如何编制职位说明书（★）

第一篇：如何编制职位说明书

如何编制职位说明书

如何编制职位说明书

职位说明书（Job descriptions，亦称工作描述或职位说明书）是工作分析（Job analysis）的结果之一。

通过职位说明书，可以明确得到任职者的信息，如报告关系、工作总目的、升迁和降级渠道、职级等级、薪酬等级、主要责任、权力、义务、任务、工作环境和工作条件等。

与职位说明书密切相关的是职位规范（Job Specification，亦叫工作规范），它说明什么类型的人能够胜任本职位工作，主要内容包括：职位名称、知识要求、能力要求、素质要求、技能要求、身体条件要求、职业道德要求等等。

将工作描述和职位规范结合在一起，便于操作，这种结合体称为职位说明书。

为什么要编制职位说明书？它有什么作用呢？

职位说明书是企业人力资源管理的基础文件，也是人力资源管理的重要信息来源，而且职位分析设计也是人力资源管理中比较难做的工作之一。

一、对编制人员的要求

1、编制工作者（人力资源部门的工作人员）需要有必要的专业知识和专业经验。

2、有较强的文字表达能力和分析能力，能够将工作规范准确地用文字表达清晰。

3、职位说明书不可能单独由人力资源部门完成，它必须与职位所在部门共同描述。

4、编制人员必须随着工作条件、任务要求、职位调整与合并等变化而适时对职位说明书进行变动。

5、编制人员必须真正了解职位所涉及的工作范围、要求、流程和工艺等基本要素。

二、职位说明书的主要作用：

组织作用：确定本职位工作在组织中的地位，是本职位人员及其相关人员明确在本职位工作的目的、作用。

招募与选拔作用：使人力资源管理部门依据本职位说明书的条件，对本职位人员的具体要求，甄选该岗位的工作人员，便于熟悉与掌握选拔和用人的条件。

契约规范作用：使企业在人员选拔与任用上，有据可依，公平、公正、透明，以免引起内部纠纷和法律诉讼，也是本职位人员依照工作内容和职责有所遵循。

绩效管理作用：提供了设置岗位目标的基本构架，为企业进行全面绩效管理提供重要衡量标准。薪酬管理作用：职位说明书是企业进行工作评价与分级的重要工具，通过对工作进行评价与分级，可衡量每个工作岗位对企业的贡献，从而为薪酬的级档确定提供参考。

培训作用：职位说明书中必须明确提出岗位对知识、技能、经验和能力的要求，如果新招聘或现岗人员不具备职位说明书上所列要求，人力资源部门和所在岗位部门就要提出相应培训计划。

三、职位说明书的格式与内容

职位说明书的格式根据企业不同需要，而格式有别。有的采用事件或任务罗列式，将职位的主要责任与任务按主次一一列出；有的采用因素归类法，把职位的责、权、利及任职条件分成几大因素进行归类描述。职位说明书大体上涵盖以下内容：

*职位基本信息，也称工作标识。包括职位名称、所在部门、直接上级、管辖下属部门、定员、部门编码、职位编码、薪金等次、职位批准人等。

*工作目标与职责。重点描述从事该职位的工作所要达到的工作目标，以及该职位的主要职责和权限等。*工作内容。这是职位说明书最重要的内容，应该详细描述本职位所从事的具体工作，并全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作。包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。还可以将工作中需要的工作环境和条件、工具设备等进行描述。

工作内容应该从主要工作、重要工作开始，到此重要工作逐一列出。

*个人必备的工作能力和专业技能、证书。主要反映从事该职位应具有的技术能力和水平，为某些职位对专业技能要求较高，没有此项专业技能就无法开展工作。比如作“投资部主管”，如果没有证券、财务会计等相关基础知识以及国家金融政策法规知识，就根本无法开展工作。而相比之下另一些职位则对某些能力要求更为明确，比如“市场部主管”职位，要求有较强的公关能力、语言表达能力等。

*适应该职位的教育背景。从事该职位目前应具备的最低学历要求。在确定教育背景时应考虑，如果让一位新员工担任本职工作，他应该具备什么学历，而不一定是当前在职员工的学历。

*工作时间特征。要反映出该职位通常表现的工作时间特征。例如，在流水线上可能需要三班倒；在高科技企业需要经常加班；销售人员经常要出差，一般管理人员则要正常上下班等。

*工作经历。反映该职位之前，应具有的最起码的工作经验要求。一般包括两个方面，一是专业经历要求，即相关的知识经验背景；二是可能需要的是本组织内部的工作经历要求，尤其针对组织中的中、高层管理职位，在担任这些管理职位之前，通常要求再组织其它职位上工作过或对其他职位的工作有一定了解，才可能胜任该职位。

*公司为该职位提供的工作条件和环境、装备。为了保证该职位能够顺利工作，公司提供的物质装备和较好的工作环境条件。

*工作完成结果及建议考核标准。反映该职位完成的标准，以及如何根据完成工作情况，进行考核。具体内容通常与该组织的考核制度相结合。

*专门培训。反映从事该职位前，应进行的基本专业培训，否则将不允许上岗或不能胜任工作。具体是指导员工在具备了教育水平、工作经历、技能要求之后，还必须经过哪些方面的培训。

*体能要求。对体力劳动型的工作，这项非常重要。要求身体条件必须要适应本职位工作要求。

四、职位分析的工作方法

职位分析法，也就是指收集信息和分析本职位的相关信息的方法。企业在实际运用中可以结合自身特点自行定制和修改，以下是几种比较常用的职位分析方法。

1、观察法。观察法是职位分析人员在工作现场，通过对员工实际工作过程进行观察，用文字或图表形式记录本职位在一个阶段的工作内容、形式、程序和方法，获取必要的工作信息，并通过对信息的比较、分析、汇总等方式，得出职务分析成果的方法。并依据观察对象的工作周期和阶段性的不同，观察法具体可分为字节观察法、阶段性观察法。

（1）直接观察法。职务分析人员直接对员工工作的全过程进行观察。直接观察法适用于工作周期短的职务。如每天在重复一个简单的工作职位。例如：城市公交车驾驶员，他在自己线路上每出车一趟就是一个周期，职位分析人员可以随车进行直接观察并记录这个过程。

（2）阶段观察法。企业内部有些职位的工作具有较长的周期性，如董事会秘书工作，每年的不同周期可能会有着不同的工作内容，为了能完整地观察到员工的所有工作，必须相应于工作的每一个阶段进行观察。

观察法适用于大量标准化、周期短和以体力劳动为主或事务性较强的工作，对体力工作者和事务性工作者，如搬运员、操作员、文秘等职位进行观察分析较为适用。但对脑力劳动为主的工作、不确定因素较多的工作，就不适用观察法。比如企业高层职位，工作内容大多属于心理、思想活动过程，需要运用分析能力和创造性思维，观察法对其几乎是没有作用，或作用很小。

（3）问卷调查法。这是职位分析比较常用的一种方法，就是采用问卷收集职务分析所需要的资料信息。问卷大多是要求调查对象对有关的内容、工作特征和工作人员特征的重要和频率评定等级。如：“轻、较轻、一般、较重、重”或“偶尔、经常、很频繁”等。问卷法币观察法速度快，节省时间和人力；分析的样本量可以很大，可以对很多职务同时进行分析；分析的资料可以数量化，便于统计和分析。

问卷法适用于脑力劳动、管理职位或工作不确定因素很大的员工，比如软件设计人员、行政经理等。（4）访谈法。也称采访法，即通过职位分析人员与任职员工面对面的交谈来收集职位信息资料的方法。这对一些不可能通过观察来了解的工作，或通过分析人员亲自实践来体会的工作尤其适用，如果企业高层职位获高级技术职位的工作分析。

访谈法的特点是操作比较简单，及时发现新情况，可控性强。

其他还有工作实践法、工作日志法等，在此不再一一论述。

五、职位分析的工作步骤

职位分析的工作步骤、程序的描述是多种多样的，我们应该从企业实际操作运用的角度出发，进行职位分析。较为常用的步骤大致有五个阶段：准备阶段、设计阶段、信息收集、信息分析阶段和结果表达阶段。其步骤就是：准备---设计--信息收集--信息分析--结果表达

（一）准备阶段。准备阶段是职位分析的第一阶段。这一阶段工作的步骤是：

（1）确定职位分析的目的；

（2）确定职位分析的工作范围；

（3）报批工作方案与向员工宣传的方式；

（4）组建工作班子。

1、确定职位分析的目的。在企业管理中，解决不同的管理问题所需要的信息及其组合各部相同。职位

分析信息对于不同目的的需求也是不一样的。因此，进行职位分析功，首先要明确设定想做什么？要解决哪方面的问题？做到什么程度？怎样去做？这样才能使整个工作有章有序，有的放矢。

2、确定职位分析的工作范围。为了避免多余的工作量并确保信息的质量，要限定信息收集范围。事先根据工作目的确定所需信息搜集的种类与范围。一般来说职位分析的信息类型有以下几个方面：

（1）职位的工作任务内容；

（2）职位在工作中使用的工具设备与辅助设施；

（3）工作条件；

（4）本职位任职资格的要求。

3、报批工作方案与宣传工作的方式。职位分析工作作为企业管理的一项正式的和重要的工作，必须得到企业决策者的批准，并要取得企业内部各部门的合作。

（1）上报初步设想方案。由人力资源部门负责，上述工作确定后，人力资源部门要拟订初步工作设想方案，得到决策者同意并审批。经过批准后才能正式开展工作。

（2）宣传解释。职位分析工作涉及面广，工作计划获得批准后，要向有关部门及人员进行宣传，将职位分析的作用作出详细、清楚的解释，以获得支持和配合。

4、组建工作班子。职位分析工作量大、时间长，而且人员素质水平要求高，企业一般的做法是聘请职务分析专家或在企业内挑选有知识、能力等素质较好的员工组成职位分析工作小组。

（二）设计阶段

准备工作完成后，就可以进入职位分析的具体工作计划和方案设计阶段，制定详细的职位分析实施时间表，编写具体的“职务分析计划方案”的工作步骤是：

1、选择分析的样本。要从工作岗位的重要性、完成任务性的难度、工作内容变化三个方面确定职位分析的样本。职位分析的样本包括：

*关键的职务；

*工作难度大，知识技能要求高的职务；

*工作内容发生变化，原来制定的职务描述出现差异的职务；

*企业新设置的工作岗位。

2、选择信息来源。

信息的来源有很多种，选择的目的是寻找可信度最高的来源，避免信息失真。例如，不要在任何任职人员中提取有关工作负荷、薪酬待遇等方面的信息，因为切身利益的关系，分析对象往往会夸大自己工作的重要性。选择的原则就是不要从可能有利害关系的来源提取信息。

3、设计信息收集方式与实施内容

根据职务分析的目的要求，确定采用那一种或多种结合的信息收集方法，并设计出具体的职务分析实施内容。企业操作中较多采用问卷调查法和访谈法，此处以这两种方法为例加以说明。

（1）问卷调查法设计。

就是编写一份详细的问卷调查表，也可称为“职务分析调查表”。调查表一般说来要能够比较全面的反映出该职务的工作内容、工作职责、职务任职资格等内容。但企业实际操作中，可根据确定的职务分析信息收集的种类与范围而有所侧重。

（2）访谈法设计。

也就是拟出一个有效和完整的“访谈提纲”，访谈提纲的内容和职务分析调查表的内容基本相同。

4、编写职务分析工作计划

工作计划的内容包括：职务分析工作的时间安排实施分析的职位名称和任职员工的人数、分析人员数和所需条件、分析过程的责任划分等。

（三）信息收集阶段

这一阶段是按前述步骤所规定的范围和方法收集信息。仍以问卷调查法和访谈法为例介绍收集阶段的工作的步骤。

1、问卷调查法工作步骤

（1）操作步骤

*事先需征得样本员工直接上级的同意，尽量获取直接上级的支持；

*向样本员工讲解职务分析的意义，并说明填写调查表的注意事项；

*鼓励样本员工消除顾虑，真实客观的填写问卷调查表；

*职务分析人员随时解答样本员工填写问卷时提出的问题。

*样本员工填写完毕后，职务分析人员要检查是否有漏填、误填等：

*发现问卷填写有疑问，职务分析人员应该立即向样本员工提问；

*问卷填写检查无误后，信息收集工作完成。

（2）访谈法工作步骤

*事先需征得样本员工直接上级的同意，尽量获取直接上级的支持；

*向样本员工讲解职务分析的意义，并介绍访谈的大体内容：

*鼓励样本员工真实、客观地回答问题；

*职务分析人员按照面谈提纲的顺序。由浅至深地进行提问：

*营造轻松的气氛，使样本员工畅所欲言；

*控制谈话内容，防止样本员工跑题；

*做谈话记录时注意不要影响样本员工的谈话；

*访谈结束时，让样本员工查看并认可谈话记录：

*访谈记录检查无误后，完成信息收集工作。

除了上述两种信息收集方法外，还要注意其他方法对企业的适用度。此外还可以收集企业的组织结构图、工作流程图、设备维修记录等原始资料，尤其是以前的职位说明书，这都是职位分析的重要信息来源。

（四）信息分析阶段

1、这一阶段是将收集到的信息进行统计、分析研究、归类。信息分析的内容包括：

（1）基本信息分析：对职务名称、所属部门、职务等级等的分析。

（2）工作活动和工作程序分析：对工作任务、职责范围、工作设备及工具、工作流程、工作关系、管理状态等的分析。

（3）工作环境分析：对工作场所、工作安全环境、工一时间、劳动强度等的分析。

（4）生理素质分析：对体能要求、健康状况、感觉器司的灵敏性等的分析。

（5）综合素质分析：对语言表达能力、合作能力、进取心、职业道德素质、人际交往能力、团队合作能力、性格、气质、兴趣等的分析。

2、操作步骤

（1）根据职务分析的目的确定分析项目；

（2）求取样本员工直属上级的帮助，确保所收集的信息没有疑问；

（3）结合企业以前的职位分析资料和同行业同职位的相关职务分析资料，对信息分析归类。

（五）结果表达阶段

这一阶段的工作是将前一阶段的分析结果用文字的形式表达出来，使其成为可以使用的管理文件——职务说明书。

1、职务说明书的构成职位说明书由两大部分组成：职务描述和职务规范(也可称为职务说明与职务资格要求)。职务描述要具体说明从事某一职务工作的活动特点、环境特点和任职特点；而职位规范则是要说明从事某一职务工作的人员必须具备的生理要求和心理要求。

2、职位说明书编写步骤

结果表达阶段的工作主要是编写职描述和职位规范。具体步骤如下：

（1）职务分析人员以职务分析的成果为依据，编写职务描述和职务规范的初稿；

（2）与样本员工、样本员工上级、企业高层管理人员讨论职务描述和职务规范的具体内容；

（3）确定试行稿；

（4）试行期使用无误后确定为正式文件。

职位说明书是企业管理工作中的一项基础工具，主要目的是为了更好地激励员工，创造一个公平、公正、合理的机制，充分发挥员工的主观能动性。

职位说明书就是让员工知道他们在企业需要做什么？做到什么程度？工作的得好坏会使不同的结果，并根据自己的职位作出符合企业发展的目标和成绩。因此职位说明书要通俗易懂，条理明晰，具体细致，便于操作和执行。

第二篇：《职位说明书》编制细则

《职位说明书》编制细则

第一章

第一条 部门名称

部门名称填写到二级部门或部室。第二条 职位基本信息

一、职位名称

各部门要结合部门实际进行填写，一般情况下，具有领导职能的职位名称的命名方法为：部门名称+职务。如：财务部部长，XX队队长，对填写岗位名称时遇到的特殊情况，请及时与公司人力资源部联系。

二、编号

编号由公司统一编制，请暂不填写。

三、隶属部门

隶属部门指本职位所在的部门名称。如人力资源部经理岗位，隶属部门为“人力资源部”； 客户服务中心餐饮部服务员岗位，隶属部门为“客户服务中心餐饮部”不能只填“客户服务中心”或“餐饮部”。

四、职级 以岗位评价归级确定的岗位等级为准，待岗位归级后由人力资源部统一填写。

五、定员 根据岗位职责和工作要求，按照精简高效的原则，由各部门提出科学的岗位定员，公司人力资源部进行审定。

六、职等 以岗位评价归级后确定对应的职位等级为准，待确定后由人力资源部统一填写。

《职位说明书》的编制内容

七、所属职类 由人力资源部统一公司职类后进行统一填写。

八、编制日期 统一填写“2013-5-31”

九、批准日期 带公司统一审批后由人力资源部统一填写 第三条 职责综述

职责综述是指本职位存在的目的和意义，填写工作的基本内容、工作目标和特征，要求用最简练的语言进行描述。第四条 工作关系

指该岗位在组织中的位置及其与内外部客户的关系，用图表形式表示。

第五条 岗位职责(一)岗位职责的主要内容

1、本岗位承担的职责对应的必备工作内容；

2、根据“上级岗位”岗位说明书中的工作内容分解落实到本岗位需要完成的具体工作项目和内容；

3、注意与下级岗位工作内容的关联性，如:①对“下级岗位”工作内容和职责的督促落实；②对“下级岗位”制定相应的量化考核标准并检查实施；③完成或组织所属岗位员工完成上级交办的临时工作等；

（二）撰写岗位职责的要求

岗位职责要简洁、明了，让每个人，即使是没见过这种工作的人，也可以看懂并知道做什么、如何做以及这样做的原因。为了实现这一要求，撰写岗位职责时要求：

1、用主动性的功能动词描述职责和任务。

职务层级不同，管理的权限就不一样，因此在描述其职责任务时使用的功能性动词应有所区别。可参考附件职位说明书编写的120个功能性动词。

2、使用专业术语

尽可能避免含义模糊的术语，用一些可以明确表达工作步骤的术语组成短语。

3、尽可能从数量上进行描述。

4、注意岗位工作职责的排序，其最简单的方法是按时间顺序，或者按产品制作过程排列，以便以一种逻辑的、可以理解的方式表达工作。

第六条 工作权限

根据该岗位应负的责任，所赋予的相应工作权限 第七条 关键考核指标

关键考核指标主要是指本岗位工作达到何种标准可保证基本工作要求，填写要求是：

（一）能够涵盖本岗位应完成的工作任务和应达到的标准。

（二）尽量用量化指标描述，要写清晰指标应达到的标准或范围（动态考核的指标）；对一些无法衡量的工作行为，写明要求达到的程度。

（三）要能够与上级岗位的考核指标相衔接。

（四）要与“岗位职责”密切联系，但不必一一对应。

（五）关键绩效考核指标由上级主管确定。

（六）填写时关键绩效考核指标在前。第八条 任职资格

指对在本岗位就职人员应具备的基本条件（最低要求）。

一、教育背景

指任职本岗位人员的学历、专业及培训经历等进行描述，专业性要求较强岗位一定要填写专业要求，专业性不很强岗位可以填写“不限”或“无要求”。

二、工作经历

指能够正常履行本岗位工作职责所应具备的本行业、本专业、本岗位工作经验或专业工作年限。

三、知识与技能

知识与技能是指在本岗位就职员工所应具备的特定技能、证书和其它知识，如外语、计算机以及文字能力、语言表达能力、组织能力、沟通协调能力、公关能力、会计证、特殊工种从业资格证（一般要注明应达到的等级和取得何种证书）等。

指本岗位上岗人员应具备和取得的相关专业技术、职业技能等级资格。

四、基本素质

在撰写这个方面的内容时，需要考虑工作岗位的基本要求。可从以下几个方面进行填写：

1、需要掌握的政策法规。描述时可以分为：了解、掌握、熟悉、精通4个等级。如，对于人力资源管理人员应该要求其熟悉涉及人力资源管理方面的法律与政策。

2、需要掌握的工作规章，如，企业管理制度、技术操作规程、工作流程等内容。

3、个人品质。个人品质主要是指岗位对任职者身体素质、心智能力的要求。其内容包括：一是能力的描写，如独立判断能力、决策能力、计划/规划能力、组织协调能力、人事管理能力、指导能力、控制能力、预算编制与决算能力等；二是个人心理特质的要求。如正直、纪律性、韧性、主动性、自信、服务意识、人际理解、灵活性、诚实、责任感、保密意识等；三是身体素质等其他素质要求。

五、其他要求

指本岗位工作对任职员工的性别、年龄、身高等特殊需求。

1、性别 是指特殊岗位工作对拟上岗人员的性别要求。如只适用男性工作就填写“男”；如只适用女性工作就填写“女”；如男性最好，女性亦可，就填写“男>女”；如女性最好，男性亦可就填写“男<女”；如无性别要求就填写“不限”。

2、年龄 是有特定要求的工作岗位对拟上岗人员的最宽年龄要求。

第九条 岗位发展

指岗位晋升的方向及路径 第十条 工作环境

工作环境主要描述岗位工作环境中能够对员工心理、身体发生特

殊作用的影响因素。

第二章 《岗位说明书》的编制规则

第十一条 《岗位说明书》的编制要求

《岗位说明书》的编制内容必须以国家有关法律法规和本部门现行规章为基础，并以本单位现行岗位职责、岗位工作要求等相关文件为依据进行编写、修订。

以下情况发生时，要进行岗位说明书的编制或修订，新编制或修订的《岗位说明书》应及时报送公司人力资源部备案。

1、当新的工作产生的时候;

2、当工作由于新技术、新方法、新工艺或新系统的产生而发生重要变化时；

3、由于企业战略调整使组织架构、工作内容、性质发生变化时；

4、本单位有关规章制度重新修订，对工作要求发生变化时； 第十二条 编制职位说明书的流程

一、召开部门讨论会。主要任务是明确部门职责、梳理部门业务流程、明确部门岗位设置、优化人—职匹配、确定岗位数目和岗位职责。各部门可按上述要求自行组织讨论会。

二、部门负责人与岗位任职者面谈。主要任务是双方就工作职责和考核指标达成一致。面谈可以分级授权进行。

三、初拟岗位说明书。主要任务是形成岗位说明书草案。岗位说明书一般由岗位任职者自己填写。

四、审核、批准。主要任务是经过审核、修改，形成完整、信息真实的文档材料。岗位说明书应由本岗位的直接上级主管审核，公司人力资源部复合并有公司总经理审批。

五、各部门存档，实行动态优化并报公司人力资源部备案。第十三条 《岗位说明书》编制修订权责

一、公司人力资源部负责提出《岗位说明书》编制修订的基本要求、使用办法以及涉及统一标准的管理问题。

二、公司各部门主管负责组织推动本部门职位说明书的梳理与编写，《岗位说明书》一般应由本岗位人员初拟，各部门负责人审核，报人力资源部复审并报公司总经理审批备案。

三、各部门岗位说明书应根据本部门的发展、员工结构的变动以及本部门实际工作需要及时修订、完善和补充。

人力资源部 2013年5月31日

第三篇：编制职位说明书培训教材

职位说明书培训教材

一、术语解释：

1.任务：为实现某明确目的所从事的具体活动，如销售人员出售产品就是一项任务。

2.职责：工作中所承担的一项或多项相关人物组成的活动。如销售职责包括市场调查、产品介绍、出售产品、售后服务等多项任务。

3.职位：在有效时间内，组织中由特定人员所承担的一项或多项职责的集合。在一定时间内，职位与工人人员是一一对应的，也就是说，只要是组织的员工就有其相应的职位。

4.工作：一组职责相应的职位的集合。由于企业规模和结构不同，可由一个或多个同职位的这从事某项工作，也可由一个在职者兼数职

5.职业：不同时间、不同地点，内容相似的一系列工作的总称。如律师、医生、教师、工人等。“工作”和“职业”的区别在于其界定的范围不同，“工作”的概念仅在组织内，“职业”是跨组织的。

6.工作分析：将组织中所有的工作，按其性质任务的难易程度、责任的大小进行分析、比较，并根据一定的标准和程序归类，以作为报酬、奖罚、晋升的基本的依据。

7.工作关系：在工作中，上、下级之间以及同级别的工作者之间的关系。包括监督关系、汇报关系以及同事之间的关系。

8、职位说明书定义：是关于工作是什么以及工作任职者具备什么资格的一种书面文件。这种信息包括两部分，即职位描述（关于工作任职者实际在做什么、如何做以及在什么条件下做的一种书面文件）和工作规范（关于工作执行人为了圆满完成工作所必须具备的知识、能力和技术）

二、职位说明书内容：包括工作标识；工作概述；工作联系、职责与任务；工作权限；工作绩效标准；工作条件；工作规范。

1、工作标识，包括：名称、部门、汇报关系和工作编写

2、工作概述 ：又叫工作综述。它应是描述工作的总体性质，因此职列出其主要功能或活动即可，在工作概述中应力图避免出现如“执行需要完成的其他任务”这样笼统的描述

3、工作联系：工作联系说明工作承担者组织内以及组织外的其他人之间的联系情况。

4、职责与任务：重点描述从事改职位的工作所需完成或达到的工作目标，以及该职位的主要职责，并准词汇是：负责、确保、保证等。

5、工作权限。界定工作承担者的权限范围，包括决策的权限、对其他人实施监督的权限及经费预算的权限。

6、工作绩效标准：说明企业期望员工在执行说明书中的每一项任务是所达到的标准是什么样的7、工作条件：列明工作中所包含的一般条件，比如温度、噪音水平、光线强度等。有的还要标明特殊的工作环境，如高山、露天场等

8、工作规范：是指任职者从事工作缩影具备的知识和能力，即任职资格。它主要关心专业与学历（文化程度及所学专业）、年龄、相关经历（经历与经验）、品性、能力、基本技能、知识要求、其他特殊条件等方面。

三、职位说明书编制准则

1、逻辑性：以符合逻辑的顺序来组织工作职责。一般的组织工作职责的次序是按照各项职位的重要程度和所花费任职者的时间多少进行排列，将重要的职责和花费任职者较多时间的职责放在前面，将次要的职责、花费任职者较少时间的职责放在后面。

2、准确性：

1)职位说明书应当清楚的说明职位的工作情况，描述要准确，语言要精炼，一岗一书，不能雷同，不能“千岗一面”“一岗概全”；

2)尽量避免选用最专业化的词汇来表示，如工作种类；复杂程度；技能要求程度；可能出现的部门的标准化程度；责任的程度与类型等

3)当遇到技术性的问题时，应尽量转化成较为通俗的语言。在运用表示动的词汇，如分析、搜集、召集、计划、分解、引导、运输、转交、维持、监督以及推荐等时，力图写明其标准，避免用词含糊

4)组织中较低职位的任务最为具体，而较高层次的职位则处理涉及面更广一些的问题。

3、实用性：任务明确好上岗，职责明确易考核，资格明确好培训，层次清楚能评价。应标明各项

职责所出现的频率。表示各项职责出现的频率高低可通过完成各项职责的时间所占比重来表示。因此，可以在各项工作职责旁边加上一项，表明各项职责在总的职责中所占的百分比，4、完整性：指在编写职位说明书的程序上要保证其全面性。职位说明书的编写一般有现责人员自我描述，主管领导审定，专家撰写主要职位，人力资源部及其它部门工作人员协助完成其他工作描述。

5、统一性：文件格式统一，可参照典型工作说明书编写样本

四、易出现的问题：

1、功能错位：在谈及岗位描述时，很多企业都能捧出厚厚一叠的文案，但细读后，就会发现，他们并不是岗位说明书，而仅仅是岗位职责制。企业的岗位职责制并不是岗位说明书。岗位职责制侧

重于岗位任职人应该完成的职责，并不能全面反映岗位的信息，并没有其行为或工作活动的结果。但是岗位说明书则全面反映了岗位和岗位任职人的全面信息。

2、职责交叉：为适应外部竞争环境，许多企业以团队来设计工作任务，即同一项工作任务需要几个部门或几个岗位共同完成，这就出现了职责交叉。正确地处理职责交叉有助于发挥协作效应，取长补短，提高工作效率。但很多企业在撰写岗位说明书时对这些职责交叉的工作没有明确各岗位的职责权限，以及对工作结果应承担的责任，反而导致工作中岗位职责不清、多头领导，工作中出现问题各部门间又互相推诿，降低了工作的效率。例如某企业，其员工福利工作在人力资源部由薪酬及福利主管负责，在后勤部由福利管理员负责，那么，当新员工对公司福利制度不了解时，他究竟应该找人力资源部还是应该找后勤部的福利管理员咨询呢？

3、职责重叠：在企业的实际中，对于工作任务性质相同、工作任务量较大的工作，有的岗位不可避免会出现了一岗多人的现象。在岗位描述时是否只需编制一份岗位说明书呢？很多企业在描述此类岗位时，采取了简单的一刀切的方法，归纳出该岗位的共同特征，定义了岗位的共同要求，却忽视了该岗位的不同任职者之间工作任务的差别，以及由此导致的对任职人资格的差异，这显然是一种不可取的方法。如果是对岗位进行描述，应该采取“一岗一份”描述书的方式，每个任职人持有一份。目前不少企业在开展工作分析工作时，却混淆了“工作”和“岗位”这两个概念。

4、闭门造车：目前，不少企业已经认识到岗位说明书的作用，纷纷在企业开展工作分析的工作。但编写出来的岗位说明书却未真正起作用。有的企业在追求管理科学化、现代化对工作分析缺乏正确认识的情况下，就盲目随大流，要各个岗位上的任职人自己编写岗位说明书；有的企业，由人力资源部自己闭门造车，使描述脱离本企业的实际，尤其是对任职人资格的界定缺乏客观的标准，结果使岗位说明书无法在实际工作中使用，成为案头摆设，只好被束之高阁。

5、不成体系：岗位说明书编写的过程，其实是对企业业务流程重新认识的过程。一套科学、规范的岗位说明书能对企业的各项工作及人力资源管理的其他工作提供依据。但是，不少企业的岗位描述都有不完整、夸大职责或缩小职责、任职资格主观性强等问题。有的为了节约成本，甚至只对关键岗位或部门进行岗位描述，导致后续的岗位评价、招聘等工作缺乏客观、统一的尺度，科学的人力资源管理工作也无从谈起。

五、编制用语：

使用规范用语：标准的职位职责描述格式应是“动词+宾语+结果”。动词选择可参照职位职责动词使用规范表；宾语表示该项任务的对象，即工作任务的内容；结果表示完成此项工作所要实现的目标，可用“确保、保证、争取、推动、促进”等词语连接。例如人力资源部长负责人力资源战略的工作，可描述为“负责组织制定人力资源战略和人力资源规划，保证为公司的发展战略提供有效的人力资源支持”

职位职责动词使用规范

六、如何科学、规范地编写岗位说明书

1、高层的支持和认可

在开展岗位说明书编写工作之前，人力资源经理一定要和相关的高层领导进行讨论，明确规范岗位职责的意义、正确定位岗位说明书的编写工作，取得领导对岗位职责“变革”的理解和支持，并保证在岗位说明书的实施过程中，高层领导能率先树立岗位责任意识，对各项工作实行归口管理，改变原来自由随意的管理风格。

2、员工的参与和配合企业在编写岗位说明书时，各部门的主管以及员工应该参与人力资源部，要为其各个部门提供编写技术的培训、指导和审核。尤其是做好充分的准备工作，给员工宣讲制定岗位说明书的意义和说明书中各项内容的含义。对现行人员配置达不到或者远超出企业要求的现象，企业应向员工解释其原因，打消他们的各种思想疑虑，保持企业的稳定发展。

3、逐步分层实施

在编制岗位说明书之前，必须进行认真的工作分析和调查，了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级的关系、对内对外的联系、任职资格等因素。在实际操作中，可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法取得具体的资料。

岗位的职责应为部门职责的分解，部门的各项职责应在岗位的职责中得以体现，即“人人有事做，事事有人做”。部门职责是界定岗位职责的基础，因此界定岗位职责的第一步是界定部门的职责。其次，将部门职责分解到部门的各个岗位，明确各岗位之间的分工关系。这一过程也可作为企业定员定编的依据。根据任务量和工作的要求，应将部门的工作任务合理地分解到具体的岗位，确定部门的岗位设置和人员安排，并明确部门内各岗位的岗位职责。特别是对“一岗多人”的情况，运用规范的语言明晰地确定各岗位在此项工作中要承担的责任。如某公司的财务部门的职责包括以下要项：会计核算、资金管理、预算管理、成本管理、财务分析等（见部门职责分配图）。

4、使用规范用语

规范岗位说明书的描述方式和用语关系到岗位说明书的质量，因此这一工作不容小觑。标准的岗位职责描述格式应是“动词+宾语+结果”。动词的选择可参照岗位职责动词使用规范表；宾语表示该项任务的对象，即工作任务的内容，结果表示通过此项工作的完成要实现的目标，可用“确保、保证、争取、推动、促进”等词语连接。例如人力资源部部长负责人力资源战略工作可描述为“负责组织制定人力资源战略和人力资源规划，保证为公司的发展战略提供有效的人力资源支持”。

5、建立动态管理机制

岗位说明书管理工作相当重要，行业的发展、企业的变革会给岗位提出不同的要求。因此企业编写出规范的岗位说明书后，人力资源部应建立岗位说明书的动态管理制度，由专人负责管理更新。目前，我国很多企业已开始注重这一问题。如联想集团甚至规定每半年对岗位说明书修正一次。

第四篇：职位说明书

办公室职位说明书

本职位在分管局长领导下进行工作：

1、协助领导对局机关人员贯彻执行党和国家的各项方针、政策及港口工作的法律、法规，以及局党组决议和重要工作部署的督查工作，负责组织协调机关日常工作；

2、负责机关工作人员的管理、培训、考核、录用、调配、职务任免、奖惩；

3、组织研究制定局机关管理制度及时监督检查管理制度的执行情况；

4、负责机关和直属单位领导班子建设工作；

5、负责办理人大建议、政协提案等工作；

6、负责落实局党组会议、办公会和局务会的安排工作，以及局领导赋予的其他任务。工作标准：

1、正确贯彻执行党和国家的各项方针、政策和法律、法规，保质保量地完成各项工作；

2、围绕局工作重点，积极为局领导出谋划策，当好领导助手；

3、工作严肃认真，实事求是，原则性强；

4、办公室人员分工明确、超前计划、组织严密，各项工作落实及时、到位、准确。所需知识能力：

1、具有本科以上学历，具有一定的政策理论水平，掌握党和国家的有关路线、方针、政策，掌握港口、口岸工作的政策法规；

2、具有一定的政策管理水平，熟悉全市的港口、口岸工作情况；

3、具有较强的综合协调能力、调查分析能力；

4、有一定的工作经验。转任和升迁方向：

1、可升任高一级职务；

2、可转任其他同级职务；

3、可由同级职务人员转任或下一级领导职务人员升任。

职位名称：办公室副主任 目标管理、群团、接待、后勤管理、人大、政协提案、职工培训 职位代码： 工作项目：

1、负责局目标管理及项目推进工作；

2、负责有关会议的组织、筹备、接待工作；

3、协助办公室主任做好工会、妇联、共青团、计划生育、老干部等工作；

4、负责后勤工作人员的管理；

5、指导港口及口岸相关行业协会工作；

6、协助办公室主任办理人大建议、政协提案；

7、负责组织局机关及直属单位的职工教育培训工作；

8、完成领导交办的其他工作。工作概述：

本职位在办公室主任领导下进行工作：

1、负责制定局目标管理项目，并进行督促和落实工作；

2、负责会议组织、筹备、接待工作；

3、负责后勤工作人员的管理；

4、组织局机关及所属单位做好工会、妇联、共青团、计划生育、老干部等工作；

5、指导港口及口岸相关行业协会工作；

6、协助办公室主任办结人大建议、政协提案；

7、负责连云港年鉴的联络、上报工作；

8、负责组织局机关及直属单位的职工教育培训工作；

9、完成领导交办的其他工作。工作标准：

1、熟悉与职责相关的各项方针、政策和法律、法规，保质保量地完成各项工作；

2、制订的计划和制度要周密、准确、可行，符合实际，工作作风扎实，了解情况要细；

3、港口从业人员的技术业务培训、考核和发证工作要规范、认真、严格；

4、严格执行规章制度和管理规定，确保目标任务完成。所需知识能力：

1、具有本科以上学历，有一定的政策理论水平，了解党的有关路线、方针、政策；

2、掌握国家有关工会、计生等政策规定，熟悉人大、政协提案办结程序；

3、具有一定的组织协调能力、调查研究能力和文字综合能力和政策管理水平，熟悉全市的港口及口岸行业工作情况。转任和升迁方向：

1、可升任上一级职务；

2、可转任其他同级职务；

3、可由同级职务人员转任或下一级职务人员升任。

职位名称 办公室副主任 文秘、工作调研、信息、宣传、办公自动化 职位代码： 工作项目：

1、负责调查研究和掌握港口及口岸生产经营、行业管理方面的情况，做好分析综合和向领导信息反馈工作；

2、负责拟写局（委）机关工作要点、总结，负责局务会及其他重要会议的记录、整理，编写会议纪要及其他文件；

3、负责信息、宣传、办公自动化工作；

4、负责抓好机关干部职工政治思想工作，搞好干部职工政治学习；

5、协助办公室主任做好宣传工作；

6、完成领导交办的其他各项工作。工作概述：

本职位在办公室主任领导下进行工作：

1、负责组织开展港口生产经营行业管理情况调研，并综合分析，为领导决策提供参考；

2、负责局党组机关工作计划、总结、会议记录整理、会议纪要编写工作；

3、负责政务公开，组织局机关及直属单位开展各项活动，创建文明机关；

4、负责组织全局职工政治业务学习，提高职工政治业务素质；

5、组织局内办公自动化的实施工作和信息、宣传工作的开展，做好文印安排工作。工作标准：

1、熟悉与职责相关的各项方针、政策和法律、法规，保质保量地完成各项任务；

2、严格执行规章制度和管理规定，确保信息宣传工作有序进行；

3、组织调研要全面、及时、准确；

4、按期保质保量完成领导交办的各项任务。所需知识能力：

1、具有本科以上学历，了解党和国家港口和口岸工作方面的政策规定；

2、具有一定的政策管理水平，熟悉全市的港口及口岸工作情况；

3、具有一定的综合协调能力、调查分析能力和文字综合能力。转任和升迁方向：

1、可升任上一级职务；

2、可转任其他同级职务；

3、可由同级职务人员转任或下一级职务人员升任。

职位名称：办公室秘书 组织人事、人事档案管理、劳动工资、党务、行业精神文明、培训（主任科员）职位代码： 工作项目：

1、承办全局职工奖惩、工资、职工教育培训、组织人事、人事档案管理等工作；

2、承办干部任免审核呈报手续，负责办理职工退休审核报批手续；

3、负责港口行业精神文明创建工作；

4、负责局内有关劳动人事工资规定、办法的起草；

5、负责局内人事管理及人员出国政审工作；

6、承办对港口从业人员的技术业务培训、考核和发证工作；

7、协助办公室主任做好党建工作，草拟党建有关工作计划；

8、完成领导交办的其他工作。工作概述：

本职位在办公室主任、副主任领导下进行工作。

1、组织职工奖惩、工资、职工培训教育、人事管理等工作；

2、负责办理出国人员的政审报呈手续和退休人员报批手续；

3、负责建立、整理和归档干部职工考核、工资等台帐资料；

4、承办对港口从业人员的技术业务培训、考核和发证工作；

5、负责行业精神文明创建活动方案的制定及组织实施；

6、负责局机关总支和支部及党小组开展组织生活、读书活动重要文件的传达学习；

7、负责局机关和党支部、党小组活动的计划、指导、情况收集；

8、建立健全本单位党组织和党员情况的台帐、资料。工作标准：

1、认真执行国家的方针、政策，及时、准确地做好人事、劳资等工作；

2、人事档案管理要规范，有较强的组织原则和保密观念；

3、按期保质保量地完成领导交办的各项任务；

4、各类台帐资料要齐全、细致。所需知识能力：

1、具有本科以上学历，了解党和国家有关政策规定，掌握国家有关干部、人事、劳动工资、工会、计生等政策规定及计算机应用等知识；

2、熟悉人事心理学、公共关系学等知识；

3、具有一定的人事工资管理经验。转任和升迁方向：

1、可升任上一级职务；

2、可转任其他同级职务；

3、可由同级职务人员转任、下一级职务人员升任或公开考试录用。

职位名称：办公室秘书 文秘、信息和宣传、机关日常事务管理、信访（科员）职位代码： 工作项目：

1、负责承办局内文秘事务，负责拟写局工作报告、计划、总结等文稿；

3、承办局长办公会以及局务会会务准备和秘书事务，编写会议纪要；

4、汇总、编写有关港口及口岸信息；

5、承办本局组织宣传等日常管理工作，草拟有关宣传工作计划；

6、负责处理信访工作；

7、承办领导交办的其他工作。工作概述：

本职位在办公室主任、副主任领导下进行工作：

1、承办局各类文秘事务工作；

2、负责有关会议的准备工作，搞好会议纪要；

3、根据工作需要，拟写工作报告、总结和计划；

4、负责港口及口岸信息的汇总、编写、报送工作；

5、妥善处理好各类信访件；

6、完成领导交办的其他工作。工作标准：

1、正确贯彻执行党和国家的各项方针、政策和法律、法规，保质保量地完成各项工作；

2、各类文字材料要观点正确，结合实际，格式规范，文字流畅；

3、各类信息要及时、准确；

4、要熟悉组织宣传工作的业务要求、会计划、会组织、会总结；

5、各种台帐资料要齐全、细致；

6、及时、妥善做好信访工作，不发生因处置不当导致的大规模集体上访、越级上访。所需知识能力：

1、具有本科以上学历，了解党和国家有关政策，掌握秘书学、国家行政公文处理办法及 办公自动化运用等知识；

2、熟悉行政管理学、文书学、信息以及调查研究的理论与实践；

3、熟悉港口及口岸的基本知识；

4、熟悉有关信访的基本知识。转任和升迁方向：

1、可升任上一级职务；

2、可转任其他同级职务；

3、人员转任、下一级职务人员升任或公开考试录用。

职位名称：办公室秘书 文件收发、档案管理、办文电子化、群团（科员）职位代码： 工作项目：

1、负责来局文书事务工作；

2、负责局文件收发、档案管理工作；

3、掌管行政印章，督促各处室保管好重要文件资料；

4、负责局办文自动化工作；

5、完成领导交办的其他工作。工作概述：

本职位在办公室主任、副主任领导下进行工作：

1、负责本局文件、信函等收发工作；

2、负责局文书档案收集、整理、保管和提供利用工作；

3、负责本局印签、空白介绍信的保管并正确使用，严格把关；

4、严格按照档案管理有关规定，做好档案分类立卷、编号、抄写目标、装订成卷工作，及时编写文字介绍、机构沿革、立卷说明等参考资料；

5、负责局办文自动化工作。工作标准：

1、正确贯彻执行党和国家的各项方针、政策和法律、法规，保质保量地完成各项工作；

2、文件收发及时、准确，不积压、不混档；

3、严格执行保密制度；

4、对文件立卷归档要完整齐全，分类准确，卷宗整洁，卷目清晰、确切，有利查阅；

5、局印签、空白介绍信的保管并正确使用，严格把关。所需知识能力：

1、具有大专以上学历，了解党和国家有关政策，了解国家有关工会、妇联、共青团、计 生、老干部等政策规定；

2、掌握国家行政机关公文处理办法、文件系统与应用方面的知识及计算机应用知识；

3、具有一定的档案管理知识，熟悉文书学、公共关系学以及港口管理的基本知识。转任和升迁方向：

1、可升任上一级职务；

2、可转任其他同级职务；

3、可由同级职务人员转任、下一级职务人员升任或公开考试录用。职位名称：办公室秘书 文秘、宣传、机关日常事务管理（科员）职位代码： 工作项目：

1、负责承办局内文秘事务，负责拟写局工作报告、计划、总结等文稿；

3、承办局长办公会以及局务会会务准备和秘书事务，编写会议纪要；

4、汇总、编写有关港口及口岸信息。

5、承办本局组织宣传等日常管理工作,草拟宣传工作计划；

6、承办领导交办的其他工作。工作概述：

本职位在办公室主任、副主任领导下进行工作：

1、承办局各类文秘事务工作；

2、根据工作需要，拟写工作报告、总结和计划；

3、负责有关会议的准备工作，搞好会议纪要；

4、负责港口及口岸信息的汇总、编写、报送工作；

5、完成领导交办的其他工作。工作标准：

1、正确贯彻执行党和国家的各项方针、政策和法律、法规，保质保量地完成各项工作；

2、各类文字材料要观点正确，结合实际，格式规范，文字流畅；

3、各类信息要及时、准确。

4、要熟悉组织宣传工作的业务要求、会计划、会组织、会总结；

5、各种台帐资料要齐全、细致；

6、对信访件的回复要及时；

7、局机关的组织生活落实，学习任务完成。所需知识能力：

1、具有本科以上学历，了解党和国家有关政策，掌握秘书学、国家行政公文处理办法及 办公自动化运用等知识；

2、熟悉行政管理学、文书学、信息以及调查研究的理论与实践；

3、熟悉港口及口岸的基本知识。转任和升迁方向：

1、可升任上一级职务；

2、可转任其他同级职务；

3、人员转任、下一级职务人员升任或公开考试录用。

第五篇：职位说明书

职位说明书

部门名称:

品保部

职位名称:

体系主管

职位编码:

职位级别

主管

直接上级

品保经理

直属下级

体系专员

职位分类:

¨管理类

þ专业类

þ行政类

¨操作类

审核人

日期

职位群:

清在下面的方框中做记号

¨

研发

¨

战略运营

¨

生产

¨

财务会计

¨

质量管理

¨

人力资源

¨

营销销售

¨

信息技术

¨

供应链

¨

行政支持

职位设置目的:

请简单、准确总结该职位存在的目的及对公司成功的独特贡献

建立、维护体系有效运行，确保体系运行的适宜性、持续性和有效性，提升公司质量和绩效管理。

关键职责:请列出本职位最关键的角色和职责，不要超过8项。并估计用于该项职责的时间百分比。(请确保时间总额是100%)

负责编制体系推进计划并依据计划组织开展工作；负责体系评估与改进的落实。

5%

负责组织在规定时间间隔内对公司的各体系运行情况进行内审和管理评审，跟踪不符合项的整改落实情况，确保体系运行的适宜性、持续性和有效性。

10%

负责组织并顺利通过各体系外审。负责原体系的维护和新体系的建立，准备体系认证审核资料，组织完成体系外审工作；跟踪落实存在的不符合项整改情况及发证。

30%

负责组织每月工艺符合性巡查并跟进整改。负责HACCP计划CCP点验证、月度PRP/OPRP/SSOP检查的执行。

15%

文件记录管理：负责公司ISO9000、ISO22000、HACCP、ISO14001、OHSAS18001、BRC、IP等体系文件的制定、更新与控制；负责指导各部门的文件记录管理。

5%

负责体系法律法规及其他要求识别、更新、学习、转换。负责组织体系相关标准及要求的培训。

15%

负责组织客户访厂审核的协调、陪同审核及整改资料提供。

10%

负责组织有机产品认证和有机标志申购、管理。

10%

100%

资历要求:请选择或列出本职位最适合的教育背景、专业、经验背景和资格证书（不是必填）

教育

¨

初中及以下

专业要求

¨

高中/技校

¨

大专

工作经验

体系岗位3年以上

¨

本科

¨

硕士

资格证书

内审员证书

¨

博士

资格要求:请选择或列出本职位在下列因素的要求

专业知识

请列出职位所需的学科知识、技术知识以及掌握知识的深度

熟悉并掌握GBT19001-2016、GBT

27341-2009、GB

14881-2013、GBT

22000-2006、GBT

24001-2016、GBT28001-2011、BRC、GBT

19630-2011、GBT

29490-2013等体系标准的要求，熟练运用PDCA、HACCP等工具，熟悉食品行业及体系要求的相关法律法规及执行标准的要求，熟练掌握体系文件的建立、受控、更新。

业务专长

请列出任职者对哪些业务需要了解以及对行业的了解程度

熟练掌握公司产品类别、工艺流程、危害分析、CCP点监控；有多次独立组织审核和参与审核经验；能顺利组织体系内外审工作开展；能顺利推进体系日常核查和整改跟进；良好的档案管理能力

团队领导

请列出任职者团队领导的深度和广度

有效管理3-5人的体系小组，合理分工，调动组员积极性，全面推进体系工作。

解决问题

请列出任职者工作中要解决的典型问题，从信息获取的难度、是否有经验借鉴可思考的难度分析

危害分析与管控；体系标准化建立；全员参与推进

人际关系技巧

请列出任职者经常性内外部联络的对象级别以及交往所需技能

需要与体系覆盖的所有部门有效沟通，组织各部门体系对接员及负责人开展体系工作；与第三方审核机构及二方客户有效沟通。

影响性质

请列出任职者如何影响经营效益和战略方向

体系审核未通过会直接影响销售产品进商超的准入；体系运行失控影响产品质量及安全

影响领域

请列出任职者工作影响哪些职能和机构

各销售部、品控、生产、采购