跟单人员手册

第一篇：跟单人员手册

跟单人员手册（跟单必看）

概论

本章要点：跟单员的定义，工作界定，工作定位，工作特点，跟单员素质，工作内容及知识，技能要求及跟单员工作的重要性。

一．跟单员的定义：（什么是跟单员？）Documentary handler

跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）。

二．跟单员的工作界定：

跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模性质而有所区别，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。

1． 业务跟单：对客户进行跟进。尤其是己对本公司的产品己有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔

结业务，签定合同为目标的一系列活动。对外业务或业务助理。

2． 生产跟单：对己接进来的订单进行生产安排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送互客户手中。对内

叫：业务经理、生产主管或总经理助理。不管是外贸公司的跟单员。还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责是由业务跟单和生产跟单两部分构成。

三．跟单员的工作定位：（工作性质）

跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此跟单员要：

（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

（2）设定目标：主要客户和特开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。

（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，这获取订单为目的。

（5）提供服务：产口的售后服务，及对客户的服务。

（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。

（7）分配产品：产品短缺时先分配经主要客户。

跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接特，管理，跟时客户，因此跟单员要：

（1）函电的回复：

（2）计算机价单

（3）验签订单

（4）填对帐表

（5）目录，样品的寄送与登记

（6）客户的档案的管理

（7）客户来访接待

（8）主管交办事项的处理

（9）与相关部门的业务联系

跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交

第二篇：跟单人员

跟单文员 名词解释

跟单文员的定义：（什么是跟单文员？）Documentary Handler

跟单文员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。

官方定义:外贸跟单文员是我国商务行业继国际商务从业资格(外销员)、国际货代员、国际商务单证员职业资格培训考试后第四个岗位的培训与认证考试。外贸跟单员是指在出口贸易业务环节，在外销员签订贸易合同后，承担各类单证运转，衔接合同、货物、单证、订船、报检、保险、报关等环节，协助外销员按贸易合同规定交货的业务助理。外贸跟单员是本世纪以来随着我国国际贸易发展、业务细分出现的一个新岗位。据记者从会上了解，由于生产企业、流通企业、外资企业以及各进出口企业的内部分工不同，名称亦有不同，除跟单员、业务助理、驻厂业务员的称呼外，有的不分跟单员，由外销员一票到底。外贸跟单员又可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止；中程跟单是指“跟”到装船清关为止；而全程跟单是指“跟”到货款到账，合同履行完毕为止。绝大多数专家认为外贸跟单员培训内容应包括全程跟单范围，而考试内容则仅为中程跟单范围为宜。目前在一些地区开办的跟单员培训内容以及相关教材，大部分是订单跟单，而非外贸跟单，很少涉及外贸业务知识和工作流程。

工作定位

一、跟单文员

工作内容：负责处理客户订单

工作规划：（1）了解和掌握处理客户订单的一些知识及问题的解决方法等；

（2）利用所学电子商务专业，如用Dreamwaver做“处理客户订单的网页”等；（3）遵守公司的规则制度，以及服从公司对职位相关调配的工作等。

二、业务员

跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单文员要：

（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。

（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。

（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。

（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。

（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。

三、业务助理

跟单员是业务助理：跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：

（1）函电的回复：

（2）计算报价单

（3）验签订单

（4）填对帐表

（5）目录，样品的寄送与登记

（6）客户档案的管理

（7）客户来访接待

（8）主管交办事项的处理

（9）与相关部门的业务联系

跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。

工作性质

一、跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，即进行业务跟单。因此，跟单员要：

（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。为自己下一步的工作打算.（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。

（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。

（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。

（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。

（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。

二、跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：

（1）函电的回复：

（2）计算报价单

（3）验签订单

（4）填对帐表

（5）目录，样品的寄送与登记

（6）客户档案的管理

（7）客户来访接待

（8）主管交办事项的处理

（9）与相关部门的业务联系

三、跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。

工作职责

一：跟单文员是从接到订单起的那一时刻起都要忙，对价钱，跟客户确认，制作厂内订单，通知各部门。

二：待货物快完成时还要联系报关，船务公司与拖车行，以及报关单证的填制，信用证跟单和跟进有关的业务。

三：另外，跟单文员也必须对电脑有一定的了解，熟悉互连网基本操作，比如手发EMAL等，报关也是相当重要的一部分，需要有这方面的相关经验，知识。业务要求

跟单文员主要是维护客户方面，不用自己去开发客户，相对来说。业务员压力大些，要独立开发客户.。

注意事项

1：物料是否正确。

2：尺寸是否“准确”。

3：款式是否错误。

4：做工是否细致。

5：成品颜色是否“正确”。

6：有无漏定物料。

7：物料是否能按预定时间到加工厂。

8：时间上是否有问题。

员工的一切行为代表着整个公司的企业形象，不论从个人言行或者处事上，注重个人以及公司形象很重要.自己总结。

发展前景

以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的跟单员是各外贸企业开展外贸业务的基础性人才。随着我国入世后外贸产业的蓬勃发展，2004年底我国贸易企业准入实施备案制，企业只要在工商部门备案即可获得进出口权，进出口经营权不再是国有贸易公司的专利。

这意味着：目前集中在外贸企业代理出口的大量业务届时将分散至各生产企业，由各生产企业自营出口，而每一个企业都需要几个专职的跟单人员处理本企业的外贸业务，缺了这一环节企业运转不了。

这也意味着：在年内，跟单人员的社会需求将随着外贸企业的增长以几何数级增长。

第三篇：跟单人员职责

跟单流程

1、对单：接到客户订单后（传真、QQ、邮件），就要进行与客户对单！审读客户订单，针

对客户订单发现订单信息模糊、不清楚或书写使人不明白之处打电话与客户沟通，问清楚关键信息与细节之处同时在订单上做好备注。首先产品颜色、尺寸、规格、款式、网质一定要清楚，如客户有特殊要求要注明。像另加中格、不装拉手、另加边企、超长轨道、、、、2、对好单，客户确认无误之后，把客户订单复印一份，该份交由审核人员保管，方便审核

人员审核订单信息，另一份跟单人员保留。审核人员审单注意事项后面介绍.3、下单：根据客户订单选择相应的算料公式下单，一定是根据客户需求选择正确无误的公

式，填写好相应颜色、网质、属性、数量、规格尺寸，同时对客户订单还编号，编号也要做一个登记，方便订单编号的延续。针对客户特殊要求一定要备注好。凡是订单上有用的信息都不能漏掉，车间要帮忙准备的东西也要下单，比如客户要求配送拉手，如折门拉手趟门拉手几个，折门零配件等，要么在备注里面备注，要么另外下单到车间。算料单下好，自己检查确认无误之后，交由审核人员审核。

4、审单：审核人员审核单据包括下到车间生产的“生产订单”同时也要审核“销售单据“。

生产订单主要是根据复印的客户原始单据，还审核生产订单信息，看客户原始单据与生产订单信息是不是相符合，有错误与漏掉订单信息的不允许进入车间生产，及时指出要跟单人员立即修改直到修改无误，方可下到车间进行生产；订单生产完，要出货时打印的销售单据也要交给审核人员审核，审核销售单有没有打错，特别是单价与数量，根据客户原始订单审核，发现错误及时改单，审核无误后方可安排出货。

5、出货：根据客户要求，安排出货情况，要送货的送货，来厂自己提货的及时通知提货。

要发物流的问清楚是否有指定货运站，没有指定物流的按就近原则发货。送货的及时做好登记，物流该代收的要写清楚代收款已打款的也要备注好。仓库凭单出库没有单据不能从厂区搬离任何东西。要出货时提前准备单据交由仓库，按单点数验货，单据、实物相符方可出车。司机发货回来货运单交由相关人员并做好相关发货记录。

6、针对新客户，第一次与我们合作的客户，要求其订单要付订金，市外要付全款，下次下

单根据客户所在地方情况看能不能代收，不能代收要求其打款，订单一定是款到下单！款项明确订单信息明确之后才能下单。

7、查货：有客户了解订单生产进度时，要及时反馈生产情况！可到车间了解情况并调配好

出货日期给客户明确答复，不可敷衍了事推托！已经出货情况下，客户想知道发货信息及时调出发货记录，提供客户有关发货信息，让客户及时收到货物。

8、收货：有供应商发货或送货过来根据送货单点数验货，看看有无质量问题，有无数量不

对，有无损坏等。验货之后，方可根据验货情况开入仓单，进行入仓。

9、退货：了解退货的原因，是因为厂内部出错导致客户不收货，还是客户要求退回改维修

等。一定要了解退货的原因，与客户协商好解决方法，如是内部错误厂部无条件退换补做而且要承担客户运费；客户自己方面问题，如果难度不是很大可以视情况免费或者适当收费帮助维修补救；物流损坏导致退货，厂家、客户、物流公司沟通之后，厂方免费进行维修换补工作，中间的物流费用由客户或者物流公司承担。尽量减少退货问题，做证质量。

第四篇：跟单人员注意事项（写写帮推荐）

跟单人员注意事项

1.拿到定单后，及时与签单人员确认各项内容，确定供应商。

2.及时与客人取得联系，确保每周至少电话联系一次，询问婚礼准备情况。

3.一周内确认接亲行程，并安排当天流程及注意事项交于客人。

4.尽量满足客人的合理要求，在沟通过程中客人有任何增加或更改的内容，必须在定单上体现。

5.尽早确定与司仪、化妆等人员的沟通时间，初定婚礼流程，沟通时跟单人员必须在场纪录有关事项。沟通完毕必须在定单上体现。

6.及时安排拍摄前期短片，问客人拿照片、海报等，尽快制作预告片、FLASH等。

7.婚前三周，与客人确认会场布置细节。

8.婚前三周，再次安排客人与司仪沟通，确定婚礼流程。

9.婚礼前10天，与花艺师确定会场布置方案。

10.婚礼前一周，问客人拿婚礼席位名单，并与客人确认。

11.婚礼前一周，开出会场布置清单给仓库。

12.婚礼前5天，与酒店确认进场事项（进场时间、手续）。

13.婚礼前3天，再次与所有供应商确认时间、地点及有否与客人联系。

14.婚礼前3天，将婚礼全天流程和仪式流程发给摄像供应商。（恒星QQ：414768779）

15.婚礼当天，跟单人员必须第一时间到达会场，与酒店协调办理相关手续。确保会场布置的完美度，确保婚礼顺利进行。

16.做好与供应商的协调工作，必须遵守酒店的各项规章制度。

17.所有供应商必须按照跟单人员要求严格执行。

18.婚礼结束，跟单人员必须确定现场无任何物品遗漏，方可撤离酒店。

19.跟单人员必须与仓库协调好，原则上根据跟单人员要求严格执行。

20.婚礼结束后，及时催促供应商，完成后期制作。

21.认真审核后期作品，无误后，联系客人结清余款。

第五篇：面料跟单人员要求

面料跟单人员及检验人员工作要求 为了加强管理,强化品质意识,实现公司的程序化和正规化,特 对公司面料跟单人员及检验人员作以下要求:

一, 认真仔细工作,掌握重点,了解面料的疵点,不懂必问.二, 在供应商工厂工作期间,注意个人言行,树立公司形象.三, 出门检验前要准备以下物品随身携带:

1.样品, 2.《检验任务单》 ,3.《检验报告表》 ,4.吊牌枪,(红色,白色吊 牌线),5.卷尺,6.计算器, 7.微密镜,8《协议书》, 9 浩盛次布贴等.四, 检验要求

对每匹布从外观整体风格,手感,组织,结构,色光,色象等质量检验标准,要集中思想,认真检查,看清疵点,正确定位等,做好全程 记录,每个人对自己检验后的货物负 100%责任.五, 程序操作

首先要了解此面料的用途(直接出面料还是做成品)和所有的要求.先对颜色,量幅宽,称克重,数纬密,布面的整体效果,如果这几项都符合, 进行大货检验,认真检验每米面料和详细的填写好检验报告,字迹清 楚,端正,不涂改,小数点保留一位.六, 面料检验的基本标准:

1．仔细认真的检验每一米面料是我们的基本职责.2．基本要求:及时反映质量情况,对有质量问题的产品,不得隐瞒和 包庇,必须本着公开,公正,公平,诚实的立场.直接出面料的要求: 1.每匹布最好都是 A 级品, B 级品只允许 3%以内.做成品的要求:必需保证我们在裁剪台上的面料都是检验合格的,即使有允许范围内的次点处都要明显的标志着次品标并扣除相应次品米数, 情节严重的要当面向裁剪房主管交待清楚并跟踪到裁剪台上与裁剪人员配合裁剪,避免把次品流到生产线上去,也有些问题裁剪完后再验片.3．质量的基本要求:大货验收时,厂家必须开掉面料两头缝头,对照确认样,对颜色,量门幅,称重量,数纬密,看花型风格和布面整体效果,色牢度,手感等.做窗帘(没有里子布的还要看反面的布面).布正面或反面修理未修好的请厂家返工重新修理好,认清死疵和活疵点,好修的疵点一定要请工厂修好,修干净,否则不可接受.4．色差:4级以上(包括4级)染色布分清缸号,在外包装标签上注明缸号,控制缸差,大货要在原样与确认样之间,大货的色向色光一定要一致,卷与卷及批与批的色差不得低于四级.在布匹检验过程中, 从每卷中取 10-20 公分宽的色差布板, 检验员将使用这块布来比较同卷内的色差或不同卷之间的色差,同卷内边对边,布边至中间或布头尾的色差不得低于四级.每缸都需留缸样,并在缸样上写好缸号留底, 对色在 D65 光源进行对色或自然光下.5.门幅和匹长: 门幅: 每匹面料至少要量3次门幅,布头 1次,布尾 1 次,布匹中间 1 次, 直接出面料有郊门幅正负 1 公分是允许, 有效门幅是指针孔内的幅 宽,如果是做成品通常不接受负但正都可以接受.匹长: 要按定单要求,出面料的匹长一定要按要求,如有问题提前报告, 原则上不接受小匹,如果有小匹工厂要负担损耗,长度的测量常用打卷机,挂码,桌面手工测量三种,如果发生争议以桌面手工测量为准.6.克重: 先数纬密, 密度为 1 英寸内的经纱和纬纱根数,称重量, 克重 是正负 5g/m2 是允许的.7,手感:参照样品进行对比检验手感,如果发现明显的差异,该卷布 将被定为不合格品,将暂停检验,不得送进工厂,即请示汇报后做决定。

8.色牢度: 国际标准 4 级以上,我们用一张白纸可以测试,上下擦 10 次,达不到标准不可以接受.9．所有散发出臭味的面料都不能通过检验.10．纬弧:出现在格布或条布的布匹,纬弧只能小于 2 公分,其他布 只能小于 3 公分纬斜.11.面料正反:素机平织布和很难分清正反的其它面料验货时要写正 反(在两边角下写).12．次点: 直接出面料的布头布尾 5 码内不可有 10 公分以上的大疵点, 油污,破洞等,如果有必须要开掉.面料质量分三个等级(A,B,C)A 级:每卷布匹长为 50 米不得超过 3 个次点,为 A 级品,次点也要看 什么次点,也要看整体布面,严重的也要开剪(严重织造次点,油污, 破洞等).B 级:每卷布匹长为 50 米(4-5 个疵点),为 B 级品,直接出布料只接 受 B 级品只接受整个定单的 3%以内,做成品可以接受但是也要根据成 品的裁剪尺寸来扣除相应的米数.(1)不扣米数标准: 0.5-1 公分 不扣米数(50 米内 3 个 0.5-1 公分的次点)(2)扣米数标准: 超过 1CM 的扣米数为: 1CM—10CM 扣 30CM;10CM—30CM 扣 50CM;30CM-50CM 扣 1 米.严重的次点(油污,破洞等)或 1 米以上的次点需开剪,开剪后接匹不得超过总匹数的 5%.C 级:为不合格(6 个以上疵点)级也只有做成品可接受,但经双方主管协商写好协议书(双方签字盖章)处理结果后方可接受,否则不可接受.备注:不同的面料他们的疵点都有所不同,要特别注意,在检验前要了解此布的疵点问题和此面料是做什么东西他的裁剪尺寸是多少.七,检验报告:

1.认真清楚填写检验报告单,染色面料每色每缸填写一张检验报告单, 色织每个颜色一张报告单,以便裁剪车间操作,报告单随货物交给仓库, 如在外面不能及时上交的需传真给采购部, 采购部转交给仓库, 仓库根据报告单来收货,裁剪车间也是根据检验单去裁剪.面料检验过 程中如有问题严重的要口头和书面上跟裁剪主管沟通,如有时间的情 况下要跟踪到裁剪,以免裁剪时没有注意到造成浪费.2.任务单:由跟单员认真清楚,准确填写真实的面料数量,并在整个订单结束时交给采购部,以便采购部根据任务单去与供应商对账和裁剪车间数量的核对,主管的检查.八,面料跟踪:

面料跟单员职责分以下:

1.跟单过程:跟踪订单的进度-品质-颜色-供应商的勾通-主管的汇报品质的检验-留样(每次需留 0.5 米大货样,如是染色面料也要留缸样,如是二次加工的需留加工前的样和加工后的成品样各0.5 米)做成吊样给采购部保管.2.染色布先打 A,B,C 小样,再做缸样确认,大货检验时对缸样,看缸差.色织布先做手掌样,再做匹样(要做好后处理做大货样),每次出大货时先要 5 米大货样,大货样确认后才安排验大货.3.以后所有出面料的订单都要在工厂根据订单要求包装好,但送到仓库后我们工厂还要安排全检.4.有时我们有一块相同的面料几个订单一次下单或工厂一次性把不同的订单一次送到我司,跟单员要在发货前和入库时根据不同订单分开,以便控制数量;送货单和入库单都要分开,以便对帐.5.除了以上跟单事项外要配合面料检验人员一起面料全检工作,认真填写好检验报表和任务单.6.每天向主管汇报自己的一天工作情况.7.二次加工的产品的跟单:按正常订单程序一样操作,没有加工前的面料必须100%全检,生产前先要打小样确认然后才去加工,加工好的面料也必须 100%再检如发现问题标出次品,找出原因,总结问题,以免下次再发生,填好检验报告单,并且填写好二次加工的表格给采购部.注:在跟单过程中如果遇到任何问题我们得即时向主管汇报或和业务部沟通,不得隐瞒.8.面料检验员职责:积极的配合跟单员做好检验工作,认真检验每米的品质,对颜色,包装,并填写好检验报告单.备注:面料检验员去工厂检验前需与跟单员把检验的样品和要求搞清 楚,跟单员要把前期检验时发现的问题用工作联络单交待清楚注意事 项,检验人员在检验结束后填写好检验报告单并交给跟单员,如果发 现问题与跟单员沟通,让跟单员和工厂沟通解决,跟单员要仔细阅读 和审核检验员的报告单,签名认可后交给面料仓库.注:面料跟单员和检验员之间严禁相互隐瞒或包庇,严禁相互争斗, 要各司其职,做好自己的本职工作.九.处罚:

根据公司的质量要求和工作职责,如有违反其中的任何一条,公司将根据问题的轻重给予 100-500 元的处罚,如在三个月内处罚三次将于开除。十.面料跟单员和检验员立场坚定,严禁接受供应商红包,礼品,大吃大喝等贿赂,注意个人形象,不准用供应商电话打私人电话等,严禁私自提供公司的样品,泄露公司的资料等给他人.在外趁工作之便做和工作无关的事情.如有违者一律重罚或情节严重给予开除.浙江浩盛纺织有限公司