第一篇：文书档案卷内目录著录规范
文书档案卷内目录著录规范（培训材料）
一、正确理解“件”的含义。通常意义上单份文件为一件，著录为一个条目；但有时为了保持文件之间的有机联系，几份文件在归档时装订在一起为一件，编目时体现为一条条目。主要有以下几种：
1、文件的正本与定稿（底稿）一般为一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著录正本的文件标题。但重要文件（如法律法规等）需保留历次修改的不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等），可将正本与历次稿各为一件，著录多个条目。
2、正本与附件一般为一件，正文在前，附件在后；只有在附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
3、原件与复制件（复印件）为一件，原件在前，复制件在后。
4、转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后。
5、来文与复文（即请示与批复）为一件，批复在前，请示在后排列，著录批复的文件标题，如果经过层层转报产生多份的来文和复文，则可将所有的来文、复文分别作为一件。
6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件，未装订的同一式样的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。
7、对会议记录而言，采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录，使用记录本形式的可以一本作为一件著录，重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件，可作为多件，即需逐份著录，但使用计算机时也可只著录一条。
8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会，其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件，可按其期限排列各为一件，逐份著录。
9、计算机及网络环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，可将正文与发文稿头纸（即签发单）为一件著录，按正文在前，稿头纸在后排列；但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文——发文稿头纸——底稿排列作一件著录；有领导批示的文件一定要及时整理归档，才体现档案的真实面貌。
10、最后一点，文件上有附有的文件处理单、拟办单等，可根据本单位的实际情况决定归档与否。一般来说，带有领导重要批示的，可与正文一起归档作为一件著录，按文件处理单在前，正文在后排列；若只有某某阅或在领导阅后简单打勾等记录的处理单可无须归档。
二、卷内文件目录的规范著录（抄写）
福建省档案局出台的省标《文书档案目录数据交换格式与著录细则》，对卷内文件目录著录的规范性作了详细的说明。以下所讲的规范性不仅要求在计算机录入时使用，对手工抄写同样适用，计算机管理是发展目标，卷内目录抄写规范，将大大提高以后手工操作改电脑管理的工作效率。
（一）、文件编号。
1、录入文件编号时要按原文件编号据实著录。其中年份要用4位数表示，字符“[ ]”置于年份的两端。使用计算机管理的其文件编号中的年份、符号、文件号统一用“半角”。例：闽委[2004]综023号，存在问题：闽委综[2004]023号；闽委（2004）综023号；闽委[2004]23号；闽委[04]综023号或者闽委综23号。
2、联合发文或有多个文件编号时，只要著录主办机关的文件编号。通常是第一责任者产生的文件编号。
（二）、责任者。
1、机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。
根据原文的责任者据实著录，用统一规范的通用简称，如著录：“福州市马尾区计生委或福州市马尾区计生委员会”，其称呼不统一。特别是本区属两区合一，文件责任者通常即有“福州开发区”又有“福州市马尾区”，著录时最好能同时著明，不要随便省略，对于自拟的责任者，有时受手工抄写时的纸张等限制，可统一著录其中常采用的一种，不可时而著录“福州开发区**局”，时而著录“福州市马尾区**局”。
同一责任者对于特定历史时期名称不一样时，要及时变更，如：区安办的文件2004年前责任者可著“福州开发区安办”，2004年后（包括2004年）因单位名称变动，其文件责任者可著“福州开发区安监局”。
区委系列如区委组织部、区委宣传部、区委办等责任者要求著录成规范性的，如：中共福州市马尾区委办、中共福州市马尾区委组织部、中共福州市马尾区委宣传部等，要加上“中共”，并且“福州市马尾区”或“福州开发区”不可省，跨省时要著明“福建省”，不能笼统著录“区委办、区委组织部”等，著明区域，以免今后计算机联网使用时造成混乱。
2、个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，用“（）”表示。如：一份卢展工同志的讲话，在责任项可著录：卢展工（中共福建省委书记）
3、联合行文的责任者，尽量多著录，使用计算机著录，责任项可允许著录25个汉字，手工抄写时受纸张限制可选择，但列于首位的责任者应著录，立档单位（即组卷的本单位）本身是责任者的也必须著录，其他省略的责任者用“[等]”表示，两个责任者之间用“；”表示。如：中共福州开发区委办；福州开发区管政办[等]
4、文件上无署名，但可考证其责任者的，在考证内容两端加上“[ ]”。如考证其文件出自区委办综合科，可在责任项上著：[中共福州开发区委办综合科]。有时对考证出的责任者仍有疑虑，依据不足时，在其责任者后加“？”，如[中共福州开发区委办综合科？]。无法考证其责任者的按原文著录，原文无责任者的可无须著录。
5、有些文件不规范，盖章与署名不统一，如某局文件署名某局综合科发文，盖的却是某局的章，其文件责任者应以文件的印章为准，责任者应著明“***局”。
（三）、题名。
1、使用计算机著录，题名项可允许著录80个汉字，著录题名中要注意标点符号和数字用全角形式。所有数字一律用阿拉伯数字，但对专用名称则要按原文进行著录，如：“第二幼儿园”不得录成“第2幼儿园”，“三中全会”不得录成“3中全会”。
２、原文件的题名要据实著录，不要任意省略。如有些文件题名“中共福州开发区委福州开发区管委会关于开展……的通知”,“关于”之前的冒头不能省。
3、必要时可加著录副题名，并在副题名之前加“：”，不用原副题名的破折号。如：共同创造和平繁荣的美好未来：2005年新年贺词
4、文件题名过于冗长，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”表示。一般情况下，很少有题名超过字段所要求的80个汉字，这点较少采用。
5、文件题名中出现“你省”、“你区”、“你部”等字样时，应据实著录并要加上具体的区域或名称，加上的部份用“[ ]”表示。如：关于你局[福州市马尾区民政局]…的通知
6、原文件没有题名或原题名不能反映文件内容的应重新拟写，并在拟写的题名两端加上“[ ]”。原文件有题名的，新拟写的题名附于原题名之后，如超过字段长度80个字的，可省略原题名。如：函[福州市马尾区农村发展局关于同意拨款的函]
7、可以在字段长度之内，尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的两端加“[ ]”表示。如：题名“关于表彰全省***[***、***、***]计划生育先进的通知”，“关于***[***、***、***]等同志职务任免的通知”，尽量把本区或本单位有关同志的名字著录出来，便于日后查找利用。
8、一本的会议记录本录一条，题名可注明什么部门、什么性质的会议记录，并注明记录本第一次会议和最后一次会议的时间。如：“福州开发区、马尾区委**局局务会议记录（2003、5、21——2005、8、14）”，此会议记录本可放在截止的2005年度归档。
9、著录对象是多件文件时，使用计算机管理时可著录一条，文件题名在拟写时应保留第一件文件题名的主要部分，加上能概括其余文件中心内容及形式特征的部分，并在题名未尾著录“（共*件）”的说明字样。如简报信息可著录：马尾工作信息（1——20期）（共18件）；手工抄写时最好逐件著录。
（四）、文件时间。
1、文件时间由8位数字组成，第1——4位表示年度，5——6表示月份，7——8位表示日期，按文件形成时间据实著录，如：20050412
2、特殊的多份文件只著录一条目录时，如简报，期刊，会议记录等，著录最早文件形成的时间。也可著录最早和最迟形成的文件时间，中间用减号字符“-”分隔，如：20030105-20040530
3、无文件时间的可无需著录，原文件时间缺省或字迹不清部分以“0”补。如：文件时间只有2月，没有年和日，可著录为：00000200；文件时间为1989年，没有月和日，可著录成：19890000
4、明知文件时间有误或有疑义时仍照原文件著录，使用计算机管理的，可在时间附注项中注明考证出的文件时间。若考证出的时间根据不足时，在其后加“?”字符，如：19570509？若考证后仍考证不出的部分用图形字符“□”（用全角）代之，如：195001□2这里不能用19500102表示。
（五）、页号。著录这份文件首页所在的当前页号，使用计算机著录时要求字段长度4位，手工抄写不要求。
第二篇：城市建设档案著录规范
中华人民共和国国家标准
城市建设档案著录规范 GB/T 50323—2001
关于发布国家标准
《城市建设档案著录规范》的通知
建标[2001]67号
根据建设部建标标[2000]25号的要求，由建设部会同有关部门共同制订的《城市建设档案著录规范》，经有关部门会审，批准为国家标准，编号为GB/T 50323—2001，自2001年7月1日起施行。
本标准由建设部负责管理，建设部城建档案工作办公室负责具体解释工作，建设部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行。
中华人民共和国建设部 2001年3月5日
前 言
本标准是根据建设部建标标[2000]25号文的要求，由建设部城建档案工作办公室会同有关城建档案馆共同编制而成的。
在编制过程中，规范编制组天展了专题研究，进行了比较广泛的调查研究，总结了多年来城建档案著录工作的经验，参考中华人民共和国档案行业标准DA/T 18—1999《档案著录规则》，并以多种方式广泛征求了全国有关单位的意见，对主要问题进行了反复修改，最后经审定定稿。
本标准主要规定的内容有：城建档案著录的项目、符号、文字、信息来源，以及著录的格式要求。
本标准将来可能需要进行局部修订，有关局部修订的信息和条文内容将刊登在《工程建设标准化》杂志上。
为了提高规范质量，请各单位在执行本标准的过程中，注意总结经验，积累资料，随时将有关的意见和建设寄给建设部城建档案工作办公室，以供今后修订时参考。
本标准主编单位：建设部城建档案工作办公室。
本标准参编单位：南京市城建档案馆、北京市城建档案馆、广州市城建档案馆。
本标准主要起草人：王淑珍、姜中桥、周健民、郑向阳、欧阳志宏、杨晓明、胡士刚。总则
1.0.1 为建立健全全国统一的城建档案检索体系，提高全国城建档案的管理水平，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，制定本规范。
1.0.2 本规范适用于各类城建档案的著录工作，不适宜用作城建档案目录的组织方法。1.0.3 城建档案著录除执行本规范外，尚应执行有关标准规范的规定。术语、符号
2.1 术 语
2.1.1 城建档案（urban construction archive）
在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形成的历史记录。2.1.2 建设工程项目（construction project）
具有计划任务书和总体设计，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程。2.1.3 单项工程（single project）
在建设工程项目中，具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
2.1.4 工程档案（project archive）
工程档案是在整个工程建设过程中，包括从立项、审批到竣工验收备案等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的有价值的历史记录。2.1.5 案卷（file）
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
2.1.6 城建档案著录（description of urban construction archive）
编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
2.1.7 城建档案著录项目（item of description for urban construction archive）
揭示城建档案内容和形式特征的记录事项，分大项、小项和单元。大项主要包括题名与责任者、稿本与文种、密级与保管期限、时间、载体与数量、专业记载、附注与提要、排检与编号等八项。各大项下又分若干小项，小项下又分若干单元。2.1.8 条目（entry）
档案著录的结果，是反映工程（项目）、案卷、文件内容和形式特征的著录项目的组合。
2.1.9 著录格式（description form and format）
著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。2.1.10 档案目录（catalogue for archives）
按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
2.2 符号
2.2.1 著录用符号
为了区分、识别各著录大项、小项或表达著录内容，著录时，必须使用一些特定的符号，这些特定的符号就是著录用符号。著录用各种符号及用途详见下表：
表2.2.1
著录用符号及用途
符号 用
途
.— 置于下列六大项之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项，用于区分各大项 ＝ 置于并列题名之前
： 置于下列著录小项之前：文件编号、工程地址、文种、保管期限、数量及单位、规格，以及各专业记载项之间，用于区分各著录小项 ／ 置于第一责任者之前
； 置于其他责任者之前，多个文件编号之间，用于区分同一著录小项的各著录单元 ＋ 置于每一个附件之前
［］ 置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中的、责任者略时的“等”字（）置于有关责任者的说明文字的两端，如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务或身份、外国责任者国别及姓名原文等
？ 置于不能确定的著录内容之前，一般与［］号配合使用
— 用于下列内容之间：日期起止，档号、电子文档号、缩微号、存放地址号的各层次之间 … 用于节略内容
□ 用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”表示
2.2.2 著录用符号使用说明
1．“．—”符号占两格，在回行时不应拆开。“[ ]”和“（）”左右两半各占一格，其他符号均占一格，前后不再空格。
2．如某个著录大项缺少第一个著录小项时，应将现在位于首位的小项原规定的著录符号改为“．—”。
3．不著录的大项、小项或单元，其著录符号应连同该项目一并省略。基本规定
3.1 著录级别与著录详简级次
3.1.1 依据著录对象的不同，可将档案著录划分为工程（项目）级、案卷级、文件级三级。1．工程（项目）级著录是对一个工程（项目）的所有档案的内容及形式特征进行分析、记录。
2．案卷级著录是一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。3．文件级著录是对一份文件的内容和形式特征进行分析、记录。3.1.2 著录详简级次指著录的详简程度，分为简要级次和详细级次。
1．条目仅著录必要项目的称简要级次。
必要项目包括：正题名、文件编号、工程（项目）地址、第一责任者、时间、专业记载、档号、缩微号、存放地址号、主题词。
2．条目除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目的称详细级次。
选择项目包括：并列题名、副题名及说明题名文字、其他责任者、附件、稿本与文种、密级、保管期限、载体与数量、附注、提要、档案馆代号、电子文档号。
3.2 著录文字要求
3.2.1 著录用文字必须规范化。
3.2.2 文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。
3.2.3其他语种文字档案著录时必须依照其语种文字书写规则。
3.3著录信息源
3.3.1 著录信息来源于被著录的档案。
3.3.2 单份文件著录时，主要依据文头、文尾。
3.3.3 一个案卷著录时，主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。3.3.4 被著录的档案信息不足时，参考其他有关的档案、资料。著录项目
4.1 著录项目划分
4.1.1 城建档案著录项目共分题名与责任者项、稿本项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项、排检与编号项等八大项，每大项又分若干小项。详见下表：
表4.1.1 城建档案著录项目划分
序号 著录项目名称 大项 小项 题名与责任者 题名 文件编号
工程(项目)地址 责任者 附件 稿本与文种 稿本 文种 密级与保管期限 密级 保管期限 4 时间 载体与数量 载体类型 数量与单位 规格 专业记载 附注与提要 附注 提要 排检与编号 档号 档案馆代号 缩微号 存放地址号 电子文档号 主题词
4.1.2 著录小项下又可分为若干著录单元。如著录小项“题名”下，又可分为“正题名”与“并列题名”两个著录单元。
4.2著录项目细则
4.2.1题名与责任者项 1.题名
题名又称标题、题目，是直接表达档案中心内容、形式特征的名称。1）题名
正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目名称和案卷封面上的题目名称，工程（项目）级的题名指工程或项目的名称。正题名照原文著录。2）并列题名
以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。必要时并列题名与正题名一并著录。其前加“=”号。
3）副题名及说明题名文字
副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。
说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的文字说明。副题名及说明题名文字前加“；”号。
2.文件编号
文件编号是文件制发机发、团体或个人编写的顺序号，包括发文字号、图号等，按照原文字和符号著录，其前加“：”号。对于一个工程来讲，其文件编号大致有以下几种： 1）建设工程项目立项批准文件号
建设工程项目立项批准文件号著录计划部门或主管部门批准该工程项目正式立项的文件编号。
2）建设工程规划许可证号
建设工程规划许或证号著录城市规划主管部门对该建设工程项目核发的建设工程规划许可证的编号。
3）建设工程用地规划许可证号 建设工程用地规划许可证号著录城市规划主管部门对该建设工程项目核发的建设工程用地规划许可证的编号。
4）建设工程用地许可证号
建设工程用地许可证号著录城市土地主管部门对该建设工程项目核发的土地使用证编号。5）工程设计（勘察）编号
工程设计（勘察）编号著录建筑设计（勘察）部门对该建设工程项目进行设计（勘察）的编号。
6）建设工程施工许可证号
建设工程施工许可证号著录建设行政主管部门对该建设工程项目核发的施工许可证编号。7）建设工程竣工验收备案登记号
建设工程竣工验收备案登记号是指建设工程竣工验收后，建设单位向建设行政主管部门报送备案材料时，建设行政主管部门赋予该工程的备案登记编号。8）工程所在地形图号
指工程所在的1：500地形图的分幅号。3．工程（项目）地址
工程（项目）地址指工程项目的建设地点或征地地址。本市工程著录区（县）、街道（乡、路）、门牌号（村、队）；外地工程著录省、市（县）、街道（路）名。其前加“：”号。案卷级和文件著录，不必著录此项。4．责任者
责任者指文件材料的形成单位或个人。1）第一责任者
第一责任者是指列于首位的责任者。著录时其前加“/”号。2）其他责任者
其他责任者是指除第一责任者以外的责任者，其前加“；”号。
3）工程（项目）级责任者著录顺序一般为：建设单位（立卷单位）、建设项目（或事由）批准单位、项目（或事由）申请或实施单位。如建设工程（项目）责任者著录顺序为：建设单位、立项批准单位、设计单位、施工单位、监理单位；建设工程（用地）规划管理档案项目级责任者著录顺序为：立卷单位、申请（用地）单位、批准单位（项目批准单位和用地批准单位）、设计单位（或被征地单位）。4）案卷级责任者一般只著编制单位。5．附件
是指文件正文后的附加材料，各附件题名前均冠以“+”号。4.2.2 稿本与文种项
1.稿本是指档案的文稿、文本和版本，依实际情况著录为正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、试行本、修订本、复印件等，其前加“．—”号。
2.文种是指文件种类的名称，依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、协议书、任务书、施工图、竣工图、鉴定书等。文种前加“：”号。4.2.3 密级与保管期限项 1.密级
1）密级是指文件保密程度的等级，一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的。应著录新密级。密级前加“．—”号。
2）密级按GB/T 7156—1987第四章文献保管等级代码表划分为六个级别。名称与代码如下表： 表4.2.3 文献保密登记代码
名 称 数字代码 汉语拼音代码 汉字代码 公开级 0 GK 公开 国内级 1 GN 国内 内部级 2 NB 内部 秘密级 3 MM 秘密 机密级 4 JM 机密 绝密级 5 UM 绝密
3）密级为“公开级”、“国内级”、“内部级”时，一般不必著录。
2.保管期限
1）保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。保管期限前加“：”。
2）保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，对已更改的。应著录新的保管期限。
4.2.4 时间项
1.对文件级著录，时间项著录文件形成时间。
一般文书（通知、报告、批复）的形成时间为发文时间；决
议、决定、规定为通过时间或发布时间；合同、协议书为签署时间；报表计划为编制时间；报表计划为编制时间；工程设计图纸为设计时间；工程竣工图为编制完成时间，如图上没有签注编制完成时间，则以工程竣工时间代替。
2.对案卷级著录，时间项著录案卷内文件起止时间。
一般案卷起止时间为卷内文件形成最早、最晚时间。起止时间著录中间用“—”相连，如：“1987．07．03—1988．12．14”。
3.对工程级著录，时间项录工程开、竣工时间或建设工程规 划许可证及建设用地规划许可证的批准时间。
4.著录时间时，年、月、日之间用“．”号相隔，如“1985 年12月10日”著录为“1985．12．10”。时间项前加“．—”。4.2.5 载体类型 1.载体类型
1）载体类型项著录档案载体的物质形态特征。其前加“．—”。
2）载体类型分为底图、缩微片、照片、底片、录音带、录像带、光盘、计算机磁盘、计算机磁带、电影胶片、唱片等。根据档案实际载体类型著录，除底图外，以纸为载体的档案一律不著录本项。2.数量及单位
数量用阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如“页”、“张”、“卷”、“袋”、“册”、“盒”等。著录时其前加“：”号。3.规格
规格指档案载体的尺寸及型号，著录时其前加“：”号，如“．—5页：16开”，“ ．—2张：A0”。
4.2.6 专业记载项
本项作为城建档案的专业特征记载项，著录于附注项前。根据著录对象不同分为房屋建筑工程专业记载项（含房屋建筑工程规划管理档案）、市政基础设施工程专业记载项（含市政基础设施规划管理档案）、城市管线工程专业记载项、建设工程用地规划管理专业记载项。本项对工程（项目）级档案是必要著录项目，案卷、文件级档案可不著录。各专业记载项之间加“：”。
1.房屋建筑工程专业记载项著录下列内容：
1）建筑面积，2）高度，3）层数，4）结构类型，5）开工时间，6）竣工时间，7）总用地面积，8）总建筑面积，9）幢数，10）工程预算，11）工程决算。2.市政基础设施工程专业记载项著录下列内容：
1）长度，2）宽度，3）高度，4）跨径，5）结构类型，6）孔数，7）级别，8）荷载，9）净空，10）开工时间，11）竣工时间，12）总用地面积，13）总建筑面积，14）总长度，15）工程预算，16）工程决算。
3.城市管线工程专业记载项著录下列内容：
1）长度，2）规格，3）材质，4）荷载，5）起点，6）止点，7）总长度，8）开工时间，9）竣工时间，10）工程预算，11）工程决算。
4.建设工程规划管理档案专业记载项著录下列内容：
1）建筑面积，2）幢数，3）层数，4）长度，5）宽度，6）高度，7）跨度，8）荷载，9）规格，10）级别，11）净空，12）结构类型，13）工程造价。5.建设工程用地规划管理档案专业记载项著录下列内容： 1）征拨分类，2）用地分类，3）原土地分类，4）用地面积。4.2.7 附注与提要项 1.附注
1）附注项著录各个项目中需要解释和补充的事项，依各项目的顺序著录，项目以外需要解释和补充的列在最后。
2）每一条附注均以“．—”分隔。如每一条附注都分段著录时，可省略该著录符号。2.提要 1）提要项是对档案内容的简介和评述，应力求反映其主题内容、重要数据（包括技术参数）。2）提要项在附注项之后另起一段空两个汉字位置著录，一般不超过200字。4.2.8 排检与编号项
排检与编号项是目录排检和档案馆（室）业务注记项。1.档号
档号是档案馆（室）在档案整理过程中对档案的编号。档号包括分类号、项目号、案卷号、件号或页号。档号置于条目左上角第一行。档号中各号之间用“—”号，占一个字节。1）工程（项目）级的档号由分类号、项目号组成。
2）案卷级的档号由分类号、项目号、案卷号组成。即工程（项目）档号+案卷号。
3）文件级的档号由分类号、项目号、案卷号、件号或页号组成。即案卷档号+件号或页号。件号或页号是指案卷内每一文件的顺序号或首页的编号。2.档案馆代号 档案馆（室）代号按照国家统一规定填写。置于条目右上角第一行。尚无代号的，暂时不填，但应留出位置，以备将来填写。3.缩微号
缩微号是档案馆（室）赋予档案缩微品的编号，著录于条目左上角第二行，与档案馆代码齐头。
4.电子文档号
电子文档号是档案馆、室管理电子文件的一组符号代码，著录于条目第二行的中间位置。5.存在地址号
存在地址号著录档案存放处的编号。一般包括库号、列（排）号、节（柜）号、层号，著录于条目右上角第二行。6.主题词
主题词是揭示档案内容的规范化的词或词组。
1）主题词按照DA/T19—1999《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》、《城建档案主题词表》等进行标引。
2）主题词著录于附注与提要项之后，另起一段齐头著录。
3）各级著录，一般著录4至6个主题词。各词之间空一个汉字位置，一个词或词组不得分两行书写。著录格式
5.0.1 著录格式按照其表现形式可分为表格式和段落符号式。5.0.2 表格著录格式
1.工程（项目）级条目表格著录格式
按照不同著录对象，工程（项目）级档案表格著录格式分为房屋建筑工程、市政基础设施工程、城市管线工程、建设工程规划管理项目、建设用地规划管理项目、通用工程项目六种。1）房屋建筑工程项目级表格著录格式（示例见附录A）； 2）市政基础设施工程项目级表格著录格式（示例见附录B）； 3）城市管线工程项目级表格著录格式（示例见附录C）；
4）建设工程规划管理档案项目级表格著录格式（示例见附录D）； 5）建设用地规划管理档案项目级表格著录格式（示例附录E）； 6）工程（项目）级通用表格著录格式（示例见附录F）。2.案卷级条目表格著录格式（示例见附录G）。3.3.文件级条目表格著录格式（示例见附录H）。5.0.3 段落符号式著录格式
段落符号式著录格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中档号、缩微号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、存放地址号分别置于右上角第一、二行，电子文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任者项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词，各词之间空一格。
1.工程（项目）级段落符号式条目著录格式 档号 档案馆代号
缩微号 电子文档号 存放地址号
题名=并列题名；副题名及说明题名文字：立项批准文号；工程规划许可证号；工程用地规划许可证号；工程用地许可证号；工程设计（勘察）编号；工程施工许可证号；竣工验收备案登记号；地形图号：工程地址/第一责任者；其它责任者．一密级；保管期限．—工程开竣工日期．—载体类型：数量及单位：规格．—专业记载．—附注 提要 主题词
2.案卷级段落符号式条目著录格式 档号 档案馆代号 缩微号 电子文档号 存放地址号
正题名=并列题名；副题名及题名说明文字：
工程（项目）地址/编制单位．—密级：保管期限．—案卷内文件起止时间．—载体类型：数量及单位：规格．—附注 提要 主题词
3.文件级段落符号式条目著录格式 档号 档案馆代号
缩微号 电子文档号 存放地址号
正题名=并列题名；副题名及题名说明文字：
工程（项目）地址/编制单位．—密级：保管期限．—案卷内文件起止时间．—载体类型：数量及单位：规格．—附注 提要 主题词
5.0.4 段落符号式著录条目的形式为卡式时，卡片尺寸一般为12.5cm X 7.5cm，著录时卡片四周均应留1 cm空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。
附录A 房屋建筑工程（项目）级著录单
工程名称
工程地点
责任者 建设单位 文号项 立项批准文号
立项批准单位 规划许可证号
设计单位 用地规划许可证号
勘察单位 用地许可证号
监理单位 施工许可证号
专 业 记 载
单项工程名称 施工单位 建筑面积(m2)高度(m)层数 结构类型 开工时间 竣工时间 地下 地上
总用地面积 总建筑面积 幢数
工程造价 工程结算
档 案 状 况
总卷数 文字(卷)图纸 卷 底图(张)照片(张)底片(张)张
录音带(盒)录像带(盒)光盘(盘)计算机 磁带(盘)缩微片 盘 其它
磁盘(盘)张
保管期限 密级 进馆日期 移交单位
排 检 与 编 号 档号 缩微号
存放位置起始号
附注
附录B 市政基础设施工程（项目）级著录单
工程名称
工程地点
责任者 建设单位 文号项 立项批准文号
立项批准单位 规划许可证号
设计单位 用地规划许可证号
勘察单位 用地许可证号
监理单位 施工许可证号
专 业 记 载
单项工程名称 施工单位 结构类型 长度(m)宽度(m)高度(m)跨径 孔数 级别 荷载 净空
总用地面积 总建筑面积 总长度(m)
开工时间 竣工时间 工程造价 工程结算
档 案 状 况
总卷数 文字(卷)图纸 卷 底图(张)照片(张)底片(张)张
录音带(盒)录像带(盒)光盘(盘)计算机 磁带(盘)缩微片 盘 其它
磁盘(盘)张
保管期限 密级 进馆日期
移交单位
排 检 与 编 号 档号 缩微号
存放位置起始号
附注
附录C 城市管线工程（项目）级著录单
工程名称
工程地点 责任者 建设单位 文号项 立项批准文号
立项批准单位 规划许可证号
设计单位 用地规划许可证号
勘察单位 用地许可证号
监理单位 施工许可证号
专 业 记 载
单项工程名称 施工单位 地形图号 长度(m)规格 材质 荷载
起点 止点 总长度(m)
开工时间 竣工时间 工程造价 工程结算
档 案 状 况
总卷数 文字(卷)图纸 卷 底图(张)照片(张)底片(张)张
录音带(盒)录像带(盒)光盘(盘)计算机 磁带(盘)缩微片 盘 其它
磁盘(盘)张
保管期限 密级 进馆日期
移交单位
排 检 与 编 号 档号 缩微号
存放位置起始号
附注
附录D 建设工程规划管理档案项目级著录单
工程名称
工程地点
责任者 建设单位 文号项 立项批准文号
立项批准单位 规划许可证号
设计单位 用地规划许可证号
施工单位 用地许可证号
地形图号
专 业 记 载
建筑面积 幢数 长度 规格
高度 层数 宽度 级别
跨度 净空 荷载 申请时间 工程造价
批准时间 结构类型
档 案 状 况
文字(页)图纸(张)光盘 磁盘
保管期限 密级 进馆日期
移交单位
排 检 与 编 号 档号 缩微号
存放位置起始号
附注
附录E 建设用地规划管理档案项目级著录单
用地项目名称
征地位置
责任者 用地单位 文号项 立项批准文号
立项批准单位 规划许可证号
被征单位 用地规划许可证号
规划批准单位 用地许可证号
地形图号
专 业 记 载
用地分类 征拨分类
原土地分类 批准时间 用地面积
档 案 状 况
文字(页)图纸(张)光盘 磁盘
保管期限 密级 进馆日期
移交单位
排 检 与 编 号 档号 缩微号
存放位置起始号
附注
附录F 工程(项目)级通用著录单
工程名称
工程地点
责任者 文号项
专 业 记 载
档 案 状 况
总卷数 文字(卷)图纸 卷 底图(张)照片(张)底片(张)张
录音带(盒)录像带(盒)光盘(盘)计算机 磁带(盘)缩微片 盘 其它
磁盘(盘)张
保管期限 密级 进馆日期
移交单位
排 检 与 编 号 档号 缩微号
存放位置起始号
附注
附录G 工程(项目)案卷级通用著录单
档号 缩微号
存放地址 库列节(柜层)案卷题名
编制单位
载体类型 数量/单位 规格
卷内文件起始时间 卷内文件终止时间
保管期限 密级
主题词
附注
附录H 文件级通用著录单
档号 缩微号
存放处 库 列 节(柜)层 文件题名
责任者
文(图)号 文本
保管期限 密级
形成时间 载体类型
数量/单位 规格 提要
主题词
附注
附录J 本规范用词说明
1.为便于在执行本规范条文时区别对待，对要求严格程度不同的用词，说明如下： 1）表示很严格，非这样做不可的用词： 正面词采用“必须”； 反面词采用“严禁”。
1）表示严格，在正常情况下均应这样做的用词： 正面词采用“应”；
反面词采用“不应”或“不得”。
1）表示允许稍有选择，在条件许可时，首先应这样作的用词： 正面词采用“宜”； 反面词采用“不宜”。
表示有选择，在一定条件下可以这样做的，采用“可”。2.条文中指定按其他有关标准、规范执行时，写法为： “应符合······的规定”或“应按······执行”。
中华人民共和国国家标准
城市建设档案著录规范
GB/T 50323—2001
条 文 说 明
制 定 说 明
本标准是根据建设部建标标[2000]25号文的要求，由建设部城建档案工作办公室会同有关城建档案馆共同编制而成，2001年3月5日经建设部建标[2001]67号文批准实施。
在编制过程中，规范编制组开展了专题研究，进行了比较广泛的调查研究，总结了多年来城建档案著录工作的经验，参考中华人民共和国档案待业标准DA/T 18—1999《档案著录规则》，并以多种方式广泛征求了全国有关单位的意见，对主要问题进行了反复修改，最后经审定定稿。任何单位或个人在使用本标准时，如遇到不确切或含混不清之处，请立即通知建设部城建成档案工作办公室（地址：北京市海淀区三里河路9号，邮政编码：100835，电话：010—68393431，传真：010—68394444），以便进行调查或采取适当的措施。
建设部城建档案工作办公室
2001年2月
目 次总则…………………………………………………………….……….32 2 术语、符号…………………………………………………….……...33 3 基本规定……………………………………………………….………34 4 著录项目………………………………………………………….…..35 5 著录格式………………………………………………………….…..39总则
1.0.1 城建档案是城市建设的历史记录。城建档案管理是城市建设管理工作的重要组成部分。随着我国社会主义现代化建设事业的蓬勃发展和城市化水平的不断提高，城建档案的数量日益增加，其种类和载体形态日益丰富。对这些不断产生和纷繁复杂的档案资料的科学管理和有效利用，既是广大城建档案工作者的迫切愿望，也是社会主义现代化建设事业的迫切需要。近年来，各地城建档案部门在探索城建档案现代化管理方面作了大量努力，但由于缺乏全国统一的标准和规范，造成了大量低水平重复开发，严重影响了城建档案管理水平的提高。为了尽快规范城建档案管理工作，指导城建档案著录标引工作，提高城建档案现代化管理水平，建立健全全国统一的城建档案检索利用体系，真正实现资源共享，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，特制定本规范。
1.0.2 本规范适用于各级各类城建档案管理部门对各个时期、各种载体的城建档案著录工作。本规范只规定了城建档案著录工作的内容、深度、范围等，不包含城建档案著录工作的组织方法，也不涉及城建档案的整理与分类要求。
1.0.3 城建档案著录除招待本规范外，尚应执行《 档案主题标引规则》（DA/T 19—1999）、《中国档案主题词表》、《城建档案主题词表》、《城建档案分类大纲》、《城建档案密级与保管期限表》等规范或文件的规定。术语、符号 2.1.4 工程档案
按照工程的建设过程，一个工程所形成的档案大致可分为四个方面：
1）工程准备阶段所形成的档案，包括工程开工前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等阶段形成的档案；
2）施工档案，指在工程施工过程中形成的档案； 3）竣工图，是真实反映建设工程施工结果的图样；
4）竣工验收档案，指在工程项目竣工验收活动中形成的档案。2.1.5 案卷
案卷是档案的基本保管单位，它是立卷工作的成果，形式上可以分为卷、册、袋、盒等。基 本 规 定
3.1.1 城建档案著录可以分为工程（项目）级、案卷级、文件级三级。其中，工程（项目级）著录是一个比较广泛的概念，它不仅指对一个建设工程档案的著录，还包括对围绕一个建设工程形成的规划管理档案、土地管理档案、建筑工程管理档案、工程勘测档案、工程设计档案等的著录，也包括对一个项目如：城建科研项目、环境保护项目档案的著录。总之，工程（项目）级著录是对一个工程或一个项目所形成的档案的著录，不管这个工程项目所形成的档案是一份、一卷，还是若干案卷。著 录 项 目
4.2.1 题名与责任者项 1.题名
工程档案一般只著录正题名。工程（项目）级著录中题名一般由建设单位+工程名称（或责任者+事由）构成；工程地质、水文地质、市政、公用工程名称（题名）一般由地址+工程（项目）名称构成，或由建设单位+工程（项目）名称构成，必要时增加时间项；测绘项目名称一般由年代+地址+等级+测量类型，或年代+地名+比例尺+测量类型构成。建设单位必须写全称或标准简称。一个工程项目的案卷的题名，其共性部分须保持统一性。同一工程项目的不同单项工程的题名，其共性部分也应统一。
原题名含意不清或无题名的，应重新拟写题名后现时著录。并加“[ ]”号。
单份文件的题名不能确切反映文件内容时，原题名照录，并根据文件内容另拟题名附后，加“[]”号。无题名的单份文件，依据内容拟写题名，并加“[]”号。2.文件编号
案卷级著录不必著录文件编号。4.责任者
团体责任者必须著录全称，并且应著其对外公开名称，如“南京新联机械厂”，而非此厂代号“九二四厂”。
历代政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“（）”号。如“（民国）总理陵园管理委员会”。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务，并加“（）”号。文件所署个人责任者为别名、笔名等时，均照原文著录，但应将其真实姓名附后，并加“（）”号。
外国责任者，应著录各历史时期易于识别的国别简称、统一的中文姓氏译名、姓氏原文和名的缩写，一般采用名在前，姓在后的顺序。国别、姓氏的原文和名的缩写均加“（）”号。未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特自考证出的责任者，并加“[]”号。经考证仍无结果时，以三个“ ”代之。著录为“”。
文件的责任堵塞有误，仍照原文著录，但应考证出真实责任者附后，并加“[]”号。经考证仍无结果时，以三个“ ”代之。著录为“”。5.附件
文件正文后有多个附件时，应逐一著录各附件题名，各附件题名前均冠以“+”号。4.2.4 时间项 著录时，年号应著录完整，如“1999年”，不应著录成“99”。个位数月、日前应加“0”，如“1999年1月1日”应著录为“1999．01．01”。
历史档案应著录原纪年，将换算好的相应公元纪年附后，并加“（）”号。例如：清乾隆十年九月二十六日著录为“清乾隆10．09．26（1745．10．21）”，又如：“民国二十七年九月十八日”著录为“民国27．9．18．（1938．09．18）”。没有形成时间或形成时间不清的文件，应根据其内容、形式、载体特征等证出形成时间著录，并加“[]”号；或著录文件上的其他时间（收文时间、审核时间、印发时间等），并在附注项中说明。如考证无结果，且无其他时间，则以三个“”代之，著录为“”。4.2.6 专业记载项
各专业记载项的含义如下：
1.工程预算：由施工单位对该工程所作的预计造价。以万元为单位，保留小数点后二位。2.工程决算：经有关方面审核后的工程造价决算。以万元为 单位，保留小数点后二位。
3.建筑面积：指各层建筑面积的总和，各层面积按水平横截
外墙周边计算。建设工程规划管理档案著录每个案件（项目）内核准的房屋建筑或市政设施总建筑面积。著录时以平方米为单位，取小数两位。
4.幢数：按一个建设项目实有建筑物的幢数著录，或按一项 建设工程规划管理档案中核准的建筑物幢数著录。
5.层数：按建筑物的实际层数著录，以0．00为界，著录地
上、地下层数。例：地上12层，地下1层著录为“：地上12地下1”。同一建筑物（项目）按最高层次著录。同一项目中包括层次不同的多幢建筑物时，按层数最低和最高的著录，其间加“—”号，例如：“：3—8层”。
6.结构类型：建筑物的结构类型，指砖混结构、内框架结构、钢筋混凝土结构、钢筋混凝土剪力墙结构、简体结构、剪办墙结构、部分框支剪力墙结构、砌块结构等。构筑物的结构类型，指桥涵的结构形式，如横断面型式、河道护砌型式等。7.长度、宽度、高度均以米为单位，著录到小数点后二位。地下建筑的高度按下地设施最低层地板的项标高著录（负值）。8.跨径：指桥梁主跨的长度，以米为单位，著录到小数点后 二位。
9.荷载：指设计荷载，是桥梁、涵洞、管线等承载能力。
10.规格：指桥梁、涵洞的孔洞数或指管线的直径和孔数等。直径以毫米为单位。多种规格可依次著录，规格之间用“；”号。11.级别：指道路的设计等级。
12.净空：指常年水位或地面至桥底部的空间距离或梁底的标高。以米为单位，著录到小数点后二位。
13.起点：著录管线工程的起始位置或地址。14.止点：著录管线工程的终止位置或地址。
15.材质：著录管线材料类型。多种材质可依次著录。材质之间用“；”号。
16.工程造价：指进行某项工程建设预期花费的各种费用，它由设备、工器具购置费、建筑安装工程费用和工程建设其它费用构成。
17.征拨分类：分征用和拨用、拍卖、转让，按实际情况著录。
18.用地分类：指征地用途分类。根据《城市用地分类与规划建设用地标准》（GBJ 137—90）的规定，分居住、公共设施、工业、仓储、对外交通、道路广场、市政公用、绿地、特殊用地。
19.原土地分类：指所征用土地原分类，根据《城市用地分类与规划建设用地标准》（GBJ 137—90）分菜地、水田、耕地、山林、非耕地、水面、城镇、其他。
20.用地面积：按批准用地面积，并以用地分类分别计。以平方米为单位，取两位小数。
4.2.8 排检与编号项 6．主题词
主题词对工程（项目）级著录为选择项。
案卷级的主题词除沿用工程（项目）级的主题词外，应着重反映案卷的基本内容，增加反映案卷内容部分的主题词。
同样，文件级的主题词除沿用案卷级的主题词外，应增加反映文件内容部分的主题词。著 录 格 式
5.0.2 表格式著录格式为机读目录的首选格式。1.工程（项目）级条目表格著录格式
1）房屋建筑工程档案工程（项目）级表格式著录单，适用于各类房屋建筑工程档案的工程（项目）级著录。
2）市政基础设施工程档案工程（项目）级表格式著录单，适用于道路、桥涵、堤坝、烟囱等构筑物工程档案的工程（项目）级著录。
3）城市管线工程档案工程（项目）级表格式著录单，适用于地下给水、排水、供气、供电、供热、电信、工业管线等的工程（项目）级著录。著录单“专业记载”项中，“地形图号”按4.2.1 题名与责任者项中“文件编号”的规定著录。
4）建设工程规划管理档案项目级表格适用于工程规划管理档案的项目级著录。5）建设用地规划管理档案项目级表格适用于建设用地规划管理档案的项目级著录。
6）工程（项目）级通用表格适用于城市规划、园林绿化、科学研究、环境保护等类，无法以建筑物工程、构筑特工程、城市管线工程、建设工程规划管理、建设用地规划管理的专业特征来著录的其他城建档案的著录。可根据各类专业档案的实际情况，确定不同的专业记载项。
2.案卷级表格适用于各类案卷的著录，为通用格式。3.文件级表格，以单份文件为著录对象，为通用格式。
第三篇：会计档案卷内目录
单位名称
类别
数量
保管期限
归档日期
档号
经办会计会 计 档 案 卷 内 目 录、本张
第四篇：水利工程档案卷内目录(14年10月20日)
水利工程档案卷内目录
第 1 卷 建设综合文件
一、立项文件材料
建设项目列入计划的申报文件
建设项目列入计划的批复文件或计划项目表
勘测设计任务书、规划报告书、附件、附图、报批文件及审批文件
项目建议书
项目建议书审批意见及前期工作通知书 6 可性性研究报告及附件 7 可行性研究报告审批意见 8 关于立项有关的文件 9 专家建议文件
调查资料及项目评估研究材料 11 投资计划文件
二、建设用地、征地、拆迁文件材料 1 选址申请及选址规划意见通知书
用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书 3 拆迁安置意见、协议、方案 建设用地规划许可证、国有土地使用证、划拨建设用地文件及其附件
三、勘察、测绘、设计文件材料 1 勘察设计承包合同 2 工程地质勘察报告 水文地质勘察报告、自然条件、地震调查* 4 建设用地勘界报告
初步设计报告书、附件、附图、报批文件及审批文件 6 工程设计工作报告 7 水土保持方案及批复 8 环境影响评价报告及批复
四、规划、施工许可证、审批、竣工验收等文件材料 1 有关行政主管部门批准文件或取得的有关协议
兵团（或国家）上级部门对施工图设计文件的审批意见 3 工程质量监督登记申报表（书）4 工程质量监督报告
工程竣工验收鉴定书及竣工验收相关文件材料 6 建设单位管理报告
五、招投标、定标、预、结算文件材料 1 勘察设计招投标、定标文件
工程监理（设计、咨询、施工）招投标、定标文件 3 施工招投标、定标文件
工程设计招投标、定标文件
招标代理委托合同、造价咨询委托合同 其他合同、协议、委托函（除设计、监理、施工以外）6 合同谈判记录、纪要。合同变更文件 7 初步设计图纸和说明 8 技术设计图纸和说明 9 施工图及其说明 10 设计计算书
规划审批申报表及报送的文件和图纸 12 建设工程开工审查表 13 工程投资估算材料 14 工程设计概算材料 15 施工图预算材料 16 施工预算文件 17 招标代理工作报告 开工报告（或开工备案报告）——凡在2013年5月15日以后开工的水利工程建设项目，项目建设单位必须在工程开工15个工作日内向项目主管部门或行业主管部门 报备 开工备案报告。
六、建设、监理、施工机构及负责人
工程项目管理机构（项目部）人员组成及负责人任命书 2 工程项目监理机构监理部）人员组成及负责人任命书 3 工程项目管理机构（项目部）人员组成及负责人任命书
七、其他需归档的文件
工程建设大事记、工程重要会议纪要 工程建设管理文件材料 ；工程建设管理文件规章制度、方法
索赔与反索赔材料
工程建设管理涉及的有关法律事务往来文件 5 有关领导的重要批示
第2卷 工程监理管理文件 监理单位资质证书（复印件加盖单位公章）2 监理人员执业证书（复印件加盖单位公章）3 项目总监理工程师任命通知书 4 监理机构设置通知书 5 监理工程师变更通知书 6 监理委托合同、补充协议 7 监理规划 8 监理实施细则 工程开工/复工审批表 10 工程开工/复工暂停令 11 不合格项目通知 质量事故报告及处理意见 13 工程延期报告及审批 合同争议、违约报告及处理意见 15 合同变更材料 工程价款月支付申请书及支付汇总表 设计变更、洽商费用报审与签认以及变更文件汇总表 18 分包单位资质材料 19 供货单位资质材料 20 试验单位资质材料 21 原材料试验汇总表 22 监理通知 费用索赔报告及审批 24 监理月报 工程例会会议纪要 工程监理规章、责任制等管理资料 27 监理工作日志 施工组织设计批复表、人员资格审查批复表 合同项目开工令、进度计划批复表、分部工程开工通知 30 工程预付款证书
各项控制、测量成果及复核文件
监理通知单、监理工作联系单、监理工程师指令、指示、来往信函 33 工程完工付款证书 34 项目划分报审表 35 监理抽检取样登记表 36 监理抽检登记表
工程材料监理检查、复检、实验记录、报告
施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故等报告 39 监理机构备忘录 40 监理收、发文登记表 41 监理大事记 42 监理工作报告 43 见证备案及记录
监理验收资料、竣工移交证书 45 业主对监理单位、人员评价证明
第3卷 施工管理文件
一、施工单位综合管理文件材料 施工营业执照(复印件加盖单位公章)2 施工单位资质证书(复印件加盖单位公章)3 外来施工企业登记证明(复印件加盖单位公章)4 中标通知书 施工合同、补充协议 6 施工预算编制和审查 7 项目经理、技术负责人任命通知书 项目经理资格证书(复印件加盖单位公章)9 现场组织机构及主要人员报审表 施工管理各项规章、规程、制度等文件 11 设计图纸会审记录 设计变更通知单设计变更统计表 13 工程洽商记录 施工组织设计及报审表
二、水利工程技术文件 工程施工测量放样资料 施工放样报验单、施工放样图 高程测量复核记录（工程定位测量检查记录）工程质量保证、检测、试验资料（包括砼、砂浆配合比，中间产品汇总，出厂合格证、检测报告，砼、砂浆评定、检测报告等）5 沉降观测记录 其他各隐蔽单元工程资料 7 工程质量事故处理记录
三、质量保证资料及材料试验报告 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表 工程材料/构配件/设备进场申报表（附产品出厂合格证）、（附原材料试验报告）砂浆、砼配合比设计报告 4 水利水电砼试块质量评定表 砂浆（试块）抗压强度试验报告 6 砼（试块）抗压强度试验报告 7 砼（试块）抗渗强度试验报告 8 砼（试块）抗折强度试验报告 砂、石、水泥、砖、加气砼块、钢筋焊接、防水材料试验报告 10 土干密度试验报告 11 土击实试验报告 回填料密实度试验报告 商品砼出厂合格证、复试报告 14 钢筋接头（焊接）、机械连接试验报告 土壤、砂浆、砼、钢筋连接、砼抗渗及原材料试验报告汇总表 16 土工材料检验检测报告 设备安装记录、设备试运行记录 18 设备明细表 网络、系统、管线等设备、设施的试运行、调试、测试、试验记录与报告 20 管线清洗、试压、通水、通气等记录、报告 21 材料、设备明细表及检验、交接记录 21 电器装置操作、联动实验记录 设备、材料的防腐、保护措施等文件材料 24 设备安装调试记录、测定数据、性能鉴定 24 灌水、通风、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录
四、施工单位其他资料 1 工程例会会议纪要 2 施工日志 工程质量技术交底卡 4 机械进出场申报表 5 施工安全措施 6 施工环保措施 7 高程控制 8 结构吊装记录 特殊工种上岗证及报审表 安全教育记录、图片、影响资料 11 砼浇筑开仓报审表 12 工程施工管理工作报告 13 工程质量评定资料 工程项目施工质量评定表 15 单位工程施工质量评定表 单位工程施工质量检验与评定资料核查表 17 工程外观质量评定资料 水利工程房屋建筑工程外观质量评定表 19 分部工程施工质量评定表 20 单元工程质量评定表
21重要隐蔽单元工程（关键部位单元工程）质量等级签证表（桩基、重要建筑物基坑等）22 监理文件回复
五、单元工程质量评定资料
水工建筑工程单元工程质量评定表
金属结构及启闭机安装工程单元工程质量评定表 3 堤防工程单元工程质量评定表 4 道路工程单元工程质量评定表 5 桥梁工程单元工程质量评定表 6 管道工程单元工程质量评定表 7 水土保持工程单元工程质量评定表 重要隐蔽单元工程（关键部位单元工程）质量等级签证表（桩基、重要建筑物基坑等）；验槽记录及其它隐蔽工程验收记录
六、工程质量评定及验收、竣工图 分部工程验收鉴定书、单位工程验收鉴定书 2 阶段验收鉴定书 工程外观质量评定资料 工程完工（竣工）报备资料 5 工程质量保修书 分部工程完工验收申请报告 7 单位工程完工验收申请报告 8 工程竣工验收申请报告 9 工程竣工验收自查工作报告 10 竣工图蓝图（含电子版光盘）
七、声像材料、其他文件
工程施工照片（含电子版光盘）2 工程施工大事记 3 工程施工日记 工程其它相关文件
第四卷 竣工资料及附件 竣工结算资料 2 竣工结算书 3 工程签证资料 工程施工现场图像资料等 5 合同工程质量保修责任终止书 6 审计资料 7 工程审计报告 8 竣工验收申请文件 工程竣工证书（正本及副本）10 档案验收资料 完工后其他有关文件资料
十三师水利工程这里监督站
第五篇：均衡发展档案卷内目录封皮
河南省义务教育均衡发展学校档案
A1自评自查卷
B1《河南省义务教育学校办学基本标准评估表（试行）》逐项自评表
B2办学基本标准达标情况自评表
汝南县第一初级中学
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A1自评自查卷
B3省辖市或县级政府及有关部门对学校办学基本标准达标评估验收合格证书或相关资料
B4省辖市或县有关部门对学校实验室等验收合格证书或相关资料
B5省辖市或县卫生防疫部门对学校食堂检查验收合格证书
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A1自评自查卷
B6学校平面图（显示布局、面积等数据）
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A2学校自存卷
B7教育质量
1、学生花名册
B7-1-(1)2013-2014学学生花名册
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A2学校自存卷
B7教育质量
1、学生花名册
B7-1-(2)2014-2015学学生花名册
汝南县第一初级中学
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A2学校自存卷
B7教育质量
1、学生花名册
B7-1-(3)2015-2016学学生花名册
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A2学校自存卷
B7教育质量
1、学生花名册
B7-1-(4)2016-2017学学生花名册 B7-1-(5)2017-2018学学生花名册
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A2学校自存卷
B7教育质量
2、学生成绩册
B7-2-(1)2013-2014学上学期学生成绩册 B7-2-(2)2013-2014学下学期学生成绩册
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A2学校自存卷
B7教育质量
2、学生成绩册
B7-2-(3)2014-2015学上学期学生成绩册 B7-2-(4)2014-2015学下学期学生成绩册
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A2学校自存卷
B7教育质量
2、学生成绩册
B7-2-(5)2015-2016学上学期学生成绩册 B7-2-(6)2015-2016学下学期学生成绩册
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A2学校自存卷
B7教育质量
2、学生成绩册
B7-2-(7)2016-2017学上学期学生成绩册 B7-2-(8)2016-2017学下学期学生成绩册
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A2学校自存卷
B7教育质量
3、毕业生情况统计表
B7-3-(1)2014毕业生各科合格情况登记表及统计表
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A2学校自存卷
B7教育质量
3、毕业生情况统计表
B7-3-(2)2015毕业生各科合格情况登记表及统计表
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A2学校自存卷
B7教育质量
3、毕业生情况统计表
B7-3-(3)2016毕业生各科合格情况登记表及统计表 B7-3-(4)2017毕业生各科合格情况登记表及统计表
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A2学校自存卷
B7教育质量
4、入学情况登记表及统计表
B7-4-(1)2013-2014学入学情况登记表及统计表
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A2学校自存卷
B7教育质量
4、入学情况登记表及统计表
B7-4-(2)2014-2015学入学情况登记表及统计表
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A2学校自存卷
B7教育质量
4、入学情况登记表及统计表
B7-4-(3)2015-2016学入学情况登记表及统计表
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A2学校自存卷
B7教育质量
4、入学情况登记表及统计表
B7-4-(4)2016-2017学入学情况登记表及统计表 B7-4-(5)2017-2018学入学情况登记表及统计表
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A2学校自存卷
B7教育质量
5、巩固率资料
B7-5-(1)2013-2014学巩固率资料
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A2学校自存卷
B7教育质量
5、巩固率资料
B7-5-(2)2014-2015学巩固率资料
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A2学校自存卷
B7教育质量
5、巩固率资料
B7-5-(3)2015-2016学巩固率资料 B7-5-(4)2016-2017学巩固率资料
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A2学校自存卷
B7教育质量
6、辍学登记表及统计表
B7-6-(1)2013-2014学年辍学情况登记表及统计表 B7-6-(2)2014-2015学年辍学情况登记表及统计表 B7-6-(3)2015-2016学年辍学情况登记表及统计表 B7-6-(4)2016-2017学年辍学情况登记表及统计表
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A2学校自存卷
B8素质评价
B8-
1、2013-2014学学生综合素质评价资料
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A2学校自存卷
B8素质评价
B8-
2、2014-2015学学生综合素质评价资料
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A2学校自存卷
B8素质评价
B8-
3、2015-2016学学生综合素质评价资料
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A2学校自存卷
B8素质评价
B8-
4、2016-2017学学生综合素质评价资料 B8-
5、2017-2018学学生综合素质评价资料
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A2学校自存卷
B9、近三年学生体质健康档案及达标情况统计表素质评价
B9-
1、2014-2015年学生体质健康档案及达标情况统计表
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A2学校自存卷
B9、近三年学生体质健康档案及达标情况统计表素质评价
B9-
2、2015-2016年学生体质健康档案及达标情况统计表
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A2学校自存卷
B9、近三年学生体质健康档案及达标情况统计表素质评价
B9-
3、2016-2017年学生体质健康档案及达标情况统计表
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A2学校自存卷
B10、学校总课程表及作息时间表
B10-
1、学校总课程表 B10-
2、学校作息时间表
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A2学校自存卷
B11、教师基本情况 B11-1教师基本情况统计表 B11-2教师学历统计表 B11-3教师资格、职称统计表
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A2学校自存卷
B12、校长、教师培训资料及校本研修资料 B12-1教师培训规划 B12-2继续教育实施方案 B12-3校长培训统计表 B12-4教师培训统计表
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A2学校自存卷
B13、教师绩效考评及绩效工资发放资料
B13-
1、2014年每学期教师绩效考评及绩效工资发放资料 B13-
2、2015年每学期教师绩效考评及绩效工资发放资料B13-
3、2016年每学期教师绩效考评及绩效工资发放资料 B13-
4、2017年每学期教师绩效考评及绩效工资发放资料
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A2学校自存卷
B14、近三年学校公用经费拨付及使用情况
B14-
1、近三年学校公用经费拨付及使用情况（含教师培训、教学设施设备购置经费明细情况等）
B14-
2、公用经费统计表及相关账册（复印件）
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A2学校自存卷
B15、贫困学生补助发放资料（1）B15-
1、2014年贫困学生补助发放资料
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A2学校自存卷
B15、贫困学生补助发放资料（2）B15-
2、2015年贫困学生补助发放资料
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A2学校自存卷
B15、贫困学生补助发放资料（3）B15-
3、2016年贫困学生补助发放资料
汝南县第一初级中学河南省义务教育均衡发展学校档案
A2学校自存卷
B15、贫困学生补助发放资料（3）B15-
4、2017年贫困学生补助发放资料
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A2学校自存卷
B16、学校安全教育与管理档案资料 B16-
1、学校安全工作领导组 B16-
2、安全工作管理制度 B16-
3、学校安全应急预案
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A2学校自存卷
B16、学校安全教育与管理档案资料
B16-
4、2014-2015学安全工作计划及总结 B16-
5、2015-2016学安全工作计划及总结 B16-
6、2016-2017学安全工作计划
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A2学校自存卷
B16、学校安全教育与管理档案资料 B16-
7、中心校所辖中小学安全普查月报表 B16-
8、各项安全工作活动记录（图片、台账等）
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A3相关处室卷
B17、仪器账册（小学科学、初中理科教学仪器及实验记录）B17-
1、学校科学室（实验室）工作领导组 B17-
2、科学室（实验室）管理员岗位职责 B17-
3、科学器材室（实验室）制度 B17-
4、科学室器材（实验室）登记表 B17-
5、科学室（实验室）器材借用记录
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A3相关处室卷
B18、器材账册（体音美室资料）B18-
1、体音美室工作领导组 B18-
2、体音美室管理员岗位职责 B18-
3、体音美室制度 B18-
4、体音美室器材登记表 B18-
5、体音美室器材借用记录
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A3相关处室卷
B19、图书室资料 B19-
1、图书室工作领导组 B19-
2、图书室室管理员岗位职责 B19-
3、图书室室制度
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A3相关处室卷
B19、图书室资料
B19-4-（1）、图书室图书登记表
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A3相关处室卷
B19、图书室资料
B19-4-（2）、图书室新增图书登记表
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A3相关处室卷
B19、图书室资料
B19-4-（3）、图书室新增图书登记表
汝南县第一初级中学 河南省义务教育均衡发展学校档案
A3相关处室卷
B19、图书室资料
B19-5-（1）、图书借阅记录
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A3相关处室卷
B19、图书室资料
B19-5-（2）、图书借阅记录
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A3相关处室卷
B19、图书室资料
B19-5-（3）、图书借阅记录
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