采用档案软件进行档案管理的工作流程

第一篇：采用档案软件进行档案管理的工作流程

采用档案软件进行档案管理的工作流程

一、采用档案软件系统进行档案管理的流程： 1.制定房地产档案管理制度

1)划分需要归档的文件范围(见附件1)2)划分公司参与档案管理工作的部门 3)指定参与档案管理工作的各部门人员 4)制定公司档案分类方案

5)制定各类型档案的代码规则，档案号的生成规则 6)制定各部门和档案中心的档案搜集、登记制度 7)制定各部门向档案中心移交档案的制度

8)制定档案中心的档案整理规则、印章规则、装订规则 9)制定档案借阅制度、复印制度、打印制度。10)制定档案室工作制度和人员行为规范。

2.档案软件厂家根据房地产公司的档案管理制度，对档案软件（房地产档案管理系统）进行初始化设置，包括：设置分类，设置各个分类需要记录的字段，绘制档案清单的打印格式等，其他需要个性化设置的地方。（档案软件厂商会提供房地产档案的参考分类设置，但我们会考虑尽量贴近公司的实际状况。）

3.各个部门按房地产档案管理制度征集档案，有电子文件的需要同时搜集电子文件。

4.各个部门将自己部门的档案登记到档案软件的“部门预归档库”。输入档案记录到档案管理软件中，有电子文件的，同时传入电子文件。

5.一定时间段后，各个部门在档案系统中将“部门预归档库”打印成“档案文件清单”，并打印档案移交单。各部门同时将档案移交单、“档案文件清单”、档案纸质原件移交给档案中心。

6.档案中心签收移交单、档案纸质原件，并根据“档案文件清单”核对各个部门的“部门预归档库”。

7.档案中心整理部门预归档中的档案和一一对应的纸质档案： 1)在档案软件中调整归类。2)设置档案排列顺序。

3)批量对新的档案记录编件号，档案号，分配档案盒号。

4)根据在档案软件中编制的件号(如009)、档案号(WS-2007-009-001)、档案盒号(001)，将纸质档案按件号顺序放入档案盒，在档案盒上填写盒号(001)，及盒子背脊上需要填写的内容。在档案盒上贴盒内文件目录、备考表，放入档案柜，在档案柜上记下起止盒号。（如：第一个柜：盒号1——95，第二个柜：盒号96——188）8.整理完毕。9.档案调阅：

1)在档案管理软件中输入档案的某些关键字，档案系统会将包含这些关键字的档案搜索出来。有电子文件的话，就可以直接打开电子文件，查看档案具体内容。

2)若需要查看纸质档案，就根据搜索结果很快找到这份档案的档案号，盒号等，去档案柜取出档案。

二、档案的安全保护： 1.档案数据自身的安全: 每天每时进行自动档案数据库备份。2.保护档案不被泄露的方法：

a)调阅人身份控制，只有高级人员才能直接调阅档案。b)普通人借阅要通过审批。

c)调阅的电子档案不可被复制，不可被下载，不可被打印，不可被拷屏。保证档案不外泄。

d)只有最高级人员才有权利下载档案，打印档案，否则只能到档案室打印。

三、提高工作效率：

1.查找档案非常迅速。即找即有。2.不会漏找档案。

3.快速的进行各类档案编研，如编研某一项目所有档案，为领导决策提供参考。

4.进行各种档案统计、借阅统计、利用效果统计、部门档案完整性统计，为公司评估各个部门的工作提供了科学依据。

5.制定了规范的档案整理方式，全电脑操作，编制件号、盒号、档案号速度快。

6.不会出错，节省了反复核对的时间。

7.规范了档案管理流程，改变过去档案管理工作过依赖来某些个人的状况。将来档案室人员变动，也不会影响到全公司的正常工作。8.规范的档案管理软件操作，可以让新员工很快上手管理档案，提高新员工的工作效率。

9.公司高层通过监管各部门档案是否到位，可以评估各部门工作效率和工作成绩。

四、节省公司管理成本：

1.减少了档案管理人员的投入，用软件系统可以很少数人就把集团公司的档案管理工作抓起来。很多工作通过电脑来管理，严密又安全，快速又高效。

2.直接借阅电子档案文件，节省了找纸质档案的中间环节，节省了时间，可以大幅减少复印费用。

3.异地公司，物业管理处，或者出差人员，或建设方异地借阅工程文件、图纸文件等都可以网上操作，节省了打印费用，复印费用，物流费用，沟通成本，时间成本，其他间接成本。（当然这些档案只限于非高级机密文件）

4.直接对CAD电子图纸进行管理，确保安全的同时，公司不再需要额外购买文件安全控制软件，不再需要扫描大图，调阅图纸的用户也不需要安装CAD看图软件即可打开CAD档案，档案系统能对CAD图纸进行局部打印，需要哪块就打印哪块。节省了高昂的大图扫描费、大图复印费，大图打印费。

五、更多应用：

本档案系统不只是一个档案管理功能，它也是一套工程项目管理软件、部门文件资料管理软件，公司知识管理系统。我们可以利用本系统管理公司所有需要保存的文件，需要共享的文件，需要随时更新的文件，需要控制不要能外流、不能复制的文件，有远程访问需求的文件。不需再购买专门的工程项目管理软件等。------深圳博阳好易信息技术有限公司

第二篇：档案管理工作流程

合作市社会保险业务档案

建档工作流程

合作市人力资源与社会保障局为加强社会保险业务档案管理，确保社会保险业务档案的完整、准确、系统和有效利用，社会保险业务档案建档工作大致分为以下9个步骤：

第一步：确定文件材料的收集范围和划分保管期限

1、收集范围：社保机构档案收集范围主要是在社保机构办理养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险、生育保险过程中，直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像、数据等各种形式和载体的原始记录。

2、划分保管期限：社保业务档案的保管期限定为永久、定期两种，定期又分为10年、30年、50年、100年4类。

第二步：分类与组卷

1、分类：将归档文件按其险种结合管理方式分为九大类，即社会保险管理类（GL）、社会保险费征缴类(ZJ)、养老保险待遇类（YL）、失业保险待遇类(SB)、医疗保险待遇类(YB)、工伤保险待遇类(GS)、生育保险待遇类(SY)、社会保险业务统计报表类(TJ)、社会保险稽核监管(JH)。

2、组卷与排列：各种社保材料的组卷与排列，具体按照《甘肃省社会保险业务材料归档整理规则》办理。

第三步：装订及折叠

1、社保业务文件材料按“卷”装订。按办理业务环节流程中形成的文件材料依次排列装订。

2、去除铁质订书钉，不符合要求的纸张进行裱糊，不符合要求字迹进行复制，以文件左边线和下边线为基准，在距左边线1.5厘米、距上下边线4.5厘米处等分3孔，用棉线装订，在背面打结，要求结实、平整、美观。

第四步：编文件页码

给每“卷”归档文件材料编完整的页码。有文字和图表的页面算一页，页码编在右上角（背面有文字的编在左上角）。

第五步：编制档号

档号是有次序地固定档案的位置，便于档案的保管、检索、统计和利用。

档号编制的要求和方法：

编档号要根据全宗内社保业务档案分类有关的代字、代号确定档号的结构，其档号结构如下：

社保业务档案档号：全宗号－类别－－期限－案卷号

第六步：编制检索工具

社保业务档案的著录，使用计算机文件档案管理系统“案卷级档案管理”模块著录以下内容：

案卷题名、编制单位、案卷时间、页管期限、目录号、案卷号、全宗号、档号。

第七步：标注案卷皮

1、案卷皮封面的填写：档号：全宗号—类别——保管期限—案卷号。

2、案卷题名：既案卷标题

3、归卷单位：填写立档单位全称或规范简称。

4、起止日期：填写本卷档案文件形成的最早日期和最后日期。

5、“保管期限”填写本卷档案所划定的保管期限。

第八步：填写备考表

备考表：本卷情况说明（如文件缺损、修改、补充、复制、移出、销毁等情况），立卷人、立卷时间、检查人、检查人时间。

第九步：装盒（同一、同一类别、同一保管期限若干个卷可装入一盒中）

1、社会保险业务档案盒正面在案卷题名粘贴处粘贴案卷题名。

2、盒脊填写：、保管期限、类别、案卷号（大流水号）、盒号（大流水号）。

2013年3月9日

第三篇：档案管理工作流程

人事档案管理工作流程

人事档案是公司机密文件之一，妥善保管好人事档案能为公司高层提供准确的人力资源基础信息，同时又充分体现公司尊重人才、重视人才的核心思想，为确保档案管理工作严格、有序地进行，特制定本程序。公司人事档案的资料收集、增加、调阅及消毁均按本程序执行。

一 制作个人档案

个人档案由两个封套组成，外套是一个A4的挂快捞，内夹是米黄色硬纸夹，内夹中由各色分页纸分成六大类，每位新员工入职时所填写履历表，及其身份证、计生证、学历证书的复印件各一份，连同新员工入职通知书以附表<<存档标准>>的顺序依次整理，装订成档案。填写<<档案整理记录表>>并对已收齐的资料对应栏中打“√”。

二 个人档案的存放

所有个人档案应有序地存放在档案室的档案柜中，档案柜的号码与特定部门相对应，个人档案则按工号顺序存放在相应部门柜号的档案柜中。存放时先登记好<<档案索引卡>>，然后将档案夹按工号顺序由小至大，由内至外有序地放入相应的档案柜中。

三 资料变更

档案管理员在员工发生考核评估、部门内岗位异动、薪资调整等事项时，要及时将考核表异动单等的存根联放入档案中，并同时在封面的<<人事异动跟踪卡>>上反映；员工受到各种表彰或处罚时，档案管理员在接到相应的书面材料时及时归档，并在封面上填写<<奖惩记录汇总卡>>；遇员工发生个人资料变更时，也需同时填写<<个人资料变更跟踪卡>>。

四 保证员工人事档案材料齐全

如员工初次提供资料不完全，档案管理员也应按制作档案程序及时入档，但需定时（每周一次）按档案整理记录表中所缺项目向员工追索，登记并汇报最新情况。

五 人事档案的转移

员工发生部门之间的工作调动时，档案管理员将调动单归档后把该员工的档案由原部门调放至新部门所属档案柜中，并填写新部门的档案索引卡，旧部门索引卡中注明重新放置后的位置。

六 员工离职档案处理

员工离职后，档案管理员将离职执行单并其个人签字的收据一并放入其档案，由原档案柜抽出放置到相应的离职档案柜中，同时及时填写索引卡，注明档案放置地方及原因。七 确保人事档案完整性、正确性

档案管理员不定时随机抽选十份左右档案交由组内同事检查，以便发现错误及时改正。

八 借调档案规程

档案管理员要有高度的责任心，对档案管理做到耐心、细致、正确，遇有其他同事借调档案时，参阅CHIP－PAD－2002－0003号内部通告，其制定了人事档案管理的权限，如超出调阅权限则不以外借，如在权限之中，在借调档案时填写档案借阅登记表，并由借调人签字。每周日除集团主席外，任何人不得借调档案。

九 做好档案统计情况

档案管理员要清楚地知道人事档案的数量，统计人事档案材料的收集补充情况。

档案索引卡放在指定位置，统一管理，组内各人员都有义务小心保管。

附：本程序所涉及的几个表格解释 人事档案由两个封套组成，外套是一个A4的挂快捞，内夹是黄色硬纸夹，档案内由各色分页纸分成六大类，人事资料须按分类的规定装订入内夹中。档案整理记录表：

表中明确了制作整理档案所需的材料，其中履历表、身份证复印件、计生证复印件、健康证、评估表、转正通知、合同、培训跟踪表是制作整理档案的必须材料，对于履历表、身份证、计生证要严格审核其真实性。存档标准制订

规定了档案的制作顺序，公司的人事档案分为五大栏，制作档案的材料相应按顺序放入相关栏目内，在有相同类型的资料时，以离现时时间最近的放最上面，并且在该标准制订中强调了档案内所必要的档案材料。人事异动跟踪卡个人资料变更跟踪卡奖惩记录汇总卡

其三卡是粘贴于档案黄页封面内的跟踪卡，它正确及时地反映员工在职时间所发生的任何调薪异动奖惩事项，从员工入职起，员工的各种人事异动都在提供档案材料时相应在其三表中正确填写，做到表内所反映的信息和档案内材料相一致。

未尽事宜，请各同事提出改进建议，我们会做得更好。

第四篇：档案管理工作流程参考

档案管理工作流程

规章制度 加入时间：2009-4-8 17:37:19 访问量：20037

（一）立卷归档

1、文书档案

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将文书档案整理完毕——整理装订文书档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

2、会计档案

会计室兼职档案员按照规定整理会计档案——将整理完毕的会计档案移交所档案室——双方填写档案移交登记表——档案入库——由会计室兼职档案员将会计档案分类上架并管理会计档案柜的钥匙。

3、仪器档案

各科室购进万元以上的设备，由相关科室兼职档案员将设备的资料交所档案室---双方填写档案移交登记表——档案入库。

（二）借阅

1、本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——所长签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2、外单位人员查阅档案

查阅人到所档案室持单位介绍信申请借阅档案审批单——办公室主任审核——所长签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

3、查阅会议记录

查阅人到档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——分管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——必须在档案室查阅，不得外借，不准复印。

4、查阅各类档案（科研类、会计类、专题类等）

相关科室和课题组成员书面申请查阅(不能超越批准查阅的范围)——办公室主任审核——所长签字批准——档案室负责查找——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

（三）鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——向分管所领导汇报——档案鉴定小组（由分管领导、办公室主任、档案管理人员及相关科室业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关科室业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——分管领导签字批准——所长签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关科室办理销毁清册——档案室归档。

第五篇：档案管理工作

管理工作（25分）管理措施

（3分）

（1）学习、宣传、贯彻《档案法》及《档案法实施办法》，对档案工作有部署、有检查、有切实可行的考核办法、奖励措施。听汇报、实地考核，查看有关文件与原始记录

（2）机关档案工作已纳入机关工作计划或目标管理。

（3）机关档案工作已列入分客领导的岗位责任制，作为考绩内容。机构人员

（1）建立了与本机关档案工作任务相适应的综合档案机构。

（2）配备了与本机关档案工作任务相适应的档案人员。

（3）所配档案干部具有大专以上学识水平，经过市级以上档案专业五门主要课程的培训和业务培训。

（4）档案人员忠于职守、遵守纪律、熟悉业务。管理体制（3分）

（1）明确有1名机关领导分管档案工作；明确有1名机关综合部门负责人主管档案工作。

（2）对档案和档案工作实行了综合管理，即对本机关档案工作实行了统一领导、统一制度、统一标准；对本机关各种门类、各种载体的档案实体及资料实行了集中保管。

（3）建立了以机关档案综合管理机构为中心的档案管理网络。职能任务（7分）

（1）对本机关文书部门和业务部门形成的各种门类和载体的文件材料归档工作进行了指导和监督；并将文件材料的收集、归档工作列入了有关人员、部门的职责范围。

听汇报、实地考核，查看有关文件与原始记录

（2）对本机关所属单位的档案工作开展了正常的业务指导与监督工作，并取得了显著成绩。5 管理制度（5分）

制订了符合规范化的档案管理制度：立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制等制度。并得到落实。业务联系（3分）

（1）主动接受档案行政管理机关的指导与监督，切实改进本机关的档案工作。

（2）积极参加协作组活动，并较好地完成档案行政管理部门交办的任务。

二 保管设施（15分）用房（5分）

（1）有保管档案的专门库房。

2．5

现场考核

（2）档案库房安全适用，有防火、防盗、防鼠、防尘、防强光、防潮等措施。

2．52

装具（10分）

（1）有足够的档案柜、箱，并统一规范。

2．5

（2）配有温湿度计、消防器材、吸尘器、去湿机。

4．5

（3）档案库房和柜箱内配有防虫、防霉等药物。

三 业务建设（40分）立卷（16分）

（1）采取了与本机关工作相适应的立卷方法。现场考核，查看有关文件，抽查案卷（跨度较长）

（2）制订了本机关的档案分类类目、归档范围、保管期限表，并符合业务建设规范。2

（3）归档文件材料齐全、完整，归档率、完整率达95%。

（4）1986年来档案立卷质量基本符合《机关档案工作业务建设规范》要求：组卷合理，保管期限划分准确；案卷标题拟写准确；案卷封面按规定填写清楚；卷内文件排列有序；卷内目录清晰；备考表填写完整；装订结实整齐，装具统一规范。

（5）档案字迹材料基本符合国家有关规定的质量要求。

收集（4分）

（1）按期做好各种门类、各种载体档案的接收工作，对档案资料实行了集中保管。2 各类档案实体（人事档案除外）与目录未实行统一管理的酌情扣分。

（2）应归档保存的各种门类、各种载体档案的资料收集齐全，归档及时。

整理（8分）

（1）各类档案、资料均已整理编目、上架，并符合规范编制了目录号，无积存文件。4 现场考核

（2）已按机关档案、资料的内容和载体，制订了统一的、科学的分类方案。

（3）已按不同门类、载体和不同的保管期限分别排列，并做到规范、有序、方法一致。24

保管（7分）

（1）建立了全宗卷，卷内材料不少于三种；有档案资料存放示意图。

现场考核，查看有关原始资料

（2）测记库房温湿度正常，在高温、高湿季节采取了积极措施。

（3）档案基本无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀、鼠咬等现象，并开展了定期检查、有原始记录。

（4）对永长破损、褪色档案进行了修复或复制，并80%完成。

鉴定统计（3分）

（1）建立了档案鉴定工作制度，成立了鉴定小组，定期进行鉴定、销毁工作，手续完备。

1（2）档案的收进移出登记及时，统计数据准确，帐物相符，各类档案统计台帐齐全。1

查看有关文件、台帐，查看原始记录。

（3）准确编制档案工作情况统计年报，上报及时

移交（2分）

（1）按规定向档案馆及时移交档案、案卷质量符合进馆要求。

（2）档案人员工作变动时，交接制度健全、移交手续完备。

四

利用服务（20分）

检索工具（9分）

（1）按不同门类、不同保管期限，不同载体分别编制室藏全部档案的案卷目录。4

如编有其它简便适用的检索工具可予适当加分，计算机检索档案可加1分，加分不超过2分。

（2）永久、长期档案全部编制了全引目录或文件卡片。

（3）有文卷号索引，并有五种专题目录（索引）或卡片（三年以上）。

利用（5分）

（1）档案人员熟悉室藏，调卷迅速准确，四分钟内准确查到一份永久和长期档案。2

现场考核查看有关材料

（2）有档案资料查借阅和利用效果登记簿，并坚持做好利用效果收集工作。

（3）编有利用事例汇编。

编研（6分）

编有：（1）全宗指南；（2）组织沿革；（3）发文汇编；（4）基础数据汇编；（5）专题汇编；

（6）机关历年大事记。

如编定了有衫价值，能反映本单位特色的可以适当加分；加分不超过2

中华人民共和国档案法

第一章 总 则

第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。

第二条 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。

第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。

第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用，第二章 档案机构及其职责

第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。

县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。

乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

第八条 中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。

第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。

第三章 档案的管理

第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。