证件管理制度

第一篇：证件管理制度

目录

3范围............................2 定义............................2 职责............................2 内容............................2 公司证件清单...................错误！未定义书签。证件移交登记表......................错误！未定义书签。临时借用公司证件审批申请单...............错误！未定义书签。长期借用公司证件审批申请表...............错误！未定义书签。临时借用公司证件登记表...............错误！未定义书签。长期借用公司证件登记表...............错误！未定义书签。

001版范围

本制度适用于公司级的由各级政府相关机构或相关组织颁发的证照、证书（简称证件）的管理。

2.1 定义 一般证件：指公司获取的由政府相关部门或权威机构所颁发的一系列证书（含编码），包括但不限于公司经营所需要的由工商局、税务局、海关、商检局、发改局、环保局、国土局、技监局、规划局、城管局、统计局、科技局、出入境检验检疫局、物品编码

中心、银行等相关机构颁发的证照、批文、IC卡、荣誉证书等。

2.23.1

3.2 业务性工作：指各种证件的申办、年审（年检、续办）、变更、注销等工作。职责 行政人事部或各部门指派专人负责与其部门相关证件业务性工作的办理。行政人事部对公司证件的登记、保管、借用、归还等进行管理，对证件的年检、变更

等涉及证件的相关法律事项进行登记。

3.3 因工作原因需要长期借用公司证件的部门，由证件长期使用人按照相关制度办理长期

借用手续，并负责证件在借用期间的使用和保管。

4.1 内容 证件借用的性质和管理原则：

证件的借用按借用的时间，分为临时借用和长期借用。借用人负责证件在借用期间的 使用和保管。

4.2 临时借用：

临时借用一般为七天以内（包括七天），办理证件的临时借用，应该说明预计归还时

间，且必须在预计归还时间到期前归还证件，如不能如期归还，借用人应及时以书

面的形式向证件管理员说明目前证件的使用情况和准确归还时间。

4.3 长期借用：

因工作需要，需长期借用公司证件，由长期使用人按照4.7.1规定流程申请办理，一

般为七天以上，一年以内。如借用人将长期离岗或离职，应将借用证件归还证件管理

员，如需要，再由接替该工作岗位的人员办理长期借用。

4.4 公司现有的证件分类见《公司证件清单》，该清单由行政人事部证件管理员建立电子

文档，根据证件的增减变化及时进行更新。

4.5 为明确职责，行政人事部证件管理员或指定部门专人负责相关证件的年审、变更等业

务工作。公司领导可根据实际情况指定专人办理有关证件的业务工作。相关部门应积极协助配合。

4.6

4.6.1 证件的管理 各部门根据公司经营管理和建设需要向政府主管部门申办证件，经办人在领回新证件

（包括变更、年检的证件）1个工作日内，将新证件交行政人事部证件管理员。证件 管理员应及时完成证件的目录更新、编号、归类等工作，便于证件的查找，并将证件 存放在电子保密柜中，并实行专人保管钥匙和密码，防止证件损坏、遗失等现象的发 生。

4.6.2 证件管理人员如临时离岗，应向指定的人员办理临时离岗交接授权手续。证件管理人

员离职应按规定办理工作交接手续，将保管的所有证件及相关表格移交给承接人。

4.6.3 证件管理员定期对各种证件进行检查，对即将到期、需年检或应变更而未办理相关手

续的证件，每月末汇总一次，形成《年月份公司需变更证件统计表》，要提前通知经办部门及时处理，并跟踪证件办理情况。遇有特殊情况，及时向行政人事部负责人汇报，并上报至总经理。

4.7

4.7.1 证件的使用 因工作需要临时或长期借用公司证件，应填写《借用公司证件审批申请单》，并注明

事由，如借出的是复印件则需注明是否归还，经申请人部门负责人审核，总经理审批后向证件管理员办理借用手续。

4.7.2 证件管理员在收到审批后的《借用公司证件审批申请单》后，填写《借用公司证件登

记表》，在借用人处签名后方可借出证件。

4.7.3 证件借用人在借出证件期间应对证件妥善保管和正确使用，不得丢失、损坏，用完后

立即归还，并在《借用公司证件登记表》的“归还人/日期”栏进行登记。证件管理员根据归还情况予以签名确认。

4.7.4 证件借用人不得将证件用于批准范围以外的用途，一经发现，将予以处罚；给公司造

成经济损失的，公司将追究其经济和法律责任。

4.7.5 对于长期借用的证件，证件管理员要保存该证件的复印件，证件长期借用人负责证件的管理保管和正确使用，证件管理员不定期检查借用证件的二级管理、使用登记情况。

4.8 行政人事部证件管理员、部门证件管理员、证件借用人应妥善保管公司证件，不得遗

失、损坏。对于遗失或损坏而影响使用的，将依据有关制度进行处罚，并承担补办证件的费用（工本费、交通费、遗失声明广告费等）。

第二篇：证件管理制度

为了强化公司无形资产的管理，特制定如下证件管理制度

1.本制度所称证件是指企业营业执照、税务登记证、特种行业许可证、食品卫生证等生产经营中所需的企业证件及个人证件(包括法人代表证明书、公司统一为员工办理的健康证及结业证等)。

2.证件申办及年审：由行政部根据需要统一到有关部门办理。

3.证件管理：各分公司、场营业执照由各基层单位管理，并上墙亮证经营。公司营业执照及相关证件由行政部统一管理，并上墙亮证经营。企业办理的所有个人证件由行政部统一管理。

财务凭证、发票及有价证券由财务部统一管理。

4.证件借用程序：

①各部门因工作急需借用公司相关证件原件，须出据书面申请，并在申请上注明使用时间、事由及相关事项。经行政部部长和相关领导同意后，到行政部办理借用登记手续。

②各部门因工作急需复印公司相关证件，按上款履行手续后，由行政部复印，并在复印件上注明其复印的用途再加盖公司行政印章。

③使用证件的部门和当事人，应妥善保管，不得遗失。如证证件遗失，应及时向行政部报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担和赔偿。

第三篇：证件管理制度

为了强化公司无形资产的管理，特制定如下证件管理制度

1.本制度所称证件是指企业营业执照、税务登记证、特种行业许可证、食品卫生证等生产经营中所需的企业证件及个人证件(包括法人代表证明书、公司统一为员工办理的健康证及结业证等)，证件管理制度。

2.证件申办及年审：由行政部根据需要统一到有关部门办理。

3.证件管理：各分公司、场营业执照由各基层单位管理，并上墙亮证经营。公司营业执照及相关证件由行政部统一管理，并上墙亮证经营。企业办理的所有个人证件由行政部统一管理。

财务凭证、发票及有价证券由财务部统一管理，管理制度《证件管理制度》。

4.证件借用程序：

①各部门因工作急需借用公司相关证件原件，须出据书面申请，并在申请上注明使用时间、事由及相关事项。经行政部部长和相关领导同意后，到行政部办理借用登记手续。

②各部门因工作急需复印公司相关证件，按上款履行手续后，由行政部复印，并在复印件上注明其复印的用途再加盖公司行政印章。

③使用证件的部门和当事人，应妥善保管，不得遗失。如证证件遗失，应及时向行政部报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担和赔偿。

第四篇：印章证件管理制度

印章证件管理制度

第一章 总 则

第一条 目的与适用定义

一、为了保证公司印章和证件的合法性、严肃性、权威性，杜绝违法违规行为的发生，规范公司印章和证件的管理，明确使用人和管理人员的责任，实现印章证件规范化管理，特制定本规定。

二、公司办公室为公司印章和证件的归口主管部门。

三、本规定适用于公司各类印章和证件。

第二章 印章管理与使用规定

第二条 印章种类

一、公章：公司按规定程序经工商行政管理部门注册登记后，在注册地公安部门备案，对外具有法定效力的公司正式印章。

二、公司业务用章：代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括合同专用章、财务专用章、发票专用章、执业印章。

三、法人印章：公司法定代表人印章。

四、部门印章：刻有公司部门仅限公司内部使用的印章、公司独立项目部使用的印章。

第三条 印章刻制

一、新公司成立（和更换），基本印章（公章、合同章、法人章、财务章、发票章）的刻制，由公安机关指定的刻制机构刻制，后交公司备案，并从刻制之日起使用。

二、公司各类印章刻制的申请由印章使用部门提出，并根据要求填写“印章刻制申请表”，详细说明印章的用途、种类、名称、样式等后，上报公司行政部门，经总经理审批后，方可进行印章的刻制。

三、审批通过后由办公室存档备查，指定专人执行印章的刻制。

四、印章样式应根据国家有关规定制作。

五、未经公司批准，任何部门和个人不得擅自刻制公司、部门的印章。对私自刻印、伪造公司印章的行为，公司将追究其法律责任，由此导致的所有法律、经济、民事责任均由责任人承担。

第四条 印章启用

一、印章刻制完成后，专人领回，填写“印章启用登记表”存档备查；

二、新印章启用前由办公室下发启用通知，并注明启用日期、使用范围。

第五条 印章保管

一、公司公章、合同专用章由办公室指定专人负责保管。

二、公司法人印章由总经理统一保管。

三、公司财务专用章及发票专用章由财务部出纳保管使用。

四、执业印章（含项目经理章、造价员章）由公司办公室指定专人保管。

五、部门内部用章由部门负责人或指定人员保管。

六、项目部用章由项目部经理或公司办公室指定人员保管。

七、公司所有印章应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原处。

八、印章保管人如有岗位变动或离职，须交清所保管的印章和用印登记薄，方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三人监督下进行，并填写“印章移交表”，由双方当事人及监督人签字。

九、印章管理人须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。保管人由于各种原因不在工作岗位时，应将印章交由领导或领导指定专人临时保管，以便工作需要。

十、印章保管人对所保管的印章，应经常检查，及时清洗、加油，细心保护。

第六条 印章使用规定

一、使用人填写“用印申请表”，按照公司授权报相关领导审批方可用印。

二、严禁在空白格式化文件上加盖印章，严禁出具空白证明。

三、加盖印章时严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符。用印位置恰当、字迹端正、图形清晰。

四、印章保管人只有印章加盖权，没有审批权。

五、不得在审批手续不完备的文本上加盖印章。如遇特殊情况相关领导无法签字，需在电话通知授权认可的情况下盖章。盖章后出现的意外情况由批准人负责。

六、审批手续不符合规定时保管人用印的，保管人承担一切责任。

七、印章保管人应建立用印登记表台账，详细载明印章的使用日期、使用部门、使用人、内容、份数、审批人等内容，定期存档备查。

八、对已盖章的文件内容更改时，印章使用人应将原文件交回保管人销毁并记录之后，重新办理加盖手续。

九、公司印章原则上不得带出公司，确因工作需要等特殊情况需将公章、法人章、财务专用章带出公司时，应经总经理批准。携带公章、法人章、财务专用章三章外出的必须两人以上同行和使用。

第七条 印章的使用范围

公司所有印章必须按规定使用，不得超出范围使用。

一、公司公章：

(一)主要用于对外、对内签发的文件；(二)与其它机关联合签发的文件；(三)由公司出具的证明及有关材料；

(四)对外提供的财务报告以及与银行、税务有关业务事宜；(五)公司章程、协议、各类商务合同；(六)劳动合同、聘用协议；

(七)担保书、承诺书等重要法律文件。

二、法人印章：主要用于银行预留印鉴、银行票据及特殊情况下使用。

三、财务专用章：用于财务支出、收款证明、银行票据、涉税事宜等。

四、发票专用章：主要用于购买和开具发票使用。

五、合同专用章：用于签订工程经济合同时使用。

六、项目部章：用于与项目有关的事项往来。

七、执业印章：含建造师章、造价员章，主要用于工程招投标商务文件。

八、其它部门管理印章：一般用于内部，禁止在对外文件上使用。

第三章 印章停用、销毁

第八条 印章停止使用或因磨损而不能使用时，应及时上交公司办公室。停止使用的印章上交后保存1年，保存期满后方可销毁。

第九条 因需要更换新印章，在新印章使用时，由办公室对原有印章进行销毁处理。销毁时安排两人以上进行。

第十条 印章使用损坏、遗失或被盗，需声明作废，并由办公室下发旧印章销毁通知，并做好销毁备查登记。

第四章 证件管理

第十一条 公司保管使用证照包括：

一、公司经营资质和资格类：包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、安全许可证书、规费和计费证、公司章程、验资报告及质量安全考核证书。

二、银行业务类：包括开户许可证、机构信用代码证及相应开户资料、卡片。

三、企业个人资格证件类：包括建造师执业证书、造价师（员）证书、九大员证书、三类人员证书、职称证书、特种作业操作证书。

四、个人证卡类：包括建造师执业印章、造价师（员）印章。

第十二条 公司专人对各类证件统一登记保管，并建立规范的领用程序、完善相应手续。

第十三条 公司商务部专人专责配合对各类证照的申办、检验、变更、登记、延期等工作。

第十四条 因工作需要携带各类证照卡原件外出的，需先申请和填制领用手续，经主管领导批准同意后方可领用外出使用（非公司人员不得单独领用），使用人必须保持各类原件的完好无缺，在规定时间内交回公司。发生遗失、损坏的承担相应的处罚。

第十五条 保管人员必须定期清点核对各类证照是否完整无缺。

第十六条 对公司证件复印使用，要在复印件上注明用途、使用范围。

第十七条 严禁任何人擅自复印公司证件，更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖公司证书，违反规定者，公司将追究当事人责任，依法处理。

第五章 附 则

第十八条 本规定由公司办公室制定解释，自公布之日起执行。

第五篇：婚姻证件管理制度

婚姻证件管理制度

一、全县婚姻登记证件由县民政局到市民政局购买、管理和发放。

二、婚姻登记处不得购买非上级民政部门提供的婚姻登记证件，一旦发现，应当予以没收，并追究当事人的法律责任和行政责任；已将非法购制的婚姻证件颁发给婚姻当事人的，应当追回，并免费为当事人换发符合规定的结婚证、离婚证。

三、婚姻登记证件应设有专人专账专柜管理，有总账和出入明细表，并保证账账相符，账实（账簿记录与实际登记、损耗、库存）相符。婚姻登记账本必须保存5年以上。

四、做好婚姻证件购买发放管理工作。婚姻登记处要做好当年婚姻证件的总账表和下婚姻登记证件计划，于第二年1月10日前一并上报市民政局。

五、婚姻证书、表格等法律文书应填写规范。