事业单位档案管理存在的问题与建议

第一篇：事业单位档案管理存在的问题与建议

提到档案和档案管理工作很多人都觉得并不陌生，但是一些人简单的以为档案管理工作就是把相关的纸质材料放进档案袋中便万事大吉，殊不知档案管理工作其实是一项严肃又细致的工作，有着极其苛刻的规则和程序，只有在档案管理工作中遵循这些规则和程序，才有可能把档案管理这项工作做好。调查显示，虽然我国在逐年加强对档案管理工作的重视程度，但就目前状况而言，由于受到各种因素的影响，事业单位档案管理仍存在着诸多问题。

一、归档材料不重视、不明确

首先，档案整理作为事业单位的一项工作很多情况下不被重视，特别是一些领导干部对这项工作认识不够，认为档案整理工作就是简单的记录和保管，不具有重要意义，只要不丢失、不泄密，上级检查能混过关就行了，因此导致档案管理工作在事业单位变得异常消极和被动，难以高质量的服务事业单位建设。

其次，事业单位每年会产生大量的文件材料或涉及到工作人员或涉及到单位本身，但并非所有的这些材料都要归档，试想一下，若所有的文件都一丝不落的整理归档，这必将是一项巨大的工程，其中一些无关紧要的材料，就是在浪费人力物力。很多单位尤其在档案管理的鉴定工作流程中材料归档范围把握不准确的问题尤为突出。

二、档案管理工作人员不具备档案管理能力，甚至存在人手不足的问题

通常来讲任何一个事业单位都设有独立的档案管理部门，有相应的档案管理人员，但部分单位的档案管理人员不具备专业水准，缺乏后期培训，对于工作的内容处于一种模糊的状态，并不能完全胜任档案管理工作；甚至有的事业单位只安排一名工作人员来做这项工作，这就使得材料虽然放入档案盒中但无法得到及时的整理归档，可想而知，工作的效果会大打折扣，更不要说对事业单位的整体发展做出贡献了。

三、档案材料制作不符合规定

为了档案保存和阅览的方便，我国对档案中材料的分类、排放次序甚至修整和装订都做出了较为明确的规定，但是，很多事业单位不按照规定来制作档案材料，一方面导致材料本身不美观且受到了不同程度的毁损，另一方面，对工作中查阅材料造成不便。

四、档案存放地太过随意

为了加强对档案的保护，档案应存放在防火、防潮、防盗、防虫蛀的地方，一些事业单位将档案室设在阴暗潮湿的一楼仓库，无防盗窗、无铁门，显然不利于档案的保管，还有一些单位缺乏硬件设备，档案随意堆积，从而造成材料的毁损和灭失。

五、档案的保密性不够重视

我国档案法明确规定，任何人禁止伪造或涂改自己档案中的信息，档案必须做到保密。现实情况却不容乐观，很多事业单位的工作人员可以随意翻看自己档案甚至进行涂改，档案管理工作人员却不予以阻止，毫无保密性可言。

针对以上档案管理中出现的问题，事业单位应当积极找到相应的解决方法并付诸到实际行动中来，作为事业单位档案管理人员，本人建议从以下几点着手：

六、加大对档案管理工作的重视程度

档案管理工作关系到事业单位的每一个工作人员，需要得到大家的重视和配合。特别是单位的领导更应该以身作则，遇到档案管理人员不专业或者不足的情形时，要及时配备；档案管理制度不完善时，要尽快做出调整。

七、加强对管理人员专业性的培养

任何工作都不是一成不变的，档案的整理工作在不断地做着调整，档案的分类，修整，装订格式都会相应做出变化，因此档案管理工作人员需要定期培训以适应工作中的变化。

八、档案材料整理规范化

为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整，主要包括对破损文件进行修裱，对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。

九、配置适宜保存档案的专门库房和必要的设施

档案质量的好坏直接依赖于它的保存设施，为了使档案处于一种安全合适的储存环境，就需要做好档案的基础设施建设，建立专门的档案库，使用标准的档案盒，做到防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫。为了使一些电子信息和数据能够完整的保存，还应当配备计算机和相应的技术管理人员。

十、强化档案的保密性

档案管理工作人员在此项工作上应当持严肃认真的态度，做到尽职尽责，杜绝出现随意翻看、涂改档案的情形，对非档案管理工作人员，应当向其做好档案保密的宣传工作，每个人都能做到自觉遵守要求。

结 语

总之，事业单位档案管理是一项非常重要的工作，必须引起相关领导和人员的重视，对于工作中遇到的问题，要及时想办法解决，对于工作中出现的错误也要及时纠正，在配备基本硬件设施的同时努力完善适合本单位的科学的档案管理制度。

第二篇：事业单位档案管理存在的问题

【摘要】档案是一种非常重要的具有较权威信息的资源。档案管理的好坏关系到一个单位的工作能否正常运行。事业单位生产以及经营的有效数据和资料就是来自完善的档案管理。在人员调动和职务安排过程中都需要涉及档案的管理。但是随着各种改革的不断深入，事业单位的档案管理存在的问题越来越明显。本研究就我国事业单位档案管理中存在的问题进行了分析，并就相关问题提出了建议，期望能为事业单位相关档案管理部门提供参考。

【关键词】事业单位；档案管理；问题

一、前言

作为非盈利目的的事业单位，是利用国家资产为社会进行相关服务的组织。事业单位工作中档案管理占较大比例。只有将各项相关的档案工作做好，才能最大限度的发挥事业单位应有的功能，才能让事业单位在工作上有条有序地开展，才能提高工作效率。但现如今，事业单位档案管理工作问题层出不穷，所以重视档案管理工作十分必要。

二、事业单位档案管理中存在问题

（一）档案管理过程中造假问题严重

事业单位中人事档案管理造假问题最为突出。而造假的主要原因是由于一些利益问题，当事人为了具有某一项资格而进行各种手段的造假，比如将年龄进行改动，擅自更改自己的履历等。其次档案管理人员缺少责任心，使得许多档案丢失后重填。由于档案管理人员没有仔细整理档案，造成部分档案丢失，但是为了使档案在检查过程中数目完整，就会出现相关的单位将丢失的档案重新填写的现象，重新填写会使部分档案本应该具有的内容被改写或漏写，从而档案内容不具有真实性。有些学校以及单位为了自身利益，故意改写相关档案内容使其失去真实性。在调查中发现有的办学机构为自己收益好，在没有经过相关内容考核的情况下高价出售学历以及学位证书，影响人事档案内容真实有效性。

（二）档案管理不够信息现代化

信息现代化是将档案资料与现代化互联网相结合，最大限度发挥其潜在信息价值。由于对档案管理工作的重视程度不高，使得档案信息现代化水平较低。多数事业单位的档案室是之前用过的小办公室，而且装档案的箱子多为简单的铁皮箱，由于缺少除潮装置，档案容易受潮，字迹容易模糊。其次，对易燃物的防火意识不强，档案室缺少相关的防火装置及灭火器，如果发生火灾，所存放档案将不复存在。传统的档案管理观念认为是简单的存档和调动，但是这种观念严重降低了档案的有效利用率。在实际档案管理工作中，收集相关资料，并对相关资料进行整理和保管，同时对相关资料的真实性进行鉴定，其主要目的是为了更好地利用档案。实际情况中档案的服务意识淡薄，档案工作一直停留在人工手动管理的层面。事业单位档案的管理过程中缺少相关电子设备，没有建立相关互联网档案库，所以一旦纸质版档案丢失，将会使得整个相关资料遗失，从而影响到相关工作的开展。档案管理不够信息现代化使得人工查找档案费时费力，大大降低了工作效率。

（三）档案管理人员相关素质较差

档案管理工作并不是将纸质资料装袋后放置于相应的位置，档案工作有相当学问的，需要有关工作人员具备相应的综合素质，其中较强的工作责任感是档案管理员应该具有的最基本的素质，职业道德也是一个合格的管理员必须具备的素质。事业单位档案管理人员不能与时俱进，在一定程度上不能适应新时期档案管理工作的要求。许多事业单位档案管理员的录用没有专业限制，并且事业单位相关领导没有重视档案管理需要专业人员来做，有的事业单位还会让年龄较大且已经退休的职工进行档案管理工作，因此事业单位的档案管理人员的素质较低，专业性不强，从而在一定程度上严重影响档案的有效利用和合理管理。

三、对事业单位档案管理的建议

（一）加大打假力度

对于档案管理中人事档案造假问题突出的情况，事业单位要依据相应的造假手段，采取相应的应对策略。做好和事业单位档案管理有关的法律法规的宣传，通过宣传提高相关人员的法制观念是减轻档案管理中造假的有效途径。要让当事人意识到人事档案造假给自己带来的后果，为了某些利益使用不当手段造假需要负相关法律责任。《档案法》规定，对人事档案进行造假的行为，相关行政部门可采取各种处罚措施，对于情节十分严重且构成犯罪时要将当事人移送司法机关进行处理。对档案管理的相关领导及员工擅自伪造或涂改档案的行为要进行严肃处理，坚决抵制靠关系、靠金钱来弄虚作假进行档案伪造。

（二）积极建立信息现代化档案管理

现如今已经进入信息化高速发展阶段，互联网的发展改变了人们传统的办公方式。互联网具有高效率，高储存量，低成本以及查询与管理方便等特点。面对相关事业单位信息化建设力度不足的情况下，应当将互联网办公结合到档案管理中，建立健全相关档案管理设备，大力发展相关系统的开发或引进先进的档案管理软件。信息化档案管理在一定程度上提高了档案的有效利用率，同时提高了相关人员的办公效率，同时信息化管理不需要实体空间，可以节约纸质档案的制作成本。所以信息化档案管理是节能减排型办公，值得大力推广。

（三）加强档案管理人员综合素质的提升

档案管理不是简单地工作，要对档案管理的工作人员进行培训，随着信息现代化的进程，档案管理工作对相关管理人员提出了新技能的要求。所以要对档案管理人员进行相关知识技能的培训，同时对其掌握情况进行考核，做到择优录用的原则。优秀而又专业的档案管理人员能提升事业单位的办公综合效率，能让事业单位更好为社会服务。

四、结语

事业单位不同于其他单位，事业单位的档案管理更应有更严格的管理规定。目前事业单位档案管理问题突出。在经济快速发展，信息化水平较高的现代社会，加强事业单位档案管理，从突出问题入手，提高档案管理人员的综合素质，同时应用先进的管理手段，才能将档案管理工作做到最好。

第三篇：档案管理工作中存在的问题与建议

电子档案管理工作中存在的问题与建议

近年来,随着信息技术的迅猛发展,成熟的信息及电子技术被迅速应用到档案管理中。在这种情况下,一种新型的档案形式--电子档案应运而生。

电子档案管理是档案管理和时代接轨的产物，是档案管理中的一种新型模式。由于电子档案具有机读性、档案信息存储的高密度性、档案信息的数字化性等特点，不但使档案的存储载体面临重大挑战，而且赋予了档案工作新的特征和内涵。

一、电子档案管理过程中的问题

（一）电子档案自身的安全性问题。

档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子档案通常以磁盘、光盘为载体,这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低于传统纸质档案。传输安全性也就是网络安全性，网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定。

（二）面对电子档案的冲击，纸质档案的处理问题。在多年的管理过程中形成各类纸质档案是最原始、最直接、最真实、最权威的记录和依据，是弥足珍贵的资源。然而电子档案的产生并非是纸质档案的消亡之日。不可能全面抛弃传统档案的运行方式，因此绝对不可忽视传统档案工作的统筹安排，需要尽快实现纸质档案的数字化。使电子档案和纸质档案尽快接轨。

（三）办公自动化与电子档案管理无缝结合。在新的办公模式下，办公自动化慢慢站主导地位，每天处理的公文数量急剧增加，虽然电子文件有逐渐替代纸质文件的趋势，但在现阶段，文件的归档依然应以纸质文件为主。由于设计和开发人员手段不统一，使得电子档案系统和办公自动化系统不能无缝结合，电子文件归档相对滞后，即使归档后文件的准确性也无法保证。

（四）对电子档案管理人员提出了新挑战。

电子档案管理工作人员知识结构单一的矛盾。文档一体化的推行，使电子文件的管理超出单纯的学科范围。使档案工作成为一门集计算机科学与档案学于一体的综合性的学科。电子档案管理人员除了要掌握档案管理专业知识，还要不断提高现代化管理技能，同时还要掌握其他相关学科的知识，这样才能适应档案工作现代化需要，才能从根本上保证在电子时代人类活动的真实记录得以长期保存。目前档案管理人员的素质普遍较低，知识面较窄，特别是对网络安全、计算机技术、数据库技术、等相关知识几乎一片空白，面对新的需要显得难以适应、无所适从，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用。

二、电子档案管理过程中的建议

（一）加强电子档案的保管。

电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响，电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备。使用一次性写入光盘较好，比磁盘、磁带、硬盘等有更好的稳定性，又只有只读性。保持良好的温度和湿度,并能满足避光、防尘、防虫、以及防机械磨损和强烈震动等条件。

（二）做好电子档案数据备份恢复工作。

备份技术是一种安全策略，是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段。备份对象主要为文书、照片音频、视频等电子档案和传统档案数字化后的文件，最好实行双备份制，一份封存，一份提供借阅。针对网络的不安全性，要建立数据备份和恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复。

（三）要加强网络的安全管理。

通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权限。安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。积极采用密匙管理、数字式签名等先进技术手段,保证电子档案管理网络的正常运行。同部门、不同人员的查阅权限,并对所利用的电子档案进行全程监控并自动记录,防止电子档案被篡改而造成不可挽回的损失。

（四）对文件进行安全监控。在一般电脑系统中，文件内容若有任何改变，电脑并不会加以记录，因此更改文件的动作会不留痕迹，这使得事件发生后，追查毫无线索。因此有不要让电脑详细记录在存取电子文件时候留下的所有异动记录。

（五）处理好档案管理的投入问题。

电子档案的应运而生是现代化的标准，然后现代化的办公就要求有现代化的设备，档案工作要适应新的形式、满足计算机网络办公条件下的信息接受、处理、存储和利用，就必须又相应的现代化的设备投入。与传统档案管理相比，现代环境下的档案工作的自觉投入超出以前一倍以上甚至几倍。

（六）采取“双轨制”归档法。

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。

（七）尽快完成对纸质档案的数字化。

纸质档案电子化可以改善档案管理工作，才能尽快适应信息时代的要求。因此需要尽快将现有纸质档案通过扫描实现原文件数字化，建立文件目录和扫描后的电子文档一一对应关系。

（八）做好对办公自动化系统和电子档案无缝集成的开发工作。

使电子文件能及时归档，增强文件利用的时效性。要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。

（九）提高档案工作人员综合素质和创新能力。随着档案信息进程推进和现代档案事业的发展，对档案工作人员的要求也越来越高，电子档案在操作过程中存在很大随意性，难免出现一些失误，所以要树立档案工作者的风险意识，提高政治素质、职业道德水平，强化保密意识、加强对密码、口令、机房安全管理及应用软件、数据库管理的维护工作，系统掌握现代管理知识和档案专业知识，努力优化知识结构，以适应信息时代档案工作的需要。同时电子档案管理作为档案事业发展进程中的新生事物，注定了它的发展要“摸着石头过河”。因此只有档案工作人员勇于探索、敢于创新，才能探索出一条新时期电子档案管理工作发展的新路子，取得新的成果。

总之，电子档案的出现，给传统档案工作带来了诸多的挑战，档案工作要适应未来的工作环境迎接新技术革命的挑战，必须从现在开始加强对电子档案管理问题的研究和创新，并尽快掌握现代化管理的有关知识和技术，以适应未来对档案事业的发展要求。

第四篇：新形势下事业单位档案管理存在的问题及对策建议思考

新形势下事业单位档案管理存在的问题

及对策建议思考

随着社会的进步，诸如经济和科学技术的各种发展。在这种情况下，公共机构的发展也有更高的要求，需要进行改革以面对特定的工作管理。在新的情况下，文件管理是重要的任务之一。当前，我国事业单位档案管理工作还处于起步阶段，各种档案管理服务还没有赶上时代的发展，因此，应进行相关工作，以适应事业单位档案管理工作。我们需要改革和创新，要与时俱进。

事业单位的文件管理是事业单位管理系统中的重要系统，它包括事业单位的发展过程和相关功能的演进，是最可靠的记录。它对机构是不可见的。信息时代的到来反映了公共机构管理的缺陷。没有管理利益，我们就无法很好地适应时代的发展需求。必须在其管理中，尤其是在文件管理中，进行必要的改革和创新。只有这样，机构单位才能在未来发展。

一、存在的问题

（一）事业单位档案管理工作属于被动状态

长期以来，公共机构的文件管理一直处于从文件收集，排序和归档到被动管理的状态。这种情况使工作人员始终不知道特别是数据收集的重要性。在相关的文件管理机制不完整的情况下，许多有价值的信息将无法正确处理和存储。对数据收集工作的跟踪不足会导致直接分发已归档的文件数据，这不能为文件管理工作提供足够的好处。

（二）档案管理技术不足

由于信息时代的影响，许多公共机构都引入了电子文件管理模式，但是这种电子文件管理模式的使用率并不高，在许多情况下，传统的文件管理方法仍然存在。这是因为管理员不接受电子文件管理的新事物并且没有接受专门的培训，并且似乎推迟了实际使用，并且无法展示电子文件管理的优点。管理技术水平仍然较低。

（三）档案管理缺乏专门的负责人

公共机构中的文件管理是一项分散的任务，并且由于没有专门的部门或负责人，因此通常是另一部门的兼职工作，这是兼职情况，对管理文件系统没有用处。主要原因是一方面缺乏员工专业知识，另一方面缺乏专业的文件管理技能，这直接导致效率低下的文件管理任务，从而影响整体文件管理的质量。

（四）对档案管理工作的认识不足

实际上，科学的档案管理可以大大提高公共机构的发展速度和工作效率，但是由于其固有的知识，公共机构长期以来一直能够将其所有工作集中在业务服务上。它是他们没有从事相关工作所需的知识，也不了解文件管理的重要性。基于对文件管理工作的理解，大多数公共机构的工作人员都认为文件管理不能给部门带来直接的好处。因此，这种独特的概念和误解导致了公共部门在文件管理方面的人力和物力，而投资不足使文件管理效率低下。而且，文件管理工作非常繁琐和繁琐，并且在几乎没有监督和执行的情况下，文件管理器实际上并没有按照文件管理的相关规则来收集和组织文件，保存和使用文件。人员、财产、材料等缺乏可靠的保护，这限制了档案管理的发展。

（五）管理人员的专业素质不高

文件管理是一项专业而系统的管理任务，需要具备文件管理方面的专业知识，但基本素質是谨慎，清醒和耐心的。但是，许多公共机构中的档案管理员推迟了工作，或者是因为他们基本上有多个工作，或者是因为他们的薪水很低，在这种情况下，档案管理员有些人手不足。有些文件管理器仅基于自己的经验和其他人教的基本工作方法，而没有专门的文件管理知识，文件管理要求，特定文件的文件范围，而且不了解文件管理的基本操作过程。

（六）档案管理手段不科学

在信息技术不断发展下，基于计算机信息技术的文件管理系统开始在公共机构中得到广泛使用。但是，在加速使用计算机信息技术的同时，各种公共机构不允许同步发展电子文件管理来容纳电子文件管理专业人员，计算机，软件和文件管理任务。硬件设备不足，无法运行。该系统缺乏实际文件管理的科学性质，因为作业的文件管理器不知道如何应用它，并且许多高级系统没有得到充分有效的使用。

二、改革内容

公共机构的档案管理必须遵循某些系统建设原则。换句话说，您需要明确职责，增强灵活和标准化的结构，并专注于动态和静态的结合。事业单位档案管理信息化改革的内容主要有以下几个方面。

（一）数字化档案管理模式的建设

当前，典型的数字技术包括数字加密技术，数据库技术，扫描技术和身份认证技术，通过数字技术将文件信息数据转换为数字文件信息可以有效地更新信息数据。作为公共机构的重要无形资产，档案数字化建设可以有效地创造条件，实现单位的社会效益。

（二）体系化档案管理模式的建设

公共部门中档案管理的信息化是一个系统的过程，这与传统的档案管理模型不同，传统的档案管理模型包括档案和文档集成，部门集成和集成以及内部流程集成。基于数据集成技术，数据库机制，数据融合技术等，我们有效地增强了信息数据的多功能性和兼容性。

（三）互动化档案管理模式的建设

在传统的档案管理中，每个档案信息仅对应一条信息，并且缺乏交互性。该机构的档案管理信息管理系统增强了信息的交互性，对提高服务质量和优化系统具有积极的作用。

三、改革创新的措施

在新情况下，公共部门档案管理实践的弊端日益明显，这些缺陷严重影响了公共部门档案管理实践的发展以及公共部门机构的长期发展。它也会产生影响，因此我们需要在新情况下处理公共机构文件。根据行政工作的要求，进行相应的改革，运用新技术，新观念，完善事业单位档案管理制度，使事业单位档案管理真正发挥作用。

（一）提高对档案管理的重视程度

档案业务是机构开展各项业务的重要基础。为了使机构能够实现长期运作，有可能显着提高整体运作效率并有效提高档案管理水平尤其重要。代理商必须完全了解该文件是单位工作和员工活动的基本记录。此文件可用于有效跟踪和监视单位负责人，员工以及各种工作流程，以进行后续工作评估，决策和补救。实施提供了重要依据。该机构加强对档案管理人员的教育，定期进行业务知识培训，根据档案管理人员和档案管理人员的身份，汲取和吸收其他机构高级档案管理工作的经验。我们需要不断增强我们的责任感和使命。深入分析档案管理工作的新形势，逐步完善自己的工作，引导档案管理工作向规范化和科学化方向发展。

（二）利用信息管理手段来扩大档案服务内容

信息时代的到来为公共机构的管理带来了许多便利，而档案管理就是其中之一。机构必须顺应时代发展的要求，充分利用信息管理方法，对档案管理进行改革创新。基于信息的档案管理需要由信息技术管理的完整的基于信息的管理。这可以通过几种方式来完成。用于文件管理任务的服务模式，为每个实施链接制定详细的计划，在总体方向上制定实施计划，并确保根据计划执行文件管理服务任务。设立专门网站该网站旨在使公共机构的文件管理能够为人们提供方便快捷的服务。确切地说，公共机构通过本网站向公众提供相关服务。特别是，查询相关档案和材料更加方便快捷，通过有效提高公共机构档案管理工作效率，我们提供了支持社会发展的服务。建立电子文件管理系统，以数字方式收集和整理文件。这不仅可以及时收集和组织信息，还可以使文件存档更及时地运行，从而提供适当的文件数据存储和共享。

（三）重视档案管理人才的培养

代理商应注意档案管理。可以说，档案管理是机构发展的最基本部分。应注意档案管理的水平，因为它会影响整个机构的工作效率和工作质量。代理商只有充分了解文件管理对各种任务的影响，才能更好地管理文件管理。这里设置了专门的文件管理部门，以组织和存档整个机构内生成的所有数据。公共授权文件管理任务必须由专业人员执行。也就是说，您必须退出其他部门人员的兼职文件管理模式。准确地说，该机构应注意档案管理员的相关培训，因为档案管理员的专业素质和工作能力直接影响档案管理的效率和质量。机构在选择档案管理人员时要注意工作态度，有意识地引导他们规范档案管理工作流程和制度，建立与档案管理制度相对应的岗位管理制度，确保在科学指导下完成所有档案管理工作。该机构将为档案馆工作人员提供尽可能多的专业培训机会，实际上将提高专业水平，并使用各种信息技术使该机构的档案馆管理更加规范和科学。肯定是有效地促进了在公共机构中使用文件管理服务的过程。

（四）完善档案管理方法

公共事业单位档案管理改革的目的不仅在于实施，还在于改变管理方式，特别是各部门的领导和管理者要起领导作用，遵守严格的规章制度，实行档案管理。应该加强。管理员管理严格地处理文件管理任务。在档案管理部门，员工具有服务意识和创新意识，积极执行档案管理，为需要档案服务的人员提供热情周到的服务，并结合了最新的信息技术来进行档案管理。管理需要有效完成。文件的信息化是一项长期的工作。信息化应该集成到日常文件管理中。相关工作人员需要具有计算机的基本知识和文件管理知识，以便他们可以更好地利用各种信息。用于管理文件的先进技术。

（五）提高档案信息利用率

公共机构档案管理工作的顺利开展离不开各种制度的完善和支持。每个系统的实现都是基于科学发展观的。需要传统的档案管理模型来提高档案信息的利用率。做出改變并创新。完善的文件管理机制是提高文件信息的利用率，帮助文件管理适应公共部门的长期发展，并确保所有公共部门信息的完整性。改善文件管理系统并非一朝一夕的事。要根据时代的发展特点和事业单位的发展，将改革与完善结合起来。这可以有效地提高员工的热情，并帮助员工了解文件管理是他们自己的利益。与确保文件管理平稳运行紧密相关。公共机构文件管理工作中最重要的不可忽略的部分是，所有链接都应被完全忽略，这不仅是为了保护文件存储，而且是为了保护文件服务。文件管理安全性不包含所有方面。将采取相关步骤为社会提供档案资源服务。

四、结语

综上所述，时代的飞速发展影响了事业单位档案管理模式，改变了传统管理模式的弊端。创新管理机构的档案管理模式，结合新的管理技术，在新的形势下需要从管理员的角度进行改变。进行了公共机构文件管理的创新工作，强调了重要性，有效地提高了文件管理的效率。

第五篇：现阶段事业单位档案管理存在的问题及对策建议思考

现阶段事业单位档案管理存在的问题

及对策建议思考

经济和社会发展都有对应的记录资料，即我们常言的“档案”，其不管是对机关单位、企业单位都是一种不可多得的宝贵资源。事业单位在我国社会经济发展中拥有重要作用，其对于档案管理有必要予以重视，需要加强科学规划，使档案得到积极的开发利用，使事业单位在这些档案协助下更加健康发展。如今事业单位改革继续深入，档案管理工作也迎来了挑战，有必要对其进行优化和规范管理，让事业单位充分利用这个特殊的资源。

一、事业单位档案管理概述

事业单位档案管理工作需单位内部各部门展开档案编辑以及归纳，涉及到各部门的工作总结、计划、相关文件、报告文档、人事档案等材料。按照规定，档案管理有既定的程序，并且需在制度监督下操作，为提升档案管理效率和规范化，必须建立完善的管理机制，让各部门在档案管理工作中获得有效的指导、约束以及规范。需要事业单位档案管理明确两个层次

：本单位是一级事业单位，可保存本单位档案资料；本单位为二级事业单位，一些重要档案则需更专业服务部门负责。结合事业单位本身等级来形成档案借阅管理制度，确保事业单位各部门相关工作顺利开展。事业单位档案管理部门要面对不同业务部门的档案，需将档案分门别类进行区分、整理和保管，让具体程序符合规范要求，并定期对不同档案展开整理和检查，要杜绝档案的丢失、损失、篡改。

事业单位作为档案直接形成、管理、存檔的部门，需针对每项工作的材料形成科学记录，使档案信息资源得到扩充。在向各部门提供相应资料信息查询服务，确保高质量完成工作。事业单位加强档案规范管理，有利于促进档案管理合法合规，增加事业单位档案管理严密性和科学性。事业单位要有较高的档案管理意识，使档案管理及时收集各种信息、数据、档案、文件等，确保相关资料得以保存，为其他部门借阅、查阅档案提供服务。

二、现阶段事业单位档案管理存在的相关问题

（一）缺乏相关工作部门的重视

个别事业单位对档案管理工作存在缺乏重视、不规范操作档案资料等现象，导致发生借阅档案资料后不返还的情况，这是由于管理人员缺乏监督、跟踪意识，没有正视档案的回收、检查工作，导致材料流失、损毁、残缺。这也显示出我国事业单位档案管理当中，不管是专门机构集中管理，还是事业单位自我管理，都缺乏相应的制度规范。

（二）相关借阅查阅程序不完善

有的事业单位和群众间存在档案资料查询业务时，部分单位监管工作不完善，主要涉及机密的文件借阅程序简单，导致这类文件容易被借阅、后续跟踪、丢失或泄密等问题。如果借阅、档案分级管理没有相关制度，或对制度执行得不够彻底，就算是遵循了查阅、借阅制度，但因为分级不科学也一样会导致核心机密泄露。另外，还存在内部借阅时手续繁复，反而导致材料利用率低下。

（三）档案管理模式落后

部分事业单位档案室的硬件水平低，多是采用人工记录以及分档等处理，效率低下且不利于监管。有的事业单位建立了对应管理制度，却在实际操作中管理方法缺乏规范，例如组卷、组织沿革分类、档案保管等不够规范和完善。有的事业单位甚至存在销毁档案时没有按法定程序进行，缺乏鉴定环节，结果导致重要档案损毁。有的事业单位虽然引入计算机、局域网等电子信息管理工具，但缺乏良好的信息系统，导致档案信息化管理水平不足，管理效益仍然较低。

三、加强事业单位档案规范化管理的策略

（一）增强档案管理意识，完善软硬件配置

档案管理意识增强需从顶层设计抓起，然后明确具体的管理制度、要求，在事业单位相关工作得以贯彻，将其和年中、年末考核关联，以此来提升各部门对档案管理的重视程度。特别是技术型事业单位，档案管中因为涉猎部门多，只是通过档案管理制度不能满足要求，还要组织各业务部门档案负责人进行档案管理业务培训，提升他们的档案工作意识及技术水平。同时，端正工作意识，养成正确的档案资料管理习惯，提升相关资料再利用价值。另外，需要档案管理部门联合单位领导，以单位重要会议方式传达管理意识，并结合正反面案例进行教育，指出不符合规定行为予以批评，对合理合法行为给予肯定，引导各部门形成规划化、信息化操作，提升管理水平。完善档案管理的软硬件设施，建立相应的制度，更要从事业单位档案管理体制入手，这样才能确保软硬件设施真正地可以植入到具体工作开展中。为确保每个科室、部门能够按规操作，顺利完成组卷、整理、编目等的程序，需要结合档案管理需求，明确系统的档案质量标准，配置好计算机、扫描仪、打印机等设施，完成软硬件配置，同时满足档案管理“八防”设备、库房等需求。现如今信息化管理成为各行各业的数据管理基本选择，利用信息化技术和大数据对档案资源予以处理，促进档案管理更加系统、科学、便捷。

（二）调整管控方式，确保管理者权责到位

改变过去的管理控制方式，首先要对管理者或整个档案管理部门建立科学制度，权责得到约束，避免管理漏洞。例如在水利、水文科技档案管理中，需各业务部门拥有档案利用思想，在推进项目开展时，围绕档案形成积极的采集、整理工作，定期对资料进行验收和归档。同时，将资料按照规定进行质量分级、区分档案时间及套数等操作以后予以交付，从始至终都符合相关标准。管理者权责到位，需要明确其岗位胜任能力，确保其拥有相应技术水准，正确处理档案。为做到权责明确，建议将档案管理流程确定下来，每个环节有专人负责，让上下环节相扣同时做到彼此监督，实现良好沟通。根据《档案管理办法》《档案法》相关规定，对档案管理工作岗位进行职能梳理，建立对应的考评标准及考评制度。另外，档案管理工作管理者要有对应理念，要不断学习相关知识提升技能，如信息技术、互联网技术、档案管理理论等，不断总结工作经验，提升个人业务素质，确保档案管理工作保持先进性和规范性。为加强履职能力，人事部门需对此形成具体考评机制，在考评指标、标准方面增加档案管理的工作要求，督促管理者积极提升业务素质，促使档案管理部门加强彼此磨合，互相合作，从而提高部门运作效率。

（三）丰富档案管理模式，强化信息技术应用成效

目前，档案登记方式有数十种，为了提升登记效率，需要选择登记便捷、有效的方式，确保信息动态更新，使有价值的档案能够被积极关注和利用。在过程中能积极地发现问题，然后征集相关部门建议，将信息技术融入到信息分类处理、归档、保存当中。将信息技术融入到实际工作，目的为了让各环节工作清晰、有效，同时使各部门档案工作能够彼此呼应。在进入信息技术之时，需要充分结合事业单位档案管理规定，具体构建科学合理网络链接，使录入、分级、管理、利用等有条不紊，提高管理效果效率。特殊的档案需要以年代、专业、单位机构、领域作为维度进行有效编号处理。智慧档案馆技术的融入，提高了事业单位档案管理效率，提高了档案利用价值，使档案管理中容易存在的死角、盲区得以规避，降低了档案管理员工作量。通过其作用提升了借阅环节的登记、监控水平，可以精准锁定档案所在部门或者哪一个主体手中，可以及时缴回，减少了档案丢失、损毁几率。

（四）加快推进档案管理信息化建设

实现事业单位档案管理信息化建设，需要档案管理者拥有相应的意识，而且可以形成对应的技术，使信息化管理软硬件融入工作中，并形成良好的维护，确保档案得到安全保护，该加密加密，该备份备份。以水利单位为例，通过举办水利工程档案展览、讲座以及教育培训等，有效提升相应管理人员的信息化管理意识。比如在某市进行水利档案管理，为了使档案被保存和科学合理利用，开展信息化档案管理培训工作，科学规范对图像、文字、工程图等进行分类管理。另外，需要对档案管理工作形成专门部门架构，使档案管理信息化建设得以推进，也提升工作人员的积极性。建立完善档案审批、评估、查阅、保密等程序，在完整架构下开展具体的档案管理工作，促使各部门形成良好的檔案管理体系，增强档案的规范管理。

四、结语

总的来说，事业单位发展水平和档案规范化管理程度有一定关联，故此对档案进行科学化管理是有必要的。实现其规范化管理需要档案管理部门以及具体的负责人拥有足够的档案管理意识，能够掌握具体管理技术，拥有严谨的工作作风，讲究制度按照制度执行，避免档案管理的混乱。其中需要建立借阅制度和流程，建立档案分级管理模式，此外，正确保护和利用档案，更需要积极地实现信息化管理，确保管理的高效化。