行政办公管理制度

第一篇：行政办公管理制度

汇 编 行政办公管理制度

二零零捌年

目录

第一章

第二章

第三章

第四章

第五章

第六章 第七章

第八章

第九章

第十章

第十一章

第十二章

第十三章前言

日常办公纪律及常规事项处理 办公用品管理规定 计算机使用管理规定 车辆管理规定 文件管理制度

信息档案资料管理制度

印信管理规定

证照管理制度

证明函管理制度

保密制度 财务报销管理规定 员工奖惩管理制度

第一章 前言

纪律或有秩序的行为是在竞争的环境中为了圆满达到公司的目标所必需的，亦是为了公司保护其员工未来利益所必需的。公司期望员工理解并以自律的行为无条件和负责地接受纪律为工作的必需条件。员工应把实现该期望作为己任，通过提倡纪律,强调“自律”以防止成员的偏差行为。

本制度将根据实施情况与公司发展变化不断作出修订调整；

公司遵循以下行政管理原则平等：

全体成员不分民族、宗教、信仰、学历、年龄、性别、伤残、资格及职务的高低，在制度面前人人平等 互尊：

相互尊重，团结一心，为公司的发展贡献一份力量。诚信：

诚实、守信，言行一致，是员工行为的基本准则。自律

严于律己，从一点一滴做起，你才会有所收获。宽容：

宽以待人，体谅他人，虚心接受他人对自己的批评。

第二章 日常办公纪律及常规事项处理

一、出勤、请假、旷工与加班

1、工作时间规定

杭州

8：30～～ 17：30 中午一个小时午休时间； 台州、江苏、天津、青岛、舟山

8：00～～ 17：00 中午一个小时午休时间；

2、员工上下班需用打卡钟打卡出入，不允许代打卡，代打一次扣款20元。

3、迟到一次按半日工资额进行扣除，一次以上将扣除全勤奖100元。

4、部门经理/主管级可自行安排上下班时间，若不能准时到公司，应提前一天将去向告知指定下属。

5、请病假提供医院证明的2天以内不扣工资；2天以上扣除基本工资50%，无

医院证明的病假按事假计；请事假按基本工资的每日工资额进行全额扣除，请事假、病假者均扣除全勤奖100元。

6、员工无故旷工者罚款100元且扣除全勤奖100元.7、加班规定：

加班员工必须做好相映的考勤工作，填写加班单。

一般员工，部门有计划的加班安排，可选择享受调休或加班补贴，加班补贴的标准为基本工资/当月额定工作日；选择调休常规要求为当月结清，因特殊原因无法调休的可推迟调休，但不得超过一个季度 ；

计划外的自行加班安排，不享受调休或加班补贴；法定节假日加班按国家规定给予补贴；假日期间的出差，不享受加班待遇。

总监/部门经理级加班，只享有调休，不享有加班补贴。

8、每个分公司的前台必须监督员工考勤，按照规定的员工考勤表做好考勤纪录，每月5日前必须将上月的员工考勤表传至总公司前台.9、员工下班后,如没有加班或其他特殊情况不得在公司逗留,如有特殊情况须向前台说明情况.注：请事假、病假、加班或调休的员工，必须填写取相关单据交与个部门经理审批，审批通过后将相关单据交于前台。如来不及填写相关单据者,必须口头或短信通知上级主管或主管部门,办事完毕后及时补上相关单据,如没有口头或短信通知上级主管或主管部门且办事完毕后未及时补上相关单据者,一律作为旷工处理.员工考勤格式见附件：员工考勤表/请假单/出差单/加班单/调休单

二、上班纪律

1、上班时间不得在电脑上玩游戏、看电影，网上聊天、播放音乐、私人电话聊天； 午休时间不得在电脑上玩游戏、看电影，私人电话聊天；

上述行为若发生一次，直接经理向员工提出口头/书面警告并按50元/次进行罚款并按奖惩条例记过处理;警告三次以上仍发生上述行为者将重罚300元。如工作需要联系的请用统一申请的MSN.2、除洗手间过道、总经理办公室外，其他办公场所严格禁止吸烟。若发生按20元/次进行罚款。

3、办公场所保持安静，上班时间不允许大声喧哗，讨论问题应至会议室或放低声音，不允许以此为由影响别人工作。

4、上班时间不允许串岗，聚众聊天、吃东西。

5、上班时间不允许接待私人访客。

6、上班时间自己离开办公桌，要告诉前台秘书或同事，或在桌上留言，讲明去何处及估计何时回来。

7、办公室内部员工不允许谈恋爱,一经发现均开除

8、工作场所清洁

1）员工负责自己办公区域的清洁。

2）公司清洁工负责公共场所的清洁，每天上午清洁一次。3）清洁工离开后各部门的清洁由部门负责，必须保持清洁状态。

三、常规办公事项须知

1、办公名片/宣传资料/各类单据管理

1）公司办公名片/宣传资料/各类单据由设计部负责设计、联系制作； 2）需要办公名片/宣传资料/各类单据的部门主管提出申请经同意后交设计部安排制作,设计部询价填写询价单后经财务主管签字批准后联系制作； 4)美工联系制作是需与对方签订广告印刷合同,交与行政部盖章后生效.3）按照办公用品管理方式领用。

询价单/广告印刷合同见附件:询价单/广告印刷合同

2、办公文印管理

1）至办公室盖章必须部门主管批准并登记；

2）传真接受和发送文件应登记；前台收到的传真应立即递交相关人员，其他传真机收到文件同样处理。接受传真部门或人员应要求对方注明接受人。

3、会议室的使用

1）欲使用会议室的部门，提前在前台登记，按先登记先使用的原则处理。2）遇有同时使用情况时，双方可通过协商办理。3）临时使用通过前台协调处理。

四、公司内部论坛、周报和会议

1、公司内部论坛

1）外界人员不得进入公司内部论坛，公司员工录用后由人事部统一申请用户名和密码后方可进入；如有员工请辞，人事部因及时将该员工用户名删除； 2）公司内部论坛由专门人员定期维护。

2、周报

1）公司员工需每周递交周报，部门员工直接向该部门经理发送周报，报告一周工作进度；各部门经理直接将周报发至信箱：zhouhf@zjsituo.com，报告工作进度，见附件填写。公司依据该周报直接评定对该员工的成绩，漏交者视为该周无成绩。

3、会议

1）部门会议由部门经理安排其部门人员做好会议纪要

2）公司会议由行政部安排专员做好会议纪要

会议纪要格式见附件：会议纪要

周报格式见附件：周报格式

五、上下班安全、用电检查

1）每天下班后员工负责检查自己工作场所，关闭使用的电器、收好工具。2）本部门经理负责检查部门办公场所的安全。

3）行政秘书负责关闭所有公共场所的电器，如有员工加班，需与加班员工做交接，由加班员工负责。4）空调使用规定：

夏天气象预报最高达到27摄氏度以上开启； 冬天气象预报最低温 2 摄氏度以下开启；

第三章 办公用品、设备的管理规定

一、办公用品

1、办公用品由公司行政部门统筹、负责采购、保管。

2、申购方式

员工因工作需要常用办公用品至前台申领；

常用办公用品每月申购三次，将申购单交行政办公室批准； 无备货之非常用办公用品由使用部门提出申请交行政办公室批准；

3、采购方式

非常用的办公用品采购前应进行询价；

价格变动敏感的常用办公用品每季度应询价一次调整； 经批准的申购单由行政部门安排采购； 每季度前台应向行政部门报告询价调价状况。

4、领用方式

常用办公用品须办理领用手续；

非常用办公用品办理领用手续并登记员工工具卡； 在领取新的非消耗性办公用品时，必须以旧换新； 前台每月报告办公用品的消耗情况。

5、员工工具卡在册物品在员工离职时需交还公司。

6、员工工具卡在册物品遗失的，员工需负责原价赔偿损失。

二、设备

1、设备由公司行政部门统筹/负责采购、登记，使用部门/公用设备由指定责任人负责保管。

2、申购方式

部门/员工因工作需要增添设备应向行政部门提出申请批准立项:用途说明、性能、基本价位等信

使用的职能部门/委托相关部门询价、评息估； 确定资金预算进入核准程序：

不核准预算：1）项目成本过高需调整项目

2）预算价格不准重新进入询价、评估；

核准预算进入资金计划；

由行政部门根据资金状况安排顺序； 资金批准进入采购程序

3、采购方式

经批准的申购单由行政/委托其他部门采购；

4、领用保管方式

行政部门秘书负责对设备办理登记、入库、领用手续； 设备由使用部门的主管/指定保管责任人领用并负责保养维护； 设备更换保管责任人或存放场地要及时通知行政秘书进行变更； 行政秘书每季度报告在册设备情况

行政部门主管不定期抽查在册设备的使用保管状况；

对不符合记录状况，设备使用保管不当的情形按奖惩条例办理。

附：办公用品分类目录（常用、非常用、员工工具卡等类）

办公用品/设备请购单/办公用品领用表和价格季度报表/办公用品库存月报表/员工工具卡等

第四章

1.公司计算机使用责任

1）公司的计算机设备做到专人管理、专人使用，部门公用的计算机由本部门员

计算机使用管理规定

工使用，未经使用者许可其它员工不得使用。

2）专人使用的计算机管理责任人是使用人 3）部门公用计算机管理责任人是部门主管

4）公司分配给员工的电脑，包括电脑上安装的系统和各种办公应用软件属于公司财产。员工因私人使用造成电脑的软件和硬件的损坏，员工应负责赔偿。

2、未经网络管理员许可，下述为违纪行为：

1）使用者随意拆装、移动计算机设备及外部设备（例如打印机、扫描仪等）； 2）使用者擅自增加或删除计算机系统上所安装的应用软件和数据资料； 3）私人的光盘、软盘在公司的计算机设备上使用； 4）下载软件/程序；

网络管理员定期进行硬盘清理，删除不必要的文件

网管在检查电脑时发现上述现象必须立即向部门主管及行政部门主管同时提出报告。

3、使用纪律

1）员工不得用公司的网络浏览与工作无关的网站，以免造成公司网络的速度下降，病毒侵袭、网络瘫痪。

2）上班时间在网络上搜索资料注意不能同时打开多个页面以合理利用通路资源，避免堵塞，提高上网速度

第五章 车辆管理规定

为了加强公司行车管理，确保行车安全，提高办事效率，节约用车成本，特制定本办法。

一、车辆使用范围

1、联系、办理业务需要。

2、接送公司客户。

3、其他紧急和特殊用车。

4、个人用车。

二、驾驶员管理

1、坚持行车安全检查，行车前检查车辆，发现问题及时排除，确保车辆运行。

2、安全驾驶，正确执行驾驶操作规程，听从交通管理人员的指挥，行车时集中

精力驾驶。

3、出车回来后，填写行车记录，车辆用毕后，车辆停泊在指定位置，锁好方向盘、门窗等。

4、驾驶员因违反交通法规造成的罚款、伤害、损失责任由驾驶员负责；

5、严禁酒后驾车。驾驶员酒后驾车按100元/次扣当月工资，酒后驾车肇事，驾驶员承担全部责任；

6、驾驶员必须严格遵守车辆使用和管理办法；

7、做好车辆的维护、保养工作，保持车辆常年整洁和车况良好。

8、认真填写车辆档案资料，对车辆事故、违章、损坏等异常情况及时汇报，写好情况汇报。对车辆运行里程和耗油情况进行统计分析，提出报告和降低成本的建议。

注：驾驶员包括专职与非专职的驾车人

第六章 文件管理制度

第一节 总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司行文文件由行政管理部统一发放、传递、用印、保管和立卷归档；部门文件由部门统一发放、传递、用印、保管和立卷归档，第二节 文件分类

一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。

二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。

四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。

五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

六、批复。答复请示事项用“批复”。

七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。

八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。

第三节 文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为二种：①“思拓发”、②“思拓xxx发”。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。“思拓”用于公司的对内对外发文，由行政管理部统一编号；“思拓xxx发”用于各部门的对内对外发文，文件由发文部门自行编号，行政管理部统一认定。

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。

七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用A4型。

十三、套红：重大决定、重要规定、人事任免、重要奖惩用套红公文。

第四节 收文

一、收文一律使用《思拓公司收文簿》。

二、外单位来文均由行政管理部指定专人收文，由行政管理部统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门。

三、公司内部文件由收文部门登记，根据文件属性及时分送相关人员办理。

第五节 办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、公司办文由行政管理部统一安排；部门间办文由部门安排，包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、严格按照时限要求完成。

五、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。

六、文件办理完毕后，公司文件统一交由行政管理部指定专人保管、立卷归档：部门文件由部门指定专人保管、立卷归档

第六节 发文 发文程序如下：

1)公司发文：拟稿人→部门经理核准→总经理核准→ 行政管理部统一编号→打印→盖章（签字）→发文→备案；

2)部门对外发文：拟稿人→部门经理核准→总经理核准→ 行政管理部统一编号→打印→盖章（签字）→发文→备案；

3)部门对内行文：拟稿人→部门经理核准→部门统一编号→打印→盖章（签字）→发文→备案；(部门内部行文使用统一发文模板)文档模板见附件:文档模板

第七章 信息档案资料管理制度

档案资料是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案资料管理工作。第一节 档案资料范围

一、公司档案资料资料分类

1、公司行政法律文档资料：

1）公司设立、变更的申请、审批、以及终止、解散后清算等方面的文件材料； 2）公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料； 3）各种行政组织方面的文件材料； 4）各种合同、制度、证件

2、公司财务文档资料

1）财务、会计管理方面的政策文件资料； 2）财务收支凭证、帐务凭证、帐册报表； 3）内部费用管理凭证、报表； 4）财务管理制度

3、人力资源管理文档资料

1）劳动工资/人事管理方面的政策、报表、文件； 2）员工人事管理资料、证件； 3）员工个人绩效管理资料； 4）员工社保管理资料； 5）员工培训资料； 6）人力资源管理制度。

4、生产及生产管理方面的文档资料

1）产品生产、能量消耗、安全生产、质量管理方面的文件资料； 2）生产技术管理方面的文件资料； 3）仪器、设备方面的文件材料； 4）维修方面的文件材料；

5）物资采购、价格、储存等信息管理资料； 6）物资流动凭证与帐册 7）物资管理制度/生产管理制度

5、科研、技术、专利管理文档资料 1）科研技术信息、资料； 2）产品研制信息资料； 3）专利申请、评估资料。4）技术管理制度

6、市场信息、情报方面的文档资料资料 1）市场资讯信息资料； 2）竞争对手的信息资料；

3）市场调查信息资料； 4）市场推广策划方面文案资料； 5）设计类素材、参考书籍资料； 6）广告资料；

7）其他具有利用和保存价值的信息资料。

7、销售管理文档资料 1）营销前期资料；

2）营销合同； 3）售后服务记录。4)客户资料

二、档案资料形式与载体

1、决定、条例、规章制度、重要通知等法规性文件；

2、会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、各种方案；

3、签定的各类合同、设计方案、标书；

4、订阅的报刊、杂志、图书、光盘；

5、拍摄和录音档案资料资料：原版底片、文字说明、唱片、录音带、录像带；

6、管理过程中使用的各种表单、报告、记录；

7、政府及各相关部门提供的政策文件；

8、产品研制的技术资料、图纸、方案、说明、报告。

包括文本文件、实物、光盘刻录文档资料、电子文档资料

第二节 机要档案资料

一、机要档案资料按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

二、划分标准：

1、绝密档案资料包括：

公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及重大合同、产品设计技术资料、重要物资采购信息资料。

2、机密档案资料包括： 1）财务资料； 2）重大合同； 3）公司经营情况；

4）薪资性档案资料、劳动合同； 5）技术资料；

3、秘密档案资料包括： 1）重要项目资料； 2）项目合同协议； 3）公司重要会议纪要； 4）重要项目信息； 5）公司收集整理的素材； 6）人事档案资料； 7）公司登记信息

第三节 档案资料整理装订编号

一、档案资料编号分类原则

1、文档资料形式、载体编码（英文字母）：文本、电子（在电脑内）、光盘、实物；

2、文挡分类编码（英文字母）：财务、人事、技术、行政、营销等；

3、文挡期间编码（数字）：年份；

4、文挡顺序：月份；

5、以下由部门自行依据档案资料内容编码；

6、档案资料编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进 行编号。

二、文挡装订

1、以左方装订为原则，右上角标明档案资料编码；

2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

3、合订文档资料封面有目录表；

4、电子文档资料应做好电子目录及重要备份；

5、光盘应做好编号标识，做好包装存放，编制好目录；

6、机要档案资料须在档案资料编号后注明：绝密、机密、秘密。

第四节 保管部门及保管责任

一、财务专项机要档案资料由财务会计部负责按会计制度规定整理装订存档保管。

二、人事专项机要档案资料由人力资源部负责按本制度规定整理装订存档保管。

三、股东会合同资料由行政管理部按本制度规定整理装订存档保管。

四、其他档案资料均由部门负责按本制度规定整理装订存档，按规定时间与要求移交行政管理部保管；

五、不需移交的文档及未到移交日的文档由部门编制档案清单，每季交行政管理部备档；行政管理部定期核对文档。

第五节 档案资料移交

一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交行政管理部。

二、公司章程，股东会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交行政管理部。

三、合同协议应在签订之日移交行政管理部。

四、财务档案资料、人事档案资料由部门自行立卷、归档、管理。

五、其余档案资料每年移交一次，时间为每年的１月。

六、档案资料移交须填写《档案资料移交清单》。

七、《档案资料移交清单》一式三份，移交双方各一份，行政管理部留存一份。档案移交清单见附件:档案移交清单

第六节 保存期限

档案资料保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照

下列规定办理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股东名簿；

3、股东会会议纪要；

4、公司证照；

5、各级批文；

6、印鉴；

7、公司年度经营计划；

8、公司年度经营总结；

9、年度财务报表；

10、技术资料；

11、不动产所有权状及其他债权凭证；

12、人事资料；

13、大型活动图片、音像资料；

14、其他核定须永久保存的档案资料。二、十五年保存：

1、会计凭证；

2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案资料的保存期限按国家相关规定执行)三、五年保存：

1、期满或解除的合同协议；

2、完结后的项目方案；

3、其他经核定须保存五年的档案资料。四、一年保存：

1、部门工作计划及工作总结；

2、完结后的部门请求报告；

3、完结后无长期保存必要文书。

五、公司规章制度由行政管理部永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第七节 档案资料调阅

一、因工作需要调阅档案资料时，按以下办理手续：

1、调阅部门内文档：一般资料，由资料保管人决定；部门内机要资料有部门经理批准；机密级以上资料由总经理批准

2、调阅部门间文档资料：普通文档填写登记表部门经理批准调阅；机要资料填写《档案资料调阅申请表》，并经行政管理部核准后方可调阅；绝密级以上资料经总经理核准。

3、调阅档案室文档资料：普通文档填写登记册调阅；机要资料须填写《档案资料调阅申请表》，并经行政管理部核准后方可调阅；绝密级以上资料经总经理核准。

4、文档使用分为：

调阅：阅读、查看 复制：复印、电子文档拷贝 外借：原件借出办事

二、调档人必须是《档案资料调阅申请表》里注明的查阅人。

三、《档案资料调阅申请表》由档案资料管理人员留存备查。

四、档案资料借阅时间最长不超过8个工作时。

五、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。档案资料调阅申请表见附件:档案资料调阅申请表

第八节 档案资料销毁

一、超过保存期，且无保存价值的档案资料应销毁。

二、需销毁的档案资料由保管部门填报《档案资料销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。

三、部门内部档案资料由部门经理核准销毁；机要档案资料由总经理核准销毁；其余档案资料由行政管理部经理核准销毁。

四、销毁档案资料须两人以上人员共同完成，行政管理部指定专人监督销毁，并填写《档案资料销毁登记表》。

五、档案资料销毁每年进行一次，即每年的１月。

六、《档案资料销毁申请表》、《档案资料销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，行政管理部一份。

档案资料销毁申请表及销毁登记表见附件: 《档案资料销毁申请表》、《档案资料销毁登记表》

第九节 文档资料分类、定级、保管、移交、调阅等诸事项的标准见文档管理目录及授权标准

第八章 印信管理规定

根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定印信管理制度。第一节 印信的种类和使用规定

一、印信分类

1、印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。

2、名章印鉴：刻有总经理签名的印章，一般为特定用途。

3、部门章：刻有公司部门名称的印章。

4、职衔签字章：刻有经理/总经理职衔及签名的印信（可用签名代替）。

5、其他功能章：刻有特殊事项完成的印章

二、印信的使用规定

1、对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金

融等机构以公司名义的行文，盖总经理职衔签字章、公司印章。

2、以公司名义对外核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总经理署名的，盖总经理职衔签字章、公司印章。不署名的盖公司印章。

3、以公司名义与各方厂商、客户签定的合同、协议、意向书等盖公司印章、经办人职衔签字章。

4、以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名者，盖部门章、经理职衔签字章。

5、各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。

6、完成特殊事项：如验收入库、图书登记、公文邮件收发等盖该项功能完成章。

7、财务事项盖财务印鉴、名章印鉴。

第二节 印信的监印及盖用

一、印章监印

1、总经理名章印鉴由总经理核定本公司的监印人员。

2、总经理职衔签字章由总经理核定监印人员。

3、公司印章由行政管理部主管为监印人员。

3、经理职衔签字章及部门章由经理指定监印人员。

4、功能章由功能执行人为监印人员

二、印信盖用

1、需用印时，经办人应先填写“用印申请表”，经审核职能主管核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。

1、监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请表上”上加盖用印样式。

第三节 印信制作与管理

一、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由行政管理部统一办理。印章刻好后由行政管理部办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图。

二、总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权部门在行政管理部签字领取印章，指定专人保管。

三、各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。

四、各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。

五、公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时须填写《印章管理登记表》，在登记簿上签字。原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。

六、监印人对未经判行文件，不得擅自用印，违者受处。

七、印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。

第九章 证照管理制度

一、公司证照由行政管理部指定专人统一管理。

二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。

如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、经营许可证等等。

三、证照的使用包括借用、复印等。

四、证照使用必须填写《证照使用申请单》。

五、证照借用程序：

借用人申请→部门负责人复核→行政管理部核准→办理借用手续→归还借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。

六、证照复印程序：

借用人申请→部门负责人复核→行政管理部核准→办理复印手续→归还 如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。

七、如需使用原件，则须总经理核准。

八、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。

第十章 证明函管理制度

一、证明函的范围包括：介绍信、法定代表人证明书、授权委托书、其他证明等。

二、公司证明函由行政管理部指定专人统一管理。

三、使用证明函必须经部门经理核准后方可。

四、法定代表人证明书、授权委托书须经总经理核准。

五、严禁开出空白证明函或外借证明函。

六、证明函开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使用，应立即退还行政管理部。

第十一章 保密制度

为保障公司的合法权益不受到侵犯，维护公司正常经营管理秩序，特制定本制度

1、公司密级设定：

绝密：一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害；调阅批准级别总经理 机密:一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害 调阅批准级行政管理部经理 秘密：一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害 ；

部门内调阅批准级部门经理

部门间调阅批准级行政管理部经理

内部资料:一旦泄密会使公司利益遭受一般损害；调阅批准级部门经理； 公开资料:制作和保管人

2、密级设定及调阅权限说明

1）未享有调阅权限但因工作需要必须获取的信息的按密级标准申请批准； 2）技术部内部资料交流必须事先通过部门经理批准；

3、信息保密等级确立：

1）行政管理部划分确立各类文件资料及信息、档案文件（包括电子文档）产品或材料的密级报公司领导批准；

2）生产计划部划分确立各类产品或材料的密级报公司领导批准； 3）技术部划分确立各类产品或材料的密级报公司领导批准；

4）后续新增资料有必要定级的，由文件产生部门提出定级标准，并报请公司领 导批准，确立后在文件右上角注明；凡确立为保密材料（包括物资）的电子文档与文本文档同级别管理。

3、密级变更及解密：

1）因工作需要或环境变化，需要变更密级的，由原产生秘密件部门或行政主管提出申请，交公司领导批准变更，或由公司领导直接变更。

2）对尚在保密期的文件事项,因工作需要或环境变化,需公开但不损害公司利益

的,由原产生部门或行政部门主管提出申请,交公司领导批准解密,或由公司领导直 接解密。

3）保密期满，除要求继续保密事项外，自行解密。

4、保密管理

1）各部门落实专人负责保管保密材料（包括物资），各岗位产生的或使用的保密材料（包括物资）本岗位即保密责任人。

2）部门对自己部门的保密材料（包括物资）须专人专门登记入册，定期清查，防止丢失和错漏。

3）按划定的传阅/接触保密材料（包括物资）范围保管和应用保密资料，不得自行扩大。利用公司内网传输文件应严格注意密级的控制。一旦泄密原密件保管人承担全部责任

4）保密材料（包括物资）不得私自复制，复印件视同原件管理，复制过程中的废件立即销毁。

5)保密材料（包括物资）严格按指定份数打印，不得擅自多印多留。打印/试制 过程中形成的废页、废件应及时销毁或破坏，重要文件必须使用碎纸机。6)外出携带保密材料（包括物资），要经领导批准。

7)利用公司内网打印文件或做其他文件处理时要严格注意保密与善后。

5、保密纪律

1）不该说的话，不要说； 2）不该问的事，不要问； 3）不该看的文件，不要看；

4）不该记（摄、录）的事，不要记（摄、录）5）不得擅自携带密件外出； 6）不得在公共场合谈论公司秘密； 7）不得在私人通信中涉及公司秘密； 8）不在不利于保密的地方放置密件； 9）不的随便丢弃密件，销毁密件要彻底；

10）不得利用公司电话、明码电报、以及邮局办理秘密事项； 11）发现泄密及时报告，采取补救措施，避免或减轻损害； 12）当客人问及公司秘密，应予以婉拒、避谈。13）部门泄密部门经理为责任人。

违反保密纪律而泄密不论是否立即产生损害均按照奖惩条例记过处理

第十二章 财务报销管理规定

一、报销基本规定

1、报销时间

公司规定每周四为审核、批准日，每周五为出纳报销日；逾期推迟到下周。

2、报销流程

1）报销人持审批过的预算批准报告、票据表单，粘贴、填写清楚的报销单据交直接主管审批；

2）直接主管审批确认出差事实，无误后交财务出纳审批；

3）财务出纳核对出差天数、标准额度，审批无误后交副总；审批不符合标准的退回给报销人；

3、报销单据要求

所有报销原始凭据必须符合国家发票管理制度及会计管理制度原始单据填制规定填制: 1)填写完整、字迹清楚； 2)大小写完整清晰； 3)具台头落款、合法印章； 4)业务内容与发票内容一致；

5)规定复写必须复写，凡有涂改之原始凭证一律无效；

6）白条不允许报销

4、所有报销凭证,必须规范粘贴填写: 1)左上角(对齐直角)粘贴在请款报销凭证之后,凭证粘死部分不要太多,以免复核不便。

2)报销凭证必须字迹清晰,各项目填写完整。3)大小写填写完整,不许涂改，如不相符,从低报支。4)各授权签署人签署完整。

不符上述要求之报销凭证,行政部、出纳均有权不予受理。

二、签字职责

报销人签字：确认费用支出明细

财务：检查表单粘贴是否合理、合法、数据是否正确、粘贴是否规范 直接主管：检查特殊支出情况

三、报销标准

1、出差住宿标准

副总： 300元以内 部门经理级： 200元以内 主管 150元以内

一般人员： 100元以内 北京上海广州的员工住宿可根据当地物价进行适当调整。特殊情况需要超过标准，由上一级主管批准 此标准的执行按以下方式进行：

1）一般出差前，由文秘进行目的地的房间预订，出差人员按文秘预订的酒店入住，并按文秘谈妥的价格支付房费，开具住宿费，费用报销时，文秘出具酒店预订价格表给财务，进行申核确认。

2）特殊出差任务，无法在事先进行房间预订的，则在指定的费用控制范围内，自行由出差人入住，并开具实际票额（必须有单价、天数），进行报销。

3）同性别二人出差，住宿标准则按最高职务的人员标准而定，不允许累计。4）入住宾馆市话费、上网费需另外计费的，则按实际支出进行报销，长途电话不给予报销。

2、差旅补贴

1）办事处和分公司之间的调配不算出差。

2）员工出差按30元/人，或按实际的餐饮支出进行报销，但报销总额仍不得超出30元/人/天的标准。

3、交通标准

1）一般出差，以汽车和火车为主。

火车车程在5小时内，提供普通座位票，夜间乘车（19：00以后）超出5小时，购买硬卧票，若因特殊情况不购买硬卧票，则按卧铺票的70%价格扣除硬座价格为不买卧铺补贴。

2）部门经理级出差，跨省可选择飞机出行，但事先应获上级主管批准。3）一般人员出差，若工作确需坐飞机，由副总审批后执行；其他部门由总经理批准。

一般不允许乘坐软卧，因出现特别情况需经总经理批准。4）出差外地市内交通

员工根据当地提供的交通工具进行报销，报销额度不得超出100元/天的标准（每张票据后应附乘座办事的目的说明）。

若两位以上员工到同一地点出差，交通补贴不允许直接按人数累计，如确实分

头办事的应附清单加以说明。

交通规定处理

出差事先均应获得上级主管的批准,填写出差申请,写明预算费用； 批准书交财务审核费用标准后方可预先借支或办理报销 5）本地市内交通费

员工因特殊情况外出办事根据需要乘坐出租车，在费用报销时需特别说明,特殊理由如下：

① 携带较重或较大体积的物品；

② 交通不便，没有公交车可以到达，或需要转车两次以上； ③ 时间特别紧急，乘坐公交车确定无法完成任务； ④ 身体状况不好，又确实需要外出办事。

⑤ 从杭州出差或外地回杭州出发和到达时间在早7：30分之前，晚9：30分之后的允许乘坐出租车（加班照此办理）。

4、招待费

涉及公司业务招待费用，按以下标准实行：

业务招待费实行事先审批制，包括书面报批、口头报批两种形式；

1）员工涉及业务招待费用，需向上级报批；单次费用在50元/人均 单次200元以下的，部门经理直接审批即可；超出50元/人单次200元以上，需再向上级请示后执行；

2）一般业务往来之客户均应在公司用工作餐；

较重要的客户招待费用可适当放宽，但员工请客必须得到部门经理批准,部门经理请客必须得到总经理/副总的批准。

特殊的重要客户如可能超标,应事先将原因说明清楚。3）注意事项

业务招待费用申请/报销应写明时间、地点、客户名称、人次等相关事项。应酬招待费用由参与员工中职位最高的人员提出报销。

如遇临时决定之应酬，均应事先口头向上级请示, 事后报销时写明时间、地点、客户名称、人次等相关事项。

5、借款

出差借款人回公司后在当期报销日内完成报销，当月的借款在当月内报销。如特殊情况当月不能报销的，经财务批准推迟到下月。

四、个办事处费用的申请

1)各办事处由部门负责人填写费用申请表教于总公司财务

2)总公司财务核实、总经理批准后资金汇出

3)各办事处在申请下次资金时必须将前一次的账目及相关凭证传至/寄至总公司财务.第十三章 员工奖惩管理制度

该制度执行中有以下说明：

1)处罚的责任人是上级主管，如上级主管不加以处理，则其本身接受处理； 2）一件事情的发生由多人导致或涉及部门整体，而部门主管不能加以区分处理，提出办法的则处罚部门主管。

3）部门主管暂时不确定的部门发生问题，则由办公室处理。

一、员工激励条例 遵纪守规，模范带头。事事以集体利益为重。

遵循本人岗位职责要求，努力作好工作成绩优秀。每次培训学习成绩突出。

在培训考核中成绩突出，需要保送学习，考察或培训。在企业管理方面有创新理念，并取得成绩。在团队建设方面有卓著成绩。

二、处罚条例 1）处罚的分类 过失等级及处理方式: ①轻微行为过失：直接经理向员工提出口头/书面警告，旨在给当事人提供一个立即改正错误的机会，如有经济损失需赔偿。

②行为过失：直接/上级经理向员工发出书面警告，在给予这种处分的同时或其后，还可以考虑这样几种措施：不予加薪/罚款/减薪/降级，直接主管经理有权作出这类处分。如有经济损失需赔偿。

③一次重大行为过失：直接/上级经理向员工发出最后书面警告，员工可能罚款/停职/降薪/解除劳动合同/以待进一步调查。如有经济损失需赔偿。

④一次严重触犯法纪 ：员工应被立即罚款、解雇，其劳动合同同时解除，如有经济损失需赔偿。

在采取违纪处分前应确认事实并准许员工就有关事件进行解释。

⑤处罚与经济相关标准

罚款处分一次在10～500元内执行。

财产损失过失视情节轻重实际损失的10%——100%的范围（可与其他经济措施并行处理）；

减薪处分一律在本人工资总额的10%范围以上实行，实行时间视具体情况而定。降级处分为：调离工作岗位、降低职位级别并降薪 停止出勤处分，最长不超过90天，停止出勤期间停薪。惩罚解除劳动合同为无预告期，即不须支付提前解雇的补偿金。

二、行为过失标准

1、轻微行为过失

1）屡行职责方面的轻微过失，如: 对一些与日常工作职责、办公室规章制度轻微疏忽；

没按照制度规定或指示就工作所需的任何材料，信息等及时地向主管汇报； 没按照制度规定或指示开展工作，在别人提醒下当即采取措施补救未造成任何损失并未对别人产生任何影响；

偶尔因过失造成公司财产损失金额在200元以下。2）出勤方面的轻微过失，如： 偶尔迟到早退月2次以上； 偶尔代人打卡或托人打卡；

偶尔未经主管同意便休假，但事后有恰当或可证明理由的。3）安全，卫生和办公室管理方面的轻微过失，如： 自己的办公区域凌乱； 上班时大声喧哗、争论、聊天；

在工作区内非特别划为吸烟区的地带吸烟；

偶尔因私人原因，如接听私人电话过长或频繁地中断工作，或利用公司电话打私人长途；

偶尔上班时间使用电脑从事非公务事项； 偶尔未经同意接见私人访客； 工作现场脏、乱、差；

其它方面的轻微行为过失等(上述描述中未包括但可参照判断)。

2、行为过失：

1）履行职责方面的行为过失，如：

过失造成公司财产不必要浪费或损害,金额超过人民币200元的；

未履行工作职责而使工作延误造成影响； 拒绝与其他员工协作； 因职责疏忽遭外部客户投诉；

遭内部客户投诉并证明是履行职责有过失并造成影响； 拒绝服从直接经理或管理层经理的工作指令；

在本人/同事发生轻微事故，执行工作出错，或出现轻微损害，浪费或其他事情时没有立即通知直接经理或其他主管经理；

未按照制度规定或指示就工作所需的任何材料，信息等及时地沟通/向主管汇报，并对工作产生影响或造成损失；

未按照制度规定或指示开展工作，当即采取措施补救但造成损失并对别人顺利完成工作产生影响。

因个人能力有一定的问题并证明履行职责有过失并造成明确影响。2）出勤方面的行为过失，如: 出勤方面屡犯(两次以上，含两次)轻微行为过失;缺勤一天不上班且无事先通知直接经理或部门经理或办公室事后补办无正当理由的；

迟到30分钟两次以上； 在上班时间打瞌睡,睡觉；

其它方面的行为过失等(上述描述中未包括但可参照其他过失判断)； 3、重大行为过失，如: 1）日常行为方面的重大行为过失，如: 严重违反有关日常行为的守则，指示或一般标准、办公室规章等；

当主管提出任何与公司、公司经营或调查工作出勤等有关的正当问题时,作出虚假，不完整或误导的说明，或提供不真实的材料；

试图掩饰其他员工所犯的过失或过错，对其他员工所犯的过失或过错提供不真实的情况；

歪曲捏造事实，并进行恶意传播；

伪造个人履历或隐瞒、欺诈公司，采取不正当的手段被录用； 未经公司的许可，同时在其他公司就职；

未经许可动用或挪用公司的金钱或资金用于个人目的； 泄露公司秘密级以上机密级以下的信息、资料、数据、实物； 越权获知公司秘密级以上机密级以下的信息、资料、数据、实物； 恶意辱骂及威胁上级。

2）履行职责方面的重大行为过失，如: 严重玩忽职守造成重大浪费和损害, 金额达到人民币2000元以上的； 在公司表格和其他文件上填写错误或虚构的材料并对公司产生不利影响者； 未履行工作职责而使工作延误造成较大影响；

因职责疏忽遭外部客户投诉未能立即解决问题造成较大影响；； 遭内部客户投诉并证明是履行职责有过失并造成较大影响； 拒绝服从直接经理或管理层经理的工作指令并造成较大影响；

在本人/同事发生事故，执行工作严重出错，或出现较大损害，浪费或其他事情时没有立即通知直接经理或其他主管经理；

未按照制度规定或指示就工作所需的任何材料，信息等及时地沟通/向主管汇报，并对工作产生影响或造成损失；

未按照制度规定或指示开展工作，对最终完成工作产生较大影响； 因个人能力有一定的问题并证明履行职责有严重过失并造成较大影响。3）出勤方面的重大行为过失，如: 在接获警告信后仍犯出勤方面的行为过失；

严重疏忽有关出勤、休假、小休等守则、指示和惯例；

连续三天(含三天)以上缺勤而没有事先通知直接经理、部门经理或行政部或事后没有正当合法证明说明理由。

违反计算机使用纪律的行为并造成严重损害；

其它方面的行为过失等(上述描述中未包括但可参照其他过失判断)； 书面警告见附件:书面警告

浙江思拓信息工程有限公司

2008年1月

第二篇：办公行政管理制度

第一章 总 则

第一条 为使公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化，迸一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，制定本制度。

第二条 总公司办公室负责本制度的组织管理监督。

第二章 经理办公会议

第三条 总公司经理办公会议分为管理工作会和业务工作汇报会。

第四条 每月第一、二、四周的周一上午8：40分召开管理工作会议，由总经理（或指定其他总公司领导）主持，总公司其他领导及各管理部门正副职总经理（主任）参加，必要时指定人员列席。主要研究公司重大事项，如经营战略、重大经营决策、重要规章制度；决定重大投资或贸易项目、重要对外关系、主要工作部署以及需要经理办公会议讨论研究的其它事项。

第五条 每月第三周周一上午8：40分召开业务工作汇报会，由总经理（或指定副总经理）主持，总公司其他领导、各部门、各专业公司负责人参加，必要时指定人员列席。业务工作汇报内容包括：组织机构建设情况、职工思想状况和具体业绩、业务发展情况等。汇报单位应于会前认真准备，届时全面汇报。

第六条 各部门及各专业公司需要提请经理办公会研究的事项，应在会议召开的上周五前以书面形式提出并附背景说明，送办公室汇总筛选后，报总经理确定会议议题。议题确定后，由办公室通知有关部门做好会前准备（包括会议材料等）。

第七条 经理办公会议对议定的事项形成相应决议或决定，总经理有最终集中决策及决定权。

第八条 办公室指定专人作好经理办公会议记录，并整理存档。重要决议事项形成会议纪要，印发有关单位或人员。办公室对需贯彻落实的事项进行催办、督察并反馈情况。

第九条 总公司领导会议由总经理主持，总公司其他领导参加，不定期召开，必要时由办公室主任负责记录和督促会议议决事项的协调落实。

第三章 公文处理

第十条 各部门原则上不得以部门名义对公司系统外的单位制发正式文件。

第十一条 凡以总公司名义发出的公文、函件及用总公司印章的，办公室对内容和文字有权审核，并负有把关责任。

第十二条 办公室负责文书档案的管理工作并负责指导全系统的文档工作。

第十三条 办公室负责制定总公司保密工作条例并指导全系统的保密工作。

第四章 内部呈批

第十四条 总公司各部门、各专业公司、子公司等以书面形式向总公司领导汇报工作或请求批准有关事项，须使用呈批件。

第十五条 总公司各部门的呈批件，由该部门直送分管领导，领导签批后直接退该部门办理。属于分管领导权限之外的，必须交由办公室呈报总经理阅批，批后经分管领导阅后退呈报部门或根据领导批示处理。

第十六条 专业公司、子公司的呈批件，按呈报内容自行送交相关管理部门或分管领导。需报总经理审批的，应交由办公室负责呈送，批后按领导批示处理。

第十七条 呈批件由总公司领导签批后，原件交办公室归档存查，呈报单位必要时可留复印件。

第十八条 办理呈批件必须打印，按规定填写，规范用表，由承办人及呈报单位负责人签字；如有附件应齐全有效。一般应一事一呈。需要一事多批的，第二次呈报时应附上次批示意见。

第十九条 承办部门要认真负责，收、交、转、送要做到快速、准确、交接手续齐备，应建立收发文和交接制度，指定专人负责登记和存档。

第二十条 各部门及各专业公司应指定一名正式职工作为联络员，负责联络工作。包括签领文件、接听通知并向本单位领导及人员传达、报迭呈批件及其他相关事务。

第五章 印章使用

第二十一条 凡涉及公司重要合同、协议、对外承诺、担保、资产转移等事宜的法律文书及其他重要事由的文件，须经法规室审核，报总经理签批后用印。

第二十二条 涉及总公司领导具体分管业务的一般性函件、报表、证明等，由办公室秘书处审核，经分管领导签批后用印。

第二十三条 除上述之外的一般性函件、介绍信或其他事由等，由办公室主任批准后用印。

第六章 机要文书

第二十四条 机要室主要负责总公司文件和有关材料的打印。打印内容须经办公室主任（或分管领导）审核签字。

第二十五条 各单位需制发的业务公文、函件及其他材料等均应自行打印。

第二十六条 办理复印、传真等应填写“机要室业务申请单”，经部门负责人签字后，送机要室办理。每季未由办公室统计费用后转财务本部，计入部门费用。

第二十七条 一般业务性外发传真由部门负责人签字；重要传真件外发由总公司分管领导签字。

第二十八条 收到传真件应及时通知收件人签字领取。

第二十九条 各部门及个人的邮件自行发送或领取，属于总公司领导的，办公室负责办理。

第七章接 待

第三十条 凡客人来访的，登记后由被访单位派人接见并引入。

第三十一条 总公司领导的客人来访由办公室接待员负责接待，其他来访客人由被访单位自行安排接待。

第三十二条 业务谈判需用会议室或谈判间，应提前与办公室联系，由接待员负责安排。

第八章 其 他

第三十三条 处以上干部每隔周六上午8:30——11:30应到公司集体议事。临时有事或有病的，须向总公司分管领导请假。

第三十四条 总公司各部门、各专业公司正副职以上（含）领导每日应于晚六时下班、临时有事的，须向总公司分管领导请假。

第九章 附 则

第三十五条 本制度由总公司办公室负责解释。

第三十六条 各专业公司、子公司在贯彻执行本制度的同时，可根据实际情况，制定实施细则。

第三篇：行政办公管理制度

行政办公管理制度

第一节 会议管理制度

一、会议管理规定

1、总则

为加强对会议时间的控制，提高会议质量，特制定本制度

2、范围

本会议管理制度适用于公司主办的各种行政办公会议

3、会议分类及组织

（1）公司级会议：参加人员为公司领导班子成员，每周召开一次。会议由公司总经理或总经理指定的副总经理主持

（2）部门会议：系公司各部门、各所属企业组织召开的工作例会，每周一召开。会议由部门负责人或企业经理主持

（3）专业会议：系公司内部的技术、销售业务及业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术会、生产调度会和安全工作会等），根据需要不定期召开。总部由分管副总经理或总工程师主持，所属企业由分管副总经理或总工程师主持。（4）临时会议：根据工作需要，为解决某些重要问题而临时召开的会议。

（5）定期汇报：公司各部门和各所属企业负责人，每月以书面形式向主管副总经理或总经理汇报一次工作。

4、例会执行与安排

（1）公司原则上每周召开工作例会一次。工作例会是各部门沟通信息的主要渠道之一，也是公司管理决策和实施工作指导的重要形式。为增强公司各部门管理人员的管理角色意识，发展管理人员的交流、沟通能力，即每次工作例会由公司各部门负责人，负责会议召集和主持。（2）会议主持会前做好充分的准备，了解本次会议各部门需要汇报或讨论的重要问题，形成书面的主持提纲。

5、会议主持人职责

（1）会议主持人应预先将会议内容通知与会者使会议讨论有的放矢。（2）会议开始后就议题的要旨必须做简洁说明。（3）引导讨论并在预定时间内作出结论。

（4）就会议讨论整理出的结论交全体与会人员确认，需表决的应通过表决确认。（5）确定专人做好会议记录，及时整理会议纪要、编号、下发及归档管理。

6、会议纪要管理规定

（1）会议纪要的形式与签发。

（2）公司办公例会会议纪要、决议，由行政管理部整理成文。

（3）行政管理部根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作。（4）会议纪要和决议形成后，参会的公司领导班子成员签字确认。（5）会议纪要发放前应填写（会议纪要发放审批单）。

（6）审批单内容包括纪要编号=发放范围、主管领导（主持会议的领导）审批意见。（7）会议纪要应有发文号，发放时应填写〈文件签收记录表〉，并由接收人签收。（8）会议纪要应分类存档，并按重要程度确保保存期限。

（9）会议纪要的备忘会议纪要作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议全体人员，以便对照核查落实。

7、会议注意事项

（1）要求参加会议人员提前5 分钟到场（2）实行会议人员签到制度（3）做好会议内容准备，并做好会议记录

（4）会议期间会议人员注意力集中，禁止打瞌睡或做与会议无关的事情

（5）会议期间将通讯器材设定在静音状态或关机，非紧急事件应尽量避免接电话。

第一节 印章管理制度

一、印章管理制度

1、总则

为保证公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本制度。

2、印章的刻制、该刻和废止

（1）公司印章的刻制、该刻与废止的方案由总经理办公室和总经理审批。其他单位或人员未经批准严禁私自刻制印章。

（2）公司各单位内部印章，必须持公司证明，到公安部门指定的刻字单位制作。并由公司总经理办公室备案。

（3）废止的印章应交总经理办公室保存，保存期限一般为三年。

（4）公司的印章在遇到散失、损毁或被盗时，各管理者应迅速向总经理提交说明原因的报告书，由总经理根据具体情况做出处理决定。

3、印章的保管与使用

（1）工程项目部实行印章保管、使用登记制度

（2）印章要指定专人负责保管，并存柜加锁，要建立印章保管登记册，载明什么印章、印文、印模和保管人姓名等项

（3）印章保管人员要明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。印章保管人员不得委托他人代取代用

（4）一旦发现保管的印章有异常情况或丢失，印章保管人员应及时保护现场并报告有关部门（5）用印时，印章保管人员首先应检查是否有部门负责人批准的用印章批单，再审阅了解用印内容，杜绝未经审阅其内容盲目盖印的现象。每次盖印都应进行登记。

二、介绍信管理制度

（1）公司职员出差或到外单位办事，一律持公司介绍信并加盖公司印章。

（2）开具单位介信要先填写签批单，经部门批准后，由总经理办公室据此单填写介绍信，盖章后交给需用人。

（3）介绍信要编号和存根，存根和发出的信要一致。（4）对未使用的介绍信要及时收回。

第二节

一、文件资料管理制度

1、总则

为保证项目施工现场使用的文件和资料得到有效管理，特制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于对公司实施项目管理体系要求所形成的全部文件和资料，包括适当范围的外来文件和资料的管理。

3、职责

（1）经理办公室负责组织贯彻实施本制度。办公室管理制度（2）经理办公室综合档案室负责公司项目挂你文件的收发，文件和资料的贮存和管理。（3）各职能部门负责职责范围内支持性文件和资料以及作业指导书的编制、发放、更改的控制和管理。

（4）项目经理部负责对接收的文件、资料和施工过程中形成记录的控制和管理。

4、文件资料的编制与审批

（1）各职能部门按项目管理职责编制相应文件。

（2）文件拟稿要求一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，字迹清楚。

（3）文件底稿应保留，并附在一份印制的文件后面由经理办公室综合档案室存档备查。（4）项目管理职能部门编制的支持性文件，由职能部门领导审批，必要时，由公司主管领导审批。纳入公司项目管理体系支持性文件范围的国家法律以及上级部门颁发的有关管理办法、文件等，唷各职能部门领导确定。

（5）文件和资料内容需进行更改，由制定该文件的部门负责实施。文件和资料经多次或大面积内容更改后，要重新印制。

（6）文件和资料更改的审批由原审批部门或人员进行。若指定其他部门或人员审批时，该部门或人员要获得原审批部门或人员所依据的有关背景资料。禁止未经授权和批准的任意更改。（7）文件更改时，与更改文件有关的其他文件的相关内容必须同时修改，以保证相关文件的有效性。

（8）各职能部门编制〈文件修改记录〉，记录文件的修改情况。

（9）对项目管理体系有效运行起重要作用的各个工作场所，都得使用相应文件的有效版本，及时撤出作废文件。

5、文件资料登记、发放和回收

（1）文件和资料登记项目管理职能部门、项目经理部的资料员按文件编号、文件名称等项目，填写〈受控文件清单〉。

（2）项目经理部与业主、设计单位、监理单位之间涉及工程项目的来往函件也要进行登记，按本单位实际情况对文件、资料分门别类进行登记。（3）文件的收发

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ 文件饿发放范围，由该文件的批准人决定。资料员按规定发放，收文人员必须在〈发放回收登记表〉上签字，以便备查。

项目经理部需要分发的文件和资料，如目标、指标及管理方案等，由主管领导确定发放范围，资料员负责发放，并填写〈发放回收登记表〉。

各职能部门下发的支持性文件应及时通知公司经理办公室综合档案室文件资料的回收。资料员对被替代或作废、失效文件和资料，按发放范围及时回收，并在〈发放回收登记表〉上注明回收日期。

资料员对调离本单位人员领取的文件和资料予以回收。

项目经理部解体时，各职能部门对其领用的文件和资料予以回收。

6、文件和资料的存档

（1）项目管理职能部门和项目经理部的资料员每半年检查一次在用文件和资料的有效性，并将检查结果报送公司经理办公室综合档案室

（2）作为资料留存的作废文件和资料，由资料员将其及时交回公司经理办公室综合档案室，并在登记此文件的相关表格上标识出“该文件作废”字样。该文件由发放部门销毁（3）经理办公室综合档案室保管体系管理文件和职能部门移交的全部文件和资料

（4）综合档案室于次年一季度前收回替代或作废、失效的管理文件。填写〈文件销毁（留用）申请表〉，报部门领导批准后统一销毁。

二、文印管理制度（1）文件资料的复印、打印须经所在部门负责人签字同意后才予办理。部门经理不在时，可经总经理办公室主任同意后办理（机密件除外）。

（2）私人资料不得在公司打印、复印。

（3）文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，文印室工作人员应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误。

（4）文印室工作人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或企业管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件

（5）对送来打印、复印、传真的文件资料，文印室工作人员应做好登记，并在月终统计核算。涉密文件的复印废件应及时销毁。

（6）不得擅自复印绝密文件和个人资料。复印机密文件需经公司领导批准。（7）复印机由专人保管使用，其他人员非经允许不得自行开机。

（8）文印室工作人员应按规程操作文印设备，定期对设备进行维护、检测、保养，下班时注意检查设备电源的关闭情况，断开电源。

三、办公用品管理制度

为规范办公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度（1）公司办公用品采用定额预算管理制

（2）公司各部门必须将所需办公用品提前半个月报至行政办公室，行政办公室根据实际用量和库存情况制定购置计划，经总经理批准后购置

（3）每月月底前，物资部统计各部门的办公用品清单报行政办公室

（4）对于预算限额内的办公用品领用，职员须填写〈办公用品申领单〉，经部门经理根据预算审核签字后，直接到物资采购中心领取

（5）备品发放采取定期发放制度，每月的1日和15日办理，其他时间不予办理

（6）备品仓库设专人负责。备品入库需根据〈入库单〉严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与〈进货单〉相符，按手续验收入库，登记入帐。为办入库手续，财务一律不予报销（7）备品保管要材料清、帐目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，帐、卡、物一致，做到日清月结。

（8）做好出库管理。在日清月结的条件下，仓库负责人月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算

（9）各部门设立耐用办公用品档案卡，由行政办公室定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿

（10）公司员工离职时，须如数退还办公用品（易耗品除外）。如有遗失按公司规定赔偿，否则，不予办理离职手续。

四、车辆管理制度

为规范公司车辆使用管理，特制定本制度。

（1）单位和个人因公使用车辆，要首先综合办公室提出申请，经批准后方可用车。（2）派车人派车须填写〈派车单〉，使用车辆人员仅限于在所申请的地点使用车辆。（3）驾驶员要定期检查车辆情况，确保车辆始终保持良好状态。

（4）严禁酒后驾驶车辆，违者一次罚款500元，并处停止其在单位6个月的驾驶资格，造成后果由本人承担责任。

（5）车辆使用中发生的费用，按规定审批报销。

五、办公管理制度

为规范本项目部的办公管理，特制定本制度。（1）准时上下班，不迟到、不早退，有事外出要提前请假。

（2）为提高办公效率，办公室内禁止大声喧哗，商讨问题以不影响他人工作为原则，尽量不在办公室会客。

（3）经常保持办公室整洁，无关物品不准放在办公室内。办公室桌上的图纸或资料的放置要整齐，看完报纸要随时即把报夹挂回报架上，不准随便乱扔纸屑和果皮。（4）职工一般不能进办公室玩耍，更不得任意翻阅图纸和资料或开翻抽屉。

（5）本项目部决定工作每月召开一次本月工作总结及保证下月工作进度和质量安全等工作会议，任何应参加会议人员不得缺席，若有特殊情况，应提前向工地主管说明，否则将处50-100 元的罚款。

第四篇：行政办公管理制度

行政办公管理制度

第1章总则

第1条目的为规范办公环境、员工工作形象，提高工作效率，结合公司实际情况，特制定本管理制度。

第2条名词定义

2.1工作时间：包括周一至周六的正常上班时间及其他加班时间；

2.2工作场所：包括公司所在地办公区域及门店所在区域；

2.3办公设备：日常办公所使用的电脑、电话、打印机、复印机、传真机、投影仪等办公设备；

2.4办公设施：日常办公所使用的办公桌椅、空调等办公设施。

第3条管理规定

3.1在办公时间内不得私自离开办公区域，具体规定参照《考勤管理制度》和《门店管理制度》执行；

3.2在工作时间内应该注意自身仪表形象，具体规定如下：

3.2.1必须做到仪表仪容整洁、大方，不着奇装异服上班，不许赤膊、背心等上班；

3.2.2使用文明用语，办公室人员在工作接触中或在接听电话时要使用“您好、请、谢谢、对不起、再见”等文明用语；做到礼貌待人，文明办公，不大声喧哗、不讲粗话、脏话；

3.2.3公司员工拜访客户，必须注意自身仪表仪容；

3.2.4严禁在工作时间内吃零食、水果；

3.2.5严禁工作时间内喧哗、嬉闹、用电脑上网等一切与工作无关的事。严禁聚众闲聊、阅读与工作无关的书籍和报刊杂志，营造良好的工作环境。

3.2.6以上规定公司行政部将不定时进行检查，如有违反、核实，将对违反员工处以20元/次的经济处罚。

3.3公司员工应自觉维护办公环境

3.3.1爱护办公设备、设施，故意破坏办公设备、设施的行为，将根据设备、设施损坏价值进行赔偿，并处以50元/次的经济处罚；

3.3.2办公区域内严禁吸烟，违反者将处以10元/次的经济处罚；

3.3.3自觉维护办公室卫生，不乱丢垃圾，特别是中午用餐所遗留的剩余饭菜，以及中午休息所吃零食、水果所造成的垃圾，必须将垃圾倒至公用垃圾桶，如发现违反者，将处以5元/次的经济处罚；

3.3.4保持个人桌面、电脑的整洁，自觉执行卫生清扫值日，行政部将不定期检查，如发现个人桌面及电脑不干净，将处以5元/次的经济处罚；

3.4正确使用各项办公设备

3.4.1严禁使用电脑及网络玩电脑游戏、QQ聊天、炒股、网上购物、听歌、看电影等与工作无关的事情，一经发现，将处以50元/次的经济处罚；

3.4.2员工外出时间1小时以上者，必须关闭电脑主机、显示器等用电设备，如有违反，将处以10元/ 次的经济处罚；

3.4.3公司内的打印机、复印机、传真机严禁用于私人资料的打印、复印，如有发现，根据资料的数目，处以20-50元/次的经济罚款；

3.4.4员工下班前必须检查个人所有电器设备是否关闭，确认后方可下班，行政事部将对下班后员工所使用的电器进行检查，一经发现未关闭电器者，将处以10元/次的经济处罚。

3.6以上规定由各部门负责人监督执行，行政事部全面监管，如部门负责人和行政事部负

责人未发现而被公司领导发现，部门负责人和行政部负责人将接受同等经济处罚。

3.7所有罚款从从本月工资中扣除、损坏的赔偿款项入公司财务帐。

第4条办公设施及办公用品的使用及管理

4.1办公设施及办公用品按固定资产和低值易耗品分类登记、盘存。

4.2各部门应负责对所使用的办公设施进行维护和保养，如因人为原因造成损坏的，应照价赔偿。

4.3办公用品的发放与领用由行政部统一负责。公司各部门在领用办公用品时应据实在行政部签字登记，行政部必须认真记录物品的出入情况。

4.4办公用品的购买须如实填写《物资采购申请表》，交部门领导及总经理签字同意后，方可自行采购；物品到位先验收并登记入库后，方能出库。

4.5未经行政部审核总经理批准，私自购买的办公用品财务部不予报销。

第五篇：行政办公管理制度

行政办公管理制度

第一条 规范员工办公行为，提升员工精神面貌，树立公司良好的对外形象，特制定本制度

第二条 本规范适用于公司及下属分、子公司全体员工。

第二章 管理与组织

第三条 本制度由行政人事部负责检查和监督执行。

第四条 各部门经理有对本部门员工行为是否规范进行监督和管理的职能。

第三章 行为规范

第五条 服装要求：公司管理序列员工每周一至周四须穿着与季节气候相适合的商务服装，周五可着适当休闲服饰，业务序列员工周一至周五均应穿着商务服饰，具体标准为：

一．男员工上装以整洁的衬衣、有领T恤、西装、商务夹克为主，严禁穿着无领、无袖、带花色的上衣；下装应穿长裤，颜色、式样庄重得体，以中性色和深色为主；严禁穿着短裤、中裤。

二．女员工着装应以素雅大方，庄重得体，款式简练服装为主，尺寸不宜过紧、过短。

三．员工服装必须合身，保持平整、干净、无污渍、无异味，内衣不得外露；

四．所有员工上班期间均不得着低胸衫、背心、透视装、短裤、超短裙等与商务办公氛围不符的奇装异服。

五．鞋子以黑色或深色皮鞋为主，鞋面须光亮整洁，严禁穿拖鞋、布鞋等。

六．袜子无破损，袜口不外露，不穿网状或带花纹的丝袜，袜色须与整体着装相搭配；

七．如公司统一订制员工工装，则各部门员工均应穿着工装出勤。

第六条 发型要求：

头发定期修剪、梳理，保持清洁、无异味，不染烫怪异发型及特别颜色的头发，男员工不留长发，不剃光头，发型轮廓分明；女员工保持发型自然，严禁佩带鲜艳或过于华丽的头饰。第七条 面部要求：

员工工作期间均应保持面容整洁，女员工每日可适当着淡妆上岗，保证面容简洁、庄重、协调，不得浓妆艳抹。

第八条 口腔要求：班前及工作中就餐不饮酒，不吃辛辣刺激性食物，保持口腔清洁、口气清新无异味。

第九条 手部要求：保持手部干净整洁，指甲勤修剪，内无污垢；不涂抹有色指甲油。第十条 饰物佩戴：

一.员工佩戴眼镜镜片应擦拭清洁，不得佩戴有色、造型怪异的眼镜从事工作；

二．男女员工所佩戴饰物均不得过于夸张。

第十一条 个人卫生：勤洗澡、勤换衣，保证身体无异味，保持皮肤洁净。可适量喷涂淡雅香水，但不得过于浓烈。第三章 员工日常工作行为规范

第十二条 办公大厅、各独立办公室应保持安静，禁止高声喧哗、打闹、打游戏、网络聊天、下载电影、游戏及做与工作无关之事。第十三条 工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好的工作情绪，禁止将私人情绪带入工作当中。

第十四条 员工不得携带违禁品、危险品、枪支、管制刀具等进入办公场所。

第十五条 工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。第十六条 员工办公桌应保持整齐、清洁，各类文件存放有序并应注意保密，不得随意摆放，资料堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。第十七条 桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净。第十八条 办公室墙面除了张贴必要的文件或图表外，应保证墙面清洁。

第十九条 办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正。第二十条 保证所属办公区域的设备设施完好，做到人走关停所有设备电源。

第二十一条 节约用电，下班后及时关闭计算机；开启空调时按国家相关要求调整温度，人员长时间离开办公室时应关闭空调。第二十二条 办公室内不允许长期存放与工作无关的私人物品。第二十三条 未经行政人事部同意，禁止私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公家具、办公设备。

第二十四条 工作中同事之间应本着以公司利益为重，团结合作、快捷高效为原则，应及时解决可能存在的矛盾和问题。

第二十五条 公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，须事先提出申请，经批准后方可使用。

第四章 办公现场管理规范

第二十六条 工作时间内，非工作需要无关人员不得无故在前台逗留。

第二十七条 公共卫生由公司请专人打扫，每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境。

第二十八条 员工应自觉维护办公场所清洁卫生，禁止在公司指定吸烟区以外的区域吸烟；严禁堆放杂物、随意丢弃废弃物，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣，保持地面、门窗、办公家具、办公设备等清洁整齐。

第二十九条 在使用传真机或复印机后，所产生的错误报告或废纸等，须及时处理，重要文件应予以粉碎，非重要文件应回收再利用。传真后的稿件，应立即拿走，禁止堆放在传真机或复印机上。

第五章 公共财产维护

第三十条 每位员工应爱护公司的财产，如有损坏，照价维修或赔偿。公司发放的办公用品，员工须妥善保管，如有遗失，自行负责。第三十一条 复印机、打印机和传真机的管理与清洁及一般的维护由行政人事部负责。

第三十二条 电脑的日常维护由使用人负责，如遇故障影响正常使用的情况，由行政人事部派专业人员对电脑进行维修，不得擅自处理。公司所购的书籍资料等，由行政人事部指定的专人进行登记、编号，并加盖章。若要借阅须事先在行政文员处办理借阅手续，借阅最长期限为两周，超出期限须办理续借手续。

第三十三条 发现设备、设施有问题时，及时通知行政人事部，由其向维修单位说明情况，并协调好维修时间，然后根据设备、设施的损害情况做相应处理。

第三十四条 为了维护公司正常的工作秩序，保证公司公共设备和设施正常运转，提高维修的时效性，每位员工都有义务在第一时间内将发现的公共设备、设施受损情况及时向公司有关部门报告。

第六章 罚 则

第三十五条 行政人事部将不定期对本制度进行检查，并对检查结果进行公布，对检查出的不符合规范的行为，要求违规员工予以纠正或整改。

第三十六条 对违反规定的人员，根据情节轻重分别给予当事人和部门负责人警告、公司通报批评、经济处罚、降薪、辞退直至开除的处罚。

一．员工在公司内打架斗殴，在分清责任的基础上对当事人予以辞退处理。

二．在公司内互相恶语谩骂吵闹，对当事人按每次200元的标准处罚现金，情节严重者还将给予行政处分直至辞退的处理。

三．在禁止吸烟的地方吸烟，发现一次罚款100元。三次（含）以上对责任人予以辞退。四．工作时间内在电脑上玩游戏或做与工作无关的事情，发现一次罚款100元。

五．其他违规情况第一次违反予以口头警告；第二次违反除警告外，填写过失单，予以经济处罚50元；第三次违反，予以经济处罚100元，并在公司内通报批评。

六．罚款以现金的形式当场缴纳。所有罚款将作为工会活动经费，经行政人事分管领导审批后使用。

七．根据人事规定，各种处罚项目除按上述规定处罚外，均计入当月绩效考核评分项目。

第七章 附则

第三十七条 本制度由公司行政人事部制定，经管理委员会审核通过后生效执行。