医院人事档案管理中存在的问题及解决措施

第一篇：医院人事档案管理中存在的问题及解决措施

医院人事档案管理中存在的问题及解决措施

[摘要]在医院管理工作中，人事档案发挥着非常重要的作用。医院人事档案不仅能够为医院人力资源管理工作提供重要的信息和数据，而且还能够对人才的职业素养和思想品德进行全面的反映，是医院选择和任用人才的重要依据。文中分析了目前医院人事档案管理存在的问题，并进一步对加强医院人事档案管理的重要措施进行了具体的阐述。

[关键词]医院；人事档案管理；问题；措施

在当前医疗体制改革不断深入的新形势下，医院在发展过程中更重视服务质量的提升，而人力资源作为医院服务质量的重要因素，人事档案管理作为人力资源管理的重要内容，只有做好医院人事档案管理工作，才能确保医院人力资源管理水平的提升。但当前我国很大一部分医院人事档案管理水平都不高，而且人事档案管理方法欠缺科学性，这就给当前医院人力资源管理工作带来了一定的制约作用，所以需要进一步对医院人事档案管理机制进行不断完善，从而更好的确保医院人事档案管理水平的提升。

一、目前医院人事档案管理存在的问题

（一）缺乏现代化的档案管理理念

当前我国医院人事档案管理工作还较为落后，很大一部分医院在人事档案管理上还沿有传统的手工管理模式，人工对档案进行收集、整理、归档和保存，纸张还是档案的主要载体，而且在保存过程中还需要较大的场地。但随着医院发展速度的加快，当前医院人事档案数量不断增加，这就导致传统的档案管理模式越来越无法满足当前人事档案发展的需求，档案由于保额不当发生遗失、损坏的机率较高，导致档案的安全和完整性受到了较大的影响。

（二）医院领导对人事档案管理工作重视不够

当前医院在发展过程中，主要侧重于医疗工作的开展，对于人事档案管理工作，医院的领导都缺乏重视，这就导致当前人事档案管理信息化建设进程较慢，档案管理人员工作缺乏积极性，不利于医院人事档案工作的顺利开展。

（三）人事档案管理人员的整体素质不高

医院人事档案管理人员成分较杂，真正经过系统化档案专业知识学习的人员较少，而且人事档案管理人员存在着老龄化的问题，知识结构更新较慢，思想观念落后，人力资源管理知识和计算机等相关适应都较为缺乏，再教育和培训的机会较少，人员的整体素质不高，这就使其不能与当前人力资源档案管理的要求有效的适应。

（四）信息化水平较低

医院近年来加快了信息化建设的进程，但人事档案管理信息化建设发展较为缓慢，没有与之相匹配的信息化管理的设备和人员。而且当前医院信息网络平台也没有全面的建立起来，这就使部分医院在人事档案管理工作还尚用传统的管理模式，这就使其不能通过人事档案全面的了解工作人员的能力和水平，不能准确对医务人员的医疗技术进行评价，从而使人事档案不能在医院人事资源管理工作中发挥其重要的作用。

（五）存在“人档分离”现象

随着医疗卫生事业的快速发展，医院医务人员存在着外流的现象，部分人员不按照正常程序办理离职手续，进行档案的调移，离职具有随间性，这就导致有人无档案或是有档案无人的现象存在，而人档分离也给人事档案管理工作带来了较大的难度，不利于人事档案管理工作的正常开展。

二、加强医院人事档案管理的重要措施

（一）推进医院人事档案管理工作的整体提升

医院的竞争就是人才的竞争，人事档案能够充分反映每一位医务工作者及其他人员的各方面信息，用好这些信息，让信息“活”起来，就可以做到知人善任，人尽其才，从而为医院进一步发挥每一位人才的作用，优化卫生人力资源作出巨大的贡献。这是其他工作所无法替代的，也是医院现代化人事档案管理工作的核心所在。因此，要严格执行《档案法》、《档案法实施办法》，建立健全医院人事档案管理制度，使人事档案管理进一步科学化、规范化、制度化，以全新的理念开展档案的借阅、整理、保管、更新工作。

（二）加强对医院人事档案管理工作的重视

要把人事档案工作纳入重要的工作议事日程，了解与掌握医院各类人才的有效信息，把好人才及时挖掘出来、合理使用起来。根据档案所提供的有价值的信息，坚持全面、历史、辩证地看待每一位员工，注重他们的一贯表现和全部工作。进一步改进考核方法手段，既看发展又看基础，既看显绩又看潜绩，把学历、技术、业务、工作态度、历史业绩、患者评价等指标和实绩作为重要考核内容，不能简单地用职称、职务论英雄。要从各方面发现亮点，深层次地挖掘医院广大员工各自的优势，从而做到“知己知彼，百战不殆”，充分发挥人才的“光”和“热”，有效地推动医院各项工作开展。

（三）全面提高人事档案管理人员的整体素质

要采取多种方式，对现有的人事档案管理人员强化学习培训，尽快提高他们的整体水平。新时代对人事档案管理有着全新的要求。档案管理工作涉及到医院工作的各个方面。因此，要使每一位人事档案管理人员懂得，只有具备人力资源管理、档案、计算机以及医学等方面的综合知识，才能够胜任自己的工作；否则，就会被时代所淘汰。

（四）医院要加大对人事档案管理工作的投入力度

人事档案管理必须与时俱进，必须与医院的现代化建设同步发展。要妥善解决医院人事档案机构建设、人员配置、业务建设以及库房、计算机设备等问题，采用最先进的信息网络手段，发挥计算机功能，尽快建立能够随时反映和提供全院各部门、各岗位、各位员工整体信息的网络平台，为医院领导开展工作、实施医院战略部署提供切实有效的服务。

（五）有效的解决“人档分离”问题

人事档案是对每一名员工自然状况、接受教育情况、工作经历及工作态度等个人多方面信息的重要体现，无论是对于个人还是用人单位来讲都具有非常重要的意义。这就需要医院工作人员需要在离职时有效的覆行好离职手续，做好人事档案的调转工作。同时人事档案管理部门也需要采取切实可行的方法和措施，有效的减少或是避免人档分离现象的发生。

三、结束语

近年来，我国医疗行业取得了较快的发展，医院人事档案作为医院管理工作的重要组成部分，是医院获取人才信息的重要途径，也是进行人才资源开发、选拔和利用的重要依据，所以需要做好医院人事档案管理工作，在工作中不断进行创新。同时医院人事档案管理人员也需要不断的提高自身的专业技能和职业素质，加快自身知识结构的更新，为医院服务质量的提高提供优质的服务。

参考文献

[1]张惠琴，陈春红.新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J].当代医学，2012-06-05.[2]党维玲，杨孝军.新形势下医院人事档案管理探讨[J].中国社区医师（医学专业），2012-05-15.[3]吴文玉.浅谈医院人事档案管理中存在的问题及对策[J].青海师范大学学报（哲学社会科学版），2012-01-15.

第二篇：浅议人事档案管理中存在的问题及建议

浅议人事档案管理中存在的问题及建议

宁夏地质工程勘察院张凤翔

（地址： 宁夏银川市西夏区丽子园北街235号，邮编：750011）

人事档案的作用是知人用人的重要依据，是澄清个人有关问题的最佳信证，是人才开发的重要信息源。进行社会主义现代化建设，人才是关键，各级组织、领导都必须重视开发和利用人才资源，一份人事档案可以提供一个人成长的基础数据和系统全面的信息。随着市场经济的建设，人们以经济为中心的意识增强了，人才的重要性的意识提高了。但由于种种原因，人们利用、重视人才档案的意识逐渐下降、淡漠了，尤其是在人事档案管理中出现了诸多问题，如果这些问题不引起全社会的重视，势必影响我们事业全面健康的发展，本文就人事档案管理中存在的问题及建议，谈些浅见。

一、人事档案管理中存在的问题

1、时代的变迁，利用目的的转移，人事档案利用率下降。在那个偏激的年代里，人事档案可主宰一个人的政治前途。人事档案让人望而生畏。十一届三中全会后，为解决历史上造成的冤假错案，为文革时期的遗留问题平反昭雪，为众多的人和事提供了可靠的依据，在那段时间，人事档案曾引起各级组织、领导的高度重视和关注。随着我国社会主义建设的重点转移到经济建设上，人们关心政治的少了，感觉到那个整人、治人的事不再发生了，人事档案在人们生活中意义不大了，不再关心人事档案。更严重的是在选拔、任用干部、聘用人上，某些领导不看该同志的人事档案，而是凭主观感觉。在人员流动上，有些单位特别是个体、外资企业录用人员只需学历证明、本人填一份个人履历表即可确定是否录用，把人事档案看成是可有可无之物。

2、人事档案材料内容中存在片面、不真实的等问题。政治历史材料多，业绩、专长特点材料少，鉴定考核材料中成绩多是千篇一律赞扬术语，缺点是千人一面的希望之词。为了某一时期的个人需要人事档案中的出生年月、参加工作时间、文化程度及学历记载前后不一，不尊重事实的情况，某些领导干部档案也存在此类现象，流动人员档案中这类情况更为严重。

3、人事档案信息开发利用程度低，未发挥应有作用。现单位人事档案利用工作大多是被动服务，只是等待领导及有关人员来查阅，缺乏主动精神，而且利用材料主要是当团材料、落实政策

1和工资调整方面的，真正用于人才选拔、培养开发及预算等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。

4、人事档案管理落后，管理水平低。目前，不少单位的人事档案由人事劳动部门管理，大多没有专职人员负责人事档案工作，人事档案长期得不到整理，档案室内设备简陋，最常见的是一个人的材料一个袋（盒）子，有材料时往里一装，没有严格鉴定、整理，材料是否真实无人监督，造成档案中“假货”泛滥成灾。根本做不到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求，有的单位组织不相关人员对档案进行整理，有的甚至整理自己或亲属的档案，严重存在零乱无序、档案泄密和丢失部分档案内容的问题。

二、对人事档案管理的建议

1、开展对人事档案正确使用的宣传、引起各级领导的重视，加强党和国家关于人事档案管理的方针政策、管理制度、节约利用等制度的宣传力度，特别是社会主义市场经济条件下和改革开放环境中，人事档案与机构改革、干部人事制度改革密切相关的。不仅人组织部门、人事档案管理人员应掌握和贯彻党和国家有关人事档案管理方针、政策、法规，而且还要使各级领导了解，引起他们的高度重视，并自觉遵守人事档案管理的规章制度。

2、加强对人事档案管理的宏观控制与业务指导，逐步对其实行法制化和规范化管理。目前，各单位人事档案管理体制是完全不同的。因此，管理方式与要求上存在较大差异，人事档案到底归属哪个部门没有统一制度，但是，加强対人事档案管理的宏观控制与业务指导是完全可能的。国家可制订统一的、专门的人事档案政策法规，对人事档案管理执行强制性严格、规范化管理，那样必将使人事档案管理水平与质量有较大提高。

3、改革陈旧的管理方式和管理手段，逐步实现人事档案管理的科学化、现代化。人事档案管理改革面临着人员短缺、资金不足、档案室藏储结构不合理、配套制度跟不上、人们档案意识淡漠等诸多难题。要加速领导观念的转变、配备合格的档案管理人员、增添必备的管理设备、建立适用性较强的计算机人事档案管理数据库，根据单位经济能力逐步升级改造旧管理设备，花力气改变人事档案管理中存在的错误方式和管理水平，充分利用人事档案这一无形资产为我国的社会主义现代化建设服务。

4、在人事档案信息的开发利用上，应从形式上由完全被动变成为部分主动出击服务，从内容上由单一狭窄变为丰富全面。人事档案管理人员对管理人事档案内容应非常熟悉，应主动积极地配合机构改革、干部人事制度改革、人力资源开发，提供有一定超前性、参考性的人事档案信息；同时结合各单位人事档案记载、人员流动政审、干部任免、人才挑选提供全方位的服务，改变过

去那种等人来查、领导来问等被动服务方式，尽可能采取积极主动的方式为领导服务，当好参谋。

5、提高人事档案管理人员素质。每一位档案管理者都应明白，在当今信息社会里，人事档案是一种极其宝贵的信息资源，是一个单位乃至社会的无形资产，档案管理工作是一项具有重大意义的工作。同时档案管理工作又是一种特殊的职业，它有鲜为人知的苦与乐。目前社会上人们的档案意识还很薄弱，不少单位不重视人事档案管理工作。所以，在这种情况下，每一位人事档案管理工作人员更应具有高尚的思想品格，过硬的业务能力，严格的组织原则性，严肃认真地把好关。对需要归档材料要认真严格鉴定、识别真伪，做好这点是决定人事档案质量优劣的关键。档案管理人员也应多渠道多途径地宣传档案知识，并在接待、提供利用档案信息时为领导在选拔、任用人时当好参谋，为人才流动架起桥梁，并在工作中不断充实自己，不断提高自己的政治、业务素质。各级领导也要关心、帮助他们解决生活、工作学习上的困难，为他们创造一个良好的工作氛围。

随着我国经济建设的飞速发展，人才市场、就业洽谈会遍布全国各地，各行业的人员流动越发频繁，人事档案将越来越显示它应有的价值。因而，学习人事档案知识，改变过去不合理的思想和落后的管理方法势在必行、刻不容缓。

第三篇：人事档案管理中存在的问题及对策思考

人事档案管理中存在的问题及对策思考

干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为了更好管理干部档案，为干部工作服好务，今年，我局就我县人事档案管理的现状及存在的问题进行了深入的调研，并就此提出了解决问题的思路及对策。

一、我县人事档案管理的基本现状及沿革

1、我县行政事业单位职工16917人、退休职工7180人，管有干部、职工、退休职工等档案24097卷，分别由20个管档单位管理，多的单位有1万多卷，少的只有几十卷。

2、我县干部档案管理主体的沿革

随着我国各项改革的不断深入，随之进行的人事管理制度和用人制度的改革，也相应给我县干部档案管理工作带来了新的变化，即由原来组织、人事、劳动部门相对集中管理下放到组织、人事、委口管理，到1998年委口管理的档案又下放到各主管局管理。现我县县直机关有组织部，人事、劳动、农业、林业、水务、畜牧、交通、公安、财政、教育、卫生、文体、城建、蚕桑局等20个单位管有人事档案。

二、人事档案管理目前存在的主要问题及原因

近几年来，由于机构编制和用人制度的改革，单位管档人员变动频繁，出现了忽视人事档案管理现象，影响了干部管理工作，从调查中我们发现目前主要存在以下问题：

1、硬件设施解决落实差。对干部档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀、个别单位的档案夹都被虫蛀多处小孔，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

2、材料收集不便，缺损严重。由于乡镇事业单位机构改革，管理体制发生了变化，实行了乡镇政府和主管部门的双重管理，推行人员竞争上岗后，部分人员变动了工作岗位，档案没有及时转递，干部档案材料收集整理归档不及时。有个别单位从97年干部档案下放到主管局管后，一直未按全国统一标准整理，材料多年未归档，造成档案材料不齐不全。在这次调研中，我们在抽查的841份档案中，发现有438人差档案材料，占抽查总数的50%以上。其中：差入党材料的208人，占%；差学历材料的99人，占%；差履历表的38人，占%；差考核表的93人，占11%。在xx年新录用的60名国家公务员中，有55名党员，就有52人档案中没有入党材料，占%。据统计，我县档案材料不齐不全，特别是入党材料、考核、工资变动材料差缺率几乎达40%以上。

3、管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管档人员工作变动频繁，新手占70%，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，造成在接转档案时不密封，借出半月、1月甚至有长达10个月不归还的，个别人钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。

三、我县人事档案管理的对策与思考

1、提高认识，加强领导。干部档案是做好干部工作的基本条件之一，借助干部档案了解干部在各个时期的表现，历史地全面看待干部档案，把干部档案管好、用好是一项很重要的工作，国家在1990年制订了《干部档案工作条例》，中组部发了[1988]5号、[1996]55号、[1998]13号文件，对加强干部档案管理制订了一系列法规政策，体现了对干部档案工作的重视。在这次调研中，通过我们对5个管档单位的了解中得知，只要领导重视的单位，档案就管得好，基本设施完善，有专用档案库房、铁质柜、空调等，领导落实，人员落实，档案装订好。领导不够重视的单位，档案装订管理就差，不谈设施，就连装订工具都没有，材料不齐不全，多年未装。为此，必须提高各级各部门对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导，人事档案管理工作应由各级各部门主要领导亲自负责抓总。

2、将现行人事档案管理权相对集中，推行人事代理制度。中组部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字[1991]3号）第六条规定，“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。”为此，应建立统一的政府所属的人事档案管理中心，以人事档案管理机构的独立性来确保人事档案内容的真实性。

3、加强档案工作的基础建设。按照《干部档案工作条例》第二十七条规定，干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开，经调查我县20个管档单位只有十分之一的单位基本达到要求。为此，应将人事档案管理中心设置为不以赢利为目的的、经费由政府财政补助的事业单位，改人事档案付费托管为政府无条件保管，还人事档案为国家所有的本来面目。

4、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。而我县的实际情况是，20个管档专兼职干部70%是新手，业务不熟

。建议：

（1）由组织部门，每2-3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。

（2）配置专（兼）职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一内容的完整、真实、精炼、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工作，熟练档案业务，安心本职工作，具有奉献精神的档案管理干部。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。

5、严格制度，推行责任追究制。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成干部档案泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。

（1）在查阅、借阅档案时必须持单位证明，二人以上到管档单位，经领导批准方可查（借）阅。

（2）部门协作，除特殊情况需查（借）阅干部档案的外，其它任何需要档案的单位，必须到管档单位查（借）阅，不得为自身工作的方便，将个人档案叫本人借阅到用档单位一月半月，给个别人有机可乘，伪造、销毁、涂改档案等，不准随意复印干部档案材料。

（3）转出、转入干部档案必须密封，盖好密封章方能转出、转入。各审查单位审查完后必须密封盖章或再转另一个单位。

6、收集干部档案材料是干部档案工作的基矗随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给干部档案材料的收集带来了新的要求。特别是乡镇事业单位人员聘用制改革后，干部管理权限下放，事业单位人员工作岗位发生变化，档案未随着人员流动转移等，也增大了收集材料的难度。建议：

（1）管档人员必须及时向有关部门采取电话或一年一次上门催收与档案有关的各种材料。

（2）各管委人事部门随时收集材料及时交管档部门，形成层层有人管，上下左右，纵横相通的干部档案材料收集网络。

（3）认真整理，保证干部档案质量。要按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订，管好干部档案为合理流动人才服务，做到经常检查，室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。

第四篇：人事档案管理中存在的问题及对策思考

干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为了更好管理干部档案，为干部工作服好务，今年，我局就我县人事档案管理的现状及存在的问题进行了深入的调研，并就此提出了解决问题的思路及对策。

一、我县人事档案管理的基本现状及沿革

1、我县行政事业单位职工16917人、退休职工7180人，管有干部、职工、退休职工等档案24097卷，分别由20个管档单位管理，多的单位有1万多卷，少的只有几十卷。

2、我县干部档案管理主体的沿革

随着我国各项改革的不断深入，随之进行的人事管理制度和用人制度的改革，也相应给我县干部档案管理工作带来了新的变化，即由原来组织、人事、劳动部门相对集中管理下放到组织、人事、委口管理，到1998年委口管理的档案又下放到各主管局管理。现我县县直机关有组织部，人事、劳动、农业、林业、水务、畜牧、交通、公安、财政、教育、卫生、文体、城建、蚕桑局等20个单位管有人事档案。

二、人事档案管理目前存在的主要问题及原因

近几年来，由于机构编制和用人制度的改革，单位管档人员变动频繁，出现了忽视人事档案管理现象，影响了干部管理工作，从调查中我们发现目前主要存在以下问题：

1、硬件设施解决落实差。对干部档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀、个别单位的档案夹都被虫蛀多处小孔，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

2、材料收集不便，缺损严重。由于乡镇事业单位机构改革，管理体制发生了变化，实行了乡镇政府和主管部门的双重管理，推行人员竞争上岗后，部分人员变动了工作岗位，档案没有及时转递，干部档案材料收集整理归档不及时。有个别单位从97年干部档案下放到主管局管后，一直未按全国统一标准整理，材料多年未归档，造成档案材料不齐不全。在这次调研中，我们在抽查的841份档案中，发现有438人差档案材料，占抽查总数的50%以上。其中：差入党材料的208人，占24.7%；差学历材料的99人，占11.8%；差履历表的38人，占4.5%；差考核表的93人，占11%。在2003年新录用的60名国家公务员中，有55名党员，就有52人档案中没有入党材料，占94.5%。据统计，我县档案材料不齐不全，特别是入党材料、考核、工资变动材料差缺率几乎达40%以上。

3、管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管档人员工作变动频繁，新手占70%，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，造成在接转档案时不密封，借出半月、1月甚至有长达10个月不归还的，个别人钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。

三、我县人事档案管理的对策与思考

1、提高认识，加强领导。干部档案是做好干部工作的基本条件之一，借助干部档案了解干部在各个时期的表现，历史地全面看待干部档案，把干部档案管好、用好是一项很重要的工作，国家在1990年制订了《干部档案工作条例》，中组部发了[1988]5号、[1996]55号、[1998]13号文件，对加强干部档案管理制订了一系列法规政策，体现了对干部档案工作的重视。在这次调研中，通过我们对5个管档单位的了解中得知，只要领导重视的单位，档案就管得好，基本设施完善，有专用档案库房、铁质柜、空调等，领导落实，人员落实，档案装订好。领导不够重视的单位，档案装订管理就差，不谈设施，就连装订工具都没有，材料不齐不全，多年未装。为此，必须提高各级各部门对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导，人事档案管理工作应由各级各部门主要领导亲自负责抓总。

2、将现行人事档案管理权相对集中，推行人事代理制度。中组部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字[1991]3号）第六条规定，“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。”为此，应建立统一的政府所属的人事档案管理中心，以人事档案管理机构的独立性来确保人事档案内容的真实性。

3、加强档案工作的基础建设。按照《干部档案工作条例》第二十七条规定，干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开，经调查我县20个管档单位只有十分之一的单位基本达到要求。为此，应将人事档案管理中心设置为不以赢利为目的的、经费由政府财政补助的事业单位，改人事档案付费托管为政府无条件保管，还人事档案为国家所有的本来面目。

4、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事wenmi.net干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。而我县的实际情况是，20个管档专兼职干部70%是新手，业务不熟

。建议：

（1）由组织部门，每2-3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。

（2）配置专（兼）职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一内容的完整、真实、精炼、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工作，熟练档案业务，安心本职工作，具有奉献精神的档案管理干部。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。

5、严格制度，推行责任追究制。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成干部档案泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。

（1）在查阅、借阅档案时必须持单位证明，二人以上到管档单位，经领导批准方可查（借）阅。

（2）部门协作，除特殊情况需查（借）阅干部档案的外，其它任何需要档案的单位，必须到管档单位查（借）阅，不得为自身工作的方便，将个人档案叫本人借阅到用档单位一月半月，给个别人有机可乘，伪造、销毁、涂改档案等，不准随意复印干部档案材料。

（3）转出、转入干部档案必须密封，盖好密封章方能转出、转入。各审查单位审查完后必须密封盖章或再转另一个单位。

6、收集干部档案材料是干部档案工作的基矗随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给干部档案材料的收集带来了新的要求。特别是乡镇事业单位人员聘用制改革后，干部管理权限下放，事业单位人员工作岗位发生变化，档案未随着人员流动转移等，也增大了收集材料的难度。建议：

（1）管档人员必须及时向有关部门采取电话或一年一次上门催收与档案有关的各种材料。

（2）各管委人事部门随时收集材料及时交管档部门，形成层层有人管，上下左右，纵横相通的干部档案材料收集网络。

（3）认真整理，保证干部档案质量。要按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订，管好干部档案为合理流动人才服务，做到经常检查，室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。

第五篇：人事档案管理中存在的问题及对策思考

干部档案管理是党和国家干部不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部的基本条件之一，干部档案管理的好坏直接影响到干部的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为了更好管理干部档案，为干部服好务，今年，我局就我县人事档案管理的现状及存在的问题进行了深入的调研，并就此提出了解决问题的思路及对策。

一、我县人事档案管理的基本现状及沿革

1、我县行政事业单位职工16917人、退休职工7180人，管有干部、职工、退休职工等档案24097卷，分别由20个管档单位管理，多的单位有1万多卷，少的只有几十卷。

2、我县干部档案管理主体的沿革

随着我国各项改革的不断深入，随之进行的人事管理制度和用人制度的改革，也相应给我县干部档案管理带来了新的变化，即由原来组织、人事、劳动部门相对集中管理下放到组织、人事、委口管理，到1998年委口管理的档案又下放到各主管局管理。现我县县直机关有组织部，人事、劳动、农业、林业、水务、畜牧、交通、公安、财政、教育、卫生、文体、城建、蚕桑局等20个单位管有人事档案。

二、人事档案管理目前存在的主要问题及原因

近几年来，由于机构编制和用人制度的改革，单位管档人员变动频繁，出现了忽视人事档案管理现象，影响了干部管理，从调查中我们发现目前主要存在以下问题：

1、硬件设施解决落实差。对干部档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀、个别单位的档案夹都被虫蛀多处小孔，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

2、材料收集不便，缺损严重。由于乡镇事业单位机构改革，管理体制发生了变化，实行了乡镇政府和主管部门的双重管理，推行人员竞争上岗后，部分人员变动了岗位，档案没有及时转递，干部档案材料收集整理归档不及时。有个别单位从97年干部档案下放到主管局管后，一直未按全国统一标准整理，材料多年未归档，造成档案材料不齐不全。在这次调研中，我们在抽查的841份档案中，发现有438人差档案材料，占抽查总数的50以上。其中：差入党材料的208人，占24.7；差学历材料的99人，占11.8；差履历表的38人，占4.5；差考核表的93人，占11。在2003年新录用的60名国家公务员中，有55名党员，就有52人档案中没有入党材料，占94.5。据统计，我县档案材料不齐不全，特别是入党材料、考核、工资变动材料差缺率几乎达40以上。

3、管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管档人员变动频繁，新手占70，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理。个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，造成在接转档案时不密封，借出半月、1月甚至有长达10个月不归还的，个别人钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。

三、我县人事档案管理的对策与思考

1、提高认识，加强领导。干部档案是做好干部的基本条件之一，借助干部档案了解干部在各个时期的表现，历史地全面看待干部档案，把干部档案管好、用好是一项很重要的，国家在1990年制订了《干部档案条例》，中组部发了[1988]5号、[1996]55号、[1998]13号文件，对加强干部档案管理制订了一系列法规政策，体现了对干部档案的重视。在这次调研中，通过我们对5个管档单位的了解中得知，只要领导重视的单位，档案就管得好，基本设施完善，有专用档案库房、铁质柜、空调等，领导落实，人员落实，档案装订好。领导不够重视的单位，档案装订管理就差，不谈设施，就连装订工具都没有，材料不齐不全，多年未装。为此，必须提高各级各部门对人事档案管理的认识，切实加强对档案管理的领导，人事档案管理应由各级各部门主要领导亲自负责抓总。

2、将现行人事档案管理权相对集中，推行人事代理制度。中组部、国家档案局发布的《干部档案条例》（组通字[1991]3号）第六条规定，“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。”为此，应建立统一的政府所属的人事档案管理中心，以人事档案管理机构的独立性来确保人事档案内容的真实性。

3、加强档案的基础建设。按照《干部档案

条例》第二十七条规定，干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开，经调查我县20个管档单位只有十分之一的单位基本达到要求。为此，应将人事档案管理中心设置为不以赢利为目的的、经费由政府财政补助的事业单位，改人事档案付费托管为政府无条件保管，还人事档案为国家所有的本来面目。

4、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。《干部档案条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事fwsir.com干部档案，注意对他们的教育培养，关心他们、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。而我县的实际情况是，20个管档专兼职干部70是新手，业务不熟。建议：

（1）由组织部门，每2-3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。

（2）配置专（兼）职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一内容的完整、真实、精炼、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案，熟练档案业务，安心本职，具有奉献精神的档案管理干部。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。

5、严格制度，推行责任追究制。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成干部档案泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。

（1）在查阅、借阅档案时必须持单位证明，二人以上到管档单位，经领导批准方可查（借）阅。

（2）部门协作，除特殊情况需查（借）阅干部档案的外，其它任何需要档案的单位，必须到管档单位查（借）阅，不得为自身的方便，将个人档案叫本人借阅到用档单位一月半月，给个别人有机可乘，伪造、销毁、涂改档案等，不准随意复印干部档案材料。

（3）转出、转入干部档案必须密封，盖好密封章方能转出、转入。各审查单位审查完后必须密封盖章或再转另一个单位。

6、收集干部档案材料是干部档案的基础。随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给干部档案材料的收集带来了新的要求。特别是乡镇事业单位人员聘用制改革后，干部管理权限下放，事业单位人员岗位发生变化，档案未随着人员流动转移等，也增大了收集材料的难度。建议：

（1）管档人员必须及时向有关部门采取电话或一年一次上门催收与档案有关的各种材料。

（2）各管委人事部门随时收集材料及时交管档部门，形成层层有人管，上下左右，纵横相通的干部档案材料收集网络。

（3）认真整理，保证干部档案质量。要按档案有关规定，实行全国统一标准整理装订，管好干部档案为合理流动人才服务，做到经常检查，室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。