文书档案收集整理归档规范（最终版）

第一篇：文书档案收集整理归档规范（最终版）

文书档案收集整理归档规范 范围

本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。2 文书档案的归档范围

2.1 文件材料的归档范围

反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。2.2 文件材料的不归档范围

其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。2.3 各部门档案的归档范围 2.3.1综合办

a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等； b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等； c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等； d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等； e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等； f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等； g)其他具有保存价值的文件材料。

2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；

2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；

2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

营销部

a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；

b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等； c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

成本部

a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；

b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等； c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

工程技术部

2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；

2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等； 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；

2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

文书档案收集整理归档规范

1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部

a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。b)会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿，其他会计账薄；

c)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告； d)其他类：财务预算、银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料； e)财务部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

前期开发部

a)公司质量方针与产品安全目标、质量体系与食品安全体系、质量控制标准和品质规划、质量工作统计年报等；

b)各项质量管理活动产生的报告与记录，如品质稽查报告、原始质量记录、质量改进方案、质量改进效果评估等；

c)产品质量事故相关文件，如质量事故调查报告等；

d)质量管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

设计部

a)公司产品配方资料及其相关资料等；

b)公司产品研发规划、研发流程、研发建议、研发目标、研发技术报告相关文件等；

c)产品技术标准、产品技术改进、产品成本控制、产品质量检验报告、产品质量危机预案等； d)各类生产许可证、卫生许可证、产品标签、产品标准备案、政府项目申报文件等；

e)新产品立项资料、工艺流程、技术标准、研究开发记录、技术报告、检测报告、重要实验数据及结果、工艺设计图等；

f)研发部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

市场部

a)品牌建设、行业发展趋势、竞品信息、消费者需求文件等；

b)新品开发规划、旧品改良规划、产品生命周期管理、日常产供销协调、各品项毛利率评估文件等 c)各品牌媒介费用年度预算、媒体谈判、媒体投放评估、媒体发布文件等； d)广告创意评估、广告制作、各类促销活动相关文件等；

e)各品类广宣品、赠品、陈列工具的开发设计、制作改良及管理相关文件等； f)市场部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

信息流程部

a)流程管理体系与发展规划、流程管理目标、流程优化专项工作相关文件等； b)公司IT 发展规划、IT工作目标、IT项目建设相关文件等； c)公司受控文件等；

d)信息流程部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

制造部

a)公司制造工作规划与目标、公司安全生产体系、改进与完善制造流程工作文件等； b)技术革新和改造工作（含设备和IE）及相关专案项目管理工作相关文件等 c)制造部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

各基地品质管理部

a)产品质量事故调查报告、公司质量工作统计年报、本公司制定并颁发的技术标准(非受控文件)、公司颁发的质量工作规定、办法(非受控文件)等； b)基地关于技术、环保、计量管理的各项规定等；

c)本部门年度工作计划、总结，重要的请示、批复，一般技术工作通知等； d)基地检测设备类、其它计量（能源计量除外）类档案的收集、整理； e)基地品质管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

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文书档案收集整理归档规范 各基地生产计划部

本部门年度工作规划、总结，基地生产统计年报，各项经济指标完成情况汇总表，生产计划指标等；

重要的请示与批复、有关生产管理的通知、生产的组织与调度文件、专案审计材料（调查、旁证、公证、结论）、物资报废审批表等；

关于物资管理的规定、制度、办法(非受控文件)，上级颁发的需本部门执行的文件等； 货物进口证明书（进口设备）、进口检验单（进口设备）等；

各基地生产计划部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料； 各基地工程部

2.3.1.8 基建档案和设备仪器档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》、《设备档案管理流程》。

2.3.1.9 各基地工程部日常工作中产生的具有保存价值的文件材料，如公司机械设备年度统计报表、本部门年度工作规划、总结、重大工程施工方案的审批、请示、批复等； 2.3.1.10 日常基建档案。

2.3.1.11 生产设备类、能源计量类档案。

i.购置、引进设备仪器的申请报告、批复、合同、协议、来往信函、图纸和招标、报关等； ii.设备仪器的随机资料清单、装箱单、出厂合格证、验收单、安装图、原理图、附件图、电子文件、使用维护说明书等；

iii.设备仪器安装调试运行记录和检测报告等； iv.设备仪器操作规程和履历表等；

v.设备仪器大、中修记录，故障分析处理文件等； vi.设备仪器报废申请、鉴定材料、批复、处理结果等；

各基地塑杯制造部、果冻海苔部、冲调饮料部

2.3.1.12 技术改造项目的可行性研究、立项审批、图纸、施工、竣工、验收文件等； 2.3.1.13 向上级的请示及上级的批复；

2.3.1.14 本部门年度、月度工作计划、总结； 2.3.1.15 签呈（含全过程文件）；

2.3.1.16 其他具有保存价值的文件材料。

基地项目（新厂）指挥部

2.3.1.17 基建档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》。

2.3.1.18 前期准备阶段，如基建计划、工程项目建议书、请示、批复、设计任务书、可行性研究报告、选址报告、投资计划、项目评估、环境预测、工程合同、协议等

2.3.1.19 设计阶段文件，如设工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、等设计基础材料；初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件等设计文件。

2.3.1.20 施工文件，如施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工技术总结等

2.3.1.21 监理文件，如监理工作专项报告、验证材料、监理通知、协议书及监理工作中形成的文件材料等；

2.3.1.22 竣工验收阶段文件，如竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程结算、总结等； 2.3.1.23 使用维护阶段文件，包括在使用、维修、维护、改造、扩建中形成的文件。3 文书档案的归档要求

3.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变（如传真件）的文件应予复制，并与原件一并归档。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。未翻译的文件，应译出中文标题，并附简短的内容题要。归档的文件材料应为原件，不得擅自修改。

3.2 要求做到收集整理的档案材料正确。经办人员要确保档案材料按照行程规律保持有机联系，使归档文件能真实地反映职能活动的历史原貌。要求做到纸质档案与电子档案一一对应，及要求纸质档案与电子档案的实际情况相符、数量一样、内容一致。

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3/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 3.3 纸面过小的书写材料要加贴衬纸，超大纸张需按A4纸张大小进行折叠，文件页数较多时宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。4 文书档案的整理归档程序

4.1 整理归档程序

各部门应以件为单位，按照分类、排列、装订、编号、编目、入盒等步骤整理归档文件。

分类

文件分类采用“年度-部门-保管期限”的办法进行。

4.1.1.1 分年度：将文件按其形成或所涉工作的年度分开。一般文件归入形成年度。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划、预算，一般可归入文件内容涉及的第一个年度；跨年度的总结归入文件内容涉及的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可以归入会议开幕的年度。4.1.1.2 分部门：将文件按其形成部门或承办部门分类。

4.1.1.3 分保管期限：档案从立卷时算起，其保管期限分为以下三种：永久、长期、短期。

排列

归档文件以件为单位按事由结合时间、重要程度等排列，即将同一问题的文件材料进行相邻排列。一般每份文件为1件。文件正本与定稿为1件；正文与附件为1件；原文与复制件为1件；转发文与被转发文为1件；会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料以次（期）为1件；报表、名册、图册等一册（本）为1件；来文与复文（请示与批复、去函与复函）为1件；原件与译文、多种文字形成的同一文件为1件。

装订

归档文件按件装订。装订时，密不可分的正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；中文文本在前，外文文本在后；公文处理表在前，文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。永久、长期保管的归档文件应去掉会生锈的金属物，要用档案管理部门统一指定使用的装订材料装订（包括棉线、不锈钢钉等）。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

编号

归档文件应按类别和排列顺序逐件编号。各部门在每件文件首页的右上角用铅笔标上件号。

编目

归档文件应依据分类和部门所编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目，并保证目录上的编号与文件的编号一一对应。来文与复文作为1件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。具体内容如下：

1）件号：各部门按类别和排列顺序自行编制 2）责任者：即文件形成部门。3）文号：文件的发文字号。

4）文件标题。没有标题或标题不规范的，要自拟标题，并加“[]”号。5）日期：文件的成文日期。

6）页数：每一份归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。

7）备注：注释文件需要说明的情况。如：复制件、传真件、不完整件等等。

入盒

不同类别的归档文件应分别装盒/夹。装盒时按部门所编件号顺序，然后填写档案盒/夹封面、盒/夹脊背全宗名称。案卷封面内容包括文件形成部门、年度、保管期限及起止件号。案卷封面字迹要工整、清晰。5 记录

F-GMO-051《文书档案目录》

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文书档案收集整理归档规范5/5

第二篇：文书档案归档制度DOC

文书档案归档制度

文化委机关工作中形成的各类档案，是文化委工作的历史记录及工作成果的见证。为确保文化委档案材料齐全完整和档案信息资源的不断开发与利用，特制定如下归档制度：

一、归档内容：

组宣人事科应归档的内容

1． 文化委有关机构设置、成立、定编、撤消的请示与上级的批件（永久）

2． 党委会会议记录（永久）3． 党委工作计划、总结（永久）4． 文化委党代会材料（永久）5． 国家公务员统计报表（永久）6． 劳资及保险福利费统计年报（永久）

7． 企、事业单位管理人员和专技人员统计年报（永久）8． 机关和事业工资统计年报（永久）9． 退休干部统计年报（永久）10． 人事调动工资介绍信（长期）11． 干部职工花名册（长期）

12． 被授予市级以上社会治安荣誉称号“双先”登记表及事迹材料（长期）

13． 干部任免通知（长期）14． 党内统计年报（长期）

15． 党委领导班子重要的整党整风教育材料（长期）16． 市级以上优秀党员、先进个人、立功授奖人员、劳动模范登记表及先进事迹材料（长期）

17． 党委成员重要的理论学习论文及出席上级重要会议的发言材料（长期）

18． 对违纪人员的处分和调查材料及上级组织的批件（长 期）

19． 领导干部出国考察审批材料（长期）20． 党建工作材料（短期）

21． 本机关党风廉政建设规定（短期）22． 本科室工作计划、总结（短期）23． 区、局级“双先”登记表（短期）24． 组织宣传工作材料（短期）25． 妇女工作材料（短期）26． 统战工作材料（短期）

27． 工会、共青团工作材料（短期）28． 党委民主生活会会议记录（短期）29． 老干部及外事工作材料（短期）30.科室大事记

办公室归档内容

1． 机关工作计划、总结（永久）2． 委务会、办公会会议记录、纪要（永久）3． 文化事业统计年报（永久）4． 主任述职报告（长期）

5． 精神文明建设计划、总结（长期）6． 重要的上级稽查件落实办理情况材料（长期）7． 区文化文物工作会议材料（长期）8． 人大政协议案办理情况的报告（长期）

9． 重要的上级督办件处理情况的上报材料（长期）10． 被授予市级以上社会治安荣誉称号“双先”登记表及事迹材料（长期）

11． 文化委与外单位签订的协议、合同（短期）12． 文化委工作研讨会材料（短期）13． 行政工作各种制度（短期）14． 安全保卫工作计划、总结（短期）15． 安全责任书（短期）16． 本科工作计划、总结（短期）17． 下属基层单位工作计划、总结（短期）18． 基层单位经济承包协议书（短期）

19． 文化委有关经费问题的请示与上级的批复和经费追加（短期）

20． 文化委内部财务审计工作形成的材料（短期）21． 信息化工作及办公自动化形成的材料（短期）22． 社会治安综合治理有关材料（短期）23． 大型活动安保工作方案（短期）24.区、局级“双先”登记表（短期）

25.科室大事记

文化科归档内容

1． 北京市文化局下发的有关文化委的重要文件（长期）

2． 文化委制定的全区群众文化发展规划（长期）3． 区文化工作会议材料（长期）

4． 广场文化及文化产生研讨论文（长期）

5． 文化委组织的各种全区性大型群众文化活动材料（长期）

6． 节庆文化活动材料（长期）

7． 主办或承办全区“五月的鲜花”群众歌咏和夏日文

化广场活动材料（长期）

8． 全区大型群众文化活动工作总结（长期）9． 文化站调研材料（长期）10.办庙会活动材料（长期）

11.重要的业务请示与市文化局批复（长期）12.一般的业务请示与业务上级的批复（短期）13.本科工作计划、总结（短期）14.文化艺术协会有关材料（短期）15.科室大事记

文物管理科归档内容

1.文物库房藏品登记（永久）

2.上级对本区地上文物定级及地下文物埋藏区保护范围的文件（永久）

3.重点文物出土有关勘察记录分析材料（长期）

4.北京市文物局下发的有关文化委的重要文件（长期）5.地上文物普查报告材料（长期）6.区文物工作会议材料（长期）

7.辖区地上文物基本情况统计（长期）

8.文物迁建、修复及修缮的请示与上级的批复（长期）9.文物暂保单位拆除、撤消的请示与上级的批示（短期）

10.文物旧货市场管理材料（短期）11.文物保护通知、函告等（短期）12.文化保护协议（短期）

13.本科工作计划、总结（短期）14.《文物保护法》宣传材料（短期）15.区文物保护协会有关材料（短期）16.科室大事记

出版发行管理科归档内容

1． 市新闻出版局下发的有关文化委的重要文件（长期）

2． 朝阳区“扫黄打非”领导小组成员名单（长期）3． 区“扫黄办”会议纪要（长期）4.“扫黄打非”周报（短期）5.“扫黄打非”执法小分队名单（长期）6.“扫黄办”工作计划、总结（长期）7.要的业务请示与上级批复（长期）

8.化委下发的书刊市场管理规定、办法、通知等材料（长期）

9.阳区书刊定点印刷企业自查报告（短期）10.度工作计划、总结（短期）

11.电子出版物经营许可证的审批、验收、年检等所形成的材料目录（短期）

12.业务请示与上级批复（短期）13.培训材料（短期）14.科室大事记

电视音像管理科归档内容

1.北京市广电局下发的有关文化委的重要文件（长期）

2.文化委制发的电视音像市场管理有关规定、通知等（长期）

3.重要的业务报告、请示与批复（长期）4.一般的业务报告、请示与批复（短期）5.本科工作计划、总结（短期）

6.有关录像放映、录像带出租放映有线电视等年检、审批、验收等形成的材料目录（短期）

7.科室大事记

执法大队归档内容

1.市文化局、出版局、广电局、文物局下发有关朝

阳区文化执法大队的重要文件。（长期）2.文化执法大队计划、总结。（短期）

3.文化执法大队对辖区内娱乐场所、网吧、电视音 像、文物等违规处罚案卷（重要案件长期、一般案件短期）

4.专项整治、集中行动方案及成效材料。（短期）5.执法队形成的上报信息。（短期）

6.重要的业务报告、请示与批复（长期）7.一般的业务报告、请示与批复（短期）8.执法队大事记

纪律检查、监察科归档内容

1.上级机关下发的有关文化委的重要文件（长期）2.党员违纪案件，纪检工作中形成的调查材料(长期）

3.有关党风党纪工作情况的报告、报表（短期）4.机关党风廉政责任制、政务公开制度（短期）5.本科工作计划、总结（短期）6.处理重要信访形成的材料（长期）7.行政效能立（结）项、监察工作中形成的材料（长期）

8.纠正行业不正之风有关文化委的上级文件（长期）

9.有关纠正行业不正之风的计划、总结（短期）10.有关纠正行业不正之风评比等材料（长期）11.重要的报告、请示与批复（长期）12.一般的报告、请示与批复（短期）13.科室大事记

二、归档时间：

文书档案一年归档一次，各科室档案人员，按《朝阳区归档文件整理办法》的要求，于次年4月31日以前，将归档的纸制档案与电子档案，移交给档案室。档案室根据各科 室移交的电子档案进行汇总，于5月31日前移交给区档案馆。

三、归档要求：

1.遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，便于文件的保管和利用。

2.应归档的门类、文件材料的种类、份数及每份文件的页数都要齐全完整。

3.归档文件以件为单位进行整理，要分类清楚，排列有序，保管期限划分准确。

4.各科室内勤要将整理好的文件（纸制与电子文件）和编制好的文件目录，经科长审核签字后，一同向档案室移交，交接档案时，双方要根据目录进行清点核对，并履行签字手续。

5.人员流动或科室变动后要注意做好档案交接工作，防止档案材料遗失。

第三篇：文书档案归档整理操作方法

文书档案归档整理操作方法--收集 装订 归档判断 分类 排列 编目 装盒

作者：国昌档案 来源：www.xiexiebang.com 发布时间：2009-6-21 23:04:03| 收藏

文书档案归档整理操作方法

档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

一、基本要求：

要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《归档文件整理规则实施细则》。

二、基本概念：

（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。

（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。

归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。

（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。

（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

三、整理方法：

（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。2.检查本单位在工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。

以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

（二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。

（三）装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。

1.整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。

2.文件的装订：归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。

3.装订的部位与对齐方式及注意事项：文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。装订时，应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。

（四）分类：

归档文件采用——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。1.区分

①以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。

②跨的文件放入办结的。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008;某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案归档，即归入2008年。

③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。

⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按合理归类。2.区分保管期限

将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。

永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？《规定》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：

①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。

②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。

③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。

④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。

准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：

上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。

本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具体清晰）

同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。

下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。

（五）排列

1.把同一、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。3.最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。

（六）编号

归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、、保管期限、件号等必备项目。1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。2.：文件形成，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。3.保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。

4.件号：归档文件的排列顺序号。以为界，每年必须从1编起，不能跨连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。

件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：1、2、3„„82

30年件号：1、2、3„„73 10年件号：1、2、3„„243 馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。

（七）编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。1.件号：填写室编件号。

2.责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。①填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“海南省纪委“，不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明，难判断的简称。②联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。③未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。

3.文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、、顺序号组成。如琼府办[2008]198号、琼邮管[2008]68号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。4.题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“〔〕”号附于原标题之后。如海南省档案局关于转发档发[2008]18号文件的通知，应重拟提题名并抄录为海南声省档案局关于转发[国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见]的通知。

5.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的数字可回行填写，如2008

0708。

6.页数：每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。

7.备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。

（八）装盒

装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

1.装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。

2.档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买或向河北省国昌档案用品厂直接订购。以保证档案盒制成材料的质量。

3.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。

4.备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

①盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。②整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。

③检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。

④日期：填写归档文件整理完毕的日期。

（九）编制检索工具

1.归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本主要工作概况、本文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。

2.打印归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。归档文件目录封面设置全宗名称、、保管期限等项目。

全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

：填写本目录所登录文件的形成。如：2003年、2003-2008年

保管期限：根据目录中所登文件的保管期限填写。如：永久，永久、30年、10年

第四篇：档案归档规范

档案归档规范

为使本单位档案分类清晰，便于查阅，特制定本规范制度。

（一）档案分类和保存时效

一、党务工作

二、行政综合三、经济工作

四、内务管理

五、非纸质文件

（二）不归档文件种类

一、上级来文

1.1上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不需办理的文件材料；

1.2上级单位发来供工作参考的抄件； 1.3上级单位征求意见未定稿的文件；

二、本级文件材料 2.1重份文件；

2.2无查考利用价值的事务性、临时性文件；

2.3未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿（重要文件除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和签字的最后定稿除外）；

2.4从正式文件上摘录的供参考的非证明性材料；

2.5无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的信函；

2.6单位内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

2.7本单位负责人兼任外单位职务形成与本单位无关的文件材料； 2.8为参考目的从各方面收集的文件材料； 3同级单位和非隶属单位来文

3.1参加非主管单位召开的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料； 3.2非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料 4 其他来文

与本单位事务无关只是发文供参考，参阅，知会的文件。

（三）档案整理流程

按文件分发单位排序：

1.管委会 → 中央 → 省 → 市 → 区。2.党政 → 党委 → 政府 → 其他政府部门。

第五篇：幼儿园文书档案归档新

幼儿园文书档案归档范围

一、党群类

1、本园关于党员花名册、党支部工作计划、总结、上报上级资料、专题小结、支委会、支部活动记录等。（永久）党书记、组织委员

2、本园关于工会妇女花名册、工会、妇女等组织形成的文件材料、会议记录、工作计划、总结、教代会有关文件。（永久）工会主席

3、本园关于团员花名册、工作计划、总结、会议记录。（长期）团支部书记

二、行政综合类———整理材料：

1、泉州市教育局、人事局关于本园机构设置，启用印章、登记注册、年检、达标全面质量管理及学园重大活动，集体获奖。（永久）园长、副园长

2、本园申请经费及基建用款的请示报告、批复。（永久）总务、会计

3、本园各项规章制度、公约、守则编撰园志、大事记。（永久）各部门，教研制度、安全制度、卫生防疫制度等

4、本园关于学园工作计划、小结、补充计划、总结及园务会议记录。（永久）园长

5、本园关于各部门工作计划、小结、补充计划、总结及园长听课记录。（长期）园长

6、本园关于学园行政、业务政治学习等会议记录、每周工作安排表。（长期）园长

三、人事类----整理材料

1、本园各岗人员设置一览表领导人任免的请示、报告、批复、决定、通知。（永久）总务、办理人事调动、工资

2、本园关于学园党、团员奖励、处分等的决定、结论、本园教师获奖、入选文章、教师幼儿获奖作品。（长期）业务园长

3、本园关于教职工录用、调动（介绍信）、转正、定级、聘任、评定及本园教职工花名册，教师学历、资历情况。（长期）办理人事调动

四、保教类----整理资料

1、本园关于新生入园登记表、幼儿花名册（后勤园长）

2、本园关于学保教工作计划、总结、业务园长听课记录（业务园长）

3、本园关于学园有关保教方面业务学习、教研记录。（业务园长）

4、本园关于学园开展对外公开教学观摩活动教案等文件材料（业务园长）

5、本园关于学园教师保教工作专题、教师教学经验文章（业务园长）

6、本园关于学园各班级工作计划、小结、补充计划、总结，幼儿常规（短期）业务园长

7、本园关于各班班级记录（全日观察记录、点名表、周工作记录等）、教师听课记录、反思等。（备查）业务园长

五、保健类---整理材料

1、本园关于学园有关卫生保健工作计划、小结、补充计划、总结、阶段检查及各项规章制度、上级检查资料（食品营养卫生抽样、消毒检测报告）卫生宣传资料、召开保育员、膳委会会议记录。保健医生

2、本园关于学园有关幼儿食谱、营养分析及消毒记录。（短期）保健医生

3、本园关于学园对于幼儿血色素、视力、预防接种、传染病控制、登记及统计表。（短期）保健医生

六、家长工作类—整理材料

1、本园关于学园家委会、关工委成员一览表、工作计划、总结、会议记录。后勤园长

2、本园关于家长学校机构设置、工作计划、总结、讲座、讲稿、会议记录、各班家长学校签名、编写家教专刊等。

3、本园关于学会各班开展家长开放日、家园同乐、家长会等会议记录材料。（短期）

七、安全工作类---整理材料

1、本园关于学园安全保卫机构名单、职责分工、安全保卫工作计划、总结、普法、创安、综治等上报资料、工作会议记录。

2、本园关于学园安检记录、事故登记表、本园编写有关普法及安全教育宣传材料及学园节假日值班表。

3、本园关于与各部门、教师责任状、协议书、合同。（备查、期限依据内容情况）

八、财务类

九、平时上级检查的资料及时形成专案档案，如“德育先进校”“绿色学校”“平安校园”“文字示范校”“省级示范园”“文明单位”等的评估申报表，自评表，领导小组名单、工作规划、计划、总结、实施方案等