公文管理不规范

第一篇：公文管理不规范

4.公文管理不规范。公司发文只有一个文号，未区分上行文和下行文。

一、文号

根据整改意见，同时为了提高公司文件和资料的规范性，我公司在日后发展中会按文件类别发不同文号并通知个部门在行文时采用。具体格式如下：

（1）公司文件，如：皖信技发[201X]X号，用于公司对外行文，对内下发公司的通知，决定等，办公室拟稿，相关部门或领导审签，总经理签发；（2）任命文件，如：皖信技人发[201X]X号，用于公司的人事任免、员工转正、员工晋升等，人事部拟稿，相关部门或领导审签，总经理签发；（3）公司计划，如：皖信技计发[201X]X号，用于公司下发月度，年度计划等，办公室拟稿，业务部主任，副主任审签，总经理签发。

二、上行文和下行文

1、上行文：指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。如请示、报告。其行文方式有逐级行文、多级行文、越级行文三种。（1）逐级行文

即下级机关仅向具有隶属关系的上一级机关行文，是上行文最常用的方式。除特殊情况外，下级机关一般仅向其直接上级机关行文，以保持正常的领导与被领导关系。（2）多级行文

即下级机关在必要时，向具有隶属关系的上一级机关和更高一级的上级机关行文。这种行文方式只在个别特殊情况下，如遇有重大问题时才可使用。

（3）越级行文

即下级机关在非常必要时，越过有隶属关系的上一级机关，仅向更高级的上级机关行文，越级行文的同时，应将公文同时报给被越过的上级机关。这种方式只能在下列特殊情况下采用： ①由于发生特殊紧急情况，如严重自然灾害等，逐级上报会延误时机，造成更大损失的问题；

②向具有隶属关系的上一级机关请示多次，长期未能得到解决的问题；

③隶属下级机关与上级机关之间有争议而无法解决的问题；

④上级机关交办的，并指定越级上报的事项； 对上一级机关进行检举、揭发的问题；(6)询问与请示极个别的、必要的具体问题等。行文标准： 我公司上行文流程：

由需行文的部门拟稿→填写发文纸→办公室主任初审后→再由办公室交相关领导审阅→最后由总经理签发→办公室编写文号→发文登记本上登记→打印发文→归档保存

2、下行文：下行文就是指上级领导机关或业务主管部门对所属的下级机关的一种行文，下行文一般常用指示、决定、通知、批复等。（1）行文标准：（2）我公司下行文流程：

主办部门拟稿→填写发文纸→办公室核稿→分管领导初审，主要领导签发→办公室印刷，按要求分发→归档保存

第二篇：《公文管理规范》

《公文管理规范》的操作指引第1号

--关于公文审核与流转指引编号：ZY-YW-001版号：A/0

第一条 目的:为了明确公文审核意见填写要求，加强公文传递过程管理，并提高公文

审批效率，作为《公文管理规范》的补充。

第二条 适用范围:适用于集团所有公文的呈批过程的传递、审核及管理。

第三条 公文的呈批要求：

（一）公文应写明审批的相关部门；

（二）公文审核不得越级或越权审批；

（三）公文呈批需引用公司规定的表格。

第四条 公文的拟定要求：

（一）为提升公文的审批效率，各项文件呈批前，发起部门应尽量通过事前沟通的方

式与相关部门达成一致，再发起公文呈批，以减少公文呈批过程中因反复修改造成时间流失。

第五条 公文审核的重点：

（一）审核人员应对文件内容的完整性、规范性、数据的准确性、建议/方案的合理性

等进行审核。考虑公文的内容是否合法、是否符合公司规定要求。

（二）公文审核应把握重点，审核人应仔细阅读文件内容，并出具审核意见。对涉及

权利义务、违约责任、纠纷处理、金额及计算公式、收（付）款条件等，以及将作为长期执行的方案、费用标准等，须进行重点审阅。

第六条 公文的审核要求：

（一）审核人应特别关注文件中各项金额是否真实、合理，有无出现笔误，是否与其

他文件冲突，文件中不同段落的同一事项金额前后是否一致，大小写金额是否一致。

（二）审核人应对文件内容涉及的法律风险进行预测与评估，对公文内容有关的法律

法规不了解时，应主动征询法律事务部的意见，再填写自已的审核意见。

（三）各审核人应了解公文审核失误自身负有一定的责任，因此签署审核意见应清晰、明确，尽量避免出现简单的“按规定执行”或“请XX部门审批”等模糊意见。

（四）在填写审核审见后，须签署本人姓名及审核日期；只签署姓名不签署审核意见

时，表示审核人已同意所签署文件的内容。

（五）中间环节的审核人应仔细审阅前面各审核人的意见，再提出自已的审核意见；

当前面的审核意见不清晰或不完整时，审核人有权利、有义务建议前面的审核人补充填写意见。

（六）终审人认为前面的各专业意见不足以支持形成终审意见时，终审人有权退回前

《公文管理规范》的操作指引第1号

--关于公文审核与流转指引编号：ZY-YW-001版号：A/0

面的审核人，要求相关人员写明意见。

第七条 其他要求：

（一）为了防止文件流转过程中出现丢失，公文呈批人需参照《公文管理规范》建立《文

件传递登记表》，由收文部门签名和填写收文日期，以利于追溯。

（二）各部门、各分管领导对于需签署意见的公文，原则上应在一个工作日内提供意见。

（三）文件在流转过程中出现丢失时，若是公司内部文件，则公文呈报部门需立即重新

提报相同的文件再次呈批；若是外来文件，公文呈报部门需与外部单位沟通尽快取得相同文件再行呈批。

第八条 附件

参见《公文管理规范》规定的表单。

第三篇：公司公文管理规范

文章标题：公司公文管理规范

根据山东省办公厅鲁政办明电[2005]88号《关于规范向省政府报送公文的通知》和集团公司×××号《印发和》规定，为进一步规范公司公文管理，切实增强公文管理的时效性、正确性和严肃性，不断提高各类公文编制、签发的质量，便于各类情况信息的及时上传下达、沟通反馈，减少随意性，避免因多头报送、越级报送

等不规范行为造成工作延误，文秘部落结合近期公司公文管理中发现的一些问题，现就公司公文管理做如下规定，望各单位认真贯彻执行。

一、公司内部行文

（一）办公室自拟公文

1、公司领导和办公室安排的材料，办公室承接人为材料编制的第一责任人，负责督办审核、校对、印制、下发或上报的全过程。

2、公文初稿形成后，填写公文发文稿纸（写明文件名称、主题词、发文范围、份数、拟稿部门、主送、抄送部门等），送交办公室主任或分管副主任审阅，并签署核稿意见。

3、公文初稿经办公室主任或分管副主任审核并交拟稿人修改后，呈报公司领导会稿、签发。

4、公司领导签发后，由秘书组进行登记、编号，送交打印室印制，按规定印发或上报、上挂电子平台、存档。

5、拟稿人凡不按规定程序行文，造成的一切后果由拟稿人按办公室规定自行承担责任。

（二）各部门、各单位自拟公文

1、各部门、各单位将打印好的公文初稿送交办公室，由办公室承办人初步审查后，提出修改意见并填写公文发文稿纸（同“办公室自拟公文”第二条），送交办公室分管负责人审阅及签署核稿意见。

2、公文初稿经办公室分管副主任审核后，交公文拟稿部门、单位修改，由其签署拟稿人，公文文稿起草部门、单位为该公文的第一责任人，负责督办公文审核、校对、印制、下发或上报的全过程，办公室承办人为连带责任人。

3、拟稿部门、单位将审核、修改后的文稿呈报公司领导会稿、签发。

4、公司领导签发后，由秘书组进行登记、编号，由拟稿人送交打印室印制并校对，按规定印发或上报，办公室承办人负责上挂电子平台、存档。

5、严禁各部门、各单位不经办公室审核直接将公文文稿报送公司领导或其它如多头报送、越级报送、代拟发文稿纸、自编公文文号等违规行为，否则由此引发的一切后果由本部门、本单位自行承担责任。

（三）呈报公司领导公文

1、除公司领导明确要求直接报送其本人和确需直接报送的文件外，各部门、各单位一律不得将公文直接报送公司领导特别是主要领导个人，应按程序将拟报公司领导审阅或签发的公文先报送至公司办公室，由办公室呈报公司领导阅示。

2、所报送公文内容力求简洁扼要、准确无误，所用纸型、字号要符合规定，附件正确齐全，请示类和情况报告类公文要分开报送，情况报告类公文不得夹带请示事项。

3、严格控制报送公司领导公文的数量，凡属本部门、本单位职责范围的事项和可协商解决的问题，尽量自行解决，向公司领导报送的请示类公文不能只提问题，还要提出可行性强的参考意见和解决方案。

二、呈报上级部门公文

向集团公司及以上部门、单位报送的各类公文，必须经公司主管领导签发后方可上报，具体程序参照本管理规范第一项“公司内部行文”规定执行，严禁未经签发私自上报行为，三、公司电子办公系统行文

（一）公文按规定程序由公司领导签发、印制完毕后，需要在电子办公系统发布的，由承办人通知信息中心办理。

（二）办公室信息中心管理人员为公司电子办公系统的技术和安全支持责任人，负责电子办公系统服务器的管理及系统维护，确保服务器安全运转和网络安全，保证办公系统使用正常。

（三）严禁信息中心管理人员未经批准私自将公文上挂办公平台或发生公文漏挂、错挂等事件，否则由此引发的一切后果由其按办公室规定自行承担责任。

四、集团公司电子办公系统公文接收

集团公司办公系统文件的收发实行专人负责、值班秘书联责制度，接收公文后及时进行打印、登记、转送文书按规定办理，及时与集团公司信息中心联系，保证办公系统的正常运转，坚决杜绝公文漏收、错收等事件发生，否则由此引发的一切后果由责任人按办公室规定自行承担责任。

本公文管理规范自下发之日起实行。

二00五年九月二十

《公司公文管理规范》来源于xiexiebang.com，欢迎阅读公司公文管理规范。

第四篇：公文格式管理规范

公文格式管理规范

版本:编制：

审核：

企管部复审： 批准：

1、目的为规范公司日常公文管理行为，充分体现公司标准化公文服务形象，结合公司实际情况，特制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于公司所有中心、部门的呈、收、发文管理。

3、名词解释

无

4、文件执行者

4.1由行政管理部负责本制度的制订、监督、执行和完善，并落实本制度培训；

4.2中心、部门：按公司统一规定的格式及发文的权限自行发文，所发文件以月为单位交行政管理部备案且接受其督导。

5、正文

5.1公文种类：

⑴ 【命令】：适用于公布公司的行政法规及规章制度；宣布施行重大强制性的行政措施；嘉奖有关部门及人员。

⑵ 【决定】：适用于对公司重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。

⑶ 【公告】：适用于向公司全员宣布重要事项或者法定事项。

⑷ 【通告】：适用于向公司一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

⑸ 【通知】：适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，传达要求下级部门办理和需要有关部门、人员周知或者执行的事项，任免人员等。

⑹ 【通报】：适用于表扬好人好事，批评错误，传达重要精神或者情况。⑺ 【报告】：适用于向上级部门、领导汇报工作，反映情况，答复上级部门、领导的询问。

⑻ 【请示】：适用于向上级部门、领导请求指示、批准。

⑼ 【函】：适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主

管部门请求批准和答复审批事项。

⑽ 【会议纪要】：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

5.2公文格式

5.2.1公文格式一般包括：标题、单位（部门称呼）、正文、主送、抄送、附件、种类、发文时间、公文字号等。

5.2.2公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

5.2.3发文时间，以领导签发日期为准；中心联合行文，以最后一个签发的日期为准。

5.2.4拟文均以A4纸型/WORD文档/固定LOGO/种类规范等要求进行（不含WORD、EXCEL格式以附件形式插入的内容）。

5.3公文发布

5.3.1通知、通报、通告、公告等按（附件一）【通知类标准格式】及其要求拟文。

5.3.2请示、报告等按（附件二）【请示类标准格式】及其要求拟文。

5.3.3会议纪要按（附件三）【会议纪要标准格式】及其要求拟文。

5.3.4规章制度类公文按（附件四）【制度类标准格式】及其要求拟文。

5.3.5外部信函/传真按（附件五）【外部信函/传真标准格式】及其要求拟文。

5.3.6 红头文件类公文按（附件六）【红头文件标准格式】及要求拟文。

5.3.7演示类文件按（附件七）【演示类文件标准格式】及其要求拟文。

5.4字体规范

5.4.1公文原则上均采用宋体（演示类除外），即：标题为小二号（加粗），主题为小四号，落款为小四号（加粗）。

5.4.2公文行距均采用固定值，公文设臵值均建议采用22-24磅之间。

5.4.3公文的撰写，文字一律从左至右横排，正文中的数字均以汉字格式书写（文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比除外）。

5.5公文编号

具体内容按照（附件九）【各中心、部门文件编号一览表】原则进行。例如：行政管理部2010年03月份第一号通知类文件编号格式为：大[2010]行管通字03001号。详细分解为：大（即大同通讯简称）+中括号（即[]）+年份（即2010年）+行管（即行政管理部简称）+通字（即通知类简称）+03001号（即03月份第01号文件）。

5.6保密等级：

5.6.1公文保密等级均以公司《档案管理制度》之规定条款为准。

5.6.2III级：属绝密类公文，直接影响公司权益的重要决策文件，如投资计划、措施、经营战略、规划、项目等文件，原则上限制在公司副总裁级别以上和相关工作人员范围内；绝密类公文一般由总裁（或其它被授权人）指定知密范围。

5.6.3II级：属机密类公文，公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况和技术资料、销售资料、供应商资料、客户资料等文件，原则上限制在公司中心总监级以上和相关工作人员范围内，由公文主管中心总监授权知密范围。

5.6.4I级：属秘密类公文，公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息，由文件签发人标明密级，并确定保密期限，保密期限内由公文主管部门经理授权知密范围，保密期限届满，自行解密。

5.7公文审批流程及管理规定

5.7.1通知类发布性文件统一由部门名义拟文，中心或部门助理对格式和编号把关，由部门经理审核，中心总监审批；涉及需其它中心会签的文件，相关部门经理/中心总监会签。

5.7.2请示类文件遵循逐级递签原则, 统一由部门名义拟文，中心总监审核，相关中心总监批示，需报副总裁或总裁批示的，均以最终批示内容为执行标准。

5.7.3合同类文件主要以公司制定的合同审批流程及专业法律意见为参考依据。

5.7.4普通类申请表原则上均根据各申请表所标识的审批权限逐级审批。

5.7.5人事异动审批权限根据人力资源发展中心公布的【员工异动管理制度】相关条款执行。

5.8公文发行

5.8.1行政管理部属唯一代表公司公共事务类公文发布部门，凡属休假、授权、停电、网络故障、公告等范畴的通知/通告类公文均由行政管理部负责发布。

5.8.2各中心、部门凡属上述范畴的公文均应初步拟文并发送或知会到总部前台（含涉及上述相关公文的批复件），由前台文员编辑文档格式后统一发布。

5.8.3企业管理部属唯一代表公司“制度、流程”的公文发布部门，相关中心、部门拟制的制度、流程审批完毕后均须统一交由企业管理部编号发文。

5.8.4公司级重要文件、通知由总裁办公室统一发布。

5.8.5除上述指定部门外，其它通知公告、政策资源、业务信息等各类发文均以所属中心、部门名义发布，科室无任何发文权限。

5.9公文管理

5.9.1为便于公司文件的管理与查阅，各中心、部门应设定专门的文件收发人，文件收发人将按程序批准后的各类公文发布给特定的收文对象并存档，以月为单位交至行政管理部。

5.9.2 各中心、部门文件收发员每月5号前（遇周末则顺延一天）应将所有公文原稿及电子版本归类整理送至行政管理部存档（按时间顺序依次整理成目录），有领导批示的，应附批复件。

5.9.3属于密级文件，各管理人员须用独立的文件夹书面装订，并妥善保管，确保其相关规定的保密性。

5.9.4公文日常浏览：公共事务类、制度流程类公文属必读文件；其它类公文原则上属选择性浏览范畴。

5.9.5为提高工作效率，在公司“OA办公系统”进行公文流转时，文件发起人必须将会签流程标注在备注栏中，让所有会签人清晰明白会签后下一步直接流转至哪位会签者，以避免每次文件流回到发起人，浪费时间和资源。

5.10公文检查

行政管理部将不定期对有关部门的文件（含邮件发文）进行检查，如发现下列情况的将予以处理或处罚。

5.10.1公司下发的文件、通知如在保存期内发现遗失现象，每缺少一份文件将处以文件收发员50元之罚款。

5.10.2随意摆放保密文件或将保密邮件公开，经查实后将予以责任人每次

100元的处罚，连续两次违反者给予降职或开除处理。

5.10.3保密文件如经检查发现缺少页数的现象，每缺少1页对责任人罚款100元。

5.10.4岗位异动人员须将其责任保管的文件及部门、中心邮箱有关资料与交接责任人完全移交后，经双方签字认可,否则，交接责任人将承担因此引致的全部责任。

5.10.5发布类公文如出现格式不符、错字、别字、标点符号使用明显不正确或字句表述严重不清晰者，对部门或中心负责人给予50元/次处罚。

5.10.6拟文部门未经部门或中心签字批准自行发文的，对发文人罚款100元/次。

5.10.7凡违反5.8中5.8.1、5.8.2、5.8.3、5.8.4、5.8.5之规定情形的，对发文人罚款50元/次。

5.10.8为提高公司“OA办公系统”速度，公文发起人要及时“结束”自己公文流转中已批复返回的文件，如在检查中发现已批复文件滞留一周以上的，给予文件发起者50元/次处罚。

5.0 附件举例

附件一：【通知类标准格式】

附件二：【请示类标准格式】

附件三：【会议纪要标准格式】

附件四：【规章制度标准格式】

附件五：【外部信函/传真标准格式】

附件六：【红头文件标准格式】

附件七：【PPT文件标准格式】

附件八：【各中心、部门文件编号一览表】

第五篇：公文规范

近年来，各地各部门按照中央有产规定和要求，认真做好公文处理工作，公文质量有了明显提高。但我们在公文审核过程中，也时常发现一些这样那样的问题。归纳起来，主要集中在以下几个方面：

一、公文格式不规范

公文格式是公文最基本的规范。对此。中央办公厅、国务院办公厅2012年下发的《党政机关公文处理工作条例》中，专门用一章的篇幅阐述了公文格式的相关要求；国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员发布的《党政机关公文格式》，对党政机关公文格式作出了明确而具体的规定。但在实际工作中，扔存在着不规范的情况。

（一）与标题有关的问题 1.无标题或标题要素不全。

按照规定，公文一般应当有标题，且应由 发文机关名称+事由+文种 三个要素组成

如：《国家信访局关于召开第七次全国信访工作会议的请示》。

其意义在于简明扼要地说明公文的核心内容，让阅者一一目了然，不用看正文也能知道“谁来文”和“什么事”。但我们在发文稿或收文办理时经常看到，有的公文没有标题，非得看完全文后才知道行文单位的意图；有的公文没有发文机关名称；有的公文标题中，事由概括不够准确、精炼，让

人看了一头雾水。

2.标题编排不美观。

按照规定，标题编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，长短相宜，间距恰当，呈梯形或菱形，但一些同志对这一规定把握不准，导致有的标题仅与红色分隔线下空一行，显得十分局促；有的字数较多的标题不分行或者分行不恰当；有的回行时把一个词拆开写在了两行，破坏了词义的完整。

举例

错误1：没有发文机关名称，标题过长不分行

关于2011全国XX系统干部培训班有关安排的通知

正确：

XXX办公厅关于2011全国XX系统

干部培训班有关安排的通知

错误2：没有发文机关名称，分行不合理，两行字数相差太大

对政协十一届全国委员会第四次会议第XXX号提案的

协办答复意见

错误3：回行时把一个词（“工作任务”）拆开写在了两行，破坏了词义完整

XXX关于2011年政府系统反腐倡廉有关工作任

务进展情况的报告

正确

XXX关于2011年政府系统 反腐倡廉有关工作任务进展情况的报告

（二）与落款有关的问题

1.不注意区分加盖印章的落款与不加盖印章的落款在编排上的不同。

按照国家标准，单一机关行文时，加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排；不加盖印章的公文，发文机关署名右空二字编排，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名的，应该使成文日期右字二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

举例：加盖印章的落款与不加盖印章的落款编排上的不同

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXX公司

2015年11月1日

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXX公司

2015年11月1日

2.落款不正文空隔不当。

常见的情况是：落款与正文空隔过大，省的空二三行，多的空五六行。具体规定是：加盖公章的公文，印章顶端应当距正文一行之内。不加盖印章的公文，无论是单一机关行文还是联合行文都将署名标注在正文下空一行位置。

3.忘记加盖印章。

一般而言，除有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章外，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章。但有的可能是因为负责发文的同志精心大意或是发文时间紧急，匆忙出手，忘记用印，或是沿用过去的做法，署了发文机关名称就不再加盖印章。

（三）与附件有关的问题 经常见到有错误是：

1.附件说明编排不当。如：附件说明编排在正文下一行或与正文之间空隔多行、附件说明编排在落款下空一行，附件说明顶格编排等。正确的编排要求是，在正文下空一行并左空二字，编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

2.附件说明中，附件名称没有紧随“附件：”之后书写。而是另起一行。

3.附件名称较长需要回行时，没有与上一行附件名称的 首字对齐，而是顶格编排或是与附件顺序号对齐。

4.使用标点符号不当。有的未按照要求在附件顺序号后面使用下脚点，而是使用顿号、逗号等；有的在附件名称中使用书名号；有的在附件名称后使用分号或句号。

5.附件在文中的位置不当。这种情况主要出现在有版记的公文中，错将附件编排在版记之后，而一般情况下应该在版记之前另面编排。

6.附件标记不规范。按照规定，“附件”二字及附件顺序号应该用三号黑体字，附件顺序号用阿拉伯数字，不加标点符号，如“附件1”，而且要顶格编排在版心左上角第一行。与之有关的错误五花八门，常见的有：“附件”二字字体不正确，有的用楷体，有的用宋体，有的附件顺序号用汉字数字并且在后面加冒号等如：“附件一：”。

举例

错误：附件名称没有紧随“附件：”之后，使用标点符号不当

附件：

1、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；

2、《XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX》；

3、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX。

正确

附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 3.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

（四）与字体字号相关的问题

1.没有按照规范使用字体。一般情况下，公文标题用二号方正小标宋简体，正文用三号仿宋字。正文中，第一层标题用黑体字、第二层标题用楷体字，第三层标题用仿宋体字；正文中除中央领导同志批示内容外，一般不使用黑体字。但在实际工作中，有些同志不注意遵守这些规范，字体和层级不按照要求要编排。

2.在正文中甚至一个自然段中出现两种字体混用，如仿宋和方正仿宋。这种情况多数是因这一篇文稿的内容由不同的电子文本剪贴而造成的。

（五）格式方面的其他问题

1.文字没有对齐。按照规定，每个自然段的名首应左空两个字，但有时会出现左空一个字或者一个半字的情况。

2.附注编排位置不正确。公文中需要说明的其他事项，如公文印发传达的范围，使用蚨须注意的事项，关系人等，编排在成文日期下一行，左空二字用圆括号括入。而有的公文却编排在附件的位置或抄送的位置上。

举例： 错误

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

（联系人：XXX，联系电话：XXXXXXXX）

XXXXXXXXXXXX公司 2015年11月1日

正确

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXX公司 2015年11月1日

（联系人：XXX，联系电话：XXXXXXXX）

3.落款在无正文页。在规范公文中，落款不得落在无正文页，也不得使用“此页无正文”的标识，而要通过适当调整行间距的方法来解决。

二、标点符号用法不规范

（一）没有分清点号之间的层级关系，“乱了辈分”。常用的点号的层级关系从低到高的应该是：顿号、逗号、分号、句号。从操作层面来解释，就是要行用句内点号，再用句末点号；先顿号、再逗号、然后分号、最后才是句号。

（二）没有分清标号之间的不同功能，“戴错帽子”。标

号的作用是标明，主要标示某些成分（主要是词语）和特定性质的作用。在公文中，标号使用错误最多是书名号。按照规定，书名、篇名、报纸名、刊物名，以及其他文化精神产品（如电影、戏剧、乐曲、舞蹈、摄影、绘画、雕塑、工艺品、邮票、相声、小品等）的题目可用书名号，非文化精神产品不能使用书名号，如：物质产品、商品、商标、课程、证件、单位、组织、奖项、活动、展览、集会、称号等。在实际工作中，许多同志对书名号的用法并不是很清楚，造成了书名号滥用的情况，如：“信息中心加大技术支持力度，建成《终结信访事项数据库》”数据库不具备文化精神产品的属性，不能使用书名号，但为了强调，引起人们的注意，可以使用引号，即：“信息中心加大技术支持力度，建成‘终结信访事项数据库’。”

（三）不注意语意语境，站错位置。

主要是出现在句号的使用上。句号是用于陈述句末尾的停顿，但有些同志在一句话的内容未表述完时用了句号。如：“我们认真贯彻落实，严格按照《通知》要求，周密部署，扎实推进。并以此为契机，进一步规范相关工作。”这一段话中的“并”是一个关联词，说明一句话未讲完，因此，在“并”字前，不能使用句号民，而应该使用逗号。

（四）不该标注时标注，“画蛇添足”。

这种情况多发生在附件中或标题中。如：附件名称使用

书名号、分号或句号；在公文标题中使用标点符号，而按照规定公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；在文中单列的第一层标题后加句号；对一些并非具有特殊含义的词语标注引号等，都属于此类情况。

（五）不按照规范标注文号中的括号，“蒙混过关”。按照规定，文号中的括号应该使用六角括号，如：“中发〔2015〕5号”。一些同志或不清楚有关规定，或是为了图省事，在书写文号时，常常使用圆括号或方括号，如：“中发（2015）5号”或“中发[2015]5号”，这些都是错误的。

三、数字用法不规范

公文中的数字包括两种，一种是阿拉伯数字，一种是汉字数字。在公文中如何使用，视情况而定，大致可分为两种情况：一种是“必须”的、“唯一”的选择，如统计表中的数值必须使用阿拉伯数字，而定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字数字。如：八国联军、五四运动、二万五千里长征、不管三七二十一、十七届六中全会，等等。另一种是可以 “变通”的选择，如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字等，目前体例大都无统一规定，可以灵活掌握。但有两个可遵循的基本原则：一是凡可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，应该使

用阿拉伯数字；二是全篇体例应当一致。在公文中，数字使用不规范有以下几种情况：

（一）时间的表述。原则是使用阿拉伯数字，且分为12小时计时制的表述和24小时计时制的表述，而有的同志则混用了，如：“上午8时40分”、“下午14时30分”。因为“上午几时”或“下午几时”是12小时制的表述方式，而24小时制的表述方式不用标明上午或下午，直接写“8时40分”、“14时30分”。此外，也可以另一种便捷表达方式，如“08:40”、“14:30”。

（二）分数和百分比表述。对于规范格式公文，分数和百比表述使用阿拉伯数字的表述方法，如“1/3”、“50%”，而不能使用汉字数字的表述方法。但许多同志在拟稿时都使用了汉字数字的表述方法，如：“三分之一”、“百分之五十”。

（三）概数的表述。与分数和百分比正好相反，概数的表述应使用汉字数字，如“二三米”、“一两个小时”。但常常有的同志使用阿拉伯数字，或在相邻的两个概数之间使用了顿号，如“

2、3米”、“

1、2个小时”或“

二、三米”、“

一、两个小时”。

（四）全文体例不一致。按照规定，如果遇到没有严格规定的数字用法，应遵循一个原则，就是要照顾到上下文，保持全文体例一致。但有的文稿却没有体现这个原则，如：“我局现有十二个司室，47个处。”正确的表述应为“我局

现有12个司室，47个处。”又如：同一个文号的文件，在前一个自然段中表述为“5号文件”，后一个自然段却表述为“五号文件”。