行政档案管理制度

第一篇：行政档案管理制度

行政档案管理制度

一、文件档案工作用办公室总负责,各部门协助管理。

二、文件档案的处理

(一)各类公文材料收文由办公室统一处理。办公室由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、付阅、分办、催办、收集、立卷等工作。

(二)各类文件档案得整理、利用、统计、保护工作由办公室统一负责,以确保档案的完整及价值的发挥。

(三)政府部门下发的盖红章的文件正本必须交办公室存档。

(四)各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等编号、分类登记造册,交办公室统一保管。

(五)各部门的各类专业档案,如工程技术档案、财务档案、人事档案等由各部门自行管理。各部门应在立档后,将总目录及卷内目录交办公室一份,以便查阅、利用。

(六)各类文件档案要妥善保管,任何人不得擅自携带机要文件回家或去公共场所,避免泄露、丢失等不安全事故发生。

三、各部门上报的行文,要按照公司统一规定的格式执行,具体详见《关于行文程序的管理规定》。

四、各类公文办理程序

(一)一般下级报上级部门的请示类文件,应在三天之内回复,紧急文件应当天回复。

(二)上级对下级的指示类文件,应按指示精神在规定的期限内办理,处理结果及时向有关领导汇报。

工程技术档案管理制度

一、工程技术档案管理由工程档案管理小组负责实施。

二、管理机构及职能(一)组织机构:

1、北京DL温泉房地产开发有限公司成立以总工程师为首的工程档案管理小组,该管理小组由下列人员组成: 组长:总工程师

组员:开发部、经管部、工程部、材料设备部的经理及各部门指定的档案员。并建立相应的档案机构和管理制度,配备能胜任的档案工作人员,以保证高质量地管理好本项工程的档案材料。(二)职能

1、总工程师负责整个工程的档案管理工作,组织制定本项工程的归档范围、管理制度、收集整理工程前期文件,组织审查、接收各单位编制的档案文件。在检查汇总后由有关部门向城建档案馆移交。

2、勘测设计单位应做好工程项目的勘测、设计文件的收集整理工作,并按要求向建设单位工程部移交档案。

3、各施工单位负责收集、整理自己承包范围内的施工技术文件和竣工图,汇总后经监理单位审核合格后移交建设单位工程部。

4、监理单位负责工程监理文件的收集整理。在建立工作完成后移交给建设单位工程部,并负责审核施工单位的竣工文件。

三、管理内容与要求(一)归档办法:

(二)管理要求:(三)竣工图的编制:(四)归档范围、收集保管单位、保存期限(见附表)(五)工程档案使用:(六)汇总上报:

第二篇：行政档案管理制度

档案管理人员岗位职责

三、负责集中统一管理本公司的档案，并对本行公司各种文件材料的收集、整理、归档工作进行监督、检查和指导。

四、认真做好档案保管工作，定期检查档案，维护档案的完整与安全。

五、按规定认真做好其它工作。

文件材料立卷归档制度

一、凡是公司运营中形成的，特别是关系员工切身利益的，具有查考利用价值的文件材料都应归档保存。

二、归档的文件材料必须齐全、完整、准确，并具有法律效用。当年形成办理的文件材料，一般在次年三月底前完成立卷归档工作。

三、档案整理应当遵循文件的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

四、各类文件材料应按要求及时归档，具体归档时间为：

1、文书材料于次年三月底前归档；

2、会计材料由会计人员整理，由会计人员负责归档；

3、基本合同文件材料在项目竣工验收后三个月内归档；

4、照片在活动结束后一个月内，由拍摄者连同底片、说明等一并归档；数码照片由摄影者收集并编写文字说明后，随其他载体档案一起归档；

5、声像实物档案应在活动结束或办理完毕后随时归档；

6、员工档案材料在形成后一个月内归档。

五、文件材料归档时，交接双方应在清点完毕后办理移交手续，并在移交清册上签字。

档案库房管理制度

一、档案库房应确定专人负责管理，档案管理人员要切实履行管理职责。

二、库房钥匙由档案管理人员保管，其他人员未经许可不得随意出入。

三、切实做好防高温、防潮湿、防光、防盗等工作，保持库内整洁卫生，无杂物堆放。

四、档案收进、移出、鉴定、销毁、利用等都要及时进行记录和登记，对案卷及库内情况定期检查，做到帐实相符。

五、档案管理人员变动，应当办理交接手续。

档案利用制度

一、本公司员工因工作需要需要，均可利用档案。外单位人员查阅档案应持《档案借阅申请书》或其他合法证件，经本公司领导审批同意，方可利用档案。

二、利用者应按规定填写《档案利用登记表》并在档案室查阅档案。

三、档案原则上不提供外借。如因特殊情况确需外借的，须经公司档案分管领导审批同意，并在二天内归还。

四、档案利用者必须维护档案的完整与安全，严禁拆卷、撕页、污损、涂改、圈划、标注等有损档案原貌的行为发生。

五、借阅利用档案过程中要爱护档案，并遵守国家有关保密规定，不得损害国家、社会、集体和村民的合法权益。对破坏档案或造成档案泄密的，按国家有关法律法规予以处罚。

档 案 保 密 制 度

一、档案管理人员必须认真执行保密协议上的有关规定，严守公司秘密；

二、档案管理人员不得擅自复印、摘抄或传播具有内部和秘密性质的档案材料或内容；

三、带有密级的档案，要在档案的右上角标上密级标记，机密以上的档案，应专柜存放；

四、对不归档的或重份的带密文件材料，需要销毁的档案，必须登记造册，经主管领导审批后，由两人以上共同监销；

五、涉密档案一般不能外借，确为工作需要，必须办理借阅手续，经主管领导批准后方可借出；

六、档案利用者必须严格遵守有关制度，保证档案材料及其内容的安全，未经许可，不得私自抄录和复制，更不能擅自将档案材料带出档案室；

七、对违反保密协议，泄露公司秘密并造成损失的人，将追究其责任。

第三篇：行政审批服务中心档案管理制度

行政服务中心档案管理制度

为加强市政府行政服务中心的档案管理，逐步实现档案工作规范化，根据《中华人民共和国档案法》以及上级档案管理部门的有关要求，结合中心实际，特制定本制度。

一、归档范围

（一）国家、省、市下发的各类文件。

（二）中心领导参加各类会议带回的主要文件材料；中心文件、会议纪要、领导讲话、工作总结等；照片、音像资料。

（三）中心制定的各类规章制度。

（四）中心人员档案、名册、奖惩及调动等资料。

（五）中心的业务资料、统计报表。

（六）中心的考勤、考核记录。

（七）其它应归档的文件资料。

二、归档要求

（一）归档的文件材料应收集齐全、完整，卷宗质量符合有关规定。

（二）凡归档的文件资料一律采用碳素或蓝黑墨水书写，对已破损、字迹褪色及使用圆珠笔书写的重要文件，要及时修复或复制后归档。

（三）应归档的文件材料要按照文件形成规律和保持文件之间历史联系分类、立卷，使案卷能正确反映本部门活动 的基本面貌，便于保管和利用。

（四）归档卷宗封面的各个项目均应填写清楚，卷宗要按一定的次序系统排列，并按有关规定确定档案的保管期限。

三、档案的保管和使用

（一）中心档案库房和橱柜要有防盗、防火、防密、防潮等措施，确保档案资料安全。

（二）库房内的档案必须按档案门类从上到下、从左到右分类排列，并编制存放索引，便于查找。

（三）秘书处要定期或不定期地对档案的保管情况进行检查，并做好检查记录。发现问题及时向领导汇报，并采取有效措施加以补救，对破损或变更的档案及时修补、复制或作其他技术处理。

（四）为保护库房内整洁、美观，不准堆放与档案、资料无关的杂物，并定期对库房进行清理。

（五）中心人员借阅、复印中心档案室资料，须经秘书处批准；外单位人员查阅（不外借）、复印档案，须持单位介绍信，并经秘书处同意。

（六）使用者必须爱护档案资料，不得拆卷、撕页、污损或在文件上勾划、涂改；查阅时不许吸烟、喝水；借阅的档案应切实保管好，不许转借，不得遗失，违者按有关规定追究责任。

四、档案的移交

各处室收集、整理、制作的材料，凡应由中心统一保存的，根据需要每半年或一年向中心档案室移交，移交时必须履行交接手续。

五、档案的销毁

（一）根据国家有关档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。

（二）准备销毁的档案由秘书处编制销毁清册，经中心主任批准，报档案局备案后销毁，不得自行销毁。

（三）销毁档案须在监销人员监视下集中到指定地点监销，并由销毁人、监销人在销毁清册上签字。

六、档案管理体制

服务中心管理办公室对中心档案工作具体负责。

秘书处安排一名兼职档案工作人员，具体承担档案管理工作。

第四篇：市行政服务中心档案管理制度

一、“中心”文件档案资料管理

1、归档范围：上级下发的各类文件、领导讲话，市委、市政府、各部门有关文件，“中心”文件、会议记录、会议纪要、工作总结、重要资料及照片、音像材料等，“中心”制定的各项规章制度，“中心”干部职工名册、考核奖惩、晋升及调动等文件材料，及其它应该归档的材料、资料。

2、档案保管：档案由专职人员保管。保管人员要做好档案的防潮、防蛀、防火、防盗工作。严格按档案管理的有关规定执行，确保档案安全。

二、“窗口”文件档案资料管理

1、归档范围：与“窗口”工作业务有关的各项政策文件，“中心”下 发各“窗口”的文件、“中心”制定的各项规章制度，本 “窗口”已办结或正在办理事项的各类资料等属于“窗口”归档资料。

2、档案利用：“窗口”档案由各“窗口”实行专人负责。本“窗口”工作人员借阅后要及时归还；其他因工作需要借阅或复印有关资料，需经本“窗口”负责人同意，并办理登记手续。

3、档案保管：档案经整理后，每天必须存放在“窗口”档案柜中妥善保管。

第五篇：文秘与行政制度之档案管理制度

文秘与行政管理制度实例

档案管理制度模板

一、档案管理部门

1.文书的原稿由文书管理部门归档，经办部门留存文书的复印件。如有其他需要，必须经过文书管理部门领导批准。

2.档案分类目录及编号由文书管理部门统一制定。

3.档案管理部门必须树立责任意识，妥善的保管各种档案。

二、档案管理原则

1.文书归档前，归档人员必须检查文书是否属于归档文书、文书及其附件是否完整、是否存在残缺遗漏、文书的处理手续是否完备，以保证文书的完好性；如不符合相关要求，应退回经办部门。

2.贵重物品或其他有价证劵，应退回经办部门；经办部门应送制定保管部门签收，将相关签收后的文件归档保存。

三、文件的整理与分类

1.文件如有皱折、破损或参差不齐等情况，应现将其补整、裁切或折叠，使纸张整齐划一。

2.中文竖排文件以右方装订为原则，装订文件时应对准右上角；中文横排或外文文件以左方装订为原则，装订文件时应对准左上角。

3.档案分类应符合实际应用，采用部门、大类、小类、明细类四级分类的方式，先以部门分类，之后按性质分为若干大类，然后在同类中具体分为若干小类，在分为各明细类。

4.明细类采用文件夹装订，并在文件夹首页设置目录表，以便查阅。5.档案号的表示方式为：经办部门代号—大类号—小类号—明细类号—档案卷次号。

四、档案名称及编号的设定

1.档案的名称应简明扼要，体现档案的内容性质；档案的编号应以阿拉伯数字表示；档案的分类编号表应按分类、名称、编号等依次排列，以便查阅。

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文秘与行政管理制度实例

2.档案的名称、编号等，一经确定，不可随意修改。

3.新档案归案前，应以一案一号为原则，依照档案分类编号表，查明档案的类别、卷次等，据以编列档号，同时查明前案的档号，据以编列。4.如有档案可归多类的，应先确定其主要类别，再编列档号。

5.档号的编制应自左向右。右方装订的档案应将档号写于左上角，左方装订的档案应写于右上角。

五、档案的保存期限

根据档案的重要程度不同，档案的保存分为永久保存档案，如重要的协议书、重要的政府许可证书；保存十年的档案，如人事任命书、财务会计账簿、神奇审批提案的文书；保存五年的档案，如较重要的文件；保存一年的档案，如调查报告等。

档案管理部门应依照档案的保存期限的不同，拖上的保管档案。

六、档案的整理与清理

1.文件夹背面应标准此文件夹所包含的案件的分类编号及名称，以便查阅。2.归档文书应以活页方式装订，并依照实际需要使用“见出纸”，注明目次号码。

3.档案管理人员应保存档案的清洁，定期清理。

4.保存期满，没有必要再继续保存的档案，经领导决定，填写废除理由和销毁日期备档，以焚烧的形式销毁。

5.保存期满，仍有保存价值的档案，管理人员应将“收（发）文登记单”第五联附在其保留文件上，并注明部分销毁的日期。

七、调卷的程序与管理

1.档案的借阅，必须做好相关的借阅记录，并注明归还日期。借阅人须持有主管部门审批的档案调阅单；

2.档案归还时，档案管理人员应对所归还的档案仔细核查，无误后归入文件夹。

3.档案调阅单列有档案借阅期限，并且只能一档一调，不可连续使用；如需

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文秘与行政管理制度实例

延长调借期限的，需重新办理档案调阅单。

4.调阅人只能调阅与本部门业务有关的档案，如有其他需求，则需经档案管理部门主管批准。

5.调阅人应保持档案的完好性，未经档案管理部门允许，不得抽换增损档案。

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