会议组织与服务

第一篇：会议组织与服务

会议组织与服务

一、名词解析：

会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。

会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。

会议客体即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。

会议策划就是为了使会议取得预期的目的，而进行构思、设计，选择出合理可行的方案的过程。

会议议程是会议主要活动的安排顺序，它主要是对议题性活动的程序化，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排起来并固定下来，反映议题的主次、轻重、先后。会议议程起着维持会议秩序的作用。

会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。

闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议所作的总结性讲话。

会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。

会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。

会议引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。

会议记录是如实记录会议的基本情况、会议中的报告、会议上的讲话、发言和决议等内容的一种应用文体，是一种重要的事务文书。

二、填空

1、会议的特征目的性、组织计划性、群体沟通性、交流方式多样性。

2、会议活动的基本要素：人员、名称、议题、时间、地点、方式、结果

3、会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。

4、会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。

5、会议结果，即会议结束时实现目标的情况。会议结果通常可以通过会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。

6、会议的主要方式有现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。会议方式就是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段。

7、会议的工作原则：必要性、高效性、目标性、严肃性、节俭性。

8会议经费预算的原则：科学合理、总量控制、确保重点、精打细算、留有余地。

9、会议通知的内容：包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。正文主要包括会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项。

10、开幕词是各级党政机关、社会团体、企事业单位在会议开始时，由会议主持人或主要领导人向大会所做的重要讲话。

11、讲话稿是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表现领导人对会议的指示和关心，往往是会议的补充报告。

12、准备会议用品与设备的要求：制定计划、落实专人负责、实用并节约成本。

13、会议证件是会议举行期间供与会人员与工作人员以及其他相关人员佩戴使用的证件。包括出席证、列席证、旁听证、来宾证（或嘉宾证）、记者证、工作证、随从证、保安证、配偶证、签到证等。

14、会议签到的方式：薄式签到、表式签到、电子签到机签到、会议秘书人员代为签到、签到卡签到、名片签到、座次表签到。

15、会议签到的要求：认真准备、有序组织、及时统计、准确无误

16、会议记录的种类：按详细程度分：详细记录、摘要记录；召开形式分：报告式会议记录、座谈会式会议记录、决议式会议记录。

17、会议记录的格式和内容：格式分为标题、首部、主体和尾部四块。内容包括会议描述（会议类型、时间、日期、地点）、与会者姓名、会议过程和主席、记录员签名。

18、会议信息通常表现为会议通知、会议简报、会议纪要、会议报道，以及会议的传达提纲、要点等形式。

19、会议信息的收集要本着“准确、及时、全面、适用”的原则，通过会议的正式报告、研讨会上的讨论发言、与会者的议案以及会下的广泛交谈，随时获取有价值的信息，供领导者参考或供会议交流。

20、会议简报: 具有“简、真、新、快”的特点。

三、画图

会场的布置形式：分散式，相对式，半围式，全围式

四，简答题

1、会议的作用：

1、集思广益、科学决策的作用 2.发扬民主、动员群众、宣传教育的作用

3.传达信息、资源共享、学习交流、开拓思 路的作用 4.协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用 5.国际交流、跨文化的沟通作用。

2、会议的种类：1.按会议的规模划分：小型会议、中型会 议、大型会议、特大型会2.按会议内容划分：综合性会议、专题性会议。3.按会议的性质划分：决策性会议（代表性会议、领导办公会）、非决策性会议日常办公会议、咨询性会议、总结交流会、洽谈谈判性会议、进修培训会、庆典性会议、商品展示和推介性会议）。4.按会议所跨的地域范围划分：国际性会议、全国性会议、地区性会议、部门性会议。5.按会议的目的划分：说明会议、研究会议、解决问题会议、沟通协调会议、创意会议。6.按会议的形式划分：圆桌会议、公开讨论会议、代表人会议、演讲型讨论会、小组讨论会、议会型讨论、头脑风暴会议、远程电信会议。7.按会议的职级划分：股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工大会、部门会议。

3、通常出现下列情况时，需要及时开会

1、遇到危机突发事件，足以使目前工作停滞，需

要及时集体协商、处理；

2、一项决定或一项管理办法的推出，非经会议的形式不能产生法定效力；

3、事情较为紧急，有关人员采取逐层、分头商议的办法已经不通；

4、采取会议的形式是将特定情况（内容）向有关人员了解或告知的最快捷的方式；

5、需要统一思想，在思想领域已经已经引发争执，不能很好的贯彻工作，工作人员已无心工作。

4、会议效率不高的主要原因：

1、时间上的安排、使用不合理；

2、地点上的安排、使用不

合理；

3、开会对象选择不够精确；

4、主持人的能力较弱，不能控制会场；

5、开会的原因和目的不明确。

5、维护和保持狐疑严肃性和权威性的做法：

1、明确会议的议题、目的；

2、制定完善的会

议计划、组织机构；

3、准备充分；

4、落实会议议程。

6、会议可以节俭的具体方面：

1、控制会议时间；

2、控制会议规模；

3、开支要精打细算；

4、目的务求明确。

7、会议筹划者的主要任务：

1、制订计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要，并达

到会议预定的目标；

2、制定会议议程；

3、了解可供使用的场所和设施情况；

4、选择或提议合适的场所；

5、安排交通事宜；

6、协调会务工作人员的活动；

7、招收、培训会务人员和广告人员；

8、制定可行预算或按既定预算安排有关工作；

9、确定各项工作的时间安排；

10、视察选定的场所和设施；

11、与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)；

12、确定印刷公司；

13、安排食品、饮料有关事宜；

14、同会议发言人和各位贵宾进行联系。

15、其它

8、会议策划的主要内容归纳为“五个W，一个H、B、O”。（1）“Why”：即为什么开会，会议目标是什么。（2）“Who”：就是指参加会议的人是“谁”，即会议的组织者与参与者。（3）“What”：是指“什么”类型的会议。（4）“When”：是指“什么时候”举行会议。（5）“Where”：是指在“什么地方”开会。（6）“How”：是指会议将“怎样”进行。

（7）“Budget”：是指会议预算的策划。（8）“Others”：其他工作，主要是指会务工作的策划。

9、会议经费的筹措途径：（1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担个人费

用（4）社会赞助（5）转让无形资产使用权。

10、会议经费的的构成（1）交通费用（2）会议室费用（3）住宿费用（4）餐饮费用（5）

旅游费用（6）设备视听费用（7）宴请及演出费用（8）培训费或讲演费（9）预计外支出。

11、会议议程、日程和程序的关系：会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动

先后顺序的安排。它们之间的区别在于：

会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了；

会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程；

会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤，是会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制定一份会议议程即可。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。

12、会议通知的内容：包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。正文主要包括

会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项。

13、会前需准备的会议材料种类：（1）会议的指导文件如上级下发的政策性和工作部署

性文件、上级指示文书、本次开会起因文书等。（2）会议的主题文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。（3）会议程序文件。包括议程文书、日程安排、选举程序、表决程序等。（4）会议参考文件。如统计报表、技术资料、与会代表来信和各类来访等的书面材料。（5）会议管理文件。包括会议通知、开会须知、议事规则、证件、保密制度、作息时间、生活管理等。

14、讲话稿的写法，就内容来讲，应注意以下几点：

1、肯定会议的重要性；

2、评价过

去的工作；

3、点出当前值得注意的问题；

4、指明今后的方向和目标；

5、评价会议中心议题；

6、提出原则性的意见，向大会提出希望。

7、就形式来讲应分标题、正文、结尾三部分。

15、会议报告的内容主要包括：（1）标题：可采用正、副标题的形式(正标题概括报告的中心内容，副标题标出会议名称，作者名称置于其下)；或写为“×××在××工作会议上所做的报告”。（2）成文日期：用圆括号标于标题之下(如作者单列，则标于作者之下)。（3）称谓：“各位代表”、“同志们”等。（4）正文：阐述会议的性质、任务、意义；

总结过去的工作，提出当前及今后的任务与方法措施，以及提请会议讨论的问题并附自己的初步意见；通常以发出号召结束全文。

16、准备会议材料的要求：1．秘书草拟会议所需要的文件目录，向领导确认后，开始

准备。2．认真校对会议文件3．按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件”等字样。将所有的资料统一放在文件袋中，发放给与会人员。分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。4．分发重要文件一般要编号、登记。5．一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。

17、准备会议物品和设施：会议用品和设施的种类

1.常用文具。如笔、墨、纸、簿册等常用文具。2.印刷设备。如打字机、打印机、扫描仪、复印机等等。3.会场基本设施。如桌椅、照明电器、通风机、卫生用具、安全通道、消防设施等等。4.会场装饰用品。如花卉、旗帜、会标、会徽、画像、标语口号。5.视听器材。如麦克风、幻灯机、投影仪、黑(白)板、电子书写板、摄像机、录音机、磁带、软盘、光盘、同声翻译系统等等。6.通讯设施。如传真机、电话机、电视机、计算机及相应的通讯网络设施。7.交通工具。如大巴、小轿车等接送与会者的车辆。7.生活卫生用品。如茶歇等。9.专门用品。如奖品、证书、纪念品、投票箱等。

18、会议证件的作用：（1）表明会议期间各种人员的身份，便于接待和会场的管理。（2）

便于代表之间的相互辨认和联系、交流。（3）凭证出入会场，保证会议安全。（4）便于统计出席人数。（5）给与会者留作纪念。

19、会议证件上的内容：1．会议名称，必须写全称。2．会徽。3．姓名。4．照片。

5．证件种类，6．组别或代表团名称。7．证件编号，8．会议日期

20、证件设计注意事项：

1、内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女

士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。

2、在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份。

3、重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。为了便于辨认会场内各种人员的身份，同一会议的不同证件应当用不同的颜色和字体相区别。

4、姓名卡片的大小式样应注意经济适用美观大方。

5、姓名卡片在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。

6、会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应。例如，庆祝会、代表大会的代表证可以采用红色衬底，以体现喜庆的气氛，学术性会议可以采用蓝色衬底。

7、涉外会议证件可用中文和外文两种文字，外文排在中文下方。

21、会场布置的意义：会场布置是否合理，对于会议的成功与否具有很大的影响。会场的地点和大小是否合适，设施是否齐全，会场的布局是否合理，会场营造的气氛是否与会议主题内容一致，对会议效果会产生直接的影响。所以，组织会议的秘书人员必须重视会场的布置。

22、会场布置的内容：1.会场布置的形式：相对式、全围式、半围式、分散式2.安

排会议座次：横排法、竖排法、左右排列法3.布置环境：色调、灯光、花卉、旗帜、标语、气味等。4.布置主席台：主席台座位、讲台、话筒、休息室、主席台背景（会标、会徽等）

23、会议接站、报到、签到、引导工作的重要性：1.接站是跨地区、全国性和国际性

会议活动接待工作的第一道环节。2.报到是会议秘书部门掌握与会人员准确到会情况并实施组织的重要一环。3.签到能保证会议顺利进行，按时召开；准确统计到会人数，掌握与会人员情况。4.引导有利于会场内外正常秩序的建立。

24、会议接站的工作：接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节。

会议接站的工作主要有以下工作：

（1）确定迎接规格（2）做好接站准备（3）竖立接待标志（4）掌握抵达情况（5）介绍宾主双方（6）安排与会人员上车

25、会议报到是针对需要集中住宿的大中型会议而言的，与会者报到时，秘书人员要做

好以下工作：

（1）查验证件，确认与会者的参会资格。（2）请与会人填写会议登记表。（3）分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。（4）预收会务费、食宿费、资料费等费用，当场开具收据。（5）安排与会者住宿。（6）制作会议通讯录的依据，会议结束前发给与会人员。

26、会议签到有以下作用：（1）便于统计实到人数，以确定法定性会议的有效性。（2）

检查缺席情况，以便及时通知有关人员到会，或通知缺席对象另行补会。（3）庆典仪式、纪念性和追悼性会议活动的签到簿可以珍藏，留作永久的纪念。（4）与会者的亲笔签名是第一手签到记录，是其参加会议活动的书面证明，可为日后的查考提供历史凭据。在一些法定性会议上，签到还是一种法律行为。

27、报道和签到的联系与区别：联系：都是指与会者到达会场时应办理的手续。会期较

短的会议，一般只办理签到；会期较长，并且需要集中接待的会议，与会者不仅要签到，还有办理报道手续。区别：报道是指与会者到达会议地点时办理的登记注册手续，但不代表每一项活动和会议都参加；签到则是与会者参与了本次会议或活动。

28、会议记录的作用：会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查

考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何，不仅直接影响着据此形成的有关公文（如会议纪要、会议简报）的质量，而且会影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。

29、做好会议记录准备工作：

1、准备足够的钢笔、圆珠笔、铅笔、笔记本和记录用纸。

2、准备好录音机和足够的磁带或录音笔来补充手工记录。

3、要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用。

4、提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。

5、在利用录音机（笔）的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途出故障。

30、会议记录的重点：

1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；

2、会议

讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；

3、权威人士或代表人物的言论；

4、会议开

始时的定调性言论和结束前的总结性言论；

5、会议已议决的或议而未决的事项；

6、对会议产生较大影响的其他言论或活动。

31、会议记录的方法：（1）根据需要，采取详记和略记相结合的方法。（2）漏记之处，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释。（3）与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。

32、获取会议信息的渠道：

1、各种会议记录，如主席团会议记录、团长会议记录、分

组会议记录等。

2、召集各团组联络员碰头会，汇总情况。

3、收集代表的提案、发言稿、书面建议等。

4、统计分析与会者的签到、报到信息。

33、会议期间安排旅游、娱乐活动的意义：任何一个成功的会议都需要有休闲活动安排，一方面使会议有张有弛，促进会议成功；另一方面，为与会者增加沟通的机会，加强交流。

34、会议期间陪同服务的意义：

1、表达尊重和友好

2、便于沟通和交流

3、提供方便

和保障。

35、会议餐饮主要作用有：

（1）礼仪作用。如东道主举行欢迎宴会、客人答谢宴会等。（2）沟通作用。宾主双方利用宴会的场合和机会，沟通信息、交换意见、商谈工作、发表演讲，是当前宴会活动的一个重要特点。（3）招待庆贺作用。（4）融洽感情作用。

36、宴会的准备

1、：确定宴请对象

2、确定邀请范围

3、确定宴会规格和形式

4、确定

宴会时间和地点

5、确定主持人和致辞人

6、发出邀请

7、拟定菜单

8、宴会厅的布置

9、合理安排桌次和座次。

37、会议交通服务的意义：会议交通服务是对会议车辆进行科学调配以保证会议用车的工作。它直接关系到与会人员的集体活动、会议组织的工作需要、特殊用车的批准使用，应引起会议工作人员的高度重视，否则就不能保证重点，满足需要，可能贻误会议的正常活动，甚至造成开不成会的严重后果。

38、会议交通服务的主要内容：

1、筹齐会议用车

2、拟定会议用车制度和纪律

3、合理

调度会议用车

4、确保会议进程按计划实施

5、对驾驶人员的管理

6、对车辆的维修

7、保养及汽油供应

8、意外事故的应急处理措施等。

39、送别会议代表的主要内容：（1）结清会务费用：餐费、住宿费、交通费等。（2）分

发回程票：火车票、机票、船票等。（3）安排车辆送站：小面包车、普通中巴、大巴、旅游客车等。（4）安排领导、专人送客：握手告别，脸呈微笑送至大门外、电梯口或车门口。

40、会议文件的内容：会议文件包括会议记录、会议简报、会议纪要、会议正式文件和

参阅文件、会议总结等。主要工作包括以下几项：1.整理分发会议记录。2.形成大会决议、简报或纪要3.写总结向上级汇报会议情况4.收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档（四点）

41、会议评估的常用方法：1．定量和定性评估方法2．问卷调查评估方法 3．资料的收集与处理方法 4．资料的分析方法。

第二篇：会议组织与服务

期末考核：会议组织与服务

职业场景：

天地公司将在1月5日召开200人客户咨询联谊会，时间是2天1晚，你作为这次会议的筹备负责人，接到这个任务这后，小陈有些不知所措，应该先准备什么呢？会议应该如何召开呢？小陈陷入苦恼中。如果你是小陈，应如何完成任务呢？

需要完成的任务指引：

1．撰制会议方案：会议酒店名称、房间、用餐、娱乐和交通安排、以及各项预算。突出选择该酒店的特色。

2．准备会议的文件：客户邀请函、日程安排、会议指南等。

3、如何布置会场：会场摆放形式、名牌、横幅、茶歇安排等。

4．会间的各项服务工作（接待、签到、指引、会议记录等）。

考核要求：

① 分组讨论，共同完成考核任务。

② 根据职业场景，撰写会议方案，注意方案的可操作性。

③ 拟写带回执的客户邀请函、会议通知书。

④ 列出会议前期准备的文件与工作事项。

考核方法：

① 会议方案占50分，根据会议方案的可操作性、完整性灼情给分；

②客户邀请函、会议通知占15分，根据会议通知内容的完整性、格式的正确性、回执单是否准确灼情给分；

③ 会议准备资料与注意事项占20分；

④ 团队协作能力占15分。

第三篇：会议组织与管理

导航

通过学习，你将能够： ● 了解和正确认知会议；

● 掌握保障会议成功举办的准备工作； ● 了解大型会议活动的组织和策划情况。

会议组织与活动管理

一、会议的正确认知

1.会议的现状

研究表明，企业员工每天有一半以上的时间在开会，而会议议题达成一致和通过认可的却很少。由于会议的频繁召开，可能耽误和影响许多计划内的工作，为企业带来各种隐形损失。例如，企业中常常流传着有关会议的顺口溜，“上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃；上午有早会，下午有午会，下班不能走，还要开晚会；每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。”

大多数企业认为，通过会议的效率和会后的执行效率，可以决定企业的最终效率。据统计，全球每天要举行数百万次会议，例如英国每天有4000000小时被用于会议；美国平均每天举行1100万次会议；经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%～70%；《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间为3.5小时，非正式会议的时间为1小时。

通常情况下，企业行政部门参与的会议较多，部门员工不仅要出席会议、组织会议，更多的时间是策划和安排会议。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》杂志中提道：“开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。”因此，企业要想提高会议的成功率，很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。

2.会议的重要性

会议的召开非常重要，大多数企业都是通过会议决定其基本走向，认为召开会议的效率和执行的效率决定企业真正的效率。而且企业90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻，通过会议可以解决和处理问题，但是由于会议水平有限，导致旧问题没有解决，又带来更多新问题，因此企业花费在开会上的时间越来越多，召开会议的频率也越来越高。

3.会议的定义

会议是由三个或三个以上的人集合在一起，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。随着科学技术水平的不断发展，出现了视频会议，例如QQ群会议、MSN会议、甚至通过Skype也可以开会。然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求，视频会议需要大量的数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。

4.会议的作用

会议的作用主要包括：

第一，会议能够为企业提供信息； 第二，汇聚信息；

第三，解决问题，当今会议不仅在提供信息方面出现问题，更是解决现场出现的问题，通过会议形式帮助企业解决和处理问题；

第四，企业为员工提供的教育和培训，也都是通过会议的形式传递； 第五，会议还可以为企业传达指示、政策制度和精神；

第六，会议会为许多新上任的管理者提高威望和地位，新领导往往通过尽可能多的召开会议，巩固其在团队成员心目中的地位和作用。

5.会议的影响

会议为企业带来的影响包括正面和负面影响，会议不仅能够为企业提供信息、解决问题，同时会议的群体决策，能够使决策更加公平化、客观化和集思广益。然而企业频繁召开低效率的会议，还会带来很多负面影响，在人员、成本、时间精力以及效率和品质方面产生会议的波纹效应。

所谓波纹效应，是指两个决策层将处理不了的问题，单独拿出召集中层开会讨论，中层解决不了又召集底层员工讨论，就这样为找出一个更好的解决办法，导致影响范围越来越大、所花时间越来越长，如同水中泛起的波纹一样。

6.会议的频率

不同会议召开的频率不同：固定的部门会议，最快最频繁是一周召开一次，最合适的是一月召开一次；全体会议或员工大会的频率要视公司规模而定，但一般员工大会每三个月召开一次属频繁，而半年一次比较合适；突发事情的会议要随时召开。

7.会议的规模

根据会议的功能不同，会议人数有严格的限制。制定决策的会议，例如年底的务虚会是为决定明年销售政策、研发政策、相关制度和战略目标召开的会议，一般人数比较少，限制在50人以内，因为人数越少越容易达成共识；问题解决式的会议，人数不应超过10个；培训式的会议，一般建议培训时是小班30个人以内效果非常好；正式报告会议，比如员工大会进行宣传贯彻政策时人数越多越好。

8.会议的结构

会议结构与事务发生的结构一样，经历事前、事中和事后三个过程。事前

事前主要是会议的计划、筹备和安排阶段。

事中

事中是会议的召开阶段，分为开场、扩展、回收、达成共识和结束会议。会议开场由主持人详细介绍会议情况；扩展是按照会议议题的顺序逐一进行讨论的过程；回收是对每一个议题经讨论达成一致的结果，最后达成共识结束会议。

事后

事后则是会议的追踪和反馈阶段，许多会议的失败和低效，是缺乏事后的追踪和反馈。一般每次会议的结束一定是下次会议的开始，因此追踪反馈通过会议纪要落实，由主持人或者会务工作人员追踪和落实。

9.会议的成本

会议的成本包括时间成本、直接会议成本和效率损失成本。

时间成本

会议的时间成本是会议前、会议中和会议后的时间，可以轻松计算。

直接会议成本

直接会议成本包括场地和设施设备的租赁成本、差旅餐饮住宿成本、甚至文件复印及小礼品花费的成本。

效率损失成本

效率损失成本是由于开会而耽误和影响其他工作或者合同的落实和签订，带来的隐形损失。

会议的成本带给会议筹划者一个启示：站在生意人的角度决定某些会议召开的必要性。

二、成功会议的准备工作

一个成功的会议在召开前需要做许多方面的准备，其中包含会议政策、会议程序、会议文化和场外工夫的准备。

1.会议政策

会议政策包含：

第一，寻找解决会议的其他方法； 第二，会议的管理机构和机制； 第三，了解会议的目的； 第四，选择适合的参会人员； 第五，合理安排会议的时间和地点；

第六，会议议题要到位，讨论议题的顺序要合理；

第七，强调该合起来召开的会议不分别召开，绝对不必召开的会议坚决取消。一般企业在进行会议筹划前，需要考虑有无其他解决会议议题的方法，如果不开会可以解决问题则尽量不开，选择其他方式进行沟通，例如调研、问卷、电话、短信，或者发布正式的公文进行沟通。

会议的管理机构和机制是指将负责落实、执行和监督的人员落实到位。通常情况下，会议管理机构机制是由承办方、行政人员和办公室人员负责和落实执行，包括事后的追踪和反馈。企业在每次会议之前要达到的会议目的和功能，一般来说，会议的目的主要包括：提供信息、汇聚信息、解决问题、教育训练、提升管理者的地位和形象，需要告知所有参会人员。而且会议中只有选择合适的参会人员，才能够达到会议的预期效果。

2.会议程序

企业在安排会议程序时，需要注意会议的主题与目标、会议形式、具体议程、参会人员、召开时间与地点、预期结论、会议文件准备和发放及工作分配落实等方面内容。

会议的主题、目标、形式

会议的目标和主题要清晰，考虑会议的形式要合理。

咨询式会议主要是讨论公司下步走向或其他咨询意见的会议；责任交付式会议一般是年终年底召开，主要是签订目标责任书和责任的交付；企业经常召开的是提报式会议，公司或部门的参会者提报需要讨论的提案或议题，然后进行开场、扩展、回收、结束和总结。

会议具体议程

谈论会议议程时经常会谈到议题、议程和日程。议题。议题是要议论的话题或主题。

议程。议程是将议题按一定的排放顺序以及时间顺序安排。

日程。日程是整个议题的讨论顺序和整体的时间安排，包括一天中将所做事项列出详细的表格。

许多会议不仅讨论一个议题，更多时候为提高会议效率可能讨论很多议题，然而不同议题有一定的顺序安排，需要遵循一定的原则。

议题排位顺序的原则 议题排位顺序的原则主要包括：

第一，排放议题时遵循由重到轻的原则，重要的议题安排在前；

第二，讨论议题时遵循先易后难的原则，将容易的议题放在会议开始进行讨论； 第三，敏感尖锐问题要放在会议最后阶段讨论，比如销售政策和制度、人事安排和任免及奖金薪酬的发放和确定等敏感问题，如果事先讨论这些敏感尖锐的问题，容易产生与会人员的争论和矛盾，导致会议氛围受到影响和破坏而无法使得会议延续；

第四，讨论议题还可以按照时间的紧急程度先急后缓，也可以按照议题的相关性安排，例如某个议题需要某些人参与则提前讨论，然后可以离开会场，剩下尖锐的问题再小范围讨论。人的选择需要遵循的原则

任何会议无论是会议的主题和内容如何，人员的选择要遵照三个原则：

第一，知情人必须到场原则，了解事情的具体起因、发生经过和结果的人必须到场； 第二，决策人必须到场原则，决策人不到场，往往导致企业会议经常是议题决而不议、议而不决；

第三，重大关系人必须到场原则，重大关系人是具体的执行者，不仅需要知情还需要具体的落实和展开工作。

会议的时间、地点选择

关于会议时间和地点的选取也有一定的要求。

时间。影响重要会议的时间因素，首先是决策人的时间必须要保证，其次避开公司重要活动或庆典，最后避开放假和收假时间。

地点。会议地点选取一定关乎到会议的整体讨论议题、规格和涉及的人员，会议谈论的问题非常保密而且不愿受到干扰，因此，小型会议在公司内部的办公室，或者大型公司的会议室召开即可；而大型会议则可能需要选择外部的一些会议中心。

会议座次安排

会议召开时，座次的安排同样有讲究，如果会议的召开或宴请中没设群众席，则右边永远是尊位；相反如果设有群众席则左边为尊位，主席台是以左为上。

图1 会议座次安排（奇数）

图2 会议座次安排（偶数）

当人数为奇数时，1号居中，2号在1号左手边，3号排右手边，其他依次排列，如图1所示；当人数为偶数时，座次安排如图2所示。

会议可能的结论

会议可能形成的结论比较多，一般是由会议纪要来记录。

会议文件准备

会议所需文件的内容更多，比如会议通知、事前事中事后的一些文字内容，因此文件准备和发放工作同样不容忽视。

3.会议文化

会议文化包括会前各种各样会议资源的准备、管理过程中对事中的监控、生产过程中产品的产出和团队的氛围、士气、会议纪要（记录）、效率目标。

4.场外工夫

场外工夫是指成功的会议形成的是一个不断“PDCA”的过程，即沟通、协调、精心的过程。高效的会议特点是“会而有议，议而有决，决而能行，行必有果”；相对应低效会议的特点有“会而不议，议而不行，行而不决，决未必有果”

要点提示

保证会议成功的准备工作包括： ① 会议政策； ② 会议程序； ③ 会议文化； ④ 场外工夫。

三、大型会议活动的组织和策划 一般常用的大型会议有签字仪式、庆典活动和新闻发布会。

1.签字仪式

签字仪式是特殊类型的会议形式，主要是人员的准备和礼仪的准备。

人员准备

人员准备是指签字人、助理签字人、嘉宾、主持人、群众和媒体的确定。

礼仪准本

礼仪准备往往由签字、交换文本和合影三个环节组成。如果签字仪式有外方参加，礼仪的准备则需要增加考虑国旗的悬挂及座次的安排。

2.庆典活动

庆典更多的时候需要考虑主持人、嘉宾、领导、致辞人和群众，庆典一般要安排大型的文艺演出和参观游览活动。例如，公司在成立五年、十年或五十年时，一般都会有大型的庆典，首先选择主持人，然后剪彩，之后是文艺演出阶段，最后组织相关人员游览参观和购买礼品。

3.新闻发布会

随着沟通信息越来越透明，新闻发布会这种会议形式，也越来越多被认可，不仅是政府机关而且企业也能够召开。

新闻发布会的关键是人选和文稿的准备：

人选

人选主要是主持人、信息披露人和媒体记者的确认。

文稿

文稿包括硬文稿和软文稿，需要提前准备，然后跟记者沟通，使其按照准备好的文稿内容进行播报和播放

第四篇：常委会会议组织服务五要点

常委会会议组织服务五要点

全文字数：1857 字预计阅读时间：5 分钟

进入新时代，开启新征程，地市一级党委工作任务重、标准高、要求严，常委会会议组织服务面临许多新情况、新考验，必须坚持以总书记“5·8”重要讲话为指导，着力把握好政治性、规范性、严谨性、高效性、保密性五个要点，不断提升常委会会议组织服务水平。讲政治

做好常委会会议组织服务，旗帜鲜明讲政治是第一要求，对党绝对忠诚是第一前提。

一是坚定政治立场。树牢“四个意识”，把坚决维护总书记党中央的核心、全党的核心地位，坚决维护党中央权威和集中统一领导作为最大的政治，不断提高政治敏锐性和鉴别力。

二是把握政治原则。深刻理解习近平新时代中国特色社会主义思想的精神实质，谨记新形势下党委的组织原则、领导制度和议事规则，依法依规做好会议组织服务工作。三是强化政治担当。坚持忠于职守、忠诚履职，既要随时听候组织调遣，随时处于“备战状态”，保证会议组织得快、服务得好，又要忠实记录常委会决策内容，全面、客观、准确体现党委决策意图。守规范

坚持会议组织服务工作程序化、规范化、制度化，是保证常委会高质量决策的重要因素。

一是安排议题规范。密切关注中央、省委重要会议文件精神，第一时间提出上会建议。梳理汇总上级考核要求，统筹安排常委会需要定期研究的重点事项。做好日常议题收集汇总，提前谋划、主动沟通，在被动中求主动。

二是上会材料规范。明确材料拟稿、印制和行文规范。加强前置审核，严把政治关、政策关、法律关。实行三遍检查制，印制前查内容格式、报送后查印刷装订、分装后查份数页码，确保准确无误。

三是会议通知规范。建立工作人员微信群，通过发布预告、通知提醒等方式，随时互动沟通、掌握动态。会议通知采取三重通知法：文字通知、微信提醒、电话反馈，做到又快又准。

四是会场服务规范。实行场内场外专人负责制，场内负责记录，协调处理突发情况，承办领导交办事项；场外负责值守，服务候会人员，发放材料，组织入场，做好议题衔接工作。五是会后工作规范。会后及时清理会场，回收遗留材料，清退涉密材料。按要求起草会议纪要、整理会议记录。对责任不明的议定事项，及时提醒领导并协调督促有关单位落实。严格做好文件资料归档，注重会后总结，分析问题，改进工作。须严谨

常委会会议组织服务涉及面广，头绪繁杂，小失误就可能酿成大后果，处事严谨是做好组织服务工作的制胜法宝。一是议程设计严谨。根据会议议题情况，按照先急后缓、先重后轻、先同后异的原则，科学拟定会议议程、精心安排议题顺序、合理分配汇报时间、统筹确定列席单位，保证会议井然有序。

二是请假把关严谨。严格执行书面、口头“双请假”制度，对因特殊情况不能参加会议的领导，在工作人员逐级书面报告的同时，由拟请假领导向会议主持人口头请假。三是会场控制严谨。除参会领导和固定服务人员外，其他无关人员一律禁止进场旁听。如有紧急情况、紧急公文需要向与会领导请示、报批的，由服务人员传递文件或请有关领导离场办理。

四是新闻报道严谨。会前与议题呈报单位协商确定是否宣传报道，并在议程安排表中注明。会中，根据议题报道要求，由服务人员引领新闻记者进入或离开会场。求高效

常委会会议时效性强，快捷高效完成任务是做好组织服务工作的重要要求。

一是议题沟通提前。加强与公文办理处室的沟通协调，随时了解情况，督促有关单位确定议题名称、汇报人及列席单位，提前准备好会议材料。

二是议题衔接有序。场内、场外服务人员加强沟通配合，密切关注会议进程，及时转换衔接议题。每个议题即将结束时，引导下一位汇报人提前入场，保证会议进程紧凑自然。三是纪要起草迅速。会议纪要具有极强的权威性、指导性和时效性，起草工作要力求“早”，体现“快”，突出“好”，一般情况下24小时内送审，特殊紧急情况立即起草送审。重保密

常委会会议涉及党委重大决策和敏感事项，保密是贯穿会议组织服务全过程的底线要求。

一是严格保密教育。定期学习保密规定，增强保密意识。加强相互提醒和监督，严守底线，守口如瓶，坚决杜绝因好面子、讲义气或疏忽大意而泄露会议内容。

二是严格保密措施。会议存档资料由专用保密柜存放，严格执行借阅审批制度。统一收集销毁作废资料，不外传、不外带。对涉密会议纪要，坚持专人定密，使用专用电脑起草、刻盘存储读取，专人校对发放，确保全程保密。

第五篇：加强和改进党委会议组织服务工作

如何有效化解“会议后排现象”

会议是部署工作、沟通信息、交流经验、讨论问题及达成协议的一种重要社会活动形式。“台上一人念，台下众人听”，这是我国多年传承的基本会议格局。一些参会人员每逢开会总是习惯性地正坐后排座位，而令靠近主席台的前排座位空空如也，或者是稀稀拉拉，只有少数几个人就坐。这就是通常所说的“会议后排现象”。

“会议后拍现象”的影响和危害不言而喻。首先，有可能导致由于没有听到领导的工作部署造成工作的延误；其次，领导和与会人员的空间距离，势必成为他们之间的心理距离，长此以往，势必影响干群关系的融洽；再次，易造成会场秩序不好，甚至出现领导讲话被迫中断现象，对会议发言人极不尊重；第四，一个单位的会风直接体现该单位的党风政风及其工作作风。不良的会风如果传扬出去，将直接影响单位的形象和声誉。

出现“会议后拍现象”的原因是多方面的，但是最主要的是对会议本质认识不清，表现在会议没有实质性内容，也不能解决实际问题，加上会议形式呆板单一，一些领导把会议当作工作内容，以会议贯彻会议，以讲话落实讲话，发言、作报告照本宣科，空语、