公文格式中常出现的不规范现象

公文格式中常出现的不规范现象

一、发文字号不规范

有单位发文字号的年份用圆括号“（）”或者用中括号“[]”括入，而不是用规范的六角括号“〔〕”括入。一些公文违反发文字号序号不编虚位(即l不编为001)、不加“第”字的规定，出现“×字[×××]0×号”、“×字[×××]第×号”等不规范格式。正确的发文字号应为“×字〔×××〕×号”。

二、公文字体不规范

规范的公文，标题用2号小标宋体；“主题词”用3号黑体；批语、签发人姓名用3号楷体；主题词词目用3号小标宋体；正文、抄送（报送）机关以及印发机关、日期、份数均用3号仿宋体（仿宋_GB2312）。

三、公文标题不规范

常见错误是在公文标题中使用了标点符号，如逗号、顿号和书名号等。某单位某文件标题为：关于印发《××单位公务员普通话培训三年规划》的通知，应改为：关于印发××单位公务员普通话培训三年规划的通知。

四、引用公文不规范

引用公文一是要准确，不能随意简化；二是要完整；三是注意排列顺序，先引标题，后引发文字号。常见错误有：先引文号后引标题、只引文号不引标题、只引标题不引文号。应当注意必须将“发文字号”要素用圆括号括入，以标注的形式出现。错例：据××办发〔2005〕l2号文《关于×××的通知》，应改为：据《关于×××通知》(××办发〔2005〕12号)。

五、结构层次序数使用不规范

规范的结构层次序数要求，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒置；二是层次跳跃；三是“(一)”“1．”“(1)”后标点混淆，出现“(一)、”“1、”“(1)、”的错误现象。

六、成文日期标识不规范

常出现的问题：一是把“○”写为“0”“零”“o”，如“二○○五年”写为“二00五年”“二零零五年”“二oo五年”；二是年份没有写足四位，如“二○一二年”写成“一二年”。

七、印章加盖不规范

印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用。常出现不规范现象：一是不加盖印章。按规定，行政公文除会议纪要外，必须加盖印章。二是在单一机关制发的公文落款处署发文机关名称，并把印章盖在公文制发机关名称的位置上，正确的用法是不用署单位名称，在发文时间上端正加盖印章。

八、标点符号使用不规范

1.在书名号、引号、括号间使用标点符号，错例：制订了《关于×××通知》、《关于×××通知》等文件，应改为：制订了《关于×××通知》《关于×××通知》。

2.常见错误是抄送机关名称之间不加标点，最后一个抄送机关名称后不加句号。正确的应该是抄送机关名称之间标逗号，最后一个抄送机关名称后标句号。当主送机关不能出现在首页需移至版记中时，标记方法同抄送机关。