公文管理规定

第一篇：公文管理规定

公文管理规定

第一条凡公司公启文件（公司领导亲启的除外）均由公司综合办公室登记签收后拆封，在签收和拆封时均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口应拒绝签收。

第二条对上级来文拆封后应及时附上“文件处理用纸”，进行登记。

第三条公司外出人员参加会议带回的文件及资料应及时送交公司综合办公室进行登记存档，不得个人保存。

传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

第四条阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交综合办公室，收文阅批文件一般不超过2天，阅后应签名以示负责，如有领导批示拟办意见，综合办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。如需上报文字材料等一般文件需提前4天交综合办公室报批，较紧急文件需提前1天交综合办公室报批。

第五条公司上报下发正式文件的权力集中于综合办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

第六条各部门需要向上反映、汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应向综合办公室提出发文申请，并将文件底稿交综合办公室审核。经公司领导审批后，由综合办公室统一编号以公司хх字[年份] хх号发文。

第七条凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报均属发文范围。

第八条公司下发文件主要用于：

1、公布公司规章规定；

2、转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；

3、公布公司体制机构变动或干部任免事项；

4、公布公司重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

5、发布有关奖惩决定和通报；

6、其他有关公司的重大事项。

第九条公司上行文、外发文主要用于对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

第十条公司各部门召开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以用部门名义发会议纪要。

第十一条各部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。

第十二条各部门需要发文，应向综合办公室提出申请。

第十三条综合办公室同意发文时，主办部门应以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。

第十四条草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整、严禁涂改。

第十五条文稿拟好后，拟稿人应填附文件标题、发送范围、印刷份数。

第十六条综合办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿。

第十七条经综合办公室审查修改后的文稿，送部门领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

第十八条对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚。

第十九条需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。第二十条文稿会签后，由主管领导审核。之后由总经理签发，党支部文件由党支部书记或副书记签发，工会文件由工会主席签发。

第二十一条文件打印清样，应由拟稿人校对。

第二十二条文件打好后，综合办公室按数印刷。

第二十三条未经领导签发的文件一律不得用印。印章应盖在成文日期的上方，上不压文，下压日期，印迹必须端正、清晰、完整。

第二十四条 由承办部门负责装订。一律采用左侧装订，钉书针距左侧边缘约一公分，距上下边缘三公分之处。

第二十五条根据主送、抄报、抄送的单位由承办部门分别送达，要做好签收登记工作。

第二十六条综合办公室将公文底稿及二份文件存档。

第二十七条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

第二十八条本规定自批准之日起实施。

第二篇：公文管理规定

公文管理规定

一、总则

第一条公文管理的根本目的是提高各项生产经营管理工作的效率，保证各项工作得以优质高效地完成。

第二条原则上能够通过沟通协调或发送电子邮件办理的事项，应避免使用公文进行办理，注重办事效率。

第三条要尽量避免用文件落实文件的问题，注重各项工作办理的实效。

第四条本规定适用于所有“xx公司”内部及“xx公司”与下属企业间因生产、经营、管理工作需要形成的文书。

二、公文种类和写作要领

第五条公司常用的公文种类有：

1、请示用于向上级请求指示或批准，目的是使上级同意本部门或本人的意见。内容应主要包括请示的理由和请求批示（准）的事项两部分。要注意一事一请示以便于上级决策。

2、报告用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问，目的是反映问题情况，总结经验教训以便于下步工作的开展。内容应包括主要情况、存在问题、原因、意见或建议四个部分。要注意报告的及时性，答复上级询问的报告要有针对性，不能答非所问。

3、通知用于传达要求下级办理和需要有关部门周知或执行 的事项，任免人员等。事务性通知采用“导语+主体”模式，导语说明目的、依据和事项，主体对事项做出具体安排。

4、会议纪要用于记载、传达会议情况和议定事项。各部门内部会议纪要用于向上级报告情况，公司会议纪要用于下发下级贯彻执行。会议纪要需注意忠于会议精神，写明会议解决的主要问题和具体工作的负责人和完成时限，以便于检查落实。

5、简报是反映情况，交流经验的内部文件。目的是反映工作中部门或员工的突出成绩和成功经验。简报语言要生动、鲜明，具有新闻报道的特点。

6、函用于不相隶属的单位间商洽工作，询问、答复问题和请求批准等。要注意函作为代表单位意见的文件，要确保函的内容和形式严谨。

三、公文格式

第六条公文格式的主要要求包括：

1、页边距除以公司名义上报主管单位的请示报告首页需套用统一的红头格式外，页边距统一为上3.7cm，下2.5cm，左2.8cm,右2.5cm。

2、标题用2号方正小标宋简体字一行或多行居中排布。套用公司红头文件格式的，标题在红色反线下空1行。使用公函用纸（纸上印有“xx公司”或下属企业名称）的，标题在字头下空

2行。多行排布的标题，回行时要做到词意完整、排列对称、间距恰当，一般为倒三角排布，标题行间距为固定值30磅。标题中除规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

3、发文字号使用3号仿宋体字，通知和函的发文字号在标题下1行，右侧对齐。年份、序号以阿拉伯数字标识，年份写全程，以“[]”括入，序号以顺序编排，不编虚位，例如“中车检[2013] 1号”，由办公室负责编号。

4、主送单位或领导在标题下空1行左顶格标识，后加全角冒号。上行文使用3号黑体字，下行文、平行文使用3号仿宋体字。

5、正文除一、二级标题外，均使用3号仿宋体字，每段左空２字，回行顶格。一级标题用“

一、”标识，二级标题用“

（一）”标识，三级标题用“

1、”标识，四级标题用“（1）”标识。其中一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体字，三、四级标题用3号仿宋体字。除标题外，一般采用单倍行距。

6、附件在正文下空1行，左空2字写“附件”二字，加全角冒号，写附件名称；有2个以上附件的，在冒号后用阿拉伯数字作为序号，附件的序号上下对齐；如附件名称较长回行后与名称第一个字对齐。

7、成文日期使用阿拉伯数字在附件说明（如有）右下角写作，上报主管单位文件未经公司主要负责人签发前日期以空格代

替，并在日期上1行写“公司全称（印）”，待签发后补全日期，删去“（印）”字，在公司名称上加盖公章。

8、页码用4号阿拉伯数字标识，采用“-1-”编号格式。第1页（包括单页公文）应标识页码，空白页和空白页以后的页不标识页码。单面印制的，页码可居中。

四、公文管理流程

第七条公司办公室负责公文管理工作，办公室的公文管理员负责收文、传达和存档工作，拟稿部门的部门负责人、拟稿部门分管领导和办公室负责公文的审核。根据公司主要负责人要求可由指定的人员进行复核。

第八条公文管理员负责将拟稿完成后经部门负责人及部门分管领导审核后提交的文件进行登记编号（该编号仅用于公文收件登记，并非发文号）。

第九条 办公室负责将文件交由专人核稿，核稿主要参照本规定要求进行，同时要注意该公文内容是否与公司其他规定相衔接，改变已有规定或提出新要求是否已协商一致。核稿后需修改的由拟稿人负责修改后重新报送办公室。

第十条公文管理员负责将经过拟稿人的部门负责人、拟稿部门分管领导和办公室审核并根据修改意见修改完成的文件上报公司主要负责人审批，该公文如需向公司主管单位上报，由拟稿人负责按照公司主要负责人批示修改意见修改后交公文管理

员按照公司规定的顺序编（文）号后上报并存档；如无需上报主管单位，由公文管理员负责编发文字号后根据文件类型下发、存档。

第十一条公文管理员负责将公司领导在公文上的批示内容传达给有关负责人员，相关负责人员应认真落实公司领导批示要求，并及时向领导反馈工作完成进度和结果，公司办公室有权对领导批示工作的完成情况进行问询和催办。

第十二条公文管理员负责将会议纪要、通知（报）下发至有关人员邮箱或张贴于公司办公楼一层白板上。

第十三条公文管理员负责将公司所有公文按照公文类别和时间进行整理归档以便查阅。

第十四条公司员工根据工作需要，可到办公室登记后查阅或复印有关公文。

第十五条公司办公室在公文管理的过程中要严格遵守“公司”有关保密规定，做好公文的保密工作。

五、附则

第十六条本规定自颁布之日起执行，原《公文管理规定》同时废止。

第十七条本规定的解释权归公司办公室。

第三篇：公文管理规定

公文管理规定

为加强公司公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合公司工作实际，出台本规定。

一、党政机关公文种类

根据“条例”规定，公文种类分15种：

1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

12、批复。适用于答复下级机关请示事项。

13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

二、行文规则

行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。公司行文应遵循以下基本规则：

1、行文原则：实事求是、精干高效、集中统一、确有必要、注重效用。

2、行文权限：

（1）上行文。根据工作需要，行文单位可以直接向其股东单位、上级行政或业务主管部门行文。一般情况，不越级行文。

（2）平行文。公司根据业务关系和工作需要，可以向系统内其他同级单位和不同系统各单位间行文。

（3）下行文。根据隶属关系，公司可以对直属公司、控股公司、参股公司直接行文。

（4）联合行文。公司同级单位或公司同其它相应单位可以联合行文。

3、行文要求

（1）“请示”应一文一事和主送一个单位，需要同时送其他单位阅知的，应当用抄报（上行）、抄送（上行、平行）形式，但不得抄送下级单位。

（2）“报告”中不得夹带请示事项。（3）公文一般不直接报送领导同志个人。

4、公文排版和格式

公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上部分称为版头，包括：发文机关标志、发文字号、签发人等；公文首页红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上的部分称为主体，主要包括：公文标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，主要包括：抄送单位、印发单位和印发日期等。页码位于版心外。

公司公文一律使用A4纸张、左侧装订，采用3号仿宋字体排版；页边距设置为：左28mm，右26mm，上37mm，下35mm；每页22行，每行28个字。装订位置为两钉外钉眼距版面上下边缘各70mm处。发文字号在发文机关标识下空2行，居中排列，年号用六角括号括入；上行文的发文字号居左空1字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。标题在红色分隔线下方空2行位置，用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关名称在标题下空1行居左顶格位置。正文编排于主送机关名称下一行，使用3号仿宋体字。如有附件，在正

文下空1行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称首字对齐。如有附注，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

三、公文审批程序

公司公文采用逐级审批制度，按照行文程序的先后规定如下：

1、主办部门起草公文。主办部门根据工作需要，确需行文的，要依照公司公文管理规定起草公文主体内容，形成文件底稿，并在拟稿纸“拟稿”后签字，由部门负责人对文件底稿进行认真审核，重点审核发文的必要性、可行性以及是否已同有关方面协商一致等。对拟出台的规章和规范性文件，应当先行由相关会议进行合规性审核。部门负责人审核后在拟稿纸上签字确认。需要多部门会签的要先行会签。在拟稿纸上填明起稿日期、印制份数等要素后，送交办公室秘书，同时将文件主体内容电子文档发送给打印中心。

2、办公室秘书收到文件底稿后，要重点审核行文理由、依据，内容、格式、文字等，标注文件种类、密级等。

3、办公室秘书将审核后的文件底稿报文件主办部门的主管领导审批。

4、公司上行文件，要经公司主要负责人（董事长，总经理、党委书记）签批。

5、公司领导负责对文件内容进行总体把关，并签署明确意见。送审公文不符合规定的，退回行文单位重新起草。

四、文件制发

1、阅批后的文件底稿，由主办部门更正后发至打印中心排版、打印，由机要文书登记编号后，正式印发前通知主办部门再次审核校对。

2、主办部门校对无误后，打印正式文件，并到机要文书室盖章，同时将文件底稿和一份正式文件交机要文书存档。

3、主办单位将盖章生效后的文件按主送、抄送单位分发。

第四篇：公文管理规定

致TO ：各部门文号NO ：HRD007/1010

由FROM ：人力资源部日期DATE ：2010年10月29日 主题SJ ：酒店公文管理规定签批AP ：

会签部门TD：

一、目的：

1、提高公文质量和工作效率，保证信息及时准确传递；

2、实现酒店公文管理的规范化、制度化。

二、适用范围：

酒店全体员工。

三、制度内容：

（一）公文种类：

本酒店公文使用“红头文件”、“内部文件”、“内部通启”、“呈请书”等四种

行文格式。

1、“红头文件”主要用于酒店内部下发正式文件，如人事任命、表彰决定等，该行文由人力资源部负责拟稿、校对，加盖酒店公章，报总经理审批后统一下发。

2、“内部文件”主要用于酒店内部下发的规章制度，如管理办法、管理规定

等，该行文由相关部门按照统一文件格式、编号拟写文稿，报总经理审批后统一下发。

3、“内部通启”主要用于酒店内部的通知、通报等，如活动通知、质检通报

等，该行文由相关职能部门按照统一文件格式、编号，拟写文稿，报总经理审批后统一下发。

4、“呈请书”主要用于酒店各部门向上级领导上报的请示报告等，该行文由

相关部门根据工作需要按照统一文件格式、编号拟写文稿，报总经理审批后统一下发。

（二）行文规则：内部文件 restricted document1、行文应当确有必要，并注重效用，行文专题专用，一文一事。

2、行文一般以逐级行文为原则，并根据文件内容确定呈报和抄报的部门。

3、行文格式规范正确，文字简洁，力求准确，条理清晰，文号编写规范，避免重复。

（三）公文格式：（附电子版）

1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅；

2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅；

3、主题：简明扼要、高度概括；

4、日期：为文件的定稿上报审批日期；

5、文号：由部门英文缩写代码+序号+年份组成，如人力资源部2010年10

月的第1号“内部文件”“内部通启”“呈请书”表示为：“文号HRD：001/1010”。

（四）公文管理：

1、各部门应设专人负责公文的保管、立卷归档工作，并根据《酒店信息保

密制度》，履行借阅等手续，同时严禁将酒店的业务机密文件、资料内容泄露在外。

2、部门负责人对当日签收的文件及时进行传达、培训，并作为工作交接的一项重要内容。

3、人力资源部定期对文件的保管、培训及执行情况进行检查，对违反规定

者及学习执行不到位者进行考核处罚。

呈报：总经理

抄送：各部门

致TO ：文号NO ：

由FROM ：日期DATE ：

主题SJ ：签批AP ：

会签部门TD：内部文件 restricted document

酒店内部文件（规章、制度类）格式如下：

1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅；

2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅；

3、主题：简明扼要、高度概括；

4、日期：为文件的定稿上报审批日期；

5、文号：由部门英文缩写代码+序号+年份组成，如人力资源部2010年10

月下发的第1号内部文件表示为：“文号：HRD001/1010”。

呈报：总经理

抄送：各部门

钧瀚大酒店

内部通启

MEMORANDUM致TO ：文号NO ：

由FROM ：日期DATE ：

主题SJ ：签批AP ：

会签部门TD：酒店内部通启（通知、通报类）格式如下：

1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅；

2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅；

3、事由：简明扼要、高度概括；

4、日期：为文件的定稿上报审批日期；

5、文号：由部门英文缩写代码+年份+序号组成，如人力资源部2010年10

月下发的第1号内部通启表示为：“文号：HRD001/1010”。

签发（总经理）：

抄送：各部门

钧瀚大酒店

呈TO ：文号NO ：

由FROM ：日期DATE ：

事由RE ：签批人AP ：

呈请书 PETITION

酒店呈请书（请示、报告类）格式如下：

1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅；

2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅；

3、事宜：简明扼要、高度概括；

4、日期：为文件的定稿上报审批日期；

5、文号：由部门英文缩写代码+序号+年份组成，如人力资源部2010年10

月上报的第1号呈请书表示为：“文号：HRD001/1010”。

6、呈请事宜叙述完毕后，统一用“当否，敬请批示”。

呈报：总经理

抄送：相关部门

第五篇：公文管理规定

公文管理规定

公文管理规定

为了规范收、发文管理，提高办文效率，维护公司形象，特制订本规定。

一、职能部门

行政人事部是公司公文处理的管理部门。根据公文管理规定，总体负责和协调收、发文管理工作。

二、收文办理

1、由公文的承办部门进行收文登记，并由部门经理提出拟办意见送分管经理审定或送相关领导传阅。应在来文规定的时限办理完毕。

2、公文办理完毕后，应根据公司档案管理有关规定，及时整理、立卷，按规定要求归档。

三、发文办理

1、各部门拟写文稿，行文台头和落款一律书写单位全称；如有附件，应在正文之后，落款之前，最后写上日期；发文前要填写《发文签发单》，经部门经理签证后送交公司分管经理或总经理核稿、签发。

2、经签发的发文稿由行政人事部统一填写《发文登记表》、编上发文号，由拟稿部门负责打印，并做好校对、装订工作，然后送采购部盖章。

3、对外发文打印格式要求：

(1)打印在公司统一印制的红头发文纸上，第2页起使用普通A4纸；

(2)标题采用黑体，粗体，三号字，居中；

(3)正文采用仿宋体，四号字，两端对齐，一般每页面排22行，每行30字；

(4)行距采用1.3倍行距,字距采用“标准”字距；

公文管理规定

(5)标题与正文间隔一行；二页以上（包括二页）须标注页号，页号位于页面底端居中。

4、对内发文打印格式要求：

(1)正文按对外发文用纸和格式打印。

(2)具体内容或附件采用公司统一设置的具有公司标识页眉的A4纸打印： a.标题采用黑体，粗体，小三号字，居中；

b.正文采用仿宋体，小四号字，两端对齐，一般每页面排22行，每行35字； c.行距采用1.8倍行距,字距采用“标准”字距；

d.标题与正文间隔一行；二页以上（包括二页）须标注页号，页号位于页面底端居中。

5、发文除送达相关收文单位或部门外，须留存发文部门及行政人事部各一份。行政人事部要设立台帐，做好立卷工作。次年三月前按照《文成县迦美湖置业有限公司档案管理规定》的要求归档。

四、其他

1、本规定的解释权归行政人事部。

2、本规定自2013年9月9日起施行。