办公电话管理制度

第一篇：办公电话管理制度

办公电话管理制度

1、目的：加强公司办公电话电话使用的管理

2、适用范围。公司所有座机电话

3、责任：保证信息畅通，有效地控制管理成本。

4、管理规定：

（1）根据工作需要由综合办公室统一安装。（2）综合办公室负责电话安装及线路的检修。

（3）未经综合办公室的批准，各部门或个人不得自行私接、拆移电话或附加分机。

（4）打电话时提前列好提纲，缩短时间。

（5）办工电话系工作使用电话，尽量减少拨打私人电话，确有必要时应简明扼要。

（6）杜绝褒电话粥等长时间占用电话现象，如发现此行为予以口头警告，再次发现取消当月话补，如造成公司损失后果自负。

（7）各部门员工应自觉爱护电话设备，以便保证通讯线路的畅通。

（8）蓄意破坏电话设备的行为，除按国家有关法律、法规处罚外，将给予责任人经济处罚和行政处分。（9）接听电话要用文明语言，并有兴奋度。

（10）传真机用于收发传真用，任何员工不得以任何理由占用。

（11）严禁拨打私人长途，一经发现取消话补。

办公用品使用管理规定

为加强办公用品使用的管理，节约开支、避免浪费，特制定本管理规定。

一、办公用品分类：

1、常用品：圆珠笔(芯)、水笔(芯)、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、装钉针、稿纸。

2、控制品：名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台(油)、量具、刀具、软盘、刻录盘。

3、特批品(不列入办公用品费用考核)：印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等)，财务帐本、凭证，苹果机彩色墨盒及打印纸，U盘等。

二、办公用品使用对象：各公司主管以上管理人员、职能和业务部门员工，具体由各公司核定。

三、申购和采购：办公用品常用品由综合办公室根据消耗情况进行申购备领，控制品和特批品由使用部门(人)提出申购，控制品经各公司总经理批准，特批品经董事长批准；批准后的《申购单》交综合办公室执行购买。未填写《申购单》及未经领导批准擅自购买的不予报销。

四、管理和发放：

1、办公用品由综合办公室统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。

2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。

3、各部门应指定专人领取办公用品。

五、各部门费用核定及有关规定：

1、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经分管领导同意。

2、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由综合办公室根据人员变动情况进行调整。

3、各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，由总经理特批。

4、办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日由综合办公室出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。

5、各部门可根据公司下达的办公用品定额自主确定各部门及各使用人的办公用品使用标准。

六、其它规定：

1、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。

2、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。

3、办公设备的耗材及维修费用。

(1)电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材及维修费用，公司另定定额标准。属各部门或个人保管使用的，计入所在公司定额费用。

(2)耗材包括：打印、复印纸，激光打印机碳粉、硒鼓，针式打印机色带，喷墨打印机墨盒(水)，复印机碳粉，传真纸，鼠标，键盘等；其申购由设备使用部门(人)负责，并经总经理批准。

(3)办公设备的报修参照耗材申购程序办理。

七、本规定自下发之日起执行。

公务车辆使用管理制度

（一）申请用车条件：

1、公务车只限于工作上的需要使用，如采购物资，接送客人，外出办事等。

2、所有用车不能私事使用。

（二）用车申请程序

1、凡符合用车条件，各部门使用人提前一天（长途用车提前一天，短途用车提前4小时）填写用车申请单，再由部门经理签字同意后交综合办公室综合员，综合员将用车申请单汇总，平衡后交综合办主任核签，开具派车单及交车钥匙，行车证给司机，凭派车单出车（司机注意妥善保管车钥匙、行车证、出车后交回综合员）返回后将派车单交给综合员。

2、若当日无车辆安排，综合员应及时通知用车部门

（三）用车安排的原则

1、车辆的安排工作统一由综合员负责。原则上按申请时间顺序，事情轻重，尽量一车多用，减少单趟载货载客现象，提高效率。

2、采购急用优先安排，急事优先安排，重要接待优先安排。

（四）车辆的管理工作

1、申请用车应实事求是，严禁公车私用或改为行车地点。

2、公车私用或司机擅自改变行车地点，发生车辆事故造成的经济损失，一律由申请人、司机自己承担。

3、司机要注意保养车辆，保持良好车况，保持车内良好环境卫生。

4、车队长要按时办理车辆的年审等手续。

5、车钥匙除综合办配置一把，任何不准私自保留钥匙

6、综合员与司机记好每日车辆行驶公里数，及各部门用车次数，月末统计上报。

7、司机出车前，出车后必须加强对车辆的检查与保养。

8、车辆每季度进行一次保养与维修，到公司指定的修理厂维修，维修费由综合员与车队队长共同办理核算。各车辆维修费，单独核算累计，并建立车辆维修保养档案。

9、每月末综合办例会，车队长组织司机进行安全教育和学习交通法规，增强安全意识保证无交通事故。

（五）用油规定

1、综合员每月末预估用油量。

2、司机必须到指定加油站加油（特殊情况除外）。

3、综合员每月底做一次《公司用油统计表》。

（六）劳动纪律

1、司机必须按公司制度打卡，特殊情况由综合主任签卡。

2、行车期间必须遵守交通规则，安全第一，因违章产生罚款一律自负。

3、上班期间，司机必须在值班室内等候任务。

第二篇：办公电话管理办法

办公电话管理办法

为加强公司电话的使用和管理，有效利用以及节约开支，制定本办法。

一、公司电话主要是方便员工与外界进行沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司拨打私人电话。

二、员工在使用电话前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录，通话时间尽量简明扼要，长话短说。

三、每人配备1部办公电话或共用号码。

四、公司根据工作需要分别开通如下座机通话功能：

（1）总经理室、部门负责人电话开通国内长途直拨功能、来电显示；

（2）办公室传真电话开通国内长途直拨通话功能；

（3）其他部门电话只开通市内通话功能；

（4）拨打长途电话请在号码前加拨“17909”。

五、员工如因工作需要拨打长途电话，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话事由等，并经部门负责人、分管领导签字同意后报人事行政部开通长途权限，并对本话机产生的长途费用负责。

六、任何人不得使用公司电话拨打收费声讯电话，拨打声讯电话产生的费用由拨打人或部门负责人自行承担。

七、业务部门电话费用自行承担，后援部门电话费用，有长途功能的每人每电话机原则上不得超出150元，只市话功能的每人每机原则上不得超出80元。

八、人事行政部门对话费异常的电话打印清单，跟电话使用人逐条落实，私人通话及不能说明理由的由电话使用人承担相关话费。

人事行政部

二〇一二年五月十八日

第三篇：电话管理制度

电话管理制度

电话通讯是作为联系工作和业务的工具，为提高办事效率，节约办公费用，特制定本制度，希望大家遵照执行。

1、公司安装的通讯设施，实行谁使用，谁管理，丢失和无故损坏，应照价赔偿。

2、员工打电话、用话尽量简洁、明确，以减少通话时间。

3、员工在接电话时须用标准用语“您好，xx公司”。

4、通讯费用，根据职务、工种，通话频繁程度制定标准，控制使用。

5、人事行政部每月不定时的检查各电话使用情况，发现问题及时处理。

6、本制度解释权归集团人事行政部。

第四篇：电话管理制度

学校办公室固定电话使用管理办法

一、目的为加强对学校内部电话使用的管理，特制订本管理办法。

二、范围适用于已安装电话的各办公室及学校全体教职工。

三、职责

1、由学校总务处负责办公电话及设备使用的管理和监督。

四、工作规定 一电话礼仪

1、接听电话的标准用语为“您好明亮集团”总的要求是规范、简洁、礼貌话筒轻拿轻放。

2、员工打电话主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务故用语应尽量简洁、明确以减少通话时间。

3、电话铃声响起之后应尽快拿起话筒。在电话铃声响起三次之内必须有人接听电话。

4、来电话指名找人应迅速把电话转给要找的人。如果不在应明确告诉对方如果需要留言必须作好记录。

5、新入职员工对企业情况知之不多不要抢接电话以免一问三不知给对方留下不良印象。

6、通话时如果有其他外来人员来访不得臵之不理应该点头致意并应有礼貌地说“请您稍等”。

7、通话中突然中断应该立即挂上电话再次接通后要表示歉意并说明原因。

8、打完电话不要自己先挂断电话应该等对方挂断之后再轻轻放下话筒。

9、拨打电话时无特殊情况不允许使用免提以免影响其他同事的工作。 二电话使用

1、对来访电话进行《电话登记表》的填写后要求及时反馈给当事人。

2、使用电话时严禁在电话上闲谈不允许使用公司电话打私人电话。

3、人资行政中心负责公司电话机的配臵和安装工作。各部门如因工作原因需添加电话的需填写《电话配臵申请表》交至人资行政中心审批报总经理核准后统一安装。

4、当电话设备出现问题时该部电话使用人为直接负责人人资行政中心负责及时解决、处理以保证工作的正常进行。

5、传真机主要是收发传真所用严禁使用传真机拨动电话。 三电话费用1、2、

四基金缴纳管理办法

1、违反“电话礼仪”规定者每次缴纳基金 20 元。

2、违反“电话使用”规定者每次缴纳基金 30 元。

3、违反“电话费用”规定者每次缴纳基金 50 元。

4、除特别注明外情节严重者处于规定缴纳金额 25 倍的基金。

5、以上条例若有违反则直接领导承担 80的连带责任。电话配置申请表申请部门申请日期申请原因所需数量需要安装到位的日期申请人申请部门经理人资行政中心负责人总经理

第五篇：办公电话管理暂行办法

关于公布《办公电话管理暂行办法》的通知

财务部、综合部：

为加强办公电话的使用和维护，提高办事效率，保证工作的顺利开展，加强电话的管理，节约话费开支，特制定本办法。

一、办公固定电话的管理

1．办公电话由综合部统一管理，具体办理装机、移机、停机以及维护等工作。

2．各部门因工作需要，改变电话使用性质、办理装机、移机、停机等业务，须经处领导批准后，由综合部具体办理。产生的各种费用由财务部统一清算。

3．电话费交纳由综合部与财务部共同负责。

4．加强电话使用管理，减少不必要的话费开支，上班时间避免在电话中聊天，减少私人电话。

5．为便于各部门加强电话管理，及时发现办公电话使用中出现的问题，每月由综合部负责到电信部门打出话费帐单，对发现的话费不正常大幅度超支，由电话使用部门调查后，提出意见报主管处领导审核。

二、移动电话管理

1.为便于工作开展，对处（公司）内职工每月给予一定限额的移动电话使用费补助。

2.在实施话费补助后，原则上处内人员必须保证手机24小

－ 1 － 时开机，对不开机者取消当月话费补助报销资格。

3.补贴方式：

（1）根据工作需要，处长（副处长）、经理（副经理）实行话费托收不限额实报实销方式。

（2）其他人员实行确定报销限额，话费自行交纳，每月按照话费发票限额内报销的办法（对话费在限额内的按话费发票面值报销；对于话费超出限额的，超出部分原则上不予报销，确因工作原因造成的，必须经处领导签字认可后，方能报销超出部分）。

具体限额标准为：

部（科）长、副部（科）长300元/月；

一般工作人员分为两档，业务员、办事员为100元/月，汽车司机为80元/月。

三、本办法适用范围仅为处及公司的人员，不适用于下属公司。

四、本办法自2005年1月1日起执行。

五、本办法由综合部负责解释。

二〇〇五年 月七日

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