第一篇:档案卷内说明核心指标6--9
卷 内 说 明核心指标6--9 本卷情况说明:
资料内详细记载王峡口小学实验室教学仪器详细清册,王峡口小学实验室教学仪器资产台账,王峡口小学学校仪器设备值、生均仪器设备值统计表,王峡口小学体育器材清单,学校体育器材室管理制度,学校体育器材室管理人员职责,王峡口小学音乐、美术器材清单,王峡口小学计算机设备配备情况统计表,王峡口小学计算机、多媒体教学设备配备相关资料等。
学校对体育教学工作重视,资料完整的体育器材室管理制度和管理人员职责,便于翻阅和学习使用。
对于计算机设备配备情况统计表、计算机、多媒体教学设备配备相关资料内容丰富、资料准确。
立卷人:王建平
审核人:郭海峰
单位主管签名:张志禄
第二篇:会计档案卷内目录
单位名称
类别
数量
保管期限
归档日期
档号
经办会计会 计 档 案 卷 内 目 录、本张
第三篇:文书档案卷内目录著录规范
文书档案卷内目录著录规范(培训材料)
一、正确理解“件”的含义。通常意义上单份文件为一件,著录为一个条目;但有时为了保持文件之间的有机联系,几份文件在归档时装订在一起为一件,编目时体现为一条条目。主要有以下几种:
1、文件的正本与定稿(底稿)一般为一件,正本在前,定稿(底稿)在后排列,著录正本的文件标题。但重要文件(如法律法规等)需保留历次修改的不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等),可将正本与历次稿各为一件,著录多个条目。
2、正本与附件一般为一件,正文在前,附件在后;只有在附件数量较多或太厚不易装订时,也可各为一件。
3、原件与复制件(复印件)为一件,原件在前,复制件在后。
4、转发文与被转发文为一件,转发文在前,被转发文在后。
5、来文与复文(即请示与批复)为一件,批复在前,请示在后排列,著录批复的文件标题,如果经过层层转报产生多份的来文和复文,则可将所有的来文、复文分别作为一件。
6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式,一册(本)作为一件,未装订的同一式样的表格,以一定的单位组合,装订在一起作为一件。
7、对会议记录而言,采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录,使用记录本形式的可以一本作为一件著录,重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件,可作为多件,即需逐份著录,但使用计算机时也可只著录一条。
8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会,其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件,可按其期限排列各为一件,逐份著录。
9、计算机及网络环境下形成的文件,若定稿无重要修改手迹或无领导批示的,可将正文与发文稿头纸(即签发单)为一件著录,按正文在前,稿头纸在后排列;但定稿有重要修改的可作底稿使用,按正常的正文——发文稿头纸——底稿排列作一件著录;有领导批示的文件一定要及时整理归档,才体现档案的真实面貌。
10、最后一点,文件上有附有的文件处理单、拟办单等,可根据本单位的实际情况决定归档与否。一般来说,带有领导重要批示的,可与正文一起归档作为一件著录,按文件处理单在前,正文在后排列;若只有某某阅或在领导阅后简单打勾等记录的处理单可无须归档。
二、卷内文件目录的规范著录(抄写)
福建省档案局出台的省标《文书档案目录数据交换格式与著录细则》,对卷内文件目录著录的规范性作了详细的说明。以下所讲的规范性不仅要求在计算机录入时使用,对手工抄写同样适用,计算机管理是发展目标,卷内目录抄写规范,将大大提高以后手工操作改电脑管理的工作效率。
(一)、文件编号。
1、录入文件编号时要按原文件编号据实著录。其中年份要用4位数表示,字符“[ ]”置于年份的两端。使用计算机管理的其文件编号中的年份、符号、文件号统一用“半角”。例:闽委[2004]综023号,存在问题:闽委综[2004]023号;闽委(2004)综023号;闽委[2004]23号;闽委[04]综023号或者闽委综23号。
2、联合发文或有多个文件编号时,只要著录主办机关的文件编号。通常是第一责任者产生的文件编号。
(二)、责任者。
1、机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。
根据原文的责任者据实著录,用统一规范的通用简称,如著录:“福州市马尾区计生委或福州市马尾区计生委员会”,其称呼不统一。特别是本区属两区合一,文件责任者通常即有“福州开发区”又有“福州市马尾区”,著录时最好能同时著明,不要随便省略,对于自拟的责任者,有时受手工抄写时的纸张等限制,可统一著录其中常采用的一种,不可时而著录“福州开发区**局”,时而著录“福州市马尾区**局”。
同一责任者对于特定历史时期名称不一样时,要及时变更,如:区安办的文件2004年前责任者可著“福州开发区安办”,2004年后(包括2004年)因单位名称变动,其文件责任者可著“福州开发区安监局”。
区委系列如区委组织部、区委宣传部、区委办等责任者要求著录成规范性的,如:中共福州市马尾区委办、中共福州市马尾区委组织部、中共福州市马尾区委宣传部等,要加上“中共”,并且“福州市马尾区”或“福州开发区”不可省,跨省时要著明“福建省”,不能笼统著录“区委办、区委组织部”等,著明区域,以免今后计算机联网使用时造成混乱。
2、个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份,用“()”表示。如:一份卢展工同志的讲话,在责任项可著录:卢展工(中共福建省委书记)
3、联合行文的责任者,尽量多著录,使用计算机著录,责任项可允许著录25个汉字,手工抄写时受纸张限制可选择,但列于首位的责任者应著录,立档单位(即组卷的本单位)本身是责任者的也必须著录,其他省略的责任者用“[等]”表示,两个责任者之间用“;”表示。如:中共福州开发区委办;福州开发区管政办[等]
4、文件上无署名,但可考证其责任者的,在考证内容两端加上“[ ]”。如考证其文件出自区委办综合科,可在责任项上著:[中共福州开发区委办综合科]。有时对考证出的责任者仍有疑虑,依据不足时,在其责任者后加“?”,如[中共福州开发区委办综合科?]。无法考证其责任者的按原文著录,原文无责任者的可无须著录。
5、有些文件不规范,盖章与署名不统一,如某局文件署名某局综合科发文,盖的却是某局的章,其文件责任者应以文件的印章为准,责任者应著明“***局”。
(三)、题名。
1、使用计算机著录,题名项可允许著录80个汉字,著录题名中要注意标点符号和数字用全角形式。所有数字一律用阿拉伯数字,但对专用名称则要按原文进行著录,如:“第二幼儿园”不得录成“第2幼儿园”,“三中全会”不得录成“3中全会”。
2、原文件的题名要据实著录,不要任意省略。如有些文件题名“中共福州开发区委福州开发区管委会关于开展……的通知”,“关于”之前的冒头不能省。
3、必要时可加著录副题名,并在副题名之前加“:”,不用原副题名的破折号。如:共同创造和平繁荣的美好未来:2005年新年贺词
4、文件题名过于冗长,在不丢失重要信息和损伤原意的情况下,可删去冗余部分,节略内容用“…”表示。一般情况下,很少有题名超过字段所要求的80个汉字,这点较少采用。
5、文件题名中出现“你省”、“你区”、“你部”等字样时,应据实著录并要加上具体的区域或名称,加上的部份用“[ ]”表示。如:关于你局[福州市马尾区民政局]…的通知
6、原文件没有题名或原题名不能反映文件内容的应重新拟写,并在拟写的题名两端加上“[ ]”。原文件有题名的,新拟写的题名附于原题名之后,如超过字段长度80个字的,可省略原题名。如:函[福州市马尾区农村发展局关于同意拨款的函]
7、可以在字段长度之内,尽量多著录原题名中未提及的其他人名,并在增加的两端加“[ ]”表示。如:题名“关于表彰全省***[***、***、***]计划生育先进的通知”,“关于***[***、***、***]等同志职务任免的通知”,尽量把本区或本单位有关同志的名字著录出来,便于日后查找利用。
8、一本的会议记录本录一条,题名可注明什么部门、什么性质的会议记录,并注明记录本第一次会议和最后一次会议的时间。如:“福州开发区、马尾区委**局局务会议记录(2003、5、21——2005、8、14)”,此会议记录本可放在截止的2005归档。
9、著录对象是多件文件时,使用计算机管理时可著录一条,文件题名在拟写时应保留第一件文件题名的主要部分,加上能概括其余文件中心内容及形式特征的部分,并在题名未尾著录“(共*件)”的说明字样。如简报信息可著录:马尾工作信息(1——20期)(共18件);手工抄写时最好逐件著录。
(四)、文件时间。
1、文件时间由8位数字组成,第1——4位表示,5——6表示月份,7——8位表示日期,按文件形成时间据实著录,如:20050412
2、特殊的多份文件只著录一条目录时,如简报,期刊,会议记录等,著录最早文件形成的时间。也可著录最早和最迟形成的文件时间,中间用减号字符“-”分隔,如:20030105-20040530
3、无文件时间的可无需著录,原文件时间缺省或字迹不清部分以“0”补。如:文件时间只有2月,没有年和日,可著录为:00000200;文件时间为1989年,没有月和日,可著录成:19890000
4、明知文件时间有误或有疑义时仍照原文件著录,使用计算机管理的,可在时间附注项中注明考证出的文件时间。若考证出的时间根据不足时,在其后加“?”字符,如:19570509?若考证后仍考证不出的部分用图形字符“□”(用全角)代之,如:195001□2这里不能用19500102表示。
(五)、页号。著录这份文件首页所在的当前页号,使用计算机著录时要求字段长度4位,手工抄写不要求。
第四篇:审计档案卷内文件材料排列顺序
审计档案卷内文件材料排列顺序
一、第一单元 结论性文件材料(采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列)
(一)通报或公布审计结果的文件材料。如:
1、广播、电视;
2、报纸、杂志等出版物;
3、互联网;
4、新闻发布会;
5、公报、公告;
6、其他形式。
(二)审计工作报告或审计结果报告、综合审计报告,以及上级机关、有关领导的批示;
(三)审计决定书及送达回证;
(四)协助执行审计决定通知书;
(五)强制执行申请书;
(六)被审计单位执行审计决定、处罚的情况报告及缴款、罚款、没收款通知书及缴款复印件;
(七)采取审计行政强制措施的文件,如:
1、暂停拨付款项通知书;
2、暂停使用款项通知书;
3、解除暂停拨付款项通知书;
4、解除暂停使用款项通知书;
5、采取保全措施申请书;
(八)审计建议书及送达回证;
(九)移送处理书及送达回证;
(十)审计报告:
1、最终定稿的审计报告(预算执行审计年底审计报告在前,年中审计报告在后,下同)
2、审计报告征求意见书及送达回证;
3、被审计单位对审计报告(征求意见稿)的书面意见及审计组的书面说明;
4、审定审计报告的会议记要或者记录摘要;
5、复核意见书。审计复核文件也可以放在第二单元最后,(亦可置于针对文件之后)。
(十一)举行审计听证会的文件材料。如:
1、审计听证报告、审计听证笔录;
2、审计听证会裁定书或不予审计听证裁定书及送达回证;
3、审计听证申请书;
4、审计听证告知书及送达回证;
5、审计听证会通知书及送达回证;
二、第二单元 证明性文件材料(按与审计实施方案所列审计事项或者会计报表科目顺序排列)
(一)承诺书;
(二)审计工作底稿汇总表;
(三)分项目审计工作底稿;
(四)原始审计工作底稿与支持此项底稿的审计证据
(六)协助查询存款通知书;
(七)先行登记保存书;
(八)暂时封存账册资料通知书;
(九)审计事实认定书、调查记录;
(十)审计所依据的法规目录或摘要。
三、第三单元 立项性文件材料(按文件材料形成的时间顺序,并结合文件材料的重要程度进行排列)
(一)上级机关及有关部门的指令性文件或授权审计通知书;
(二)与审计项目有关的举报材料及领导批示;
(三)审计实施方案及调整审计实施方案的有关材料;
(四)调查了解记录研究形成的有关书面材料;
(五)审计通知书及其送达回证。
四、第四单元 其他备查文件材料(按文件材料形成的时间顺序,并结合文件材料的重要程度进行排列。)
包括不能列入前三个单元但与项目审计有关的、具有查考价值的有关材料。(如审计处罚决定书、审计行政复议文书、审计应诉法律文书等),这些资料可增设第四单元存入案卷;也可单独立卷。
第五篇:档案情况说明
档案情况说明
致:
本人,身份证号码:,档案现存放在(存档机构全称)人才服务中心。请选择填写以下内容:
□ 我已于 年 月 日领到 公司开具的调档函,承诺 年 月 日前将档案调入 公司。若取消调入,则提供存档证明原件,由此产生的相关问题由我本人承担。
□ 档案存放在原单位,由于 未能将档案调出并存放在户口所在地人才,本人与 不存在劳动关系,本人承诺于 年 月 日之前将档案调回户口所在地人才,并将人才出具的存档证明提交公司。
注:如您是北京户口,且档案在街道,请于社保成功缴纳前办理完成档案转移手续,否则今后将无法办理失业转档或领取失业金手续。
特此说明。
本人签字:
签字日期: