总裁办公室人员职责

第一篇：总裁办公室人员职责

总裁办公室

总裁办主任责任

1.具有良好的服务意识和安全意识，仪表端庄，干净整洁，谈吐清晰，礼貌待人。

2.合理计划，统筹安排，有效监控，做好上传下达、下情上报工作，保障公司行政工作有

序进行，深入调查发现问题，及时、准确向董事长汇报，为领导决策提供可靠的依据，充分发挥总裁办管理枢纽作用。

3.收集公司内外环境调查信息，进行分析研究；

4.帮助拟定公司规划和年度、季度、月度综合性计划初稿，提交总裁办公会审议修改后报

总裁审定。

5.将公司规划、年度、季度、月度综合计划下达到各有关部门分解落实。

6.每月根据计划组织进行跟进、检查、考核，并进行协调、传递信息。

7.负责起草公司的年度（半年度）工作总结。

8.协助总裁建立良好的组织文化与工作文化。

9.协助总裁策划、组织公司的社会公共关系活动，树立良好的企业形象

10.处理好总裁办的公关事务，负责对外联系工作。

11.负责董事长后勤保障工作。包括：董事长的生活起居、行程安全及人身安全等。

12.负责董事长的内外公务活动联络，布置形成用车、票务、食宿费用等。

13.协助总裁处理公司各类突发事件，遇事不慌张、平衡心态、要有服务大局的意识。做好

秘书处员工的培训及人员分工奖惩措施等工作。

14.做好外来客人的接待工作，对外来客人的接待标准必须先请示董事长后，根据董事长的意见是否安排客饭和宴请的类别。

15.针对董事长召开的会议及会议议程下达通知等。

16.要有24小时待岗意识，手机保持畅通。

17.办好董事长交代的其他工作。

秘书职责

1.具有良好的服务意识和安全意识，仪表端庄，干净整洁，谈吐清晰，礼貌待人。

2.董事长办公室的内、外红头文件和内部的其他文件信函等整理好后放置文件夹内，便于

董事长翻阅、待董事长翻阅完毕后登记编号、归档，以便董事长以后查阅。

3.做好董事长召开的座谈、会议等内容记录工作，对董事长的讲话要记录完整不得遗漏。

待会议结束后要及时形成会议纪要编号存档。

4.做好会议前的文件起草及发放和到会人员的签到记录。

5.做到会议、办公文件无积压。

6.熟练掌握office及电脑网络，及时向董事长上报网络时政信息、公司报表等。

7.保证董事长的茶水供应，对外来客人要彬彬有礼，笑脸相迎、茶水相待。

8.要有24小时待岗意识，手机保持畅通。

9.办好董事长交代的其他工作。

第二篇：总裁办公室职责

总裁办公室职责

负责协助公司领导处理有关事务；负责重要文件、公司会议决定事项和行政效能的督办工作；负责公司法律事务；负责协调各部门的工作。具体职责如下：

一、负责公司总裁办公会议、全局性工作会议的组织工作，负 责总裁办公会议的记录和会议纪要的起草。

二、负责公司领导决策和决定事项的催办查办工作，督促检查 公司各职能部门和各子公司对上级的指示、公司有关重要会议决定和重要文件的执行情况。

三、负责公司的行政效能督办工作。

四、接受公司法定代表人委托、代理公司参加诉讼和非诉讼活 动，对重大经营决策活动提出法律意见，提供法律咨询，联系公司法律顾问。

五、承担公司领导交办的其他工作。

第三篇：总裁办公室部门职责

总裁办公室部门职责

1、收集集团各分、子公司基础数据，提供公司重大决策的依据，协助总裁制定公司发展规划、经营方针和经营形式，拟定公司开展计划和步骤;

2、负责为集团会议组织各类文字材料及形成纪要;

3、负责审核以集团名义印发的公文;

4、负责集团各部门、各二级单位对外报送公文的审核;

5、负责集团机要、保密、信访、咨询工作;

6、负责对各二级单位文秘工作的指导、监督工作;

7、负责集团大事记及集团志书的编撰整理工作;

8、负责集团重大会议(包括股东会、董事会等)的组织、计划工作;

9、负责集团日常行政事务管理工作，传达高层工作指令，协调部门 之间及二级单位对指令的工作联系并督办、落实、反馈;

10、负责做好集团领导的日常服务工作并拟订公司领导各项公务活动、商务旅行的服务计划并组织落实;

11、负责拟订银行、客户及行业主管部门各项商务接待活动的具体工

作计划并组织实施;

12、负责对高管会议决策、总裁批示相关事项及集团重要工作进展进 行督查督办并反馈相关信息;

13、负责处理集团重要的电话、传真、函件等及时接收、汇报、反馈;

14、负责协助各级领导处理好集团对外关系的协调工作及对内工作信息的管理、交流、沟通、调查研究工作;

15、负责集团各部门所需办公用品、低值易耗品及福利物品的采购和管理;

16、负责集团的印章管理;

17、贯彻执行国家、地方、主管部门对档案管理的法律、法规、条例等各项管理规定，认真做好集团各类档案的日常管理工作;

18、严格按档案管理的各项规定做好集团各类档案的归档、目录编制、整理、立卷、装订及严格按规定的档案销毁工作;

19、充分利用好集团ERP管理系统，做好计算机辅助档案管理工作;20、负责集团各类文件的收发、签报、登记、传阅和归档工作;

21、负责以集团及集团名义所发各类公文的编号、登记和分发工作;

22、负责集团各部门及各二级单位对外报送材料的监督、审核;

23、负责集团各部门，各二级单位档案管理及保密工作的日常监督、检查、指导工作;

24、协助法务部处理日常经营管理活动中的法律事务及普法教育工作;

25、对集团用车进行监督管理，完成各类接送任务以及车辆的日常维护与保养

26、按时完成领导交办的其他工作。

部门主要业务流程及描述 1)部门考核指标及权重 指标 权重 标准 日常行政 传达高层工作指令，协调部门之间及二级单位对指令的工作联系并督办、落实、管理 反馈，完成率超过90%，高层满意度超过90%；

2)计划组织负责集团重大会议(包括股东会、董事会等)的组织、计划工作，完成率超过90%、高层满意度超过80% 3)高层日常做好集团高层的日常服务工作并拟订公司领导各项公务活动、商务旅行的服务计划并组织落实，满意度超过80% 4)负责为集团会议组织各类文字材料及形成纪要，以集团名义印发公文集团大事组织文字记录及集团志书，负责以集团及集团名义所发各类公文的编号、登记和分发材料、工作完成率及高层满意度超过90% 5)严格按档案管理的各项规定做好集团各类档案的归档、目录编制、整理、立卷、档案的装订及严格按规定的档案销毁工作，充分利用好集团ERP管理系统，做好计算常管理 机辅助档案管理工作，完成率超过95% 6)对集团用车进行监督管理，完成各类接送任务以及车辆的日常维护与保养，完集团用车 10 成率超过90%，满意度超过80% 7)8)部门各项费用控制在年初预算范围内；

交办任务，完成领导交办的临时工作任务，主管领导满意率超过80%以上。

第四篇：总裁办公室工作职责

总裁办公室工作职责目的：

建立科学的“三定”方案（定岗、定编和定员），明确总裁办公室的部门组织结构、岗位名称、人员编制以及各岗位的工作职责。范围：

适用于总裁办公室各岗位的工作职责描述，包括办公室主任、预算管理副主任（兼职）、绩效管理副主任（兼职）、绩效管理专员、系统工程师、文控管理员、预算管理专员、成本管理专员、内审专员和秘书共十个岗位。定义

无。相关文件

4.1总裁办公室各岗位《职务说明书》（系列）内容：

5.1 总裁办公室组织结构图

5.1.1 总裁办公室为公司一级部门，隶属于公司总裁领导，其下设四个功能组和一个虚拟组，分别是绩效管理组、系统管理组、预算管理组、内部稽核组、秘书管理组和项目管理组（虚拟组）。

5.1.2 总裁办公室设一名专职的办公室主任和两名兼职的办公室副主任（其中一名分管预算管理、一名分管绩效管理），其下四个功能组共定编八人，项目管理组（虚拟组）不设定编人员。

5.2 总裁办公室的岗位工作职责

5.2.1 总裁办公室主任工作职责

在公司总裁的领导下，总裁办公室主任的主要工作职责如下：

1)组织召开公司战略会议，协助公司总裁及经营管理团队确定公司整体战略目标、部门战略目标，以及重大（公司级）的绩效改进行动计划；

2）协助公司总裁及经营管理团队确定各部门的发展目标，包括：各部门的使命、工作职责、关键绩效指标和组织结构图等；

3）负责组织战略实施步骤和路径的分解，及战略实施过程中的部门协调，以保证战略正确实施；

4）组织分解经营目标、会同各部门确立关键绩效指标和目标值，形成各部门业绩合同和考核方案，经批准后跟踪执行情况；

5）组织公司全面预算管理体系的建立，按照经营管理的需要，建立预算指标体系，设置预算控制台账，编制经营管理预算，并保证预算编制质量；

6）组织公司重大绩效改进项目的立项评审，指导各部门编制项目实施方案，协调解决项目实施中存在的问题，确保项目实施能够实现预期目标；

7）组织公司各部门组织架构的设计、核心流程的确立和各部门职能的划分、并定期进行审视和完善，以确保公司运作的顺畅和高效；

8）指导、督促、推动并协助运营、财务、人力资源、质量、采购、资讯等关键部门，以及其他相关部门进行业务规划，以保证其部门规划与公司规划的一致性；

9）组织建立基于ISO31000和《企业内部控制基本规范》的内部控制与风险管理体系，并定期开展内部控制评价，以保证公司的各类风险控制在合理水平；

10）组织建立公司级绩效数据库，定期召开战略回顾会议，向管理层报告战略目标及实施方案的实现状况，为管理层的战略决策或调整提供决策支持；

11）组织开展各类各项专项审计工作（例如：质量审计、工程审计以及重大项目审计等），以有效监控公司业务活动中的各类高风险事项；

12）组织公司层面的绩效考核工作，开展绩效审计，系统评价各部门经营管理成效，协助管理层开展中高层管理人员的绩效评价工作。

5.2.2办公室（预算管理）副主任工作职责

在公司总裁领导下，作为总裁办同财务部之间的纽带，协助总裁办主任、并指导财务部建立健全公司全面预算管理体系，具体工作职责如下：

1)建立健全公司及部门级的预算管理网络体系，包括建立预算管理的领导小组、工作小组和业务小组以及各小组之间定期的沟通与协调机制；

2)建立健全公司预算管理制度，包括预算管理政策、规则、流程及作业指导书，提升公司预算管理工作的专业质量；

3)合理划分预算责任单位，根据公司经营战略以及绩效考核的要求，将公司所有部门按照职能的不同进行利润中心、费用中心、资金中心或投资中心的划分；

4)建立预算指标体系，形成各部门的预算甚至是个人预算，确保各项预算指标能够细化分解到各预算责任部门甚至个人；

5)建立预算控制台账。负责指导财务部在账务设计和改造中，以预算管理为核心设置账务，每月提供各部门预算执行完成情况的数据，作为分析和考核的依据；

6)建立预算执行分析制度。负责每月对预算执行情况进行统计，分析预算执行差异，找出原因，提出解决方案，形成综合分析报告，报公司总裁和董事会；

7)建立预算例会制度。负责组织各预算责任部门每季召开一次预算分析检讨会议，年末进行全面报告总结分析和检讨。

5.2.3 办公室（绩效管理）副主任工作职责

在公司总裁领导下，作为总裁办同人力资源部之间的纽带，协助总裁办主任、并指导人力资源部建立公司基于战略的绩效管理体系，具体工作职责如下：

1)建立健全公司绩效管理的组织保障体系，包括建立绩效管理的领导小组、工作小组和业务小组以及各小组之间定期的沟通与协调机制；

2)建立健全公司绩效管理制度，包括绩效管理政策、规则、流程及作业指导书，提升公司绩效管理工作的专业质量；

3)建立基于战略的绩效目标体系，按照“公司战略→组织KPI→部门（或团队）KPI→岗位KPI”的路径进行目标分解，形成各部门及个人的KPI；

4)建立健全公司绩效管理过程体系，实现从绩效计划、到绩效实施与辅导、绩效评价和绩效反馈的全过程闭环管理；

5)建立战略性人力资源数据库，定期向管理层提交比较性人力资源数据，包括员工薪酬信息、人员流失率、劳动生产率等，为管理层决策提供依据。

5.2.4 绩效管理组绩效专员工作职责

在公司总裁办主任的领导以及绩效管理副主任的指导下，具体负责如下工作：

1)根据公司战略目标，起草各一级部门负责人绩效合同和考核方案，组织各部门负责人审议，并报总裁批准；

2)在一级部门绩效考核方案框架下，指导人力资源部、各部门制订二级部门负责人绩效合同和考核方案，并进行逐级分解；

3)指导各部门编制公司级绩效改进项目的项目实施方案，协调解决仙姑实施中存在的问题，跟进项目实施进展，组织项目结案验收；

4)定期（每季度）组织公司层面的绩效回顾会议，组织开展一级部门负责人绩效评价工作，并为二级部门负责人的绩效评价提供指导；

5)组织建立公司级关键绩效数据库，完善数据收集分析系统，提高数据的准确性、及时性和有效性，为管理层决策提供有效依据。

5.2.5 系统管理组系统工程师工作职责

在公司总裁办主任领导下，具体负责如下工作：

1)负责公司基于ISO31000的风险管理体系的建立、维护和持续改进，包括文件管理、内部审核、管理评审等；并对现有ISO17025等质量、环境和安全管理体系进行有效整合；

2)负责制订公司风险评价准则，组织各部门开展风险识别和评价，指导各部门针对重大风险制订风险控制计划，并跟踪实施；

3)负责组织各部门依据《内部控制基本规范》及《配套指引》开展对标诊断，识别管理“真空”和“盲点”，指导各部门建立健全相关规章制度；

4)负责公司各类重大（或核心）流程的建立、梳理或优化，例如研发管理流程、供应商管理流程、分包流程等，并确保流程运作顺畅、高效；

5)组织各部门编制部门工作职责，确定各部门组织结构图，落实各部门“三定”方案，编制“职责与权限分配表”。

5.2.6 系统管理组文控管理员工作职责

在系统管理组工程师的直接领导下，具体负责如下工作：

1)负责制订文件管理制度，对需要受控管理的各类规章、制度、程序、操作细则、以及通知、公告等文件和资料制订统一的规则和程序，并对各分/子公司及各部门文件的管理工作进行监督、指导和检查；

2)负责制订档案管理制度，对需要建档保存的各类资料规定相应的保密等级、保存部门和保存期限，并对各部门档案的管理工作进行监督、指导和检查；

3)负责公司级管理制度标准化审查和发布工作，并维护公司文件管理系统，及时上传、更新各类管理文件或技术文件，确保各使用部门及时获得最新版本；

4)负责总裁办公室有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护一级统计等工作，严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5)组织公司下属各分/子公司以及各部门文件管理员的业务学习与培训，并对其工作进行业务指导。

5.2.7 预算管理组预算管理专员工作职责

在公司总裁办主任的领导以及预算管理副主任的指导下，具体负责如下工作：

1)组织公司及各部门预算编制、审核及发布工作，并对预算执行的全过程进行跟踪，发现重大异常或偏离时，负责及时向管理层汇报；

2)组织建立公司预算管理的各项规章制度，包括预算管理基本原则、规则、编制流程及作业指导书等，以提高各部门预算编制质量；

3)组织财务部、各利润中心、费用中心建立预算指标体系，形成各部门的预算甚至是个人预算，确保各项预算指标能够满足经营管理的需求；

4)组织建立预算控制台账。负责指导财务部在账务设计和改造中，以预算管理为核心设置账务；对财务部提供的P&L报表进行审核，确保各项数据的准确性和可靠性。

5)开展预算执行成效分析，负责每月对预算执行情况进行统计，分析预算执行差异，找出原因，提出解决方案，形成综合分析报告，报管理层决策参考。

5.2.8 预算管理组成本管理专员工作职责

在公司总裁办主任的领导以及预算管理副主任的指导下，具体负责如下工作：

1)负责建立公司的成本核算体系，按照业务流程进行单元划分，组织编制成本核算的相关规则、制度和作业文件；

2)负责检测、指导财务部及各运营部门的成本核算和成本管理工作，落实经营计划和成本管理办法的执行；

3)统计、分析公司及各运营部门的全要素生产率以及各单项（如设备、人员、材料、厂租）生产率及其趋势，进行成本总和分析；

4)根据核算结果，分析比较公司绩效和竞争力，定期编制“成本分析报告”，提出相应改进方案，为管理层决策提供支持；

5)建立公司级成本管理数据库，完善数据收集分析系统，提高数据的准确性、及时性和有效性，为管理层决策提供有效依据。

5.2.9 内部稽核组内审专员工作职责

在公司总裁办主任领导下，具体负责如下工作：

1)配合内审部开展基于财务报表的各类审计工作（例如财务报表、募集资金、对外投资、购买或出售资产、关联交易、信息披露等），以满足证监局对上市公司的监管要求；

2)开展各项专项审计工作（例如：经济合同审计、采购/分包审计、分/子公司审计、质量审计、工程审计以及重大项目审计等），以有效监控各类高风险事项；

3)开展内部控制审计，针对公司各业务环节的管理制度，开展定期/不定期的检查工作，督促各部门建立健全内部控制制度，提高制度执行效果；

4)配合绩效管理组开展经营绩效审计，对公司各事业部负责人、职能部门负责人绩效考核指标完成情况、财务经营业绩作出鉴证和评价；

5)其他公司领导交办的任务，例如经济责任审计（包括任期审计、离任审计和离职审计）、反舞弊调查调查等。

5.2.10秘书管理组秘书工作职责

在公司总裁办主任领导下，具体负责如下工作：

1)根据公司领导要求，召集总裁会议及其他专题或临时性会议，并负责会务的前期组织和准备，整理会议记录，起草会议纪要；

2)负责根据各项会议纪要（决议）以及公司领导指示进行相关事项的跟踪和督办，并定期（或不定期）向公司领导反馈跟踪结果；

3)负责为公司高管人员提供文秘工作支持与服务，包括起草文稿和业务函电，办理出国签证、订购机票/酒店等服务；

4)负责公司总监及以上人员的行程管理，按月发布相关人员工作行程并及时更新，确保发布行程与实际行程保持一致；

5)负责公司高层主管人员的考勤管理，每月十日前编制高管人员考勤表，报公司总裁审核后提交至董事长办公室。

5.3总裁办公室各岗位的职位说明书

总裁办公室各岗位的任职资格要求、职责与权限等规定参见相关岗位的《职务说明书》（另行制定）。

第五篇：办公室人员值班职责

办公室人员值班职责

一、值班人员提前30分钟上班，推迟10分钟下班。值班人员不得无故迟到、早退，遇事提前向相关领导请假。

二、值班人员在值班期间打扫室内卫生，保持物品整洁、完好。

三、并做好上传下达、下情上报，详细做好当天电话记录，若遇特殊事情需要外出，务必安排好替班人员，不能出现空岗、离岗现象。

四、值班人员应保持高度责任心，热情接待工作电话及来访者。认真解答来访者提出的问题，在值班日志中做好记录并提示相关人员。做好应急事情处理，并及时向领导汇报。

五、值班人员要严格维护机关形象，不得在办公室吸烟、打牌、下棋、聊天、上网以及从事与工作无关的事。

六、值班人员负责好当天考勤并如实记录反映。

七、值班结束后，值班人员要认真打扫办公室卫生，整理好后方可离开。

八、值班人员要严格遵守本制度，如有违反，将按局规章制度严肃处理。

办公室

二〇一三年二月