公文写作与评改禁忌

第一篇：公文写作与评改禁忌

公文写作与评改培训资料

丹江口市人民政府办公室

2014年4月 －

目 录

绪 论 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„1 第一编 行文规则方面禁忌„„„„„„„„„„„„„„„„2 第二编 文种使用方面禁忌„„„„„„„„„„„„„„„„13 第三编 第四编 － 公文标题方面禁忌„„„„„„„„„„„„„„„„17 公文格式方面禁忌„„„„„„„„„„„„„„„„27

绪 论

党政机关公文处理工作由不规范到基本规范，再到今天的统一规范，经历了数十年的演进。这使我们深感新《条例》来之不易，它的出台是我国当代公文法规建设史上前所未有的重大变革，具有划时代的历史意义。

伴随着《党政机关公文格式》国家标准（以下简称新《格式》）的发布，《党政机关公文处理工作条例》（以下简称新《条例》）已于2012年7月1日起施行。这标志着我国的公文处理工作已实现历史性的转变，步入统一规范的新阶段。如何正确认识这一转变、适应这一转变，学习、贯彻好新《条例》，是摆在公文实务工作者和公文研究工作者面前的新课题。在此背景下，栾照钧先生推出《公文写作与评改禁忌大全》和《公文写作与评改实训题解》两部公文写作与评改实训系列专著，则是深入贯彻新《条例》、指导公文写作实践、适应实务培训需求的应急之作。

栾照钧，中国公文学研究所研究员、中国公文写作研究会理事兼公文文献研究室研究员、中国秘书科学联盟常务理事、《秘书》杂志特约撰稿人、高等院校兼职教授、著述颇丰的公文学家和学者。从事公文写作、新闻写作和公文学研究40余年，曾长期担任党政机关秘书、办公部门和县级单位领导及新闻记者，我国首批晋升的高级政工师。在省以上专业期刊和各级、各类媒体发表文章500余篇，学术论文在全国获奖30余次；除主编、参编多部著作（包括教材）外，连续出版公文写作系列专著。《公文病误矫正指南》《公文写作逆释答疑300题》《公文标题拟制技法与病例评改》《法律及涉法公文法律文书病例与评改》《公文及法律语言应用规范》《公文及法律语言实例解析》等，均在全国荣获过一等奖。前三部著作系栾照钧先生前期代表作，其中《公文病误矫正指南》和《公文病误矫正指南（增订本）》被学界誉为指导公文写作实践和促进公文学研究事业发展的力作，曾在全国多次获奖。后三部著作，是在研究广度和深度上的突破，被学界誉为“研究公文及法律语言的力作，是对我国公文学、语言学和边缘法学的一大贡献”，先后荣获全国公文论著一等奖和全国秘书学论著一等奖。2011年7月30日，中国公文写作研究会常务副会长兼秘书长岳海翔在专题研讨会上论述我国公文评改学方面的研究时，曾强调指出：“特别是栾照钧先生，是这方面的代表人物。近十年来，栾照钧先生陆续推出了公文评改方面的系列著述，独树一帜，开拓了独特的研究领域，在公文学术界产生了广泛和深远的影响。”

《公文写作与评改禁忌大全》全书共7编，包括：行文规则、文种使用、公文标题、公文格式、正文结构、语言文字、标点符号等7个方面的禁忌1081条，对于公文处理实际工作人员具有重要的指导和帮助意义。现选取部分内容供大家学习参考。

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第一编 行文规则方面禁忌

【要点提示】

1．行文规则是发文机关行文的根本准则。行文时必须严格遵守。2．发文须符合行文原则。行文原则，专指行文的必要性和实效性。3．发文须符合行文程序。行文程序，强调行文的严格性和依法性。4．发文须符合行文关系。行文关系，强调行文的规范性和科学性。公文行文关系的规范问题，是公文发文办理规范的重中之重。

5．发文须符合行文方式。行文方式主要指公文的发布形式和运行方式，强调的也是行文的规范性和科学性。

6．按行文规则操作，必须提高执行现行公文处理法规的自觉性。

1．忌不明确公文制发规范

公文制发规范，指广义上的行文规则。行文规则是发文机关行文的根本准则，在新《条例》施行之前，党的机关公文主要依据1996年《条例》笫四章行文规则、第五章公文起草、第六章公文校核、第七章公文签发的规定；行政机关公文主要依据2000年《办法》第四章行文规则和第五章发文办理的规定。新《条例》将党政机关公文制发规范在第四章行文规则、第五章公文拟制以及第六章公文办理（第二十五条）中作了明确规定。

公文制发规范（亦即公文制发的基本体现在四个方面：一是符合行文原则，二是符合行文程序，三是符合行文关系，四是符合行文方式。对于这四个方面的要求，均可用八个字来概括：符合行文原则，应当做到“确有必要，讲求实效”；符合行文程序，应当做到“严格把关，依法行文”；符合行文关系，应当做到“选准文种，协调主送”；符合行文方式，应当做到“多种方式，逐一规范”。

明确公文制发规范，才能严格依法依规行文。否则，公文规范化就是一句空话。是否违反公文制发规范，可从是否违反行文原则、是否违反行文程序、是否违反行文关系、是否违反行文方式这四个方面来衡量。这四个方面并不是孤立的，而是相互关联的，有的所体现的可能不是仅仅一个方面的问题。

2．忌不明确行文关系的含义和种类

行文关系是各级机关乃至各单位相互之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。这种关系，或者是组织上领导与被领导或业务上指导与被指导的上下级关系（前者纯属于隶属关系，后者在行文中等同于隶属关系），或者是同等级别或不同等级别的非隶属关系（也称作“不相隶属关系”）。

笼统地讲，行文关系分作隶属关系和非隶属关系两大类别。具体来说，行文关系包括以下五种：一是上下级机关之间的领导和被领导关系。如：国务院和各省人民政府，省人民政府和所属的市人民政府，市人民政府和所属的区（县）人民政府，等等。二是某级机关与本机关业务主管部门之间的领导与被领导关系。如：国务院和国务院所属各部门，省人民政府和所属各部门，市人民政府和所属各部门，区（县）人民政府和所属各部门，等等。三是同一系统中的上级业务主管部门与下级业务主管部门之间的指导和被指导关系。如：中华人民共和国财政部和各省财政厅，省财政厅和市财政局，市财政局和区（县）财政局，等等。四是同一系统中的同级机关或同级部门之间的平行关系（即同等级别的不相隶属关系）。如：A省财政厅和B省财政厅，A市财政局和B市财政局，A省财政厅和A省卫生厅，B市财政局和B市卫生局，等等。五是非同一系统中的任何机关、部门或单位之间的不相隶属关系。如：××省财政厅和××市人民政府，××市财政局和××大学、医院、××公司，等等。在公文处理工作中，前三种行文关系为隶属关系，后两种为非隶属关系。

明确行文关系的含义和种类，才能做到规范行文；不明确行文关系的含义和种类，则很可能

－2－ 不自觉地犯违反行文关系的错误。

7．忌违反行文原则

行文必须符合行文原则。符合行文原则，应当做到“确有必要，讲求实效”。行文原则，专指行文的必要性和实效性。新《条例》第十三条规定：“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。”

违反行文原则方面的问题，主要表现在滥发红头文件和请报事项违规上。滥发红头文件指不必要行文而行文过滥的情形，主要问题有层层照转、年年照发、无端重发、小题大做等。在违规行文中，请示与报告的违规是比较突出的。除了越级行文和违规主送、违规抄送等违反行文关系的问题而外，还存在明知故请、矛盾上交、先斩后奏、一文多事、报请混杂等问题。

8．忌违反行文程序

行文必须符合行文程序。符合行文程序，应当做到“严格把关，依法行文”。

行文程序，强调行文的严格性和依法性。新《条例》施行前，主要依据是2000年《办法》第十九条所作的禁止性规定以及第二十七条和第二十九条所作的审核和复核的规定。如第十九条规定：“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。”第二十七条规定：“公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。”第二十九条规定：“公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。”

有关行文程序，新《条例》在不同条款作了明确规定，如第十六条第（四）项规定：“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。”第十九条第（五）项规定：“公文涉及其他部门职权范围事项的，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。”第二十条规定：“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点„„。需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。”第二十一条规定：“经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。”第二十二条规定：“公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合行文由所有联署机关的负责人会签。”第二十五条规定：“发文办理主要程序是：

（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。”

违反行文程序方面的问题，主要有横传直送、违规制作、把关不严、校对出错、将错就错等。11．忌层层照转

层层照转，指贯彻上级文件精神，不结合本系统、本单位的实际提出具体措施和要求，或者属于一般性表态而没有实质性内容，无须行文而行文。

新《条例》第十三条规定：“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。”层层照转的公文，严重违反此项规定。

对上级机关公文特别是已发至基层的公文，提不出新的措施和要求，还原封不动地层层照转，转来转去就出现了“关于„„的通知的通知”或“关于转发„„的通知的通知的通知”。转发公文中，有些是必要的，但有些是不必要的。

－3－ 要规范转发性通知标题，必须大力精简文件，避免照抄照转。党中央和国务院曾三令五申要求精简会议和文件。《中共中央办公厅

国务院办公厅关于进一步精简会议和文件的意见》（中办发〔2001〕27号）强调：“对党中央、国务院文件，各地区、各部门结合实际提出具体贯彻落实意见，不得照抄照搬，层层转发。”对此，各级机关应认真贯彻执行，以从根本上解决层层照转导致的转发性通知过滥之弊。

12．忌年年照发

年年照发，即对本机关以前发过的公文，没有补充和修改，只是所谓重申和强调，而多次重复行文，有的甚至年复一年地照抄照发。年年照发的公文，也违反新《条例》第十三条的规定。

公文年年照发的问题，在许多机关带有一定的普遍性。这无形中增加了发文数量，助长了红头文件的泛滥，也使公文的效力大打折扣。

13．忌无端重发

无端重发，指不必要的重复行文，也违反新《条例》第十三条的规定。一是会后重发，指一般性会议已经形成的报告、发言、领导讲话等“白头文件”，没有什么原则修改，没必要发“红头文件”的，会后又发“红头文件”。二是发了又发，指某一事项、某一工作已用某种形式发布或布置完又发“红头文件”。诸如：媒体公开发布后，又发“红头文件”告知；刚刚发完传真电报，又发“红头文件”布置；等等。此外，有的竟然在文件中规定法律条款早已明确的事项。法律明文规定的，还要发红头文件再作规定，岂不怪哉？

2011年4月，温家宝总理在国务院第四次廉政工作会议上再次强调：“要大力减少发文数量。今后，凡是不涉密的文件，都要通过政府门户网站公开发布，不再另行发文。”可以说，国务院这样做是为各级政府做出表率。

14．忌小题大做

小题大做，指对于不值得发文的小事发文处理，主要表现在几种无须行文而行文的情况。诸如：贯彻上级一般性指示或要求，无须行文而行文；部门抓的常规工作，没有任何新意，无须行文而行文；各地区、部门或单位之间能够面对面协商解决的问题，无须行文而行文；本机关内部各部门或单位当面商定或打电话可以解决的问题，无须行文而行文；地区乃至全国统一实行的或者极普通的事项，无须行义而行文；等等。曾记得，以前有些基层单位甚至将全国统一实行夏时制和职工每月增加两元钱洗礼费也发了文件。

15．忌明知故请

明知故请，是上行文行文过程中严重违反行文原则的突出问题之一，主要指对早有明文规定甚至中央三令五申的问题，明知道不该办，也强调特殊而编织理由上报的情形。

明知故请在许多机关也带有一定的普遍性。如此行文，既给上级机关增添了麻烦，又助长了红头文件的泛滥和干部明哲保身、严重不负责任的作风。此种看似简单的行文折射出行文者思想上的病态。

16．忌矛盾上交

矛盾上交，也是上行文行文过程中严重违反行文原则的突出问题之一。主要有两种情形：一是将下级的请示无端转呈上级，即对上级机关请示的问题，在本职权范围内能够处理也不处理，改头换尾上报，从而导致公文旅行。二是将无须报批的问题呈请上级，即对本机关中根本无须报上级裁决的问题，不敢理直气壮、公正无私地处理，而用请示将“球”踢给上级机关。例如《中共××局纪检委关于给赵××同志党内警告处分的请示》，主送给市直纪检委。赵××是××局行政科的一般党员干部，贪污公款813元。根据党员管理权限，根本无须报市直纪检委批准。矛盾上交的情形，不仅党政机关有，而且司法机关也有，带来的后果更严重。比如：有法不依，用公文上下踢来踢去，以致很简单的错案多年甚至十几年得不到彻底纠正。

17．忌先斩后奏

先斩后奏，也是上行文行文过程中严重违反行文原则的突出问题之一，指将事情办完后再向

－4－ 上级机关请示。

事前请示，本是行文的规矩。但有的单位往往事后请示，“既成事实”后让上级机关不得不批；有的寻找“借口”，一边运作，一边“请示”。

先斩后奏的公文，不仅仅违背公文规范化要求，更反映了个别机关领导者不良的工作作风。18．忌一文多事

一文多事，专指请示文中一文呈报多个请示事项的情形。1996年《条例》和2000年《办法》均规定“请示应当一文一事”。新《条例》对此进一步作了明确规定。很明显，主旨明确，内容具体，中心突出，才便于上级审阅和处理。然而，有些公文总要一文呈报多个请示事项，有的甚至节外生枝、笔下生花，给上级答复和处理造成困难，势必影响办理效果：一文多事，体现的是违反行文规则方面的规定，导致的是公文内容的不规范。

19．忌报请混杂

报请混杂，专指在报告和“呈转性意见”文中夹带请示事项的情形。

公文处理法规是将“一文一事”和“不得夹带请示事项”一起规定的。1996年《条例》规定：“向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。”2000年《办法》规定“请示应当一文一事”“报告不得夹带请示事项”。新《条例》取两者之长，避其之短，表述得更确切，在第十五条第（四）项中明确规定：“请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。”

有些公文常常违反这一规定。例如某市向省政府呈送《关于粮食烘晒工作情况的报告》，文中除简要报告粮食烘晒进展情况外，还夹带向省政府要维修费、购置费和补贴费等请示事宜，报请混杂，同“一文多事”一样，不仅违反行文规则方面的规定，而且也导致了公文内容的不规范。

需要明确的是，上行文除报告、请示而外，还有“呈转性意见”；“报告等非请示公文”，则包括报告和“呈转性意见”，从新《条例》的精准表述中，也可以体会出“呈转性公文”和“呈请性公文”的区别。

20．忌横传直送

横传直送，俗称“文稿倒流”，是撰制公文之大忌，指不按公文的起草、审核、签发程序办事的情形，其中违反签发程序问题尤为严重，而且带有一定的普遍性。

在实际工作中，一些部门往往不懂程序或不重视程序而越过办公部门，把起草的文稿径直送机关主管领导审批；有的领导往往不懂程序或不重视程序而不经办公部门审核，便大笔一挥直接签发：办公部门虽感到不妥，但有时不敢得罪领导，则委曲求全地违心印发。如同偷工减料会出现劣质的不合格产品一样，“文稿倒流”往往造成各种各样的病误甚至产生错误百出、质量低劣的公文。这不仅严重影响机关形象，而且容易产生矛盾，造成工作上的被动。此问题，中共中央办公厅和国务院办公厅一直强调解决，但彻底纠正的难度很大。

在一些基层机关和单位，文秘人员提出建议，要求办公部门先核稿时，个别领导却以为是对自己的不尊重。在这种情况下，坚持原则得罪领导，文秘人员左右为难。某县团级单位曾有过这样的一幕：当办公室的同志对业务部门拿来打字的文稿提出疑问，要求办公室核稿时，却遭到拒绝和指责，说什么：“×书记（××长）都签字了，你们还核什么稿？”下一幕怎样，我们暂不考究。让我们实事求是地作以分析：即使水平较高的领导，也不可能是“全才”，文字功底不见得很强，公文格式和规则更不一定明晓。由于领导素质的不同和时间、精力的限制，文稿送到领导手里，有的看，有的不看；有时看，有时不看；有的看出问题，有的看不出问题；有的改，有的不改；有的改对了，有的改错了。而文件发出后，又怎能保证质量，怎能合乎规范？领导干部如果自恃权威，习惯于个人说了算，对公文写作半通不通，或一窍不通，却又装腔作势，以权压人，那么在一些非正常的情况下，往往起着决定性的作用。

22．忌把关不严

把关不严，专指办公部门和单位领导没有把好行文关和公文质量关。

－5－ 对文稿审核和复核的重点，原公文处理法规规定得就很明确。2000年《办法》第二十七条规定：“公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。”其中的“有关要求”包括第二十五条所说的情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直抒不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短等。2000年《办法》第二十九条规定：“公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。”

新《条例》第二十条规定：“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关地区或者部门职权范围的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否符合规定。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。”第二十一条规定：“经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。”第二十五条规定：“发文的主要程序是：

（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。„„”

实际工作中，办公部门负责审核和复核文稿的同志以及办公部门主管领导倘若综合素质和责任心不强，就会使审核和复核流于形式，而如果加上包括机关首长在内的办文各个环节的人员缺乏公文知识和依法行文的自觉性，抑或法律、政策等理论水平和文字水平不高，则更容易造成把关不严而使公文出现差错，甚至闹出政治笑话。

2011年5月5日，深圳市住房和建设局在其官方网站发出《关于切实做好建筑行业农民工工资结算支付工作

共同维护大运会期间社会和谐稳定的通知》，文中规定：从5月1日起至9月30日，严禁农民工通过群体性上访等非正常手段讨要工资，造成严重后果或恶劣影响的，将追究其刑事责任。文件公布后，引起社会强烈批评，各界人士痛批其荒谬之处：一是通过上访讨薪是农民工合法权利，为了维稳而侵犯了农民工的合法权益；二是追究刑事责任是司法机关的职能，声称追究农民工刑事责任超越法律权限。政府部门出台规范性文件本是很严肃的工作，理应经历几易其稿、多次讨论的过程，但该局出台的文件竟然经不起常情常理常识的考量。该局9日作出回应，承认该文件“文字表述确有错误”“行文程序和审查把关不严”，宣布立即撤回文件，修改完善后重新发布。同时表示，感谢社会的关注和舆论的监督，接受各界的批评，并希望能通过媒体向社会各界尤其是广大农民工表达歉意，今后将加强学习并严格行文程序。或许，此次出现的“政治笑话”，确实由于公文审核和复核程序流于形式，但不管怎么说，导致公文内容出现严重错误，教训是极其深刻的。

23．忌校对出错

校对出错，是影响公文质量、公文规范化水平低的重要原因之一。

许多基层机关、团体和企事业单位存在的问题较大，由于没有专职校对人员，临时负责校对的同志缺乏文字功底，且校对时不够认真，致使不少错误检查不出来，印制后的公文质量十分低劣。

在校对公文过程中，经常出现的问题：一是形体相似和字音相同的错别字检查不出来；二是意义不同的同素词（即语素相同、字序各异的不同类词）检查不出来；三是丢词落字的地方检查不出来；四是标点符号错误检查不出来；等等。

24．忌将错就错

将错就错，指上级机关对下级机关上报的公文不予纠正而做错误处理的情形。

－6－ 1996年《条例》第十五条规定：“对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。”2000年《办法》第三十二条规定：“„„对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。”实际上，对下级机关上报的不规范的公文，上级机关均应及时纠正，绝不能将错就错、以讹传讹。比如过去经常看到《×××批转〈×××关于„„的请示报告〉的通知》（1990年中央竟也发过这样的文件），发文机关如果将下级机关的这种不伦不类的“请示报告”纠正后再批转，就会大大减少“请报不分”的问题，也不会造成理论研究上的长期混乱。

针对将错就错方面的问题，新《条例》第十五条第（七）项进一步明确规定：“不符合行文规则的上报公文，上级机关的文秘部门可退回下级呈报机关。”同时，在第二十条中明确规定了审核程序：“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核„„”在第二十五条中明确规定了复核、复审程序：“已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。”可以肯定，严格执行违规公文退回及公文审核、复核、复审等规定，就可以大大减少乃至杜绝将错就错情形的发生。

25．忌党政不分

党政不分，指发文机关不区分党政机关职权而违反行文关系的行文。

由于某些地方仍然不同程度地存在以党代政的现象，因而自然反映到行文关系上。党政不分主要表现在：纯属行政主抓的工作错由党委包揽行文；党的机关公文主送行政单位；行政机关公文主送党组织；非党政机关联合行文而党政一并主送；等等。在一些基层单位和业务部门，任免干部的行文也常出现“以党代政”问题，甚至出现党委行文批复安全事故处理意见和给予党员干部行政处分的情形。

26．忌越权行文

越权行文，专指超越职权的下行文。除前面提到的党委越权包揽行政行文而外，还有：部门超越职权（包括未经领导机关授权）就向下级机关行文；须经政府审批的事项未得到政府同意就先行向下发文；涉及其他机关职权未经协商一致而擅自行文；应当联合行文却独自行文；部门办公室以外的内设机构对外正式行文；等等。

针对此误，1996年《条例》第十二条第（三）项曾规定：“党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。党委办公厅（室）根据党委授权，可以向下级党委行文；党委的其他部门不得对下级党委发布指示性公文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。”2000年《办法》第十五条曾规定：“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”第十七条曾规定：“属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。”

新《条例》依然是取原规定之长，避原规定之短，进行了确切概括。如第十六条第（二）项规定：“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意可由政府职能部门行文，文中需注明已经政府同意。”第（三）项规定：“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。”第（四）项规定：“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。”第十七条第二款规定：“党委、政府的部门依据职权可以相互行文。”第三款规定：“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”

27．忌多头主送

多头主送，指不当主送两个或两个以上机关，系上行文中违规主送的情形之一。针对此误，1996年《条例》曾在第十二条第（一）项中规定：“向上级机关行文，应当主送一个上级机关；

－7－ 如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。”2000年《办法》第二十条曾规定：“‘请示’应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。”

新《条例》第十五条第（一）项进一步明确规定：向上级机关行文“原则上主送二个上级机关，根据需要同时抄送其他相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关”。

实践中，多头主送表现多种多样：一是一并主送给上级党政机关，如“省委、省政府”“市委、市政府”等；二是一并主送给有双重领导关系的两个上级机关，如“县委并市纪委”“市政府并省××局”等；三是一并主送给上级机关和更上一级机关，如“县政府并市政府”“市委并报省委”等；四是一并主送给上级机关及其所属部门，如“××党委并组织部”“市政府、市××委、市××局”等。

28．忌主送个人

主送个人，指不当主送上级机关负责人，也系上行文中违规主送的情形之一。1996年《条例》第十四条中规定：“除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅（室）按规定程序处理，不应直接送领导者个人。”2000年《办法》第二十二条规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”

新《条例》在第十五条第（五）项中明确规定：“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文„„”

违规主送个人的情形，如“×书记”“×市长”“×局长”等。有些人认为将公文主送给领导可以走“捷径”，有的担心业务部门“卡壳”则直接主送领导个人。有的在主送上级机关的同时，又不必要地主送给机关领导人，如“××党委并×书记”“××政府并××长”等。

29．忌主送颠倒

主送颠倒，指上行文和下行文主送颠倒，导致行文方向搞错，多表现在基层机关公文中。主送颠倒主要有两种情形：一是将应当使用的通知、决定等下行文主送给上级机关；二是将应当使用的报告、请示等上行文主送给下属单位。

30．忌乱抄滥送

乱抄滥送，指不必抄送而胡乱抄送或过度抄送的情形。

乱抄滥送主要表现在以下几种情形：一是不分有无关系和有无必要，随意抄送上下左右诸多单位；二是把向下级机关发的一般性公文，无必要地抄送上级机关；三是把请示同时抄送下级机关；四是对行文单位和受文单位的领导一一抄送。

针对向上级机关的行文，新《条例》第十五条第（一）项明确规定：“原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送其他相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。”针对向下级机关的行文，新《条例》第十五条第（一）项明确规定：“主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。”第（五）项明确规定：“上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。”

31．忌漏抄漏送

公文切忌乱抄滥送，但也不可漏抄漏送。应该抄送而未抄送的公文，主要有以下几种：一是重要的下行文，未能抄送直接上级机关；二是因特殊情况而越级上报的上行文，未能抄送被越过的上级机关；三是受双重领导的机关向某一上级机关请示，需要抄送而未能抄送另一上级机关；四是上级机关对受双重领导的下级机关行文，需要抄送而未能抄送该下级机关的另一上级机关；五是公文内容涉及有关机关的职权范围，未能抄送所涉及的机关。

32．忌以领导个人名义上报公文

以领导个人名义上报公文的问题时有发生。为纠正此误，新《条例》则在原规定禁止“主送个人”的基础上作了禁止性的补充规定。新《条例》在第十五条第（五）项中明确规定：“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负

－8－ 责人名义向上级机关报送公文。”

44．忌任意膨大，繁缛冗长

对于繁缛冗长的公文，人们早已习以为常，却很少有人细细品读。办公部门起草公文，写得越长，好像越能看出起草者的水平。领导讲话，讲上几个小时，似乎越能显示出讲话人是个水平不凡的，领导者。当今各级领导，文稿几乎全由秘书代劳，有的则事先要求秘书将文稿写到多少于字或多少万字。实践中，公文“只有一二，硬凑三四”的情形已成常态。秘书写长文，吃苦挨累，有时并非情愿；但文稿几次送上不合领导心意，为满足长的需求而不得不生拉硬扯、七拼八凑，势必造成公文繁缛冗长、有长度而无力度。

45．忌空洞无物，枯燥乏味

对于言之无物、空话套话连篇的公文，面孔大同小异、语言上下雷同的公文，当“传声筒”“收发室”、搞形式主义的公文，人们早已见怪不怪。有的公文议论较多，本无可非议；但公文和专题论文不同，切不可长篇大论。公文的议论是建立在叙事和说明的基础上的，根据可靠，理由充分，言之成理，方令人信服。许多公文缺乏可靠根据和充足理由，往往用简单枚举归纳方法代替科学归纳推理，或以偏概全，或轻率概括，或脱离内容表达需要，套用某些时髦的词语，讲一些不切实际的道理，无的放矢地空发议论，正如习近平所指出的那样——“既不触及实际问题，也不回答群众关切”。

46．忌虚假不实，失真失信

在公文写作中，有的华而不实、胡编乱造，甚至弄虚作假、欺上压下，严重影响公文的质量和效用。比如，对上歌功颂德，邀功取宠，报喜不报忧，对下按需褒贬，估成绩夸大其词，谈问题刻意掩盖。

公文中经常出现“移花接木”问题，即如实报请难以奏效，为达到目的做虚假文章，一旦获准便“改弦更张”。此种虚假，是有意而为之。行文者即便没有主观故意，却由于种种原因而使公文出现不准确、不真实的内容，也是经常发生的事情。

47．忌贪图数量，不求质量 贪图数量而不求质量，势必导致红头文件泛滥成灾。据2010年11月9日中国新闻网援引《半月谈》的报道，某县委办公室一位参加工作一年多的秘书一年里起草了八十多份文件，另有某县级经济开发区的党委办公室一位分管文字工作的副主任一年竞担负了五百多份文件的起草和文字把关工作。机关中，有的人起草公文和依赖公文似已成瘾、成癖。一位自称“公文专家”的秘书工作者曾撰文说：“废止文件对我打击很大。一次上级下发文件，把以前几个年度的一百多个文件给废止了。为此，我几天睡不好觉„„为了弥补这次废止文件的损失，我开始夜以继日地写文件，呈报给我们领导签发，来做补偿„„没有文件，我不知如何生活才好，没有文件的日子实在难过啊！”这说明，长期以来在人们头脑中形成的根深蒂固的“红头文件至上”的观念，对于某些人来说已成为一种病态。

公文著作贪图数量而不求质量的问题也严重存在，许多肤浅而雷同甚至错误百出的低劣之作一直充斥着图书市场。

48．忌穿靴戴帽，八股陈调

穿靴戴帽、八股陈调，大都表现在公文开头和结尾所用的废话上。此类公文，即使主体部分有实实在在的内容也让人感到厌烦。公文开头一般采用开门见山的方法，而有的却是：说明缘由，不落笔入题；提出问题，不单刀直人；揭示主题，不开宗明义。比如，有的公文开头常常出现“在„„指导下，在„„关怀下，在„„直接领导下„„”等等，绕来绕去才接触正题。

49．忌面面俱到，离题万里

面面俱到、离题万里，主要是行文不能紧紧围绕题目和主旨，而常常“跑题”。比如：某些以提出问题和解决问题为主旨的公文，往往用相当长的篇幅去谈大好形势或肯定成绩，生怕成绩估不够、功劳讲得不充分。某县人民政府曾上报一份请示，先用三大段共三千多字阐述大好形势。

－9－ 对请示事项和请示理由，文中却只用一句话一带而过。

50．忌选材不当，内容繁杂

选材不当、内容繁杂，主要指下行文而言。如某单位发的《有关问题的具体规定》，公文标题简而不明，公文内容却无所不包，有医药费、招待费、取暖费、病假工资、职工借款、物资采购、财务审批手续、住房、调转、请假制度、事故报告制度等等。这样的公文，往往叙事拖沓，语言无端重复，表述啰啰唆唆。

51．忌因循守旧，沿袭陈规

人们稍加注意，则不难发现：许多公文和公文著作“老化”俗套，不能与时俱进，往往置现行公文处理法规于不顾，一仍旧贯地沿用早已废止的规定，以致公文规范化终成“泡影”难以实现。公文中沿袭陈规的情况，和公文著作的误导不无关系。翻阅当下林林总总的公文写作书，感到照搬过去错误观点和实例的情形十分严重，着实令人忧心忡忡。

52．忌唯书唯上，抄袭成风

唯书唯上、抄袭成风，在公文写作和公文研究中均比较严重。比如：公文写作中，下级抄上级，一级抄一级，上级机关即使出现不规范公文，下级机关也机械效仿；对于内容有明显错误或不切实际的公文，也生搬硬套，不折不扣地执行；等等。比如：公文研究中，不善思考，人云亦云，迷信“权威”，盲目跟风；不辨真伪，不明是非，肆意抄袭，错了也照抄不误；等等。

53．忌克隆文件，传为笑柄

近年来，公文雷同事件频频曝光：两市消防系统的宣传文稿，除发言人名字外如出一辙——针对开封市副市长讲话中出现“构建和谐平安漯河”，网友戏称“开封指导漯河工作”。两个县政府汇报安全生产工作，汇报材料竟然基本相同，经查是修文县照搬了邻县的材料。张家界市委宣传部召开某项演出及宣传推介座谈会，本应参加会议的人员由于没有听取并记录领导讲话内容，编发该信息时，便在网上搜索了河南巩义旅游宣传座谈会某领导的讲话，添加在张家界市委宣传部部长的讲话中，连原文中的“巩义”等字样都没有删除，便有了“湖南推介河南景区”的笑柄。

从“开封指导漯河”“双胞胎政绩”到“湖南推介河南景区”，公文抄袭上升至克隆文件的笑话接二连三，影响颇坏。

54．忌装腔作势，文过饰非

装腔作势、官气十足的公文屡见不鲜，已不足为奇。公文乃至公文著作出现疏漏差错在所难免，但就怕发文机关和作者没有一个负责任的态度。以往我们看到，公文界能及时纠错者屈指可数，倒是经常出现自以为是、知错不改的“文过饰非者”。他们或许怕丢了面子而有失尊严，就是不怕对下级机关和广大读者产生误导。

55．忌文字失范，错讹频现

公文中文字失范，有时并不局限于语法错误。2009年11月，多家媒体披露：武隆县委发的红头文件竟然出现辈分颠倒的荒唐错误，把当事人的妻子写成了妈，而事实上当事人的母亲于2006年8月就已去世。结婚已12年的妻子被弄错了身份，竟成了当事人的“妈”，还被印成了红头文件。当事人感到人格受到侮辱，要求县委更正并公开道歉、恢复名誉。

红头文件出错在不少地方都发生过，如：明明是中秋节的放假通知，竟在通知中写成了“端午节”，凡此种种，文字失范已导致公文内容改变，红头文件还有什么权威性可言？

56．忌假借公文，谋私泄愤

2010年1月，浙江省政协原常委、政协人口资源环境委员会原主任戴备军受贿、滥用职权一案判决后，曾有报道说，戴为了讨情妇欢心，在全省推广污染源在线自动监控项目时，竞下发红头文件“独家指定”购置其情妇所办公司的设备。近年来，发红头文件谋私、让权力蒙羞的官场丑闻频发，足以令公文界深刻反思。

2009年3月，湖南省石门县委宣传部以标题为《成德林——一条披着记者“羊皮”的狼》的公函形式，向国家新闻出版总署、《中国妇女报》等单位发文，反映《中国妇女报》湖南记者站工

－10－ 作人员成德林有违法违纪行为。严肃的公文里，竞借宣传部副部长之骂成德林“狗日的”，文中还多处出现“疯狗”“瘟神”“丧家之犬”“黄鼠狼”等不雅字眼，因此被当事人告上法庭。如同泼妇骂街的公文，亵渎的是公文的严肃性，损害的是领导机关形象。

57．忌部门至上，有悖法律

据2009年6月媒体披露，自2009年1月1日起施行的《定西市农村“四荒地”（荒山、荒沟、荒丘、荒滩）招标拍卖公开协商承包资金管理使用办法》因部分内容违反有关法律、法规，越权设定行政许可施行不到半年，就被甘肃省政府叫停。

一些“规范性文件”频频与法律、法规抗衡，变成了“敛财文件”“扰民文件”，除乱设行政许可外，有的还大搞垄断，搞地方保护和市场封锁，随意增加公民义务和负担，限制公民权利，等等。“政府权力部门化、部门权力利益化”现象日益突出，备受百姓诟病。

58．忌违法行政，丧失公信

借贷本是一种平等、协商、自愿的民事行为，可有的却将其变成了行政强制行为，为了替开发商卖房，竟然用红头文件强行向职工“借款”，表现出一种“借你没商量”的霸气。据媒体披露，在一些地方还出现过“下达喝酒任务”“手机必须使用某种彩铃”“外地客商可享法外待遇”“临街窗帘要统一颜色”“十大杰出经济人物评选强令拉票”“下达指标任务‘逼’村民超生”之类的雷人红头文件，而乱收费、乱罚款、乱摊派的“三乱”行为各地居然都有红头文件这把“保护伞”。发红头文件违法行政，反映出一些地方法治精神缺失、人治大于法治的尴尬现实，它侵犯公民权利，丧失政府公信力，为群众深恶痛绝。

59．忌政策不符，观点有误

政策不符、观点有误的公文，过去常见于基层文件中。如某校下发的《关于加强安全保卫工作的通告》，竟然出现“来客出门时，一律接受搜身检查”“校内若被盗、失火等，来客应作为人质”“凡拒不执行本通告的予以经济处罚和行政处分”等内容。

近年来，违反政策、观点错误的公文在不断拓展或升级。2011年，广东省佛山市政府上午发布楼市限购“松绑令”，到厂晚上又发紧急通知暂缓执行，一项政策从发布到终止仅仅存活了不到12小时。该地楼市“松绑令”朝令夕改为哪般，引起网上热议。有人分析，佛山放宽限购政策，与中央一年多出台一系列楼市调控政策不符，将会破坏中央对全国楼市调控已经取得的阶段性成果，该文件如此短命也就在意料之中。另据媒体披露，2011年某市教育局曾发红头文件禁止教师乱讲话。文中要求教师通过正确的渠道反映正当的诉求，“不该做的事不要做，不该说的话不乱说”。这实质上是限制教师言论自由，限制网民自由表达的权利。网民质问道：“现在是网络社会，互联网难道就不是正确的渠道吗？”

60．忌超越权限，无法兑现

某单位举办业务培训班，面向社会招生，竟然在所发的文件中承诺“考试及格者发给毕业证书，承认学历”，殊不知，该单位根本没有这个权力。办班结束，怎么兑现？

2010年，当不少人禁不住为广州市下发的《关于进一步做好优秀外来工人和农民工子女义务教育工作的意见》叫好的时候，市教育局负责人竟然表示，这一文件目前只是粗线条框架、原则性要求，并不具备操作性。网民戏称：这意味着，一个“天上掉下的馅饼”一夜之间又变成了“画饼”。类似文件，宛如无源之水、无本之木，最终只能被束之高阁。

62．忌主旨不明，态度暖昧

主旨不明、态度暧昧，多表现在报告中。向上级汇报工作，反映情况，不应该只提出问题，还应针对问题提出见解和解决问题的具体建议。有些公文把问题提出以后，却不表示明确态度。这种公文，也就失去了它应起的作用。

此种情形，从行文者来说，多抱着依赖上级的心理。有的也许不愿深入思考，或者根本没有思考，因而提不出任何见解；有的也许存在这样或那样的顾虑，而不想把见解和建议呈给上级。总而言之，是责任感和事业心不强的表现。

－11－ 64．忌相互抵触，矛盾扯皮

相互抵触、矛盾扯皮，指在同一问题上，上下级机关之间、机关与上级或下属部门之间、部门与部门之间所发的公文出现“撞车”“顶牛”等“打架”现象。公文“打架”现象由来已久。据报道，某地方政府的一份红头文件居然闹出“三胞胎”，出现三个版本，年份相同文号相同，标题和盖章单位也一样，但格式与内容不同，甚至有的条款相互“打架”。《人民日报》曾针对这一现象撰文长期以来，红头文件满天飞，有的公然违反国家法律规定，有的相互冲突、“打架”，有的“发而不废”“废改随意”，甚至有“暂行规定”暂行了几十年„„种种乱象，使得政府的公信力一再受损。究其公文“打架”的原因主要有三：一是部门权力至上，既得利益驱使；二是长官意志突出，自律监管缺失；三是决策能力有限，政策水平较低。仅从许多行政机关对具体事务的管理来看，多交叉现象，而不同机关制定的文件往往倾向于部门利益。结果，各主管部门难免互相扯皮、互相推诿，从而造成司空见惯的“踢皮球”现象；严重者，各机构各执一词，互不让步，往往导致不该出现的责任事故。

66．忌引用公文要素不全

引用公文要素不全，即只引公文标题，或只引发文字号。如“《国务院办公厅关于转发农业部村民一事一议筹资筹劳管理办法的通知》规定„„”，“《村民一事一议筹资筹劳管理办法》规定„„”，“国办发〔2007〕4号文件规定„„”。

批复正文开头引用下级机关的请示文时，多错误地弛表述为“你×《关于„„的请示》收悉。现批复如下„„”，“你××呈〔200×〕×号文收悉。现批复如下„„”，“你××发×字〔2004〕第017号收悉。经研究，批复如下„„”（后者发文字号也不规范）。

67．忌引用公文顺序颠倒

引用公文顺序颠倒，即先引发文字号，后引标题。如“国办发〔2007〕4号《国务院办公厅关于转发农业部村民一事一议筹资筹劳管理办法的通知》规定”。批复正文开头，如“你×××呈〔2001〕×号《关于„„的请示》收悉。现批复如下„„”。

68．忌引用公文不当替代

引用公文不当替代，多用发文日期代替发文字号，如“2007年×月×日《国务院办公厅关于转发农业部村民一事一议筹资筹劳管理办法的通知》规定”；有的用文种代替公文标题，甚至既用发文日期代替发文字号又用文种代替公文标题，如“根据国务院办公厅2007年×月×日的通知精神”。批复正文开头不当用语，如“你2001年×月×日请示收悉。现批复如下„„”

69．忌引用公文随意苟简

引用公文随意苟简，即引用公文时将公文标题或发文字号不当简略，不写全称，标题多无故舍弃发文机关。如“《关于转发农业村民一事一议筹资筹劳管理办法的通知》（国办发〔07〕4号）规定”，则是既无故舍弃了发文机关，又将发文字号中的年份违规简称。

70．忌引用公文附赘悬疣

引用公文附赘悬疣，即在公文标题前赘加发文机关名称和成文日期，而造成不必要的重复。如“国务院办公厅2007年×月×日下发的《国务院办公厅关于转发农业部村民一事一议筹资筹劳管理法的通知》（国办发〔2007〕4号）”。

71．忌引用公文两项杂糅 引用公文两项杂糅，即把公文标题和发文字号混杂一起表述。如“国务院办公厅国办发〔2007〕4号通知”。又如“„„发布新闻不收费。（国家工商行政管理局〔1985〕工商73号通知）”。

72．忌引用公文标点错用

引用公文标点错用，有的书名号错位，将发文机关名称置于标题之外；有的将标题后面的圆括号错成方括号或六角括号，而将里面发文字号年份外的六角括号改成圆括号。如“国务院办公厅《关于转发农业部村民一事一议筹资筹劳管理办法的通知》〔国办发（2007）4号〕”，这不仅将发文机关名称置于了标题之外，而且将标题后面的圆括号错成了方括号，而将里面文字号年份外

－12－ 的六角括号改成了圆括号。“你×《关于撤销××××设立×级×××的请示》〔×政发（2000）141号〕收悉。现批复如下„„”，因请示标题可省略发文机关，故引用的标题可以，错讹是发文字号不规范，它将标题后面的圆括号错成了六角括号，而将里面发文字号年份外的六角括号改成了圆括号。

73．忌引用公文文种缺失

引用公文文种缺失，即将公文标题拆解开随意表述，而无故丢弃通知文种。如“国务院办公厅转发的《村民一事一议筹资筹劳管理办法》（国办发〔2007〕4号）规定”或“国务院办公厅转发《村民一事一议筹资筹劳管理办法》（国办发〔2007〕4号）规定”。

许多人在行文或著述时，习惯把“《×××批转（转发）关于„„的通知》（××发〔××××〕××号）”改变成“×××批转（转发）《关于„„》（××发〔××××〕××号）”或××ד批转（转发）的《关于„„》（××发〔××××〕××号）”。这种无形中丢弃通知文种的公文标题，由于经常出现在公文著作中，难免对读者产生误导，往往造成人们对公文标题的误解或导致学界一些人陷于公文标题研究的某种误区。

79．忌滥用简称或直接用非规范化简称 根据2000年《办法》规定，“日期应当写明具体的年、月、日”“文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称”。对此，新《条例》未进一步明确，但这早已成为公文写作约定俗成的标准。针对年份苟简问题，新《数字用法》作了明确规定。长期以来，公文中日期不写明具体年、月、日的情形比较严重，如98年5月，01年8月。在一些基层机关公文中，常常不先用全而直接用非规范化简称，这是不符合规范化要求的做法。

第二编 文种使用方面禁忌

【要点提示】

1．正确使用文种，是执行公文处理法规、实现公文规范化的起码要求。2．正确使用文种，必须把握好行文关系，避免违反行文关系致文种错用。3．正确使用文种，必须把握好职权范围，避免超越职权错误行文。4．正确使用文种，必须把握好行文目的，避免文种与公文主旨相矛盾。5．正确使用文种，必须把握好不同类别，避免出现“张冠李载”错误。6．正确使用文种，必须把握好对应文种，避免违反对对应文种行文规范。7．正确使用文种，必须把握好关联文种，避免相关相似文种混淆错用。

8．注意纠正实践中积非成是的做法，避免陷入理论误区，确保文种使用规范。9．明确文种及其适用范围的沿革，是正确使用文种和正确研究文种的可靠基础。

81．忌不明确文种的含义及重要性

为概括表明不同公文的特征与使用范围，须赋予每种公文以统一、规范的名称。文种则是公文中具有共同内涵、共同使用范围、共同成文格式和最能体现行文主旨和公文内容、表明公文名称的基本分类单位。正确使用文种，是执行公文处理法规、促进公文规范化的起码要求、重要前提和基本保证。因此，在行文时决不能随心所欲，必须根据行文目的、公文内容和行文关系以及发文机关的职权、每个文种的适用范围合理选择和确定文种。公文的文种不正确，势必影响公文质量，影响发文机关的形象。

82．忌不明确文种使用的基本要求

根据公文处理法规规定和公文写作实践经验，文种使用应当把握“六个要点”：一是把握行文关系，二是把握职权范围，三是把握行文目的，四是把握不同类别，五是把握对应规则，六是把握关联文种。为方便记忆，特将其概括为六句话：行文关系尤重要，职权范围不可超，发文目的应把牢，不同类别区分好，对应文种宜可靠，关联文种勿混淆。

－13－ 92．忌滥用公告

2000年《办法》规定：“公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。”据此，中央机关和受权的高级机关以及法律法规规定可以用公告公布法定事项的机关有权使用公告，一般机关不宜滥用。以前，学界曾有人提出要扩大公告的适用范围，实际上是屈从，滥用公告的倾向，欲使这种倾向合法化。

新《条例》仍规定公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”，依然没有改变“向国内外宣布”，也没有改变“重要事项或者法定事项”。运用纵向比较法进行分析，会发现：国家在各个时期对公告的规定均没有离开“重要（或重大）”和“向国内外”等限制，因此滥用“公告”没有任何根据。

从文种使用的角度考虑，超越职权范围行文最严重的问题当属公告的滥用。长期以来，滥用公告的现象十分普遍，主要表现在将广告、启事、声明等社会事务文书用公告发布上。

某著作选用的一篇公告“范文”竟是《××市电子产品销售中心站开奖公告》，公告内容是：“我站定于××年四月二日上午，在本站门口（红卫路西路大板楼）举行第二次有奖销售商品开奖仪式。欢迎光临„„”此“范文”实属滥用公告的典型，它充其量是个“启事”类文告而已，甚至可以说就是个“广告”。

滥用公告的现象之所以一直很普遍，是因为很多人不了解公告的意义和用途，因而望文生义，以为在公共场合向公众告知事项就得用公告。结果，某个地方的事用“公告”，一个单位的事用“公告”，就连基层单位为告知某一具体事情也用“公告”，弄得各种名目繁多的“公告”随处可见。什么“开奖公告”“招聘公告”“工程公告”“搬迁公告”“游园公告”“换证公告”，甚至还有“医院门诊公告”“××商店公告”和令人啼笑皆非的“弃婴公告”等等。这类“公告”，不仅张贴在城市街道，而且常常见诸报端，或出现在电视屏幕上。不难看出，这已大大超出了公告的使用范围，远离了“向国内外宣布重要事项或法定事项”的本意。而那些随意拿公告当广告用的做法，尤其是在公文著作中把广告式的“公告”作为范文向读者推介，简直是对公告的一种亵渎和践踏。

93．忌滥用通告

社会上滥用通告和通知的现象，仅次于滥用公告。笔者并不完全否定与公文同名异质的事务性文书的正常使用，但不加区别地滥用法定公文，或张贴，或登报，或在广播、电视上播放，本是在以讹传讹；而一些公文著作竟将这种滥用的“文告”作为介绍通告、通知等文种时的“例文”和“范文”加以推崇，则是应该纠正的。，1993年《办法》曾规定：“通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。”2000年《办法》将其修改为：“通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。”当时人们较普遍认为，将“在一定范围内”改成“社会各有关方面”可有效避免通告的滥用。从实践来看，通告的使用者主要是行政管理部门，在公布社会各有关方面应该遵守的事项时尤其是这样。一般机关、团体和企事业单位确实需要向“社会各有关方面”公布周知事项时，并非绝对不可以用通告，但不应该滥用。新《条例》对通告的规定和1993年《办法》一样，也就是说，又将“社会各有关方面”改为了“在一定范围内”。笔者以为，这有利有弊。利是某些局限于本系统、本单位范围内应当遵守或者周知的事项可以名正言顺地用通告，弊是若对通告文种把握不好容易错用、滥用。

实际上，在较小范围内告知事项，完全可以用“须知”“告示”之类的社会事务性文书，而不必非用狭义法定公文中的通告文种不可。滥用通告最典型的情形，当属把本属于广告、启事之类的社会事务性文书用通告在媒体上发布。

94．忌滥用通知

新《条例》规定：通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”。滥用通知最典型的情形，当属把本属于广告、启事之类的社会事务性文书用通知在媒体上发布。下面，举个滥用通知的例子，标题是：××省邮电管理局对部分电信业务

－14－ 实行优惠的通知

时间：5月1日－5月31日

此文原载《××日报》，后被某公文著作选用。该著作将其作为法定公文“通知”文种的范例加以介绍，并总结为“优惠性通知范例”，还在文后简析中评述道：“上述‘通知’的优点，主要是：（1）‘广告’效益显著。该文是在报纸上发的优惠性通知，目的是做个‘广告’。这种形式的不多，但确实能收到‘广告’的良好效益，特别运用红色标题，并在题下显著标明了优惠时间，其‘广告’效益将更为突出。（2）„„”此文的选用者也不否认该“通知”是在做广告，但却不知为什么将其选作通知“范例”。

97．忌不明确报告和请示的区别

报告和请示虽然同属上行文，但却有着明显不同的行文目的和要求，其内容迥然有别，是性质截然不同的两类文种，不可混淆错用。我们把报告和请示的混淆错用，常常称作“请报不分”。新《条例》规定：报告“适用于向上级机关汇报工工作，反映情况，回复上级机关的询问”，请示“适用于向上级机关请求指示、批准事项”。

两者主要区别：一是行文目的不同。报告大多以陈述情况为主，不要求上级机关批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级机关批复。二是公文内容不同。请示可以围绕请求事项反映情况，陈述意见，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中却不能夹杂请示事项，即使是内容复杂的综合性报报告也不例外。三是规范性用语不同。如结尾用语，报告多用“以上报告如有不妥，请指示”（不用也可），请示多用“当否（妥否），请批复”（不可不用）等。四是成文时间不同。报告大多属于事后行文，为过去时（也有的属事中行文）；请示则纯属事前行文，为将来时，待上级批复后执行。

99．忌用“汇报”替代报告

以往公文中，曾有将报告错用“汇报”行文的。如《中共中央批转国家计划生育委员会党组<关于计划生育工作情况的汇报>》（中发〔1984〕7号），被转发文标题不规范，“汇报”应改为“报告”；另外，应去掉书名号并在标题后加通知文种。可修改为《中共中央关于批转国家计划生育委员会党组关于计划生育工作情况的报告的通知》（两个“关于”各有所用，相距较远，读时并不拗口，前“关于”不省略也可）。

国家计划生育委员会党组如有明确的呈转意图，按现行公文处理法规规定可改用意见行文；但如果既汇报以前工作情况又提出今后工作建议，则只能用报告行文。若按此评改该文标题，可将其修改为《中共中央关于批转国家计划生育委员会党组关于计划生育工作情况和今后工作建议的报告的通知》。

100．忌请报不分而滥用“请示报告”

把报告和请示两个文种合并在一起使用，曾一度盛行。关于什么什么的“请示报告”，是过去比较常见的公文标题。2000年《办法》发布后，虽有所改变，但仍屡见不鲜，即便是国家级机关公文也未能杜绝。例如：《关于全国县乡人民代表大会换届选举工作若干问题的请示报告》，该“请示报告”是全国人大常委会党组主送给中共中央的，正文最后一段写道：“以上报告如无不妥，建议转发各地执行。”很明显，这是一份过去常说的“呈转性工作报告”（简称“呈转性报告”）。将其称作“请示报告”，尤为不妥。《关于„„请示报告》是典型的文种并用。

111．忌不明确意见和请示的区别

意见是1996年《条例》和2000年《办法》新增加的可多向行文的文种，作为上行文时具有明确的呈转主旨，应当和原来经常使用的上行文文种请示严格区别开来。

新《条例》规定：意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”，请示“适用于向上级机关请求指示、批准事项”。可以此为依据，结合公文写作实践，从公文内容、行文目的、行文主体、成文时间和上级处理方式等方面概括两者的区别。

一从公文内容来看：意见多突出体现“新、要、难、广”的特点，一般是对新问题、比较重要的问题、较难解决的问题和涉及面较广的问题提出见解和处理办法。而请示内容比较单

一、具

－15－ 体，一般针对某一问题、某一事情向上级机关请求指示或批准，无须是“新、要、难”和涉及面较广的问题。

二从行文目的来看：意见请求批转，请示请求批复。三从行文主体来看：意见多由机关业务主管部门行文，一般属于部门因对要办的事力不能及，而须呈报领导机关批转才能奏效的公文（除特殊情况外，上级机关一般不大可能自己制定规矩要求上级机关批转其他同级机关）。请示行文主体广泛。

四从成文时间来看：意见有事前行文，也有事中行文；请示必须事前行文。

五从上级处理方式来看：意见一般由上级机关用批转性通知行文（有时由办公部门用通知转发）；请示一般由上级机关用批复行文（有时由办公部门用函答复）。

区别意见和请示，主要看公文的基本主旨和突出特性。基本主旨和突出特性主要由请批性还是请转性来决定，请求批复当用请示，请求批转当用意见（个别的用呈转性报告）。意见和呈转性报告尽管也有所谓的请示意向，但此意向隐含于请转意向之中，“请”的实质是建议，其根本主旨是建议批转而不是请求批复。

117．忌将通告错成通知

不了解或不十分清楚通告和通知的区别，则可能造成这两种文种的错用。一般多将通告印发或播发成通知，使使用频率本来就很高的通知用得更多、更滥了。比如：《关于注意交通安全的通知》《关于贯彻执行城市交通规则的通知》《关于使用文明礼貌语言的通知》《关于节约用电的通知》《关于海水×××等区域停水的通知》，都是面向某地公民的，均应改为通告。下面，举一个篇幅简短的例子：

起坟通知

本市金牛区永丰公社南郊大队一生产队（原包家巷子）地区内坟地，因国家建设需要，希境内坟主在19××年×月×日以前到永丰公社办理起坟事宜，逾期以无主坟处理。

19××年4月8日 此文实属通告通知不分的典型，原载《××晚报》，后被某书作为“通知”例文选用。其病误严重且很有代表性。

124．忌不明确通知和通报的区别 1996年《条例》规定：“通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。”2000年《办法》规定：“通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。”新《条例》规定：通报“适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况”，比较来看，并没有原则性修改，但将原来的“交流重要情况”和晴况“改成“告知重要情况”，表述更确切。实践中，传达性通知易与传达告知性通报相混淆。

依据规定，通过分析比较，可看出通报、通知虽然都具有知照性的特点，但有很大区别。一是从适用范围来看，通报仅限于表彰先进、批评错误和传达重要精神或告知重要情况，明显小于通知。二是从传达告知的事项来看，通报少于通知，但却突出了“重要精神”和“重要情况”。三是从目的和作用来看，通知强调做什么和怎样做，一般要求办理，有的具有较强的强制力和约束力；而通报主要使受文单位了解某一典型或某启发、告诫和沟通信息的作用。四是从公文内容的时态来看，通知多具“未然性”，通报多具“已然性”（即已经成为事实的典型、情况等）。

125．忌将通报错成通知或将通知错成通报

不明确通知和通报的区别，则很容易将通报错成通知。将通报错成通知，主要有两种情况：一是习惯性地认为通报只是批评错误而缩小了其使用范围，不适当地让通知取代通报。二是把握不准它们的区别，需要传达重要精神或告知重要情况时也用通知行文。如《×××关于安全生产事故的通知》，则应将“通知”改为“通报”。

不明确通知和通报的区别，更容易将通知错用成通报。将通知错用成通报，主要有三种情况：一是将指示性通知错用通报行文。二是将批转转发性通知错用通报行文。三是将具有未然性的通

－16－ 知错用通报行文。

126．忌将指示性通知错成通报

对文种功用理解错误，则往往会把通知错成通报。指示性通知错用通报行文的，如《××市卫生局××市财政局关于有关医疗单位将自费药品列为公费报销的通报》，从正文主要内容看，不属于批评性通报。它是根据某些医疗单位出现的问题，要求有关单位共同执行“严禁用公费报销自费药品”等项规定，因此用通知行文为宜。

192．忌公文写作中便函和函混淆而错用 此种情形不属于“张冠李戴”，而是两大类具体文种的误用。1951年政务院发布的《公文处理暂行办法》曾把公函和便函均列为公文文种；1957年国务院取消了公文种类中的便函，并将公函改称为函，至今未变。便函是机关、团体、企事业单位之间商洽一般性事项使用的一种非法定公文文种。相对法定公文来说，便函不属于正式文件，行文比较简便，可没有公文版头，也可不编排发文字号（有的编“便函”序号）；而函不同，它是狭义法定公文的一种，有严格的成文格式和规范化的要求。但在公文写作中，常常将函和便函混淆，该用函行文时错用便函行文，或者该用便函行文时错用函行文。

207．忌无端用通知印发纪要和意见

会议纪要是1987年《办法》增加的文种，此前不能独立行文，一般需用通知印发。意见是1996年《条例》和2000年《办法》增加的文种，此前也不宜独立行文，一般也需用通知印发。

这两个文种，在明确了狭义法定公文的身份之后，则可以独立行文，而不必再借助通知行文。笔者以为，无端用印发性通知行文的，是历史延续性影响所致。

新《条例》再次明确了这两个文种，只是将“会议纪要”改为了“纪要”。毫无疑问，纪要仍可用纪要格式直接行文，意见仍可像通知那样直接行文。

需要说明的是，对于纪要的法定效力问题，一直存有异议。由于新《条例》和新《格式》规定仍不够明确，因此实践中有的难免还用通知印发纪要。今后如何规范，尚需国家进一步明确。

第三编 公文标题方面禁忌

【要点提示】

1．明确结构原理。“公文标题结构原理”指公文标题体现的两种结构形式：一是以“三要素”为主的总体结构，可称作“公文标题总体结构原理”；二是以事由结构为主的句法结构，可称作“公文标题句法结构原理”。

2．明确基本要求。公文标题基本要求是：结构完整，事由明确，文种恰当，语言规范，文字简洁，题文相符，便于阅读、管理和使用。

3．明确结构模式。不同类别的公文标题，一般有着各自的结构模式。研究这种结构模式，无论对于公文写作实践还是公文理论研究都是十分必要的。

4．明确认知误区。人们对公文标题结构的认知，至今仍存在许多误区。尽快走出这些误区，对于确保公文标题的总体结构和句法结构的规范、促进公文标题的规范化大有祥益。

5．明确沿革情况。这有助于消除历史的延续性影响，从而使人们能够明确、坚定地执行现行公文处理法规的规定。

6．明确剖解方法。公文标题诸多病误，大多源自结构上的病误。运用“结构剖解法”对结构病误加以矫正。是矫正公文标题病误的根本方法。

216．忌对公文标题及其规范缺乏足够认识 公文标题是公文的“眉目”，也可称作“眼睛”和“窗口”，尤可堪称公文所有组成项目中最精华的要素。它最能体现行文主旨和行文关系，最能体现公文的主要内容和文种的正确使用，最能体现公文处理法规的最新规定，最能体现语法、修辞和逻辑等多学科知识的综合运用技巧，也

－17－ 最能体现作者的才华和智慧，因此在很大程度上能反映出行文单位制作公文的水平。拟制好公文标题和搞好公文标题评改，是公文写作和公文病误矫正中最精彩之笔。公文标题拟制得好与坏，在一定程度上决定公文写作的成与败。公文标题不规范，会直接影响行文单位乃至整个系统的形象。

公文标题拟制规范，是公文规范化的重要组成部分。实践中，公文标题不规范的问题尤为突出，而在理论研究上，至今仍存在许多难点和疑点，均令广大公文工作者十分困惑。无论哪一级机关，规范地拟制某一公文标题可能轻而易举，但要做到制发的所有公文的标题都规范无误，则实属不易。公文标题的语言运用，突出体现了公文语言的特点。公文标题语言规范和公文标题结构规范息息相关，因此，探究公文标题的结构规范至关重要。从某种意义来说，可谓是公文写作实践和公文理论研究的重中之重。

公文标题结构具有一定的模式性，但这种模式性又不能绝对化。公文标题的复杂性，决定了其拟制上要有一定的灵活性；但这种灵活性必须建立在公文规范化的基础上，以不影响公文规范化为前提。公文标题要达到结构规范的要求，存在着诸多难题。其中，既有公文写作实践方面的难题，又有公文理论研究方面的难题。从性质来看，既有急需补偏救弊的问题，又有尚需明确和改革的问题。

实践证明，对公文标题及其规范缺乏足够认识，是公文标题出现种种不规范情形的重要原因之一。了解不同公文标题结构，有助于我们在实践中规范地行文。拟制公文标题时，把握好公文类别及其结构特点，就可以避免不同类公文的交叉性影响，防止出现张冠李戴之病误。把握好公文标题的句法结构特点，可有效避免语法、修辞和逻辑方面的错讹，为实现公文标题的规范化奠定良好基础。

217．忌不明确拟制公文标题的总要求

不明确公文标题的总要求，也是公文标题出现种种不规范情形的重要原因之一。有的人在拟制公文标题时，只知其一不知其二，不能统筹兼顾，往往顾此失彼，而使公文标题出现种种不规范的情形。

拟写公文标题的总要求是：结构完整，事由明确，文题相符，文种恰当，语言规范，文字简洁，便于阅读、管理和使用。具体来说，公文标题构成的要素不能残缺，事由概括必须简明确切，应同正文表达的内容一致，文种不能用错，词语不能出现语法错误，等等。

218．忌不明确公文标题总体结构特点

要做到规范拟制公文标题，必须首先掌握其总体结构特点。明确公文标题的总体结构亦即公文标题总体结构原理，是拟制和矫正公文标题时确保其结构规范的前提之一。

新《条例》进一步明确规定公文标题“由发文机关名称、事由和文种组成”。公文标题总体结构以“三要素”为主，主要体现公文标题的项目构成，发文机关名称之后通常用介词“关于”引出关涉对象，和事由词语组成介词结构，作为文种的定语。很显然，公文标题是个名词性偏正词组（也称短语），而不是完整的句子。其结构形式可表示为：发文机关+“关于”+事由+“的”+文种。其中除“三要素”外，有两个常用的虚词：介词“关于”联结发文机关和事由；助词“的”联结事由和文种。这样组合后，其句法结构的特点是：文种为中心词，发文机关和事由共同充当文种的定语。

233．忌公文标题不当省略发文机关

依据公文标题结构原理，公文标题总体结构以“三要素”为主，主要体现公文标题的项目构成，一般由发文机关名称、事由和文种组成。实践中，许多缺少发文机关的公文标题是不规范的；理论上，至今存在严重误区。一部新出版的解读新《条例》和新《格式》的著作曾阐释说：“凡是有红色版头的文件，由于版头中业已标明发文机关名称，故在标题中可以省略。”据笔者所知，从未有过这样的规定，此说于法无据，可谓是长期以来理论上的一种错讹，而且“凡是„„”说得太绝对，根本不符合实际。

－18－ 234．忌发文机关位置不当

根据公文标题要素位置规范的要求，发文机关位于标题最前面。发文机关位置不当，表现为两种情形：

一是发文机关和介词“关于”错位，如前面的举例：《关于××省财经学校向××大学联系„„问题的函》，应改为《××省财经学校关于联系„„问题的函》。

二是将发文机关置于事由中间，如《2007年××党委安排的工作重点》，不仅缺少文种，而且发文机关位置不当。修改成《××党委关于2007年重点工作安排的通知》，才符合标题结构规范。

235．忌发文机关党政不分

第一编曾谈到违反行文关系的党政不分问题。党政不分问题，表现在公文标题上则是发文机关党政混淆。例如：《×××党委关于转发工会<关于筹备召开第×届体育运动大会的通知>的通知》，党委根本没必要行文，由行政单位或工会直接发文即可。另外，不应转发所属单位的通知。《转发×局团委<关于协助党委建立各级团委后备干部制度的意见>的通知》（××政字〔19××〕10号），此文行政机关行文不妥，发文机关应改为“××党委”，“转发”改为“批转”，并去掉书名号。

239．忌公文标题中的发文机关与落款或印章不符

公文标题中的发文机关与落款或印章必须相符。有些公文却常常不相符，这是公文规范化所不能允许的。比较常见的错误有四种：一是公文标题中的发文机关为领导机关名称，落款或印章却是其办公部门；二是公文标题中的发文机关为办公部门，落款或印章却是其领导机关；三是公文标题中的发文机关为临时机构名称，落款或印章却是常设机构名称；四是公文标题中的发文机关为常设机构名称，落款或印章却是临时机构名称。

240．忌将概括公文主要内容的短语或句子作为公文标题

将概括公文主要内容的短语或句子作为公文标题，是公文标题只有事由即仅由事由要素构成而缺少发文机关和文种的情形。其中，有的类似事由，有的又有别于事由。如某书介绍的公文标题《关于安排外国旅游者游览、朝拜五台山部分寺庙事》；省级机关公文标题《转发<„„>等两个文件》；国家级机关公文标题《当前农村经济政策的若干问题》。此类型标题，明显违反现行公文处理法规的规定，不符合规范化要求，而且带有相当的普遍性。

241．忌将类似新闻报道等体裁文章的题目作为公文标题

将类似新闻报道等体裁文章的题目作为公文标题，像事由又不像事由，在公文中显得很不协调、很不得体。如某省级机关公文标题《××××报告团在××产生强烈反响》；国家级机关公文标题《把农村改革引向深入》等。此类标题明显不符合公文标题的结构规范，也带有一定的普遍性。

242．忌公文标题随意省略事由

公文标题随意省略事由，专指公文标题由发文机关和文种构成而无故缺少事由要素的情形，亦即没有概括公文的主要内容，不该省略而省略了事由。如《××市人民政府决定》、《××县人民政府通知》等。

公文标题偶有省略事由的时候，如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》。这样的公文，正文特别简短，标题省略事由未尝不可；但不分情况随意省略则不可取。实践中，省略事由大多不够规范，不应提倡。

和国家早期公文中，也有不当省略标题事由的情形，如《中共中央通知》（中发〔1972〕××号）。发文当时，也许没有人怀疑它的规范性，但按现行公文处理法规衡量肯定是不规范的。

《国务院关于在西藏自治区拉萨市实行戒严的命令》（国发〔1989〕20号）全文只有一句话，仅14个字左右，可谓是篇、段、句合一的典型公文，但却用了完整的“标准式”标题，很值得借鉴。

－19－ 244．忌将常用的非法定公文误作法定公文致标题无文种

公文标题无文种，专指公文标题由发文机关和事由构成而缺少文种要素的情形。将常用的非法定公文误作法定公文致使标题无文种的情形，是公文标题无文种最常见的形式寓。如《关于„„的规划》《×××关于„„的计划》《×××关于„„的总结》《×××关于„„的要点》《×××关于„„的安排》《×××关于„„的方案》《×××关于„„的制度》等等（代表发文机关）。从行文方式来说，这属于张冠李戴的情形，即将它们冠以法定公文的版头，编排发文字号，直接上报或下发。此类公文标题看似有文种，实际上没有法定公文文种，不合乎规范化要求。不懂得这个道理，评改公文和研究公文也都会出错。除此之外，很多人在拟制公文标题时习惯将批转、转发、印发性通知文种舍弃，致使标题无文种，这是公文标题无文种的一种特殊情形，下面具体涉及。

245．忌连一般常用的非法定公文文种也没有而随意乱造

连一般常用的非法定公文文种也没有而随意乱造致使标题无文种的情形，也比较多见。如：《×××关于„„的说明》《×××关于„„的解释》《×××关于„„的解答》《×××关于„„的答复》《×××关于„„的部署》《×××关于„„的任务》《×××关于„„的目标》《×××关于„„的指标》《×××关于„„的标准》《×××关于„„的措施》《×××关于„„的要求》《×××关于„„的政策》《×××关于„„的汇报》《×××关于„„的建议》《×××关于„„的提纲》《×××关于„„的情况》《×××关于„„的问题》《×××关于„„的注意事项》《×××关于„„的工作重点》等等。

249．忌印发性公文标题缺失通知文种

与批转、转发性公文标题一样，印发性公文标题也存在舍弃和遗失通知文种的问题。此误同与批转、转发性公文标题之误道理是一样的。例如，《印发<中共××省委致全省农村共产党员的一封信>》（×办发〔19××〕67号），可修改为《××省委办公厅关于印发中共××省委致全省农村共产党员一封信的通知》。《印发<一九××年——一九××年×经×省档案事业发展规划>》（×档发〔19××〕23号）可修改为《×××关于印发×××省19××年－19××年档案事业发展规划的通知》。

250．忌评改“转发通知的通知”标题时随意舍弃通知文种

评改“转发通知的通知”标题时随意舍弃通知文种的情形，十分普遍。比如在评改《×××关于转发公安部关于加强×××工作的通知的通知》的标题时，有的认为通知文种重复，不符合语法规则；也有的认为属于“双通知”的误标，即文种标注混乱——一个标题用了两个文种。因此，均主张将其修改为《××××关于转发公安部关于加强×××工作的通知》。其实，从语法意义分析，原标题并不存在句法结构上的毛病，只是“的通知的通知”有些拗口。可从两个层次分析其句法结构：一是“×××关于„„的通知”，属于偏正短语，符合公文标题总体结构规范，其中的“通知”是不可或缺的文种；二是事由“转发公安部关于加强×××工作的通知”，属于述宾短语，符合公文标题事由句法结构规范，其中的“通知”是与事由动词“转发”相搭配的宾语。很明显，修改后的标题只有发文机关和事由，恰恰是弃通知文种所致。为避免出现“的通知的通知”，修改时宜在符合语法规则、确保标题规范的前提下进行，如可改成《关于转发公安部有关加强××工作的文件的通知》。把一个原本符合语法规则、毛病不大的公文标题修改成违背语法规则、错讹严重的公文标题则得不偿失，不如不改。

251．忌转发通知或多层次转发时将“通知”误作本标题文种

由于转发性公文错误省略通知文种倾向的蔓延，绝大多数人在转发通知或多层次转发时往往将“通知”误作本标题文种，在公文评改过程中往往将其视作要素齐全的规范化的公文标题。这实际上是对语法规则的曲解。举例说明：

最高人民法院办公厅转发国家工商行政管理局关于处理个体、合伙经营及私营企业领有集体企业《营业执照》问题的通知（法办〔1987〕69号）。

－20－ 这是被转发文是通知文种的“单层次转发”，实际上转发的是《国家工商行政管理局关于处理„„问题的通知》，“处理”和“问题”自然搭配成述宾结构的词组，被转发文标题文种是通知，此例则缺少文种。若将“通知”视作本标题的文种，事由中的动词“转发”后面则没有相搭配的宾语，而“转发„„问题”不通。可修改成《最高人民法院办公厅关于转发国家工商行政管理局有关处理个体与合伙经营及私营企业领有集体企业营业执照问题的文件的通知》。从句法结构来说，“处理”和“问题”搭配，“转发”和“文件”搭配，则消除了语病。

转发××部财务司《关于转发中国农业银行“印发<关于进—步做好支持农业社会化服务体系建设工作意见>的通知”的通知》

这是个被转发文为通知文种的“二层次转发”标题，后面还是缺少一个“的通知”。若补上，原本冗长繁杂的标题则更令人望而生畏。可按“自拟摘要法”，修改为《×××关于转发有关进一步做好支持农业社会化服务体系建设工作等文件的通知》；也可按“适当修辞法”，借助结构助词“的”体现出转发环节，修改为《×××关于转发由中国农业银行印发××部财务司转发的有关进一步做好支持农业社会化服务体系建设工作意见的通知》。

252．忌“转发„„通报”式的公文标题

“转发„„通报”式的公文标题，属于错误省略通知文种的一种特殊类型。举例说明： 《××省安全生产监督管理局转发国家安监总局关于近期建设工程重大安全事故的通报》，这是2006年9月出版的某应用写作教材中“通报”一节的例文标题。“转发„„通报”仅仅是事由，标题实际上缺少文种，亦即“通报”根本不应当成为该标题的文种。此例正是由于错误省略通知文种而被误作了“通报”。标题可修改为《××省安全生产监督管理局转发国家安监总局关于近期建设工程重大安全事故通报的通知》。

284．忌“决定通知”式的公文标题

“决定通知”式，即标题用了决定和通知两个文种。解决的办法是，根据行文主旨和公文内容确定用何文种，一般多用通知，有的可用决定，个别的可用通报。

如《××大学关于张××同志等任免决定的通知》，可改成《××大学关于张××等同志任免职的通知》（在正文中说“经„„研究决定„„”即可）。《关于一九××年收缴税费的决定的通知》，可修改为《×××关于19××年收缴税费的决定》或《×××关于19××年收缴税费的通知》（根据公文内容用通知为宜）。《关于林政检查与处理决定的通知》，最好用通报文种，修改为《×××关于林政检查与处理情况的通报》。

《关于对机关档案管理的决定和转发<×××档案管理„„实施细则>的通知》，这是公文标题并用文种的又一种类型。另外，“对„„决定”不通。可修改为《×××关于加强机关档案管理的通知》（在正文中说贯彻《细则》等要求）；也可修改为《×××关于转发档案管理„„实施细则的通知》（在正文强调加强机关档案管理工作）。

285．忌“决定通报”式的公文标题

“决定通报”式，即标题用了决定和通报两个文种。解决的办法是，或者用决定或者用通报，多根据行文主旨去掉“决定”而用通报文种。

如《关于××系学生李××处分的决定的通报》，可修改为《×××大学关于对××系学生李××处分的通报》；也可再明确些，修改为《×××大学关于给予××系学生李××开除学籍处分的通报》。

286．忌“决定决议”式的公文标题

“决定决议”式，即标题用了决定和决议两个文种。解决的办法，多去掉“决定”而用决议文种。

如《关于„„决定的决议》，《关于决定„„的决议》（后者“决定”在事由中充当了述语），均可改成《×××关于„„的决议》。

287．忌“通报通知”式的公文标题

－21－ “通报通知”式，即标题用了通报和通知两个文种。解决的办法是，或者用通报或者用通知。《关于„„的通报的通知》，须根据公文主旨和公文内容确定用何文种。《关于印发<×××××的通报>的通知》，属于用印发性通知发通报，实乃多此一举。既然用“印发”，则说明系本机关行文。如上编所述，可直接用通报行文，修改为《×××关于„„的通报》。

290．忌“意见通知”式的公文标题

“意见通知”式，即标题用了意见和通知两个文种。解决的办法是，或者用意见或者用通知。以《关于进一步加强进口废物原料检验管理工作若干意见的通知》（国质检验〔2003〕217号）为例。这是“意见”成为法定公文文种以后一种新的病误类型。此公文正文导语段是：“为落实国务院关于加强进口废物原料管理的要求，进一步加强和完善进口废物原料检验检疫监督管理工作，规范进口废物原料装运前检验工作，现提出以下意见„„”根据公文内容，标题可修改为《国家质检总局关于进一步加强进口废物原料检验管理工作的通知》（正文开头，过渡句“现提出以下意见”可相应改作“现通知如下”），或者修改为《国家质检总局关于进一步加强进口废物原料检验管理工作的意见》（“管理工作”后面加上“若干问题”亦可）。

291．忌“意见请示”式的公文标题

“意见请示”式，即标题用了意见和请示两个文种。解决的办法是，根据行文主旨或者用意见或者用请示；但如果是呈转性公文，则不可用请示。

如××党委宣传部呈报的《关于加强我×新闻报道工作意见的请示》，可去掉“请示”，“的”移到“意见”前，让“意见”成为唯一文种，修改为《××党委宣传部关于加强我×新闻报道工作的意见》。党委可用批转性通知下发，本标题为《××党委批转宣传部关于加强我×新闻报道工作意见的通知》或《××党委关于批转宣传部呈报的加强我×新闻报道工作意见的通知》。

325．忌商请函标题事由缺少“请求”类动词

请示标题事由一般不宜赘加“请求”类动词，但商请函标题事由却不可以缺少“请求”类动词，因为“函”字本身并无请求之意，不用往往会产生歧义。如《××省人民政府关于要求免税进口救灾物资的函》（主送海关总署），是××省人民政府向海关总署提出请求，如果不用“要求”，就成了××省人民政府免税进口救灾物资。因此，此函中的“要求”不可少。另举一病例：《××区人民政府关于暂缓审批××中央商务区规划范围内单位（企业）开发建设用地手续的函》，选白吴新元教授《公文正文三要素说与公文正文格式化导论》一书病误评改例。笔者与其观点一致，“暂缓”前应加“请求”类动词，“审批”宜改成“办理”，“单位（企业）”可删去，修改为《××区人民政府关于请求暂缓办理××中央商务区规划范围内开发建设用地手续的函》。

327．忌完整事由后赘加“问题”一词导致成分赘疣

完整事由后赘加“问题”一词，往往导致成分赘疣，无异于画蛇添足，因此应当纠正。如《×××关于做好春耕生产各项准备工作问题的通知》《中共中央办公厅国务院办公厅关于进一步严格控制党政机关办公楼等楼堂馆所建设问题的通知》（中办发〔2007〕11号），“问题”一词均删去为宜。

339．忌滥用“紧急通知”和“紧急报告”式标题

“紧急通知”式标题基本形式为《××关于„„的紧急通知》。对此类标题，应视情况而论。上层机关有时针对某种紧急情况，发出“紧急通知”，并通过媒体公布，这未尝不可。但对于绝大多数机关来说，却不可滥用。尤其是用于内部运行的“通知”，“紧急程度”应按规定标示，而不必体现在标题上。

《××部 ××部 ××部关于当前生猪生产情况的紧急报告》，作为上行文，一般没必要在标题文种前加“紧急”二字，“紧急程度”可按公文处理法规规定标示。

340．忌滥用“若干意见”式标题 “若干”词义为“多少”（用于问数和不定数），过去常见于公文标题中。“关于„„的若干意见”，可谓是历史延续下来的一种习惯用法。笔者以为，在“意见”成为独立文种以后，为体现文

－22－ 种身份，不宜滥用“若干意见”式标题。

《最高人民法院关于加强人民法院基层建设的若干意见》，此标题最好不用“若干”，改成《最高人民法院关于加强人民法院基层建设的意见》为宜。

在司法解释中，比较常见的标题是《最高人民法院关于适用<„„>若干问题的解释》。应该说，此种标题结构（尤其是“若干”的使用）是无可非议的。

在中央文件中，类似标题的结构偶有不同。以2004－2010年关注“三农”的七份中央1号文件为例：2004年的《中共中央 国务院关于促进农民增加收入若干政策的意见》、2005年的《中共中央 国务院关于进一步加强农村工作提高农业综合生产能力若干政策的意见》、2006年的《中共中央 国务院关于推进社会主义新农村建设的若干意见》、2007年的《中共中央 国务院关于积极发展现代农业扎实推进社会主义新农村建设的若干意见》、2008年的《中共中央 国务院关于切实加强农业基础建设进一步促进农业发展农民增收的若干意见》、2009年的《中共中央 国务院关于2009年促进农业稳定发展农民持续增收的若干意见》和2010年的《中共中央 国务院关于加大统筹城乡发展力度进一步夯实农业农村发展基础的若干意见》，从标题来看有两种不同的结构形式。一种是“关于„„若干政策的意见”，一种是“关于„„的若干意见”。笔者以为，“关于„„若干政策的意见”（或“关于„„若干问题的意见”）的结构形式无可挑剔，但“关于„„的若干意见”则值得商榷。“意见”成为法定公文以后，在标题中是文种而不是事由的组成部分，前面加上“若干”，语词意义等于“若干文种”，则不尽妥当。但鉴于此类标题毕竟有文种直在使用，故笔者不绝对否定。不过，笔者还是建议用“关于„„若干政策的意见”“关于„„若干问题的意见”或“关于„„的意见”的结构形式，而不用“关于„„的若干意见”的结构形式。倘若可行，需要上级机关作出示范，或许还要有一个固化过程。

366．忌文种前的结构助词“的”错位

前面说过，在一般情况下和条件允许的情况下，助词“的”应尽量置于事由和文种中间。文种前的结构助词“的”居于不当位置的情形（如《关于„„的情况报告》），同成分多余的特殊类型有所不同。从公文标题规范化考虑，《关于„„的情况报告》最好改为《关于„„情况的报告》。

376．忌公文标题赘加逗号 新《条例》）和新《格式》），均未提及公文标题中标点符号如何使用的问题。这为我们在贯彻新《条例》和新《格式》的过程中提出了一个新的课题，即公文标题是否还应当讲究标点符号使用上的规范。其中包括公文标题到底可不可以使用标点符号、今后使用是否可以不受限制、什么情况下可以使用、什么情况下不可以使用等诸多困扰人们的问题。笔者以为，过去讲求、今后依然应当讲求公文标题中标点符号的使用规范。关于公文标题中标点符号如何规范使用的问题，以笔者拙见，要把握好“三个原则”：一是符合标点符号用法；二是符合简明得体要求；三是符合约定俗成标准。

根据《标点符号用法》国家标准规定，逗号主要用于复句内各分句之间不宜用分号的停顿处，其次用于句子中较长的主语后、句首的状语后和较长的宾语前以及较长的主语中间、谓语中间或宾语中间等。而公文标题是以文种为中心语的偏正词组（也称偏正短语），因此不宜加逗号。

人民法院公文标题多比较复杂，拟制难度较大，赘加逗号的情形比较多见，各高级人民法院的请示标题表现明显。矫正的方法，主要是通过语法修辞手段来确保标题不用逗号而层次清晰、表意明确，有时可通过换行解决层次不清问题。

最高人民法院在行批复文时往往改变下级请示标题中赘加逗号的做法，标题经过高度概括，除含有语气助词“的”的标题而外，多拟制得比较规范。当然，也偶有不当使用逗号的时候。如法释〔2004〕9号：

最高人民法院

关于当事人对驳回其中请撤销

－23－ 仲裁裁决的裁定不服而申请再审，人民法院

不予受理问题的批复

此标题逗号应删去，为确切表示语音停顿，避免歧义，可将“人民法院”移至下一行。另，“问题”也删去为宜。又如法发〔2008〕41号：

最高人民法院

关于认真贯彻中央经济工作会议精神，为经济平稳较快发展提供有力司法保障的通知

此标题本来拟制得很好，美中不足赘加了逗号。尤其是逗号在一行末尾，则更没有存在之必要。

377．忌联合行文时发文机关名称之间赘加顿号

公文标题可用可不用标点符号时应尽量不用，这应当是约定俗成的标准。比如联合行文，发文机关名称之间可空格而不加顿号。在以往党政机关公文标题和人民法院公文标题中，均存在赘加顿号的情形。以公通字〔2006〕 26号为例：

最高人民法院、最高人民检察院、公安部、民政部、司法部、中华全国妇女联合会

关于打击拐卖妇女儿童犯罪

有关问题的通知

可修改为：

高人民法院 最高人民检察院 公安部 民政部 司法部 中华全国妇女联合会

关于打击拐卖妇女儿童犯罪

有关问题的通知

379．忌公文标题中连接相关年份错用长横连接号

《国务院公报》刊发的公文标题中，连接相关年份用长横连接号（即二字线连接号）不够规范，应改成一字线连接号。如《教育部 国家发展改革委关于印发<“十一五”期间中西部地区特殊教育学校建设规划（2008－2010）>的通知》（教发〔2007〕20号），“2008——2010”宜改成“2008―2010”。又如《国务院办公厅关于转发教育部等部门<国家西部地区“两基”攻坚计划（2004——2007年）>的通知》（国办发〔2004〕20号），《国务院办公厅关于转发卫生部等部门全国重点地方病防治规划（2004——2010年）的通知》（国办发〔2004〕75号），连接相关年份中间的长横连接号均宜改为一字线连接号。

需要说明的是，2012年6月1日起实施的《标点符号用法》国家标准已取消了长横连接号。380．忌公文标题中的标点符号错位

公文标题中，标点符号错位的情形比较单一。举两例说明：《关于<印发××校办企业管理办法>的通知》，这是某省厅级单位公文标题，“印发”是事由中的述语，书名号的前半部分不宜置于其前面。应改为：×××关于印发《××校办企业管理办法》的通知。《国家林业局关于印发<国家林业生物产业基地认定办法>（试行）的通知》（林科发〔2009〕275号），“办法（试行）”等同于“试行办法”，故“（试行）”系公文标题的组成部分，不宜将“（试行）”排除在书名号之外。标题应改为：国家林业局关于印发《国家林业生物产业基地认定办法（试行）》的通知。

401．忌发文机关简称不规范

发文机关简称不规范，主要指公文标题中的发文机关使用非规范化的简称。公文正文中的机构名称和文件名称等，可以在第一次用全称之后使用非规范化的简称（只需在全称后用括号注明即可）；然而，在公文标题中发文机关却不可以使用非规范化的简称。非规范化的简称，主要表现在不约定俗成和存有歧义等方面。比如“中华人民共和国国家发展和改革委员会”可简作“国家发展改革委”或“国家发改委”，“中华人民共和国外交部”“中华人民共和国围防部”“中华人民

－24－ 共和国公安部”司“公安部”。“全国人民食代表大会常务委员会”可简作“全国人大常委会”，但不可简作“全国人大”。

405．忌用“年终”“岁尾”等时间不确切的词语 在一些公文标题中，常常出现“年终”“岁尾”等时间不确切的词语，这也是不规范的。如《×××关于年终清查财产情况的报告》，“年终”时间不确切，应在前面加上具体的年份。联系“主送”和正文，虽然不一定会产生误解，但却不符合要求。特别是，类似文件一般在年末行文，有的运行到受文机关已是下年度，用“年终”“岁尾”等时间不确切的词语尤为不妥。

409．忌公文标题不讲究文字排列

公文标题应左右居中，醒目、鲜明。文字疏密适度、排列得当，才能眉清目秀、美观大方。然而，很多公文标题在文字排列上很不讲究。主要表现在：上下无间隔，标题不突出；排列未居中，偏左或偏右；该转不转行，横向过于长；文字欠推敲，转行不适当；等等。

公文标题文字的规范排列——这一看似简单的问题，往往不被人们所重视，大有认真矫正和深入研究之必要。全国人大常委会、国务院、最高人民法院发的公文，标题大都比较规范，尤其是文字排列十分讲究。最高人民法院公文标题多比较复杂，非常容易出现毛病。如何规范，主要应根据文字多少和词的组合情况以及语音停顿等因素视情况而定。

根据新《格式》规定，公文标题分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。公文标题如何排列，也是公文格式规范与否的一个突出问题。

411．忌双行和多行标题长短不协调

双行和多行标题长短不协调，主要是行与行字数相差太悬殊所致。此种标题，也给人一种很不美观的感觉。以双行标题为例，有的发文机关规范化简称仅几个字，第二行过长。如：

×××

××××××××××××

有的第一行过长，第二行仅文种两个字。如：

××××××××××××

通知

412．忌转行时将合成词无端拆解开

许多公文标题未能保持词或词组的完整性以及字数搭配上的匀称，有的将一个合成词拆开排在两行。如：

关于湖北省沔阳县杨林尾缝纫机 厂侵犯天津缝纫机厂牡丹牌注册

商标的处理决定

此标题中的“缝纫机厂”不应拆开分作两行。另外，顺便指出，此标题缺少行文单位，句子成分搭配不当。说“侵犯„„商标专用权”或者说“擅自使用„„商标”均可，而说“侵犯„„商标”则不通。可修改为：

天津市××区工商行政管理局

关于湖北省沔阳县杨林尾缝纫机厂侵犯 天津缝纫机厂商标专用权一案的处理决定

再看法发〔2000〕6号公文标题：

最高人民法院

关于充分发挥审判职能作用为

经济发展提供司法保障和法律服务的意见

此标题事由中的介词词组“为„„”不应拆开分作两行，应将“为”移至下一行。413．忌只注意字数搭配匀称而不注意转行不当造成歧义

－25－ 各种文章标题都有一个规范排列问题，排列不当有时会出现错误语意。公文作为严谨、庄重的应用文体，标题更应该规范排列。2008年8月5日某省级媒体曾刊发一份工作规划，标题是：

建立健全整治和预防腐败体 系2008－2012年工作规划

此标题将“体系”拆开分作两行，第一行中的“腐败体”令人费解；第二行“系„„”则宜使人误作“是（为）„„”。再以法释〔1999〕4号公文标题为例：

最高人民法院

关于人民检察院对民事调解书提出 抗诉人民法院应否受理问题的批复

此标题事由中的词组“提出抗诉”拆开分作两行排列不妥，读时很自然地在“提出”后面停顿，而“抗诉”和“人民法院”连在一起，容易造成“抗诉人民法院”之歧义。可修改为：

最高人民法院

关于人民检察院对民事调解书提出抗诉

人民法院应否受理的批复

这样修改后，不仅消除了歧义，而且符合菱形之美。也可将事由中的“双主语”句式变成单一主语的句式，从而使事由更简洁、明了。

414．忌“的通知”独占一行

标题中的结构助词“的”应放在一行末尾，而不应置于行首，尤其是“的”和文种“通知”不宜独占一行。举一个比较典型的例子：

最高人民法院印发

《关于刑事赔偿和非刑事司法赔偿案件

立案工作的暂行规定（试行）》 《关于刑事赔偿和非刑事司法赔偿案件

案由的暂行规定（试行）》 《国家赔偿案件文书样式（试行）》 的通知

此文印发三个文件，标题共占了七行，不仅“的通知”占一行不规范，而且过于冗长。可高度概括，修改为：

最高人民法院

关于印发赔偿案件有关规定和文书样式的通知

415．忌陷入“公文有版头可省略发文机关”之误区

人们对公文标题结构的认知，至今仍存在许多误区。这些误区，在公文学界表现突出。尽快走出这些误区，对于确保公文标题的总体结构和句法结构的规范、促进公文标题的规范化大有裨益。单独提出“忌陷入„„误区”之禁忌，有的对之前涉及的问题作了必要的概括或强调，旨在进一步明确是非，引起学界重视。

“公文有版头可省略发文机关”，系一种误区。正确观点是：下行文（通知、通报、决定、决议、批复等）和泛行文（公报、公告、通告等）一般不宜省略发文机关。如《国务院关于„„的通知》不简作《关于„„的通知》；《关于进一步加强安全生产工作的决定》，则应补上发文机关。

下行文和泛行文标题有发文机关，不仅符合公文处理法规的规定，而且比较庄重，更主要的是有利于公文的管理和利用。以《国务院关于促进节约集约用地的通知》（国发〔2008〕3号）为例，若不标发文机关，就变成了《关于促进节约集约用地的通知》，引用时就会造成标题无发文机关的情况；而如果加上发文机关，就要把“国务院”几个字放在标题之外，很显然这不符合规范化要求。

上行文中的请示和平行文中的致函（相对于复函而言），标题可省略发文机关。理由主要有两

－26－ 点：一是该标题除对方批复或函复外，不大可能再有其他公文引用；二是可为对方批复或函复时提供方便。以《国务院关于长沙市城市总体规划的批复》（国函〔2003〕117号）为例，主送“湖南省人民政府”，正文开头语是：“你省《关于„„的请示》（湘政〔2001〕37号）收悉。现批复如下„„”如果将“湖南省人民政府”加在请示标题中，正文开头就要与主送机关重复。

417．忌陷入“介词‘关于’可有可无”之误区 “介词‘关于’可有可无”，系一种误区。正确观点是：狭义法定公文标题一般不可以没有介词“关于”。因为没有介词“关于”，发文机关和事由直接发生联系，不仅会改变标题的结构，而且往往会产生歧义。这在事由中的动词所表示的动作主体即施事者不是发文机关时，表现得尤为突出。如《最高人民法院批准撤销、设立、变更人民法院的公告》，由于缺少介词“关于”而改变了词语关系，使本应是偏正结构的标题变成了“主谓宾”结构，因而存在“最高人民法院批准„„公告”之歧义。

从广义公文来说，标题事由前（发文机关后）可以不用介词“关于”的情形主要有三种：一是法律、法规、规章标题，如前所述；二是省略事由的特殊公文标题，如《中华人民共和国主席令》《中华人民共和国全国人民代表大会公告》等；三是批准、转发、印发性通知标题（省略“关于”主要是为避免“关于”重复）。第三种情况的标题，实际上已不是原来意义上的偏正结构，但实践中从上到下的机关公文多将“关于”省略。这是因为发文机关是批转（或转发、印发）这一动作的施事者，它和事由直接发生联系也不会产生歧义，基本不影响表达。如《最高人民法院印发<关于执行案件督办工作的规定>等三项执行工作制度的通知》，“印发”前则省略了“关于”。如果加上“关于”，从句法结构来说更确切些，但却存在“关于”近距离连用拗口之弊。若要彻底解决这一问题，需修改被印发文标题。

第四编 公文格式方面禁忌

【核心提示】

1．明确公文格式基本含义、基本要求和衡量标准。2．明确公文格式中不可或缺的要素，避免缺失。3．明确公文格式中各要素的固定位置，避免错位。4．明确不同版式，避免不同格式的公文相互错用。

5．明确公文格式方面各种技术性要求，避免犯常识性错误。6．明确发文字号的结构特征和不同类公文发文字号的标注规范。

429．忌对公文格式的重要性认识不足

公文作为治理国家、管理社会、进行公务活动的有效手段和重要工具，其效用彰明较著，是不言而喻的。一份公文在某种程度上，代表着制作机关的形象和水平。就某一机关、团体和企事业单位而言，它所形成的不规范公文，不仅有可能给工作造成不应有的损失，且立卷归档以后乃至开发利用过程中还将继续产生不良效应而影响后人。

不规范公文在各个时期都有所反映。地（市）级以下机关、从中央到地方的一些主管部门以及诸多的企事业单位的公文，存在的问题尤为严重。有针对性地矫正包括公文格式不规范在内的公文病误，促进公文尽快实现规范化，应该是我们的一项长期任务。

按公文格式和行文规则撰写公文，并不等于墨守成规。公文内容固然重要，但公文格式也不容忽视。严格按规定的格式拟制公文，正是为了保证公文的完整性、正确性和有效性，并为公文处理工作提供便利。

2012年7月1日起与新《条例》配套实施的新《格式》）是党政机关公文规范化的重要依据。它的实施，有利于提高各级党政机关公文质量和推动党政机关公文处理工作实现科学化、制度化、规范化。学习、贯彻好新《条例》和新《格式》，是公文实务工作者和公文研究工作者今后一个时

－27－ 期所面临的主要任务。目前，笔者在网络媒体看到，对新《格式》的宣传还处于刚刚起步、尚不规范的阶段，认识模糊、解读错误的现象比较严重，需从历史性的统一、原则性的调整、细节性的修订三个方面加深理解。

431．忌不明确公文格式基本要求

公文格式的基本要求，简言之是公文格式要实现规范化。规范，即约定俗成或明文规定的标准。所谓规范公文，就是从内容到形式均符合规范标准的公文。具体来讲，公文格式规范要求做到：要素齐全无赘疣，位置得当无偏差，版式正确不混淆，首尾相符不矛盾。要深刻理解这些要求，须对本编阐释的具体禁忌逐一把握。

438．忌上行文签发人缺失

“签发人”是上行文中的必备要素。根据前面关于文种的阐释，上行文应当包括请示、报告和呈转性意见。

新《条例》规定：“上行文应当标注签发人姓名。”新《格式》规定“签发人由‘签发人’三字加全角冒号和签发人姓名组成”。据此，凡上行文均应按此规定办理。

实际上，2000年《办法》即已作了类似规定，然而很多公文未能认真执行。有的仅在请示公文中标明，而在报告和上行性意见中未标明。今后，应当继续避免此误。

需要说明的是，2000年《办法》规定：“上行文应当标明签发人、会签人姓名。”新《条例》和新《格式》均只规定标注签发人姓名，而取消了会签人的概念，不再区分“签发人”，这显然比原规定确切。

442．忌发文机关署名缺失

1996年《条例》规定了发文机关署名，2000年《办法》未作规定。1999年《格式》曾规定：“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。”因此，实践中往往执行不一。新《条例》规定，发文机关署名“署发文机关全称或者规范化简称”。新《格式》对无论单一机关行文还是联合行文均规定标注发文机关署名，改变了单一行政机关行文不署名的做法。今后，按此规定，发文机关署名不宜再省略。

444．忌印章缺失

印章代表着发文机关的权力和职能，是行使职权的标记，也是发文机关对公文生效负责的凭证。有些公文只有发文机关署名而未加盖印章，这既不严肃，又等于没有法律效力。其中有的是以为套红版头的铅印公文就可以省略印章，有的是因工作疏忽所致。另外，联合行文，联合发文机关都应当加盖印章。联合发文机关不全盖印章的做法是不符合规定的。

需要说明的是，1996年《条例》曾规定：“除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文均应当加盖发文机关印章。”2000年《办法》曾规定：“公文除‘会议纪要’和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。”新《条例》规定：“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。”新《格式》规定“印章用红色，不得出现空白印章”，并对单一机关行文和联合行文加盖印章具体事宜一一加以明确。新旧规定比较，主要区别是：原规定联合上报的公文由主办机关加盖印章，新规定未作类似规定，说明联合上报的公文，发文机关也都应当加盖印章。

446．忌抄送机关不当缺失

新《条例》将抄送机关释义为“除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关”，规定抄送机关“使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称”。新《格式》作了具体规定，明确“‘抄送’二字后加全角冒号和抄送机关名称”（纪要格式宜将“抄送”二字改为“分送”）。

应该抄送而未抄送的公文，主要有以下几种：一是因特殊情况而越级呈报的上行文，未能抄送被越过的上级机关；二是受双重领导的机关向某一上级机关请示，需要抄送而未能抄送另一上级机关；三是上级机关对受双重领导的下级机关行文，需要抄送而未能抄送该下级机关的另一上

－28－ 级机关；四是重要的下行文，未能抄送直接上级机关；五是公文内容涉及有关机关的职权范围，未能抄送所涉及的机关。

449．忌页码缺失

新《格式》将页码明确规定为公文格式要素之一。同时，将原规定“用4号半角白体阿拉伯数码”改为了“一般用4号半角宋体阿拉伯数字”。根据新《格式》关于“公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码”的规定，此种情形不能算作页码残缺。根据“公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排”的规定，附件不宜单独编排页码，也不宜不编排页码。

450．忌信函格式中的红色双线不合规定

新《格式》规定：信函格式“发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。”将1999年《格式》中的“武文线”和“文武线”改成了“红色双线”，但基本精神未变。以往，曾有将信函格式中不同粗细的红色双线错成单粗线或双细线的，应当纠正。

另外，应注意信函格式中的红色双线与其他分隔线长度上的区别。前者为170mm，后者与版心等宽即156mm。

458．忌上行文的发文字号居中排列 新《格式》规定：“上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。”以往，有的上行文的发文字号习惯于居中排列。

472．忌版记不在偶数页上

根据新《格式》关于“双面印刷”和“首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合“的规定，版记务必置于偶数页上。版记不在偶数页上的公文是不规范的，今后行文一定要注意这一点。即使公文很短，首页可以放下版记内容，但由于公文是双面印刷，版记也必须移至第二页上，哪怕第二页除了版记而没有任何内容也应当如此。

500．忌在抄送栏中写发文机关领导姓名以及“存档”字样

在抄送栏中写发文机关领导姓名以及“存档”字样，在基层机关公文中比较多见。这样做于法无据，也没有必要。

501．忌在版记下面赘加“拟稿×××，打字×××，校对×××，印数×××”

在版记下面赘加“拟稿×××，打字×××，校对×××，印数×××”的情形，在基层机关公文中也比较多见。

有的单位表示，加的目的是为了明确责任。明确责任可采取别的办法，而不必体现在公文格式上。有的公文著作在介绍公文格式时，将印发机关和印发日期处标注为“×××××办公室

共印×××份

2000年×月×日印发”，更显得不伦不类。

503．忌不明确发文字号的结构规范

发文字号和公文标题一样，也是公文的重要组成部分以及体现公文格式的主要标志。要素残缺和位置不当等，仅仅反映了公文格式上的一些主要毛病。而公文写作对发文字号本身又有具体规定和规范化要求。

在长期的公文实践中，发文字号变化多样，至今纷繁复杂、五花八门，而在理论上的阐述也往往不尽一致。因此，很有必要对发文字号的结构规范加以明确。

新《条例》再次明确规定，发文字号“由发文机关代字、年份、发文顺序号组成”。例如：“国办发〔200×〕×号”，其中国办“代表国务院办公厅，属机关代字；〔200×〕是年份；后面的×为顺序号。省以下机关发文字号，严格分析与之略有不同。一般来讲，其机关代字的第一个字应清楚地表明区域。如：“黑政发〔200×〕×号、内政办发〔200×〕×号，其中“黑”代表黑龙江省，“内”代表内蒙古自治区；“政”和“政办”分别代表政府和政府办公厅。合起来，是个完整的机关代字。所以，“黑”和“内”可视为区域代字，也可视为机关代字的一部分。鉴于此，机关代字一般要两个字以上。当然也有一个字的，如：“中发〔200×〕×号”“国发〔200×〕×号”，－29－ 其中“中”和“国”就分别代表中共中央、国务院。总的来讲，发文机关代字中的字的多少要以简明、准确、没有歧义为原则。

机关代字和年份中间的“发”字，既代表发文的意思，又起着联结词的作用。一般多用“呈” “发”“函”三个字来联结，分别代表上行文、下行文和平行文（有的用“函”联结并不只代表平行文，而是代表信函格式）。一些较大机关的下行文，即使在同一时期也不一定专门使用一种发文字号。

在许多公文中，会看到用“字”联结的情况。这多表现在发文数量较多的大机关的业务主管部门的公文中。对“发”和“字”的使用，目前尚无明确规定。从常用的基本的发文字号来看，比较规范的用法是：“发”一般在机关统发文中使用；“字”一般在机关的部门分类文中使用。

鉴于实践中的复杂情况，—些非基本的发文字号是否规范，还有待于实践检验或由法定机关进一步明确。

504．忌发文字号要素不全

发文字号要素不全，主要有以下几种情形：一是缺少发文机关代字，如函字〔19××〕×号。二是缺少年份，如“×公交字第8 1号”“交字第402号”“建字第315号”“工计国字86号”“×字第××号”“×商院函字第12号”等，很明显是不规范的。类似这种发文字号，不仅违反规定，而且不利于归档和利用。三是缺少机关代字和年份（即只有发文顺序号），如“复字×号”。

命令（令）、公告等公文，发文字号多只有发文顺序号，目前法规对此未加明确。其他公文发文字号既没有发文机关代字，也没有年份，应视为不规范。

－30－

第二篇：评栾照钧新著《公文写作与评改禁忌》（精选）

从公文评改实践研究公文评改应用理论的力作——评栾照钧新著《公文写作与评改禁忌大全》

作者/刘耀国

最近从一些资料得知，栾照钧新著《公文写作与评改禁忌大全》，自去年12月由广东经济出版社出版以来，非常热销。据统计，多家网媒从今年3月1 1日至7月14日，所载的读者对此书的评语有42条，其中40条给予一致好评，余2条中有一条认为该书开本太小不适宜这本厚厚好书的装帧要求。多年来，在公文写作书市场充塞着众多平庸之作，或日最新版本却内容老套，或曰独具特色却大同小异，或曰自成大全却东拼西凑，或曰权威实用却错讹百出。在这种背景下，这本新著能有一个好口碑，实属不易。

我觉得，这本新著确是多年来难觅的好书。它好在哪里呢？

显而易见的是，诚如该书前言中所说，它“逐一解答‘不应该那样做和不应该那样写’的问题”，由于它有如此的实用性、针对性和指导性，因而受到读者欢迎，网上的40条好评就是对此而言的。这方面的成功，在该书的序言中，张庆儒已力透纸背，在此无须赘言。

进而思考的是，这本新著最大的成功，在于它是一本从公文评改实践研究公文评改应用理论的力作。其内容有两大部分：一是公文写作禁忌，二是公文评改阐释。我认为，全书贯穿着这样一条主线： “不应该那样做和不应该那样写”——“应该怎样评和应该怎样改”——“应该这样做和应该这样写”。在这条主线中，起始点是“不应该那样做和不应该那样写”，关键点是“应该怎样评和应该怎样改”，落脚点是“应该这样做和应该这样写”。因此本文从公文评改的角度对这本新著的成功之处予以评析。

我在1994年写过一篇纵公文评改中学习公文写作》（载《中文自修》杂志1994年第7、8期合刊）的文章。当我读了栾照钧这本新著后，深感当年那篇文章的认识还相当有限，应该像栾照钧所做的那样，抓住在公文评改实践中研究公文评改应用理论这一关键。只有这样，才能获得从公文评改中学习公文写作的切实有效结果：

栾照钧这本新著共有108 1条禁忌，每一编都分为总述和分述两部分。其所探究的公文评改应用理论知识点分布在每一编的总述部分：

在第一编讲公文行文规则执行方面的禁忌时，他指出“行文规则是发文机关行文的根本准则，也称作公文制发规范”，它有“符合行文原则” “符合行文程序” “符合行文关系” “符合行文方式”四个方面的要求。每一方面的要求，都可用八个字来概括：符合行文原则，要“确有必要，讲求实效”；符合行文程序，要“严格把关，依法行文”；符合行文关系，要“选准文种，协调主送”；符合行文方式，要“多种方式，逐一规范”。

在第二编讲公文文种使用方面的禁忌时，他指出“正确使用文种，是执行公文处理法规、实现公文规范化的起码要求”，认为文种使用要把握“六个要点”，即“把握行文关系” “把握职权范围” “把握行文目的” “把握不同类别” “把握对应规则” “把握关联文种”，概括为六句话：“行文关系尤重要，职权范围不可超，发文目的应把牢，不同类别区分好，对应文种宜可靠，关联文种勿混淆。”

在第三编讲公文标题拟制方面的禁忌时，他认为“公文标题拟制的基本要求是：结构完整，事由明确，文种恰当，语言规范，文字简洁，题文相符，便于阅读、管理和使用”，特别强调拟制公文标题要遵守“公文标题总体结构原理”和“公文标题句法结构原理”。他指出，总体结构是以“三要素”为主的结构，要注意要素省略规范和要素位置规范；句法结构是以事由为主的结构，要注重事由本身的内部结构，使事由起到画龙点睛的作用。

在第四编讲公文格式安排方面的禁忌时，他认为：一要“明确公文格式基本含义、基本要求和衡量标准”，公文格式基本含义是针对公文整体结构而言的，公文格式基本要求是实现规范化，公文格式衡量标准是符合明文规定和约定俗成；二要明确公文的不同版式、不同类公文发文字号的标注规范，明确公文格式的各种技术性要求。

在第五编讲公文正文结构布局方面的禁忌时，他认为，要从“三个基本、两个关系”着手。“三个基本”即公文正文结构的基本含义、基本特征和基本要求：公文正文结构的基本含义包括开头和结尾、层次和段落、过渡和照应等的合理布局，公文正文结构的基本特征是模式性与多样性、规律性与灵活性的统一，公文正文结构的基本要求是符合文种、量体裁衣、语言得体、合理布局、主次恰当、详略适宜、层次清楚、段落分明、开头简洁、结尾明确、过渡自然、呼应紧密。“两个关系”即公文正文结构与公文整体结构的关系，公文正文结构与公文语言表达的关系。

在第六编讲公文语言文字表述方面的禁忌时，他提出要做到“七个明确”：明确语言文字规范是公文写作与评改之重点和难点；明确公文语言特点和需要掌握的要点；明确公文语音修辞和各种辞格的规范使用；明确公文写作中必须掌握的语法知识；明确公文中的语病类型与矫正技法；明确公文语言文字方面存在的问题，避免公文出现语法、修辞和逻辑等方面的错误；明确公文语言同文风的关系，养成良好的语言风格。

在第七编讲标点符号使用规范方面的禁忌时，他提出要做到“三个明确、一个把握”：明确标点符号的种类和规范使用的意义，明确标点符号错讹的主要表现，明确各种标点符号如何规范使用；通过实例评改把握标点符号错讹的矫正方法。

这些总述的依据，是中国共产党中央办公厅和国务院办公厅2012年4月发布的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称新《条例》），国家质检总局和国家标准委发布的三个新国标，即2012年6月发布的《党政机关公文格式》（以下简称新帕式》）、2011年7月发布的《出版物上数字用法》（以下简称新《数字用法》）、2011年12月发布的《际点符号用法（以下简称新腼点符号用法》）。对这些总述的阐释，是他依据上述法规性文件精神，在多年公文评改工作大量实践中所总结和概括出来的公文评改应用理论知识点。

全书每一编的分述部分，基本上都是他运用已总结和概括出来的公文评改应用理论，对具体实例所进行的举证、分析和评改。

从总述到分述，可以清晰地看出他所进行的公文评改工作，遵循了“实践——理论——实践”的认识过程。从中我们可以得到这样的启发：若要真正掌握公文评改的本领，就得认真地从公文评改实践中去研究公文评改应用理论，懂得“应该怎样评和应该怎样改”的道理，以公文评改应用理论来指导公文评改实践，这就从根本上解决了“不应该那样做和不应该那样写”的问题，继而取得“应该这样做和应该这样写”的结果。因此，阅读栾照钧这本新著，我们不能仅仅局限于从具体实例中所得到的收获，重要的是要懂得“应该怎样评和应该怎样改”的道理，从而掌握要领、融会贯通、举一反三，真正掌握公文评改的本领。

我们平时所说的公文评改，基本上指他评他改，自评自改更多见于文稿修改。尽管公文评改和文稿修改有所区别，两者却是一脉相通的。公文文稿起草者反复修改自己拟写的文稿的过程，就是屡次所作的自评自改过程。一篇好公文常常是经过反复推敲和多次修改才出手的。因此，公文文稿起草者应高度重视公文评改在公文写作中的重要地位和作用。倚马千言的快手可以羡慕，反复修改的高手更应学习，公文评改的本领必须掌握。

栾照钧这本新著所作的探究、获得的成功以及给予我们的启发，是值得充分肯定的。

自然，即使是一本难得的好书，也难免有不足之处。这本新著虽然构思了两年，但成书比较仓促，且作者为吃透新《条例》、新《格式》、新《数字用法》、新《标点符号用法》精神花去不少精力，因而书中除个别版误外，在某些禁忌顺序、结构布局方面也存有些许欠缺。然而，这些不足的存在，依然不会使它失去力作和好书的价值。我期待，这本新著经过再度打磨、精益求精，再版时能在力作的基础上成为一本精品之作。

第三篇：《公文与写作》

《公文与写作》

1.转发上级机关和不相隶属机关的公文应使用的文种是____.A.通知 B.报告 C.通报 D.公函 2.联合行文的成文时间，以____为准。

A.领导人签发的日期 B.最后签发机关领导人签发的日期

C.发出的日期 D.会商的日期 3.抄送机关指____.A.收文机关 B.办理或答复收文的机关

C.需要了解发文内容的机关 D.必须送达的机关 4.对重要事项或重大行动作出安排，应使用的文种是____.A.公告 B.通告 C.决定 D.命令 5.向下级机关的重要行文，应抄送____.A.直接上级机关 B.其他下级机关 C.同级机关 D.业务主管机关 6.承办，指____.A.对来文执行与办复

B.对来文办理做出批示和决策性意见

C.对来文办理结果做出反馈

D.对来文办理提出建议性意见 7.发文机关代字指____.A.发文机关名称的号码

B.发文机关名称的缩写

C.发文机关名称的简称

D.发文机关名称的别称

8.请示的正文一般由请示的事由、请示事项和_____三部分组成。

A.结束语 B.请求目的 C.陈述意见 D.工作计划 9.签发人标识用于______。

A.所有的公文 B.上行文 C.平行文 D.下行文 10.跨的请示与批复，应放在______的立卷。

A.发出请示 B.接到批复 C.请示或批复任选 D.各自 11.几个机关联合发文，发文字号要标明______。

A.主办机关的 B.所有机关的

C.至少两个机关的 D.根据情况临时规定的 12.“指示”根据《条例》适用于______。

A.对下级机关布臵工作，提出开展工作的原则和要求

B.对下级机关布臵工作，并提出工作建议

C.对下级机关不适当的决定予以撤消

D.适用于答复下级机关的请示事项 13.“意见”根据《条例》适用于______。

A.对下级机关布臵工作，提出开展工作的原则和要求

B.对重要问题提出见解和处理办法

C.对下级机关不适当的决定予以撤消

D.适用于答复下级机关的请示事项

14.向上级主管部门请求批准事项，使用______。

A.请示 B.报告 C.通知 D.函 15.文件的成文日期一般指______。

A.领导人签发的日期 B.文件用印的日期 C.文件的发出日期 D.领导人签署的日期 16.向无隶属关系的单位答复问题，使用______。

A.批复 B.通报 C.通知 D.函 17.传达会议情况，使用______。

A.通知 B.通报 C.会议记录 D.会议纪要 18.规范机关、团体、单位的某一方面工作，适用______。

A.条例 B.规定 C.办法 D.意见 19.保管年限中的“长期”，其年限为______。

A.5年～10年 B.8年～20年

C.16年～50年 D.32年～50年 20.按时间特征组卷，其时间特征______。

A.只能是文件办理完毕的时间 B.只能是文件形成时间

C.只能是文件内容针对时间

D.既包括形成时间也包括内容针对时间 21.向上级机关汇报工作，反映情况，使用______。

A.通报 B.请示 C.报告 D.意见 22.答复上级机关的询问，使用______。

A.通报 B.请示 C.报告 D.意见 23.体现“请示”单一性的特点是因为______。

A.内容一文一事 B.请求理由单一 C.办事事先请示 D.内容明确说明情况 24.答复下级机关的请示事项，使用______。

A.指示 B.批复 C.通知 D.通报 25.向不相隶属的单位商洽工作，使用______。

A.请示 B.报告 C.通知 D.函 26.对某项行政工作作比较细的具体规定，使用______。

A.条例 B.规定 C.办法 D.意见

27.实现目标期限短，在一年之内的，制定工作目标的计划类文书，使用______。

A.计划 B.规划 C.安排 D.纲要 28.总结的特点是______。

A.回顾性和经验性 B.综合性 C.专题性 D.理论性 29.总结的特点是______。

A.针对性强和纪实性强 B.新闻性 C.政务性 D.个案性 30.记录类文书不包括______。

A.会议记录 B.大事记和接待记录 C.电话记录 D.工作简报 1.向同级业务主管部门请求批准时，应使用的文种是____.A.请示 B.报告 C.议案 D.公函 2.签署是指____.A.机关领导人在定稿上亲笔签名 B.机关领导人在公文正本上亲笔签名

C.机关领导人对收文的办理签注批示意见

D.文件的承办人在文件处理单上亲笔签名

3.主送机关指____.A.收文机关

B.办理或答复收文的机关

C.需要了解收文内容的机关

D.必须送达的机关 4.拟办，指____.A.拟稿 B.对发文审核把关 C.对来文办理做出批示 D.对来文办理提出建议性意见

5.用于注明卷内文件与立卷状况的是______.A.卷末备考表 B.文件分类表

C.卷内文件目录

D.案卷目录 6.撰写请示，要求_____.A.主送一个主管的上级机关

B.主送上级机关的领导人

C.受双重领导的机关主送两个上级机关

D.主送主管的与有关的上级机关 7.撰写批复，开头应写明_____.A.上级机关的指示

B.国家的有关法规

C.下级机关的工作情况 D.所针对的请示的日期与标题 8.一般文件的成文日期，指_____.A.领导人签发的日期 B.文件用印日期

C.文件发出日期 D.领导人签署文件正本日期 9.联合行文的作者，应为______.A.具有隶属关系的机关

B.同级或级别相近的机关

C.同一组织系统中的上下级机关 D.具有业务指导关系的机关 10.转发与批转公文时用______.A.通报 B.通知 C.公函 D.批复 11.发文字号是指

A.文件代号 B.机关代字 C.发文 D.发文顺序号 12.注办是指_____.A.对来文进行分送

B.对来文办理提出初步方案或建议

C.对来文阅读、执行与办复 D.对来文办毕签注承办经过和结果 13.______文件，不能用签发形式生效。

A.指导类 B.会议类 C.报请类 D.知照类 14.清退指将办完清理出的文书交给_______.A.发文机关或指定的专门部门 B.档案部门 C.文件销毁部门 D.秘书部门 15.签署是指_____.A.机关领导人在公文定稿上亲笔签名 B.机关领导人在公文正本上亲笔签名

C.机关领导人在收文的办理签注上批示意见 D.机关领导人文件处理单上签亲笔签名

16.以机关名义对外签发公文，必须遵循_____.A.集体会商的原则 B.先核后签的原则 C.正职签发的原则 D.规范签发的原则

17.盖印章时，应做到_____.A.上压正文，下不压成文日期

B.既压正文，又压成文日期

C.上不压正文，下压成文日期

D.上不压正文，下不压成文日期 18.注发是指_____.A.在定稿上注明办理情况

B.在定稿上批注缮印要求

C.在定稿上批注发文要求

D.在定稿上落款处签署 19.最有效的催办方式是_____.A.电话催办 B.文字催办 C.登门催办 D.会议催办 20.立卷是指_____.A.将办理完毕文件进行整理 B.将办理完毕文件组成案卷

C.将办理完毕文件组成组合体

D.将办理完毕文件进行编目 21.国家主席依照有关法律公布行政法规和规章，应当用_____.A.令 B.决定 C.通知 D.公告

22.国家主席依照有关法律宣布施行重大强制性行政措施应当用_____.A.令 B.决定 C.通知 D.公告

23.国家主席依照有关法律嘉奖有关单位及人员应当用_____.A.令 B.决定 C.通知 D.公告 24.根据《办法》，“议案”的作者指_____.A.各级人民政府 B.各级人民代会大会代表 C.群众 D.国家领导人 25.下列哪个事由，根据《办法》，不可以使用“决定” _____.A.关于严惩严重破坏社会治安的犯罪分子的工作安排

B.关于大兴安岭森林特大火灾事故的处理

C.关于授予×××全国劳动模范的称号的嘉奖

D.关于在太平洋×地区试验运载火箭使过往船只周知 26.“公告”根据《办法》适用于_____.A.向国内外宣布重要事项或者法定事项

B.公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项

C.对重要事项或者重大行动做出安排

D.宣布施行重大强制性行政措施 27.“通告”根据《办法》适用于_____.A.向国内外宣布重要事项或者法定事项

B.公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项

C.对重要事项或者重大行动做出安排

D.宣布施行重大强制性行政措施

28.传达有关单位周知或者执行的事项，使用_____.A.公告 B.通告 C.通知 D.通报

29.转发上级机关和不相隶属机关的公文，使用_____.A.决定 B.通告 C.通知 D.通报 30.传达重要精神或者情况，使用_____.A.决定 B.通告 C.通知 D.通报

二、多项选择题（本大题共10小题，每小题2分，共20分）在每小题列出的五个选项中有二至五个选项是符合题目要求的，请将正确选项前的字母填在题后的括号内。多选、少选、错选均无分。

31.向不相隶属的机关发文请求事项，不能用___________.A.请示 B.报告 C.公函 D.通知 E.通报 32.收文的办理包括的环节有___________.A.拟办 B.批办 C.承办 D.注办 E.催办 33.不需要立卷的范围是___________.A.重份文件 B.无查考利用价值的事务性、临时性文件 C.未经审阅签发的不生效文件和一般修改稿

D.与本单位工作无关的参考文件 E.无保存价值的人民来信和无特殊保存价值的信封

34.“有关××机床厂第七届职代会的通知、报告和决议”不是按照____特征组卷的。

A.作者 B.问题 C.时间 D.文种 E.通讯者 35.《××省卫生系统1999年工作总结》_____.A.文件式标题 B.文章式标题 C.双标题 D.单标题 36.总结的文章式标题，可以是_____.A.概括主要内容 B.概括基本观点 C.时限和内容 D.单位名称 37.述职报告的结尾的内容一般包括_____.A.自我批评 B.努力方向 C.表示决心 D.总结工作 38.常用的调查报告有_____.A.经验调查报告 B.情况调查报告 C.问题调查报告 D.专题调查报告 39.不适用于按文件名称立卷的有_____.A.司法文件 B.人事文件 C.教学文件 D.统计文件 E.会计文件 40.不能作为批复结束语的是_____.A.上述批复如无不妥，请参照执行 B.上述批复如有不妥，请予回函。C.特此批复。

D.此致敬礼。E.此复在执行中若有新问题，必须立即上报。

一、单项选择题

1.制发公文的目的和要求，一般是由（）确定的。

A.撰写者本人或团体 B.机关党政负责人 C.行文对象及行文内容 D.作者的上级机关 2.公文对结构的要求是（）。

A.完整

B.生动 C.突出 D.简明

3.以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章同于（）。

A.规范性文件

B.领指导性文件 C.呈请性文件

D.证明性文件

4.内容重要并紧急需要打破常规优先传递处理的文件，叫作（）。A.平件

B.加急件 C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志的稿本称作（）。

A.草稿

B.定稿 C.正本

D.副本

6.为了维护正常的领导关系，具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取（）。

A.逐级行文

B.多级行文 C.越级行文 D.直接行文 7.下面公文写作中，语句符合规范的是（）。

A.该卷烟厂全体职工同心协力，奋发自强，在上半年不到三个月时间里，就 创造出产值比去年同期增长 200%的奇迹

B.我们一定要采取措施，尽可能节省不必要的开支和浪费

C.目前有关部门已对议报作出停刊整顿并令其主要负责人深刻检查等等纪律处分的处理

D.一艘在巴拿马注册的名为“协友”的货轮9月9日1时30分在斯里兰卡东部亭可马里突然遭到泰米尔“猛虎”组织袭击而失事，五名船员失踪

8.“由于我们没有建立健全安全保卫制度，结果给流氓、惯偷、坏人造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的可趁之机”这句公文用语显然是不规范的，其不正确的原因是（）。A.含义不明确不清晰，让人产生歧义 B.句子成分搭配不当 C.语序安排欠妥当 D.不合乎事理 9.下面几种说法中，不正确的是（）。

A.在公文中安排语序时，当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程

时，一般应按时间发展顺序排列

B.受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄进机关，由抄送机关答复

C.有些公文的主题，可以根据领导人授意而直接表达，有些公文的主题，则需在调查研究的过程中，随着对客观实际情况全面而深入的探索而逐步提炼与明确 D.公文中的疑问语气一般较少使用语气“啊”“呢”“吧”等，“吗”也展可能不用或少用

10.调查报告的特点是（）。

A.具有明确的针对性 B.具有法定的权威性和执行性

C.作者广泛 D.根据调查研究成果写成的用于揭示事物真象与规律的报告

11.关于答复询问的报告，叙述错误的是（）。

A.用语简明，得体，分寸适宜 B.可夹带请示事项

C.是下级机关答复上级机关询问的文种

D.内容准确真实，实事求是地向领导机关作认真负责的报告

12.函灵活简便，可广泛应用于公务联系的各个领域，以下事项不适宜使用函件这一形式的有（）。

A.北京市人民政府就X X发电厂建设问题向国家计委申请

B.上海市浦东新区人民政府就浦东新区的道路规划问题向上海市交通厅询问 C.上海市公安厅就打击车匪路霸问题向华东六省的公安厅提出建议 D.国务院、中央军委就军队营区外义务植树进行指示 13.以下有关公文的说法错误的有（）。

A.公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词 B.通用公文，文称行政公文，指各类机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等 C.通知的作者广泛，不受机关性质与级别层次的限制

D.函为不相隶属机关间相互往来的正式公文，对受文者的行为没有强制性影响 14.会议纪要是会议文件的一种，以下关于会议纪要的标题说法正确的是（）。A.标题需写明会议名称与文种

B.标题须写明发文机关名称、事由与文种 C.标题需写明会议名称、事由、文种

D.可以采用一般文章标题的形式在标题中简要明确地揭示中心思想 15.立卷的文件是已经办理完毕的；立卷的作用主要是为了（）。A.反映本机关的活动 B.便于检索和管理 C.便于映证机关工作的历史 D.便于研究有关问题 16.公文立卷的具体方法很多，但其本质都是（）。

A.一案一卷，一会一卷 B.同人同事立一卷 C.统计表、报表合卷 D.把握文件的特

17.编目是对组合之后的文件加以系统排列并编列出（）。

A.卷内文件次号 B.卷内文件目录 C.编制立卷目 D.立卷计划和案卷目录

二、多项选择题

1.公文提纲的内容包括（）。

A.公文标题 B.公文开头 C.表述层次及论点、论据、字数安排 D.结尾

2.下面说法错误的有（）。

A.盖印应端正、清晰，做到上压正文，下压成文日期。B.一件联合发文，可有数个发文号

C.联合行文的成文日期以最后签发机关的签发日期为准。D.公文中的附注一般标注于主题词下方。E.题注一般用圆括号标注于标题下方。3.具备法定效力的公文稿本有（）。

A.副本

B.草稿 C.定稿

D.试行本 E.暂行本 4.选定公文种类主要的原则方法是（）。

A.考虑行文的具体需要 B.考虑本单位的权限 C.考虑公文撰拟者的写作水平D.考虑行文走向 5.国家对公文的格式有具体的要求其特点有（）。

A.结构完整 B.规范性 C.相对确定性 D.灵活性 6.规定公文的统一规范格式，其目的在于（）

A.维护公文的严肃性 B.维护公文的有效性 C.维护公文的权威性 D.维护公文的准确性

7.主送机关有以下几种（）。

A.上级机关

B.下级机关 C.平行机关

D.不相隶属机关 8.通报有以下特点（）。

A.具有较强的时效性 B.让事实和数据说话，而不过多地阐发和论证道理

C.具有教育性质，主要起宣传教育、沟通情况和交流经验的作用 D.内容单纯，行文简便

9.通报按其内容性质划分，可分为（）。

A.表彰性通报

B.批评性通报 C.指示性通报

D.情况通报 10.通报的总体结构包括（）。

A.标题

B.主送机关 C.正文

D.通报的日期 11.通报与通知的区别是（）。

A.通报用来传达重要精神或情况 B.通报的事例典型，情况重要，具有较大影响

C.通报的目的是引起读者的广泛注意和从中受到教育，而不着重要求予以具体办理和执行

D.通知有主送机关通报没有主送机关 12.批复具有以下特点（）。

A.权威性

B.针对性 C.被动性

D.公开性 13.下列有关说法，能用来说明批复有明确针对性的是（）。A.批复只印发给申报请示的单位及有关单位 B.批复的内容只答复请示的具体事项 C.批复的内容应予认真遵守与执行

D.批复的开头和结尾要与请示的标题与发文字号相互照应 14.批复在制发前需进行认真的调查，调查的内容包括（）A.查阅有关的规定和指示 B.调阅前案处理的材料

C.与内容涉及到的有关部门协商 D.调查研究请示的理由、事项与具体要求 15.下列各具体事项可以使用请示这一文种的有（）。A.请求协调与帮助解决本机关无法解决的困难与问题

B.请求审核批准或批转本机关制定的法规、规章或决定、报告等。C.请求协调与解决本机关无法解决的困难和问题 D.根据规定必须履行审批程序的事项 16.请示的主送对象可以是（）

A.有商洽必要的平行机关 B.需请求其批准的不相隶属机关

C.直属的上级领导机关 D.上级业务主管部门 17.下列有关说法正确的是（）。

A.各机关对于自己无权决定或难以处理的问题均应制发请示公文 B.请示这类公文要求上级回复，故应与工作报告相区别

C.某机关对于后勤的安排，因几位领导意见不一致，此时应该制发请示 D.请示不能使用议论的表达方式

18.分办的主要依据是文件的性质、重要程度、（）等。

A.涉密程度 B.缓急时限要求 C.内容所涉及的职责范围 D.党和政府的方针政策

19.签收文件的工作由（）完成。

A.专职外收发人员 B.兼职外收发人员 C．通讯人员 D.各机关的领导、负责人

三、不定项选择题

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本 B.试行本 C.暂行本 D.修订本

2.用于对某一项行政工作作比较具体规定的规范性文件，称作（）。A.条例

B.规定 C.办法

D.决定

3.用于对下级机关布臵工作，阐明工作活动的指导原则的领导指导性文件，称为（）。

A.命令

B.指示 C.批复

D.通知 4.公文中的词语应（）。

A.含义确切 B.韵味无穷 C.可圈可点

D.包彩丰富 5.下面说法正确的有（）。

A.党政机关应在各自的系统内部发布文件 B.行政机关可直接向党的组织发布指令性文件 C.行政机关可直接向党的组织汇报工作 D.党政机关尽可能地增加联合发文 6.公文词语要求（）。

A.选择最贴切，最能表情达意的 B.尽量使用同音调 C.使用口语词、歇后语，谚语

D.为反复强调、突出重点，大量用同意词 E.使文章新颖，可用方言词汇 7.维护公文的简明性易出的问题是（）。

A.赘言泛滥，大量重复 B.语言含混、语义多歧 C.归类不准、文不对题 D.主题不明、离题万里 E.内容不全，挂一漏万

8.维护文件的高度严密性是指（）。

A.公文的保密性 B.公文语言结构的严密 C.公文行文程序的严密 D.施行办法的严密 9.承办公文工作的依据主要是（）。

A.有关法律、法规、制度 B.一部分群众的要求 C.上级领导做出的批示 D.上级领导传授的意图

一、单项选择题

1.制发公文的目的和要求，一般是由（）确定的。

A.撰写者本人或团体 B.机关党政负责人 C.行文对象及行文内容 D.作者的上级机关 2.公文对结构的要求是（）。

A.完整

B.生动 C.突出

D.简明

3.以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章同于（）。A.规范性文件 B.领指导性文件 C.呈请性文件 D.证明性文件 4.内容重要并紧急需要打破常规优先传递处理的文件，叫作（）。

A.平件

B.加急件 C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志的稿本称作（）。

A.草稿

B.定稿 C.正本

D.副本

6.为了维护正常的领导关系，具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取（）。

A.逐级行文

B.多级行文 C.越级行文 D.直接行文 7.下面公文写作中，语句符合规范的是（）。

A.该卷烟厂全体职工同心协力，奋发自强，在上半年不到三个月时间里，就创造出产值比去年同期增长 200%的奇迹

B.我们一定要采取措施，尽可能节省不必要的开支和浪费

C.目前有关部门已对议报作出停刊整顿并令其主要负责人深刻检查等等纪律处分的处理

D.一艘在巴拿马注册的名为“协友”的货轮9月9日1时30分在斯里兰卡东部亭可马里突然遭到泰米尔“猛虎”组织袭击而失事，五名船员失踪

8.“由于我们没有建立健全安全保卫制度，结果给流氓、惯偷、坏人造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的可趁之机”这句公文用语显然是不规范的，其不正确的原因是（）。

A.含义不明确不清晰，让人产生歧义 B.句子成分搭配不当 C.语序安排欠妥当 D.不合乎事理 9.下面几种说法中，不正确的是（）。

A.在公文中安排语序时，当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程 时，一般应按时间发展顺序排列

B.受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄进机关，由抄送机关答复 C.有些公文的主题，可以根据领导人授意而直接表达，有些公文的主题，则需在调查研究的过程中，随着对客观实际情况全面而深入的探索而逐步提炼与明确 D.公文中的疑问语气一般较少使用语气“啊”“呢”“吧”等，“吗”也展可能不用或少用

10.调查报告的特点是（）。

A.具有明确的针对性 B.具有法定的权威性和执行性 C.作者广泛 D.根据调查研究成果写成的用于揭示事物真象与规律的报告 11.关于答复询问的报告，叙述错误的是（）。

A.用语简明，得体，分寸适宜你 B.可夹带请示事项 C.是下级机关答复上级机关询问的文种

D.内容准确真实，实事求是地向领导机关作认真负责的报告

12.函灵活简便，可广泛应用于公务联系的各个领域，以下事项不适宜使用函件这一形式的有（）。

A.北京市人民政府就X X发电厂建设问题向国家计委申请

B.上海市浦东新区人民政府就浦东新区的道路规划问题向上海市交通厅询问 C.上海市公安厅就打击车匪路霸问题向华东六省的公安厅提出建议 D.国务院、中央军委就军队营区外义务植树进行指示 13.以下有关公文的说法错误的有（）。

A.公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词 B.通用公文，文称行政公文，指各类机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等 C.通知的作者广泛，不受机关性质与级别层次的限制 D.函为不相隶属机关间相互往来的正式公文，对受文者的行为没有强制性影响 14.会议纪要是会议文件的一种，以下关于会议纪要的标题说法正确的是（）。

A.标题需写明会议名称与文种 B.标题须写明发文机关名称、事由与文种

C.标题需写明会议名称、事由、文种

D.可以采用一般文章标题的形式在标题中简要明确地揭示中心思想 15.立卷的文件是已经办理完毕的；立卷的作用主要是为了（）。

A.反映本机关的活动 B.便于检索和管理 C.便于映证机关工作的历史 D.便于研究有关问题 16.公文立卷的具体方法很多，但其本质都是（）。

A.一案一卷，一会一卷 B.同人同事立一卷 C.统计表、报表合卷 D.把握文件的特 17.编目是对组合之后的文件加以系统排列并编列出（）。

A.卷内文件次号 B.卷内文件目录 C.编制立卷目 D.立卷计划和案卷目录

二、多项选择题

1.公文提纲的内容包括（）。

A.公文标题 B.公文开头 C.表述层次及论点、论据、字数安排 D.结尾

2.下面说法错误的有（）。

A.盖印应端正、清晰，做到上压正文，下压成文日期。B.一件联合发文，可有数个发文号

C.联合行文的成文日期以最后签发机关的签发日期为准。D.公文中的附注一般标注于主题词下方。E.题注一般用圆括号标注于标题下方。3.具备法定效力的公文稿本有（）。

A.副本 B.草稿 C.定稿 D.试行本 E.暂行本 4.选定公文种类主要的原则方法是（）。

A.考虑行文的具体需要 B.考虑本单位的权限 C.考虑公文撰拟者的写作水平D.考虑行文走向 5.国家对公文的格式有具体的要求其特点有（）。

A.结构完整 B.规范性 C.相对确定性 D.灵活性 6.规定公文的统一规范格式，其目的在于（）

A.维护公文的严肃性 B.维护公文的有效性 C.维护公文的权威性 D.维护公文的准确性 7.主送机关有以下几种（）。

A.上级机关 B.下级机关 C.平行机关

D.不相隶属机关 8.通报有以下特点（）。

A.具有较强的时效性 B.让事实和数据说话，而不过多地阐发和论证道理

C.具有教育性质，主要起宣传教育、沟通情况和交流经验的作用 D.内容单纯，行文简便

9.通报按其内容性质划分，可分为（）。

A.表彰性通报 B.批评性通报 C.指示性通报

D.情况通报 10.通报的总体结构包括（）。

A.标题 B.主送机关 C.正文

D.通报的日期 11.通报与通知的区别是（）。A.通报用来传达重要精神或情况

B.通报的事例典型，情况重要，具有较大影响

C.通报的目的是引起读者的广泛注意和从中受到教育，而不着重要求予以具体办理和执行

D.通知有主送机关通报没有主送机关 12.批复具有以下特点（）。

A.权威性

B.针对性 C.被动性 D.公开性 13.下列有关说法，能用来说明批复有明确针对性的是（）。

A.批复只印发给申报请示的单位及有关单位 B.批复的内容只答复请示的具体事项 C.批复的内容应予认真遵守与执行

D.批复的开头和结尾要与请示的标题与发文字号相互照应 14.批复在制发前需进行认真的调查，调查的内容包括（）

A.查阅有关的规定和指示 B.调阅前案处理的材料

C.与内容涉及到的有关部门协商 D.调查研究请示的理由、事项与具体要求 15.下列各具体事项可以使用请示这一文种的有（）。

A.请求协调与帮助解决本机关无法解决的困难与问题

B.请求审核批准或批转本机关制定的法规、规章或决定、报告等。C.请求协调与解决本机关无法解决的困难和问题 D.根据规定必须履行审批程序的事项 16.请示的主送对象可以是（）

A.有商洽必要的平行机关 B.需请求其批准的不相隶属机关 C.直属的上级领导机关 D.上级业务主管部门 17.下列有关说法正确的是（）。

A.各机关对于自己无权决定或难以处理的问题均应制发请示公文 B.请示这类公文要求上级回复，故应与工作报告相区别

C.某机关对于后勤的安排，因几位领导意见不一致，此时应该制发请示 D.请示不能使用议论的表达方式

18.分办的主要依据是文件的性质、重要程度、（）等。

A.涉密程度 B.缓急时限要求

C.内容所涉及的职责范围 D.党和政府的方针政策 19.签收文件的工作由（）完成。

A.专职外收发人员 B.兼职外收发人员

C．通讯人员 D.各机关的领导、负责人

三、不定项选择题

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本

B.试行本 C.暂行本

D.修订本

2.用于对某一项行政工作作比较具体规定的规范性文件，称作（）。

A.条例 B.规定 C.办法

D.决定

3.用于对下级机关布臵工作，阐明工作活动的指导原则的领导指导性文件，称为（）。

A.命令 B.指示 C.批复 D.通知 4.公文中的词语应（）。

A.含义确切 B.韵味无穷 C.可圈可点 D.包彩丰富 5.下面说法正确的有（）。

A.党政机关应在各自的系统内部发布文件 B.行政机关可直接向党的组织发布指令性文件 C.行政机关可直接向党的组织汇报工作 D.党政机关尽可能地增加联合发文 6.公文词语要求（）。

A.选择最贴切，最能表情达意的 B.尽量使用同音调

C.使用口语词、歇后语，谚语 D.为反复强调、突出重点，大量用同意词 E.使文章新颖，可用方言词汇

7.维护公文的简明性易出的问题是（）。

A.赘言泛滥，大量重复 B.语言含混、语义多歧 C.归类不准、文不对题 D.主题不明、离题万里 E.内容不全，挂一漏万

8.维护文件的高度严密性是指（）。

A.公文的保密性 B.C.公文行文程序的严密 D.9.承办公文工作的依据主要是（A.有关法律、法规、制度 B.公文语言结构的严密 施行办法的严密）。

一部分群众的要求

第四篇：常见公文写作格式(通用写作)与

常见公文写作格式与范文

一、函

（一）函的概念

函是不相隶属机关之间相互洽商工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

（二）函的特点

（一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

（二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

（三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

（三）函的分类

（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

（三）另外，从内容和用途上，还可以分为洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

（四）函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。

2、主送机关。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

（四）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

（五）撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

例文 通知事宜函

国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国办函 [1993] 2号

国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）

二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）

三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略）

四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略）

上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。

国务院办公厅（盖章）一九九三年一月三日

二、《通知》写作要点

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

一、标题：制发机关＋事由＋通知。

二、正文：㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

三、结尾：三种写法：㈠意尽言止，不单写结束语。

㈡在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。㈢再次明确主题的段落描写。通知格式：（指示性通知）

北京积水潭医院关于××××××的通知 各科室：

××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××。北京积水潭医院 二○○五年三月十日

例文(指示性通知)国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知

国发(1996)×号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构: 改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。

中华人民共和国国务院 一九九六年十二月十六日

通知格式：（会议性通知）

关于×××××××××××××××会议的通知 各职能处室：

定于×月×日召开××××会。现将有关事宜通知如下： 会议议题××××××××××××××××××××××××××××。

参加人员××××××××××××××××××××××××××××。

会议时间×月×——×日（会期×××，×××××报到。）会议地点××××××××××××××××××××××××××××。

有关事宜

（一）××××××××××××××××××××××××××××。

（二）××××××××××××××××××××××××××××。

（三）×××××××××××。

联系人：×××，电话：××××××××，传真：××××××××。

北京积水潭医院 ××××年×月×日

例文(会议通知)关于召开全区宣传部长会议的通知 各市委宣传部，柳铁党委宣传部：

定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：

一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。

二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。

三、会议时间9日9-10日(会期一天半，9日8日下午报到)。

四、会议地点报到及住宿地点：南宁市七星路广西宣传干部培训中心。会场：区党委办公楼三楼会议室。

五、有关事项

（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份，在报到时交会务组(打印要求：16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。

（二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。

（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。

联系人：×××，电话：××××，传真：××××××。中共广西壮族自治区委员会宣传部 二○○三年九月四日

农牧公司通知格式

关于XXXX的通知(标题字体用正文宋体小二，加粗)

各养殖公司：

为确保应届毕业生的培训工作高质、高效完成，现将有关培训要求通知如下：（正文字体用仿宋_GB2312）

一、培训时间：2009年2月1日--2月26日。

二、学员报到时间： 2009年2月1日上午9：00—下午5：00 ,未按规定报到者视为主动放弃。

三、学员报到地点：希望集团〃四川五月花电脑专修学院正校门（郫县团结镇）。

四、学员培训地点：希望集团〃四川五月花电脑专修学院。

五、学员住宿安排：参培学员的住宿统一由我集团安排在希望集团〃四川五月花电脑专修学院学生宿舍，学员无需携带被褥等床上用品，只需带自己的日常生活用品即可。具体房间号详见签到表。

特此通知

附件：

1、课程规划

2、《培训课程安排表》

3、培训纪律

4、到五月花计算机学院的乘车路线

XXXXXXX公司（盖公章）

二○○九年XX月XX日

三、报 告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。

（一）标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。

（二）正文：一是事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。二是事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

（三）结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。

报告格式：（建议报告）

关于××××××的报告 院领导：

根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××。

以上意见如无不妥，请批转各部门执行。

北京积水潭医院××处

××××年×月×日

例文(建议报告)关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告 国务院：

脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：

一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。

二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。

以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

卫生部 一九九三年十月二日

报告格式：（情况报告）

关于××××××的报告

根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：

一、×××××××××××××××××××。

二、×××××××××××××××××××。

北京积水潭医院××处 ××××年×月×日

农牧公司统一用报告格式 报 告

日 期

2009年2 月7 日

编 号

200908（按照发放时间顺序统一用阿拉伯数字编号，如2009年第8 份报告200908）

附 件

有□页 无√

受文者

重庆特驱农牧有限公司总经理（宋体小三）

发文者

XXXX公司（宋体小三）

副本分送单位

报告主题

关于XXXX报告（宋体小三）

（正文字体用宋体小四）

可否？请批示！XXXXX公司

二○○ 年三月十八日

（养殖公司盖公章，日期应用大写，齐年盖月）

公司总经理（授权委托人）签字： 时间:

****年**月**日

农牧公司总经理（审批）意见：

总部对应部长审核（审批）意见：

时间:

****年**月**日

总裁（或授权人）审批：

时间:

****年**月**日

四、请 示

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。

（一）标题：制发机关名称＋事由＋请示。

（二）正文：

1.请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。

2.请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

（三）结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。

例文(事务性请示)关于在全国开展基本农田保护工作的请示 国务院：

为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。具体意见如下：

一、明确指导思想，加强组织领导。………………

二、根据不同地区确定保护重点。………………

三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。……………… 以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

国家土地管理局 一九九一年一月二日

例文(事务性请示)关于在全国开展基本农田保护工作的请示

国务院：

为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。具体意见如下：

一、明确指导思想，加强组织领导。………………

二、根据不同地区确定保护重点。………………

三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。……………… 以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

国家土地管理局 一九九一年一月二日

办公会请示格式：主管领导批示： 关于××××的请示 院领导：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

此文是否提交院办公会讨论，请指示。

积水潭医院××处

×年×月×日

例文一 请求批准性请示

关于建立中国工程院有关问题的请示 国务院：

近年来，我国科学家、工程技术专家和有关人士，曾多次提出建立中国工程院问题。

全国政协七届五次会议和中国科学院第六次学部委员大会期间，不少政协委员、学部委员和工程技术专家，又先后提出提案和建议。党中央和国务院领导同志十分重视这一建议。曾就建立中国工程院问题，多次作过批示。根据党中央和国务院领导同志的批示精神，组成了专家研究小组，经过广泛调查研究，听取各方面人士和有关产业部门的意见，进行反复酝酿和讨论，形成工程院的初步方案。现就建立中国工程院的有关问题报告如下。

一、关于建立中国工程院的必要性。（略）

二、关于组建中国工程院的一些原则。

（一）关于名称（略）

（二）关于中国工程院的性质和作用（略）

（三）关于中国工程院成员的称谓（略）

（四）关于中国工程院与中国科学院（学部）的关系（略）

（五）关于中国工程院院士的标准和条件（略）

（六）关于中国工程院第一批院士的产生及以后的增选制度（略）

（七）关于中国工程院的领导体制及学部设臵（略）

三、关于中国工程院的筹建工作及进度安排（略）

以上请示当否，请批示。

附件：中国工程院筹备领导小组名单。国家科委（盖章）中国科学院（盖章）一九九三年十一月十二日

例文二 请示指示性请示

关于《会计人员职权条例》中“总会计师”既是行政职务又是技术职称的请示 财政部：

国务院1987年国发 [1987] *号通知颁发的《会计人员职权条例》规定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种；其中“总会计师”既是行政职务，又作为技术职称。在执行中，工厂总会计师按《条例》规定，负责全厂的财务会计事宜；可是每个工厂，尤其大工厂，授予总会计师职称的人有四五人，究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜，执行总会计师的职责与权限呢？我们认为宜将行政职务与技术职称分开。总会计师为行政职务，不再作为 技术职称，比照最近国务院颁发的《工程技术干部技术职称暂行规定》将《条例》第五章规定的会计人员职称的“总会计师”改为“高级会计师”。

以上意见是否妥当，请指示。

*省财政厅（盖章）一九*年×月×日

例文三 请求批转性请示

关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示 国务院：

随着对外改革开放的不断扩大，人民生活水平不断提高，近年来，中国公民自费出国旅游不断增加，为适应改革开放形势，加强中国公民自费出国旅游的管理，特制定了《中国公民自费出国旅游管暂行办法》。

附：中国公民自费出国旅游管理暂行办法 以上暂行办法如无不妥，请批转发布执行。国家旅局（盖章）公安部（盖章）

请示类公文写作规范：

请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下：

1、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。

（1）标题。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如《*县人民政府关于***的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。

（2）主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。

2、正文。其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。（1）开头。主要交代请示的缘由。

（2）主体。主要说明请求事项。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。

（3）结语。应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。

3、落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间**年*月*日。

撰写请示应注意的问题

请示的写作首先要和“报告”文种相区别。在这个前提下，一要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中。二要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；三要理由要充分，请示事项要明确、具体；四要语气要平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。

五、规 定

规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。

一、标题：地域＋内容＋文件种类（规定、管理办法、细则、规则等）。

二、正文：

（一）正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。

（二）“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。

（三）根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。

字号规格

公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。用A4纸打印。结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“㈠”；第三层为“⒈”；第四层为“⑴”。成文时间用汉字，“零”可写为“○”，右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。

所谓 骑年就是盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像骑上去了一样，而同时，章子要把月份整个盖住，这就是盖月，主要是为了防止篡改公文日期。

农牧公司统一用请示格式

请 示

日 期

2009年2 月7 日

编 号

200908（按照发放时间顺序统一用阿拉伯数字编 号，如2009年第8份报告200908）

附 件

有□页 无√

受文者

重庆特驱农牧有限公司总经理（宋体小三）

发文者

XXXX公司（宋体小三）

副本分送单位

报告主题

关于XXXX报告（宋体小三）

（正文字体用宋体小四）

可否？请批示！

XXXXX公司

二○○ 年三月十八日

（养殖公司盖公章，日期应用大写，齐年盖月）

公司总经理（授权委托人）签字：

时间:

年

月 日

农牧公司总经理（审批）意见： 总部对应部长审核（审批）意见：

时间:

****年**月**日

总裁（或授权人）审批：

时间:

****年**月**日

农牧公司统一用红头文件格式 重庆特驱农牧有限公司文件

渝特农牧„2009‟3号(文件按照时间顺序统一用阿拉伯数字编号)

关于滕金强、蒋洪波同志的任职决定(宋体-18030,小二，加粗)

各家禽养殖公司：

根据工作需要，经公司研究决定：

任命滕金强为南充特驱家禽养殖有限公司生产技术部经理助理； 任命蒋洪波为南充特驱家禽养殖有限公司营销服务部经理助理。以上任命决定自发布之日起即开始执行。特此决定。(仿宋_GB2312,四号字体)

重庆特驱农牧有限公司 二〇〇九年二月七日

主题词：任职

决定 签发人：（总经理签字，盖公章）抄报：特驱总部 抄发：各部、各家禽养殖公司

第五篇：公文与写作题归纳

决定没有主送机关。。

(态度和规划不一样)1.应在公文首页标注签发人的是()。B A.平行文

B.上行文

C.下行文

D.所有公文 2.我国法定的公布性文件包括()。（多选题）BD A.通知

B.通告

C.通报

D.公告

3.发文机关标志应当使用发文机关全称或者简称;联合行文时，()排列在前。A.主送机关 B.主办机关 C.抄报机关 D.协办机关

【答案】B。中公解析：发文机关标志主要有两种形式：一是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成;二是也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。故本题答案为B。

公文的表态用语：如应、理应、确应、本应、迅即办理、拟予、缓议等，主要用于表示对事物的认识、态度、主张等。

5.公文中常用“经、兹、查”等词属于()。

A.称谓用语 B.经办用语 C.征询用语 D.引叙用语

B。中公教育解析：公文中常用的事务性词语有：称谓用语：本(第一人称)、该(第三人称);经办用语：兹经、业经。引叙用语：前接、近接;期请用语：即请查照、希即遵照;征询用语：当否、可否、是否可行。故本题答案为B。2.在公文特定用语中，“据此、为此、现函复如下”属于()。A.引叙用语 B.过渡用语 C.开端用语 D.经办用语

【答案】A。中公解析：引叙用语是公文中表示引述来文的词语。主要用于批复、复函等文种。其余选项不符题意。故本题选A。

公文的主要受理机关，即对公文负主办或答复责任的机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

4.对下级机关布置某项工作，要求办理或执行时所使用的通知是批示性通知。()A.正确 B.错误

B。中公教育解析：通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。对下级机关布置某项工作，要求办理或执行时所使用的通知是指示性通知。批示性通知是领导机关在发布行政法规制度、领导重要讲话、下级机关的报告，或转发上级机关与同级不相隶属机关的文件时使用的一种公文。故本题说法错误

6.几个机关联合行文，要标明()。

A.主办机关的发文字号

B.全部机关的发文字号 C.前两个机关的发文字号

D.统一规定的发文字号 A。中公教育解析：《党政机关公文处理工作条例》规定，联合行文时，使用主办机关的发文字号。

上行文都应在公文首页标注签发人。

18.在下行文中提出执行要求时，要使受文者不折不扣执行文件，应写作按照执行。()错误 【答案】B。解析：在下行文或规章条文中,提出执行要求时,要使受文者不折不扣执行文件或规章条文，应写作遵照执行。

19.中共××市纪律委员会公布关于杜绝腐败、严肃不正之风的有关规定，用通告。()错误 19.【答案】B。解析：通告，适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通告的内容 多涉及公安、交通、邮电等方面的公务活动，而纪委会公布杜绝腐败、严肃不正之风的有关规定，属于要求下级或有关单位周知并认真执行的，应用通知行文。

21.所有的公文中，决定最具权威性和强制性。()错误

21.【答案】B。解析：所有的公文中，命令(令)最具权威性和强制性。

34.“××动态”、“××简讯”、“情况反映”、“内部参考”属于()。

A.简报 B.报告 C.调查报告 D.情况报告

34.【答案】A。解析：简报是由机关、团体和企事业单位内部编发，用来反映情况、沟通信息 的一种简要的局面报道或报告。

4.节能宣传周活动结束后，市文化局要求各县区文化局提交一份关于工作开展情况的材料。××县文化局提交材料的文种应该是()。

A.汇报 B.报告 C.纪要 D.总结 E.请示

4.【答案】B。解析：报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。县文 化局向市文化局提交的应该属于工作报告，主要用于总结工作，反映某一阶段、某个方面贯彻落实政策、法令、批示的情况。汇报和总结都不属于公文文种。纪要适用于记载会议主要情况和议定事 项。其特点为：纪要性、决议性和知照性。

15.公告，通告等公文不写主送机关。(错)【解析】公告、通告等公文可以不写主送机关，而不是都不写，题干中“不写”太过绝对。故本题的说法是错误的。

16.通用公文的发文字号和信函式公文的发文字号的位置各不相同。(对)

7.公文的本质特点是(A)。

A.明确的工具性

B.极强的政策性

C.格式的规定性

D.作用的权威性

20.XX研究院一份《关于研制开发A产品的可行性研究报告》内容涉及国家核心秘密，一旦泄露将会使国家的安全和利益遭受重大损害，这份报告是()。【答案】A

A.绝密文件

B.机密文件

C.秘密文件

D.一般内部文件

【解析】根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密等类别。秘密，含有一般国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭到损害。机密，含有重要国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭到严重的损害。绝密，含有最重要国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭到特别严重的损害。内部文件，指内容虽不涉及秘密，但不宜或不必对社会公开，只限在国内某系统、某部门内部使用的公文。本题所述之“内容涉及国家核心秘密”，是属于绝密文件的。故本题的正确答案为A。

【资料】XX市人民政府关于同意召开文化茶叶产业工作会议的批复

市文化局：

你部《关于召开文化产业工作会议的请示》收息。

同意近期以市政府名义召开文化产业工作会议，会议具体工作由文化局牵头，会同有关部门办理，请按实施方案认真组织筹备工作。

附件：xx市文化产业工作会议实施方案

3.这份批复存在的问题是()【答案】CE

A.附件位置不对

B.正文过于简单

C.成文日期应该用阿拉伯数字

D.标题“同意”前面的“关于”可以省略

E.正文引用对方请示时没有先引标题，后引发文字号

【解析】成文日期中的数字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)。正文中引用文件时，文件名称在前，并加“《》”，在文件名称之后加发文字号，并加“()”。故本题的正确答案为CE。

签发人标识用于什么文种？(ABC)A请示 B报告 C意见 D通报 E决定

解析：上行文。意见可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，意见类似于请示，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答案。作为下行文，意见具有指示、指导和规范作用，可对下级机关布置工作，下级机关应当遵照执行。作为平行文，收文机关对文中提出的意见可作为决策、行动或工作的参考。

在什么特殊情况下才能进行“越级行文”呢？

一、遇有特殊重大紧急情况，如战争、自然灾害等，如逐级上报，可能会延误时机，造成重大损失时；

二、经多次请示直接上级，长期未得到解决的重大问题；

三、上级领导或领导机关交办，并指定越级直接上报的事项；

四、对直接上级机关或领导进行检举、控告；

五、直接上下级机关有争议，而无法解决的重大问题；

六、询问、联系无需经过直接上级机关的一些工作问题等。

七、在市场经济的今天，为使文件精神尽快与群众见面，以便更好的贯彻执行，采用电视、电脑、电话、广播、报刊等方式行文。

要点：一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

多级行文是指将公文同时发送给上几级或下几级机关，甚至直达基层与人民群众直接见面。此种方式多用于为加快文件的传递的上行文或部分不容许作任何变通和发挥的下行文。

93.下列机关可以联合发文的是()。

①中共××市委②××市政府③××市人事局④中共××市委组织部

A.①②

B.②③

C.③④

D.①④

93.AC[解析]根据《党政机关公文处理工作条例》规定，同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。“××市人事局”是“××市政府”的下级单位,B项错误。D项中,“中共××市委”是“中共××市委组织部”的上级单位,D项错误。

联合行文要注意的内容是：

（1）行文的各机关部门必须是同级的；

（2）联合行文对于共同贯彻执行有关方针、政策或兴办某些事业，是非常有利的；

（3）几个平行机关或部门联合行文，应奖相对应的各机关都列为主送机关；

（4）联合行文应当确有必要，且单位不宜过多。

以下部门、机关和单位可以联合行文：

一是同级政府、同级政府各部门可以联合行文；

二是上级政府部门与下一级政府可以联合行文；

三是政府与同级党委和军队机关可以联合行文；

四是政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；

五是政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

总结报告是要叙议结合

6.涉密公文公开发布前应当履行解密程序，公开发布的时间，形式和渠道，由主送机关确定。()

A.正确

B.错误 B。中公教育解析：《党政机关公文处理条例》第三十一条：公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。所以涉密公文公开应当由发文机关确定，而不是主送机关，故本题说法错误。

5.××市教育局欲申请财政支持，拟写请示公文的主送机关应为()A.××市财政局

B.××市人民政府

C.××省人民政府 D.××市人民政府、××市财政局 B。中公教育解析：“请示”为向上级行文，排除AD。公文行文一般应逐级行文，市教育局的上一级领导机关为市政府，排除C，故本题答案为B。

叙述是表彰或处分通报、调查报告、情况报告、工作报告等文种的主要表达方式。其中调查报告常用第三人称叙述。

20.会议记录的作用主要有()。

A.文件作用、素材作用、史料作用

B.文件作用、史料作用、凭证作用 C.素材作用、史料作用、交流作用

D.素材作用、史料作用、依据作用

会议记录的作用主要有：(1)史料作用，重要的会议记录一定要归入档案，以备查考。(2)素材作用，会议记录是形成会议纪要和简报的重要素材。(3)文件作用，会议记录可以作为传达执行会议决议和贯彻执行会议精神的依据，也可以作为总结工作、检查决议执行情况向上级汇报的依据。所以本题答案选A。由于受强对流天气的影响，进入七月中旬以来，A市连续遭受暴雨袭击，已造成8个县(区)18万人受灾，灾难还在继续。A市有关领导连夜召开紧急会议，向受灾各县(区)下发抗洪抢险紧急通知。××县地处山区，部分乡镇为沿江地区，受涝灾害冲击特别大，为A市受灾重点地区。为此，××县政府领导组织干部群众广泛开展自救，同时转发市政府通知，要求各乡镇切实抓好抢险救灾工作，同时做好灾后生产生活布置工作。××县政府相关领导将转发市里通知的草拟工作交给秘书小罗，拟文：××县××关于转发《A市人民政府办公室关于抗洪抢险的通知》。

3.上述公文标题正确与否?()4.为什么?()A.公文标题应为：××县××关于转发《A市人民政府办公室关于抗洪抢险的通知》的通知 B.公文标题应为：关于转发《A市人民政府办公室关于抗洪抢险的通知》

C.公文标题应为：关于转发《A市人民政府办公室关于抗洪抢险的通知》的通知 D.该公文的发文机关是××县人民政府办公室 E.该公文的发文机关是××县人民政府 3.【答案】B。

4.【答案】BE。解析：通知的标题一般采用公文标题的常规写法，由发文机关+主要内容+文种组成;也可以省略发文机关，由主要内容+文种组成标题。由材料可知，发文机关为“××县人民政府”，故BE项正确。

王X是某机关党委办公室主任。一天，办公室收到来自下级机关XX局党委的一份文件，内容是XX局党委关于成立一个专家咨询委员会的打算。王X在该文件版头写了“请领导办公会议讨论决定”字样。一周后，该机关领导经过研究，同意XX局党委的意见，让办公室电话通知XX局党委作为答复。XX局党委收到答复后不久，又发来一份文件，将专家咨询委员会的组成人员名单报告上来。王X根据领导的决定，再次给XX局党委答复表示同意，制发一份批复给XX局党委，再制发一份请示给上级主管机关。5.上文种王X的两次答复方式正确与否?()6.为什么?()A.王X给XX局党委的第一次答复方式应该让XX局党委来人当面通知 B.王X给XX局党委的第一次答复方式应该制发一份复函

C.王X处理XX局党委第二次来文的最恰当的做法应是制发一份复函给XX局党委，并将此复函抄送给有关单位

D.王X处理XX局党委第二次来文的最恰当的做法应是制发一份批复给XX局党委，并将此批复连同来文一起登记存档

E.王X处理XX局党委第二次来文的最恰当的做法应是制发一份批复给XX局党委，再制发一份报告给上级主管机关 5.【答案】B。

6.【答案】BD。解析：用电话通知或让XX局党委来人当面通知，都不够郑重。而由于来文未使用“请示”这一文种，是一份“打算”，所以，亦不宜采用“批复”来回复。正确的选择是制发一份复函。故B项正确。

下级发来请示，上级答复则应使用“批复”;所答复的问题在本级机关职权范围内，不需再向其上级制发“报告”或“请示”，而应按公文工作规程，将此批复连同下级机关的请示一并归档。在归档时，上级的批复与下级的请示为一件，“件”是文书档案的基本保管单位。

近年来我国频繁发生的严重水旱灾害，造成重大生命财产损失，暴露出农田水利等基础设施十分薄弱，为此，2010年12月31日党中央、国务院发布了《关于加快水利改革发展的决定》，就大力加强水利建设提出了明确要求。为贯彻落实这一文件精神，具体部署有关工作，××市人民政府决定于2011年1月20日发文召开各县(市、区)政府一把手和主管农业领导参加的农村工作会议。假如由您代拟这份公文，请就下列问题作答。3.这份公文的文种应当是()。

A.决定

B.通报

C.意见

D.通知

E.通告

4.在收文办理程序中，主要领导对所收文件签署处理意见，这道程序是()。A.拟办

B.批办

C.交办

D.承办

E.注办

3【答案】D。解析：2012年最新发布的《党政机关公文处理工作条例》规定，决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。故本题答案选D。

4.【答案】B。解析：收文办理主要程序是：签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。承办环节中的批办是指机关或部门的领导人对来文办理提出指示性意见的决策性活动。故本题答案选B。

3.请示语“以上请示”与“请批示”之间应选用正确词语是()。A.如有不妥 B.如无不妥 C.可否妥当 D.当否(妥否)B。中公教育解析：请示结语的常规写法有：“当(妥、可)否，请批复(批示)”;“以上请示如无不妥，请批复(批准、审批)”“;特此请示，请批复(批示)”“以上请示如无不妥，;请转报„„审批”等。故本题答案选B。

5.公文无论上行或下行都需要签发。()A.正确 B.错误

A。中公教育解析：凡是单位正式的公文都要签发，但只有上行文才在公文上注明签发人,下行文无需在公文上注明签发人。故本题说法正确。

3.小王根据某领导的要求，要把一次会议记录的代表发言编发一期《会议记录》，按照有关规定，小王可采取的正确做法是()。(多选题)A.请有关代表对自己的发言内容审核签字同意后签发 B.请该领导对代表的发言内容审核签字同意后签发 C.无须任何人审核签字同意后签发，直接编发

D.无需任何人审核签字同意后签发，只要在文末做说明，以示负责

3.【答案】AD。中公教育解析：小王的正确做法是：请有关代表对自己的发言内容审核签字同意后编发。无需任何人审核签字同意，只要在文末作说明，以示负责。故本题答案为AD。

调查报告这一文体通常由标题、正文、落款三部门构成。

18.公开发布重要决定或者重大事件用公告来行文。×

【解析】公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。选择文体需要看适用范围。

19.机关、单位、团体反映情况、传递信息、交流经验常用简报这一文种。

18.凡是被公文作者有意识地搜集的事实、数字、论据，不论是否写入公文，都称为()

A.素材

B.题材

C.文件

D.材料

D【解析】在文学创作中，有素材、题材之分，在公文写作中，凡是被公文作者有意识地搜集的事实、数字、论据，不论是否写入公文，都称为材料。

20.转述式通报是针对()所反映的先进事迹，错误事实或严重情况分析、评价，提出处理意见。

A.附件

B.正文

C.统计资料

D.群众意见

A 【解析】转述式通报是针对附件(如下级报送的情况报告、调查报告、通报、来信等)所反映的先进事迹，错误事实或严重情况分析、评价，提出处理意见。

函的种类 A请准函 B来往函 C商洽函 D问复函 选ABCD

公文用纸一般为16开型（长260毫米、宽184毫米）单页，也可采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）。张帖的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文用纸要符合档案保护技术要求。

公文用纸一般用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或纸.国家对公文版面及排版有规范要求,下列选项中错误的说法(B)A.公文排版，文字从左至右横写、横排 B.公文用纸一般采用16开型

C.公文正文一般每面排22行，每行排28个字 D.公文单页码居右空1字，双页码居左空1字

国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年。

校对由哪个部门执行——文秘部门

对于一般的公文通常是按接收归档，即在第二年的上半年，将上一年形成的文件经整理后，办理交接归档手续。归档工作一般应在次年的3月份完成，最迟也不能超过6月份。完成了归档工作，文件材料就正式转化为档案。

联合行文的顺序：党政军群

41、下列选项中，既可用于嘉奖有关单位和人员，也可对较大事故或错误进行处理的公文是(C)。

A.通告 B.通知 C.决定 D.议案

公文标题中一般不使用标点符号，只限于法规，规章名称可标书名号，下列选项中(A)不属于此要求中的法规规章范畴。

A.意见

B.条例

C.办法

D.实施细则

下列关于发文机关标志的陈述，错误的是(B)A.发文机关标志用大字居中套红印在文件首页上端居中 B.发文机关标志由发文机关全称或简称后面加“文件”组成 C.联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布 D.联合行文时，发文机关标志也可以单独用主办机关名称

公文被废止，视作（）。

A.自撤销之日不产生效力

B.自始不产生效力

C.自办完之日不产生效力

D.自废止之日不产生效力

答案：D,公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

下列请示批语，不妥当的是()

C

A.当否，请批复

B.如无不妥，请批转***执行

C.妥否，请尽快回复

D.妥否，请批准

公文的言语以（A）文字为主

A.叙述性

B.说明性

C.说理性

D.抒情性

下列选项中，无权使用命令（令）的是（D）

A.**县人民政府

B.国务院总量

C.**市人民代表大会

D.中国共产党中央委员会

根据紧急程度，紧急电报应当分别注明（B）等级别 A.“特急”、“急件”、“加急”、“平急” B.“特提”、“特急”、“加急”、“平急” C.“特急”、“紧急”、“加急”、“急件” D.“特提”、“加急”、“平急”、“急件”

下列关于发文机关标识的陈述，不正确的是（A）A.由发文机关全称或统称加“文件”二字组成 B.推荐使用小标宋体字 C.联合行文时主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布 D.用红色标识

解析: 发文机关标识是由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成

下列关于抄送的陈述，不正确的是（D）

A.抄送机关应当使用全称，规范化简称或统称

B.最后一个抄送机关名称后用句号 C.请示不应抄送给下级机关

D.抄送机关是指所有需要了解或执行公文内容的机关

解析:公文的抄送机关指除主送机关（上级、平级、下级）之外的需要了解公文内容的平级和下级机关。

下列关于附注的陈述，正确的是（A）

A.所有公文都有附注

B.是指需要说明的其他事项

C.应当加六角括号标识

D.在成文时间下一行，居左空1字

解析:附注。公文印发传达范围等需要说明的事项，一般居左空2字加圆括号标注在成文日期下一行。我省《实施细则》规定，不加盖印章的普发性公文一般应当标注印发范围，上行文应当在附注处标注主办机关联系人姓名和联系方式。“不加盖印章的普发性公文一般应当标注印发范围”针对党的机关不标注主送机关的公文，如“意见”。党的机关公文附注多用于下行文标注印发范围，行政机关的公文附注一般用于上行文和不相隶属机关之间行文标注主办机关联系人姓名及联系方式。

58、公文中若有附件，附件说明应在(C)。

A.在正文下空1行顶格处

B.在正文下空1行左空1字处 C.在正文下空1行左空2字处

D.在正文下空1行右空2字处

通知可用于批转（A）的公文

A.上级机关 B.平行机关 C.下级机关 D.不相隶属机关

公文的成文日期可以是（CD）

A.公文印发的日期 B.公文发文的日期 C.公文发出的日期 D.机关负责人签发的日期

4要求下级机关办理或者执行的事项用()。A.命令 B.批复 C.通告 D.通知

4.【答案】D。中公解析：《党政机关公文处理工作条例》第八条规定：(八)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。故本题答案为D。

4.写作“报告”应注意的问题有()。(多选题)A.陈述事实要清楚扼要

B.表达观点要精炼清晰 C.语言要简洁朴实

D.引文不能断章取义 E.注解不能道听途说

【答案】ABC。中公教育解析：报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文.要写好报告，应注意三个问题：(1)陈述事实要清楚扼要.(2)表达观点要精炼清晰.(3)语言要简洁朴实。故本题答案选ABC。

A

BC

5.某县一农业技校拟筹建校办企业，向工商局行文申请注册，应用()行文。A.请求

B.请示

C.函

D.报告

5.【答案】C。中公教育解析：农业技校与工商局并没有隶属关系，故两者行文应用函。A项请求，非法定公文文种，B、D两项请示和报告均是向上级机关行文时使用，错误。故本题答案选C。59.各级党政机关的办公厅（室）应当设立秘书部门或者配备秘书人员具体负责公文处理工作。（）正确

ABC 函有5种

错误

因为函也可以用，请即函复。

解析：本是代表我单位，该是你单位，贵是平行的时候

CD, 而AB是公布性公文

ABC

ACD

48.公文结尾的方式很多，最常用的主要有()。

A.专用术语殿后

B.介绍制法公文的内容及背景

C.强调重申式

D.交代施行时间或处罚措施

【答案】CD。解析：公文的结尾方式中，一般AB用于开头CD用于结尾。

49.公文开头适宜采用的形式有()。

A.气氛渲染

B.场景描写 C.概述行文目的与根据

D.阐明基本观点

16.需清退的文件包括绝密文件和（）或审阅的文件。A

A.仅供征求意见 B.仅供领导传阅

C.人民群众上访的信

D.已经完全过时

9.不到哪些事项必须在会议纪要的正文部分给予记述（）。BD

A.会议的名称与文种

B.会议的基本情况

C.会议的希望、要求或发出号召

D.会议讨论与决定的问题

3.可以用来发布规章的文件有（）。

A.命令

B.决定

C.通知

D.通告

2.下面说法错误的有（）。ABD

A.盖印应端正、清晰，做到上压正文，下压成文日期。

B.一件联合发文，可有数个发文号

C.联合行文的成文日期以最后签发机关的签发日期为准。

D.公文中的附注一般标注于主题词下方。

E.题注一般用圆括号标注于标题下方。

7.主送机关有以下几种（）。ABC

A.上级机关

B.下级机关

C.平行机关

D.不相隶属机关

10.通报的总体结构包括（）。AC

A.标题

B.主送机关

C.正文

D.通报的日期

转发性通知，一般是将上级或者同级其他部分和单位的通知转发到本单位所有部门和单位，要求遵照执行；批转性通知，一般是下级单位或者部门，向上级提出请示或者报告后，本单位予以批示意见、再下发到本单位下属部门和单位，要求遵照执行。

50.下面有关公文的说法中，不正确的是（）。

A.公文的结构就是指公文的组织构造 B.引用公文应先引发文字号 C.公文就是指本机关制成发往外部的文件 D.公文是一种特殊的应用文 答案】BC。解析：引用公文先引标题后引字号。公文并不全部是发往外部的文件。

1.公文的时效性主要体现在()。(多选题)A.时代性 B.及时性 C.前瞻性 D.时限性

答案】ABD。中公教育解析：公文活动是处于一定时段或时期内的事件过程。公文的时效性主要体现在时代性、及时性、时限性。故本题答案选ABD。--

一位患者左脚骨折，手术医生却将钢针打进右腿。为此，xx省卫生厅采用批评性通报，对该医生作出处理，并且要求各医院引以为戒，杜绝此类事故再次发生。

3.这里采用通报行文是否正确?

4.为什么?

A.应该用决定 B.向各医院通报可以用通告

C.批评错误，公布处理决定用通报

D.总结教训，指导改进工作用通报

E.根据医院上报的情况，用批复广而告之

3【正确答案】√

4【正确答案】CD

【解析】通报主要用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。批评性通报主要在一定范围内批评处理错误、吸取教训、引起警醒、避免类似事件再发生。

领导是批办

3、公文稿本中，“原稿”是指_____。A: 定稿 B: 草稿 C: 已发稿 D: 讨论稿

【答案】B。解析:稿本指文稿和文本，同一文件在撰稿、印制过程中会形成不同文稿，称之为稿本。由于不同稿本产生于不同的拟制阶段，因而它们的性质和作用各不相同。主要包括草稿、定稿、试行草案、正本、存本和副本。其中，草稿或叫原稿，是文件的原始稿件。

关于党政机关公文处理工作的行文规则，下列说法正确的有()。（多选题）A.一般不得越级行文 B.行文关系根据隶属关系确定 C.行文关系根据职权范围确定 D.特殊情况可以越级行文

ABCD。中公解析：《党政机关公文处理工作条例》第14条规定，行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

60、下列文种组合中既属于行政机关公文，又属于党的机关公文的是（）。A.通知与通报 B.函与公告 C.意见与公报 D.请示与指示

正确答案是A，解析：本题考查党政机关公文的种类。B选项的公告属于行政机关专用文种，C选项的公报属于党的机关专用文种，D选项的指示不属于党政机关的15种文种范畴。故本题A为正确答案。

63、一份行政公文在一个机关办理完毕的标志是：发文以（）为标志，经过承办的收文以（）为标志，无须承办的收文以阅后批存为标志

A.承办、注办 B.盖章、注办 C.盖章、承办 D.注办、承办 正确答案是B，解析：本题考查公文常识。发文有盖章，经过承办的收文有注办标志，无须承办的收文以阅后批存为标志，只有这样才能证明一份行政公文在一个机关办理完毕。所以本题选B。

69、在下列各选项的公文中，都具有“一体周知”特点的一项是（）。A.公报 公告 通告 通报 B.公报 公告 通告 通知 C.公报 公告 通报 通知 D.公告 通告 通报 通知

正确答案是D，解析：考查公文写作。“一体周知”是周知性公文的特点，此类公文指的是向人民群众、下级机关或者向国内外公开发布的公文，包括公告、通告、通知、通报等文种，这类公文需要广泛发布周知，有的可以通过新闻媒体公开发表，有的可以张贴或口头传达。故选D。

20、公文是（）的文书。

A.具有规范体式 B.具有教化职能 C.具有感化功能 D.具有法定效力 E.按照规定程序办理

正确答案是ADE，解析：本题考查公文的基本知识。公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的体式；④履行法定的程序。故本题选择ADE。

公文格式中的字体

公文格式字体标题序号要求

公文标题使用2号加粗宋体字。公文正文使用3号仿宋字体。（标宋正仿）一级标题序号用3号黑体字，用“

一、”、“

二、”、“

三、”„„标识。

二级标题用加粗3号楷体，用汉字数字外加小括号“

（一）”、“

（二）”、“

（三）”„„标识。三级标题用加粗3号仿宋，用阿拉伯数字 “1.”、“ 2.”、“ 3.”„„标识。

四级标题用3号仿宋字体，用阿拉伯数字外加小括号“（1）”、“（2）”、“（3）”„„标识。公文写作排版要点（黑楷仿宋）

一、标题

1、字体为二号方正小标宋（公文中最常用最正规的字体），不用加粗。如果有副标题，可用楷体。

2、如一行写不下标题，可分行或调整字间距，但需保证语句通顺。

3、行距调整为固定值30磅。

二、正文

1、正式的文件字体用三号仿宋GB2312，一般的文件存档用四号仿宋GB2312以节俭纸张。

2、正文中一级标题用黑体或楷体（楷体要加粗，黑体不用）。

三、行距 一般用固定值29-30磅。

四、排版

1、格式需选择首行缩进2个字符，凡另起一行的文字，都需缩进2个字符。

2、写公文时，不要直接复制、粘贴，易造成排版不一的问题（行距、字体不同）。

3、排版时取消自动套用格式，不要使用自动套用格式。避免给最后的排版增加难度。

4、公文排版要美观大方，不要求异，可通过调整字距、行距、页眉，页脚使得公文美观大方。

6、落款

1、落款应落在距最后一行正文空2行的位置，落款右侧距右端需空2个字符。

2、团委、学生分会落款统一不写部门名称，如“江西师范大学文学院团委、学生分会”。

3、落款时间字体格式需统一，如“2013年5月21日”

用于对某一个方面工作作全面、系统、原则的规定。国务院办公厅曾规定：国务院各部门和地方人民政府制定的行政法规不得使用“条例”。这样，条例就成为党中央或者国务院制定的行政法规的名称之一。条例具有内容的原则性、法规的制约性和写作的程式性等特点。

条例写作的具体要求有：

1.条例一般要写明制发条例的根据和目的、条规、实施说明三部分。

条例的根据和目的带有导言性质，是制定条例的原因与法律根据、政策根据。常常在第一条里阐明，最后写上“特制定本条例”。

条规，即条例的内容，比较概括、原则地分条写清条例的各项有关内容，这是条例的主体部分。

实施说明，常叙述条例的生效时间和要求有关部门制定实施办法等。2.条例应有规范的结构形态。

一是采取列条叙述的方法，把根据和目的作为第一条;接着写条例的具体条规;实施说明放在末了一条或最后几条。

二是根据各部分内容间的逻辑联系，又可分为总则、分则、附则三个部分。总则简要说明制定本条例的目的和总要求;以下各章叫分则，设小标题，概括该章的内容;最后一章一般为附则，这是附带说明的事项。一般说明条例具体实施办法，制定权、修订权、解释权属于谁，以及适用对象和什么时候开始实行等。

3.条例应注意表达的简洁、明了。

写好条例在内容上要注意直陈、直叙、明确、完备，着重说明应该怎样做和不应该怎样做，无须多发议论或讲道理，做到概念准确，规范界限清楚，层次分明，合乎逻辑，针对性强。