第一篇：公文常用相似基础词汇总比较
公文常用相似基础词汇总比较
届时：到时（候）。例如：‚＊＊区成人教育展览会定于 7月10日上午8点在大剧场举行开幕式，请您届时参加。‛
禁止：不准。公文中的祈使用语。多用于指示、通知的今后意见和要求部分。例如：‚严格禁党政干部在工资和机关集体福利以外获取不正当的收入。‛
开端：公文的开头部分。
开门见山：比哈起草公文要单刀直入，直接揭示主题。可行：可以、同意。一是用于批示文件，表示同意。例如：‚该文件所提意见可行。‛二是用于请求上级予以批转的文件结尾，例如：‚以上如认为可行，请批转有关部门执行。‛
例行报告：按规定定期履行上报的书面报告。如工作月、周报、日报等，这类报告大都用于非常紧急时期（如遇有战争或重大灾害的时候）
隶属：附属、归属，领导关系。多用于解释公文的行文知系。例如：‚同级机关或者不相隶的属机关之间来往文件为平行文。‛
莅临：到临的意思，多用于请柬，如：‚9月5日上午8时，我厂将举行建厂十周年庆祝活动，敬请您临指导。‛
了：助词，公文中常用带‚了‛的句式，以此表示某项事情的完成时态。例如：‚挖出了一批隐藏较深的型事犯罪
分子‛、‚增强了法制观念‛、‚开展了增产节约的宣传教育工作‛。
明文：明确的文字。例如：‚严禁挥霍公款到处旅游，这在中央的文件中已有明文规定。‛
拟：打算、想的意思。多用于阅文写拟办意见时使用的一种敬语，如某局办公室主任阅文所写的初步意见是：‚拟同意，请局长核示。‛
拟定：起草。例如：‚我们正在拟定今年的工作计划。‛ 批示：给以文字指示，指上级对下级的的请示给以明确的文字答复。下级向上级的请示结尾，也多使用此词。例如：‚上述意见可否请批示。‛
篇段合一式：公文外在表现形式之一。即一篇只有一段也即一段是一篇公文，为篇段合一式。
篇前撮要：篇即篇头，撮是文字简短，要即要领、全篇文章的中心思想与基本内容。意思是指在一篇文章的开头处，用简明的语言，把文章结论、总的观点、中心内容加以概括表达出来。
篇旨：全篇公文的主旨。
歧义：指某一语方有两种以上不同的理解，而这两种以上的理解都是允许的。
起草：指写公文的原稿。
请予：请给以的意思。属请求性用语：‚上述意见可还
请予核示。‛
L省略句式：公文写作的句法特点之一。在公文写作中省略一些可以省略的名子成分，以其达到更好的表达效果。
施行：付之实施、执行。多用于法规性文件的‚附则‛末尾，与时间结合用以表明文件的时效。例如：‚本条例自公布之日起实施‛、‚本规定自明年1月1日起施行‛。时效性：指任何一份文件都具有一定的时效。时效的产生，除文件明确生效的时间外，所有文件都以成文日期为生效时间。
事由：指一篇公文所要解决的主要问题。
试行：试验性的办理。一些目前先行办理，执行一段时间后将根据实际情况予以修改的文件（主要指工作计划、方案、办法及避暂时性的规定等），要标题后面加（）注明‚试行‛二字。
按语：领导机关转发下级来文来函，对其文函有所说明、评议或要求时，就在文函前面以‚按（按语）……‛的形式加写一段文字，这就是一般所说的公文按语。多用天通报、简报、调查报告、经验介绍和转发有现实指导意义的人民群从众来信。
按照：依据照办，表示某项公务是依据某一要求办理的。如：‚按照市委的要求，开展了‘反盗窃’的宣传活动。‛
颁布：公布、发布。多出现在命令、令等指令性文体中，用以公布条例、规定、守则、办法、制度等法规性文件。例
如《关于颁布〈公路管理暂行办法〉的令》。: 背景：主要指问题的原委和问题的提出。
必须：言明这样做是非常必要的，属指令性中吻，以示只得这样，不得违反。多用于通知、通报、指示、命令等指令性文体的主张部分，例如：‚必须坚决执行国务院关于……的规定‛
部署：安排部署，多用以表示某一重要工作已经做了传达贯彻和安排布臵，如‚接到中办发［2000］57号文件后，我们及时向下做了部署‛。
参照：表示某些做法有可借鉴之处，希望别人加以参考与仿照，此语用于上级批转下级来文时的结尾处，与执行相连一并使用，例如：‚现将＊＊＊（下级机关）《关于＊＊＊的报告》转发给你们，请参照执行。‛
呈请：向上级呈报请示事宜。例如‚此题事关重大，将我们的意见呈请上级批准后再予以答复。‛
承蒙：得到的意思。多用于便函的结尾用语，例如：‚承蒙贵校大力协助，特表示谢意。‛
此复：指答复给你这些内容，主要用于批复和复函的结尾，另起一行，空两格写‚此复‛。
此令：指令这些内空，主要用于命令、令的结尾，另起一行，空两格写‚此令‛。
存查：保存起来，以备查阅。
第一手材料：指通过调查和亲身实践所获得的直接材料。
段旨：即段落的中心内容。
对：公文中常用的介词之一，主要用以表明对象、范围。例如：‚对因上当受骗而给国家造成重大经济损失的单位，必须追究其领导的责任。‛
对于：公文中常用的介词之一，主要用于表明对象、范围。例如：‚各级政法部门，对于那些重大投机诈骗分子，一定要依法从严从重惩处。‛
发布：公开发表、宣布。公文写作中多用于命令、令、指示及各种法规（如条例、规定等）的前面，从而组成动宾结构。
防止：防范住。公文中的祈使用语。多用于指示、通知的今后意见和要求部分及‚灾害‛、‚事故‛、‚案件‛的发生等词语前面。如：‚坚决防止重大灾害事故的发生。‛& 分块式：公文外在表现形式之一。即全篇公文分为几大部分，每部分的上面正中标有汉字书写的数码，例如：‚一‛、‚
（一）‛。
分列小标题式：公文外在表现形式之一。即全篇公文划分为几大部分，每一部分的上面正中有一个反映段旨的小标题。
分条式：亦称分条标项式。公文外在表现形式之一。即
依其公文内容，按序分成若干条项，并以数码标明之。
该：用以表示对象，指某人或某一事物，多用于对文件的批示用语，例如：‚该文所提意见比较不错，可试行‛。
根据（依据）：来源、出处。多用于公文的开头，以交代制作本公文是根据上级的什么指示，什么政策要求或下边的什么实际情况。
公布：公开发布。公文写作中多用于决定、决议、令的前面组成动宾结构。
公文逻辑：指写作公文，从用词到成篇，都有逻辑的问题，不合逻辑的公文，会以讹传讹，贻误工作。公文写作中讲的逻辑，主要是指逻辑思维规律，即人们在认识过程中正确地形成概念，作出判断，进行推理的规律。
公务：有关国家和集体的管理事务。公文是完成公务管理的文字工具，故称‚公务文书‛。
关于：公文标题写作常用的一个介词，与‚事由‛合成一个介词结构。该介词结构的前面加制文机关名称，后面加文种名称即构成一个完整的公文标题。例如：《教育部关于＊＊＊＊年全国高等学校招生工作会议的报告》、《＊＊市公安局关于对枪支进行清理登记的通知》。
贵在直笔：即直截了当地表达内容，公文写作提倡直笔。核示：审核指示。报告结尾用语的一种，例如：‚以上报告请核示。‛
即日起：从今天开始。多用于布告、通告、令、命令、决定及法规性文件（如条例、规定等）末尾处，与‚生效‛相连用以表明本文件从今天起开始具有法定的权威效力。
简缩：公文写作的名法特点之一。公文写作常使用一些高度简化紧缩的句式，这种句式是在原来句式的基础上重新加以概括，以达到简化。如‚三八作风‛、‚五讲四美‛等。
鉴于：考虑到的意思。主要用于表明事情的原因，类似‚由于‛。例如：‚鉴于此项工作经过试点已摸索到一些经验，故可在全市普遍展开。‛
接洽：接待商洽。大都是用于联系事务便函的末尾处：‚现派我局同场前去联系，请接洽为荷。‛;是：肯定，属判断词。公文中多用‚是‛以表示肯定判断。例如：‚与会同志一致认为，如开这次会议是完全必要的。‛
收悉：收到、知道。多用于复函的开头，例如：‚＊＊＊＊年 4月1日你局来函收悉。经研究，同意……‛
受命写作：公文写作特点之一，指遵命撰写文件。思路：写公方思考的线索，是作者对客观世界如何观察、理解、认识的反映。7 特此：特地在这里，一是常用通知、‚三告‛（公布、布告、通告）、‚三令‛（令、命令、指令）、决定等指令告知性文种的开头与主体之间的过渡，起到承上启下的作用。例如：
‚特此命令如下：‛、‚特此布告如下：‛；二是用于报告、通知的结尾，例如：‚特此报告‛、‚特此通知‛。
特：特地。通常用于公文的开头与主体之间的过渡句，例如：‚特通知如下：‛、‚特决定如下：‛、‚特作如下决议：‛等。
提前句式：公文写作的句法特点之一。在公文中有一种由‚将‛字所构成的第十宾语提前句式，称为‚提前句式‛。比如批转、转发文件时，一般采取提前句式，即把被批转、转发的文件名称提到‚现将‛之后（例如现将省委《关于加强信息工作的通知》转发给你们，请研究处理），以起到良好的修辞效果。如果不采取‚提前‛，上面这段话的写法是：‚现转发给你们省委《关天加强信息工作的通知》，请研究办理‛，这段文字就显得平淡。
条款：公条列项，法规性文件分条列举的项目，如第一条第二款。
条文：法规文件所列的条目。
妥否：是否妥当，正确与否。多与‚请批示‛连接在一起，组成：‚妥否，请批示‛，作为请示的惯用结尾用语。
望即：希望立即。多用于下行文，属期望性用语，例如：‚接此通知后，望即组织领导干部认真学习。……‛
为：公文中常用的介词之一。用以表明制文的目的、原因。多在公文的开头处使用，放在某一句子前面以构成目的句。例如：‚为保障民用航空的安全，防止劫持、破坏民航飞机和破趟民用航究设备事件的发生。……特通知如下：‛
为荷：带有感谢的意思，信函的结尾用语。
为了：公文中常用的介词之一。与‚为‛的使用相同。例如：‚为了明确会计人员的职责和权限，充分调动他们的积极性，更好地为社会主义革命和社会主义建设服务，特制定本条例。‛
为要：是必要的。公文中的期望性用语，多用于行文的末尾处。例如：‚各单位对此决定的贯彻，不准打折扣，应原原本本地传给群众为要。‛
文风：是公文写作中所表现出来的文章的作风。优良文风的基本特征，就是毛泽东在《工作方法六十条》中指出的‚文章和文件都应当具有三种性质：准确性、鲜明性、生动性。‛
文约事丰：以最少的文字表达最多的含意，它是使公文达到方简意明的主要手段。
文种：指对具体的公文，按其性质和用途的不同划分为若干种类，并为每种公文规定了固定的名称，即文种的名称，简称文种。
务必：必须、一定。主要用于下行文，属指令性用语。例如：‚务必认真贯彻执行‛、‚务必参加会议‛。
现将：此刻和把的意思，属公文中常用的介词之一，公
文写作中使用该词，一是用以表明对象，如批转、转发（或颁发、印发）性的通知、通报，其开头的表态用语处通常使用‚现将‛一词，例如：‚现将国务院《关于制止商品流通中不正之风的通知》转发给你们，望认真贯彻执行。‚二是用于过渡，多在上行文及总结、计划中使用。例如：‛现将我们的主要做法报告如下‚。
校对：公文印制过程的程序之一，是保证公文印制质量的重要环节。一般包括：毛校、初校、二校、三校、核红等
行文：指的是一个单位给对方单位行文。
严禁：严格禁止。其意与‚禁止‚一词基本相同，只是语气更加严格、坚定。
业经：业已经过。属公文中的雅语，多用于表示某一项事已经办完。例如：‚此方案业经上级核准，特予以公布。‛
以至：到，直到。用于时间、数量、范围的延伸和扩大。以致：弄得，由此而造成。公文中常用此语引出结果。例如：‚该人由于不断赌博，不听劝告，以致家庭不和，妻子提出与其离婚。‛“ 议题：会议研究的主要题目。写作‚会议纪要‛，应在开头处写明议题。
由于：因为的意思。公文中常用的介词之一，用以表明原因。例如：‚由于缺乏明确的制度，从而造成仓库管理混乱，一批贵重物品被盗。‛
正文：是公文具体叙事、明理、提要求、讲主张、列措施、摆办法的文字表达部分。
知照：通知对方。一般称通知、通告、通报等为公文的知照性文体。
制订：制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。例如：‚最近一个时期，我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。‛
制定：制作写出。公文中习惯用于较大场合，以制定党和国家的路、方针、政策、法律和法令等。例如：‚党的第十六次全国代表大会，为我们制定了新时期党的总任务和政治路线。‛
制止：控制住，公文中的祈使用语。多用于指示性通知的今后意见和要求部分。例如：‚坚决制止投机诈骗案件的发生。‛” T 重后句式：即重点后臵。公文中常用句法之一。例如：‚请示‛通常所使用的结尾用语：‚如无不妥，请批转有关单位执行。‛其文意的重点并不在‚如无不妥‛上，而是在‚请批转……执行‛，因为后半句话才是作者的用意所在。
兹介绍：现在介绍。
兹因：现在因为。多用于通知的开头，用以说明问题的缘起。例如：‚兹因入夏以来，一些市民随便下海河游，影响船舶正常航行，特作如下规定：‛)
自我说明：由公文的作者直接在文中（一般在文中开头处）交待制发本公文的目的、依据或意图。
总分式：公文外在表现现形式之一，即外形分为两部分：一是总述部分，即开头段落，在这个部分里或概述总的工作情况，或提出总的要求和想法，或起句意，写明全篇公文的主旨；二是分述部分，即公文的主体，在这个部分里，将按照开头总的情况和要求，归纳成若干具体条项，分别进行叙述和说明，它是总述部分的具体化。
遵照：公文中常用的介词之一，用以表明根据。一是多用于公文的开头，以表示办理某一事项和进行某一工作的依据所在。二是往往和‚执行‛、‚办理‛等指令性的动词相连接。
A [按期] 依照规定或预定的期限。[按时] 依照规定或预定的时间。
【案卷】 就是党政机关、社会团体、企事业单位分类保存以备查考的文件。
【按语】 就是发文单位批转的或转发的公务文书所做的说明或提示。
B 【备案】 就是向主管机关报告事由存案以备查考。【本】 就是“自己”的意思，既可以用于机关、团体、单位和个人自称，也可以用于文件本身。
【不日】 就是“不久、不几天”的意思。【不宜】 就是不适宜。
【不予】 就是不准或不给的意思。
[颁布]（郑重地）发布。颁：发下；布：公布。一般用于党政领导机关及领导人公布法令、条例及其他重要的法规性文件。
[颁发] ①发布（命令、指示、政策等）。②授予。一般用于上级机关发给下级机关或个人奖章、奖状、奖品、奖金及其他奖励物品。
[报经]（向上级）报告并经由（上级处理）。[报批]（向上级）报告并请求予以批准。[报请]（向上级机关或有关部门）报告并请示。[报送]（将有关材料向上级机关）呈报并发送。[比照] 按照已有的（法规、制度、标准、方法、格式等）相比拟对照着行事。也就是按照已有的同一类型的作法或同一范畴的制度对比处理。
[必需] 一定要有的，不可缺少的。
[必须] 表示事理上和情理上的必要，一定要。[不贷] 不予宽恕。贷：饶恕。
[不尽] 不完全是；未必。如：不尽如此。
[不胜] 非常；十分（用于感情方面）。如：不胜感激。
[不至于] 表示不会达到某种程度。[不致] 不会引起某种后果。C [参考] 利用有关材料帮助了解情况。【参酌】 就是参考实际情况，加以斟酌。[参照] 参考并仿照或依照（方法、经验等）。[查办] ①检查办理情况并加以督促。②查明犯罪事实或错误情况加以处理。
[查处] ①调查处理。②检查处罚。[查复] 调查了解后作出答复。[查收] 检查或清点后收下。
[查照] 示意对方注意文件内容，并按照文件内容办事。
[此布] 就这些内容予以公布。用在布告类公文正文的后面，另起一行，不加标点。
[此复] 就此答复。用于复函、批复等公文的后面，另起一行，不加标点。
[此令] 就此命令。用于命令性文件正文的后面，另起一行，不加标点。
[此致] 在此致以（祝愿性的话语）。一般用于信函正文的后面，另起一行，不加标点。
【草拟】 就是指文件的起草撰拟。
【呈报】 就是用公文报告上级。【呈请】 就是用公文请求或请求。【承蒙】 就是“受到”的雅语。【存查】 就是保存起来，以备查考。
【存档】 就是把已经处理完毕的公文、资料归人档案，留供以后查考。
D [大概] 不十分精确或不十分详尽；大致的内容或情况。
[大体] 大致；就多数情形或主要方面说。【待】 就是等待。
【大】 就是超过一般的意思。【大力】 就是用很大的力量。【当否】 就是是不是恰当合适。【当即】 就是当时、立即的意思。
【度】 是量词，表示“次”的意思，如“一度”、“再度”等。
E [额外] 超出规定的数量或范围。【讹误】 就是指文字上的错误。【而】 有三种解释和用法：(l)可以做为连接语意相承的成分。
(X)可以做为连过肯定和否定互相补充的成分。(3)可以插在主、谓语中间，起“如果”的作用。F 【发布】 就是宣布（命令、指示、新闻等）。【凡】 就是“凡是”的意思。【反之】 就是与此相反的意思。【非经】 就是“除非经过”的意思。
【奉】 就是接受的意思，一般多指下级接受上级的指示、命令。
【复核】 就是复查核对的意思。【否】 就是“不”、“不行”的意思。
【附件】 就是指随同主要文件一同制定的文件，是随同主要文件发出的有关文件或物品。
[反应] 某种事物所引起的意见、态度或行动。[反映] ①反照，比喻把客观事物的实质表现出来。②把客观情况或别人的意见等告诉上级或有关部门。
[奉告] 告诉。奉：敬词，用于自己的举动涉及对方时。如：无可奉告（常用于外交辞令）。
[付诸] ‚把它用在……‛或‚用它来……‛。付：交给；授予。诸：文言词，是‚之于‛的合音词。如应用文中常用的‚付诸实施‛，‚付诸行动‛。
G
【该】 为第三人称，就是指上文说过的人或事。【概】 在公文中有两种解释：(X)就是大略、大概的意思。(X)就是“一律”的意思。
【稿】 就是指外发公务文书的未定稿、草稿。【稿本】 就是公文形成前期所产生的各种文稿，如草稿、讨论稿、修改稿、送审稿。
【根据】 就是依据的意思，多用于公务文书的开端用语。
【公布】 就是公开宣布，让大家知道的意思，多用于政府机关的法律、命令、文告，以及团体、单位的通知事项。
【光临】 就是表示宾客来到的敬辞，多用于请柬、邀请信的末尾处。
【关于】 就是具有提示性质的介词，多与名词组成偏正词组，用作公文题目。
【规程】 就是对某种政策、制度、正确做法和程序所做的分章分条的规定。
【规定】 就是对某一事物的方式、方法、数量、质量所做的决定。
【规范】 就是约定俗成或明文规定的标准。
【规格】 就是指质量的标准，如大小、轻重、精密度、性能等。
【规约】 就是经过相互协议规定下来的共同遵守的条款。
【规则】 就是规定出来供大家共同遵守的制度或章程。[给以] ‚给之以……‛的省略，后面必须带宾语，其宾语多为抽象事物。如奖励、帮助等。【贵】 敬辞，对对方的地域、单位及其他与之有关事物的尊称。在与平行机关或不相隶属单位之间公文往来时，常以‚贵‛代替‚你的‛、‚你们的‛，表示对对方的尊重。常见于信函中。
H
[函复] 通过信件（公函或便函）进行答复。常用作结束语。也有写作‚函答‛的。
[函告] 用书信告知有关情况。
【函】 就是“信”的意思，公函就是公务信件。【核定】 就是审核决定。【核减】 就是审核后决定减少。【核准】 就是审核后批准。【核拨】 就是查核后拨给。
【会同】 就是同有关方面会合一起。
【会签】 就是指请与文件内容有关的主管部门负责人共同在发文稿上签注意见和姓名。
【汇总】 就是汇集到一起，一般多指资料、数据、表格、文件等。
J 【谨】 敬词，表示“郑重”、“敬重”的意思。[谨启] 恭敬地陈述。用于信函下款末尾的敬辞。【基于】 就是“根据”的意思。【即日】 就是“当天”的意思。【亟】 就是“急迫”的意思。
【鉴戒】 就是引为警戒、教训的意思。【鉴于】 就是“觉察到”、“考虑到”的意思。
【见】 就是在动词前面用以表示“对我怎么样”的意思。如见复，表示“答复我”、“见谅”表示“原谅我”的意思。
【校订】 就是对照可靠的材料复核文件中疑误之处。【接洽】 就是“联系商量”的意思。
【届时】 就是“到时候”的意思。【经】 就是“经过”的意思。如“业经”表示业已经过，“均经”表示都已经过的意思。
【径(迳)】 就是“直接”的意思。如“径向”就是“直接向”、“径与”就是“直接同”、“径报”就是“直接报”的意思。
【具名】 就是在文件上签名。【据】 就是“根据”、“依据”的意思。【决定】 就是对如何行动作出主张。
【诀算】 就是根据预算执行的结果而编制的会计报告。
【决议】 就是经过一定会议讨论通过的决定。【均】 就是“全都”的意思。K [考核] 考查审核。
【考察】 就是实地观察、调查。
【考查】 用一定的标准来检查衡量（行为、活动）。【可行】 就是行得通，可以实行。【恳请】 就是诚恳地邀请或请求。L
[滥用] 胡乱地、过度地使用。[莅临] 来到；来临（多用于贵宾）。[屡次] 多次；一次又一次。【累计】 就是层层相加，累聚计算。【立案】 就是在主管机关注册登记、备案。【立即】 就是“立刻”的意思。【列举】 就是一个一个地举出来。
【列席】 就是参加会议有发言权而没有表决权。【聆听】 就是表示“听”的文言词语。
【履行】 就是实践自己答应做或应该做的事情。【论处】 就是判定处分的意思。
M
[明文] 用文字表达出来的；见于文字的（规定），明文规定一般指见于文字，业已公布的法律、规章等。
【免】 就是去掉的意思，如“免去”就是免除掉的意思。【面洽】 就是当面接洽。N [拟定] 起草制定。参见[制定：经过一定程序定出法律、规程、计划等]。
[拟订] 起草制订。参见[制订：创制拟定]。[拟用] 准备采用；打算使用。【拟于】 就是“打算在”。【拟稿】 就是起草文稿。P 【批复】 就是对下级来文的批示答复。【批示】 就是上级对下级来文批注意见。【批件】 就是带有上级批示的文件。
【批转】 就是把下级来文批示转发给其他单位执行和参阅。
【批准】 就是上级对下级的意见表示同意。【批阅】 就是指领导对文件的阅读并加注批语。Q
【期】 X就是“希望”的意思，如“以期”表示“以此希望”的意思。
【期】 X就是指“日期”，如“定期”表示“规定的日期”、“按期”表示“按照预定的日期”、“如期”表示“符合规定的日期”、“限期”表示“限定日期”。
【启用】 就是指印信开始使用。【讫】 就是完结、截止的意思。【迄今】 就是到现在的意思。【洽商】 就是接洽商谈的意思。
【签订】 就是订立协议、合同、条约并签字。【签发】 就是主管负责人对公文文稿签署发稿意见。【签收】 就是收到公文信件后，在送件人的发文簿上签字，表示文已收到。
【签署】 就是在公文上正式签字。【签章】 就是在文件上签名盖章。【签注】 就是在文件上批注意见。【切勿】 就是“千万不要”的意思。【切记】 就是“牢牢地记住”。
【切切】 就是“千万”、“务必”的意思。【切实】 就是切合实际，实实在在。【清查】 就是彻底检查。
【清册】 就是详细登记有关项目的册子。
【清点】 就是清理查点。【清稿】 就是把文稿誊清。
【清样】 就是最后一次校改后的校样。【请柬】 就是邀请书，俗称“请帖”。【请示】 就是向上级请求指示。
【顷】 就是“不久以前”的意思，如“顷闻”表示“不久前听到”、“倾接”表示“不久前接到”、“顷奉”表示“不久前接到上级的(指示)”。
R
[如期] 按照规定的日期或期限。[如实] 按照客观实际的本来面目。【任免】 就是任命和免职。【任命】 就是下命令任用。
【日程】 就是按日排定的行事程序，如议事日程、工作日程等。
【日内】 就是最近的几天里。【日前】 就是几天前的意思。
【冗】 l就是“多余的”的意思，如“冗长”表示文中废话多，篇幅长。
【冗】 X就是指“繁忙的事”。
【如上】 就是如同上面所叙述或列举的。
【如下】 就是如同下面所叙述或列举的。S
[擅自] 超越权限，自作主张。[收悉] 收到并已了解。
【删】 就是去掉文中的某些字句，常用的词组有：“删除”，就是“删去”；“删改”，就是“去掉并改动”；“删节”，就是删去文中可有可无或比较次要的部分。
【缮写】 就是抄写。【商讨】 就是商量讨论。【商定】 就是协商确定。【上报】 就是向上级报告。
【申报】 就是用书面向上级或有关部门报告。【审定】 就是审查决定。【审阅】 就是审查阅读。【审核】 就是审查核定。【审修】 就是对文稿审阅修改。【审批】 就是审查批示。【审议】 就是审查讨论。
【施行】 就是实施执行，多用于公布法令规章的生效时间。
【实施】 就是实行，用法同施行。
【事宜】 就是事情的安排和处理。【事由】 就是本件公文的主要内容。T
[台鉴] 即请您审阅。台：旧时对别人的敬称，鉴：审阅的意思。一般见于信函。
[推行] 普遍实行；推广（经验、办法等）。【特批】 就是“特别为此(事)”或“专为此事”的意思，一般用于通知、通报、报告等文件的结尾处。
【提纲】 就是内容的要点。
【提请】 就是提出要求或议题，请会议或上级研究讨论，作出决定。
【提案】 就是向会议提出的议案。【提要】 就是从全文提出要点。【体会】 就是体验领会。【体式】 就是文件的格式。
【条款】(条目)就是规章、制度、条约的项目。【条例】 就是由国家制定或批准的规定某些事项或某一机关的组织、职权等法律文件，也包括团体制定的章程等。
【听取】 就是听的意思，多用于听意见、听反映、听报告。
【通报】 X就是上级机关把工作情况或经验教训用书面
形式通告下级单位。
【通报】 X文件的名称之一，就是指上级机关通告下级机关的文件。
【通病】 就是指一般都有的缺点。【通告】 X就是普通的通知。
【通告】 X普遍通知的文告，文件的名称之一。【通过】 就是征求有关人员或组织的同意、核准。【通顺】 就是指文件的内容没有语法上或逻辑上的毛病。
【通知】 X就是把事项告诉别人知道。
【通知】 X指通知事项的公务文件，文件的名称之一。W
[为荷] 表示感谢。荷：承受别人的恩惠。常见于公函祈请语末尾，不单独使用。如：请接洽为荷。
【完稿】 就是脱稿。
【望】 就是希望、盼望的意思。【为】 就是“为了”的意思。【为此】 就是“为了这个”的意思。【为使】 就是“为了使得”的意思。【为宜】 就是妥当或适当的意思。
【为要】 是“重要”的意思，多用于下行文，提醒下级
单位务按文件规定办理。
【为盼】 就是希望受文者按来文要求去办，多用于函、通知、介绍信的末尾处。
【文稿】 就是文件的草稿。【未经】 就是没有经过。
【务】 就是务必的意思，文件中常用的有“务请”、“务希”、“务祈”、“务求”、“务期”、“务使”等。
【勿】 就是表示禁止或劝阻。X
[现行] 现在正在执行的；现在正在发生效力的。【希即】 则就是希望立即。【悉】 l就是“全”、“都”的意思。【悉】 X就是知道的意思。【系】 就是“是”的意思。
【细则】 就是有关规章制度、措施办法的详细规则。【下达】 就是向下级传达或发布(命令、指示、意见)。【现】 就是“现在”、“此刻”的意思。【行】 l就是“做”或“实行”的意思。【行】 X就是“将要”的意思。【行文】 就是发公文的意思。【须】 就是“须要”、“必须”的意思。
Y
[业经] 已经。同‚业已‛。[逾期] 超过所规定的期限。[预期] 预先所期望的。【严】 就是“严格”的意思。
【业经】(业已)就是“已经”的意思。
【一并】 就是“合在一起”的意思，多在两件以上的事情、问题或文件需要合并处理时用之。
【宜】 X就是合适的意思。
【宜】 X就是应当的意思，但多与“不”字结合，用在否定式上。
【以】 就是“用”、“拿”的意思。
【以便】 就是用在下半句的开头，表示有了上半句所说的条件，下半句的目的就容易实现。
【以资】 就是“用来作为”的意思。【以此】 就是“用这个”的意思。
【以免】 就是用在下半句的开头，表示前半句话的目的是使下文所说的结果不至于发生。
【以利】 就是以便有利于。
【议案】 就是提交会议讨论的建议。【议程】 就是会议进行的程序。
【议题】 就是会议讨论的题目。【印鉴】 就是留供核对的印章底样。【印信】 就是指机关、企事业单位的公章。【应】 就是应该的意思。
【应即】 就是“应该立即”的意思。【应将】 就是“应该把”的意思。
【用】 就是“使用”的意思。“用”可以组成：“滥用”表示“超过规定限度使用”的意思；“乱用”表示“不按规定的使用”的意思；“挪用”表示“移作它用”的意思；“概用”表示“一律用”的意思。
【于】 就是“在”的意思。“于”可以组成：“限于”表示“限定在”的意思，“定于”表示“决定在”的意思；“应于”表示“应该在”的意思；“希于”表示“希望在”的意思；“业于”表示“已经在”的意思；“准于”表示“准定在”的意思；“拟于”表示“打算在”的意思。
【予】 就是“给予”的意思。“予”可以组成：“应予”表示“应该给予”的意思；“希于”表示“希望给予”的意思；“定予”表示“一定给以”的意思；“准予”表示“准许给予的意思；”特予“表示”特地给予“的意思；”不予“表示”不给予“的意思。
【逾期】 就是”超过规定期限“的意思。
【援用】 就是”弓用“的意思，多在比照文件精神处理，文件主体以外而又与主体相类似的事项时用之。
【越级】就是超过直属的上级直接到更高的一级。Z
[暂行] 暂时实行的。
[制定] 定出（法律、章程、计划等）。[制订] 创制拟订（方案）。[兹] 现在。[遵行] 遵照实行。
【在案】 就是已经记录在档案之中，可以查考。【责成】【责令】 就是指定专人或机构负责办好某件事。【摘由】 就是摘录公文的主要内容。【展期】 就是把预定的日期往后推迟。
【章程】 就是书面写定的组织规程或办事条例。【照办】 就是依照办理。【正本】 就是文件的正式文本。【值】 就是遇到、碰上的意思。
【指令】 就是上级机关对下级单位所做的指示和命令。【指示】 就是上级对下级说明处理某项问题的原则和方法，也可以指上级指示下级的具体文件。
【指正】 就是指出错误，使之改正。
【致】 就是”给与“的意思。【制定】 就是编制、确定。【制订】 就是编拟、订立。
【制度】 就是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。
【衷心】 就是出自内心。【准予】 就是表示准许。【兹】 就是”现在“的意思。
【总结】 就是把一阶段的工作、学习或思想中的各种经验或情况分析研究，作出有指导性的结论，如总结经验也可以指结论本身，如年终总结。
【总则】 就是规章条例最前面的概括性条文。【遵照】 就是”依照“、”按照"的意思。
第二篇：公文写作基础
各类文件的基本写法
一、公文文种的种类
按照国务院印发的《国家机关公文处理办法》（以下简称《办法》），行政机关的公文种类有13种：
命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，公文写作基础。
如果按行文的不同方向来划分，公文可分为上行文、平行文和下行文。以上13种公文中，请示和报告、议案是上行文，函是平行文，意见是通用文，其他的8种都是下行文。
二、简单了解一下不常用的3种文种
（一）命令（令）：
依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。一般为国家权力机关、国家行政机关使用。
（二）公告：
适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。通常由权力机关、监督机关使用。
（三）议案：
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。属于提请审议的上行文。
三、常用的10种文种的使用及基本写法
（一）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等。
通知是适用范围较广、使用频率较高的下行文。
从常用的通知看，可分为：
1.批转通知：
用以批转下级机关公文。就是对被转发的公文作出同意或原则同意并要求有关单位遵照执行或参照执行的。批转性公文只是在上级机关转发下级机关公文时才能使用，如《市政府批转市交通局关于进一步加强路政管理的意见的通知》、《市局批转市公路处102国产暑期保畅工作方案的通知》。
2.转发通知：
用以转发上级机关和不相隶属机关的公文。转发机关不受等级，只要符合有关规定都可以使用转发通知。转发通知的特点就是“转”字，转发时可以要求下级执行或参考，还可以结合本单位的实际情况作具体要求或补充规定。注：正文须标注“被转发机关＋标题＋文号”。
《市处关于转发省公路局资金管理办法的通知》
3.传达通知：
用以传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，述职报告《公文写作基础》。主要有：
（1）印发规章制度
（2）要求下级周知或办理，如启用印章通知，调整、撤销机构的通知，依据上级精神对下级提出要求的通知等。
（3）会议通知：经常使用的，《召开××大会的通知》。
4.任免通知：
任命和免去干部职务的通知。
写法：
依据……，经研究，任命任免职任职免职……。
注意：
1.勿给不相隶属的机关发通知。如与其有关联应用“函”或在发通知中“抄送”。
2.勿将向公众告知的事项发通知。应用“通告”。
（二）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级询问。
报告有的是主动向上级报的，有的是上级要求报的。为了方便上级领导阅读、办理，报告内容要尽量做到简明扼要，不必给上级讲什么大道理，篇幅不宜过长。此外，报告是向上级汇报工作，或答复询问的文件，上级可以只看不答复。因此，报告不要加杂请求上级答复的事项，如果有就用“请示”这个文种，否则可能会耽误工作。本来是挺急的请示，写成报告，领导看了没下文了，就有可能误事。
各种会议的工作报告，包括领导的述职报告，这些都不属于正式公文的报告。正式公文的报告常用的主要有三类。
1.汇报工作报告。
就本单位主管业务范围内的事项，提出建议、措施或新的规定，并报请上级机关转发各有关单位共同遵守执行时使用。这类报告一经上级批转就具有权威性，各有关单位必须照此执行。比如，给《市处关于……总结报告》《市处关于……的专题报告》。
写法：
正文内容一般包括：基本情况、主要成绩、经验教训、存在问题、今后设想等几部分。
2.反映情况报告。
下级机关向上级机关汇报某种情况、某一问题、某项活动，或工作中某些方面状况时使用。比如处里按市局要求开展了一个专项活动，可以给上级正式行文写一个报告。
第三篇：公文办理基础知识讲座
公文办理基础知识讲座
各级党政机关和事业单位办公室的工作内容可划分为办文、办会、办事三个方面。办文（即公文处理）是办公室最基本的职能之一。
公文是党政机关及工作部门、事业单位行使管理职能、办理具体事务的重要工具，它关乎着机关、单位的对外形象，体现其严格的管理水平和严谨的工作态度。
公文处理指公文办理、公文管理、公文整理、公文归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。尤其是公文办理（或称公文起草、公文撰写），如果不严格按照公文要求及格式撰写，不但起不到公文应有的作用，还将直接影响到机关、单位的形象，甚至会起到消极、负面的作用。
一、公文的基础知识
（一）定义
公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是党和国家方针、政策、法规、政令及信息、情况的表现者、运载者，是机关、单位实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。
公文贯穿机关、单位管理工作的始终。要向上级报告情况，需要写成文件；要向基层单位安排工作、提工作要求，需要写成公文印发下去，备查、备用，便于基层照章执行；要告知社会公众一个什么决定，也要印制成公文。因此，公文写作与我们每一个机关和事业单位工作人员息息相关，可以说，具备较强的公文写作能力，是每一个机关和事业单位（尤其是办公室）工作人员的基本素质要求。当前，各级 各部门都缺乏优秀的公文起草（撰写）工作人员，重视公文写作、加强公文写作，对于中青年人来说，具有更加积极的作用。
（二）分类
1.按制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。
2.按行文方向划分：上行公文（向上级单位行文）、平行公文（向平级单位行文）、下行公文（向下级单位行文）。草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。
3.按保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。我们在起草或管理公文时，必须要按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不能泄密。
4.按紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。
5.按使用范围划分： 通用公文和专用公文。决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要（或称会议纪要）等全是通用公文； 司法类公文、经济类公文、任免类公文、议案、提案、建议等属专用公文。
6.按公文来源划分：发文和收文。
发文有两种情况：一种是发往外单位的文件；另一种是发至本单位内部机构的文件。
收文是指本单位收到的由外部单位制发的文件。7.按公文内容性质划分：规约性公文（如法律、条例、规定、办法、章程、细则等）；决策指挥性公文（如命令、决定、决议、批复等）；报请商洽性公文（如报告、请示等）；公布知照性公文（如通知、通报、通告、公函等）；日常事务性公文（如计划、总结、简报、会议记录等）。
8.按公文的载体划分：纸质公文、电子公文、感光介质公文（如照片文件、缩微胶片文件、显微照片文件等）、磁介质公文（如录音文件、录像文件、磁盘文件、光盘文件等）。
9.按规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。
规范性公文：根据国务院办公厅2012年7月1日起开始施行的《党政机关公文处理工作条例》（简称新《条例》）规定，我国现行法定通用的规范性公文有15种，即：命令（令）、决议、决定、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要（会议纪要）。规范性公文具有统一的名称、标准的格式、明确的适用范围和统一的行文规则。不能乱用，更不能在同一公文中出现两种公文名称，如“关于×××请示的报告”“关于×××意见的通知”“关于×××通报的通知”“ 关于×××决定的通知”等。
非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有：调查报告、工作计划、工作总结、工作方案、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等。这里值得强调的是：我们最常用的工作计划、工作总结、工作（实施）方案等属于 非规范性公文，不能直接出现在机关、单位“红头文件”的首页，首页应为“关于印发（上报或报送）×××工作计划（总结、方案）的通知（报告）”。一般来说，工作计划应包括指导思想（或总体要求）、目标任务、方法（保障）措施三方面内容；工作总结应包括主要工作成绩、存在的主要问题、今后（来年、下半年)工作设想三方面内容（并略谈工作总结与述职报告的区别）；工作方案应包括（实施此项工作的）目的意义、指导思想（或总体要求）、目标任务（含时段划分）、保障（方法）措施、相关要求等方面内容。
二、公文办理的基本要求
公文撰写是一项十分严肃的公务行为，它是“受领导之命，代机关立言”。做好这项工作，不能仅凭个人良好的愿望和高度的热情，必须深刻认识和理解公文撰写的特点。公文不同于其他文学（字）作品，它的撰写、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。
（一）确定文种
这是公文办理首先要明确的。我们在撰写公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，在什么背景下写这个文件材料。根据写作背景、目的、受文对象，确定采取哪个文种。一般说来：
1.命令（令）。适用于公布行政法规和章程、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。如主席令、国务院令、通缉令等。这些法规、规章的制定，要省级以上的国家机关才能制定和通过，因而在市、县、镇级，不涉及到命令（令）文种。2.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》等。这种文种本系统几乎不用。
3.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决策事项。
4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。如《中国共产党第十八届中央委员会第四次全体会议公报》等。这种文种本系统几乎不用。
5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。如《中华人民共和国海关关于简化进出境旅客通关手续的公告》等。这种文种基层机关、单位很少用。
6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。如停水或停电等可采用《通告》文种。
7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。它是我们最常用的文种。
9.通报。适用于肯定成绩、表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
10.报告。适用于向上级汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。它是我们较常用的文种。
11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。上级机关接到《请示》后，会书面回复。
12.批复。适用于答复下级机关的请示事项。如《关于同意设立××镇幼儿园的批复》等。13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。这种文种本系统不用。
14.函。主要适用于不相隶属的机关、单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。如政府的部门与部门之间商洽问题、询问或答复问题，通常用《函》。但上下级之间很一般性的商洽问题、询问或回复问题，有时也用《函》。
15.纪要。或称会议纪要，适用于记载会议主要情况和议定事项。
以上讲的是一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体情况来确定。
（二）规范撰写
公文撰写要求做到“6个规范”，即：
1.主题规范。主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主题的提炼标准，就是集中单
一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。
2.使用材料规范。公文材料的选用标准必须真实典型，新鲜有力。所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的真实。我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编造的，也不是偶然现象和个别现象。所谓典型，就是既是个性特征，又是共性特征。新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问题、提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。不能在说今年的工作时，还拿去年、前年的数据和一成不变的措施办法，因为事物总是在发展变化，尤其在这个信息飞速发展和人的民主法制意识普遍快速增强的时代下，如果总是一成不变、不思进取，不思考、不调研，撰写公文也好、安排工作也好，就做不到“有的放矢”。公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象（合理的推测可以），而想象则是文学作品的核心和灵魂。
3.文章结构规范。公文普遍的结构格式是：公文标题—主送机关—正文—发文机关署名—成文时间。其中，正文结构主要包括：开头、层次、段落、过渡、照应、结尾。
（1）开头。也称“导语”或“引言”，要求开宗明义、不兜圈子、开门见山，直接说明针对什么情况、为了什么目的、要干什么，力戒套话空话和“下笔千言，离题万里”等不良文风。常用开头方法有：A.摆出行文根据（多用于阐述政策、部署工作的文件）；B.说明行文目的（多用于告知类、规范类文种）；C.概述行文背景（多用于指示性通知、报告、总结等文件）；D.引述来文线索（多用于批复、复函、答复性报告等文件）；E.交代结论（先摆出结论性意见或中心思想，再道出原委，多用于调查报告、总结等文件）；F.提出问题（以问题引起下文，多用于调查报告等文件）。
（2）层次。就是通常所说的先写什么、后写什么。公文层次安排常有：A.并列式；B.递进式；C.因果式；D.总分式。
（3）段落。习惯又称自然段。安排段落，有助于公文 的条理清晰。一般来说，公文的段落小于层次，往往几个段落才能表达公文的一个层次。但有时（层次较少时）层次和段落是统一的，一个段落就是一个层次，即篇段合一的形式。
（4）过渡。层次之间、段落之间发生了表达意思的转变，需要承上启下的过渡。常用的的公文过渡形式有：A.用词语过渡（如“总之”“因此”“诚然”“综上所述”“由此可见”等）；B.用句子过渡（如“为此，特制定以下办法”“现将有关情况通知如下”“应当怎样看待这一年的工作呢？”等）；C.用段落过渡（在较长篇幅的公文中，当出现层次转换时，通常安排一个简短的自然段承上启下，以示过渡）。
（5）照应。指公文内容的前后关照和相互呼应。常用的照应形式有：A.题文照应（开头要与标题相照应）；B.前后照应（前面提到或暗示的，后面要有着落）；C.首尾照应（开头提出的问题，结尾要做出回应）。
（6）结尾。指公文的收束段落。公文结尾好，起到画龙点睛、深化主题的作用。公文结尾要求“意尽言止”，有话则说，无话则止，不能向文学作品追求“回味无穷”“话外有音”效果，切忌画蛇添足。常用的公文结尾方式有：A.号召式结尾；B.总结式结尾；C.强调式结尾；D.说明式结尾；E.请求式结尾。
公文的篇章类型主要有三种：篇段合一式、分层表达式、条款式。
4.文字表述规范。公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。所以，很多时候，我们看文学作品很过瘾，看公文则觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩。
5.标点符号使用规范。该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。要注意：在标题中间除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号，标题结尾不加标点符号；此外，标题中不要过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转发国务院一个文件的通知，到县级，可直接说转发国务院***（文件名）的通知。正文中使用标点符号要正确，如：“”与“”以及《》与《》之间不能再加“、”，“1.” 不能标为“
1、”等等，请大家下载学习国家新的《标点符号用法的规定》。
6.数字和计量单位使用规范。数字除专有名词（如“十二五”规划、“三评三改”活动）外，一般使用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时用大写（汉字），一时用小写（阿拉伯数字）。计量单位采用国家通用的计量单位。同一类别（如长度、面积、质量等）的计量单位，文中前后要统一，不能：一会儿是平方米，一会儿又是㎡；一会儿是千克（克），一会儿又公斤（斤）。大数字可用“万”来计量，如1524.5万人。
三、公文的格式要求
根据2012年7月1日开始施行的新的国家标准GB／T9704-2012《党政机关公文格式》（简称“新《标准》”）和国务院办公厅2012年4月16日印发、2012年7月1日起开始施行的《党政机关公文处理工作条例》（简称“新《条例》”）精神，公文的统一格式要求为：
（一）开本
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸。
（二）排版规格
正文用3号仿宋体字，一般每页22行，每行28个字。
（三）装订要求
公文应左侧装订，不掉页。钉位为两钉钉锯处钉眼距书芯上下各1/4处；钉锯与书脊间的距离为3-5mm。
（四）公文中各要素标识规则
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页版头分隔线以上的各要素统称眉首（版头）；臵于版头分隔线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；臵于主题词（含）以下的各要素统称版记。
1.眉首（版头）
（1）份号（本系统一般不用，略）。
（2）密级和保密期限（本系统一般不用，略）。（3）紧急程度（本系统一般不用，略）。
（4）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成（发文机关标志的上边缘至版心的上边缘距 离为35 mm）；发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识（俗称“红头”，通常已提前套印好的）。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布。当发文机关标志文字较少时，尽量拉宽字间距；文字较多时，尽量压缩字间距，总体上要小于版心的宽度，以醒目、美观、庄重为原则。其作用在于表明公文的责任者，显示公文的权威性与庄重性。
（5）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识（“红头”）下空2行，用3号仿宋体，居中排布；发文机关代字要力求明确、简洁、规范，且不产生歧义和冲突，特别是不能与上级机关、本县（区）内同级机关的代字相互重复；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用中文六角括号“„ ‟”括入，不能用[]（）【】等符号；序号不编虚位（即1号不编为01号或001号），不加“第”字。发文字号对于文件登记、查询、归档、统计、管理等都有重要作用。
（6）签发人。签发人标志只用于上行文。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字编排，签发人姓名居右倒数空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人（领导人）的姓名；签发人与发文字号处于同一行。标明签发人目的在于表明机关发文的具体责任者，督导各级领导认真履行职责，确保公文内容真实准确，提高公文质量，并为联系查询有关事项提供方便。
（7）版头分隔线。又称红色反线（宽度同版心，即156mm，通常已提前套印好的），距发文字号之下4 mm处所印的红色分隔线。这条红色分隔线是印制空白红色文件纸时必需的。2.主体
（1）公文标题。标题由发文机关名称、事由、文种三部分构成（因有“红头”有时可省去发文机关名称）。事由要简明扼要、一目了然，在发文机关与事由之间用“关于”连接，事由与文种之间用“的”连接。红色反线下空1行，用2号方正小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题（在三行及以上的）一般不排成正梯形或倒梯形，以菱形为宜；或第一行（发文机关名称）短，第二、三行等长。
（2）主送机关。指公文的主要受理机关。应当使用机关全称或规范性简称、同类机关统称。对于上行文，原则上只能标写一个主送机关，以便公文的办理。对于普发性的下行文，可标注同类机关的统称，先领导机关（管理部门）、后具体职能部门，也就是先面后点（如：各镇办中心校、区直教育单位）。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
（3）公文正文。公文的主体部分，用于阐述公文内容，使收文者具体、明确地掌握文件传递的信息，正文要求做到一文一事，表达准确，结构严谨，层次分明，通俗易懂。公文首页必须显示正文。编排于主送机关名称下一行，每自然 段左空2字，回行顶格，自然段之间不空行。数字、年份不能分开回行。
正文标题格式。要手动输入，不可按回车键直接生成。一级标题：一、二、三、……,字体用3号黑体，标题后一般不加标点符号。二级标题：
（一）（二）
（三）……，字体用3号楷体加重。三级标题：1.2.3.……，字体用3号仿宋体加重（数字序号后不能用“、”）。四级标题：(1)(2)(3)……，字体用3号仿宋体（同正文段落字体）。层次序数少时，可以向下越级使用，但同一公文中越级要相同。
正文中需引用其他公文时，按照先引标题，后注明发文字号的方式引用。如：“根据《国务院关于加强食品安全工作的决定》（国发„2012‟20号）精神”。
（4）附件说明及附件。附件说明是指公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文结尾处必须有附件说明，即正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”（或“附”），后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，序号使用阿拉伯数字标注（如“附件：1.XXXXX”）;附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。
附件是指公文正文的说明、补充或者参考资料。附件要单独起页编排，一般与公文正文一起装订，并在附件首页的左上角第1行顶格标识“附件”（或“附”）字样，下一行开始居中排布附件标题（有序号时标识序号，标题推荐使用2号或3号黑体或方正小标宋体，视排版而定）。注意：附件说明和附件的序号及名称应前后标识对应一致。若附件内容 太多，与公文正文不能一起装订，应在附件首页左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。附件与正文是一个有机整体，附件内容太多时可分开装订，但要注意不能将两者分开保存。公文附件是公文内容的重要组成部分，与正文具有同等效力。
还有一种情况，就是正文中的一些内容（如图表、名单等），如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后联系，造成阅读不便，因而需抽出来单独表述，这也产生了附件。在公文中涉及附件内容处要加括号注明“见附件”或“附后”。
需要说明的是，在标题和正文中写明“报送、批转、转发、印发”等字样的公文，在其生效标志（成文日期）后所附的内容不是公文的附件，而属于正文，因而前面的“序子话”（俗称）后不能出现附件说明，后面的内容不能标注“附件”字样。
（5）发文机关署名。署名应当用发文机关全称或规范简称。发文机关署名应与发文机关标识、标题中的发文机关名称相一致。联合发文时，发文机关署名的顺序应与版头部分的发文机关标注顺序相一致。
（6）成文时间。成文日期是党政机关公文生效的重要标志。一般以发文机关负责人签发的日期为准；会议通过的决议、决定等公文以会议正式通过日期为准（这些公文的成文日期标注在标题下的“（）”中，写明通过文件的会议名称及年月日）。新《标准》要求自2012年7月1日后机关发文的成文日期统一改用阿拉伯数字（不再使用汉字数字），将年月日标全。落款的成文日期与发文单位署名两行对齐或相 互居中（没有成文日期要比发文单位名称矮2字之规定）。
（7）印章。公文有发文机关署名的，应加盖印章，印章与署名机关相符。上行文必须加盖公章，会议纪要不加盖公章。联合发文时，所有联署机关均需署名并加盖公章。印章要端正、清晰、居中下压成文机关署名和成文日期。
（8）附注。指对文件内容或有关事项、要求的注解和说明。如：涉及公文的印发传达范围等需要说明时，可加附注“此件公开发布”“此件发至县处级”等；“请示”件应在附注处注明联系人及联系电话，便于收文者联系、答复。如有附注，编排在成文时间的下一项，居左空2字加“（）”书写。3.版记
（1）主题词。臵于版记中的首条分隔线之上，“主题词”3字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字（现各级机关发文均省去）。
（2）版记中的分隔线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。其中，末条分隔线要与公文最后一页下面的版心下边缘重合。版记一般要求放在偶数页（这样奇数页可能出现很多空白甚至几乎全空白，且出现纯版记页。因而很多机关单位对此不讲究）。
（3）抄送（送）。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用4号仿宋体字标识“抄送”或“送”，后标全角冒号；抄送的各机关之间用顿号（同一系统内同级机关之间）或逗号（不同系统机关之间）隔开，回行时与冒号后的抄送 机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
（4）印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位臵，用4号仿宋体字，印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发机关可为机关办公厅（室）或文秘部门，没有专门的文秘部门，印发机关就写发文机关名称（机关全称或规范简称）。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发时间与成文日期可以存在时间差，体现出公文办理的效率。
（5）页码。一般用4号半角宋体体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。双面印刷的公文，单页码居右空1字，双页码居左空1字，公文版记页前有空白页的，空白页和版记页不标，公文附件与公文一起装订时，页码应当连续编排。
以上所讲述的公文办理方面的基础知识，供大家共同学习、共同探讨、共同提高。对存在的不足之处甚至值得商榷的地方，敬请各位同仁批评指正。
谢谢大家！
第四篇：公文基础知识讲座提纲
公文基础知识讲座提纲
一、公文的种类
国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》第二章“公文种类”共确定了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13类、14个文种。
公文文种的选择根据：一是行文目的，二是发文机关的职权，三是与主送机关的行文关系。
经常出现的错误有：文种选择不当，混用文种，生造文种等。几种常用文种的区别：
（一）请示与报告
“请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有：将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复），这样就容易贻误工作。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。
一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。
二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。
三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。
四是时间不同。“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后 行文。
五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。
六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。
七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。
八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。
（二）请示与函
“函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函（请求批准函、审批函）。“函”在公文往来中使用比较广泛，其主要作用有两个方面：一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作；二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项，不能用“请示”或“报告”，应使用“请求批准函”。
在公文撰写中，容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种，在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“报告”，是欠妥的。“请示”与“请求批准函”有严格的区别，主要有：
一是类型不同。“请示”是上行文；“请求批准函”是平行文。二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级；“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。
三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示；“请求批准函”是请求批准某项职能事项。四是行文语气不同。“请示”的用语应尊敬上级机关；“请求批准函”应互相尊重。
五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关；“请求批准函”的有关批准事项由受文单位复函（审批函）。
（三）报告与总结
“报告”是上行文，其主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种，但在实际工作中，部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文，如在带有工作总结性的公文标题中用“某某单位2007年XX工作总结”等，这样的标题是不对的。其实，工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种，主送上级机关（可多头主送），抄送有关机关。如将上述公文标题改为“某某单位关于2007年XX工作情况的报告”，这样就比较规范了。
（四）意见与建议
“意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为平行文，提出的意见供受文单位参考；作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行。这里着重谈谈作为下行文的“意见”文种。在实际工作中，部分拟稿人往往将“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”作为公文文种行文，如：“某某单位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作计划”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”不是公文文种。可直接使用下行文的意见文种，规范的标题应为“某某单位关于2008年XX工作的意见”。
（五）通告与通知
“通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种，其主送对象是不确定的。如：“某某单位关于XX的通告”。
“通知”是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等的公文文种，是平行文、下行文，主送对象是确定的。“通知”在行政机关公文往来中使用较多，如会议通知、转发性通知等。转发性通知应注意标题臃肿的问题。
二、公文格式
（一）发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。比如：“绵阳市财政局文件”。
主要应注意的问题是：在没有文头纸的情况下，发文机关标识的位臵问题，平行文、下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
（二）发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“„‟”括入，经常出现使用“（）”或“【】”或“[]”。文件序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
（三）签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后 标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。经常出现的错误是，左右空格不对，使用字体不对。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。
（四）公文标题
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。经常出现分行没有注意词意完整，比如“关于加强抗震救灾专项资金监督检查工作的通知”在“专项”处分行，正确的分行应在“资金”后；使用字体字号错误，有的没有用2号字，有的没有用小标宋字；行距不对，有的距离过大，有的过小。
（五）主送机关
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
（六）公文正文
主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。经常出现自然段开始少空或多空。
结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。经常出现的错误有乱用次序数，比如“
一、”以后就是“1.”，乱加标点符号，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”园点标为“、”。
公文中的计量单位应当使用国家法定计量单位。常见问题是长度单位KM用成“公里”，重量单位KG用成“公斤”。
公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当 使用阿拉伯数字。
1．定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有倏色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：二万五千里长征、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火急、零点方案、星期
五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会等。
2．中国历史纪年、干支纪年、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如：万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如：藏历阳森龙年八月二十六日（1964年10月1日）。
3．含有月日简称表示事件、节日或其它特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的数字用间隔号“﹒”隔开，并处加引号。如：“一•二八”事迹（1月28曰）、“一二•九运动”（12月9曰）等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动节、十一国庆节、“九一三”事件等。
4．相邻的两个数字并列连用表示概数的，须使用汉字数字。连用的两个数字之间不能用顿号隔开，如：三四天、五六米、七八个、十五六岁、五六万套、三四百里、四十五六岁等。
5．用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时，使用汉字数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组最有统计意义和比较意义的数字，用“多”“约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如：该省从机动财政中拿出近2000万元，调拨钢材3000多吨、水泥30000多吨、柴油1400多吨，用于农田水利基本建设。
6．公历世纪、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯数字。如，公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、公元1949年10月1曰、15时20分45秒等。年份一般不用简写，如：2005年，不应写成05年。
7．统计表中的数值，如正负数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。例如，34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。
8．物理量量值必须使用阿拉伯数字。如300kg、15cm、350C等。非物理量，一般情况下应使用阿拉伯数字，如235元，11个月、100名。
9．部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，须用阿拉伯数字。例如：38915部队、总3211号、国办发„2005‟8号文件、T37/T38次快车、HP—3000型电子计算机、90号汽油、维生素B1等。
10．引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍应与所扰版本一致外，一般要使用阿拉伯数字。例如：列宁：《新生的中国》，见《列宁全集》中文2版，第22卷，208页，北京，人民出版社，1990。
11．表示数字的范围也有写法的讲究。例如：“3万～8万”，不能写成“3～8万”；5%～15%，不能写成“5～15%”。
（七）附件
公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
（八）成文日期
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”，不能写为“0”。
（九）公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签 署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位臵，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心。
（十）特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（十一）主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字；主题词不能超过5个。
（十二）抄送机关
公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
（十三）印发机关和印发日期
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位臵；用3号仿宋 体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
（十四）页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识。
三、行文规则
（一）上行文规则
请示和报告等上行文一般不得越级行文。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
（二）下行文规则
政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。比如说：市财政局办公室可以以办公室的名义对外行文，盖办公室的印鉴，但其它业务科室不可以以科室名义对外行文，我们经常可以看到的是以市政府办公室的名义的公文，但没有看到过市政府政研室等对外的行文。
（三）联合行文规则
同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。政府部门不能与企业联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。但门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
第五篇：公文处理基础心得
作业本
课程：公文处理基础心得学区（站）：昌平年级：07级班次：本科专业：经管学号：021姓名：牛桓馨
成绩：
批阅老师：
批阅日期：
中 央 党 校 函 授 学 院
北 京 市 国 资 委 党 校 分 院
公文处理基础心得
经过这段时间的学习，我对公文的认识有了新的认识，有了进一步的了解。以前总是认为政府机关发的才叫公文，现在才知道公文，不止在国家机构，在其他社会组织（政党、人们团体、企业事业单位等）处理公务活动中，有着广泛的用途和特定的功效，是公务活动的重要工具。通过学习《公文处理基础》，不论从理论上还是在实际工作中，都对我有着很大的帮助，使我懂得，要想处理好公文，必须具备一定的公文处理基础和能力，深刻懂得公文处理工作的重要性，和必要性，对公文处理工作的意义有了一定的认识。
公文在各级各类国家机构和其它社会组织，包括政党、人民团体、企事业单位等，都有着广泛的用途和特定的功能效用，是公务活动中重要的工具之一。围绕公文形成并产生功效的过程，存在着以有关国家机构和其它社会组织即机关，中各类各级工作人员为主体的公文处理活动，这基活动构成公务活动的重要组成部分，它创造了公文并为基提供了产生实际效用的条件和基础。
公文的处理就是对公文的创造、处置和管理，也就是在公文从形成、运转输传递、存贮到转换为档案或毁灭的完整生命周期中，以特定方式和原则对公文进行创制、加工、利用、保管料理，使其完善并获得必要功效的行为或过程。通过学习使我明白，公文处理是公务活动的组成部分之一，同时，它又具有区别于其它公务的特殊属性。
一是政治性。公务即关于国家或集体的事务，公文就是为处理这些事务而存在的。这一点使以创制、加工、保管料理公文为内容，以使公文完善并获得必要功效为目的的公文处理活动，更主要和更直接地成为国家管理管理工作的组成部分，因而具有很强的政治性。而公文处理的政治性要求我们，要重视和加强人员队伍建设，使参与公文处理的所有工作人员都具有良好的政治素质和职业道德修养，要建立
严格的工作制度体系，确保各个工作环节严谨周密，要建立行之有效的保密机制，确保公文中机密的安全。
二是辅助性。公文处理是公务活动的组成部分，而且是以为解决各种公共事务问题（主要为国家管理工作）提供基础和条件的方式，存在于公务活动中的。这一点就使公文处理成为国家管理工作的辅助性活动，它自身并非是一项按理职能活动，但却能向各种管理职能活动（组织、指挥、决策、监督控制、协调等）提供所必须的信息，以这样一种特有的方式，为这些活动的有效进行创造条件，提供可能。因此，公文的辅助性要求我们，要确立系统管理的观念，从整体优化的角度处理好公文与业务活动的关系，要加强对公文处理技能水平，要坚持集中统一管理的原则，加强对公文处理过程的有效控制，克服一切各行其道的倾向。
三是技术性。公文处理活动几乎有与人类文明史一样的悠久历史，反复的实践使人们对其中的客观规律性不断认识，并逐步形成和积累起系统而行之有效的经验和应用性的知识、程序、方法和技巧，特别是在近代社会，随着各种科学原理和技术规律不断被发现、发明并投入实际使用，有关的管理技术、信息技术也不断被公文处理工作所采用，从而使这项工作逐渐形成为由多种具体门类技术构成的技术性活动。它的技术性，要求这些活动自身必须在能适合客观需要的前提下保持相对而言的稳定，包括在关的程序、制度、方法、机构设置、人员分工等在内，均不宜频繁变更，以确保工作人员能熟练掌握和运用各种技术，并以此推动工作质量与效率的提高。这就是公文处理的稳定性。因此，公文的技术性要求我们，要认真遵行技术规律，不断学习和应用新技术，要注重专业化建设，提高专业化水平，要注意保持公文处理程序，制度、方法、机构设置、人员分工等方面必要的稳定性。
由此可见，公文处理是一项有着特定功用、特定方法程序、特定内容与形式的活动，为保证这项活动有序有效，必须顺应其内在的特
殊规律，遵行一定的原则。这些原则是对客观规律的正确反映，既是对公文处理活动的基本要求，又是衡量公文处理活动优劣的质量标准。
收文处理的一般程序
一般程序签收，外收文登记，启封，内收文登记，分办，摘编，拟办，批办，承办，主办组织传阅，催办，查办，处理办毕公文。我单位在收到其他部门的发文时，在对方发文登记簿上签字。
在本部门《收文登记簿》上登记。再分流。认真阅读文件，将文件内容和精神汇报给部门领导，请示领导意见。在阅读文件过程中，要有轻重，急缓，对有些涉及机密文件要妥善保管，并请示领导。部门领导作出指示后，在收文登记簿的“批办”一栏签字并注明批办日期，批办日期要注明，公文有一定的时效性。这一点很重要。
根据领导指示开展工作。如有必要，组织本部门全体人员学习文件。办理结束后，在收文登记簿“办理人”一栏签字并注明日期。“备注”栏对办理情况作简要说明，如“已复文”、“已阅”、“已执行”、“已组织学习”等。将文件归档。
行文和发文
公文撰拟是一项特殊的创造性活动，需要遵循特定的原则，也需要掌握一定的特点的方法和技巧，在现实生活工作中也是常用实用的。我谈一下我的体会：撰写公文需要注意：
公文撰写要有头有尾。
使用正确的文头，有称谓、署名、日期、印章等一切必要的起始和落款信息。只有这样才能体现公文的政治性，严肃性，整体性。
内容完整。时间、地点、人、事件，表述简洁明了。
用语正规特别重要。在撰拟公文之间必须正确的选用文种。
要做到客观、标准、规范，以准确表达为主旨，实事求是，不夸张，不过分修饰。区别对待文种，如：“条例”、“规定”、“办法”是有区别的。还有很多需要注意的。
有了上面三点不一定就能把公文撰写好，还要慎重，周密，还应避免漏项，歧义。
根据公文的性质选择文头，草拟文稿。
依照部门文件编号规范确定文号，并填写公文版头的相应栏目。负责领导审批文稿，审批通过后签名或盖章。
如有必要，按用印管理有关规定申请使用公司公章。
复印、存档。
办毕公文的处置
办毕公文的处置无外乎：去留存亡，对其充分发挥包括现行效用和历史效用在内的公文的全部功效具有时分重要的影响，包括：清退、销毁、暂存、立卷、归档。按本部门情况分立案卷，给案卷编号。及时归档保存文件。在卷内文件目录上登记入卷文件。
保证文档的完整和安全。
一般工作中，清退存在一定的误区，清退文件主要包括：绝密公文，有重大错漏的公文，被明令撤销的公文，仅征求意见或审阅的公文，未经领导审阅的讲话稿。清退公文一定好按规定及时清退，清退时影附一式两份《公文清理报告表》并由对方履行牵手手续；并索要收据为凭证。需要清退的公文要单独保管，任何人不得私自摘录其内容，更不得复制存留。在以各种通信方式传递应清退的公文时，只要公文本身没有解密或降密，应一律按原文标注的密级处理。在我单位就有清退不及时，或清退处理不规范的地方，经过学习，有了进一步的认识，对经后的工作有很大的帮助。
对于公文的立卷归档的范围与基本要求，凡是能反映本机关工作活动的，具有查考利用价值的，已经办理完毕的公文材料均在立卷范围之列。
需立卷的公文一般具备三个基本条件：1在本机关工作活动中形成或处理，只要它们能反映本机关的工作活动，记录本机关的历史，不管具体作者是谁，都应立卷。2已经办理完毕。3具有查考利用价值。
在利用价值的判断上不单取决与作者的级别，用不应是否为正式的收发文件作为衡量价值的尺度，还应从自用或他用的角度考察公文的价值，并要结合当时多个密切关联的一组文件去看其价值，在工作容易出现单个孤立的文件，要注意归类。
立卷的基本方法，就是把握公文的特征，对公文进行科学有效的分类，组合，编目。
首先是分类，即根据公文的特征为依据将全部公文划分为若干类别。在这一过程中常常涉及到一个公文有多个特征，可同时归属多个类别，这就与工作人员的素质有很大的关系了。在日常工作是经常遇到的问题。
其次是组合。即在以公文特征为依据，在同类公文中选取特征更一致的，联系更为密切的若干公文组合成案卷。
最后是编目。
立卷类目的编制方法：立卷类目有类别名和条款两部分组成。类别实际上就是立卷时对公文做类别划分是有实际操作意义的第二级分类后形成的类别名称。条款则是欲拟的案卷的题名。一般正常情况下都是用--组织机构分类法，立卷时，一种是按机关内设组织机构的名称为类名，一种是安机关的职能命名。在立卷类目中类名与条款都应编号，类号排大流水号.总之，只有认真学习，熟练掌握公文处理基础，才能更好地运用到实际工作中，为我们的国家服务，为全社会服务。
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