货代操作流程(出口)

第一篇：货代操作流程(出口)

货代操作流程（出口）

1、审核业务员提供的委托书，制作固定格式的订舱单

2、根据订舱代理要求发送订舱委托书（系统订舱，传真，邮箱等）

3、催船公司出号（提单号，船名航次）

4、去船代放箱，取回放箱令、设备交接单、铅封（目前多数船公司实行网上放箱，给电子版放箱令）

5、拖车：定好司机及装货时间后，给司机写派车单，连同放箱令等一同交给司机（派车单一定要留底，方便以后对账）

6、与司机、工厂要沟通好，尽量避免放空、迟到等现象。

7、集装箱在进码头前，要提前打印纸质装箱单给司机，同时输好EDI中的电子装箱单，两者要一致，决不能出错。

8、报检：如货物监管条件中有需要通关单的，请提前准备报检资料委托报检行办理相关手续（通常有两种情况：一是凭条换通关单，提供正本报检委托书和凭条；二是本地客户直接做通关单，提供正本报检委托书、箱单、发票、合同、产品相关说明、产检单等）

9、报关：货物进码头后委托理货，然后就可以报关，报关资料主要有报关单、报关委托书、箱单、发票、合同、核销单、5-8联（关于箱单发票合同报关单，青岛连云港可以用复印件，上海必须要用正本）。如果遇到查货，要准备好货物的相关信息，以备海员人员询问

10、给船代提交副本，在船公司规定的截单期前将客户提供的所有正确的提单信息交给船代，副本中件重尺必须与报关信息一致，提交时间也要把握好，防止产生改单费）

11、签提单：船开后准备签提单，一般提单分为三种：正本提单、电放提单（需要电放保函和电放费）、SEA WAYBILL海运单（需要海运单保函）

12、正本提单签回后不要轻易放给业务员，除非业务员已收款或有借单；电放提单在确认收款后或者有借单的情况下才能去船代签回。

13、退核销单：核销单根据报关口岸的不同，退单时间也有区别，通常是2——4周退回。

第二篇：货代操作流程

、接单部分

接单工作原则上应该成为日常中“最优先”的工作环节，一般要求接单必须快捷、高效，在第一时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以安排。

接单人员一般要求自接到委托书后15分钟内完成以下三部分基本信息的确认。

（注）对于部分无法短时间内确认的信息，依然必须及时安排并予以跟踪，如根据客户和操作需要流转到下一环节，先安排流转后跟进处理，以保证下一环节的有序操作。

1、审核客户委托内容和确认客户服务要求（客服或者接单员）

（1）接单人员必须预先审核客户的委托内容。

客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：

托运人/发货人、船公司/船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型柜量、运价条款与运价、托运人的签字或盖章等。

（2）接单人员必须预先确认客户服务要求。（客服或者接单员）

普通服务要求一般包括是否需要：到/预付订舱、拖车/内装、商检和报关等。

到/预付订舱确认即对（1）内容的确认；

对于拖车/内装、商检和报关的服务要求，必须同时确认货物和单证备齐时间、服务要求时间等，注明在客户订舱单上。

特殊服务要求一般包括是否需要：普通服务外其他的附加服务。

对于特殊服务要求，必须得到部门主管和/或者其他相关职能的核批后才可以接受和安排

2、运价核对、确认（客服或者接单员）

客服人员收到订舱单后，必须对运价和其他服务费用进行确认。

(1)对来自销售部的业务，须与销售员核对运价和其他服务费用是否正确，并由销售员在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱。

(注)特殊情况可先口头与销售员确认, 待销售员返回公司再补签字确认

(2)对于公司业务，须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱。

3、舱位确认（客服或者接单员）

根据客户委托，确认反馈符合要求的舱位。

二、订舱部分

一般要求预定开航日7天前必须安排订舱，对可以提前接受委托的船公司应争取头批订舱，旺季时候根据市场情况适当提前；

一般要求在预定开航日5工作日前完成订舱，对于该时间限制以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱，最迟一个工作日内完成订舱。

1、新建委托(订舱操作员)

订舱操作员必须及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案，输入业务有

关数据。输入业务数据包括但不限于此：业务各属性、发收通信息、服务要求、提单要求、船名航次（如可能）、开航日期、起运港、中转港、目的港、箱型箱量、货名与数量，以及代理（如需要）等。

2、订舱过程（订舱操作员）

订舱过程包括以下环节：膳制与发送订舱单、订舱号或提单号确认、预配和报关舱单发送确认、中转港代码确认和场站收据制作等，任何其中一环节未完成均视做订舱未完成。

订舱完毕后，应及时将配舱信息输入操作系统，输入时应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、订舱号或者海单号、船名航次、开船日期、箱型箱量以及运费/运输条款等内容的核对。

3、舱位通知（订舱操作员）

无论是否需要我司代为提供当地各项服务的业务，订舱确认单或者配船通知单等都必须第一时间通知客户，确保上面的订舱号与船名航次要清晰、准确，以免造成混淆。

如有问题，积极配合客户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。

三、拖车/内装（调度）

客户委托的拖车、内装和/或者报关等要求，必须根据船公司、码头、货物性质和

市场环境等情况予以预先审核，对于存在隐患的不合理安排尽量同客户协商调整并告知理由和风险。

1、拖车安排

(1)得到相关销售或者客服确认后方能安排

(2)根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的拖车时间时间；如同客户具体情况有

冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险

(3)安排拖车前，根据前期约定的拖车服务时间要求，提前2工作日与客户再次联系确认装柜时间及地点

(4)同客户确认时间要求后，在同一工作日及时把信息通知拖车行进行服务要求

预约

(5)向拖车行委托时间，一般最迟必须在提供拖车服务时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排（包括拖车行是否已经领取设备交接单、提箱点的确认已经空箱状况确认）；

对于特种箱业务，必须同船公司确认空箱状况，必要情况下通知船公司提箱时间。

(6)安排拖车时，需向拖车行发出书面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等）、装柜时间、装柜地点、工厂联系人及联系电话、协议费用等

(7)必要情况下，应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂

(8)跟踪装箱、装箱单、进港

(9)其他注意事项

在船公司的免费用箱期内安排拖柜进场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认并登记

对于客户业务退关，需要确认是否发生安排拖车的前期费用。若有发生预配打单费等，需立即通知客户，要求其书面确认并登记

2、内装安排

(1)得到相关销售或者客服确认后方能安排

（2）根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的装箱时间，如同客户具体情况有冲突，必须同客户协商并告知可能的风险

(3)根据前期约定的到货时间，提前1工作日与客户再次核实送货时间和预计到达时间

(4)向仓库做内装委托，需向仓库发出书面委托。

清晰显示配船信息（包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等）、装柜时间、货物数据（包括件数、毛重、体积）、协议费用等

(5)向仓库委托时间，一般最迟必须在预约货物装箱时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排（包括仓库是否已经领取设备交接单、提箱点的确认、空箱状况确认）

(6)向仓库委托时，必要情况下应注明提空柜的时间要求

(7)跟踪到货物情况

(8)跟踪装箱、装箱单、进港

四、报关部分（操作员）

(1)得到相关销售或者客服确认后方能安排

(2)根据船公司、码头、航线和货物等情况，前瞻判断合适的报关时间。如同客户具体情况有冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险

(3)最迟在同客户约定报关日期的前一工作日，再次同客户确认报关资料的发送情况

(4)收到报关资料后的第一时间对报关资料进行预审，有问题立即处理

(5)在约定的报关日期前一工作日下班前，把完整的报关资料送报关行

(6)对于报关资料，要求复印留底；对于重要报关资料如核销单等，必须在做登

记

(7)跟踪反馈报关结果

五、文件部分

1、提单确认(文件员)

(1)提单确认件的膳制和发送

提单确认件的膳制和发送要及时，一般预定开航日2个工作日前必须发送

(2)催促提单确认件

一般预定开航日前一工作日必须从客户获取完整、正确的提单确认件

第三篇：货代操作流程

首先操作接到客户的订舱委托书，然后在把订舱委托书录入自己公司的电脑，换成自己公司格式的委托书传给货电脑发给船公司或上级货代。（也有些小的货代就直接把接来的委托直接传给船公司或上级货代）

船公司接受订舱后，确认价格和舱位无误，会给货代传调箱单（提箱单）或发放箱指令。如果订舱时需要什么单证，也都要提供给船公司，如非危保函，MSDS，化工鉴定，等等。

货代公司收到调箱单（提箱单）后，如果安排工厂装箱，则会把调箱单传给车队。如果安排码头或堆场装箱，则把调箱单传给码头或堆场。然后装货后再找车队或堆场要箱号。

有了准确的件数，重量，箱号了，则把客户提供的报关单据转到报关行，提前转也可以。报关单据包括：核销单，发票，箱单，合同，报关委托书，通关单，许可证，等等。等报关结束后，由报关行将场站收据交到码头。（以后再将海关退回的核销单返给货代，再返给客户。）

有了箱号以后，货代也要及时把箱号报给船公司。然后再跟客户确认准确的提单样本。再将正确的提单样本发给船公司，开船后由船公司出具提单。货代向船公司取回提单，再寄给客户

大致就这些把 在锦程订舱的网站看见过 凭记忆转述给你

第四篇：全国海运国际货代出口操作流程

海运国际货代出口操作流程是怎么样的？

海运国际货代出口操作流程是怎么样的?

各公司操作的工作范围不尽相同。有些公司有专人负责订舱有专人安排车队仓库，不过我还是尽可能说得完整些。先说非指定货。

接到客户托书，尽快跟客户确认。有时客户会误传或者重复传托书。看清楚ETD，POD，箱型箱量，运输条款，及是否指定船公司。在开船日六到七天之前完成订舱，及时拿到订舱反馈。将配舱回单传真给车队（或把进舱通知传给客户和仓库）或客户（如客户自做箱），在上面注明中转港代码。传真前，最好在配舱回单上重新清楚地写一遍提单号及船名航次。配舱回单上打印的字迹比较小，再加上传真，很容易让对方难以辨别。

安排车队并不是越早越好的。基本上，订舱当日就可以拿回信息，如果立即安排，万一车队也及早提到箱，如果客户在开船前几天通知说退关，货不走了。箱子就要还回去。车队没有错，按照你的指示做了。客户更没有错，在限定时间之内提出退关申请。由此产生的费用，就只能由你所在的货代公司承担。

同时应与客户确认进仓时间或上门提货时间，最好用书面形式将相关费用包括卡车待时费告之客户。很多操作在安排完车队仓库之后就以为这件事情画上了一个句号，不关心事情的进展，这是不全面的。要自己掌握好时间，及时打电话去询问情况。及时确认船公司预配是否完成，以便及早发现问题予以解决。

也有很多人对于仓库反馈回来的进货确认不予理会，尽管我也非常理解对一个在忙碌中的操作来说，这是一件很多余的事情，而且有些仓库也未必会有这个反馈。但是，万一客户进错了货或者仓库搞错了，不及时发现就非常麻烦了。客户送去货物的实际数据、实际（口麦）头，甚至是厂家名称，都可能与之前货代及仓库所掌握的截然不同。所以认真确认还是有必要的。

如果客户有特殊的装箱要求，一定要告诉车队。什么标记的箱子应该放在外面，什么标记的放在里面，什么不能承受压力要放在上面……

在开船日两天前收齐报关资料。虽然操作没有审单的职责，但为了方便自己，仔细检查一下数据是否相符，查一下HSCODE是否基本正确，还是很简单的。任何经手的资料都必须复印留底。换句话说，浪费纸张是公家的事，出了问题却拿不出留底是自己的责任，赫赫~当然，提倡用单面废纸。

尤其是遇到一个提单号下N单报关的情况，要小心核对核销单号码、手册号码、发票、装箱单和相对应的分单号，不要混淆。报关资料反正大家做假也做习惯了，客观需要。遇到过一个毕业生，看着几个操作娴熟地做着复印章、正本章，一脸茫然地问：“你们这样是欺骗行为，不怕被领导看见吗？”汗倒一大片之后，有一个GG坚强地站了起来，说：“那是领导教的。”毕业生汗倒。赫赫~

如果不幸遇到查验，好象各公司做法都不同。据我自己待过的公司而言，小公司会比较紧张，大家会忙着四处找关系塞钱发烟。大公司则泰然自若地听之任之。

箱子上船后，要积极关心该船舶动向，确认ETD，以便及时告诉做提单的单证，让单证去跟客户确认是否要倒签的问题。相关费用及时确认完毕，通常费用清单和发票的问题都不用操作处理。

如果是指定货，先接到国内客户托书后要立即询问国外代理；先收到国外代理的预告后要立即跟国内客户取得联系。当国内客户与国外代理提出的具体要求不一致时，要通知国外代理，尽可能以代理的决定为准。有时候，国内客户甚至对出口是一窍不通，基本上需要考虑到他们意见的只有货物完成日期、做箱时间而已。对于电放提单的发送对象，难以确认的时候，以代理的意见为准。货物的任何情况都应该及时告诉代理。

第五篇：货代单证操作流程

货代单证操作流程

1.接受到客户的订舱委托书，按照客户的要求的船期和箱型去船公司订舱。等船公司出了箱号以后，给客户出入货通知（写明船名航次，提单号，场站地址和联系人，注明客户在什么时间以内把货物运至场站）。

如果客户要求货代找车，请联系好车队，并和客户确认好陆运的价格，把入货通知传真给车队的师傅，安排好时间，请车队师傅去港口背向去客户工厂装货。2.报关：要求客户提供正本的报关委托和核销单，箱单，发票，与客户核实好商品的品名，HS编码，企业在海关所录入的10位数编码，货物件重尺等规格。3.报检，要求客户提供正本的报检委托，箱单，发票，和销售合同书，等客户工厂验货后出通关单。安排通关 4.在开船以前和客户确认提单。

5.在船开以后给客户传真费用明细，让客户确认回传

6.要求客户付款买单。有的客户买单的时间比较急，请和客户沟通好时间，防止影响客户的交单~ 操 作 规 范 一.订舱

1.业务将资料明确填写在业务作业单上后交给操作主管，由主管进行登记。主管再将单证派发给各操作员手中。资料要求业务填写数据明确（除浮动部分），不得擅自更改，在开船前确定费用。

2.如果舱位、价格方面出现问题,应及时反馈给主管及业务员。3.在舱位紧张的时候,可向船东先预定舱位。二.请派

1.接到船东放箱后,及时传真给拖车请派,冷冻柜要提前联络柜检单。2.在请派单上体现的到柜时间要比客人要求的提前半个小时。3.如果是长途的客人,必须向客人提供司机的手机号码以便联络。

4.如果一个工厂同时装几个货柜的，要传真给工厂船名航次，提单号，港口及柜号。

5.和工厂保持联络到柜时间,若未及时到柜的,要及时查明原因。

6.在装柜过程中产生额外费用的,在确认无法申请后，要告知业务员。由业务员决定如何向客人收取。三.单证

1.客人提供资料后,应立即制作有我公司格式的提单样单给客人确认，以客人的OK件再和船东确认提单。

2.操作员必须根据OK件先和船东核对提单无误后再发给客人。发到其他公司的传真应一一确认是否收到。

3.操作员在向外勤分配单证时,要告知单证的轻重缓急。单证必须在几点送达，如果因特殊原因，不能按时送达的，交给主管进行调整。

备注：二程（中转）船期的跟踪及反馈，如果遇到特殊情况应及时应对。每个月各家船公司的船期更改也要及时反馈。四.费用结算

1.操作员在确认此票装船后,根据船东的费用单,在开船后一天之内请款,经过主管审核无误后,交给财务。船公司运价尽量由商务部掌握，由操作主管与船公司相关业务人员沟通价格事宜。2.因冷冻柜的制冷费用问题,操作员要及时向相关的拖车公司索要费用以便核对。

3.操作员在开船后一天之内要把DEBIT NOTE和我司的货代提单发送给代理。4.除了和我公司有月结协议的客人,其他客人一律要所有费用结算清楚后退还核销单。

5.操作在下班之前要把第二天早上付款的请款单交给主管。为第二天的操作争取时间。

货代单证的具体操作流程（海运）

走海运时, 把货及invoice, packing list ,booking 交到forwarder仓库,还要拿走一份入仓单, 请问之后要怎样, 入仓单有什么用? 是否还要换什么数据提供给客户?

打制订舱单

1.订舱单用下货纸根据货主提供的委托单制作。需要填制的项目有：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY、POR、MARKS＆NOS、QUANTITY、DESCRIPTION OF GOODS、GROSS WEIGHT IN KILOS、MEASUREMENT、TOTAL。

2.打制完上述内容后，注明运输条款。在订舱单的右上角打上代理人的电话、传真，并加盖代理人方章，送至配载的船公司。

1.单证必须齐全。

货主必须提供的单据有：合同副本（售货确认书、形式发票）、正本装箱单至少一份、正本发票至少一份、正本出口收汇核销单，出口货物如需海关监管条件还必须提供相应证件。

2.如果货主提供的单据已缮制好，可以从以下方面审核：

A、合同、委托与装箱单、发票上显示的尺码、重量是否一致。

B、合同、委托与装箱单、发票上显示的金额以及币种是否一致（合同金额不小于发票金额）。

C、合同、委托与装箱单、发票上显示的发票号是否一致。

D、合同、委托与装箱单、发票上显示的合同号是否一致。

E、正本单据不许有任何涂改。

F、合同不能是手写，否则用打字机重新缮制。

3.如果货主提供的单据空白，可按下列项目缮制：

A、装箱单主要填制的内容为麦头、发票号码、合同号、装货港、卸货港、品名、规格、数量、毛重、净重。

B、发票主要填制的内容为唛头、合同号、发票号、装货港、卸货港、货物描述、数量、单价、总价。

转报关单据

接到船公司集港通知后，取回下货纸。在集港前一天下午3时前，电话同港务局货运科做集港计划，制下货小条（一式三联）。

A、转至报关行的单据有，装箱单、发票、合同、委托报关协议、报关单、下货纸、联系单（一式两联）、海关监管条件涉及的证件，上述单据各1份。

B、编号为1、2、3的单据必须由货主提供。

C、委托报关协议（副本也可以），用规定格式加盖出口单位公章，填上相应内容。

D、下货纸。在前述订舱单的基础上，在相应的位置补充船名、航次、提单号，货物描述需用中文加以标识，报关只需

提供装货单收货单留底联，每一联的右上角都应加盖代理人方章。下货纸装货单应盖有该条船船代的签章。

E、联系单。联系单是代理人与报关行联系的单据，上面列明代理人转给报关行何种单据及份数，将单据转至报关行前，应填好一式两联的联系单，单据转至报关行后，其中一联应有报关行相关人员的签字，以备存档。

F、合同、装箱单、发票、报关单、许可证、商检证转至报关行前应有留底。

确认提单

A、缮制提单前应注意货主有无特殊要求，一般情况下，货主都会在委托中注明。

B、如要求在提单中显示“SHIPPED ON BOARD”签单时，应注意上、下签章（其中之一应签在SHIPPED ON BOARD 旁边）。

C、如果涉及倒签、预借，应事先与船公司确认好是否能接受，如果可以接受，应填制好保函传真给货主，让其加盖公章，返回后再由代理人提供给相关船公司。

意见如下：

A.如货代代理报关或接受委托报关，则需提供正本出口收汇核销单，否则，货代则不需要货主的出口收汇核销单。

B.发票的金额可以大于合同的金额。因为进出口合同中普遍存在溢短装条款，除非合同中无此条款或客户L/C中明确规定如实际走货金额大于合同金额则拒付。

3.船公司一般不做拼箱货,是由专门的拼箱公司操作,将各个货主的货物拼在一个柜再向船司定舱.拼箱公司和船司定舱是以CY-CY的条款,而货主与拼箱公司定的是“CFS-CFS”“LCL-LCL”条款.船司只出具一套提单给拼箱公司,不会出具多套以“CFS-CFS”条款的提单给直接客人,拼箱公司再签发自己公司的货代单给客人.故拼箱货无船东单可言,只能默认拼箱公司所签发的提单为船东单。拼箱公司的提单上所载的目的港代理一般是该公司自己的代理，而不是船公司的。

出船运货代的单证操作流程

首先、你要带好这些单据到海关和商检局盖章，信用证和其他正本单据是由银行给你，然后到船公司提货一般这些货物都在海关的监管仓库中，最后在核销外汇具体的货物有不同的监管要求你可以先到当地海关和商检询问.