公司公文管理规定（五篇范文）

第一篇：公司公文管理规定

公司公文管理规定

1总则

1.1 为提高公文处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司（以下简称公司）实际工作情况，特制定本规定。

1.2 公司综合管理部是公文的归口管理部门，负责建立健全公文工作制度，加强公文的统一协调与管理，按期进行汇总分析，保证公文处理工作高效运转。

1.3公司综合管理部配备文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强且具备有关专业知识。

1.4公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

1.5公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公文由综合管理部统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

1.6公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和布置公司工作的文件。有效文件分两类，一是有效的业务指导性文件，二是有效的工作安排性文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公文，是防止各级机构出现执行无效文件的主要措施。

2公文种类及使用范围

2.1 公司的公文种类主要有：命令（令）、决定、决议、通告、报告、请示、通知、通报、批复、函、会议纪要等。

2.2 各类公文使用范围

2.2.1命令（令）。

适用于采取重大或强制性措施嘉奖或惩戒管理权限内的有关人员；撤销分公司不适当的决定等。

2.2.2决定、决议。

对重要事项或重大行动做出的安排，用“决定”。

经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

2.2.3通告。

适用于在一定范围内向员工或者往来单位公布应当遵守或者需要知晓的事项。

2.2.4通知。

适用于发布规章制度（包括规定、办法、章程、规程、细则等）和措施；传达上级有关单位的指示；要求下级单位办理或者需要知晓的事项；转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；印发公司领导的讲话；人事任免事项等。

2.2.5通报。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

2.2.6报告。

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果。

2.2.7请示。

适用于向上级单位请求指示、批准的事项。

2.2.8批复。

适用于答复下级单位或相关单位的请示事项。

2.2.9函。

适用于平级单位之间或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。

2.2.10会议纪要。

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

2.3公司的公文类别主要包括：

2.3.1公司文件（格式一）。

公司的发字文件文种代号为“字[xxxx]xxx号”。

公司人事劳资配备单独发文字号，发文字号为“字[xxxx]xxx号”。

2.3.2公司批件（格式二）。

公司批件文种代号为“字[xxxx]xxx号”。

2.3.3公司函件（格式三）。

公司函件文种代号为“函字[xxxx]xxx号”。

2.3.4公司传真电报（格式四）。

公司传真电报文种代号为“传字[xxxx]xxx号”。

2.4“签报”作为内部文件，是各部门向公司主管领导请示或报告工作的一种形式。“签报”要纳入公文一体管理。“签报”必须由主办部门负责人亲笔签名。“签报”原件只报一份，交综合管理部登记编号后送公司主管领导批示，或由公司主管领导根据情况分送其他领导批示。公司领导批阅的原件由综合管理部登记、复印后将复印件退各部门（综合管理部保留原件，并存档），各部门须妥善保管，并按公司领导批示要求落实有关工作。

3公文格式和行文规则

3.1 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、收文单位标识、收文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、文件编号、印章、主题词、抄送单位、印发单位等部分组成。

3.1.1涉密公文应当根据密级分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”、“机密”还应当标明份数序号。公文是否定为密级文件由拟稿部门和综合管理部根据公文内容共同掌握。

3.1.2紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

3.1.3发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称。

3.1.4发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

3.1.5公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。

3.1.6主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位置于标题之下、正文之上，顶格排列。有些不便于在首页列出主送单位的公文，如决定、决议、会议纪要、法规性文件等，主送单位可以写在公文末页抄送单位之前。主送、抄送、内部发送单位一律用全称或规范的简称。

3.1.7公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

3.1.8公文除会议纪要外，应当加盖印章。

3.1.9公文成文日期以负责人签发日期为准。

3.1.10抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位；应当使用全称或规范化简称。

3.1.11公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

3.2公文行文要按照隶属关系和职权范围行文。一般不越级行文，因特殊情况，必须越级行文时，应同时抄送越过的机关。

3.3公司发文行文规则：

3.3.1凡是对公司外发文；公司发布指令、决定、决议；颁布规章制度、管理办法和操作规程等用**电字或**电函字。

3.4 上行文（报告、请示等），应根据内容写明主送单位，如需同时发送其他单位，还应写明抄送单位。“请示”应坚持一文一事，一般只写一个主送单位；“请示”不得抄送下级单位。

3.5 “报告”中不得夹带请示事项。

3.6 精简公文。对可发可不发的和能用电话、面谈等方式解决问题的事项，不要行文。

4发文办理

4.1发文办理是指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、核稿、签发、校对、印制、用印、登记、分发立卷、存档等程序。

4.2拟稿。拟稿一般按照职能部门分工负责的原则和日常工作程序，谁主管谁主办。涉及两个部门以上的事项，应以一个部门为主，与有关部门协商一致后再办理行文。

4.2.1草拟公文应当做到：

4.2.1.1符合党和国家的方针、政策、法律、法规和上级机关的有关规定。

4.2.1.2情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

4.2.1.3人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的字必须使用汉字外，其它应当使用阿拉伯数字。

4.2.1.4公文结构层次数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

4.2.1.5应当使用国家法定计量单位。

4.2.1.6公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

4.2.1.7公文呈批要按照“公司发文稿纸（见附件一）”要求，详细、准确填写有关内容。

4.2.1.8公文拟稿应采用A4纸型，同时必须提供电子版文件；会签、核稿、签发必须用钢笔、签字笔书写，签名应写清姓名、日期。

4.2.1.9对公司重大事项或涉及多个部门，又需有关部门配合解决的事项，主办部门应先征求相关部门意见，再签报主办部门的分管领导审阅，分管领导根据情况签署是否发文或提出处理意见。如公司主管领导批示发文，则由主办部门草拟文稿。

4.3公文审核。

4.3.1公文审核实行层层负责制。拟文部门负责人要严格把关，对所拟公文进行初审，对发文的必要性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责，并签名后送综合管理部。

4.3.2各类发文在送综合管理部后，由综合管理部负责核稿把关。

4.3.2.1核稿工作要求。审核文稿与已发文件的口径是否一致；审核文稿内容是否需要行文；审核文稿内容是否符合有关政策；审核文稿内容部门间的一致性；审核文稿中所提解决问题的意见、办法、措施是否切实可行；审核文稿格式是否符合有关规定，文字表达是否准确精练，专用术语和人名、地名、引文是否正确，标点使用是否正确，文字书写是否规范；审核公文主送、抄送单位，内部发送范围是否恰当等等。

4.3.2.2综合管理部预对文稿做大的改动，应征求主办部门的意见；对不合格的文稿，综合管理部有权退回拟稿部门进行修改。

4.3.2.3发文需会签的，应由拟文部门送有关部门会签后，再交综合管理部核稿。根据来文拟办的文稿，必须把来文原件附在文稿后。

4.4发文编号、打印、校对、盖章、分发。

4.4.1公文打印、编号由综合管理部负责。密级公文要指定专人打印，并根据先急后平、先上报后下发、先公文后资料的原则进行安排。急件随到随办。

4.4.2公文校对由拟稿人或拟稿部门负责。属于密级的公文和上报的各类报表均由经办人亲校，要求做到准确无误；校对人如发现原稿有问题时，应及时与有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动。

4.4.3公文盖章按《公司印章管理暂行办法》办理。

4.4.4公文分发。公文发放范围由拟稿人提出，公司相关领导审核确定。发放公文时要在《公司文件发放登记表》（见附件

一）上登记领用部门，并要求领用部门的经办人签名。凡发出的公文，要严格登记手续并进行编号、注明密级、邮寄地点、单位要书写准确，封闭要严密，绝密文件还要在封口处加盖封章。

4.5公文的更改。

4.5.1公文的更改应由文件原起草部门拟定文件修改稿或补充稿，经部门负责人审核，交综合管理部核稿后，报公司主管领导签发。

4.5.2文件修改稿或补充稿应在原文件受控范围内发放，即保证修改后的文件发放到所有拥有原文件及原文件复印件的各级机构和部门。

5收文处理

5.1公文收文一般包括分发、登记、拟办、批办、送阅（传阅）、承办、督办、立卷归档、销毁等程序。

5.2分发。凡署名公司的正式公文、会议文件、重要资料及信件，由综合管理部负责分发；署名部门的收件，由部门签收和处理；署名领导的收件，送交领导本人收处。

5.3登记。有关部门、单位的正式公文，领导参加的各种会议的文件，及有关部门的重要资料由综合管理部人员采用“收文登记表”对来文时间、单位、文号、标题、承办单位等进行登记，并填制“文件呈批阅办表”（见附件二）。

5.4拟办。综合管理部确定专人负责公文拟办工作。由综合管理部人员填制“文件呈批阅办表”后，即送拟办人提出拟办意见，经综合管理部负责人阅审后，由综合人员按拟办意见统一传送。拟办工作从收到公文起，一般不得超过二小时，拟办人不在时，直接送办公室领导阅处。急件和限时办理的公文，应随到随登记、随拟办、随送批、随送办。

5.4.1传阅卷由拟办人根据公司部门职责提出拟办意见，确定传阅顺序，经综合管理部负责人阅审后，由综合人员按拟办意见先送公司领导传阅，再送有关部门传阅。

5.4.2涉及两个以上部门处理的请示件公文，由主办部门提出处理意见，协办部门会签办理，再送主办部门公司主管领导批示；涉及公司发展的重大事项请示，由主办部门提出处理意见，协办部门会签后，先送主办部门公司主管领导、再送总经理批示。

5.5送阅（传阅）和处理。

5.5.1公文送阅的范围：公司领导、以及其他相关的阅文部门。

5.5.2公文传阅。综合人员要根据批办、送阅栏中签署的阅文公司领导和阅文部门，用送文方式进行传阅。上级有关重要文件及“绝密”、“机密”文件，应采取保密措施直接送总经理阅示。

5.5.3领导阅批公文和各部门在阅完公文后，均应在“文件呈批阅办表”有关栏目签上姓名和时间。

5.5.4公文要求处理的事项由主办部门办理，办完后应在“公文呈批阅办表”中写明处理结果。

5.5.5请示件公文主办部门必须明确提出处理意见，会签部门明确表示意见后报主办部门公司主管领导批示。

5.6立卷归档。收处的公文办结后，应将收文、文件呈批阅办表、办理结果的文件底稿立卷归档。

6公文的处理时限、承办和催办

6.1 公司综合管理部从收到文件到送阅的处理时限为一个工作日；对拟发文稿的处理，包括核稿、审核、公司领导阅批和打印发送，其时限一般为二个工作日。

6.2各部门的处理时限。对传阅件来文，传阅部门的处理时限一般为一个工作日；请示件来文，主办部门的阅办时限一般不超过二个工作日，会签部门的阅办时限一般不超过一个工作日。对转发的文件，直接转发的公文，主办部门的拟文时限为一个工作日；转发公文需研究相应措施，或结合本公司实际提出贯彻方案的，主办部门的拟文时限为二个工作日。上述公文处理，如有特殊情况可适当延长，但急件要随时处理。

7公文归档

7.1公文办结后，综合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有关的签报、批示等附属材料，按规定立卷归档。

7.2 分工立卷的具体方法。

7.2.1与外单位联合办理的公文，原件由主办单位立卷；

7.2.2本公司各类发文，以及以公司名义召开的会议文件，部门发文等文件的原稿、定稿、正本由综合管理部立卷。

7.3 部门公文材料立卷程序。

部门公文材料立卷程序包括：案卷类目的编制、文件的平时归卷。

7.3.1案卷类目的编制

各部门文书管理人员应根据本部门工作情况和任务，按照便于管理、查找、利用的原则制定本部门的案卷类目，对具有保存价值的文件及时收集、归档。

7.3.2文件的平时归卷

根据案卷类目的条款名称，为每一条款准备一个卷夹。文件处理完毕，立卷人员根据文件所针对的条款，归入有关卷夹内并在文件登记簿上注明文件存入的卷号，以备查找。

8公文管理

8.1秘密、机密文件、资料的复印件视同正式文件、资料，阅办后须按规定保管、立卷、归档或清退、销毁。

8.2公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

8.3不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合管理部负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

8.4工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，个人不得保存文件。

9附则

9.1本规定由公司综合管理部负责解释。

第二篇：公文管理规定

公文管理规定

一、总则

第一条公文管理的根本目的是提高各项生产经营管理工作的效率，保证各项工作得以优质高效地完成。

第二条原则上能够通过沟通协调或发送电子邮件办理的事项，应避免使用公文进行办理，注重办事效率。

第三条要尽量避免用文件落实文件的问题，注重各项工作办理的实效。

第四条本规定适用于所有“xx公司”内部及“xx公司”与下属企业间因生产、经营、管理工作需要形成的文书。

二、公文种类和写作要领

第五条公司常用的公文种类有：

1、请示用于向上级请求指示或批准，目的是使上级同意本部门或本人的意见。内容应主要包括请示的理由和请求批示（准）的事项两部分。要注意一事一请示以便于上级决策。

2、报告用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问，目的是反映问题情况，总结经验教训以便于下步工作的开展。内容应包括主要情况、存在问题、原因、意见或建议四个部分。要注意报告的及时性，答复上级询问的报告要有针对性，不能答非所问。

3、通知用于传达要求下级办理和需要有关部门周知或执行 的事项，任免人员等。事务性通知采用“导语+主体”模式，导语说明目的、依据和事项，主体对事项做出具体安排。

4、会议纪要用于记载、传达会议情况和议定事项。各部门内部会议纪要用于向上级报告情况，公司会议纪要用于下发下级贯彻执行。会议纪要需注意忠于会议精神，写明会议解决的主要问题和具体工作的负责人和完成时限，以便于检查落实。

5、简报是反映情况，交流经验的内部文件。目的是反映工作中部门或员工的突出成绩和成功经验。简报语言要生动、鲜明，具有新闻报道的特点。

6、函用于不相隶属的单位间商洽工作，询问、答复问题和请求批准等。要注意函作为代表单位意见的文件，要确保函的内容和形式严谨。

三、公文格式

第六条公文格式的主要要求包括：

1、页边距除以公司名义上报主管单位的请示报告首页需套用统一的红头格式外，页边距统一为上3.7cm，下2.5cm，左2.8cm,右2.5cm。

2、标题用2号方正小标宋简体字一行或多行居中排布。套用公司红头文件格式的，标题在红色反线下空1行。使用公函用纸（纸上印有“xx公司”或下属企业名称）的，标题在字头下空

2行。多行排布的标题，回行时要做到词意完整、排列对称、间距恰当，一般为倒三角排布，标题行间距为固定值30磅。标题中除规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

3、发文字号使用3号仿宋体字，通知和函的发文字号在标题下1行，右侧对齐。年份、序号以阿拉伯数字标识，年份写全程，以“[]”括入，序号以顺序编排，不编虚位，例如“中车检[2013] 1号”，由办公室负责编号。

4、主送单位或领导在标题下空1行左顶格标识，后加全角冒号。上行文使用3号黑体字，下行文、平行文使用3号仿宋体字。

5、正文除一、二级标题外，均使用3号仿宋体字，每段左空２字，回行顶格。一级标题用“

一、”标识，二级标题用“

（一）”标识，三级标题用“

1、”标识，四级标题用“（1）”标识。其中一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体字，三、四级标题用3号仿宋体字。除标题外，一般采用单倍行距。

6、附件在正文下空1行，左空2字写“附件”二字，加全角冒号，写附件名称；有2个以上附件的，在冒号后用阿拉伯数字作为序号，附件的序号上下对齐；如附件名称较长回行后与名称第一个字对齐。

7、成文日期使用阿拉伯数字在附件说明（如有）右下角写作，上报主管单位文件未经公司主要负责人签发前日期以空格代

替，并在日期上1行写“公司全称（印）”，待签发后补全日期，删去“（印）”字，在公司名称上加盖公章。

8、页码用4号阿拉伯数字标识，采用“-1-”编号格式。第1页（包括单页公文）应标识页码，空白页和空白页以后的页不标识页码。单面印制的，页码可居中。

四、公文管理流程

第七条公司办公室负责公文管理工作，办公室的公文管理员负责收文、传达和存档工作，拟稿部门的部门负责人、拟稿部门分管领导和办公室负责公文的审核。根据公司主要负责人要求可由指定的人员进行复核。

第八条公文管理员负责将拟稿完成后经部门负责人及部门分管领导审核后提交的文件进行登记编号（该编号仅用于公文收件登记，并非发文号）。

第九条 办公室负责将文件交由专人核稿，核稿主要参照本规定要求进行，同时要注意该公文内容是否与公司其他规定相衔接，改变已有规定或提出新要求是否已协商一致。核稿后需修改的由拟稿人负责修改后重新报送办公室。

第十条公文管理员负责将经过拟稿人的部门负责人、拟稿部门分管领导和办公室审核并根据修改意见修改完成的文件上报公司主要负责人审批，该公文如需向公司主管单位上报，由拟稿人负责按照公司主要负责人批示修改意见修改后交公文管理

员按照公司规定的顺序编（文）号后上报并存档；如无需上报主管单位，由公文管理员负责编发文字号后根据文件类型下发、存档。

第十一条公文管理员负责将公司领导在公文上的批示内容传达给有关负责人员，相关负责人员应认真落实公司领导批示要求，并及时向领导反馈工作完成进度和结果，公司办公室有权对领导批示工作的完成情况进行问询和催办。

第十二条公文管理员负责将会议纪要、通知（报）下发至有关人员邮箱或张贴于公司办公楼一层白板上。

第十三条公文管理员负责将公司所有公文按照公文类别和时间进行整理归档以便查阅。

第十四条公司员工根据工作需要，可到办公室登记后查阅或复印有关公文。

第十五条公司办公室在公文管理的过程中要严格遵守“公司”有关保密规定，做好公文的保密工作。

五、附则

第十六条本规定自颁布之日起执行，原《公文管理规定》同时废止。

第十七条本规定的解释权归公司办公室。

第三篇：公文管理规定

公文管理规定

为加强公司公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合公司工作实际，出台本规定。

一、党政机关公文种类

根据“条例”规定，公文种类分15种：

1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

12、批复。适用于答复下级机关请示事项。

13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

二、行文规则

行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。公司行文应遵循以下基本规则：

1、行文原则：实事求是、精干高效、集中统一、确有必要、注重效用。

2、行文权限：

（1）上行文。根据工作需要，行文单位可以直接向其股东单位、上级行政或业务主管部门行文。一般情况，不越级行文。

（2）平行文。公司根据业务关系和工作需要，可以向系统内其他同级单位和不同系统各单位间行文。

（3）下行文。根据隶属关系，公司可以对直属公司、控股公司、参股公司直接行文。

（4）联合行文。公司同级单位或公司同其它相应单位可以联合行文。

3、行文要求

（1）“请示”应一文一事和主送一个单位，需要同时送其他单位阅知的，应当用抄报（上行）、抄送（上行、平行）形式，但不得抄送下级单位。

（2）“报告”中不得夹带请示事项。（3）公文一般不直接报送领导同志个人。

4、公文排版和格式

公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上部分称为版头，包括：发文机关标志、发文字号、签发人等；公文首页红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上的部分称为主体，主要包括：公文标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，主要包括：抄送单位、印发单位和印发日期等。页码位于版心外。

公司公文一律使用A4纸张、左侧装订，采用3号仿宋字体排版；页边距设置为：左28mm，右26mm，上37mm，下35mm；每页22行，每行28个字。装订位置为两钉外钉眼距版面上下边缘各70mm处。发文字号在发文机关标识下空2行，居中排列，年号用六角括号括入；上行文的发文字号居左空1字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。标题在红色分隔线下方空2行位置，用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关名称在标题下空1行居左顶格位置。正文编排于主送机关名称下一行，使用3号仿宋体字。如有附件，在正

文下空1行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称首字对齐。如有附注，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

三、公文审批程序

公司公文采用逐级审批制度，按照行文程序的先后规定如下：

1、主办部门起草公文。主办部门根据工作需要，确需行文的，要依照公司公文管理规定起草公文主体内容，形成文件底稿，并在拟稿纸“拟稿”后签字，由部门负责人对文件底稿进行认真审核，重点审核发文的必要性、可行性以及是否已同有关方面协商一致等。对拟出台的规章和规范性文件，应当先行由相关会议进行合规性审核。部门负责人审核后在拟稿纸上签字确认。需要多部门会签的要先行会签。在拟稿纸上填明起稿日期、印制份数等要素后，送交办公室秘书，同时将文件主体内容电子文档发送给打印中心。

2、办公室秘书收到文件底稿后，要重点审核行文理由、依据，内容、格式、文字等，标注文件种类、密级等。

3、办公室秘书将审核后的文件底稿报文件主办部门的主管领导审批。

4、公司上行文件，要经公司主要负责人（董事长，总经理、党委书记）签批。

5、公司领导负责对文件内容进行总体把关，并签署明确意见。送审公文不符合规定的，退回行文单位重新起草。

四、文件制发

1、阅批后的文件底稿，由主办部门更正后发至打印中心排版、打印，由机要文书登记编号后，正式印发前通知主办部门再次审核校对。

2、主办部门校对无误后，打印正式文件，并到机要文书室盖章，同时将文件底稿和一份正式文件交机要文书存档。

3、主办单位将盖章生效后的文件按主送、抄送单位分发。

第四篇：公文管理规定

致TO ：各部门文号NO ：HRD007/1010

由FROM ：人力资源部日期DATE ：2010年10月29日 主题SJ ：酒店公文管理规定签批AP ：

会签部门TD：

一、目的：

1、提高公文质量和工作效率，保证信息及时准确传递；

2、实现酒店公文管理的规范化、制度化。

二、适用范围：

酒店全体员工。

三、制度内容：

（一）公文种类：

本酒店公文使用“红头文件”、“内部文件”、“内部通启”、“呈请书”等四种

行文格式。

1、“红头文件”主要用于酒店内部下发正式文件，如人事任命、表彰决定等，该行文由人力资源部负责拟稿、校对，加盖酒店公章，报总经理审批后统一下发。

2、“内部文件”主要用于酒店内部下发的规章制度，如管理办法、管理规定

等，该行文由相关部门按照统一文件格式、编号拟写文稿，报总经理审批后统一下发。

3、“内部通启”主要用于酒店内部的通知、通报等，如活动通知、质检通报

等，该行文由相关职能部门按照统一文件格式、编号，拟写文稿，报总经理审批后统一下发。

4、“呈请书”主要用于酒店各部门向上级领导上报的请示报告等，该行文由

相关部门根据工作需要按照统一文件格式、编号拟写文稿，报总经理审批后统一下发。

（二）行文规则：内部文件 restricted document1、行文应当确有必要，并注重效用，行文专题专用，一文一事。

2、行文一般以逐级行文为原则，并根据文件内容确定呈报和抄报的部门。

3、行文格式规范正确，文字简洁，力求准确，条理清晰，文号编写规范，避免重复。

（三）公文格式：（附电子版）

1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅；

2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅；

3、主题：简明扼要、高度概括；

4、日期：为文件的定稿上报审批日期；

5、文号：由部门英文缩写代码+序号+年份组成，如人力资源部2010年10

月的第1号“内部文件”“内部通启”“呈请书”表示为：“文号HRD：001/1010”。

（四）公文管理：

1、各部门应设专人负责公文的保管、立卷归档工作，并根据《酒店信息保

密制度》，履行借阅等手续，同时严禁将酒店的业务机密文件、资料内容泄露在外。

2、部门负责人对当日签收的文件及时进行传达、培训，并作为工作交接的一项重要内容。

3、人力资源部定期对文件的保管、培训及执行情况进行检查，对违反规定

者及学习执行不到位者进行考核处罚。

呈报：总经理

抄送：各部门

致TO ：文号NO ：

由FROM ：日期DATE ：

主题SJ ：签批AP ：

会签部门TD：内部文件 restricted document

酒店内部文件（规章、制度类）格式如下：

1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅；

2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅；

3、主题：简明扼要、高度概括；

4、日期：为文件的定稿上报审批日期；

5、文号：由部门英文缩写代码+序号+年份组成，如人力资源部2010年10

月下发的第1号内部文件表示为：“文号：HRD001/1010”。

呈报：总经理

抄送：各部门

钧瀚大酒店

内部通启

MEMORANDUM致TO ：文号NO ：

由FROM ：日期DATE ：

主题SJ ：签批AP ：

会签部门TD：酒店内部通启（通知、通报类）格式如下：

1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅；

2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅；

3、事由：简明扼要、高度概括；

4、日期：为文件的定稿上报审批日期；

5、文号：由部门英文缩写代码+年份+序号组成，如人力资源部2010年10

月下发的第1号内部通启表示为：“文号：HRD001/1010”。

签发（总经理）：

抄送：各部门

钧瀚大酒店

呈TO ：文号NO ：

由FROM ：日期DATE ：

事由RE ：签批人AP ：

呈请书 PETITION

酒店呈请书（请示、报告类）格式如下：

1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅；

2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅；

3、事宜：简明扼要、高度概括；

4、日期：为文件的定稿上报审批日期；

5、文号：由部门英文缩写代码+序号+年份组成，如人力资源部2010年10

月上报的第1号呈请书表示为：“文号：HRD001/1010”。

6、呈请事宜叙述完毕后，统一用“当否，敬请批示”。

呈报：总经理

抄送：相关部门

第五篇：公文管理规定

公文管理规定

公文管理规定

为了规范收、发文管理，提高办文效率，维护公司形象，特制订本规定。

一、职能部门

行政人事部是公司公文处理的管理部门。根据公文管理规定，总体负责和协调收、发文管理工作。

二、收文办理

1、由公文的承办部门进行收文登记，并由部门经理提出拟办意见送分管经理审定或送相关领导传阅。应在来文规定的时限办理完毕。

2、公文办理完毕后，应根据公司档案管理有关规定，及时整理、立卷，按规定要求归档。

三、发文办理

1、各部门拟写文稿，行文台头和落款一律书写单位全称；如有附件，应在正文之后，落款之前，最后写上日期；发文前要填写《发文签发单》，经部门经理签证后送交公司分管经理或总经理核稿、签发。

2、经签发的发文稿由行政人事部统一填写《发文登记表》、编上发文号，由拟稿部门负责打印，并做好校对、装订工作，然后送采购部盖章。

3、对外发文打印格式要求：

(1)打印在公司统一印制的红头发文纸上，第2页起使用普通A4纸；

(2)标题采用黑体，粗体，三号字，居中；

(3)正文采用仿宋体，四号字，两端对齐，一般每页面排22行，每行30字；

(4)行距采用1.3倍行距,字距采用“标准”字距；

公文管理规定

(5)标题与正文间隔一行；二页以上（包括二页）须标注页号，页号位于页面底端居中。

4、对内发文打印格式要求：

(1)正文按对外发文用纸和格式打印。

(2)具体内容或附件采用公司统一设置的具有公司标识页眉的A4纸打印： a.标题采用黑体，粗体，小三号字，居中；

b.正文采用仿宋体，小四号字，两端对齐，一般每页面排22行，每行35字； c.行距采用1.8倍行距,字距采用“标准”字距；

d.标题与正文间隔一行；二页以上（包括二页）须标注页号，页号位于页面底端居中。

5、发文除送达相关收文单位或部门外，须留存发文部门及行政人事部各一份。行政人事部要设立台帐，做好立卷工作。次年三月前按照《文成县迦美湖置业有限公司档案管理规定》的要求归档。

四、其他

1、本规定的解释权归行政人事部。

2、本规定自2013年9月9日起施行。