组织会议活动的流程（推荐五篇）

第一篇：组织会议活动的流程

组织会议活动的流程

一、事先与主办单位沟通确定会议活动方案后拟好会议通知，报市府办。

协调会议活动举行的时间、地点、参加对象、活动议程。其他事项

1.是否需石狮日报社、电视台派记者采访报道； 2.若需泉州市相关媒体采访报道，由宣传部负责邀请； 3.若需要安排午（晚）餐、住宿及派车接送参会人员用餐，要联系接待处（88711611）。

二、根据协调情况做好各项准备工作： 会议活动前准备工作

（一）拟好领导讲话稿，并印制出来以备发放给相关人员。

（二）会场布置。

1.联系预定场厅的负责人员协助做好会场管理（灯光、投影仪、音效、麦克风等设备调试）

2.根据会议活动实际情况指导、协助主办单位进行布置（横幅、引导牌、背景海报、展板、桌牌、桌椅、茶水、签到处、会场卫生）

（三）人员邀请

1.由专人负责邀请参会人员，并了解是否需要住宿以及其他必要需求；

2.统计确定参会人数。

（四）印制会议内容梗概和装订会议资料。

（四）指定专人记录会议过程，包括拍照、摄像、录音等，并由专人做会议纪要。会议活动中

（一）协助主办单位引导参会人员签到及入场就坐。

（二）协助主办单位引导记者媒体进行录像、拍摄。

（三）协助主办单位维持会议秩序。

（四）组织人员隔20分钟为参会领导提供茶水服务。会议活动后

（一）引导参会人员散场，并协助主办单位收拾会场东西，做好清洁工作。

（二）协助主办单位和场厅负责人仔细检查会场是否有参会人员遗忘的东西或文件，将设备整理好并归位、关闭电源、锁好会议室大门。

（三）若有安排午（晚）餐及住宿，需告知参会人员到指定地方用餐及住宿，派专车接送。

第二篇：会议组织流程

会议组织流程图
相关负责人 综合部 参会人员

确定会议主题

安排议事日程

确定参会人选

安排会议场所

发布会议信息 确定参加

主持会议 准备参会材料

形成决议 整理会议记录

审批 下发会议纪要 执行

信息存档

一、公司级会议的组织工作 会议分为：大、中、小 大型会议一般较少，以年终总结会议为代表 中型会议以竞岗、办公会议等为主 小型会议最多，以领导班子会议为代表 如何组织大型的会议呢？ 绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。

1、前期的筹备：、前期的筹备：
1.1 会前通知： 有 2 大工作：一是通知，二是反馈 1.1.2 先说通知，方式有： 书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议； 口头：小型的、小范围的会议。内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等）•••注意：通知时要：通知、再落实（跟踪到底）如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记 录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！” 1.1.3 准备会议需要的资料： 设立接待处，一般在进场入门处，讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）会议日程安排表 铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。横幅（会议的题目，大约提前 3-5 天制作）1.2 会议的日程：中型以上会议：

1、主持人

2、讲话人

3、发言人是谁？

4、发奖人是谁？ 一定要书面的第一、第二、三、四…… 时间……某某作什么…某某做什么…… 如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托 讲话人：总经理或其他分管领导主持。另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们 再排查！排查内容：

1、发言稿件

2、仪容要求

3、声音

4、是否能行 选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、

发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！1.3 会场的布置 1.3.1 会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）、1.3.2 主席台的安排：谁？、几个人？、怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会场的 卫生、椅子

一、公司级会议的组织工作

会议分为：大、中、小

大型会议一般较少，以年终总结会议为代表

中型会议以竞岗、办公会议等为主

小型会议最多，以领导班子会议为代表

如何组织大型的会议呢？

绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。

1、前期的筹备：

1.1 会前通知：

有2大工作：一是通知，二是反馈

1.1.2 先说通知，方式有：

书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议；

口头：小型的、小范围的会议。

内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等）

•••注意：通知时要：通知、再落实（跟踪到底）

如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！”

1.1.3准备会议需要的资料：

设立接待处，一般在进场入门处，讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）

会议日程安排表

铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）

签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。

横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作）

1.2 会议的日程：中型以上会议：

1、主持人

2、讲话人

3、发言人是谁？

4、发奖人是谁？

一定要书面的第一、第二、三、四……

时间……某某作什么…某某做什么……

如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托

讲话人：总经理或其他分管领导主持。

另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。

如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们再排查！

排查内容：

1、发言稿件

2、仪容要求

3、声音

4、是否能行

选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！

1.3会场的布置

1.3.1会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）、1.3.2主席台的安排：谁？、几个人？、怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否购用？怎样安排？是多个分店（部门）的来的，除主管和中层外，其他要分区坐（座），一个团队一个区域。

1.3.3给与会代表的资料提前摆放的桌子的相应位置。

1.3.4悬挂横幅

1.3.5非常重要的会议，请速记员。

1.3.6国际性会议，准备同音翻译。

1.4现场的安排：要求参会者提前10分钟入场，1、在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？

2、安排谁服务？应该注意什么？

3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排！（设备最好准备2套以上）

4、如果发放奖品：要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面（但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放）。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式？穿戴是否整齐、符合要求？会前是否进行过演练？

二、会议中：

问题往往出现在会议中！

如：空调的温度问题（作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过低），会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以？（如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效），这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！

出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责！

因为成年人最容易受到外界的干扰！所以，温度非常重要！

案例：02年在青岛某宾馆夏天，讲师着西装领带，听课的人都着夏装，结果，未结束，人员就走掉一般！效果非常差！

——如果人在特冷或特热的环境下一段时间，人就不能聚精会神！切记！

服务人员：

1、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响。

2、动作要轻、慢、柔、避免快、重！

冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。

给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了（特别安排除外），但如有重要领导在场（如市长或更高级的领导）就要先给领导冲。

冲水的服务人员最好只安排1人，可以避免太多的吸引会场参与者的目光主持人也要避免少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。

上面是会议的组织及注意事项，有些部分内容培训中也适用。

下面说一下培训：

一、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反映出企业服务细节的水平！

二、前期的工作：

1、调研

2、确定培训公司

3、与培训公司沟通 沟通是一个详细的过程：1）老师是谁？几位？几点到？怎样到？2）课程的安排：6小时还是7小时？还是7.5个小时(一般在6—7个小时)，课程从几点开始？上午几个小时？下午几个？中间怎样安排休息？休息多长时间？休息几次？3）讲师来时：怎样安排？巡店？交流？还是需要休息？（此小环节要向上级主管汇报）

第二天讲课的内容是那些？有什么疑惑？误区是什么？

座谈：如果安排座谈（交流）有谁来参加？怎样座谈组织？

服务意识：讲师的饮食习惯？茶水？矿泉水还是咖啡？——要注意花了钱还做不好的误区！（把所有人作为一个人来对待是错误的！）

讲师必须要尊重！

有的讲师习惯在授课时喝水，有的不喝，喝与不喝我们都要准备好，如果和咖啡，我们要根据其身份来选择不同档次的咖啡

主持人：从始至终要注重：一旦出现问题，第一个快速反应的是主持人，必须快速处理，全局控制！主持人非常重要！！在一节课程结束时，要先示意大家鼓掌。还应注意在中间休息快到时间的时候要主持：“请外面（室外）的人员回到位子上来，课程（会议马上开始）”。

在中间结束时主持人要先带动鼓掌，再主持感谢词！

主持人：在介绍时，应先抛出几个现在存在的问题，我们为什么要培训，培训的目的是什么？然后再重点介绍老师。

中午或晚上的就餐：选择对应的主管交流、座谈，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在那里？

组织会议的时候不可能是一个部门全部完成，是需要其他部门来协调的，但必须有一个部门主导，其他不么配合，这需要部门之间要沟通、交流、协调、互助，主导的部门主管必须作到细致、周到。

事先要考虑问题，如果出现怎么办？

其他的一些问题：

1、在会议（培训）课见休息的时候，参会人不能按时返回怎么办？

答：这需要我们在平时的会议中留意这些问题，要注意会议中的这些问题，那些是好的，那些不好，下一次怎样解决？

方法：

1、制定会议管理制度

2、下一次会议时提前强调

例如：手机铃声的问题和中间休息不能按时返回是一样的，在主持时提前强调要记录好，对于到晚的如何处理？对手机铃声如何处理？对于一而再出现的问题，也可以强调，如果不按规定，我们对部门的负责人进行批评或在下课时让其上台表演节目。如果还不行那就直接纳入个人的考核

不要强调了的事情还犯，就是要改正！

注意：会议前最好进行点名，我们可以了解到人数、实际人数、未到人数、未到的原因

2、中间休息的时间可否放音乐？

答：当然可以，但要注意几个问题

1、播放时要注意选择歌曲，要选择轻音乐，脍炙人口的歌曲，避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲

2、声音一定不能太吵，因为开会大脑都容易类，在下一节会议时会产生疲劳感

3、在快开始前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知，这时主持人要上台组织大家入座。

3、如何作好与老师之间的礼仪或者说尺度？

答：在讲师来之前要先了解讲师的资历、职务，然后有对应的领导或部门进行接待或陪同，我们要一般不需要送到酒店，但酒店的需要我们安排的必须提前预定，是否有早餐？如果没有，怎样安排并告知客人？

另外，在课间、在路上，我们都要进行沟通，把需要办理的事情提前了解清楚，有时候，我们只需要一个电话、一句话就可以解决的要马上办理

4、对于会场中有电话铃声、接打电话的问题如何解决？

答：在会议中、授课中，参会者有人直接接打电话，能反映出一个企业的管理水平和个人的素质，我们要求大家在会议中把手机调整到静音状态，而不强行说必须关机（极特殊情况除外），因为我们是企业，以经营为主，不是党政部门，如果是公司领导、上级主管或者非常重要的事情（人物）打来电话，可以选择到会场外面接打。

在前面我们也谈到，如何会议中的手机铃声或其他违纪的一直是某几个人，那么我们可以在会议结束时说：“在前几次的会议时我们一再强调……但还是出现了……（几种现象），那么各店、各部门的负责人看一下是谁的手机响了？这样，我们请他们到前台来表演个节目或者……”

或者：“……圆满结束，但还有问题……那些部门……希望下一次不要出现类似的问题”

5、对会议中的温度如何进行控制和把握？

答：对于温度的控制，我们一般把握好“适中”就可以了，但如何作好适中是一个大学问。老师来之前我们要作好交流，我们当地的温度有多少？老师的服饰是否与参会人员的服饰及温度相符？会议中是否温度过高（低）？如何控制？是否需要辅助材料？（如增加电风扇、电暖气）

6、倒（冲）水的过程中还要注意什么问题？

答：

1、整个会议的过程中要保证有饮用水。

2、要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲。

3、对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水，参会者不一定照顾到。

7、关于课间与老师交流时要注意什么？

答：课间要主动与老师交流，应针对工作中的问题、老师讲课不理解的问题进行，但要注意几点：

1、看老师的劳累程度

2、整个会议中是否留有单独交流的时间

另外，我们公司培训制度中也有规定，在外参加公开课程时，要将我们的同时尽量分开住宿，与咨询公司（或高校）要求安排国内的大公司或和同性质的大公司的高管安排在一起，因为每一次参加外训就必须带着问题，在吃饭的时候，我们也提倡分开来座，大家在一起，有很多交流的机会。

案例：04年我和公司的某某到“北京超市人”参加一个课程，因为老师对我们企业的培训比较熟，就举例提了一下我们的做法，结果在中间休息的时候，我还没有站起来就有很多企业的老总过来交流、咨询、换名片，当时我就很受启发。

第三篇：会议组织流程规定

会议组织流程规定

一、集团会议类型

人力行政中心行政部组织会议分别为集团高管会议、工作会议、月度工作会议、周工作会议、部门会议、及临时性会议。

1、集团高管会议由总裁办负责并记录，行政部通知、保障及协调，负责人总裁办主任。

2、工作会议由总裁办牵头，人力行政中心主办及通知、记录、保障，负责人人力行政中心总监。

3、月度工作会议由人力行政中心行政部主办，并做好相关准备及保障工作，负责人人力行政中心总监助理。

4、周工作会议由人力行政中心行政部经办，并做好相关准备及保障工作，负责人人力行政中心行政部经理。

5、部门工作会议由体系主管经办、后勤主管保障，做好相关准备及保障工作，负责人体系主管。

6、其他临时性会议参照参会人员级别分别由各层级负责人经办，并做好会议保障。

二、会前准备

1、确定会议议题。

根据管理需要和领导安排，确需要通过会议解决和传达，精简会议参加人员，同时要明确会议的议题和主旨。

2、制定会务方案。

根据确定的会议议题，人力行政中心行政部（以下简称行政部）制定会议组织的会务方案，一般包括以下要素：时间、地点、参加人员、会议程序。

（1）时间：要明确到时间点，详细标示出上午、下午或晚上，必要时标示出星期几。比如：×月×日（星期×）日上午8:00。

（2）地点：要明确标示出楼座和会议室名称。比如：四楼基金公司会议室。

（3）参加人员：要明确标示出参会的公司领导、单位主要领导人员名单；其他参会人员较多时，指出参会人员范围和人数。

（4）准备方案：根据会议需要，进行会议室落实，人员通知、物品准备等工作。详见下列的会议准备。

3、责任到岗

根据会议要求，行政部要把会议涉及到各个事项，责任分解落实到岗到人，行政部经理对进行过程控制，协调解决出现问题。需要部门负责人解决的，要及时汇报，避免误事。

（1）提前预约，提前落实会议室，看是否与确定的时间相冲突，否则及时进行调整。

（2）会议通知。

①拟定通知。题目要明确会议议题，关于召开××××的通知，首先发送邮件至各参会人员邮箱。明确会议召开时间、地点、参会人员、会议目的、内容、程序，便于参会人员准备相关资料。

②参会告知。通过短信通知到参会本人，参照“会议通知”内容但要注意简洁明了，并注明“联系人、联系方式、收到请回复”，上午召开的会议，前天下午下班前短信提醒；下午召开的会议，当日上午上班后提醒；晚上召开的会议，当日下午上班后

提醒，提前核实通讯录及人员姓名和号码，并做好人员名单标示，防止内容及人员遗漏、偏差。

③参会确认。在短信通知后电话确认是否收到会议告知短信及邮件，提醒参会准备相关资料。

④变动通知。如出现会议和人员变动，采取电话和短信的方式，及时给予告知。

（3）会场布置。

①桌椅摆放。根据会议需要，提前要进行桌椅摆放，公司领导和预知发言席要摆放和试用话筒。公司领导参加的，要摆放桌签，确保会议秩序。

②准备茶水。公司领导参加、预计会议一个小时以上的，要求准备茶水，其余人员可准备矿泉水。根据会议需要和领导指示准备会标。

（4）整理资料。

①根据需要，收集与会议有关的信息和资料，②会议所需资料原则上要提前发放，不易提前发放的可会前摆放到相关人员的桌牌位置处。

二、会时安排。

1、组织签到。

根据会议通知，准备会议签到表。组织签到人员要提前20分钟到场，签到时要在会议室外或门口，同时发放相关资料和表格，主要公司领导划到既可。对迟到或未到会人员做出标示，会后落实并提出考核意见。会议时间将到1-2分钟时，组织签到人将人员到会情况汇报给会议主持人，由会议主持人征询主要领导意见，决定是否开始会议。

2、会议组织

主持人根据会议议程主持会议，需要临时要求其他人员参会时，服务人员及时联系并通知。

3、会议服务

提醒会议服务人员及时倒水。倒水频次要遵循先紧后松的原则办理，其它根据会议要求和领导需要，积极做好相关服务。

4、做好记录

指派专人做好会议记录，防止会议安排的事项遗漏，必要时做好会议录音。

三、会后工作

1、收集资料

根据会议要求，收集整理会议上所用资料及相关表格，确保人员离场秩序。

2、整理会场

根据要求，收集整理相关物品：横幅和桌牌收集，话筒退出电池，桌椅归位，卫生清扫，灭灯断电。

3、会议纪要

会议结束后，两天之内整理完成会议纪要，报相关领导审批后上网发布或传阅。

4、事项落实

根据会议纪要要求，进行会议确定事项的落实工作，并按期反馈落实情况，确保会议精神贯彻落实到位。

四、月度工作会议要求

1、每月20日以电子邮件形式发送收集工作计划及总结的通知，并短信提醒交付时间，电话联系确认。

（1）电子邮件通知范文：尊敬的领导及各位同事大家好：现通知你本月28日前提交本月工作总结及下月工作计划与人力行政中心孙俞燕企业邮箱，感谢您的支持，祝工作愉快！

（2）短信通知范文：尊敬的领导及各位同事：请你于本月28日前提交本月工作总结及下月工作计划到人力行政中心孙俞燕企业邮箱，收到请回复，谢谢！

2、每月25日--28日收集工作计划及上会资料并校对文字，调整格式，28日确定会议议程。3、28日--31日确认参会人员是否到会，如特殊原因不能按时参会者需向相关负责人请假并在行政部报备。

4、提前半天调正文件资料是否可以顺利播放。

5、担保公司负责人会前安排会议服务人员，做好后勤工作。

6、会后工作计划收集、打印、确认签字。

五、责任与考核

会议责任人负责制定会议议程方案、会议室及人员通知落实、会议安排准备、会议纪要及会后事项落实。不按规范组织会议，出现失误扣责任人50元～100元。会议确定事项进行跟踪督办不到位扣责任人100元～200元。

人力行政中心 2014年5月8日

第四篇：组织大型会议流程

针对我以后经常组织大型会议，根据这次培训班经验总结有关流程，以备参考。

一、人员分工明确

1、确定总负责人：临场负责突发事情，检查监督各项分工的进行。

2、确定会场布置负责人：

（１）会标：会议名称。字体规范、排列整齐、粘贴结实、悬挂端正。

（２）就坐安排及台牌：主席台就坐安排。台下就坐安排。台牌摆放次序符合礼仪。

（３）鲜花：①主席台后放翠绿花草②主席台前放３排鲜花③台下放一排中高花。

（４）面巾碟、面巾、面纸：主席台按座位全部摆放面巾碟、面巾、面纸，面巾要干净柔软。

台下摆放一次性口杯。

（５）音响准备：专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、音响、投影仪设备正常。投影仪和电脑务必调试好。并且留有专人保证整个培训过程完整进行。

（６）桌椅及室内卫生：会场桌椅要摆放整齐，卫生要打扫干净。

3、确定材料负责人：

（１）会议指南，人手一份。讲义材料准备：收集、印刷、分装，人手一份

（２）领导讲话。人手一份。

（３）会议主持词。包括会前、会中、会后讲话稿。

（４）其他参会人员发言材料。

（５）会议材料袋若干。

对于领导讲话、会议议程等相关材料务必于会议召开前一天打印、分装完毕。要求：纸面干净、字体清晰、装订整齐、无错别字。

4、确定会场服务负责人：

（１）签到发材料。签到时告诉与会者座次。

（２）茶水。安排若干名服务人员倒水，保证会议供水充足。

（３）空调。根据天气情况开放，但要事先调试好。

（４）提出会议纪律要求

（5）会议记录。做好摄影留念。

5、确定用餐负责人：

（1）用餐编组（地区式、课题式、自定式）

（2）专家、领导用餐

（3）备用数量（人员增减）

（4）专家餐后休息处

（5）早、晚自助餐用餐人数

（6）宴请的位置摆放、酒水、香烟。

6、确定宾馆接洽负责人：

（1）宾馆业务接洽：

（1）接待能力符合会议要求

（2）会议相关设施考察一遍、（3）食宿收费标准

（4）就餐方式：自助、桌餐

（5）菜单模式与基本标准

（6）会议室标准

（7）付费结帐事宜：

（8）结算方式

餐：按餐卷，注意人数提前确定，或者按照餐券收费

按桌，或者每个人的标准确定

宿：按实际、按预定，退房时间允许延迟2个小时

（9）热水供应

（10）娱乐活动

（11）出现超员情况的应对方式

（12）宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅

（13）专家、重要领导特殊住宿要求（小型交流，写作，休息条件等）

7、做好经费预算

（1）餐费

（2）宿费

（3）资料费

（4）会场布置费

（5）交通费

（6）房间内水果、洗漱用品标准

（7）专家费用（食宿费、交通费、讲课费、活动费）

（8）会务补助费

（9）通讯费

（10）不可预见费

8、专家、领导等安排

（1）确定专职人员服务。全程跟踪，听课、用餐、休息等要全程陪同，发现问题随时解决。如中午休息要安排房间，上课前10分钟要敲门提醒等。

（2）迎接人、车辆安排

（3）住宿规格安排

（4）支付讲课费、交通费

（5）交通安排（包括机票订购、几点送往）

（6）活动安排（非报告期间）

（7）专家就餐安排、专桌、环境安静

（8）送行人、车辆安排

二、流程安排

1、前期：各负责任人分头准备各自工作，及时向总负责人汇报进程，完毕后制作会议指南。

2、进行中：各负责人分头进行各自工作，发现问题能解决现场解决，不能解决要拿出方案立即向总负责人汇报。

当发现有不妥，要向总负责人二次表达不同意见。

（1）早餐时间

（2）上午会议时间、内容、主讲人、主持人

（3）中餐时间

（4）主讲人、领导休息

（5）下午会议时间、内容、主讲人、主持人

（6）晚餐时间

（7）餐后活动安排

（8）休息时间

（9）返程票定购、发放

（10）离会时间

（11）交通介绍，宾馆位置及联系电话

第五篇：如何组织会议活动

会前准备

在领导确定了会议诸要素以后，顶尖秘书就应着手做准备工作了。会前准备很重要，不允许有丝毫的疏漏差错。会前准备充分是会议成功的保证。

会议计划和成本预算

开会需要动用人力、物力、财力，又往往占用一些工作、生产时间。为了使开会与日常工作、生产互相结合、促进，而不是互相冲突、抵耗，会议必须要有计划。开会也是一种投入与产出，尽管投人往往是有形的，产出往往是无形的，但总是以最少的投人争取最大的产出。因此，会议应该计算成本，作出预算，包括在会议计划之中。

(1)会议计划。

会议计划首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等，即会议六要素的具体化。

其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐等其他活动。’

再次决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。

会议计划由秘书制订、提出。经领导审核批准后-再由秘书或秘书处组织人员。分头按计划执行。

机关、单位内部的小型会议也应有计划，使组织成员做到心中有数，早作安排。部门的会议至少应提前一星期报至办公室，由办公室统筹安排，订出一周会议安排表，使各部门工作不致相互冲突，领导也可有选择、有计划地参加部门会议，有利于全局工作的顺利开展。

(2)会议成本预算。

有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。会议成本包括两部分：

①“显性成本”。

即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。

②“隐性成本”。

即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所注意的成本。这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。它的含义是这样的：一个生产者的劳动价值至少是他工资的8倍，参加会议前必然要作些准备，会后又有用于思考、回忆的时间，所以还要乘以2。会议成本的计算公式是：会议成本=X+2J×N×T

其中，X表示显性成本的总和；J代表与会人员每小时平均工资的3倍；N表示人数；T代表时间(小时)。

所以，召开一个百人左右、跨地区的、会期3至5天的中型会议，其会议成本总数将达到几万元甚至几十万元。有些国家、有些大企业每次开会总把会议成本预算表贴在会议室的门口，让每个与会者一进门就知道这次会议要花费多少代价，从而共同努力提高会议的效率。因此，一些目标、效果不十分明显的会议应当少开或不开。顶尖秘书虽无决定权，但应有清醒的头脑、正确的态度。可以提出自己的意见。

文件准备较重要的会议顶尖秘书都需要事先准备文件

会议文件有两大类：

一类是供会上学习参考的文件资料。如上级的有关政策、方针、法规、计划。以及专业、技术性资料等。这类文件有些在会议结束后不能让与会人员带走，秘书应做好回收工作。

另一类就是会议本身所产生的文件。如：开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录、会议简报、会议决定、会议纪要、闭幕词、会议总结等。其中，开幕词、工作报告、领导讲话稿是必须在会前准备妥当的，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。

这类文件可以让与会人员带走，作为进一步学习或传达、贯彻之用。

(1)开幕词。

开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面：

①对来宾和与会人员表示欢迎。

②对会议的内容、任务、目的作简要介绍。

③预祝会议成功。

(2)工作报告。

工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面，又要重点突出。篇幅一般较长，几千字到几万字不等，视内容而定。

(3)发言稿。

这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，但不像工作报告那样面面俱到，而应是背景介绍，或是财政开支，或是人事管理，或是专业背景，或是会议(出处:中国会展教育网)关心的其他问题。等等。有些会议对发言时间有限定，发言稿一般不宜太长。发言稿有些是由发言人亲自撰写，也有些是由秘书代为起草，冉修订定稿。

(4)其他会议文书。

除此三文件之外，顶尖秘书还必须准备好会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表，等等。

(5)会议文件的准备程序。

一般先由领导根据会议内容、目标的要求确定要点，授意给秘书。顶尖秘书按照领导授意，收集资料，写成初稿，呈给领导审阅。领导审阅后提出意见，交回给秘书修改，或是自己修改。顶尖。秘书修改后再次呈给领导，由领导审定后签发。秘书或文员将签发的文稿打印、装订成正式文件。其程序如下：

会议准备

对会场的要求总体上是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。具休要求如下：

(1)会场布置

会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求之外，还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。小型会议可安排在一般会议室，会议室有方形、长方形、圆形、椭圆形等。会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌，桌上正中可以放置一两盆鲜花，四边供与传教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周围放置靠背椅，数量视人数而定。主席的位置一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧。多边会议采用正圆形会议(出处:中国会展教育网)桌，或多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。大中型会议则安排在会议厅，扇形会议厅比长方形的效果要好。会议厅的前方安排主席台与讲台。主席台应用长方形桌，上铺白色、天蓝色或其他颜色桌面。台上方或后方悬挂会标。会标一般用红底白字，企业也可用红底金字。讲台不宜过大过高，应与讲话人的身材比例协调。台前可放置花草盆景，使主席台整体上显得色彩和谐，舒心悦目。面对主席台的是与会者席位，应有桌有席。便于放置文件和做记录，席位之间不应太挤，便于进出活动。研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形，席前除文件、资料外，可放置饮料、水果，还应多备话筒，便于与会者原桌发言和多向交流。会场大小应与人数相适应，与其过大，不如偏小。会场过大则显得松散，容易产生迟到、早退现象，不利于产生好的会议效果；偏小反而显得紧凑，容易使人思想集中。情绪饱满。

工作会议或同一系统会议，与会者的席位依职务高低为序，职务越高者离主席席位越近，两边入席，左高右低，前高后低。研讨会、座谈会之类的会议，与会者可随到随坐，不指定席位。重要的大中型会议，则应按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，与会者由秘书或服务人员引领入席。

(2)主席台席位。

重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。席位的次序应以主席团成员职务高低，对会议的重要程度而定。邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则。

第一排的正中为首席．其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低．前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。

(3)会场设施。

会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器 的音量大小)，以免临时发生故障或出现差错。

(4）其他准备。

会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。远道而来的应准备接送车辆。会议(出处:中国会展教育网)要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送图片、资料、纪念品等，都应在会前做好准备。

会议议程、程序的拟定

(1)议程。

会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题，顶尖秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序，编排议程，印成文字，就是议程表，会前发给与会人员。

(2)程序。

会议内容除了议题之外，还有一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。把第一次会议的这些项目和内容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文书，就是程序表。程序表最好能列上时间安排，具体到几点几分。

(3)日程表与作息时间表。

会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。

①日程表。

即将会议的全部内容(包括参观和文娱活动)分解安排在会期几天的各单元(如分上午、下午、晚上)或时数(几点至几点)内，以简短的文字表达，制成表格。

②作息时间表。

即将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。安排作息时间应考虑到劳逸结合、冬夏时令特征等因素。

会议议程、程序、日程表、作息时间表的拟定，体现出会议准备的充分和计划的严密，可以使与会人员和服务人员做到心中有数，使会议有条不紊地进行，这是会议(出处:中国会展教育网)成功的必要保证。

会议通知的发送

会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知。本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请

信。

会议通知上应写明下列内容：

①会议召开的时间、需用时间或会期，地点(会址)。

②会议名称和主要议题。

③参加对象。

④须作什么准备。

⑤报到日期、地点、接站办法等。

⑥召集单位署名、通知发出日期，加盖公章。

邀请性会议为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附加回执。

回执中需有下列内容：

①受邀请者娃名、性别、年龄、工作单位及地址、职务或职称。

②是否参加会议。

③预订住房标准。

④提交论文题目或资料名称。

⑤回程车船机票登记等。

会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬，再加电话征询、确定的双重方式。

附回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘