人事档案管理存在的问题及对策

第一篇：人事档案管理存在的问题及对策

人事档案管理存在的问题及对策

[摘 要]当今社会发展迅速，工作效率加快，人事制度改革深入发展，人事档案的管理也出现了一些问题，如档案材料搜集不全、管理手段落后等。为了从根本上解决我国目前的人事档案管理问题，就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段等人事档案管理的体制和措施，探索和研究当今社会人事档案管理的新模式。

[关键词]人事；档案管理；存在问题；对策

人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，有价值的历史材料，记录个人不同时期、不同阶段的工作、学习经历，他比较真实、客观地记录和反映了个人经历、家庭情况、社会关系以及个人学习和工作方面的材料。当今社会发展迅速，工作效率加快，人事制度改革深入发展，人事档案的管理也存在着一些问题，为了从根本上解决我国目前的人事档案管理问题，就必须采取必要的措施。

一、人事档案管理中存在的问题

1.对人事档案管理的重视不足。档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。但是由于人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理大多数是由人事处的工作人员兼职，属于非专业人员管理，并且人员变动较频繁，管理水平不高，管理手段落后，对档案工作精力投入不足，因此严重影响了档案管理水平。在人事档案管理工作中，有部分领导在认识上存在着一些误区，认为人事档案管理工作就是保管档案工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了[1]。因此，往往容易忽视人事档案管理工作，档案问题得不到解决，场所、经费、管理人员没有保障，档案工作自然就做不好。

干部职工对人事档案的认识也不足。他们填写像履历表、年度考核表等类似的表格时，有的人能省则省甚至不填写，敷衍了事；有的材料如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，认为由自己保管更安全，用起来也更方便，不愿意将材料交给档案管理人员管理。

2.人事档案保密性不够强。国家人事档案管理制度规定，“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。人事档案对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理，但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性[2]，“组织意见”本人是不知道，而使档案材料的主观随意性增大。

3.人事档案有弄虚作假现象。人事档案的生命是真实性，在现有人事档案管理模式下，“弄虚作假”现象屡屡出现。如高考、职工调动、就业、报考公务员、考研等，个别人甚至通过在人事档案中改修姓名冒名顶替达到读书、工作、参军等目的。有的为了竞聘较高级领导职务岗位，伪造干部履历、入党材料和学历证书等。也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案现象的屡屡出现，使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡受挑战。

4.人事档案材料不全。人事档案短缺，材料内容不完整：如履历表、年度考核表、学历、职称、工资、表彰、处分等材料不全，填写项目不完整。其原因就是档案管理部门工作人员责任心不强，没有认真及时的到各部们、科室收集应该归档的档案材料，导致收集档案材料不全；有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时将材料进行鉴别归档；对档案材料内容未认真审核，造成内容残缺不全。

5.管理制度相对落后。随着人事制度改革的不断深入，人才流动频繁，医院在选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。甚至有的单位为了留住人才扣留了档案，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。

6.管理手段落后，在档案管理手段上，因为没有单独的人事档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。调阅档案时都是采用原始的手工操作方式。

7.管理人员业务不熟：大多数的档案管理人员没有经过组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。

二、人事档案管理存在问题的对策

1.加强领导，提高认识，建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。同时按照人事档案达标的要求，制定和完善人事档案管理的整体规划，使档案工作顺利进行。

2.提高档案管理人员的管理水平。加强对管理人员的政治素质和业务素质的培训，提高管理人的政策水平和专业技术水平，培养具有“创新型、复合型、协作型”的高素质人才。引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。

3.加大投入，夯实档案管理工作的基础。按照人事档案管理规定标准，配置足够面积的档案室、阅档室、办公室、微机室、档案柜或档案密集架、电脑、空调、去湿机、灭火器、温湿度计等硬件设施。搞好通风、采光、防虫、防潮等配套保护措施。

引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保单位在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为单位的可持续发展奠定坚实的基础。

4.重视人事档案管理材料收集工作。建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度。

5.大力加强人事档案管理现代化和信息化建设，有助于实现人事档案管理现代化，有助于人事档案管理服务于人事工作、人事制度改革与发展，有利于材料的完整保存。人事档案的信息具有原始性和完整性，利用计算机建立人事档案不同类型的数据库，通过信息统计，对个人政绩、业绩的评价提供量化依据，实现计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系，可以及时、准确、全面的提供人事资料和相关数据，从而极大地提高组织人事部门的工作效率。

总之，人事档案管理工作的不断完善和提高，必将会使人事档案焕发新的生机与活力，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

参考文献：

[1]李兵琴.浅议人事档案管理.《中小企业管理与科技》.2009年第34期.[2]吴琪.浅析人事档案管理.《现代企业教育》.2008年06期.[3]王亚萍.传统人事档案管理现状及改革研究.《民风》.2008年9.期.

第二篇：人事档案管理中存在的问题及对策思考

人事档案管理中存在的问题及对策思考

干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为了更好管理干部档案，为干部工作服好务，今年，我局就我县人事档案管理的现状及存在的问题进行了深入的调研，并就此提出了解决问题的思路及对策。

一、我县人事档案管理的基本现状及沿革

1、我县行政事业单位职工16917人、退休职工7180人，管有干部、职工、退休职工等档案24097卷，分别由20个管档单位管理，多的单位有1万多卷，少的只有几十卷。

2、我县干部档案管理主体的沿革

随着我国各项改革的不断深入，随之进行的人事管理制度和用人制度的改革，也相应给我县干部档案管理工作带来了新的变化，即由原来组织、人事、劳动部门相对集中管理下放到组织、人事、委口管理，到1998年委口管理的档案又下放到各主管局管理。现我县县直机关有组织部，人事、劳动、农业、林业、水务、畜牧、交通、公安、财政、教育、卫生、文体、城建、蚕桑局等20个单位管有人事档案。

二、人事档案管理目前存在的主要问题及原因

近几年来，由于机构编制和用人制度的改革，单位管档人员变动频繁，出现了忽视人事档案管理现象，影响了干部管理工作，从调查中我们发现目前主要存在以下问题：

1、硬件设施解决落实差。对干部档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀、个别单位的档案夹都被虫蛀多处小孔，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

2、材料收集不便，缺损严重。由于乡镇事业单位机构改革，管理体制发生了变化，实行了乡镇政府和主管部门的双重管理，推行人员竞争上岗后，部分人员变动了工作岗位，档案没有及时转递，干部档案材料收集整理归档不及时。有个别单位从97年干部档案下放到主管局管后，一直未按全国统一标准整理，材料多年未归档，造成档案材料不齐不全。在这次调研中，我们在抽查的841份档案中，发现有438人差档案材料，占抽查总数的50%以上。其中：差入党材料的208人，占%；差学历材料的99人，占%；差履历表的38人，占%；差考核表的93人，占11%。在xx年新录用的60名国家公务员中，有55名党员，就有52人档案中没有入党材料，占%。据统计，我县档案材料不齐不全，特别是入党材料、考核、工资变动材料差缺率几乎达40%以上。

3、管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管档人员工作变动频繁，新手占70%，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，造成在接转档案时不密封，借出半月、1月甚至有长达10个月不归还的，个别人钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。

三、我县人事档案管理的对策与思考

1、提高认识，加强领导。干部档案是做好干部工作的基本条件之一，借助干部档案了解干部在各个时期的表现，历史地全面看待干部档案，把干部档案管好、用好是一项很重要的工作，国家在1990年制订了《干部档案工作条例》，中组部发了[1988]5号、[1996]55号、[1998]13号文件，对加强干部档案管理制订了一系列法规政策，体现了对干部档案工作的重视。在这次调研中，通过我们对5个管档单位的了解中得知，只要领导重视的单位，档案就管得好，基本设施完善，有专用档案库房、铁质柜、空调等，领导落实，人员落实，档案装订好。领导不够重视的单位，档案装订管理就差，不谈设施，就连装订工具都没有，材料不齐不全，多年未装。为此，必须提高各级各部门对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导，人事档案管理工作应由各级各部门主要领导亲自负责抓总。

2、将现行人事档案管理权相对集中，推行人事代理制度。中组部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字[1991]3号）第六条规定，“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。”为此，应建立统一的政府所属的人事档案管理中心，以人事档案管理机构的独立性来确保人事档案内容的真实性。

3、加强档案工作的基础建设。按照《干部档案工作条例》第二十七条规定，干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开，经调查我县20个管档单位只有十分之一的单位基本达到要求。为此，应将人事档案管理中心设置为不以赢利为目的的、经费由政府财政补助的事业单位，改人事档案付费托管为政府无条件保管，还人事档案为国家所有的本来面目。

4、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。而我县的实际情况是，20个管档专兼职干部70%是新手，业务不熟

。建议：

（1）由组织部门，每2-3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。

（2）配置专（兼）职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一内容的完整、真实、精炼、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工作，熟练档案业务，安心本职工作，具有奉献精神的档案管理干部。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。

5、严格制度，推行责任追究制。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成干部档案泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。

（1）在查阅、借阅档案时必须持单位证明，二人以上到管档单位，经领导批准方可查（借）阅。

（2）部门协作，除特殊情况需查（借）阅干部档案的外，其它任何需要档案的单位，必须到管档单位查（借）阅，不得为自身工作的方便，将个人档案叫本人借阅到用档单位一月半月，给个别人有机可乘，伪造、销毁、涂改档案等，不准随意复印干部档案材料。

（3）转出、转入干部档案必须密封，盖好密封章方能转出、转入。各审查单位审查完后必须密封盖章或再转另一个单位。

6、收集干部档案材料是干部档案工作的基矗随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给干部档案材料的收集带来了新的要求。特别是乡镇事业单位人员聘用制改革后，干部管理权限下放，事业单位人员工作岗位发生变化，档案未随着人员流动转移等，也增大了收集材料的难度。建议：

（1）管档人员必须及时向有关部门采取电话或一年一次上门催收与档案有关的各种材料。

（2）各管委人事部门随时收集材料及时交管档部门，形成层层有人管，上下左右，纵横相通的干部档案材料收集网络。

（3）认真整理，保证干部档案质量。要按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订，管好干部档案为合理流动人才服务，做到经常检查，室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。

第三篇：人事档案管理中存在的问题及对策思考

干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为了更好管理干部档案，为干部工作服好务，今年，我局就我县人事档案管理的现状及存在的问题进行了深入的调研，并就此提出了解决问题的思路及对策。

一、我县人事档案管理的基本现状及沿革

1、我县行政事业单位职工16917人、退休职工7180人，管有干部、职工、退休职工等档案24097卷，分别由20个管档单位管理，多的单位有1万多卷，少的只有几十卷。

2、我县干部档案管理主体的沿革

随着我国各项改革的不断深入，随之进行的人事管理制度和用人制度的改革，也相应给我县干部档案管理工作带来了新的变化，即由原来组织、人事、劳动部门相对集中管理下放到组织、人事、委口管理，到1998年委口管理的档案又下放到各主管局管理。现我县县直机关有组织部，人事、劳动、农业、林业、水务、畜牧、交通、公安、财政、教育、卫生、文体、城建、蚕桑局等20个单位管有人事档案。

二、人事档案管理目前存在的主要问题及原因

近几年来，由于机构编制和用人制度的改革，单位管档人员变动频繁，出现了忽视人事档案管理现象，影响了干部管理工作，从调查中我们发现目前主要存在以下问题：

1、硬件设施解决落实差。对干部档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀、个别单位的档案夹都被虫蛀多处小孔，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

2、材料收集不便，缺损严重。由于乡镇事业单位机构改革，管理体制发生了变化，实行了乡镇政府和主管部门的双重管理，推行人员竞争上岗后，部分人员变动了工作岗位，档案没有及时转递，干部档案材料收集整理归档不及时。有个别单位从97年干部档案下放到主管局管后，一直未按全国统一标准整理，材料多年未归档，造成档案材料不齐不全。在这次调研中，我们在抽查的841份档案中，发现有438人差档案材料，占抽查总数的50%以上。其中：差入党材料的208人，占24.7%；差学历材料的99人，占11.8%；差履历表的38人，占4.5%；差考核表的93人，占11%。在2003年新录用的60名国家公务员中，有55名党员，就有52人档案中没有入党材料，占94.5%。据统计，我县档案材料不齐不全，特别是入党材料、考核、工资变动材料差缺率几乎达40%以上。

3、管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管档人员工作变动频繁，新手占70%，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，造成在接转档案时不密封，借出半月、1月甚至有长达10个月不归还的，个别人钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。

三、我县人事档案管理的对策与思考

1、提高认识，加强领导。干部档案是做好干部工作的基本条件之一，借助干部档案了解干部在各个时期的表现，历史地全面看待干部档案，把干部档案管好、用好是一项很重要的工作，国家在1990年制订了《干部档案工作条例》，中组部发了[1988]5号、[1996]55号、[1998]13号文件，对加强干部档案管理制订了一系列法规政策，体现了对干部档案工作的重视。在这次调研中，通过我们对5个管档单位的了解中得知，只要领导重视的单位，档案就管得好，基本设施完善，有专用档案库房、铁质柜、空调等，领导落实，人员落实，档案装订好。领导不够重视的单位，档案装订管理就差，不谈设施，就连装订工具都没有，材料不齐不全，多年未装。为此，必须提高各级各部门对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导，人事档案管理工作应由各级各部门主要领导亲自负责抓总。

2、将现行人事档案管理权相对集中，推行人事代理制度。中组部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字[1991]3号）第六条规定，“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。”为此，应建立统一的政府所属的人事档案管理中心，以人事档案管理机构的独立性来确保人事档案内容的真实性。

3、加强档案工作的基础建设。按照《干部档案工作条例》第二十七条规定，干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开，经调查我县20个管档单位只有十分之一的单位基本达到要求。为此，应将人事档案管理中心设置为不以赢利为目的的、经费由政府财政补助的事业单位，改人事档案付费托管为政府无条件保管，还人事档案为国家所有的本来面目。

4、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事wenmi.net干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。而我县的实际情况是，20个管档专兼职干部70%是新手，业务不熟

。建议：

（1）由组织部门，每2-3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。

（2）配置专（兼）职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一内容的完整、真实、精炼、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工作，熟练档案业务，安心本职工作，具有奉献精神的档案管理干部。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。

5、严格制度，推行责任追究制。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成干部档案泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。

（1）在查阅、借阅档案时必须持单位证明，二人以上到管档单位，经领导批准方可查（借）阅。

（2）部门协作，除特殊情况需查（借）阅干部档案的外，其它任何需要档案的单位，必须到管档单位查（借）阅，不得为自身工作的方便，将个人档案叫本人借阅到用档单位一月半月，给个别人有机可乘，伪造、销毁、涂改档案等，不准随意复印干部档案材料。

（3）转出、转入干部档案必须密封，盖好密封章方能转出、转入。各审查单位审查完后必须密封盖章或再转另一个单位。

6、收集干部档案材料是干部档案工作的基矗随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给干部档案材料的收集带来了新的要求。特别是乡镇事业单位人员聘用制改革后，干部管理权限下放，事业单位人员工作岗位发生变化，档案未随着人员流动转移等，也增大了收集材料的难度。建议：

（1）管档人员必须及时向有关部门采取电话或一年一次上门催收与档案有关的各种材料。

（2）各管委人事部门随时收集材料及时交管档部门，形成层层有人管，上下左右，纵横相通的干部档案材料收集网络。

（3）认真整理，保证干部档案质量。要按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订，管好干部档案为合理流动人才服务，做到经常检查，室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。

第四篇：人事档案管理中存在的问题及对策思考

干部档案管理是党和国家干部不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部的基本条件之一，干部档案管理的好坏直接影响到干部的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为了更好管理干部档案，为干部服好务，今年，我局就我县人事档案管理的现状及存在的问题进行了深入的调研，并就此提出了解决问题的思路及对策。

一、我县人事档案管理的基本现状及沿革

1、我县行政事业单位职工16917人、退休职工7180人，管有干部、职工、退休职工等档案24097卷，分别由20个管档单位管理，多的单位有1万多卷，少的只有几十卷。

2、我县干部档案管理主体的沿革

随着我国各项改革的不断深入，随之进行的人事管理制度和用人制度的改革，也相应给我县干部档案管理带来了新的变化，即由原来组织、人事、劳动部门相对集中管理下放到组织、人事、委口管理，到1998年委口管理的档案又下放到各主管局管理。现我县县直机关有组织部，人事、劳动、农业、林业、水务、畜牧、交通、公安、财政、教育、卫生、文体、城建、蚕桑局等20个单位管有人事档案。

二、人事档案管理目前存在的主要问题及原因

近几年来，由于机构编制和用人制度的改革，单位管档人员变动频繁，出现了忽视人事档案管理现象，影响了干部管理，从调查中我们发现目前主要存在以下问题：

1、硬件设施解决落实差。对干部档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀、个别单位的档案夹都被虫蛀多处小孔，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

2、材料收集不便，缺损严重。由于乡镇事业单位机构改革，管理体制发生了变化，实行了乡镇政府和主管部门的双重管理，推行人员竞争上岗后，部分人员变动了岗位，档案没有及时转递，干部档案材料收集整理归档不及时。有个别单位从97年干部档案下放到主管局管后，一直未按全国统一标准整理，材料多年未归档，造成档案材料不齐不全。在这次调研中，我们在抽查的841份档案中，发现有438人差档案材料，占抽查总数的50以上。其中：差入党材料的208人，占24.7；差学历材料的99人，占11.8；差履历表的38人，占4.5；差考核表的93人，占11。在2003年新录用的60名国家公务员中，有55名党员，就有52人档案中没有入党材料，占94.5。据统计，我县档案材料不齐不全，特别是入党材料、考核、工资变动材料差缺率几乎达40以上。

3、管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管档人员变动频繁，新手占70，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理。个别管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，造成在接转档案时不密封，借出半月、1月甚至有长达10个月不归还的，个别人钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。

三、我县人事档案管理的对策与思考

1、提高认识，加强领导。干部档案是做好干部的基本条件之一，借助干部档案了解干部在各个时期的表现，历史地全面看待干部档案，把干部档案管好、用好是一项很重要的，国家在1990年制订了《干部档案条例》，中组部发了[1988]5号、[1996]55号、[1998]13号文件，对加强干部档案管理制订了一系列法规政策，体现了对干部档案的重视。在这次调研中，通过我们对5个管档单位的了解中得知，只要领导重视的单位，档案就管得好，基本设施完善，有专用档案库房、铁质柜、空调等，领导落实，人员落实，档案装订好。领导不够重视的单位，档案装订管理就差，不谈设施，就连装订工具都没有，材料不齐不全，多年未装。为此，必须提高各级各部门对人事档案管理的认识，切实加强对档案管理的领导，人事档案管理应由各级各部门主要领导亲自负责抓总。

2、将现行人事档案管理权相对集中，推行人事代理制度。中组部、国家档案局发布的《干部档案条例》（组通字[1991]3号）第六条规定，“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。”为此，应建立统一的政府所属的人事档案管理中心，以人事档案管理机构的独立性来确保人事档案内容的真实性。

3、加强档案的基础建设。按照《干部档案

条例》第二十七条规定，干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开，经调查我县20个管档单位只有十分之一的单位基本达到要求。为此，应将人事档案管理中心设置为不以赢利为目的的、经费由政府财政补助的事业单位，改人事档案付费托管为政府无条件保管，还人事档案为国家所有的本来面目。

4、加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。《干部档案条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事fwsir.com干部档案，注意对他们的教育培养，关心他们、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。而我县的实际情况是，20个管档专兼职干部70是新手，业务不熟。建议：

（1）由组织部门，每2-3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。

（2）配置专（兼）职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一内容的完整、真实、精炼、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案，熟练档案业务，安心本职，具有奉献精神的档案管理干部。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。

5、严格制度，推行责任追究制。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案管理制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成干部档案泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。

（1）在查阅、借阅档案时必须持单位证明，二人以上到管档单位，经领导批准方可查（借）阅。

（2）部门协作，除特殊情况需查（借）阅干部档案的外，其它任何需要档案的单位，必须到管档单位查（借）阅，不得为自身的方便，将个人档案叫本人借阅到用档单位一月半月，给个别人有机可乘，伪造、销毁、涂改档案等，不准随意复印干部档案材料。

（3）转出、转入干部档案必须密封，盖好密封章方能转出、转入。各审查单位审查完后必须密封盖章或再转另一个单位。

6、收集干部档案材料是干部档案的基础。随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给干部档案材料的收集带来了新的要求。特别是乡镇事业单位人员聘用制改革后，干部管理权限下放，事业单位人员岗位发生变化，档案未随着人员流动转移等，也增大了收集材料的难度。建议：

（1）管档人员必须及时向有关部门采取电话或一年一次上门催收与档案有关的各种材料。

（2）各管委人事部门随时收集材料及时交管档部门，形成层层有人管，上下左右，纵横相通的干部档案材料收集网络。

（3）认真整理，保证干部档案质量。要按档案有关规定，实行全国统一标准整理装订，管好干部档案为合理流动人才服务，做到经常检查，室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。

第五篇：加强人事档案管理存在的问题及对策建议思考

加强人事档案管理存在的问题及

对策建议思考

人力资源相关工作在其进行的过程当中，人事档案管理非常重要，将对人力资源管理的水平造成直接性的影响。社会经济的进步让市场竞争日益激烈，不管何种领域的企业或单位，想要全面提升自己的综合实力，增加市场经济占有份额，才能确保自己不被激烈的市场竞争所淘汰。因此，必须有效的进一步强化人力资源的开发与管理，实现人事档案管理工作的推进与发展。目前，在我国的人事档案管理与利用的过程中存在诸多的严重问题与不足。文章将对人事档案管理相关概念与特征的研究中，对其中所存在的问题进行分析，并探讨其妥善的处理办法，提高人事档案管理人员的工作素质，驱动人事档案管理按着信息化、数字化的方向发展。

人事档案是我国人事管理制度、干部管理制度以及各种行政管理制度中关键性的组成部分，对于整个行政管理制度的更新与改进都起到了至关重要作用。基于我国急速发展的社会经济，我国的人事档案也应紧跟时代发展的潮流来全面地进行有效的改革。但是，我国现阶段的人力档案管理存在严重的利用问题，其相对应的解决办法引起了业界的广泛关注。人事档案详细地记录了一个人工作的能力，成长的经历以及思想品质等方面的重要内容，是证明一个人资质与学历的重要材料。因此，必须积极地做好人事档案的收集、保存以及利用，充分确保我国人力资源的优化配置。

一、人事档案的定义与特点

（一）定义

人事档案管理制度包含了一个人的社会经验、政治理念、道德品质、职业技能以及工作条件等多个方面的内容。人事档案是每一个人身份、学籍以及资历的凭证，集中反映了一个人的经历与道德，对每个人薪酬的涨幅、社会的发展以及是否享有社会保障，组织关系是否完整等个人信息产生直接性的关联。因此，人事档案具有一定的法律效力，是一个人生平活动轨迹的重要记录手册。

（二）特点

1.真实性。人事档案是重要的凭证信息，关系到单位进行人员的招聘与人员的退休。建立人事档案的目的，目的是充分地满足社会的需求，将每个人在社会实践活动中的经验进行详细的记录，以此为用人单位提供一份高信赖程度的选择依据。但是人事档案在实际的工作过程中，个人或单位对人事档案的重视程度严重不足，并没有在初级阶段将有效的原始人事档案信息记录与归档。在日常的人事档案管理工作中，对于个人学习与工作的原始信息记录不够谨慎与完善，导致人事档案中所记录的个人三龄，即年龄、工龄、党龄，以及二历，即学历与工作经历信息存在重大的误差。这一系列消极情况的发生都对人事档案信息的真实性造成了严重的不良影响。

2.综合性。人事档案通常情况下都是对个人基本情况的记录，其内容涵盖个人的成长经历、信息经验、政治表现以及家庭情况等多个方面，同时也包括个人的获奖记录以及单位的评定与评估等等。人事档案是对每一个人成长史的详细记录，涉及个人思想发展历程的真实活动轨迹。因此，人事档案就好比一个大型的信息记录数据库，记录着每个人的信息。

3.保密性。人事档案中的内容涉及每个人多个层面的利害关系，其中包含当事人众多的个人信息，属于当事人的私人秘密，不可随意向外人公开，需要严格的被保管在档案管理室中。即使是人事档案管理的工作人员，也不能随意地翻阅人事档案资料，严禁泄露。

二、人事檔案利用所存在的问题

（一）不合理的管理方式

基于严格的保密性政策，人事档案的管理是一个完全封闭的形式，其工作的重点在于档案的收集与保管，进而导致对档案信息的有效利用严重忽视。由于人事档案内容的特殊性，导致人事档案的管理必须严格遵从保密性的原则，封闭管理也是必要的。但是，人事档案管理相关工作人员应该有这方面的意识，保密并不是人事档案管理的唯一目标，确保档案最大限度地发挥作用才是根本原则所在。如果一个人的基本材料一进入人事档案，就意味着永远被封存，不到人逝世的那一刻绝不拿出来利用，那么人事档案的真实性与实用性又意义何在呢？由于个人的信息资料是被相关管理部门垄断管理的，以此就可以增强单位对个人评价的与鉴定的主观性。因为在人事档案利用方面欠缺足够的正确认识，进而在此基础上建立起来的任何结论都是停留在形式表面的。加之，人事档案的利用并未严格地进行有效的监督，进而极易导致因人事档案所引发的纠纷、争议以及诉讼事件的发生。究其主要原因，就是因为人事档案严重的缺乏透明度，没有合理的公开。

（二）服务重点不对

依照我国对于人事档案管理的相关规定，我国的人事档案主要是为领导部门或者组织机构提供服务，人事档案的查阅权限归属一般是组织、人事、纪检监察、公安以及安全保卫等相关部门。有关条例中有明确规定：“任何个人不得随意查阅或借用本人或直系亲属的个人人事档案。”这就足以表明即使是档案的当事人也没有权利查阅自己的人事档案，这就是人事档案的服务重点不对。人事档案创建之初的目的就在于，为组织和机关进行人才利用提供依据，这是应该提倡与坚持的地方，但是伴随着社会的进步与发展，国家对人才利用的重视程度日益加深，而人事档案管理工作的服务理念更应该以民生服务为重点，其服务对象的范围也应逐渐地扩大，人事档案的服务领域也应随之得到不断地拓展。

（三）利用效率不高

就人事档案利用的现阶段发展而言，其信息利用还是依照原有的相关工作制度。这些制度是在20世纪90年代，结合当时的发展实际来进行制定的。基于当时的社会状况，使得所制定的人事档案利用制度严重的缺乏服务性与开放性，对其利用程度的重视也严重不足。因此，在人事档案的利用方式上，也仅是停留在人工手动检索与纸质信息的查阅上，查询到相关的人事档案信息需要耗费大量的时间，进而导致人事档案的利用效率严重低迷。同时，如果反复多次的查阅人事档案，对纸质的人事档案也是一种磨损与伤害，需要档案管理人员不断的对其进行修补，无形中增加了档案管理工作的劳动量，同时对人事档案的完整性与安全性造成不利的影响。

三、提升人事档案利用效率的相关对策

（一）加强专业团队的建设

关于各级人事部门强大人事档案管理队伍的壮大，在相关的条例中对建设力度有明确的指示，必须选择具备较强责任心，并且思想积极、作风优良的共产党员来担任这一工作。想要全面有效地激发这些工作人员的工作积极性，促进其综合能力素质的有效提高，相关企业单位必须对工作人员的日常生活与工作给予足够的关心与关照，同时重视对其专业工作技能的有效培养。一方面，相关组织定期开展人事档案管理业务知识的专业培训，确保工作人员对现代化的人事档案管理有一个积极全面的认识，并树立其对人事档案管理重要性的正确认识，引导工作人员对人事档案材料的整理、鉴别以及收集归档等相关的专业技术有深入的掌握。另一方面，合理配置专职工作人员与兼职工作人员的工作任务，结合实际的工作将合理的薪酬制度落到实处。建立一支熟练人事档案管理各项工作，且具备较高工作责任心的专业队伍，实现人事档案管理外在形式的统一与规范，全面确保档案内容的真实性、实用性与完整性。因此，需要由相关部门制定合理的薪酬待遇标准，并以此为依据落实人事档案管理人员的薪酬待遇，确保维持其工作的积极性。

（二）适当公开人事档案信息

想要适应时代进步的相关要求，我国就人事档案的公开问题颁布了相关的条例规定，这是对公民能够有效参与政务工作，确保居民行使知情权、参与权与监督权的重要法律保证，同时也标志着我国的政务信息公开走进了全新的发展时期。条例中有明确的相关规定：行政机关在履行职责的过程中经过制作或获取的，按照一定的规范形式记录并保存的信息就是政府信息，人事档案归属于政府信息的范畴。因此实现人事档案信息的合理公开，需要以政务信息的公开为先决条件，以此来适当的公开人事档案相关的信息，进而实现人事档案工作透明度的提升。

公民公正的享有信息利用的权利，需要人事档案信息的合理公开来作为支撑。基于历史性因素的限制，我国的人事档案与档案当事人一直处于分离的状态，被严格地控制在相关的组织部门当中。为了有效地保障当事人对人事档案信息的知情权，并结合人事档案保密性的相关特征，应合理地将人事档案利用所需的手续进行简化，拓展其利用的权限，让当事人能够科学合理的利用一部分自己的人事档案，以此来确保人事档案的真实性与完整性。

四、結语

社会经济的进步开放了人们的意识与思维，人们在人事档案的管理认识与管理方式方面存在于时代特征严重不符的重大问题。面对目前人事档案管理利用工作中存在的问题，需要切实的与实际情况结合，全面提升工作人员的工作素质、健全相关的工作制度，构建科学的现代化人事档案管理体系，强化人事档案的合理利用效率，从这四个方面积极推动我国的人事档案管理全面迈向科学化、信息化的发展方向，实现人事档案信息的最大化使用价值。