会议组织与管理要点

第一篇：会议组织与管理要点

会议组织与管理要点

会议方案

1．会议议题、会务、接待的具体工作细分到个人或部门，形成会议纪录或方案，会议前后逐项检查。

2．确定会议目标。必须先问一些问题，最重要的是：“会议准备实现什么目标？”或者换个角度问：“要是不开行不行？”“什么时候结束？怎样开才算成功或失败？”开会的目的非常明确，才能突出核心主题、避免重复、价值不大的会议，否则会议很可能是浪费大家的时间。

3．会议议程最重要。议程安排得体，可以大大提高会议效率。会议议程的大忌是太简单、太模糊。各项议程应与主讲人事先取得联系，征求意见，以求议题的表述准确、专业。

4．在重大论坛召开前，每隔三天有一次小组碰头会议，检查工作是否有疏漏及进展情况。会议召开前一天所有会务人员集中开会，强调会议事项，确保每个人都清楚各自职责。

5．每一项工作旁边都应注明相关的负责人员。在会务安排表格上出现的所有人员都应将相关事项、具体标准通知到本人，不要遗漏。

6．总负责人的最重要职责是沟通和协调，检查任务完成进度。对会务工作每一环节、细节做到心中有数，对会务工作中可能出现的问题要打足提前量，随时检查。总负责人应该是掌握会议细节最全面、信息最集中、最操心费神者，能随时根据各项信息协调所有参与者。切忌丢三落四，不注意过程和环节控制，有头无尾。

7．总负责人在重大会议刚开始一段时间，自始至终在会议现场巡视，留意场内情况，确保会议开场即步入正轨，随时应对突发问题。会议开场的顺利与否对整个会议效果影响很大。

8．差错举例

①会务方案涉及议程、会场的问题考虑不周或没有列出需求清单告知相关人员，会场工作人员不了解需求，也未指定好对应不同嘉宾的接待联络人或分项目负责人。会场秩序凌乱，工作人员没有佩戴特定的标志。

②时间进度不明确或没有按规定流程完成衔接。

③任务没有落实到个人，没有说定哪个人负责到何种程度，好像谁都负责又好像没人负责。

④会议工作人员接受任务，执行情况没有及时报告总负责人，总负责人无法对整个会议的协调与情况全面把握，以至于“险象环生”。

评述：会议方案也相当于备忘录、提示清单，一个全面细致的方案就构成了可以根据会议进程随时完善的基础。而会议总负责人则是驾驭会议的总舵手，所有信息都在此集中、发布，因而他掌握的信息是否全面、是否及时有效地督促到位决定着会议准备是否充分。会议要确保高效、务实，要特别关注以下七个关键要素：会议方案、会议目标与主旨、会议议程、出席人员与发言人、任务分配与职责安排、会议材料、信息反馈。

会议材料

1．装订后的会议材料需从头至尾翻阅一遍，重点核查内容有无重大差错、内容分类或逻辑结构是否合理、是否是最新材料、是否漏页、顺序是否有误、是否清晰。

2．针对各类论坛、各类研讨会的发言材料需重点关注：标题（即议题）是否围绕会议主线、条理是否清晰、重点是否突出、观点是否有新意、与会议目的是否吻合、是否与其他演讲者有过多重复。特别提防假大空、冗长、脱离会议主题、八股文式的发言材料。针对这些问题虚心与演讲人耐心交流、认真反馈。

3．会议须知：

①会议时间、地点、会议室（标明具体路线）。

②就餐时间、地点。

③会务组联络办法、订票、医疗。

④会议纪律。

⑤当地气候、交通及附近旅游景点介绍。

⑥“想客人之所想”，会议须知应将会议期间有关食、宿、行以及与会者可能要咨询的各种问题表述全面、准确，应视为会议最重要的材料之一。让与会者一拿到会议须知，就感受到周到、细致、关怀的特色，能得知所想问的问题答案，宾至如归。

⑦最终定稿与复印后的资料一定要有两人以上审看，并从头至尾再细看两遍以上。检查所有段落、文字表述、标示、印刷是否有差错。

4．差错举例：

①会议材料没有分类整理，材料内容空洞雷同，大话套话过多，没有充分反映会议的主题与实质性需求。

②汇总与会者名单时，要注意核对清楚姓名、性别。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想当然地认为就是女性。

③与会者职务出错。例如：正职副职弄错。

评述：会议材料如果切中会议主题，有事实、数据和案例分析，有独到见解和新颖的提法，就意味着会议已成功了一半，哪怕是发言人演讲水平差点。有两点切记：A.不管是什么权威人士、专家发言都事先需要反复沟通、督促发言提纲，这样能把握主题，避免脱离主题，空洞没内容。B.给发言者事先应发出正式的文字邀请函并附上会议发言的需求、听讲对象、主题、注意事项，切忌以为一个电话沟通，对方“没问题”就万事大吉。当您很专业地按上述两条去做的话，对方也会认为你很认真、专业，才会真正重视发言稿的准备。

会议接待

1．邀请函在会议召开前15天全部发出，每天统计反馈人数主动汇报给总负责人。每发一份邀请函都应同时以电话确认。在发出邀请函后，一周内没有收到回执，要电话确认并汇报总负责人，总负责人决定是否增加人员或用其他方式与邀请人员联络。

2．对邀请函确认要分多次跟踪（至少三次）、反复提示：

①邀请函发出后立即确认是否收到；

②会议前十五天最终确定是否决定参加、来程安排；

③会议前三天确认航班；

④重要嘉宾及发言人在会议前一天再次确认何时到达，告知谁接机，并有专人过问其食宿行安排；

⑤在会议正式开始前半天，确认主要嘉宾和发言人座位、住宿房号，专门提醒开会、发言准确时间，有专人接应、引导。

3．掌握上菜时间，尤其是在中午安排的就餐时间正式开始前5分钟，应有2个热菜先上到桌上并盖好（如会议延时则灵活掌握，及时通知餐厅更改）。客人到齐即可用餐，避免所有人到齐后再上菜，用餐等待时间过长。

4．每一次会议开始前，要给宾馆一个详细的接待需求清单与对口联络人清单，需要宾馆配合的会议接待、会议现场管理问题以文字化的表格明示，对宾馆作详细说明，常规性事项也应重复提示，以免宾馆工作人员疏忽、遗忘。

5．差错举例：

①在通知演讲嘉宾时，交待不清楚或演讲嘉宾没有理解会议主题、参会对象的需求，不了解其他发言者的情况，演讲者不能准确地根据会议需求把握内容。

②事先没有专人审阅发言稿件，演讲内容脱离主题，离题太远，大道理过多，空话套话一大堆，与其他发言者内容重复。

③演讲时间超出约定，主持人未注意控制和提醒，影响其他会议安排（应事先向发言人交待发言时间或有专人在台下醒目位置处出示发言时间提示牌）。

④与宾馆协调、沟通渠道不通畅，导致衔接脱节或要求宾馆配合的事项没人做，或未与宾馆方面确认。

⑤与接机人员衔接或交待不清楚接待要素（时间、航班号、人数），导致无人接机或未接到人，或车辆不够座位。评述：对一些会议嘉宾和发言者为什么强调三次以上的确认？一是表示主办单位的尊重和诚意；二是在反复联络沟通过程中引起重视，充分准备。因为一般人接到通知后都会“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各种“借口”反复地与重要嘉宾尤其是演讲者联系沟通，可以促动其做好符合会议需求的各项准备工作，也可在沟通中听取到专家意见，从而对会议主题、具体内容及时进行适当修正。

会议现场

1．按与会人数准备座位牌，通常多备20多个，以备不时之需。

2．会议前一天晚上摆放座位牌，开会前一小时再仔细检查一遍，仔细核对与会者姓名是否有错，发现遗漏或名字错误立即补救。

3．会议桌、椅子及会议桌上的水杯、纸、铅笔等用绳子拉成一条直线、一个方向，造成一种整齐划

一、壮观严谨的气势。

4．会场门口签到处设立会议标志，说明会议名称、演讲人员姓名、会议议题以及会议的开始和结束时间。

5．投影设备、大屏幕显示、电脑、同声传译设备（指大型国际研讨会）摆放在合适的位置，方便使用但又不影响与会者视线，并逐一检查是否备全。

6．会场音乐安排：

①选择与会议主题和会议议程相适应的会议音乐，提前选择并请总负责人审听。

②与酒店音响师沟通，告知放音乐的顺序和曲目，上下午会议开始前以进行曲为主，是会议开始的“铃声”，会议休息间以轻松欢快音乐为主。合适的音乐能渲染会议气氛，振奋精神。

7．电脑和大屏幕显示。开会前一天，对电脑进行预演，注意会场每个角落都要能清晰地看到大屏幕，在开会当天提前一小时再次进行预演。角度和焦距要调整好，以免字太小或偏离视线。

8．麦克风。根据会议需求情况进行调查，是否安装固定麦克风、别针式麦克风、无线麦克风等，数量需求是多少，无论使用哪种麦克风，在会议开始前都应该有专人负责检查会场内麦克风是否足够，摆放位置是否合适，以及能否正常使用。

9．当会议演讲者或主持人需要同与会者交流、回答问题时，应有两个服务员分开在两边传递麦克风，扫视全场。麦克风放到讲台上的时候要注意声音是否够大。会议开始前也可在发言席上放一个无线麦克，便于演讲者走动式演讲。

10．在会议演讲台旁可根据需要准备白板、白板笔、激光笔，并需试用一遍，以确认是否能用。

11．灯光：在需要使用视听设备时，用可以调节亮度的白炽灯较好，如有必要对灯光进行亮度控制。将所有灯光变化进行预演，如因会议议程需要，还要对在什么时候调整灯光有所准备。

12．空调温度控制：注意场内温度的变化，及时调节温度调节装置。通常在与会者入场前把会场温度调得较低，随着与会者增多，会场内温度会自然升高，也可将温度调节装置设定一个合适的温度。避免过冷或过热。

13．开会前，会务组提前一小时到会场，对宾馆会务各个环节全面检查一番——场地、主席台、座位牌、音响、音乐、灯光、背板、嘉宾证、文件、资料等，现场使用或“过滤”一遍，看有无漏洞、疏忽。

14．差错举例：

①在布置会场时，主席台排位顺序错误，重要嘉宾、发言者姓名、职务、性别弄错。没有注意到是否保证所有与会者都能看到大屏幕。

②播放powerpoint时，没有及时调整灯光或powerpoint颜色影响视角，与会者看不清楚屏幕内容。

③会前播放的音乐与会议氛围不协调，过于嘈杂或音乐碟片损坏。

④没有仔细检查麦克风，话筒无声。投影机放不出演讲材料。

⑤没有预留座位余量（通常20％），在突然增加与会者时出现被动局面。

⑥在打印双面座位牌时，只打印单面，座位牌另一面是空白。

评述：电脑、麦克风、投影这三项工具如在会议进行过程中出现障碍，极有可能导致会议瘫痪，有时会议就因此搞砸。会议开始前或休息中配备不同的音乐，能给人以爽心悦耳的感觉，并配合会议不同阶段的氛围。灯光、音响、座位上纸茶笔的摆放等等都会影响到会场效果。会议组织是否够专业、严谨往往在这些细处得到体现。

会议主持

1．了解整个会议安排、议程。熟悉演讲嘉宾简历与演讲内容，并做简单提炼和概述。

2．驾驭会场气氛。对整个会议主题、各发言选题之间衔接关系，可做些简单评述并“串联”起来。出现突发事件时，灵活应对。

3．会议总负责人需做好细致的“幕后”策划、设计和组织工作。应备好专门的文字素材提供给主持人参考，并当面说明会议现场情况和对主持人的特别提醒。

4．会议总负责人可以小纸条、便条等形式及时告知与会议主持相关的情况，如每个发言人的主题与立意、主办单位意图、临时出现的变动，以确保主持人很清晰地随时掌握会议现场情况。不要让主持人有模糊唐突感。

5．上午主持的时候要把下午的安排说明一下，下午要把第二天安排再强调一遍，以提醒与会者再次确认会议安排，准时到会（多一点说明、看似不经意的提示可从心理上消减会议懒散的情绪，确保会议的严谨整齐）。

评述：会议主持人是会议的“中枢神经系统”，起着承上启下、调节会场气氛的作用，不是简单的“报幕人”角色，需要对整个会议主题、过程有个总体把握，引导会议的方向，缓解与会者可能的抱怨和误解。会议主持的语言分寸、时间把握和对发言人的评述都很有学问可讲。

小型工作会议

1．根据议程，让某些人仅出席部分时间的会议。

2．每份资料的标题处可注明“供参阅”、“供讨论”、“供决策”等字样，使与会者知道要在会上做什么。

3．重要领导的发言和复杂论题需要充沛精力讨论的，放在会议的前部。

4．会议主席应明确会议议程，写下每个项目准备达到的目标、需要决定的讨论要点，确定参会人员和准备会议过程中需提问的问题。

5．会议议程不宜过早分发，以免有些与会者可能会忘记或丢失，提前2—3天足够了。

6．在会议前半天应电话再通知、提示一次。对需要准备材料者应提前一天以上做特别提醒，以引起对方重视。

7．会议结束前，主持人总结要点，明确每项任务的责任人、执行要素、注意事项、完成时间、会议成果。

8．每次会议都要做笔录，重要会议应不晚于第3天即形成纪要发给与会者，在下一次会议时主持人可拿着上次会议纪要逐项对照检查执行情况。

9．业务协调会议重点不在于讲流水账，而是把需要知会、需领导协调、提示大家特别注意的动向和问题、需要大家协助的事项等等说明清楚。座谈会也需提醒每人座谈主题和大致发言时间，避免一个人发言说个不停或者与主题无关。如何找错

随时随地留意身边每一次重大会议或其他项目运作中的疏漏和差错。每一次总结都可畅所欲言，将任何细微差错、疏漏、特别提请注意的事项提出来，每个人讲出来的就是具体情节和活生生的事例，是“干货”，而不是大道理、大原则或简单的抱怨。专人记录，“找错”甚至可以作为一个“硬任务”，起初让每一个参与者至少提出五个差错，十个人就汇成了五十个差错案例！汇总发给每个人去补充，并编辑成册，人人皆知，避免其他人或后来的人犯同样的错误。最终形成标准化的会议工作手册。

当把“找错”作为一种工作习惯和制度体现在管理的方方面面，错误一定会越来越少，直至不再需要“找错”。

第二篇：会议组织与管理

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通过学习，你将能够： ● 了解和正确认知会议；

● 掌握保障会议成功举办的准备工作； ● 了解大型会议活动的组织和策划情况。

会议组织与活动管理

一、会议的正确认知

1.会议的现状

研究表明，企业员工每天有一半以上的时间在开会，而会议议题达成一致和通过认可的却很少。由于会议的频繁召开，可能耽误和影响许多计划内的工作，为企业带来各种隐形损失。例如，企业中常常流传着有关会议的顺口溜，“上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃；上午有早会，下午有午会，下班不能走，还要开晚会；每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。”

大多数企业认为，通过会议的效率和会后的执行效率，可以决定企业的最终效率。据统计，全球每天要举行数百万次会议，例如英国每天有4000000小时被用于会议；美国平均每天举行1100万次会议；经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%～70%；《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间为3.5小时，非正式会议的时间为1小时。

通常情况下，企业行政部门参与的会议较多，部门员工不仅要出席会议、组织会议，更多的时间是策划和安排会议。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》杂志中提道：“开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。”因此，企业要想提高会议的成功率，很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。

2.会议的重要性

会议的召开非常重要，大多数企业都是通过会议决定其基本走向，认为召开会议的效率和执行的效率决定企业真正的效率。而且企业90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻，通过会议可以解决和处理问题，但是由于会议水平有限，导致旧问题没有解决，又带来更多新问题，因此企业花费在开会上的时间越来越多，召开会议的频率也越来越高。

3.会议的定义

会议是由三个或三个以上的人集合在一起，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。随着科学技术水平的不断发展，出现了视频会议，例如QQ群会议、MSN会议、甚至通过Skype也可以开会。然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求，视频会议需要大量的数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。

4.会议的作用

会议的作用主要包括：

第一，会议能够为企业提供信息； 第二，汇聚信息；

第三，解决问题，当今会议不仅在提供信息方面出现问题，更是解决现场出现的问题，通过会议形式帮助企业解决和处理问题；

第四，企业为员工提供的教育和培训，也都是通过会议的形式传递； 第五，会议还可以为企业传达指示、政策制度和精神；

第六，会议会为许多新上任的管理者提高威望和地位，新领导往往通过尽可能多的召开会议，巩固其在团队成员心目中的地位和作用。

5.会议的影响

会议为企业带来的影响包括正面和负面影响，会议不仅能够为企业提供信息、解决问题，同时会议的群体决策，能够使决策更加公平化、客观化和集思广益。然而企业频繁召开低效率的会议，还会带来很多负面影响，在人员、成本、时间精力以及效率和品质方面产生会议的波纹效应。

所谓波纹效应，是指两个决策层将处理不了的问题，单独拿出召集中层开会讨论，中层解决不了又召集底层员工讨论，就这样为找出一个更好的解决办法，导致影响范围越来越大、所花时间越来越长，如同水中泛起的波纹一样。

6.会议的频率

不同会议召开的频率不同：固定的部门会议，最快最频繁是一周召开一次，最合适的是一月召开一次；全体会议或员工大会的频率要视公司规模而定，但一般员工大会每三个月召开一次属频繁，而半年一次比较合适；突发事情的会议要随时召开。

7.会议的规模

根据会议的功能不同，会议人数有严格的限制。制定决策的会议，例如年底的务虚会是为决定明年销售政策、研发政策、相关制度和战略目标召开的会议，一般人数比较少，限制在50人以内，因为人数越少越容易达成共识；问题解决式的会议，人数不应超过10个；培训式的会议，一般建议培训时是小班30个人以内效果非常好；正式报告会议，比如员工大会进行宣传贯彻政策时人数越多越好。

8.会议的结构

会议结构与事务发生的结构一样，经历事前、事中和事后三个过程。事前

事前主要是会议的计划、筹备和安排阶段。

事中

事中是会议的召开阶段，分为开场、扩展、回收、达成共识和结束会议。会议开场由主持人详细介绍会议情况；扩展是按照会议议题的顺序逐一进行讨论的过程；回收是对每一个议题经讨论达成一致的结果，最后达成共识结束会议。

事后

事后则是会议的追踪和反馈阶段，许多会议的失败和低效，是缺乏事后的追踪和反馈。一般每次会议的结束一定是下次会议的开始，因此追踪反馈通过会议纪要落实，由主持人或者会务工作人员追踪和落实。

9.会议的成本

会议的成本包括时间成本、直接会议成本和效率损失成本。

时间成本

会议的时间成本是会议前、会议中和会议后的时间，可以轻松计算。

直接会议成本

直接会议成本包括场地和设施设备的租赁成本、差旅餐饮住宿成本、甚至文件复印及小礼品花费的成本。

效率损失成本

效率损失成本是由于开会而耽误和影响其他工作或者合同的落实和签订，带来的隐形损失。

会议的成本带给会议筹划者一个启示：站在生意人的角度决定某些会议召开的必要性。

二、成功会议的准备工作

一个成功的会议在召开前需要做许多方面的准备，其中包含会议政策、会议程序、会议文化和场外工夫的准备。

1.会议政策

会议政策包含：

第一，寻找解决会议的其他方法； 第二，会议的管理机构和机制； 第三，了解会议的目的； 第四，选择适合的参会人员； 第五，合理安排会议的时间和地点；

第六，会议议题要到位，讨论议题的顺序要合理；

第七，强调该合起来召开的会议不分别召开，绝对不必召开的会议坚决取消。一般企业在进行会议筹划前，需要考虑有无其他解决会议议题的方法，如果不开会可以解决问题则尽量不开，选择其他方式进行沟通，例如调研、问卷、电话、短信，或者发布正式的公文进行沟通。

会议的管理机构和机制是指将负责落实、执行和监督的人员落实到位。通常情况下，会议管理机构机制是由承办方、行政人员和办公室人员负责和落实执行，包括事后的追踪和反馈。企业在每次会议之前要达到的会议目的和功能，一般来说，会议的目的主要包括：提供信息、汇聚信息、解决问题、教育训练、提升管理者的地位和形象，需要告知所有参会人员。而且会议中只有选择合适的参会人员，才能够达到会议的预期效果。

2.会议程序

企业在安排会议程序时，需要注意会议的主题与目标、会议形式、具体议程、参会人员、召开时间与地点、预期结论、会议文件准备和发放及工作分配落实等方面内容。

会议的主题、目标、形式

会议的目标和主题要清晰，考虑会议的形式要合理。

咨询式会议主要是讨论公司下步走向或其他咨询意见的会议；责任交付式会议一般是年终年底召开，主要是签订目标责任书和责任的交付；企业经常召开的是提报式会议，公司或部门的参会者提报需要讨论的提案或议题，然后进行开场、扩展、回收、结束和总结。

会议具体议程

谈论会议议程时经常会谈到议题、议程和日程。议题。议题是要议论的话题或主题。

议程。议程是将议题按一定的排放顺序以及时间顺序安排。

日程。日程是整个议题的讨论顺序和整体的时间安排，包括一天中将所做事项列出详细的表格。

许多会议不仅讨论一个议题，更多时候为提高会议效率可能讨论很多议题，然而不同议题有一定的顺序安排，需要遵循一定的原则。

议题排位顺序的原则 议题排位顺序的原则主要包括：

第一，排放议题时遵循由重到轻的原则，重要的议题安排在前；

第二，讨论议题时遵循先易后难的原则，将容易的议题放在会议开始进行讨论； 第三，敏感尖锐问题要放在会议最后阶段讨论，比如销售政策和制度、人事安排和任免及奖金薪酬的发放和确定等敏感问题，如果事先讨论这些敏感尖锐的问题，容易产生与会人员的争论和矛盾，导致会议氛围受到影响和破坏而无法使得会议延续；

第四，讨论议题还可以按照时间的紧急程度先急后缓，也可以按照议题的相关性安排，例如某个议题需要某些人参与则提前讨论，然后可以离开会场，剩下尖锐的问题再小范围讨论。人的选择需要遵循的原则

任何会议无论是会议的主题和内容如何，人员的选择要遵照三个原则：

第一，知情人必须到场原则，了解事情的具体起因、发生经过和结果的人必须到场； 第二，决策人必须到场原则，决策人不到场，往往导致企业会议经常是议题决而不议、议而不决；

第三，重大关系人必须到场原则，重大关系人是具体的执行者，不仅需要知情还需要具体的落实和展开工作。

会议的时间、地点选择

关于会议时间和地点的选取也有一定的要求。

时间。影响重要会议的时间因素，首先是决策人的时间必须要保证，其次避开公司重要活动或庆典，最后避开放假和收假时间。

地点。会议地点选取一定关乎到会议的整体讨论议题、规格和涉及的人员，会议谈论的问题非常保密而且不愿受到干扰，因此，小型会议在公司内部的办公室，或者大型公司的会议室召开即可；而大型会议则可能需要选择外部的一些会议中心。

会议座次安排

会议召开时，座次的安排同样有讲究，如果会议的召开或宴请中没设群众席，则右边永远是尊位；相反如果设有群众席则左边为尊位，主席台是以左为上。

图1 会议座次安排（奇数）

图2 会议座次安排（偶数）

当人数为奇数时，1号居中，2号在1号左手边，3号排右手边，其他依次排列，如图1所示；当人数为偶数时，座次安排如图2所示。

会议可能的结论

会议可能形成的结论比较多，一般是由会议纪要来记录。

会议文件准备

会议所需文件的内容更多，比如会议通知、事前事中事后的一些文字内容，因此文件准备和发放工作同样不容忽视。

3.会议文化

会议文化包括会前各种各样会议资源的准备、管理过程中对事中的监控、生产过程中产品的产出和团队的氛围、士气、会议纪要（记录）、效率目标。

4.场外工夫

场外工夫是指成功的会议形成的是一个不断“PDCA”的过程，即沟通、协调、精心的过程。高效的会议特点是“会而有议，议而有决，决而能行，行必有果”；相对应低效会议的特点有“会而不议，议而不行，行而不决，决未必有果”

要点提示

保证会议成功的准备工作包括： ① 会议政策； ② 会议程序； ③ 会议文化； ④ 场外工夫。

三、大型会议活动的组织和策划 一般常用的大型会议有签字仪式、庆典活动和新闻发布会。

1.签字仪式

签字仪式是特殊类型的会议形式，主要是人员的准备和礼仪的准备。

人员准备

人员准备是指签字人、助理签字人、嘉宾、主持人、群众和媒体的确定。

礼仪准本

礼仪准备往往由签字、交换文本和合影三个环节组成。如果签字仪式有外方参加，礼仪的准备则需要增加考虑国旗的悬挂及座次的安排。

2.庆典活动

庆典更多的时候需要考虑主持人、嘉宾、领导、致辞人和群众，庆典一般要安排大型的文艺演出和参观游览活动。例如，公司在成立五年、十年或五十年时，一般都会有大型的庆典，首先选择主持人，然后剪彩，之后是文艺演出阶段，最后组织相关人员游览参观和购买礼品。

3.新闻发布会

随着沟通信息越来越透明，新闻发布会这种会议形式，也越来越多被认可，不仅是政府机关而且企业也能够召开。

新闻发布会的关键是人选和文稿的准备：

人选

人选主要是主持人、信息披露人和媒体记者的确认。

文稿

文稿包括硬文稿和软文稿，需要提前准备，然后跟记者沟通，使其按照准备好的文稿内容进行播报和播放

第三篇：会议组织要点与代表座次

年会是企业激励员工、展示业绩、联系客户的重要手段。通过丰富多彩的活动、丰厚的奖品、诱人的美食以及轻松的旅行，带给员工和客户美好的体验。下面，按照年会的七个环节（确定活动立项/制定预算/选定会务代理/确定方案/确认实施细节/结算/总结），就年会的组织要点，综述如下，供大家参考：

年会的组织有五个要素是我们必须首先确定的：预算、人数、参会人员组成、会议主要议题、会议时间，这五个要素牵涉到在整个年会组织过程中选址、酒店、餐标、礼品、活动安排等一系列决策。项目立项不是我们在这里的讨论范畴，但如果您是新人，接手行政工作后可以查看往年的工作记录，以便未雨绸缪。在制定预算环节，主要考虑交通、住宿、膳食、会议综费、礼品，有的年会还要加上会后的旅游预算。

选定会务代理是组织年会便捷可靠的方法。第一，可以节省预算，花同样的钱可以办更多的事。不可理解？这就要了解酒店的定价体系,一般而言,酒店的价格从高到低会分为:门市价、前台折扣价、商务公司价格、会议团价、旅游团价五个档次。这就是为什么有的网友抱怨直接向酒店订场地和客房反而比通过会务公司报价高的原因。隔行如隔山,其中有许多的操作技巧是业外人士所不知道的。第二，可以节省时间、简化操作流程。专业的会展代理对酒店场地及提供的服务都比较熟悉，按照您的年会组织五要素，他们可以很快推荐合适的地点给您。如果您选的会务代理公司经验丰富，他们应该可以很快报出初步的预算供您参考。第三，更好地协调酒店关系，以保障会议的顺利进行。年会的组织实施是个繁琐的服务过程，它是一个需要很多协调工作的系统工程。会务代理公司的操作经验以及和会务酒店良的好合作关系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的规定，在下午14:00以后客人方可入住，特别是在旅游旺季（对上海而言,就是3-5月以及9-11月）,如果您的会务活动人数众多（比如用房数在100间以上）,而酒店在前一天是满房的情况下,就会造成大批客人到店后无法入住的情况,这时候就需要会务代理公司动用人脉和酒店各部门（前台、礼宾部、客房部等）进行协调,以解决入住问题.又或者在会场搭建时的提前进场时间,需要和酒店工程部、宴会厅及保安部进行协调,如果没有会务公司的协作,组织者会增加很大的难度.在确定方案环节,首先要将此次活动的核心议题合理地安排到会议议程当中。主会场、舞台及背景搭建、节目选择、餐标及菜单、房间、接送机、会后旅游这七项是在这一环节最须留意的地方。接下来就是重要的确认实施细节了。首先，要创建一个工作进度表，这是提高效率、保障活动顺利进行的有效手段。工作表的内容要包括以下几个方面：

1、邀请的贵宾及确认其成行；

2、舞台设计、场地搭建、灯光音响布置的完成；

3、文书工作、会议资料的准备；

4、房间分配表；

5、用餐（餐标、菜单、主桌、台卡）；

6、交通安排；

7、各项工作的负责人及联络方式；

8、支付各项定金的时间表；

9、表演者的邀请及确认；

10、礼品、胸花、指示牌、胸卡；

11、会务照片及录像资料的制作和赠送。

在检查准备工作的时候，关键点是：围绕年会的目的、重要人物、核心议题的关联活动是否够丰富、够突出。在客户年会上让赞助商抢了风头就得不偿失了。

在结算环节，关键是在活动进行过程当中，要事先指定专人在酒店的每个消费场所签单确认。比如自助餐的用餐人数、用车的时间及里程、洗衣及长途电话费、上网费、酒水、大堂吧消费、迷你吧消费、会议茶歇的人数等等。一般而言，酒店的各项预定都有保证人数的要求，在预计人数的5-10％以内，酒店是可以灵活处理的。

总结报告的内容应该包括此次活动是否达到了预期目的，预算执行情况、对会务代理的服务评价、不足和建议。

第四篇：组织会议十大要点

组织会议需要注意的十点

当今的企业有会议成瘾的趋势，公司很多员工的主要时间是在会谈。为了提高效率，让物有所值，就需要每次会议前做好充分准备，避免低效率的会议。

下面十点应该注意：

1． 目的。每次会议要有明确的，可以准确界定的期待目标。要清楚，会议是为了信息交流，解决问题，还是做出决定。

2． 组织准备。通过Checklist和时间表确保会议的组织工作，如技术问题，会议室，辅助工具，能万无一失。

3． 内容的准备。日程和大致的时间分配，所有相关信息和文件，并通告所有相关人员。

4． 时间。会议最长不宜超过90分钟，最好只有60分钟。如果议事内容太多，要安排休息。

5． 准时。要准时开始。等了一次，就总是要等。检查一下是否所有中断会议和影响会议的因素都排除掉了？

6． 纪律。与会者的自律和时间纪律。是否确定了掌握时间的人，以及最好的时段安排，并确定了结束会议的时间？

7． 视觉工具。视觉辅助工具的使用，如白板，投影仪，记录纸，图纸板等。讨论的内容应该让所有人都能看得到。

8． 会议管理。有权威的会议管理人。限制离题的讨论，检查事先通过的会议目的是否达到了。

9． 会后行动。与会者达成一致，并决定以什么样的后续行动保证会议结果的推行：谁在何时完成什么？

10． 纪要。手写的行动计划和会议纪要可以马上照下来或复印，让所有与会者拿到。

文章引用自：

http://study.manage.org.cn/Article/ShowArticle.asp?ArticleID=1274

第五篇：组织会议的要点

杭州伍方会议服务有限公司 希望对您有所帮助

组织会议的要点

现在社会由于业务的需要，组织会议的活动越来越多。组织会议就变的越来越有学问，会议召开的是否成功与组织会议是否到位有很大的关系，因此在组织会议时应注意以下要点：

一、会前准备

1． 记录室

大型的会议一般可有一个记录室，它是控制和调配音响效果、视听设备以及安放必要的会议所需的一切相应设备的理想场所。一般的面积为8m2～18m2。音像师可在此放置调音台，安装灯光控制按钮、各种接线板、总供电开关以及放音、放像设备的开关等等。内设几把坐椅以供工作人员休息时使用。如需要还可为记者准备电话、传真机或文字处理机、打印机等设备，以方便传送各种信息。当然，一定要准备好各种录音、录像设备，以利于会议秘书圆满完成会议的记录工作。工作人员还可以在此控制放映机、幻灯机、电脑等，以供演讲者使用。”麻雀虽小，五脏俱全”，一间小小的记录室可以容纳整个会议要求的全部硬件。一个大型的会议，与会者往往很难听清、看清，会议的精神往往不能够清楚地传达，有了记录室效果就大不一样了。

2．安排餐饮

3．安排停车

必须做好车辆的管理工作。会议的车辆管理包括车辆的组织、调度、车况检查以及停车管理、驾驶员的管理、派车用车等。

会议秘书人员应该清楚每个与会者到达、离开的日期和时间，安排人员在机场、车站接待，有自己车队的要与车队事先拟定接送与会者的细则，无自己车队的要备有出租汽车机构的名单、电话，计划好租车事宜：用车日期、时间，需要多少坐位的车以及需要几辆等。如有与会者要求自己租车，应该提供帮助并做好记录。

关于接送与会人员的车辆停放问题，要有物质保证并确保安全。所有车辆到会前检查停车场的容量是否足够，确定供电系统是否正常。无论是地下停车场还是地上停车场，都要安排固定人员看管，负责引导车辆入位，确保秩序正常。

更多知识、尽在伍方电话:0571-85862949 *** QQ:2528052432

4．电话联系

邀请与会者是召开大会的序曲。一个延续1天～3天的重要工作——电话联系，是需要认真对待的。在会议召开的前一个月，就得有人天天坐在电话机前，一个个确认被邀请者是否出席，因为接到邀请的人往往疏于回复。

5．预定和检测视听设备

如果公司不是经常召开需要较多视听设备的大型会议，可以向专业的机构租用这些设备。要在会前预先试用并能熟练掌握，从电源开关开始逐一进行检查，并进行音、像等的试播试放，以确保这些设备完好并保证在所有的坐位上都能看到图像。

6．监督会议安排

会议的监督安排主要体现在催办工作上。

首先明确催办对象与催办时限。一般应比会议各项工作的承办时限提前一至二天，即对有关承办部门是否把催办事项及时办理完毕进行查询、督促。如遇特殊情况或办理过程中出现问题，应及时向领导汇报并采取措施，保证被催办事项的有效处理。其次是填写催办登记。催办对象与催办时限一经确定，便应立即登记交办。可采用簿式登记方式的催办卡，也可采用电脑登记的办法，催办事项输入电脑，同时填写一份催办单随文件发给承办单位，催办时限一到，电脑便能自动将当天需完成的催办事项显现出来。

催办的要求，即建立催办系统明确分工。通常文件由秘书、文件管理人员进行催办，重要会议文件由各级领导人员亲自负责。

建立催办的登记报告制度。对需要催办的文件以表格或卡片的形式逐件进行登记，并追踪记录催办的情况；及时进行分析研究与汇总上报，向领导反馈信息。

坚持全面、及时的原则，这对会议与活动的组织很重要。全面地调查和反映会议文件的处理和实施情况，及时督察及时反馈，保证文件及时办理完毕并发挥效用，惟其如此，催办才能真正成为加速文件运转的”催化剂”，以确保会议与活动的高质量完成。

二、准备文件

1．准备并检查文件的准确性

准备和检查文件的准确性是一项非常艰巨而必要的任务，文件主要是会议日程、会议通知、主席日程和报告。检查文件的准确性时一定要认真核对每一项细节，尤其是时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人名宇等，要确保每一项都与实际相符。

会议的日程要尽快检查核对，印发给与会者，以便主办单位人员同与会者能尽快熟悉，互相沟通。

制定会议生活管理的计划，必须了解将要召开的会议的基本情况和要求，如会议日期、会议规模、会议日程（或议程）、会议通知、主席日程及报告等，根据掌握的总体情况制定出详细的计划和实施方案，然后报请会议主管领导审批。计划一经批准就要立即着手实施。各项准备工作基本完成后，应对准备工作进行一次详细的检查，确认没有问题以后，把准备情况向会议主管领导汇报，并将计划印制成图表分发大会使用。

2． 整理文件

印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图，并将以上文件及附送的本市交通图等装订成册，注意不要缺页要便于携带和查阅。印制这些文件要根据与会人数并注意留出足够的份数，以备与会人员遗失文件时用。印制好的文件要根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。

3． 分发文件

人数较少的小型会议，会议的资料可放置于会议室的桌面上。较大规模的会议可在与会人员签到时由工作人员分发给与会人员（餐券可以根据会议长短一次发给与会人员或每天发给与会人员）。