安徽省公证卷宗档案管理若干规定

第一篇：安徽省公证卷宗档案管理若干规定

安徽省公证卷宗档案管理若干规定

第一条

为进一步规范公证档案管理，根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》及《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》规定，结合公证卷宗档案管理实践，制定本规定。

第二条

公证卷宗档案采用“年度——公证类别——保管期限”的分类方法进行分类，按一证（书）一卷、一卷一号的原则立卷归档。

第三条

同一当事人或数个相互间有利害关系的当事人为同一目的申办数项公证且在同一时间内提出申请的，其材料可以合并为一卷，卷宗保管期限按卷内最长的一项确定。

跨年度的公证事项，放在办结年立卷。

第四条 公证卷宗应当采用本规定第二条规定的分类方法编写档案号。档案号应包含年度、公证类别、保管期限、卷宗序号四要素。

“年度”指公证事项办结的年度，采用四位阿拉伯数字表示公元纪年，如2009年表示为“2009”。

“公证类别”分为国内公证、涉外公证、抵押登记、其它四类，分别用大写英文字母“N”、“W”、“D”、“T”表示；“其它”类是指提存、法律意见书、文书保管等非证明类业务。

保管期限分为永久、长期、短期，分别用大写英文字母“Y”、“C”、“D”表示。卷宗序号应当采用一类（指按卷宗分类方法最低一级目录所作的分类）卷宗一个序列号的方法编写，以不少于四位阿拉伯数字表示，如1号卷宗用“0001”表示，排序方法由公证机构自行确定。

第五条

公证卷宗的排列顺序应为： 1.卷宗封面； 2.卷内目录；

3.公证书文本（即正式出具的公证书并包括所证明的法律文书），或是终止、不予公证决定；

4.公证书签发稿，或是终止、不予公证决定签发稿； 5.公证书译文本； 6.公证事项申请表； 7.公证申请受理通知单；

8.公证当事人权利义务及公证事项法律意义与后果告知书； 9.当事人的身份证明（法人资格证明及其法定代表人身份证明），代理人的身份证明、授权委托书、法定代理权资格证明；

10.当事人提供的与公证事项有关的证明材料或其他相关材料；公证处核实所取得的有关材料； 11.当事人提供的需要公证的文书原稿或复制件； 12.询问笔录； 13.其他有关材料；

14.公证员承办公证事项的报批表（可以与公证文书签发稿合并）； 15.公证费用减免申请及批准；

16.公证文书送达回执、公证费收据； 17.备考表； 18.附件袋； 19.卷底。

第六条

卷宗封面应按所列项目用钢笔、碳素笔或毛笔逐项填写清楚，其中办结日期为出具公证书的日期，或是做出终止公证、不予公证决定的日期；归档日期为承办公证员将公证卷宗移交档案管理人员正式接收的日期；“公证事项”栏填写内容应与公证申请表中的同一栏目一致。公证员栏内必须盖签名章。

第七条

有关卷内文书材料的说明，包括文书材料的齐全完整程度，以及整理工作完毕后的修改、补充、抢救、移出情况等，应逐项填写在备考表内。立卷人为公证事项的承办公证员，检查人为专职或兼职档案管理人员，立卷时间为卷宗的封签时间。

第八条

公证文书材料应在办结后三个月内整理归档，并由公证事项的承办公证员根据《公证档案管理办法》的规定提出保管期限的意见，向档案室移交，办理移交手续。

第九条

移交档案时，由承办公证员将卷宗移交清单一式二份及卷宗交档案管理人员。档案管理人员清点核对无误后，会同承办公证员在卷宗移交清单上签字，一份交承办公证员作为其交卷的证明，另一份留存档案室备查。

移交清单应记载卷宗所含公证书编号、卷宗合计数、移交人、接收人等项目。

移交档案不得委托他人代为办理。

第十条

档案管理人员接受档案后应当对移交的卷宗是否符合立卷要求进行检查，检查合格的应及时编写卷宗档案号并存档；不符合要求的退回承办公证员重新整理。

一次移交卷宗数量较少，能当场检查的，档案管理人员应当当场检查。

第十一条

采用档案盒或类似的物理封闭空间存放卷宗的，应当在档案盒的可视面（摆放以后）填写盒号、年度、公证类别、保管期限、起止件号等项目。其中，起止件号填写盒内第一件卷宗和最后一件卷宗的卷宗序号，中间用“-”号连接；盒号即档案盒的排列序号。

盒号编制方法由公证机构自行确定。

第十二条

归档卷宗上架摆放方法应与分类方法一致，即按“年度——公证类别——保管期限”的分类次序依次摆放。

第十三条

本规定由安徽省公证协会理事会通过，经安徽省司法厅批准公布生效。

第十四条 本规定自2010年元月1日起施行。

第二篇：档案管理规定

档案管理规定

第一章 总则

第一条 为加强档案管理，规范档案管理工作，更好地收集、保管和利用各类档案资料，为公司经营管理服务，制定本规定。

第二条 本规定所称的档案是指公司在各项工作中形成的、具有查考利用价值的各种文字、统计报表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作是公司的一项基础工作，是维护公司合法权益、防范金融风险、记载历史真实面貌、保证各项工作正常运转的必要手段。

第四条 公司档案管理实行“集中管理、分层保管”的原则。公司设档案室，配专职档案管理员；各部室设置档案柜，配专兼职档案管理员。

第五条 公司所有内设机构和全体员工都有保护档案的义务和责任。

第六条 档案资料的收集、审核、修整、整理、移交、归档须列入有关人员岗位职责，部室负责人对档案工作负有领导责任。档案工作落实情况须写入所有内设机构和全体员工的工作总结与工作安排并纳入公司绩效考核。

第二章 公司档案管理 第一节 归档内容

第七条 归档内容

凡是能够反映公司经营活动状况、具有查考利用价值的资料，均应移交公司档案室集中管理。归档内容详见《公司归档文件一览表》（见附件一）。

公司档案室保管的一级门类档案分为文书档案、会计档案、业务档案、科技档案、声像档案、实物档案六类。

第二节 归档时间

第八条 经办人员应随时将办理完毕的具有保存价值的档案资料移交给部室兼职档案员，并做好交接记录；公司档案管理员每周五集中接收各部室档案管理员移交的归档资料，具体规定如下：

（一）文书档案

合同（协议）、贷款时效、判决书、调解书等重要文书，必须于公司用印后2日内移交公司档案室。因合作方的原因，材料不能及时返回，最迟不得超过7个工作日归档，最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。

收发文、总裁办公会议记录（纪要）、专业委员会会议记录（纪要）等资料，秘书于次年3月31日前移交公司档案室。董事会、监事会、股东大会相关资料由总裁办秘书于材料形成后5个工作日移交公司档案室。

（二）会计档案

会计档案的二级门类包括：自主业务会计档案、贷款业务会计档案、临柜会计档案和其他会计档案。自主业务会计档案，每月及时整理、装订会计凭证、科目余额表和发生账；按季装订柜台每日报送的清退业务报表；按年装订财务报表、银行对账单等会计资料，隔年于1月31日前移交公司档案室。

贷款业务会计档案，由贷款财务部负责立卷，贷款财务部内部指定专人负责贷款业务会计档案的日常管理工作，贷款财务部负责人对贷款业务会计档案管理工作负责。

贷款财务部每日根据业务处理情况，及时将贷款项目原始凭证粘贴在贷款项目记账凭证后，防止遗失和散落。《资金贷款分配/兑付项目通知单》、《贷款项目资金运用付款通知单》、贷款项目清算报告复印件作为贷款项目原始凭证，也粘贴在贷款项目记账凭证后。

贷款财务部每日应及时整理贷款项目原始凭证及记账凭证；每月应及时整理贷款业务资产负债表、贷款业务利润及利润分配表、贷款项目资产负债表、贷款项目利润及利润分配表、贷款项目收益情况表、银行存款余额调节表、银行对账单；每年应及时整理贷款项目科目余额表、贷款项目明细分类账。

贷款项目完全清退3个月内，贷款财务部应将以下资料归档：贷款项目原始凭证与记账凭证、贷款项目科目余额表、贷款项目明细分类账、贷款项目资产负债表、贷款项目利润及利润分配表、贷款项目收益情况表。贷款财务部按贷款项目单独建立档案盒，并逐盒归档。

对于存续期超过3年的贷款项目，以3年为周期进行立卷归档，直至贷款项目完全清退。为方便贷款业务会计档案的查阅和使用，贷款财务部形成的存续期在3年以内（含3年）贷款业务会计档案由贷款财务部保管，存续期超过3年及完全清退但尚不够销毁年限的各类贷款业务会计档案，应及时移交公司档案室保管。

理财中心柜台事中监督员于营业次日9：00前将前一天发生的需交接的业务文书、单据凭证、报表等整理完毕后交接至合规风控部事后监督员。

合规风控部事后监督员于次年年初将上一年结束的合同文书类档案、凭证类档案、报表类档案及其他需要归档的档案向公司档案室移交。

柜台存取款凭条隔年于1月31日前移交公司档案室。

归档最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。

（三）业务档案

业务档案的二级门类包括：自主业务档案和贷款业务档案。

业务档案的收集、交接、审核、整理、管理等按照本办法和《业务档案管理暂行办法》执行。

（四）科技档案

基建档案：固定资产、基建、工程项目资料在工程竣工验收结算后5个工作日内移交公司档案室。电子档案：财会、业务数据年备份用的光盘、硬盘，于次月前5个工作日内移交公司档案室。归档最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。

（五）声像档案

声像档案于摄录完成后5个工作日内移交公司档案室。最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。

（六）实物档案

实物档案取得后立即移交公司档案室。

第三节 归档要求

第九条 归档资料应为原件或能够反映公司经营活动状况且具有查考利用价值的复印件，要求字迹、印章清晰，内容填写完整。

第十条 归档资料产生部室对移交公司档案室前归档资料的真实、完整、有效和保密负责。第十一条 归档资料应体现公司经营活动的系统性和完整性。

第十二条 各部室经营活动形成的档案资料原件，必须及时移交公司档案室集中管理，任何人不得据为己有或长期个人保存，任何部室或个人不得擅自毁损保管的档案资料。

第十三条 部室档案管理员根据公司业务管理流程在向其它部室或公司档案室移交档案资料前，对于以后工作中经常使用的档案资料，部门应复印或扫描一份留存。

第十四条 经办人移交归档资料前应对不符合要求的归档文件资料进行必要的修整，包括对破损文件进行修裱、去除文件上易锈蚀的金属物、对过大的文件进行折叠等。

部室档案管理员有权拒绝接收不符合上述要求的归档文件资料。

第十五条 经办人向部室档案管理员移交档案资料时，交接双方必须履行交接手续，交接记录一式两份，经移交人、接收人双方签字确认后，交接双方各执一份永久保存。

第十六条 部室档案管理员向公司档案员移交档案资料时，应保证归档材料整理规范，目录内容登记正确、完整，符合公司归档要求。未达到归档要求的，公司档案员有权拒绝接收，待整理合格后再接收。交接双方必须履行交接手续，交接记录一式两份，经移交人、移交部室负责人、接收人三方签字确认后，交接双方各执一份永久保存。第十七条 各部室负责人必须认真做好本部室档案的归档、保管等管理工作，保证经营活动档案资料齐全、归档及时、保管有序。

第四节 档案整理

第十八条 各部室移交档案室的档案资料，由公司档案管理员以部室为单位分类保管，次年3月进行整理。

资金贷款成立档案，由合规风控部事后监督员进行整理。会计档案，由计划财务部和贷款财务部档案管理员进行整理。第十九条 整理原则 以“件”为单位进行文件整理，即将归档资料以“件”为单位进行分类、排序、编号、编目、装盒，使之有序化。

第二十条 档案整理具体工作包括：

（一）文件修整

主要是对归档文件资料进行进一步的修整，包括对破损文件进行修裱、对字迹模糊或易褪变的文件进行复制等。

（二）文件装订

文件装订的目的在于从实体上最终确定“件”的形态，起到固定文件页次、防止文件张页丢失的作用，便于归档后保管和利用。

1、排序：将单份文件作为一“件”，将诸如正文与定稿、批复与请示、转发文与被转发文等由多份文件构成一“件”的材料按照要求进行排序。

2、装订：将“件”内的诸页文件左、下侧对齐，选择装订用品和装订方式，如：不锈钢夹、浆糊及胶水粘贴、无酸纸封套等。装订必须符合档案保护的要求，尽量保持文件原始面貌。

（三）文件分类

归档文件的分类采用复式分类法，即保管期限——机构（问题）分类法，先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按分类，再在下按机构（问题）分类。

（四）文件排列

1、排列原则：坚持“事由”原则，即将同一事由的相关文件排列在一起。“事由”指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。

2、排列方法：将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。在分类方案的最低一级类目中按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

（五）文件编号

1、件号：指室编件号，即归档文件在分类方案的最低一级类目中的排列顺序号。如采用“保管期限——机构”分类，室编件号就应在同一保管期限同一的一个机构内从“1”开始逐件流水编号。

2、编号项目：在文件首页上端居中的空白位置用红色印油加盖归档章并按照项目内容填写相关内容，包括：收文日期、收文编号、全宗号、机构或问题、、保管期限、室编件号等。

（六）编制归档文件目录

依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，即按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。编制目录以“件”为单位进行，一件体现为一条条目。编制完毕按不同保管期限装订成册。

（七）归档文件装盒 归档文件按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件严格按照件号的先后顺序装入不同的档案盒中，并与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。

1、装盒要求：视文件的厚度选择适宜的档案盒；不同形成的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒；同一事由的文件不一定装在同一档案盒中。

2、填写档案室盒脊内容：包括全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等。

3、填写备考表：包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

第二十一条 公司档案管理员于次年5月末前将上一的档案资料全部整理完毕，装盒归档保存。

第二十二条 为便于查询，公司档案管理员将每一份档案材料的有关内容输入微机，并校对、编辑、打印《归档文件目录》。

第五节 档案保管

第二十三条 保管期限

依据档案类别与内容，公司档案保管期限划分为永久、长期和短期三种。凡是反映公司主要业务活动和基本历史面貌的、对公司的建设和历史研究具有长远利用价值的档案应永久保存；凡是在一定期间内对公司具有利用、查考价值的，应酌情确定长期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具体的业务文书，法律、行政法规有明确规定的，按规定执行。

第二十四条 保管要求

（一）档案要按类别不同分别摆放，同类档案依保管期不同分别按顺序排列。

（二）公司档案管理员每季对库藏档案进行清查核对，保证账物相符，对破损和载体变质的档案及时修补或复制。

（三）档案室必须保持良好的环境条件，具备防盗、防光、防潮、防尘、防火、防虫、防有害生物、防污染等防护设施。库房温度要控制在14℃至20℃之间，相对湿度要控制在45%至60%之间。

（四）档案室内禁止吸烟，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他杂物等。

（五）档案室禁止无关人员擅自出入，禁止任何外来人员入内。

第六节 档案利用

第二十五条 查阅档案限于公司正式员工。

第二十六条 查阅档案必须履行登记审批手续，由经办人填写档案查(借)阅登记表，由有权审批人批准后方可查阅。查阅、复印、借出档案材料，须经部门负责人、分管总裁、公司审批人批准；电子复制须经部门负责人、分管总裁、合规风控部负责人及分管总裁、公司审批人批准；取走原件，须经部门负责人、分管总裁、财务部负责人及分管总裁、合规风控部负责人及分管总裁、公司审批人批准。理财中心和合规风控部事后监督员保管的资金贷款推介材料和财会档案在未归入档案室之前，也必须建立档案查阅登记簿，履行登记审批手续。第二十七条 查阅档案只限在档案室内，如需借出，必须经公司相关审批人批准，并由公司档案管理员本人携带。

第二十八条 查阅密级档案必须经公司审批人批准，并严格限定查阅页数、范围。第二十九条 查阅的档案不得拆卷、删改、涂抹、损坏。

第三十条 档案资料阅后归还时，公司档案管理员必须仔细检查核对有无缺页、损坏，并及时做好记录。复印的废损档案，必须及时销毁。

第三十一条 外单位人员来公司查阅档案时，必须持单位介绍信或司法机关证明，经公司审批人批准后，由公司有关部室指定专人代为查阅后，为其提供所需内容。

第七节 档案鉴定和销毁

第三十二条 公司应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在公司负责人的领导下，由办公室、审计部和相关部室组成鉴定小组共同进行，对确无保存价值的档案，进行登记造册，经公司董事长批准后销毁。

第三十三条 档案管理部门编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

第三十四条 销毁档案时，要严格执行保密规定，由公司负责人指定专人负责监销，防止档案遗失或泄密。销毁完毕，销毁人、监销人要在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。

第三章 部室档案管理

第三十五条 归档内容及要求

部室档案包括以本部室为主要责任者形成的或其他部室向本部室移交的应归档案室保管资料的原件或复印件，以及其他对本部室处理业务有一定参考作用的资料等。

经办人员在业务发生后，应立即将相关资料复印件留存，并将原件及复印件一并归给部室档案管理员。由部室档案管理员按公司规定的归档范围及归档程序移交给公司或有关部室及建立部室档案。部室档案原件及复印件均可。

第三十六条 各部室档案柜保管的资料按业务类别分类，以户为单位，按时间顺序排列，业务人员负责所经办业务档案资料的更新与保管，部室档案管理员负责建档登记，并定期检查复核档案目录与材料是否相符，同时负责对外查阅的登记事宜；部室负责人负责检查档案是否完整，监督本部室档案管理工作。部室负责人应保证本部室档案管理员每周整理档案的时间。

第三十七条 部室档案利用应填写《档案利用登记簿》，经部室经理批准后，方可查阅。第三十八条 各部室档案资料的保管期限为业务结束后2年，个别档案根据业务需要适当延长保管期限。各部室档案管理员应在每年三月份前对已超过保管期限且无保存价值的档案资料登记造册，报部室负责人审核，经公司审批人批准后，由公司组织进行统一销毁，公司委派相关部室及人员进行监销。

第三十九条 部室档案管理工作由办公室及审计部负责监督检查。

第四章 归档督办与复核

第一节 归档督办

第四十条 部室档案员应随时提醒督促业务人员将办理完毕的业务档案进行收集、整理、归档。第四十一条 部门负责人应根据部门业务办理情况，督促并检查业务人员对应归档资料进行收集、整理、归档；监督检查部门档案员的工作及部门档案的管理情况。

第四十二条 公司档案管理员要对各部室归档工作进行监督、催办。每月初根据上月用印情况汇总应归而未归档案明细，在公司办公平台上进行公示，将公示结果计入合规绩效考核，进行扣分管理。

第二节 归档核对

第四十三条 各部室档案员应对归档文件进行复核，保证每份文件字迹、印章清晰，内容完整，无遗漏事项，三级签字齐全。

第四十四条 各部室负责人对归档文件进行初步的审查，确保其完整齐全，无缺失。第四十五条 公司档案管理员要与相关部室配合，对各部室归档情况进行检查与核对。

公司档案管理员将已归档明细与印章管理员的用印文书登记表进行核对，查找已用印但未归档文书，做好登记与催收。以上核对每月进行一次。

公司档案管理员将已归档明细与审计部综合统计员业务发生额表进行核对，逐笔业务核对档案归档情况，做好登记与催收。以上核对半年进行一次。

第五章 罚则

第四十六条 合规绩效考核结果与工资挂钩，未按照公司规章制度要求及时归档或归档有误的，由人力资源部对相关责任人进行处罚。

第四十七条 凡未及时归档、未及时备份、擅自修改档案、擅自借阅档案以及保管不善造成档案损坏或丢失，给公司造成影响或损失的，视情节轻重，追究有关领导和当事人的责任。

第六章 附则

第四十八条 公司档案管理工作由办公室负责，设档案管理员，负责公司档案的具体管理工作；理财中心和贷款财务部专门配备档案柜，分别负责自贷款计划成立至贷款项目清退期间的资金贷款推介档案和财会档案的管理；部室设（专）兼职档案管理员，负责本部室档案的管理工作。

第四十九条 公司各级档案管理员必须执行公司保密规定，加强责任心和保密意识，禁止泄漏档案秘密。

第五十条 公司业务档案管理同时适用本办法和《业务档案管理暂行办法》。

第五十一条 公司贷款业务会计档案管理同时适用本办法和《贷款业务会计档案管理暂行规定》。第五十二条 理财中心柜台事后监督档案管理同时适用本办法和《理财中心柜台事后监督档案管理暂行规定》。

第五十三条 根据公司业务发展需要，新开办的业务品种所需的档案资料在《公司归档文件一览表》中另行增加。

第五十四条 本规定自公布之日起执行。

第五十五条 本规定由公司办公室负责解释与修订。

第三篇：档案管理规定

档案资料管理规定

一、借、查阅资料人员必须填写《档案资料借、查阅单》，借出的档案资料规定于1周内归还，不能及时归还的，经管理人员同意后可办理续借手续；阅毕及时归还：归还时，管理人员必须当面清点确认档案完整之后再入库存放。

二、非公司人员借、查阅档案资料的，须持有有关单位介绍信，并经相关部门主管领导同意后方可借阅查看。

三、借、查阅资料人员必须爱护所借、查阅的档案资料，不得在档案资料上涂改、勾化、圈点或做其他各种标记，不得遗失、抽换、转借，并对借、查阅的资料负有保密的完全责任。

四、借、查阅资料人员若需复印档案资料的，须经管理人员同意方可复印；图纸资料若需借出复印的，须经管理人员同意并严格控制复印份数。

五、任何人不得擅自要求档案管理人员查阅资料，未经管理人员允许，不得随意翻阅相关资料。

六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人员离开工作岗位，为其递送资料，必须按规定程序申请、登记、查阅。

七、副矿长以上领导可借、查阅普通级文件；若需借、查阅绝密级文件资料，必须由矿长签字批准后方可借阅查看；常用性资料查阅，须由部门主管领导签字后方可借阅查看。

八、非管理人员不得随意出入资料室，确需进入资料室的则须由管理人员陪同并相伴始终。

九、借阅者不得在借阅时大声喧哗、吸烟，保持资料室的清洁、整齐。

要继续深入的实施档案分类学细化管理，严格又严格的控制档案室所有的原始文件的出库借阅制度，继续大力度的收集所有与企业有关的各类各种往来文件、文字以及项目资料，要继续实施档案室掌握公司印章使用动态的职能和作用，同时留取管理印迹，与其他管理机构与管理人员并轨多重管理参与管理，必须做到动则有痕迹、查其有证据、说话有依据、办事讲规矩、档案是证据、管理重实据的档案工作原则。要对所有档案室的人员实施保密教育和保密管理培训，使其明确的知道其岗位和职责的重要性和特殊性，要必须做到档案管理的专业性和专一性，必须做到只讲原则、不听原因、不管客观、只讲主观严肃性，文件一但出档必须跟踪管理，按时追缴收档。

珠拉公司档案管理程序

1.目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。

2．职责：

2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即档案室负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。

2.2财务档案（包含各类合同）由档案室统一管理，使用时，由财务计统部指定专人调档。

2.3鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由人力资源部自管，人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理，档案室提供存放点。

3．流程： 3.1档案分类：

3.1.1文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内、外部文件。

3.1.2基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。

3.1.3财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。

3.1.4人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评、辞职等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。

3.1.5经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如合同评审记录、签订的合同、客户档案、市场调研资料等。

3.1.6对外联络档案：即公司在项目报批、报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。

3.1.7声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保留价值的、以音像或图象记录成电子档案，并配有文字说明的历史记录。

3.2 具体管理： 3.2.1 立卷归档： A．流程：

各部室资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。一个较长时间段后，对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放文书档案每2年为基建档案在财务档案在会单位工声像档一个归档周期。各竣工决算工计终了程预决案的归部室资料员在逢作完成后两后，暂由财务算可在档时间偶数年的6月底，个月内归计统部保管3清尾款同文书将前两年形成的档，项目前年后再存放于后半年档案，文件整理后向图期资料一年图书档案室，内归档书档案室移交后归档。

B．要求：

a.各部室向图书档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份；移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份（移交清单即文件清单）。

b.各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，图书档案室不接收未经系统整理的零散文件。

c.文件在各部室保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等,复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。

d.各部室可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。

a）总经理室：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文 件、大事记等；

b）人力资源部：人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料（应聘表、编制表、工资单、培训记录等）、内部刊物等；

c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料（亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等）；其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制；文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等；

d）财务计统部：财会档案见第三层次文件《财务档案管理程序》

e）审计核算部：决算资料、签价单、外送文件、外来文件等；

f）经营销售部：合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等；

g）设计研发部：工程地质勘察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、勘察设计报告及招标文件（标书、合同等）、工程设计概算说明、各项目往来文件（传真、工作联系函等）施工设计图纸和说明、设计变更、设计合同、外送文件、外来文件等。

h）对外联络部：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。客户服务部：客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度 调查及分析记录等。

3.2.2 整理上架： A.流程鉴定：对各部室移交的档案，图书档案组卷：通过鉴定的文件材料严格按室档案员要重新审查其价值性，并剔除规定排列、打号、装订、著录并制无保存价值的文件材料。作卷内目录，组成案卷。上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，造册：制作全引目录和案卷目录，一般小号在左，大号在右，自上而下,形成保管清册。

B．要求：

a.卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后。

b.不同保存价值的文件应分开组卷。

c.凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。

d.文件材料装订前应剔除金属物。

e.图纸采用手风琴式折叠法，规格为 30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。

3.2.3 保管： A.库房管理：

a.库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动；库内档案必须按顺号上架，不得错架、乱架； b.除档案员外，非档案人员不得随意出入库房，确需进库的（如维修库房 或设备等），则须有档案员陪同并相伴始终；

c.库房设有中央空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效；

d.随时注意库房温湿度的具体指数，务必使温度保持在 140C200C，相对湿度 5065；

e.档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动；

f.每月中旬定期对库房进行清扫擦拭，包括擦洗密集架、地面、门窗等，特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生；

g.档案员离开库房时应随手锁门，并注意检查库房门窗的紧闭性；

h.公司采用移动式密集架作为档案装具。档案按部室存放，密集架的编号及档案的存放顺序为自门口起，从左自右，从上到下。

B.流动中的安全防护：

a.档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入库房或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所； b.未经许可，利用者不得将所借档案转借他人，以防泄密；

c.未经许可，利用者不得擅自拍照、抄录、复印； d.尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。

3.2.4 提供利用： A．加强基础工作：

a．编制必要的全引目录和案卷目录，为档案使用者提供必要的检索工具；

b．安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率； c．开辟阅览室，向档案用户提供档案信息。B．开展查借服务： a．借阅：

a）公司内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库；

b）非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同意后方可借阅；

c）借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页；

d）借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。b．借出： a）档案使用人如需借出档案，须填写《档案借出登记表》，并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。

b）非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部 门主管同意后，方可借出；

c）借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。

c．复印：

a）档案使用人若需复印档案资料的，须经档案员同意； b）图纸资料若需借出复印的，须经档案员同意并严格控制复印份数。

3.2.5 销毁：

A．流程：图书档案室档案复查结果上报图书档案室档案员将确员每两年对已到人力资源部经认销毁的档案材料登记保管期限的档案理审批在《档案销毁清册》上，资料进行复查并组织销毁。

B．要求：

a．准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管； b．批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。

c．档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。

4．相关文件：

4.1《珠拉公司档案管理规定》 4.2《珠拉公司档案管理流程》 4.3《珠拉档案管理制度》 5．相关表单：

5.1 文件清单/移交清单

5.2 档案借阅登记表（借出时间、文件名称、份数、借阅人、批准人、经办人）；

5.3 档案查阅登记表（查阅时间、文件名称、份数、是否复印、查阅人、批准人、经办人）；

5.4 档案销毁清册编制（时间、名称、序号、备注、监销人）。

公司档案管理流程方法

第一条管理部门

1、文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存印本。

第四篇：档案管理规定

档案管理规定

档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。第一节 档案范围

公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

第二节 档案分类及编号

一、档案按其内容及关联部门可分为六大类：

1、行政类

2、财务类

3、人事类

4、经营类

5、工程类

二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。

三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

四、归档后须填写《档案管理登记表》（附表1）。第三节 机要档案

一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：

二、划分标准： 绝密档案包括：

公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。机密档案包括：

1、财务资料；

2、公司重要会议纪要；

3、公司经营情况；

4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；

5、技术资料；

6、金额在10万-100万元的合同。秘密档案包括：

1、重要项目资料；

2、项目合同协议。第四节 档案装订

一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。

二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。第五节 保存期限

档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股东名簿；

3、股东会、董事会、监事会会议纪要；

4、公司证照；

5、各级批文；

6、印鉴；

7、公司经营计划；

8、公司经营总结；

9、财务报表；

10、技术资料；

11、不动产所有权状及其他债权凭证；

12、人事资料；

13、大型活动图片、音像资料；

14、其他核定须永久保存的文书。二、十五年保存：

1、会计凭证；

2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)三、五年保存：

1、期满或解除的合同协议；

2、完结后的项目方案；

3、其他经核定须保存五年的文书。四、一年保存：

1、部门工作计划及工作总结；

2、完结后的部门请求报告；

3、完结后无长期保存必要文书。

五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第六节 保管部门

一、财务专项机要档案由财务部负责保管。

二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。

三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。

四、其他档案均由总经办指派专人保管。第七节 档案移交

一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。

二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。

三、合同协议应在签订之日移交总经办。

四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

五、其余档案半年移交一次，时间为每年的１月和７月。

六、档案移交须填写《档案移交清册》（附表2）。

七、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。第八节 档案调阅

一、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》（附表3），并经相应核准人核准后方可调阅。

二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见《机要档案管理制度》）。

三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。

四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。

五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。

七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第九节 档案销毁

一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。

二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》（附表4），经相应核准人核准后方可销毁。

三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。

四、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》（附表5）。

五、档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。

六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。第十节 其他

一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。

二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。

三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

四、本制度附件包括：《机要档案管理制度》。

五、以上表格均由总经办统一编号。

六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案

第五篇：档案管理规定

档案管理规定

一、总则

1、为加强公司档案管理工作，有效地保护和使用档案，特制订本规定。

2、本规定所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3、重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由行政部统一管理。

二、归档范围

1、行政类：行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、会议记录、规章规定、管理流程等；各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等；所有加盖公章的文件复印件；在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、视频、光盘、录音等形式的历史记录。

2、工程类：设计文件、图纸、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料、质量标准、检验方法等。

3、合同类：订货合同、销售合同、工程合同、租赁合同、装修合同、广告合同、财产保险合同、贷款（银行承兑）合同、担保（抵押）合同、合作（加盟）协议、投资协议和其他合同（协议）等

4、财务类：申请单、报账单、票据、文件、原始凭证、计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、统计报表、基础资料等有参考价值的原始资料和电子文档。

5、人事类：员工基础资料、照片、岗位证书、考评、晋升、奖惩记录、员工培训、工作总结、考勤资料、保险资料、住房公积金、人事任命、劳动纠

纷、部门职责、岗位职责、操作规程、员工手册、员工合同等。

6、其他类：供应商档案；各种领货单、入库单、盘点表等单据、登记本及上级领导交代需要归档的资料等。

三、归档时间

1、公司所有原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时之内办理归档手续；

2、未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任。

四、归档份数

1、原件或复印件全部归档，并注明份数、出处。

2、使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。

五、档案的收集

1、由各部门指派专人，每周对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。

2、由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。

3、收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。

六、档案的整理

1、档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。

2、档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。

3、电子备份重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。

七、档案使用与归还

1、档案使用：公司员工需要使用档案时在《档案使用登记薄》上登记，档案管理人员根据该名员工的工作岗位及使用档案的必要性核准使用。

2、档案归还：档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂

改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经档案管理人检查无误后在《档案使用登记薄》登记。（使用人归还的档案发生损坏、丢失的，或归还时内容发生变更的由使用人承担全部责任）。

八、档案保管与检查

1、公司各类应归档文件应按要求分类归档管理，任何部门和个人不得私自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

2、公司行政办公室在每年12月对公司档案进行一次检查。检查发现档案损毁或丢失的，由档案管理人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

九、档案的销毁

1、对需要进行销毁处理的档案，由档案管理人填写《档案销毁清册》，包括：本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告，经相关部门负责人或总经理审核签字同意后，方可销毁。

十、其他说明

1、本规定由行政办公室负责解释。

2、本规定经总经理办公会通过且签字之日起实施，修改时亦同。