第一篇：建设项目文件归档要求及档案整理规范
建设项目文件归档要求及档案整理规范
一、项目文件形成的质量控制
建设项目档案是项目建设活动形成的文件中具有保存价值的部分。它是由项目参建各方共同形成的，是项目建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改扩建的重要形式，项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等均应按照国家对项目档案工作的有关要求，把项目建档工作作
为项目建设的重要组成部分，列入建设计划，明确各自的职责。使之与项目建设同步进行。为此，参与项目建设的主要单位应在项目建设过程中对项目文件形成与积累的质量进行监控。
（一）建设单位文件的质量控制
1、建设单位的职责
建设单位应承担起项目档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导的职责。
2、建设单位的任务(1)明确项目档案工作计划。
(2)建立档案工作网络，明确各岗位任务。(3)规范做法，打好基础。(4)申报登记，接受监督(二)设计单位文件的质量控制
设计文件材料的规范，对竣工档案的内在质量有着密切联系。
如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰，就很难保证竣工图的字迹线条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容(题名)，将对日后文件的整理和提供利用带来不便。因此，设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时，应明确形成文件的内在质量和外在质量要求，把不合格的产品控制在文件发出之前。保证设计文件的质量，尤其要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。设计修改通知单不能一文修改多专业，同时要在有关栏目揭示修改内容、被修改图号。设计修改通知单要按专业统一编号，变更人、审核人签名要完备。对急于施工先发传真的，事后要补发原件；
口头变更的要及时形成文件发往有关单位，必须明确行之有效的特别办法。
设计文件要按专业、文号顺序进行积累。在项目的设计(含变更设计)全部完成后，设计单位需向建设单位移交经规范整理的全套档案(纸质、电子)，并移交一份由项目设计技术负责人签署的设计及修改变更文件材料目录，详列该项目全部的技术文件、设计变更文件、图纸勘误表目录。
(三)监理单位文件的质量监控
1、监理单位职责
(1)《中华人民共和国建筑法》(以下简称(建筑法》赋予了建设
监理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作，检查、审核项目档案的完整、准确、系统的责任。监理应注意把好文件形成的质量关，在对施工记录进行确认时，要检查所填各荐是否符合要求，对试验单位、设计单位移交的档案也应把好质量关。
(2)《工程建设监理规定》，第十四条第五款规定：“建设监理业务完成后，向项目法人提交工程建设监理档案材料。”这就意味着建设监理在审核参建各方档案的基础也要整理好监理过程中的文件移交项目法人。
2、监理单位任务
(1)参与招标工作时，在协助项目法人做好项目招标文件的有关款项中，应明确文件的归档条款，如：竣工档案的数量、案卷的内在质量和外在质量、电子文件的归档等。
(2)从事设计阶段监理时，在协助项目法人单位选择设计单位
后，除对设计方案的评选、审查和施工图绘制过程中的监控外，还要指定文件积累、归档工作的责任人。并对设计文件、图纸进行检查、归档和验收。由于设计中出现的质量问题对工程影响极大，有关资料已表明，工程出现的质量问题40％在于设计原因，投资问题则80％决定于设计。所以，提高设计质量、增加投资效益一定要把好设计质量关。同时要做好设计监理过程中自身项目文件的形成积累。
(3)从事施工阶段监理时，一是在监理机构内部要指定项目文件的积累、归档工作的责任人；二是对各施工单位项目文件的形成、积累、进行内在质量监控；三是各级监理人员要对所监理项目的档案完整、准确、系统进行审核。建设监理工作中形成的内部文件进行监控的主要内容有： ①来自项目法人的文件。监理工程师受聘于项目法人，按照签
定的合同条款对项目进行监理。合同条款是监理工程师进行监理的依据，签定合同后项目法人还会就工程建设的投资、进度、质量等方面，提出要求或提供有关动态管理的文件。如：在材料供应、设备采购、项目部分功能的修改、工期的调整、施工期的水文地质、水文气象等到，对这些文件，信息管理监理工程师应妥善保管；
②来自设计单位的文件。这类文件对监理工程师正确理解设计意图，保证施工质量至关重要，除了设计单位正式颁发的设计图纸、设计修改通知单以及设计变更等材料外，其设计参数及计算方法也是收集范围；
③来自施工单位的文件。施工进度计划、施工方法说明、施工
作业报表、施工质量检验报告、月支付申请以及向监理工程师递交的各种有关进度、质量、费用、材料、设备、劳备、关税、索赔等方面的文件。这部分文件是监理工程师进行进度、投资、质量控制的重要依据。如果施工单位提出索赔的话，还要建立索赔档案；
④来自项目建设的主管部门、质量监督站、项目所在地政府的
环保、公安、交通、税务、保险等方面的文件。这些文件也是监理工程师需要知晓、处理的工作范畴。
(四)施工单位文件的质量监控
施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实面貌和质量的主要依据，其数量在整个项目档案中占了最大的比重，是项目档案的主要组成部分。这一阶段也是项目文件积累的关键，其质量控制可从以下几方面进行：
一是以公文形成的文件，要注意统一文号。施工单位围绕项目建设，将形成公文形式的文件，如请示监理及项目法人等的文件要规范，如有统一的格式、统一的文号，同时，每一份文件要有准确的题名；
二是施工记录，必须真实、准确、耐久、有序、规范和完备的签署手续； 三是竣工图必须字迹、线条清晰，图面整洁，修改到位。
施工单位在签订承、发包合同后，应建立与工程承、发包方式相适应的项目档案工作网络，按照国家规定对需向建设单位移交的施工文件做好积累、整理工作。建设项目除了土建部分外，大多数的建设项目也都会有设备。在大型的生产设施方面，施工是由两个不同类型的施工单位进行的，所以做法上有相通之处，但也有其各自的特点。
1、土建施工积累的方法应符合施工文件形成的规律和质量监督部门检查的要求，施工管理性文件可按问题积累。施工记录一般从部分到整体的，按分项、分部、单位工程积累。
2、设备文件主要有三个方面。一是设备报价、询价等来往文件(这一部分文件一般由建设单位监控)；二是设备随机文件；三是安装、调式文件。设备部分的文件质量监控，主要从设备的开箱起把好关。设备随机文件的监控是从设备开箱时进行，是根据设计文件、装箱清单等进行。
(五)项目质量监督部门的监控(六)档案行政管理部门的监控
二、建设项目文件的整理
建设项目文件的整理，要求在完整收集的基础上进行，遵循文件材料的自然形成规律，保持项目文件材料的成套性，按照一定的原则与方法进行分类、组卷、排列、编目，形成符合国家档案工作规范的系统。
(一)归档文件的质量要求
1、归档文件应是原件
建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印件，盖章签字方可归档； 建设单位作为直接的收文单位，其文件归档时应保存正本；
有些文件如发至上级主管单位，建设单位作为间接接收单位，且没有抄送字样的，归档时可保存复制件：
施工单位移交给建设单位的文件除原材料质量证明单和个别材料试验报告可用复印件外，其余施工文件均应移交原始文件，供建设单位归档保存。
2、归档文件的内在质量要求
(1)归档文件内容要真实，必须在项目建设过程中直接形成的
(2)归档文件要准确、有效。图物相符、签署完毕，已按照一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、著明日期。(3)归档文件必须耐久、易读。所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带等必须质量优良。不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水等易褪色的材料，文件中的字体端正、图像音质清晰易辨。
(二)归档文件整理的基本要求
1、整理步骤
项目档案材料的整理主要分以下几点：
(1)划分阶段。凡是归入建设项目档案的文字材料、图表、图纸，按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。
(2)鉴别。按建设项目档案归档范围对收集整理的文件材料进行鉴定，剔除不属归档范围及重份的文件，以确保项目档案的完整性，对计划任务书的批复、项目任务书的上报、征地权属证书等材料，应将原件归入项目档案。
(3)划分单位、分部(项)工程。同一单项工程的文件先按单位工程划分，同一单位工程再进一步划分分部(项)工程。同一分部(项)工程的文件再按不同专业分别排列。
(4)排列。根据文件的形成阶段规律和查找利用规律分别排列，如管理性文件按问题一时间排列；原材料、构件的出厂证明、试验报告可按结构或批量分类排列，质量检查、评定记录按单位、分部、分项工程分类排列。
(5)卷内文件排列。如果一个项目形成的同类型文件数量不多，可以组织为一个案卷，其卷内文件的排列要按形成的先后顺序排列：如果图纸、文字性文件分别组卷时，图纸的排列可按图纸目录的顺序进行，文字性文件遵循反映同一问题、同一结构的文件排列在一起的原则，同一案卷中有若干个问题时，按问题的时间顺序或重要程序排列：同一案卷中既有文字性文件，也有竣工图文件时，反映同一个问题、同一工作进程的文件排列，文件性文件材料在前，竣工图文件在后。
2、组卷原则和要求
组卷要遵循项目文件的形成规律，保持案卷内项目文件的有机联系，便于档案的安全保管和提供利用的原则。组卷时应注意：
(1)案卷内文件要准确反映项目建设活动的真实内容。(2)案卷内文件要齐全、完整。破损的文件修复后才能组卷，幅面不一致的文件必须折成或裱成一致的幅面。鉴于目前文件使用的纸张有16开和A4两种规格，现阶段允许在一个案卷内两种规格纸张存在(最好能统一为A4规格)，对于其他规格的文件，小于16开的文件用A4标准的白纸托裱，文件右边和下边分别与托裱纸右边和下边靠齐。托裱时，不可将文字图表和数据掩盖，签署意见在装订线以内的要粘贴补宽订装部分。
(3)卷内文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存。不能用热敏纸(传真纸)文件，不能有铅笔、圆珠笔、复写纸书写的文件。
(4)案卷内文件的保管期限应基本一致。
(三)项目文件的组卷方法
案卷：是一组具有有机联系的、价值大体相同的科技文件材料的集合体定的分类集中，按一定的方法排列，形成保管和利用的基本单元。它按一
案卷组成包括两部分材料：经过整理的科技文件材料；在整理工作中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底以及卷盒。
l、综合管理性文件材料的组卷
管理性文件材料主要是在项目准备阶段形成的涉及范围广泛的文件，如：立项申报与审批材料、可行性研究报告、征地拆迁材料、报建材料、合同、协议、设计和在设计施工阶段形成的招标、投标文件、竣工验收阶段形成的竣工验收文件。(重点是依据性材料)这类型的文件材料的组卷，应先按问题，后按时间的原则组卷。如：立项、征地拆迁、报建、招投标形成的文件材料自然分成几个问题，可把不同问题的文件材料分开，同一问题形成的文件材料按时间顺序排列。文件材料数量多的，可以组成几个案卷，不多的可组成一卷。卷内反映同一问题的文件应排列在一起，可按时间顺序或重要程度排列。如：征地拆迁包括征地拆迁合同协议、征地批文、征地数量一览表、占地图及土地证等，这些材料不能与招、投标文件放在一起。建设单位在对管理性文件组卷时，应注意签发稿的归档；合同支付未委托监理业务的，组卷时应将支付申请月报和监理审核意见及批准支付材料同时归档；在竣工验收阶段应将验收委员会对项目的凭借材料及评分表一同归档。
2、图纸的组卷方法 施工图和竣工图在建设项目文件中占有很大比重，图纸是按阶段、结构、专业形成的，图纸一般有图纸目录控制其排列顺序，因而在组卷时可按设计图纸目录的顺序进行排列。若反映一个单位工程图纸数量少，可以组成一卷，卷内图纸排列按目录进行；若图纸数量多，可按不同专业组成若干案卷。如果一张施工图由若干单位施工，建设单位应指定汇总人，各施工单位完成自己负责的部分后交有关单位汇总。竣工图与施工图数量不一致时(有增有减)应重新填写目录，同时保留原图纸目录。
3、施工文件的组卷方案
施工文件的组卷要符合各自的形成规律。一般来说，原材料、构件的出厂证明按批量形成；试验报告按结构形成：质量检查、评定记录是先形成分项、分部工程评定记录，最后形成单位工程评定记录。因此，施工文件的组卷按分项工程施工工序排列组卷。原则上可按以下方法组卷：按结构组卷。如果同一单位工程形成的施工文件少，可组成一卷；如果数量多的，可区分分部、分项工程分别组卷。
(1)整个单位工程和分部工程的工程质量评定表及统计表集中统一组卷；(2)分项工程质量评定表及分部工程的各种工程质量检验报告单，试验检测报告按分项工程组卷，分项工程质量评定表置于相应的分项工程施工记录及质量检测报告之上；
(3)原材料试验报告、合格证等按批量形成，能区分工程部位的归入分部工程部位不能区分按单位工程统一组卷；
(4)围绕具体单位(项)工程的会议纪要、监理文件等可按单位(项)工程组卷；(5)施工中遇到的非正常情况记录及对工程质量影响分析，施工中如发生质量事经处理补救后达到设计要求的认可证明材料应注意归档；
(6)重大的质量事故处理要单独组卷(包括事故发生的原因、事故处理方案、事故处理结果)；
(7)设备部分文件材料单独组卷，已独立成册并编有页码的可保持原状，不需再编页码;(8)设备安装、调试文件、设备随机文件按台套集中组卷，外文设备文件拟写案卷题名时，应翻译中文题名。修改通知单施工修改是经常发生的，因此会形成若干“修改通知单”，修改通知单一般不能直接附在被变更的竣工图的后面，一般是将一个单项工程、单位工程形成的所有变更通知单集中起来，前面附上跟工程变更通知单目录，组成一卷。数量多的，可按专业分别组卷。
5、监理文件的组卷方法
建设项目监理文件组成：项目监理工作依据性文件；监理工作性文件。(1)项目监理依据性文件的整理。项目监理的依据性文件产生于项目监理组织内部，形成时间一般在项目实施前和实施的全过程中。随着建设项目工作的展开，形成了各专业的监理实施细则，建筑、结构、机电、地质、测量、环保、档案信息管理等专业的实施细则。在收集这一部分文件时，要依据该项目形成情况进行收集。项目监理依据性文件应该在项目批准实施后整理归档。排列方法一般按专业的先后顺序。
(2)项目监理工作性文件的形成、积累、整理。项目监理工作性文件产生于整个项目建设的各有关方面，它反映项目建设参建各方的有关建设项目情况的记录，是建设项目的实质性文件。监理内部也要有统一的发文规范。每个项目要设立几个文种要有统一规定，每一个文种的文件要有统一的编号。如，开工令、复工令等可设文种，围绕工程质量、支付、会议纪要、备忘录也应分别设文种、文号。不同的专业和业务范围分别设立文种，这样一来文件管理才能有序。监理文件排列时按发文程序，一份文件如在拟稿、签发、审批记录，应将请示、批复放一起，以便于文件的管理。同时，也便于随时了解发文数量等。
对于监理过程中产生的文件材料，应按文种(或专业)一一时间整理组卷。如变更支付、进度款支付、索赔支付要分别单独组卷，同时应把过程文件材料作为附件一并归档。监理月报、按年度组卷。以项目有关的来往文件应整理归档，以工程有关的但没有批文，没有结果的报告，应单独立卷，待竣工验收后处理。具体组卷的排列方法参考如下：
①监理依据性文件归档时间在其形成后组卷。如；监理大纲、监理合同、监理规划、监理实施细则；
②监理工作性文件的组卷工作在次年第开工、停工、复工令、监理文件、会议纪要、监理日志等； —季度或积累到一定厚度及时组卷。如：备忘录、工程款项支付、监理简报、监理工作中形成的照片、录音、录像带可按形成内容随时组卷。
6、特殊载体档案材料的整理
随着信息技术的普及，它是建项目建设中积累了大量的非纸质载体的文件内容，它是建设项目档案的补充，更是日后工作查考的重要的信息。它们涉及的内容相当广泛，可以说上述几种文件中都有。由于它的信息记录形式比较特殊，在立卷中应单独处理。
(1)照片的整理
照片档案应以本项目建设活动为主，选用具有查考价值大体可以包括以下几个方面：
①本项目大筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片； ②本项目领导活动的照片，上级有关领导在本项目视察活动的照片； ③本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片 ④本项目在工作中选用的外单位的照片。
照片档案的构成应当由底片(向外单位收集的可以没有底片)、照片和文字说明等部分构成。
一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。如一组初步设计审查会的照片，可能在查看线路现场的照片，有在会议室具体讲座的照片，可以把这一闪会议形成的若干张照片作为一组照片。又如一个单项工程的建设，可以把施工前的地形、地貌拍摄下来，连同开工仪式领导到场奠基的若干张照片作为一组。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”„同组中的照片其组联符号相同。组联符号不应越册。组合照片说明放在本组第一张照片的上方。
对于某次活动只收集了单张照片的，则要以单张照片为单位拟写说明。照片说明“六要素”的内容：
． ①事由：照片所反映事件、事物的情由；
②时间：事件发生或事物变化、产生的时间和照片拍摄的时间； ③地点：被拍摄物所在的具体地点；
④人物：照片所反映的主要人物的姓名、单位和身份； ⑤背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景； ⑥摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
伴随着施工进程，各阶段都应留一些反映施工具体过程的照片。它们是工程竣工文件主要组成部分，项目竣工时将照片档案应移交一份给建设单位，施工单位移交前，根据分组说明写出照片档案的总说明。总说明应该介绍整个项目或单位工程设计、竣工、管理情况，如果照片中有施工工艺的改进，质量问题的处理，还应重点介绍相关整个工程项目的照片整理完成后，还要编制照片档案目录。
凡是归档的声像文件，必须图像清晰、声音清楚，并附以必要的文字说明，必须是原版、原件。
录音、录像档案以自然盒(盘)为一卷，每盒(盘)的外套上要帖有标签，注明其内容、主要人物、形成日期、带长(分钟)、编号、型号和保管期限等，并填写目录。
(四)案卷的装订
装订的案卷卷内文字材料、图纸统一折叠为A4标准(297X210)，整册A3幅面的图纸可不折叠。竣工图采用装订和不装订两种形式，整册A3规格的竣工图装订成册后对折成A4规格入盒：大于A3图幅折叠成A4规格入盒，并在折叠好的图纸右上角加盖“档号章”，归档图纸折叠时按手风琴式，图幅内折，以便长久保护档案寿命。
文字材料一律用线装订，采用三孔一线方法(孔距8cm，装订线距纸边1．25cm)，装订孔在案卷左侧，具体要求为：
1、装订前必须除去原用于装订的金属物，以免锈蚀纸张；
2、检查案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表等是否符合国标要求；
3、每卷厚度，以薄卷为主，不宜太厚，图纸案卷一般不超过3 cm，如同类材料数量较多，可分成几卷，但每卷都必须有各自的封面、目录、备考表和封底。
4、每卷内容排列顺序为：封面一一卷内目录一一文件材料一一备考表。
第二篇：国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
DA／T28—2002 1范围
本标准规定了国家重大建设项目(工程)(以下简称项目)文件归档与档案整理的要求和方法。
本标准适用国家重大建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收．其他建设项目可参照本标准。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款．凡是注日期的引用文件，其随着所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准．然而．鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件．其最新版本适用予本标准。
GB／T10609．3技术用图复制图的折叠方法
档发字[1997]20号国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》 3术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3．1建设项目construction project 指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位． 3．2单项工程unit of project 指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程．
3．3单位工程subunit of project 指具有独立设计文件、可独立组织施工．但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程．
3．4项目文件records of project 指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件．包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等．
3．5项目前期文件prophase records of project 指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件． 3．6项目竣工文件records on completion of project 指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成．
3．7项目施工文件Implementing records of project 指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件． 3．8项目竣工图drawing on completion of project 指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸． 3．9项目监理文件records of supervision 指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件． 3.10项目竣工验收文件reoords of test on completion 指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件． 3．11项目档案archives of project 指经过鉴定、整理并归档的项目文件．
3．12项目文件归档filing of project records 建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件：项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构．
3．13项目档案移交transfer of project archives 项目竣工验收后。建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案．
4总则
4．1项目建设单位(业主、项目法人)负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件．
4．2在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条欺．明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任．
4．3项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统．
4.4建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本规范的要求．完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。5项目文件的收集
5．1项目文件的形成和积累
项目文件产生于项目建设金过程．其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制．并有相应的检查、控制及考核措施 5．2项目建设各阶段文件的收集及其责任 5．2．1项目准备阶段
建设单位各机构负责收集、积累和整理项目翦期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件．并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件． 5．2．2项目施工阶段
项目实行总承包的．由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的。由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件．
建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确．系统情况．审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件．
5．2．3项目试运行阶段 试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件． 5．3收集范围
反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案．
项目文件归档范围和保管期限见附录A． 5．4收集时间
各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档．再行译校、复制和分发使用。5．5项目文件质量要求
5．5．1字迹清楚，图样清晰。图表整洁．签字手续完备．
5．5．2需永久．长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制．
5．5．3复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。
5．5．4录音、录像文件应保证载体的有效性．
5．5．5长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。6项目竣工文件的编制
6．1竣工文件编制要求
6．1．1项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业蝴定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件．
6．1．2竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核．主要内容有：施工综台管理文件、测量文件．原始记录及质量评定文件，材料(构，配件)质量保证书及复试文件、测试(调试)及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等．
6．1．3根据附录A及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件：文件数量未满足合同或协议规定份数的．应按要求复制补齐．
6．1．4对施工文件、旌工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实．并按要求修改成补充标注到相应的文件上．
6．1．5与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工圈图编在一起，也可以单独组卷，但应由项目主管部门或建设殳单位作出统一规定．
6．1．6凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件．
6．2竣工图编制要求
6．2．1各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目．在项目竣工时要编制竣工图．项目竣工图应由施工单位负责编制．如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的．应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任．
6．2．2竣工图应完整、准确、清晰、规范．修改到位．真实反映项目竣工验收时的实际情况． 6．2．3按施工图施工没有变动的．由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章． 6．2．4一般性图纸变更及符合杠改或划改耍求的变更。可在原图上更改．加盖并签署竣工图章．
6．2．5涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及圈面变更面积超过35％的。应重新绘制竣工图．重绘图按原圈编号，末尾加注“竣”宇．或在新图图标内注明“竣工阶段”并签署竣工图章。
6．2．6同一建筑物、构筑物重复的标准图．通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明：不同建筑物、构筑物应分别编制。6．2.7建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图． 6．2．8竣工图图幅应按GB／T10609．3要求统一折叠．
6．2.9编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况．
6．3竣工图的更改方法
6．3．1文字、数字更改一般是杠改;线条更改一般是划改;局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制．
6．3．2利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。6．3．3无法在图纸上表达清楚的．应在标题栏上方或左边用文字说明． 6．3．4图上各种引出说明应与图框平行．引出线不交叉．不遮盖其他线条．
6．3．5有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的．应在修改变更处进行杠改。当更改内容较多时，可采用注记说明．
6．3．6新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更． 6．4竣工图章的使用
6．4．1竣工图章内容、尺寸如图1所示．
6.4．2所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章．竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。
6.4.3行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标．竣工图标的内容格式由行业统一规定。
6．4．4竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处，6．5竣工图的审核
6．5．1竣工图编制完成后．监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。
6．5．2竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录相符合。
6．5.3竣工图按单位工程、装置或专业编制．并配有详细编制说明和目录。6．5．4竣工图应使用新的或干净的施工图．并按要求加盖并签署竣工图章。
6．5．5一张更改通知单涉及多图的．如果图纸不在同一卷册的．应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。
6．5．6国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目。外方提供的竣工图应由外方签字确认。6．6竣工图套数
项目竣工图一般为两套。由建设单位向业主和生产(使用)单位移交；建设项目主管单位或上级主管机关需要接收的．按主管机关的要求办理．按照FIDIC《设计一建造与交钥匙工程合同条件》建设的项目．竣工图套数按合同条件的规定提交．在大中城市规划区范围内的重点建设项目．应根据《城市建设档案归属与流向暂行办法》第五条的规定，另编制一份与城市建设、规划及其管理有关的主要建筑物及综合管线竣工图。6．7编制竣工图的费用
6．7．1编制竣工图所需的费用应在项目建设投资中解决．由建设单位或有关部门在与承包单位签订合同时确定。
6．7．2施工单位应向建设单位提交两套属于职责范围内形成的竣工文件，其费用由施工单位负贵。
6．7.3建设单位主管部门要求增加套数或行业主管部门要求由设计单位负责编制竣工图的，费用由建设单位负责。
6．7．4因修改需重新绘图的．除含同规定外．应由设计单位负责绘制新图的费用。6．8合同要求
6．8．1建设项目中各方应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任；可在施工合同或设计合同中明确。也可单独签订竣工图编制合同。
6．8．2由施工单位编制竣工图的．应在设计合同中明确留作竣工图用的施工图套数(包括必须套数和主管机关要求套数)。以及因修改增加新图的责任：凡由设计单位编制竣工图的．可单独签订竣工图编制合同。
6.8．3施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。
6.8．4监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任． 7项目文件的整理与归档 7．1项目文件的整理
7．1．1建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定．并按档案管理的要求．由文件形成单位进行整理。
7．1．2建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件．应根据文件的性质．内容分别按、项目的单项或单位工程整理． 7．1．3勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件．应按项目或专业整理。
7．1.4施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理：检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。
7．1．5设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工单位整理。7．2项目文件的组卷
7．2．1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点．保持卷内文件的有机联系：分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备。符合档案管理要求．
7.2．2项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷：项目竣工图按建筑、结构，水电、暖通、电梯、消防，环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷．
7．2，3案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长． 7．3案卷与卷内文件的排列
7．3．1管理性文件按问题、时问或重要程度排列．
7．3．2施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。7．3．3设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。7．3．4竣工图按专业、幽号排列．
7．3．5卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后． 7．4案卷编目
7．4．1卷内文件页号的编写
卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双 面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；
成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号：各卷之间不连续编页号．7．4．2卷内目录的编制、卷内目录包括的内容如下，——序号，应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序．一个文件一个号； ——文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号； ——责任者，应填写文件形成部门或主要责任者； ——文件题名。应填写文件标题全称； ——日期，应填写文件形成日期；
——页号，应填写每份文件首尾页上标注的页号； ——备注(需要时填写)． 7．4．3案卷封面和脊背的编制
案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式．主要内容如下：
——案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容．主要包括项目名称、代字、代号及 结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项，设计(包括代号)相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；
——立卷单位，应填写文件组卷部门或项日负责部门； ——起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；
——保管期限．应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限； ——密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；
——档号，应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。
案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。
案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔填写；移交后由接收单位统一正式填写。7．4．4卷内备考表 一一卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量(见示例)，说明 组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等。
示例：文字材科20件，100页，照片IO张，附图1张． ——卷内备考表排列在卷内文件之后。
——互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明 其载体形式。7．5案卷装订要求
7.5.1文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式;图纸可不装订．但同一项目应统一。
7.5．2案卷内不应有金属物。
7.5.3单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章．档号章内容有：档号、序号。
7.5．4外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序，文号及装订形式。7．6卷皮、卷内表格规格及制成材料
7.6.1卷皮一般采用卷盒、卷夹两种．其外表规格为310mmX220mm．厚度分别为lom m、20mm、30mm、40mm，50mm．用牛皮纸板双裱压制．
7．6．2案卷内封面，卷内目录、备考表的尺寸为297mmX210mm． 7．6．3卷盒和卷内表格印制应清晰端正．
7．7声像材料整理
声像材料整理时应附文字说明．对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录．7．8项目文件的归档
7．8．1建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后。将经整理、编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求．向建设单位档案管理机构归档． 7．8．2根据基本建设程序和项目特点．归档可按阶段分期进行．也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。
7．8．3归档文件应完整、成套、系统．应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符，技术数据可靠、签字手续完备;文件质量应符合5．5的规定．
7.8．4勘察、设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件．应按国家有关档案管理的规定和附录A的要求单独立卷归档．
7．8．5外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文,经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档．
7．9项目文件的归档审查
施工单位在项目竣工文件收集，编制和整理后．应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审,经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构． 7．10项目文件的归档时间
除受委托进行项目档案汇总整理外,各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档;有尾工的应在尾工完成后及时归档． 8项目档案的整理与移交
8．1项目档案的整理
全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织．其内容包括：
a)根据专业主管部门的建设项目档案分类编号觌则以及项目实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系．小型项目直接按项目、结构或专业分类;大中型项目按工程或专业分类．下设属类．
b)依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号;生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号的,建设单位(并责成设计、施工及监理单位)可用铅笔临时填写档案号．
c)对全部项目档案进行清点、编目,并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。d)负责贯彻执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格． 8．2项目档案的移交
8．2．1项目档案验收合格后,建设单位应按合同及规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交．凡分期或分机组的项目，应在每期或每机组正式通过竣工验收后办理档案移交。
8．2．2建设单位与业主单位、生产使用单位及其他有关单位应办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交按手续：建设单位转为生产单位的，按企业档案管理要求办理．
8．2．3竣工验收以后，在大中城市规划区范围内的重要建设项目。建设单位应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建没及其管理有关的项目档案．
附录A(规范性附录)
国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表 序号 归 档 文 件 保管期限
建设单位 施工单位 设计单位 1 可行性研究、任务书
1.1 项目建议书及报批文件 永久 长期
1.2 项目选址意见书及其报批文件 永久 长期
1.3 可行性研究报告及其评估、报批文件 永久 长期 1.4 项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件 永久 长期 1.5 环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复 永久 长期 1.6 设计任务书、计划任务书、报批文件 永久 永久 设计基础文件
2.1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明 永久 永久 2.2 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 永久 长期
2.3 水文、气象、地震等其它设计基础资料 永久 长期设计文件
3.1 总体规划设计 永久 永久 3.2 方案设计 永久 永久
3.3 初步设计及其报批文件 永久 永久 3.4 技术设计 永久 永久 3.5 施工图设计 长期 永久
3.6 技术秘密材料、专利文件 永久 3.7 工程设计计算书 长期 长期 3.8 关键技术试验 永久 永久
3.9 设计评价、鉴定及审批 永久 永久 项目管理文件
4.1 征地、移民文件
4.1.1 征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图 永久 4.1.2 征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书 永久 4.1.3 建设前原始地形、地貌、状况图、照片 永久 4.1.4 施工执照 永久
4.2 计划、投资、统计、管理文件
4.2.1 有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划 长期 4.2.2 概算、预算管理、差价管理文件 长期 4.2.3 合同变更、索赔等涉及法律事务的文件 长期 4.2.4 规程、规范、标准、规划、方案、规定 长期 4.2.5 招标文件审查、技术设计审查、技术协议 长期 4.2.6 投资、进度、质量、安全、合同控制文件 长期 4.3 招标投标、承发包合同协议
4.3.1 招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件 长期 长期 长期
4.3.2 投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件 永久 永久 长期
4.3.3 开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告 长期
4.3.4 中标通知书 长期 长期 长期
4.3.5 合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件 永久 长期 长期 4.4 专项申请、批复文件
4.4.1 环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件，永久 4.4.2 水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件 长期 4.4.3 原料、材料、燃料供应等来源协议文件 长期 5 施工文件
5.1 建筑施工文件
5.1.1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 长期 长期
5.1.2 施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件 长期 长期
5.1.3 原材料及构件出厂证职、质量鉴定、复验单 长期 长期 5.1.4 建筑材料试验报告 长期 长期
5.1.5 设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等 永久 长期
5.1.6 施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探 永久 长期
5.1.7 土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验销记录 永久 长期
5.1.8 施工日记、大事记 长期 5.1.9 隐蔽工程验收记录 永久 长期
5.1.10 各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告 永久 长期 5.1.11 工程质量检查、评定 永久 长期 5.1.12 技术总结、施工预、决算 长期 5.1.13 交工验收记录证明 永久 长期
5.1.14 竣工报告、竣工验收报告 永久 永久 5.1.15 竣工图 永久 长期 5.1.16 声像材料 长期 长期 5.2 设备及管线安装施工文件
5.2.1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 长期 长期
5.2.2 施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件 长期 长期 5.2.3 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 长期 长期
5.2.4 建筑材料试验报告 长期 长期
5.2.5 设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等 永久 长期
5.2.6 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 永久 长期 5.2.7 隐蔽工程检查验收记录 永久 长期 5.2.8 强度、密闭性试验报告 长期 长期
5.2.9 设备、网络调试记录 长期 长期
5.2.10 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长期 长期 5.2.11 系统调试、调试记录 长期 长期
5.2.12 管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录 短期 长期 5.2.13 管线标高、位置、坡度测量记录 长期 长期
5.2.14 中间教交工验收记录证明、工程质量评定 永久 长期 5.2.15 竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算 永久 长期 5.2.16 竣工图 永久 长期
5.3 电气、仪表安装施工文件
5.3.1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 长期 长期
5.3.2 施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件 短期 长期 5.3.3 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 长期 长期 5.3.4 建筑材料试验报告 长期 长期
5.3.5 设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等 永久 长期
5.3.6 系统测试、整定记录． 长期 长期
5.3.7 绝缘、接地电阻等性能测试、校核 长期 长期 5.3.8 材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 永久 长期
5.3.9 操作、联动试验 短期 长期 5.3.10 电气装置交接记录 短期 长期
5.3.11 中间交工验收记录、工程质量评定 永久 长期 5.3.12 竣工报告、竣工验收报告 永久 长期 5.3.13 竣工图 永久 长期 5.3.14 声像材料 长期 长期 监理文件 监理单位
6.1 施工监理文件、资料
6.1.1 监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复 长期 长期 6.1.2 施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审 长期 长期
6.1.3 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审 长期 长期
6.1.4 开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书 长期 长期
6.1.5 设计变更、材料、零部件、设备代用审批 长期 长期
6.1.6 监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件 长期 长期 6.1.7 工程材料监理检查、复检、实验记录、报告 长期 长期
6.1.8 监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录 长期 长期
6.1.9 各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录 长期 长期 6.1.10 施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告 长期 长期 6.1.11 工程进度计划、实施、分析统计文件 长期 长期
6.1.12 变更价格审查、支付审批、索赔处理文件 长期 长期
6.1.13 单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部、分项质量认证、评估 长期 长期
6.1.14 主要材料及工程投资计划、完成报表 长期 长期 6.2 设备采购、监造工作监理资料
6.2.1 设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划 长期 长期 6.2.2 市场调查、考察报告 长期 长期
6.2.3 设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表 长期 长期
6.2.4 原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告 长期 长期 6.2.5 开动、复工报审表、暂停令 长期 长期 6.2.6 会议纪要、来往文件 长期 长期
6.2.7 监理工程师通知单、监理工作联系单 长期 长期 6.2.8 监理日志、监理月报 长期 长期
6.2.9 质量事故处理文件、设备制造索赔文件 长期 长期
6.2.10 设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件 长期 长期 6.2.11 设备采购、监造工作总结 长期 长期 6.3 监理工作声像材料 长期 长期 工艺设备文件 设计单位
7.1 工艺说明、规程、路线、试验、技术总结 长期
7.2 产品检验、包装、工装图、检测记录 长期
7.3 设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明 长期 长期 7.4 设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单 长期 7.5 设备图纸、使用说明书、零部件目录 长期 7.6 设备测绘、验收记录及索赔文件 长期 7.7 设备安装调试、测定数据、性能鉴定 长期科研项目
8.1 开题报告、任务书、批准书 永久 8.2 协议书、委托书、合同 永久
8.3 研究方案、计划、调查研究报告 永久 8.4 试验记录、图表、照片 永久
8.5 实验分析、计算、整理数据 永久
8.6 实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书 永久 8.7 实验装置操作规程、安全措施、事故分析 长期 8.8 阶段报告、科研报告、技术鉴定 永久
8.9 成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料。永久 8.10 考察报告、重要课题研究报告 永久涉外文件
9.1 询价、报价、投标文件 短期 9.2 合同、合同附件 永久 9.3 谈判协议、议定书 永久 9.4 谈判记录 长期 9.5 谈判过程中外商提交的材料 长期
9.6 出国考察及收集来的有关材料 短期
9.7 国外各设计阶段文件及设计联络文件 永久 9.8 各设计阶段审查议定书 永久
9.9 技术问题来往函电 永久
9.10 国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件 永久 9.11 国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明 短期 9.12 设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件 永久 9.13 国外设备、材料的防腐、保护措施 短期 9.14 外国技术人员现场提供的文件材料 长期 生产技术准备、试生产文件 10.1 技术准备计划 短期
10.2 试生产管理、技术责任制 短期 lO．3 开停车方案 短期
10.4 设备试车、验收、运转、维护记录 长期 10.5 试生产产品质量鉴定报告 短期 10.6 安全操作规程、事故分析报告 长期 10.7 运行记录 短期
10.8 技术培训材料 短期
10.9 产品技术参数、性能、图纸 永久
10.10 工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录 短期
ll 财务、器材管理文件
11.1 财务计划及执行、计划及执行、投资统计 短期 11.2 工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明。永久 11.3 主要材料消耗、器材管理 短期
11.4 交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册 永久 竣工验收文件
12.1 项目竣工验收报告 永久 长期 长期 12.2 工程设计总结 永久 长期 12.3 工程施工总结 永久 长期 12.4 工程监理总结 永久 长期 12.5 项目质量评审文件 永久 长期 12.6 工程现场声像文件 永久 长期
12.7 工程审计文件、材料、决算报告 永久
12.8 环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件 永久 12.9 竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件 永久 长期 长期
12.10 项目评优报奖申报材料、批准文件及证书 长期 长期
第三篇：档案归档规范
档案归档规范
为使本单位档案分类清晰，便于查阅，特制定本规范制度。
（一）档案分类和保存时效
一、党务工作
二、行政综合三、经济工作
四、内务管理
五、非纸质文件
（二）不归档文件种类
一、上级来文
1.1上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不需办理的文件材料；
1.2上级单位发来供工作参考的抄件； 1.3上级单位征求意见未定稿的文件；
二、本级文件材料 2.1重份文件；
2.2无查考利用价值的事务性、临时性文件；
2.3未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿（重要文件除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和签字的最后定稿除外）；
2.4从正式文件上摘录的供参考的非证明性材料；
2.5无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的信函；
2.6单位内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
2.7本单位负责人兼任外单位职务形成与本单位无关的文件材料； 2.8为参考目的从各方面收集的文件材料； 3同级单位和非隶属单位来文
3.1参加非主管单位召开的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料； 3.2非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料 4 其他来文
与本单位事务无关只是发文供参考，参阅，知会的文件。
（三）档案整理流程
按文件分发单位排序：
1.管委会 → 中央 → 省 → 市 → 区。2.党政 → 党委 → 政府 → 其他政府部门。
第四篇：工程档案归档要求
工程档案归档要求
一、组织案卷
1、组卷原则
组卷要遵循工程文件材料的形成规律，保持案卷内工程文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。
2、组卷要求
案卷内工程文件材料内容必须准确反映工程建设及其管理活动的真实情况。案卷内工程文件材料要齐全、完整。存档工程文件材料要求为原件，特殊情况下可用复印件代替。案卷内工程文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，如用传真热敏纸等非耐久性材料记录的工程文件资料和用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的文件材料需复印后用复印件存档。
3、组卷方法
直接针对具体项目的管理性工程文件材料放入所针对的项目里组卷。要求按照招投标文件、监理文件、来往函件、进度控制、安全质量控制、造价控制、分包资质、信息管理、施工管理、工程评优、启动验收、竣工验收、声像资料共13 个类目组卷；每个类目下可有多个案卷，每个卷由若干文件组成，具体详细组卷参照公司下发的工程档案归档范围执行。
4、案卷的编目（编号原则按照南充公司文件要求）（1）卷内工程文件材料页号的编写案卷内工程文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的工程文件材料在其右下角编写页号；双面书写的工程文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。印刷成册的工程文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。（2）案卷封面的编制
案卷封面可在卷盒的正表面，也可采用内封面形式。（案卷封面式样见图A1）案卷题名应简明、准确地揭示卷内工程文件材料的内容，案卷题名由立卷人拟写。立卷单位应填写负责本工程文件材料组卷的项目监理部。起止日期应填写案卷内工程文件材料形成的起止日期。保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限，一般情况为长期。密级应依据保密规定填写，一般为普通。档号应填写项目代号、分类号、案卷号。项目代号由业主档案室设定，组卷时责任立卷人向业主档案室询问本工程项目序号；
（3）案卷背脊的编制案卷背脊项目有保管期限、档号、案卷题名。（背脊式样见图A2）保管期限填写方法应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限，一般情况下为长期；案卷题名可根据各单位具体情况自行填写，要求填写完整、准确。（4）卷内目录的编制卷内目录式样（见图A3）。序号用阿拉伯数字从1 起依次标注卷内工程文件材料数的顺序。文件编号应填写工程文件材料的文号等。责任者应填写工程文件材料的形成部门或主要责任者。文件材料题名应填写工程文件材料的全称。日期应填写工程文件材料的形成日期。页号应填写每件工程文件材料首尾页上标注的页号。卷内目录排列在卷内工程文件材料首页之前。
（5）卷内备考表的编制卷内备考表（式样见图A4）。说明包括：案卷内工程文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。立卷人应由责任立卷人（信息管理人员）签名。立卷日期应填写完成立卷的日期。检查人应由案卷质量审核者（项目总结）签名。检查日期应填写审核的日期。卷内备考表排列在卷内文件材料之后。
5、案卷的装订案卷装订幅面采用国际标准A4 型（297mm×210mm）；装订时，正文在前，附件在后。案卷内不允许有金属物。如普通订书钉等，需用不锈钢订书钉。不装订的案卷，应在每份工程文件材料的右下角加盖档号章（式样见图A5）
6、卷皮、卷内表格的规格及其制成材料（1）工程档案案卷卷皮采用卷盒形式。（2）卷皮规格和制成材料
卷盒的外表面规格为：305mm×220mm，厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm 六种。卷皮宜采用牛皮纸档案盒，外裱牛皮纸。
（3）卷内表格的规格和制成材料质量卷内目录、卷内备考表规格为：国际标准A4 型（297mm×210mm）。卷内目录、卷内备考宜采用70ɡ以上白纸打印。
（4）案卷背脊标签的规格和质量案卷背脊标签与卷盒的长度和厚度相同，即305mm×10（20，30，40，50，60）mm。案卷背脊标签宜采用70ɡ牛皮纸制作。卷皮上和卷内表格中内容采用打印方式填写。
二、电子档案
移交工程档案时需提交全套分类清晰、过程完整的监理文件档案电子版。现场发出的监理文件资料必须有完整的电子文档，如监理大纲、监理规划、监理实施细则、会议纪要、监理月报、监理工程通知单、监理工作联系单、工程开工令、工程暂停令、协调会纪要、旁站监理记录、工程整改通知单、费用索赔审批表、工程临时延期审批表、工程最终延期审批表、工程项目验收汇总表，监理业务手册、监理总结等。监理文件电子版要求分类清晰完整，保存格式为word 格式。电子档案中的工程照片按各阶段形象进度、重要会议、现场监理工作照、检查验收、领导视察以及竣工后的工程全貌共6 类分夹存放，并且每张照片需在文件名进行标识说明。存储电子档案的光盘应使用不可擦除型光盘，文档资料用word 格式，图片用JPG 格式，视频资料用MPEG 格式保存。
三、归档审查
归档文件审查分二级进行，即项目责任立卷人自查，监理复查。复查通过后，到业主档案室填写移交目录，签字移交。(式样见图A6)
四、归档时间
要求工程竣工投运后二个月内，及时移交工程档案。
五、档案归档范围（暂定）1招投标文件、中标通知书、合同等
2监理文件：监理大纲、监理规划、监理实施细则、达标投产及创优规划、监理日志、监理月报、监理工程师通知单、工程整改通知单、监理工作联系单、监理业务手册 3来往函件：工程建设管理单位与参建单位有关工程项目的重要来往文件及电传、函件
4进度控制：、工程进度计划、工程开工/复工报审表、工程暂停/返工令、工程延期报告及审批
5安全质量控制：原材料、设备等进场报审表、安全、文明施工大检查纪要、旁站监理记录、质量检验记录：⑴检验批质量验收记录⑵分部分项工程质量验收记录⑶单位工程质量验收记录⑷隐蔽工程验收资料（以上均为汇总表）、关键工序监督、检测、抽样检验、检查评定报告、工程项目验收汇总表、质量事故报告、处理意见及会议纪要
6造价控制：变更价格审查、索赔处理文件、工程计量单和工程款支付签证
7分包资质：、分包单位资格报审表、试验单位资格报审表、供货单位资格报审表
8监理总结：专题总结、监理工作总结、工程总体质量评价报告
9施工管理：施工组织设计、施工方案及技术措施报审表、设计交底与图纸会审会议纪要、设计变更、设备、材料、零部件代用审批、调试方案审查、施工过程资料 10启动验收：调试记录、启动验收、启动验收交接书 11竣工资料：、验收通知、方案、验收报告（附整改记录）、调试方案审查、竣工蓝图、设备图纸、竣工资料移交清册 12声像资料：照片、录像、录音等
六、归档数量
1图纸类（含变更）：4套（南充公司1套、市档案馆1套、总包1套）
2记录、通知、审批类文件：2套 3验收性文件：4套
第五篇：仪器设备文件归档整理规范
仪器设备类档案工作规范
：
一、设备档案工作的基本原则
（一）凡是作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像等文件材料和实物(包括相应必要的电子文件)，以及随机材料均属设备档案。学校设备和固定资产管理部门均为设备档案归档文件整理单位。
（二）设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，确保完整、准确、系统、安全，便于开发和利用。
（三）设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合。保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。
（四）学校设备和固定资产管理部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的档案人员，协同学校档案馆认真做好仪器设备档案的积累、组卷和移交工作。
二、设备档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围
各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围，收集文件材料。
（一）归档原则：归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用；能够反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程；保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，必须与实物一致并有成套性。
（二）归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见《仪器设备类档案归档范围和保管期限表》。
（三）归档的重点是仪器设备项目(特别是价值5万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。
（四）本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。
（五）作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。
（六）不归档的文件材料
1．上级普发(非专指高校)、不办的文件；
2．未定稿的管理性文件材料；
3．未生效的合同、协议书；
4．重份文件、校内单位发来的文件；
5．无查考价值的一般性函件；
6．仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。
其他有关条目见《文件材料归档流程》第三条。
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
三、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程
（一）立卷分工
见《文件材料归档流程》第一条。
（二）形成积累
1．仪器设备档案由仪器设备文件材料形成部门立卷。
2．学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专(兼)职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应和保管使用等环节，都应指定专人负责设备文件的积累与管理工作。
3．各归档文件整理单位档案员根据本单位历年文件材料的形成规律，预计新的一年可能产生新内容，参照《仪器设备类档案归档范围和保管期限表》，编制案卷类目。
4．各归档文件整理单位的专职文书或档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归档。
5．从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件，均归入设备管理部门负责，有关档案管理人员应及时将形成的设备文件材料积累、归档。
6．设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的积累并及时整理登记，移交设备管理部门。
7．重大设备的开箱验收必须有学校档案部门参加，以监督、检
查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。
8．学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修和改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。
9．仪器设备文件材料归档数量：文书档案正件二份，底稿一份；项目档案随机；重要和经常使用的应酌加副本。
10．归档的设备仪器文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。书写和载体使用见《归档文件材料书写规定》。
（三）整理组卷
仪器设备档案由仪器设备各归档文件整理单位档案员将形成积累的全部文件材料按要求整理组卷。
1．仪器设备文书类档案以件为单位进行整理；项目档案以卷为单位进行整理。
2．归档立卷方法、检查案卷质量、整理组卷见《文件材料归档流程》第四、第五、第六条。
3．将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序
及重要程度，依次系统排列。
4．引进设备中专用文件夹，可以保持原状，不予拆除。
5．设备文件材料采用卷装、盒装2种保管形式，引进设备文件用卷、盒保管有困难的，可按其自然状态保管。
6．确定设备档案卷内文件的保管期限应注意：对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为定期保管；设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定位与设备共存。
7．设备档案的密级：除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。
8．填写卷内文件目录、备考表、案卷封面、装订、整盘等详见《文件材料归档流程》第七条。
（四）归档移交
1．档案移交见《文件材料归档流程》第八条。
2．归档时间：设备验收完毕投入使用后2个月，引进设备为索赔期满后2个月，其他次年3月底以前。
3．需要补充的文件材料整理后应及时向档案馆移交，若需要对档案馆归档的文件材料进行修改，必须经所在部门主管领导的批准。
仪器设备类档案归档范围和保管期限表
SBll 资产处
SBll综合序号
类目名称 上级有关仪器、设备、物质管理工作的文件 设备工作计划、报告、总结、调查材料。仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复 仪器、设备业务工作的综合性统计材料 其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物 保管期限 长期 长期 长期 长期 永久 永久或长期
SBl2仪器设备项目
序号
类目名称 申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)上级或主管领导批复和准购批示 定购合同、协议及会谈纪要、记录等 进口设备过程中有关的技术商务文件 开箱记录及装箱单 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 验收报告及文件材料 索赔来往函件及结果文件、重大事故的调查分析及处理意见 设备说明书及全套随机文件材料 使用、检修、故障事故记录(设备履历书)技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 其他有价值的文件材料 保管期限 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存 长期
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