小学学生电子学籍档案管理平台（大全）

第一篇：小学学生电子学籍档案管理平台（大全）

创建新塘小学学生电子学籍档案管理平台

为认真贯彻党和国家的教育方针，全面推进学校施素质教育，保障学生身心健康，促进学生德、智、体全面发展和整体素质的提高，建立规范的学生电子学籍管理制度，特制定本办法。

一、基本要求

1、建立全学生电子学籍档案，对在籍学生的基本情况、学籍变更情况、学业成绩考评情况、毕业情况等实行网络管理，实现小学学籍与初中、小学学生成长记录的衔接。

2、利用计算机等电子信息网络录入学生信息，实现快捷、公开、统一的目的，提高学籍管理水平。

二、新生注册

1、新生报到后进行电子注册，统一编排新生学籍号，并建立电子学籍，并建立与镇中心小学的联网。

2、新生电子注册后，学校应及时组织学生拍摄数码相片，及时前将相片上传。数码相片的规格为13Ox90(mm)，每一张相片的存储文件名必须是该生的学籍号。

3、建立小学生电子学籍档案后，学生纸质档案将逐步取消。学生毕业或转学(转到外市)，由学校根据需要通过信息网打印学生学籍表(用8K纸打印)。

7、逐步控制班额。小学生每班不超过45人(本学区内生源过多、学校办学条件不足的，经县局批准可适当放宽，但不能超过56人的班额)。

8、小学学生入学年龄为7周岁。电子档案建立学籍。

9、依法执行小学升初中在户籍所在地学校就近入学的规定。鉴别“户籍所在地学校就近入学”，10、新生学籍号编排方法:

义务教育阶段学生使用学籍号，按以下办法编排： 小学：十位数字

从左到右顺序，第一、二位数字表示入学年份（取后两位数字）；学籍号一经编写，除少数转学学生需要变更学籍号外，一直使用到该学段毕业。

三、学籍变更

1、转学

学生有下列理由之一者，可以申请转学:户口及家庭住址迁移，路途较远，不能就近入学的学生;到我村来投资的外(客)商子女、转业军人子女等政策允许的。

a:学生市内转学网上操作流程如下:

学生个人向学校书面申请→转出学校同意之后在电子学籍网上填写转学学生的信息→接收学校审查→转出学校通知学生到转入学校。

转出学校负责通知转学学生复印转学证明材料。

b：学生县内转学网上操作流程如下：

学生个人向学校书面申请→转出学校同意之后在电子学籍网上填写转学学生的信息→接受学校审查→转出学校通知学生到新校报到。

c:学生转出本市操作流程如下(人工操作):

学生个人凭对方学校和教育行政部门的接收证明，向原就读学校提出书面转学申请→转出学校同意后，网上打印出学籍表，手工开据转学证并签字盖章→学生(或家长)凭转学材料在网上注销该学生电子学籍。

d:学生转入本县操作流程如下(人工操作):

转学学生持有关材料到接收学校签署接收意见→接收学校为转学学生拍摄数码相片并上传市教育局。

2、休（复）学：

在校学生因病或其他特殊原因，一个月以上不能坚持学习，可以申请休学。

①小学学生休（复）学，均由县局最终审定。

②学生休学期间保留电子学籍，休学期限为一年。

③网上操作流程如下：

休（复）学学生家长持相关申请证明材料向学校提出书面申请→学校同意后填写学生的相关信息→县局核实证明材料后审批。

每学期结束，学校应在网上进行各类学籍变更情况的统计，并向上一级领导汇报。

第二篇：义务教育学生学籍档案管理细则

关于印发《河南省义务教育学生学籍管理实施细则

（试行）》的通知

2014-04-24 16:56:29 【浏览字号：大 中 小】 来源：教育厅办公室

教基一〔2014〕310号

河南省教育厅

关于印发《河南省义务教育学生学籍管理实施细则（试行）》的通知

各省辖市、省直管县（市）教育局，厅直属实验学校：

为进一步规范义务教育学生学籍管理，提高信息化管理水平，根据教育部《中小学生学籍管理办法》有关要求，结合我省实际，制订了《河南省义务教育学生学籍管理实施细则（试行）》，现予以印发，请认真执行。

执行中有什么问题，请及时反映。

附件：河南省义务教育学生学籍管理实施细则（试行）

河南省教育厅

2014年4月22日

河南省义务教育学生学籍管理实施细则（试行）第一章 总则

第一条 为进一步规范义务教育学生学籍管理，提高科学管理水平，根据《中华人民共和国义务教育法》、《河南省实施＜中华人民共和国义务教育法＞办法》及教育部《中小学生学籍管理办法》等法律法规，结合我省实际，制订本实施细则。第二条 本细则适用于我省所有由政府、企业事业组织、社会团体、其他社会组织及公民个人依法举办的小学、初中、义务教育阶段特殊教育学校、工读学校（以下简称学校）和在这些学校就读的学生（以下简称学生）。

第三条 学生学籍管理采用信息化方式，实行省级统筹、分级负责、学校实施的管理体制。

省级教育行政部门统筹全省学生学籍管理工作，指导、监督、检查全省各级教育行政部门和学校的学生学籍管理工作；按照国家要求建设电子学籍系统运行环境和学生数据库，确保正常运行和数据交换；作为学籍主管部门指导直管学校的学籍管理工作并应用电子学籍系统进行相应管理。

省辖市教育行政部门负责指导、督促、检查本行政区域内县级教育行政部门和学校认真落实国家、省和本市关于学生学籍管理的各项规定、要求；作为学籍主管部门指导本行政区域内直管学校的学籍管理工作并应用电子学籍系统进行相应管理。

县级教育行政部门具体负责本行政区域内直管学校学生学籍管理工作，配合省、省辖市教育行政部门指导省、市直管学校的学生学籍管理工作，应用电子学籍系统进行相应管理；督促学校做好学生学籍的日常管理工作。

学校负责本校学生的学籍信息收集、汇总、校验、上报，应用电子学籍系统开展日常学籍管理工作，确保信息真实、准确、完整。

第二章 学籍建立

第四条 小学和初中均实行秋季招生、入学。凡当年8月31日之前（含8月31日）年满六周岁的儿童，其父母或其他法定监护人应当送其入学接受并完成义务教育。条件不具备的地区的儿童，经县级以上教育行政部门批准，可以推迟到七周岁。未经主管教育行政部门批准，小学不得招收不足6周岁的儿童入学。

第五条 学生应在就读学校建立学籍。

第六条 学生初次办理入学注册手续后，学校应为其采集录入学籍信息，建立学籍档案，通过电子学籍系统申请学籍号。学校应当从学生入学之日起1个月内为其建立学籍档案。

学生学籍档案内容包括：

（一）学籍基础信息及信息变动情况；

（二）学籍信息证明材料（户籍证明、转学申请、休学申请等）；

（三）综合素质发展报告（含学业考试信息、体育运动技能与艺术特长、参加社区服务和社会实践情况等）；

（四）体质健康测试及健康体检信息、预防接种信息等；

（五）在校期间的获奖信息；

（六）享受资助信息。

学籍主管部门应通过电子学籍系统及时核准学生信息。

第七条 学籍号以学生居民身份证号为基础生成,一人一号，终身不变。逐步推行包含学生学籍信息的免费学生卡。第八条 学校不得以虚假信息建立学生学籍，不得重复建立学籍。学籍主管部门和学校应利用电子学籍系统进行查重。

学籍管理实行“一人一籍、籍随人走”。除普通学校接收特殊教育学校学生随班就读、特殊教育学校、工读学校外，学校不接收未按规定办理转学手续的学生入学。残疾程度较重，无法进入学校学习的学生，由承担送教上门的学校建立学籍。

第九条 学籍档案分为电子档案和纸质档案。电子档案纳入电子学籍系统管理，纸质档案由学校学籍管理员负责管理。学校应保留第六条

（一）、（二）、（三）、（五）款纸质档案。

第十条 如学生父母或其他法定监护人提出修改学生基础信息的，凭《居民户口簿》或其他证明文件向学校提出申请，并附《居民户口簿》复印件或其他证明复印件，由学校核准变更学籍信息，并报学籍主管部门核准。

第三章 学籍变动 第十一条 转学

（一）学生有下列情况之一的，应准予转学：

学生父母或其它法定监护人户籍跨省、市、县（市、区）迁移或在本县（市、区）内跨学区、乡（镇）迁移的； 学生父母或者其他法定监护人长期因公出国（境）工作、支援边疆建设、现役军人(含武警)等原因，其子女投靠亲属到非户籍所在地居住的；

流动人口适龄子女居住地跨省、市、县（市、区）迁移的； 进城务工人员随迁子女到流入地就学的。

（二）需要办理转学手续的学生，其父母或者其他法定监护人持有效证明材料向转入学校和所属教育行政部门提出转学申请，经审核同意后，再到转出学校和所属教育行政部门办理转出手续。审批过程在网上完成。

按照教育部的要求，跨省转学的学生除了上述相关证明材料，还须提供原学籍所在学校的学籍证明。

（三）转学一般在新学期开学后两个月内办理。符合转学条件的学生，转入、转出学校和双方学校学籍主管部门应分别在10个工作日内完成学生学籍转接。不按规定时间或条件进行审核操作的，上级主管部门或系统可进行强制干预。

（四）义务教育阶段学校不得责令学生转学；学生休学期间以及受处分期间不予转学。

第十二条 特殊教育学校学生转入普通学校随班就读，或普通学校随班就读残疾学生转入特殊教育学校就读的，其学籍可以转入新学校，也可保留在原学校。进入工读学校就读的学生，其学籍是否转入工读学校，由原学校与学生的父母或其他法定监护人商定。

第十三条 休学、复学

（一）学生有下列情况之一者，可以休学：

1、因病经诊断，需停课治疗休养时间占一学期总学时三分之一以上的；

2、学生在一学期内连续请假（包括病、事假）时间超过学期总学时三分之一仍不能到校上课的；

3、因其他特殊原因，确需休学的。

（二）因病假办理休学手续须由学生父母或其他法定监护人持县级以上医院诊断证明，因事假办理休学手续由父母或其他法定监护人持相关证明，向学校提交书面申请，学校审核后报所属教育行政部门确认，准予休学。

（三）休学期限一般为1年。休学期满仍不能复学的，应当由学生父母或其他法定监护人持县级以上医院诊断证明或其他相关证明向学校申请延长休学期限，经学校审核，报所属教育行政部门确认后，可继续休学。

学生休学期间保留学籍。

学生休学期满或休学期间要求复学的，由学生父母或其他法定监护人向学校提出申请，因病休学的还应当提交县级以上医院认定治愈或认定可以正常学习的证明，学校审核并报所属教育行政部门确认后，即可复学。义务教育阶段学校应当及时督促学生复学，督促无效的由学生户口所在地的街道办事处或乡、镇人民政府责令其父母或其他法定监护人送学生复学。

学校对准予复学的学生，按照接续学业原则安排就读年级。

（四）学生到境外就读的，应当凭有效证件到现就读学校办理相关手续。回到境内后仍接受义务教育的，应接续原来的学籍档案。

第十四条

退学 辍学

（一）义务教育阶段学校不得责令学生停学、退学，不得开除学生；

（二）学校及教育行政主管部门应采取措施防止学生辍学。学校发现学生辍学应及时采取措施，努力使其复学。同时将学生辍学情况书面上报当地乡镇人民政府、街道办事处、县级教育行政部门，在义务教育年限内为其保留学籍，并利用电子学籍系统进行管理。

义务教育阶段外来务工人员随迁子女辍学的，就读学校的学籍主管部门应于每学期末将学生电子学籍档案转交其户籍所在地学籍主管教育行政部门。

第十五条 留级、跳级

义务教育阶段学校不得责令学生留级。

义务教育一般不允许跳级。德、智、体、美等方面特别优秀、且具备超前学习能力确实需要跳级的学生，其父母或其他法定监护人可提出跳级书面申请，学校同意并签章，上传学校签章后的跳级申请电子影像件，经学籍主管教育行政部门核准后，可以跳级。跳过年级视为受完相应年限的义务教育。跳级不能跨学段，且限于本校范围内。

第十六条 学生死亡，学校应当凭相关证明在10个工作日内通过电子学籍系统报学籍主管部门注销其学籍。失踪或被刑事拘留等原因离校的学生，学校要及时向主管教育行政部门上报，学校和学籍主管部门不得取消其学籍。

第四章 学籍档案管理

第十七条 正常升级、转学、升学学生的学籍档案转接，由电子学籍系统完成。

第十八条 学生办理学籍转接手续后，转出学校应及时转出学籍档案，并在1个月内办结；学生转学或升学后，转入学校应当以收到的学籍档案为基础为学生接续档案。

第十九条 学生转学或在义务教育阶段升学时，学籍档案应当转至转入学校或升入学校，转出学校或毕业学校应保留电子档案备份，同时保留必要的纸质档案复印件。学生最后终止学业的学校应当归档永久保存学生的学籍档案，或按相关规定办理。

学校合并的，其学籍档案移交并入的学校管理。

学校撤销的，其学籍档案移交县级教育行政部门指定的单位管理。第二十条 学生学籍信息发生变化，学籍进行转接或学生毕业时，学校应及时维护电子学籍系统中的有关信息，并将证明材料归入学生学籍档案。学籍主管部门应及时对学生学籍变动信息进行更新。

第五章 保障措施

第二十一条 省辖市、县（市、区）教育行政部门和学校应当为学籍管理提供必要的保障条件,配备或指定学籍管理员，完善管理制度，建立工作机制。学籍管理员必须熟练掌握学籍管理有关规定、学籍管理系统的基本功能、学籍信息采集的基本要求、学籍变动操作方法、保密要求等。

第二十二条 学籍管理员应当实行先培训后上岗和保持相对稳定。各级学籍管理员的基本信息须报送上一级教育行政部门备案。

第二十三条 省辖市、县（市、区）教育行政部门和学校应当每学期复核学生学籍信息，确保学籍变动手续完备、学生基本信息和学籍变动信息准确。

第二十四条 各级教育行政部门和学校要建立严格的保密制度，严防学籍信息外泄和滥用。非经学籍主管教育行政部门书面批准，学籍信息一律不得向外提供。

第二十五条 教育行政部门违反本细则的规定，由上一级教育行政部门责令改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法处理。第二十六条 学校违反本细则的规定，有下列情形之一的，由主管部门责令改正；情节严重的，依法追究校长和相关人员责任。

（一）不为已接收学生建立学籍档案的；

（二）以虚假信息建立学籍或学籍档案的；

（三）不及时把学籍变动信息纳入学籍档案的；

（四）不及时报告义务教育阶段学生辍学情况的；

（五）接收学生不为其办理转学手续的；

（六）不按规定为学生转接学籍档案的；

（七）泄露或非法使用学生学籍信息的；

（八）擅自更改或处理学生学籍信息的；

（九）违反本细则规定的其他行为。

第二十七条 教育行政部门应对学籍管理工作成绩突出的单位和个人进行表彰。

第六章 附则 第二十八条 学校的外籍学生和港澳台学生学籍管理，参照本细则执行。第二十九条 各地可根据有关法律法规和本细则的规定，制定具体操作办法。

第三十条 本细则自2014年5月1日起施行。原有关义务教育学校学生学籍管理规定与本细则不一致的，以本细则规定为准。

第三篇：学生学籍档案管理细则

学生学籍档案管理细则

为进一步规范我校学生档案管理工作，提高我校学生档案管理水平，使我校学生档案管理制度化、科学化，充分发挥学生档案在学生日常教育管理、毕业、推荐就业等方面的作用，结合我校实际情况，特制定本规定。

学校应当从学生入学之日起建立学生学籍档案，我校学生学籍档案包括：劳动局档案（技校）、教育局档案（职高）和学生校内档案（技校和职高）。

一、填写内容

劳动局档案内容包括：（详见：附件1）

1．学生基本信息（包括学生家庭情况，学习经历，党团关系等）； 2．考生体检表一张； 3.二寸照片3张。（白底）

劳动局下发学籍档案两天内，学籍管理员下发学生档案，要求新生班主任组织学生在半个月内，如实填写学生校内档，半个月后由班主任检查审核后，统一上交学工处学籍管理员处。

教育局档案内容包括： 1．基本信息；

2．公共基础课程和专业技能课程成绩；；

3．学生操行评语； 4.学生入学登记表； 5.一寸照片2张。

教育局下发学籍档案两天内，学籍管理员下发学生档案，要求新生班主任组织学生在一个星期内，如实填写学生校内档，一个星期后由班主任检查审核后，统一上交学工处学籍管理员处。

校内档案内容包括： 1．基本信息；

2．公共基础课程和专业技能课程成绩；

3．班主任评语及实习指导教师评语；

4．操行考核表；

5．毕业生信息登记表（基本信息、班级鉴定、班主任评语、自我鉴定）； 6.一寸照片1张，二寸照片1张。填写标准：1.内容详实准确

2.字迹工整不得有涂抹、划痕

二、填写时间与归档时间 三填写标准

四、评价标准（要求班主任认真检查，如出现任何问题班主任自行负责）：

1.不按时上交：-5分 2.有涂抹划痕：-5分 3.缺项、漏填：一处-5分 4.信息不准确：-5分

新生入学一星期后，学籍管理员下发学生校内档案，要求新生班主任组织学生在一个月内，如实填写学生校内档，一个月后由新生班主任检查审核后，统一上交学工处学籍管理员处。每学年开学一个星期后，学籍管理员下发学生校内档案，一个星期后由班主任检查审核后交到学工处学籍管理员处。

学籍档案由专人管理，学生离校时，由学校统一连同毕业证发放给学生。

第四篇：小学电子学籍管理制度

忠信小学电子学籍管理制度

第一条 为了全面贯彻党的教育方针，加强中小学学生学籍规范化管理，推进教育管理的信息化和现代化，特制定本规定。

第二条入学和建档：小学、初中、高中新生入学后，学校要使用全市统一的电子学籍管理软件系统建立班级和学生学籍档案。

第三条 班级建档。新生入学后，学校学籍管理员根据学生实际分班情况，按系统要求正确建立新生班级信息，班级编码由系统自动生成。

第四条 新生建档。学校务必按系统要求，建立全部就读新生的基本信息档案，包括姓名、出生日、证号、文化程度、与学生的关系、职业等信息。F.学生照片上传。每个新生建立文字档案后，必须给该生上传一张近期免冠登记电子数码照片。

第五条 贫困生的认定与取消，由学校管理员提出认定或取消申请，审批机构审核后自动生效。

第六条 学生流失由学校在学生电子档案中对学籍变动提交申请，注明流失原因，审批部门审核后自动生效。

第七条 转出转入学校都在本市的，由转出学校学籍管理员按有关程序在学籍管理信息系统中提交转学申请，指定转入学校及班级，转入学校在电子学籍系统中同意接收后，经学籍异动审批部门审核通过，该学生的电子学籍自动进入转入学校。

第八条 由其它省市转入，由于学籍管理信息系统中没有该学生的电子档案，只能按新生为其新建电子学籍档案。

第九条 由本市转至外省市，由于转入学校及班级在系统中不可见，只能按流失处理，选择流失原因为“转至市外”，并在备注栏目注明“转出至。。省或市”，上级审批部门审核后自动生效。

第十条 参见前述学生类型，将学生的类型更改为借读生。

第十二条 按流失处理，记录正确的流失原因。

第十三条 学习成绩特别优秀或落后的学生，由学校根据留、跳级的相关规定，在学生电子档案中对学籍变动提交申请，审批部门审核后自动生效。

第十四条 在电子学籍系统中建有档案的流失学生，重返学校继续学习时，均应按复学情况进行处理，无需再为其建立新的电子档案。由需复学的学生或其法定监护人向原就读学校提出复学申请，学校同意后，将该生电子档案中对学籍变动提交申请，审批部门审核后自动生效。复学后到其他学校就读的，按前述转学规定进行处理。

第十五条学生因伤病或其它原因连续缺课达3个月以上，可办理休手续，由学校向休学审批部门提交申请，经审核后自动生效。

第十六条学生死亡，由学校管理员在学生流失栏中注明。

第十七条 学生在小学、初中、高中学习期满，成绩符合毕业规定，由学校管理员在学籍管理系统中提交毕业申请，并填写正确的毕业证书编号，审批机构审核后自动生效。第十八条 有电子学籍的小学生，升入初中学校后无需再为其重新建立电子学籍档案。

1．小学将已毕业的班级直接设置为已毕业状态即可。2．初中学校根据招生情况，新建需要的班级。3．初中学校按招生规定将属于在本校就读的学生选定，指定正确的班级后，学籍管理系统自动完成新生电子档案录入。4.初中升高中，由另外的中考考试与招生系统进行管理。

第十九条 学生基本信息发生变动或初始建档时发生错误（如重新分班、学生依法更改姓名或信息录入错误）时，学校必须及时进行修改，保证系统中信息的准确性。

第二十条 学生法定临护人的信息发生变化时，学校学籍管理员必须及时在系统中予以修改更新，正确反映监护人的信息。

第二十一条 学生照片的更新上传。照片与文字信息不符，如果能够置换学生照片来更新，应先分别在系统里下载学生的照片保存后，重新上传覆盖，使文字信息和照片一一对应。如果找不到与文字信息对应的照片，要及时上报并补照后上传。

第二十二条 班级的毕业和解散。现有班级因为毕业、重新分班合并等原因发生变化时，学校管理员应及时进行修改或更新。

第二十三条 转入学生的接收确认。转出学校提出转学申请后，转入学校必须进行接收确认后，县区级管理员才对审批通过。学校管理员应及时查看转入学生的接收确认工作，符合要求的，要及时确认。

第二十四条 小学高年级整班转学。因教学的调整，乡镇内小学低年级的学生升级就读高年级时，需整体转入某个中心小学，乡镇学籍管理员须正确的进行整班转学的操作。

第二十五条管理员要有安全和保密意识，禁止泄露自己的密码（或口令）给他人，并杜绝共用同一账号的情况（可据需要在系统中新建用户）。所有用户在系统中的任何录入和修改更新，系统将自动记录用户名和时间等信息。

第二十六条 各授权用户，不得在系统中任意篡改数据，严格管理责任制和责任追究制。第二十七条管理员应严格按照此管理办法录入、修改、审核相关数据。

第二十八条以上各条解释权为忠信小学校行政.

第五篇：浅谈新时期电大学籍档案管理

浅谈新时期电大学籍档案管理 何荣泉

韶关市广播电视大学广东韶关

512026 摘要：学籍档案管理是教学管理和学校管理的重要组成部分，是一项政策性很强的管理工作。在新时期中央电大开展“人才培养模式改革和开放教育试点”项目的实践中，必须增强档案意识，使电大学籍档案管理更加科学化、规范化，以保证教学活动的顺利进行，提高教学与管理质量。

关键词：电大学籍档案；管理；档案意识；科学化；规范化；制度化 随着社会的发展、现代科学技术的进步和现代远程开放教育的兴起，电大的学生类型和专业数量逐年增加，建立完善的学员学籍档案，是电大教育管理的重要组成部分，也是保证开放教育试点教务管理质量的重要内容，更是保证电大教育质量的重要手段之一。电大有其自身的发展规律和特点，它有别于普通高校，也不同于其他成人高校或网络学院、自学考试，所以电大的学籍档案管理工作必须从自身的规律和特点出发，不能搬用或套用现成的管理方式、方法。尤其1999年中央电大启动“人才培养模式改革和开放教育试点”项目以来，各级电大在校生人数、专科和本科专业数量，办学规模快速增长，这对电大的学籍档案管理提出了新的要求和挑战。为进一步做好电大学籍档案管理工作，保证电大教育质量，维护电大良好的办学声誉，全面实现学籍档案管理工作科学化、规范化、制度化、现代化，做到严格、严密、严肃，笔者结合自己多年的工作实践认为，新时期应从以下几方面做好电大学籍档案管理工作。

一、各级电大领导和学籍档案管理人员要提高档案意识，增强法制观念，充分认识学籍档案管理的重要性

档案意识是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观印象，也就是人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作性质、地位和作用的认识。档案源自于各个历史阶段的人类社会活动。认真学习《档案法》和有关的政策法规，增强档案意识，是做好电大学籍档案管理工作的基础，是全面实现学籍档案管理工作科学化、规范化、制度化、现代化的关键。各级电大领导要从“三个代表”重要思想的高度认识学籍档案管理工作，充分树立档案意识，真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性，对学籍档案管理工作要高度重视，把学籍档案管理工作纳入学校的议事日程和目标管理体制中，并作为考核和领导任内政绩的一个考核指标。学校分管档案管理工作的领导应该亲自宣传动员、建章立制、配备人员、检查督导，每学期要召开一次包括学籍档案管理人员在内的档案工作会议。学校领导对学籍档案管理中出现的困难和问题要及时解决，并在财力、物力上给予支持，为学籍档案管理工作走向系统化、规范化、科学化、制度化、现代化提供人力、观念、物质与良好工作环境和条件保证。

做为学籍档案管理人员首先应该树立责任意识，要有强烈的事业心，要有做好学籍档案管理工作的信心和热情，自觉地学习和掌握档案管理专业知识和技能；其次要有群众意识，学籍档案质量如何，学籍档案的作用发挥有多大，必须依靠领导和广大教职工的支持，要不断提高全体教职工对学籍档案管理工作的认识和理解，增强他们的档案意识，取得他们的支持和帮助，自己还要有不断提高业务水平的意识。

二、科学、合理地选拔和设置学籍档案管理人员，提高管理人员政治与业务素质

选拔学籍档案管理人员，首先要求学籍档案管理人员要热爱本职工作，对工作认真负责，坚持原则，有创新精神。由于学籍档案管理工作专业性较强，学籍档案资料的产生、积累有一定的时间连续性，是学校一个时期办学工作的真实写照与客观实据，是不可再生档案。学籍档案管理作为学校各项工作的考查凭证，它不但是学生在校期间全面、真实的反映，也为电大开放教育试点工作研究与教务管理提供依据和材料。因此，科学、合理地选拔和设置学籍档案管理人员，不断提高管理人员政治与业务素质，至关重要。具体措施有以下几点：（1）不断加强人员配置、知识结构合理的学籍档案管理队伍建设。要根据《档案法》、《高等学校档案实体分类法》以及中央电大对学籍档案管理工作的要求，并结合开放教育试点办学的开放性、社会性以及基层教学班的分散性和学员的差异性给整个教学教务管理工作提出的新要求，选拔那些熟悉计算机知识、协作精神好、吃苦能力强、有责任心、具有一定档案专业知识和实际工作能力的同志担此重任。要求学籍档案管理人员必须持有《档案工作人员岗位培训证》和《专业技术人员继续教育证书（计算机中级培训）》，且学历层次要达标，对业务骨干要相对稳定，对那些责任心不强，工作马虎，只把自己当作一个普通的学籍管理人员，而没认识到自己同时也是一个档案管理人员，档案意识薄弱的人，学校领导要对其进行批评教育，甚至调离学籍档案管理岗位，以保证各项学籍档案业务活动的正常进行。

（2）不断加强学籍档案管理工作人员的职业道德素养。电大学籍档案管理是一项管理周期长、服务性、开放性很强的工作，是电大办学的一个窗口，完善学生学籍档案，保存好原始的、完整的第一手学籍档案资料，是非常重要的。由于电大招生的开放性、多形式、多层次，招生人数和专业数量很多，有的电大学生类型多达10种，学籍管理内容十分繁杂，日常管理工作业务量大，涉及的原则性、政策性很强，事关学员切身利益，档案内容保存和利用价值极大，是电大整个档案管理工作的重要组成部分。因此，学籍档案管理人员要有奉献、敬业和主动热情的服务精神，要时时告诫学籍档案管理工作人员，学籍档案管理工作无小事，要为学生和档案使用者提供最好的服务，要克服学籍档案管理人员待遇低、职称难评、难聘、没地位，不被人们重视的错误思想。（3）不断加强学籍档案管理人员的业务培训。为了不断提高学籍档案管理人员的业务水平，学校要定期组织学籍档案管理人员到当地档案局进行专业知识的培训学习，邀请档案局的专家、学者来校讲课，每半年组织一次《档案法》的学习贯彻，不定期举行档案知识考试或竞赛。每年还要征订一些专业期刊，如《中国档案》、《档案管理》、《档案学通讯》等供学籍档案管理人员学习，以帮助他们提高业务和学术水平。另外，要组织他们参加系统内档案专业的学术交流活动，并鼓励他们多参与档案专业的科研课题，撰写专业论文，以提高自己的业务水平，养成严谨、科学、实事求是的工作作风。

（4）不断加强学籍档案管理人员计算机操作技能的学习和培训。中央电大开展“人才培养模式改革和开放教育试点”项目以来，以学籍管理为主的教务管理系统不断升级和换代，学员学籍电子档案的不断出现，对做好学籍档案管理工作提出了更高的要求。为提高学籍档案管理人员的计算机管理水平，要有计划地对学籍档案管理人员进行计算机专业知识的培训学习，一方面，要求他们必须参加中央电大、省电大或学校自己组织的学籍管理软件使用培训；另一方面，还要参加档案局组织的档案管理软件使用培训。通过培训，以提高档案工作者利用计算机软件为学籍档案管理工作服务的能力。

三、明确学籍档案资料的收集、整理和归档范围

电大的学籍档案资料极其丰富，内容繁杂，利用价值极大，属长期保存档案，明确学籍档案资料的收集、整理和归档范围，至关重要。电大的学籍档案资料主要包括学员在读期间日常的学籍管理档案资料和毕业档案资料两方面。学员在读期间日常的学籍管理档案资料主要包括：（1）新生入学报名登记表；（2）招生录取审批表和花名册；（3）教学班基本情况登记表；（4）学生成绩登记总表；（5）学生学籍异动审批表（包括转学、转专业、休学、退学、勒令退学、开除学籍和复学等）；（6）各类成绩表（包括统设课和省管课成绩表、自设课成绩表、免修免考报批登记表、形成性考核成绩表、实践环节成绩表、教务管理系统当前库和总库成绩表、成绩复查登记表等）；（7）开放教育试点生的学期注册表、课程注册表；（8）各类短期培训教育花名册和成绩表；（9）计算机管理电子文档数据资料；（10）其它一些有关的、重要的学籍档案管理文件和资料（包括报告、批复等）。

学员毕业档案资料主要包括：（1）入学报名登记表；（2）入学通知书；（3）成人高等学校毕业生登记表；（4）录取审批表和花名册（主要是成招和普招生）；（5）学员在校期间的奖惩材料；（6）学生个人成绩登记表；（7）毕业论文或毕业设计；（8）各类毕业生花名册；（9）各类学生结业花名册；（10）本科学员办理学士学位花名册；（11）毕业生资格审查表（主要是成招生）；（12）普通高等学校毕业生登记表（普专生）；（13）操行考核登记表；（14）毕业生体检表（普专生）；（15）就业报到证（普专生）；（16）计算机管理电子文档数据资料（包括高等教育学历证书图像信息采集电子注册光盘资料）。

学籍档案管理工作就是在收集以上材料的基础上，依照《档案法》的要求，按照工作程序，依据《高等学校档案实体分类法》，进行整理、立卷、保管，为最终的档案利用提供服务。

四、建立健全学籍档案管理规章制度，使学籍档案管理工作更加规范化和制度化

古人云：没有规矩，不成方圆。随着现代远程开放教育的发展，电大办学的开放性和社会性越加明显，在这种新的教育形势下，为做好学籍档案管理工作，应当根据《档案法》、国家教育部和中央电大的有关精神和文件，结合各级电大的实际，建立和完善学籍档案管理规章制度。学籍档案管理工作的规范化主要包括管理程序规范化、管理方式规范化、专业名称规范化、学籍注册规范化、成绩管理档案规范化和毕业办证手续规范化等。学籍档案管理工作制度化主要包括学籍管理实施细则、学籍管理人员岗位责任制、学员日常管理制度、考试管理工作细则、成绩管理制度、学籍档案管理制度等。通过建立和完善学籍档案管理制度和细则，使学籍档案管理工作有章可循、有据可依、照章办事，更加科学规范。

五、积极适应知识经济时代，提高学籍档案现代化管理水平

随着知识经济时代社会信息化的逐步实现，电大学籍档案载体将由传统的“白纸黑字”逐渐转变成“电子档案”，未来学籍档案的收集、存储、管理和利用等将发生本质的变化，这就需要我们用新的思维、新的观念、新的方法去适应电大未来的学籍档案管理工作。具体地讲是：

（1）充分认识信息化建设是知识经济时代学籍档案管理工作的主线。依托日益成熟的教务管理系统，开发适应电大学籍档案管理的软件，把电大学籍档案管理逐步发展成一种信息产业。

（2）知识产权保护是知识经济时代学籍档案管理工作的重点，创新产权、知识产权二者的法律保护同等重要，要尽快突破电子档案资料的法律效力问题。

（3）创新管理机制是电大学籍档案管理的切入点，积极吸收和利用国内外档案管理的先进经验，进行管理技术创新和网络信息化管理，努力解决技术难题和网络安全等问题，从而提高学籍档案现代化管理水平。参考文献：

[1]于云秀.开放教育入学指南百问.北京：中央广播电视大学出版社，2002.2 [2]贾佳1.浅谈学籍档案管理工作[J]1，内蒙古电大学刊，2003，41 [3]董小坤.谈如何发挥成人学籍档案管理的功能作用.胜利油田师范专科学校学报，2001年9月版.(87).[4]陈东.现代远程教育学籍档案现代化管理的措施探讨.西南民族大学学报•人文社科版.2004年9月版.