高校学籍档案管理的有效措施分析

第一篇：高校学籍档案管理的有效措施分析

高校学籍档案管理的有效措施分析

摘要：学籍档案是学生常会听到的一个词，学生在学习中、生活中、社会实践中的所获得的荣誉、受到的嘉奖，都会成为学籍档案的一部分，对学校、社会还有个人都有证明、保存以及极大的使用价值，是一个学生成长的真实记录，也是一个学生从出生到毕业、就职的“履历表”。高职院校学籍档案包括学生的新生录取名册、在校生名册、学籍册、学籍变动、毕业生登记表等原始记录。学籍档案管理是一所高校的重要组成部分，有其非常重要的作用与地位。高校学籍档案的管理可以规范学生，掌握学生的动向，是培养一名合格毕业生的重要依据和组成部分。

关键字：高校学籍；档案管理；有效措施

随着改革开放步伐的加大，我国教育事业的蓬勃发展，高校在培养专职人才方面担负着十分重要的作用，社会需要各种专门型人才，无论是理论型、技能型还是应用型人才，都需要在高校这个大熔炉中进行培养和锻炼。而实现这一目标和任务，就需要加强和完善学生学籍管理工作。只有实现学生学籍管理工作的有序性、有效性，才能够提高教学质量，稳定教学秩序，优化校园环境，保证保证办学目标的实现。本文即就高校学籍档案管理得有效措施进行分析与建议，期望可以帮助各高校管理人员探索高校学籍档案管理管理模式，为高校学籍档案管理的进步有所促进。

一、学籍档案管理中存在的问题

长期的教学实践已经使得高校学籍档案管理较之之前有了较大改善，但不可避免的，高校学籍档案管理依然存在着许多明显的缺陷和现实的问题，其中有以下几点比较突出：

1、管理体制存在问题

目前来说，管理体制和管理方式上存在的问题比较明显，管理权属不清，管理职责不明确，管理人和和管理档案的人员混杂，十分混乱。更有甚者，部分管理人员在面对出现的问题方面根本不知道是管理的人出的问题还是档案出现问题。管理脱节现象严重，档案和相关的材料界限不明，存放混乱。另一方面，高校在管理方式上还未形成统一标准，各个部门的管理方式不同，管理标准不同，沟通较少，以至于各个部门按照各自的管理方式进行管理，最后归档时候显露的问题难以得到根本的解决。

2、高校学籍档案失实现象严重

任何一个领域，最大的禁忌就是造假，在高校学籍档案管理方面此问题也十分严重。造

假无论成分有多少，都将会影响档案的真实性。与真实不符的档案，无论多美，都失去了其应有的本质与凭证的价值。目前，现实情况错综复杂，社会不正之风的影响也愈演愈烈，高校学生档案的虚假情况也在悄然发生。比如公司在招聘会招聘时候，常常会收到同一高校的多分应聘简历，对比之后发现，同一个班级出现多个学习委员，多个学生会主席的学生干部甚多，现在各个高校的就业任务繁重，学校为让学生尽快就业，走上工作岗位，不仅默认学生档案的一些不实内容，还会帮助学生讲加分项的内容、材料跟进档案，而一些处分等档案资料则放置高阁。这使得学生的真实情况难以反映出来，好学生的奖励被怀疑是假的，假的奖励则被误认为是辉煌的过去。

3、高校学籍档案收集不及时

为提高学籍档案的价值, 应该保证档案材料的真实性和完整性。而学生学籍档案主要是在各

教学院系、教务处、招生办、学生工作处、就业指导中心等部门产生和形成的, 具有分散性。高校学籍档案管理的第一步就是收集，而收集不及时是现高校普遍存在的问题。现高校扩招情况比较普遍，有统招的人员也有补录的人员，甚至补录的人员大批量的增多，在时间上就延长了招生的周期，客观上也给收集招生资料带来困难。各专业的扩增，补考的统计及成绩发放的时间不同，给收集学生成绩工作带来不便。再次，学生留(降)级、休学、复学、退学、转学等学籍异动的情况多，导致学校在统计学生数量方面不准确，为教学管理带来困难的同时对学生档案的影响也很大。每个学生的情况都必须一一核实，资料都需要逐一填写，这些工作内容也会给档案的收集整理工作带来困难。

4、学籍档案管理者对档案管理意识薄弱

目前来说，学校高层对档案管理工作的重视度不够，对档案管理的重要性认识还不充分，因此常会出现对行政档案、人事档案很重视，对学生的学籍档案却马马虎虎，这种思想导致的直接后果就是懈怠情绪情绪的出现，需要填写的表格填写不规范，相关材料收集不完整，无论是人力、物力、财力投入都会出现不足的情况。学籍整理的办公设备成就，在出现需要学生学籍档案时候，推诿责任，以至于引起很多用人单位需求与档案内容空虚之间的矛盾。

5、档案管理人员专业素质偏低, 管理观念落后

有些高校档案管理制度松散,工作散漫，存放学生学籍档案材料没有规矩，十分杂乱，在鉴别过程中需要耗费大量的人力和时间，学生学籍档案管理人员更换频繁，人员素质较低，工作中没有积极主动性，管理理念陈旧，对学籍档案特点、规律及价值作用认识不清, 以

致效率低下，使得学籍档案在教学管理、教学研究及学生管理工作中及时有效地发挥作用。

二、改进学籍档案管理的对策

学生学籍档案管理的改革已经是迫在眉睫，笔者在总结上述问题的前提下，提出几点改进意见，以供参考。

1、建立规范制度，规范学籍档案管理

首先, 应建立健全学籍档案的管理机制。学籍档案管理一般情况下应当由主管教学的教学主任管理，教务处长具体监管组织实施的体制，在学校人员体制中设置专门的学籍管理岗位，各个部门都应当配合学籍管理人员的需要和工作，形成以学籍管理岗位为中心的学籍管理制度。

2、健全收集整理等一系列流程

收集学生学籍档案材料一定要具备完善的各项规章制度，按照相应的规章制度，流程进行操作，制定统一的标准和要求。除科学制定归档范围、编订科学规范的卷内目录、规定各类表格的形式、印制的尺寸之外，还应建立健全的收集整理、检查校对、修损补缺、保管保密、鉴别归档、去假存真、转递送交和管理职责等各项规章制度或措施，做到有据可查，有章可循，照章办事，使学籍管理工作走向制度化、流程化。

3、采用灵活多样的管理方式

学生的学籍管理并非只针对一个专业，一个学科的学生，其针对的是全校学生的学籍管理工作，因此必须对不同专业的学生实施不同的，具有可靠灵活的管理方式，才能够实现学籍管理工作的优化。采取分专业、多层次的管理模式，可以更好的管理学生学籍。目前学生选课自由，设置可以跨系跨年级选课，这都给学籍管理带来一定影响和难度。因此在学籍管理过程中要跟踪学生的学习情况，选课情况以及成绩考核情况，因人而异，分别进行登记和注册。同时还应当应用计算机软件进行管理，使学籍管理更加科学化，现代化。

4、加强对学籍档案管理工作的领导，建立一个有素质、有执行力的管理队伍。全校档案工作中学籍档案从开始形成到归档完毕涉及的面最广、人最多。领导重视是学籍档案规范化管理的关键，每一个学生、教师、领导都应当重视学籍档案管理工作，不应当成为应付差事的工作，每一个环节都应当由专人负责，从开始的档案资料收集、表格填写，到之后的卷宗归档，每一个步骤都需要管理人员用心去做。同时还要对各个职能部门进行培训，将学籍管理纳入考核内容之一。

总结：高校学籍档案管理不是一件敷衍了事即可结束的工作，其需要管理人员的责任心，认真的完成工作，只有这样，学生的档案才能够统一、真实，为学生以后走上工作岗位做好准备，做好前期工作，也为单位与学校的衔接工作做好过渡。

参考文献：

1、陈雪雷.浅议高校学籍档案的收集和利用[ J ].湖北中医学院学报, 2004, 9

2、李佳秋, 陈江滨, 肖琳.试论高等学校学籍档案的管理与开发利用[ J].湖南工业职业技术学院学报, 2004, 3

第二篇：高校学籍档案管理存在的问题及解决办法

摘要：笔者分析了高校学籍管理中存在的问题及原因，并提出建立健全规范的管理制度、建立网络化的学籍管理、推行学分制、强化服务意识、提高学籍档案管理人员素质等解决对策。

关键词：学籍管理；网络化；学分制

中图分类号：g47 文献标识码：a 文章编号：1009-0118（2011）-09-0-01

高校学籍档案管理是依据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合学校实际制定的实施细则和规章制度，对学生从入学到毕业的整个过程所进行的质量考核管理。它包括学生的入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留、降级，转专业与转学，休学、复学与退学以及毕业资格与授予学位资格的审核及证书发放等。学籍档案管理工作直接影响着学校的教学质量和社会声望，如何搞好学籍管理工作，提高学籍管理现代化水平成为了当今研究热点。

一、学籍档案管理工作现状

（一）学籍档案管理工作存在的问题

近年来，高校学籍档案管理中存在一些问题，如一些学生和教师对学籍管理缺乏正确的理解，学生只把自己作为学籍管理中的一个被动对象；教师视学籍管理为教学管理部门的事，与己无关，且有些教学管理人员的责任心、事业心不强，对有关学籍管理的规章制度不了解，也不重视，这在一定程度上影响了学校的教学秩序和教学质量。有些学生在临近毕业才发现自己尚有缺考或不及格课程；而有的教师对学生违纪现象不闻不问或隐瞒实情，对严重违纪问题不处理，也不上报，甚至弄虚作假、更改考试成绩等问题，长期得不到解决，致使学生管理等规章制度形同虚设，影响正常的教学秩序。

（二）产生问题的原因

1、入学教育缺失。很多高校在新生入学后通过军训、发放学生手册、召开主题班会等形式进行入学教育，在对新生由高中进入大学后的学习方法、规律和手段等方面，缺乏及时有效的入学教育，新生需入学半年到一年的时间才适应大学生活。

2、学籍管理手段落后。高校学籍管理仍以分部门而治的多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，每个部门都有自己的一套信息系统，增加了工作量，信息无法达到共享，重复劳动多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，已满足不了教育现代化发展的需要。

3、学籍管理决策功能不足，支撑力度不够。高校各级领导和职能部门对学生档案数据要求更加全面、详细、快捷、准确，且需求日益频繁。而开学初的学籍注册工作的制度支撑不够，致使学院和学生都不重视学籍注册工作。

二、如何提高学籍管理现代化水平

（一）规范管理，树立以服务为主的观念

建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础，并不断对学籍管理制度加以修订。学籍管理应以各教学系为主，实行过程管理。教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立以服务为主的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。

（二）利用信息技术，建立网络化的学籍管理

现代化管理手段是实现高效、公正、准确、科学的学籍管理信息系统的基本条件。随着招生专业和人数的不断扩大，校际间的合作日益增多，人工管理无法保证工作顺利进行，应使用计算机进行学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学生学籍管理档案库，可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。

（三）积极探索、推行学分制

学分制是高等教育大众化形势下改革学籍管理制度的必然选择，它允许学生根据个人情况对所学知识和学习进程上的自主选择，是一种全新的教学管理制度和人才培养模式。学籍管理应当以适应学生个体的差异化、多样化为原则，根据学校实际情况，积极探索推行学分制。学分制应依据拓宽基础、淡化专业、加强素质教育和注重创新能力培养的原则，制定切实可行的人才培养计划。学生只要修满了学校规定的各项学分，就可以提前毕业。学分制的实行能极大调动学生的学习热情，减少学生压力，改善考风考纪，有利于学生根据自身特点构建自己的知识体系。

（四）加强考试管理，提高人才培养质量

课程考核是学籍管理中的重要内容，它可以检验教师的教学成果，还可以检验学生对知识的理解程度和运用能力。它是评定学生能否按照教学计划学习的客观依据，也是对学生进行学籍处理的重要依据。加强考试管理，制定考试工作职责及处理办法，对考试各个环节作严格规定，还应建立校、院两级巡考制度，为严肃考风、考纪提供保证。

（五）强化服务意识，提高学籍管理人员的自身素质

现代高等教育对学籍管理人员的素质要求越来越高，应加强学籍管理人员自身素质建设，包括职业道德和业务水平的提高，还应定期对学籍管理干部进行培训，学习新的教育政策、法规和文件，了解掌握现代管理技术、方法和新形势下的学籍管理特点，加强理论和计算机应用等知识的学习，拓宽知识面，增强实际运用和操作能力，逐步提高高校学籍管理队伍的整体素质水平。

三、结语

学籍档案管理工作是一项细致又繁忙复杂的业务管理工作，从事这项工作应具备广博的科学文化知识，系统的教育理论知识和专门学科知识责任心，还应有一定的计划决策能力，组织指挥能力，协调沟通能力及高尚的职业道德和敬业精神。只有全面掌握学籍档案管理的特点，并在实践中不断地总结经验，才能提高管理水平，使学籍档案管理在培养人才中发挥更大的作用。

第三篇：浅析提高档案管理人员素质的有效措施（精选）

浅析提高档案管理人员素质的有效措施

【摘要】档案管理工作是关乎我国发展的重要部门，档案管理人员的业务水平和服务态度直接影响到档案管理工作的质量，因此，提高档案管理人员的素质至关重要。本文就提高档案管理人员素质的有效措施进行初步探讨。

【关键词】档案管理;人员;素质;有效措施

0.前言

档案管理人员的素质是指档案工作人员在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总称。概括地说就是从事档案工作必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因此，提高档案管理人员的素质至关重要。本文就提高档案管理人员素质的有效措施进行初步探讨。

1.档案管理人员必须具备的综合素质

1.1协调能力

在实际工作中档案人员的协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起。为了做好档案工作，档案管理人员要和有关部门打交道。如何才能得到各方面的支持，除了靠有关的规章制度外，更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理协调统一。

1.2管理能力

档案管理工作是一个系统，它不仅包括对档案实体的管理，还包括对档案事业的管理。这就要求档案人员要认真研究管理学理论，学习现代管理的新知识、掌握现代管理技能，特别是高新技术管理手段在档案管理工作中的具体运用。近年来，随着现代信息技术在档案工作中的广泛应用，计算机替代了传统的手工操作成为档案管理自动化工作非常重要的工具。因此，档案管理部门提供给利用者的不再只是纸质档案，而是大量的电子文件。档案管理人员不再整天忙于收集、整理、查询等烦琐低效的工作，而是负责将丰富的档案信息数字化，通过专用网络向社会传播，使档案成为重要的信息资源。掌握计算机相关知识，能促进档案人员对档案信息进行现代化的管理。迅速有效地收集信息，完整安全地保护信息、及时准确地提供信息、最大限度地运用信息，使利用者在短时间内寻找到所需信息。

1.3学习能力

档案管理工作人员只有经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断扩展自己的知识，提高学历层次，才能适应社会发展的客观需要。因此，要参加系统的培训、讲座或以自学为主要形式的素质教育，有计划地进行继续教育与终身教育。

1.4开发能力

档案信息资源的开发和利用是目前档案的一项非常重要的工作，也是档案提供利用的拓宽与深化。档案管理工作人员要努力创造有利条件，运用现代化的管理手段，及时、准确、高效地开发档案信息资源，为社会服务。

1.5政治思想素质

档案管理工作是一项严肃的政治工作，它要求档案管理人员必须有较高的政治思想素质。所以，要求档案管理人员要积极参加政治学习，坚决拥护党的领导和社会主义制度，积极投身改革开放，爱岗、敬业，这是作为档案管理人员的首要素质。

1.6业务技能素质

业务素质是档案人员必须具备的综合文化知识和熟练的业务技能，这就要求档案人员应具有较深的专业知识、坚实的基础知识、较强的信息意识和熟练的信息技术；应具有经济、法律、外语等学科的文化知识，收集、处理、传播信息的能力，熟练地掌握现代信息技术的能力以及管理知识的能力。

2.提高档案管理人员素质的有效措施

2.1提高思想认识

随着市场经济不断完善，各项社会事业快速发展，档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大。这就要求领导进一步加强对档案管理工作的重视程度，自觉更新档案意识，对新形势下高素质档案人才的迫切需求有一个深刻的认识，给档案管理工作以人员、资金以及政策上的大力支持。把档案工作纳入本单位的工作规划，不断建立和完善档案管理工作的各项规章制度，关心爱护档案人员，切实解决他们的实际困难，改善他们的工作环境和提高其工资待遇。加大投入力度，不断补充完善各项硬件设施。

2.2加强继续教育培训

培训内容要因需设计，将培训内容与实际工作相结合。除加强专业理论知识学习外，应加大计算机知识的学习，重视网络知识教育，以适应新时期档案工作的需要。档案人员的继续教育水平在很大程度上决定档案工作者的素质，档案工作者的素质又在很大程度上决定着档案事业的总体水平。要树立档案教育是终生教育的观念，广泛开展多种形式的教育培训，如档案基础理论与技能培训、信息技术培训、相关专业知识培训等。通过教育培训，完善档案管理人员的知识结构、培养较强的档案技术能力。同时，注重加强档案工作者之间、相关专业工作者之间及档案管理单位之间的业务交流。通过交流，使他们尽快了解别人的先进经验，及时查找自己的不足，吸收好的经验应用于自己的实际工作中。档案工作人员要不断努力，注意自身修养。认清形势，端正思想，不断学习，注重积累。通过自我学习，与他人交流，扩大知识面，并注重学习过程中的积累与探索，把理论与实际工作有机结合起来。

2.3强化服务意识

档案管理工作人员要注意了解并关注党和国家的工作大局，善于从政治上认识判断形势，善于根据党委、政府的中心工作需要积极主动地开展档案工作。档案管理的价值就在于为工作决策提供服务，为领导决策提供依据。档案管理工作是一项服务性很强的工作，服务是目的，服务是前提，没有良好的服务，就失去了档案管理的价值和作用。档案人员的工作态度、工作效率、工作质量和工作成果是决定档案工作好与坏的根本原因。应积极发挥档案人员的主观能动性，积极开展职业道德教育，完善服务方法，提高服务质量，要不断增强服务意识，有高度责任心，变被动等材料为主动收集材料，在工作中牢固树立主动服务意识，既要坚持原则，照章办事，又要有改革创新的精神。主动、热情、及时、准确、全面、周到地为档案使用者服务，这样才能在服务中提高工作效率，在服务中树立良好形象。

2.4提升创新能力

档案管理工作是带有研究性的服务工作，档案管理人员只有真正理解自身的责任，才能适应社会的需求，才能做到爱岗、敬业、奉献。创新是促进档案事业进步的必然要求，也是档案事业发展的永恒主题。要善于从工作中、学习中、其它专业的知识中吸取有益的经验，应用在档案管理工作中，档案管理人员只有具备了创新能力，才能在档案管理工作当中开创出新局面。

2.5协调部门关系

档案工作是一项综合性工作，没有领导的重视和支持工作很难取得成绩，因此，档案人员应采取各种措施，协调好档案工作与领导之间的关系，争取领导的重视与支持，为档案工作的开展创造良好的环境和条件。要协调好与各部门单位之间的联系，发挥档案管理人员的作用。因为信息资料的来源渠道多，信息繁杂，仅靠专职档案员很难保证各类信息资料的准确收集、归档。因此，各部门工作人员平时收集、整理基础资料是关键。我们应努力协调好与各部门之间的关系，争取一个良好的工作环境。

3.结束语

随着档案事业规模的日益扩大，档案数量日益增多，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样，档案管理手段日益先进，同时，也对档案管理人员的素质提出了新的更高的要求。要推动档案事业可持续发展，加强档案人才培养，提高档案人员素质，尽快建设一支高素质和具有创新精神的档案人才队伍至关重要。因此，需要档案部门的高度重视和统筹规划，更需要档案管理工作人员的高度自觉和勤奋钻研，不断加强自身理论知识和业务技能的学习，开拓进取，开创档案管理工作的新局面。

【参考文献】

［１］康莉.优化档案管理人员知识结构提高档案管理队伍能力素质[J].科技资讯，2010，22.［２］周玉敏.档案管理人员应提高自身素质[J].工会博览：下旬.2010，05.

第四篇：浅谈新时期电大学籍档案管理

浅谈新时期电大学籍档案管理 何荣泉

韶关市广播电视大学广东韶关

512026 摘要：学籍档案管理是教学管理和学校管理的重要组成部分，是一项政策性很强的管理工作。在新时期中央电大开展“人才培养模式改革和开放教育试点”项目的实践中，必须增强档案意识，使电大学籍档案管理更加科学化、规范化，以保证教学活动的顺利进行，提高教学与管理质量。

关键词：电大学籍档案；管理；档案意识；科学化；规范化；制度化 随着社会的发展、现代科学技术的进步和现代远程开放教育的兴起，电大的学生类型和专业数量逐年增加，建立完善的学员学籍档案，是电大教育管理的重要组成部分，也是保证开放教育试点教务管理质量的重要内容，更是保证电大教育质量的重要手段之一。电大有其自身的发展规律和特点，它有别于普通高校，也不同于其他成人高校或网络学院、自学考试，所以电大的学籍档案管理工作必须从自身的规律和特点出发，不能搬用或套用现成的管理方式、方法。尤其1999年中央电大启动“人才培养模式改革和开放教育试点”项目以来，各级电大在校生人数、专科和本科专业数量，办学规模快速增长，这对电大的学籍档案管理提出了新的要求和挑战。为进一步做好电大学籍档案管理工作，保证电大教育质量，维护电大良好的办学声誉，全面实现学籍档案管理工作科学化、规范化、制度化、现代化，做到严格、严密、严肃，笔者结合自己多年的工作实践认为，新时期应从以下几方面做好电大学籍档案管理工作。

一、各级电大领导和学籍档案管理人员要提高档案意识，增强法制观念，充分认识学籍档案管理的重要性

档案意识是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观印象，也就是人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作性质、地位和作用的认识。档案源自于各个历史阶段的人类社会活动。认真学习《档案法》和有关的政策法规，增强档案意识，是做好电大学籍档案管理工作的基础，是全面实现学籍档案管理工作科学化、规范化、制度化、现代化的关键。各级电大领导要从“三个代表”重要思想的高度认识学籍档案管理工作，充分树立档案意识，真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性，对学籍档案管理工作要高度重视，把学籍档案管理工作纳入学校的议事日程和目标管理体制中，并作为考核和领导任内政绩的一个考核指标。学校分管档案管理工作的领导应该亲自宣传动员、建章立制、配备人员、检查督导，每学期要召开一次包括学籍档案管理人员在内的档案工作会议。学校领导对学籍档案管理中出现的困难和问题要及时解决，并在财力、物力上给予支持，为学籍档案管理工作走向系统化、规范化、科学化、制度化、现代化提供人力、观念、物质与良好工作环境和条件保证。

做为学籍档案管理人员首先应该树立责任意识，要有强烈的事业心，要有做好学籍档案管理工作的信心和热情，自觉地学习和掌握档案管理专业知识和技能；其次要有群众意识，学籍档案质量如何，学籍档案的作用发挥有多大，必须依靠领导和广大教职工的支持，要不断提高全体教职工对学籍档案管理工作的认识和理解，增强他们的档案意识，取得他们的支持和帮助，自己还要有不断提高业务水平的意识。

二、科学、合理地选拔和设置学籍档案管理人员，提高管理人员政治与业务素质

选拔学籍档案管理人员，首先要求学籍档案管理人员要热爱本职工作，对工作认真负责，坚持原则，有创新精神。由于学籍档案管理工作专业性较强，学籍档案资料的产生、积累有一定的时间连续性，是学校一个时期办学工作的真实写照与客观实据，是不可再生档案。学籍档案管理作为学校各项工作的考查凭证，它不但是学生在校期间全面、真实的反映，也为电大开放教育试点工作研究与教务管理提供依据和材料。因此，科学、合理地选拔和设置学籍档案管理人员，不断提高管理人员政治与业务素质，至关重要。具体措施有以下几点：（1）不断加强人员配置、知识结构合理的学籍档案管理队伍建设。要根据《档案法》、《高等学校档案实体分类法》以及中央电大对学籍档案管理工作的要求，并结合开放教育试点办学的开放性、社会性以及基层教学班的分散性和学员的差异性给整个教学教务管理工作提出的新要求，选拔那些熟悉计算机知识、协作精神好、吃苦能力强、有责任心、具有一定档案专业知识和实际工作能力的同志担此重任。要求学籍档案管理人员必须持有《档案工作人员岗位培训证》和《专业技术人员继续教育证书（计算机中级培训）》，且学历层次要达标，对业务骨干要相对稳定，对那些责任心不强，工作马虎，只把自己当作一个普通的学籍管理人员，而没认识到自己同时也是一个档案管理人员，档案意识薄弱的人，学校领导要对其进行批评教育，甚至调离学籍档案管理岗位，以保证各项学籍档案业务活动的正常进行。

（2）不断加强学籍档案管理工作人员的职业道德素养。电大学籍档案管理是一项管理周期长、服务性、开放性很强的工作，是电大办学的一个窗口，完善学生学籍档案，保存好原始的、完整的第一手学籍档案资料，是非常重要的。由于电大招生的开放性、多形式、多层次，招生人数和专业数量很多，有的电大学生类型多达10种，学籍管理内容十分繁杂，日常管理工作业务量大，涉及的原则性、政策性很强，事关学员切身利益，档案内容保存和利用价值极大，是电大整个档案管理工作的重要组成部分。因此，学籍档案管理人员要有奉献、敬业和主动热情的服务精神，要时时告诫学籍档案管理工作人员，学籍档案管理工作无小事，要为学生和档案使用者提供最好的服务，要克服学籍档案管理人员待遇低、职称难评、难聘、没地位，不被人们重视的错误思想。（3）不断加强学籍档案管理人员的业务培训。为了不断提高学籍档案管理人员的业务水平，学校要定期组织学籍档案管理人员到当地档案局进行专业知识的培训学习，邀请档案局的专家、学者来校讲课，每半年组织一次《档案法》的学习贯彻，不定期举行档案知识考试或竞赛。每年还要征订一些专业期刊，如《中国档案》、《档案管理》、《档案学通讯》等供学籍档案管理人员学习，以帮助他们提高业务和学术水平。另外，要组织他们参加系统内档案专业的学术交流活动，并鼓励他们多参与档案专业的科研课题，撰写专业论文，以提高自己的业务水平，养成严谨、科学、实事求是的工作作风。

（4）不断加强学籍档案管理人员计算机操作技能的学习和培训。中央电大开展“人才培养模式改革和开放教育试点”项目以来，以学籍管理为主的教务管理系统不断升级和换代，学员学籍电子档案的不断出现，对做好学籍档案管理工作提出了更高的要求。为提高学籍档案管理人员的计算机管理水平，要有计划地对学籍档案管理人员进行计算机专业知识的培训学习，一方面，要求他们必须参加中央电大、省电大或学校自己组织的学籍管理软件使用培训；另一方面，还要参加档案局组织的档案管理软件使用培训。通过培训，以提高档案工作者利用计算机软件为学籍档案管理工作服务的能力。

三、明确学籍档案资料的收集、整理和归档范围

电大的学籍档案资料极其丰富，内容繁杂，利用价值极大，属长期保存档案，明确学籍档案资料的收集、整理和归档范围，至关重要。电大的学籍档案资料主要包括学员在读期间日常的学籍管理档案资料和毕业档案资料两方面。学员在读期间日常的学籍管理档案资料主要包括：（1）新生入学报名登记表；（2）招生录取审批表和花名册；（3）教学班基本情况登记表；（4）学生成绩登记总表；（5）学生学籍异动审批表（包括转学、转专业、休学、退学、勒令退学、开除学籍和复学等）；（6）各类成绩表（包括统设课和省管课成绩表、自设课成绩表、免修免考报批登记表、形成性考核成绩表、实践环节成绩表、教务管理系统当前库和总库成绩表、成绩复查登记表等）；（7）开放教育试点生的学期注册表、课程注册表；（8）各类短期培训教育花名册和成绩表；（9）计算机管理电子文档数据资料；（10）其它一些有关的、重要的学籍档案管理文件和资料（包括报告、批复等）。

学员毕业档案资料主要包括：（1）入学报名登记表；（2）入学通知书；（3）成人高等学校毕业生登记表；（4）录取审批表和花名册（主要是成招和普招生）；（5）学员在校期间的奖惩材料；（6）学生个人成绩登记表；（7）毕业论文或毕业设计；（8）各类毕业生花名册；（9）各类学生结业花名册；（10）本科学员办理学士学位花名册；（11）毕业生资格审查表（主要是成招生）；（12）普通高等学校毕业生登记表（普专生）；（13）操行考核登记表；（14）毕业生体检表（普专生）；（15）就业报到证（普专生）；（16）计算机管理电子文档数据资料（包括高等教育学历证书图像信息采集电子注册光盘资料）。

学籍档案管理工作就是在收集以上材料的基础上，依照《档案法》的要求，按照工作程序，依据《高等学校档案实体分类法》，进行整理、立卷、保管，为最终的档案利用提供服务。

四、建立健全学籍档案管理规章制度，使学籍档案管理工作更加规范化和制度化

古人云：没有规矩，不成方圆。随着现代远程开放教育的发展，电大办学的开放性和社会性越加明显，在这种新的教育形势下，为做好学籍档案管理工作，应当根据《档案法》、国家教育部和中央电大的有关精神和文件，结合各级电大的实际，建立和完善学籍档案管理规章制度。学籍档案管理工作的规范化主要包括管理程序规范化、管理方式规范化、专业名称规范化、学籍注册规范化、成绩管理档案规范化和毕业办证手续规范化等。学籍档案管理工作制度化主要包括学籍管理实施细则、学籍管理人员岗位责任制、学员日常管理制度、考试管理工作细则、成绩管理制度、学籍档案管理制度等。通过建立和完善学籍档案管理制度和细则，使学籍档案管理工作有章可循、有据可依、照章办事，更加科学规范。

五、积极适应知识经济时代，提高学籍档案现代化管理水平

随着知识经济时代社会信息化的逐步实现，电大学籍档案载体将由传统的“白纸黑字”逐渐转变成“电子档案”，未来学籍档案的收集、存储、管理和利用等将发生本质的变化，这就需要我们用新的思维、新的观念、新的方法去适应电大未来的学籍档案管理工作。具体地讲是：

（1）充分认识信息化建设是知识经济时代学籍档案管理工作的主线。依托日益成熟的教务管理系统，开发适应电大学籍档案管理的软件，把电大学籍档案管理逐步发展成一种信息产业。

（2）知识产权保护是知识经济时代学籍档案管理工作的重点，创新产权、知识产权二者的法律保护同等重要，要尽快突破电子档案资料的法律效力问题。

（3）创新管理机制是电大学籍档案管理的切入点，积极吸收和利用国内外档案管理的先进经验，进行管理技术创新和网络信息化管理，努力解决技术难题和网络安全等问题，从而提高学籍档案现代化管理水平。参考文献：

[1]于云秀.开放教育入学指南百问.北京：中央广播电视大学出版社，2002.2 [2]贾佳1.浅谈学籍档案管理工作[J]1，内蒙古电大学刊，2003，41 [3]董小坤.谈如何发挥成人学籍档案管理的功能作用.胜利油田师范专科学校学报，2001年9月版.(87).[4]陈东.现代远程教育学籍档案现代化管理的措施探讨.西南民族大学学报•人文社科版.2004年9月版.

第五篇：义务教育学生学籍档案管理细则

关于印发《河南省义务教育学生学籍管理实施细则

（试行）》的通知

2014-04-24 16:56:29 【浏览字号：大 中 小】 来源：教育厅办公室

教基一〔2014〕310号

河南省教育厅

关于印发《河南省义务教育学生学籍管理实施细则（试行）》的通知

各省辖市、省直管县（市）教育局，厅直属实验学校：

为进一步规范义务教育学生学籍管理，提高信息化管理水平，根据教育部《中小学生学籍管理办法》有关要求，结合我省实际，制订了《河南省义务教育学生学籍管理实施细则（试行）》，现予以印发，请认真执行。

执行中有什么问题，请及时反映。

附件：河南省义务教育学生学籍管理实施细则（试行）

河南省教育厅

2014年4月22日

河南省义务教育学生学籍管理实施细则（试行）第一章 总则

第一条 为进一步规范义务教育学生学籍管理，提高科学管理水平，根据《中华人民共和国义务教育法》、《河南省实施＜中华人民共和国义务教育法＞办法》及教育部《中小学生学籍管理办法》等法律法规，结合我省实际，制订本实施细则。第二条 本细则适用于我省所有由政府、企业事业组织、社会团体、其他社会组织及公民个人依法举办的小学、初中、义务教育阶段特殊教育学校、工读学校（以下简称学校）和在这些学校就读的学生（以下简称学生）。

第三条 学生学籍管理采用信息化方式，实行省级统筹、分级负责、学校实施的管理体制。

省级教育行政部门统筹全省学生学籍管理工作，指导、监督、检查全省各级教育行政部门和学校的学生学籍管理工作；按照国家要求建设电子学籍系统运行环境和学生数据库，确保正常运行和数据交换；作为学籍主管部门指导直管学校的学籍管理工作并应用电子学籍系统进行相应管理。

省辖市教育行政部门负责指导、督促、检查本行政区域内县级教育行政部门和学校认真落实国家、省和本市关于学生学籍管理的各项规定、要求；作为学籍主管部门指导本行政区域内直管学校的学籍管理工作并应用电子学籍系统进行相应管理。

县级教育行政部门具体负责本行政区域内直管学校学生学籍管理工作，配合省、省辖市教育行政部门指导省、市直管学校的学生学籍管理工作，应用电子学籍系统进行相应管理；督促学校做好学生学籍的日常管理工作。

学校负责本校学生的学籍信息收集、汇总、校验、上报，应用电子学籍系统开展日常学籍管理工作，确保信息真实、准确、完整。

第二章 学籍建立

第四条 小学和初中均实行秋季招生、入学。凡当年8月31日之前（含8月31日）年满六周岁的儿童，其父母或其他法定监护人应当送其入学接受并完成义务教育。条件不具备的地区的儿童，经县级以上教育行政部门批准，可以推迟到七周岁。未经主管教育行政部门批准，小学不得招收不足6周岁的儿童入学。

第五条 学生应在就读学校建立学籍。

第六条 学生初次办理入学注册手续后，学校应为其采集录入学籍信息，建立学籍档案，通过电子学籍系统申请学籍号。学校应当从学生入学之日起1个月内为其建立学籍档案。

学生学籍档案内容包括：

（一）学籍基础信息及信息变动情况；

（二）学籍信息证明材料（户籍证明、转学申请、休学申请等）；

（三）综合素质发展报告（含学业考试信息、体育运动技能与艺术特长、参加社区服务和社会实践情况等）；

（四）体质健康测试及健康体检信息、预防接种信息等；

（五）在校期间的获奖信息；

（六）享受资助信息。

学籍主管部门应通过电子学籍系统及时核准学生信息。

第七条 学籍号以学生居民身份证号为基础生成,一人一号，终身不变。逐步推行包含学生学籍信息的免费学生卡。第八条 学校不得以虚假信息建立学生学籍，不得重复建立学籍。学籍主管部门和学校应利用电子学籍系统进行查重。

学籍管理实行“一人一籍、籍随人走”。除普通学校接收特殊教育学校学生随班就读、特殊教育学校、工读学校外，学校不接收未按规定办理转学手续的学生入学。残疾程度较重，无法进入学校学习的学生，由承担送教上门的学校建立学籍。

第九条 学籍档案分为电子档案和纸质档案。电子档案纳入电子学籍系统管理，纸质档案由学校学籍管理员负责管理。学校应保留第六条

（一）、（二）、（三）、（五）款纸质档案。

第十条 如学生父母或其他法定监护人提出修改学生基础信息的，凭《居民户口簿》或其他证明文件向学校提出申请，并附《居民户口簿》复印件或其他证明复印件，由学校核准变更学籍信息，并报学籍主管部门核准。

第三章 学籍变动 第十一条 转学

（一）学生有下列情况之一的，应准予转学：

学生父母或其它法定监护人户籍跨省、市、县（市、区）迁移或在本县（市、区）内跨学区、乡（镇）迁移的； 学生父母或者其他法定监护人长期因公出国（境）工作、支援边疆建设、现役军人(含武警)等原因，其子女投靠亲属到非户籍所在地居住的；

流动人口适龄子女居住地跨省、市、县（市、区）迁移的； 进城务工人员随迁子女到流入地就学的。

（二）需要办理转学手续的学生，其父母或者其他法定监护人持有效证明材料向转入学校和所属教育行政部门提出转学申请，经审核同意后，再到转出学校和所属教育行政部门办理转出手续。审批过程在网上完成。

按照教育部的要求，跨省转学的学生除了上述相关证明材料，还须提供原学籍所在学校的学籍证明。

（三）转学一般在新学期开学后两个月内办理。符合转学条件的学生，转入、转出学校和双方学校学籍主管部门应分别在10个工作日内完成学生学籍转接。不按规定时间或条件进行审核操作的，上级主管部门或系统可进行强制干预。

（四）义务教育阶段学校不得责令学生转学；学生休学期间以及受处分期间不予转学。

第十二条 特殊教育学校学生转入普通学校随班就读，或普通学校随班就读残疾学生转入特殊教育学校就读的，其学籍可以转入新学校，也可保留在原学校。进入工读学校就读的学生，其学籍是否转入工读学校，由原学校与学生的父母或其他法定监护人商定。

第十三条 休学、复学

（一）学生有下列情况之一者，可以休学：

1、因病经诊断，需停课治疗休养时间占一学期总学时三分之一以上的；

2、学生在一学期内连续请假（包括病、事假）时间超过学期总学时三分之一仍不能到校上课的；

3、因其他特殊原因，确需休学的。

（二）因病假办理休学手续须由学生父母或其他法定监护人持县级以上医院诊断证明，因事假办理休学手续由父母或其他法定监护人持相关证明，向学校提交书面申请，学校审核后报所属教育行政部门确认，准予休学。

（三）休学期限一般为1年。休学期满仍不能复学的，应当由学生父母或其他法定监护人持县级以上医院诊断证明或其他相关证明向学校申请延长休学期限，经学校审核，报所属教育行政部门确认后，可继续休学。

学生休学期间保留学籍。

学生休学期满或休学期间要求复学的，由学生父母或其他法定监护人向学校提出申请，因病休学的还应当提交县级以上医院认定治愈或认定可以正常学习的证明，学校审核并报所属教育行政部门确认后，即可复学。义务教育阶段学校应当及时督促学生复学，督促无效的由学生户口所在地的街道办事处或乡、镇人民政府责令其父母或其他法定监护人送学生复学。

学校对准予复学的学生，按照接续学业原则安排就读年级。

（四）学生到境外就读的，应当凭有效证件到现就读学校办理相关手续。回到境内后仍接受义务教育的，应接续原来的学籍档案。

第十四条

退学 辍学

（一）义务教育阶段学校不得责令学生停学、退学，不得开除学生；

（二）学校及教育行政主管部门应采取措施防止学生辍学。学校发现学生辍学应及时采取措施，努力使其复学。同时将学生辍学情况书面上报当地乡镇人民政府、街道办事处、县级教育行政部门，在义务教育年限内为其保留学籍，并利用电子学籍系统进行管理。

义务教育阶段外来务工人员随迁子女辍学的，就读学校的学籍主管部门应于每学期末将学生电子学籍档案转交其户籍所在地学籍主管教育行政部门。

第十五条 留级、跳级

义务教育阶段学校不得责令学生留级。

义务教育一般不允许跳级。德、智、体、美等方面特别优秀、且具备超前学习能力确实需要跳级的学生，其父母或其他法定监护人可提出跳级书面申请，学校同意并签章，上传学校签章后的跳级申请电子影像件，经学籍主管教育行政部门核准后，可以跳级。跳过年级视为受完相应年限的义务教育。跳级不能跨学段，且限于本校范围内。

第十六条 学生死亡，学校应当凭相关证明在10个工作日内通过电子学籍系统报学籍主管部门注销其学籍。失踪或被刑事拘留等原因离校的学生，学校要及时向主管教育行政部门上报，学校和学籍主管部门不得取消其学籍。

第四章 学籍档案管理

第十七条 正常升级、转学、升学学生的学籍档案转接，由电子学籍系统完成。

第十八条 学生办理学籍转接手续后，转出学校应及时转出学籍档案，并在1个月内办结；学生转学或升学后，转入学校应当以收到的学籍档案为基础为学生接续档案。

第十九条 学生转学或在义务教育阶段升学时，学籍档案应当转至转入学校或升入学校，转出学校或毕业学校应保留电子档案备份，同时保留必要的纸质档案复印件。学生最后终止学业的学校应当归档永久保存学生的学籍档案，或按相关规定办理。

学校合并的，其学籍档案移交并入的学校管理。

学校撤销的，其学籍档案移交县级教育行政部门指定的单位管理。第二十条 学生学籍信息发生变化，学籍进行转接或学生毕业时，学校应及时维护电子学籍系统中的有关信息，并将证明材料归入学生学籍档案。学籍主管部门应及时对学生学籍变动信息进行更新。

第五章 保障措施

第二十一条 省辖市、县（市、区）教育行政部门和学校应当为学籍管理提供必要的保障条件,配备或指定学籍管理员，完善管理制度，建立工作机制。学籍管理员必须熟练掌握学籍管理有关规定、学籍管理系统的基本功能、学籍信息采集的基本要求、学籍变动操作方法、保密要求等。

第二十二条 学籍管理员应当实行先培训后上岗和保持相对稳定。各级学籍管理员的基本信息须报送上一级教育行政部门备案。

第二十三条 省辖市、县（市、区）教育行政部门和学校应当每学期复核学生学籍信息，确保学籍变动手续完备、学生基本信息和学籍变动信息准确。

第二十四条 各级教育行政部门和学校要建立严格的保密制度，严防学籍信息外泄和滥用。非经学籍主管教育行政部门书面批准，学籍信息一律不得向外提供。

第二十五条 教育行政部门违反本细则的规定，由上一级教育行政部门责令改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法处理。第二十六条 学校违反本细则的规定，有下列情形之一的，由主管部门责令改正；情节严重的，依法追究校长和相关人员责任。

（一）不为已接收学生建立学籍档案的；

（二）以虚假信息建立学籍或学籍档案的；

（三）不及时把学籍变动信息纳入学籍档案的；

（四）不及时报告义务教育阶段学生辍学情况的；

（五）接收学生不为其办理转学手续的；

（六）不按规定为学生转接学籍档案的；

（七）泄露或非法使用学生学籍信息的；

（八）擅自更改或处理学生学籍信息的；

（九）违反本细则规定的其他行为。

第二十七条 教育行政部门应对学籍管理工作成绩突出的单位和个人进行表彰。

第六章 附则 第二十八条 学校的外籍学生和港澳台学生学籍管理，参照本细则执行。第二十九条 各地可根据有关法律法规和本细则的规定，制定具体操作办法。

第三十条 本细则自2014年5月1日起施行。原有关义务教育学校学生学籍管理规定与本细则不一致的，以本细则规定为准。