论述信息时代电子文件的档案管理

第一篇：论述信息时代电子文件的档案管理

论述信息时代电子文件的档案管理

摘要：随着人类进人信息社会及现代电子计算机技术和通讯技术的应用与发展，由计算机网络构筑而成的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义越来越大，一个数字化地球正日益展现在我们面前。人类社会信息的生成，也由单一的传统环境逐渐向主要由计算机网络构成的数字化环境过渡。由此，新的数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用，并向人类杜会提出了新的挑战。电子文件，作为一种数字化信息，从其产生、处理、传递至整理、保管、利用等各个方面都向档案界提出了一系列新的课题。

关键词：信息时代电子档案管理工作

现今是一个信息发达的社会，计算机已成为人们现代化办公的主要工具，特别是计算机与现代通信技术的结合使用，产生了大量电子档案。所谓电子档案就是指在实际工作中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的一种电磁记录，电子档案的发展、形成、存储和管理与传统的档案做法不同，这为档案管理带来了新的工作方式挑战，档案工作者只有深刻的认识才能做好档案信息化的管理工作。

一、电子文件档案管理。

电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。

（1）电子文件的内容易于改动和操作。由于存在信息

与载体的“可分离性”，人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化，因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的。因此，我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构，比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴，插入表格、图形或音频，对图像文件进行调色处理，对音频文件重新压缩，对数据库文件动态更新，对多种类型的信息进行集成处理等等，这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成，并且通常可以逆转。

(2)电子文件的存储载体极易改变。一方面，磁电介质和光电介质的性能不稳定，其物理寿命(保证存储数据不丢失的时间)远不如纸张，在氧化作用或物化环境的影响下，很容易发生文件信息的丢失或改变现象;另一方面。技术的发展使存储设备不断更新换代，新的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性，为保证电子文件信息的长期有效，必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存储载体，这种存储载体的升级，也可能带来信息的失真。

(3)电子文件的生成环境不断变化。随着技术的发展，电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级，硬件环境的系统配置及其性能不断提高，新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世。由于电子文件对生成环境具有依赖性，将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电子文件长期保管的常规任务，而在技术环境的迁移过程中，将不可避免地发生信息的损失、变异现象。

A电子文件内容具有集散性。一份电子文件的信息内容可以由不同的内容要素集合而成，这些内容要索可以源自不同的系统(如:OA系统、MIS系统、GLS系统等)、系统的不同组成部分、不同的数据库及不同的物理位置。

B电子文件具有与环境的关联性。对电子文件而言，生成、处理和显现这些内容的软件程序和背景信息与表达作者意图的文件内容同等重要。孤立保存的电子文件，会因为支持性软件和关联信息的缺乏而无法正确识读和保存，因此，描述电子文件格式、结构、来源、职能、技术参数、软硬件环境等信息的元数据成为电子文件不可或缺的组成部分。C多种媒体的集成性。多种媒体集成是电子文件不容争议的重要特点。电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体，从而在文件展现过程中图文并茂，具备传统文件无法比拟的超链、检索、互动等功能。

二、电子文件档案管理策略。

1、对电子文件管理流程加以优化。

相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业

等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。

2、以电子文件管理软件为中心实施管理。

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。

三、加强网络时代档案管理创新体系建设的具体措施。

1、加强领导重视，理顺管理体制，是做好网络时代档案管理工作的前提。

档案是各项活动的真实记录，没有这个记录，就会忘掉自己的历史，就会失去历史这面镜子和继续前进的根基。在网络时代的今天，信息作为一种资源，越来越被人们所重视，而档案资料作为信息资源之一，它的价值也越来越被社会所接受。因此，作为领导要充分认识档案管理工作的重要性，从档案馆地、组织机构、人员配备、制度保障、办公设备、网络技术等各方面予以支持。只有领导认识到位，重视网络时代的档案管理工作，档案管理工作才能得以协调发展。在领导重视的同时，作为档案管理工作者要认识到档案

管理是一项科学化系统化的工程，要认识随着现代科学技术的飞速发展，传统的档案管理模式已经不可能适应社会发展的要求，要改变和创新观念，接受和认可网络化管理，要树立主动服务的意识，深入理解档案网络化，建立健全指挥灵活的信息网络，让档案管理工作与其它工作同步进行。

2、建设一支专业性的档案人才队伍，是做好网络时代档案管理工作的基础。

原来的档案馆（室）由即将退休或退休的返聘人员，每天为档案使用者“拿钥匙开开门”即可，工作人员存在年龄老化、知识不足、管理落后等诸多问题。而在网络环境下，计算机已经进入千家万户，人们不再满足传统的纸质档案的查阅和检索，网络化管理成为档案管理的发展趋势。因此，建设一支专业化、年轻化、复合型人才的档案人才管理队伍尤为重要。

3、人事档案信息的安全管理。

信息技术为档案的管理利用提供了高效、快捷的手段，但也给档案管理带来了安全隐患。因此在人事档案管理中对各种信息的密级要进行严格界定，对数据库的数据使用权限进行系统的分类加密。人事信息管理采取安全验证的加密措施，并设立严格的分层次用户权限，具体包括：（１）用户分类，即不同类型的用户授予不同的数据管理权限。对允许登录的用户，每人分配一个电子密钥，确认身份后才能登录。

（２）数据分类，对每一类信息设置不同的密级，分权限级别对用户开放。若要查看的档案不在该用户的权限范围内，必须通过申请审批流程，由档案管理人员审批。（３）审核功能，通过“系统日志”全程监视各级用户对数据库的活动，记录下每个用户的每次操作情况。

档案工作人员应主动以现代管理学方面的知识武装自己，学习应用现代办公技术，彻底摆脱长期沿袭的手工管理的方法，利用网络传输，将档案信息联机上网，既便于查阅也便于管理。网络化的管理弥补了手工操作的许多不足，省时省力，既提高了档案信息资源的利用率，也提高了档案的管理效率。

第二篇：电子文件归档与电子档案管理规范

电子文件归档与电子档案管理规范

2007-01-15 09:28范围

本标准规定了在公务活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。

本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。其他种类的电子文件的管理可参照本标准。2 引用标准（略）定义

本标准采用下列定义。

3.1 电子文件 Electronic Records

能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。

3.2 电子档案 Electronic Archives

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据

3.3 逻辑归档 Logical Filing

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

3.4 物理归档 Physical Filing

指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。总则

4.1 电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。

4.2 电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作, 档案部门要进行指导与监督。

4.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.4 档案部门应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。

4.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。

4.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4.7 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。电子文件的收集与积累

5.1 收集范围

电子文件的收集范围为有可能作为档案保存的文件，除按国家关于文件归档的有关规定执行外，还应包括相关的支持软件和数据等。

5.2 收集积累要求

5.2.1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保

留。当正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

5.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。

5.2.3 在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件或缩微品保留。

5.2.4 用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。

5.2.5 用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩算法,收集时应转换成统一格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

5.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其软硬件环境和相关数据。

5.2.7 用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

5.2.8 用音频设备获得的文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

5.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保证参数准确、数据完整。

5.2.10 通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件；如不能转换，则收集时必须连同专用软件一并收集。

5.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

5.3 收集、积累方法

5.3.1 及时接照要求制作电子文件备份。

5.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。见附录A

5.3.3 电子文件登记表应与电子文件同时保存。

5.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存,并附有纸张打印件。

5.3.5 电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件。

5.3.6 电子文件类别代码：T—文本文件;I—图像文件:G一图形文件;V一影像文件;A一声音文件;M一多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。6 电子文件的整理

6.1 电子文件的整理,应按、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。

6.2 电子文件应填写电子文件登记表，参照《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

6.3 归档电子文件应以盘为单位填写登记表首页，以份为单位填写续页，见附录B。电子文件的归档

应定期把符合归档条件的电子文件信息向档案部门移交，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。

7.1 归档范围

电子文件的归档范围,参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。

7.2 归档时间

逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

7.3 检测

在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

7.4 归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于文件鉴定的有关规定执行,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标识。

7.4.1 有效性和完整性鉴定

归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

7.4.2 保管期限的划分

电子文件保管期限的划分,参照国家关于文件保管期限的有关规定执行。

7.5 归档要求

7.5.1 电子文件的逻辑归档，按照归档鉴定标识进行，将管理权从网络上移交档案部门。其归档工作，除存储格式和位置不变外，其它均应参照国家文件归档的有关规定执行。

7.5.2 把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性的载体上,一式三套，一套封存保存,一套供查阅使用。第三套异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

7.5.3 本标准推荐采用的载体,按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁用软磁盘作归档电子文件长期保存的载体。

7.5.4 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁写操作的状态。

7.5.5 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附归档电子文件登记表。

7.5.6 需要长期保存的电子文件；应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一类型载体上,如果采用专用软件,应将软件及相关数据存在同一载体上。

7.5.7 原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门保留时间至少1年。

7.5.8 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。电子档案的移交与保管

电子文件归档后按有关规定移交至档案馆等档案保管部门，作为电子档案进行集中保管。

8.1 检验

8.1.1 档案保管部门应配备满足对电子文件进行读取处理的设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。

8.1.2 检验项目

8.1.2.1 载体有无划痕，是否清洁。

8.1.2.2 有无病毒。

8.1.2.3 核实电子档案的完整性、有效性和审核手续。

8.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

8.1.3 将检验结果填入电子档案接收检验登记表，见附录C。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。

8.2 移交手续

验收合格后，档案保管部门应填写电子档案接收检验登记表，见附录C，并签字盖章。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。

8.3 保管要求

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

8.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。

8.3.2 环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35℃-45℃。

8.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

8.4 有效性保证

8.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门与电子文件读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

8.4.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

8.4.3 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

8.4.4 定期检验结果应填入电子档案管理登记表，见附录D。

8.5 利用

8.5.1 电子档案的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。

8.5.2 利用时使用拷贝件。

8.5.3 利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案，采用联网的方式利用时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

8.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

8.6 电子档案的鉴定销毁

8.6.1 电子档案的销毁鉴定，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。

8.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

8.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

8.7 统计

档案保管部门应及时按对电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第三篇：内控-文件档案管理

企业内部控制—文件档案管理

一、业务目标

1.保证档案管理规范有序，实现档案标准化管理。

2.保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。

3.档案管理过程中，各种档案涉及的财务数据真实、有效。4.档案管理符合国家法律、法规的规定。

二、业务风险

1.档案管理混乱无序，影响公司各项战略目标的实现。

2.档案管理无法满足经营中的档案需求，影响企业生产经营有序进行。3.档案数据不真实，信息不准确造成的风险。

4.档案管理和使用不符合国家法律、法规的规定，带来公司形象及经济损失。

三、业务范围

本业务流程主要描述公司与档案管理有关的内控制度。

四、业务流程描述 1.岗位职责及授权

1.1.公司行政部门为本单位文件档案管理的主管部门，并对各部门的文件档案管理实施监督、指导和检查；行政部门设立统一的档案室，设专职管理人员，负责公司文件档案管理。

1.2.其他各部门负责本部门各项专业文件档案资料的管理。

1.2.1.财务部门负责各种会计凭证（单证、记账、汇总）、会计帐簿（明细帐、总帐、固定资产帐等）、会计报表等文件档案资料的管理。

1.2.2.人行部负责人事档案、考勤表、工资报表、员工《劳动合同》等文件档案资料的管理。

1.2.3.销售部负责市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告、客户档案、认购书、卖房契约、销售资料等文件档案资料的管理。

1.3.档案管理人员应当忠于职守，遵纪守法，严格保密，确保文档和档案机密的安全。2.文件档案内容

公司在经营活动中形成的，具有价值并按制度规定应当归档保存的文件档案资料，包括：营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法人代码证件、工作计划、总结、会议记要、重要文件、书信、单据、契约、公司领导的重要讲话、批示、图书资料、施工记录、维修记录、质量记录、质量安全事故报告、工程图纸、结算文件资料、竣工项目总结报告等在项目资料。

3.文件档案资料的收集 3.1.收集范围

凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：

3.1.1.上级来文

（1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件。

（2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

3.1.2.公司文件材料

（1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等。（2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿。

（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件。（4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告。（5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料。（6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料。

（7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料。

（8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料。（9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料。（10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料。

（11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；

（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料。

（13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料。

（14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料。

（15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根。（16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册。（17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本。（18）公司签订的各种合同、协议等材料。

（19）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。

（20）各种普查工作中形成的文件材料。3.2.收集中应注意的问题

3.2.1.公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。3.2.2.正文和附件要同时收集。

3.2.3.一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。

3.2.4.作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。

3.2.5.有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。

3.2.6.有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。

3.2.7.用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。3.2.8.经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。

4.立卷归档

4.1.公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

4.2.文件材料的分类

应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。

4.3.立卷分工

4.3.1.各部门形成的文件，自行立卷；

4.3.2.公司报送总部重要的、批办了的文件，由办公室立卷； 4.3.3.公司颁发的文件，由办公室立卷。

4.4.归档

4.4.1.公司每年3月底前将上文件材料立卷完毕，交档案室统一存档（人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理）。

4.4.2.各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。

4.4.3.不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。4.4.4.卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。5.档案保管：要本着集中管理，方便使用，严格保密的原则。5.1.档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。5.2.胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。

5.3.底图入库要认真检查，平放或卷放。

5.4.库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。6.文件档案借阅

6.1.借阅文件档案必须当面查点清楚，并办理借阅登记手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。6.2.借出的文件档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。

6.3.借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。

6.4.归还文件档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。

6.5.凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

6.6.底图一般不予外借。7.档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。8.文件档案统计

8.1.销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。8.2.要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。

8.3.除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。

8.4.统计数字要准确真实。

8.5.对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。

9.保密管理

9.1.文件档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

9.2.不得传播、议论有关机密问题。9.3.文件档案资料不准带到公共场所。

五、相关制度目录

《文件档案分类管理制度》、《文件档案收文管理流程》、《文件档案归档流程》、《文件档案借阅归还流程》。

六、主要控制点 1.分工与授权控制。2.文件档案管理人员应当忠于职守，遵纪守法，严格保密，确保文档和档案机密的安全，文书档案卷订归档，做到一年一结。

3.文件档案整理严格按有关归档文件整理的规定进行整理、分类、归档和保管，力求文件齐全、完整，分类清楚、装订规范，存列有序、利用便捷。

4.建立严格的文件档案登记、移交和使用制度，利用和借阅档案资料必须履行和完备手续，归档时必须保持文档完好。

5.监督与检查。

七、相关检查资料

《公司文件档案及目录》、《公司文件档案移交表》、《公司文件档案借阅审批单》、《公司文件档案销毁登记表》。

第四篇：档案管理文件管理制度

档案管理文件管理制度

档案管理文件管理制度1

特种设备安全技术档案管理工作为设备管理提供资料,技术信息和考核的依据,是管好设备的`基础工作,必须认真做好。

1、有专人负责特种设备安全技术档案管理工作。

2、特种设备要有安全技术档案,并应逐台分别建档(一机一档),安全技术档案应当包括以下内容:

(1)特种设备的设计文件、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料;

(2)特种设备使用证、注册登记表

(3)特种设备的定期检验报告和定期自行检查的记录;

(4)特种设备的日常使用状况记录;

(5)特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录;

(6)设备重大维修修、改造的有关技术文件;

(7)特种设备运行故障和事故记录。

3、安全技术档案必须齐、整洁、规格化,及时整理填写。

4、公司档案保管员负责保管和供应公司图纸、技术资料。

5、设备迁移或报废,其档案均随设备调拨,设备报废后,首先向质监部门办理注销手续,然后档案由公司档案保管员封存。

档案管理文件管理制度2

1目的

规范分公司档案资料的管理工作。

2适用范围

适用于分公司所有档案资料的管理工作。

3职责

3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。

3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。

3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。

3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。

4实施程序

4.1归档保存的文件

4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。

4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。

4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。

4.2文件、资料归档的要求。

4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。

4.2.2归档的文件材料要完整齐全。

4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。

4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。

4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。

4.3档案资料的保管。

4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。

4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。

4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。

4.3.5每年一季度,对上一的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。

4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。

4.3.7质量记录保存期为二年。

4.4档案资料借阅管理。

4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。

4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:

4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;

4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;

4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;

4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。

4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。

4.4.6调离或辞职的.人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。

4.5档案鉴定和销毁

4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。

4.5.2档案鉴定小组的任务:

4.5.2.1负责制订档案保管期限表;

4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。

4.5.3确定保管期限原则

4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。

4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。

4.5.6销毁档案的程序包括:

4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。

4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。

4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。

5相关文件和质量记录表格

5.1《档案管理制度》

5.2《保密规定》

5.3《文件发放登记表》

5.4《文件借阅登记表》

档案管理文件管理制度3

为规范和加强站内的安全档案的`管理，实行制度化管理，特制定本制度。安全生产档案必须由专人管理安全生产档案。

1、安全生产档案内容：

（1）安全生产管理管理人员任命书及变动情况记录。

（2）从业人员档案（包括安全运行、培训教育、奖惩等信息）。

（3）特种作业人员资格证名单。

（4）特种设备清单及有关档案。

（5）危险源管理清单。

（6）监测资料（设备运行状况、巡检记录、交接班记录等）。

（7）职工健康档案及职业病档案资料。

（8）安全生产整改情况记录。

（9）安全例会及安全日、月活动记录。

（10）安全生产隐患排查方案、平安交通实施方案等各种方案及落实情况；

（11）事故记录和统计资料。

（12）伤亡登记表存档情况。

（13）岗位作业操作规程。

（14）安全措施经费及使用情况。

（15）事故应急救援预案、演练、实施记录。

2、要编写详细的目录并分档存放，以形成标准化、规范化。

3、按期上报给各有关部门，定期向职工公布档案管理情况。

4、主要领导要检查检查档案管理情况，使之完善化、科学化。

档案管理文件管理制度4

为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。

1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。

2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，，卷首制作目录，年终装订存档。

3、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案，实行从业人员一人一档，安全管理每一个过程一档，每项活动、工作一档，档案资料做到真实、有效、完整。

4、基础档案资料要分类存档保管，档案分为长期档案和短期档案，短期档案满3年之后可以进行销毁处理。

5、档案基础资料管理信息，必须实现从购置到退出市场的全过程监督，及时进行更新，确保档案资料完整性。

6、档案资料借出必须办理相关登记手续，经公司主要领导审批同意后方可借阅。

7、档案资料由安全科安排专人负责管理，实习专柜存放，落实防护措施，防止损毁。

档案管理文件管理制度5

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。二、归档范围公司的规划、计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的经营管理档案管理由财务部门负责记录整理;公司生产技术档案由公司技术部负责记录整理;安全、环保由安环部负责记录整理；总经理办公室档案室档案由办公室主任负责记录整理。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的'原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁

档案管理文件管理制度6

(一)意义

(二)文件档案的类别与形式

公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

10.公司客户档案:已结案客户的`完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

档案管理文件管理制度7

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的`齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

档案管理文件管理制度8

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。

一、适用范围

1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。

2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等

3、公司的请示与上级批复文件

4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告

5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料

6、公司制定的章程、制度等文件材料

7、公司营业执照、税务登记证等重要文件

二、档案保管

1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。

2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。

3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。

4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

三、档案借阅

1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。

2、借阅的'案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。

3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。

4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。

4、归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。

5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

四、档案销毁

经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。

五、档案保密

1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

2、不得传播、议论有关机密问题。

3、档案资料不准带到公共场所。

档案管理文件管理制度9

(一)目的

建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全记录档案,并加强对安全记录的有效管理,充分利用文件和档案信息资源,为安全生产服务,规范安全生产文件档案材料保管借阅销毁程序,特制定本规定。

(二)适用范围

本制度适用于公司的文件、档案管理。

(三)规范性引用文件

《中华人民共和国国安全生产法》

《中华人民共和国国档案法》

(四)职责

1、行政人事处负责公司安全文件和档案的日常管理。

2、公司各部门负责本部门的安全记录和档案的管理。

(五)管理要求

1.档案管理范围

1.1公司对涉及主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全生产资料(包括文件和记录)定期归档,实施档案管理。

1.2对一般的安全记录按公司的《记录控制程序》执行。

2.保管事项

2.1公司的安全生产文件和档案的保管,要符合国家文件和档案管理要求,有文件柜存档的文件,使用文件夹档案袋存柜,分类清楚合理,便于查阅,做到防火防潮防鼠防蛀清洁通风干燥。

2.2重要的文件档案,要按时归档,存放在公司档案室。

2.3一般文件、记录,由各分厂、处室自行按规定保管。

2.4保管档案的场所要做到有专人负责、配备灭火器材,标示严禁烟火标志。

2.5档案箱、柜;钥匙专人保管。无关人员不得进入档案室。

2.6完善安全保管措施,防止档案人为或自然的损坏。

2.7案资料的保管和存放应科学、规范,便于查找。

3.归档时间

3.1办理完毕的`文件,按工作阶段性进行归档。

3.2按形成的文件,第二年上半年归档。

3.3凡是有法律效用的文件材料,一经识别就立即归档。

3.4凡是有机密性的文件,随时形成,随时归档。

4.文件和档案保存形式档案用纸张形式保管。

5.安全档案的借阅

5.1凡本公司职工因工作需要查阅技术文件档案,技术人员登记后方可查阅,其它人员须部门负责人批准,并经档案员同意后,方可查阅;如查阅财务数据、考勤、工资等须部门分管领导批准,并经档案员同意后,方可查阅;查阅其它文件的,须部门主管批准,并经档案员同意后,方可查阅。

5.2查阅档案需办理登记手续,原件不外借,确因工作需要,须经主管部门批准,予以复制。

5.3公司重要的文件、技术资料、合同(协议),未经公司领导批准同意,任何人不得查阅、借阅。

5.4专业工具书,一律实行先归档保存,再办理借阅手续,如长期使用的,部门内部应自备一本。

5.5外单位来公司查阅档案、资料,必须得到分管副总经理以上领导的批准同意。

5.6每次借阅档案资料时间最长为半个月,可以续借,到期由档案室人员负责催讨,如须长期使用的部门内部则复印予以备份,并保证文件内容不得外泄。

5.7查阅、借阅档案资料人员,要爱护公司财产,使用过程中严禁在档案、资料上划线、标号涂改、抽取等损害档案、资料的情况发生,违者严肃处理。

6.保密事项

6.1档案管理人员要自觉遵守保密纪律,档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。

6.2对公司下发的保密文件及重要会议材料各部门进行妥善保管,并进行登记管理,不得乱扔乱放

6.3保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数,不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进行管理,复制中形成的废页应作为密件销毁。

6.4绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录,确因工作必须摘抄的,须经公司领导批准,并履行登记手续。未经同意,不得擅自复印、翻印和摘抄。

6.5报废的、过期的档案材料及档案工作中形成的不需进档的草稿纸,要进行登记,经主管领导审批,送往有关地点监督销毁,确保保密安全。

6.6对够不上密级又不宜公开的档案,可划为“内部”。

6.7密级和保密期限的确定和变更以及解密,必须经公司分管领导审核批准。

6.8查阅“绝密”档案必须由总经理批准,未经批准不得复制和摘抄。

6.9“绝密”档案必须放在保险柜中单独存放。

6.10定期检查档案保密工作,发现问题及时处理。档案人员应严格遵守保密纪律,防止泄密事件发生,对造成泄密事件的责任者,要视情节严肃处理。

7.修改、补充事项

7.1修改、补充科技档案,必须填写修改、补充申请单,并经分管副总经理以上领导审批后,方可修改,任何个人或部门不得擅自改动。

7.2档案室必须对自己归档的科技档案的修改,进行监督和检查。

8.销毁

8.1档案室对已保管期满,拟销毁档案提出存毁的初步意见,并对拟销毁档案按类别登记,由专业技术人员和档案人员共同鉴定档案,确定销毁或续存,分别送交分管副总经理以上领导进行初审。

8.2汇总初审意见,编造档案销毁清单。销毁清单是准备销毁案卷的登记簿。同时还应该撰写一份销毁档案的书面报告。

8.3销毁清单连同销毁档案的书面报告送交公司总经理审核批准。

8.4销毁时要进行监销。

经鉴定批准销毁的档案,必须送指定地点销毁,不准出卖或做其它用;销毁档案时必须派专人护送到指定地点,由两人(或两人以上)监督销毁,并在销毁清单上注明'已销毁'字样和销毁日期,监销人要签名盖章,以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存,并再销毁清单上详细注明。

8.5档案销毁的具体工作由办公室承办,并将销毁清单归档。

对已到保存期限安全生产文件和档案材料,由公司生产技术处或相关部门提出申请,由公司分管领导及相关负责人审核签批,对审批同意销毁的材料,由公司生产技术处或相关部门销毁,并在销毁记录上签字。

档案管理文件管理制度10

物业公司文件档案管理制度

(一)意义

(二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的.政策法规、公司各类剪报等

12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

档案管理文件管理制度11

为规范和加强站内的安全档案的'管理,实行制度化管理,特制定本制度。安全生产档案必须由专人管理安全生产档案。

1、安全生产档案内容:

(1)安全生产管理管理人员任命书及变动情况记录。

(2)从业人员档案(包括安全运行、培训教育、奖惩等信息)。

(3)特种作业人员资格证名单。

(4)特种设备清单及有关档案。

(5)危险源管理清单。

(6)监测资料(设备运行状况、巡检记录、交接班记录等)。

(7)职工健康档案及职业病档案资料。

(8)安全生产整改情况记录。

(9)安全例会及安全日、月活动记录。

(10)安全生产隐患排查方案、平安交通实施方案等各种方案及落实情况;

(11)事故记录和统计资料。

(12)伤亡登记表存档情况。

(13)岗位作业操作规程。

(14)安全措施经费及使用情况。

(15)事故应急救援预案、演练、实施记录。

2、要编写详细的目录并分档存放,以形成标准化、规范化。

3、按期上报给各有关部门,定期向职工公布档案管理情况。

4、主要领导要检查检查档案管理情况,使之完善化、科学化。

档案管理文件管理制度12

一、目的

为了规范安全生产文件档案的管理,确保文件档案的完整性、合理性、科学性,使其为今后工作开展提供参考资料和文献,特制定本制度。

本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。

二、职责

2.1安全环保部负责制定本制度,并负责综合监督管理。

2.2各部门负责本部门文件档案的管理,并负责监督检查和考核。

2.3各部门管理人员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。

三、内容

3.1文件资料收集,安全生产文件档案内容如下:

3.1.1国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。

3.1.2上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。

3.1.3公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。

3.1.4安全生产工作计划、总结、报告等。

3.1.5各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。

3.1.6供应商、承包商相关材料。

3.1.7安全设施检测、校验报告、记录等。

3.1.8安全、职业卫生评价报告。

3.2立卷归档

3.2.1文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷,保证档案的齐全、完整,能反映安全生产主要情况,以便保管和利用。

3.2.2应根据文件资料的'重要性,按时间永久、长期和短期等三种进行时间整理,分类归档。

3.2.3各部门在每年2月底前对上的文件资料进行归档,统一保存。

3.2.4各种文件资料按一定特征进行排列和系统化,应层次分明,编写页码,填写卷内文件资料目录。

3.2.5不同价值,不同性质的文件资料应当区别管理,单独立卷。

3.3档案保管

3.3.1档案应入柜上架,科学排列,避免暴露和捆扎堆放。

3.3.2应采取防潮、防虫措施,防止档案损坏。

3.4档案借阅

3.4.1文件资料档案借阅,必须办理借阅手续,借阅档案要注意保护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还,到期不能归还者,要说明情况,并办理续借手续。

3.4.2借阅的档案要注意保密,未经许可,不得随意公开、发表或转借他人。

3.4.3归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记本上注销。

3.5档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件资料,经单位领导批准,可以定期销毁,必要时做好销毁记录。

四、本制度由安全环保部制定并负责解释,自发布之日起实施。

档案管理文件管理制度13

1.目的

为进一步规范公司安全文件、档案管理工作，有效地保障安全生产管理工作的顺利进行。根据《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合公司实际，制定本制度。

2.适用范围

适用于本公司安全文件、档案管理

本制度所称安全文件、档案是指在安全生产管理活动中直接形成的，对国家、社会及企业安全生产具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.管理体制与职责

3.1公司的安全生产直接责任人负责安全生产档案工作的领导，指定一位档案管理员，负责档案日常管理工作。

3.2安全生产档案管理员应具有安全生产及档案专业知识，集中统一管理本公司安全生产档案，对各部门、车间的安全生产档案工作进行监督与指导。

3.3安全生产管理档案员职责

(1)凡是企业生产及业务活动中形成的有保存价值的与安全关联性文件材料都应按规定收集齐全，整理归档。

(2)建立健全安全生产档案管理责任制和规章制度。

(3)安全生产档案管理员应忠于职守，认真执行有关法律、法规和相关标准，协助各职能部门、车间对收集的安全关联归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。

(4)公司办公室负责收集公司领导在企业安全管理和参加重大安全生产活动中形成的材料。

4.档案的范围、收集与移交

4.1安全生产档案范围包括以下内容：

1)基础档案

(1)企业基本情况；

(2)厂区平面布置图；

(3)主要管理人员登记表；

(4)企业证照文书；

(5)危险化学品登记证；

(6)职业危害申报表及申报回执单；

(7)应急预案备案回执单；

(8)重点部位、关键装置和危险岗位一览表；

(10)特种设备登记表；

(11)特种作业人员登记表(附操作证复印件)。

2)组织机构

(1)安全生产组织架构图；

(2)关于成立安全生产领导小组的通知；

(3)关于任命安全生产管理人员的决定；

(4)关于印发安全生产职责和安全管理制度的通知。

(5)其他与安全组织有关的内容。

3)安全职责

各部门、各级人员安全生产职责

4)安全管理制度

安全标准化规定的安全管理制度。

5)安全操作规程

6)教育培训

(1)企业安全教育培训计划；

(2)企业主要负责人、管理人员的安全教育培训记录；

(3)员工三级教育培训卡；

(4)员工三级安全教育培训记录；

(5)特种作业人员安全教育培训记录；

(6)复转岗、“四新”安全教育培训记录；

(7)日常安全、宣传、教育培训记录及总结；

(8)应急救援预案演练记录及总结，

(9)其他安全培训记录。

7)安全检查

(1)各级政府及行业主管部门监督检查所发的安全检查指令书、整改通知书等各类执法文书；

(2)企业执行各类执法文书所采取的措施及上报主管部门的报告；

(3)安全监督执法方面的其他文件、文书和记录。

(4)安全检查及整改通知书(企业自检部分)。

(5)车间(部门)、班组例行安全检查记录；

(6)各专项安全检查的计划安排、检查记录；

(7)安全生产领导小组组织季度、安全检查记录；

(8)各项安全检查的处理情况及整改验收记录；

(9)各项安全检查的总结汇报材料；

8)安全投入

(1)全年安全投入的计划及专项安全投入计划；

(2)安全、宣传、教育培训投入的情况记录；

(3)安全隐患整改方面的投入记录；

(4)劳动防护用品方面的投入记录；

(5)安全防护设备、设施方面的投入记录；

(6)安全评价、职业安全健康管理体系、安全文化建设的投入；

(7)其他与安全有关的投入。

9)“三同时”

(1)有关安全设施和劳动防护职业卫生方面“三同时”项目的文件、资料；

(2)“三同时”项目的设计图纸及相关资料；

(3)“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料；

(4)其他与“三同时”项目相关的文件、资料。

10)防护装置(含职业卫生设备、下同)

(1)各类安全防护设备的种类及型号等基本情况资料；

(2)各类安全防护设备运行维护保养情况记录；

(3)应急救援设备的种类、数量、型号及管理部门、状况记录；

(4)其他与安全防护设备相关的文件、资料和记录；

11)特种设备

(1)特种设备制造单位、合格证书、使用说明书、安装技术文件和资料；

(2)特种设备的定期检验记录；

(3)特种设备的日常使用及维护保养记录；

(4)特种设备安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维修保养记录；

(5)特种设备运行故障和事故记录。

12)安全用电

(1)变、配电室运行状况记录。

(2)临时用电申请及拆除记录；

(3)配电柜(箱)、控制柜(箱)等用电设施运行记录；

(4)变配电室平面图及供电系统图。

13)工伤保险

(1)参加工伤保险员工的名单；

(2)企业为员工缴纳保险费的凭证或单据；

(3)发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据；

(4)其他与工伤保险相关的.文件、凭证或单据。

14)职业病防治

(1)本公司内产生职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病种类；

(2)产生职业病危害的岗位的预防措施情况；

(3)产生职业病危害的岗位定期检测检验报告；

(4)接触产生职业病危害的岗位的员工及其身体检查情况；

(5)确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录；

(6)其他与职业病防治相关的文件、材料。

15)劳动防护用品

(1)各类劳动防护用品发放记录；

(2)员工使用和佩戴劳动防护用品的记录；

(3)其他与劳动防护用品有关的文件、材料。

16)事故调查处理

(1)事故调查收集各类证据；

(2)事故调查的相关会议记录；

(3)工伤事故调查处理报告书(表)；

(4)按“四不放过”原则对事故进行处理的文件；

(5)其他与事故相关的文件、资料。

17)消防安全

(1)消防安全管理制度及落实情况记录；

(2)消防安全管理组织机构和各级消防安全责任人的岗位职责；

(3)消防设施、器材平面布置及应急疏散平面图；

(4)火险火灾应急处置预案框图及实施细则；

(5)义务消防队人员名单及其消防装备情况；

(6)建筑物或者场所施工、使用前的消防设计审核、验收以及消防安全检查的文件、资料；

(7)消防设施、器材及防火材料的合格证明材料；

(8)消防设施、器材定期检查、测试报告以及维修保养记录；

(9)有关电气设备检测(包括防雷、防静电)等记录资料；

(10)火灾隐患及其整改情况记录；

(11)其他与消防安全相关的文件、资料和记录。

18)其他与安全生产相关的内容。

4.2收集与移交

(1)归档材料应是企业开展安全生产标准化管理中形成的各种文件、记录、台帐、规章制度、原始资料、图片、图纸、技术资料等。

(2)归档材料应确保完整、准确、系统，反映企业安全生产标准化管理活动的真实内容和历史过程。

(3)用纸、用笔标准(不用铅笔、圆珠笔)，字迹清晰。

(4)具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。

(5)本公司及各部门在安全生产管理过程中形成的材料应随时归档，对基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与安全相关材料，可在项目结束后整理归档。

(6)安全生产档案管理员负责有关归档材料的审核。

(7)安全生产档案管理员应对各部门送交的各类安全生产档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册(一式二份)上签字，正式履行交接手续。接受电子安全生产档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质安全生产档案的一致性，然后办理交接手续。

(8)在资产与产权变动时，本公司安全生产领导小组应负责安全生产档案处置工作的组织协调，按国家有关法规做好善后工作。其安全生产档案由接受单位或原主办单位保存。

5.档案处理

1)根据公司安全标准化管理要求，安全管理档案建档，与危化品企业安全标准化《评审标准》一致，设立以下档案类别，并根据其归档内容分别编制档案目录。

(1)法律、法规和标准

(2)机构和职责

(3)风险管理；

(4)管理制度；

(5)培训教育；

(6)生产设施及工艺安全

(7)作业安全

(8)职业健康

(9)危险化学品管理

(10)事故与应急

(11)检查与自评

2)特殊载体安全生产档案(录像带、照片、磁盘)可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目，并分别保存，注明与相关纸质档案文件的编号。

3)档案保存，设专用柜屉，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保安全生产档案安全。对破损或载体变质的安全生产档案要及时进行修补和复制。

4)安全生产档案保管期限分永久、长期(五年)、短期(一年)三种。

5)对保管到期的安全生产档案，由本公司安全生产领导小组及档案工作人员进行鉴定，对经过鉴定后已失去保存价值的安全生产档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，经鉴定人员签字后，报安全生产第一责任人审批。销毁安全生产档案时必须履行签字手续，由两人以上监销，销毁清册长期保存。

6)安全生产档案工作人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。

6.档案利用

(1)安全生产档案的借阅、复制必须经本公司安全生产第一责任人或安全生产直接责任人的批准。

(2)在提供、利用、公布安全生产档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。

(3)应积极主动地接受安全生产监督管理部门对安全生产档案管理工作的监督指导。

档案管理文件管理制度14

1目的

为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。

对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。

2范围

本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。

本程序包括记录的`填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。

3职责

3.1各过程管理部门职责：

3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。

3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。

3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。

3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。

3.1.5负责文件更改内容等。

3.2生产部职责：

3.2.1负责管理手册的编制。

3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。

3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。

3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。

4程序内容

4.1确定文件种类

4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。

4.1.3综合管理体系文件

a.方针、目标和指标；

b.实现方针、目标和指标的策划；

c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

4.1.4资料和记录

第五篇：文件档案管理

档案管理制度

一、档案人员岗位责任制

1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。

3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。

5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。

6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。

9、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

10、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

二、档案保管制度

1、档案实行专人管理，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。

2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。

3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处；档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。

4、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号。

5、维护档案安全，每个箱橱必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。

6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

三、档案保密制度：

1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。

2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。

3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。

4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。

5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。

四、档案移交制度：

1、档案室应按有关规定向上级档案馆移交档案。

2、应移交的档案包括文书档案、专门档案、会议档案等各门类、载体的具有永久、长期保存价值的全部档案。

3、档案移交时应将目录等检索工具及编制的组织沿革、文件汇编、参考资料等随同一起移交。

4、交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签字盖章。

5、档案人员调动工作时，也必须办理上述移交手续，并经分管领导繁体字认证后方可离开岗位。

五、档案立卷归档制度

1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。

2、必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各室分别立卷。

3、每年将有保存价值的文件材料，按照“”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。

4、立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观。

5、文书档案在第二年四月底前立卷归档，其它门类档案按有关规定按期归档。文书档案应在第二年六月前移交档案室，其它门类档案的移交按有关规定执行。

6、各处室归档的案卷必须编制移交目录，向档案室移交，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查，及时登记，编目上架。

7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。

六、档案统计制度：

1、建立、健全科学的档案统计工作，准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。

2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐，做到数字准确。

3、坚持做好档案资料统计的基础工作，做好平时原始数据登记工作，注意积累统计资料。

4、每年对全部档案资料进行全面检查，并做详细记录。

5、逐步实现统计工作完整性，统计分类标准化，统计基础工作规范化。

七、档案的开发利用

1、充分利用档案为教育教学服务。

2、查阅档案时必须保持案卷整洁，严禁涂改。

3、对档案的利用要及时登记。

八、检查与考核

1、档案工作应列入学校和各部门工作计划，并列入有关人员的职责范围及工作标准。

2、本标准由市社区服务中心办公室每年进行一次全面检查，并作为考核有关部门、有关人员的依据。

论述信息时代电子文件的档案管理

第一篇：论述信息时代电子文件的档案管理

第二篇：电子文件归档与电子档案管理规范

第三篇：内控-文件档案管理

第四篇：档案管理文件管理制度

第五篇：文件档案管理

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