会议组织与活动策划（精选）

第一篇：会议组织与活动策划（精选）

《会议组织与活动》实训课程教学大纲

课程名称：会议组织与活动实训课程性质：职业实训课 总 学 时：24学时，其中（理论：10学时； 实践：14学时）学分：2学分 适用专业：2011级法律文秘1、2、3班开课单位：法律系 先修课程：秘书综合实务

一、课程性质、目的《会议组织与活动实训》是一门研究秘书业务活动及其规律的综合应用学科，是为秘书专业开设的专业课。其目的是使学生能够在今后的实际工作中明确秘书工作的基本理论，了解秘书工作的基本任务和内容，为从事秘书工作打下坚实的基础。通过本课程的教学，使学生掌握秘书实务的基本理论、基本知识和基本技能，熟知秘书工作各个环节的内容、程序和方法，培养和提高分析与解决文秘业务问题的能力，为毕业后适应和胜任浙江中小企业秘书工作奠定良好的基础。

二、课程主要知识点及基本要求

（基本要求分掌握、理解、了解、会用等4个层次编写）

三、教学内容及学时分配

（此部分不能按照某一部具体教材编写，应根据课程的主要知识点编写，同时应给出教学基本要求、知识点的重点和难点内容）

四、课程考核及成绩评定

（课程考核分考试和考查2种，应与教学计划一致；成绩评定：纯理论课程一般卷面90%，平时与作业10%；理论+实践课程一般卷面80%，平时、作业和实践20%）

五、推荐教材和教学参考书

教材：《》，ⅹⅹ编著，ⅹⅹ出版社，年。

参考书：《》，ⅹⅹ编著，ⅹⅹ出版社，年。

《》，ⅹⅹ编著，ⅹⅹ出版社，年。

第二篇：会议组织与服务

会议组织与服务

一、名词解析：

会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。

会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。

会议客体即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。

会议策划就是为了使会议取得预期的目的，而进行构思、设计，选择出合理可行的方案的过程。

会议议程是会议主要活动的安排顺序，它主要是对议题性活动的程序化，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来，反映议题的主次、轻重、先后。会议议程起着维持会议秩序的作用。

会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。

闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议所作的总结性讲话。

会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。

会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。

会议引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。

会议记录是如实记录会议的基本情况、会议中的报告、会议上的讲话、发言和决议等内容的一种应用文体，是一种重要的事务文书。

二、填空

1、会议的特征目的性、组织计划性、群体沟通性、交流方式多样性。

2、会议活动的基本要素：人员、名称、议题、时间、地点、方式、结果

3、会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。

4、会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。

5、会议结果，即会议结束时实现目标的情况。会议结果通常可以通过会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。

6、会议的主要方式有现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。会议方式就是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段。

7、会议的工作原则：必要性、高效性、目标性、严肃性、节俭性。

8会议经费预算的原则：科学合理、总量控制、确保重点、精打细算、留有余地。

9、会议通知的内容：包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。正文主要包括会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项。

10、开幕词是各级党政机关、社会团体、企事业单位在会议开始时，由会议主持人或主要领导人向大会所做的重要讲话。

11、讲话稿是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表现领导人对会议的指示和关心，往往是会议的补充报告。

12、准备会议用品与设备的要求：制定计划、落实专人负责、实用并节约成本。

13、会议证件是会议举行期间供与会人员与工作人员以及其他相关人员佩戴使用的证件。包括出席证、列席证、旁听证、来宾证（或嘉宾证）、记者证、工作证、随从证、保安证、配偶证、签到证等。

14、会议签到的方式：薄式签到、表式签到、电子签到机签到、会议秘书人员代为签到、签到卡签到、名片签到、座次表签到。

15、会议签到的要求：认真准备、有序组织、及时统计、准确无误

16、会议记录的种类：按详细程度分：详细记录、摘要记录；召开形式分：报告式会议记录、座谈会式会议记录、决议式会议记录。

17、会议记录的格式和内容：格式分为标题、首部、主体和尾部四块。内容包括会议描述（会议类型、时间、日期、地点）、与会者姓名、会议过程和主席、记录员签名。

18、会议信息通常表现为会议通知、会议简报、会议纪要、会议报道，以及会议的传达提纲、要点等形式。

19、会议信息的收集要本着“准确、及时、全面、适用”的原则，通过会议的正式报告、研讨会上的讨论发言、与会者的议案以及会下的广泛交谈，随时获取有价值的信息，供领导者参考或供会议交流。

20、会议简报: 具有“简、真、新、快”的特点。

三、画图

会场的布置形式：分散式，相对式，半围式，全围式

四，简答题

1、会议的作用：

1、集思广益、科学决策的作用 2.发扬民主、动员群众、宣传教育的作用

3.传达信息、资源共享、学习交流、开拓思 路的作用 4.协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用 5.国际交流、跨文化的沟通作用。

2、会议的种类：1.按会议的规模划分：小型会议、中型会 议、大型会议、特大型会2.按会议内容划分：综合性会议、专题性会议。3.按会议的性质划分：决策性会议（代表性会议、领导办公会）、非决策性会议日常办公会议、咨询性会议、总结交流会、洽谈谈判性会议、进修培训会、庆典性会议、商品展示和推介性会议）。4.按会议所跨的地域范围划分：国际性会议、全国性会议、地区性会议、部门性会议。5.按会议的目的划分：说明会议、研究会议、解决问题会议、沟通协调会议、创意会议。6.按会议的形式划分：圆桌会议、公开讨论会议、代表人会议、演讲型讨论会、小组讨论会、议会型讨论、头脑风暴会议、远程电信会议。7.按会议的职级划分：股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工大会、部门会议。

3、通常出现下列情况时，需要及时开会

1、遇到危机突发事件，足以使目前工作停滞，需

要及时集体协商、处理；

2、一项决定或一项管理办法的推出，非经会议的形式不能产生法定效力；

3、事情较为紧急，有关人员采取逐层、分头商议的办法已经不通；

4、采取会议的形式是将特定情况（内容）向有关人员了解或告知的最快捷的方式；

5、需要统一思想，在思想领域已经已经引发争执，不能很好的贯彻工作，工作人员已无心工作。

4、会议效率不高的主要原因：

1、时间上的安排、使用不合理；

2、地点上的安排、使用不

合理；

3、开会对象选择不够精确；

4、主持人的能力较弱，不能控制会场；

5、开会的原因和目的不明确。

5、维护和保持狐疑严肃性和权威性的做法：

1、明确会议的议题、目的；

2、制定完善的会

议计划、组织机构；

3、准备充分；

4、落实会议议程。

6、会议可以节俭的具体方面：

1、控制会议时间；

2、控制会议规模；

3、开支要精打细算；

4、目的务求明确。

7、会议筹划者的主要任务：

1、制订计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要，并达

到会议预定的目标；

2、制定会议议程；

3、了解可供使用的场所和设施情况；

4、选择或提议合适的场所；

5、安排交通事宜；

6、协调会务工作人员的活动；

7、招收、培训会务人员和广告人员；

8、制定可行预算或按既定预算安排有关工作；

9、确定各项工作的时间安排；

10、视察选定的场所和设施；

11、与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)；

12、确定印刷公司；

13、安排食品、饮料有关事宜；

14、同会议发言人和各位贵宾进行联系。

15、其它

8、会议策划的主要内容归纳为“五个W，一个H、B、O”。（1）“Why”：即为什么开会，会议目标是什么。（2）“Who”：就是指参加会议的人是“谁”，即会议的组织者与参与者。（3）“What”：是指“什么”类型的会议。（4）“When”：是指“什么时候”举行会议。（5）“Where”：是指在“什么地方”开会。（6）“How”：是指会议将“怎样”进行。

（7）“Budget”：是指会议预算的策划。（8）“Others”：其他工作，主要是指会务工作的策划。

9、会议经费的筹措途径：（1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担个人费

用（4）社会赞助（5）转让无形资产使用权。

10、会议经费的的构成（1）交通费用（2）会议室费用（3）住宿费用（4）餐饮费用（5）

旅游费用（6）设备视听费用（7）宴请及演出费用（8）培训费或讲演费（9）预计外支出。

11、会议议程、日程和程序的关系：会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动

先后顺序的安排。它们之间的区别在于：

会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了；

会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程；

会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤，是会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制定一份会议议程即可。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。

12、会议通知的内容：包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。正文主要包括

会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项。

13、会前需准备的会议材料种类：（1）会议的指导文件如上级下发的政策性和工作部署

性文件、上级指示文书、本次开会起因文书等。（2）会议的主题文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。（3）会议程序文件。包括议程文书、日程安排、选举程序、表决程序等。（4）会议参考文件。如统计报表、技术资料、与会代表来信和各类来访等的书面材料。（5）会议管理文件。包括会议通知、开会须知、议事规则、证件、保密制度、作息时间、生活管理等。

14、讲话稿的写法，就内容来讲，应注意以下几点：

1、肯定会议的重要性；

2、评价过

去的工作；

3、点出当前值得注意的问题；

4、指明今后的方向和目标；

5、评价会议中心议题；

6、提出原则性的意见，向大会提出希望。

7、就形式来讲应分标题、正文、结尾三部分。

15、会议报告的内容主要包括：（1）标题：可采用正、副标题的形式(正标题概括报告的中心内容，副标题标出会议名称，作者名称置于其下)；或写为“×××在××工作会议上所做的报告”。（2）成文日期：用圆括号标于标题之下(如作者单列，则标于作者之下)。（3）称谓：“各位代表”、“同志们”等。（4）正文：阐述会议的性质、任务、意义；

总结过去的工作，提出当前及今后的任务与方法措施，以及提请会议讨论的问题并附自己的初步意见；通常以发出号召结束全文。

16、准备会议材料的要求：1．秘书草拟会议所需要的文件目录，向领导确认后，开始

准备。2．认真校对会议文件3．按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件”等字样。将所有的资料统一放在文件袋中，发放给与会人员。分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。4．分发重要文件一般要编号、登记。5．一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。

17、准备会议物品和设施：会议用品和设施的种类

1.常用文具。如笔、墨、纸、簿册等常用文具。2.印刷设备。如打字机、打印机、扫描仪、复印机等等。3.会场基本设施。如桌椅、照明电器、通风机、卫生用具、安全通道、消防设施等等。4.会场装饰用品。如花卉、旗帜、会标、会徽、画像、标语口号。5.视听器材。如麦克风、幻灯机、投影仪、黑(白)板、电子书写板、摄像机、录音机、磁带、软盘、光盘、同声翻译系统等等。6.通讯设施。如传真机、电话机、电视机、计算机及相应的通讯网络设施。7.交通工具。如大巴、小轿车等接送与会者的车辆。7.生活卫生用品。如茶歇等。9.专门用品。如奖品、证书、纪念品、投票箱等。

18、会议证件的作用：（1）表明会议期间各种人员的身份，便于接待和会场的管理。（2）

便于代表之间的相互辨认和联系、交流。（3）凭证出入会场，保证会议安全。（4）便于统计出席人数。（5）给与会者留作纪念。

19、会议证件上的内容：1．会议名称，必须写全称。2．会徽。3．姓名。4．照片。

5．证件种类，6．组别或代表团名称。7．证件编号，8．会议日期

20、证件设计注意事项：

1、内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女

士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。

2、在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份。

3、重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。为了便于辨认会场内各种人员的身份，同一会议的不同证件应当用不同的颜色和字体相区别。

4、姓名卡片的大小式样应注意经济适用美观大方。

5、姓名卡片在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。

6、会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应。例如，庆祝会、代表大会的代表证可以采用红色衬底，以体现喜庆的气氛，学术性会议可以采用蓝色衬底。

7、涉外会议证件可用中文和外文两种文字，外文排在中文下方。

21、会场布置的意义：会场布置是否合理，对于会议的成功与否具有很大的影响。会场的地点和大小是否合适，设施是否齐全，会场的布局是否合理，会场营造的气氛是否与会议主题内容一致，对会议效果会产生直接的影响。所以，组织会议的秘书人员必须重视会场的布置。

22、会场布置的内容：1.会场布置的形式：相对式、全围式、半围式、分散式2.安

排会议座次：横排法、竖排法、左右排列法3.布置环境：色调、灯光、花卉、旗帜、标语、气味等。4.布置主席台：主席台座位、讲台、话筒、休息室、主席台背景（会标、会徽等）

23、会议接站、报到、签到、引导工作的重要性：1.接站是跨地区、全国性和国际性

会议活动接待工作的第一道环节。2.报到是会议秘书部门掌握与会人员准确到会情况并实施组织的重要一环。3.签到能保证会议顺利进行，按时召开；准确统计到会人数，掌握与会人员情况。4.引导有利于会场内外正常秩序的建立。

24、会议接站的工作：接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节。

会议接站的工作主要有以下工作：

（1）确定迎接规格（2）做好接站准备（3）竖立接待标志（4）掌握抵达情况（5）介绍宾主双方（6）安排与会人员上车

25、会议报到是针对需要集中住宿的大中型会议而言的，与会者报到时，秘书人员要做

好以下工作：

（1）查验证件，确认与会者的参会资格。（2）请与会人填写会议登记表。（3）分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。（4）预收会务费、食宿费、资料费等费用，当场开具收据。（5）安排与会者住宿。（6）制作会议通讯录的依据，会议结束前发给与会人员。

26、会议签到有以下作用：（1）便于统计实到人数，以确定法定性会议的有效性。（2）

检查缺席情况，以便及时通知有关人员到会，或通知缺席对象另行补会。（3）庆典仪式、纪念性和追悼性会议活动的签到簿可以珍藏，留作永久的纪念。（4）与会者的亲笔签名是第一手签到记录，是其参加会议活动的书面证明，可为日后的查考提供历史凭据。在一些法定性会议上，签到还是一种法律行为。

27、报道和签到的联系与区别：联系：都是指与会者到达会场时应办理的手续。会期较

短的会议，一般只办理签到；会期较长，并且需要集中接待的会议，与会者不仅要签到，还有办理报道手续。区别：报道是指与会者到达会议地点时办理的登记注册手续，但不代表每一项活动和会议都参加；签到则是与会者参与了本次会议或活动。

28、会议记录的作用：会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查

考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何，不仅直接影响着据此形成的有关公文（如会议纪要、会议简报）的质量，而且会影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。

29、做好会议记录准备工作：

1、准备足够的钢笔、圆珠笔、铅笔、笔记本和记录用纸。

2、准备好录音机和足够的磁带或录音笔来补充手工记录。

3、要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用。

4、提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。

5、在利用录音机（笔）的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途出故障。

30、会议记录的重点：

1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；

2、会议

讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；

3、权威人士或代表人物的言论；

4、会议开

始时的定调性言论和结束前的总结性言论；

5、会议已议决的或议而未决的事项；

6、对会议产生较大影响的其他言论或活动。

31、会议记录的方法：（1）根据需要，采取详记和略记相结合的方法。（2）漏记之处，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释。（3）与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。

32、获取会议信息的渠道：

1、各种会议记录，如主席团会议记录、团长会议记录、分

组会议记录等。

2、召集各团组联络员碰头会，汇总情况。

3、收集代表的提案、发言稿、书面建议等。

4、统计分析与会者的签到、报到信息。

33、会议期间安排旅游、娱乐活动的意义：任何一个成功的会议都需要有休闲活动安排，一方面使会议有张有弛，促进会议成功；另一方面，为与会者增加沟通的机会，加强交流。

34、会议期间陪同服务的意义：

1、表达尊重和友好

2、便于沟通和交流

3、提供方便

和保障。

35、会议餐饮主要作用有：

（1）礼仪作用。如东道主举行欢迎宴会、客人答谢宴会等。（2）沟通作用。宾主双方利用宴会的场合和机会，沟通信息、交换意见、商谈工作、发表演讲，是当前宴会活动的一个重要特点。（3）招待庆贺作用。（4）融洽感情作用。

36、宴会的准备

1、：确定宴请对象

2、确定邀请范围

3、确定宴会规格和形式

4、确定

宴会时间和地点

5、确定主持人和致辞人

6、发出邀请

7、拟定菜单

8、宴会厅的布置

9、合理安排桌次和座次。

37、会议交通服务的意义：会议交通服务是对会议车辆进行科学调配以保证会议用车的工作。它直接关系到与会人员的集体活动、会议组织的工作需要、特殊用车的批准使用，应引起会议工作人员的高度重视，否则就不能保证重点，满足需要，可能贻误会议的正常活动，甚至造成开不成会的严重后果。

38、会议交通服务的主要内容：

1、筹齐会议用车

2、拟定会议用车制度和纪律

3、合理

调度会议用车

4、确保会议进程按计划实施

5、对驾驶人员的管理

6、对车辆的维修

7、保养及汽油供应

8、意外事故的应急处理措施等。

39、送别会议代表的主要内容：（1）结清会务费用：餐费、住宿费、交通费等。（2）分

发回程票：火车票、机票、船票等。（3）安排车辆送站：小面包车、普通中巴、大巴、旅游客车等。（4）安排领导、专人送客：握手告别，脸呈微笑送至大门外、电梯口或车门口。

40、会议文件的内容：会议文件包括会议记录、会议简报、会议纪要、会议正式文件和

参阅文件、会议总结等。主要工作包括以下几项：1.整理分发会议记录。2.形成大会决议、简报或纪要3.写总结向上级汇报会议情况4.收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档（四点）

41、会议评估的常用方法：1．定量和定性评估方法2．问卷调查评估方法 3．资料的收集与处理方法 4．资料的分析方法。

第三篇：会议组织与管理

导航

通过学习，你将能够： ● 了解和正确认知会议；

● 掌握保障会议成功举办的准备工作； ● 了解大型会议活动的组织和策划情况。

会议组织与活动管理

一、会议的正确认知

1.会议的现状

研究表明，企业员工每天有一半以上的时间在开会，而会议议题达成一致和通过认可的却很少。由于会议的频繁召开，可能耽误和影响许多计划内的工作，为企业带来各种隐形损失。例如，企业中常常流传着有关会议的顺口溜，“上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃；上午有早会，下午有午会，下班不能走，还要开晚会；每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。”

大多数企业认为，通过会议的效率和会后的执行效率，可以决定企业的最终效率。据统计，全球每天要举行数百万次会议，例如英国每天有4000000小时被用于会议；美国平均每天举行1100万次会议；经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%～70%；《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间为3.5小时，非正式会议的时间为1小时。

通常情况下，企业行政部门参与的会议较多，部门员工不仅要出席会议、组织会议，更多的时间是策划和安排会议。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》杂志中提道：“开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。”因此，企业要想提高会议的成功率，很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。

2.会议的重要性

会议的召开非常重要，大多数企业都是通过会议决定其基本走向，认为召开会议的效率和执行的效率决定企业真正的效率。而且企业90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻，通过会议可以解决和处理问题，但是由于会议水平有限，导致旧问题没有解决，又带来更多新问题，因此企业花费在开会上的时间越来越多，召开会议的频率也越来越高。

3.会议的定义

会议是由三个或三个以上的人集合在一起，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。随着科学技术水平的不断发展，出现了视频会议，例如QQ群会议、MSN会议、甚至通过Skype也可以开会。然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求，视频会议需要大量的数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。

4.会议的作用

会议的作用主要包括：

第一，会议能够为企业提供信息； 第二，汇聚信息；

第三，解决问题，当今会议不仅在提供信息方面出现问题，更是解决现场出现的问题，通过会议形式帮助企业解决和处理问题；

第四，企业为员工提供的教育和培训，也都是通过会议的形式传递； 第五，会议还可以为企业传达指示、政策制度和精神；

第六，会议会为许多新上任的管理者提高威望和地位，新领导往往通过尽可能多的召开会议，巩固其在团队成员心目中的地位和作用。

5.会议的影响

会议为企业带来的影响包括正面和负面影响，会议不仅能够为企业提供信息、解决问题，同时会议的群体决策，能够使决策更加公平化、客观化和集思广益。然而企业频繁召开低效率的会议，还会带来很多负面影响，在人员、成本、时间精力以及效率和品质方面产生会议的波纹效应。

所谓波纹效应，是指两个决策层将处理不了的问题，单独拿出召集中层开会讨论，中层解决不了又召集底层员工讨论，就这样为找出一个更好的解决办法，导致影响范围越来越大、所花时间越来越长，如同水中泛起的波纹一样。

6.会议的频率

不同会议召开的频率不同：固定的部门会议，最快最频繁是一周召开一次，最合适的是一月召开一次；全体会议或员工大会的频率要视公司规模而定，但一般员工大会每三个月召开一次属频繁，而半年一次比较合适；突发事情的会议要随时召开。

7.会议的规模

根据会议的功能不同，会议人数有严格的限制。制定决策的会议，例如年底的务虚会是为决定明年销售政策、研发政策、相关制度和战略目标召开的会议，一般人数比较少，限制在50人以内，因为人数越少越容易达成共识；问题解决式的会议，人数不应超过10个；培训式的会议，一般建议培训时是小班30个人以内效果非常好；正式报告会议，比如员工大会进行宣传贯彻政策时人数越多越好。

8.会议的结构

会议结构与事务发生的结构一样，经历事前、事中和事后三个过程。事前

事前主要是会议的计划、筹备和安排阶段。

事中

事中是会议的召开阶段，分为开场、扩展、回收、达成共识和结束会议。会议开场由主持人详细介绍会议情况；扩展是按照会议议题的顺序逐一进行讨论的过程；回收是对每一个议题经讨论达成一致的结果，最后达成共识结束会议。

事后

事后则是会议的追踪和反馈阶段，许多会议的失败和低效，是缺乏事后的追踪和反馈。一般每次会议的结束一定是下次会议的开始，因此追踪反馈通过会议纪要落实，由主持人或者会务工作人员追踪和落实。

9.会议的成本

会议的成本包括时间成本、直接会议成本和效率损失成本。

时间成本

会议的时间成本是会议前、会议中和会议后的时间，可以轻松计算。

直接会议成本

直接会议成本包括场地和设施设备的租赁成本、差旅餐饮住宿成本、甚至文件复印及小礼品花费的成本。

效率损失成本

效率损失成本是由于开会而耽误和影响其他工作或者合同的落实和签订，带来的隐形损失。

会议的成本带给会议筹划者一个启示：站在生意人的角度决定某些会议召开的必要性。

二、成功会议的准备工作

一个成功的会议在召开前需要做许多方面的准备，其中包含会议政策、会议程序、会议文化和场外工夫的准备。

1.会议政策

会议政策包含：

第一，寻找解决会议的其他方法； 第二，会议的管理机构和机制； 第三，了解会议的目的； 第四，选择适合的参会人员； 第五，合理安排会议的时间和地点；

第六，会议议题要到位，讨论议题的顺序要合理；

第七，强调该合起来召开的会议不分别召开，绝对不必召开的会议坚决取消。一般企业在进行会议筹划前，需要考虑有无其他解决会议议题的方法，如果不开会可以解决问题则尽量不开，选择其他方式进行沟通，例如调研、问卷、电话、短信，或者发布正式的公文进行沟通。

会议的管理机构和机制是指将负责落实、执行和监督的人员落实到位。通常情况下，会议管理机构机制是由承办方、行政人员和办公室人员负责和落实执行，包括事后的追踪和反馈。企业在每次会议之前要达到的会议目的和功能，一般来说，会议的目的主要包括：提供信息、汇聚信息、解决问题、教育训练、提升管理者的地位和形象，需要告知所有参会人员。而且会议中只有选择合适的参会人员，才能够达到会议的预期效果。

2.会议程序

企业在安排会议程序时，需要注意会议的主题与目标、会议形式、具体议程、参会人员、召开时间与地点、预期结论、会议文件准备和发放及工作分配落实等方面内容。

会议的主题、目标、形式

会议的目标和主题要清晰，考虑会议的形式要合理。

咨询式会议主要是讨论公司下步走向或其他咨询意见的会议；责任交付式会议一般是年终年底召开，主要是签订目标责任书和责任的交付；企业经常召开的是提报式会议，公司或部门的参会者提报需要讨论的提案或议题，然后进行开场、扩展、回收、结束和总结。

会议具体议程

谈论会议议程时经常会谈到议题、议程和日程。议题。议题是要议论的话题或主题。

议程。议程是将议题按一定的排放顺序以及时间顺序安排。

日程。日程是整个议题的讨论顺序和整体的时间安排，包括一天中将所做事项列出详细的表格。

许多会议不仅讨论一个议题，更多时候为提高会议效率可能讨论很多议题，然而不同议题有一定的顺序安排，需要遵循一定的原则。

议题排位顺序的原则 议题排位顺序的原则主要包括：

第一，排放议题时遵循由重到轻的原则，重要的议题安排在前；

第二，讨论议题时遵循先易后难的原则，将容易的议题放在会议开始进行讨论； 第三，敏感尖锐问题要放在会议最后阶段讨论，比如销售政策和制度、人事安排和任免及奖金薪酬的发放和确定等敏感问题，如果事先讨论这些敏感尖锐的问题，容易产生与会人员的争论和矛盾，导致会议氛围受到影响和破坏而无法使得会议延续；

第四，讨论议题还可以按照时间的紧急程度先急后缓，也可以按照议题的相关性安排，例如某个议题需要某些人参与则提前讨论，然后可以离开会场，剩下尖锐的问题再小范围讨论。人的选择需要遵循的原则

任何会议无论是会议的主题和内容如何，人员的选择要遵照三个原则：

第一，知情人必须到场原则，了解事情的具体起因、发生经过和结果的人必须到场； 第二，决策人必须到场原则，决策人不到场，往往导致企业会议经常是议题决而不议、议而不决；

第三，重大关系人必须到场原则，重大关系人是具体的执行者，不仅需要知情还需要具体的落实和展开工作。

会议的时间、地点选择

关于会议时间和地点的选取也有一定的要求。

时间。影响重要会议的时间因素，首先是决策人的时间必须要保证，其次避开公司重要活动或庆典，最后避开放假和收假时间。

地点。会议地点选取一定关乎到会议的整体讨论议题、规格和涉及的人员，会议谈论的问题非常保密而且不愿受到干扰，因此，小型会议在公司内部的办公室，或者大型公司的会议室召开即可；而大型会议则可能需要选择外部的一些会议中心。

会议座次安排

会议召开时，座次的安排同样有讲究，如果会议的召开或宴请中没设群众席，则右边永远是尊位；相反如果设有群众席则左边为尊位，主席台是以左为上。

图1 会议座次安排（奇数）

图2 会议座次安排（偶数）

当人数为奇数时，1号居中，2号在1号左手边，3号排右手边，其他依次排列，如图1所示；当人数为偶数时，座次安排如图2所示。

会议可能的结论

会议可能形成的结论比较多，一般是由会议纪要来记录。

会议文件准备

会议所需文件的内容更多，比如会议通知、事前事中事后的一些文字内容，因此文件准备和发放工作同样不容忽视。

3.会议文化

会议文化包括会前各种各样会议资源的准备、管理过程中对事中的监控、生产过程中产品的产出和团队的氛围、士气、会议纪要（记录）、效率目标。

4.场外工夫

场外工夫是指成功的会议形成的是一个不断“PDCA”的过程，即沟通、协调、精心的过程。高效的会议特点是“会而有议，议而有决，决而能行，行必有果”；相对应低效会议的特点有“会而不议，议而不行，行而不决，决未必有果”

要点提示

保证会议成功的准备工作包括： ① 会议政策； ② 会议程序； ③ 会议文化； ④ 场外工夫。

三、大型会议活动的组织和策划 一般常用的大型会议有签字仪式、庆典活动和新闻发布会。

1.签字仪式

签字仪式是特殊类型的会议形式，主要是人员的准备和礼仪的准备。

人员准备

人员准备是指签字人、助理签字人、嘉宾、主持人、群众和媒体的确定。

礼仪准本

礼仪准备往往由签字、交换文本和合影三个环节组成。如果签字仪式有外方参加，礼仪的准备则需要增加考虑国旗的悬挂及座次的安排。

2.庆典活动

庆典更多的时候需要考虑主持人、嘉宾、领导、致辞人和群众，庆典一般要安排大型的文艺演出和参观游览活动。例如，公司在成立五年、十年或五十年时，一般都会有大型的庆典，首先选择主持人，然后剪彩，之后是文艺演出阶段，最后组织相关人员游览参观和购买礼品。

3.新闻发布会

随着沟通信息越来越透明，新闻发布会这种会议形式，也越来越多被认可，不仅是政府机关而且企业也能够召开。

新闻发布会的关键是人选和文稿的准备：

人选

人选主要是主持人、信息披露人和媒体记者的确认。

文稿

文稿包括硬文稿和软文稿，需要提前准备，然后跟记者沟通，使其按照准备好的文稿内容进行播报和播放

第四篇：组织会议活动类

组织会议活动类

“凡事预则立，不预则废”合理的规划将帮助自己顺利完成此类工作，因此

第一要制定方案比如活动主题、方式、时间、地点、参加对象、费用预算、程序安排等。

第二对方案的论证，征求各方意见，向领导汇报，由领导定夺。第三按照计划实施，人员分组分工，任务的分配等。

第四注意计划执行过程中及时沟通各方情况进行协调，及时向领导汇报，及时发现原方案中的问题并纠正。

第五对整个活动进行回顾，并总结上报给领导，形成的文件进行存档。回答完毕

第五篇：如何组织会议活动

会前准备

在领导确定了会议诸要素以后，顶尖秘书就应着手做准备工作了。会前准备很重要，不允许有丝毫的疏漏差错。会前准备充分是会议成功的保证。

会议计划和成本预算

开会需要动用人力、物力、财力，又往往占用一些工作、生产时间。为了使开会与日常工作、生产互相结合、促进，而不是互相冲突、抵耗，会议必须要有计划。开会也是一种投入与产出，尽管投人往往是有形的，产出往往是无形的，但总是以最少的投人争取最大的产出。因此，会议应该计算成本，作出预算，包括在会议计划之中。

(1)会议计划。

会议计划首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等，即会议六要素的具体化。

其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐等其他活动。’

再次决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。

会议计划由秘书制订、提出。经领导审核批准后-再由秘书或秘书处组织人员。分头按计划执行。

机关、单位内部的小型会议也应有计划，使组织成员做到心中有数，早作安排。部门的会议至少应提前一星期报至办公室，由办公室统筹安排，订出一周会议安排表，使各部门工作不致相互冲突，领导也可有选择、有计划地参加部门会议，有利于全局工作的顺利开展。

(2)会议成本预算。

有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。会议成本包括两部分：

①“显性成本”。

即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。

②“隐性成本”。

即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所注意的成本。这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。它的含义是这样的：一个生产者的劳动价值至少是他工资的8倍，参加会议前必然要作些准备，会后又有用于思考、回忆的时间，所以还要乘以2。会议成本的计算公式是：会议成本=X+2J×N×T

其中，X表示显性成本的总和；J代表与会人员每小时平均工资的3倍；N表示人数；T代表时间(小时)。

所以，召开一个百人左右、跨地区的、会期3至5天的中型会议，其会议成本总数将达到几万元甚至几十万元。有些国家、有些大企业每次开会总把会议成本预算表贴在会议室的门口，让每个与会者一进门就知道这次会议要花费多少代价，从而共同努力提高会议的效率。因此，一些目标、效果不十分明显的会议应当少开或不开。顶尖秘书虽无决定权，但应有清醒的头脑、正确的态度。可以提出自己的意见。

文件准备较重要的会议顶尖秘书都需要事先准备文件

会议文件有两大类：

一类是供会上学习参考的文件资料。如上级的有关政策、方针、法规、计划。以及专业、技术性资料等。这类文件有些在会议结束后不能让与会人员带走，秘书应做好回收工作。

另一类就是会议本身所产生的文件。如：开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录、会议简报、会议决定、会议纪要、闭幕词、会议总结等。其中，开幕词、工作报告、领导讲话稿是必须在会前准备妥当的，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。

这类文件可以让与会人员带走，作为进一步学习或传达、贯彻之用。

(1)开幕词。

开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面：

①对来宾和与会人员表示欢迎。

②对会议的内容、任务、目的作简要介绍。

③预祝会议成功。

(2)工作报告。

工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面，又要重点突出。篇幅一般较长，几千字到几万字不等，视内容而定。

(3)发言稿。

这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，但不像工作报告那样面面俱到，而应是背景介绍，或是财政开支，或是人事管理，或是专业背景，或是会议(出处:中国会展教育网)关心的其他问题。等等。有些会议对发言时间有限定，发言稿一般不宜太长。发言稿有些是由发言人亲自撰写，也有些是由秘书代为起草，冉修订定稿。

(4)其他会议文书。

除此三文件之外，顶尖秘书还必须准备好会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表，等等。

(5)会议文件的准备程序。

一般先由领导根据会议内容、目标的要求确定要点，授意给秘书。顶尖秘书按照领导授意，收集资料，写成初稿，呈给领导审阅。领导审阅后提出意见，交回给秘书修改，或是自己修改。顶尖。秘书修改后再次呈给领导，由领导审定后签发。秘书或文员将签发的文稿打印、装订成正式文件。其程序如下：

会议准备

对会场的要求总体上是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。具休要求如下：

(1)会场布置

会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求之外，还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。小型会议可安排在一般会议室，会议室有方形、长方形、圆形、椭圆形等。会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌，桌上正中可以放置一两盆鲜花，四边供与传教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周围放置靠背椅，数量视人数而定。主席的位置一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧。多边会议采用正圆形会议(出处:中国会展教育网)桌，或多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。大中型会议则安排在会议厅，扇形会议厅比长方形的效果要好。会议厅的前方安排主席台与讲台。主席台应用长方形桌，上铺白色、天蓝色或其他颜色桌面。台上方或后方悬挂会标。会标一般用红底白字，企业也可用红底金字。讲台不宜过大过高，应与讲话人的身材比例协调。台前可放置花草盆景，使主席台整体上显得色彩和谐，舒心悦目。面对主席台的是与会者席位，应有桌有席。便于放置文件和做记录，席位之间不应太挤，便于进出活动。研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形，席前除文件、资料外，可放置饮料、水果，还应多备话筒，便于与会者原桌发言和多向交流。会场大小应与人数相适应，与其过大，不如偏小。会场过大则显得松散，容易产生迟到、早退现象，不利于产生好的会议效果；偏小反而显得紧凑，容易使人思想集中。情绪饱满。

工作会议或同一系统会议，与会者的席位依职务高低为序，职务越高者离主席席位越近，两边入席，左高右低，前高后低。研讨会、座谈会之类的会议，与会者可随到随坐，不指定席位。重要的大中型会议，则应按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，与会者由秘书或服务人员引领入席。

(2)主席台席位。

重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。席位的次序应以主席团成员职务高低，对会议的重要程度而定。邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则。

第一排的正中为首席．其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低．前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。

(3)会场设施。

会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器 的音量大小)，以免临时发生故障或出现差错。

(4）其他准备。

会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。远道而来的应准备接送车辆。会议(出处:中国会展教育网)要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送图片、资料、纪念品等，都应在会前做好准备。

会议议程、程序的拟定

(1)议程。

会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题，顶尖秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序，编排议程，印成文字，就是议程表，会前发给与会人员。

(2)程序。

会议内容除了议题之外，还有一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。把第一次会议的这些项目和内容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文书，就是程序表。程序表最好能列上时间安排，具体到几点几分。

(3)日程表与作息时间表。

会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。

①日程表。

即将会议的全部内容(包括参观和文娱活动)分解安排在会期几天的各单元(如分上午、下午、晚上)或时数(几点至几点)内，以简短的文字表达，制成表格。

②作息时间表。

即将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。安排作息时间应考虑到劳逸结合、冬夏时令特征等因素。

会议议程、程序、日程表、作息时间表的拟定，体现出会议准备的充分和计划的严密，可以使与会人员和服务人员做到心中有数，使会议有条不紊地进行，这是会议(出处:中国会展教育网)成功的必要保证。

会议通知的发送

会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知。本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请

信。

会议通知上应写明下列内容：

①会议召开的时间、需用时间或会期，地点(会址)。

②会议名称和主要议题。

③参加对象。

④须作什么准备。

⑤报到日期、地点、接站办法等。

⑥召集单位署名、通知发出日期，加盖公章。

邀请性会议为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附加回执。

回执中需有下列内容：

①受邀请者娃名、性别、年龄、工作单位及地址、职务或职称。

②是否参加会议。

③预订住房标准。

④提交论文题目或资料名称。

⑤回程车船机票登记等。

会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬，再加电话征询、确定的双重方式。

附回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘