建立电子学籍档案 改进技校学籍管理

第一篇：建立电子学籍档案 改进技校学籍管理

建立电子学籍档案 改进技校学籍管理

学籍指学生录取后，按规定的时间报到注册并经过入学资格复核后取得的合法资格，学籍信息库是广州白云工商技师学院信息分析的基础数据来源。技校学籍管理是一个多方面、多层次、多角度的动态过程，它包括学生入学资格审核、报到注册、课程操行成绩考核、学籍异动处理、毕业资格审查、学历证书办理等，关系到学生学习资格、学习状态及学习成果的认定，是广州白云工商技师学院学生管理工作的一项重要内容。

一、学籍管理工作的发展

传统的学籍管理工作依靠手工填写纸质文档。庞大的学生学籍资料收集、整理及分类分析会使学籍管理工作者难以招架，学籍管理人员很难保证在资料整理和统计分析中万无一失。随着教学班级和学生人数不断扩大，学校设置的专业门类、课程科目随社会的需求逐年调整，传统的学籍管理手段已不能适应日益发展的学校教育的需要。落后的学籍管理手段成为推动教学管理改革、提高教学管理效率的一大障碍。

近年来，技工学校学籍管理工作领域进行了改革，主要体现在两个方面：

第一，实行学籍电子注册。学籍电子注册是运用现代信息技术，实行计算机网络注册管理的方法，实行国家、省、市、学校四级管理，是传统学籍管理工作在新形势下的发展。2007年11月15-16日，原劳动保障部培训就业司组织召开了技工院校电子注册与统计软件使用研讨会，提出“劳动保障部门对其管理的技工学校实行电子注册”的要求，并统筹做好技工学校学生电子注册工作，组织开发了《全国技工院校电子注册和统计信息管理系统软件》，并投入使用。统一使用技校管理软件对于规范全国技工院校学籍管理、及时掌握技工院校数据信息具有重要的作用，确保了全国技校相应数据能够全面、及时、准确地汇总。

第二，实行学籍和学历统一管理。2008年起，广州市人力资源与社会保障局要求各市属技校的学籍管理部门利用广州市学籍学历管理系统对当年录取的新生进行网上数据核准工作，各市属技工院校必须登录广州市学籍学历管理系统，将核对无误的学籍信息上传，经市职业技术教研室、市人力资源与社会保障局两级审核通过后，才算完成新生的学籍注册。学籍学历管理系统对规范技校的学籍管理起到了监督检查的作用。只有学籍管理工作做到准确无误，才能确保学历证书的准确性，从而减少学历证书办理过程的重复劳动以及在重复劳动中可能出现的纰漏，以维护学历证书的权威性。

二、技校学籍管理存在的问题

随着国家对技工院校的政策支持和鼓励，技校办学规模的扩大，自2005年以来，各技工院校学生人数急速增加给学籍管理工作带来了极大的压力，传统的学籍管理手段遇到了很多新的问题和挑战，工作量增加、工作难度变大，管理过程及结果的正确性、公正性、合理性、实效性很难保证。现阶段技校学籍管理急需解决以下几个问题。

（一）学籍管理工作不规范

大部分技校学籍管理工作依靠学籍管理人员个人处理，缺乏指导和培训。学籍管理制度不完善，加上技校学生流动性大，且各校对学籍管理人员的工作待遇及激励措施不得力，影响了工作积极性和主观能动性，导致异动处理不够严谨、统计信息不够及时等。此外，对班主任、辅导员的指导和监督力度不够，导致新生入学时学生信息收集不及时、不全面。

（二）学籍管理手段落后

没有应用与上级主管部门电子注册数据兼容的学籍管理信息系统。学籍管理人员的工作量大，重复

性劳动繁多，如果校内没有较完善的网络信息平台，就无法实现各班、系与学校的无缝对接，也更谈不上与上级主管部门的两级管理。工作过于集中在学籍管理人员一身，造成准确度不能得到很好的保证。

（三）学籍档案材料信息量少

纸质学籍档案的整理不规范，传递不方便，管理较为混乱，档案材料记载和整理工作滞后或没有完整记录，不能真实地反映学生的综合素质。纸质档案记录的信息需人工核对，增加了工作量，且容易产生错误和遗漏。

三、以学籍学历管理系统为基础建立学生动态电子学籍档案

解决上述问题的办法是技工学校以国家人力资源与社会保障部电子注册所要求的内容为导向，以上级部门学籍学历管理系统为蓝本，结合学校自身情况开发校园信息平台，其中必须包含“学籍管理信息系统”子模块。该系统模块应满足以下几个条件：第一，必须达到和全国技工院校电子注册与统计信息管理系统、市学籍学历管理系统数据兼容，减少数据整理的工作量。第二，可以实现学生上网查询与修改功能，建立动态的学生电子学籍档案。第三，应具备班、系、校三级管理功能，实现数据共享，分散工作强度，达到分工明确、集散合理、强化数据精确度。

（一）电子学籍档案的功能

动态电子学籍档案是把学生的个人信息输入学籍管理信息系统，每人一条记录，每个输入的字段都可以作为检索查询的入口，通过查询能直接在网络上调阅学生的个人信息及在校表现情况，从而能核实、确认在校学生情况或毕业证书的真伪，便于统计各类学籍信息，保证学籍异动处理的及时性、准确性，提高学籍管理的工作效率。

动态电子学籍档案应具备以下功能：

1、查询在校基本信息、学生课程成绩及操行成绩，以便为学校领导和老师提供所需的各项统计数据。

2、毕业生毕业资格审查及毕业证书查询，以便于对学生毕业资格的审核及对学生毕业证书真假的检验。

3、对学籍异动及学生奖惩情况的查询。通过学籍管理系统数据的更新维护，保证对学生在校期间档案信息的准确、完整，并在学生毕业后将每个学生的电子学籍档案输出转交给档案室保管。

（二）电子学籍档案的内容

电子学籍档案应尽可能完整的反映学生在校期间的真实情况，记录学生的思想、学习、体质、纪律等方面的情况和变化过程。学生学籍档案内容有：新生入学登记表、学生学籍表、学生成绩册、在校学生花名册、学生异动情况（插班、休学、复学、退学等）、学生奖惩情况（奖学金、三好学生、优秀干部、先进班级、违纪处分等）。这些信息都应录入或导入到学生电子学籍档案，也是学籍管理信息系统的基本组成部分，是电子注册工作的依据。

三、建立、完善学生动态电子学籍档案

根据学籍档案的内容和所要实现的功能，以学籍学历管理系统的数据结构为基础设计学生动态学籍档案信息数据库的基本结构。学生基本信息库必须在新生入学之日起开始建立，它主要内容包括姓名、性别、身份证号码、电子相片、系、专业、班级、政治面貌、家庭地址、户口性质、家庭成员情况、主要学习经历、联系方式、在校期间奖惩情况、学籍异动情况等。可通过以下的四个步骤完成学生基本信息库的建立：

1、直接利用第二代身份证阅读器读取新生的电子信息，这样可以免去对学生个人信息的录入工作，大大减少学籍管理人员的工作量。此外，可以从招生部门调取新生的其他信息，进一步完善学生基本信息库。

2、入学后组织学生在校园网上的学籍管理信息系统平台上填写或修改本人的学籍表信息，并导入个人电子相片，确认无误后提交。这样使电子档案更加完整，完成入学初的学生电子档案建设。将电子学籍表输出打印建立纸质学籍册。

3、学生在校期间的学籍、成绩管理。运用学籍管理系统及时处理学籍异动，同时更新学籍异动学生的电子学籍档案，由班主任负责将学生平时的操行评定及各类奖惩情况填入学生的电子学籍档案。学籍管理系统与教务部门的学生成绩管理系统兼容，使学生在校期间的课程成绩与电子学籍档案相连接。

4、学生通过毕业资格审核后，经有关责任人确认无误，将学生的电子学籍档案导出、打印形成文本档案，与学生电子学籍档案数据刻录光盘一同交给学校的档案管理部门。

总而言之，建立和完善动态的学生电子学籍档案是技工学校发展的要求，也是技校学籍管理工作现代化的重要标志。技校学籍管理工作是一项具体、细致、对学生影响深远的工作，还要在实践中不断吸取教训、总结经验，进一步探索可持续改进的好方法。

第二篇：学籍档案

一个人的人事档案从高中开始建立，如果没有上高中，而是上了中专的话，档案就由中专开始建立，这部分档案才是你的人事档案，其他材料（包括你上的成考大专的档案材料）都是人事档案的补充。所以可以肯定的是，你的人事档案已经丢失，将来招工、参加工作的手续都会受影响。你应当回原中专学校，说明情况后，由学校出具你的在校的学籍证明等材料（包括入学，考核、毕业、成绩、奖惩等）。等于重建了人事档案，然后将这部分材料也转到街道办事处，与大专档案材料合并，这样档案材料才完整。

好办。到原毕业学校补三表（毕业生鉴定表、学籍成绩表、实习鉴定表）即可。最好找到你中专阶段的班主任，如果中间换了班主任，以你离校时的班主任为准，如果班主任调离学校，可以找学生科或学工处补办。

答：技校、中专及以上学历的拟招调人员都需审查学籍档案。学籍档案遗失的，必须提交由毕业学校开具证明并附加盖学校公章的学籍档案复印件。

第三篇：学籍档案

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学籍档案：操行平定

第一学期： 该生自入校以来，思想积极要求进步，学习认真，努力刻苦。团结同学。尊敬师长，关心集体，遵守学校的规章制度，积极参加校内外公益活动，在各项活动中表现优异。

第二学期： 该生在学校期间，努力学习基础课程和专业知识。并把所学知识应用到实训课当中，遇到疑难问题虚心向老师请教，热爱所学专业，在第二课堂中认真钻研，成绩优秀。

第三学期： 该生通过在学校1.5年的学习生活，在思想、学习、工作上都取得了很大的进步，在操行和品德上获得了学校的认可，在离校实习期间，能做到学以致用，理论和实践相结合，获得了实习单位的好评。

毕业生登记表：自我鉴定

自从进入伊春林业学校学习以来，取的了很大的进步。首先，在思想上积极要求进步，能积极响应学校的号召，严格遵守学校制定的各项规章制度，积极参加学校组织的校内外公益的活动，热爱所学专业，又牢固的专业思想。其次，在学校期间，努力学习基础课程和专业知识，上课认真听讲，课下努力钻研，能热心帮助学习中有困难的同学，学习成绩优秀，学习中能够做到理论和实践相结合，把所学的理论知识运用到实践当中，做到学以致用。取得了较好的实践效果。再次，尊重老师和同学，关心班集体。团结同学，热爱劳动，深受授课老师的认可和班级同学的一致好评。

毕业鉴定：

该生自入校以来，能够遵守学校规定的各项规章制度，学习认真努力刻苦，为人谦虚，勤奋好学，尊重老师和同学，关心班集体。团结同学，热爱劳动，热爱所学专业，能积极帮助老师完成班级组织的各项工作，有较强的组织能力，是一名合格的毕业生。

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学籍档案：操行平定

第一学期： 该生自入校以来，思想积极要求进步，学习认真，努力刻苦。团结同学。尊敬师长，关心集体，遵守学校的规章制度，积极参加校内外公益活动，在各项活动中表现优异。

第二学期： 该生在学校期间，努力学习基础课程和专业知识。并把所学知识应用到实训课当中，遇到疑难问题虚心向老师请教，热爱所学专业，在第二课堂中认真钻研，成绩优秀。

第三学期： 该生通过在学校1.5年的学习生活，在思想、学习、工作上都取得了很大的进步，在操行和品德上获得了学校的认可，在离校实习期间，能做到学以致用，理论和实践相结合，获得了实习单位的好评。2012、12、30

毕业生登记表：自我鉴定

自从进入伊春林业学校学习以来，取的了很大的进步。首先，在思想上积极要求进步，能积极响应学校的号召，严格遵守学校制度的各项规章制度，积极参加学校组织的校内外公益的活动，热爱所学专业，又牢固的专业思想。其次，在学校期间，努力学习基础课程和专业知识，上课认真听讲，课下能力钻研，能热心帮助学习中有困难的同学，学习成绩优秀，学习中能够做到理论和实践相结合，把所学的理论知识运用到实践当中，做到学以致用。取得了较好的实践效果。再次，尊重老师和同学，关心班集体。团结同学，热爱劳动，深受授课老师的认可和班级同学的一致好评。

毕业鉴定：

该生自入校以来，能够遵守学校规定的各项规章制度，学习认真努力刻苦，为人谦虚，勤奋好学，尊重老师和同学，关心班集体。团结同学，热爱劳动，热爱所学专业，能积极帮助老师完成班级组织的各项工作，有较强的组织能力，是一名合格的毕业生。

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第四篇：教育局让做电子学籍档案

教育局让做电子学籍档案，学校的一年级，七年级，九年级学号统一按教育局规定编制，学号由十九位数字组成，654301（地域代码）**（学校代码）（语种代码）（学段代码）（入学年限代码）（族别代码）（性别代码）（序列号）

学校代码：北屯镇中学15；语种代码：汉语1维语2哈语3蒙语4双语5；学段代码：小学21初中31；入学年限：两位数，由当年入学年限为准，如2012年9月入学，后两位数字为12，以此类推；族别代码：汉1维2哈3蒙4回5其他6；性别代码：男1女2；序列号：四位数，第一、二位数字为班级代码，一班为01、二班02…… 文件要求是20日必须上报，你不能这样说吧，你要说18日，逾期不报者进行通报

而且，要求班主任必须用软件录入，因为导不出来EXCEL表

各学校首先要向学生说明本次建立电子学籍的重要性，确保学生电子学籍信息真实，学生姓名必须和自己户籍上名字一致，学生电子照片1寸免冠蓝底背景

如果考试时信息与录入不一致，则不能参加毕业考试

第五篇：浅谈中学电子学籍档案的管理

浅谈中学电子学籍档案的管理

中学生的学籍档案是学校档案信息的重要内容。随着吉林省中小学和幼儿园学生电子学籍系统管理的实施，怎样认真认识和思考中学生电子学籍档案的规范化管理，使学校档案管理工作更好地为学生服务，已成为学校档案室的重要工作内容之一。

一、中学电子学籍档案管理的意义

学籍档案管理是一项繁杂而又事务性很强的工作，随着许多中学办学规模的扩大、学生人数的逐年增加，有关学生的各种信息也成倍增长，原来基于小型数据库的、半手工操作的学籍档案管理系统已难以适应学校发展的要求。面对庞大的信息量，有必要开发学生学籍信息管理系统来提高学生管理工作的效率。因此，运用先进的信息传播技术建立一套完整的、规范的学生学籍信息资料，利用计算机管理学籍档案，以便快捷地录入、统计、查询、检索学生的各类信息，及时了解学生的学习情况，使各级管理达到资源共享，协同管理，实现管理信息化、规范化和科学化就显得尤为重要。

档案不是历来就有的一种社会现象，它是随着社会的发展、文字的发明和运用而产生的。随着科学技术的飞速发展，档案信息的储

存进入数字化时代，已由“有纸档案”向“无纸档案”发展。“无纸档案”通过对计算机技术、现代通信技术以及光盘技术等组合成综合性系统设备的应用，把各种文件以磁盘、光盘的形式呈现，并且通过配套的显示器显现其内容，从而显著改变工作环境，极大地提高工作效率与工作质量。随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，传统的学籍管理模式跟不上时代的步伐，在这种背景下推进中学学籍管理的信息化势在必行。实行学籍电子管理，不仅能避免头绪多、操作难、手续复杂等诸多问题，更重要的是能排除人为因素，及时、客观、准确地为教育质量评价提供科学的数据。

二、学生电子档案形成过程的问题

在大多数高中生不了解学生档案的组成内容和学生档案的重要性。在我国目前的人事制度里，现行的档案管理制度在比较长的一段时间内还不会取消，学生档案今后将会涉及很多方面的问题，诸如高校招生，社会保险等国家推行的福利政策。我们档案管理人员和任课教师、班主任老师都有责任利用学校集会，校园广播、校园网、宣传窗等对高中学生进行档案意识的教育，教育每个学生日常行为习惯养成，提醒每个学生慎待自己的档案。提醒每个学生在个人电子学籍档案形成过程中应注意的问题，我们还应转变观念，树立人本管理，扩大学生档案的利用范围来显示它的价值，而档案价值发挥越大，人们对档案也就必然会越加重视。

学生电子档案在形成过程中，许多表式的基本内容要求由学生本人填写或提供的，然而以往每个学生档案中，都会有材料不全或材料填写不规范的问题存在，给高校招生、军队征兵、社会招工等带来不利影响，每个学生应注意以下几个问题：

（一）表式填写应规范，姓名是最重要的一项内容，应前后一致，特别是音同字不同的，其身份证、电子学籍表、毕业证书，高校录取名册的名字应该完全一致。

（二）所有表式栏中的前后日期应保持一致，如有矛盾都会留下后患。

（三）注意电子学籍系统信息管理与信息安全，高中学生高一年级和高二年级的成长记录和综合素质评价，学校应在7月31日前完成检查，核实和报送工作；高三年级学生成长记录和综合素质评价信息，应在5月30日前完成检查、核实和报送工作。学生应特别注意不要错过查询时间。

三、中学电子学籍档案管理的措施

目前，仍有许多中学学籍电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式，没有上升到“电子”的高度。学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关

学籍档案的管理，虽一部分使用了计算机，但仅采用单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。为此，完善中学学籍电子档案管理的措施应做好如下工作：

（一）强化中学电子学籍档案管理的重要性

中学生学籍档案反映每个学生在中学期间学习、生活的主要依据，也是高校录取、培养学生的第一参考材料，同时也是国家和社会的重要的人事档案形成的基础。中学学籍管理是中学教育和中学管理的重要组成部分，是中学有效控制学生辍学的重要措施，因此对此项工作中学领导要给予高度重视。中学学籍管理工作政策性很强，牵涉到学生的切身利益，学校应选派责任心强，业务好的教师担任，具体负责学籍管理和传送电子学籍的人员应相对固定，以保证电子学籍管理工作的准确无误。

（二）做好中学学籍电子化管理工作

规范和加强学籍电子档案管理，对中学显得尤为重要，根据学籍档案管理具有长期性、复杂性的特点，中学必须实行管理规范化、制度化、科学化。从招生到毕业，在这一过程的不同阶段、环节，学籍电子档案管理人员一定要本着高度负责的态度认真对待，严格按照制度办事，坚持原则，管理到位，做到制度面前人人平等，认真做好学籍电子档案管理工作。

（三）做好中学电子学籍档案管理队伍的建设

中学学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多地方中学普遍忽视了学籍管理队伍的建设，学籍管理人员综合素质偏低，专业结构、年龄结构不合理，并且随着学分制的实施，加强和完善学籍管理队伍建设显得十分必要。中学必须紧紧围绕当前时代发展新要求，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域。中学必须加强对学籍管理队伍的培训和教育，使他们充分认识和理解学籍电子档案管理工作的性质和重要性，自觉地认真钻研业务，学习新知识，提高工作能力。

（四）做好中学电子学籍档案管理的具体工作环节

电子学籍档案管理工作主要包括四项内容：归档管理、档案申请、档案借阅、档案归还。归档管理：档案管理员根据文档类别可创建、删除、添加、重命名文档文件。档案申请：由借阅人提出申请，提交的申请信息经办公室同意后用户方有权限在规定的时间内借阅。档案借阅：用户需要察看某档案详细内容或借阅档案时，可以进行“借阅”操作，进入档案借阅流程。档案归还：用户可以自己归还档案也可以到期后由系统自动取消该用户浏览此公文档案的权限。普通用户和档案管理员的权限不同，普通用户只可以借阅已封卷的档案文件。而档案管理员拥有档案管理模块的全部权限。如图1所示。

图1 档案借阅流程业务流程图

电子化学籍管理是一个新鲜的事物，对于负责这项工作的老师们来说，在今后的工作还会遇到这样或那样的操作问题，我们应把握机遇，勇于迎接挑战，本着务实的原则，不断创新方法，积累经验，摸索规律，在中学电子学籍档案管理方面进行积极探索和实践。