刷盒子的步骤(文书档案)

第一篇：刷盒子的步骤(文书档案)

文书档案盒封面制作

一、文书档案整理：

文件整理——编写文件页码——编制卷内文件目录——编制案卷题名——装订——换装档案盒——标记档案号、目录号（2000年以前文书档案）

文件整理——编写文件页码——编制卷内文件目录——编制案卷题名——换装档案盒——标记档案号、目录号（2000年及以后文书档案）具体要求参照DA/T22-2000

二、文书档案盒封面制作： 第一步：

准备所需用品：已整理好装盒的档案、电脑、针式打印机（EPSON LQ-630K）、油画笔、16K双圈牌电脑打字蜡纸（三层第一层蓝色蜡纸，第二层白色无纺布，第三层白色底黑色网格状纸）、速印机油墨（注：相关物品实体店买不到可去淘宝购买）（如图1）第二步：

制作档案盒封面模版：

根据档案盒封面的样式，在Microsoft word 软件上制作相应图案（如图2、3）第三步： 打印：

使用针式打印机用打字蜡纸打印出来了（注：打印时蓝色面朝上，打印时将蜡纸带有“双圈牌打字蜡纸”靠近打印口的左边打印）第四步： 刷档案盒：

将打印好的蜡纸撕掉白色面，只留蓝色一张，对准档案盒上的填写项目铺上去，然后用油画笔沾速印机油墨，在有打印痕迹的蜡纸上均匀涂抹（注：涂抹时切记不要移动蜡纸，力度要均匀，打印痕迹处要全部背油墨覆盖到，油墨最好挤一些放在废旧但是干净的旧纸板上）涂抹完成后，切记由上向下或者由下而上，向一个方向揭开蜡纸，切勿接触到档案盒封面，以免弄脏。（完成版如图4）第五步： 刷档案盒脊背：

等到档案盒封面干后，就可以刷脊背，刷脊背的方法与刷封面方法相同。请参照前面方法。注意：在刷脊背时，可以现将蜡纸打印出来，裁剪成脊背的宽度，然后与脊背项目对应铺好。图

1、所需部分用品

图

2、档案盒封面的样式

图

3、Microsoft word 软件上制作相应图案。

湖南省xxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxx

湖南省xxxxxxxxxxxxxx xx xxxx xx

xx

xx

xxx x x

xx xx

图

5、完成版

第二篇：文书档案整理一般步骤

归档文件整理的一般步骤

归档文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料，归档的过程就是把归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。

归档文件的整理原则：

遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用 第一步：收集整理资料

（一）、收集

收集工作是将本单位职能活动中形成的办理完毕的具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的一个过程。凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门和业务部门进行整理，定期向档案部门归档。

归档制度包括归档范围、归档时间、和归档要求三部分内容。

（1）归档范围的划分：

凡是记述和反映本机关、本单位职能活动和历史

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面貌的文件材料，包括本机关、本单位收到上级、下级与本身工作活动有密切联系的各种文件材料，都应列入归档范围。

凡与本机关、本单位、本职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。

（2）归档时间

归档工作要求在次年的五月底之前完成（3）归档要求

a.归档文件材料应齐全完整、内容准确;b.收集工作应立足本单位;c.底稿随印件一起收集;d.有重要领导批示的办文单位应随正文一起收集归档;e.附件随正件一起收集归档;f.关于同一问题的请示和批复一起归档。

（二）、整理要求

归档整理时把文件以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件，下列文件或文本或实体装订时，可作为一件：

（1）正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）作为一件；

（2）正件与附件为一件（如果附件内容比正件重

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要，件数较多，又是单件装订，如附件

1、附件

2、以此类推，在编制归档文件目录时，附件的题名要依次列出，题名前加“附件X”，并填写各附件的页数）；

（3）收文处理单位与来文作为一件；（4）原件与复印件或手抄件为一件；

（5）转发文件与被转发文件为一件（被转发的来文原件与转发后的文本应分开保存）；

（6）报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件；

（7）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书为一件；

（8）归档中的中文与外文为一件。第二步：分类

分类就是将归档文件按其来源、时间、内容、和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。

归档文件可以采用——机构（问题）——保管期限或保管期限————机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

（一）按归档 应注意以下问题：（1）文件有多个时间特征

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一份文件往往有多个时间特征、包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分时，一般来说就以文件的签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属。

（2）跨形成的文件

机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，跨形成的文件，统一在办结归档，分类时也都归入办结。

（3）几份文件作为一份时“件”的日期 正文与定稿、原件与复制件、来文与复文等作为一件，这时判定“件”的日期、应以装订时排在前面的文件的日期为准。

（4）无落款日期的文件要标注日期

此类情况见于内部文件（也叫白头文件）需要分析文件内容、制成材料、模式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按合理归类。

（二）按保管期限归档

按保管期限分类，就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。

文书档案分为永久、长期和短期。

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（1）凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关和国家建设及历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

主要包括：a.本机关制定的属于政策规定性的文件；处理重要问题形成的文件材料；重要的请示、报告、总结、综合统计报表；机构设置、人员编制、干部任免和人事管理工作等文件材料。b.上级针对本机关所做的决定、批复、报告、机关领导人任免等文件材料。c.本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。

（2）凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件，列为长期保管。

主要包括：a.直属上级机关发来的属本机关主管业务或非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务，并需要贯彻执行的一般性文件材料。b.下级机关报送的工作计划、总结、报告和统计报表等文件材料。反映方针政策贯彻落实情况的文件。

（3）凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。

主要包括：a.本机关一般事务性的文件材料b.上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但需要参

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照执行的文件材料。c.下级机关报送的一般性文件材料。

（三）按机构（问题）分类法

机构分类法，就是根据机关内设机构对归档文件进行分类。

问题分类法，就是按照文件内容对归档文件进行分类。按问题分类时，还要注意问题的密切联系，根据文件的不同特点，妥善处理好不宜按问题分类的文件材料。

编文号的正式文件和未编号的文件材料，应按问题分类，不能分成“文件类”和“材料类”。

文件与电报应按问题合并归档，不能归“电报类”。第三步：排列

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等方法确定文件的先后次序的过程。

会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列；上级来文集中排列在本级归档文件之前，下级来文集中排在其后。

具体的排列方法：

（1）同一事由的归档文件排列，即一个作者，一

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个问题（即一个事由）的文件，按时间先后顺序排列。（2）不同事由的归档文件排列：a.按不同事由形成时间的先后顺序排列，所谓事由的形成时间即事由的办结时间。b.按事由的重要程度排列，将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后边，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。c.按事由具有的共同属性分别集中排列。

排列时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，批请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；汉文本在前，少数民族文字本在后；中文本在前，外文本在后；收文处理单放在来文前面。

对具有保存价值，没有及时归档的零散文件，应排列在同一保管期限归档文件的最后或与相关的某份归档文件装成一件，并在归档文件目录备注栏中加上说明。

第四步：编号

归档文件编号，是指归档文件在全宗中的位置标识符号，并以归档章在归档文件上注明

（一）盖章的要求

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归档章一般采用红色印泥，盖在文件首页右上角空白的位置；如果领导批示或收文章等占用上述位置，可盖在上端空白处。

（二）归档章具体项目的填写

a.全宗号：是档案馆给立档单位编制的代码； b.：是指归档文件的形成，即形成和处理归档文件的；

c.保管期限：是指机关文书、业务部门、或档案部门在整理归档文件时，给归档文件划定的保管期限。一般分为永久、长期、短期三种；

d.件号：即归档文件的排列顺序号； e.盒号：即档案盒的排列顺序号。第五步：编目

编目就是编制归档文件目录。编目的项目包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。

件号：文件的排列顺序号，即室编件号。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。联合发文责任者应填写标注发文字号的机关。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名。

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文号：文件制发机关的发文字号。

题名：文件标题，没有标题或标题不规范，不能全面提示文件内容的，应根据文件内容重新拟写，外加“[ ]”号。

日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909 页数：每件文件的页数，文件中有图文的页面为一页，空白页不计数。

备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。第六步：装订

装订前，对破损的文件进行修复；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；对某些特殊超大的纸张按A4纸的尺寸折叠；去除易锈蚀的金属物和易变脆的塑料物（精装和平装等书本式的档案材料除外）。将“件”内的各页按一定的方式对齐。

一般采用线绳装订，文件较薄（2-39页）的用缝纫机装订；文件较厚的（40页以上）采用三孔一线左侧装订，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。装订要牢固，达到文件不损页、不倒页、不压字。第七步：装盒

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将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写备考表、档案盒封面及盒脊项目。

档案盒封面：应使用全称或规范化简称标明全宗名称（立档单位名称）。

盒脊的项目包括：全宗号、、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。

备考表置于盒内文件之后，项目包括：盒内文件情况说明（填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、整理人、检查人和日期（归档文件整理完毕的日期）。

装盒时应注意以下问题：

（1）不同形成的归档文件不应放入同一档案盒内；

（2）不同保管期限的归档文不应放入同一档案盒；（3）不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒内。第八步：档案上架

（1）编制盒号：用铅笔分保管期限的流水号。（2）上架方法：在同一保管期限中按顺序从左到右，从上到下。

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第三篇：文书档案的整理方法和步骤

第三部分

文书档案的整理方法和步骤

文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤

一、确定分类方案

分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。根据本单位的实际情况，设置分类方案。复式分类法

1、—机构—保管期限分类法

2009年：办公室……永久、30年、10年

业务处……永久、30年、10年

指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年

业务处……永久、30年、10年

指导处……永久、30年、10年 2011年： …… 复式分类法

—机构—保管期限分类法

永久

30年

10年

2009年：办公室…… 1-10

11-20

21-30 业务处……31-40

41-50 51-60

指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处……

同上排列

指导处…… 2011年： …… 复式分类法

2、—问题—保管期限分类法

2009年：

党群类……永久、30年、10年

业务类……永久、30年、10年

行政类……永久、30年、10年 2010年：

党群类……永久、30年、10年

业务类……永久、30年、10年

行政类……永久、30年、10年 2011年：

…… 复式分类法

3、保管期限——问题分类法

永久：

2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年……

30年：

2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年……

10年：

2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年…… 复式分类法

4、保管期限——机构分类法

永久：2009年

办公室、业务处、指导处……

2010年

办公室、业务处、指导处……

2011年

……

30年：2009年

办公室、业务处、指导处……

2010年

办公室、业务处、指导处……

2011年

……

10年：2009年

办公室、业务处、指导处……

2010年

办公室、业务处、指导处……

2011年

…… 保管期限——机构分类法

不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。

二、鉴定

确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

三、立卷及卷内文件排列

根据一定的主题等内部特征和外部特 征把具有密切联系的若干文件组合成一个案 卷，立卷的原则就是便于查找、利用和保 管。

立卷方法：

按公文的主要特征组卷：

问题、时间、责任者、名称 按公文类型组卷

会议、案件、信访、简报 避免出现以下情况：

归档的文件不齐全完整

归档过细、重复归档

杂卷

卷内文件排列：

卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。

无论采用那种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿纸（文件批办单）、正文、附件、定稿、草稿。即： 正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后；

转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后； 有文件处理单的，放在最前面；

方针政策性公文在前、业务性公文在后；

上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后； 案件的结论及判决性公文在前、依据性材料在后等。

四、文件修整 修裱破损文件

复制字迹模糊或易褪变的文件 超大纸张折叠

去除易锈蚀的金属物(见图示)

五、编页 编页

（1）归档文件中有图文的页面为一页，页码用铅笔编写。（2）页码用阿拉伯数字，每卷从“1”开始流水编制。

（3）文件正面页码编写在右下角，文件反面页码编写在左下角。见图示

（4）案卷中如有领导批示的便条，便条上端应粘贴在卷页中，并需另编页码。见图示



（5）文书档案内与文件密切联系且不易装订的票证、照片、贺卡等特殊相关材料，应装入信封后与其他文件装订在一起，在信封上标注内容、数量和页号。

（图示）

填写卷内文件目录

卷内文件目录放在卷首，填写时应使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水。

六、编制案卷封皮和备考表 案卷封皮： 立档单位名称 机构（部门）名称 题名

文件形成时间 保管期限

卷内件数、页数 案卷顺序号

如何正确拟写案卷题名 题名

文件标题。是表达档案中心内容、形式特征的名称，一个完整的题名应由责任者、受文者、事由、文种、时间、地点组成，统称六要素。一份文件的标题可以由责任者、事由、文种组成。一般情况下，文件的题名只有一个，填写题名项时应照实抄录。

有的文件还有副题名和并列题名，副题名即文件标题中破折号或冒号后面的部分，是对正题名进行解释说明，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。题名案例分析

（一）没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应根据文件的内容重新拟写或补充标题。没有题名的，如信。见图示

虽有题名但无实质内容的如通知、函等。见图示

题名案例分析

（二）批办单上的内容视重要程度加以反映，一般在批办单上会有领导的批示，标题中尽量把它揭示出来。对于文件的不同稿本要揭示，如：草稿、定稿等最好在题名内加以标注。若文件中附有照片也要在题名项中加以说明。

两份或两份以上文件组合在一起，在拟写题目时需要将两份文件的内容分别揭示出来。见图式 卷内备考表

卷内备考表放在案卷最后，用以登记卷内文件的基本状况，监督和保护文件，并便于管理人员和利用者

了解案卷的有关情况。

七、案卷装订

归档文件材料整理完毕后，需要使用符合档案保护要求的装订材料加以装订，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。

页面过满时，则需在页面左侧贴上纸条以增加装订线。见图式

八、案卷排列 案卷的排列

对这些整理完毕的档案实体进行系统的排列，确定在本部门内案卷的前后顺序和排放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。

一般来讲按照问题的重要程度排列，相同问题的案卷排在一起。

保管期限——机构分类法

十、编制案卷目录 编制案卷目录

是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。案卷目录的重要作用

第一，固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，最后完成档案整理工作；

第二，概括地介绍全宗内案卷的内容和成分，是查找和利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础；

第三，它是档案登记的基本形式也是统计和检查档案的重要依据。案卷目录格式：卷号、题名、日期、页数、保管期限、部门、备注项目。案卷目录建议以Excel横版格式制表。

见图示

十一、档案装盒

1.将档案按室编卷号顺序装入档案盒。

2.档案盒盒脊设置全宗号、目录号、、起止卷号等项目，需用红色印章标明。

3.装盒应松紧适度

第四篇：文书档案

浅析高校文书档案管理

大学四年在协助老师工作的过程中，我深切地体会到学校文书档案管理的重要性，同时也看到了学校文书档案管理中存在着一系列的缺陷和不足，下面就来谈谈我的看法。

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，也是由通用文书转化部分档案的习惯称谓。文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影，又是现在文书档案管理建设状况的记录，因此在整个行政工作中发挥着极为重要的作用。

高校体系机构庞杂，随着学校办学年限延长，学校文书档案的数量也会越来越多，内容也会越来越复杂。做好学校文书档案管理也越发显得至关重要。档案是由文件转化而来的，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源，只有规范化、科学化、标准化的管理，才能保证文件材料的齐全、完整，更好地发挥档案的重要作用，为学校的各项工作及师生员工服务.在日常工作中，虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性，但由于文书是档案的前身和源泉，档案是文书的归宿，两者密不可分.文书工作不仅直接影响公文的质量，也直接关系到文书档案的质量，做好文书工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础.高校文书档案管理，是整个档案管理工作的重要组成部分，它不仅直接影响到学校整体档案管理的质量，也体现了学校档案管理的水平。

一、高校文书档案工作存在的问题

（一）文书档案立卷质量不高。高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌；反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。高校文书档案原始资料的质量缺陷大致为：文书档案归档时常常出现公文制发不规范、齐全、格式不完整、原稿不齐全（公文修改稿特别是领导批示的原稿更具存档价值，但归档时，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不规范、正文和附件的名称不一致、缺批复、缺日期、少作者；在修改文件或批注时，将字写在左边，不留装订线；修改用圆珠笔、铅笔；文件字迹褪色、模糊（有些归档材料是传真件，接收时字迹就模糊不清，很难看清内容）、扩散，纸张规格大小不一等现象。出现这些问题的主要原因是：大多数从事文书工作人员档案意识也比较淡薄且缺乏文书档案管理方面知识，不够重视对文书档案管理方面的知识的学习和了解。

（二）档案材料归档措施不到位。近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。

（三）管理工作人员积极性不高。有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

（四）档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。高校虽然多数购买了网络化档案管理软件，但由于办公一体化、管理人员不足等原因，档案管理软件有些还未做到在各部门普及使用。

（五）人员配备不够合理。高校从事档案管理工作人员多数不是档案专业毕业，计算机应用水平也有限，也有的将年龄偏大人员安置在档案室，即便有些年轻的 档案专业毕业的学生，由于档案管理工作效益滞后、默默无闻容易被忽视，数年很难在考核、评优等方面得不到惠顾，很难安心本职工作，找机会调离的不在少数。因此多数高校档案室目前长期处于缺人或人员配备不够合理状态。

二、提高档案管理效率的对策

(一)提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

（二）调动档案管理人员工作积极性

档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

（三）加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接

文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。

（四）做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向 办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的 普遍应用以及推广，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。

总之，文书档案管理工作是高等学校管理工作的重要组成部分，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作，作为担负着承上启下职责的学校各职能部门，尤其要处理好文书和档案的关系。

第五篇：文书档案

一、文书档案 1）上级来文。凡上级机关对本单位发出的文件，并属于本单位主要只能活动的，都应归档。

（2）本机关文件。凡本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况，并且在今后工作中还需要查考的文件，均应归档。

（3）下级来文。凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件，应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料，重要的或以上的工作报告、工作总结、统计报表等。

（4）平级或非隶属机关来文。平级机关或没有隶属关系的机关来文，凡有重要参考价值的也需归档。

（5）关于各种稿本的归档范围。在拟制文件过程中形成的各种文件稿本，应视其具体情况而定。对于人代会、党代会历次修改稿件，应归档。

2、不归档的范围

（1）重份文件；（2）无查考利用价值的事务件、临时性文件；（3）未经签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）；（4）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信；（5）单位内部互相抄送的文件材料；

（6）本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料；（7）为参考目的从各方面搜集的文件材料；（8）参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料:（9）下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料；(10)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；(11)越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料；

(12)外机关送来的征求意见的文件未定稿。