档案管理制度及流程(精)

第一篇：档案管理制度及流程(精)

内蒙古蒙东资源投资开发有限责任公司 档案管理制度 第一章总则

第一条为加强公司档案管理工作,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性、系统性,有效的保护和利用档案,更好的发挥档案的凭证与价值作用,根据《中华人民共和国档案法》及其他有关法律、法规的要求,结合公司实际,制定本制度。

第二条本制度中的档案是指公司及其工作人员在工作、社会活动中形成的反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件、图件、影音资料。

第三条档案是公司的宝贵财富,任何部门和个人不得将归档的文件材料据为己有。

第四条各类档案要按照集中统一的原则进行管理,各部门要按要求对档案进行系统地整理及归档。

第五条本制度适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。第二章档案的范围

第五条凡是反映公司工作活动,具有考查利用价值的文件材料均属归档范围,包括综合档案资料、业务档案资料、人事档案资料、财务档案资料等。

(一上级单位的资料

1.上级单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件资料。

2.上级单位颁发的有关公司主管业务的文件,以及需要贯彻执行的文件。

3.上级单位领导关于公司工作的重要指示、讲话、题词、照片和具有特殊保存价值的影音资料等材料。

(二公司的资料

1.公司内部职能活动形成的重要文件资料。包括但不限 于正式文件的签发稿、印发稿,会谈纪要,合同文本等。2.公司制定的工作条例、章程、制度等材料。3.公司财产、物资等交换的凭证、清册。

4.公司的大事记、年鉴,反映公司重要活动时间的简报、影音资料,荣誉证书,有纪念意义或凭证价值的实物等资料。

5.公司及出资企业日常生产、经营、管理活动中形成的专业技术等方面的资料。

6.公司员工的履历、鉴定(考核、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等人事资料。

7.公司及出资企业的财务报表、账簿、凭证等财务资料。(三下级单位的资料

1.下级单位报送的重要文件资料。

2.具有特殊保存价值的影音资料、实物资料等。第三章各部门职责 第六条行政事务部门职责:

(一负责公司级收发文、会议纪要、工作条例、章程、制度等材料以及行政事务本部门档案的集中管理。

(二建立健全公司档案管理制度,指导执行情况。

(三收集、整理、分类、鉴定、统计、保管部门的档案和其他资料。(四提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通。第七条其他各部门职责:(一各部门需指派专人负责整理归档本部门的档案,并负责在工作变动时,做好或协助移交工作。

(二负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。

(三财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。第八条各部门负责人:(一批准对自己部门资料或合同复印件的处置。(二负责对档案管理监督检查和审批。第四章工作程序 第九条档案资料的收集:(一各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同管理记录目录》。

(二各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理。1.归档范围:

电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同管理记录目录》,以便检索利用。

文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在文件/档案柜中。

2.档案借阅:(1借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》。借阅档案原件只限在公司内,不能带出;必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准。

(2档案外借一般只借复印件,需借原件者须经负责人批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏, 应立即报告直接上级。

(3借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续。

(4借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏。

3.档案销毁:(1对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写销毁申请,编制销毁目录,报部门负责人,经批准后方可销毁。

(2执行销毁任务时,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和部门负责人的批准手续文件,一并存档永久保存。

第五章档案归档细则

第十条档案归档内容:(一公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文。

(二公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件。

(三本公司与其他单位来往的文书及权益文书等。(四公司领导的批示、指示。

(五重要的会议材料,包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

(六反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等。(七公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报。(八本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料。(九本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料。

(十本公司发布的各类广告、宣传材料。

(十一本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(十二外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等所获得或形成的档案资料。

(十三财务档案资料。(十四各种实物档案。

(十五其他具有利用和保存价值的文件资料。第十一条档案资料的归档要求:(一归档的文件资料必须完整、真实、准确,如请示和批复,复印本和正式稿和附件等必须齐全。

(二一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要,原稿须由经办部

门保管。

(三声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版,在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

(四子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存,并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

(五各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等必须原件归档,并保持其完好无损。(六下列文件(含电子、声像资料等应在传阅、办理结束或取得后即时归档: 1.公司规定的密级文件。

2.重要文件,如政府批文、核准文件、证照等。3.合同、协议书等正本及过程资料。

4.公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料。5.其他认为需要即时归档的资料。第十二条档案的保管

(一档案按类别应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。

(二档案分类各级名称经确定后,应参照《档案分类编号表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

(三档案分类编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。

(四建立《档案目录》存于案卷盒内,便于查阅。附件:《文件(合同管理记录目录》 《文件档案移交目录》 《部门内部档案移交清单表》 《档案借阅登记表》 《档案分类编号表》 《受控文件清单表》 《档案目录》

档 案 交 接 登 记 表 移交时间 序号 题目 文号 移交单位/部门 形成日期 页数 保管期限 编制单位 备 注

移 交 目 录 记录编号: 日期： 序号 文件（合同）编号 标题名称 页数 原/复 备注 移交部门 收件部门 移交人 日期 日期 注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。

部门内部档案移交清单表 记录编号: 日期： 移交 性质 档案 类别 □离职 □调岗 □归档 档案所属 年 度 数量 短期 保管期限 永久 长期 合 计 移交说明 移交人： 接收

意见 接收人： 移交人（部门）经办人： 移交日期： 年 见证人： 注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。接收人（部门）经办人： 接收日期： 年 日期： 月 日 月 年 日 月 日

档 借阅部门 批准人（人员）案 借 阅 登 记 表 借阅日期 借阅档案名称及档案编号 密级 页数 归还日期 归还情况 收档人 备注

第二篇：公司档案管理制度及流程

公司文件档案管理制度及流程

一、目的

加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责

1、行政人事部：

1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案 的安全；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

3、各部门档案主管人员

1）负责部门档案的管理。

4、各部门负责人

1）负责对部门档案管理监督检查。

五、工作程序

1、档案资料的收集

1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制

部门《文件（合同）管理记录目录》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目

录》每季度向行政人事部移交。

a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月 10 日前。b)档案资料的标识

各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。c)档案资料的日常管理：

⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。

⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。

d)档案借阅

(1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须

当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘

抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

e)档案销毁

⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门 总经理批准，批准后方可销毁。

⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目

录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。

2、档案管理细则

1）档案资料的归档范围

⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

⑷公司领导的批示、指示等；

⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简

报、会议记录等；

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

⑺公司的各种工作计划、计划考核 / 总结、报告、统计报表及简报；

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；

⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；

⒀财务档案资料；

⒁各种实物档案；

⒂ 其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求

⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等

必须齐全。

⑵ 一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的

备份工作。

⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

4、档案资料的归档时间

⑴即时归档

下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

a)公司规定的密级文件；

b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等； c)合同、协议书等正本及过程资料；

d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料； e)其他认为需要即时归档的资料。⑵定期归档

a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部； b)部门每年 3 月底前归档上文件与资料，并移交公司行政人事部；⑶电子声像档案的归档

a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。c)每年 3 月底前必须向行政人事部移交上一的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

5、档案交接

⑴部门内档案交接

部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。

6、档案移交公司的流程

a)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

b)行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对； c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；

7、档案保管

⑴档案编号

a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

d)档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，任何部门和个人不得随意修改。

e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

8、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。

六、相关记录

1、《文件（合同）管理记录目录》

2、《文件档案移交目录》

3、《档案移交清单表》

4、《档案借阅审批单》

5、《档案分类编号表》

6、《档案管理流程》

组织实施修订。

文件（合同）管理记录目录记录编号 :

日期：

序号

文件（合同）编号

标

题

需抄送的相关部门

接 收 部 门

原 / 复

接收人

备

注

移交目录记录编号 :

日期：

序号 文件（合同）编号 标 题 名 称 页数 原 / 复 备 注

移交单位

收件单位

注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。移交人 日期

日期

记录编号 :

移交 性质 档案 类别

档案移交清单表

日期：

档案所属 年 度

□离职□调岗

□归档

保管期限

数量

永久

长期 短期

合

计

移交说明

接收意见

移交人（部门）经办人：

移交日期：

年

月见证人：

注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。日

移交人：

接收人：

接收人（部门）经办人：

接收日期： 年

日期：

年

月月

日

日

档案借阅审批单

记录编号 :

日期：

借阅部门

借阅人

借阅部门经理

总经理

副总 行政人事部 部门经理

使用目的

序 号 借 阅内 容 复印 借阅

备注

归还日期

档 案 目 录

卷宗号：

目录号： 立卷类目号

部门：

日期：

案卷顺序号 案卷标题 起止日期 卷内张数 保管期限 备注

档案分类编号表

LYJ+部门 +类别 +年份 +编号文件

部门

类别 行政 XZ

财务 CW

市场部

SC

客服部

KF

质量部

ZL

生产部

SC

电子 商务 DS

销售区域

XA;SB;HB;SX;HN

外发公文

WF

收到公文

SD

会议资料 HY 发展计划 JH 制度文件 ZD 合同协议 HT 月度文件

YD 财务档案 XZWF

XZSD

XZHY

XZJH

XZZD

XZHT

XZYD

——

——

——

——

——

——

——

——

CWHY

SCHY

KFHY

ZLHY

CWJH

SCJH

KFJH

ZLJH

CWZD

SCZD

KFZD

ZLZD

CWHT

SCHT

KFHT

ZLHT

CWYD

SCYD

KFYD ZLYD

CW+账目名称前两个字手写字母编写：例如成本————

——

SCHY

SCJH

SCZD

SCHT

SCYD

——

——

——

——

DSHY

例： XAHY

DSHY 例： XAJH

DSZD

例： XAZD

DSHT 例:XAHT-2016001

DSYD

例： XAYD

CWCB

档案管理流程：

相关部门 / 部门负责人

行政人事部

分管总监 / 总经理

执行相关 档案管理制度

建立、完善 档案管理制度

收集资料

鉴定

整理编目

立卷归档

配合完成监督

检查工作

对不符合项进行

整改

否

审核验收 是

保管利用

监督检查

完成检查报告

否

审核验收 是

第三篇：新公司档案管理制度流程

档案管理制度

一、定义

1.集团公司的档案管理由集团公司综合办具体承担。集团公司下属各单位的档案管理工作由各单位自行负责，其中各单位的基本档案除自行保存以外，需报集团公司档案室存档和管理。

2.档案管理工作流程包括一分类、二归档、三保管、四借阅及调用、五销毁共五个方面。

二、具体的管理流程如下：

（一）档案的分类： 1.基本档案

1.1 集团公司包括法人营业执照、开户许可证等。

1.2 集团公司设立登记、变更登记档案（公司历史沿革、设立及变更历次批准文件）。

1.3 集团公司章程（含历次修正案）。2.公司综合档案

2.1集团公司发布的各种标准、规章制度等。

2.2 企业的重大决议，包括由集团公司董事办及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

2.3 计划性文件，包括集团公司发展战略、经营规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

2.4 总结性文件，包括集团公司和月度工作总结、下属部门、公司的和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。2.5 批示性文件，包括集团公司各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及各类决定、命令、工作指示等。

2.6 凭证性文书材料，包括集团公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。

2.7 证件性文书资料，包括公司各类资质证书、企业和产品获得的各类荣誉证书和证明、集团公司主要领导人获得的各类荣誉等。2.8 汇报性文书资料，包括上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及集团公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料；

2.9 声像制品资料，包括集团公司在经营活动、重大庆典、企业文体活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。2.10 题赠性资料，包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。3.专业档案.3.1人事档案

3.1.1 职员基本材料，包括个人简历及证明、面试、录用、试用与转正。

3.1.2 劳动合同。

3.1.3 任免职、调岗调薪记录。3.1.4 考核与奖惩记录。3.1.5 考勤与工资福利发放。3.1.6 教育与培训记录。3.1.7 其他人事管理档案。

3.2 财务档案

3.2.1 历年帐册、凭证、报表、预算、审计、税务等会计档案。3.2.2 财产目录清单。3.2.3 财产所有权证。3.2.4 其他财产管理档案。

3.3 法律档案 3.3.1 各类合同原件。

3.3.2 各类案件的有关法律文书、行文。3.3.3 其他法律方面档案材料。

3.4 投资项目及工程档案 3.4.1 投资项目的论证材料； 3.4.2 实施项目的前期材料（两证一书等）及工程（含房地产开发）资料（勘察、设计、施工、竣工、验收等）。3.3.4.3 其他有关投资项目及工程的档案、材料。

3.5 购销业务档案

包括各类购销合同，有关收发货、收付款、信用证开证与议付、结汇与核销、开票、托运、财产保险、商检报关等凭证单据。

3.6 部门工作档案

3.6.1 各职能部门（包括检测、汽修、建筑、开发）在工作过程中所形成的各种统计报表、汇总记录及文件等。

（二）．归档 1.立卷归档要求

1.1 立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。

1.2 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

1.3 立卷以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

1.4 立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

1.5 归档的文件资料必须完整，底稿、正文和附件必须立在一起。

各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

1.6 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件。2.归档时间要求：

2.1 文书档案：每个季度，公司各职能部门及分公司将上一季度的需归档的文书材料整理报档案室归档。

2.2 会计档案：集团公司财务部负责整理立卷，自行保管三年后向档案室归档。

2.3 法律档案：在合同履行完成或案件处理完毕后及时归档。2.4 工程项目档案：工程项目前期手续办完后即将有关证书、材料原件及时归档。工程设计、施工阶段有关材料在工程竣工验收后两个月内整理归档。

2.5 音像档案：音像资料在形成并使用完毕后，及时归档。2.6 证书、重要文件等：在取得之后及时归档。

2.7 归档时，归档人员应将档案材料整理清楚，开列清单移交档案室专职档案员签收。

2.8 档案员负责催办及接收登记工作，对各部门或各公司不及时办理归档工作的，处罚责任人50元/项.次。

2.9 人事档案由集团公司人资部门负责管理，并另行制定管理细则。

（三）．档案的保管

1.档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。档案员对重要档案资料应重点保管，严防丢失、损坏等现象发生。3 档案保密要求

3.1 档案员要严守档案秘密，不得向任何人透露档案资料内容，严禁私自将档案资料携带外出。

3.2 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

3.3 有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经集团公司领导批准。档案室工作规定另行制定执行。3.4 有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经集团公司领导批准。

3.5 档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予经济处罚，直至依法追究刑事责任。

3.6 在职工作人员离职（或调离）时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能离职（调离）。档案管理员离职（或调离），应由综合办负责人监督办理，档案交接之后，方能离职（调离）。

（四）． 档案借阅、调用 借阅档案者需办理借阅登记审批，注明借阅档案的具体名称、用途。

财务档案、法律档案及涉及资金往来的原件，必须由相应部门负责人亲自借阅，借阅档案资料不得带出档案室。因工作需要复印档案资料者，需办理复印登记审批，由档案员负责复印后，提供复印件。因工作需要调用档案（原件）者，需办理调用登记审批，注明调用档案的具体名称、用途。外单位人员一律不允许借阅、调用、复印档案资料。借阅、调用的档案资料归还时，档案员应认真检查，并在登记表上注明归还情况，发现有丢失、损坏或被涂改等现象，应及时上报综合办处理。

（五）． 档案销毁

1.档案保存期限应按以下规定执行： 1.1 国家有关规定有明确的，按其规定执行；

1.2 反映公司沿革（包括有时延续关系的档案资料）及主要活动的档案资料永久保存；

1.3 其他档案材料由档案员每年提出销毁意见，综合办审核，报董事办审批后方可销毁。

1.4 销毁档案时，由档案员具体负责，综合办主任监督执行。销毁档案一般采用碎纸机粉碎或烧毁方式进行。销毁后应在档案目录上注明“已销毁”字样及销毁日期。

第四篇：公司档案管理制度及流程

公司档案管理制度及流程

一、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、职责

(一)办公室：

1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。2.建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4.负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。

5.提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。(二)其他各部门相关人员：

1.负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案；

3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；

四、工作程序

(一)档案资料的收集

1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。

2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每月向办公室移交。

3.档案资料的日常管理：

⑴ 公司的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

⑵ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。4.档案借阅： ⑴ 借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》，有部门经理签字同意后，经办公室主任核查后方可借出；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

5.档案销毁：

⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报办公室主任鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。

⑵执行销毁任务时，必须由办公室主任监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。

(二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围：

⑴ 公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

⑵ 公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、-1-计划、核准文件、证书等文件；

⑶ 公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；

⑷ 重要的会议材料全套文件以及会议形成的声像材料； ⑸ 公司及各部门的工作计划、总结、报告等；

⑹ 反映公司经营和管理的专业文件材料，如拍卖会资料及铺位合同等； ⑺ 财务档案资料；

⑻ 本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

⑼ 本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

⑽ 本公司发布的各类广告、宣传材料；

⑾ 本公司的历史沿革及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

⑿ 外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料； ⒀ 各种实物档案；

⒁ 其他具有利用和保存价值的文件资料。2.档案资料的归档要求

⑴ 归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。⑵ 一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，办公室以影印本归档。

⑶ 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

⑷ 子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。⑸ 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

3.档案资料的归档时间 ⑴ 即时归档

下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档： a)公司规定的密级文件；

b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等； c)合同、协议书等正本及过程资料； d)其他认为需要即时归档的资料。⑵ 定期归档

a)各部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案移交清单交办公室； b)各部门每年底归档上文件与资料，并移交公司办公室； ⑶ 电子声像档案的归档

a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c)每年底必须向办公室移交上一的所有归档电子文件数据集，办公室核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

4.档案交接

部门内档案交接：部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门经理核实无误后签字，办公室主任见证。

5.档案移交公司的流程

⑴ 经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

⑵ 办公室根据移交清单，查收案卷与文件，并与各部门每月提交的档案清单核对；

⑶ 档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；

-2-6.档案保管 ⑴ 档案编号

⑵ 档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

⑶ 档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

⑷ 档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

⑸ 档案分类及编号的增补、修订等由办公室结合工作和各部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

⑹ 建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

五、附则：本办法由公司办公室制定并负责解释。

第五篇：劳动合同及档案管理制度

陕西陕煤蒲白矿业有限公司制度

制度名称：制度编号：

劳动合同及档案管理制度

目 录

第一章

总

则……………………………………………3 第二章

劳动合同的签署…………………………………3 第三章 第四章 第五章 第六章

劳动合同的变更和解除…………………………4 劳动合同终止…………………………………..8 档案管理………………………………………..9 附

则…………………………………………..11

陕西陕煤蒲白矿业有限公司 劳动合同及档案管理制度

第一章 总

则

第一条 为了规范陕西陕煤蒲白矿业有限公司（以下简称“公司”）的劳动合同管理，指导劳动合同的签订工作，根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》和有关法律法规，并结合公司的实际情况，制定本管理制度。

第二条 适用范围

公司实行全员劳动合同制，员工均需与公司签订劳动合同，以明确双方的权利和义务，建立起合法的劳动关系。

第二章 劳动合同的签署

第三条 权限

（一）执行董事负责与其直接任命人员签订劳动合同。

（二）由公司法定代表人，或由公司法定代表人授权公司二级单位行政正职代表公司与除上条之外的人员签订劳动合同。

（三）劳动合同统一由人力资源部门组织签订和归档。

第四条 劳动合同文本统一由公司人力资源部制定并印刷，劳动合同必须经员工本人、法定代表人（或法定代表人书面授权的人）签字，并加盖单位公章方能生效。劳动合同自双方签字盖章时成立并生效；劳动合同对合同生效时间或条件另有约定的，从其约定。

第五条

劳动合同采用书面形式，一式两份，劳资双方签字盖章后，各执一份。

第六条 签订时间

（一）在新进员工办理完入职手续之后一个月内与员工订立劳动合同。

（二）新招聘的员工必须在出具能证明其与上一家用人单位解除劳动关系（若确实无法提供，至少应提交本人与其他单位不存在劳动关系的个人声明）后，公司方与之签订劳动合同。

第七条 签订劳动合同的期限

（一）原则上由公司和员工双方协商确定；对于执行董事直接任命人员的劳动合同期限由执行董事确定。

（二）续订劳动合同时，严格按劳动合同法规定情形执行。

（三）试用期的规定：劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限或无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。与本公司续订劳动合同的，不存在试用期。

（四）在本单位连续工作满10年以上的员工，可以与单位签订无固定期限的劳动合同。

第八条

公司关键岗位员工应在和公司签订劳动合同的同时签订《保密协议》。

第三章 劳动合同的变更和解除 第九条 双方协商一致可以变更劳动合同的内容，包括变更合同期限、工作岗位、劳动报酬、违约责任等。

第十条 员工试用期满要求提前解除劳动合同的，应提前三十日向公司人力资源部门书面提出，未提前通知的，公司可酌情要求员工赔偿因急辞工而给公司带来的损失，但最多不应超过员工月基本工资的30%。

第十一条 有下列情形之一，公司提前30天书面通知员工，可以解除劳动合同：

（一）员工患病或非因工负伤，医疗期满后，不能从事原工作，也不能从事公司另行安排的适当工作的；

（二）员工不能胜任工作，经过培训或调整工作岗位，仍不能胜任工作的；

（三）劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使原劳动合同无法履行，经协商不能达成协议的；

（四）单位开展业务活动发生严重困难，确需裁减人员的；

（五）法律、法规、规章规定的其他情形。

按照本规定解除劳动合同, 按国家及本省、市有关规定支付员工经济补偿金；未提前30天通知员工的，另多支付员工一个月工资的补偿金（代通知金）；依本条款第（一）项解除劳动合同，除依法支 付经济补偿金外，同时支付员工六个月工资的医疗补助费。患重病的增加50%，患绝症的增加100%。

第十二条员工有下列情形之一的，公司可以解除劳动合同，可以不支付员工经济补偿金。

（一）在试用期内被证明不符合录用条件的；

（二）严重违反劳动纪律或者公司规章制度的；

（三）严重失职，营私舞弊，对公司利益造成重大损害的；

（四）被依法追究刑事责任的；

（五）被劳动教养的；

（六）公司依法制定的奖惩制度中规定可以辞退的；

（七）法律、法规、规章规定的其他情形。

第十三条 员工有下列情形之一，单位不得依据本制度第21条的规定解除劳动合同：

（一）从事接触职业病危害作业的劳动者，因单位原因未进行离岗前职业健康检查，或者疑似职业病病人在诊断或者医学观察期间的；

（二）患职业病或因工负伤被确认完全丧失或部分丧失劳动能力的；

（三）患病或非因工负伤，在规定的医疗期内的；

（四）女职工在符合计划生育规定的孕期、产期、哺乳期内的；

（五）在本公司连续工作满十五年的，且距法定退休年龄不足五年的；

（六）法律、法规、规章规定的其他情形。

第十四条 单位与员工可以在劳动合同中约定违反劳动合同的违约责任，违约金的约定，遵循公平、合理的原则。

第十五条 员工违反法律规定或劳动合同的约定解除劳动合同，应赔偿公司下列损失：

（一）单位录用员工所支付的费用；

（二）单位为员工支付的培训费用，双方另有约定的按约定办理；

（三）对单位造成的直接经济损失；

（四）劳动合同约定的其他赔偿费用。

第十六条

非单位过错，员工提出解除劳动合同，应当提前30日以书面形式通知公司。知悉公司商业秘密的员工，劳动合同或保密协议对提前通知期另有约定的从其约定（不超过6个月）。

第十七条 员工自动离职，属于违法解除劳动合同，应当按规定赔偿公司的损失。第十八条

单位解除劳动合同，向员工出具《解除劳动合同通知书》，并在合同解除后3个工作日内办理解除劳动合同手续。

第十九条

经济补偿的支付标准按员工在公司的连续工作年限计算：每满一年，发给员工一个月工资；满半年不满一年的，按一年计发；不满半年的发给半个月工资。

第二十条 经济补偿金的月工资是指员工在劳动合同解除或终止前十二个月的平均工资，包括计时工资、计件工资、加班加点工资、奖金和工资性的补贴、津贴。

第四章

劳动合同终止

第二十一条

有下列情形之一，劳动合同终止：

（一）劳动合同期满，双方不再续订的；

（二）劳动合同约定的终止条件出现的；

（三）员工死亡或被人民法院宣告失踪、死亡的；

（四）单位依法解散、破产或者被撤销的；

（五）法律、法规、规章规定的其他情形。

按照

（一）、（二）、（三）项终止劳动合同，单位可以不支付员工经济补偿金；法律、法规、规章有特别规定的从其规定。

第二十二条

员工在规定的医疗期内，女职工在符合计划生育规定的孕期、产期和哺乳期内，劳动合同期满的，劳动合同的期限自动延续至医疗期、孕期、产期和哺乳期满为止（本制度第11条的情形除外）。

第二十三条

劳动合同期满需要续签劳动合同的，提前30天通知员工，并在30日内重新签订劳动合同；不再续签的，在合同期满前书面通知员工，向员工出具《终止劳动合同通知书》，并在合同期满后3个工作日内办理终止劳动合同手续。

第五章 档案管理

第二十四条

人力资源部门对所管理员工都要建立员工人事档案。管理人员档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。第二十五条 管理人员档案正本由历史地、全面地反映管理人员情况的材料构成。内容及其分类：

第一类 履历材料；

第二类 自传材料；

第三类 鉴定、考核、考察材料；

第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；

第五类 政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材 料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；

第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

第七类 奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）；

第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；

第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；

第十类 其他可供组织上参考的材料。

第二十六条 在职员工档案根据工作需要和管理权限由公司人力资源部和基层单位分级进行管理。

第二十七条 员工试用期满转正后，应及时到人事档案室办理档案调入手续，档案管理人员接收档案后应及时进行登记，并将档案回执及时退回原单位。

员工调出或辞职后，档案管理人员要及时办理档案转递手续。员工档案转递应密封，一般应通过机要交通转递，也可由组织指派专人传送，但不得由员工本人自带。

有关职能部门应及时将员工奖励材料、入党团的材料转交档案室存档。

第二十八条 员工档案一般不外借，特殊情况，经人力资源部门领导批准亦可借阅，但必须严格履行登记手续，按期归还。

查阅档案必须严格遵守保密制度，严禁涂改、圈划、拆换档案材料，不得向无关人员谈论或泄露档案内容，违犯者将视情节轻重，给予批评教育甚至纪律处分。

第六章

附

则

第二十九条 本办法由陕西陕煤蒲白矿业有限公司人力资源部负责解释。

第三十条 本制度自发布之日起执行。