文书档案管理之七 现代新型电子档案

第一篇：文书档案管理之七 现代新型电子档案

电子文件性质代码：R——草稿性电子文件；U——非正式电子文件；O——正式电子文件；N——无纸电子文件；T ——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；M——多媒体文件；P——计算机程序；D——数据文件。

第二篇：文书档案管理(兼职档案员)

文书档案管理

一、档案的基本概述

1、档案的定义：

档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。它包括收发文件、电报、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音、录像带等。

文书档案是指本企业在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。

2、档案历史时期的划分。

（1）、旧政权档案：指中华人民共和国成立前的历代封建王朝、中华民国时期的档案。

（2）、革命历史档案：包括1919年“五四”运动至1949年中华人民共和国成立的整个新民主革命时期形成的档案。

（3）、建国后档案：中华人民共和国成立以后形成的档案。

3、档案全宗。

全宗指一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的全部档案的有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行管理的基本单位。集团公司本级有2个全宗号，2002年以前形成的档案全宗号是3〃40，2002年及以后形成的档案全宗号是2〃7。

4、立档单位的概念。

立档单位也叫全宗构成者，也就是形成全宗的单位或个人。

5、档案工作的业务环节。

档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作，通常称为档案工作的八项业务环节。

6、档案工作的基本原则。

档案法第五条明确规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。

7、档案工作人员的基本要求。

一是要求每个档案工作者必须具备必要的科学文化知识。必须加强档案学专业知识的学习，具备档案管理的理论和技能，这是档案人员必不可少的业务基本功；二是要求档案工作人员必须树立全心全意为机关工作、为基层工作、为施工生产服务的思想，积极、热情、主动、细致地搞好档案利用工作，积极为各项工作创造条件；三是要求档案工作者加强党性观念，坚持历史唯物主义，坚持实事求是，保护档案的真实面貌，切实做好档案的保密、保管工作。

二、名词解释（文件材料著录时需用）

1、全宗代号：同一全宗代号的流水号，例2002年的全宗代号1，2003年的全宗代号为2，以此类推。

2、全宗单位名称：中铁十七局集团有限公司

3、责任者：集团公司机关责任者分五类，中铁十七局集团有限公司党委、中铁十七局集团有限公司、中铁十七局集团有限公司纪委、中铁十七局集团有限公司工会、中铁十七局集团有限公司团委，工程项目等临时机构责任者就是工程项目规范化简称。

4、保管期限代号：代号1代表永久，代号2代表30年（长期），代号3代表10年（短期）

5、目录号：集团公司机关各职能部门的目录号是部门代号++保管期限代号，例集团公司企管部，其部门代号为5，2009年形成的保管期限为30年的案卷，其目录号为5—2009—2。工程项目部等临时机构的目录号是机构简称+保管期限代号。例：郑西指挥部保管期限为30年的案卷，其目录号为郑西指—2；保管期限为10年的案卷其目录号为郑西指—3，保管期限为永久的案卷其目录号为郑西指—1。

6、档案号：目录号+案卷流水号

7、张数：每一件归档文件的总张数。文件中有图文的页面为一张，文件处理单为一张，大张的文件或图表折叠后仍按未折叠前的张数计算。

8、：归档文件的所属，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

9、立卷部门：指文件的组卷部门。

10、承办部门：指文件的主要办理部门。

三、文书处理与平时立卷。

1、文书处理与档案工作的关系

文书处理与档案工作既有区别，又有联系，是不可分割的统一体。文书处理是档案工作的基础，档案工作是文书处理的必然归宿；文书处理是现行文件的处理，档案工作是指归档文件和管理。

2、文书处理及归档程序

（1）收文办理过程：收文、登记分发、承办、催办、清退、立卷、移交归档。（2）发文办理过程：拟稿、核稿、签发、打印、用印、分发、立卷、移交归档。

（3）文件转化为档案：收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用、编研。

3、文书处理工作的基本要求是：及时、准确、安全（保密），并且要把好文书处理工作的“四关”：一是把好发文关；二是把好收文关；三是把好文件收集关；四是把好平时立卷关。

4、平时立卷。

（1）从文件材料处理程序来说，文件材料的平时立卷属于它的终端环节，而从档案工作来说，文件材料的平时立卷又是积累档案的开端。（2）对归档的文件要做到“四个清楚”、“十个完整”、“二个检查”。“四个清楚”指发文清楚、收文清楚、领导手中文件清楚、业务部门的文件清楚；“十个完整”指正件与附件完整、正稿与定稿完整、请示件与批复件完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整；“二个检查”是一要检查收回的文件是否缺损和不符合归档要求，二是检查立卷归档的文件是否完整齐全。

四、文件材料的归档范围及归档时间。

1、文件材料的归档范围（详见附表）。也可参照公司办[2009]147号文件。

2、文件材料的归档时间。

（1）附表中有特殊要求的按注明的时间归档。

（2）所有电子文件材料可在文件材料办理完毕后随时归档。

（3）纸质文件材料。集团公司机关形成的纸质文件材料在第二年的4月份前归档，工程项目部形成的纸质文件材料在移交竣工资料时一并交回。

五、文件材料归档要求。

1、所有归档文件材料由兼职档案员负责收集、整理、归档。

2、归档文件材料应齐全完整、模糊不清或破损的应予修复。

3、归档文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，归档后不得更改。

4、归档的本级文件（红头文件、函件）必须是盖有公章的正本。其定稿发文稿纸（首页）必须有单位领导的签字，必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批，计算机生成部分使用喷墨或激光打印机打印，应归有修改痕迹的最后定稿，末页落款处加盖公章。正本的发文时间必须与定稿首页单位领导的签发时间一致，若不一致要在备注项说明。

5、归档文件材料使用纸张大小符合公文格式要求和档案保管要求。一般是A4或A3纸。

6、归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。

7、各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸，一次会议记录作为一份文件归档。

8、文件材料一般归档一份。重要的，利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。红头文件因编研需要归档二份。

9、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。

10、上级或外单位的文件，呈（传）阅单作为文件的一部分附在文件的末页一并归档。

11、文件材料统一使用不锈钢钉书针装订，不再用缝纫机进行装订。

六、文件材料的移交。

1、集团公司机关的本级行文（红头文件）由文书科兼职档案员移交，函件、上级来文或外来文及其他文件材料由各职能部门的兼职档案员移交。

2、各工程项目部所有归档文件材料由办公室兼职档案员负责收集、整理、移交。

3、兼职档案员在移交纸质的归档文件材料时，按永久、30年、10年分别装盒按盒移交。同时要编制“移交清册”一式两份，并对归档文件材料中的特殊情况编写移交说明。交接双方认真核对后签名盖章，各存一份备查。移交清册及归档文件目录样式详见《中铁十七局档案管理办法》附件18、19、22。在软件里进行过录入的，移交清册可自动生成，不必重新编制。

七、归档文件材料保管期限（详见公司办[2009]147号文）。

归档文件材料保管期限分为永久、30年、10年。为了准确鉴定保管期限，请各职能部门兼职档案员在归档之前，首先根据本部门工作需要划分保管期限，移交史志档案馆以后再由档案管理人员根据公司办[2009]147号文按“就长不就短”的原则重新鉴定保管期限。

八、文书档案的借阅。

1、借阅本部门形成的档案无须批准。

2、借阅其他部门形成的档案须经相关部门领导批准。

3、外单位借阅本单位的档案须按审批权限向本单位分管领导报批。

4、党委会及企业领导层的会议记录只限形成部门借阅。

5、无特殊需要不借出原件。

第三篇：文书档案管理之一 文书与档案基础（xiexiebang推荐）

1.公文的种类：

命令、令；议案；决定；意见；公告、通告；通知；报告；请示；批复；函；会议纪要 行政机关的公文种类主要有:（1）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（2）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（3）公示

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（4）通告

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。（5）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。（6）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（7）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（8）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（9）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。（10）批复

适用于答复下级机关请示事项。

（11）意见

适用于对重要问题提出见解和处理方法。（12）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（13）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

2.文书档案的版本

公文在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，会产生不同的稿本。（1）草稿

草稿是供讨论、征求意见、修改审核的原始的非正式文稿，不具备正式公文的效用、一般标记有“讨论稿”、“草案”、“初稿”、“征求意见稿”等字样。（2）定稿

指经机关单位领导人履行法定程序审核并批准签发的文件稿本

（3）正本

指根据定稿按规定格式印制的供向外发出的正式文本。正本具有标准的公文格式和法定的效力。（4）副本

指公文正本的复制件或复份。正本复份的内容和外形特征和正本基本相同，只存在送达对象和使用目的上的差别，正本送达主送机关，副本送达抄送机关或由本机关留存备查、归档，它具有正式公文的法定效用、复制件的公文副本（抄本、复印本），因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作为参考、备查，一般有“副本”字样标记。（5）存本

指发文机关留底存档的文本。存本指不对外发送的，一般不加盖印章或签署。起存档及正本核对查清的作用。（6）试行本

又称试验推行本，指规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。一般在公文标题后标有“试行”的字样。（7）修订本

指已发布生效的公文，经实践检验重新修正补充后再发布的文本，是规范性公文正式正本的一种特殊形式。修订本生效之日，即是原文本废止之时。一般在公文标题后标有“修订本”字样。

3．公文的分类：

（1）按公文的来源分类 机关或部门的文件，按照公文的来源可以分为外机关发来的和本机关撰制的两大类。其中，本机关撰制的公文又可分为向外机关发出的和在本机关内部使用的两种类型。因此，按照公文的来源，可将公文划分为外来文件、对外文件和内部文件三类。

（2）按公文的行文关系分类

行文关系是指机关与机关之间的公文往来关系。这种关系根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系、文件的去向，划分为上行文、下行文和平行文三类。

①上行文：指下级机关向所属的上级机关报送的公文，如报告、请示，还包括某些函、意见等。上行文可分为逐级上行文、多级上行文（即同时向几层次的上级行文）、越级上行文。

②下行文：指上级机关向所属下级机关发送的公文，如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要，还包括部分意见和某些函等。下行文可分为逐级下行文、多级下行文、直达到底的下行文。可向公众公开的公文，如公告和通告，也可视为下行文。

③平行文：指向同级机关或没有隶属关系的机关传递的公文，如议案、函。（3）按公文的密级程度分类

按照公文的密级程度可将公文分为普通文件、秘密文件、机密文件和绝密文件。（4）按公文的性质和作用分类

按照公文本身的性质和作用可将文件分为指导性文件（如命令、决定、批复、意见等）、报请性公文（如请示、报告、意见、议案、函等）、知照性公文（如公告、通告、通报、通知等）、商洽性公文（如函）、记录性公文（如会议纪要）。（5）按公文制发机关的性质和公文内容分类

按照公文制发机关的性质和公文内容可将公文分为法规文件、行政文件和党内文件三类。常见的公文分类还有：以文件的急缓程度，可将公文分为特急件、急件和平件；以文件的使用范围，可将公文分为通用文件、专用文件和技术文件；以文件的发送目的，可将公文分为主送件、抄送件和批转件、转发件；以文件的处理要求，可将公文分为需办文件（办件）和参阅文件（阅件）等。4.公文的书写格式

一份标准规范的公文，必须包括以下项目：发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间和主题词等。这些项目就是公文的构成要素。公文的格式主要指公文构成要素在公文文面上的位置和书写样式。

公文的格式一般包括眉首、主体和版记三个部分。（1）眉首部分

公文的眉首是公文的版头部分，又叫文头。位于公文首页红线以上，包括公文的格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标识，发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。

①公文格式代码又称公文检索代码，是指代表公文类型的标识符号，由9位阿拉伯数字 组成。标识于公文首页发文机关版头左上角。按一定的规则将公文逐一编制代码，使每份公文都有唯一的标识，以便于计算机识别和处理。目前，公文检索代码的国家标准尚未公布。②公文份号指同一公文在其总印数中的序号（主要针对秘密公文）。有份号，在登记、分送和清退时均可对号清点，便于查明责任，加强公文管理。份号由6位阿拉伯数字组成，标识在公文检索代码的下方，前面冠以“No”符号。数字不足规定数时，可用“0”补齐。

③秘密等级（简称密级）指公文秘密程度的等级，分有绝密、机密、秘密三个等级。由公文制发机关根据公文内容的秘密程度来划定。秘密等级标注在公文份号的下方。

④紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。分特急。加急。急件三种。紧急程度标注在密级之下。需要说明的是，有的急件是标题的文种前面标明的，如《中共中央、国务院关于切实减轻农民负担的紧急通知》。

⑤收文处理标识包括收文单位名称、收文编号、收文时间、档号等项目，标注于公文首页版头右上方空白处，由收文单位加盖收文处理章标识。

⑥发文单位版头（简称文头）是发文单位制发正式公文时使用的有固定版式的发文机关标识。发文单位版头由发文机关全称（或规范化简称）加“文件”两字组成。如国务院文件、XX县政府文件等。发文单位版头居中套红印在公文首页上部，版头下面有一间隔横线，将文头区和行文区分开。

⑦发文字号指发文单位编排的公文代号，由发文单位代子、发文（加括号）和发文顺序号组成。如中发（1998）5号，表示中共中央1998年第5号发文。国发（1990）19号，表示国务院1990年第19号发文。几个单位联合发文时，只标明主办单位的发文字号。编制发文字号是为了统计发文数量，发文字号在查找和引用时可作为公文的代号使用。发文字号的书写位置：有版头的公文，标在公文版头之下，间隔横线之上，居中书写；使用信笺头的公文，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，靠右侧书写；“命令、令”公文则在标题下面居中书写。

⑧在公文中标注签发人的姓名，表示公文生效并对该内容郑重负责，一般供上行文选用。签发人的姓名标注在发文字号的右侧。（2）主体部分

主体部分反映公文的主要内容，又叫公文的行文部分，位于首页红线以下与末页主题词之间。包括公文标题、题注、主送单位、正文、无正文说明、附件说明、发文单位署名、成文日期、单位印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项内容。

①公文标题应准确、完整地概括公文的主要内容，并标明发文单位名称和公文文种，即标题应由发文单位（责任者）、事由和文种组成。如《XX县档案局关于加强档案工作的决定》，其中“XX县档案局”是发文单位，“关于加强档案工作 ”是事由，“决定”是文种。标题起着提示的作用，使人一看便知公文是哪个单位发的，说的是什么问题，属于何种公文。公文标题的三个组成部分，一般都要写完整，但也有部分省略的情况，比如根据具体情况，有的可以省略发文单位，有的省略事由，只保留文种。

②题注是对公文标题的注释说明。主要用来注明法规性公文或经会议讨论通过的公文产生的法定程序和时间等。题注位于公文标题之下，一行或多行居中书写，用圆括号括住。如《中华人民共和国专利法》的题注是：（1984年3月12日第六届全国人民代表大会常务委员会第四次会议通过）。公文若采用题注的形式，一般就不再用主送单位、发文单位签署、成文日期等项目。

③主送单位指受理公文的单位。位于标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写，末尾加冒号。在文件中，标题与中文之间的称呼，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”即为主送单位。

④正文是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。正文包括导语、正文主体与结束语三部分。

⑤无正文说明指由于篇幅所限，当公文生效标识（即落款）与正文不能同处在一个页面上时，为维护公文的完整性而作的说明。其位置是在发文单位落款的左上方第一行顶格书写“此页无正文”。⑥附件说明用来说明附属在公文正件之后有关材料的名称及件数。附件也是某些公文的重要部分。一些用于发布法规性公文的命令或转发某一公文的通知，附件往往起着主要公文的作用，正文只起着批准、发布或按语的作用。附件说明位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明所附材料的名称及件数。然后，再另起一页附上所列的附件材料。

⑦发文单位署名（又称落款）是指公文的法定作者，一般在正文或附件说明之后署上制发该份公文的单位名称。

⑧成文日期指公文形成的时间。成文日期是公文生效及日后查考的重要依据之一。成文日期的年、月、日不能省略。如不能将2005年11月18日写成05年11月18日。⑨在公文上盖印成为用印，是制文单位对公文生效和确认无误的凭证。各单位的印章均由其上级领导机关制发，印章的规格、样式，由国家统一规定。印章一般盖在公文的末尾，年、月、日的中间。

⑩注释或特殊要求说明用来说明公文中某些在其他区域不便说明的各种项目。如需要加以解释的名词术语，以及说明公文的阅读范围和使用方法等。

公文的阅读范围主要指公文发送范围内规定的阅读对象，一般写在成文日期的左下方，文尾部分“主题词”之上，用圆括号，如（发至县团级）、（发至省军级）等。（3）版记部分 公文的版记即公文的文尾部分，位于公文末页下部，包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间、印发说明和页码等项目。

①主题词指能够准确表达公文主题内容的规范用词。公文标注主题词是为了办公自动化的需要。1985年以来，中央和地方的党政领导机关推行了各种公文标注主题词的制度，这一制度标志着公文管理进入了现代化阶段。

各单位使用的主题词，来自1997年12月20日国务院办公厅秘书局的《国务院公文主题词表》。该表分有15大类，1049个主题词。

公文主题词的标注位置在注释或特殊要求说明的左下方，文尾横线的上端。一份公文根据其内容一般选用两三个主题词，最多不超过5个。词目之间留有一个字的间距。②抄送单位指除主送机关外的，其他需要告知公文并要求协助办理的有关单位。抄送单位标注在主题词的下方，并用于图文区等长的横线将其和主题词隔开。抄送单位名称使用全称或规范化简称。

③印发机关和印发时间。印发机关不是指公文的发文机关，而是指具体负责印制公文的主管部门，一般应当是发文机关的办公部门。如果发文机关没有单设的办公机构或文秘部门，也可直接标识发文机关。

印发时间不是指公文的成文时间，而是指公文实际付印的日期。印发机关和印发实际位于抄送机关之下，无抄送机关的就直接位于主题词之下。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用阿拉伯数码标识，后加“印发”两字。

公文如需翻印，还应当在“印发机关和印发时间”之下标识翻印机关的名称和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要标明“翻印”两字。

④印发说明（又称印制版记）主要指公文印制情况的记载，包括公文制发单位的名称、印发日期和印制份数等。印制单位一般是各单位的办公厅（室），要使用全称或规范化简称；制发时间是秘书部门起印公文的时间，年、月、日要写全；印制份数是该公文所印的数量。印发说明位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧标注制发时间，行尾空一个字。在制发时间下方画一条图文区等长的间隔线作底线，在底线下面靠右侧的地方标注印制份数。

⑤页码指公文用纸页的顺序编号，用阿拉伯数字标注在各页图文区的下端。正面为单数，位于右下角；反面为双数，位于左下角；没有图文区的页面不标页码。

第四篇：文书档案管理

一、名词解释

1.文书：有两种含义：一是指作为信息载体的文字材料，二是对从事文书管理工作人员的职务称谓。

文书是指作为信息载体的文字材料，是社会组织和个人在社会实践活动中用来记录、传递信息的书面文字材料，是以文字形式并使用特定文体格式处理各种事务的凭证性工具。

2.档案：是指过去和闲杂的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简言之，档案是指社会组织与个人在其社会活动中所直接形成并具有保存价值的原始记录。

3.公务文书

4.事务文书

5.上行文

6.下行文

二、单项选择题

1.下列选项中不属于文书性质的是（）。

A.现实性 B.特定性 C.信息性 D.凭证性

2.下列选项中不属于文书特点的是（）。

A.作者的特定性 B.格式的规范性 C.文书处理程序的特定性 D.历史性

3.下列选项中不属于档案性质的是（）。

A.原始性 B.历史性 C.凭证性 D.考查性

4.下列选项中不属于档案特点的是（）。

A.原始性 B.价值性 C.系统性 D.考查性

5.下列选项中不属于古代公文的种类是（）。

A.章 B.奏 C.咨 D.呈

6.文书档案工作包括的一系列环节和程序不包括下列哪项。（）

A.文书形成 B.整理归档 C.交通 D.鉴定

7.下列选项中不属于公务文书特点的是（）。A.鲜明的政治性 B.很强的历史性 C.法定的权威性 D.格式的规范性

8.知照性公文主要是党政机关向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布有关事项和要求的公文，下列选项中不属于此类公文的是（）。

A.决议 B.通知 C.公告 D.通报

9.（）适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

A.公告 B.通知 C.决议 D.函

10.下列选项中对发文字号表述正确的是（）。D A.国办发〔1996〕第2号 B.国办发（1996）02号

C.国办发〔1996〕第02号 D.国办发〔1996〕2号

三、问答题

1.请简述文书工作与档案工作的性质和任务。

2.试述文书与档案人员的基本素养要求。

3.试述公务文书的作用与特点。

4.如何恪守公文行文规则？

5.如何正确选定公文文种？

二、平时作业二

一、填空题

1.文书处理程序，包括文书处理的流程、方法和步骤，是按照公文制发、办理和管理的规律，对文书运转环节的科学合理安排。

2.文书处理流程通常由收文办理、发文办理、办结文件处理和文件运转管理四个方面构成。

3.批办是指机关领导人根据文件内容、拟办意见和部门职责，对来文所提出的批示性意见。

4.传阅的方式包括轮辐式传阅、接力式传阅、专人送达传阅以及阅文式传阅四种。

5.国家档案局2000年12月6日发布了《归档文件整理规则》，是我国机关文书和档案规则改革的一项重要举措，弥补了我国文书、档案工作标准体系中归档文件整理的空白。

6.《归档文件整理规则》将归档文件整理的基本单位确定为“自然件”（或称单份文件）。

7.文书人员在文件办理过程中，应及时对日常形成的、办理完毕的文件进行收集，重点把好的关口是：发文关、收文关、重要会议关、外出会议关、内部材料关、报刊材料关。

8.发文字号是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、、文件顺序号组成。

9.归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

二、多项选择题

1.文书处理程序的基本特征包括（）。

A.程序性 B.历史性 C.连续性 D.规定性 E.时效性

2.文件签收的作用包括（）。ABC

A.确保文件运转安全可靠 B.明确双方的交接责任 C.表明文件的去向和下落

D.明确收文放的职责 E.确保发文方的权益

3.收文登记的方法包括（）。BCD

A.数码登记法 B.总流水号登记法 C.分类流水号登记法

D.口取纸分类登记法 E.数字登记法

4.文书整理归档是以件为单位进行（），并进行装盒、归档，使之有序化的过程，以便于保管、检索和利用。

A.装订 B.分类 C.排列 D.编号 E.编目

5.文书整理归档的原则包括（）。ABCDE A.保证整理归档的文件材料齐全完整

B.遵循文件材料形成的客观规律

C.保持文件之间的有机联系

D.正确区分文件的不同价值

E.整理后的文件要便于保管、检索和利用

6.《文件归档管理规则》提出了（）等方法。ACD A.分类法 B.归纳法 C.机构（问题）分类法

D.复式分类法 E.“自然件”分类法

7.归档文件编号使归档文件再全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作一级查找利用提供条件，编号中的号包括（）等。

A.全宗号 B. C.保管期限 D.件号 E.归档章

三、问答题

1.拟办的要求有哪些？

2.发文审核的具体内容及要求有哪些？

3.文书运转管理的基本原则包括哪些？

4.试述文书整理归档与文书立卷的区别。

5.简述文书整理归档的方法步骤。

平时作业三

一、名词解释

1.档案统计工作：P244

2.档案整理工作： P254

3.档案保管： P271

4.主题法： P283

5.专门档案： P304

6.大事记：P296

二、不定项选择题

1.档案收集工作的主要内容包括（）。ACDE

A.对本机关需要归档档案的接收 B.对其他机关需要归档档案的接收

C.对历史档案的接收 D.对历史档案的征集

E.对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收

2.档案鉴定工作室一项决定档案存毁的工作，包括的内容是（）。ABCD A.制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表

B.具体审核档案材料的保存价值，确定其保管期限

C.挑出不需保存和保管期满且无继续保存价值的档案予以销毁

D.档案鉴定工作的组织

E.档案统计资料的分析

3.档案室或档案馆对于按制度规定接收的档案，除验收时检查文件整理质量外，还必须根据本室（馆）库房管理的特点和需要，进行全宗及其文件组合的排列、（）的加工等简单的条理化、系统化的工作。B A.数量统计 B.检索目录 C.档案鉴定 D.档案盒 E.题名

4.档案整理工作中的所谓（），在档案整理阶段，由档案管理人员根据档案管理的有关规章制度和相关要求，对归档案卷进行必要的、认真的整理或加工作。D A.统计 B.鉴定 C.收集 D.立卷 E.归档

5.档案库房的类型包括以下（）。

A.综合档案库 B.科技档案房 C.图书资料库 D.基建档案房 E.新型载体档案房

6.档案检索语言的类型包括（）。

A.归纳法 B.馆藏法 C.分类法 D.主题法 E.演绎法

7.按档案检索工具的载体形式分类，包括以下（）。ABCD A.书本式 B.卡片式 C.缩微目录 D.机读目录 E.全宗式

8.（）在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用，是档案工作中最富有活力的一个环节。

A.档案归纳 B.档案鉴定 C.档案提供利用 D.档案搜集 E.档案检索

9.科技档案价值的鉴定因素一般包括以下（）。

A.技术因素 B.功能因素 C.典型因素 D.时间因素 E.人物因素

10.同纸质文档相比，电子档案利用的特点和优点是（）。ABCD A.复用性好 B.服务形式多样化 C.便于传输 D.依赖性强 E.储存性强

三、问答题

1.档案为什么必须以全宗为单位进行整理？

2.请简述档案检索的内容。

3.请简述档案参考资料有哪些特点。

4.请简述人事档案的特点及作用。

5．试述电子文档管理的内容和原则。

6．试述文书与档案计算机辅助管理的特点。

平时作业四

技能测试题

一、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。

1．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的函

2．中央广播电视大学关于××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的复函

3．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作情况的调查报告

4．××省广播电视大学关于请求拨款维修危旧校舍的函

5．××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的复函

提示： 1、2、3组成一卷； 按内容和文种特征组卷；

××省电大与中央电大关于继续进行开放教育试点工作的往来文件4、5组成一卷；

按通讯者、内容和文种特征组卷；

××省电大与××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的往来文件

二、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。

1．某省人民政府就搞好鲅鱼圈总体经济开发工作给××市人民政府的指示

2．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的通知

3．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的请示

4．某省人民政府关于召开全省外事工会会议的批复

5．某省人民政府就鲅鱼圈月亮湾商业区建设问题给××市人民政府的指示

6．某省人民政府就鲅鱼圈金融事业建设问题给××市人民政府的指示

第五篇：文书档案管理

[单选]

1、（）是公文办理过程中的中心环节。(2分)

拟办

批办

承办

催办

[单选]

2、（）年，国家档案局令第8号发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。(2分)

2000年

2002年

2003年

2006年

[单选]

3、下面所列材料中属于归档范围的是()。(2分)

收文中，上级机关普发性不需本单位办理的文件。

一般文件的历次修改稿。

对本机关工作具有查考利用价值的文件材料。

同级机关发来的不需贯彻执行的文件。

[单选]

4、以下哪个不是收文登记的形式？(2分)

簿册式登记

签印式登记

卡片式登记

[单选]

5、催办分为（）两个方面。(2分)

向上、向下

对内、对外

发函、电联

[单选]

6、以件为单位进行装订时，应在（）位置用不锈钢钉或线装订。(2分)

上侧

右上侧

左侧 [单选]

7、编制页码时，凡没有页码（单页除外）的，需要补充编制页码，再（）计算页数。(2分)

继续

合并

重新

[单选]

8、以下哪个不是文件的载体？(2分)

竹简

纸张

光盘

[单选]

9、单份文件归档中，哪一项不是必须著录的内容：(2分)

归档

保管期限

作者

[单选]

10、著录时应注意(2分)

题名中的关键词不能准确反映文件内容时，要将主题词录入；

文件题名应根据文件实际内容和成分重新拟写；

“任免”通知等公文的标题要把所有人员录入进去。

[单选]

11、使用单件整理方法的单位必须使用（）。(2分)

档案管理软件

密集柜

专用库房

[单选]

12、单份文件归档中，装盒排架不包括：(2分)

装盒

填写备考表

编号

[单选]

13、《档案目录》封面项目不包括：(2分)

全宗名称

责任者

全宗号 [单选]

14、单份文件归档中适合文件数量较多的方法是：(2分)

按-保管期限

按-机构-保管期限

按机构-保管期限

[单选]

15、单份文件归档中适合文件数量较少的方法是：(2分)

按-保管期限

按-机构-保管期限

按机构-保管期限

[单选]

16、跨形成的文件材料，统一放入（）。(2分)

开始

办结

归档 [单选]

17、采用（）能最好地保持归档文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。(2分)

分类法

机构分类法

保管期限分类法

[单选]

18、立卷法按文件（）或内容针对作为归档。(2分)

成文日期

形成

办结

[单选]

19、以下哪类文件不适合用文件名称组合法：(2分)

XX企业的会议纪要；

XX单位关于举办培训班经费的请示；

XX公司信息简报。[单选]20、立卷法中，不适用于按名称组合法进行排列的方法是：(2分)

时间排列法

处理顺序排列法

地区排列法

[单选]

21、（）是对收文的执行、办理或撰文答复。(2分)

拟办

批办

承办

[单选]

22、立卷法中，以下哪个标题不符合案卷标题的格式？(2分)

XX局党组会议记录

XX企业关于2003年财务统计报表

XX地区来往信件

[单选]

23、立卷法中，案卷的装订要注意：(2分)

将文件上原有的金属物全部去掉；

文件上原有的金属物不用去掉；

装订方法是二孔一线，位于文件左侧。

[单选]

24、立卷法中，案卷的装订孔的孔距为（），边距为（）。(2分)

6.5cm，7.5cm，3.5cm

8.5cm，4.5cm [单选]

25、（）是档案馆为进馆单位编制的管理号，档案室不能擅自编制。(2分)

全宗号

目录号

案卷号

[单选]

26、《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（）种。(2分)14 [单选]

27、（）是规范性公文中使用范围最广、频率最高的文种。(2分)

规定

办法

条例

[单选]

28、文种不同，公文结构则有所不同，但必备要素有：(2分)

秘密等级

发文字号

公文标题

[单选]

29、（）是指已经履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用。(2分)

定稿

正本

稿本

[单选]30、（）是对发文进行最后审定的决策性环节。(2分)

签发

审核

缮印

[多选]

31、把已分类的文件按照一定的规律组织成一个或若干个案卷，以保持文件之间的在内容、时间、名称等方面的联系，主要方法有：（）(2分)

内容组合法

文件名称组合法

工作活动组合法

问复文件组合法

[多选]

32、使用单份文件归档整理方法时常用的分类方法有：（）(2分)

—机构—保管期限

—问题—保管期限

—文号—保管期限

—保管期限 [多选]

33、同一的文件按件归档，装盒时（）(2分)

保管期限为永久的文件单独装盒

保管期限为30年的文件单独装盒

保管期限为10年的文件单独装盒

保管期限为定期的文件一起装盒

[多选]

34、文书档案保管期限表的基本内容包括：(2分)

类目

序号

归档范围

保管期限

[多选]

35、归档分类的类型有：(2分)

A.分文号

分

分机构

分保管期限

[多选]

36、单份文件归档中，必须著录的项目有：(2分)

文件题名

责任者

成文日期

归档

[多选]

37、单件整理方法常见的模式有：(2分)

部门整理

专人整理

个人整理

档案室整理

[多选]

38、盖档号章时，保管期限一栏可以填写：(2分)

全称

简称

保管期限代码

不填

[多选]

39、单份文件归档中，著录时应注意：(2分)

有副题名的应录入；

文件提名一般要求照实抄录，不得随意改动；

页数为“一件”归档文件中有有效字符的页面总数；

著录“任免通知”时可在题名之后，加上该文任免的、涉及本单位其他有关人员的名字，并外加“[ ]”。

[多选]40、适用于按名称组合的案卷排列方法有(2分)

时间排列法

处理顺序排列法

地区排列法

综合排列法

[判断]

41、归档文件整理过程中，单页文件可不打页码。(2分)

对

错 [判断]

42、文件归档不要求纸质文件与同版本电子同步归档。(2分)

对

错

[判断]

43、企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。(2分)

对

错

[判断]

44、归档时间是指文件承办部门或业务部门将规范整理好的文件或案卷向档案室移交的时间，移交归档的时间主要有1至2月份或6月份。(2分)

对

错

[判断]

45、使用立卷法的前提是有电脑辅助管理并安装了专用的档案管理软件。(2分)

对

错 [判断]

46、文件形成也就是文件的成文。(2分)

对

错

[判断]

47、小于十六开纸的文件要托裱。(2分)

对

错

[判断]

48、排序的系统科学是体现归档文件整理内在质量的重要环节。(2分)

对

错

[判断]

49、档号章是文件归档的标志，用于体现每一“件”的档号。(2分)

对

错

[判断]50、案卷目录表是查找利用档案的最基本的检索工具，也是进行档案统计、移交、检查的重要依据。(2分)

对

错