公文管理课件

第一篇：公文管理课件

公文管理培训课件

一、公文管理基础

（一）什么是公文

公文是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中所形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。

（二）新旧公文管理办法

2012年4月16日•中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发<党政机关公文处理工作条例>的通知‣（中办发„2012‟14号，以下简称•条例‣）

1996年5月3日： 中国共产党机关公文处理条例（中办发„1996‟14号)2000年8月24日：国家行政机关公文处理办法（国发„2000‟ 23号)

（三）公文的分类

1.按发文机关的行文方向划分，可分为上行文、下行文、平行文3类。

2.根据内容涉及秘密的程度划分，可分为对外公开件、限国内公开件、内部使用件、秘密件、机密件、绝密件6类。

3.根据处理时限的要求划分，可分为平件、加急件、特急件3类。平件指无特殊时间要求，需按工作常规依次传递处理的公文；加急件指内容重要并紧急，需打破工作常规优先迅速传递处理的公文（送达之日起，14个工作日办结）；特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限，需随时随地优先迅速传递处理的公文（7个工作日）。

4.根据来源划分，可分为收文、发文2类。

5.根据处理方式划分，可将收到的公文分为阅件、办件两类。

（四）公文的种类（法定）

•条例‣规定文种为15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，取消“指示”；“条例”“规定”不再列入,以通知印发；将“会议纪要”改为“纪要”。原则上不区分党政机关文种适用对象，命令（令）、议案两个文种例外。

在实际工作中，常用的公文有7种，分别是通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

二、公文格式

即公文各组成部分（要素）及其标识规则

（一）眉首（文头部分）

眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素，位于公文首页上端。这部分用一条与版心等宽的红色反线与主体部分隔开，以使文面美观、醒目。

（二）主体部分

这一部分排列在文头的红色反线（横隔线）之下空2行。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、印章、成文时间和附注。

1.标题。公文标题由发文机关、事由和文种三部分构成。标题应力求简明、扼要、醒目。为阅文和管理的方便，公文标题一般要求完整，不能省略发文机关和事由，这样使标题更庄重，也便于下级引用。发文机关名称应写全称或者规范化简称。

▲标题中初法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。▲注意公文标题中“关于”的正确使用。“关于”对事由在中心词语起关涉、介绍、提示、隔离的作用，它和事由部分的词

语组成介词结构后，就改变了事由部分词语原有的语法性质。绝大多数情况下标题中的“关于”不能省略，例如：

××银监分局加强信息科技风险防范的通知（主体与发文机关同一个）

××银监分局关于加强信息科技风险防范的通知（动作行为的主体与发文机关是不一致的）

又如：

中共××市纪委关于个别领导干部无视党纪国法挥霍浪费公款的通报

中共××市纪委个别领导干部无视党纪国法挥霍浪费公款的通报

注：只有在转发、发布性通知的标题中，因批转、转发、发布有关文件、规章或管理规章的行为主体与发文机关是一致的，事由前没有“关于”不会造成歧义，因此才可省略掉“关于”。而且为了使标题更为简练，“批转、转发、发布”前的“关于” 省略。例如：××银行（关于）转发•****关于×××的通知‣的通知。

▲标题用二号或小二号宋体，加黑。

2.主送机关。也称主送单位、主送对象、受文对象。要写明对所收公文负实际办理或答复责任的机关、单位或团体的全称、规范简称或统称。写明主要受文者的作用，是概括表明公文的空间效力范围，明确对文件办理、答复负法定责任的机关、单位、团体。因此，主送对象力求明确、具体。

▲上行文尤其是请示，一般只写一个主送机关，不得多头主送；受双重领导的机关单位向上级请示，如需同时报送另一个上级机关，可使用抄送的方式。避免责任不明、互相观望，或者答复口径不一致，造成处理的延误和矛盾。

▲除领导同志有专门交代外，所有上报文件都应主送机关而不宜主送领导个人，也不得将主送对象写为“市委并×书记”、“市人民政府并×市长”之类。但有些专门事项的下行文，如职能管理部门的某些专项工作的通知书、会议通知等，主送对象则可能包括指定的个人。

▲公开发布的周知性公文，如公告、通告、公报等，可不写主送对象。

▲主送机关位于标题之下、正文之前，用三号或小三号仿宋体字，从左至右顶格标识，回行时仍须顶格。如主送对象稍多时，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，中间用顿号和逗号分隔，最后用冒号。例如：

农发行****分行，各国有商业银行二级分行，邮政储蓄银行****分行，省联社****办事处，成都银行****分行，各区（市、县）农村信用联社，****村镇银行：

3.正文。指公文的内容，是公文信息的主体部分，用于表达使受文者对特定事物获得明确认识、形成完整印象所需要的信息。

▲正文位于主送机关之下，文字从左至右横写、横排，每段开始、各条项开始，都提行空两格，回行顶格。

▲结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

▲引用公文应当先引标题，后引发文字号，出现简称应注明。▲公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

▲正文用三号或小三号仿宋体字，行间距25.75。4.附件及附件说明。附件指附属于公文正件的其他公文、图

表或材料。其自身本来是一个相对独立的实体，一旦被一件正式公文规定为附件后，即成为该公文的一个组成部分，如无专门说明，其效用与正件相同。

▲转发文件或发布管理规章的文件，主体内容通常在其附件部分，由于在标题和正文中都已写明所发布或转发文件的名称，就不再于正文之后加附件说明标注附件名称。

▲须在公文正文之后，成文日期之前作出附件说明标识。一般在正文后空一行、提行空两格标写“附件”，冒号后再分别标明附件标题、份数，后面不加标点符号；有几个附件时，还应用阿拉伯数码标出序号，每件一行。

▲附件说明用三号或小三号仿宋字标识。5.印章及发文机关署名

▲发文机关的名称要用全称或者规范化简称，通常情况下，落款部分的发文机关单位名称，要与眉首发文机关标识中的发文机关、单位和标题中的发文机关、单位名称一致。

▲发文机关署名位于正文（或附件）右下方空2行。▲印章盖在成文日期正中位臵上。章的上边沿不压正文（或附件），下边沿盖在年和月上，即“上不压正文，下骑年盖月”。一是为了防止变造公文，空白不宜过大；二是显示印章的庄严性；三是增加成文日期的清晰度。

▲当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行间距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

6.成文日期。指定稿形成公文的时间（≠发文时间），一般情况下是公文生效的时间标志。发文机关与成文日期合称落款。

▲成文日期以领导人签发的日期为准。

▲成文日期的位臵，除法规、管理规章以及决议、决定、纪

要等会议文件常以签注形式安排在标题之下外，其他都位于正文（或附件）之后右下方，发文机关下面右空4个字距离排一行。

▲•条例‣规定党、政机关公文成文日期均用阿拉伯数字标明。

7.附注。主要用以标注秘密文件的发送、阅读、传达范围。附注位于公文末页左下方，排列在成文日期之下空1行，另起一行空两格加圆括号标示，如“（此件发至××级）”

（三）版记（文尾部分）

这一部分位于公文正件末页下端，包括抄送机关、印发机关和印发日期（印刷版记）等部分。•条例‣规定不再标识主题词。

三、常见问题示例

（一）错用文种 1.自行生造文种

如：“关于××的汇报”，其中“汇报”不是规定的文种类型，“关于××的调查”、“××工作总结”、“××工作计划”都不是规范的文种，不能作为公文的标题。

应选用•条例‣规定的文种，不能自行生造。2.混淆文种

如请示与报告。都是上行文，但有明显区别：

（1）行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告要向上级汇报工作、反映情况、答复上级询问，不需要上级答复，重在呈报。

（2）呈报时间不同。请示需要事前行文，不能“先斩后奏”。报告一般在事后或者工作进行过程中行文。正如平常所说“事前要请示，事后要报告”。

（3）主送机关不同。请示只能写一个主送机关，一般需逐级上报。报告有时可有多个主送机关。

（4）写作侧重点不同。虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点在汇报工作情况，不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，反映情况的篇幅再大，重点仍在请示事项。

如：“关于××的请示报告”，“关于通报××情况的函”，都存在文种混用的情况。

又如：关于印发•关于进一步加强和改进××工作的意见‣的通知，意见、通知均为公文文种，应改为：关于进一步加强和改进××工作的意见。

（二）发文字号

常见问题：未使用六角括号，错用发文字号。

规范操作：年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为001），在阿拉伯数字后加“号”字。

（三）标题

1.标题应简明扼要。除书名号外，一般不用标点符号（涉及标点符号的，可用空格分开）。标题中引用的文件尚未正式发文的，不加书名号。

2.要注意“转发”通知标题的写法。避免标题中出现两次以上“的通知”的情况。特别是下级基层机关，往下转发的层次越多，越容易在标题中出现“的通知的通知的通知”的情况。遇到这种情况，比较简便的办法是，只在标题中显示是转发性通知，被转发的通知标题可以在本转发通知的标题中缩写，在正文中将被缩写的内容补全即可。

如：********村镇银行需要转发的文件为“****关于转发•四川银监局关于××的通知‣的通知”

转发文标题不能写为“********村镇银行关于转发•****关于转发†四川银监局关于××的通知‡的通知‣的通知”

宜写为“********村镇银行转发四川银监局关于××的通知”，在正文中将标题补全为“现将•****关于转发†四川银监局关于××的通知‡的通知‣（文号）转发给你们……”。

又如：××关于转发四川银监局案情通报2012年第11期的通知

此处应将四川银监局案情通报11期的标题主要意思高度概括后写明细

修改为：××关于转发•四川银监局案防办关于两起不法份子冒充银行工作人员骗取客户信息案件的情况通报‣的通知

3.介词用法错误。常见错误：介词重复、不当。

如：•********村镇银行关于对××××贷款业务自查情况的报告‣应为********村镇银行关于××××贷款业务自查情况的报告。

4.文中小标题层级使用错误。公文结构层次序数:第一层为“一”；第二层为“

（一）”；第三层为“1”；第四层为“（1）”。

常见问题：公文结构层次序数使用多层，出现混乱或错漏。前后格式不统一，有的提行，有的不提行，有的加黑，有的不加黑。

如：

一、加强组织领导，落实监管要求。（注意：小标题后不应加“。”号）

1.我行于×年×月×日召开行长专题办公会议，成立了…… 又如：部分公文中存在标序重复或遗漏的现象，如“1、2、3、3、4、”或“1、2、3、5、”等，要坚决杜绝该类错误。

5.事由不清。“关于申请×××的请示”的标题，因为“请示”这种文种即已明显包含向上级单位“申请”之意，在事由部分再加上“申请”纯属不必要。

（四）标点符号规范要求

1.标题中标点符号用法。对于发文标题，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。对于公文中

一、（一）类标题，一般后面不加标点符号；

1、（1）类标题，一般后面加句号。

标题中若涉及两人或两家机构，用“和”来连接而不用顿号；若涉及三家及以上，不用全写出来，用“等”来表示则可。

2.附件的标点符号。公文中如有附件，应在正文下空一行，左空2字处，注明附件顺序和名称。附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“1.×××”。

3.引语的标点符号用法。如果把引语作为完整独立的话来用，末尾的标点应放在引号之内；如果引语是句子的一个组成部分，末尾的标点应放在引号外面。例如：本次民主生活会围绕“认真学习党的十八大精神弘扬优良传统保持党的纯洁性”主题……；又如：•商业银行法‣第十八条规定：“××××××。”

4.括年份用法。应使用六角括号“„‟”,而不用方括号“[ ]”。5.表示概数不用顿号隔开。例如，“涉案的贷款数额大约有五、六十万。”这句话中“五六十万”是概数，不能用顿号隔开。

6.“其中”后面标点符号用法。总数后只有一个数，“其中”后不加“，”。如：9月末，全省银行业金融机构本外币各项贷款比年初新增4805亿元，其中人民币贷款新增4356亿元。总数后分述几项内容，则总数后用“。”，“其中”后用“，”不用“：”。如：9月末，全省银行业金融机构本外币各项贷款比年初新增4805亿元。其中，人民币贷款新增4356亿元，外汇贷款新增79亿美元。

7.顿号、逗号、分号、句号的用法。这4个标点符号在句子中是循序渐进的，通俗地说，句号管分号、逗号、顿号；分号管逗号、顿号；逗号管顿号。当列举的各项中有一项或多项包含句

号时，各项末尾不能再使用分号。当在应该用顿号的并列短语内部还有应用顿号的情况，这时在并列的短语之间用逗号。

8.省略号的用法。省略号表示省略行文中部分内容，如果省略号前面不是完整的句子，除了冒号之外，一般不使用句中省略号前的原标点。如果省略号前是个完整的句子，则保留句末标点。省略号后面，除了行文时的引号后半部分外，一概不再使用其他标点符号。

9.有的将无特殊含义的词语随便加上引号。如未建立“重大事项报告制度”、同意“某某金融机构”开业、同意筹建“某某金融机构”、召开“某某工作会议”、颁发“某某证书”等。一般情况，书、刊、篇名才用书名号，核稿中经常发现•房地产他项权证‣、•××表‣等错使用书名号，有的公文结尾词后使用感叹号，如“以上汇报当否，请指示！”。

（五）时间和简称的问题

在公文中，要尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”、“明天”等，而应写明具体的年、月、日，或用“上年”等明确的词语。

在公文中，第一次出现人名、地名、组织机构名均应使用全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称××××”，再次使用时用简称，且简称的内容不加引号。

（六）错别字常见问题

1.截止、截至。“截止”是指（到一定期限）停止，使终止、结束的意思，如“报名截止日期为3月8日”。“截至”是指截止到（某个）时候，多指一个过程、一件事情暂告一段落，并不意味着终止或结束，如“截至2011年末，四川省本外币各项贷款余额xx亿元”。

2.帐、账。“帐”是指用布、纱或绸等做成的遮蔽物，与“巾”有关。“账”是指货币（物）出入的记载，与银行业务有关的基本用“账”。

3.近期、近来、最近。“近期”表示将来，后面的句子一般跟“将”字；“近来”表示过去，是完成时态；“最近”既表示过去，又表示现在、将来。

4.制订、制定。“制订”即制作、订立，公文中习惯用于具体规章制度的订立；“制定”即制作、定出，公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等。

5.其他、其它。“其它”仅指事物，“其他”既可指物、指事也可指人。如果对二者的用法没有十分把握，一律用“其他”是不会错的。

6.以至、以致。“以至”是指事物扩展，延伸或事物发展到一定程度产生的效果；“以致”指事态发展所形成的结果，多用于人们不希望产生的后果。

7.盈利、赢利、营利。“盈利”与“赢利”意思相同，指客观上获得的利润。“营利”指主观上谋取利润。

8.总额、余额。“总额”是指（款项）总数；“余额”是指账目上剩余的金额，在存贷款统计上，一般用余额。

9.急待、亟待。“急待”强调紧急待办，“亟待”强调极须、急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。另外，“亟待”还包含问题严重性已达极点，否则不宜用“亟待”一词。

10.下工夫、下功夫。一般情况下，应该用“下工夫”，它是指为了达到某个目的而花费很多时间和很大精力。而“功夫”是指本领或武术，一般不用“下功夫”。

11.需要、须要。“需要”是相对于“缺乏”而言，有“要求” 的意思。“须要”有“应当”、“必须”的意思。

12.其间、期间。“其间”是指某一段时间。在使用的时候，“其间”前面总有一段关于时间的叙述，“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”，“其间”前面不用加“这”或“那”，否则就重复了。“期间”的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如“这期间”、“开会期间”等。

13.以及、及。两者意思一样，但“以及”前面可以用逗号，“及”的前面则不能有逗号。

14.“等”的用法。列举后用“等”的时候，有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“北京、上海等城市”。还有一种用法是列举完之后用“等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”。这里的“等”是表示列举完了之后收尾。

15.权利、权力。“权利”--依法行使的权力和享受的利益。“权力”--政治上的强制力量或职责范围内的支配力量。“权利”和“权力”的主要区别在于，前者强调应享受的利益，后者则单指政治强制力和支配力，不一定包括利益。

16.决不、绝不。“决不”--决心不。“绝不”--绝对不。“决不”与“绝不”的主要区别在于，前者是就本身而言，强调的是意志上的控制，多用于表决心或表示心愿；而后者是没有任何条件限制的，不管人的主观意志如何，虽然也适用于自身，但多适用于对普通对象作出限制规定。

第二篇：1.公文管理培训讲稿课件

公文的重要性（价值）

1.公文是规范协调组织各项活动的重要工具。

2.公文是管理的重要工具，是进行工作部署和承载、积淀管理思想的重要载体。

3.公文是体现自我综合素质的重要载体。公文写作能力是走入职场必备的素养。

文字表达能力是个人综合能力的最好表现。

公文写作则是把组织意志通过个人以组织的程序和形式表达出来。

公文是公司加强内部管理、指挥生产经营、对外沟通交流的重要工具，公文处理是每一位管理人员必备的基本技能。

为什么开展公文培训？1.公文质量评估工作中表现不佳，存在一定问题、差距和不足；2.部分员工对公文不了解；3.“文山”问题依然存在，各位管理员在文件处理上花费的时间过多。

一、公文处理办法宣贯

市公司于2013年10月首次制定下发安庆分公司公文处理办法。之前一直是按省公司办法执行，没有自行制定。

二、公文基础知识

（一）公文的概念

文章— 用有组织的语言文字反映社会现实和表达思想的篇章。

文书— 党政机关、企事业单位、社会团体以及个人在社会活动中为了一定的目的而形成并使用的，有一定格式，内容完整的文字材料。

公文— 就是公务文书。指党政机关、社会团体、企事业单位等社会集团在现行的公务活动中形成的，有一定格式，内容完备，具有现行效用的文字材料。

文件— 指机关单位用文字写成并使用的具有完整内容和固定格式的特定文字材料。

党政机关公文的概念：是党政机关实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公司：公文是公司在实施领导、履行职能、开展生产经营管理工作中形成的具有特定效力和规范体式的文书；（《安庆分公司公文处理办法》是传达贯彻党和国家、集团公司方针政策、部署要求，请示、报告重要事项，指挥、布置和商洽工 作，答复问题，通报和交流情况等的重要工具。

（二）公文的特点： 一是权威性和政策性。二是针对性和指导性。三是规范性和约束性。四是程序性和严密性。五是对应性和定向性。公文的作用：

 法规作用：是法律法规的体现形式  领导与指导作用：是一种工具

 公务联系作用：是协商和联系工作的一种手段  宣传教育作用：是教育的一种方式  凭证和记载作用：是公务活动的文字记录

指导工作，传达意图。（通知）

联系工作，交流情况。（函）

请示工作，答复问题。（请示、批复）

总结工作，推广经验。（通知、决定）

记载工作，积累史料。(各文种）

（三）公文的种类（文种）

根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》，公文种类主要包括：

决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通 知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等共计15种。

根据安徽公司公文处理办法，公司公文的种类包括：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等共计9种。

（四）公文的分类

从文件的来源：收文、发文（对内、对外）从行文关系：上行文、平行文、下行文 按时限要求：一般、急、特急

按机密程度：国家（绝密、机密、秘密、普通）;企业（核心商秘、普通商秘、内部信息、一般）从文件的使用范围：通用、专用（签报）

公司的公文分为通用公文（9种）和专用公文（签报）两大类

签报不仅仅是向公司领导请示工作，也可以汇报工作、反映情况（适用于公司各部门向公司领导汇报工作、反映情况和请求批示、批准）

（五）公文的拟写

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发机构和印发日期、页码等组成。份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉及国家秘密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。涉及公司商业秘密的公文应当根据涉密程度分别标注“核心商密”、“普通商密”和“内部信息”。

紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度标明“急”、“特急”。发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

发文字号。由发文代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。签发人。上行文应当标注签发人姓名。标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

主送单位和抄送单位。主送单位指公文的主要受理、执行单位；抄送单位指除主送单位外，需要配合执行或知晓公文的其他单位。两者都应使用全称或规范的简称、统称。两个以上的主抄送单位，应按先外后内、先大后小的次序排列。正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

附件说明。公文附件的顺序号和名称，在正文中的相应位置标注“（详见附件）”。

发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。成文日期。成文日期应与公文签发人签发的日期一致，联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。

附件。公文正文的说明、补充和参考资料。在正文结束后成文日期前标注。

印发机构和印发日期。公文的送印机构和送印日期。页码。公文页数顺序号。公文拟写：准备阶段（明确发文目的要求、发送和阅读对象），撰写阶段（拟定提纲、安排结构、正文起草），修改阶段（字斟句酌）

公文语言：准确、鲜明，庄重严谨、简明通顺，平实得体、通俗易懂

三、常用公文规范

（一）行文规则

1.行文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般分为上行文、平行文和下行文。上行文应当遵循：

（1）原则上主送一个地方政府机关、上级单位，根据需要同时抄送相关的政府机关、上级单位，不抄送其下级机关（单位）。

（2）请示应当一文一事。一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。请示必须标注联系人和联系方式。

（3）一般不越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。下行文应当遵循：（1）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

（2）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，市公司可责令其纠正或者撤销。

联合行文、平行文应当遵循：

（1）公司与政府机关、社会团体、企业事业单位可以联合行文；市公司和市公司工会可以向所属单位及其工会委员会联合行文。联合行文应当明确主办单位，并由主办单位编号、印发。

（2）市公司各部门不得与外单位联合行文。公司内部部门不得联合行文，涉及两个及以上部门的事项采用会签方式行文。

（3）市公司部门之间原则上不相互行文，各部门之间可以“部门函”的形式商洽工作，询问和答复问题，征求或反馈意见。

（二）发文形式

公司公文的形式包括公司发文和部门发文。

凡涉及市公司层面的重要事项，以公司名义发文，包括： 1.进行重要工作部署； 2.发布规章制度和重要政策；

3.印发公司领导的重要讲话，传达重要会议精神； 4.人事任免，有关绩效考核的重要事项； 5.对下级单位（含市公司部门）和员工进行奖惩； 6.转发上级机关的重要文件并提出贯彻落实要求； 7.需要全市执行或周知的事项； 8.其他相关重要事项。

凡涉及部门职责范围内的常规性事项，以部门名义发文。

（三）标题

完全标题，包括发文机关、事由、文种。

如：《集团公司关于进一步精简会议和文件的通知》 省略标题，常见省略发文机关。

如：《转发集团公司关于进一步精简会议和文件的通知》，省略了“安徽公司”。

常用标题：（发文机关）+事由+文种

例：关于进一步优化全省生产经营分析会的通知

《关于安庆分公司XXX情况总结的报告》 缺少谓语：应为《关于上报安庆分公司xx情况总结的报告》 公文标题的标点符号

公文的标题里面一般不用标点符号，但在两种情况下，要使用标点符号。

A、标题比较长，不用标点符号会造成意思不明确和歧义时，应使用适当的标点符号

例：《中共广东省委广东省人民政府关于授予吴广球等七位同志“广东省白求恩式先进工作者”称号的决定》—— 表示特有意义的称号。

例：《关于进一步规范公文处理，精简市委及市委办公室文件的通知》——避免歧义。

B、标题里批转、转发特别重要的公文和法律、法规性公文的题目，可用书名号以提起关注，突出其义。

例：中共广东省委批转《关于在全省开展以“讲学习、讲政治、讲正气”的主要内容的党性党风党纪教育的意见》的通知。

例：国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知。

原标题是《关于加大智能终端及重点客户及资费促销的通知》

（四）文种

使用非法定文种，如XXX总结、计划，关于XXXX的申请 文种重叠、生造文种、乱用文种、文种混用

（五）转发

多层转发问题：可以省略中间层次，如《转发中国移动集团公司转发工业与信息化部<关于进一步加强移动通信网络共建共享工作的通知>的通知的通知》，可以直接为《转发工业与信息化部关于进一步加强移动通信网络共建共享工作的通知》

为了弥补如此变通后可能出现的信息损耗，应把被删节的中 间层次写进公文的开头，如：“近接集团公司以中移通〔2009〕×号发来工业与信息化部关于进一步加强移动通信网络共建共享工作的通知，现转发给你们，……。”

（六）主抄送

主送单位指公文的主要受理、执行单位；抄送单位指除主送单位外，需要配合执行或知晓公文的其他单位。两者都应使用全称或规范的简称、统称。两个以上的主抄送单位，应按先外后内、先大后小（由高到低）的次序排列。

规范：各市分公司、省公司各部门，安徽中移公司，终端公司安徽分公司；发往12个以上（含12个）的分公司/部门，标注为“各市分公司/省公司各部门（除＊＊、＊＊外）；发往”12个以下的分公司、部门，应一一列出各分公司、部门的名称（仅限省公司发文）

签发领导一般不再抄送，会造成重复阅文。

分公司文件发送省公司和发送省公司部门是不同的。

（七）发文字号

公文正文中引用发文字号年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。如，根据《关于开展增补中高端手机营销活动的通知》（市场〔2011〕951号）要求，……

六角括号输入方法：在WORD中点击“插入”→“符号”，从中选择后点击“插入”即可。如“安移动办[2005]64号”应为“安移动办〔2005〕64号”。收文编号：省级〔2014〕1534号和发文字号：安移动人〔2014〕22号 是不同的

（八）正文 1.开头

比如依据什么情况、因为什么原因、由于什么事件等，常用“目前…”、“根据…”、“鉴于…”、“为了…”来开头。

一般以一个自然段完成（最多两个），不作过多解释。没有开头：开头修饰语太多 2.主体

公文的核心部分。

如果比较简单就一气呵成写完。

如果复杂，就用分条列项或小标题的方式来写。

公文的主体，用来表述公文的内容。结构层次序数的第一层为“

一、，第二层为“”

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1），第五”层为“①”。公文结构层次原则上不要超过五层。

根据省公司现行相关规定，目前安徽公司OA发文（含签报、工作协办单）正文统一使用3号仿宋体字、单倍行距（排版后A4纸每面应为22行、每行28个字），OA发文WORD格式的附件要求同上。会议纪要、签报、工作协办单中的表格不作以上要求。

正文中如有小标题一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三第四层用仿宋体字标注。企业公文除了发文机关标识（红头）、发文字号和红色反线外，正文中一般只用黑色。3.结尾

根据情况来确定，可以不要。结尾两种写法

提出措施和要求，或者加以强调，或者提出请求。使用专用语，如：请予批准（批复、批示、遵照执行），特此通知（通告、公告）

（九）附件

公文如有附件，应在正文中的相应位置后标注（详见附件＊）如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号

附件如有序号使用阿拉伯数字，后用圆点

例：附件：1.xxx

2.xxx 附件名称一般不加标点符号：

反例：附件：1.《中国移动××管理办法》

（十）阿拉伯数字的使用，怎么使用没有很严格的规定 一般原则是：表示顺序的数字“第二、第三”之类，一般使用汉字；表示年月日的多用阿拉伯数字，如“2007年4月12日”；表示数量的多用阿拉伯数字，如“生产总值2500亿元”。总之，能用阿拉伯数字的尽量用，会引起歧义和混乱时才用 汉字数字，但一份公文里必须统一体例。

数字使用要规范：3-8万（3万-8万），5-15%（5%-15%），三、四天（三四天）,十五、六岁（十五六岁）

尽量使用确数。表示“以上”、“以下”概念时要注明是否包含本数。

（十一）其他注意问题

成文日期由系统自动生成，无需填写。

第一次出现的时间，要写清年份，年份一般不简写。涉及到的职务、人名应用全称。例：xxx总经理；列出一个人的多种职务时一般先党内、再党外，由大至小的顺序。要求别人报送材料时应明确时限和报送方式（邮件or公文）。要慎用“急”、“紧急”文；防止滥设紧急性公文，要避免因主观原因导致缓事变急事。

（紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度标明“急”、“特急”。要根据客观情况和实际需要慎重确定公文的紧急程度，防止滥设紧急性公文，要避免因主观原因导致缓事变急事。对于紧急公文，部门负责人在审核时应当标明紧急的原因。原则上，除完成上级机关紧急部署的工作、公司领导紧急交办的工作以及突发事项外，一般不应使用紧急公文。）

（十二）核稿 对核稿工作的再认识

认识误区：核稿的功能只是分发文件；核稿只是查找错别字； 核稿是影响公文流转效率的瓶颈……

“求真相”：通过查看公文修改痕迹，我们发现，核稿工作真是重、累、细活，核稿人压力山大。

核稿工作的意义和作用：为公司管理增效；为个人成长添力 审核的重点是：

1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。

2.内容是否符合国家法律法规、国家有关部门及行业主管机关的规定和集团公司、省、市公司的有关部署要求；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提要求措施和办法是否切实可行。

3.涉及有关部门（单位）职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。

（十三）段落 注意事项： 单倍行距 首行缩进 不能随意空行

内容较多时不能一段到底，分段要根据内容需要 小技巧：当原文格式无法调整时（如行距），可通过word的全选内容—编辑—清除格式等功能重新修订文本格式，以满足公文格式要求。

“特此通知”上空一行是错误的 段落开头没有首行缩进是错误的

（十四）词句 注意事项：

尽量用短句，言简意赅

避免口语化（慎用“谢谢、晓得、不干”等词）要使用法定单位（慎用“公分、担”等非法定单位）

数词后不要遗漏量词（反例：“工程立项投资200万”，漏了量词元）

病句诊断：公文病句类型大体有六种，即：搭配不当、语序不当、残缺或赘余、结构混乱、语意不明、不合逻辑。部门对极少数不遵守公司纪律事件，及时进行了批评教育和严肃处理(事件不可以“批评教育”)

许多员工热情地在休息室里同获奖代表交谈(应将“热情地”调至“同获奖代表交谈”前)

迁改费用大约30万元左右（用“大约”来概数时，不能用“左右”了）

在生产经营分析会上，指出了目前公司经营管理中存在的问题（遗漏主语“公司领导”）

（十五）几点建议

为减少以上错误的出现，建议： 先用WORD起草文件并按规范排好版式 粘贴至OA发文模板 通篇检查以下内容： 字体字号、空行空格 正文结构层次序号 附件格式 标点符号 数字表述

主（抄）送单位名称、顺序 通读检查是否有错字、漏字现象 善于使用格式刷、无格式粘贴等

（先用WORD起草文件并按规范排好版式，粘贴至OA发文模板，善于使用格式刷、无格式粘贴等。不要使用硬回车，不要使用WORD自动生成的序号。）

四、常见公文写作

（一）通知

适用于发布公司的各类规章制度、管理办法、技术规范和业务标准，传达要求所属单位执行、办理或周知的事项，转发上级的文件并提出具体要求，聘任（解聘）各级各类人员。开头部分

发布通知的背景、原因或目的

文字简明扼要，并以“现通知如下”、“现将有关事项通知如下”等引领下文。主体部分

写明告知或要求办理、执行的具体内容。结尾部分

独立成段，主要是要求、希望和建议。

常以“特此通知”、“以上通知，望认真执行”结尾。

（二）会议通知 一般应包括以下内容： 召开会议的根据与目的； 会议名称； 会议时间；

地点（报到的时间、地点）； 与会人员； 差旅费报销办法；

与会者准备工作与注意事项；

联系单位、联系人与联系电话号码等。

会议通知的内容，要求准确、具体，避免错漏，并必须在会前送达，留出充裕的时间，以使与会者做好充分准备。

（三）通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况。标题：《关于**的情况通报》、《关于**情况的通报》 正文：表彰（批评）性通报一般包括三个部分：

主要事实：表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实

分析指出事例的教育意义：指出主要经验和教训

决定要求：写明组织结论与决定，同时提出对表彰或批评对象的希望、要求（批评性通报的结尾处要有针对性地提出防范措施）

情况通报一般有两种形式： 一种只对有关事实作客观叙述

另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见

（四）报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

报告的类型：

工作报告：凡向上级汇报工作的都是工作报告（综合、专题工作报告）

建议报告：对自己职权范围内的某方面工作提出建议，希望采纳

答复性报告：答复上级机关的询问，要有针对性，不能答非 所问

报送报告：向上级报送文件、材料，正文简略。标题：关于……的报告

正文：概括说明事件的整体情况和发展动态；点明事件中发生的问题和倾向；提出解决问题的方法或建议 结尾：“特此报告。“以上报告，请审阅。””

（五）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。1.写作总体要求

请示必须是向上级有所呈请，请其给予答复时才能使用，而且不能处处事事都请示，必须满足一定条件时才能行文 要严格遵行一文一事、只主送一个机关、一般不越级行文的原则

提出的请求应清楚明白，要对方批准或指示什么必须明白具体，以便于对方有问必答 2.常见问题

把请示写成“请示报告”

抓不住关键，原由写得太抽象、笼统，使人看不出要办理事情的必要性，同时对如何办理未提出办法和措施，或措施欠具体。

不是一事一请示。

比较急的请示，只能写“请速批示”，不能限定时间。签报中存在的问题（没有主送、漏掉结语、篇幅太长、请示事项不清晰等）。请示与报告的异同点

共同点：两个都是写给上级的上行文；公文里都有陈述意见、反映情况的内容。

不同点：时间：请示和报告相比，时间要求更紧迫，请示写的情况是未解决的，是将来时，报告写的情况是已做过的，是过去时。内容侧重点：请示侧重于请示批准，报告侧重于汇报工作。要求：请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。

（六）函

适用于与不相隶属的机构、单位商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复事项。

函的种类：告知函、商洽函、询问函、答复函 写作格式

正文：一般包括三层 简要介绍背景情况

商洽、询问、答复的事项和问题

希望和要求（特此函询、盼复、望函复、请即函复）写作要求

要一事一函，忌一函数事

要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语 谦和有礼

结尾：“特此函告”、“特此函达”、“请予函复”、“专此函复”。

（七）纪要

特点：综合性（具有整理和提要的特点）、指导性、备考性 写法：

一般分两大部分。一是写明会议概况，包括会议时间、地点、组织者、出席和列席人员名单、主持人、议程、进行情况及对会议的整体评价；二是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等

主要写法：集中概述法（小型会议）、分项叙述法（议题较多的会议）、发言提要法（需要了解与会人员不同意见的会议）

注意事项：标题要规范、信息要素齐全、参会人员一般不写职位，牵头部门负责人不参加的会议，一般不得下发会议纪要。

第三篇：公文写作培训课件

公文写作培训课件内容摘录

1、什么是应用文应：应付生活用：用于实务

应用写作涉及到国家科学管理、企事业单位有效运作以及政党、政府、社团、人际之间交往等现实生活的一切领域，在社会中充当“信使”、“喉舌”、“桥梁”、“纽带”、“戒尺”、“准绳”等角色。

2、应用文与文艺作品的区别: 实用性、专用性、工具性、程式性、时效性。

3、应用文包括：法定公文、日用公文、信息文书、杂体文书。

法定公文的分类：行政公文（《国家行政机关公文处理办法》）、党内公文（《中国共产党机关公文处理条例》）、军队公文（《中国人民解放军机关公文处理条例 》）。

4、行政公文的种类：

国家行政机关公文处理办法(13种)

上行文：请示、报告

平行文：函、议案

下行文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要、泛行文：意见

江苏省电力公司公文处理办法南京供电公司公文处理办法(11种)

上行文：请示、报告

平行文：函

下行文：规定/办法、决定、通知、通报、批复、会议纪要

泛行文：意见

5、行文规则的规范化：

一般不可越级行文（若遇特殊情况，需抄送）；

不同级别的机关不可联合行文；

上行文不可多头主送，不可送给领导个人，且一般不可同时抄送给下级机关；

公司各部门一般不得对外正式行文，可就具体业务工作对所属单位行文；

没有隶属关系的单位之间只能使用平行文。

6、文件制发程序的科学化：

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、会签、核稿、复核、登记、签发、缮印、用印、分发、立卷、归档

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办、归档。

7、公文格式的标准化

（一）公文的用纸大小：A4，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

质量、白度、横向耐折度、不透明度、PH值

（二）公文的格式要素

秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期

秘密等级、保密期限和紧急程度

秘密等级：绝密、机密、秘密

紧急程度：特急、急件；

紧急电报应当标明：特提、特急、加急、平急

—发文机关标识：×××(单位名称)文件

—发文字号：×××〔2009〕23号

—签发人：发文单位的行政正职或主持工作的负责人。

—标题：发文单位、事由、文种

—主送机关：是指对文件负责办理和答复的单位

—正文：略

—附件说明：空两格标注；有序号；不加书名号；位于印章之上

—成文日期：应以领导人签发的日期为准；标注时数字要大写

—印章 ：骑年盖月

—附件

—附注：直接标注；位于印章之下。

—主题词：以固定的词和词组表明文件，内容特征和类别的规范化表述。固定：《主题词表》

标引次序：类别词——类属词(由大到小):内容——文种(内容——形式)规范化：顶格；词数为3—5不超过5个； 词与词之间有间隔，但间隔里不加标点符号。

—抄送机关：印发机关和印发日期抄送单位：需要了解文件内容的单位

需要抄送的情况

受双重领导的机关向领导机关之一行文时，需抄送另一机关；

越级行文时，需要抄送被越过的一级；

向下级机关发重要文件时，需同时抄送给上级机关。

抄送单位标注：开头空一格；按照从上级到下级到不相隶属机关的顺序；单位之间空格内需加逗号，最后加句号。

总结：公文的结构要素及分类

病例：

1、××人民政府决定

2、关于机构改革中有关问题的解释

3、×××单位关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知

4、××市人民政府批转市公安局《关于加强社会治安综合治理的意见》的通知

5、××县工商局、税务局关于发布“××县集贸市场管理暂行办法”的通知

公文标题中常见的语法错误

例1：某部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知

例2：某校关于进一步搞活校办集体企业有关政策的试行办法

例3：某公司关于请求解决„„„问题的请示

8、公文写作的规律性问题

一、主旨及立意之道

(一)主旨是什么(行文目的)公文的主旨是客观存在（需要）和主观认识统一的产物。符合：

党和国家现行的法律、法规和方针政策

上级机关的工作要求

各级单位之间需要传递的信息

本单位的中心工作、进展情况以及需要解决的问题＋主观判断 例:《关于严厉打击制售假劣医药商品违法活动的通知》

(二)对主旨的基本要求：

集中且鲜明（意多则乱文）

正确且深刻

要符合国家的法令、方针和当前政策取向

尤其是规章制度的制定

要表达上情：善于领会和把握领导意图

要体现下情：符合工作实际

要能透过现象看到本质，体现规律性和科学性

（三）主旨的提炼

如何“提炼”？

◆独辟蹊径,力求新颖

山不在高，有仙则名；水不在深，有龙则灵。——《陋室铭》 善于抓难点、特点、亮点

◆据材取意,重在归纳

一是用优厚的待遇引进人。

一)、创造拴心留人环境引进人 二是用蓬勃的事业吸引人。

三是用真挚的情感留住人。

一是建立激励机制，鼓励员工自学。

二)、实施素质教育工程培育人 二是发挥阵地作用，开展集中培训。

三是加强合作交流，外出学习进修。

一是塑造企业文化，打造团队精神。

三)、建立凝心聚力机制激励人 二是实施温暖工程，凝聚员工力量。

三是创新活动载体，激发员工干劲。

二、材料和详略之法对材料的要求▲真实 ▲新颖▲ 典型

材料之间要求▲不矛盾▲不重复▲不交叉▲不脱节

详略之法 ：详略戒失宜（1、重则详，轻则略。

2、新则详，旧则略。

3、未知详，已知略。

4、实则详，虚则略。）

如何做到虚实相生？

（1）用事实“说话”

①可以补充口粮；②便于养猪积肥；③可以种些蔬菜、满足农民的需要；④农民可以赚些零用钱；⑤可以恢复和发展菜园。——《按中央规定留足自留地》（陈云）

（2）让数字“发言”

例：为了加大企业人才团队建设，公司规定，凡参加自学考试、函授学习的在职员工，脱产学习期间的工资由公司承担，取得毕业证后，公司承担其70％的学费，并根据文凭等级给予本科每月200元、专科每月100元、中专每月60元的知识分子补贴。此举极大地调动了青年职工自学成才的积极性。到目前，已取得中专以上文凭的295人，正在参加各种学历教育的127人。

三、结构和写作思路

基本结构样式

语言及表达技巧

一）准确避免歧义

[例]与会者请于4月23日前来报到。防止失当

李××在2005年９月间收受×××工程公司５０万元的巨款。案发后李××还与×××工程公司经理及会计订立攻守同盟，妄图掩盖其过错排除错漏

朴实

病例：在整个会议期间，天气睛好，风和日丽，群情激昂，歌声不绝，充分显示了会议圆满成功的气氛。……

三）精炼

1、任何可有可无的词、句、段落都应当从文中删除。

“为了保证我局今年的行政经费略有节余，各处、室各项经费的开支要严格执行局领导根据上级财务部门要求制定的，并经局务会议讨论通过的《财务开支审批制度》，减少不必要的浪费”。

修改如下：

“为了保证我局今年的行政经费略有节余，各处、室各项经费的开支要严格执行《财务开支审批制度》，减少浪费”。

2、多用短句，少用长句。

四）得体

1、请示的写作

请示的特点分析行文内容的请求性。

请示是向上级机关请求指示和批准的公文，具有请求性质。（请求帮助是最根本的行文目的)行文目的的期复性。

请示的目的是请求上级指示、批准，解决具体问题，要求做出明确批复。

行文时间的超前性。

请示必须在事前行文，上级作了批复之后才能付诸实施。（不可先斩后奏）

请求事项的单一性。

请示要求一文一请示。

××县邮政局关于增设中兴街邮政营业所的请示

××省邮政管理局：

中兴街地处我县西郊，驻街机关、工厂、学校较多，系单位和居民密集地带。但该处距县局约二公里，用户使用邮政很不方便。为缓解当地用邮困难状况，我局近年来定期组织流动服务组到该处服务，但由于没有固定局房，生产和生活诸多不便。且自2001年省有关部门公布我县为开放旅游区以来，当地邮政业务量激增，流动服务组的方式已远远不能满足需要。

 为合理组织网点，扩大邮政服务，我局拟在中兴街设立邮政营业所一处，敬请核准增设。



附件：1．中兴街位置图

2．拟建局房平面图

二〇〇二年三月十日(印)要点：请示的结构与写法

一）标 题以“请示”作为公文标题的写法是错误的。只有发文机关与文种的标题欠明确。标题中一般不再采用“申请”、“请求”等词语。

二）主送机关

主送机关只有一个。受双重领导的机关向上请示，应根据请示的内容，确定负责答复的上级机关为主送机关,另一个为抄送。

三）正文（三部分）

1）请示的缘由：

要注意理由是否充足，是否言之有据，是否时间紧迫。

2）请示事项：

这部分要求层次分明，由主到次，环环相扣。

3）请示要求：

请示正文的结尾，是向上级机关提出肯定性要求。一般用“当否，请批复”、“特此请示，请批复”，“以上请示如无不妥，请批复（转）”等请示用语。

（四）单位名称和日期

（五）附注“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

2、通知的写作

在所有公文中，通知的使用范围最广，任何级别的组织机构都可运用，它的职能也最多。通知的写作根据《国家行政机关公文处理办法》规定，通知适用于下列四种情况：

批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。

通知可以用于发布规章。

通知还可以用于传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。

通知可以用于任免人员。

通知的特征

应用的广泛性：通知是公文中适用范围最广、使用频率最高的文种。大到国家级的党政机关，小到基层的企事业单位，都可以发布通知。

较强的时效性： 通知是一种制发比较快捷、运用比较灵活的公文文种，它所办理的事项都有比较明确的时间限制，不得拖延。

职能的多样性：通知的职能最多，够不上发“决定”、“命令”等的事项可由通知承担。

对象的专指性：通知大多是专门针对特定机关和有关人员发的，因此专指性较强，不像通告、公告具有泛指性。

通知按照内容和作用来分：颁转性通知、事项性通知、任免通知。

国务院关于印发医药卫生体制改革近期重点实施方案（2009—2011年）的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

现将《医药卫生体制改革近期重点实施方案（2009—2011年）》印发给你们，请结合本地区、本部门实际，认真贯彻执行。

国务院（章）

二○○九年三月十八日

颁转性通知 包括发布、转发、批转性通知。

标题：发文机关＋被批转、转发的公文标题＋文种

正文：写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；

“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”

例《国务院办公厅关于加强渔业安全生产工作的通知》

－例《关于××等同志职务任免的通知》

3、总结类文书的写作

总结是把某阶段的工作、学习、思想情况加以分析研究，进行全面系统的检查、评价而写成的带有结论性的书面材料。

总结的结构

总结一般包括标题、正文和落款三部分。

（一）标题

第一种：按照公文标题的格式来写，一般由单位名称、时限和总结种类组成，如：《××市教育局2008年工作总结》。

第二种：类同一般文章标题写法，概括表明总结的主要内容，但标题不出现“总结”字样。如：《我们是如何提高自身素质的？》

第三种：采用正题和副题的双标题写法。正题概括总结内容，揭示中心、主旨，副题写明单位名称、时间文种等，如《保证质量薄利多销——迎宾楼菜馆2006年改进服务工作总结。

二）正文 总结正文一般写以下几个方面内容：

1、基本情况概述。

总结的开头：简要地介绍总结对象的基本情况，包括交代背景、环境、进程以及主要成绩和收获等。也可以说明总结的动机、目的及其必要性。目的是使人对总结对象的整体情况有一个基本的了解和一种概括的印象。

2、做法、成绩与经验。

这是总结的重点部分，在具体写法上，可以根据不同的内容作出灵活安排——

1）有的总结把做法、成绩和经验合在一起写：或着重阐明成绩表现在哪几个方面，是怎样取得的；或只写经验、体会，而把做法和成绩等融合在经验、体会的阐述中。

（2）有的总结则把做法、成绩和经验分开阐述，并视实际工作情况，有所侧重。

3、存在的问题和今后努力的方向。也有些专门总结经验的总结，可以不涉及存在问题。

（三）落款

正文写完之后，一般要在右下方签署总结单位名称和日期。属个人总结则签署个人姓名。总结的写作技巧

突出一个核心：经验

解决三个问题一是次序问题。二是分合问题。三是详略问题。

熟悉六种结构（学会提炼和概括观点句）

一是“做法”式；（搞好专项斗争，深入开展重点整治工作。）

二是“成绩＋做法”式；（及时处置突发事件，从而维护了辖区的社会稳定。）

三是“做法＋体会”式；（加强场所行业治安管理，净化了社会治安环境。）

四是“成绩＋做法＋体会”式；（切实抓好员工队伍建设，为公司发展提供智力支持和人才保证）五是“体会”式；（争分夺秒，抓住战机，是迅速破案的关键。）

六是“阶段”式。（妥善处理紧急治安事件，加强大型活动安全保卫工作。）

第四篇：公文管理

附件1

公文处理实施办法

为了实现公文处理的规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据盛源公司公文管理的有关规定，并结合我公司实际，特制定本办法。

一、选择文种 ㈠、行政公文文种

1、决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适应的决定事项。

2、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。

3、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

4、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

5、请示

适用于向上级机关请示批示、批准。

6、批复

用于答复下级机关的请示。

7、意见

适用于对重要问题提出见解和处理方法。

8、函

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题。

9、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。㈡、党委公文文种

1、决议

用于经会议讨论通过的重要事项。

2、决定

用于对重要事项作出决策和安排。

3、意见

用于对重要问题提出见解和处理方法。

4、通知

用于任免干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。

5、通报

用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

6、报告

用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。

7、请示

用于向上级机关请示批示、批准。

8、批复

用于答复下级机关的请示。

9、函

适用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关部门请示批准等。

10、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

各部门要严格按照上述各文种的特点和用途合理选择适用，不得制发以上规定以外的文种。如规定、措施、办法、计划、方案等，若确需发文，须加印发、批转、转发等形式的通知，严禁乱用和滥用。

二、发文字号

本着精简文件、减少发文字号的原则，规范发文字号。发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。联合发文只标明主办机关发文字号。年号、序号用阿拉伯数字书写，年号要使用全成兵用六角括号“﹝××××﹞”插入，序号不编虚位（即1不编为001）。

㈠、《中共张家口盛源集团宣东矿业有限公司委员会文件》，下行文使用“宣矿党字﹝××××﹞×号”，上行文使用“宣矿党呈﹝××××﹞×号”。

㈡、《张家口盛源集团宣东矿业有限公司文件》，下行文使用“宣矿字﹝××××﹞×号”，上行文使用“宣矿呈﹝××××﹞×号”

㈢、《张家口盛源集团宣东矿业有限公司文件（）》，使用1种发文字号：即“宣矿办字﹝××××﹞×号”。

㈣、《中共张家口盛源集团宣东矿业有限公司纪委文件》，使用“宣矿纪字﹝××××﹞×号”。

㈤、《张家口盛源集团宣东矿业有限公司工会文件》，使用“宣矿工字﹝××××﹞×号”。

三、公文格式

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印发份数等部分组成。

(一)公文各要素格式

1、秘密等级、保密期限和紧急程度,企业一般不使用,如使用,党委和行政公文分别按《条例》和《办法》执行。

2、发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。

3、上行文应当注明签发人姓名,其中,“请示”应当在附注处注明联系人(具体承办人)姓名和电话。

4、公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

5、主送机关是指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称、统称。除会议纪要外,公文必须标明主送机关。主送机关一般应当位于标题之下,在正文上方顶格书写。命令(令)、决定类公文,主送机关可臵于版记部分抄送机关之上。

6、公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

7、党委公文应有落款,落款使用发文机关全称或规范化简称;行政公文不使用落款。

8、成文日期以签发人签发日期为准,联合行文以最后签发人的签发日期为准。党委公文成文日期使用阿拉伯数字（2×××年×月×日）,行政公文成文日期使用汉字数字（二×××年×月×日）。

9、行政公文除“会议纪要”外，应加盖印章。联合 上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应该加盖印章,主办部门排列在前，协办部门排列在后。党群系统的公文,一般不盖印章。

10、公文如有附注(需要说明的其他事项),应加括号标注。

11、公文应当标注主题词。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词,下行文从本级机关的主题词表中选择。

12、抄送(抄报)机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或规范化简称、统称。

（二）公文印装格式

1、文字：公文文字从左至右横写、横排，正文用3号仿宋体字，一般页文字22行，每行28个字。

（1）秘密等级、保密期限和紧急程度用3号黑体字，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（2）发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识，字号一般应小于22mm×15mm（高×宽）。

（3）发文字号用3号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数字标识。

（4）“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号体字标识签发人姓名。

（5）公文标题用2号小标宋体字。

（6）主送机关、附注、附件、成文日期、抄送、印发机关均用3号仿宋体字，印发日期、印制份数用阿拉伯数字。正文中如有小标题可选用3号小标宋体字或黑体字。

（7）“主题词”用3号黑体字，词目用3号小标宋体字。

2、用纸：公文用纸采用加际标准A4型纸，其成品幅面尺寸210mm×297mm。公文用纸一般使用纸张定量为60g/m～80g /m的胶版印刷或复印纸。

3、版面尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码），即页面设臵中页边距：上37 mm，下35 mm，左28 mm，右mm 26；段落：固定值28磅。

4、印刷：公文要采用微机打印，双面印刷，左侧装订。

5、书写格式：公文包括眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页间隔线以上的各要素统称眉首，臵于间隔线以下（不含）至主题词（不含）之间的各要素统称主体，臵于主题词以下的各要素统称版记。

（1）眉首部分：应收秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、间隔线组成。

发文机关标识上边缘至版心上边缘距离应为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘距离应为80mm。

联合行文时应使主办机关在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排列；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至首页显示正文为止。

上行文发文字号左空1字，签发人、会签人姓名居右空1字平行排列标识。

（2）主体部分：应由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件组成。

正文中数字和年代不能回行。

公文如有附件，在正文下一行左空2字标识，附件名称后不 7 加标点符号。附件应于公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。

加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期（成文日期右空4字标识）。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压成文日期（掌握的标准是印章的图案和文字不压成文日期）；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心压在成文日期上。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

附注居左空2字加圆括弧标识在成文日期下一行。命令类公文正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务。在签发人签名章下1行右空2字标识成文日期。

（3）版记部分：应由主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印制份数组成。

版记应臵于公文最后一页，版记的最后一个要素臵于最后一行。

“主题词”顶格书写，后标全角冒号，词目之间空1字标识。抄送机关左右各空1字标识,回行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关后标句号。印发机关、印发日期同处一行,左右各空1字标识。印制份数右空1字标识。

四、行文规则

(一)行文应当确有必要,注重效用。

(二)行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。因特殊情况或突发事件,如重大社情和自然灾害等紧急事项确需越级行文时,应当抄报被越过的上级机关。

(三)同级党委、行政和工会,三者之间或二者之间可以联合行文。

(四)除公司办公室以外的其他行政部门不准以部门名义发文,如工作需要,仍需行文,可用公司行政或公司办公室的名义发文;党群部门要严格控制以部门的名义发文。

(五)“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他领导和部门的,应当用抄送形式。

“请示”、“报告”不得混用,报告不得夹带请示事项。

(六)除上级机关负责人直接交办的事项外,不得直接向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。应将公文送交上级机关办公室,由办公室按程序处理。

五、处理程序

(一)发文办理

公司机关发文办理指以公司党委、行政及办公室名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

1、草拟:属于部门主管范围内的工作需要发文时,一般由部门代拟文稿;涉及两个以上部门时,一般由一个部门牵头共同起 9 草;综合性公文,一般由综合部门或者办公室拟稿。

草拟公文要做到：

(1)符合国家的法律、法规及其他有关规定。

(2)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(3)公文文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

(4)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(5)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。

(6)要使用国家法定计量单位。

(7)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(8)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数字。

拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文。

2、审核:文稿送领导签发前,由办公室进行审核,审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制 10 公文的有关要求,公文格式是否符合有关规定等。对不需要行文的,讲明原因,退主办部门。涉及经济合同、经济往来关系的公文,须由合同管理部门把关,提出审查意见。

3、审签:经审核后的文稿,须经有关领导审核、签发。

(1)以公司党委名义制发的文件,由公司党委书记或副书记签发。

(2)以公司行政名义制发的文件,大字头的文件由总经理签发；小字头的文件，按照业务范围，由公司主管领导签发。

(3)党、政、工三方或者其中二者联合发文时,由协办方会签,主办方领导签发。

(4)以公司办公室名义制发的文件,由办公室主任负责签阅,有关领导签发;属办公系统业务事项的,由办公室主任签发。

(5)以党群部门名义制发的文件,由部门负责人签阅,报主管领导签发。

(6)审签文件应当提出明确的指导意见,审核和会签的其他领导,应当表示出“拟同意”、“同意”或其他具体意见,圈阅则视为同意。

⑺、各种制发的文件经公司领导批示后，必须经行政办公室主任签发准予打印、下发通知单。然后，主办部门将文稿存在U盘上，到文印室进行统一编号，规范打印，并由行政办公室加盖公司公章。

4、复核编号:公文正式印制前,由办公室机要秘书和打印员联合负责复核。复核的重点是,审批、签发手续是否完备,附件材 11 料是否齐全。经复核没有问题的,方可编号。

5、复印：复核编号后,文稿送打字室复印，由主办部门负责校对,实行三校制,终审差错率不得超过万分之三,公文成印后,根据情况由主办部门或行政办公室分发。

各部门要严格按照上述公文的起草、审阅、签发、打（复）印等规定，进行规范行文。如果不按照上述程序下发文件的，行政办公室对其文件不予加盖公司公章或打（复）印作业，无加盖公司公章的文件在公司内一律不生效。希望各部门严格遵守此规定，积极配合公司行文的规范管理工作，共同推进公司精细化管理。

附件2

文印管理办法

为了加强文印工作的管理力度，规范文件资料打印、复印工作，促进文印工作精细化管理，经公司研究决定，特制定本管理办法。

1、公司所属各区队、部门打（复）印文件资料必须经行政办公室主任、副主任签发的准予打（复）印单，到文印室进行打（复）印，没有签发单的，文印室一律不予打（复）印作业。

2、文印室内严禁吸烟，非打印员不准使用复印机，对非打印员使用复印机的人员罚款100元，如造成设备损坏的，要按价赔偿，对不听打印员劝阻、无理取闹者，交公安科严肃处理。

3、打印员必须严格按照公司领导或行政办公室主任、副主任指派的任务进行打（复）印作业，认真负责好公司行政文件发文的文号分配工作，并负责装订分发。

4、打印员在工作中要严格管理、认真负责，严格执行文印管理制度，保护好设备，严禁其他人员使用设备，如果因打印员管理不严，其他人员使用造成设备损坏的，追究打印员责任。

5、打印员要严格执行保密制度，做到文明、热情，版面设计合理、整洁，不丢失、不失密泄密。

6、打印员在工作中要牢固树立精细化管理意识，能双面打（复）印的文件、资料，必须使用双面打（复）印，养成勤俭节约的好习惯。

第五篇：公文管理

公文管理制度

一、加强公文管理人员保密和文管知识培训，提高业务水平。

二、严把公文起草关，以乡党委政府名义发出的一般性公文，必须经过乡分管领导审核签发。凡以乡党委政府红头文件形式上报、下发的公文，或者涉及人事、财务、物资方面，以及涉及全局性重要工作和重大事项的公文，必须经过乡主要领导阅批签发。签发完毕要及时登记、存档。

三、严格公文收发、呈送程序，做到勤传勤收，不拖不压，杜绝多头请示、重复请示现象发生。办公室日常值班人员负责对政府网站文件和有关部门文件及时接收和领取，附上文件传阅单交给文管员登记后，由办公室主任负责签发呈送意见，由文件管理员进行及时传阅。

四、严格公文传阅制度，传阅公文由文件管理员专人负责，按规定范围逐人送阅，不横传，不误事。文件管理员每天上下午下班前到主要领导办公室领取批阅文件，按照批示要求认真登记传阅文件去向，需要传阅的按传阅范围进行传阅，并按照办结时限及时回收存档。需要各下属单位办理的文件要连同传阅单一起复印，做好下发登记后，将复印件转各单位办理，原件及时归档，复印件由各下属单位留存。以上传阅程序如遇紧急情况，可以简化，但事后要及时补齐相关手续。

五、借阅公文要严格履行登记、签字手续，严防文件丢失。

六、涉密公文要严格按照有关保密规定进行传阅、保管、存档，不得多传、漏传。

七、及时做好公文的清退、归档、销毁工作，对有领导指示意见的文件，办文人员要做好登记，负责催办、落实，并将办理结果及时向领导汇报，做到件件有落实，事事有回音。

八、当年的公文，由文件管理员负责分类整理，年底与档案管理员做好交接。

九、进档案室调阅公文等资料，需由两名以上党员同行，并做好登记工作。

十、因责任心不强造成文件丢失，给单位工作带来损失的，依法追究相关人员责任。