关于公司公文规范管理的通知

第一篇：关于公司公文规范管理的通知

XXXXX有限公司文件

XXXXXXXX Co.,LTD

□□□〔2011〕□□号签发人：

关于公司公文规范管理的通知

各部门：

为提高公文处理的质量和效率，规范公司经营管理类文件，现将公文规范管理相关要求通知如下：

一、部门级文件由各部门起草，部门经理审核，分管领导审批，部门自行印发。部门自行存档后，向总经办备案一份。公司级文件和对外文件一律交由总经办统一印发。

二、根据公司实际，确行公文种类有：决定、通报、通知、通告、报告、函、会议纪要、请示、批复、意见十种。内部行文的字体统一规定：红头文件标题用一号宋体加粗；正文用三号仿宋体。其他内部文件标题用二号宋体加粗，正文用4号宋体。具体格式、行文规则、收发文办理等参照《公文管理制度》，详见附件。

三、鉴于公司通知运用情况居多，特公布通知标准格式（后附），望参照执行。本通知自2011年3月1日起施行。

附件： 1.《公文管理制度》

2.XX公司公文主题词表

3.通知标准格式

二〇一一年二月二十五日

主题词：文秘工作 公文 管理 通知

抄送：总经办。存档：1份共印： 份编写：审核：

—1—

第二篇：公司公文管理规范

文章标题：公司公文管理规范

根据山东省办公厅鲁政办明电[2005]88号《关于规范向省政府报送公文的通知》和集团公司×××号《印发和》规定，为进一步规范公司公文管理，切实增强公文管理的时效性、正确性和严肃性，不断提高各类公文编制、签发的质量，便于各类情况信息的及时上传下达、沟通反馈，减少随意性，避免因多头报送、越级报送

等不规范行为造成工作延误，文秘部落结合近期公司公文管理中发现的一些问题，现就公司公文管理做如下规定，望各单位认真贯彻执行。

一、公司内部行文

（一）办公室自拟公文

1、公司领导和办公室安排的材料，办公室承接人为材料编制的第一责任人，负责督办审核、校对、印制、下发或上报的全过程。

2、公文初稿形成后，填写公文发文稿纸（写明文件名称、主题词、发文范围、份数、拟稿部门、主送、抄送部门等），送交办公室主任或分管副主任审阅，并签署核稿意见。

3、公文初稿经办公室主任或分管副主任审核并交拟稿人修改后，呈报公司领导会稿、签发。

4、公司领导签发后，由秘书组进行登记、编号，送交打印室印制，按规定印发或上报、上挂电子平台、存档。

5、拟稿人凡不按规定程序行文，造成的一切后果由拟稿人按办公室规定自行承担责任。

（二）各部门、各单位自拟公文

1、各部门、各单位将打印好的公文初稿送交办公室，由办公室承办人初步审查后，提出修改意见并填写公文发文稿纸（同“办公室自拟公文”第二条），送交办公室分管负责人审阅及签署核稿意见。

2、公文初稿经办公室分管副主任审核后，交公文拟稿部门、单位修改，由其签署拟稿人，公文文稿起草部门、单位为该公文的第一责任人，负责督办公文审核、校对、印制、下发或上报的全过程，办公室承办人为连带责任人。

3、拟稿部门、单位将审核、修改后的文稿呈报公司领导会稿、签发。

4、公司领导签发后，由秘书组进行登记、编号，由拟稿人送交打印室印制并校对，按规定印发或上报，办公室承办人负责上挂电子平台、存档。

5、严禁各部门、各单位不经办公室审核直接将公文文稿报送公司领导或其它如多头报送、越级报送、代拟发文稿纸、自编公文文号等违规行为，否则由此引发的一切后果由本部门、本单位自行承担责任。

（三）呈报公司领导公文

1、除公司领导明确要求直接报送其本人和确需直接报送的文件外，各部门、各单位一律不得将公文直接报送公司领导特别是主要领导个人，应按程序将拟报公司领导审阅或签发的公文先报送至公司办公室，由办公室呈报公司领导阅示。

2、所报送公文内容力求简洁扼要、准确无误，所用纸型、字号要符合规定，附件正确齐全，请示类和情况报告类公文要分开报送，情况报告类公文不得夹带请示事项。

3、严格控制报送公司领导公文的数量，凡属本部门、本单位职责范围的事项和可协商解决的问题，尽量自行解决，向公司领导报送的请示类公文不能只提问题，还要提出可行性强的参考意见和解决方案。

二、呈报上级部门公文

向集团公司及以上部门、单位报送的各类公文，必须经公司主管领导签发后方可上报，具体程序参照本管理规范第一项“公司内部行文”规定执行，严禁未经签发私自上报行为，三、公司电子办公系统行文

（一）公文按规定程序由公司领导签发、印制完毕后，需要在电子办公系统发布的，由承办人通知信息中心办理。

（二）办公室信息中心管理人员为公司电子办公系统的技术和安全支持责任人，负责电子办公系统服务器的管理及系统维护，确保服务器安全运转和网络安全，保证办公系统使用正常。

（三）严禁信息中心管理人员未经批准私自将公文上挂办公平台或发生公文漏挂、错挂等事件，否则由此引发的一切后果由其按办公室规定自行承担责任。

四、集团公司电子办公系统公文接收

集团公司办公系统文件的收发实行专人负责、值班秘书联责制度，接收公文后及时进行打印、登记、转送文书按规定办理，及时与集团公司信息中心联系，保证办公系统的正常运转，坚决杜绝公文漏收、错收等事件发生，否则由此引发的一切后果由责任人按办公室规定自行承担责任。

本公文管理规范自下发之日起实行。

二00五年九月二十

《公司公文管理规范》来源于xiexiebang.com，欢迎阅读公司公文管理规范。

第三篇：规范公文格式通知

晋城市坤达煤化磁材有限公司

关于进一步规范和统一公文格式的通知

为进一步规范和加强公文处理工作，确保公司各类文件资料格式统一、严肃、规范、整洁，依据《国家行政机关公文处理办法》、结合我公司公文处理工作实际，现就进一步规范和统一行文格式有关事宜通知如下：

一、标题。

（一）标题由“发文机关名称+公文主要内容+文种”组成，公司对外统一用“晋城市坤达煤化磁材有限公司”名称（特殊情况例外），公司内部各部室行文可用简称，如“坤达公司生产部”；标题应力求简明扼要，用2号宋体字，可一行或多行居中排布；回行时，应注意词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）个人上报材料标题由“材料主要内容+文种”组成，署名在标题下方，由“部室+个人”组成，用3号楷体字，居中排列。

二、正文。

位于主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应用阿拉伯数字。1

三、附件。

附件说明，应在正文下空1行左空2字、用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号，冒号后标识附件顺序号和附件名称。附件顺序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号，如回行应与上行文件附件名称文字齐平。附件应另页全文打印，与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时依顺序标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

四、日期时间。

成文日期时间用中文数字将年月日标全，“零”写为“〇”。

五、印章。

公司对外行文应加盖公司印章，内部各部室行文应加盖各部室印章，内部各部室制发的文件资料在落款处不署制文部室名称，只标识成文日期，并加盖印章。成文日期右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

六、文档编辑。

统一使用Word文档编辑。

七、页面设置

在Word文档编辑状态下，选择“文件”→“页面设置”，然后按如下操作完成页面设置：

（一）页边距。上：选择“3.4厘米”，下：选择“3.0厘米”，左：选择“2.6厘米”，右：选择“2.5厘米”。

（二）纸张。在“纸张大小”栏目下选择“A4（210×297mm）”。

（三）版式。在“页眉和页脚”栏目下，页眉：选择“1.5厘米”，页脚：选择“2.4厘米”。

（四）文档网格。在“网格”栏目下，选择“指定行和字符网格”。在“字符”栏目下，每行提示（1—30）选择“28”；提示（1—46）选择“44”。在“行”栏目下，选择每页：“22”。点击“确定”完成操作。

八、页码设置

在Word文档编辑状态下，选择“插入”→“页码”→在“位置”栏目下，选择“页面底端（页脚）”→在“对齐方式”栏目下，选择“居中”→点击“格式”，在数字格式栏目中选择“1，2，3，” →“确定”。

九、印刷格式

公文用纸采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），页数少在左侧中间装订，多页采用活页或其他方式装订。文字从左向右横排。正文用3号仿宋体字。公文中如有小标题可用3号加粗防宋体字或黑体字。

十、电子邮件。

（一）发送电子邮件应写明主题，主题由“发文部室（个人）+主要内容+文种”组成。

（二）电子邮件附件名称应与电子邮件主题相同。

以上格式规定适用于公司对外发文和各部室、车间及个人上报工作计划、总结、报告、请示、汇报。

各部门各车间要认真进行自检自查，严格执行本通知规定，进一步规范行文格式。办公室将不定期对此项工作进行检查，对行文格式不规范的部门车间和个人，将予以通报，并在当月绩效考核中扣除3-10分。

二○○九年二月十七日

第四篇：《公文管理规范》

《公文管理规范》的操作指引第1号

--关于公文审核与流转指引编号：ZY-YW-001版号：A/0

第一条 目的:为了明确公文审核意见填写要求，加强公文传递过程管理，并提高公文

审批效率，作为《公文管理规范》的补充。

第二条 适用范围:适用于集团所有公文的呈批过程的传递、审核及管理。

第三条 公文的呈批要求：

（一）公文应写明审批的相关部门；

（二）公文审核不得越级或越权审批；

（三）公文呈批需引用公司规定的表格。

第四条 公文的拟定要求：

（一）为提升公文的审批效率，各项文件呈批前，发起部门应尽量通过事前沟通的方

式与相关部门达成一致，再发起公文呈批，以减少公文呈批过程中因反复修改造成时间流失。

第五条 公文审核的重点：

（一）审核人员应对文件内容的完整性、规范性、数据的准确性、建议/方案的合理性

等进行审核。考虑公文的内容是否合法、是否符合公司规定要求。

（二）公文审核应把握重点，审核人应仔细阅读文件内容，并出具审核意见。对涉及

权利义务、违约责任、纠纷处理、金额及计算公式、收（付）款条件等，以及将作为长期执行的方案、费用标准等，须进行重点审阅。

第六条 公文的审核要求：

（一）审核人应特别关注文件中各项金额是否真实、合理，有无出现笔误，是否与其

他文件冲突，文件中不同段落的同一事项金额前后是否一致，大小写金额是否一致。

（二）审核人应对文件内容涉及的法律风险进行预测与评估，对公文内容有关的法律

法规不了解时，应主动征询法律事务部的意见，再填写自已的审核意见。

（三）各审核人应了解公文审核失误自身负有一定的责任，因此签署审核意见应清晰、明确，尽量避免出现简单的“按规定执行”或“请XX部门审批”等模糊意见。

（四）在填写审核审见后，须签署本人姓名及审核日期；只签署姓名不签署审核意见

时，表示审核人已同意所签署文件的内容。

（五）中间环节的审核人应仔细审阅前面各审核人的意见，再提出自已的审核意见；

当前面的审核意见不清晰或不完整时，审核人有权利、有义务建议前面的审核人补充填写意见。

（六）终审人认为前面的各专业意见不足以支持形成终审意见时，终审人有权退回前

《公文管理规范》的操作指引第1号

--关于公文审核与流转指引编号：ZY-YW-001版号：A/0

面的审核人，要求相关人员写明意见。

第七条 其他要求：

（一）为了防止文件流转过程中出现丢失，公文呈批人需参照《公文管理规范》建立《文

件传递登记表》，由收文部门签名和填写收文日期，以利于追溯。

（二）各部门、各分管领导对于需签署意见的公文，原则上应在一个工作日内提供意见。

（三）文件在流转过程中出现丢失时，若是公司内部文件，则公文呈报部门需立即重新

提报相同的文件再次呈批；若是外来文件，公文呈报部门需与外部单位沟通尽快取得相同文件再行呈批。

第八条 附件

参见《公文管理规范》规定的表单。

第五篇：公文格式管理规范

公文格式管理规范

版本:编制：

审核：

企管部复审： 批准：

1、目的为规范公司日常公文管理行为，充分体现公司标准化公文服务形象，结合公司实际情况，特制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于公司所有中心、部门的呈、收、发文管理。

3、名词解释

无

4、文件执行者

4.1由行政管理部负责本制度的制订、监督、执行和完善，并落实本制度培训；

4.2中心、部门：按公司统一规定的格式及发文的权限自行发文，所发文件以月为单位交行政管理部备案且接受其督导。

5、正文

5.1公文种类：

⑴ 【命令】：适用于公布公司的行政法规及规章制度；宣布施行重大强制性的行政措施；嘉奖有关部门及人员。

⑵ 【决定】：适用于对公司重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。

⑶ 【公告】：适用于向公司全员宣布重要事项或者法定事项。

⑷ 【通告】：适用于向公司一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

⑸ 【通知】：适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，传达要求下级部门办理和需要有关部门、人员周知或者执行的事项，任免人员等。

⑹ 【通报】：适用于表扬好人好事，批评错误，传达重要精神或者情况。⑺ 【报告】：适用于向上级部门、领导汇报工作，反映情况，答复上级部门、领导的询问。

⑻ 【请示】：适用于向上级部门、领导请求指示、批准。

⑼ 【函】：适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主

管部门请求批准和答复审批事项。

⑽ 【会议纪要】：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

5.2公文格式

5.2.1公文格式一般包括：标题、单位（部门称呼）、正文、主送、抄送、附件、种类、发文时间、公文字号等。

5.2.2公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

5.2.3发文时间，以领导签发日期为准；中心联合行文，以最后一个签发的日期为准。

5.2.4拟文均以A4纸型/WORD文档/固定LOGO/种类规范等要求进行（不含WORD、EXCEL格式以附件形式插入的内容）。

5.3公文发布

5.3.1通知、通报、通告、公告等按（附件一）【通知类标准格式】及其要求拟文。

5.3.2请示、报告等按（附件二）【请示类标准格式】及其要求拟文。

5.3.3会议纪要按（附件三）【会议纪要标准格式】及其要求拟文。

5.3.4规章制度类公文按（附件四）【制度类标准格式】及其要求拟文。

5.3.5外部信函/传真按（附件五）【外部信函/传真标准格式】及其要求拟文。

5.3.6 红头文件类公文按（附件六）【红头文件标准格式】及要求拟文。

5.3.7演示类文件按（附件七）【演示类文件标准格式】及其要求拟文。

5.4字体规范

5.4.1公文原则上均采用宋体（演示类除外），即：标题为小二号（加粗），主题为小四号，落款为小四号（加粗）。

5.4.2公文行距均采用固定值，公文设臵值均建议采用22-24磅之间。

5.4.3公文的撰写，文字一律从左至右横排，正文中的数字均以汉字格式书写（文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比除外）。

5.5公文编号

具体内容按照（附件九）【各中心、部门文件编号一览表】原则进行。例如：行政管理部2010年03月份第一号通知类文件编号格式为：大[2010]行管通字03001号。详细分解为：大（即大同通讯简称）+中括号（即[]）+年份（即2010年）+行管（即行政管理部简称）+通字（即通知类简称）+03001号（即03月份第01号文件）。

5.6保密等级：

5.6.1公文保密等级均以公司《档案管理制度》之规定条款为准。

5.6.2III级：属绝密类公文，直接影响公司权益的重要决策文件，如投资计划、措施、经营战略、规划、项目等文件，原则上限制在公司副总裁级别以上和相关工作人员范围内；绝密类公文一般由总裁（或其它被授权人）指定知密范围。

5.6.3II级：属机密类公文，公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况和技术资料、销售资料、供应商资料、客户资料等文件，原则上限制在公司中心总监级以上和相关工作人员范围内，由公文主管中心总监授权知密范围。

5.6.4I级：属秘密类公文，公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息，由文件签发人标明密级，并确定保密期限，保密期限内由公文主管部门经理授权知密范围，保密期限届满，自行解密。

5.7公文审批流程及管理规定

5.7.1通知类发布性文件统一由部门名义拟文，中心或部门助理对格式和编号把关，由部门经理审核，中心总监审批；涉及需其它中心会签的文件，相关部门经理/中心总监会签。

5.7.2请示类文件遵循逐级递签原则, 统一由部门名义拟文，中心总监审核，相关中心总监批示，需报副总裁或总裁批示的，均以最终批示内容为执行标准。

5.7.3合同类文件主要以公司制定的合同审批流程及专业法律意见为参考依据。

5.7.4普通类申请表原则上均根据各申请表所标识的审批权限逐级审批。

5.7.5人事异动审批权限根据人力资源发展中心公布的【员工异动管理制度】相关条款执行。

5.8公文发行

5.8.1行政管理部属唯一代表公司公共事务类公文发布部门，凡属休假、授权、停电、网络故障、公告等范畴的通知/通告类公文均由行政管理部负责发布。

5.8.2各中心、部门凡属上述范畴的公文均应初步拟文并发送或知会到总部前台（含涉及上述相关公文的批复件），由前台文员编辑文档格式后统一发布。

5.8.3企业管理部属唯一代表公司“制度、流程”的公文发布部门，相关中心、部门拟制的制度、流程审批完毕后均须统一交由企业管理部编号发文。

5.8.4公司级重要文件、通知由总裁办公室统一发布。

5.8.5除上述指定部门外，其它通知公告、政策资源、业务信息等各类发文均以所属中心、部门名义发布，科室无任何发文权限。

5.9公文管理

5.9.1为便于公司文件的管理与查阅，各中心、部门应设定专门的文件收发人，文件收发人将按程序批准后的各类公文发布给特定的收文对象并存档，以月为单位交至行政管理部。

5.9.2 各中心、部门文件收发员每月5号前（遇周末则顺延一天）应将所有公文原稿及电子版本归类整理送至行政管理部存档（按时间顺序依次整理成目录），有领导批示的，应附批复件。

5.9.3属于密级文件，各管理人员须用独立的文件夹书面装订，并妥善保管，确保其相关规定的保密性。

5.9.4公文日常浏览：公共事务类、制度流程类公文属必读文件；其它类公文原则上属选择性浏览范畴。

5.9.5为提高工作效率，在公司“OA办公系统”进行公文流转时，文件发起人必须将会签流程标注在备注栏中，让所有会签人清晰明白会签后下一步直接流转至哪位会签者，以避免每次文件流回到发起人，浪费时间和资源。

5.10公文检查

行政管理部将不定期对有关部门的文件（含邮件发文）进行检查，如发现下列情况的将予以处理或处罚。

5.10.1公司下发的文件、通知如在保存期内发现遗失现象，每缺少一份文件将处以文件收发员50元之罚款。

5.10.2随意摆放保密文件或将保密邮件公开，经查实后将予以责任人每次

100元的处罚，连续两次违反者给予降职或开除处理。

5.10.3保密文件如经检查发现缺少页数的现象，每缺少1页对责任人罚款100元。

5.10.4岗位异动人员须将其责任保管的文件及部门、中心邮箱有关资料与交接责任人完全移交后，经双方签字认可,否则，交接责任人将承担因此引致的全部责任。

5.10.5发布类公文如出现格式不符、错字、别字、标点符号使用明显不正确或字句表述严重不清晰者，对部门或中心负责人给予50元/次处罚。

5.10.6拟文部门未经部门或中心签字批准自行发文的，对发文人罚款100元/次。

5.10.7凡违反5.8中5.8.1、5.8.2、5.8.3、5.8.4、5.8.5之规定情形的，对发文人罚款50元/次。

5.10.8为提高公司“OA办公系统”速度，公文发起人要及时“结束”自己公文流转中已批复返回的文件，如在检查中发现已批复文件滞留一周以上的，给予文件发起者50元/次处罚。

5.0 附件举例

附件一：【通知类标准格式】

附件二：【请示类标准格式】

附件三：【会议纪要标准格式】

附件四：【规章制度标准格式】

附件五：【外部信函/传真标准格式】

附件六：【红头文件标准格式】

附件七：【PPT文件标准格式】

附件八：【各中心、部门文件编号一览表】