文秘与行政制度之档案管理制度

第一篇：文秘与行政制度之档案管理制度

文秘与行政管理制度实例

档案管理制度模板

一、档案管理部门

1.文书的原稿由文书管理部门归档，经办部门留存文书的复印件。如有其他需要，必须经过文书管理部门领导批准。

2.档案分类目录及编号由文书管理部门统一制定。

3.档案管理部门必须树立责任意识，妥善的保管各种档案。

二、档案管理原则

1.文书归档前，归档人员必须检查文书是否属于归档文书、文书及其附件是否完整、是否存在残缺遗漏、文书的处理手续是否完备，以保证文书的完好性；如不符合相关要求，应退回经办部门。

2.贵重物品或其他有价证劵，应退回经办部门；经办部门应送制定保管部门签收，将相关签收后的文件归档保存。

三、文件的整理与分类

1.文件如有皱折、破损或参差不齐等情况，应现将其补整、裁切或折叠，使纸张整齐划一。

2.中文竖排文件以右方装订为原则，装订文件时应对准右上角；中文横排或外文文件以左方装订为原则，装订文件时应对准左上角。

3.档案分类应符合实际应用，采用部门、大类、小类、明细类四级分类的方式，先以部门分类，之后按性质分为若干大类，然后在同类中具体分为若干小类，在分为各明细类。

4.明细类采用文件夹装订，并在文件夹首页设置目录表，以便查阅。5.档案号的表示方式为：经办部门代号—大类号—小类号—明细类号—档案卷次号。

四、档案名称及编号的设定

1.档案的名称应简明扼要，体现档案的内容性质；档案的编号应以阿拉伯数字表示；档案的分类编号表应按分类、名称、编号等依次排列，以便查阅。

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文秘与行政管理制度实例

2.档案的名称、编号等，一经确定，不可随意修改。

3.新档案归案前，应以一案一号为原则，依照档案分类编号表，查明档案的类别、卷次等，据以编列档号，同时查明前案的档号，据以编列。4.如有档案可归多类的，应先确定其主要类别，再编列档号。

5.档号的编制应自左向右。右方装订的档案应将档号写于左上角，左方装订的档案应写于右上角。

五、档案的保存期限

根据档案的重要程度不同，档案的保存分为永久保存档案，如重要的协议书、重要的政府许可证书；保存十年的档案，如人事任命书、财务会计账簿、神奇审批提案的文书；保存五年的档案，如较重要的文件；保存一年的档案，如调查报告等。

档案管理部门应依照档案的保存期限的不同，拖上的保管档案。

六、档案的整理与清理

1.文件夹背面应标准此文件夹所包含的案件的分类编号及名称，以便查阅。2.归档文书应以活页方式装订，并依照实际需要使用“见出纸”，注明目次号码。

3.档案管理人员应保存档案的清洁，定期清理。

4.保存期满，没有必要再继续保存的档案，经领导决定，填写废除理由和销毁日期备档，以焚烧的形式销毁。

5.保存期满，仍有保存价值的档案，管理人员应将“收（发）文登记单”第五联附在其保留文件上，并注明部分销毁的日期。

七、调卷的程序与管理

1.档案的借阅，必须做好相关的借阅记录，并注明归还日期。借阅人须持有主管部门审批的档案调阅单；

2.档案归还时，档案管理人员应对所归还的档案仔细核查，无误后归入文件夹。

3.档案调阅单列有档案借阅期限，并且只能一档一调，不可连续使用；如需

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文秘与行政管理制度实例

延长调借期限的，需重新办理档案调阅单。

4.调阅人只能调阅与本部门业务有关的档案，如有其他需求，则需经档案管理部门主管批准。

5.调阅人应保持档案的完好性，未经档案管理部门允许，不得抽换增损档案。

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第二篇：文秘档案管理制度

文秘档案管理制度

一、主要内容及使用范围

规定人事行政部各类文秘档案资料的形成和归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。

二、文秘档案的管理机构

1、各经办单位或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

2、文秘档案室主要职责：

① 制定或参与制定文秘档案工作的规章

② 做好学校文秘档案的收集、整理、保管和利用工作； ③ 做好永久性文秘档案向有关档案机构的移交工作；

④ 提高文秘档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

三、文秘档案的种类

1、法规必文件。包括上级颁发的、需学校执行的，或由学校 发行的各标准、规章制度等。

2、学校的重大决议。包括由学校、主任办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录 等。

3、计划性文件。包括学校总体计划或规划。

4、总结性文件。包括学校工作总结、及教师的工作总结。

5、汇报性文书资料。上报主管单位的文件资料，以及学校领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

6、人事资料。包括学校人事任命、人事调整、人事管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

7、声像制品资料。包括学校在其活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察埋或外 提供 的，以声像 形式记录 下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像 资料、影片资料等。

8、题赠性资料。包括上级领导和外协友好单位或个人提供的书记、教学资源等。

四、文秘档案管理 的基本基本程序

包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编研、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

五、文秘档案的收集

就是把分散 的，以及散失到其他部门的各类文秘档案资料，按有关的规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档即把企业 活动中产生的有保存价值的各种材料，由学校办公室定期协同档案进行整理、立卷、归档。

1、立卷归档的范围：凡属本标准第3条所有函盖的文件资料，均应卷归档。

2、立卷归档的时间

① 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。

② 对于某些专门文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况延长。

3、立卷归档要求

① 各部门兼职档案员在规定时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。

② 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复。

③ 立卷应以反映问题为主,结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

④ 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

⑤ 声像档案摄录必须有详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

六、文秘档案的借阅

1、文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的文秘档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

3、文秘档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，2 不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，台有违纪，酌情处罚。

4、对珍贵或易损的档案，应制成自制品提供使用，复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。

5、必要进，档案 室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室公章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而東能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。

6、文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅霎时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

7、借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

七、文秘档案保密要求

1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强、保密意识，双方共同做好保密工作。

2、外来参观人员，统一由负责 接待人答复问题和办理所需材料。

3、档案管理员丢失或擅自提供泄露档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

4、学校在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

八、超期档案的销毁

1、对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经主任和校长共同鉴定，按规定销毁。

2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为 3 糨用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

九、文秘档案的保管

档案保管工作应做到四不：不荼（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全必，对破损档案及时修补。

第三篇：文秘档案管理制度

目录

第一章 主要内容及适用范围 第二章 文秘档案的管理机构 第三章 文秘档案的种类 第四章 文秘档案管理的基本程序 第五章 文秘档案的收集。第六章 文秘档案的借阅 第七章 文秘档案保密要求 第八章 超期档案的销毁 第九章 文秘档案的保管 正文

第一章 主要内容及适用范围

第一条 规定公司办公室各类文秘档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。

第二章 文秘档案的管理机构

第二条 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。

第三条 各经办单位或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。第四条 文秘档案室主要职责：

①制定或参与制定文秘档案工作的规章制度；

②对企业文书部门或生产、业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； ③做好企业文秘档案的收集、整理、保管和利用工作； ④做好永久性文秘档案向有关档案机构的移交工作；

⑤提高文秘档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

第三章 文秘档案的种类

第五条 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

第六条 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

第七条 计划性文件。包括企业总体计划或规划、生产计划、营销计划、财务计划等。第八条 总结性文件。包括企业和月度工作总结、下属单位的和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

第十条 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及企业各类命令、工作指示、调度记录等。

第十一条 凭证性文书材料。包括企业各单位上报的、在经营活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、能源消耗、产品销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

第十二条 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

第十三条 汇报性文书资料。包括企业上报各级主管单位的文件资料和相关统计报表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

第十四条 劳资人事资料。包括企业及下属各单位的人事任命、人事调整、人事管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

第十五条 声像制品资料。包括企业及下属各单位在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外单位提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

第十六条 题赠性资料。包括上级领导和外协友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

第四章 文秘档案管理的基本程序

第十七条 包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编研、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

第五章 文秘档案的收集。

第十八条 就是把分散的，以及散失到其他部门的各类文秘档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把企业活动中产生的有保存价值的各种材料，由企业办公室及企业下属单位和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。

第十九条 立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。第二十条 立卷归档的时间

①凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。

②对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

第二十一条 立卷归档的要求

①各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。

②移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。③归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。

④立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

⑤填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

⑥立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

⑦立卷应以问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

⑧立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

⑨立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。⑩文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

⑩各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

⑩声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

第六章 文秘档案的借阅

第二十二条 文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

第二十三条 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的文秘档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

第二十四条 文秘档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

第二十五条 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。

第二十六条 必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。

第二十七条 文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

第二十八条 借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

第七章 文秘档案保密要求

第二十九条 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加 强保密意识，双方共同做好保密工作。

第三十条 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。第三十一条 有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制 时，需经公司办公室主任或副总经理以上领导批准。

第三十二条 有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副 总以上领导批准。

第三十三条 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

第三十四条 外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

第三十五条 档案管理员丢失或擅自提供泄露档案机密，应根据情节轻重，给 予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

第三十六条 企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的 文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

第八章 超期档案的销毁

第三十七条 对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任 和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总经理批准后，按规定销毁。

第三十八条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

第三十九条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的 文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

第九章 文秘档案的保管

第四十条 档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

第四篇：文秘档案管理制度

文秘档案管理制度

一、主要内容及使用范围

规定人事行政部各类文秘档案资料的形成和归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。

二、文秘档案的管理机构

1、文书结案后，原稿由人事行政部所辖档案室归档。

2、各经办单位或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

3、文秘档案室主要职责：

① 制定或参与制定文秘档案工作的规章

② 对企业文书部门或生产、业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；

③ 做好企业文秘档案的收集、整理、保管和利用工作； ④ 做好永久性文秘档案向有关档案机构的移交工作；

⑤ 提高文秘档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

三、文秘档案的种类

1、法规必文件。包括上级颁发的、需企业执行的，或由企业 发行的各各标准、规章制度等。

2、企业的重大决议。包括由董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录 等。

3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、生产计划、营销计划、财务计划等。

4、总结性文件。包括企业和月度工作总结、下属单位的和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

5、凭证性文书材料。包括企业种类计划指标、技术指标、营销指标等，以及企业各类命令、工作指示、调度记录等。

6、凭证性文书材料。包括企业各单位上报的、在经营活动中形成少凭证，如财产状况、能源消耗、产品销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、产品检疫证、卫生许 1 可证、出口许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标和证明等。

8、汇报性文书资料。凶手企业 上报主管单位的文件资料和相关统计报表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

9、劳资人事资料。包括企业及下属各 的人事任命、人事调整、人事管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

10、声像制品资料。包括企业 及下属各单位在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察埋或外 提供 的，以声像 形式记录 下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像 资料、影片资料等。

11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

四、文秘档案管理 的基本基本程序

包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编研、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

五、文秘档案的收集

就是把分散 的，以及散失到其他部门的各类文秘档案资料，按有关的规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档即把企业 活动中产生的有保存价值的各种材料，由企业办公室及企业下属单位和个人定期协同档案进行整理、立卷、归档。

1、立卷归档的范围：凡属本标准第3条所有函盖的文件资料，均应卷归档。

2、立卷归档的时间

① 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。

② 对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况延长。

3、立卷归档要求

① 各部门兼职档案员在规定时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。

② 移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。③ 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、2 正文和附件必须立在一起。

④ 立卷进应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁的拟写好案卷标题，把案卷内容这出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

⑤ 填写案卷一律用碳素墨水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

⑥ 立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

⑦ 立卷应以反映问题为主,结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

⑧ 立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

⑨ 立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。⑩ 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

⑪ 各种实物档案了（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

⑫ 声像档案摄录必须有详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

六、文秘档案的借阅

1、文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的文秘档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

3、文秘档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，台有违纪，酌情处罚。

4、对珍贵或易损的档案，应制成自制品提供使用，复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。

5、必要进，档案 室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室公章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而東能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。

6、文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅霎时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

7、借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

七、文秘档案保密要求

1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强、保密意识，双方共同做好保密工作。

2、档案分一般档案和有密极档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密档案复制时，需经人事行政部主任或副总以上领导批准。

4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经人事行政部主任或副总以上领导批准。

5、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

6、外来参观人员，统一由负责 接待人答复问题和办理所需材料。

7、档案管理员丢失或擅自提供泄露档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

8、企业 在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

八、超期档案的销毁

1、对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为糨用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

九、文秘档案的保管

档案保管工作应做到四不：不荼（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全必，对破损档案及时修补。

第五篇：文秘工作与档案管理制度（本站推荐）

为规范我局公文处理工作，提高办公室办事效率和质量，根据《黑龙江省<国家行政机关公文处理办法>实施细则》，制定本制度。

一、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

二、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

三、公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

四、局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。五、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。

六、打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。

七、积极推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽可能由各科室自己承担。

八、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。

九、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办意见，报局长批示，按照批示意见送有关领导或责任部门办理。

十、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

十一、公文办理完毕后，由办公室根据《档案法》及其他有关规定，及时整理（立卷）、归档、个人不得保存应当归档的公文。

十二、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。

十三、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。

十四、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批顺序传递、承办。

十五、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达相关领导，及时落实。

十六、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。

十七、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。

十八、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。

十九、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。二十、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。

二十一、年末文件归类做到科学、及时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。