会议营销的组织与管理

第一篇：会议营销的组织与管理

会议营销的组织与管理

一、什么是会议营销？

会议营销就是通过会议、讲座、集中联谊的形式对消费者进行宣传并时宜而达成销售产品的目的。

二、会议营销的优势：

单一性：操作简单并可以控制。

高产性：投入比较低，产出比较大。

灵活性：没有太多的时间规划和控制。

针对性：锁定目标客户，一对一的沟通，零距离的感化。服务性：个性化和人性化服务。

节约性：费用可以控制。

连续性：建立一个销售链通道。

感染性：会场的气氛可以感染购买心理。

长久性：培养忠诚客户群。

三、会议营销要素：

1.目标人群

这是首要的，没有了目标人群，其他策划活动再精彩也是归于零，无任何意义。目标人的数量多少、质量好坏则直接影响着会议营销活动的效果。因此，如何寻找目标人群，如何邀请到数量更高的目标人群就成为会议营销活动成败的根本条件；

2.会场

会场大小是否舒适、距离是否适当、交通是否方便、知名度是否较高、条件和配套设施是否合理、费用是否合理等等，都直接影响会议的顺利进行和效果；

3.会议内容

会议内容的流程是否科学、内容是否精彩、气氛是否有感染力、诉求点是否有震撼力，这些都关系着本次活动能否取得满意的结果；

4.主持人

一个优秀的主持人往往能很好的调动和控制现场气氛，让活动或节目对参会人员产生极有的震撼。所以在做会议销售的保健品行业，高水平、懂业务的主持人非常的吃香，有的企业不惜重金向电视台聘请主持人；

5.活动组织者

活动组织者可以是主持人、也可以是专门的会务人员或一个班子。会议前期、后期工作，包括会议中的销售问题都由他们完成，一支高素质、严纪律、训练有互派 员工队伍是战无不胜、攻无不克的。他们的优秀与否，就是活动优秀与否的一个保证。

四、会议营销的标准流程：

1.制定方案要点，选择场地、主讲嘉宾。根据会议的层次、人数、规模制定不同的活动策划方案，包括人员分工、邀约顾客，场地选择，会场控制，会后总结等都必须明确。制定一个完整、详细的策划方案，就等于成功了一半。

2.电话邀约：

2.1沟通前的准备：了解顾客的姓名、联系方式、家庭情况。

2.2目标顾客选择标准：有一定的经济基础，重点客户重点记录

2.3工作人员心理调节准备：用以感染顾客。

3.拜访邀约 ：

3.1前期准备：

电话确定（时间、地点、对象）---->个人准备（邀请函、证件、产品资料、个人仪表）---->自我心理调节准备---->顾客拜访。

3.2拜访流程：

预约时间---->合适方式登门拜访---->与顾客交流----> 邀请参会。

4.人员准备：

4.1发放邀请函。实行家访式拜访，进行一对一沟通，提高寻找目标客户的准确率；

4.2电话确定到会名单，对家访做进一步的补充和巩固，提高到会率；

4.3分工明确，责任到人，发扬团队精神，充分调动工作人员的积极性。

5.现场布置：

5.1会场入口提供指示牌，并有专人负责引导和维护现场秩序；

5.2物资准备，包括灯光、音响、桌椅、条幅、产品、宣传资料、易拉宝、礼品等；

5.3工作人员统一服装，统一形象；

6.接待：

接待做到十要、五心、四声。

十要：

接待要热情；言语要温和；态度要尊重；心理要自信；表达要准确；吐字要清晰；交谈要用心；赞美要真诚；讲解要到位；沟通要及时。

五心：

信心：对公司、产品、自己有信心。

爱心：将爱心奉献给每一位顾客。

细心：注意观察顾客表情与内心世界，把握销售良机。热心：解答各种产品疑问。

耐心：尊重顾客，反复沟通。

四声：

顾客来时有招呼声；

介绍产品有介绍声；

发生误会有解释声；

顾客离开有道别声；

7.会议现场操作：

7.1以主讲嘉宾讲座为主，忠诚顾客发言（一般2—6人）为辅；

7.2添加游戏、舞蹈、抽奖、有奖问答等互动节目，以活跃会场气氛；

7.3设立专柜，加大产品的展示度，为产品销售提供一个好的场地；

8会后总结：

8.1 对会议整体方案进行总结

8.2 对工作人员的分工、职责科学化、规范化等方面进行总结；

8.3 对会议的费用、物资管理、现场使用、会场清理进行总结；

8.4 对主讲嘉宾和主持人的现场表现，包括讲话风格、语言、表情、肢体动作、现场调控能力等进行总结；

8.5 对会后产品销售情况进行总结；

9.售后服务：

9.1对已购买产品的顾客，应主动拜访、联络，了解顾客使用后感受。

9.2对于潜在的购客，要在时间、精力允许的情况下去回访，回访的工作重点在于留住老顾客，开发新顾客。

第二篇：会议组织与管理

导航

通过学习，你将能够： ● 了解和正确认知会议；

● 掌握保障会议成功举办的准备工作； ● 了解大型会议活动的组织和策划情况。

会议组织与活动管理

一、会议的正确认知

1.会议的现状

研究表明，企业员工每天有一半以上的时间在开会，而会议议题达成一致和通过认可的却很少。由于会议的频繁召开，可能耽误和影响许多计划内的工作，为企业带来各种隐形损失。例如，企业中常常流传着有关会议的顺口溜，“上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃；上午有早会，下午有午会，下班不能走，还要开晚会；每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。”

大多数企业认为，通过会议的效率和会后的执行效率，可以决定企业的最终效率。据统计，全球每天要举行数百万次会议，例如英国每天有4000000小时被用于会议；美国平均每天举行1100万次会议；经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%～70%；《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间为3.5小时，非正式会议的时间为1小时。

通常情况下，企业行政部门参与的会议较多，部门员工不仅要出席会议、组织会议，更多的时间是策划和安排会议。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》杂志中提道：“开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。”因此，企业要想提高会议的成功率，很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。

2.会议的重要性

会议的召开非常重要，大多数企业都是通过会议决定其基本走向，认为召开会议的效率和执行的效率决定企业真正的效率。而且企业90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻，通过会议可以解决和处理问题，但是由于会议水平有限，导致旧问题没有解决，又带来更多新问题，因此企业花费在开会上的时间越来越多，召开会议的频率也越来越高。

3.会议的定义

会议是由三个或三个以上的人集合在一起，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。随着科学技术水平的不断发展，出现了视频会议，例如QQ群会议、MSN会议、甚至通过Skype也可以开会。然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求，视频会议需要大量的数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。

4.会议的作用

会议的作用主要包括：

第一，会议能够为企业提供信息； 第二，汇聚信息；

第三，解决问题，当今会议不仅在提供信息方面出现问题，更是解决现场出现的问题，通过会议形式帮助企业解决和处理问题；

第四，企业为员工提供的教育和培训，也都是通过会议的形式传递； 第五，会议还可以为企业传达指示、政策制度和精神；

第六，会议会为许多新上任的管理者提高威望和地位，新领导往往通过尽可能多的召开会议，巩固其在团队成员心目中的地位和作用。

5.会议的影响

会议为企业带来的影响包括正面和负面影响，会议不仅能够为企业提供信息、解决问题，同时会议的群体决策，能够使决策更加公平化、客观化和集思广益。然而企业频繁召开低效率的会议，还会带来很多负面影响，在人员、成本、时间精力以及效率和品质方面产生会议的波纹效应。

所谓波纹效应，是指两个决策层将处理不了的问题，单独拿出召集中层开会讨论，中层解决不了又召集底层员工讨论，就这样为找出一个更好的解决办法，导致影响范围越来越大、所花时间越来越长，如同水中泛起的波纹一样。

6.会议的频率

不同会议召开的频率不同：固定的部门会议，最快最频繁是一周召开一次，最合适的是一月召开一次；全体会议或员工大会的频率要视公司规模而定，但一般员工大会每三个月召开一次属频繁，而半年一次比较合适；突发事情的会议要随时召开。

7.会议的规模

根据会议的功能不同，会议人数有严格的限制。制定决策的会议，例如年底的务虚会是为决定明年销售政策、研发政策、相关制度和战略目标召开的会议，一般人数比较少，限制在50人以内，因为人数越少越容易达成共识；问题解决式的会议，人数不应超过10个；培训式的会议，一般建议培训时是小班30个人以内效果非常好；正式报告会议，比如员工大会进行宣传贯彻政策时人数越多越好。

8.会议的结构

会议结构与事务发生的结构一样，经历事前、事中和事后三个过程。事前

事前主要是会议的计划、筹备和安排阶段。

事中

事中是会议的召开阶段，分为开场、扩展、回收、达成共识和结束会议。会议开场由主持人详细介绍会议情况；扩展是按照会议议题的顺序逐一进行讨论的过程；回收是对每一个议题经讨论达成一致的结果，最后达成共识结束会议。

事后

事后则是会议的追踪和反馈阶段，许多会议的失败和低效，是缺乏事后的追踪和反馈。一般每次会议的结束一定是下次会议的开始，因此追踪反馈通过会议纪要落实，由主持人或者会务工作人员追踪和落实。

9.会议的成本

会议的成本包括时间成本、直接会议成本和效率损失成本。

时间成本

会议的时间成本是会议前、会议中和会议后的时间，可以轻松计算。

直接会议成本

直接会议成本包括场地和设施设备的租赁成本、差旅餐饮住宿成本、甚至文件复印及小礼品花费的成本。

效率损失成本

效率损失成本是由于开会而耽误和影响其他工作或者合同的落实和签订，带来的隐形损失。

会议的成本带给会议筹划者一个启示：站在生意人的角度决定某些会议召开的必要性。

二、成功会议的准备工作

一个成功的会议在召开前需要做许多方面的准备，其中包含会议政策、会议程序、会议文化和场外工夫的准备。

1.会议政策

会议政策包含：

第一，寻找解决会议的其他方法； 第二，会议的管理机构和机制； 第三，了解会议的目的； 第四，选择适合的参会人员； 第五，合理安排会议的时间和地点；

第六，会议议题要到位，讨论议题的顺序要合理；

第七，强调该合起来召开的会议不分别召开，绝对不必召开的会议坚决取消。一般企业在进行会议筹划前，需要考虑有无其他解决会议议题的方法，如果不开会可以解决问题则尽量不开，选择其他方式进行沟通，例如调研、问卷、电话、短信，或者发布正式的公文进行沟通。

会议的管理机构和机制是指将负责落实、执行和监督的人员落实到位。通常情况下，会议管理机构机制是由承办方、行政人员和办公室人员负责和落实执行，包括事后的追踪和反馈。企业在每次会议之前要达到的会议目的和功能，一般来说，会议的目的主要包括：提供信息、汇聚信息、解决问题、教育训练、提升管理者的地位和形象，需要告知所有参会人员。而且会议中只有选择合适的参会人员，才能够达到会议的预期效果。

2.会议程序

企业在安排会议程序时，需要注意会议的主题与目标、会议形式、具体议程、参会人员、召开时间与地点、预期结论、会议文件准备和发放及工作分配落实等方面内容。

会议的主题、目标、形式

会议的目标和主题要清晰，考虑会议的形式要合理。

咨询式会议主要是讨论公司下步走向或其他咨询意见的会议；责任交付式会议一般是年终年底召开，主要是签订目标责任书和责任的交付；企业经常召开的是提报式会议，公司或部门的参会者提报需要讨论的提案或议题，然后进行开场、扩展、回收、结束和总结。

会议具体议程

谈论会议议程时经常会谈到议题、议程和日程。议题。议题是要议论的话题或主题。

议程。议程是将议题按一定的排放顺序以及时间顺序安排。

日程。日程是整个议题的讨论顺序和整体的时间安排，包括一天中将所做事项列出详细的表格。

许多会议不仅讨论一个议题，更多时候为提高会议效率可能讨论很多议题，然而不同议题有一定的顺序安排，需要遵循一定的原则。

议题排位顺序的原则 议题排位顺序的原则主要包括：

第一，排放议题时遵循由重到轻的原则，重要的议题安排在前；

第二，讨论议题时遵循先易后难的原则，将容易的议题放在会议开始进行讨论； 第三，敏感尖锐问题要放在会议最后阶段讨论，比如销售政策和制度、人事安排和任免及奖金薪酬的发放和确定等敏感问题，如果事先讨论这些敏感尖锐的问题，容易产生与会人员的争论和矛盾，导致会议氛围受到影响和破坏而无法使得会议延续；

第四，讨论议题还可以按照时间的紧急程度先急后缓，也可以按照议题的相关性安排，例如某个议题需要某些人参与则提前讨论，然后可以离开会场，剩下尖锐的问题再小范围讨论。人的选择需要遵循的原则

任何会议无论是会议的主题和内容如何，人员的选择要遵照三个原则：

第一，知情人必须到场原则，了解事情的具体起因、发生经过和结果的人必须到场； 第二，决策人必须到场原则，决策人不到场，往往导致企业会议经常是议题决而不议、议而不决；

第三，重大关系人必须到场原则，重大关系人是具体的执行者，不仅需要知情还需要具体的落实和展开工作。

会议的时间、地点选择

关于会议时间和地点的选取也有一定的要求。

时间。影响重要会议的时间因素，首先是决策人的时间必须要保证，其次避开公司重要活动或庆典，最后避开放假和收假时间。

地点。会议地点选取一定关乎到会议的整体讨论议题、规格和涉及的人员，会议谈论的问题非常保密而且不愿受到干扰，因此，小型会议在公司内部的办公室，或者大型公司的会议室召开即可；而大型会议则可能需要选择外部的一些会议中心。

会议座次安排

会议召开时，座次的安排同样有讲究，如果会议的召开或宴请中没设群众席，则右边永远是尊位；相反如果设有群众席则左边为尊位，主席台是以左为上。

图1 会议座次安排（奇数）

图2 会议座次安排（偶数）

当人数为奇数时，1号居中，2号在1号左手边，3号排右手边，其他依次排列，如图1所示；当人数为偶数时，座次安排如图2所示。

会议可能的结论

会议可能形成的结论比较多，一般是由会议纪要来记录。

会议文件准备

会议所需文件的内容更多，比如会议通知、事前事中事后的一些文字内容，因此文件准备和发放工作同样不容忽视。

3.会议文化

会议文化包括会前各种各样会议资源的准备、管理过程中对事中的监控、生产过程中产品的产出和团队的氛围、士气、会议纪要（记录）、效率目标。

4.场外工夫

场外工夫是指成功的会议形成的是一个不断“PDCA”的过程，即沟通、协调、精心的过程。高效的会议特点是“会而有议，议而有决，决而能行，行必有果”；相对应低效会议的特点有“会而不议，议而不行，行而不决，决未必有果”

要点提示

保证会议成功的准备工作包括： ① 会议政策； ② 会议程序； ③ 会议文化； ④ 场外工夫。

三、大型会议活动的组织和策划 一般常用的大型会议有签字仪式、庆典活动和新闻发布会。

1.签字仪式

签字仪式是特殊类型的会议形式，主要是人员的准备和礼仪的准备。

人员准备

人员准备是指签字人、助理签字人、嘉宾、主持人、群众和媒体的确定。

礼仪准本

礼仪准备往往由签字、交换文本和合影三个环节组成。如果签字仪式有外方参加，礼仪的准备则需要增加考虑国旗的悬挂及座次的安排。

2.庆典活动

庆典更多的时候需要考虑主持人、嘉宾、领导、致辞人和群众，庆典一般要安排大型的文艺演出和参观游览活动。例如，公司在成立五年、十年或五十年时，一般都会有大型的庆典，首先选择主持人，然后剪彩，之后是文艺演出阶段，最后组织相关人员游览参观和购买礼品。

3.新闻发布会

随着沟通信息越来越透明，新闻发布会这种会议形式，也越来越多被认可，不仅是政府机关而且企业也能够召开。

新闻发布会的关键是人选和文稿的准备：

人选

人选主要是主持人、信息披露人和媒体记者的确认。

文稿

文稿包括硬文稿和软文稿，需要提前准备，然后跟记者沟通，使其按照准备好的文稿内容进行播报和播放

第三篇：会议组织与管理要点

会议组织与管理要点

会议方案

1．会议议题、会务、接待的具体工作细分到个人或部门，形成会议纪录或方案，会议前后逐项检查。

2．确定会议目标。必须先问一些问题，最重要的是：“会议准备实现什么目标？”或者换个角度问：“要是不开行不行？”“什么时候结束？怎样开才算成功或失败？”开会的目的非常明确，才能突出核心主题、避免重复、价值不大的会议，否则会议很可能是浪费大家的时间。

3．会议议程最重要。议程安排得体，可以大大提高会议效率。会议议程的大忌是太简单、太模糊。各项议程应与主讲人事先取得联系，征求意见，以求议题的表述准确、专业。

4．在重大论坛召开前，每隔三天有一次小组碰头会议，检查工作是否有疏漏及进展情况。会议召开前一天所有会务人员集中开会，强调会议事项，确保每个人都清楚各自职责。

5．每一项工作旁边都应注明相关的负责人员。在会务安排表格上出现的所有人员都应将相关事项、具体标准通知到本人，不要遗漏。

6．总负责人的最重要职责是沟通和协调，检查任务完成进度。对会务工作每一环节、细节做到心中有数，对会务工作中可能出现的问题要打足提前量，随时检查。总负责人应该是掌握会议细节最全面、信息最集中、最操心费神者，能随时根据各项信息协调所有参与者。切忌丢三落四，不注意过程和环节控制，有头无尾。

7．总负责人在重大会议刚开始一段时间，自始至终在会议现场巡视，留意场内情况，确保会议开场即步入正轨，随时应对突发问题。会议开场的顺利与否对整个会议效果影响很大。

8．差错举例

①会务方案涉及议程、会场的问题考虑不周或没有列出需求清单告知相关人员，会场工作人员不了解需求，也未指定好对应不同嘉宾的接待联络人或分项目负责人。会场秩序凌乱，工作人员没有佩戴特定的标志。

②时间进度不明确或没有按规定流程完成衔接。

③任务没有落实到个人，没有说定哪个人负责到何种程度，好像谁都负责又好像没人负责。

④会议工作人员接受任务，执行情况没有及时报告总负责人，总负责人无法对整个会议的协调与情况全面把握，以至于“险象环生”。

评述：会议方案也相当于备忘录、提示清单，一个全面细致的方案就构成了可以根据会议进程随时完善的基础。而会议总负责人则是驾驭会议的总舵手，所有信息都在此集中、发布，因而他掌握的信息是否全面、是否及时有效地督促到位决定着会议准备是否充分。会议要确保高效、务实，要特别关注以下七个关键要素：会议方案、会议目标与主旨、会议议程、出席人员与发言人、任务分配与职责安排、会议材料、信息反馈。

会议材料

1．装订后的会议材料需从头至尾翻阅一遍，重点核查内容有无重大差错、内容分类或逻辑结构是否合理、是否是最新材料、是否漏页、顺序是否有误、是否清晰。

2．针对各类论坛、各类研讨会的发言材料需重点关注：标题（即议题）是否围绕会议主线、条理是否清晰、重点是否突出、观点是否有新意、与会议目的是否吻合、是否与其他演讲者有过多重复。特别提防假大空、冗长、脱离会议主题、八股文式的发言材料。针对这些问题虚心与演讲人耐心交流、认真反馈。

3．会议须知：

①会议时间、地点、会议室（标明具体路线）。

②就餐时间、地点。

③会务组联络办法、订票、医疗。

④会议纪律。

⑤当地气候、交通及附近旅游景点介绍。

⑥“想客人之所想”，会议须知应将会议期间有关食、宿、行以及与会者可能要咨询的各种问题表述全面、准确，应视为会议最重要的材料之一。让与会者一拿到会议须知，就感受到周到、细致、关怀的特色，能得知所想问的问题答案，宾至如归。

⑦最终定稿与复印后的资料一定要有两人以上审看，并从头至尾再细看两遍以上。检查所有段落、文字表述、标示、印刷是否有差错。

4．差错举例：

①会议材料没有分类整理，材料内容空洞雷同，大话套话过多，没有充分反映会议的主题与实质性需求。

②汇总与会者名单时，要注意核对清楚姓名、性别。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想当然地认为就是女性。

③与会者职务出错。例如：正职副职弄错。

评述：会议材料如果切中会议主题，有事实、数据和案例分析，有独到见解和新颖的提法，就意味着会议已成功了一半，哪怕是发言人演讲水平差点。有两点切记：A.不管是什么权威人士、专家发言都事先需要反复沟通、督促发言提纲，这样能把握主题，避免脱离主题，空洞没内容。B.给发言者事先应发出正式的文字邀请函并附上会议发言的需求、听讲对象、主题、注意事项，切忌以为一个电话沟通，对方“没问题”就万事大吉。当您很专业地按上述两条去做的话，对方也会认为你很认真、专业，才会真正重视发言稿的准备。

会议接待

1．邀请函在会议召开前15天全部发出，每天统计反馈人数主动汇报给总负责人。每发一份邀请函都应同时以电话确认。在发出邀请函后，一周内没有收到回执，要电话确认并汇报总负责人，总负责人决定是否增加人员或用其他方式与邀请人员联络。

2．对邀请函确认要分多次跟踪（至少三次）、反复提示：

①邀请函发出后立即确认是否收到；

②会议前十五天最终确定是否决定参加、来程安排；

③会议前三天确认航班；

④重要嘉宾及发言人在会议前一天再次确认何时到达，告知谁接机，并有专人过问其食宿行安排；

⑤在会议正式开始前半天，确认主要嘉宾和发言人座位、住宿房号，专门提醒开会、发言准确时间，有专人接应、引导。

3．掌握上菜时间，尤其是在中午安排的就餐时间正式开始前5分钟，应有2个热菜先上到桌上并盖好（如会议延时则灵活掌握，及时通知餐厅更改）。客人到齐即可用餐，避免所有人到齐后再上菜，用餐等待时间过长。

4．每一次会议开始前，要给宾馆一个详细的接待需求清单与对口联络人清单，需要宾馆配合的会议接待、会议现场管理问题以文字化的表格明示，对宾馆作详细说明，常规性事项也应重复提示，以免宾馆工作人员疏忽、遗忘。

5．差错举例：

①在通知演讲嘉宾时，交待不清楚或演讲嘉宾没有理解会议主题、参会对象的需求，不了解其他发言者的情况，演讲者不能准确地根据会议需求把握内容。

②事先没有专人审阅发言稿件，演讲内容脱离主题，离题太远，大道理过多，空话套话一大堆，与其他发言者内容重复。

③演讲时间超出约定，主持人未注意控制和提醒，影响其他会议安排（应事先向发言人交待发言时间或有专人在台下醒目位置处出示发言时间提示牌）。

④与宾馆协调、沟通渠道不通畅，导致衔接脱节或要求宾馆配合的事项没人做，或未与宾馆方面确认。

⑤与接机人员衔接或交待不清楚接待要素（时间、航班号、人数），导致无人接机或未接到人，或车辆不够座位。评述：对一些会议嘉宾和发言者为什么强调三次以上的确认？一是表示主办单位的尊重和诚意；二是在反复联络沟通过程中引起重视，充分准备。因为一般人接到通知后都会“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各种“借口”反复地与重要嘉宾尤其是演讲者联系沟通，可以促动其做好符合会议需求的各项准备工作，也可在沟通中听取到专家意见，从而对会议主题、具体内容及时进行适当修正。

会议现场

1．按与会人数准备座位牌，通常多备20多个，以备不时之需。

2．会议前一天晚上摆放座位牌，开会前一小时再仔细检查一遍，仔细核对与会者姓名是否有错，发现遗漏或名字错误立即补救。

3．会议桌、椅子及会议桌上的水杯、纸、铅笔等用绳子拉成一条直线、一个方向，造成一种整齐划

一、壮观严谨的气势。

4．会场门口签到处设立会议标志，说明会议名称、演讲人员姓名、会议议题以及会议的开始和结束时间。

5．投影设备、大屏幕显示、电脑、同声传译设备（指大型国际研讨会）摆放在合适的位置，方便使用但又不影响与会者视线，并逐一检查是否备全。

6．会场音乐安排：

①选择与会议主题和会议议程相适应的会议音乐，提前选择并请总负责人审听。

②与酒店音响师沟通，告知放音乐的顺序和曲目，上下午会议开始前以进行曲为主，是会议开始的“铃声”，会议休息间以轻松欢快音乐为主。合适的音乐能渲染会议气氛，振奋精神。

7．电脑和大屏幕显示。开会前一天，对电脑进行预演，注意会场每个角落都要能清晰地看到大屏幕，在开会当天提前一小时再次进行预演。角度和焦距要调整好，以免字太小或偏离视线。

8．麦克风。根据会议需求情况进行调查，是否安装固定麦克风、别针式麦克风、无线麦克风等，数量需求是多少，无论使用哪种麦克风，在会议开始前都应该有专人负责检查会场内麦克风是否足够，摆放位置是否合适，以及能否正常使用。

9．当会议演讲者或主持人需要同与会者交流、回答问题时，应有两个服务员分开在两边传递麦克风，扫视全场。麦克风放到讲台上的时候要注意声音是否够大。会议开始前也可在发言席上放一个无线麦克，便于演讲者走动式演讲。

10．在会议演讲台旁可根据需要准备白板、白板笔、激光笔，并需试用一遍，以确认是否能用。

11．灯光：在需要使用视听设备时，用可以调节亮度的白炽灯较好，如有必要对灯光进行亮度控制。将所有灯光变化进行预演，如因会议议程需要，还要对在什么时候调整灯光有所准备。

12．空调温度控制：注意场内温度的变化，及时调节温度调节装置。通常在与会者入场前把会场温度调得较低，随着与会者增多，会场内温度会自然升高，也可将温度调节装置设定一个合适的温度。避免过冷或过热。

13．开会前，会务组提前一小时到会场，对宾馆会务各个环节全面检查一番——场地、主席台、座位牌、音响、音乐、灯光、背板、嘉宾证、文件、资料等，现场使用或“过滤”一遍，看有无漏洞、疏忽。

14．差错举例：

①在布置会场时，主席台排位顺序错误，重要嘉宾、发言者姓名、职务、性别弄错。没有注意到是否保证所有与会者都能看到大屏幕。

②播放powerpoint时，没有及时调整灯光或powerpoint颜色影响视角，与会者看不清楚屏幕内容。

③会前播放的音乐与会议氛围不协调，过于嘈杂或音乐碟片损坏。

④没有仔细检查麦克风，话筒无声。投影机放不出演讲材料。

⑤没有预留座位余量（通常20％），在突然增加与会者时出现被动局面。

⑥在打印双面座位牌时，只打印单面，座位牌另一面是空白。

评述：电脑、麦克风、投影这三项工具如在会议进行过程中出现障碍，极有可能导致会议瘫痪，有时会议就因此搞砸。会议开始前或休息中配备不同的音乐，能给人以爽心悦耳的感觉，并配合会议不同阶段的氛围。灯光、音响、座位上纸茶笔的摆放等等都会影响到会场效果。会议组织是否够专业、严谨往往在这些细处得到体现。

会议主持

1．了解整个会议安排、议程。熟悉演讲嘉宾简历与演讲内容，并做简单提炼和概述。

2．驾驭会场气氛。对整个会议主题、各发言选题之间衔接关系，可做些简单评述并“串联”起来。出现突发事件时，灵活应对。

3．会议总负责人需做好细致的“幕后”策划、设计和组织工作。应备好专门的文字素材提供给主持人参考，并当面说明会议现场情况和对主持人的特别提醒。

4．会议总负责人可以小纸条、便条等形式及时告知与会议主持相关的情况，如每个发言人的主题与立意、主办单位意图、临时出现的变动，以确保主持人很清晰地随时掌握会议现场情况。不要让主持人有模糊唐突感。

5．上午主持的时候要把下午的安排说明一下，下午要把第二天安排再强调一遍，以提醒与会者再次确认会议安排，准时到会（多一点说明、看似不经意的提示可从心理上消减会议懒散的情绪，确保会议的严谨整齐）。

评述：会议主持人是会议的“中枢神经系统”，起着承上启下、调节会场气氛的作用，不是简单的“报幕人”角色，需要对整个会议主题、过程有个总体把握，引导会议的方向，缓解与会者可能的抱怨和误解。会议主持的语言分寸、时间把握和对发言人的评述都很有学问可讲。

小型工作会议

1．根据议程，让某些人仅出席部分时间的会议。

2．每份资料的标题处可注明“供参阅”、“供讨论”、“供决策”等字样，使与会者知道要在会上做什么。

3．重要领导的发言和复杂论题需要充沛精力讨论的，放在会议的前部。

4．会议主席应明确会议议程，写下每个项目准备达到的目标、需要决定的讨论要点，确定参会人员和准备会议过程中需提问的问题。

5．会议议程不宜过早分发，以免有些与会者可能会忘记或丢失，提前2—3天足够了。

6．在会议前半天应电话再通知、提示一次。对需要准备材料者应提前一天以上做特别提醒，以引起对方重视。

7．会议结束前，主持人总结要点，明确每项任务的责任人、执行要素、注意事项、完成时间、会议成果。

8．每次会议都要做笔录，重要会议应不晚于第3天即形成纪要发给与会者，在下一次会议时主持人可拿着上次会议纪要逐项对照检查执行情况。

9．业务协调会议重点不在于讲流水账，而是把需要知会、需领导协调、提示大家特别注意的动向和问题、需要大家协助的事项等等说明清楚。座谈会也需提醒每人座谈主题和大致发言时间，避免一个人发言说个不停或者与主题无关。如何找错

随时随地留意身边每一次重大会议或其他项目运作中的疏漏和差错。每一次总结都可畅所欲言，将任何细微差错、疏漏、特别提请注意的事项提出来，每个人讲出来的就是具体情节和活生生的事例，是“干货”，而不是大道理、大原则或简单的抱怨。专人记录，“找错”甚至可以作为一个“硬任务”，起初让每一个参与者至少提出五个差错，十个人就汇成了五十个差错案例！汇总发给每个人去补充，并编辑成册，人人皆知，避免其他人或后来的人犯同样的错误。最终形成标准化的会议工作手册。

当把“找错”作为一种工作习惯和制度体现在管理的方方面面，错误一定会越来越少，直至不再需要“找错”。

第四篇：会议营销5S管理

会议营销现场场5S管理

目 录

1、会场管理

会场的总体要求 场地的具体要求

酒店协调事宜

会场布置要求

2、会场音光电以及活动管理

色彩、光线、背景要求 现场配乐管理 会场活动管理

3、会议流程管理

会议流程安排 会议秩序管理

4、现场细节管理

现场细节注意

5、人员管理

会场人员分工

主持人注意事项

员工礼仪

会议营销现场场5S管理

会议营销现场5S管理

会议营销会场管理很多，比如会员坐位的分配、现场游戏、文娱表演、仪器检测、促销、产品实验、舞台布置、会场布置、货区设置、样品展示、奖品展示、桌椅摆放、投影使用、物品准备、餐饮发放、离场欢送等等百多个细节内容有待我们研究学习。现就会场部分环节进行讲述。

会场管理：

 会场的总体要求：

正气的会场是指会场中央的柱子较少甚至没有，不会挡住来宾的视线，让所有的人都能随心所欲观仪式。另外正方或长方形的会场会让人有正气、庄严的感觉。有以下几个注意点：

注意点A：正气的会场形状聚集观众视线 注意点B：卫生间不要离会场太远 注意点C：来宾进、离场通道的宽适度 注意点D：确认迎宾区域有足够空间 注意点E：留出合适的席桌间距 注意点F：音响控制距离不要太远 注意点G：衣帽寄存带来贴心服务 注意点H：服务人员不足会造成来宾不满

 会场具体要求如下：

A、场地要求：

1、场地大小一定要合适。按照一般性标准，如需要组织50人以下的会议，建议场地面积在60平方米左右，50---100人，场地应该在120平方米左右，100---150人，场地不小于200平方米，总之，就是让到场人员感觉不到过分的压抑和空间的不足，现场最好是有二到五人站立最好。

2、现场一定要有备用座位。

3、现场音响一定要能有效使用。

4、现场通风一定要好。

5、一定要有卫生间。

6、费用较合理，在可以接受的范围内。

会议营销现场场5S管理

7、最好有单独的小房间，作为专家休息或是存放产品。B、原则要求：

1、同工作人员沟通要好。

2、会场管理人员之间协调要好。

3、不与其他负责人发生冲突。

C、联系方法：

1、直接同场地所有者联系。场地可以是宾馆、酒店、招待所、茶馆等。

2、通过朋友介绍。

3、通过合作单位联系。

4、直接使用合作单位的会议室。

D、场地联系中需要注意的几点问题：

1、对于营业性场所，可以直接提出租用场地，给予付费。

2、对于单位场地，可以通过合作单位一起进行联系，不付费或是少付费。

3、对于准备联系的场地，事先一定要注意是不是有同类产品的厂家已经在此做过活动，什么时间做的，做的效果如何，主要以什么样的方式操作的，他们的形式对于消费者有了什么样的影响。事先做好一定活动区域调查。

4、可采用的几种方式洽谈费用问题：

（1）产品促销制。此种方式较为适合经常合作的单位，并且对方已经知道，通过促销会有更大的收益。

（2）给你一个名利双收的机会。对于乙方来说，可以通过此种方式，以共同举办或是特别邀请我们组织的形式，让合作方得到名，我们得到利，同时，我们也让出一部分利给合作方。在洽谈时，可以把名和利的问题掌握好，以增强合作中的默锲。

（3）“产品优惠政策”。

（5）我们的讲座是经常性的，大概一个月左右就会有一次，如何感觉你们的场地不错的话，我们会经常使用的。

（6）我们会经常来你们这吃饭的，并且我活动结束之后也会考虑在你们店吃饭。

 酒店协调事宜

会议营销现场场5S管理

A、酒店现场联系人名称： 联系电话： B、签到台： C、停车位：

D、音响系统：(包括无线和有线麦克风)E、视频系统：

F、讲台：1个(台上有花篮)G、桌牌： H、水杯： I、水壶： J、果盘： K、托盘： L、插线板： M、服务员：

N、酒店工程部配合挂横幅等工作。

对酒店工作人员的时间要求：以上各项工作要求必须在××时间内完成。

 会场布置要求：

迎宾区 迎宾区入口处应有醒目的引导牌，礼仪小姐身披绶带，统一穿鲜艳的服装，对顾客应主动上前迎接，挽扶老人，将其领到签到区。

签到区 一般位于会场的入口处。签到区要求干净、整洁，最好有台布；要收集邀请函及发放资料袋、折页、自查表、宣传资料等。

售货区

要求产品摆放整齐，产品展示要醒目，要包装彩带；售货桌上最好用印有企业标志的桌布；桌子正上方要悬挂印有“售货区”的展示牌；写有优惠政策内容的海报要贴在售货区的后上方，位置要醒目，书写要整齐大方，内容包括优惠政策、馈赠礼品的种类等；要注意联谊会售货时的安全性，首先要考虑联谊会的举办场所是否安全，最理想的是在公司内的大型服务中心，或者是在酒店、宾馆举行，要注意事前办理好产品展销会的相关手续，在会场上只签订单，然后在会后送货。陈列区 陈列要求醒目、有序、整体统一；展区要灯光明亮；展板最好陈列在进出口处。条幅 条幅的颜色要能烘托现场气氛；会场的大门口、出口处的正上方、入口处的对面、主席台的正上方都可以悬挂条幅（主席台正上方要悬挂带有活动主题的条幅）；悬挂的各种条幅，内容、色彩、字体要协调一致；条幅制作要干净、整洁、醒目。易拉宝数量及位置：10一30个。按企业文化、产品等排列于会场左右两侧。

会议营销现场场5S管理

投影屏幕区 摆放醒目，规格应统一，便于每一位顾客舒服、清楚看到幻灯片内容；屏幕与投影之间无障碍；屏幕悬挂要处于背光区。

样品展示区 产品模型或样品要醒目、突出、整齐；样品盒要干净、整洁；样品区的目的在于展示产品，不同于售货区，因此，样品展示区要设在较醒目的位置。

礼品区

礼品区应设在主席台旁，以便形成视觉效果；同时要与售货区相邻，利于销售；礼品包装要大而醒目，要包装彩带，要体现礼品价值。

顾客区 要井然有序，每桌７人（其中１名事业代表）；顾客区的布置要便于顾客观看投影、录像。桌椅布置布置要适合活动的主题，应体现方便性和有序性，即有利于顾客来回走动，坐得舒服。咨询区：一般按6人的座位摆放。

会场音光电以及活动管理

 色彩、光线、背景

避免阳光直射到物体、背景及镜头上，这会导致刺眼的强对比情况； 光线弱时建议采用辅助灯光，但如上所述，避免直射。

使用辅助灯光，建议使用日光型灯光。禁止使用彩灯，避免使用频闪光源。避免从顶部或窗外来的顶光、侧光直接照射，此种照射会直接导致阴影。建议使用间接光源或从平整的墙体反射的较为柔和的光线。

建议采用浅色色调桌布，以反射散光让参会人员脸部（下巴）光线充足。背景可进行单独设置(如单位名称等)，禁止使用强烈对比混乱色彩。在会议进行中，避免背景持续抖动、移动物体或人在背景前走动。镜头对门口是背景设置的大忌。

被摄物体背后绝对禁止有强光源（如窗户），否则镜头将对背后光源曝光。

 现场配乐管理：

1、顾客进场

《喜洋洋》、《好日子》

特殊的日子需要用《喜洋洋》，用来突出喜庆的气氛，宋祖英的系列歌曲一向受老年人喜欢，《好日子》等歌曲更是欢快，用来渲染气氛再合适不过。

2、催场

央视雅典奥运会主题乐

会议营销现场场5S管理

女声浑厚，底气十足，振奋人心，很容易就可以吸引顾客的注意力。

3、主持人登场及开场白

万宝路

气势恢弘、节奏紧张、收发自如、是会议营销开场之必选配乐。

4、介绍嘉宾、专家及领导致词、专家讲座

拉德斯基、万宝路

如有嘉宾入场或入席，用拉德斯基配乐，节奏非常适合鼓掌。

重要领导上台讲话前，或者专家上台讲座前，用万宝路衬一下，可以突出领导的威望及抓住顾客的注意力。

5、顾客互动

《拍手歌》、《幸福快车》、《DISCO》

联谊会顾客的互动有很好效果，拍手歌和幸福快车适合做一些低运动量的操。节奏轻快、明了的DISCO也可以用来与顾客互动。

6、煽情

《让世界充满爱》（2分30秒的前奏）、《感恩的心》

《让世界充满爱》长达四分五十秒，前2分30秒是童声+女声的咏叹，闭上眼睛安静的听，会让人的心灵受到很大的冲击，配合煽情的语言，赚取眼泪绝对不是问题。《感恩的心》可以唤起顾客心中对亲情、感情、爱情的共鸣。

7、老顾客发言

《秋日私语》、《绿色花园》（through the arbor）

这两首音乐，整体平滑、舒展，没有大起大落，悠扬动听，不管你是夸产品好还是哭诉以前身体如何差，都能够用它来配乐，效果还是不错的。

8、颁奖、揭牌、庆典等 《Santorini》

雅尼音乐的代表作，大气彭湃，激动人心，前15秒由掌声和哨声组成，后面紧跟着高潮迭起，配合礼花与闪光灯，完美至极。

9、中场休息、导购 《女子十二乐坊》

《女子十二乐坊》全由古典乐器组合而成，所奏曲目也大都具有古典之美，其中一些曲目,如“天上的心”、“奇迹”等，节奏欢快，同样能起到鼓动消费冲动的作用，并且不会被中老年人

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反感。

10、用餐

《go home》、《茉莉花》

此类音乐轻柔舒缓，使人心境清净自然，用餐时配此音乐可使顾客心情舒畅。

11、顾客抽奖

《DISCO》、《向前冲》（前15秒）Santorini 在摇晃奖箱的时候，运用节奏感强的DISCO来刺激顾客的得奖欲望，调动顾客的注意力和积极性。发奖品时用Santorini

12、结束

《The flame》(悉尼奥运会主题曲)、《同一首歌》

悉尼奥运会主题曲曲调高扬，整体效果为 高→平→高，并且能够使人产生欲走还留的强烈渴望。同一首歌作为经典结束配乐用在结尾也很不错。

 会场活动管理

以易唱、易学、动作简单为前提，由主持人一边唱，一边做动作，参与者能立即与主持人边唱边做动作，藉活动之带领，产生同样的情绪感受，缩短人与人之间的距离，加速情感的交流。A、活动类别

1）动作歌：照歌词自词意来编，可穿插手语，但不必字字比出，只比重点即可，如:带动唱。照拍子，以各种拍掌、弹指、击腿，纯节奏来打拍子。

2）音乐游戏：将歌词依其趣味性，配合动作，编出有趣动作并配合游戏。利用活动本身的特

质，以唱歌进行对抗游戏，如:歌唱擂台。

3）快乐舞蹈：依照优美韵律，配合节奏及各种舞蹈动作，如：现代舞。强调民族特性及风格，配合旋律及节奏，如：民族舞蹈。B、活动运用范围歌曲

全体分唱、轮唱、合唱或进行对抗，如当我们同在一起，一组唱，另一组喊:「爆米香」„„。拍手：依曲子节拍下速度配合拍手，增添歌曲热络气氛„„。

欢呼：在活动中穿插各种欢呼，使活动更具变化性，如:欢迎歌在句尾喊「嘿」字。动作：各种动作须配合节奏(二、三、四、六、九拍)，依实际演练实习。

游戏：可于活动中，增加简易游戏，提升活动的热闹气氛，一般常见于音乐游戏中。

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诗词：常用于唱跳或带动唱，使参与者一边唱歌(游戏)、一边学习，达到寓教于乐的效果。其它：运用范围太广，无规定模式，可自行参考运用。C、活动设计原则

动作要讲清楚，示范动作要确实，举手投足要适切。歌曲为大家所熟悉，而且简单，可使人有参与的机会。唱跳动作要大、要夸张、要由慢而快(慢易模仿)。事前自我训练，务必对活动内容，演练熟悉为主。简易动作可直接带动，避免无谓的冗长示范。

唱跳除土风舞或传统性舞蹈外，只要不出其旨意，不一定要根据教材。

会议流程管理：

 会议流程安排

1、会场布置：组织者提前策划好的活动内容，定下会议日期，提前一天做好符合会议主题和内容的会场布置，包括标语的内容和张贴，条幅的悬挂，鲜花、气球装饰，桌椅的摆放，资料的散发，灯光音乐的配合，售货区、咨询区、检测区，贵宾区、签到区的设置等等，还要求提前安排工作人员的各自职责，提出应付交发事件的解决办法等；

2、迎宾客户：要求的原则是彬彬有礼、热情大方、方便顾客、防止可疑人员等；

3、讲座前的预热：放老歌曲，放专题短片，做小游戏，营造轻松愉快的气氛；

4、主持人致辞：用简短热情和富有煸动性语言表达对参会人同的欢迎，转入本次会议的健康主题，介绍讲座专家引入讲座；

5、专家讲座：控制在30~40分钟为好，讲座内容要有科学性、严密性、诉求清晰，有说服力，此期间员工和客户要保持非常的安静和秩序；

6、会场小运动：可做操或跳舞，一定要全体参加，互动性强，员工要活跃；

7、短专题片：主要是产品知识；

8、互动游戏：要求主要是顾客参加，主题健康长寿、夫妻白头、夫妻恩爱等；

9、消费者发言：不超过3个，要典型、明显、有说服力，没有消费者时可发不要，要用“拖”一定要谨慎；

10、抽奖卖货，同时是专家咨询和检测：这里是一切活动的目的，需要勇敢的态度，强说服力的口才，特殊的语言，整体的配合，大胆的开单，高潮的促销技巧，没有培训的员工是没有办

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法做的；

11、活动结束：送顾客，同样要热情，有礼貌，心平气和；

a)专家电话回访：指导使用方法，防止或减少退货。

12、倒计时：

A、所有员工应举双手和主持人一起做到记时手势，并大声数“10、9、8――1” B、提醒顾客也举起手齐数。

C、后排和两过的业务员站起，以带动气氛。D、开场掌声须大、亮、久。

13、游戏环节：

A、主持人语音刚落，业务员推荐踊跃顾客参加，不可冷场。

B、推荐性格活泼、有感染力的目标顾客，行动不便或心脏承受能力有限的顾客应斟酌。C、顾客参加游戏，业务员要“送上迎下”，体现关心。

D、如参加游戏人员已满，业务员应说服顾客参加下一个节目，不再推荐。

E、游戏过程中，要表现出热情、激动的心情，随时为台上顾客指引、暗示，并带动其余几个

顾客一起加油鼓励。

F、游戏过程中，不管顾客表现如何，都要有始终贯穿的掌声，精彩之处要喝彩叫好，以掀真心高潮。

G、游戏结束，赞扬顾客的机智、运气和所获成绩的不易，真心为顾客高兴，以带动和渲染快乐的氛围。

14、顾客采访：

在关键的地方，如顾客发自内心地决心坚持用某产品时：当顾客叙述到自己使用某产品收到的效果明显时当有很幽默的情景出现时，所有工作人员要热情鼓掌，带动场上氛围。采访过程中，会场要安静，以认真的态度，理解和感动与顾客达成共鸣。

15、专家讲座：

A、专家讲座过程中，禁止业务员走动或与顾客交谈。B、顾客交谈、走动时要委婉阻止。

C、顾客瞌睡时，要稍加提醒，告诉他有重要内容对他很实用，或揉肩按摩醒神。

16、保健操：业务员帮助顾客迅速站成坚排，站在顾客后帮助其捶背按摩（手法要轻柔、准确，让老人有舒适轻快之感觉即可），不要站在最前排。

17、有奖知识抢答：推荐顾客踊跃举手，犹豫的可帮其举手，回答过程中若有难度，业务员可小

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声提示或暗示。

18、咨询时间：

A、主持人宣布上半场结束或咨询时间开始，业务员要迅速交谈，以避免冷场现象发生。B、尽量在一个医师处咨询，切莫重复，以提高效率和避免麻烦。C、检测时，已经检测过的顾客可将资料带上，有特殊情况告知检测人员。D、咨询前，对于有特殊情况的顾客最好先向医师简单介绍。

E、抽奖前夕，需沟通的要提前告知主持人或舞台协助，态度大方，不可交头细语让顾客误解。20、离开时间：

A 客人离会，要亲切握手，热情说：“再见”

B、要帮助客人留意是否遗漏物品，给客人以体贴的感受。C、要耐心的告知顾客往返的行车路线。D、要努力做到“迎人进三步，送人送七步”。

E、未收款的所有人员积极配合会务组收拾会场。（态度文明，轻拿轻放，切勿损坏会场任何物品，包括桌椅及其油漆、墙皮、地毯、幕布、桌布等）

 会议秩序管理

A、发言顾客的考核：凡违反以下相应规定者，每次举手发言少1人罚该部门公积金×元； 1）每一个问题每个部门都至少有×名顾客举手发言；

2）每个部门负责人要确保每位举手发言顾客都确知问题的答案；

3）抢答20次以上的顾客都称为老面孔顾客，都不算作举手发言顾客人数计算； 4）弯腰测试时，每部门只允许×名顾客参与，凡多×名顾客罚部门经理×元。

B、对顾客到会率情况的考核：要求邀约×人，×老×新。评选出顾客到会率最低的2个部门，分别给予部门公积金×元罚款，并奖励给到会率排前×名的部门公积金内；(考核时间为×点)。部门邀约超过×名顾客免罚。

C、对带动顾客情况的考核，凡在中场休息前没有做好带动工作的部门，给予部门经理×元罚款；

D、对顾客听讲座时情况的考核：要求讲座时场内保持安静，各部门经理有责任和义务制止讲座时顾客谈话等现象，如有顾客在讲座时说话而该部门没有人制止时，每次扣罚部门经理×元；

E、讲座时员工的考核，凡有违反下述规定者，每次每条罚该员×元；

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1）员工×点必须到达会场，服装统一：白色衬衫，黑色领带，深色西服、西裤、深色鞋子，配带胸卡，违反者每项给予×元考核。

2）讲座时要求全体员工应站在会场后面，一字排开，保持安静；

3）讲座时，不准员工进出大门，更不允许员工在场内走动和在{门外停留等；

4）对员工掌声的考核：要求员工精神饱满，亢奋起来，积极配合会议进行中，掌声、叫好声、哨子声配合要求热烈、长久、主动，本次活动拍掌声、叫好声、哨子声不热烈的员工×名，分别给予罚该员工×元，并奖给掌声热烈的员工×名。

现场细节管理：

 现场细节

1，迎宾；迎宾的三个标准：一鼓掌；二问好；三鞠躬；迎宾小会至少12人分两排站队，大会至少20人，配戴绶带、面含微笑、精神饱满、热烈鼓掌、大声问好、九十度鞠躬；让顾客怀着愉快的心情走进会场，欢迎仪式越热情越好，使会员感觉备受尊敬，体验从未有过的荣耀。全体员工除特别岗位有安排的以外，都在会场主入场门口处分列两侧，欢迎会员进入会场。有自己所邀约的顾客到来时，员工走出列队，迎上前去，引导自己的会员进会场入坐，安排好会员入坐后，立即回到迎宾的队伍中。

2，站队；联谊会正式开场后，所有参会员工须按高矮有序站列于会场两侧（或一侧，根据会场情形定。）会议现场员工不得随意走动（给顾客倒水、搀扶行动不便顾客特殊需要可以走动。），特别是主管以上不干部未经请示现场最高职务领导时，不得离开会场。站队要站出气势，整齐有序的列队可以震慑顾客，让顾客感觉到会场是严肃有序的，不能随意走动。

3，鼓掌；联谊会现场的氛围要热烈，主要手段是靠鼓掌，许多环节需要掌声来宣染气氛，现场的所有员工要多鼓掌，鼓掌要鼓出声势。开场的掌声要热烈持久，迎送专家佳宾上下台的掌声要有节奏，专家或发言会员的精彩讲话出现时要及时有掌声响应。

4，音乐和灯光的使用；联谊会是在一个封闭的不开放的环境内举办的，给灯光和音乐的使用提供了无限的可能。同时，使用灯光和音乐来实现联谊会现场的氛围控制是非常必要和可行的。比如，需要会场迅速安静下来，我们可以使用灯光渐渐变暗，直至全黑的效果来达到静场的目的。当有请佳宾上台时，可以高音量地播放节奏明快的迎宾曲来制造气氛。及时洽到好处地正确使用音乐和灯光的效果来控制现场氛围，是操作好一场联谊会的基本功。

5，喝彩；联谊会现场要的是氛围，热烈感人的气氛形成踊跃的购买力，是举办联谊会这种销售

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模式的宗旨，及时地喝彩，把在会场上我们最想让会员听到的东西，让他们听到，并受到震憾，以引起顾客的共鸣，刺激会员作出反应和重视。例：专家在讲产品做试验，发生明显产品优点变化时，员工要齐声叫“好”，顾客上台发言，讲到使用产品感到明显变化时，员工也要齐声叫“好”，佳宾上场和联谊会开场打礼花时，鼓掌的同时员工要齐声叫“好”，等等类似这样的时机，都要及时喝彩，形成一波接一波的会场高潮。

6，会员现身说法；已使用过产品的会员在联谊会现场的实证，是对产品最好的诠释，是促使新会员购买和停止销售产品会员继续销售的关键。在短短的现场数小时内让会员了解企业、认识产品、感受产品功效这一连串的过程。会员在听完专家讲解产品后，最想知道的就是其他人销售了是什么情况。会员在现场听完产品介绍后的第一个反映也是最大的疑问就是：产品真的象专家讲的哪样好吗？会员的现身说法，主要抓住几个要点：1是要有感人的故事；产品是怎样怎样的。2是要有对比；销售本产品前和销售本产品后的明显的不一样。4是直接表达感激之情。5，会员发言切忌言不达意、表达不清、时间过于冗长，语气不坚定。联谊会现场的每次会员现身说法人数至少四人以上。不可连续多场会使用同一个会员上台发言。对于上台现身说法的会员，事前一定要由部门经理进行挑选和沟通，不可随意指派，任其乱讲。会员发言的内容必须是事前准备好的内容，现场发言时，主持人要进行及时引导。

7，专家咨询；联谊会现场的专家咨询的目的是，解决员工不能回答的产品方面的疑问，同时也是会员攻单过程中的临门一脚，员工在收集、培养、邀约到现场、开单前的最后一脚，优秀的专家此时会恰到好处地推一把，完成开单或使会员增加开单量。专家在现场的咨询中，形象专家化，切不可随意穿戴；问答内容联系产品；语气肯定，不可犹豫不决，尤其对产品解释态度中肯，不可含糊不清。态度谦和有耐心、不厌其烦。

8，企业介绍；企业介绍一般放在联谊会的开场，使用企业短片来宣传企业的发展历程、展示企业的实力、介绍公司的主要领导或专家、宣扬企业精神与文化，企业介绍的目的是：使得第一次参加联谊会的会员能够迅速全面地了解公司，并对企业产生信任感。

9，奖牌证书展示；奖牌证书是企业和产品获得国家政府认可的凭证，是招牌就要亮出来给人看，只有政府认可的产品，会员才会放心地购买。各级政府、各个部门颁发的相关奖牌证书一定要在联谊会上隆重地展示。每一次获得新的政府奖牌，也是我们办一轮大会的最好由头和题材。

10，现场送货到位，目的：让现场会员充分感受到热烈的抢购氛围。一波又一波的送货高潮，一而再地激发会员的购买欲望。要让现场的每一笔购买行为，让每一位顾客都能感受到，每送一趟货出去就是对全场顾客的一次集体攻单。

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11，抽奖；抽奖本身不是目的，抽奖的目的是让已购买产品的顾客有意外收获的惊喜，通过抽奖的行为（在前台抽奖）让其他顾客受到有许多人在购买。抽奖行为的炒作目的同现场送货位是一样的。

12，现访；所谓现访，是指在联谊会开始进入咨询（攻单）阶段时，主持人在会场里，寻找现场已购买产品的顾客进行采访，主要问：为什么要购买产品？买多少了？等等问题。现访也是会员现身说法的翻版，每一次现访也是对全场所有在场的准顾客的一次集体攻单行为。13，佳宾发言；对于特殊主题的联谊会，或是大型规模的联谊会，我们要邀集相关的佳宾到场参会并发言致词。以突出该场会的主题或显示会议的隆重等目的。常规节日或公司庆典可以邀请公司高层领导发言至词，特殊主题可以请有关政府领导或社会名流贤达人士等出席并发言。佳宾发言可以增强会员对企业的认同和尊敬。

14，专家讲课；专家在联谊会中使用的讲稿必须事前经过公司认可，简单通俗易懂的语言，讲述复杂高深的产品知识，科学性、趣味性、知识性、生动性结合这是一篇优秀讲稿的原则。专家讲课必须事先做好幻灯，讲稿内容所涉及的都是普通会员相关的喜欢听的内容，针对某个产品的讲稿，对于该产品所对应的病症，要进行形象细致的讲述，让听者感到贴切有体会。专家的来头要大，有权威，是本地或上一级地区的知名专家，以原职位出现，切不可以美丰公司的专家名义出现。所有专家上台讲，男专家一律西装领带、女专家须着正装，精神饱满、情绪高昂、稳重大气、风度翩翩、发型整齐、有专家教授的气质，讲课声音响亮、中气十足、语言流畅、吐字清晰，极具感染力，解释产品功能机理，口气不容置疑，态度自信权威。15，礼花；为了宣染联谊会现场的气氛，礼花的使用是常规的手段，在开场时、主持人出场时、佳宾上台发言时、专家上台讲课时等重要时刻我们都需要打礼花来显示对主持人、佳宾、专家的尊重和欢迎，漫天散落的礼花，顿感喜庆和热闹，对于礼花散开时，员工叫“好”以示欣喜，受礼花的要显得开心，以示感谢。千万不要对散落的花瓣显得讨厌。愉快地张开的双臂满脸的喜悦去迎接哪为你而打的礼花。

人员管理

 会场人员大致分工：

a．会场总负责：总体工作协调、落实销售、审定计划、策划审定； b．策划：联谊会策划、会议台词节目安排、彩排、舞台协调； c．会场协调：对外协调、现场资讯采集；

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d．嘉宾接待； e．音响：会前半小时检查音响等设备； f．灯光：会前半小时检查灯光；g．签到；h．产品展示； i.布场人员及分工;j．撤场人员及分工；k.物料准备； l.主持人；m．专家咨询；n.幻灯；o.邀约跟进;p.考核人员；

 主持人注意事项

A、主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。

B、走上主席台应步代稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，一般地说，对快、热烈的会

议步频应较慢。

C、入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部。D、左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。E、主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。

F、主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。

G、主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息时间可点头、微笑致意。

 员工礼仪管理：

1、服装：服装整洁，统一穿着公司标志的工装，白色衬衣配戴公司统一发放的领带，下身穿黑色皮鞋，深色裤子，医生、检测人员穿白大褂。

2、头发：整洁的头发是良好精神面貌的表现，在销售会议上头发一定要保持干净整齐，女士不要让头发遮住眼睛，在工作时把头发固定好，让顾客看清五官，和顾客沟通时，不要让头发乱动，更不要在顾客面前撩头发，男士头发不要太长，要梳理整齐。

3、化妆：不要浓妆艳抹，女士可以化一点淡妆，男士要把胡子刮干净。

4、口腔卫生：所有参会人员都要经常注意刷牙，保持口腔卫生，避免因不洁的口腔气味影响顾客的心理。

5、手部：手部卫生及保养很重要，往往手部肢体语言的受人注意程度仅次于脸部，在与顾客沟通时，与其握手，递名片及公司资料时，在伸出手时一定要让人感到健康且干净，另外手上的装饰也不要太多，女士不要涂指甲油，手上的戒指最多只戴一只。

6、迎送：顾客进场时，礼仪人员衣着整洁，身佩绶带，举止端庄，自然亲切，微笑致意，彬彬有礼。主动迎上前去，并要亲切的问候：“**您好，欢迎您的到来”搀扶顾客至电梯口。送顾客

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时，一定要把顾客送下楼，表现依依不舍的神态：“**您慢走，改天我去看望您”。

7、入座：当客人进入后由领位负责引入会场安排就坐，领位时领位人员走路不宜太快，要与来宾入室速度相吻合，对于年龄较大的顾客一定要双手搀扶，当引导客人来到事先安排好的座位旁时，先对客人说声：“请稍候”随即把座位摆好，并对客人说：“您请坐”待客人坐好后便安排茶水。

8、奉茶：客人入坐后，接待人员应立即奉茶，以示尊敬，茶水不宜太满，七分为易；水不要太烫，以免烫伤客人；客人如果是全家人，要先老后幼，先女后男。

9、沟通：要做到以下几点：

A、口齿清晰，简洁明了，语音适中，语速适当； B、在沟通时，尽量不用第一人称“我”字叙述 C、对客人的喜好要表现出充分的热情及兴趣；

D、与人交谈时，要正视对方眼睛及眉毛部位，不要左顾右盼，不集中精力； E、不要当众纠正顾客的错误和盘问别人隐私 F、在谈话中不要过多的加入自己感兴趣的话题

G、同时照顾几个顾客时，一定要一视同仁对待每一个顾客； H、对于产品宣传时，不要夸大产品功效，不要诋毁其他产品；

10、产品销售时，顾客买与不买要一样对待，会场上不要和顾客发生任何争执，自己的任何情绪不要在会场上表现。不管在会场里外遇到我们的顾客时都要主动上前：“**您有事吗？需要我帮忙吗？”并主动进行帮助。

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第五篇：会议组织管理规定

会议组织管理规定

第一条 目的：规范会议组织工作，提高会议效率，及时沟通，解决工作中存在的问题。

第二条

分类：例会、月度进度汇报会、动员会、研讨会、鉴定/评审会、专题会、评比会、总结会

第三条

会议的筹办部门：各级综合办公室。第四条 会议内容

一、例会

传达上级单位有关指示、精神，围绕本单位工作任务层层分解工作，分析存在问题，提出问题解决方案和下周工作计划及近期目标，着重检查上周计划完成情况，制定下周计划。

二、月度进度汇报会

相关职能部门、各项目对照工作节点，对当月工作完成情况及下月进度安排进行讲解。由于客观不可克服原因未完成进度的，应在会上提出，会上研究讨论处理方案。对于在会前协商无法达成一致的工作，在会上予以提出，由领导小组进行工作协调，最终确定进度安排及责任部门、协办部门。

三、年中/工作总结计划会

对工作进行总结，分析存在问题，对企业发展进行战略性思考，并提出下一阶段发展计划。

第五条

会议的举办单位 周会：综合办公室、各项目

月度进度汇报会：各项目经理部（公司领导可根据实际情况参加会议）年中/工作总结计划会：综合办公室 第六条 会议提拟与审批

一、公司、项目部周（月）例会无须提拟、审批。

二、公司专题会、例会由公司总经理直接提拟，综合办公室负责组织。第七条 会议组织与安排

一、会议通知时间提前一天以上，紧急会议除外。

二、会议通知形式一般为电话通知，明确通知参会人员，与会时间，与会地点，与会内容，会议的其他要求，对于重大会议须书面通知。

三、对于重大会议必须拟定会议议程。第八条 会议要求

一、所有参会人员均不得缺席、迟到、早退，必须在《会议签到表》签到，签到核实后交由人事主管保存，对于未参会人员进行相应的惩处。

二、每次会议需用专用会议记录本记录，对于重要的会议必须产生会议纪要，会议纪要必须在会议结束两个工作日内产生，并以电子邮件形式发送至各主要与会人员，并存档。会议纪要必须包含：会议时间、议题、主持人、记录人、与会人员、缺席人员、详细的会议内容（发言内容）、商议结果等。

三、所有参会人员应将手机设置为无声或静音。

四、凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加或请假未批准而不参加的人员，视为缺席，作旷工处理。

五、所有参会人员，在会议召开10分钟内未到者，记为早退。

六、凡通知参会人员参会时因被通知者手机关机、无人接听、欠费等情况时，通知人员每隔一小时通知一次（通知三次）并做好电话记录，因被通知人员个人原因而缺席会议者，按旷工处理。

七、凡因通知人员未通知，造成参会人员迟到或缺席者，追究相关人员责任。