第一篇：工作邮件怎么写
工作邮件怎么写？
2014-06-10 世界500强商务英语
这天美国同事写了一封这样的邮件，我也在抄送之列。
All:
Thank you for your daily communications on issues/resolutions.With the main communication tool being e-mail due to the distance and time difference, may I make a suggestion moving forward.Could we please follow the protocol of ensuring the subject line matches the content of the e-mail context.This way, we all can follow, file and/or respond accordingly.Comments would be welcomed.Thanks for your input in advance.Regards, S.A.K
大概最近为了进口货物，中美同事之间来来回回太多邮件，但是主题和内容严重不符，有些主题让人云里雾里不算，有时在报关公司的邮件基础上接着写，中文主题没有修改成英文，S.A.K有点受不了了。
我仔细读了这封信，提出建议，写得还比较诚恳，语言组织值得学习。
说说我是怎样管理邮件的。
主题
发出的邮件应有明确的主题，起提示和概括内容的作用。
主题一般分几个层次，第一层：先列出属AGZ还是AHK范围；第二层：大的归类，比如年审、年报月报周报还是日报，或是归属某项目；第三层：内容主旨词；有时还有第四层。
有时收到主题不合适的邮件，回复的时候我会改改主题。
收信人
写给谁，抄送给谁，要交待清楚。回复邮件，参与人数较多时，要注意，写给谁，正文里面称呼谁，其他人放在抄送栏。
称谓
要有称呼。没有称呼直接进入正题，很突兀，而且显得对收信人不够尊重。现在的公司这边称呼都是直呼其名比如TOM就叫TOM，JERRY就叫JERRY，但我还是习惯加上一个DEAR某某，或者HI某某。内容
一事一邮件。这样比较容易决定这封邮件应写给谁，应抄送给谁，也避免在议题很多的情况下，一封邮件来来回回很长很长还在接着写，且方便整理归档。
正文较长的时候，可以有大标题，小标题。表强调的，可以粗体，可以字母大写。数字较多的，数字可以加下划线，可以斜体字。可以灵活使用不同的颜色，方便阅读，但是喜欢用较深的，柔和的颜色，不太喜欢用红色。
语言选择
同事之间一般用英文。对中国的客户或者供应商，考虑对方的语言习惯，选用中文或者英文。回复对方的邮件，用对方来邮的语言。
落款
无非是姓名，职务，电话，等等，在邮件设置里面预设。有些人会加上一些公司标识，企业文化，名人警句，以后我也要试试。
检查
点发送之前要检查，检查要点其实就是写邮件的各项要求。
回邮件
写给我的邮件，要及时回。如果当时不能处理，也可以回信说，邮件已收到，我什么时间之前会给你意见。
给我的例行邮件，比如同事每周给我现金周报，我收到就不回了。其实也可以像我以前老板FEDE一样，说一句WELL RECEIVED AND THANK YOU。
沟通方式
很复杂的，写很长邮件还不一定说清楚的事情，可以面谈或者电话谈。很重要的事情，谈完之后再追一个邮件。
很小的事情，当面或者电话三言两语就说清楚了，不主张写邮件。投诉，指责，抱怨等情绪化的东西，一般不适合邮件，应面谈或者电话，可以有双向的沟通，得到及时的反馈。另外，这类情绪也许只是一时，语言说过就过去了，写下来却永远都在，一时的情绪定格为永远，不必要。
常见错误
拷贝注意：有时我会拷贝上次类似事情的邮件，稍加修改，作为本次邮件，比如月报，周报，这时要注意将日期改过来，比如要发2013年1月的报表，我拷了2012年12月的月报邮件，一定要将2012年12月改为2013年1月。
附件注意：有时往往正文里面说“附件是某某，请怎样怎样”，实际却忘了添加附件。所以我提醒自己，在写到ATTACH，ENCLOSE或者附件这几个词的时候，就把附件给添加上去，然后再接着写正文，以免忘了添加附件。
文法：现在写英文邮件一般都有文法提示，提示有不对的时候一定要改改。有时一封邮件用词斟酌推敲，改来改去，最后有些小地方就不一致了，要格外注意。
分类归档
按主题归档，方便查找和参考。
收件一般当天处理。处理完了就从收件夹移去相应的文件夹。
发件如果要跟进的，先让它停留在已发送，等跟进完了再放入相应的文件夹。收件夹和已发送里面就留着未处理或者待跟进的邮件。每隔两三天清理一次，要跟进的可以追一个邮件，或者电话、面谈。
我不常用的技巧，以后改进。可以标识为高重要性邮件。可以要求发送已读回执。可以标识为待跟进。„„ 我以前老板DG有一些很好的邮件技巧。
比如，我发邮件给他，能回复的他会很及时回复。
不理解的，他先分类。很重要又不理解的，他打电话叫我去他办公室；重要性一般，又不理解的，他回复说NOT SURE I UNDERSTAND, PLEASE DISCUSS。这时工作又丢给了我，我就要瞅他有空的时候，将这些PLEASE DISCUSS的ISSUE集在一起去和他DISCUSS。
比如，他在电脑里面有设置他关注的下属的入职时间。满3个月6个月1年2年了，他会发个邮件出来，说感谢你服务了这么久，如何如何。
比如，公司取得了一个里程碑式的业绩，比如销售超过了历史最高纪录，他会发个振奋人心的邮件出来，说我们已经达到了某某某某目标，谢谢大家努力，期望大家为下一个目标更加努力。
比如，附件的打印格式设置。有一次发附件给他，没有设置打印格式，他打印出来好多页又不规范。他就和我说，附件要设置好打印格式，方便收件人打印。
比如，开会邀请的时间管理。他邀请你开会，你接受了，或者你邀请他开会，他接受了，则一定按这个时间来执行。万一临时有事执行不了的，再改约时间。
比如，签名会不时更新，传递一些企业文化。
比如，再忙，或者用手机发邮件，他都会以DEAR某某或HI某某称呼开头，以THANKS和BEST REGARDS结尾。
举报
第二篇：如何回复工作邮件
“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。
要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）
1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。（收件者：就具体某项工作而已，一般指直接处理者、需要跟进者、需要回复者）
2.而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email.（抄送：指只需要知道，例如：上级、其他相关需知道的部门的同事）
3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。
4.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象！
5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源
6、转发邮件要突出信息
在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。
如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。关于主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1.一定不要空白标题，这是最失礼的
2.标题要简短，不宜冗长，不要让Outlook用„才能显示完你的标题
3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”
4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
5.可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
6.回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。关于称呼与问候
1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL.如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。
2.Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。关于正文
1.Email正文要简明扼要，行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2.注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！
3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开；如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6.合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8.不要动不动使用：）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
Business Email不是你的情书，所以：）之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在-：）附件
1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名
3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
4.附件数目不宜
超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，语言的选择和汉字编码
1.只在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4.选择便于阅度的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1.签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2.不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。回复技巧
1.及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2.进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3.回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。
4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5.要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）
如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了
如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”前，要三思而行！
6.主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
正确使用发送，抄送，密送
怎么样，经过这一系列的讨论，大家对职场电子邮件中的礼仪应该有初步的认识了吧！归结到底，两句话：只发有必要的邮件，认真发邮件！
第三篇：怎么写工作邮件（范文）
工作电子邮件
1.邮件标题，收你邮件的人不一定每封邮件都读的，尤其是老板，只看标题，再选择查看简直是一定的事情。
［请批示］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，来自小钟 ［请审阅］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，来自市场部 ［请回复］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，来自小钟 ［请参考］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，转自新浪科技频道 ［请协调］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，来自市场部
清楚了吧，在你的标题里，要告诉收你邮件的人:(1)他需要做什么(2)邮件的出处在哪
然后就是XXXXXXXX了，XXXXXXX是做什么的呢，当然要一句话概括清楚邮件的内容，如：关于本月校园推广的方案计划；新产品的上线计划意见咨询
总之，标题需要解决的问题就是，出处＋主要内容＋让对方做什么
3.邮件开始，“某某您好”，邮件最后永远都要说，“谢谢”，然后署名和日期，或者设置自动签名档。
4.如果是报告、方案，无论给老板，还是给同事，要不给合作伙伴，记得最后说“请审阅”三个字，你一点都不会吃亏。
6.多人协作的事情，记得回复（转发）邮件的时候，选择带原文回复，让别人清楚整件事情的来龙去脉。
7.邮件如果带附件，请记得要把附件粘贴上去，尤其是给你老板发邮件的时候，这样的错误一定会犯，但不要犯三次以上。有附件的邮件，请在正文中说明，“ＸＸ在附件中，请查阅”，以告诉别人这是一封有附件的信。
8.需要老板重视或知情的事情，邮件抄送老板。信的标题中要写着收件人的名字，以免你的老板感觉莫名其妙。
9.发给客户有敏感信息的邮件，暗送直接老板。发给平级的邮件，最好不要暗送上级。
10.使用邮件组，小心，小心，再小心，别发错了。
11.节日祝福，最好不要群发，选择你关心的人，挨个发，哪怕只改改抬头，群发的祝福邮件，不值钱。12.需要与同时共担责任的事情，还是要发邮件，一来正式些，二来MSNQQ不可靠。
13.重要的事情，麻烦的事情——发邮件，追电话，或者打电话，追邮件。
第四篇：如何发工作邮件
发工作邮件注意事项
1.首先发和工作相关的电子邮件,可不比给恋人发邮件，是件非常非常严肃的事情。其中利害随着工作时间的增加你自会晓得。
2.邮件标题非常重要，收你邮件的人不一定每封邮件都读的，尤其是老板，只看标题，再选择查看简直是一定的事情。标题该如何写呢？先看几个例子： ［请批示］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，来自小钟 ［请审阅］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，来自市场部 ［请回复］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，来自小钟 ［请参考］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，转自新浪科技频道 ［请协调］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，来自市场部 清楚了吧，在你的标题里，要告诉收你邮件的人:(1)他需要做什么(2)邮件的出处在哪
然后就是XXXXXXXX了，XXXXXXX是做什么的呢，当然要一句话概括清楚邮件的内容，如：关于本月校园推广的方案计划；新产品的上线计划意见咨询 总之，标题需要解决的问题就是，出处＋主要内容＋让对方做什么
3.邮件开始永远要说，“某某您好”，邮件最后永远都要说，“谢谢”，然后署名和日期，或者设置自动签名档。
4.如果是报告、方案，无论给老板，还是给同事，要不给合作伙伴，记得最后说“请审阅”三个字，你一点都不会吃亏。
5.不要总转发有意思的东东给你的同事（邮件组），也许你真正的邮件会被淹没其中，知道“狼来了”的故事吧。
6.多人协作的事情，记得回复（转发）邮件的时候，选择带原文回复，让别人清楚整件事情的来龙去脉。
7.邮件如果带附件，请记得要把附件粘贴上去，尤其是给你老板发邮件的时候，这样的错误一定会犯，但不要犯三次以上。有附件的邮件，请在正文中说明，“ＸＸ在附件中，请查阅”，以告诉别人这是一封有附件的信。
8.需要老板重视或知情的事情，邮件抄送老板。信的标题中要写着收件人的名字，以免你的老板感觉莫名其妙。
9.发给客户有敏感信息的邮件，暗送直接老板。发给平级的邮件，最好不要暗送上级。10.使用邮件组，小心，小心，再小心，别发错了。
11.节日祝福，最好不要群发，选择你关心的人，挨个发，哪怕只改改抬头，群发的祝福邮件，不值钱。
12.需要与同时共担责任的事情，还是要发邮件，一来正式些，二来MSNQQ不可靠。13.重要的事情，麻烦的事情——发邮件，追电话，或者打电话，追邮件。
第五篇：工作交接邮件
供应商：
你好！
由于近期我司对人员及工作进行了一些调整，从本***月份**日开始，将由我的同事***(Tel.No.)，邮箱********负责我司和贵司日常业务的联系和沟通，她|他近期会与您联系。非常感谢一直以来贵司对我的工作给予的支持和关照，对此我心存感激。
在日后的合作中，还请继续一如既往地支持我们的工作。
祝**********！
商祺！
******
部门：
你好！
由于人员变动及工作调整，从本***月份**日开始，姓名(Tel.No.)，邮箱********将接替我的工作。非常感谢一直以来对我的的支持和关照。
祝**********！
商祺！
*******
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