文书档案扫描管理系统说明书

第一篇：文书档案扫描管理系统说明书

鼎华文书档案扫描管理系统软件

说明书

一、软件背景与应用前景

在我们的日常工作中，我们往往需要将一些纸质的文书档案转化成电子版的文书档案，这其中的原因有几大点：

一、纸质档案更占物理空间；

二、纸质档案不易保存；

三、纸质档案不易传输；

四、人工的将纸质档案输入到电脑上制作成电子版太耗费人力物力。

这时，鼎华文书档案扫描管理系统软件应运而生，我们课通过扫描设备将纸质版的档案转化成电脑上的电子版，然后可对扫描完成的文书档案进行归档、整理、收录、保存等一系列的操作。

在目前来说，我们的这项技术是最为实用和快捷的，并且成本低廉，适合所有的企业和个人实用，前景良好。

二、文书档案扫描管理系统一、流程图

三、系统的操作说明

一、文档云端集中管理

鼎华文书扫描管理系统，将文档集中安全存储在文档服务器上，建立一套以服务器为中心的文档组织、使用、协作、监管机制，并支持文档的安全和流程管控，让企业文档管理更方便、更高效、更安全、更规范。

二、个人网盘和公共文档

每个用户在服务器上分配一个个人网盘，可以相互共享文档；公司的公共文档，可分多个栏目来组织，通过权限来控制用户的使用。

三、文件夹

管理文档的基本单位，文件夹支持任意层级，提供文件夹结构模版。说明: 1)便捷的文件夹操作栏；

2)快捷的文件上传、在线编写、新建文件夹按钮； 3)标签组提供多维度、多层次的文档分类检索机制； 4)搜索文件夹内的文件；

5)记录文件夹所有文件的操作历史（上传、下载、删除等操作）

四、文档

强大的文件管理，包括上传、下载、修改、权限管理、保密管理及评注订阅等

说明: 1).控制文件的各种权限、进行外部编辑等 2)保密文件，未授权用户无法进行查看； 3).文件版本上传和附件上传；

4).文件版本管理。提供获取历史版本功能、支持版本差异比较、删除历史版本及定版功能； 5).记录文件的所有操作记录（上传、下载、删除等操作）

五、文档在线查看

无需安装任何插件，系统除支持文档预览外，也支持图纸、压缩包在线预览，支持音频、视频的在线播放；

说明: 1)PDF在线翻页预览；

2).表格文档在线预览； 3).图纸在线预览； 4).视频在线播放； 5).音频在线播放

六、文档搜索

支持中英文全文搜索，直接搜索常见文档(包括CAD图纸)中的文字.基于位置、时间、人员、包含文字、标签等多条件组合搜索。配合OCR组件，可对识别图片中的文字进行搜索

七、文档云端创建

直接创建各种格式的文档，也可选择公司内部的文档模版进行创建。直接支持HTML、Markdown、reST等格式化文档的在线编写。

八、文档在线编辑

提供在线编辑功能，实现文档编辑和桌面编辑器(如word、Excel等)的无缝集成。编辑完成后，外部编辑器会自动在后台将文件上传到服务器

九、自定义属性(元数据)

用户可以自定义文档的属性、更完整的描述文档

十、文档分享和讨论

替代笨重的邮件，直接可以对文档进行分享和讨论.可分享到公司内外人员，使用内部消息、邮件、短信进行通知。

十一、文档发布

三种文档发布状态: 编写、待审、发布。一旦发布，禁止对文档的修改，实现文档保护。

十二、文档关联流程

系统提供一组文档关联的流程，如审批、借阅、分发、收回、废止、回顾等，通过流程实现文档管理的规范化。流程可以灵活定制。

十三、个人工作台: 个人的工作中心

以个人为中心，组织系统内容。不用离开个人工作台，快速定位需要的内容。

说明: 1).个人工作台—消息；

2).个人工作台—文档，包括待我审核的文件、最近提交和共享的文件； 3).个人工作台—收藏；

十四、文件夹和文档授权

提供精细、易用的权限控制，可进行授权委托管理、权限继承、成组授权、和7级查看人机制

说明: 1).7级查看，控制预览、添加、编辑、移动、复制、下载等权限；

2).可针对某个部门、某个岗位进行成组授权，； 3）.禁止某人权限

十四、操作历史

每一个文档的所有操作都会记录进操作历史，方便进行安全检查.同时，删除的文档，在这里可以还原。

十五、系统安全策略

系统管理员更加灵活的设置系统安全策略： 1)公司外访问禁止下载 2)屏蔽系统外发功能 3)技术资料，仅仅在技术部门的网段可以访问

十六、桌面防泄密 – 离线文档安全管控

文档下载到桌面后，仍然可以进行安全管控，原理如下：

十七、开放API：连接各种软件和设备

鼎华提供FTP、WebDAV等标准文档访问接口，并支持IMAP邮件附件的读取，和扫描仪、传真等设备直接连接，并可和企业OA、ERP、CRM、项目管理软件集成，直接将易度和各种文档来源进行连接。

十八、全终端全平台终端随时随地访问

支持各种浏览器，支持Mac、Windows客户端，支持各种只能手机和平板电脑的访问。不论你在哪里，都可以快速访问易度文档管理。

第二篇：文书档案

一、文书档案 1）上级来文。凡上级机关对本单位发出的文件，并属于本单位主要只能活动的，都应归档。

（2）本机关文件。凡本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况，并且在今后工作中还需要查考的文件，均应归档。

（3）下级来文。凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件，应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料，重要的或以上的工作报告、工作总结、统计报表等。

（4）平级或非隶属机关来文。平级机关或没有隶属关系的机关来文，凡有重要参考价值的也需归档。

（5）关于各种稿本的归档范围。在拟制文件过程中形成的各种文件稿本，应视其具体情况而定。对于人代会、党代会历次修改稿件，应归档。

2、不归档的范围

（1）重份文件；（2）无查考利用价值的事务件、临时性文件；（3）未经签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）；（4）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信；（5）单位内部互相抄送的文件材料；

（6）本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料；（7）为参考目的从各方面搜集的文件材料；（8）参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料:（9）下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料；(10)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；(11)越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料；

(12)外机关送来的征求意见的文件未定稿。

第三篇：文书档案

浅析高校文书档案管理

大学四年在协助老师工作的过程中，我深切地体会到学校文书档案管理的重要性，同时也看到了学校文书档案管理中存在着一系列的缺陷和不足，下面就来谈谈我的看法。

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，也是由通用文书转化部分档案的习惯称谓。文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影，又是现在文书档案管理建设状况的记录，因此在整个行政工作中发挥着极为重要的作用。

高校体系机构庞杂，随着学校办学年限延长，学校文书档案的数量也会越来越多，内容也会越来越复杂。做好学校文书档案管理也越发显得至关重要。档案是由文件转化而来的，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源，只有规范化、科学化、标准化的管理，才能保证文件材料的齐全、完整，更好地发挥档案的重要作用，为学校的各项工作及师生员工服务.在日常工作中，虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性，但由于文书是档案的前身和源泉，档案是文书的归宿，两者密不可分.文书工作不仅直接影响公文的质量，也直接关系到文书档案的质量，做好文书工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础.高校文书档案管理，是整个档案管理工作的重要组成部分，它不仅直接影响到学校整体档案管理的质量，也体现了学校档案管理的水平。

一、高校文书档案工作存在的问题

（一）文书档案立卷质量不高。高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌；反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。高校文书档案原始资料的质量缺陷大致为：文书档案归档时常常出现公文制发不规范、齐全、格式不完整、原稿不齐全（公文修改稿特别是领导批示的原稿更具存档价值，但归档时，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不规范、正文和附件的名称不一致、缺批复、缺日期、少作者；在修改文件或批注时，将字写在左边，不留装订线；修改用圆珠笔、铅笔；文件字迹褪色、模糊（有些归档材料是传真件，接收时字迹就模糊不清，很难看清内容）、扩散，纸张规格大小不一等现象。出现这些问题的主要原因是：大多数从事文书工作人员档案意识也比较淡薄且缺乏文书档案管理方面知识，不够重视对文书档案管理方面的知识的学习和了解。

（二）档案材料归档措施不到位。近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。

（三）管理工作人员积极性不高。有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

（四）档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。高校虽然多数购买了网络化档案管理软件，但由于办公一体化、管理人员不足等原因，档案管理软件有些还未做到在各部门普及使用。

（五）人员配备不够合理。高校从事档案管理工作人员多数不是档案专业毕业，计算机应用水平也有限，也有的将年龄偏大人员安置在档案室，即便有些年轻的 档案专业毕业的学生，由于档案管理工作效益滞后、默默无闻容易被忽视，数年很难在考核、评优等方面得不到惠顾，很难安心本职工作，找机会调离的不在少数。因此多数高校档案室目前长期处于缺人或人员配备不够合理状态。

二、提高档案管理效率的对策

(一)提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

（二）调动档案管理人员工作积极性

档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

（三）加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接

文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。

（四）做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向 办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的 普遍应用以及推广，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。

总之，文书档案管理工作是高等学校管理工作的重要组成部分，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作，作为担负着承上启下职责的学校各职能部门，尤其要处理好文书和档案的关系。

第四篇：文书档案与管理范文

文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。行文规则：各机关在公文拟制过程中所必修遵循的原则拟办：对收到的文件提出初步处理意见，供领导审核和批示时参考。一般由办公室主任负责。批办：指单位领导对收文如何办理提出的最终的批示意见和要求。领导进行批办的结果体现为批示的意见。收文承办：根据来文要求或领导意见，按文件内容要求进行具体实施、或另起草文件、或将来文进行翻印和转发等的工作。签发指机关单位主管领导对审核过的文稿进行最后的审定并签署印发，文件据此生效。档案：指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。归档：指文书部门或业务部门将办理完毕、有保存价值的文件整理之后，逐年移交给档案室集中保管的工作。归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序划的过程。

1.文书、文件、公文的联系与区别，文件与档案的联系、文书工作与档案的联系。（1）①共同点：内容上都反映了人们的社会活动，都是在处理事务过程中形成的凭证性工具，都有一定的格式规范。②区别：

A.文书与文件是同义的，只是在习惯用法上有差别。B.文书：一般用于表达集合概念，不用于表达某一份文字材料。如文书处理、文书部门、文书工作、文书材料。而不会说“这份文书”、“XX号文书”、“市政府文书”。文件一词既指单份文件，也指集合概念。

如市政府文件、中央1号文件，文件处理、文件材料。不会说文件部门、文件工作等。C.公文不包括私人文件、私人文书。D.当仅指“公务文书”时，文书、文件、公文三者可通用。（2）①文件是档案的前身，档案是文件的归宿。②文件是档案的基础，档案是文件的精华。③文书工作是档案的工作的基础。④档案工作是文书工作的延伸和发展。

2.公文的特点是什么？公文按办理时限、行文方向、机密程度可分为哪些类别？（1）公文特点1由法定作者制发2具有法定的权威性和时效性3公文具有特定的格式4特定的处理程序（2）分类

按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文；按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文；按行文方向分为上行文、平行文和下行文。

3.公文的稿本名称有哪些？交拟时秘书人员应注意哪些事项？（1）公文的稿本名称(试行本、暂行本、修订本)（2）注意事项：①领会发文目的，为什么要起草这份公文。即领会领导意图。②把握主题思想，即主要写什么内容。③明确行文对象，从而确定行文方向、选择文种及公文用语等。④明确行文的时间要求。

4.文书工作的主要任务是什么？收文、发文处理的程序包括哪些环节？1）文书工作的主要任务发文的拟制、收文办理、发文办理，文件办理过程和办毕的管理。还包括印信管理与使用、打证明、电话接听等工作。2）收文处理的环节：签收、启封、审核、收文登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办与注办、立卷或归档或销毁。3）发文处理程序：交拟、起草、会商、审核、签发、发文登记、膳印和校对、用印和签署、核发、传递、立卷或销毁或归档

6.哪些文件需要签收？传阅文件不要“横传”，应由文书人员“中转”。（1）签收的范围1机要部门送来的密件和急件都要进行签收；2邮局（或快递公司）送来的挂号件等；3外单位派人直接送来的重要文件。拟办和批办有什么区别？拟办人：办公室主任 拟办的作用：对收文如何处理提出初步的意见，供领导批办时参考 批办人： 单位领导 批办的作用：是对收文如何处理作出的权威性的最后决定。（3）拟办、批办中文书人员的职责是什么？①呈送：根据文件重要程度送拟办和批办②保密：要对拟办和批办的一件保密，特别是人事敏感问题。③检查：检查拟办批办人员有无署名和签上时间，督促及时办理④送达：根据拟办、批办意见，将收文送有关部门和人员落实办理并督促办理（4收文登记的范围和不登记范围：上级指导性、参阅性和需要办理的文件；下级机关的请示性、报告性文件；带有密级的文件 特别注意帐外文件B.不登记范围：公开的出版物；一般性的各类简报；事务性的通知、便函、介绍信、请柬等；注明领导亲启的文件（5）文件传阅的方式有哪些分送传阅：即将需传阅的文件直接送给阅读人员。最常用，可让阅读者看得比较仔细，但比较费时。集中传阅：把领导等阅读人员集中起来，利用开会时间等进行阅读，也较常用。设立阅文室，即将需要传阅的文件放在专门设立一个阅文室。

7.文件转化为档案需具备哪些条件？我国最早的档案是甲骨档案，产生于殷商时代。（1）文件必须完毕，即完成了文书处理程序； 2）文件需对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值;3）文件需按照一定的规律保存起来，即把文件按照一定的程序和条理集中保管起来。8.档案按内容和形成时间分，可分别分为哪些类别？按档案内容分：文书档案和专门档案。按档案形成时间分：建国前档案和建国后档案。建国前档案又称为历史档案—旧政权档案和革命历史档案

9.档案的基本价值包括哪些？档案作用的发挥有哪些规律？1）档案的基本价值-凭证作用：档案的凭证作用由档案内容和形式的所决定的，俗话说“口说无凭，立字为证”，就是对档案凭证价值的充分肯定。参考作用：档案作为过去各项社会活动的真实记录，为现实和今后各项社会活动的开展提供了参考借鉴的丰富资料。“前事不忘，后事之师”、“前车之覆，后车之鉴”、“察往知今”等都说明了档案的参考价值。2）档案作用的发挥规律1档案作用范围的递增律（扩展律）：档案的作用范围随着时间的推移而不断扩大。2档案机密程度的递减律3档案作用发挥的条件 10.档案工作包括哪8个环节？档案工作的原则是什么？维护档案的安全：①档案的物质安全，尽量延长档案寿命。②档案的政治安全，即档案信息安全，档案内容不失密。（1）档案工作的环节-档案实体管理工作：收集、整理、鉴定、保管档案信息管理工作：统计、检索、编研、利用（2）档案工作的原则①统一领导，分级管理②维护档案的完整与安全③便于档案的利用

11.档案工作的机构有哪些？档案馆、档案局、档案室.主要管理本单位档案并主要为本单位服务，是档案室与档案馆的最主要区别。

12.什么是归档范围？一个企业的归档范围主要包括哪些？1）归档范围：指一个单位收到或形成的所有文件材料中需要归档的有哪些2）企业归档范围-反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的文件材料；具有凭证价值的文件材料，如合同、谈判记录等；本企业需要贯彻执行或具有重要参考价值的收文；下级报送的重要材料。无论来自上级还是同级或下级单位，只要与本企业工作有直接关系的，都应纳入归档范围。登载于上级简报、新闻媒体（网站、报纸、电视等）上的本企业需执行，或反映本企业工作活动的材料。如通过简报、新闻媒体发布的指导性文件、有关本企业工作活动的记述、奖励、表扬或批评等。

13.文书档案一般在形成后的第二年6月底前归档并移交档案室。档案室收集档案的主要途径是文件归档。14.文件之间的联系有哪些？（1）文件在来源方面的联系——文件之间的首要联系

同一单位形成的档案不能分散。因为文件都是由一定的机关单位及其内部机构形成的，形成文件的单位，构成了文件来源方面的联系。

2文件在时间方面的联系-人们的工作活动都有一定的过程和阶段，不同时期形成不同的档案文件，使文件间具有自然的时间联系。文件整理归档工作一般都分进行。（3）文件在内容方面的联系-文件是在工作活动过程中形成的，文件都记录了一定的工作活动内容。关于同一工作活动的文件必然有着紧密的联系。整理时把内容相关的文件材料集中放在一起，便于今后按问题查阅档案，也符合人们的查阅习惯。

如上级到本单位检查工作，必会形成：检查通知、接待方案、工作汇报、会议记录、新闻稿、照片等，这些材料因检查而形成，不同形式的文件材料内容上共同反映了检查活动的过程与结果。（4）文件在形式方面的联系：形式指文件的种类、名称、载体和记录方式等。特殊载体的档案应当单独保存，便于保管利用优先于保持档案文件之间的联系。

15.归档文件整理工作包括哪6个主要步骤？归档文件的固定排列顺序。步骤：装订、分类、排列、编号、编目、装盒 固定排列顺序：正本、定稿；正文、附件；原件、复制件；请示、批复；转发文、被转发文；中文本、其它文本。

16.归档文件的档号包括哪几部分？全宗号、、保管期限、件号

会填写归档章、归档文件目录，会对归档文件进行分类。

17.17.档案分类的步骤。第一步：文件按形成分开；第二步：同一的文件按内容或机构分类；第三步：同一内容或机构的文件按不同的保管期限分开；如果文件数量较多，可先按机构分开，再按问题分开。18.归档文件的排列方法。（1）不同的文件分别排列。（2）不同保管期限的文件分别排列。（3）同一、同一保管期限的文件：①同一事由的文件按时间先后顺序排列在一起。②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。③成套文件集中排列。如一次会议、一项活动中形成的文件应重要程度结合时间顺序排列在一起。

第五篇：酒店管理系统说明书

黑山印象假日酒店

远程系统使用说明书

第一步:将您的光碟放入光驱,将碟上的２个数据包拷贝到电脑上,并解压数据包!

第二步:打开ssvpn文件包,安装sslvpn程序.（注：为了不影响网速，请在安装的时候注意把开启自动运行程序关掉；另如发现安装错误时,先点击仍然安装，再安装补丁文件,如果没有安装错误,就不需要安装补丁)

第三步:在解压出来的ssvpn文件包里有个client文件，请双击打开，把里面的内容全部复制，右键右下角的红色电脑图标（如果是黄色图标，请右键先断开）点击编辑配置文件，用刚才复制的文件覆盖里面所有的内容！保存！

第四步：打开设置帐号文本,把222改为您相应的VPN帐号和VPN密码,完成填写后,保存!之后右键右下角红色图标，连接!现在右下角出现了黄色电脑图像,这就表示正在连接中,稍待几分钟,直到图象变成绿色时,就表示连接成功（如果一!

直不出现绿色，请从新运行此程序）

第五步:运行快速列车酒店管理系统远程客户端文件包里的etsoft62010-酒店管理系统，只需要在员工号这里输入您的远程帐号，在口令这里输入密码，登陆之后，就可以依照相对应的模块进行查询了！

如有不明白地方，欢迎来电咨询！

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