多有个人色彩的内容及叙述。

以上四点是我总结的关于如何写出一封“专业的邮件”的4个速成技巧，供大家学习交流。因为仅为个人观点，相信还存在很多疏漏，也请职场的牛人有更多补充。

第二篇：一封英语邮件

March 17 , 2013 Dear Judy，Time has gone by fast and it is long since we met last time.How is your study going ? Can you get used to the learning environment of the new campus ? I hope you lead a happy life there.As we both are interested in culture tradition , now I want to share a newspaper article that I saw in the morning.Big differences in expressing feeling between Chinese and British.As is well-known , many of us hold the viewpoint that it is the well-time to show our sadness in a funeral.But to my surprise , the British seems to be breath easy and talk straightly in that place , most of them are smiling faces.This phenomenon really confused me.And in another section below , I have been informed that it is a way to see their cultivating moral integrity.All the strong feeling should be mention lightly.As a English saying goes “Keep a stiff upper lip”.If you can not control yourself , it means you will suffer losses.For example , a member of Parliament became more and more unpopular in presidential election only because he said something about his wife tearfully.Form this detail , most of the voters judged that he was lack of self-control.He lose the competition.But there exist another interesting phenomenon.When their friends or neighbors give them a small gift , they will show their great thanks or even kiss them.As for me , it is hard for me to accept the different.Thought with the development of the relationships between various countries , we have take a lot of cultural exchanges.But I get accustomed to the way that I lead.I am support the idea that it is one’s authentic thing to express our real thoughts.If everyone deliberate themselves or always don’t be themselves , it will make people feel that they live in a indifferent society.What do you think of the phenomenon ?

I hope I can see you soon and discuss our problem together.Yours ,Cherish

第三篇：一封邮件的营销逻辑

一封邮件的营销逻辑

2000年雷克软件系统创立于香港，2008年我们留意到很多国际品牌进入内地都是以广告为主，却很少关注广告投放效果，以及如何发展更多的回头客；同时，淘宝越来越受欢迎。我们认为Email和数据库有很大的市场，开始拓展内地市场。跟香港不同的是，内地市场已经接受了电子邮件营销，还有微博、微信等渠道，所以如何通过不同的渠道做数据库营销变得很重要。客户关系管理

电子邮件是一个正规的沟通工具，跟电话号码一样，例如淘宝喜欢用电话认证，亚马逊偏爱发Email，都是直接的沟通途径。

电子邮件营销的出发点是建立良性的客户关系管理，更好地“对话”。做好客户关系管理，首先要系统、有效地找到潜在客户的资料。很多时候我发现中国企业错过了机会，它们在互联网花了十几万投放广告，然后不了了之，其实有很多技巧可以拿到客户资料。以微博为例，无论你做任何事情，要拿到客户资料的主动权都不在品牌商那里，那应该怎么做呢？像意大利某知名男装品牌，微博有几十万粉丝，但不代表品牌商能主动联络到他们，因为他们的电话、Email都受到保护。如果在微博举办穿衣搭配比赛，粉丝看到信息，有5%的人参赛，就会填下相应的资料。

还有一个做得好的是Google，它希望中国商家做外贸时使用Google，以往Google外贸推广只会打广告，但后来它推出优惠券，只要企业留下Email就可以得到500元优惠券。可想而知，中小企业一定乐意做这样的事。

拿到客户资料后，如何让他们买东西呢？这里需要转化策略。参加搭配比赛的消费者要买衣服品牌商才能赚钱，企业拿到优惠券要使用Google才能赚钱，所以转化就很重要。例如Google拿到Email后，要给客户发4封邮件：第一封是一个Vedio，讲在Google推广的成功案例，都是中国出口量很大的企业，像时装、童装、鞋子企业等。第二封是Google在全球发展、对企业来说很重要的一些数据，第三封提示优惠券还有7天过期，第四封提示还有一天过期，让客户赶快使用。发出4封邮件之后，Google的转化率提高了5—6倍。知道客户的喜好，多发几个Email，提供他们感兴趣的资料，转化率自然会提高。

顾客买了东西后，商家当然希望客人买得更多，第三步我们要建立客户生命周期。第一次购买的客户就像个Baby，我们要多多关怀。例如星巴克，当客人成为它的会员，几天后星后巴克发来Email，介绍它的品牌，甚至它的总裁会在Vedio中出现。当知道谁一直买咖啡，在上班时间还是周末买，喝咖啡还是吃蛋糕，要把客户分类。首先是每次买2—3杯的，这是品牌的VIP，要给他们特别的优惠，中秋节送他们月饼、蛋糕。对于不常来的“唤醒客户”，你要哄他们过来，比如“过来喝东西送甜品”。细分客户非常重要，针对不同的客户策划不同的沟通方法，沟通才有效。

电子邮件还能提高客户忠诚度。什么是忠诚，要看RFM（Recency、Frequency、Monetary)模型。3天前和3个月前来的客户，一个月买两杯咖啡和买10杯咖啡的客户，既买蛋糕又买冷饮的客户，对这些不同的客户进行沟通，一定要找到合适的内容。例如星巴克的100万客户中有40万客户3个月没来过，那就要把他们挑出来，希望他们回来再购买，星巴克可以发这样的Email：“我的老朋友，很久没见你了，如果你这个星期天来星巴克喝咖啡的话我送你一个蛋糕如何？”还有，对一星期买两次的客户，如何让他们一周买5次呢？你可以每天给他们发Email，让他们参加下午茶试吃：“老朋友，下午2点——2点半到星巴克买一杯咖啡，可以试吃提子蛋糕！”他们会渐渐养成喝咖啡习惯，本来一星期去两次星巴克，后来变成3次。

数据库管理

客户就是数据资产，如果好好管理数据库，当数据越来越多、越来越完整的时候，你就可以随时看到数据如何产生购买机会。例如LV手表，大家买高端手表通常考虑劳力士和欧米伽，很少人会买LV手表，它价格贵，又不能保值，而且大部分人认为LV是卖包的。但如果购买两年后，LV给客户发Email说，LV手表有5年保养，而通常劳力士、欧米伽只有两年，这天客户就可以过来免费检查、更换电池，客户觉得很有面子，因为这种服务是其他手表品牌没有的。另外一件很重要的事情是，他会填资料、预约、检查手表等等，而且客户会带朋友去，他的朋友消费能力都不低，这样客户就变成了LV的销售人员，告诉自己的朋友LV的服务有多好，像VIP。

我们知道数据库很重要，那么企业怎么管理数据库呢？首先要定期地更新，跟客户沟通的同时要更新资料。其次，数据库要“健康”，大多时候企业有不同来源的数据，但这些数据来自同一群人，例如我是星巴克的会员，参加不同的活动填下资料，出现资料重复，所以对数据库进行整合很重要。最后是数据库深化，一开始只有客户电话、Email，但我们要知道他在哪个城市居住、喜欢买哪些产品、有没有太太或者女朋友，这些都可以深化。

近年来我发现国内企业存在最大的问题是，尝试违法购买数据。其实这样做对品牌和到达率的伤害都很大，如果你发送大量的垃圾邮件，不仅发送不了给客户，而且服务器还把你当做垃圾邮件的发送者，连跟基本客户发Email都发不了，这样投资回报就会跟着降低。

所以对于企业来说，不要只在意每一封电子邮件发出去要花多少钱，而是要看能赚多少，还要研究哪种推广方法能让客户回应，不要老是用客户不点、不看的方法轰炸他们。

整合Social media

随着微博、微信、移动APP发展，电子邮件营销的蛋糕变小了。那么为什么我们还要进行电子邮件营销呢？其实Email、微博和微信都是渠道，关键是怎么用得好，做得有策略。例如，星巴克要让全国客户知道它的推广，那它只有三种方式——电话、Email、CCTV，成本最低、最有效的肯定不是CCTV，可以

做的是发短信或Email。后两种方式的好处是，你可以知道多少客户打开了你的Email、多少客户购买、购买了多少，你能就此做优化工作，跟客户直接沟通。显然，每个渠道都有自己的价值，社交媒体和电子邮件都是数据库营销，但讲究不同的方法。Social media是一个公开平台，大家自愿参与，发表观点，通常是讨论产品。因此，你要小心，如果很多人说你的产品不好，你就要做一些管理。例如苹果，它不会把自己的产品放到Social media去讨论，而是自己讨论，通过Email让客户订购5S，以及下载APP。这是正式的、一对一的介绍，讲一些适合客户需要的东西，而Social media是一个讨论区。所以，做市场的人要知道在什么时候用什么渠道去营销。

如何整合这些渠道呢？以SMS为例，如果我们想让更多的人看短信，我们发现把短信和HTML5整合，点击率很高，有时超过70%。所以SMS数据库营销，可以整合HTML5，让客户看视频、订购、留下信息。我们正在研究数据库营销与微信整合。现在国内正在推广用微信做CRM，微信的好处是个人讨论的渗透率很高，但你会发觉微信公众账号有一个很大的问题，客户订阅了十几个公众号却很少看内容。我相信，社交媒体就是社交媒体，不是推广媒体，好比你跟朋友约了一起打羽毛球，打球是社交活动，但如果一边打球一边接受对方的推广，你会很烦，这就是微信把公众账号捆绑在一起的原因。当渠道广告味道太重的时候，即使让我免费打羽毛球，我也不会去。一些做市场的人没有真正看到社交媒体的作用，用错了方法，结果是弄巧成拙。

那么微信可不可以提供关系平台给商家，我觉得有机会，例如会员卡。但是，当很多商家都这么做时，究竟这个APP是跟朋友沟通还是做成会员卡呢？这两样东西在人的生活里不会放在一起，是泾渭分明的。结果是，当它变成会员卡时，人与人之间的交流返璞归真，就要再找一个APP专门用于聊天。其实，用微信做推广不一定是错的。但做市场有意思的地方是，新的东西一定要大胆尝试，喝头啖汤，而过了一段时间后你要想清楚工具的定位，不要麻木地把所有的东西放进去，被假象迷惑。

控制对的人吃对的东西

对于电子邮件，应该用于什么媒体，要看实际需要，要分析社交媒体、电子邮件的数据，精准地提供合适的东西给客户。那么究竟是用微博、微信还是短信、Email呢？其实很简单，打个比方，星巴克几百客户中有25 万人对绿茶蛋糕有兴趣，那就最好先让这些人试吃蛋糕，让他们评论好不好吃，评论后送一杯咖啡。营销最重要的是选择合适的目标消费者，我们通过他们的行为分析，知道25万人中有5万人看Email、5万人看微博，那你就知道怎么投放了吧！控制对的人吃对的东西，然后针对数据库，找合适的渠道。

我们不要本末倒置，流行什么东西就做什么，我们要想到消费者。例如微信，我看到有数据分析说，一、二线城市用微信的人很多，增长速度很快，但三、四线城市的人还是用很传统的方法。不同的阶段有不同流行的东西，所以要看消费者对什么感兴趣，从内容策略到渠道策略，投其所好。其实，如果消费者不用微博，我们就放弃微博；如果消费者不用Email，我们就不会做电子邮件营销。

第四篇：怎么写一封思路清晰的邮件

怎么写一封思路清晰的邮件

邮件是我们经常要用的工具，用好了，沟通更顺畅了，工作也开展得更顺利了。

那么，如何写一封好的邮件，达到沟通的目的？今天我看了一个名为《外企工作邮件一百句》的文章，文章中把外企工作邮件中常用的一百句话总结了出来。看完后，我总结思考了一下，认为，做到以下五点，邮件应该就能达到目的了：

1.交代清楚你写邮件的目的；

外企中常用：i am writing to confirm/inform you...，即我写信是要确认/通知你某某事，也就是邮件要说清楚，你想要干什么；那样，看邮件的人，只要看到这句话，就知道你邮件的目的；

2.把背景交代清楚；

外企中常用：in my previous email on October 5th...，即在先前十月五号我发给你的邮件中提到某某事，或者是几时的会议中提到的什么事，又或者是现在正在开展的某某项目等，让对方清楚地知道你提到的事情的背景；

3.明确告知需要对方做什么或者你决定要做什么；

外企中常用：if you can provide more details,或者would you please send us...又或者we look forward to hearing from you soon等，即你

是否能提供更多细节、你能否发给我某某文件、我们希望能得到你的回复等。

4.如果对方有什么问题，可以怎么解决；

外企常用：hope this is ok with you , if not , let me know by email asap.即如果有问题，请通过邮件尽快通知我。

5.礼貌地结尾；

外企常用：thank you very much for everything you have done for me.即非常感谢您为我做的一切。或者是thank you for your support.感谢您对我工作的支持。让对方配合你工作的同时，也不要忘记了感谢对方嘛。

做到以上五点，我想，这封邮件一定就非常好了。

如果你也有一些好的工作方法、工作习惯，欢迎分享。

第五篇：想给领导发一封邮件

想给领导发一封邮件，但是邮件又不知道怎么写，万分苦恼之中，今天教大家怎么样给领导写邮件，哪些注意事项需要注意的，本文是学习啦小编为大家整理的给领导的发邮件格式范文，仅供参考。

给领导发邮件格式范文一：

首先给领导发邮件，我们需要申请一个合适的邮箱，现在市场上有许多的网络邮箱，例如163，126，qq，思威电邮等邮件服务公司。你需要去申请一个邮箱，才可以给领导发邮件。申请好邮箱之后，请想好你要给领导发邮件的内容，例如：我想要加薪水，我要辞职等等。

首先我们需要一个邮箱，例如：allen.zhong@email-cm.com.按发邮件程序打开邮箱，点写信——收信人——主题——添加附件——发送。打电话通知收信

写信则按写信的格式好了

(1)称呼 写一封信，先要把收信人的称呼顶格写在第一行，然后，再在后面加上冒号，表示下面有话要说。

(2)问候语 问候语要写在称呼的下一行，空两格。它可以独立成为一段。

(3)正文 正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。每一个部分开头都应另起一行，空两格落笔。

(4)祝颂语 祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话，如“此致”、“祝”等。它可以紧接着正文写，也可以独占一行，空两格写。另外，在写与“此致”和“祝”相配套的“敬礼”、“健康”一类表示祝愿的话语时，一般要另起一行顶格写。

(5)署名 写完信之后，在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般还要加上合适的称谓，如“同学”、“好友”，“弟”“妹”等。

(6)日期 发信的日期可也可以另起一行，写在具名的下边。

下面我就以想要加薪水给领导写一封邮件格式。

尊敬的**领导：

您好。

我是销售部的小仲，很高兴您能在百忙之后阅读我的邮件。

**以下省略一万字。

祝：

工作顺利，事业向上。

销售部小仲

给领导发邮件格式范文二：

发邮件也很有讲究，尤其是给上司领导，可当公司邮件标准格式参照，一定要好好学习一下哦～

发邮件的礼仪汇总---让优秀成为习惯

关于主题

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1.一定不要空白标题，这是最失礼的。

2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用„才能显示完你的标题。

3..最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿!”或是“收着!”

5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

6.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

2.Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待

1.Email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2.注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!

3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用 :)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在-:)

附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6.如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送，语言的选择和汉字编码

1.只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4.选择便于阅度的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小，费神又伤眼睛。

结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1.签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

回复技巧

1.及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2.进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3.回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

5.要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体)

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行!

6.主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

正确使用发送，抄送，密送

要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)

1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2.而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

4.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

6、转发邮件要突出信息

在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

职场新人 制造空间，让工作更流畅

在办公室里总有些你数年没有光临过的角落，堆积了没有用的物品：刚入职时带来的资料，过期的杂志，写不出字的签字笔每周尝试整理一个区域，送人或扔掉。这样，你的抽屉便又腾出了空间，地板增加了面积，包括你工作时的空气，都会清新流畅很多。

和距离最远的同事说话

尝试着找到一个明媚的早晨，端一杯咖啡溜达到那个座位或者心理上距离你最远的同事面前，诚意地去关心他，对他的喜好表示出兴趣。此后你发现，办公室那个原来灰蒙蒙的角落，也变得温馨起来。记住，每一个小小的成功都在为你的活力气场添砖加瓦。

结识新朋友，增强人际免疫力

很多时候限制你发展的，不是能力的大小，而是人际关系。我们总是喜欢在某一类人群中打转转，或者用一种方法应对所有的人。很快，你就会遇到职业瓶颈。所以，你要努力地让人脉网络延伸出去，增加与他人的能量交换，而不是在人际上谨小慎微，时刻提防与猜测。去了解和接触你以前不感兴趣的人吧，因为通过了解 你会发现，原来你还可以从不同的角度欣赏别人。你的生活又展现出一片新领域，出现了很多以前意想不到的新奇事物。

先做不想做的事

要让时间也活生生的，就应避免积累太多的负担。先做不情愿的事情，因为你总是习惯把它们“雪藏”起来，能拖则拖。结果是内心的空间永远被它们占据。还有，不要把时间排满，要给闲暇留出时间。留下一段空白的时光，和自己在一起，奇思妙想总是在此时光临。

呼朋引伴，换家新餐馆

同样的东西，换一家吃，也能吃出点不一样的感觉来。唤醒你的胃口，激发对食物的渴望。相信吗?只要对吃的东西感兴趣，那么就不乏对工作的热情。看看那些充满创造活力的人吧，看着美食与看着新项目一样，目光中都闪烁着惊喜。坚决说不，扔掉垃圾食品

垃圾食物会阻碍能量的流动，还会带给自己一种应付的感觉。有人觉得，吃快餐是为了节省时间多做工作。其实这种情况下，你的工作品质也是快餐式的，看着诱人，实则缺少内在张力。吃得凑合，在潜意识中，就是对自己不那么在意，心理能量是涣散的。而心理学研究也表明，你对自己胃口的敷衍，也会体现在职场上鲜 于创新。