会议组织流程

第一篇：会议组织流程

会议组织流程图
相关负责人 综合部 参会人员

确定会议主题

安排议事日程

确定参会人选

安排会议场所

发布会议信息 确定参加

主持会议 准备参会材料

形成决议 整理会议记录

审批 下发会议纪要 执行

信息存档

一、公司级会议的组织工作 会议分为：大、中、小 大型会议一般较少，以年终总结会议为代表 中型会议以竞岗、办公会议等为主 小型会议最多，以领导班子会议为代表 如何组织大型的会议呢？ 绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。

1、前期的筹备：、前期的筹备：
1.1 会前通知： 有 2 大工作：一是通知，二是反馈 1.1.2 先说通知，方式有： 书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议； 口头：小型的、小范围的会议。内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等）•••注意：通知时要：通知、再落实（跟踪到底）如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记 录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！” 1.1.3 准备会议需要的资料： 设立接待处，一般在进场入门处，讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）会议日程安排表 铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。横幅（会议的题目，大约提前 3-5 天制作）1.2 会议的日程：中型以上会议：

1、主持人

2、讲话人

3、发言人是谁？

4、发奖人是谁？ 一定要书面的第一、第二、三、四…… 时间……某某作什么…某某做什么…… 如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托 讲话人：总经理或其他分管领导主持。另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们 再排查！排查内容：

1、发言稿件

2、仪容要求

3、声音

4、是否能行 选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、

发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！1.3 会场的布置 1.3.1 会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）、1.3.2 主席台的安排：谁？、几个人？、怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会场的 卫生、椅子

一、公司级会议的组织工作

会议分为：大、中、小

大型会议一般较少，以年终总结会议为代表

中型会议以竞岗、办公会议等为主

小型会议最多，以领导班子会议为代表

如何组织大型的会议呢？

绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。

1、前期的筹备：

1.1 会前通知：

有2大工作：一是通知，二是反馈

1.1.2 先说通知，方式有：

书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议；

口头：小型的、小范围的会议。

内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等）

•••注意：通知时要：通知、再落实（跟踪到底）

如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！”

1.1.3准备会议需要的资料：

设立接待处，一般在进场入门处，讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）

会议日程安排表

铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）

签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。

横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作）

1.2 会议的日程：中型以上会议：

1、主持人

2、讲话人

3、发言人是谁？

4、发奖人是谁？

一定要书面的第一、第二、三、四……

时间……某某作什么…某某做什么……

如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托

讲话人：总经理或其他分管领导主持。

另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。

如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们再排查！

排查内容：

1、发言稿件

2、仪容要求

3、声音

4、是否能行

选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！

1.3会场的布置

1.3.1会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）、1.3.2主席台的安排：谁？、几个人？、怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否购用？怎样安排？是多个分店（部门）的来的，除主管和中层外，其他要分区坐（座），一个团队一个区域。

1.3.3给与会代表的资料提前摆放的桌子的相应位置。

1.3.4悬挂横幅

1.3.5非常重要的会议，请速记员。

1.3.6国际性会议，准备同音翻译。

1.4现场的安排：要求参会者提前10分钟入场，1、在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？

2、安排谁服务？应该注意什么？

3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排！（设备最好准备2套以上）

4、如果发放奖品：要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面（但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放）。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式？穿戴是否整齐、符合要求？会前是否进行过演练？

二、会议中：

问题往往出现在会议中！

如：空调的温度问题（作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过低），会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以？（如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效），这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！

出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责！

因为成年人最容易受到外界的干扰！所以，温度非常重要！

案例：02年在青岛某宾馆夏天，讲师着西装领带，听课的人都着夏装，结果，未结束，人员就走掉一般！效果非常差！

——如果人在特冷或特热的环境下一段时间，人就不能聚精会神！切记！

服务人员：

1、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响。

2、动作要轻、慢、柔、避免快、重！

冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。

给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了（特别安排除外），但如有重要领导在场（如市长或更高级的领导）就要先给领导冲。

冲水的服务人员最好只安排1人，可以避免太多的吸引会场参与者的目光主持人也要避免少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。

上面是会议的组织及注意事项，有些部分内容培训中也适用。

下面说一下培训：

一、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反映出企业服务细节的水平！

二、前期的工作：

1、调研

2、确定培训公司

3、与培训公司沟通 沟通是一个详细的过程：1）老师是谁？几位？几点到？怎样到？2）课程的安排：6小时还是7小时？还是7.5个小时(一般在6—7个小时)，课程从几点开始？上午几个小时？下午几个？中间怎样安排休息？休息多长时间？休息几次？3）讲师来时：怎样安排？巡店？交流？还是需要休息？（此小环节要向上级主管汇报）

第二天讲课的内容是那些？有什么疑惑？误区是什么？

座谈：如果安排座谈（交流）有谁来参加？怎样座谈组织？

服务意识：讲师的饮食习惯？茶水？矿泉水还是咖啡？——要注意花了钱还做不好的误区！（把所有人作为一个人来对待是错误的！）

讲师必须要尊重！

有的讲师习惯在授课时喝水，有的不喝，喝与不喝我们都要准备好，如果和咖啡，我们要根据其身份来选择不同档次的咖啡

主持人：从始至终要注重：一旦出现问题，第一个快速反应的是主持人，必须快速处理，全局控制！主持人非常重要！！在一节课程结束时，要先示意大家鼓掌。还应注意在中间休息快到时间的时候要主持：“请外面（室外）的人员回到位子上来，课程（会议马上开始）”。

在中间结束时主持人要先带动鼓掌，再主持感谢词！

主持人：在介绍时，应先抛出几个现在存在的问题，我们为什么要培训，培训的目的是什么？然后再重点介绍老师。

中午或晚上的就餐：选择对应的主管交流、座谈，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在那里？

组织会议的时候不可能是一个部门全部完成，是需要其他部门来协调的，但必须有一个部门主导，其他不么配合，这需要部门之间要沟通、交流、协调、互助，主导的部门主管必须作到细致、周到。

事先要考虑问题，如果出现怎么办？

其他的一些问题：

1、在会议（培训）课见休息的时候，参会人不能按时返回怎么办？

答：这需要我们在平时的会议中留意这些问题，要注意会议中的这些问题，那些是好的，那些不好，下一次怎样解决？

方法：

1、制定会议管理制度

2、下一次会议时提前强调

例如：手机铃声的问题和中间休息不能按时返回是一样的，在主持时提前强调要记录好，对于到晚的如何处理？对手机铃声如何处理？对于一而再出现的问题，也可以强调，如果不按规定，我们对部门的负责人进行批评或在下课时让其上台表演节目。如果还不行那就直接纳入个人的考核

不要强调了的事情还犯，就是要改正！

注意：会议前最好进行点名，我们可以了解到人数、实际人数、未到人数、未到的原因

2、中间休息的时间可否放音乐？

答：当然可以，但要注意几个问题

1、播放时要注意选择歌曲，要选择轻音乐，脍炙人口的歌曲，避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲

2、声音一定不能太吵，因为开会大脑都容易类，在下一节会议时会产生疲劳感

3、在快开始前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知，这时主持人要上台组织大家入座。

3、如何作好与老师之间的礼仪或者说尺度？

答：在讲师来之前要先了解讲师的资历、职务，然后有对应的领导或部门进行接待或陪同，我们要一般不需要送到酒店，但酒店的需要我们安排的必须提前预定，是否有早餐？如果没有，怎样安排并告知客人？

另外，在课间、在路上，我们都要进行沟通，把需要办理的事情提前了解清楚，有时候，我们只需要一个电话、一句话就可以解决的要马上办理

4、对于会场中有电话铃声、接打电话的问题如何解决？

答：在会议中、授课中，参会者有人直接接打电话，能反映出一个企业的管理水平和个人的素质，我们要求大家在会议中把手机调整到静音状态，而不强行说必须关机（极特殊情况除外），因为我们是企业，以经营为主，不是党政部门，如果是公司领导、上级主管或者非常重要的事情（人物）打来电话，可以选择到会场外面接打。

在前面我们也谈到，如何会议中的手机铃声或其他违纪的一直是某几个人，那么我们可以在会议结束时说：“在前几次的会议时我们一再强调……但还是出现了……（几种现象），那么各店、各部门的负责人看一下是谁的手机响了？这样，我们请他们到前台来表演个节目或者……”

或者：“……圆满结束，但还有问题……那些部门……希望下一次不要出现类似的问题”

5、对会议中的温度如何进行控制和把握？

答：对于温度的控制，我们一般把握好“适中”就可以了，但如何作好适中是一个大学问。老师来之前我们要作好交流，我们当地的温度有多少？老师的服饰是否与参会人员的服饰及温度相符？会议中是否温度过高（低）？如何控制？是否需要辅助材料？（如增加电风扇、电暖气）

6、倒（冲）水的过程中还要注意什么问题？

答：

1、整个会议的过程中要保证有饮用水。

2、要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲。

3、对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水，参会者不一定照顾到。

7、关于课间与老师交流时要注意什么？

答：课间要主动与老师交流，应针对工作中的问题、老师讲课不理解的问题进行，但要注意几点：

1、看老师的劳累程度

2、整个会议中是否留有单独交流的时间

另外，我们公司培训制度中也有规定，在外参加公开课程时，要将我们的同时尽量分开住宿，与咨询公司（或高校）要求安排国内的大公司或和同性质的大公司的高管安排在一起，因为每一次参加外训就必须带着问题，在吃饭的时候，我们也提倡分开来座，大家在一起，有很多交流的机会。

案例：04年我和公司的某某到“北京超市人”参加一个课程，因为老师对我们企业的培训比较熟，就举例提了一下我们的做法，结果在中间休息的时候，我还没有站起来就有很多企业的老总过来交流、咨询、换名片，当时我就很受启发。

第二篇：会议组织流程规定

会议组织流程规定

一、集团会议类型

人力行政中心行政部组织会议分别为集团高管会议、工作会议、月度工作会议、周工作会议、部门会议、及临时性会议。

1、集团高管会议由总裁办负责并记录，行政部通知、保障及协调，负责人总裁办主任。

2、工作会议由总裁办牵头，人力行政中心主办及通知、记录、保障，负责人人力行政中心总监。

3、月度工作会议由人力行政中心行政部主办，并做好相关准备及保障工作，负责人人力行政中心总监助理。

4、周工作会议由人力行政中心行政部经办，并做好相关准备及保障工作，负责人人力行政中心行政部经理。

5、部门工作会议由体系主管经办、后勤主管保障，做好相关准备及保障工作，负责人体系主管。

6、其他临时性会议参照参会人员级别分别由各层级负责人经办，并做好会议保障。

二、会前准备

1、确定会议议题。

根据管理需要和领导安排，确需要通过会议解决和传达，精简会议参加人员，同时要明确会议的议题和主旨。

2、制定会务方案。

根据确定的会议议题，人力行政中心行政部（以下简称行政部）制定会议组织的会务方案，一般包括以下要素：时间、地点、参加人员、会议程序。

（1）时间：要明确到时间点，详细标示出上午、下午或晚上，必要时标示出星期几。比如：×月×日（星期×）日上午8:00。

（2）地点：要明确标示出楼座和会议室名称。比如：四楼基金公司会议室。

（3）参加人员：要明确标示出参会的公司领导、单位主要领导人员名单；其他参会人员较多时，指出参会人员范围和人数。

（4）准备方案：根据会议需要，进行会议室落实，人员通知、物品准备等工作。详见下列的会议准备。

3、责任到岗

根据会议要求，行政部要把会议涉及到各个事项，责任分解落实到岗到人，行政部经理对进行过程控制，协调解决出现问题。需要部门负责人解决的，要及时汇报，避免误事。

（1）提前预约，提前落实会议室，看是否与确定的时间相冲突，否则及时进行调整。

（2）会议通知。

①拟定通知。题目要明确会议议题，关于召开××××的通知，首先发送邮件至各参会人员邮箱。明确会议召开时间、地点、参会人员、会议目的、内容、程序，便于参会人员准备相关资料。

②参会告知。通过短信通知到参会本人，参照“会议通知”内容但要注意简洁明了，并注明“联系人、联系方式、收到请回复”，上午召开的会议，前天下午下班前短信提醒；下午召开的会议，当日上午上班后提醒；晚上召开的会议，当日下午上班后

提醒，提前核实通讯录及人员姓名和号码，并做好人员名单标示，防止内容及人员遗漏、偏差。

③参会确认。在短信通知后电话确认是否收到会议告知短信及邮件，提醒参会准备相关资料。

④变动通知。如出现会议和人员变动，采取电话和短信的方式，及时给予告知。

（3）会场布置。

①桌椅摆放。根据会议需要，提前要进行桌椅摆放，公司领导和预知发言席要摆放和试用话筒。公司领导参加的，要摆放桌签，确保会议秩序。

②准备茶水。公司领导参加、预计会议一个小时以上的，要求准备茶水，其余人员可准备矿泉水。根据会议需要和领导指示准备会标。

（4）整理资料。

①根据需要，收集与会议有关的信息和资料，②会议所需资料原则上要提前发放，不易提前发放的可会前摆放到相关人员的桌牌位置处。

二、会时安排。

1、组织签到。

根据会议通知，准备会议签到表。组织签到人员要提前20分钟到场，签到时要在会议室外或门口，同时发放相关资料和表格，主要公司领导划到既可。对迟到或未到会人员做出标示，会后落实并提出考核意见。会议时间将到1-2分钟时，组织签到人将人员到会情况汇报给会议主持人，由会议主持人征询主要领导意见，决定是否开始会议。

2、会议组织

主持人根据会议议程主持会议，需要临时要求其他人员参会时，服务人员及时联系并通知。

3、会议服务

提醒会议服务人员及时倒水。倒水频次要遵循先紧后松的原则办理，其它根据会议要求和领导需要，积极做好相关服务。

4、做好记录

指派专人做好会议记录，防止会议安排的事项遗漏，必要时做好会议录音。

三、会后工作

1、收集资料

根据会议要求，收集整理会议上所用资料及相关表格，确保人员离场秩序。

2、整理会场

根据要求，收集整理相关物品：横幅和桌牌收集，话筒退出电池，桌椅归位，卫生清扫，灭灯断电。

3、会议纪要

会议结束后，两天之内整理完成会议纪要，报相关领导审批后上网发布或传阅。

4、事项落实

根据会议纪要要求，进行会议确定事项的落实工作，并按期反馈落实情况，确保会议精神贯彻落实到位。

四、月度工作会议要求

1、每月20日以电子邮件形式发送收集工作计划及总结的通知，并短信提醒交付时间，电话联系确认。

（1）电子邮件通知范文：尊敬的领导及各位同事大家好：现通知你本月28日前提交本月工作总结及下月工作计划与人力行政中心孙俞燕企业邮箱，感谢您的支持，祝工作愉快！

（2）短信通知范文：尊敬的领导及各位同事：请你于本月28日前提交本月工作总结及下月工作计划到人力行政中心孙俞燕企业邮箱，收到请回复，谢谢！

2、每月25日--28日收集工作计划及上会资料并校对文字，调整格式，28日确定会议议程。3、28日--31日确认参会人员是否到会，如特殊原因不能按时参会者需向相关负责人请假并在行政部报备。

4、提前半天调正文件资料是否可以顺利播放。

5、担保公司负责人会前安排会议服务人员，做好后勤工作。

6、会后工作计划收集、打印、确认签字。

五、责任与考核

会议责任人负责制定会议议程方案、会议室及人员通知落实、会议安排准备、会议纪要及会后事项落实。不按规范组织会议，出现失误扣责任人50元～100元。会议确定事项进行跟踪督办不到位扣责任人100元～200元。

人力行政中心 2014年5月8日

第三篇：组织大型会议流程

针对我以后经常组织大型会议，根据这次培训班经验总结有关流程，以备参考。

一、人员分工明确

1、确定总负责人：临场负责突发事情，检查监督各项分工的进行。

2、确定会场布置负责人：

（１）会标：会议名称。字体规范、排列整齐、粘贴结实、悬挂端正。

（２）就坐安排及台牌：主席台就坐安排。台下就坐安排。台牌摆放次序符合礼仪。

（３）鲜花：①主席台后放翠绿花草②主席台前放３排鲜花③台下放一排中高花。

（４）面巾碟、面巾、面纸：主席台按座位全部摆放面巾碟、面巾、面纸，面巾要干净柔软。

台下摆放一次性口杯。

（５）音响准备：专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、音响、投影仪设备正常。投影仪和电脑务必调试好。并且留有专人保证整个培训过程完整进行。

（６）桌椅及室内卫生：会场桌椅要摆放整齐，卫生要打扫干净。

3、确定材料负责人：

（１）会议指南，人手一份。讲义材料准备：收集、印刷、分装，人手一份

（２）领导讲话。人手一份。

（３）会议主持词。包括会前、会中、会后讲话稿。

（４）其他参会人员发言材料。

（５）会议材料袋若干。

对于领导讲话、会议议程等相关材料务必于会议召开前一天打印、分装完毕。要求：纸面干净、字体清晰、装订整齐、无错别字。

4、确定会场服务负责人：

（１）签到发材料。签到时告诉与会者座次。

（２）茶水。安排若干名服务人员倒水，保证会议供水充足。

（３）空调。根据天气情况开放，但要事先调试好。

（４）提出会议纪律要求

（5）会议记录。做好摄影留念。

5、确定用餐负责人：

（1）用餐编组（地区式、课题式、自定式）

（2）专家、领导用餐

（3）备用数量（人员增减）

（4）专家餐后休息处

（5）早、晚自助餐用餐人数

（6）宴请的位置摆放、酒水、香烟。

6、确定宾馆接洽负责人：

（1）宾馆业务接洽：

（1）接待能力符合会议要求

（2）会议相关设施考察一遍、（3）食宿收费标准

（4）就餐方式：自助、桌餐

（5）菜单模式与基本标准

（6）会议室标准

（7）付费结帐事宜：

（8）结算方式

餐：按餐卷，注意人数提前确定，或者按照餐券收费

按桌，或者每个人的标准确定

宿：按实际、按预定，退房时间允许延迟2个小时

（9）热水供应

（10）娱乐活动

（11）出现超员情况的应对方式

（12）宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅

（13）专家、重要领导特殊住宿要求（小型交流，写作，休息条件等）

7、做好经费预算

（1）餐费

（2）宿费

（3）资料费

（4）会场布置费

（5）交通费

（6）房间内水果、洗漱用品标准

（7）专家费用（食宿费、交通费、讲课费、活动费）

（8）会务补助费

（9）通讯费

（10）不可预见费

8、专家、领导等安排

（1）确定专职人员服务。全程跟踪，听课、用餐、休息等要全程陪同，发现问题随时解决。如中午休息要安排房间，上课前10分钟要敲门提醒等。

（2）迎接人、车辆安排

（3）住宿规格安排

（4）支付讲课费、交通费

（5）交通安排（包括机票订购、几点送往）

（6）活动安排（非报告期间）

（7）专家就餐安排、专桌、环境安静

（8）送行人、车辆安排

二、流程安排

1、前期：各负责任人分头准备各自工作，及时向总负责人汇报进程，完毕后制作会议指南。

2、进行中：各负责人分头进行各自工作，发现问题能解决现场解决，不能解决要拿出方案立即向总负责人汇报。

当发现有不妥，要向总负责人二次表达不同意见。

（1）早餐时间

（2）上午会议时间、内容、主讲人、主持人

（3）中餐时间

（4）主讲人、领导休息

（5）下午会议时间、内容、主讲人、主持人

（6）晚餐时间

（7）餐后活动安排

（8）休息时间

（9）返程票定购、发放

（10）离会时间

（11）交通介绍，宾馆位置及联系电话

第四篇：组织会议的流程和细节(原创)

组织会议的流程和细节（原创）

我们是一个会议大国，几乎每天都在大大小小的开会，但是办好会议很不容易，特别是细节问题很容易忽视。开会目的不是组织会议的人员所要考虑的，组织人员只是负责把会议办的圆满，这比会议的内容更重要。成功的会议就是要做到有序、高雅，让领导满意，让参会人员舒心。结合多年参加会议和组织会议的经验，整理出一些基本流程和细节，以备组织会议参考。

一、制定会议方案

1.明确会议的内容、参会人员、时间地点、会议日程

2.特别是要组建筹备会议人员的分工

一般为会务组、材料组、秘书组、宣传组

会务组：要提前考察会场，包括住宿、大会议室、小会议室、用餐环境、交通状况

材料组：起草领导讲话、会议主持词、经验交流发言稿的把关、致词、祝酒词等、整理讲话录音、印发领导讲话、秘书组：起草会议通知、会议指南、落实参会人员、收集会议回执、安排会场布置、制作桌签、座次表、联系照相合影。

宣传组：负责联系新闻媒体，起草会议通稿，编发会议简报，落实摄影、录像。

3.会议组织必须确定一人总体把握督促各项工作的进度、到位程度以及情况发生变化时及时调整方案

二、前期考察工作

（一）考察酒店：现在会议一般在酒店开，必须实地考察，了解酒店的档次、接待能力和合作能力。

4.住宿条件，床位数能否满足参会有人缘和办会人员的住宿，房间必须干净整洁，设备齐全。有可上网的电脑最好，现代人已离不开电脑和网络。

5.会场情况，会场大小，座位数、桌子数，进出是否方便，主席台的座位数，是否有小会议室供分组讨论用。

6.所需费用、财务流程，开会必须根据经费宽裕程度组织，了结酒店的收费情况很重要。另外，会议上难免有一些支出需要现金，也要了解酒店是否能够提供方便，预借现金。

7.酒店服务，酒店的商务部是否能够提供打印、订票、日用品的购买等服务，以及结算办法。

8.用餐情况，用餐场地距离住宿和开会地不能太远，必须大气、高雅，能够提供自助餐和桌餐，有宴请必须提供主桌、桌签、扩音设备等。

9.休闲娱乐，会议期间如果要丰富代表的生活，就要安排唱歌等活动，要了解包间大小、费用，是否健康。

（二）考察现场：这一点主要是针对一些带有现场性质的会议，现场要有可参观的价值和条件。

10.必须根据时间和路途确定现场的个数，每个现场要有自己的特点和代表性，不能千篇一律。

11.现场必须做好迎接参观的准备，参观内容的呈现方式、参观的路线，迎接方式、欢送方式，讲解员，扩音设备。

12.现场要提供一份情况介绍，包括简介、特色。

三、会议准备

（一）通知会议

13.起草会议通知，要明确会议内容、时间地点、参加人员，这是常规。

14.会议通知细节之处有6点：是否要求参会人员准备发言、表演等，是否接站送站、是否收取会议费、是否要求给会议提供材料、食宿和交通费用、是否安排随行人员的食宿。

15.必须要求参会人员按时间报回执，包括姓名、性别、民族、单位和职务、联系方式，其他要求如是否需要住单间、是否需要接站，是否订机票和火车票，是否安排旅游，如果是少数民族，饮食有没有特殊要求。

16.发出会议通知，必须确保被通知人收到通知。

（二）材料准备

17.起草领导讲话，这是会议的核心内容，必须高度重视，提前做好，确定有几位领导讲话，侧重点如何把握。讲话起草要征求讲话人的意见，并提前交给讲话人。

18.会议所发材料，经验交流的材料应该包括发言的材料和书面交流的材料。是否有近期需要传达的重要文件，是否有需要讨论文件内容，是否有赠送的资料。

19.还需起草的文字材料，包括主持词、总结讲话、致词、祝酒词等。

（三）会务准备

20.需要准备几个事情，制作会议横幅、宣传标语、桌签。

要通知新闻媒体按时到会，知道会议安排，给记者提供新闻通稿。

21.准备材料袋，里面至少包括会议指南或会议日程、会议材料、代表证、餐票，最好有一个目录也放在里面。

22.会议报到，至少安排三个人，一个人负责登记，分房间，一个负责发资料，一个预备轮换休息。如果收费还要另安排两人。报到册一定要填写清楚，以备制作通讯录。

23.需要制作五个清单，一是最好提前把房间分配好；二是提前安排用餐的座位，餐桌要编号；三是开会的座次表，以便每个人对号入座；四是讨论分组表，每个人知道自己参加哪一个组的讨论（分组表要有讨论的会议室、召集人、联络员）；五是合影照相的位置表。

24.会场布置，必须要有专门人负责布置会场，包括8个细节，横幅的悬挂，主席台座位的排列及桌签的摆放，会

场桌签的摆放，发言席的位置，音响要调试好，会场装饰用的花盆、花篮。要准备两支录音笔，做好领导讲话录音。是否准备投影提前考虑并调试好，服务员按时到位。

25.安排领导房间，领导住的房间要提前去看，环境是否安静，是否有沙发（给领导汇报工作的地方），要摆放鲜花、水果、洗漱用品，会议日程，领导活动安排表。

26.用餐准备，去餐厅的引路牌，餐厅桌子的摆放和编号，音响要提前调试。如果自助餐，特别是早饭，不能让领导去挤，要安排包间及陪领导吃饭的人。

四、开会

会场的气氛对领导的情绪影响很大，也是检验会议组织是否有序的重要环节，必须达到领导满意的目的。

27.会前安排，会务人员要督促参会人员按时提前到会场，如果有座次就可对号入座，否则要尽量让参会人员靠前坐，显得会场有气氛，（开会不愿坐到前面去，这是中国人的毛病），没到的参会人员要及时把他的牌子撤掉，不能让空在那里。要提前要求参会人员关闭手机、不要来回走动。

28.要准备领导会前休息室，休息室要有服务人员，会场准备好要邀请领导上主席台就做。

29.领导的讲话要提前备一份，以备领导忘记。年龄大的领导讲话最好用大号字印。

30.把录音笔放在主席台桌子上，打开。

31.必须要有人招呼领导的司机，否则他们不满意会传给领导。必须有人招呼记者。

会议开始后会务工作的一大半就完成了，可以享受自己劳动的成果了，但是要坐在会场认真听会。

五、后勤保障

32.安排合影必须提前摆好座次，以免到时互相推让。最好准备专业的合影梯台架，一般楼前的台阶上效果不好。

33.餐厅要有人专门负责，提前上好凉菜，准备好餐桌编号，准备好音响。

34.用餐的敬酒活动要文明、和谐，限制喝酒，避免有人喝多了，这时吝惜一点也无所谓。

35.如果有唱歌的娱乐活动，要安排一两个专业一点的节目，最好有一个主持人，以免混乱局面。

36.安排代表离会，尽量不要拖延退房时间。

六、会后工作

37.整理领导讲话，要印发。

38.编发会议的简报，通报会议情况。

39.制作会议的展板，展示开会的情况。

每次会议内容不同，可能组织形式不同，但是大同小异，而且这些细节也是一个开放的系统，需要不断补充和完善，希望大家能提供更多的细节。

第五篇：会议组织流程及注意事项（xiexiebang推荐）

会议组织注意事项

但若人数众多，则最好是将与会者分成若干 小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合 讨论。

2、正式会议一般需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的铭牌，在 会议开始前排好坐席及铭牌。

3、对于安排好坐席的会场，应将会议资料袋在会议前摆放在坐席上。

4、需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。

5、注意各项会场的环境因素，例如温度、灯光等，按照实际情况调整好。

6、会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议总结工作。

7、除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)，否则尽量不要提供茶点，以 防与会者分心。

8、会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）。

9、横幅（会议的题目、大小、大约提前 3-5 天制作）。

10、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅子或其他上面，应避免直接 放置在地上，这能反映出服务细节的水平。安排（（五）现场安排（人员入场时）、现场安排 人员入场时）

1、会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到； 在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地 方？例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？

2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。

3、讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）

4、会议日程安排表

5、铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）

6、空调的温度问题，如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效，这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！

7、出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责！

二、会议中

（一）会议记录

1、安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录（特别是讨论性 质的会议），记录内容会后留底。

2、安排专人摄影（摄像、录音），会后留底。

（二）会议服务

1、安排专人（会议组织人员或物业人员）负责茶水服务。

2、举办大型会议或视频会议时，安排专人负责操作麦克风、调音台、投影 仪、视频设备等。

3、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响；动作要轻、慢、柔、避免快、重！

4、主持人也要避免少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传 递。

（三）倒茶

1、外面的领导来你们单位，那外面的领导就是客人，倒茶的时候要先给客 人

倒茶，然后在给自己单位的领导倒茶；给主席台上公司级领导倒水的顺序按进 入的顺序就可以了（特别安排除外），但如有重要领导在场（如市长或更高级的 领导）就要先给领导冲。

2、倒茶的顺序要按照职务的高低，比如说参加会议的有单位董事长、总经 理、副总经理，那你就应该先给董事长倒茶，然后在是总经理，在轮到副总经理。

3、切记一点，倒茶不能倒满，这个是很忌讳的，倒满了有驱客的嫌疑。

4、冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起杯子，不要 对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。

5、冲水的服务人员最好只安排 1 人，可以避免太多的吸引会场参与者的目 光。

6、要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲。对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水，参会者不一定照顾到。

（四）其他

1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。

2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。

三、会议后

（一）整理会议记录

1、整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录，进行备案。

2、完成会议总结材料，材料内容应包括：会议议程各项内容、主要人员发 言材料、会议讨论内容和总结性结论。

3、整理完成会议总结材料后报领导审批，将审批通过的材料分发至各参会 人员遵照执行。

3、重要会议结束后可考虑在网上发布会议相关新闻。