采购作业流程

第一篇：采购作业流程

采购作业指导书

本作业指导书只适用于五金采购部的采购作业操作，采购员必须遵循此指导书进行规范操作，以获取最佳工作效率。

一、供应商的开发、选择

1、采购员应将自己负责的采购业务详细分类，对每一类型的采购业务开发相应的供应商，每一类型的采购业务必须有两家以上成熟的合格供应商，特殊产品或采购量极小的产品可以只有一家合格的供应商，但必须有后备目标供应商；

2、采购员要不断拓宽开发供应商的渠道，可网上搜索、同行介绍、其它部门推荐等方式搜集供应商信息，需要收集的供应商信息资料包括工人数量、场地情况、机器设备检验设备等装备情况、生产能力评估、曾经和现在的主力产品、给哪些公司供货、合作意愿等等，把这些信息记录在案，表格参照附件1《候选供应商信息及评定表》，对比筛选后确定候选供应商；

3、候选供应商经五金采购部经理--五金/卫浴设计开发部经理--生产副总审批签署后，进入可用供应商名录，必要时可先为其开通系统代码；

4、可用供应商经过试制样品--小批量供货--大量供货均合格后，可评为合格供应商，填写合格供应商评定表，附件2《供方评价和选择表》，评为合格供应商的客户，能按正常程序获得订单；

二、供应商管理

1、与合格供应商签订框架协议，协议一般为一年一签。每批订货下达固定格式的订货单，订货单要标注框架协议号。附件3《框架合同》；

2、到货管理：

2.1供应商必须在规定的交货期内送货到达我方指定仓库，延期交货又没有可接受的理由的，按框架协议规定，每批扣除货款的3%。因此，必须引导供应商重视及时交货，预期不能按时交货的，需要填写《延期交货通知单》附件4，延期交货通知单必须在交货期前三天传真到我方才能视为有效，延期交货理由被我方接受后，可按新确定的交货期交货，并可免予扣款；

2.2建立采购计划完成台帐，参照附件5《采购台帐》，每月统计供应商的及时到货率，以此作为对供应商评级的依据；

3、质量管理：

3.1到货后由检验部门对货物进行检验，并出具合格或不合格检验书。如到货被判定为不合格，有退货、让步接收、全检、生产拣用等后续处理方式，由采购员提出并连同检验部门、设计部门、生产部门评审确定一种处理方式，报生产副总审批后执行；

3.2检验部门和生产部门每个月都会出具相关的数据汇总表，显示每个供应商的到货合格率情况，以此作为对供应商的评级依据；

3.3采购员接到不合格检验单后，必须与检验部门和设计部门沟通不合格原因及改进措施，填写质量整改通知书，传真给供应商以便供应商马上进行整改，从而快速提升质量。附件6《质量整改通知书》

4、供应商评级：

4.1根据每个月的及时到货率、检验部门出具的到货合格率及生产部门出具的使用合格率数据，对供应商分别评定为ABC三个等级，A级得分90分或以上，B级得分80分或以上，C级为不足80分的供应商，供应商等级每个季度评定一次；

4.2评分比重：及时到货率40%，检验部门到货合格率40%，生产部门使用合格率20%；附件7《供应商等级评定表》；

4.3订单分派原则：A级供应商占60%以上，B级供应商占30%，C级供应商占10%，以上派单比例必须建立在报价大致相同的情况下；

三、采购业务的操作流程

1、接收采购计划单：采购计划单的来源有计划中心、生产部门、设计部门

2、询价：向供应商下达书面的询价单，要求供应商书面回复单价及交货期，必须在两个工作日内完成，并向计划下达部门反馈交货期情况，以便计划下达部门调整及确定最后交货期，调整交期可在原来的采购计划单上直接修改，由下计划的相关人员签字确认；询价单表格请参照附件8《询价单》，供应商回传的询价单必须交采购部经理签字确认，并归档留存；（注意：新开发产品的询价单，需经设计开发部经理和采购经理签字确认后才能生效）

3、下订单：根据各供应商的报价及供应商的等级，再结合采购计划数量分派订单，制作成采购订货单，如本次订货价格比上次订货价格有变动，需填写价格变动评审表，订货单样式请参照附件9《订货单》，价格变动评审表样式请参照附件10《产品采购价格（或变更）评审表》，订货单经采购经理签字后传真给供应商，供应商必须在24小时内确认并签字回传。供应商确认回传的订货单交文员输入进销存系统，系统生成订货单号码，订货单号码必须以书面形式传真给供应商；

4、交货：供应商必须在交货期内按时按质把货交到我司指定的仓库，否则会影响供应商的评分及等级，同时也会受到相应的罚款处理。采购员有责任提前提醒供应商按时交货。供应商发货前，必须填写发货清单传真到我司采购部，发货清单必须填写货物名称、规格、数量、重量、订货单号码等内容，以便我司安排收货准备及仓库入库进仓。附件11《发货清单》；

5、到货：供应商把货送到我司指定仓库，由仓库签收，仓库必须在4小时内报检，并制作手工到货台帐（到货台帐必须每天发送给采购部门、生产部门及检验部门），同时在进销存系统内做暂收处理，待检验部门检验合格后再在进销存系统作正式的进仓处理；如检验不合格，通知采购部做退货/让步接收/全检/生产拣用等处理，并办理相关流程手续；

6、退货及补货：到货检验不合格造成退货，采购员必须第一时间书面通知供应商马上安排补货，确定补货的到货时间，并通知生产部门补货到货时间以便生产部门调整生产计划；附件12《补发货通知单》；

四、结算

1、按照协议或合同规定的结算期进行对账和结算货款；

2、由采购部主管负责从进销存系统导出结算报表，并打印付款申请单，采购经理签字后交公司财务部办理付款手续；

采购员绩效考核办法

一、生产原材料类（含发外加工类）：

每个月统计一次，统计指标为及时到货率（比重40%），到货合格率（比重30%）及采购价格合理性（比重30%），表格样式参照附件13《采购员绩效考核表》，年终统计平均得分必须≥80分，低于80分者为考核不合格，扣除当年年终奖金20%；

二、备件类

1、采购员每月抽取采购量最大的20种备件到市面上核价，核价单位为非日丰供应商并至少两家，请参照附件14《备件核价表》，采购价与核价价格对比偏差率≤10%为达标，一年不达标月份≤3次可不予处罚，如一年不达标月份＞3次，则每次扣除年终奖金的5%。备件核价表每月10日前上交给部门经理；

2、部门经理或部门主管每月在核价表中的20种备件中随机挑选若干种，到市面上核实采购员的核价内容是否属实，如发现有不实情况，则该月被判定为不达标月份。

三、固定资产类

主要考核是否按合同到货，一年统计按合同到货率必须≥80%，否则扣除年终奖金的10%；

四、月报制度

每月10日前提交上月的月度总结报告，月报以EIC形式发送给部门经理。月报格式参照附件15《采购员月度工作总结报告》。

第二篇：采购作业流程

采购作业流程

1．0 目的

为规范和完善采购作业程序，确保物料的申购、采购得到合理、有效的管控，特制定本作业流程。2．0范围

适合所有物料的采购、采购入库及不合格品退货的过程实施。3．0职责

3．1总经理：负责《采购订单》与《物料请购单》的最终审核审批工作； 3．2制造总监：负责生产物料《采购订单》的审核工作；

3．3采购部：负责物料采购经办、进度跟催及与供方沟通和管理工作；

3．4计划部：负责《物料需求计划》的制作、下发，负责《采购订单》的制作、转发及物料进度的控制。

3．5仓库：负责物料数量的验收、按照指令将不良物料退给供方、对供方的交期、交量进行考核、统计工作。

3．6 工程技术部：所有物料的图纸资料及产品BOM资料与材料定额的及时、准确的提供；对采购过程中新开发物料进行样板确认与评估。3.7各职能部门负责《物料请购单》的申请 4．0 作业程序

4．1 生产物料由物控员以《物料需求计划》方式提出申购，经物控部经理审批；样板物料及工、量具、辅助用料等非生产物料由使用部门以《物料请购单》方式提出申购，经部门经理审批（如需采购物品单价在500元-2000元或《采购订单》总金额在5000元以下的，由经理审核后由中心总监审批。如需采购物品单价在2000元以上或《采购订单》总金额在5000元以上的，由心总监审批后由报总经理批准。）。所有经过审批的申购指令统一交到物控部，采购员负责签收、处理。

4．2 采购员对接到的《物料需求计划》（或《物料请购单》进行审核，并结合采购周期、最小订购量、在途量等资料，进行采购期、量分析，要求在2天内完成。若发现有无达成期、量需求时，采购员与供方进行沟通，如仍无法达成要求的。采购员于30分钟内反馈给物控员处理。如须更改《物料需求计划》的，在征得物控部经理同意后，方可更改《物料需求计划》（物控员须在更改处签字、确认）。若正常，则按《物料需求计划》的要求编制《采购订单》。4．3 采购员根据《物料需求计划》、《供应商资料》等信息选择满足物料要求的供方，并于次日内编制完整、准确的《采购订单》（必要时，附上样板或技术文件资料等）交物控部经理审核、制造中心总监或总经理审批。

4．4 凡采购物品金额在100元以下的直接采购品、小量补采物料不需编制《采购订单》，直接以《物料请购单》或外购方式采购，但必须经物控部经理审批后方可进行采购。4．5 《采购订单》审核、审批规定： 4．5．1 凡采购物品单项价值在500元以下或《采购订单》总金额在1000元以下的，由物控经理审核，即可实施采购，如需采购物品单价在500元-2000元或《采购订单》总金额在5000元以下的，由物控经理审核后由责任采购员报制造中心总监审批。如需采购物品单价在2000元以上或《采购订单》总金额在5000元以上的，由制造中心总监审批后由责任采购员报总经理批准。

4．5．2 审核、审批、批准时间规定：紧急《采购订单》于30分钟内完成，常规《采购订单》于1小时内完成。

4．6 物控经理、制造总监、总经理分别在规定时间内对《采购订单》进行审核、审批、批准。若发现有误，则通知责任采购员进行修改（必要时，按公司相关规定进行处理）；若无误，则返交采购员实施采购作业。

4．7 若审核、审批、批准通过，由相应采购员将《采购订单》下达供方，紧急《采购订单》于30分钟内完成，常规《采购订单》于2小时内完成并要求对方书面回签（紧急《采购订单》要求供方在半个工作日内回签，常规《采购订单》要求1个工作日内回签）。若《采购订单》审核、审批、批准不通过时，采购员在30分钟内回复请购部门负责人。

4．8 采购员将审核、审批、批准通过得《采购订单》相应联在供应商确认后2个工作小时内分发给仓库、财务，并保管好所有《物料需求计划》，《采购订单》及《物料请购单》，以备对帐时提供给财务人员审查。

4．9 责任采购员负责对下达给供方得《采购订单》进行回签跟催。

4．10 采购员将《采购订单》内容登录《采购管制表》，当天将供方确认后得《采购订单》在《采购管制表》予以标识、记录，按时与供方保持联系，要求供方按质、按量、如期交货。4．11 物控部经理定期、不定期对采购员得跟催情况进行检查，并对异常情况按公司有关规定进行处理。

4．12 如因公司内部原因产生《采购订单》内容需作变更时，采购员确认须变更后2个工作小时内与供方协商变更事宜，并书面通知变更，尽量减少本公司损失。若因供方原因产生《采购订单》内容需作变更时，采购员于接到通知后30分钟内通知物控员，并报物控部经理处理，变更涉及到赔偿处理的按《供应商合作协议》执行。

4．13 采购员须要求供方按照我司要求填写规范、完整、准确的《送货单》，若未生产急料送货，采购员须于供方送货到厂前2小时通知仓库做好收货准备工作，若为供方晚上送货，采购员须于供方送货到厂的当天下午下班前通知仓库，以便仓库安排仓管员加班收货。

4．14 供方送货到厂后，由仓库仓管员按《进料作业流程》对来料进行数量点收、品管部进料品管员按《进料检验报告》采购联转交采购员。

4．15 采购员需对仓管员或品管员反馈在收料过程中出现的异常问题进行协调与处理，必要时，与供方沟通、处理。

4．16 检验合格，仓管员填写《材料/半成品进仓单》，按进仓规定办理进仓手续，判定不合格，则启动《进料不合格品处理作业流程》

4．17 仓库将《材料/半成品进仓单》于第二天上午9：00前交物控部，采购员签收《半成品进仓单》供方联，并将供方联传真货供方下次送货时或供方约定的转交日转交给供方做结算凭证。4．18 采购员根据《检验报告》、《材料/半成品进仓单》，将采购结果列入《采购管制表》。若有异常，则及时反馈给物控员，并报物控部经理处理。

4．19 公司财务会计核实《材料/半成品进仓单》内容，在与供方对帐无误后，将采购金额列入应付款项。

4．20 若车间退料，品管员判定为来料不良时，采购员在接到品管员的《检验报告》后于规定时间内处理后续工作，具体依《退料作业流程》规定执行。

4．21 采购员及时跟进因物料拒收而退货处理的后续工作；及时跟进因车间退料、需再退供方以及短缺补采等处理工作；向供方反馈不良信息，并要求供方改善及确认退(换)货、补货交期。5．0 处罚规定

5．1 对未按本流程规定时间内完成作业的，处罚责任人5元/次。

5．2 未办理有效手续进行采购的，处罚采购员50元/单，若因此而给公司造成经济损失的，按《赔偿管理制度》处理，确有特殊先采购后补单的，只限小额、少量物料，且当天必须完成补办手续，违者处罚20元/天，直至完成补办手续为止。

5．3 对不按照流程规定交上级审核、审批、批准的，处罚责任人20元/单。5．4 《采购订单》未及时下达给相关部门的，处罚责任采购员5元/单。

5．5 《采购订单》下达给供方后，未要求供方回签的，处罚责任采购员5元/单。5．6 采购员丢失《材料/半成品进仓单》的，按30元/单处罚。5．7 采购员未按时联络退货的，按5元/单处罚责任采购员。

5．8 采购员未按要求当天完成《采购管制表》登录的，给予5元/单处罚。

5．9 财务对帐时审查《采购订单》或《物料请购单》而采购员不能提供的，处罚采购员5元/单，若该单采购造成呆滞料的，按《赔偿管理制度》处理。

5．10 凡接受供应商礼品、金钱，一经发现，一律开除，并对责任人进行赔偿追溯，严重者送交公安机关处理。6．0 相关表格

6．1 《物料需求计划》 6．2 《物料请购单》 6．3 《采购订单》 6．4 《采购管制单》 6．5 《检验报告》

6．6 《材料/半成品进仓单》

第三篇：采购内勤作业流程

采购内勤作业流程

日常工作。

采购入库单与送货单的审核：注意送货数量及品种和ERP入库单是否一致，送货单的签收是否规范，无货损的情况下要有库管人员的签名，并要注明实收与送货单相符的字样。有货损的情况要注明货损原因及货损的品种和数量，并将有货损的送货单库房签收联传真或电话通知供应商，以便后期对方开票及对账处理。

2将审核无误后的入库单按包装和主料及不同的供应商分类整理，以便后期做发票时可以迅速的找到。

3采购专用发票的录入：在ERP系统中打开供应链中的采购专用发票，点增加，选择供应商，生单，选择入库单，然后选择与发票品种及数量一致的入库单，核对发票的总金额和税金是否和系统一致，如果不一致，要查找原因，看是否是系统单价错误（与采购部交财务审核的报价单是否一致，如系统正确，那就是发票开错，和供应商联系，协商退回重开）如是系统单价错误，要先将此张发票的单价调整正确并按正确的单价将系统维护进去。要确保系统所做的发票总金额和税金与交财务的完全一致。（专用发票要注意税率，一般有17%和3%）4，新供应商资料的收集以及新品以及老品价格的维护：新供应商进入时要收集相关的资质并将名称增加到供应商目录，同时在系统中增加供应商及相关信息（电话，传真，地址，账 户资料），系统价格的维护一 定要有正式审报签字后的调价函，并将调价函按供应商归档。

第四篇：易制毒化学品采购作业流程

易制毒化学品采购流程

1.目的 ：规范易制毒化学品的采购、接收、储存、使用及处置管理,避免引起意外事故发生，确保人员安全。

2.范围 ：适用于公司内使用的所有易制毒化学品。3． 职责 ：

3.1 公司安全管理部门：

3.1.1 负责依据要求对易制毒化学品安全性进行评估及分类，依据化学品 MSDS 确定使用要求及注意事项等。

3.1.2 负责组织易制毒化学品相关知识培训，对员工化学品使用及注意事项等进行专业的指导。

3.1.3 负责对化学品的使用进行检查、监督、盘点。

3.2采购部负责化学品的采购管理，同时依据要求办理相关手续包括易制毒类化学品的购买许可、登记、申报等。

3.4 仓库负责易制毒化学品出入库管理、仓储管理、并且做好领用台账。

3.5 生产部及质量部负责涉及生产使用和理化检验用易制毒化学药品试剂使用及管理。4.程序

依照《易制毒化学品管理条例》、《易制毒化学品购销和运输管理办法》特制定如下流程： 4.1、所供货单位必须具有易制毒化学品生产经营资质，先签订购销合同，并向公安机关申请易制毒化学品购买许可证或购买备案证明。在取得购买证后，方可购买。申请必须标明采购数量、用途等。采购有专人负责。

4.2、购买易制毒化学品时，应向供货方出具购买许可证或者购买备案证明，在购买证的有效期内按购买证上核准的品种、数量进行购买。并同时要求供货方提供产品安全使用说明书。

4.3、《易制毒化学品购买备案证明》一但发现丢失、被盗、被抢后应及时报告当地公安机关。

4.4、禁止使用现金或者实物进行易制毒化学品交易。不得将购买许可证或者购买备案证明转借他人使用，不得为他人代购易制毒化学品。

4.5、易制毒化学品运抵单位后，及时同仓库保管员和安全管理人员一起，核对品种、数量，确认无误后，办理入库手续。

4．6、安全管理部门应当定期组织有关人员进行易制毒化学品相关知识培训。4.7、安全管理部门每月应当对易制毒领用、使用情况进行检查并且做好库存盘点，盘点数据有易制毒操作人员进行申报。

4.8、易制毒化学品应实行专人管理、专用库房、双人双锁，仓库应当阴凉、干燥、通风。4.9、要将每批购买的易制毒化学品及时、如实、详细地记入台帐，每张购买证明使用完毕后，应由专人保管，用于备查。

4.10、易制毒化学品应用于合法用途，在任何情况下不用于制造毒品，不挪作他用，不私自转让给其他单位或个人。

易制毒分类见《附表一》

编制人：王志军 审核人：

第五篇：采购作业流程稽核控制卡

采购作业流程稽核控制卡

流程制定部门 序号 1

流程要点 物料请购

采购部

流程负责人

执行人 物控员 相关经理 采购员

采购部经理

稽核要点

生产物料：物控员是否制订《物料需求计划》提出物料申提出物料申请；物控员将《物料需求计划》或《物料请购单》转交采购部、仓库、财务部；采购员接到物料请购要求后是否在1个工作日内完成《物料需求计划》或《物料请购单》的 审核。

《采购订单》采购部 制订

物料采购

采购部

采购员 采购员

采购员是否在物料请购审核后1个工作日内制定准确的《采购订单》，并连同《物料需求计划》/《物料请购单》一起交采购部经理审核、总经理审批。

物料请购审批后，紧急采购订单：采购员是否在30分钟内下达供应商；常规采购订单：是否在2个工作小时内下达供应商，并要求供应商确认、回传；采购员是否在4个工作小时内将供应商确认的《采购订单》信息登入《采购管制表》，并将《采购订单》分发仓库、财务、供应商。

采购跟进

采购部

采购员

采购员是否依据《采购管制表》进行采购物料进度跟催；采购部经理是否定期对采购员的跟催工作进行检查；物控员是否根据《物料需求计划》定期检查采购进度。

来料验收

采购部 仓库 品管部

收料

仓库

采购员 仓管员 来料品管 仓管员

急料：采购员是否在来料到厂前提前1个工作小时通知仓库准备收料；仓管员是否对来料数量进行核对，来料品管员是否对来料进行品质验收。

仓管员是否及时填写《材料入库单》，并收料、登卡、入帐；仓管员是否在收料后第2个工作日上午9点前将《材料入库单》交采购部，PMC部，财务部。

备注：

1． 流程负责人：即流程制订部门负责人，负责流程制订、修订、培训，并对流程的执行情况进行稽核；

2． 处罚规定：“流程稽核人”稽核发现“执行人”未按本流程作业时，依据流程中处罚规定进行处罚，同时处罚“流程负责人”5

元/次；

3． 此卡由稽核中心负责制订、修订，报总经理核准后实施。

流程稽核部门

稽核中心

流程稽核人

1次

信息传递： 流程负责人、流程稽核人将稽核状况记录在《流程执行检查表》中，每周六汇总后交稽核中心总监

稽核专员

执行部门 PMC部 相关部门 采购部

稽核要求

请；非生产物料：相关部门经理是否制订《物料请购单》，稽核频率：每周