公司公文管理规定暂行[大全5篇]

第一篇：公司公文管理规定暂行

********** 有限公司

公文管理规定（暂行）

为了规范公司公文行文、程序及版式，使公文既统一、美观，又大方、得体，很好的体现**企业文化，彰显企业形象。根据集团相关文件规定，结合实际制订本规定：

一、适用范围：

本规定适用于**********有限公司与******总公司之间、集团公司***之间、其他外单位之间及公司内部各部门（项目部）、科室之间各类公文的起草、审核、传递、存档等管理。

二、公文的类别：

（一）按级别可将公文可分为：

1、一级公文

以公司名义起草、下发或上报的各类文件、会议纪要、函、通报、通知、报告、报表等，用以规范或代表全公司或跨多个部门利益行为的公文。2、二级公文

以部门名义起草、下发或上报的各类文件、会议纪要、函、通报、通知、报告、报表等，仅用以规范或代表某一个单一部门或某一特定范围利益行为的公文。

（二）按类别可将公文可分为：

1、函类（会知函或工作联系函）

适用于不相隶属部门之间互相商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。其中会知函常用于*****与涉外公司之间商洽及答复问题所用，工作联系函常用于*****与集团各委员会、****各部门、*****内部各部门之间询问、协调及答复问题所用。2、文件制度类

（1）公司正式文件执行“**********有限公司”唯一红字格式。文件字号为“***（×××年）××号”签发人为总经理。职能部门需要面向全公司或某一方面行文时，由各职能部门起草文件初稿，经分管班子成员审核后，报总经理审定签发，以“**********有限公司文件”行文。不经签发人签字一律不得下发、发放。

注：因工作需要，公司涉外与政府、行政事业单位之间的行文也执行“**********有限公司”红字格式。文件字号为“***文（或呈）（×××年）××号”签发人为总经理，不经签发人或授权专人签字一律不得对外传递、报送。

（2）部门或车间对内部人员的管理条例、细则，经部门或车间负责人签字后下发执行。3、会议纪要类

以“***（×××年）第×期”下发的公司纪要，仅限班子会议、月度生产经营总结会、总经理主持召开各类专题会议、主管班子成员主持召开的跨系统专题会议，不包括单个部门内部的部门会议。主管班子成员主持召开本系统的会议纪要以“**系统（×××年）第×期”形式下发。所有会议纪要必须要经会议主持人员（总经理或主管班子成员）签发后才能行文，同时必须报综合管理部统一编号下发。4、通报、通知类

（1）各部门为了表彰先进，批评错误，传达重要情况和上级有关重要精神，公布阶段性工作进展情况等，都可以起草“通报”、“简报”，但必须有主管班子成员签发。若通报、简报有奖励内容的，经主管班子成员签批同意后仍须报总经理签批同意后，报综合管理部统一编号下发。

（2）由总经理或主管班子成员安排的紧急工作，虽涉及面较小，但仍需各相关单位配合、执行时，或者各职能部门开展的涉及整个公司范围的工作时，均可以公司名义发文，由起草单位起草，经主管班子成员或总经理签字同意后，报综合管理部统一编号下发。5、报告申请类

申请、报告或请示上级领导或职能部门帮助、协调解决困难或批准事项的公文，原则上属于某个部门需要协调或管辖范围内的问题就署名该部门，但申请、报告或请示事项涉及整个公司，则可以以*****公司名义行文，逐级签批，但此类公文不以文件形式办理。

6、合同报表类

此类公文字体统一为宋体字，字号不做硬性要求，但必须严格按照商务合同或相关报表格式统一行文，但必须确保整体美观、大方、得体。7、其他类等

参照公文通用格式要求行文。

三、公文的要求

1、发放形式及范围

（1）*****公司文件、会议纪要、系统纪要、内容涉及人事、处罚、考核、决定、奖励的通报，以纸质和 OA 形式发送至*****总经理、*****班子成员、各部门（项目部）、科室（车间），必要时以 OA 形式发送至董事长、副董事长和相关委员会。下发后在公示栏内公示一周（如情况特殊按要求时间公示）。

（2）属正常工作安排的系统纪要，仅以 OA 形式发至相关单位。

（3）非公司文件字头的通知类公文，根据涉及内容情况，确定用纸质或 OA 形式发放。

（4）申请、汇报、报告类公文，根据内容要求送至相关单位。

备注：以上公文中的文件、纪要、通报在公文的下面注明主题词和发送范围：

主题词要求：突出体现公文核心的词语。如：《劳动纪律管理规定》文件的主题词就可以写为“纪律”、“规定”。

发送范围包含：“报送、抄报和发至”，报送是指：发文单位的上级主管部门、领导；抄报是指：发文单位的平级部门、相关领导；发至是指公文涉及的主要规范或要求的部门。

如：报送：*****领导班子成员

抄报：******领导班子成员

发至：各单位、各车间、各科室

2、拟稿、审核及编发

（1）坚持“谁管理、谁负责”的原则，即根据公司各单位职责分工，哪项业务由哪个单位管理，该公文就由哪个单位负责起草。

（2）文件的起草、审批、下发流程：

单位

授权人

起草人 相关部门 制度管理部门 主管班子成员 总经理 序号

A B C C

D E F 1

授权反馈意见审核否审核审核否

授权人授权起草人起草文件，文件起草人据此进行深入调研，在获得足够信息后开始起草文件，在文件初稿起草完毕后报授权人审核，授权人审核同意后，开始公开征求相关部门意见，相关部门根据各自情况反馈意见，起草部门的起草人根据反馈意见进行修改、完善，修改完善后再次报授权人审核，审核通过后报制度管理部门对格式、语法结构、文字进行审核、把关，通过后报主管班子成员审核，经主管班子成员审核通报后报总经理审批，审批通过后根据意见修改、完善，修改完毕后由制度管理部门盖章、编发。

（3）涉及专业性强、技术含量高的公文由拟发单位对公文的总体质量把关负责。制度管理部门仅对公文的格式、语法结构等常识性文字把关。

（4）凡需以公司名义上报的各种公文，拟稿单位在送总经理之前，先经把关、初审，符合要求的再报总经理审批、盖章、上报等。

3、公文档案管理

（1）以*****公司各类一级公文由综合管理部存档，存档时注意所有公文须留存最终电子档永久保存，同时定期做好备份和保密工作，如文件制度类、会议纪要类、请示报告类、其他特殊签批事项类等公文必须留存纸质最终版（签字）。每年出台的文件制度，由综合管理部制度管理科室在次年的元月 31 日前汇编成册并发至公司领导及各部门负责人。各单位根据管理需要，每年将自主制（修）订出台的各项规章制度，由本单位在次年元月 31 日前汇编成册，便于对照和查询。

（2）所有*****以公司名义或内部各部门之间传递纸质公文时必须实行“签收登记制度”，也即公文发放部门在发放时必须同时携带《公文发放、签收登记本》见附件一，接收部门在接到本文件时必须进行登记。

（3）必须加强档案的保密工作。档案室、资料室属于保密区域，非*****（或**集团）正式员工一律禁止进入；公司内部员工需要进入档案室、资料室查阅资料的必须有档案管理人员陪同，并经部门负责人及以上人员签字方可允许进入，且档案室管理人员必须有《档案资料借、查阅登记记录本》；需要借阅档案室、资料室资料时，必须经主管班子成员及以上人员签字同意方可借阅，但借阅人必须登记且不得带离公司范围之外，若因工作需要必须带离公司范围之外则必须经总经理签字同意，否则一律按泄密行为处理。

四、相关要求及考核

1、公文起草时应简洁明了、浅显易懂，严谨具体、操作性强，系统实用、便于考核。公文出现重大问题或与上级公文相冲突致使无法执行的，每个文件扣起草人2 分，连带部门负责人1 分。

2、公文起草、部门领导审核时间一般在 7 天内结束，公示时间不低于 3 天，每级审核时间最多不得超过 3 天。否则，每逾期一天罚责任单位或责任人 20 元。

五、本规定由综合管理部制/ / 修订、解释，总经理签批，自下发之日起发布，2014 年1 1 月 月 1 1 日起实施、生效。

附件一：文件发放、签收记录本

附件二：档案资料借、查阅登记记录本

附件三：各类公文格式及范本

二〇一三年十二月十二日

附件一：文件发放、签收记录本

公司文件发放、签收记录

编号：

序号

下发日期

文件编号

文件名

份数

签收人/ / 日期

备注

附件二：档案资料借、查阅登记记录本

档案资料借、查阅登记记录

编号：

序号

日期

资料编号

资料名称

份数

借阅人/ /时间

查阅人/ / 时间

归还时间

附件三：各类公文格式及范本1、通用格式要求：

所有公文统一要求，采用国际 A4 型（210mm×297mm），左侧装订，装订位置位于左侧边线 2mm，上下各 1/3 处；

公文文字从左至右横排；标题使用黑体二号字，居中，加粗；正文使用宋体四号字，除小标题加粗外，其他均不加粗，每一事项开头空两格；

全文行距设为固定值 22 磅，页面设置页边距上、下、左、右均为 2，页码位于页面底端，居中设置。

各类刊头字体要求：详见以下范本。2、具体范本如下：

（1 1）函类（会知函或工作联系函）

编号：年+月+日+序号

会知函（或工作联系函）

发函日期：×××年×月×日

发函

单位

公司或部门

接函

单位

对应公司或部门

经办

经手起草、传递的人员

接函人

对应公司或部门负责人

审核

负责审核的人员

接收人

接收函件的经手人员

（2 2）文件制度类：

* * * * * * * * * * 有 限 公 司 文 件

***（2013）XX 号

签发人：XXX

★

签发

负责批准签发的人员

抄送

单位

需同时传递的相关联部门

关于×××的函

×××公司（或单位或您）：

函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函的使用范围极广，使用频率极高，可谓公文中的“轻武器”。语言言简意赅，重点突出，一事一函。

特此函告

×××公司或部门（印章）

二〇××年××月××日

备注：

X XXX 规定（或制度、方案等）

XX………………………………………………

本文件由……部（小组）制/修订，自下发之日起发布，XX 月 XX 日起生效。

二〇一三年 XX 月 XX 日

主题词：*******

报送：***班子成员

抄报：**********有限公司班子成员、***办公室

发至：各部门、车间（科室）

（共印 XX 份，存档 2 份）

（3 3）会议纪要类：

会 议 纪 要

***（2013 3）第 X XX 期

X XX 月 月 X XX 日 日 X XX 会议纪要

X XX 月 月 X XX 日 …………………

主题词：*******

报送：*****班子成员

抄报：**********有限公司班子成员、*****办公室

发至：各部门（科室）、车间

（共印 XX 份，存档 2 份）

（4 4）通报通知（指非公司文件字头）类

A A、公司常用通报

通报

第 XX 期

（XX 部）

**********有限公司 XX 年 XX 月 XX 日

关于 X XXX 的通报

XX……………………………………………………………………………………………

主题词：*******

报送：**********有限公司班子成员

抄报：综合管理部、各部门

发至：各部门（科室）、车间

（共印 XX 份，存档 2 份）

或专题通报：

X XXX 部 部 X XX 专题通报

第 XX 期

**********有限公司 2013 年 XX 月 XX 日

关于 X XX 的通报

XXXX

XXX 部

2013 年 XX 月 XX 日

主题词：*******

报送：**********有限公司班子成员

抄报：综合管理部、各部门

发至：各部门（科室）、车间

（共印 XX 份，存档 2 份）

B B、通知（指非公司文件字头类）

通知

***（2013）第 XX 号

关于 X XXX 的通知

各部门、科室：

XX……………………

特此通知

XX 部（公司）

XX 年 XX 月 XX 日

（5 5）报告申请类

关于 X XXX 的报告（或申请）

公司领导（或 XX 部门）：

XXX………………………

特此申请

XXX 部（署名）

二〇一三年 XX 月 XX 日

（6 6）合同报表类：按统一的合同及报表格式

（7 7）其他类：遵照通用格式要求及公司其他有关规定。

第二篇：公司门禁管理(暂行)规定

天台与地下室门禁管理（暂行）规定

1、目的

防止夜间外来人员通过地下室和天台进入内场，同时控制广场无关人员随意进出，确保控制区域的安全管控。为加强天台和地下室门禁通行管理，规范门禁使用操作，有效确保公司管控安全，特制定本规定。

2、范围

本规定（暂行）适用于公司所有人员。

3、职责

3.1行政部为门禁证件审核部门。3.2商管部为门禁系统管理与维护部门。

4、内容

4.1门禁管理的要求和原则

4.1.1门禁感应卡，以下无特殊说明的，均以门禁卡统称。4.1.2门禁卡作为进出相关区域的有效识别证件，持卡人应妥善保管。4.1.3持卡人丢失门禁卡时，应主动向行政部报备，商管部根据行政部提供的数据注销丢失门禁卡的功能。

4.1.4门禁卡由行政部统一管理，统一发放给每一位具有相应权限的员工，每张门禁卡只能由本人使用，不得转让（借）他人使用或者几人合用一张卡。

4.1.5公司所有人员进入天台和从地下室的消防通道进入内场必须使用门禁卡：必须自己刷卡，严禁替人刷卡或委托他人刷卡。4.1.6持证人使用门禁卡，开启门后，应随手关门，确认门禁关闭后，方可离开，严格执行一人一卡一通行。

4.1.7外联施工单位员工需进入天台或从地下室的消防通道进入内场，由所属部门申请到行政部申领“临时门禁卡”，由商管部负责对“临时门禁卡”系统确认和开通。

4.1.8外联施工单位员工的“临时门禁卡”，使用中发生损坏或遗失，按“4.2.3”条款执行。4.2门禁卡的申办、注销和补办

4.2.1公司新进人员的门禁卡，由所在部门填写《门禁系统（卡）申请办理表》，上报行政部审核确认并发放，商管部进行开通。4.2.2持卡人辞退（职）、退休或其他原因离开公司时，由员工所属部门填写《门禁系统（卡）注销申请办理表》，上报行政部审核确认收回，在由商管部注销其功能。

4.2.3持卡人遗失时，应立即报告本部门，由部门填写《门禁卡补办申请办理表》，上报行政部审核确认并发放新门禁卡，在由商管部开通其功能。若员工遗失门禁卡，附遗失本人书面形式申请办理报告，并交纳门禁卡制作工本费（20元/张）

4.2.4持卡人使用中发现门禁卡有问题无法使用时，立即通知商管部，经检测确认无法使用的，持卡人到部门填写《门禁卡补办申请办理表》，上报行政部审核确认并更换新卡。5.3门禁的检查和维护

5.3.1持卡人在日常使用过程中，发现门禁系统有问题无法使用时，立即将情况上报部门，部门通知商管部进行维修。确认无法自行修理的，进行断电和通知维保单位上门维修。

5.3.2职能部门或人员在日常巡查过程中，发现门禁系统有问题无法使用时，立即将情况通知商管部进行维修。

5.3.3商管部接到报修故障后，进行确认和修复，在确认无法自行修理的，进行断电和通知维保单位上门维修。

5.3.5商管部负责制定定期设备巡查和保养计划，并根据计划进行检查和维护保养。

6、处罚

6.1持卡人未携带门禁卡，未主动进行登记强行通行的，按公司《员工手册》相关条款进行处罚。

6.2持卡人将门禁卡转让（借）他人使用的，按公司《员工手册》相关条款进行处罚。

6.3持卡人通过门禁后，未及时关闭门离开的，按公司《员工手册》相关条款进行处罚。

6.4凡人为造成门禁系统损坏的，由损坏人承担门禁系统的所有修理费用；或造成门禁系统无法修理的，承担门禁系统的一切费用。6.5凡恶意损坏门禁系统的，除承担门禁系统的一切费用外，将移送公安机关处理。

6.6外联施工单位员工如发生以上违规情况，视情节参照我公司相关条款进行处罚和处理。

6.7对发生以上行为部门人员，将对其所属部门进行月度绩效考核。

7、权利

7.1任何员工均有权对门禁违规使用情况向职能部门报告，经核实后，根据公司《员工手册》进行适当奖励。

7.2公司商管部对各部申报的门禁权限确认核实后，有权对申请的门禁区域进行授权和不授权。

7.3外联施工单位员工，均有权对门禁违规使用情况向职能部门报告。

9、本规定（暂行）由公司行政部负责解释。

第三篇：公司易货产品暂行管理规定

公司易货产品暂行管理规定

第一章总则

第一条为了进一步规范公司易货产品管理工作，保障易货产品有效地利用，强化内部控制，从而充分发挥易货产品在对外业务交往中的作用，特制定本规定。

第二条本办法所称易货产品指：经公司领导批准，各部门以项目、会议、劳务等形式换回的实物资产。由办公室为

各部门直接批量购置或定制的，专门用于对外公关工作或业务交往的纪念物品不包括在内。

第三条公司项目管理部、办公室和财务部为易货产品的管理和监督部门。项目管理部负责易货合同的审核与合同保管，办公室负责易货产品的实物管理，财务部负责对易货产品进行收入确认，并对整体管理流程进行监督。

第二章易货产品的形成、审核与执行

第四条原则上不采取易货交易的形式抵作财款。

第五条易货产品的形成要根据公司对外开展业务工作的需要，由相关部门提出，并形成正式合同与发票。

第六条项目管理部审核合同中易货产品的必要性和相关比例，经公司执行总裁批准后方可执行。

第七条公司确定易货产品合同执行后，由合同经办人和大客户部对应销售人员共同负责易货产品合同的履行。合同经办人和大客户部对应销售人员应在合同执行日期到达前即时提醒客户履行合同，向公司管理部门提交易货产品。

第八条易货的基本原则和要求

（1）易货应遵循“质优价廉”易货原则；

（2）易货产品需为与公司业务发展密切相关的产品；

（3）易货产品的价格不得高于市场当前价格的？%；

（4）易货产品的性价比要符合礼品赠送的要求；

第九条易货产品的比例和价值经项目管理部审核通过，财务部方做易货部门的收入确认之后，办公室方可办理入库手续。

第三章易货产品的验收与分类

第十条项目管理部、财务部、办公室共同负责对易货产品的验收。项目管理部负责核对易货产品的比例与价值确认；财务部负责易货产品相应票据的审核，确认账内、账外易货产品的类别，进行收入确认；办公室负责对易货产品的技术验收、数量核对与入库登记。

第十一条由办公室会同财务部对易货产品进行分类，划分固定资产与低值易耗品（礼品）的类别，分类入库。

第四章易货产品的保管

第十二条原则上易货产品均由办公室资产管理人员进行保管。

第十三条资产管理人员在易货产品交付后，在入库前应按合同验货，认真检查质量并清点数量，同时填制入库单，并进行电子记录。

第十四条公司在ftp上设办公室礼品库（包括易货产品）管理栏目共享，员工可在此栏目下查询公司库存的礼品（易货产品）种类和价格。

第十五条易货产品入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量和金额，领用人签名，做到账物相符。

第十六条公司员工领用易货产品按固定资产领用或礼品领用程序进行申领，资产保管人员将对申领、审批情况进行记录，通过审批的申请由资产管理人员将易货产品提交申请人。第十七条资产管理人员要每月定期对易货产品进行清点，将接收、保管、使用和处置情况进行统计，每年底时要进行一次全面盘点，并将盘点情况写出书面报告交办公室负责人，同时提交库存积压产品处置方案。

第五章易货产品的领取发放

第十八条易货产品的领取和发放必须履行审批手续，由经办人填写“公司礼品领用单”，注明领用人、领用用途、所属项目、合同号、单价、领用数量，由本部门负责人签字同意、报执行总裁签批后，方可到到资产管理人员处领取。

第十九条申请人领取礼品后因故未送出的礼品，要应及时退回办公室，由资产管理人员重新进行登记。

第六章易货产品的处置

第二十条办公室会同财务部门，每半年对库存易货产品的市场价格进行一次核定，重新对易货产品价值进行估值，以最大限度地提高易货产品的使用效率。领用部门将接新的产品价格进行领用与费用分摊。

第二十一条除作为固定资产使用和作为公司拓展业务赠送的礼品使用外，办公室会同财务部门和项目管理部每年年底对库存积压的产品做一次清理。

第二十二条清理产品分为变卖、赠送两类，清理方案报行政总监审核,执行总裁审批。第二十三条处置后的易货产品，由资产管理人员将清理结果报财务备案，并对易货产品库进行即时更新。

第七章附则

第二十四条本规定未尽事宜由办公室负责解释。

第二十五条本规定自发布之日起执

第四篇：公司考勤规定(暂行)

衡水富中达管道有限公司

考勤规定(暂行)

为规范公司筹备期间员工出勤情况，特制订本规定。

一、打卡

1、员工每天自行打卡记录上下班时间，时间为上午8:30--下午5:30.2、上班时间内因公或因私离厂的，要在《员工上班离开时间登记表》上注明离开时间和事由，并由部门主管签名同意。

3、因公外出或其它特殊情况未打卡的，可由部门主管核实报财办室补签。

二、休假

各员工休假须提前一天到财办室、车间办公室填写请假条，得到部门主管批准后方可请假；如因特殊情况未能按时请假，可电话向部门主管请假，正常上班后到财办室、车间办公室补办请假手续。

三、迟到、早退、旷工、自动离职。

（1）无故超过考勤规定上岗时间30分钟内到岗视为迟到，30分钟以上视为旷 工。

（2）上岗时间前5分钟到岗，保证到点能准时投入工作。

（3）连续旷工三次将视为自动离职。

财办室

2014年3月2日

第五篇：公司公文管理规定

公司公文管理规定

1总则

1.1 为提高公文处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司（以下简称公司）实际工作情况，特制定本规定。

1.2 公司综合管理部是公文的归口管理部门，负责建立健全公文工作制度，加强公文的统一协调与管理，按期进行汇总分析，保证公文处理工作高效运转。

1.3公司综合管理部配备文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强且具备有关专业知识。

1.4公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

1.5公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公文由综合管理部统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

1.6公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和布置公司工作的文件。有效文件分两类，一是有效的业务指导性文件，二是有效的工作安排性文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公文，是防止各级机构出现执行无效文件的主要措施。

2公文种类及使用范围

2.1 公司的公文种类主要有：命令（令）、决定、决议、通告、报告、请示、通知、通报、批复、函、会议纪要等。

2.2 各类公文使用范围

2.2.1命令（令）。

适用于采取重大或强制性措施嘉奖或惩戒管理权限内的有关人员；撤销分公司不适当的决定等。

2.2.2决定、决议。

对重要事项或重大行动做出的安排，用“决定”。

经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

2.2.3通告。

适用于在一定范围内向员工或者往来单位公布应当遵守或者需要知晓的事项。

2.2.4通知。

适用于发布规章制度（包括规定、办法、章程、规程、细则等）和措施；传达上级有关单位的指示；要求下级单位办理或者需要知晓的事项；转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；印发公司领导的讲话；人事任免事项等。

2.2.5通报。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

2.2.6报告。

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果。

2.2.7请示。

适用于向上级单位请求指示、批准的事项。

2.2.8批复。

适用于答复下级单位或相关单位的请示事项。

2.2.9函。

适用于平级单位之间或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。

2.2.10会议纪要。

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

2.3公司的公文类别主要包括：

2.3.1公司文件（格式一）。

公司的发字文件文种代号为“字[xxxx]xxx号”。

公司人事劳资配备单独发文字号，发文字号为“字[xxxx]xxx号”。

2.3.2公司批件（格式二）。

公司批件文种代号为“字[xxxx]xxx号”。

2.3.3公司函件（格式三）。

公司函件文种代号为“函字[xxxx]xxx号”。

2.3.4公司传真电报（格式四）。

公司传真电报文种代号为“传字[xxxx]xxx号”。

2.4“签报”作为内部文件，是各部门向公司主管领导请示或报告工作的一种形式。“签报”要纳入公文一体管理。“签报”必须由主办部门负责人亲笔签名。“签报”原件只报一份，交综合管理部登记编号后送公司主管领导批示，或由公司主管领导根据情况分送其他领导批示。公司领导批阅的原件由综合管理部登记、复印后将复印件退各部门（综合管理部保留原件，并存档），各部门须妥善保管，并按公司领导批示要求落实有关工作。

3公文格式和行文规则

3.1 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、收文单位标识、收文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、文件编号、印章、主题词、抄送单位、印发单位等部分组成。

3.1.1涉密公文应当根据密级分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”、“机密”还应当标明份数序号。公文是否定为密级文件由拟稿部门和综合管理部根据公文内容共同掌握。

3.1.2紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

3.1.3发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称。

3.1.4发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

3.1.5公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。

3.1.6主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位置于标题之下、正文之上，顶格排列。有些不便于在首页列出主送单位的公文，如决定、决议、会议纪要、法规性文件等，主送单位可以写在公文末页抄送单位之前。主送、抄送、内部发送单位一律用全称或规范的简称。

3.1.7公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

3.1.8公文除会议纪要外，应当加盖印章。

3.1.9公文成文日期以负责人签发日期为准。

3.1.10抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位；应当使用全称或规范化简称。

3.1.11公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

3.2公文行文要按照隶属关系和职权范围行文。一般不越级行文，因特殊情况，必须越级行文时，应同时抄送越过的机关。

3.3公司发文行文规则：

3.3.1凡是对公司外发文；公司发布指令、决定、决议；颁布规章制度、管理办法和操作规程等用**电字或**电函字。

3.4 上行文（报告、请示等），应根据内容写明主送单位，如需同时发送其他单位，还应写明抄送单位。“请示”应坚持一文一事，一般只写一个主送单位；“请示”不得抄送下级单位。

3.5 “报告”中不得夹带请示事项。

3.6 精简公文。对可发可不发的和能用电话、面谈等方式解决问题的事项，不要行文。

4发文办理

4.1发文办理是指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、核稿、签发、校对、印制、用印、登记、分发立卷、存档等程序。

4.2拟稿。拟稿一般按照职能部门分工负责的原则和日常工作程序，谁主管谁主办。涉及两个部门以上的事项，应以一个部门为主，与有关部门协商一致后再办理行文。

4.2.1草拟公文应当做到：

4.2.1.1符合党和国家的方针、政策、法律、法规和上级机关的有关规定。

4.2.1.2情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

4.2.1.3人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的字必须使用汉字外，其它应当使用阿拉伯数字。

4.2.1.4公文结构层次数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

4.2.1.5应当使用国家法定计量单位。

4.2.1.6公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

4.2.1.7公文呈批要按照“公司发文稿纸（见附件一）”要求，详细、准确填写有关内容。

4.2.1.8公文拟稿应采用A4纸型，同时必须提供电子版文件；会签、核稿、签发必须用钢笔、签字笔书写，签名应写清姓名、日期。

4.2.1.9对公司重大事项或涉及多个部门，又需有关部门配合解决的事项，主办部门应先征求相关部门意见，再签报主办部门的分管领导审阅，分管领导根据情况签署是否发文或提出处理意见。如公司主管领导批示发文，则由主办部门草拟文稿。

4.3公文审核。

4.3.1公文审核实行层层负责制。拟文部门负责人要严格把关，对所拟公文进行初审，对发文的必要性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责，并签名后送综合管理部。

4.3.2各类发文在送综合管理部后，由综合管理部负责核稿把关。

4.3.2.1核稿工作要求。审核文稿与已发文件的口径是否一致；审核文稿内容是否需要行文；审核文稿内容是否符合有关政策；审核文稿内容部门间的一致性；审核文稿中所提解决问题的意见、办法、措施是否切实可行；审核文稿格式是否符合有关规定，文字表达是否准确精练，专用术语和人名、地名、引文是否正确，标点使用是否正确，文字书写是否规范；审核公文主送、抄送单位，内部发送范围是否恰当等等。

4.3.2.2综合管理部预对文稿做大的改动，应征求主办部门的意见；对不合格的文稿，综合管理部有权退回拟稿部门进行修改。

4.3.2.3发文需会签的，应由拟文部门送有关部门会签后，再交综合管理部核稿。根据来文拟办的文稿，必须把来文原件附在文稿后。

4.4发文编号、打印、校对、盖章、分发。

4.4.1公文打印、编号由综合管理部负责。密级公文要指定专人打印，并根据先急后平、先上报后下发、先公文后资料的原则进行安排。急件随到随办。

4.4.2公文校对由拟稿人或拟稿部门负责。属于密级的公文和上报的各类报表均由经办人亲校，要求做到准确无误；校对人如发现原稿有问题时，应及时与有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动。

4.4.3公文盖章按《公司印章管理暂行办法》办理。

4.4.4公文分发。公文发放范围由拟稿人提出，公司相关领导审核确定。发放公文时要在《公司文件发放登记表》（见附件

一）上登记领用部门，并要求领用部门的经办人签名。凡发出的公文，要严格登记手续并进行编号、注明密级、邮寄地点、单位要书写准确，封闭要严密，绝密文件还要在封口处加盖封章。

4.5公文的更改。

4.5.1公文的更改应由文件原起草部门拟定文件修改稿或补充稿，经部门负责人审核，交综合管理部核稿后，报公司主管领导签发。

4.5.2文件修改稿或补充稿应在原文件受控范围内发放，即保证修改后的文件发放到所有拥有原文件及原文件复印件的各级机构和部门。

5收文处理

5.1公文收文一般包括分发、登记、拟办、批办、送阅（传阅）、承办、督办、立卷归档、销毁等程序。

5.2分发。凡署名公司的正式公文、会议文件、重要资料及信件，由综合管理部负责分发；署名部门的收件，由部门签收和处理；署名领导的收件，送交领导本人收处。

5.3登记。有关部门、单位的正式公文，领导参加的各种会议的文件，及有关部门的重要资料由综合管理部人员采用“收文登记表”对来文时间、单位、文号、标题、承办单位等进行登记，并填制“文件呈批阅办表”（见附件二）。

5.4拟办。综合管理部确定专人负责公文拟办工作。由综合管理部人员填制“文件呈批阅办表”后，即送拟办人提出拟办意见，经综合管理部负责人阅审后，由综合人员按拟办意见统一传送。拟办工作从收到公文起，一般不得超过二小时，拟办人不在时，直接送办公室领导阅处。急件和限时办理的公文，应随到随登记、随拟办、随送批、随送办。

5.4.1传阅卷由拟办人根据公司部门职责提出拟办意见，确定传阅顺序，经综合管理部负责人阅审后，由综合人员按拟办意见先送公司领导传阅，再送有关部门传阅。

5.4.2涉及两个以上部门处理的请示件公文，由主办部门提出处理意见，协办部门会签办理，再送主办部门公司主管领导批示；涉及公司发展的重大事项请示，由主办部门提出处理意见，协办部门会签后，先送主办部门公司主管领导、再送总经理批示。

5.5送阅（传阅）和处理。

5.5.1公文送阅的范围：公司领导、以及其他相关的阅文部门。

5.5.2公文传阅。综合人员要根据批办、送阅栏中签署的阅文公司领导和阅文部门，用送文方式进行传阅。上级有关重要文件及“绝密”、“机密”文件，应采取保密措施直接送总经理阅示。

5.5.3领导阅批公文和各部门在阅完公文后，均应在“文件呈批阅办表”有关栏目签上姓名和时间。

5.5.4公文要求处理的事项由主办部门办理，办完后应在“公文呈批阅办表”中写明处理结果。

5.5.5请示件公文主办部门必须明确提出处理意见，会签部门明确表示意见后报主办部门公司主管领导批示。

5.6立卷归档。收处的公文办结后，应将收文、文件呈批阅办表、办理结果的文件底稿立卷归档。

6公文的处理时限、承办和催办

6.1 公司综合管理部从收到文件到送阅的处理时限为一个工作日；对拟发文稿的处理，包括核稿、审核、公司领导阅批和打印发送，其时限一般为二个工作日。

6.2各部门的处理时限。对传阅件来文，传阅部门的处理时限一般为一个工作日；请示件来文，主办部门的阅办时限一般不超过二个工作日，会签部门的阅办时限一般不超过一个工作日。对转发的文件，直接转发的公文，主办部门的拟文时限为一个工作日；转发公文需研究相应措施，或结合本公司实际提出贯彻方案的，主办部门的拟文时限为二个工作日。上述公文处理，如有特殊情况可适当延长，但急件要随时处理。

7公文归档

7.1公文办结后，综合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有关的签报、批示等附属材料，按规定立卷归档。

7.2 分工立卷的具体方法。

7.2.1与外单位联合办理的公文，原件由主办单位立卷；

7.2.2本公司各类发文，以及以公司名义召开的会议文件，部门发文等文件的原稿、定稿、正本由综合管理部立卷。

7.3 部门公文材料立卷程序。

部门公文材料立卷程序包括：案卷类目的编制、文件的平时归卷。

7.3.1案卷类目的编制

各部门文书管理人员应根据本部门工作情况和任务，按照便于管理、查找、利用的原则制定本部门的案卷类目，对具有保存价值的文件及时收集、归档。

7.3.2文件的平时归卷

根据案卷类目的条款名称，为每一条款准备一个卷夹。文件处理完毕，立卷人员根据文件所针对的条款，归入有关卷夹内并在文件登记簿上注明文件存入的卷号，以备查找。

8公文管理

8.1秘密、机密文件、资料的复印件视同正式文件、资料，阅办后须按规定保管、立卷、归档或清退、销毁。

8.2公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

8.3不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合管理部负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

8.4工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，个人不得保存文件。

9附则

9.1本规定由公司综合管理部负责解释。