第四章 路政电子档案管理

第一篇：第四章 路政电子档案管理

第四章 电子档案管理

近年来，随着交通事业的飞速发展，高速公路路政管理的办公自动化程度不断提高，路政执法部门的纸质、图像档案不断增多，对纸质档案信息的保存、传输、读取的难度不断加大，这就要求我们将不同表现形式的纸质档案信息，通过计算机的录入、扫描、刻录等多种形式转化为数字信息，借用计算机和互联网来进行信息的管理和传输，于是大量的电子文件也随之产生，并将逐步成为人们进行信息交流的主要媒介。作为衡量路政管理科学化和现代化重要尺度内业管理而言，必须承担起收集电子文件、管理电子档案的责任，保证路政管理的历史记忆的完整性。

一、电子档案的形成及其特点

电子文件在计算机专业辞典里翻译成“文件、文档”，是数据媒体和记录在媒体上的信息集合体。通常可以永久保存并可供人或机器所阅读。通俗的讲，电子文件就是通过计算机进行操作、传输和处理的文件，它包括文字、表格、图像以及声音的信息，可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，如光盘、硬盘、磁盘等。由此我们可以归纳出所谓路政电子档案是指：将路政管理过程中产生的各类单一的电子文件进行收集，按照工作的实际需求，经过科学的分类和有序的整理后，存储于计算机能够阅读的介质上，并按一定要求进行管理的电子信息集合体。

因电子档案其载体的特殊性，决定了电子档案具有与传统的纸质档案不同的特点：即信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息与载体间的可分离性、信息的易变性、存储的高密度性、多种信息媒体的集成性、信息的可操作性等等。

二、电子档案的种类

（一）按电子文件的信息存在形式分类

1、文本文件；是指使用文字处理软件生成的，由字词数字符号表达的文件。文本文件是通过特定的编辑软件生成的。存储内容由ASC 且标准代码和GB2312 一80 标准汉字代码构成。纯文本文件不包含格式代码，受计算机配置和软件类型的限制。

2、数据文件； 也称为数据库电子文件，是指在事务处理系统中单独承担文件职责，或作为文件的重要组成部分出现的具有文件属性的记录。一个数据库由若干记录组成，一个记录由若干字段组成。根据机构需要建立的数据文件，它可以是数据库的一个记录，也可以是若干相关的记录。在实际工作中，都使用着大量的数据库，如上级文件数据库、领导批示数据库、政策法规数据库等。路政使用的有HOS路政业务管理系统、网上办公系统等。

3、图形文件（graphic)是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等。计算机辅助设计（photoshop、CAI)）产生的设计模型、图纸、图画等即为图形文件。图形文件由绘图中产生的矢量和一些参数组成，可以使用特殊的代码格式存储，也可以使用纯文本文件的代码存储，以便在不同的软件包之间进行信息、交换。

4、图象文件（image)是指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件，用照相机拍摄的照片等。纸质文件、缩微胶片均可经过扫描转换成数字图像文件。图像文件的分辨率与存储空间成正比，不同格式的图像文件不能任意进行交换使用。

5、影像文件（vidio)是指使用视频文件捕获设备录人的数字影像或使用动画软件生成的文件。影像文件有不同的格式或标准，播放时需要使用相关的设备和程序。

6、声音文件（audio)是指使用音频设备录人或用编曲软件生成的文件。用音频设备录人并转化为数字形式的文件，其声音质量取决于采样频率，主要有11kHZ、22kHZ、44KHZ三种。还有一些文件是将上述文件通过压缩或转换而生成的（如WAV、MP3）等。声音文件播放时需要使用相关的设备和程序。

（二）、按文件的功能分类可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。

主文件是指表达作者意图，先行使职能的文件。对于纸质文件而言，任何一份文件都是主文件，可以独立地发挥作用。而电子文件生成、运行和存在于一定网络环境当中，需要以相应的支持性、辅助性、工具性文件作为读取和处理条件。支持性文件主要是指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件（word等）表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。辅助性、工具性文件是指在制作、查找主文件过程中起辅助作用的文件，如计算机程序类文件（命令文件）往往附带若干辅助设计文件、图形文件，数据库往往附带有若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。

（三）、按文件的生成方式分类

可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（扫描仪扫描）文件重新录入生成的转换文件。

三、电子文件的归档和管理的基本要求

电子文件的归档是指将电子文件经过整理确定档案属性后，从电子计算机存储器或网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。

（一）电子文件的逻辑归档

1、归档内容：每年度形成的路政文书档案、路政法律文书档案（公路赔（补）偿档案按省公路局、省档案局共同制定的《广东省路政档案管理办法》进行归档）、路政业务档案等（按路政管理档案分类项目进行归档）。

2、归档文件属性：归档电子文件的光盘应设置成禁止写操作的状态，即只读光盘。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

3、归档文件的格式：要求文件以word、Excel、pdf格式保存。

4、归档文件的建立和名称：

（1）在电脑硬盘中选择一个非操作系统所在分区，建立一个总文件夹，把文件夹改名为“××单位电子档案”。

（2）在总文件夹下建立若干个子文件夹，分别用于存放不同年度的归档电子文件。分别将文件夹改名为“××单位××年度电子档案”。

（3）在每个年度文件夹下，根据路政档案、相应的纸质文件分类方案，再建立若干个子文件夹、年度文件检索目录。

（4）子文件夹的命名统一为项目名称，如：规章制度，上级来文件，中队发文，会议纪要；文件的命名方法统一为各单位发文文号或文件名称，如 “粤高京分[2010]1号......50号”、“关于XXX修复的报告”、“XXX公路路政报表”。

（5）影像材料另外建档。按年度再建立若干个子文件夹，命名为“XXX2010年影像材料”。

①施工监管。在项目文件夹下，根据月度，再建立若干个子文件夹，命名统一为月度名称，如“1月份”.......”12月份”，在月份文件夹下，按日期，再建立若干个子文件夹，命名统一为日期名称，如“1.1”......“1.31”。文件的命名方法为统一为文件名称+日期+顺序号，如“施工201001001”。

②桥涵隧、标志牌管理。在项目文件夹下，根据班组分级管理，再建立若干个子文件夹，命名统一为班组名称，如A班、B班、C班、D班。每个班组文件夹下，根据检查日期，再建立若干个子文件夹，命名统一为日期名称，如“1.1”...“5.20”...“12.25”。文件的命名方法为统一为文件名称(拼音第一个字母)+班组+日期+顺序号，如桥梁相片为“QA201001001”、涵洞相片为“HA201001001”、隧道相片为“SA201001001”、标志牌相片为 “BA201001001”。

5、归档文件目录的名称：归档目录命名应区分年度和名称，统一存放在以下项目文件夹中，如“2010年XX目录”、“2010年XX收发文登记表”。

6、确保刻录的电子文件内容与纸质文件内容一致。

7、刻录成的光盘上应贴有标签，标签上应注明单位名称、光盘名称、光盘编号、刻录日期。

8、归档完毕后，电子文件形成单位还应将归档前的电子文件保存至少1年，施工、桥涵隧、标志牌图像文件保存至少三个月。

（二）电子文件的物理归档

在逻辑归档和纸质文件归档工作完成后，即可着手进行物理归档。在物理归档前，要编写光盘内容的“文件目录”。文件编写完成并存放到相应年度的逻辑归档文件夹内后，即可进行刻录操作。

光盘的刻录是由刻录机完成的。为确保刻录出的电子文件光盘数据有效和保存长久，必须选择好刻录机和CD-R刻录光盘。

常用的刻录机有CD刻录机和DVD刻录机两种，一般选用CD刻录机。刻录机的选购应注意以下几点，一是应选购大公司的主流产品；二是要确保是正品；三是尽量选用新品。这样可以确保刻录机质量和刻录机与光盘之间的良好兼容性。

刻录光盘应选用A级或A+级优质一次写刻录光盘(CD-R光盘)。刻录软件的种类很多，如Nero、Easy-CD、Direct CD等。在购买刻录机时，一般附带有刻录软件。

为确保刻录过程的安全，刻录时还应注意以下几点：一是刻录前要对电脑系统进行杀毒处理；二是关闭其他的运行程序，包括屏幕保护程序等；三是适当降低刻录速度；四是断开网络连接。

下面以常用的Nero刻录软件为例，介绍刻录操作的步骤。首先，在刻录机内插入一张空白CD-R光盘，按如下步骤操作： 第一步，双击电脑桌面上的Nero图标，启动刻录软件；

第二步，单击“制作数据光盘”图标；

单击制作数据光盘

第三步，单击“添加”按钮；

单击“添加”按钮

第四步，单击打开下拉菜单；

单击打开下拉菜单

第五步，单击存放总文件夹的硬盘分区；

选择存放文件的硬盘分区

第六步，双击打开总文件夹；双击的打开总文件夹

第七步，单击选择要刻录的年度文件夹；

选择要刻录的年度文件夹

第八步，单击“添加”按钮；

单击“添加按钮”

第九步，单击“已完成”按钮；

单击“已完成”按钮

第十步，单击“下一步”按钮；

单击“下一步”按钮

第十一步，单击去除“√”，使记录方式为“一次写”方式；

单击去除“√”

第十二步，单击打开下拉菜单，降低刻录速度至24x或16x；

单击打开下拉菜单

第十三步，单击“刻录”按钮；

单击“刻录”按钮

第十四步，刻录完毕，单击“确定”按钮；

单击“确定”按钮

第十五步，单击“下一步”按钮；

单击“下一步”按钮

第十六步，单击“退出”按钮；

单击“退出”按钮

退出后，回到刻录软件打开时的初始界面。这样，一张年度归档电子文件光盘就刻录完成了。光盘刻录完毕后，要进行浏览检查，看内容是否齐全、有效。检查完毕确认无误后，退出光盘CD-R光盘。

全部刻录完成后，再打印一张光盘标签。在标签上标明单位名称、光盘名称、光盘编号（年度+电子文件性质代码+顺序号）、刻录日期，电子文件性质代码： O—正式电子文件； T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件，如“2009年文本文件”光盘编号合命为“2009-T-001”。将打印好的标签贴在光盘背面，即可将光盘装盒或入袋。

四、电子档案的保管与利用

电子档案的特性不同于纸质档案,决定其在保存与维护方面的复杂性.维护电子档案的信息安全,是一项极其重要而复杂的工作.在管理过程中,应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件,制定稳妥的技术方案和严格的管理制度,确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态, 使其在路政管理中发挥更大的作用。

（一）、电子档案的保管储藏

由于电子档案的载体为硬盘、磁盘、光盘等，这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差，往往因为保存不善会造成破碎、形变或其它损坏，即使不造成损坏，随着时间的推移，其存储的信息也会出问题。电子文件极易被抹掉，在电子计算机上操作如果违反了操作程序或者不注意按错了键钮，就会造成文件的破坏或被全部抹掉。所以档案工作者必须对电子档案载体使用专门的装具和进行有效的检测与维护。

首先，电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，以保证硬盘、磁盘、光盘的稳定性。由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磨损、防强震、防病毒等措施。

其次，必须对电子档案进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行。首先进行外观检查，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，须进行有效的修正或更新。对电子档案要进行定期拷贝，并将原件与拷贝件同时保存一段时间，以确保档案的安全性。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，要对检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

（二）、电子档案的开发利用

电子档案具有可重复使用的特点，允许若干个查询者同步利用一份电子文件，同纸质文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高。但电子文件只有实现网络化，才能发挥出真正的优越性。

1、电子档案提供利用的方法。对路政档案部门来说，电子档案提供利用，一般有三种方法：即提供拷贝；通信传输；直接利用。（1）提供拷贝，内业可将档案备份向利用者提供，并将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件。

（2）通信传输。即用网络传输电子档案。这一方法适合于建立局域网的单位。档案部门可将整理归档完毕的文件材料作为共享信息，通过网络传递，提供给本单位的查阅者。还可利用档案管理软件，进行网上借阅档案，实现上下级之间、部门之间的信息传递、信息查询和上级对下级的监督检查，为档案的利用提供了方便。

（3）直接利用。是利用档案部门的电脑，在档案部门的数据库上直接查询的一种方法。其特点是：可为利用者提供技术支援；同通信传输相比减少了大量的管理工作；可以使更多的读者同时利用同一份电子档案。这要求档案员注意平时的积累，不断扩大数据库中档案的信息量，尽可能为阅档者提供丰富的档案信息资源。

2、电子档案的利用管理。由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理，就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富，从信息安全的角度出发，主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。

一是采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式； 二是依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行； 三是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。

第二篇：路政档案管理

路政档案管理

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路政管理档案是指路政管理机构在路政管理活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的文字资料。是路政管理工作的凭证，是路政管理机构实施活动的原始记录。

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路政管理档案的存档要求：

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统一装订份数

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统一装订格式

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统一按顺序装订，即：按时间顺序、按办案程序、按审批程序、按处理程序。

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证据材料要齐全，法律手续应完备

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整洁规范

１.公路路产档案

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公路路产档案应当分三大类进行管理，第一类是对公路基础档案的管理，是指对公路土地使用、征地拆迁等基础性资料的管理；第二类是对公路自有路产档案的管理，是指对在公路规划、建设过程中实际纳入规划和建设的桥、隧、涵、交通标志等的管理；第三类是对占用公路路产设施档案的管理，是指不在公路规划和建设范围，但在公路建成后因实际需要经审批占用公路路产设立的非公路标志标牌、开设的平交道口、穿(跨)越公路设施等的管理。n

公路基础档案包括对公路路产界定和征地拆迂时公路、公路附属设施用地、沙石料场、苗圃菜地等的全部图表资料、协议书、土地使用证影印件等。公路基础档案作为公路的最原始资料应当收集完整，从起点到止点按里程桩号立卷归档，以备查阅。

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公路自有路产应当分类制作路产档案卡片。

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①I类为需要附图的公路路产档案，包括对公路路产管理中的公路桥梁档案、公路涵洞档案、公路隧道档案、公路交通标志档案、公路中央活动栅栏档案。

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②Ⅱ类为不需要附图的其他公路路产档案，是指波形护栏、防眩板、铁丝网、铁丝网桩、钢立柱等设施，II类档案不需要一一列出和附图，但要填写明细表进行量的统计。n

占用公路路产设施档案包括非公路交通标志标牌档案、公路平交道口档案、穿(跨)越公路设施档案、其他占用公路路产设施档案。

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占用公路路产设施档案应当制作路产档案卡片、附件并附彩色照片。附件包含设施的批准文件、协议书、设置前后图片资料等，所有资料应当收集完整并与路产档案卡片对应编号后归档，以备查阅。

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公路路产档案排列顺序

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①卷宗目录；

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②公路路产登记表(以里程桩号为序)；

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③公路路产卡片(按照登记表的顺序排列)；

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④公路路产明细表；

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⑤附件。

２.公路两侧建筑控制区管理档案

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公路建筑控制区档案管理是指对公路建筑控制区范围内建筑物和地面构筑物情况进行整理和立卷归档。

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公路建筑控制区档案应分为两类进行管理，第一类是对建筑控制区基础档案的管理，是指对公路两侧建筑控制区在公路路产界定和建筑控制区划定的图表、资料、协议书等基础性资料的管理；第二类是对建筑控制区地面建筑物和地面构筑物档案的管理，指对在建筑控制区范围内原有的永久性建筑物和构筑物及临时性建筑物和构筑物图片等资料的收集、整理和立卷归档。

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公路建筑控制区基础档案应当收集完整，从起点到止点按里程桩号立卷归档，以备查阅。n

地面建筑物和构筑物档案要附彩色照片和制作档案卡片，地面建筑物和构筑物档案要制作附件，附件包含临时性建筑物和构筑物的批准文件、协议书、设置前后图片资料等。基于历史原因已经存在的建筑物和构筑则要附材料说明，所有资料应当收集完整并与地面建筑物和构筑物档案卡片对应编号后归档，以备查阅。

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公路建筑控制区档案排列顺序

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①卷宗目录；

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②公路建筑控制区地面建筑物和构筑物登记表(以里程桩号为序)；

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③公路建筑控制区地面建筑物和构筑物卡片(按照登记表的顺序排列)；

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④附件。

３.路政处罚文书档案

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①简易程序处罚的文书档案

简易程序又称当场处罚程序，适用于对公民处以50元以下，对法人或其他组织处以1000

元以下罚款或者警告的行政处罚。简易程序处罚案件按合订成册立卷归档，档案包括封面、目录、当场处罚决定书、处罚票据存根或复印件、封底等主要内容，属于超限运输的，还必须附有检测单据。

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②一般程序处罚的文书档案

一般程序处罚案件实行一案一档，档案包括封面、目录、立案登记表、询问笔录、勘验检查笔录、现场图片或照片、交通违法行为调查报告、交通违法行为通知书存根、行政处罚决定书存根、交通行政处罚文书送达回证、结案报告、处罚票据存根或复印件、封底等，属于超限运输的，还必须附有检测单据。根据案件具体情况，可以适当增加其他内容或材料。n

③罚没物品按时间先后顺序登记造册，建立档案。

４.路政管理日常工作资料、信息、报表档案

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①路政管理日常工作资料。指路政巡查日志、值班备勤记录、维修告知通知书等，按一年一卷归档。

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②路政管理信息。指上报或下发的信息、每月两期的简报等，按一年一档。n

③报表档案。报表是指：路政审批统计报表、公路路政机构管辖公路基本情况统计表、公路路政机构人员统计表、公路案件统计月报表、公路路产损坏追偿统计表、交通附属设施被盗窃破坏情况统计表、重点车型监测统计表、票据收发结存月报表、路政收入月报表共9类报表，按报表分类、时间先后顺序装订，一年归一卷。

５.路政宣传报道和好人好事备忘档案

按一年一档建档，分以下三类：

①各类新闻媒体报道路政工作的有关资料

②宣传路政管理有关法律、法规的资料

包含宣传单（册）、图片、影像等

③路政人员好人好事事迹材料等

６.路政装备档案

路政装备是指用于路政管理工作的服装、设备、仪器和工具等，包含：路政服装、电脑、检测设备及仪器、通讯工具、安全指示引导设施等。

①有关批准购置文件

②登记台帐

③变更记录

④使用记录

７.路政文书档案

路政机构收到、发出的全部文件、文书，按国家公文处理办法建档，具体有办公室负责。

８.路政案件复议、应诉和国家赔偿与追偿档案

①路政复议案件

由具有复议权的路政机构按一案一卷归档，内容包括交通部统一规定的各类复议文书。②路政诉讼案件

按一案一卷归档，内容包括应诉的全部材料及法院判决书等。

③国家赔偿与追偿档案

按一案一卷归档，内容包括造成国家赔偿的行政违法案件的全部材料。

９.路政许可档案

行政许可档案按一案一卷归档，内容包括封面、目录、路政许可申请表（书）、批复文件或许可证、协议书、现场照片或示意图、安全保障方案等。根据实际情况，可适当添加其他内容或材料。

10.路政赔补偿案件文书档案

赔补偿案件档案按一案一卷归档，内容包括封面、目录、立案登记表、询问笔录、勘验检查笔录、现场图片或照片、赔补偿案件调查报告、公路赔补偿通知书存根、赔补偿案件管理文书送达回证、结案报告、收款收据存根或复印件、封底等基本情况，属于超限运输的，还必须附有检测单据。根据案件具体情况，可以适当增加其他内容或材料。

11.人员档案

①路政员档案

按一人一档建档，内容包括个人基本情况登记表、简（履）历表、考核考察情况、学历职称材料等。

②协管员档案

按一人一档建档，内容包括个人基本情况登记表、简（履）历表、聘用合同等。

12.车辆设备档案

①车辆基本情况登记表

包括相关购置材料、保险资料等，专用车辆还应有车辆改装、警灯使用证、落户等基本资料。

②车辆使用登记表

③车辆维修保养记录

第三篇：路政交通档案管理的思考

路政交通档案管理的思考

【摘要】路政管理承担着高速公路营运保畅通、降事故等重大责任，维护人民生命财产安全、保护交通基础设施安全高效地运行是路政的重要使命。鉴于路政交通管理与档案管理之间有密切联系，下面就思考路政交通档案管理的重要性，并提出档案管理措施，以发挥路政档案的作用，促进路政交通管理效能的提升。

【关键词】高速公路；路政档案；路产保险

随着省高速公路建设事业的快速发展，各个城市之间、人与人之间不再陌生，人们的生活空间及环境变得更有质感、更加便捷。但高速公路不仅让人享受到快捷与便利，还在各种主观、客观因素以及自然、社会因素等的影响下发生诸多意外事故，使人民的性命、国家的财产遭受损失。所以管理不能比现实滞后，务必要将路政管理列入公路营运管理议事日程，加强路政交通档案管理势在必行。

一、路政交通档案管理的重要性

路政档案是公路管理部门开展路政执法工作时形成的各种文字、图表、音像、电子文件等材料，存在利用查考价值，是对路政管理的真实记录，是路产管理、路政执法的重要凭据。国家交通部早在2003年就通过第2号令颁布、实施《路政管理规定》，并在接下来的探索中按照各省高速公路发展趋势、综合相关国道、省道以及乡道等交通体制的状况，多方面分析、研讨各地怎样建设路政执法队伍、怎样快速处理交通事故、怎样保护路权路产等问题，同时结合《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国公路法》等规定，进一步加强高速公路路政管理工作。

路政档案和路政交通管理紧密相连，二者缺一不可。在最近几年的高速公路营运管理环节，由于频繁发生涉及违章违法、路产路权等索赔偿付案件，甚至涉及刑事诉讼等，所以各高速公路营运企业要想自身的经济效益、社会效益不被影响、侵害，就须不断研究、探讨违章占用公路土地、非法盗窃公路财产、胡乱搭建广告牌、收费站突发案件等重大问题。与此同时，做好路政管理工作是路政人员的职业能力需要，他们在工作中所形成的路政巡查、路产管理、路政统计以及路政案件等真实记录均须依据相关的档案工作规范，收集、?b定并整理应当归档的材料、文件，并按照分类号、、保管期限、案卷顺序号做好科学排列工作，完善档案的立卷与归档。

另外，针对一些保存价值极大的土地使用证、路产登记表、路政许可证以及修建桥下道路、跨线桥、隧道、渡槽、涵洞等管线工程项目的档案，它们的利用率很高，路政人员务必要按期把这些档案移交给综合档案部门永久保存。同时要依据档案管理要求做好路政交通档案的分类、鉴定、整理以及立卷等工作，有序、科学地管理路政档案，以便在高速公路营运面临各种问题时能及时提供强有力的法律依据。

二、路政交通档案管理措施

档案人员应针对路政交通档案建立起有序的、科学的管理制度，持续优化路政管理体系。从高速公路营运企业的运作情况来看，路政档案人员不仅要管理好每一年的路政档案，日常的路政巡查、路政执法、案件处理等工作也会产生大量资料、报表，如交通监控中心每一天都会产生大量报表，包括交通业务分析、交通事态统计和处理、车辆分流、路政拯救、行车缓慢情况分析、顾客投诉处理等各种各样的报表。同时，还会针对高速公路交通事故、路产损坏、违章整改、应急处理等日常业务制定出各种各样的统计报表，包括交通事故、构成路产损坏、应急处理方案、拯救巡查日志、路政工作台账、整改停工通知、违法案件等资料。因此，路政执法管理的具体业务繁多而艰巨，路政人员更需加强思考和探索应怎样将路政管理业务做好。为完善、高效地管理路政交通档案，为快捷、方便地为档案利用者提供可靠证据，路政交通档案人员具体可采取两大档案管理措施：

一是做好安全管理工作，对高速公路安全隐患开展定期排查工作，及时把安全死角清理掉。高速公路存在的安全隐患往往使驾驶人员、业主单位等的经济财产受到巨大的威胁，且这也是路政人员最关注的难题，这不仅和部分人为因素有关，还和公路设计、建设及施工不当等有联系。因此，路政人员必须定期、定时排查、拍摄高速公路上极易引发交通事故的匝道、路段，一旦发现隐患务必要及时上报给相关职能部门，在技术与质量等方面做好整改工作，坚持以预防为主，避免因事故而遭受不必要的损失。二是全面收集资料，按照立卷归档，做到主次分明，一案件、一卷宗。路政人员务必要定期建立档案资料管理台账，按照档案管理办法提出的要求对收集到的资料进行整理、组卷，一个案件要对应一个卷宗，尤其是涉及较大金额的路产索赔资料，必须如实做好电子文档记录，长期集中保存。如果案件的当事人被罚，那么其重要物件，包括身份证复印件、驾驶执照等，务必要认真核查，严格把控借用重要证件、防止伪造的大关卡，为日后发生行政诉讼做好准备。一旦日后形成行政诉讼，这些重要的档案就会发挥关键性的作用。

三、结语

路政档案是保障人身安全及路产安全的专门档案，在高速公路营运管理环节有着非常关键的作用，不但如实记载着整个路段、交通网络的情况，更见证着路政执法管理者在一线岗位的辛勤付出，所以档案人员必须加强研究、探索、总结和提升，不断优化路政交通档案管理工作，为高速公路的健康营运及可持续发展提供保障。

【参考文献】

[1]于珊.高速公路路政档案管理剖析[J].经营管理者，2015（34）：345.[2]王静宜.路政档案管理的创新路径探讨[J].中国管理信息化，2016（21）：187-188.

第四篇：浅谈医院电子档案管理优化措施

浅谈医院电子档案管理优化措施

【摘要】病历档案一般简称为病案,记录了患者疾病的发生、发展、治疗经过及其结果等,是医疗机构医疗信息的基本载体,属医药卫生科技档案,是国家档案的重要部分。随着医疗卫生体制改革的不断深化,病历档案的价值日益凸显,它不仅可为医院科学、教学、医疗质量评估、医疗统计、医院管理等方面提供可靠的科学依据,也成为医疗纠纷和事故调查鉴定、保险公司核保兑赔、交通肇事及伤残鉴定、公检法部门办案、工伤职业病诊断等的重要原始证据。因此,优化病历档案管理对促进医疗事业的发展和服务社会各方面具有重要意义。

【关键词】

医院管理对策电子档案问题

浅谈医院电子档案管理优化措施随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，加强档案管理的现代化建设,是医院档案实行现代化管理的根本任务。档案管理作为医院管理工作中的一个重要组成部分，在医疗、教学、科研等活动中的作用日益显著，档案信息资源的创新与利用也愈加受到人们的重视。随着现代科学技术的发展，医院的信息化建设得以迅速发展，医院信息系统在医院管理应用已经越来越广泛，其作用也越来越大，但医院的档案信息化建设还相对的滞后，严重地影响和制约了医院档案资源的开发和利用工作。如何使医院的档案管理工作适应信息时代的发展，这是我们当前亟待解决的问题。

一、医院电子档案管理中存在的问题

1、档案管理职责不明确，管理线条多

医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些x线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。

2、医院电子档案管理的意识和制度不健全

有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。

3、电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍

由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

4、档案管理人员素质有待提高

由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。

5、档案管理硬件不能满足要求

医院的电子档案管理涉及科室面广，计算机在医院已广泛应用，部分科室已经实现联网，但全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足要求。

二、解决医院电子档案管理中存在问题的对策

1、转变观念提高认识,强化病案管理制度建设

病历档案管理是现代医院管理的重要组成部分,我国规定病历档案管理人员配置标准是三级以上医院100张床位需配置3名病案管理人员,每增加50张床位就需要增加1名人员。但由于病历档案工作经济效益不明显,在实际工作中往往将病历档案管理列入一般后勤管理,未引起足够的重视,1000张编制床位的三级医院病历档案管理人员仅10余人,编制不足,人员短缺,严重制约了病历档案工作的开展。医院领导层要充分认识到病历档案管理工作的重要性,将其纳入医院管理的议程,放在医院管理的重要位置。成立由主管领导牵头,医务科、护理部、质控科、院感科、信息科、各临床医技科室等部门参加的病历档案管理领导小组,以提高病案管理的整体水平。根据《医疗事故处理条例》、《医疗机构病历管理规定》等法律法规,联系医院实际,明确病历档案人员的岗位职责,对病历档案的收集、整理、借阅等制度进行修订和完善,使各项制度更具有可操作性和可执行性,促使病历档案管理工作步入规范化、制度化的轨道。

2、规范病历书写行为,强化病历档案内涵建设

医护人员的医疗记录是病案的核心,病历书写应当客观真实反映病情演变经过和医疗的决策执行过程,反映医务人员良好的临床思维。但在实际工作中,由于部分医务人员工作态度不端正,工作责任心不强,病历存在询问病情不详细、体格检查不全面、书写病历不及时、内容书写不完整、术语使用不规范、字迹潦草不清晰等问题。要经常性地开展各种形式的病历质量教育,健全医院-质控科-科室三级病历质量控制体制,充分发挥科室质控小组的作用,把病历质量与科室和个人的绩效考核挂钩,加强质量监控。同时,医务人员要强化三种意识来加强病案的内涵建设,一是强化质量观念和职责意识,明确注重病案质量不仅是对患者和医院负责,也是对自己负责,倡导用诚信、科学、严谨的态度对待病历书写,做到规范使用医学术语,文字工整,字迹清晰,表述准确,语句通顺,标点正确,病程记录及时,合理检查,合理用药,诊断明确。二是强化法律意识,病历档案是具有法律效力的文书,要有效杜绝涂改、隐匿、伪造、销毁病历等现象的发生,保证病案的真实、完整、系统,保护医患双方利益,保障医疗质量安全,最大限度减少医疗纠纷的发生。三是树立标准化意识,严格按照卫生部《病历书写基本规范(2010版)》、《护理文书书写规范及管理规定》的要求,把握书写要点,提高病历书写质量,促进病案内涵建设,确保医疗服务优质高效。

3、重视人员培养教育,强化队伍综合素质建设

病案管理人员的素质直接关系到病案管理水平的高低。病案的管理并不仅仅是文档的整理,而是综合了医院管理、档案管理、临床医学、统计学和计算机应用技术等相关知识的一项复杂性工作。目前,绝大部分医院的病案管理人员编制不足,专业化水平不高,只能做基本的整理、编目、首页录入、上架等工作,没有精力进行档案编研、信息开发与利用。而且病案管理队伍梯队不合理,年龄偏大难以适应信息化建设步伐。为了提高病案管理水平,要将病案管理人员的培养纳入医院人才培养计划中,增加人员编制,使病案管理人员有足够的时间和精力,既能

应对病案的收、编、管等日常基础工作,又可以对病案信息进行科学、系统的开发利用,改变“重藏轻用”的现象,使病案的价值得到充分的体现。要着眼队伍建设,改善医院病案管理人才结构,加强对现有人员的培养,以专业教育与继续教育相结合的方式,鼓励在职病案管理人员进行专业深造,外出培训进修学习,不断拓宽知识面,及时更新专业知识,熟练掌握现代化信息技术。同时,还要加强病案管理人员的医德医风教育,不断提高思想认识和职业素养,有效预防和坚决抵制医疗行业的不正之风。

4、加大投入搭建平台,强化病案管理硬件建设

加大资金投入,引进现代化的技术和设备,是提高病案管理工作效率,实现病案管理科学化的必备条件。目前,纸质病案仍然是主体,虽然已将病历的首页输入电脑保存,但原始实体占用的库存和归档的工序还是没变,医疗业务的快速发展催生了大量的病案,造成库房拥挤、安全性差、查找困难。随着计算机的普及,his系统的应用,电子病历的推广,病案电子存储成为现代化医院管理和病案管理的必然趋势。要加大硬件投入,为病案电子存储配置必要的软硬件设施,购置计算机、刻录机、扫描仪、缩微机等先进设备,对早期病历进行扫描建库,存入光盘,刻录一式两份,一份提供利用,一份封存保管,保证病案信息化建设顺利实施。同时,完善病案实体管理系统,设置防盗监控、温湿度自动调控系统,配置防尘、防虫、防磁等设施,延长病案寿命,维护病案的完整与安全。

5、严格管理环节,强化病案实体规范建设

对病历档案的收集、整理、复印、借阅等环节工作进行规范化管理是优化病案管理的基础。出院病历必须在规定时间内书写完毕,在患者出院后72小时内送交医院病案管理部门,对未能及时回收的病历要进行催缴。查收的每一份病历,要按照规定顺序整理装订,做好疾病分类编码,建立姓名、日期、疾病等索引工具,按照住院号及时上架。把好复印复制关,正确区分病案主观部分和客观部分内容,根据《医疗事故处理条例》和《医疗机构病历管理规定》,需申请复印病案时,只能复印病案的客观部分,而不是全套病案。借阅病案时要严格履行登记手续,从病案借阅时间、借阅范围和借阅权限审批等程序进行严格管控,规范借阅行为。

【结语】档案信息化建设是一个促使由档案管理向档案信息管理的过程。信息技术、网络技术在档案领域的应用，对档案管理人员提出了更高的要求。档案工作人员应该是具有广博的知识并掌握现代网络技术的复合型人才。面对需求上的这一变化，首先要做好现职人员的培训工作，档案工作人员不但是档案学、文书学、信息传播学等方面的专业人才，而且是计算机应用软件开发、通信工程技术、信息网络、信息管理、数据库生产和服务、办公室自动化及计算机辅助设计技术等方面的专业人员。只有通过学习和培训，提高档案干部队伍的综合素质，才能适应计算机技术、信息技术不断发展的需要，才能充分发挥档案计算机管理的优势，随着科学技术及信息技术的不断进步和发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代的步伐，档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。

第五篇：三峡大学电子档案管理暂行办法

三峡大学电子档案管理暂行办法

随着计算机网络技术的不断应用和办公自动化的逐步实施，电子档案管理工作势在必行。根据国家档案局关于《全国档案信息化建设实施纲要》和《全国档案工作“十五”发展规划》的要求，为了加强我校电子档案管理，做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作，更好地为学校建设与发展服务，现结合学校实际情况，特制定本办法。

一、电子档案的管理原则

1、学校电子档案实行集中统一管理。

2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。

3、各部门（单位）兼职档案员负责本部门（单位）形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。

4、档案馆负责对各部门（单位）电子档案的收集、归档进行指导，并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。

二、电子档案归档范围

1、各部门（单位）办公自动化系统中形成的各类电子公文和网站各类信息资料的备份。

2、在教学、科研、党政管理、国际交流和校内外各类重大活动中形成的图像、图形、影像、声音及多媒体等的复制件。

3、各部门（单位）正在运行的数据库及其数据库管理系统的复制件。

4、教师在教学科研和学生毕业设计等工作中开发的计算机程序和数据文件的复制件。

5、各部门（单位）购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。

6、各部门（单位）接收外单位赠送的各类业务、管理软件的复制件等。

三、电子档案归档要求

1、加强电子档案鉴定工作。电子档案归档前，档案馆会同归档部门对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核，并由负责人签署意见。如电子文件进行了技术加密，应将技术加密方法和相关软件一并归档。

2、电子档案在收集归档时，应附带说明文件（readme.txt），对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。

3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档，归档的电子文件必须是最终数据信息。

4、需要永久、长期保存的电子档案，应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。

5、电子档案归档后，其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留1年时间。

四、电子档案管理要求

1、电子档案严格按照电子档案技术规范加强管理。

2、档案馆应配备专用设备，并确定专人负责电子档案管理工作。

3、归档的电子档案载体应直立存放，做到防尘、防光，远离强磁场，隔离有害气体。环境温度选定范围：14℃一24℃；相对湿度选定范围：45％—60％。

4、定期做好电子档案转录和杀毒工作。

5、加强电子档案安全与保密管理。

6、储存电子档案的载体表面及包装盒应标明编号、名称、内容、密级和保管期限。

五、电子档案的利用

1、电子档案的利用范围与行政类档案的利用范围相同。

2、电子档案查阅和借用，按照《三峡大学档案查阅审批制度》的有关规定执行。

3、开放性的电子档案，经归档部门（单位）或档案馆批准后，可向利用者提供电子档案复制件。

4、电子档案的封存载体不得外借。

六、电子档案归档时间

电子档案归档时间，按照《三峡大学文件材料立卷归档工作规范》中有关归档时间要求执行。

七、专（兼）职档案员职责

1、加强电子档案业务知识学习，努力提高电子档案管理技能。

2、专职档案员认真做好电子档案收集、整理的业务指导和维护、开发及利用等工作。

3、兼职档案员认真做好电子档案的收集、积累与整理等工作，并定期做好本部门（单位）电子档案归档前病毒检查和清除工作，确保电子档案安全无毒。

4、兼职档案员应加强与档案馆的业务沟通，按要求完成电子档案的移交归档工作。

八、电子档案保管期限

电子档案保管期限，按照《三峡大学文件材料归档范围和保管期限表》中的有关规定执行。

九、电子档案的销毁

1、电子档案销毁，按照《三峡大学档案管理办法》中的有关条款执行。

2、电子档案销毁时，非保密范围的，可直接从存储载体中删除，属于保密范围的，必须与存储载体一同销毁。

十、电子档案的统计工作

1、按做好统计工作，总结分析和管理工作情况，以促进电子档案建设与发展。

2、按要求按时完成电子档案的各类报表填报工作。

十一、本办法从发文之日起实施，由档案馆负责解释。