公文管理

第一篇：公文管理

附件1

公文处理实施办法

为了实现公文处理的规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据盛源公司公文管理的有关规定，并结合我公司实际，特制定本办法。

一、选择文种 ㈠、行政公文文种

1、决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适应的决定事项。

2、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。

3、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

4、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

5、请示

适用于向上级机关请示批示、批准。

6、批复

用于答复下级机关的请示。

7、意见

适用于对重要问题提出见解和处理方法。

8、函

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题。

9、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。㈡、党委公文文种

1、决议

用于经会议讨论通过的重要事项。

2、决定

用于对重要事项作出决策和安排。

3、意见

用于对重要问题提出见解和处理方法。

4、通知

用于任免干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。

5、通报

用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

6、报告

用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。

7、请示

用于向上级机关请示批示、批准。

8、批复

用于答复下级机关的请示。

9、函

适用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关部门请示批准等。

10、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

各部门要严格按照上述各文种的特点和用途合理选择适用，不得制发以上规定以外的文种。如规定、措施、办法、计划、方案等，若确需发文，须加印发、批转、转发等形式的通知，严禁乱用和滥用。

二、发文字号

本着精简文件、减少发文字号的原则，规范发文字号。发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。联合发文只标明主办机关发文字号。年号、序号用阿拉伯数字书写，年号要使用全成兵用六角括号“﹝××××﹞”插入，序号不编虚位（即1不编为001）。

㈠、《中共张家口盛源集团宣东矿业有限公司委员会文件》，下行文使用“宣矿党字﹝××××﹞×号”，上行文使用“宣矿党呈﹝××××﹞×号”。

㈡、《张家口盛源集团宣东矿业有限公司文件》，下行文使用“宣矿字﹝××××﹞×号”，上行文使用“宣矿呈﹝××××﹞×号”

㈢、《张家口盛源集团宣东矿业有限公司文件（）》，使用1种发文字号：即“宣矿办字﹝××××﹞×号”。

㈣、《中共张家口盛源集团宣东矿业有限公司纪委文件》，使用“宣矿纪字﹝××××﹞×号”。

㈤、《张家口盛源集团宣东矿业有限公司工会文件》，使用“宣矿工字﹝××××﹞×号”。

三、公文格式

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印发份数等部分组成。

(一)公文各要素格式

1、秘密等级、保密期限和紧急程度,企业一般不使用,如使用,党委和行政公文分别按《条例》和《办法》执行。

2、发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。

3、上行文应当注明签发人姓名,其中,“请示”应当在附注处注明联系人(具体承办人)姓名和电话。

4、公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

5、主送机关是指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称、统称。除会议纪要外,公文必须标明主送机关。主送机关一般应当位于标题之下,在正文上方顶格书写。命令(令)、决定类公文,主送机关可臵于版记部分抄送机关之上。

6、公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

7、党委公文应有落款,落款使用发文机关全称或规范化简称;行政公文不使用落款。

8、成文日期以签发人签发日期为准,联合行文以最后签发人的签发日期为准。党委公文成文日期使用阿拉伯数字（2×××年×月×日）,行政公文成文日期使用汉字数字（二×××年×月×日）。

9、行政公文除“会议纪要”外，应加盖印章。联合 上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应该加盖印章,主办部门排列在前，协办部门排列在后。党群系统的公文,一般不盖印章。

10、公文如有附注(需要说明的其他事项),应加括号标注。

11、公文应当标注主题词。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词,下行文从本级机关的主题词表中选择。

12、抄送(抄报)机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或规范化简称、统称。

（二）公文印装格式

1、文字：公文文字从左至右横写、横排，正文用3号仿宋体字，一般页文字22行，每行28个字。

（1）秘密等级、保密期限和紧急程度用3号黑体字，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（2）发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识，字号一般应小于22mm×15mm（高×宽）。

（3）发文字号用3号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数字标识。

（4）“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号体字标识签发人姓名。

（5）公文标题用2号小标宋体字。

（6）主送机关、附注、附件、成文日期、抄送、印发机关均用3号仿宋体字，印发日期、印制份数用阿拉伯数字。正文中如有小标题可选用3号小标宋体字或黑体字。

（7）“主题词”用3号黑体字，词目用3号小标宋体字。

2、用纸：公文用纸采用加际标准A4型纸，其成品幅面尺寸210mm×297mm。公文用纸一般使用纸张定量为60g/m～80g /m的胶版印刷或复印纸。

3、版面尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码），即页面设臵中页边距：上37 mm，下35 mm，左28 mm，右mm 26；段落：固定值28磅。

4、印刷：公文要采用微机打印，双面印刷，左侧装订。

5、书写格式：公文包括眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页间隔线以上的各要素统称眉首，臵于间隔线以下（不含）至主题词（不含）之间的各要素统称主体，臵于主题词以下的各要素统称版记。

（1）眉首部分：应收秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、间隔线组成。

发文机关标识上边缘至版心上边缘距离应为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘距离应为80mm。

联合行文时应使主办机关在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排列；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至首页显示正文为止。

上行文发文字号左空1字，签发人、会签人姓名居右空1字平行排列标识。

（2）主体部分：应由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件组成。

正文中数字和年代不能回行。

公文如有附件，在正文下一行左空2字标识，附件名称后不 7 加标点符号。附件应于公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。

加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期（成文日期右空4字标识）。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压成文日期（掌握的标准是印章的图案和文字不压成文日期）；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心压在成文日期上。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

附注居左空2字加圆括弧标识在成文日期下一行。命令类公文正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务。在签发人签名章下1行右空2字标识成文日期。

（3）版记部分：应由主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印制份数组成。

版记应臵于公文最后一页，版记的最后一个要素臵于最后一行。

“主题词”顶格书写，后标全角冒号，词目之间空1字标识。抄送机关左右各空1字标识,回行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关后标句号。印发机关、印发日期同处一行,左右各空1字标识。印制份数右空1字标识。

四、行文规则

(一)行文应当确有必要,注重效用。

(二)行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。因特殊情况或突发事件,如重大社情和自然灾害等紧急事项确需越级行文时,应当抄报被越过的上级机关。

(三)同级党委、行政和工会,三者之间或二者之间可以联合行文。

(四)除公司办公室以外的其他行政部门不准以部门名义发文,如工作需要,仍需行文,可用公司行政或公司办公室的名义发文;党群部门要严格控制以部门的名义发文。

(五)“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他领导和部门的,应当用抄送形式。

“请示”、“报告”不得混用,报告不得夹带请示事项。

(六)除上级机关负责人直接交办的事项外,不得直接向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。应将公文送交上级机关办公室,由办公室按程序处理。

五、处理程序

(一)发文办理

公司机关发文办理指以公司党委、行政及办公室名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

1、草拟:属于部门主管范围内的工作需要发文时,一般由部门代拟文稿;涉及两个以上部门时,一般由一个部门牵头共同起 9 草;综合性公文,一般由综合部门或者办公室拟稿。

草拟公文要做到：

(1)符合国家的法律、法规及其他有关规定。

(2)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(3)公文文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

(4)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(5)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。

(6)要使用国家法定计量单位。

(7)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(8)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数字。

拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文。

2、审核:文稿送领导签发前,由办公室进行审核,审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制 10 公文的有关要求,公文格式是否符合有关规定等。对不需要行文的,讲明原因,退主办部门。涉及经济合同、经济往来关系的公文,须由合同管理部门把关,提出审查意见。

3、审签:经审核后的文稿,须经有关领导审核、签发。

(1)以公司党委名义制发的文件,由公司党委书记或副书记签发。

(2)以公司行政名义制发的文件,大字头的文件由总经理签发；小字头的文件，按照业务范围，由公司主管领导签发。

(3)党、政、工三方或者其中二者联合发文时,由协办方会签,主办方领导签发。

(4)以公司办公室名义制发的文件,由办公室主任负责签阅,有关领导签发;属办公系统业务事项的,由办公室主任签发。

(5)以党群部门名义制发的文件,由部门负责人签阅,报主管领导签发。

(6)审签文件应当提出明确的指导意见,审核和会签的其他领导,应当表示出“拟同意”、“同意”或其他具体意见,圈阅则视为同意。

⑺、各种制发的文件经公司领导批示后，必须经行政办公室主任签发准予打印、下发通知单。然后，主办部门将文稿存在U盘上，到文印室进行统一编号，规范打印，并由行政办公室加盖公司公章。

4、复核编号:公文正式印制前,由办公室机要秘书和打印员联合负责复核。复核的重点是,审批、签发手续是否完备,附件材 11 料是否齐全。经复核没有问题的,方可编号。

5、复印：复核编号后,文稿送打字室复印，由主办部门负责校对,实行三校制,终审差错率不得超过万分之三,公文成印后,根据情况由主办部门或行政办公室分发。

各部门要严格按照上述公文的起草、审阅、签发、打（复）印等规定，进行规范行文。如果不按照上述程序下发文件的，行政办公室对其文件不予加盖公司公章或打（复）印作业，无加盖公司公章的文件在公司内一律不生效。希望各部门严格遵守此规定，积极配合公司行文的规范管理工作，共同推进公司精细化管理。

附件2

文印管理办法

为了加强文印工作的管理力度，规范文件资料打印、复印工作，促进文印工作精细化管理，经公司研究决定，特制定本管理办法。

1、公司所属各区队、部门打（复）印文件资料必须经行政办公室主任、副主任签发的准予打（复）印单，到文印室进行打（复）印，没有签发单的，文印室一律不予打（复）印作业。

2、文印室内严禁吸烟，非打印员不准使用复印机，对非打印员使用复印机的人员罚款100元，如造成设备损坏的，要按价赔偿，对不听打印员劝阻、无理取闹者，交公安科严肃处理。

3、打印员必须严格按照公司领导或行政办公室主任、副主任指派的任务进行打（复）印作业，认真负责好公司行政文件发文的文号分配工作，并负责装订分发。

4、打印员在工作中要严格管理、认真负责，严格执行文印管理制度，保护好设备，严禁其他人员使用设备，如果因打印员管理不严，其他人员使用造成设备损坏的，追究打印员责任。

5、打印员要严格执行保密制度，做到文明、热情，版面设计合理、整洁，不丢失、不失密泄密。

6、打印员在工作中要牢固树立精细化管理意识，能双面打（复）印的文件、资料，必须使用双面打（复）印，养成勤俭节约的好习惯。

第二篇：公文管理

公文管理

（一）总则

1、为使公司公文管理工作规范化、制度化、特制定本制度。

2、本制度所指公文包括：沈阳交通工程有限公司起草上报或下发公文；各专业公司（厂）及各部门上报的公文等。

3、公文处理必须做到准确、及时、简便。公文由综合办公室统一收发、分发、传递、用印、立卷、归档。

4、公文管理工作必须严格执行保密制度，确保公司机密安全。

（二）公文种类

1、请示、报告---向上级请求指示、批准，用“请示“；各上级部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

2、批复、批示---答复请示事项，用“批复”或“批示”。

3、会议纪要---记载会议议定事项和主要精神，要求各有关部门和人员遵照执行，用“会议纪要”。

（三）发放公文一律加盖印章

1、附件---公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。

2、发文时间---在正文结束后，标注发文的日期及时间。

3、紧急程度---如为紧急公文，需根据不同的要求分别标明“特急”、“急”等，位置在首页右上角。

（四）公文处理

1、公文处理一般包括登记、分发、批示、承办、拟稿、审核、签收、缮印、用印、传递、催办、归档、销毁等程序。

2、收到上级机关下发或交办的公文，由综合办公室提出拟办意见，送董事长或总经理批示后办理。

3、凡需审定的公文，综合办公室根据内容和性质送公司领导或专业公司（厂）或有关部门办理，并提出办理时限。

4、送公司领导批示的公文，一般应在两日内批复。紧急公文应当日批复。交专业公司（厂）或有关部门办理的公文，综合办公室根据时限催办，防止漏办和延误。凡逾期、延误或漏办者，部门负责人负相关责任。

5、以公司名义向政府领导部门等报送的文件须呈董事长或公司总经理签发。

6、公司下发或转发带有文头之文件均必须归档，归档文件必须附有公司领导签发的原稿和所发文件，一式两份。

第三篇：公文管理

公文管理制度

一、加强公文管理人员保密和文管知识培训，提高业务水平。

二、严把公文起草关，以乡党委政府名义发出的一般性公文，必须经过乡分管领导审核签发。凡以乡党委政府红头文件形式上报、下发的公文，或者涉及人事、财务、物资方面，以及涉及全局性重要工作和重大事项的公文，必须经过乡主要领导阅批签发。签发完毕要及时登记、存档。

三、严格公文收发、呈送程序，做到勤传勤收，不拖不压，杜绝多头请示、重复请示现象发生。办公室日常值班人员负责对政府网站文件和有关部门文件及时接收和领取，附上文件传阅单交给文管员登记后，由办公室主任负责签发呈送意见，由文件管理员进行及时传阅。

四、严格公文传阅制度，传阅公文由文件管理员专人负责，按规定范围逐人送阅，不横传，不误事。文件管理员每天上下午下班前到主要领导办公室领取批阅文件，按照批示要求认真登记传阅文件去向，需要传阅的按传阅范围进行传阅，并按照办结时限及时回收存档。需要各下属单位办理的文件要连同传阅单一起复印，做好下发登记后，将复印件转各单位办理，原件及时归档，复印件由各下属单位留存。以上传阅程序如遇紧急情况，可以简化，但事后要及时补齐相关手续。

五、借阅公文要严格履行登记、签字手续，严防文件丢失。

六、涉密公文要严格按照有关保密规定进行传阅、保管、存档，不得多传、漏传。

七、及时做好公文的清退、归档、销毁工作，对有领导指示意见的文件，办文人员要做好登记，负责催办、落实，并将办理结果及时向领导汇报，做到件件有落实，事事有回音。

八、当年的公文，由文件管理员负责分类整理，年底与档案管理员做好交接。

九、进档案室调阅公文等资料，需由两名以上党员同行，并做好登记工作。

十、因责任心不强造成文件丢失，给单位工作带来损失的，依法追究相关人员责任。

第四篇：公文管理规定

公文管理规定

为加强公司公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合公司工作实际，出台本规定。

一、党政机关公文种类

根据“条例”规定，公文种类分15种：

1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

12、批复。适用于答复下级机关请示事项。

13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

二、行文规则

行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。公司行文应遵循以下基本规则：

1、行文原则：实事求是、精干高效、集中统一、确有必要、注重效用。

2、行文权限：

（1）上行文。根据工作需要，行文单位可以直接向其股东单位、上级行政或业务主管部门行文。一般情况，不越级行文。

（2）平行文。公司根据业务关系和工作需要，可以向系统内其他同级单位和不同系统各单位间行文。

（3）下行文。根据隶属关系，公司可以对直属公司、控股公司、参股公司直接行文。

（4）联合行文。公司同级单位或公司同其它相应单位可以联合行文。

3、行文要求

（1）“请示”应一文一事和主送一个单位，需要同时送其他单位阅知的，应当用抄报（上行）、抄送（上行、平行）形式，但不得抄送下级单位。

（2）“报告”中不得夹带请示事项。（3）公文一般不直接报送领导同志个人。

4、公文排版和格式

公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上部分称为版头，包括：发文机关标志、发文字号、签发人等；公文首页红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上的部分称为主体，主要包括：公文标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，主要包括：抄送单位、印发单位和印发日期等。页码位于版心外。

公司公文一律使用A4纸张、左侧装订，采用3号仿宋字体排版；页边距设置为：左28mm，右26mm，上37mm，下35mm；每页22行，每行28个字。装订位置为两钉外钉眼距版面上下边缘各70mm处。发文字号在发文机关标识下空2行，居中排列，年号用六角括号括入；上行文的发文字号居左空1字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。标题在红色分隔线下方空2行位置，用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关名称在标题下空1行居左顶格位置。正文编排于主送机关名称下一行，使用3号仿宋体字。如有附件，在正

文下空1行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称首字对齐。如有附注，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

三、公文审批程序

公司公文采用逐级审批制度，按照行文程序的先后规定如下：

1、主办部门起草公文。主办部门根据工作需要，确需行文的，要依照公司公文管理规定起草公文主体内容，形成文件底稿，并在拟稿纸“拟稿”后签字，由部门负责人对文件底稿进行认真审核，重点审核发文的必要性、可行性以及是否已同有关方面协商一致等。对拟出台的规章和规范性文件，应当先行由相关会议进行合规性审核。部门负责人审核后在拟稿纸上签字确认。需要多部门会签的要先行会签。在拟稿纸上填明起稿日期、印制份数等要素后，送交办公室秘书，同时将文件主体内容电子文档发送给打印中心。

2、办公室秘书收到文件底稿后，要重点审核行文理由、依据，内容、格式、文字等，标注文件种类、密级等。

3、办公室秘书将审核后的文件底稿报文件主办部门的主管领导审批。

4、公司上行文件，要经公司主要负责人（董事长，总经理、党委书记）签批。

5、公司领导负责对文件内容进行总体把关，并签署明确意见。送审公文不符合规定的，退回行文单位重新起草。

四、文件制发

1、阅批后的文件底稿，由主办部门更正后发至打印中心排版、打印，由机要文书登记编号后，正式印发前通知主办部门再次审核校对。

2、主办部门校对无误后，打印正式文件，并到机要文书室盖章，同时将文件底稿和一份正式文件交机要文书存档。

3、主办单位将盖章生效后的文件按主送、抄送单位分发。

第五篇：公文管理规定

公文管理规定

一、总则

第一条公文管理的根本目的是提高各项生产经营管理工作的效率，保证各项工作得以优质高效地完成。

第二条原则上能够通过沟通协调或发送电子邮件办理的事项，应避免使用公文进行办理，注重办事效率。

第三条要尽量避免用文件落实文件的问题，注重各项工作办理的实效。

第四条本规定适用于所有“xx公司”内部及“xx公司”与下属企业间因生产、经营、管理工作需要形成的文书。

二、公文种类和写作要领

第五条公司常用的公文种类有：

1、请示用于向上级请求指示或批准，目的是使上级同意本部门或本人的意见。内容应主要包括请示的理由和请求批示（准）的事项两部分。要注意一事一请示以便于上级决策。

2、报告用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问，目的是反映问题情况，总结经验教训以便于下步工作的开展。内容应包括主要情况、存在问题、原因、意见或建议四个部分。要注意报告的及时性，答复上级询问的报告要有针对性，不能答非所问。

3、通知用于传达要求下级办理和需要有关部门周知或执行 的事项，任免人员等。事务性通知采用“导语+主体”模式，导语说明目的、依据和事项，主体对事项做出具体安排。

4、会议纪要用于记载、传达会议情况和议定事项。各部门内部会议纪要用于向上级报告情况，公司会议纪要用于下发下级贯彻执行。会议纪要需注意忠于会议精神，写明会议解决的主要问题和具体工作的负责人和完成时限，以便于检查落实。

5、简报是反映情况，交流经验的内部文件。目的是反映工作中部门或员工的突出成绩和成功经验。简报语言要生动、鲜明，具有新闻报道的特点。

6、函用于不相隶属的单位间商洽工作，询问、答复问题和请求批准等。要注意函作为代表单位意见的文件，要确保函的内容和形式严谨。

三、公文格式

第六条公文格式的主要要求包括：

1、页边距除以公司名义上报主管单位的请示报告首页需套用统一的红头格式外，页边距统一为上3.7cm，下2.5cm，左2.8cm,右2.5cm。

2、标题用2号方正小标宋简体字一行或多行居中排布。套用公司红头文件格式的，标题在红色反线下空1行。使用公函用纸（纸上印有“xx公司”或下属企业名称）的，标题在字头下空

2行。多行排布的标题，回行时要做到词意完整、排列对称、间距恰当，一般为倒三角排布，标题行间距为固定值30磅。标题中除规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

3、发文字号使用3号仿宋体字，通知和函的发文字号在标题下1行，右侧对齐。年份、序号以阿拉伯数字标识，年份写全程，以“[]”括入，序号以顺序编排，不编虚位，例如“中车检[2013] 1号”，由办公室负责编号。

4、主送单位或领导在标题下空1行左顶格标识，后加全角冒号。上行文使用3号黑体字，下行文、平行文使用3号仿宋体字。

5、正文除一、二级标题外，均使用3号仿宋体字，每段左空２字，回行顶格。一级标题用“

一、”标识，二级标题用“

（一）”标识，三级标题用“

1、”标识，四级标题用“（1）”标识。其中一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体字，三、四级标题用3号仿宋体字。除标题外，一般采用单倍行距。

6、附件在正文下空1行，左空2字写“附件”二字，加全角冒号，写附件名称；有2个以上附件的，在冒号后用阿拉伯数字作为序号，附件的序号上下对齐；如附件名称较长回行后与名称第一个字对齐。

7、成文日期使用阿拉伯数字在附件说明（如有）右下角写作，上报主管单位文件未经公司主要负责人签发前日期以空格代

替，并在日期上1行写“公司全称（印）”，待签发后补全日期，删去“（印）”字，在公司名称上加盖公章。

8、页码用4号阿拉伯数字标识，采用“-1-”编号格式。第1页（包括单页公文）应标识页码，空白页和空白页以后的页不标识页码。单面印制的，页码可居中。

四、公文管理流程

第七条公司办公室负责公文管理工作，办公室的公文管理员负责收文、传达和存档工作，拟稿部门的部门负责人、拟稿部门分管领导和办公室负责公文的审核。根据公司主要负责人要求可由指定的人员进行复核。

第八条公文管理员负责将拟稿完成后经部门负责人及部门分管领导审核后提交的文件进行登记编号（该编号仅用于公文收件登记，并非发文号）。

第九条 办公室负责将文件交由专人核稿，核稿主要参照本规定要求进行，同时要注意该公文内容是否与公司其他规定相衔接，改变已有规定或提出新要求是否已协商一致。核稿后需修改的由拟稿人负责修改后重新报送办公室。

第十条公文管理员负责将经过拟稿人的部门负责人、拟稿部门分管领导和办公室审核并根据修改意见修改完成的文件上报公司主要负责人审批，该公文如需向公司主管单位上报，由拟稿人负责按照公司主要负责人批示修改意见修改后交公文管理

员按照公司规定的顺序编（文）号后上报并存档；如无需上报主管单位，由公文管理员负责编发文字号后根据文件类型下发、存档。

第十一条公文管理员负责将公司领导在公文上的批示内容传达给有关负责人员，相关负责人员应认真落实公司领导批示要求，并及时向领导反馈工作完成进度和结果，公司办公室有权对领导批示工作的完成情况进行问询和催办。

第十二条公文管理员负责将会议纪要、通知（报）下发至有关人员邮箱或张贴于公司办公楼一层白板上。

第十三条公文管理员负责将公司所有公文按照公文类别和时间进行整理归档以便查阅。

第十四条公司员工根据工作需要，可到办公室登记后查阅或复印有关公文。

第十五条公司办公室在公文管理的过程中要严格遵守“公司”有关保密规定，做好公文的保密工作。

五、附则

第十六条本规定自颁布之日起执行，原《公文管理规定》同时废止。

第十七条本规定的解释权归公司办公室。